Műveletek

Akadálymentes nézet Bezárás
  • Tartalom

5/2014. (V. 5.) VM–KIM együttes utasítás

5/2014. (V. 5.) VM–KIM együttes utasítás

a papír alapú hiteles tulajdoni lap másolat kiállításához szükséges biztonsági elemek kezeléséről

2014.05.06.

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltakra figyelemmel,
a fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításával és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló 2010. évi CXXVI. törvény 6. és 7. §-ában,
a járási (fővárosi kerületi) hivatalokról szóló 218/2012. (VIII. 13.) Korm. rendelet 4. § (1) bekezdésében,
a földhivatalokról, a Földmérési és Távérzékelési Intézetről, a Földrajzinév Bizottságról és az ingatlan-nyilvántartási eljárás részletes szabályairól szóló 338/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet 1. § (3) bekezdésében meghatározott feladatkörünkben eljárva, a fővárosi és megyei kormányhivatalok járási hivatalai szakigazgatási szerveként működő járási földhivataltól, valamint az integrált ügyfélszolgálaton (kormányablakban) igényelhető papír alapú hiteles tulajdoni lap másolat kiállításához szükséges biztonsági elemek kezeléséről az alábbi utasítást adjuk ki:

I. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az utasítás hatálya

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya

a) a fővárosi és megyei kormányhivatalok (a továbbiakban együtt: kormányhivatal) törzshivatalaira,

b) a kormányhivatalok földhivatalaira (a továbbiakban: megyei földhivatal),

c) a kormányhivatalok járási hivatalainak járási földhivatalaira, a fővárosban a Budapesti 1. Számú Földhivatalra és a Budapesti 2. Számú Földhivatalra (a továbbiakban együtt: járási földhivatal),

d) a kormányhivatalok által működtetett integrált ügyfélszolgálatokra (a továbbiakban: kormányablak),

e) a Földmérési és Távérzékelési Intézetre (a továbbiakban: FÖMI), valamint

f) a Vidékfejlesztési Minisztérium Földügyi és Térinformatikai Főosztályára (a továbbiakban: VM FTF)

terjed ki.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya a járási földhivatalok, valamint a kormányablakok által kiállított papír alapú hiteles tulajdoni lap másolat szolgáltatásával, a biztonsági elemek kezelésével, felhasználásával, tárolásával kapcsolatos feladatok és a legfontosabb felelősségi szabályok meghatározására terjed ki.

(3) A biztonsági elemek kezelésével és felhasználásával kapcsolatos feladatok ellátására az 1. § (1) bekezdés a)–e) pontjaiban meghatározott szerv vezetője jelöli ki az adott szerv közszolgálati jogviszonyban álló munkatársát.

2. Értelmező rendelkezések

2. § Jelen utasítás alkalmazásában:

1. átpántoló címke: az ingatlan-nyilvántartásért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által rendszeresített – 1. melléklet szerinti – biztonsági elem, mely a több lapból álló biztonsági dokumentum bonthatatlanságának biztosítására szolgál;

2. biztonsági dokumentum: a miniszter által rendszeresített biztonsági elemek felhasználásával kiállított, vagyis biztonsági papírra nyomtatott, érvényes pecsétcímkét és több lapból álló dokumentum esetén átpántoló címkét tartalmazó papír alapú hiteles tulajdoni lap másolat;

3. biztonsági elemeket felhasználó szervezetek: az 1. § (1) bekezdés c)–d) pontjaiban meghatározott azon intézmények, melyek a biztonsági dokumentumok kibocsátását végzik;

4. biztonsági papír: a hiteles tulajdoni lap másolat nyomtatására szolgáló, a miniszter által rendszeresített, védelmi elemekkel (pelyhezőkkel, jelzőrostokkal és vegyi védelemmel) ellátott – 2. melléklet szerinti – biztonsági elem;

5. biztonsági pecsétcímke: a miniszter által rendszeresített, egyedileg sorszámozott – 3. melléklet szerinti – biztonsági elem, amely a biztonsági dokumentumon kerül elhelyezésre a hiteles tulajdoni lap másolat kiállítására jogosult szerv körbélyegzője és annak vezetője nevében és megbízásából önálló kiadmányozási jogkörrel rendelkező ügyintéző nevének feltüntetése és aláírása mellett;

6. egységcsomag: meghatározott mennyiségű biztonsági elemet tartalmazó csomag, amely pecsétcímke esetén 1080 db/csomagot, biztonsági papír esetén 2500 db A4 ív/dobozt, átpántoló címke tekintetében 1000 db/borítékot jelent;

7. felelős ügyintéző: a biztonsági elemeket felhasználó ügyfélszolgálati munkatárs, aki az utasításban meghatározott bizonylatokban „felelős ügyintéző”-ként kerül megnevezésre;

8. felhasználási időszak: a biztonsági elemek felelős ügyintéző általi napi átvétele és az azokkal történő nap végi elszámolás közötti időtartam;

9. felhasznált mennyiség: a záró készleten, a bevonási, selejtezési és megsemmisítési bizonylaton, valamint a hiányjelentési jegyzőkönyvön feltüntetett mennyiségek összege és a nyitó készlet közötti különbség;

10. földhivatali tartalékkészlet: a járási földhivatal által tárolt és kezelt biztonsági elem készlet, amely a saját igényeinek, valamint az illetékességi területén működő kormányablakok rendkívüli megrendeléseinek a kielégítésére szolgál;

11. gyanús esemény: olyan esemény, amelynek alapján megalapozottan feltehető, hogy a biztonsági elemeket jogellenes felhasználás céljából eltulajdonították vagy arra előkészületet tettek;

12. hiányjelentési jegyzőkönyv: a miniszter által rendszeresített, szigorú számadású formanyomtatvány, amely a hiányzó biztonsági elemek jelentésére szolgál;

13. hivatali havi összesítő: a miniszter által rendszeresített a járási földhivatalok és a kormányablakok (a továbbiakban együtt: felhasználók) által a biztonsági elemek felhasználásának havi elszámolására szolgáló sorszámozott nyomtatvány;

14. hivatali éves összesítő: a miniszter által rendszeresített a felhasználók által a biztonsági elemek felhasználásának éves elszámolására szolgáló sorszámozott nyomtatvány. A felhasználók részére kiadott nyomtatványokról, azok sorszáma alapján a FÖMI nyilvántartást vezet;

15. lezárt ügyintézői napi bizonylat: olyan bizonylat, amelyen az arra jogosult aláírók igazolták a biztonsági elemeket felhasználó ügyfélszolgálati munkatárs által elszámolt mennyiséget;

16. mennyiségi ellenőrzés: a gyári csomagok tételes megszámolása, illetve bontott csomagok vonatkozásában az ívek megszámolása;

17. nem lezárt ügyintézői napi bizonylat: olyan bizonylat, amelyen áthozatal és átvétel jelzésű mennyiségek szerepelnek, ezen mennyiségek összege jelenti az ügyfélszolgálati munkatárs által kezelt készletet;

18. nyitó készlet: a nem lezárt bizonylaton lévő áthozatal és átvétel összege;

19. szállító: biztonsági szállításra szakosodott, erre minősítéssel bíró szervezet, amely érvényes szerződéssel rendelkezik a biztonsági elemek szállítására vonatkozóan;

20. tiltólista: a FÖMI által vezetett, a hiányzó és a hiányjelentési jegyzőkönyvben feltüntetett pecsétcímkék sorszámát és a hiány bejelentésének dátumát tartalmazó lista.

