4/2014. (IX. 26.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) határozatlan vagy határozott időre kinevezett kormánytisztviselőire és munkavállalóira (a továbbiakban együtt: dolgozó) terjed ki.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal működésével kapcsolatosan a Hivatal integritását érintő visszaélések, szabálytalanságok, integritási és korrupciós kockázatok bejelentésére (a továbbiakban: integritási bejelentés), valamint azok kezelésére terjed ki.

(3) Az utasítás hatálya nem terjed ki a közérdekű bejelentésekre és panaszokra, amelyek hivatali kezelésére külön utasítás szabályai az irányadók.

(4) Ha nem egyértelmű a bejelentés alapján, hogy azt közérdekű bejelentésnek, panasznak vagy jelen utasítás szerinti integritási bejelentésnek kell-e tekinteni, akkor minden esetben meg kell keresni a kijelölt integritás tanácsadót, aki dönt a bejelentés jellegéről.

2. §

3. § Eltérő rendelkezés hiányában az utasítás alkalmazásában integritás tanácsadó alatt az integritás tanácsadó helyettesét is érteni kell.

4. § (1) A Hivatal integritására vonatkozó írásbeli vagy szóbeli bejelentéssel bárki – ideértve a hivatali dolgozókat is – (a továbbiakban: bejelentő) fordulhat a Hivatalhoz.

(2) A Hivatalnál integritási bejelentés elektronikus vagy postai úton, faxon, illetve az integritás tanácsadónál szóban vagy írásban tehető meg. A Hivatalba más címre, más címzetthez érkező integritási bejelentést haladéktalanul meg kell küldeni az integritás tanácsadónak.

(3) A bejelentés szóbeli előterjesztése esetén az integritás tanácsadó kérheti annak írásba foglalását. Ha a bejelentés írásba foglalása bármely okból nem történik meg, arról az integritás tanácsadó emlékeztetőt készít.

(4) Az integritás tanácsadó a bejelentés alapján haladéktalanul intézkedik annak iktatásáról, majd értékeli, hogy a bejelentés integritási bejelentésnek minősül-e (előzetes értékelés).

(5) Amennyiben a bejelentés nem minősül integritási bejelentésnek, az integritás tanácsadó haladéktalanul megküldi azt az érintett bejelentés elbírálására jogosult vezetőnek.

(6) Amennyiben a bejelentés elbírálása más hatóság vagy bíróság hatáskörébe tartozik, az integritás tanácsadó azt az eljárás lefolytatására hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatóság vagy bíróság elnökének, illetőleg vezetőjének nyolc napon belül, a bejelentő egyidejű értesítésével megküldi.

5. § (1) A bejelentőt a (3) bekezdésben foglaltak kivételével nem érheti hátrány az integritási bejelentés megtétele miatt.

(2) A bejelentő személyes adatai csak az integritási bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatóság vagy bíróság részére adhatók át, ha e szerv azok kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő egyértelműen hozzájárult. A bejelentő adatai önkéntes, előzetes tájékoztatást követően adott írásbeli hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

(3) Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen járt el, és alaposan feltehető, hogy az integritási bejelentéssel vagy azzal összefüggésben bűncselekményt vagy szabálysértést követett el, vagy másnak kárt, illetve egyéb jogsérelmet okozott, az (1) és a (2) bekezdésben írtaktól függetlenül az adatai az eljárás kezdeményezésére, illetőleg lefolytatására jogosult hatóság vagy bíróság részére átadhatók.

6. § (1) A bejelentő a Hivatal elnökének döntése alapján – a mindenkor hatályos jogszabályok keretei között – erkölcsi és/vagy anyagi elismerésben részesíthető.

(2) Az (1) bekezdés szerinti elismerésre indokolt esetben az integritás tanácsadó tesz javaslatot az ügy jellege, jelentősége, körülményei stb. alapján.

7. § (1) A Hivatalra vonatkozó integritási bejelentés beérkezéséről az integritás tanácsadó haladéktalanul tájékoztatja a Hivatal elnökét.

(2) Az integritás tanácsadó az (1) bekezdésben írt tájékoztatást megelőzően az integritási bejelentést külön értékeli abból a szempontból, hogy az igényli-e sürgős, halaszthatatlan intézkedés megtételét vagy vizsgálat lefolytatását.

