22/2014. (XII. 5.) BM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed

(2) Az utasítás rendelkezéseit a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény (a továbbiakban: Törvény) 1. § (2) és (3) bekezdésében meghatározott panasz és közérdekű bejelentés ügyintézésével kapcsolatos eljárás (a továbbiakban: eljárás) során kell alkalmazni.

2. § (1) A szóbeli panaszok és a közérdekű bejelentések fogadása panaszirodán vagy ügyfélszolgálaton keresztül történik

(2) Az irodát működtető szervek székhelyének és az irodának helyt adó épületek bejáratánál az ügyfélfogadás helyét és idejét megjelölő táblát kell elhelyezni.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott szervek kivételével a belügyi szervek kötelesek az eljárás végzésére a belügyi szerv valamely szervezeti egységét vagy munkatársát kijelölni.

(4) Az eljárásra vonatkozó adatokat, így különösen a levelezési címet, az elektronikus levelezési címet, a telefonszámot, a faxszámot, továbbá esetlegesen a telefonos vagy – ha erre lehetőség van – a személyes ügyfélfogadási időt, a hatáskör és illetékesség rövid ismertetését – a panasz, a közérdekű bejelentés benyújtásának módjára vonatkozó tájékoztatással együtt – a BM, illetve a belügyi szervek honlapján közzé kell tenni.

3. § (1) A szóbeli panaszt és a szóbeli közérdekű bejelentést az 1. melléklet szerinti adatlap kitöltésével írásba kell foglalni. Közérdekű bejelentés esetén az adatlapról – a megtett intézkedések kivételével – másodpéldányt (a továbbiakban: másodpéldány) kell készíteni. A másodpéldány nem tartalmazhat minősített adatot.

(2) A másodpéldány személyes átvételének lehetőségéről legalább a szerv honlapján, az irányító/felügyeleti szerv honlapján vagy a belügyi szerv közérdekből nyilvános adatait megjelenítő egyéb honlapon külön tájékoztatót kell elhelyezni. Amennyiben a másodpéldányt személyesen átveszik, az átvételéről a közérdekű bejelentőnek az eredeti adatlapon nyilatkoznia és az átvételt aláírásával igazolnia kell.

4. § (1) A panaszt vagy a közérdekű bejelentést a beérkezését követően a 2. § (1) és (3) bekezdésében meghatározott, eljárási tevékenységet ellátó szervezeti egység, személy (a továbbiakban: szervezet) haladéktalanul megvizsgálja, hogy annak elbírálására mely szerv vagy szervezeti egység jogosult, majd a vizsgálat eredményének megfelelően továbbítja azt.

(2) Ha egy panasz vagy egy közérdekű bejelentés azonnal megválaszolható, és nem igényel speciális szakértelmet, továbbá az azzal kapcsolatos intézkedések megtétele nem tartozik kizárólagosan egy szerv vagy szervezeti egység feladatkörébe, akkor a panaszt vagy a közérdekű bejelentést a szervezet is elbírálhatja, és akár szóban is megválaszolhatja. Az 1. melléklet szerinti adatlapon – a panasz vagy a közérdekű bejelentés részletes leírása nélkül – rögzíteni kell a panaszos vagy a közérdekű bejelentő szóbeli tájékoztatásának tényét és részéről annak tudomásulvételét, ennek elmaradása esetén kötelező az írásbeli értesítés.

(3) Az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) által üzemeltetett, a Törvény 4. § (1) bekezdésében meghatározott közérdekű bejelentések védett elektronikus rendszerén (a továbbiakban: védett elektronikus rendszer) keresztül érkezett bejelentések esetén a megkeresett szervnek a védett elektronikus rendszerbe történő regisztrációt követően kell eljárni.

5. § (1) Ha a Törvény 3. § (3) bekezdése alapján a személyes adatok továbbításához hozzájárulás szükséges, akkor az a 2. melléklet szerinti nyilatkozaton is megtehető.

(2) Ha egy panasz vagy egy közérdekű bejelentés az előzetes vizsgálat alapján integritási bejelentésnek minősül, és az eljárásra jogosult szervnél van kijelölt integritási tanácsadó, akkor azt a szervezet haladéktalanul továbbítja az integritási tanácsadó számára.

(3) A korrupciós, így a jogtalan előny nyújtásával vagy megszerzésével kapcsolatos közérdekű bejelentést vagy panaszt a szervezet a belső bűnmegelőzési és bűnfelderítési célú ellenőrzési feladatokat ellátó szervnek továbbítja.

(4) Ha a védett elektronikus rendszeren keresztül érkezett közérdekű bejelentés tekintetében a megkeresett szerv nem jogosult az eljárásra, akkor arról – az ügy másik szervhez történő áttétele nélkül – a védett elektronikus rendszeren keresztül tájékoztatja a Hivatalt.

6. § A szervezet – a minősített és a személyes adatok kezelésére vonatkozó szabályok figyelembevételével – a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről nyilvántartást vezet, valamint a tárgyévet követően a 3. melléklet kitöltésével kimutatást készít a beérkezett, illetve a befejezett ügyek számáról, a szervezet által tett intézkedésekről és a kimutatást megküldi a tárgyévet követő naptári év január 31-ig a BM ellenőrzési feladatokat és a panaszügyi feladatokat ellátó szervezeti egységei részére.

6/A. §⁴ Folyamatban lévő – írásbeli választ igénylő – panasszal vagy közérdekű bejelentéssel kapcsolatban az eljárás lezárásáig az ügyfélnek csak az ügy állásáról adható felvilágosítás.

7. § Ez az utasítás a közzétételét követő 15. napon lép hatályba.

8. § (1) A 6. § szerinti kimutatást a szervezet első alkalommal 2016. január 31-ig küldi meg.

(2) Az utasítás hatálybalépését követő 5 napon belül gondoskodni kell a 2. § (4) bekezdésében foglalt adatok honlapon történő közzétételéről, valamint 30 napon belül gondoskodni kell a 2. § (2) bekezdése szerinti tájékoztató tábla elhelyezéséről.