II. Fejezet

A BIZTONSÁGI DOKUMENTUMOKAT KEZELŐ SZERVEZETEK ÉS MUNKATÁRSAK

1. FÖMI

3. § A FÖMI

a) előkészíti a beszerzésekhez kapcsolódó szerződéseket,

b) megköti a szállítói szerződéseket,

c) kapcsolatot tart a gyártóval és szállítóval,

d) gondoskodik a folyamatos utánrendelések intézéséről,

e) megszervezi, megrendeli és koordinálja a biztonsági elemek felhasználókhoz történő kiszállítását,

f) nyilvántartást vezet

fa) a felhasználók részére kiszállított különböző típusú biztonsági elemek mennyiségéről, csomagazonosítójáról és sorszámáról,

fb) a felhasználók részére kiadott 7. § (2) bekezdés szerinti bizonylatokról, azok sorszáma alapján,

g) a biztonsági elemek, rendelésével, kezelésével és felhasználásával kapcsolatos kérdésekben tájékoztatást ad a megyei és a járási földhivatalok, valamint a kormányablakok munkatársai részére,

h) a havi és az éves jelentésben közölt adatok alapján a biztonsági elemek felhasznált mennyiségéről évente tájékoztatja a VM FTF-et.

2. A biztonsági elemek kiszállítása

4. § (1) A biztonsági elemek kiszállítása – a FÖMI által megbízott biztonsági szállításra szakosodott szállító (a továbbiakban: szállító) útján – a járási földhivatalhoz és a kormányablakhoz ütemezetten történik.

(2) A biztonsági elemek kormányablakba – az (1) bekezdésben meghatározott szállító útján – történő biztonsági szállítása a kormányhivatal és a FÖMI közötti megállapodás alapján történik.

3. A fővárosi és megyei kormányhivatal

5. § (1) A FÖMI a kormányhivatallal kötött megállapodás alapján gondoskodik a járási földhivatalok, valamint kormányablakok biztonsági elemekkel történő folyamatos ellátásáról, továbbá felelős a biztonsági elemekkel kapcsolatos adatszolgáltatások biztosításáért.

(2) A kormányhivatal biztosítja a járási hivatal szervezeti egységeként működő járási földhivatalokban, valamint kormányablakokban a biztonsági elemek biztonságos tárolásához, kezeléséhez és jogszerű felhasználásához szükséges technikai feltételeket.

(3) A kormányhivatal a megyei földhivatal által összesített rendelések jóváhagyását követően a megyei összesítőt, valamint a hivatali megrendelő bizonylatok első példányait megküldi a FÖMI részére.

4. Megyei földhivatal

6. § (1) A megyei földhivatal folyamatosan figyelemmel kíséri a kormányablakok és a járási földhivatalok rendeléseit, valamint a – 23. és 24. §-ban meghatározott – rendszeres adatszolgáltatási jelentéseit.

(2) A megyei földhivatal vezetője a kormányablakok és a járási földhivatalok rendeléseit összesíti, majd a kormányhivatal előzetes jóváhagyását követően megküldi a FÖMI-nek.

(3) A megyei földhivatal rendszeresen ellenőrzi a járási földhivatalokban és a kormányablakokban a biztonsági elemek biztonságos tárolásával, kezelésével és felhasználásával kapcsolatos előírások betartását.

(4) Az ellenőrzés során feltárt hiba vagy hiányosság esetén felhívja a járási földhivatal, illetve a kormányablak vezetőjét a szükséges intézkedések megtételére, továbbá indokolt esetben (pl. súlyos vagy ismételt jogsértés, szándékos visszaélés gyanúja esetén) megteszi a szükséges intézkedéseket.

(5) Az ellenőrzések eredményéről évente beszámolót készít a közigazgatás-szervezésért felelős miniszter részére, amelyet tájékoztatásul megküld a földügyért felelős miniszternek (a továbbiakban: miniszter). A megyei földhivatal a rendkívüli intézkedéséről haladéktalanul tájékoztatja a közigazgatás-szervezésért felelős minisztert, a minisztert, valamint a FÖMI-t.

5. Járási földhivatalok és a kormányablakok

7. § (1) A járási földhivatalok és a kormányablakok a biztonsági elemek felhasználásával – a jogszabályban előírt módon – papír alapú hiteles tulajdoni lap másolatot állítanak ki.

(2) A következő – miniszter által rendszeresített – bizonylatokat a felhasználásuktól számított 10 évig, bizonylatfajtánkként és évenként elkülönítve kell megőrizni:

a) hivatali bevételi bizonylat másolatát,

b) hivatali átadási bizonylat másolatát,

c) hiányjelentési jegyzőkönyvet,

d) bevonási, selejtezési és megsemmisítési bizonylat másolatát,

e) hivatali havi összesítőt,

f) hivatali éves összesítőt, valamint

g) hivatali megrendelő ívet (éves és eseti megrendelés esetén is).

(3) Az eredeti bizonylatok (1) bekezdés szerinti megőrzése a járási földhivatal, valamint a kormányablak feladata és felelőssége, azzal, hogy a felhasználásától számított 5 év elteltével a bizonylatokat elegendő elektronikus formában tárolni. A kormányablakok tekintetében a tárgyévet megelőző évek bizonylatainak a tárolása az ügyrendben meghatározottak szerint a járási hivatalban is történhet. Erről a körülményről a megyei földhivatalt tájékoztatni kell.

(4) A járási földhivatal

a) és a kormányablak a (2) bekezdés e)–f) pontjai szerinti bizonylatokat közvetlenül megküldi a FÖMI részére;

b) a saját igényei alapján összeállított, valamint a (2) bekezdés g) pontja szerinti megrendeléseket a megyei földhivatal részére továbbítja;

c) ha a (2) bekezdés g) pontja szerinti bizonylatok határidőben nem kerültek részére megküldésre, a járási hivatalvezető egyidejű tájékoztatása mellett ezt jelzi a kormányablak irányába;

d) a tartalékkészlet kezeléséhez kapcsolódó bizonylatokat köteles megfelelően tárolni;

e) a tartalékkészletből történő átadás esetén az átadott mennyiségekről tájékoztatja a FÖMI-t és a megyei földhivatalt.

6. A járási földhivatal vezetője és a járási hivatal vezetője

8. § (1) A járási földhivatal tekintetében annak vezetője, a kormányablak tekintetében pedig a járási hivatal vezetője (a továbbiakban együtt: hivatalvezető) köteles gondoskodni

a) a biztonsági elemek szabályszerű, biztonságos kezeléséről, felhasználásáról és tárolásáról,

b) a folyamatos tulajdoni lap másolat szolgáltatás biztosításáról,

c) a biztonsági elemek évenkénti, valamint szükség szerint eseti igényléséről,

d) a biztonsági elemek szigorú elszámolási rend szerinti nyilvántartásáról,

e) a biztonsági elemekhez való hozzáféréssel, valamint a számítógépes ingatlan-nyilvántartási rendszer igénybevételét biztosító digitális igazolványok használati rendjével, valamint a 7. § (2) bekezdése szerinti bizonylatok megőrzésével kapcsolatos részletes szabályok meghatározásáról,

f) a tudomására jutott visszaélés, jogsértés vagy mulasztás esetén – a megyei földhivatal egyidejű értesítése mellett – a szükséges intézkedések megtételéről.

(2) A járási hivatal vezetője a (1) bekezdés c) pontja szerinti megrendelést az irányítása alatt működő kormányablak székhelye szerint illetékes járási földhivatalnak küldi meg. A járási földhivatal vezetője a megrendelést továbbítja a megyei földhivatalnak.

(3) Az (1) bekezdés e) pontja szerinti vezetői rendelkezésnek ki kell terjednie

a) arra az esetre is, ha egy digitális igazolványt több ügyintéző használ, annak érdekében, hogy utólagosan egyértelműen megállapítható legyen, hogy egy adott időpontban melyik ügyintéző használta a digitális igazolványt;

b) a kormányablakok vonatkozásában az ingatlan-nyilvántartásról szóló törvényben meghatározott naplóvezetésre vonatkozó szabályokra; valamint

c) a biztonsági elemek és a 7. § (2) bekezdése szerinti bizonylatok adott munkakör változása esetén történő átadás-átvételére is.