(3) Ezt követően az integritás tanácsadó megvizsgálja az integritási bejelentésben vagy annak mellékletében szereplő dokumentumokat, továbbá összegyűjti a releváns információkat tartalmazó dokumentumokat.

(4) A (3) bekezdés szerinti dokumentumokat a Hivatal valamennyi dolgozója köteles az integritás tanácsadó kérésére rendelkezésére bocsátani a jogszabályok és az adatkezelésre, adatvédelemre és információbiztonságra vonatkozó külön utasításokban írt szabályok betartásával az integritás tanácsadó által megadott határidő alatt. A határidőt az integritási bejelentés súlya és a kért dokumentumok mennyisége figyelembevételével kell meghatározni azzal, hogy a határidő tíz napnál hosszabb nem lehet.

(5) Amennyiben a (4) bekezdésben írt dokumentumokat a dolgozó nem vagy a megadott határidőn belül nem tudja az integritás tanácsadó rendelkezésére bocsátani, írásban köteles erről a határidő lejártát megelőzően az integritás tanácsadót értesíteni.

8. § (1) Az integritás tanácsadó – amennyiben ez az integritási bejelentésben foglaltakra tekintettel a tényállás tisztázása érdekében szükséges – a bejelentésben érintett vagy az abban foglaltakról esetlegesen tudomással bíró dolgozót meghallgatja.

(2) Amennyiben a rendelkezésre álló adatok alapján az hátrányosan hathat az integritási bejelentés kivizsgálására, vagy egyértelműen megállapítható, hogy az érintett dolgozóval szemben fegyelmi vagy más eljárás megindításának van helye, az érintett dolgozó meghallgatása mellőzhető. E tényről az integritás tanácsadó a 11. § szerinti feljegyzésben köteles a Hivatal elnökét tájékoztatni.

(3) Az integritás tanácsadó a meghallgatás tényéről, tárgyáról, idejéről és helyéről legalább két munkanappal korábban köteles az (1) bekezdésben írt dolgozót írásban, az értesítés elküldésének és kézhezvételének idejét igazoló módon értesíteni.

9. § (1) A meghallgatásról jegyzőkönyvet kell felvenni, amely legalább az alábbiakat tartalmazza:

(2) A meghallgatás, illetve a kivizsgálás során végig figyelemmel kell lenni az 5. §-ban foglaltakra.

(3) Az integritási bejelentéssel érintett személy esetében az integritás tanácsadó kiemelt felelősséggel tartozik az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, továbbá más adatvédelmi szabályok betartásáért.

10. § (1) Az integritás tanácsadó az integritási bejelentést az érkeztetésétől számított harminc napon belül köteles kivizsgálni, illetve az annak eredményét összefoglaló, 11. §-ban írt feljegyzést a Hivatal elnöke részére írásban megküldeni.

(2) Ha a vizsgálat előreláthatólag harminc napnál hosszabb ideig tart, erről az integritás tanácsadó a Hivatal elnökét és a bejelentőt az integritási bejelentés érkeztetésétől számított tizenöt napon belül írásban – az elintézés várható határidejének egyidejű közlésével – köteles tájékoztatni. Az elintézés teljes időtartama a hatvan napot nem haladhatja meg.

11. § (1) A kivizsgálás befejezését követően az integritás tanácsadó összefoglaló feljegyzést készít, amelyet az abban foglaltakat alátámasztó dokumentumokkal és a bejelentőnek írt válaszlevél tervezetével együtt a Hivatal elnöke elé terjeszt.

(2) A feljegyzés tartalmazza

12. § (1) A Hivatal elnöke vagy az általa kijelölt vezető – indokolt esetben az integritás tanácsadó közreműködésével – gondoskodik a további szükséges intézkedések megtételéről, vagy ezek érdekében kijelöli az intézkedésre jogosult vezetőt többek között

(2) Az (1) bekezdésben írtakkal egyidejűleg az integritás tanácsadó a bejelentő részére – amennyiben elérhetősége rendelkezésre áll – postai vagy elektronikus úton elküldi a Hivatal elnöke által aláírt, az integritási bejelentéssel kapcsolatos válaszlevelet. Az elektronikus tájékoztatás megtörténtét az e-mail elküldését igazoló elektronikus irat kinyomtatásával kell dokumentálni és irattárazni.

(3) Mellőzendő a bejelentő írásbeli tájékoztatása, ha az eljárás során megállapítható volt, hogy a bejelentő neve vagy címe hiányos, vagy azok nem tekinthetők valósnak.

13. § (1) Az eljárás alapját képező integritási bejelentéssel azonos tartalmú vagy azzal egyéb módon összefüggő másik integritási bejelentés az eredeti bejelentésre indult eljárásba – a bejelentés kivizsgálásának lezárulását megelőzően – bevonható. Indokolt esetben az eredeti ügyintézési határidő emiatt ismételten meghosszabbítható, de a 10. § (2) bekezdés szerinti hatvannapos ügyintézési határidő ilyen esetben sem léphető túl.

(2) A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, továbbá a névtelen vagy valótlan néven tett (a továbbiakban együtt: névtelen) integritási bejelentés vizsgálata indokolás nélkül mellőzhető.

(3) Az integritási bejelentés kivizsgálását el lehet utasítani, amennyiben az abban foglalt tevékenység vagy mulasztás valósága esetén megvalósulni látszó bűncselekmény elévült.

(4) A (2) és (3) bekezdésekben írt esetekben – a névtelen bejelentés kivételével – a vizsgálat mellőzéséről, illetve elutasításáról a bejelentőt írásban tájékoztatni kell.

14. § Az integritási bejelentéssel kapcsolatos eredeti iratokat az integritás tanácsadó köteles nyilvántartani, kezelni és őrizni, azokat legalább a Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata és irattári terve szerinti, az Elnökségi Kabinet irataira irányadó őrzési ideig kell irattárban tartani.

15. § (1) Az integritás tanácsadó a Hivatalhoz benyújtott integritási bejelentésekről évenkénti számozással egységes nyilvántartást vezet az alábbi tartalommal:

(2) Az integritás tanácsadó az integritási bejelentések (1) bekezdés szerinti adatait elektronikus könyvtárban rögzíti és kezeli.

(3) Az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy az integritási bejelentésekkel kapcsolatos elektronikus könyvtárhoz csak a Hivatal elnöke által felhatalmazott személyek férjenek hozzá.

(4) Az integritás tanácsadó a Hivatal elnökének általános vagy egyedi rendelkezése alapján határozza meg a tárolt iratokhoz és adatokhoz való hozzáférésre jogosult személyeket.

16. § (1) A 15. § (1) bekezdés szerinti nyilvántartásból és az ahhoz kapcsolódó dokumentációból a lezárt ügyek tekintetében – az adatvédelmi, adatkezelési szabályok betartásával, az 5. §-ban foglaltak figyelembevételével – a Hivatal elnöke és elnökhelyettesei, továbbá a gazdasági főigazgató az ügyekkel érintett szervezeti egységek tekintetében korlátozás nélkül, az érintett szervezeti egységek vezetői a saját szervezeti egységüket, feladatkörüket érintő ügyek tekintetében kérhetnek írásban adatokat az integritás tanácsadótól.

(2) Az integritási bejelentéssel kapcsolatban indult lezárt ügy dokumentációjában minden érintett dolgozó a rá vonatkozó részt tekintheti meg, figyelemmel az 5. §-ban foglalt korlátozásra.

(3) A nyilvántartásba, valamint a dokumentációba való betekintésre egyebekben a Hivatal elnökének írásbeli engedélyével kerülhet sor.

(4) A Hivatalon kívülről érkezett, az integritási bejelentésekre vonatkozó megkeresés vagy rendkívüli adatszolgáltatás teljesítésére – a Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában – az integritás tanácsadó jogosult és köteles.

17. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

18. § (1) Az utasítás hatálybalépését követő harminc napon belül gondoskodni kell arról, hogy az ügyfelek és más személyek a Hivatal honlapján, székhelyén, ügyfélszolgálatán és nyilvános könyvtárában elhelyezett tájékoztatóból tájékozódhassanak a Hivatal integritásával kapcsolatos bejelentések előterjesztésének lehetőségéről és módjáról.

(2) Az utasítás integritás tanácsadóra vonatkozó szabályai az irányadóak arra a személyre, akit a Hivatal elnöke a Rendelet szerinti jóváhagyást követő integritás tanácsadói kinevezés előtt az integritási bejelentés kivizsgálásával állandó vagy eseti jelleggel bíz meg.

(3) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról az integritás tanácsadó kezdeményezésére az Elnökségi Kabinet köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább háromévente el kell végezni, annak eredményétől függően – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.