7. Az ügyfélszolgálati részleg vezetője

9. § (1) Az ügyfélszolgálati munkatársak, valamint az értéktáros biztonsági elemekkel kapcsolatos tevékenységét:

a) a járási földhivatalban – az ügyrendben meghatározottak szerint – az ügyfélszolgálati vagy az ingatlan-nyilvántartási területért felelős osztályvezető, ennek hiányában a hivatalvezető által kijelölt – lehetőség szerint vezető beosztású – munkatárs;

b) a kormányablakban annak vezetője

(a továbbiakban együtt: ügyfélszolgálati részleg vezetője) vezeti és ellenőrzi.

(2) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője készíti el – a felhasznált biztonsági elemek mennyiségére figyelemmel – az éves rendelést.

(3) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője

a) felelős az ügyintézői napi bizonylattömbök kiállításáért, tárolásáért, valamint szabályszerű felhasználásának ellenőrzéséért;

b) köteles nyilvántartást vezetni arról, hogy melyik ügyintéző milyen sorszámú ügyintézői napi bizonylattömböt használ, és a tömböt mikor nyitották meg, illetve azt mikor zárták le;

c) folyamatosan figyelemmel kíséri a hivatal biztonsági elem készletét, a felhasznált napi, heti, havi és éves mennyiségeket, valamint a hivatali megrendelések teljesülését, beérkezését, átvételét.

8. Az ügyfélszolgálati munkatárs

10. § (1) Az ügyfélszolgálati munkatársnak (a továbbiakban: ügyintéző) a felhasználási időszakon belül gondoskodnia kell arról, hogy az általa kezelt biztonsági elemekhez más ne férhessen hozzá.

(2) Az ügyintéző haladéktalanul köteles

a) az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének jelenteni a tudomására jutott minden olyan információt, amely a biztonsági elemek eltulajdonítására, azokkal való visszaélésre vagy ezek kísérletére utal;

b) a járási földhivatal, illetve a járási hivatal vezetőjének és az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének jelenteni, ha az általa kezelt biztonsági elemet eltulajdonították, vagy elveszítette azt;

c) elszámolni a nála lévő biztonsági elemekkel a 18. § (4) bekezdésében meghatározott esetben.

9. Az értéktáros

11. § (1) Értéktárost kell megbízni a FÖMI-ben, a járási földhivatalban és a kormányablakban a biztonsági elemek biztonságos tárolásának biztosításáért. Az értéktáros nem lehet a tulajdoni lap másolatot kiállító ügyintézővel, valamint az ügyfélszolgálati vezetővel azonos személy.

(2) Az értéktárosi feladatok ellátására

a) a járási földhivatal vezetője,

b) a kormányablak vezetője,

c) a FÖMI főigazgatója

jelöli ki az adott szerv közszolgálati jogviszonyban álló dolgozóját.

(3) A kormányablakban az értéktárosi feladatok ellátásával a járási hivatal vezetője indokolt esetben a kormányablaktól eltérő szervezeti egységben dolgozó munkatársat is megbízhat.

(4) Az értéktáros felel a biztonsági elemek bevételezéséért, szabályszerű kezeléséért és tárolásáért, valamint a készletek nyilvántartásáért.

(5) Az értéktáros a FÖMI-ben a (3) bekezdésben foglaltakon felül felel a biztonsági elemek szállító részére, megfelelően dokumentált (bizonylatolt) formában történő kiadásáért.

(6) Az értéktáros köteles

a) folyamatosan ellenőrizni az egyes biztonsági elemek sértetlenségét, továbbá azok minőségi megfelelőségét (minőségi ellenőrzés);

b) az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének jelenteni, ha a minőségi ellenőrzés során selejtet észlel;

c) haladéktalanul jelenteni a járási földhivatal vezetőjének és az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének minden tudomására jutott olyan információt, amely alapján vélelmezhető, hogy a biztonsági elemeket illetéktelenek eltulajdonították, vagy vélhetően el kívánják tulajdonítani, illetve azzal visszaélés történt vagy vélhetően visszaélés fog történni;

d) haladéktalanul jelenteni a hivatalvezetőnek, továbbá az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének, ha az általa kezelt biztonsági elemet eltulajdonították, vagy elveszítette azt;

e) az ügyfélszolgálati részleg vezetője felé, vagy annak jelenlétében a hivatalvezető felé elszámolni a nála lévő biztonsági elemekkel, ha erre a felettese utasítja.

III. Fejezet

A BIZTONSÁGI ELEMEK KEZELÉSÉNEK FOLYAMATA

1. A kormányablakokra vonatkozó eltérő szabályok

12. § A 7. § (2) bekezdése szerinti bizonylatok aláírása, illetve kitöltése során

a) a hivatalvezető alatt – ha az utasítás eltérően nem rendelkezik – a járási hivatal vezetőjét,

b) az ingatlan-nyilvántartási osztályvezető alatt az ügyfélszolgálati részleg vezetőjét,

c) a földhivatal teljes neve alatt a kormányablak teljes nevét

kell érteni.

2. Biztonsági elemek hivatali bevétele

13. § (1) A FÖMI a szállítás tényéről előzetesen értesíti a hivatalvezetőt.

(2) A biztonsági elemek hivatali bevételét

a) a szállító képviselője, a hivatalvezető vagy a vezetése alatt álló hivatal által megbízott vezető beosztású kormánytisztviselője (aki nem lehet azonos az ügyfélszolgálati részleg vezetőjével, az értéktárossal, valamint a biztonsági elemeket kezelő ügyintézővel),

b) az ügyfélszolgálati részleg vezetője, valamint

c) az értéktáros

végzi.

(3) Az átadás-átvétel során követendő eljárásrendet, különösen a biztonsági elemek ellenőrzésének szabályait a 4. melléklet tartalmazza.

3. Biztonsági elemek kezelése, felhasználása és napi elszámolása

14. § A biztonsági elemeket a biztonsági dokumentumok kiadása érdekében az ügyfélszolgálati munkatársak kezelik. Ezen feladatok ellátása során az ügyfélszolgálati részleg vezetője által meghatározott mennyiségű biztonsági elemet vesznek át a felhasználási időszak lejártáig.

15. § (1) A biztonsági elemek napi felhasználásának elszámolása, valamint megrendelések összesítőinek elkészítése dokumentáltan, a miniszter által rendszeresített szigorú számadású bizonylattömbök felhasználásával történik.

(2) A biztonsági elemeket kezelő ügyintéző – a miniszter által rendszeresített – névre szóló ügyintézői mappát és napi bizonylattömböt használ. A már lezárt bizonylattömböket a hivatalvezető köteles megőrizni.

16. § (1) A biztonsági elemek napi átvétele az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a felelős ügyintéző, valamint az értéktáros jelenlétében történik a felhasználási időszak kezdetekor.

(2) Ha a felhasználási időszakon belül az ügyintéző megítélése alapján a munkavégzéséhez nem elegendő a nála lévő biztonsági elemek mennyisége, az értéktárostól kéri a biztonsági elemek eseti felvételét.

(3) A felhasználási időszak végén az ügyintéző köteles – az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének jelenlétében – az értéktárossal elszámolni a részére kiadott biztonsági elemek felhasználásáról.

(4) Az (1)–(3) bekezdésben foglaltakat a 4. mellékletben meghatározottak szerint kell elvégezni.

4. Biztonsági elemek hivatali tárolása

17. § (1) A biztonsági elemeket a 4. mellékletben meghatározott biztonsági előírások betartásával olyan módon kell tárolni, hogy azokhoz illetéktelenek ne férhessenek hozzá.

(2) A fel nem használt biztonsági elemeket a járási földhivatal, illetve a kormányablak területéről tilos kivinni.

5. Biztonsági elemek elszámolása az ügyintézőknél

18. § (1) A biztonsági elemek elszámolása a 16. § (3) bekezdésében foglaltak szerint, a felhasználási időszak végén legalább naponta történik.

(2) Az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének a rendelkezése alapján az ügyintéző köteles a felhasználási időszak alatt is elszámolni a nála lévő biztonsági elemekkel.

(3) A hivatalvezető köteles gondoskodni az ügyintéző nem tervezett eltávozása esetére a biztonsági elemekkel történő elszámolás módjának meghatározásáról.

(4) Az elszámolást

a) minden felhasználási időszak végén,

b) a biztonsági elemek eseti felvételekor a felhasználási időszak alatt,

c) visszaélés gyanúja esetén, ha hiányjelentésre kerül sor,

d) ha azt a hivatalvezető vagy az ügyfélszolgálati részleg vezetője elrendeli, a biztonsági elemek leadásával,

e) a felhasználási időszak alatt, abban az esetben, ha az ügyintéző akadályoztatása (például szabadságolás előtt, a munkavállalói jogviszony megszűnésekor, más tervezett hivatali távollét előtt, tervezett helyettesítés) esetén nem tud a felhasználási időszak végén elszámolni,

f) a biztonsági elemek leadásával, amennyiben az ügyintézőnél bármely okból nem biztosítható a rá bízott biztonsági elemek szabályszerű, illetve biztonságos tárolása,

el kell végezni.

(5) A biztonsági elemek elszámolása a 4. mellékletben meghatározottak szerint történik.

(6) Az elszámolást végző személyek biztonsági elemenként összevetik az általuk legutóbb felvett biztonsági elemek mennyiségét a megmaradt elemek számával, valamint az időközben született bevonási, selejtezési és megsemmisítési bizonylaton és hiányjelentési jegyzőkönyveken szereplő és a felhasznált mennyiségekkel.

(7) Az ügyintéző a napi ügyintézői bizonylat aláírásával nyilatkozik arról, hogy az elszámolt biztonsági elemeket szabályszerűen, kizárólag biztonsági dokumentumok kiadására használta fel.

6. Biztonsági dokumentumok ügyfélnek történő kiadása

19. § (1) A papír alapú hiteles tulajdoni lap másolat kiállítása során a kiadmányozásra jogosult ügyintéző:

a) a biztonsági elemek felhasználását megelőzően ellenőrzi azok sértetlenségét;

b) biztonsági papírra (több oldalas tulajdoni lap esetén annak mindkét oldalát felhasználva) kinyomtatja a kérelemben megjelölt tulajdoni lap tartalmát;

c) az átpántoló címkét a több lapból álló, összefűzött biztonsági dokumentumra a lapok összekapcsolásának helyén, kívülről ragasztja rá olyan módon, hogy az összefűző kapcsot is leragasztja;

d) ha a tulajdoni lap utolsó oldala a záradékszöveget követően nem tartalmazza a kiadmányozásra jogosult ügyintéző nevét, azt névbélyegzővel vagy más olvasható módon (nyomtatott nagy betűkkel) feltünteti rajta;

e) a tulajdoni lap másolatot az előrenyomtatott neve vagy nevének a d) pont szerinti feltüntetése felett aláírásával látja el, továbbá az aláírás mellett elhelyezi rajta a kiállító szerv körbélyegzőjét;

f) a pecsétcímkét ráragasztja a tulajdoni lap utolsó oldalára az aláírás és körbélyegző mellé.

(2) Bármelyik biztonsági elem sérülése esetén az (1) bekezdés szerinti folyamatot meg kell ismételni és a sérült biztonsági elemeket a 20. §-ban foglaltak szerint selejtezni kell.

(3) A biztonsági papír (1) bekezdés b) pontja szerinti nyomtatása során gondoskodni kell arról, hogy a nyomtatóhoz – vagy közös nyomtató esetén a közösen használt tálcához – más ne férhessen hozzá.

7. Selejtes, valamint a bevont biztonsági elemek kezelése, érvénytelenítése és megsemmisítése

20. § (1) A biztonsági elemet selejtesnek kell tekinteni, ha

a) sérülés észlelhető rajta,

b) nincs meg teljes egészében,

c) kinézetében eltér az adott biztonsági elemre vonatkozó jellemzőktől.

(2) A biztonsági elemet rontottnak kell tekinteni, ha a tulajdoni lap

a) az ügyfél részére tévesen került kiállításra (például téves helyrajzi szám, fekvés, településnév, típus),

b) az ügyfél által nem került átvételre.

(3) Az ügyintéző a biztonsági elemek felhasználása, az értéktáros pedig azok kezelése során köteles a 11. § (6) bekezdés a) pontja szerinti minőségi ellenőrzést végezni és selejt észlelése vagy rontott biztonsági elem esetén azt az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének haladéktalanul jelenteni.

(4) Az (1) bekezdés szerint selejtesnek, illetve a (2) bekezdés szerint rontottnak minősülő biztonsági elem észlelése esetén az ügyfélszolgálati részleg vezetője, az értéktáros, valamint a selejtezésre, illetve a biztonsági elemek bevonására okot adó körülményt bejelentő ügyintéző jelenlétében – a 4. mellékletben meghatározottak szerint – el kell végezni annak selejtezését, illetve bevonását, valamint érvénytelenítését.

(5) A hivatalvezetőt az érvénytelenítés megtörténtéről, illetve annak módjáról az erről készült jegyzőkönyv megküldésével az ügyfélszolgálati részleg vezetője köteles nyolc napon belül tájékoztatni és ezzel egyidejűleg javaslatot tenni az érvénytelenített biztonsági elemek megsemmisítésére.

(6) Az érvénytelenített biztonsági elemek megsemmisítését legalább negyedévente a hivatalvezető rendeli el.

(7) A (6) bekezdésben foglaltak esetén a megsemmisítést biztonsági elemenként az értéktáros hajtja végre – a hivatalvezető és az ügyfélszolgálati részleg vezetője jelenlétében – a 4. mellékletben meghatározottak szerint.

21. § Ha a FÖMI formai vagy biztonsági okból a biztonsági elem bevonását rendeli el, azt a 20. §-ban foglaltak szerint meg kell semmisíteni, és ennek megtörténtét a miniszter által rendszeresített bevonási, selejtezési és megsemmisítési bizonylaton igazolni kell.

8. Hiány kezelése

22. § (1) Hiány észlelése vagy az ügyintéző általi bejelentése esetén az ügyfélszolgálati részleg vezetője köteles haladéktalanul elrendelni az érintett ügyintéző által kezelt biztonsági elemeknek az értéktáros közreműködésével történő tételes elszámolását, melyről miniszter által rendszeresített hiányjelentési jegyzőkönyvet kell felvenni.

(2) A hiányjelentési jegyzőkönyvet az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a biztonsági elemeket kezelő érintett ügyintéző, valamint az értéktáros jelenlétében – a 4. mellékletben meghatározottak szerint – kell elkészíteni.

(3) A hiányról a hivatalvezetőt legkésőbb a vizsgálat megkezdésével egyidejűleg értesíteni, valamint annak eredményéről, a kitöltött és a vizsgálatban részt vevők által aláírt hiányjelentési bizonylattömb megküldésével haladéktalanul tájékoztatni kell.

(4) Hiány vagy gyanús esemény észlelése esetén

a) a hiányjelentési jegyzőkönyv „MFH példánya” eredetben a megyei földhivatal, másolatban a FÖMI részére történő megküldésével értesíteni kell megyei földhivatalt, illetve a FÖMI-t;

b) az esetet haladéktalanul ki kell vizsgálni, és a vizsgálat eredményéről, annak lezárultát követő 3 munkanapon, de legkésőbb a hiány vagy gyanús esemény észlelését követő 8 napon belül értesíteni kell a megyei földhivatalt és a FÖMI-t.

9. Havi és éves elszámolás

23. § (1) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője a járási földhivatal, illetve a kormányablak teljes biztonsági elem készletének, valamint a járási földhivatal tartalékkészletének nyilvántartása céljából havi elszámolást köteles készíteni.

(2) A havi elszámoláshoz szükséges elszámolásokat legkésőbb minden hónap első munkanapjáig el kell végezni.

(3) A havi elszámolást minden hónap 10. napjáig kell elkészíteni a miniszter által rendszeresített hivatali havi összesítő íven (a továbbiakban: havi összesítő).

(4) A havi elszámoláshoz a következő adatok szükségesek:

a) havi nyitó készlet (a hivatalban a hónap első munkanapján elszámolt biztonsági elemek tételes mennyisége),

b) az adott hónapban történt hivatali átvétel bizonylaton átvett biztonsági elemek száma tételesen,

c) az adott hónapban leselejtezett biztonsági elemek száma tételesen,

d) az adott hónapban a tartalékkészletből átadott biztonsági elemek száma tételesen,

e) az adott hónapban hiányként jelzett biztonsági elemek száma tételesen, a hozzájuk tartozó hiányjelentési jegyzőkönyv sorszámával együtt,

f) havi záró készlet (a hivatalban a következő hónap első munkanapján elszámolt biztonsági elemek tételes mennyisége),

g) az adott hónapban biztonsági dokumentum kiadására fordított mennyiség tételesen [ez megegyezik az a)–b) pontokban, illetve a c)–f) pontokban szereplő adatok összegének a különbségével].

(5) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője biztonsági elemenként a havi összesítőn feltünteti a havi nyitó mennyiséget, a bevételezett mennyiséget, a selejtezett és a hiányzó mennyiséget, a tartalékkészletből átadott mennyiséget, valamint a tulajdoni lapok kiadására fordított mennyiséget, és a fentiek alapján rögzíti a havi záró egyenleget.

(6) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője által készített havi összesítőt a hivatalvezető ellenjegyzésével látja el, majd annak első példányát minden hónap 15-ig megküldi eredetben a FÖMI részére, a másodpéldányát pedig visszajuttatja az ügyfélszolgálati részleg vezetője részére. A harmadpéldányt a hivatalvezető köteles megőrizni.

(7) A hivatalvezető egyidejűleg a havi összesítőt másolatban a megyei földhivatal, illetve a járási földhivatal részére is megküldi a biztonsági tartalék figyelemmel kísérése érdekében.

24. § (1) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője a járási földhivatal, illetve a kormányablak teljes biztonsági elem készletének, valamint a járási földhivatal tartalékkészletének nyilvántartása céljából éves leltárt és elszámolást köteles készíteni.

(2) Az éves elszámoláshoz szükséges elszámolásokat legkésőbb minden év utolsó munkanapjáig el kell végezni.

(3) Az éves elszámolást minden év február 10. napjáig kell elkészíteni a miniszter által rendszeresített hivatali éves összesítő íven (a továbbiakban: éves összesítő).

(4) Az éves elszámoláshoz a következő adatok szükségesek:

a) éves nyitó készlet (a hivatalban az év első munkanapján elszámolt biztonsági elemek tételes mennyisége, első éves elszámolás esetén az első hivatali átvételkor beérkezett mennyiség),

b) az évben történt hivatali átvétel bizonylaton átvett biztonsági elemek száma tételesen,

c) az évben leselejtezett biztonsági elemek száma tételesen,

d) az évben a tartalékkészletből átadott biztonsági elemek száma tételesen,

e) az évben hiányként jelzett biztonsági elemek száma tételesen, a hozzájuk tartozó hiányjelentési jegyzőkönyv sorszámával együtt,

f) éves záró készlet (a hivatalban a következő év első munkanapjáig elszámolt biztonsági elemek tételes mennyisége),

g) az évben a biztonsági dokumentum kiadására fordított mennyiség tételesen [ez egyenlő az a)–b) pontokban és a d)–f) pontokban szereplő adatok összegének különbségével].

(5) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője biztonsági elemenként az éves összesítőn feltünteti az éves nyitó mennyiséget, a bevételezett mennyiséget, a selejtezett és a hiányzó mennyiséget, a tartalékkészletből átadott mennyiséget, valamint a tulajdoni lapok kiadására fordított mennyiséget, és a fentiek alapján rögzíti az éves záró egyenleget.

(6) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője által készített éves összesítőt a hivatalvezető ellenjegyzésével látja el, majd annak első példányát minden év február 15-ig megküldi eredetben a FÖMI részére, a másodpéldányát pedig visszajuttatja az ügyfélszolgálati részleg vezetője részére. A harmadpéldányt a hivatalvezető köteles megőrizni.

(7) A hivatalvezető egyidejűleg az éves összesítőt másolatban a megyei földhivatal, illetve a járási földhivatal részére is megküldi a biztonsági tartalék figyelemmel kísérése érdekében.

10. Hivatali megrendelés

25. § (1) A járási földhivatal, valamint a kormányablak a papír alapú hiteles tulajdoni lap másolat kiállításához szükséges biztonsági elem készletének folyamatos biztosítása céljából a miniszter által rendszeresített hivatali megrendelő íven évente hivatali megrendelést készít. A biztonsági elemeket egységcsomagokban megadott mennyiségekben lehet megrendelni.

(2) A járási földhivatal a saját, valamint az illetékességi területén működő kormányablakok által készített megrendeléseket összegyűjti, majd a megrendelő ívek első példányát megküldi a megyei földhivatal részére.

(3) A megyei földhivatal a járási földhivatalok és a kormányablakok megrendeléseit összesíti, majd a kormányhivatal előzetes jóváhagyását követően az összesítést, valamint a részére továbbított megrendelő íveket megküldi a FÖMI részére.

(4) Az ügyfélszolgálati részleg vezetője által készített éves megrendelést a hivatalvezető ellenjegyzi.

(5) Az éves hivatali megrendelést

a) a járási hivatal vezetője az ellenjegyzést követően köteles minden év október 1. napjáig eljuttatni a járási földhivatalba,

b) a járási földhivatal vezetője köteles minden év október 15. napjáig saját, valamint az illetékességi területén működő kormányablakok megrendeléseit összesítve megküldeni a megyei földhivatalnak,

c) a megyei földhivatal vezetője az összesített megrendeléseket előzetes jóváhagyás céljából köteles minden év október 31. napjáig megküldeni a kormányhivatal részére,

d) a kormányhivatal köteles előzetes jóváhagyásáról a megyei földhivatalt minden év november 15. napjáig tájékoztatni,

e) a megyei földhivatal köteles az összesített megrendeléseket – a kormányhivatal előzetes jóváhagyását követően – 2 munkanapon belül továbbítani a FÖMI részére.

(6) Eseti hivatali megrendelést kell készíteni, ha a járási földhivatal vagy a kormányablak készlete valószínűsíthetően nem lesz elég a következő éves megrendelés megérkezéséig. Az eseti hivatali megrendeléseket a miniszter által rendszeresített hivatali megrendelő íven kell az (1)–(4) bekezdésekben foglaltak szerint megküldeni.

(7) Eseti megrendelés esetén, annak megérkezéséig a járási földhivatal biztosítja a tartalékkészletből a tulajdoni lap másolat kiállításához szükséges biztonsági elem mennyiséget.

(8) Mind az éves, mind eseti megrendeléskor a kitöltött hivatali megrendelő ív első példányát a megyei földhivatalnak kell megküldeni a megrendelés elindítása céljából, a másodpéldányt ügyfélszolgálati részleg vezetője, a harmadpéldányt pedig a hivatalvezető köteles megőrizni.

(9) Új kormányablak megnyitása esetén az ügyfélszolgálati részleg vezetője, annak hiányában a járási hivatal vezetője – a járási földhivatal vezető véleményének kikérésével – a miniszter által rendszeresített hivatali megrendelő íven hivatali megrendelést készít, amelyet – a megyei földhivatalon keresztül, a kormányhivatal előzetes jóváhagyásával – legkésőbb a kormányablak megnyitását megelőző egy hónapon belül megküld a FÖMI részére.

IV. Fejezet

A BIZTONSÁGI ELEM TARTALÉKKÉSZLET KEZELÉSÉNEK SZABÁLYAI

1. Biztonsági elem tartalékkészlet

26. § (1) A járási földhivatal tartalékkészletet képez és felel azért, hogy az elkülönített biztonsági elemekből folyamatosan képes legyen a saját, valamint az illetékességi területén működő kormányablakok rendkívüli igényeit kielégíteni.

(2) Minden típusú biztonsági elemből legalább hat havi tulajdoni lap másolat szolgáltatáshoz elegendő mennyiségnek kell rendelkezésre állnia.

2. A selejtes és a bevont biztonsági elemek kezelésére, érvénytelenítésére és megsemmisítésére vonatkozó eltérő szabályok

27. § (1) A selejtes és a bevont biztonsági elemek kezelését, érvénytelenítését a 20. §-ban foglaltaknak megfelelően a következő eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A járási földhivatalban történő selejt kezelésekor a bevonási, selejtezési és megsemmisítési tömb aláírt bizonylatának első példányát az értéktáros, másodpéldányát az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a tömbpéldányt és a bizonylattömböt pedig a járási földhivatal vezetője köteles megőrizni.

(3) A biztonsági elemek megsemmisítését a 20. §-ban foglaltaknak megfelelően kell elvégezni azzal az eltéréssel, hogy annak előfeltétele, hogy az értéktáros elszámoljon az általa kezelt készleteivel és leadja azokat az ügyfélszolgálati részleg vezetője részére.

3. A hiány kezelésére vonatkozó eltérő szabályok

28. § (1) A hiány kezelésére vonatkozó szabályokat a 22. §-ban foglaltaknak megfelelően a (2) bekezdésben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) A hiányjelentési jegyzőkönyv járási földhivatalban történő elkészítésekor az aláírt bizonylat első példányát az értéktáros, másodpéldányát az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a harmad- és tömbpéldányt, valamint a bizonylattömböt pedig a járási földhivatal vezetője kapja és őrzi meg. A járási földhivatal vezetője a harmadpéldányt köteles egy munkanapon belül megküldeni másolatban a FÖMI-nek, valamint eredetben a megyei földhivatalnak.

4. Megrendelésre vonatkozó eltérő szabályok

29. § (1) A 25. §-ban foglaltaknak megfelelően a járási földhivatalban tárolt és kezelt biztonsági elem tartalékkészlet pótlása céljából hivatali megrendelést kell készíteni.

(2) A tartalékkészletből a kormányablakok által felhasználandó készletbe történő átadás-átvétel során a járási földhivatal ügyfélszolgálati részlegének vezetője – járási földhivatal vezetője jelenlétében – a járási hivatal által megbízott biztonsági szállításra szakosodott szállító (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban: szállító) képviselője részére átadja a biztonsági elemeket.

5. Eseti átadás a tartalékkészletből

30. § (1) A tartalékkészletből történő átadás a szállító képviselője, a járási földhivatal vezetője, az ügyfélszolgálati részleg vezetője, valamint az értéktáros jelenlétében történik.

(2) A kormányablak a járási földhivatal által kezelt tartalékkészletből szükséges mennyiségű biztonsági elem átadását kérelmezi, melyet a járási hivatal vezetőjének is megküld. Az igény teljesíthetőségéről a járási földhivatal tájékoztatja a járási hivatal vezetőjét. Ez alapján a járási hivatal vezetője

a) megbízza a szállítót és erről, valamint a szállítás pontos időpontjáról értesíti a járási földhivatalt és a kormányablakot, valamint

b) kiállítja a szállítólevelet a kormányablak kérelme, illetve a járási földhivatal tájékoztatása alapján.

(3) Ha az igényelt mennyiség tekintetében a kormányablak és a járási földhivatal álláspontja között eltérés van – a járási hivatal vezetőjének indokolással ellátott javaslatát is figyelembe véve –, a megyei földhivatal dönt az átadható mennyiségről, egyidejűleg felhívja a járási földhivatalt a szükséges eseti megrendelés megtételére.

(4) A szállító a biztonsági elemek átvételét követően azokat az adott kormányablakhoz szállítja.

(5) A járási földhivatal vezetője az átadott mennyiségekről tájékoztatja FÖMI-t.

V. Fejezet

A FÖMI FELADATAI

1. Koordinációs feladatok

31. § A FÖMI köteles

a) a miniszter által rendszeresített bizonylatok következő példányait 10 évig megőrizni:

aa) hiányjelentési jegyzőkönyv másolatát,

ab) hivatali havi összesítő első példányát,

ac) éves, valamint az eseti hivatali megrendelő ív első példányát,

ad) hivatali éves összesítőt;

b) a bizonylatokat olyan módon megőrizni, hogy azok megyénként, járási földhivatalonként, valamint kormányablakonként, bizonylattípusonként és időszakonként előkereshetőek legyenek ellenőrzések és kimutatások készítése céljából;

c) az időszakhoz kötött bizonylatok megérkezését ellenőrizni, és szükség szerint felszólítani a megyei földhivatalt a hiányzó bizonylat megküldése érdekében a szükséges intézkedések megtételére;

d) évente egy alkalommal minden év március 31. napjáig az előző évről egy olyan országos összesítést készíteni a járási földhivatalok, valamint kormányablakok havi elszámolásai alapján a VM FTF részére, amely havi bontásban tartalmazza a biztonsági elemek felhasználási adatait, megyénként, járási földhivatalonként, valamint kormányablakonként;

e) a VM FTF kérésére minden esetben köteles összesítéseket, statisztikákat készíteni a rendelkezésére álló adatokból.

2. Visszaélések, hiányok kezelése

32. § A FÖMI

a) fogadja a hiányjelentési jegyzőkönyveket,

b) feladata nyomon követni a megyei földhivatali vizsgálatokat és intézkedéseket,

c) ha a megyei földhivatali vizsgálat nem volt eredményes, akkor köteles a visszaélést, gyanús eseményt saját hatáskörben kivizsgálni, majd a visszaéléssel érintett járási földhivatal, kormányablak, valamint a megyei földhivatal vezetőjével egyeztetve szükség szerint javaslatot tenni büntető- vagy polgári peres eljárás kezdeményezésére,

d) köteles gondoskodni a tiltólista folyamatos karbantartásáról, valamint a tiltólista felhasználói kör felé – VM FTF által meghatározott módon – történő közzétételéről.

3. Beszerzésekkel, szállítással kapcsolatos feladatok

33. § (1) A FÖMI

a) felel a biztonsági elemekkel kapcsolatos szerződések szakmai előkészítéséért,

b) feladata gondoskodni a szerződések időben történő megkötéséért,

c) köteles figyelemmel kísérni az országos biztonsági elem felhasználásnak a tendenciáit a földhivatalok, valamint kormányablakok által megküldött jelentések alapján.

(2) A FÖMI szükség szerint megrendeli a biztonsági elemek gyártását, továbbá a gyártás előtt jóváhagyja a mintadarabot, majd nyomon követi a megrendelt biztonsági elemek gyártását.

(3) A FÖMI a biztonsági elemek gyártásának befejezésekor, készre jelentési bizonylatot vesz át a gyártótól, amelyben a gyártó igazolja a szerződésben rögzített és megrendelt biztonsági elemek mennyiségét, azonosítóját, kiszerelését, minőségét.

34. § (1) A FÖMI a felhasználók megrendeléseinek megfelelően megtervezi és megrendeli a szállítást a járási földhivatalokba és a kormányablakokba.

(2) A FÖMI felelős a szállítással kapcsolatos koordinációs feladatok ellátásáért.

(3) A FÖMI

a) az éves megrendeléseket december 1. és február 28. közötti időszakban teljesíti;

b) ellenőrzi a szállítás teljesülését a szállító szállítólevele alapján. A járási földhivatal és a kormányablak által leigazolt szállítólevél a szállítás teljesítésének alapdokumentuma, amelyet a biztonsági elemekért felelős vezető 10 évig köteles őrizni;

c) köteles az eseti megrendelések teljesítéséről a lehető legrövidebb időn belül gondoskodni;

d) figyelemmel kíséri a biztonsági elemek és a bizonylatok készletét, és ha a rendelkezésre álló mennyiséget kevésnek ítéli, utánrendelést kezdeményez.

4. Ellenőrzések

35. § A FÖMI

a) jogosult rendszeresen és eseti jelleggel az utasításban foglaltak betartását – a megyei földhivatal bevonásával – ellenőrizni;

b) köteles az ellenőrzésekről minden esetben jegyzőkönyvet felvenni, és szükség esetén javaslatot tenni a további intézkedésekre;

c) köteles elvégezni a VM FTF utasításai szerinti ellenőrzéseket.

5. A selejt kezelésére, valamint a biztonsági elemek bevonására és megsemmisítésére vonatkozó szabályok

36. § A FÖMI

a) köteles a biztonsági elemek bevonását elrendelni a VM FTF utasítása alapján;

b) köteles kezdeményezni a készlet bevonását, ha egy járási földhivatalnak vagy kormányablaknak megszűnik a biztonsági dokumentumok kezelésére vonatkozó jogosultsága;

c) formai vagy biztonsági okokból – a VM FTF tájékoztatásával egyidejűleg – elrendelheti a biztonsági elem vagy elemek bevonását, selejtezését és megsemmisítését.

VI. Fejezet

ZÁRÓ ÉS ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK

37. § (1) Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor a járási földhivatal, illetve a kormányablak birtokában lévő biztonsági elemek kezelése és felhasználása során, továbbá a biztonsági elemekkel kapcsolatos az utasítás hatálybalépését követő megrendelések, adatszolgáltatások esetén kell alkalmazni.

(2) A megyei földhivatal legkésőbb 2014. május 31-ig köteles – az utasítás hatálybalépésének évét megelőző két év statisztikai adatai, valamint az újonnan megnyíló kormányablakok számának figyelembevételével – a rendelkezésre álló biztonsági elem tartalékkészletét a járási földhivatalok részére átadni.

38. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

1. melléklet az 5/2014. (V. 5.) VM–KIM utasításhoz

Az átpántoló címke mintaképe

2. melléklet az 5/2014. (V. 5.) VM–KIM utasításhoz

A biztonsági papír vízjel mintaképe

3. melléklet az 5/2014. (V. 5.) VM–KIM utasításhoz

A biztonsági pecsétcímke mintaképe

4. melléklet az 5/2014. (V. 5.) VM–KIM utasításhoz


A biztonsági elemek kezelésének folyamata

I. Biztonsági elemek hivatali bevétele

A biztonsági elemek járási földhivatalban, illetve kormányablakban történő átvételének folyamata:
a) a járási földhivatal, illetve a kormányablak ügyfélszolgálati részlegének vezetője (a továbbiakban együtt: ügyfélszolgálati részleg vezetője) ellenőrzi, hogy a Földmérési és Távérzékelési Intézettől (a továbbiakban: FÖMI) kapott értesítésnek megfelelő mennyiségeket és kötegazonosítójú pecsétcímkéket szállították-e átvételre;
b) a járási földhivatal vezetője, illetve a járási hivatal vezetője (a továbbiakban együtt: hivatalvezető), vagy a vezetése alatt álló hivatal általa megbízott vezető beosztású kormánytisztviselője (aki nem lehet azonos az ügyfélszolgálati részleg vezetőjével, az értéktárossal, valamint a biztonsági elemeket kezelő ügyintézővel) mennyiségi ellenőrzést végez, majd tételesen átveszi a sértetlen csomagokat, pecsétcímke esetében kötegazonosító és sorszám szerint;
c) az ügyfélszolgálati részleg vezetője kitölti a hivatali bevételi bizonylatot a biztonsági elemek átvételéről, amelyet a szállító és a b) pont szerinti vezető ír alá;
d) a b) pont szerinti vezető aláírja a szállítólevelet, melynek egy-egy eredeti példányát a hivatalvezető és a szállító köteles megőrizni;
e) a hivatali bevételi bizonylat első példányát az értéktáros, a másodpéldányt az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a tömbpéldányt és a bizonylati tömböt a hivatalvezető köteles megőrizni;
f) az értéktáros az ügyfélszolgálati részleg vezetőjével közösen történt mennyiségi ellenőrzést követően elzárja a biztonsági elemeket olyan módon, hogy ahhoz illetéktelenek ne férhessenek hozzá.

II. Biztonsági elemek hivatali tárolása

A biztonsági elemeket biztonságos körülmények között (például páncélszekrényben, elektronikus riasztó berendezéssel ellátva, vagy folyamatos portaszolgálat biztosítása mellett stb.) tűzvédelmi szempontokból is megfelelő helyen, az utasításban foglaltak szerinti illetéktelen hozzáférés megakadályozása érdekében elzárva kell tárolni, olyan módon, hogy az azok tárolására szolgáló lezárt hely felnyitására csak ellenőrzött körülmények között (az értéktáros vagy az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének jelenlétében) kerülhessen sor.

III. A biztonsági elemek járási földhivatalban, valamint kormányablakban történő kezelése,
felhasználása és napi elszámolása

III.1. A biztonsági elemek első napi átvételének folyamata:
a) az ügyfélszolgálati részleg vezetője és az ügyintéző átszámolják az értéktáros által kiadott, az ügyfélszolgálati részleg vezetője által meghatározott mennyiségű biztonsági elemeket;
b) az értéktáros kitölti az ügyintéző nevére megnyitott ügyintézői napi bizonylattömb első bizonylatát, majd az értéktáros és az ügyintéző aláírják a bizonylatot;
c) a bizonylattömböt az értéktáros köteles megőrizni;
d) a felhasználási időszak végén történt elszámolás után a bizonylat első példányát az ügyintéző, a másodpéldányát az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a tömbpéldányt és a bizonylattömböt pedig az értéktáros köteles megőrizni;
e) az ügyintéző a biztonsági elemeket a saját névre szóló mappájában köteles tartani és azokat haladéktalanul a munkavégzése helyére vinni;
f) az elszámolásig az ügyintéző felelősséggel tartozik a biztonsági elemek megfelelő tárolásáért, szabályszerű kezeléséért és felhasználásáért. Ha bármilyen okból kifolyólag elhagyja a munkavégzés helyét, köteles gondoskodnia rá bízott biztonsági elemek megfelelő elzárásáról.

III.2. A biztonsági elemek felhasználási időszak végén történő elszámolásának folyamata:
a) a felhasználási időszak végén az ügyintéző megszámolja, a nála lévő biztonsági elemek mennyiségét;
b) a bevonási, selejtezési és megsemmisítési bizonylatok, valamint a hiányjelentési jegyzőkönyvek első példányával igazolja a felhasználási időszakban történt esetleges selejtezéseket, elvesztést és egyéb okból keletkezett hiányt;
c) az értéktáros átszámolja és összeveti az aznap iktatott tulajdoni lap másolat szolgáltatás iránti kérelmekkel és helyrajzi számok mennyiségével, majd az ügyintézői mappával együtt átveszi a biztonsági elemeket, továbbá kitölti az ügyintézői napi bizonylat nem lezárt részét;
d) az elszámolás után az ügyintéző és az értéktáros aláírják az ügyintézői napi bizonylatot, amely ezzel lezárt bizonylattá válik;
e) a lezárt ügyintézői napi bizonylat első példányát az ügyintéző, a másodpéldányát az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a tömbpéldányt és a bizonylattömböt pedig az értéktáros köteles megőrizni;
f) az elszámolást követően a visszaadott biztonsági elemeket a napi bizonylattömbbel együtt az ügyintéző névre szóló mappájában az értéktáros tárolja a következő felhasználási időszakig.

III.3. A korábban elszámolt és leadott biztonsági elemek felvételének folyamata:
a) az értéktáros átszámolja az ügyintéző névre szóló mappájában tárolt biztonsági elemeket, kitölti a napi ügyintézői bizonylattömbben a soron következő bizonylat áthozatalra vonatkozó részét és a biztonsági elemeket a napi ügyintézői bizonylattömbbel együtt, az ügyintézői mappában átadja az ügyintézőnek;
b) ha az ügyintézőnek a napi munkájához a névre szóló mappájában lévőnél nagyobb mennyiségre van szüksége, akkor
ba) az ügyfélszolgálati részleg vezetője meghatározza az ügyintézőnél lévő, eddig átvett biztonsági elemeken felül szükséges mennyiségeket;
bb) az értéktáros a ba) pont szerint meghatározott mennyiségű biztonsági elemeket átszámolja és a napi ügyintéző bizonylat átvétel rovatában – a már kitöltött áthozatal rovat alatt – feltünteti, majd átadja az ügyintézőnek;
c) az ügyintéző megszámolja és átveszi a biztonsági elemeket;
d) az értéktáros és az ügyintéző aláírják az ügyintézői napi bizonylatot;
e) yintéző által átvett biztonsági elemek biztonságos tárolására, kezelésére és felhasználására a III.1. e) és f) pontokban foglaltak irányadók.

III.4. A biztonsági elemek eseti felvételének folyamata:
a) ha a tulajdoni lap másolat folyamatos szolgáltatásához biztonsági elemek eseti felvételére van szükség, az ügyintéző megszámolja a nála lévő biztonsági elemek mennyiségét, majd a bevonási, selejtezési és megsemmisítési bizonylatok és hiányjelentési jegyzőkönyvek első példányával igazolja az utolsó felvételtől számított időszakban történt esetleges selejtezéseket, elvesztést, vagy egyéb okból keletkezett hiányt;
b) az értéktáros az ügyintézőnél lévő biztonsági elemek III.2. c) pontja szerinti átszámolását és az ügyintézői napi bizonylat kitöltését és III.2. d) pontja szerinti aláírását követően átadja az ügyfélszolgálati részleg vezetője által meghatározott mennyiségű biztonsági elemeket;
c) a napi ügyintézői bizonylattömbben a soron következő bizonylaton az ügyintézőnél lévő és a b) pont szerint elszámolt biztonsági elemek mennyiségét az áthozatal rovatban, az eseti felvétel keretében átadott mennyiséget pedig az átvétel rovatban kell feltüntetni;
d) az ügyintézői napi bizonylat megőrzésére, az átvett biztonsági elemek tárolására, kezelésére és felhasználására a III.1. e) és f) pontokban foglaltak irányadók.

IV. A biztonsági elemek nap közbeni elszámolása az ügyfélszolgálati munkatársaknál

Ha az ügyintéző a felhasználási időszak alatt a munkahelyétől hosszabb ideig távol tartózkodik, illetve munkavégzését olyan módon szakítja meg, hogy a felhasználási időszak végéig annak folytatására már nem kerül sor, vagy más rendkívüli esemény miatt az ügyfélszolgálati részleg vezetője a biztonsági elemek nap közbeni elszámolását rendeli el, azt a következők szerint kell végrehajtani:
a) az ügyintéző a nap közbeni elszámolásra okot adó körülmény bejelentését követően megszámolja a nála lévő biztonsági elemek mennyiségét;
b) a bevonási, selejtezési és megsemmisítési bizonylatok, valamint hiányjelentési jegyzőkönyvek első példányával igazolja a felhasználási időszakból a nap közbeni elszámolásig eltelt időszakban történt esetleges selejtezéseket, elvesztést és hiányt;
c) az ügyfélszolgálati részleg vezetője és az értéktáros átszámolják a biztonsági elemeket;
d) az értéktáros az ügyintézői mappával együtt átveszi a biztonsági elemeket, továbbá kitölti az ügyintézői napi bizonylat nem lezárt részét;
e) az ügyintéző és az értéktáros aláírják az ügyintézői napi bizonylatot, amely ezzel lezárt bizonylattá válik;
f) a lezárt ügyintézői napi bizonylat első példányát az ügyintéző, a másodpéldányát az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a tömbpéldányt és a bizonylattömböt pedig az értéktáros köteles megőrizni;
g) az elszámolást követően a visszaadott biztonsági elemeket a napi bizonylattömbbel együtt az ügyintéző névre szóló mappájában az értéktáros tárolja a következő felhasználási időszakig, vagy az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének a rendelkezése alapján az adott felhasználási időszakba az ügyintéző részére történő ismételt kiadásáig (utóbbi esetben a biztonsági elemek felvételére a III.3. pontban foglaltak irányadók);
h) a biztonsági elemek nap közbeni elszámolása esetén annak okáról, valamint a leadás, illetve az adott felhasználási időszakon belüli esetleges ismételt felvétel időpontjáról, az elszámoláshoz használt bizonylatok sorszámának megjelölésével jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az ügyintéző, az értéktáros és az ügyfélszolgálati részleg vezetője írnak alá.

V. Selejtes és bevont biztonsági elemek kezelése, érvénytelenítése és megsemmisítése

V.1. A selejtezés, a bevonás és az érvénytelenítés folyamata:
a) az ügyintéző vagy az értéktáros a rá bízott biztonsági elemek tekintetében
aa) selejt észlelése esetén a selejtezésre,
ab) rontott, az ügyfél részére tévesen kiállított, az ügyfél által el nem vitt (a továbbiakban együtt: rontott) tulajdoni lap esetén a biztonsági elemek bevonására
okot adó körülményt haladéktalanul köteles az ügyfélszolgálati részleg vezetőjének jelenteni;
b) az érvénytelenítés időpontját az ügyfélfogadás folyamatos és zavartalan biztosítása érdekében az ügyfélszolgálati részleg vezetője határozza meg, azzal, hogy azt legkésőbb a felhasználási időszak lezárását (nap végi elszámolás, műszakváltás vagy az ügyintézővel történő eseti elszámolás) megelőzően el kell végezni;
c) az ügyfélszolgálati részleg vezetője és
ca) az aa) pont szerinti esetben a selejtezésre okot adó körülményt észlelő ügyintéző vagy értéktáros,
cb) az ab) szerinti esetben a biztonsági elemek bevonására okot adó körülményt bejelentő ügyintéző
megszámolják a rontott, sérült vagy gyárilag hibás biztonsági elemeket, pecsétcímke esetében lehetőség szerint megállapítják a kötegazonosítót és a sorszámot;
d) az értéktáros átszámolja a biztonsági elemeket, majd – a megsemmisítés módjára vonatkozó rész üresen hagyása mellett – kitölti a bevonási, selejtezési és megsemmisítési tömb bizonylatát (a továbbiakban: megsemmisítési bizonylat), a kitöltés helyességét az ügyfélszolgálati részleg vezetője ellenőrzi;
e) a kitöltött bizonylaton az ügyintéző aláírásával igazolja a selejtezésre, illetve bevonásra átadott biztonsági elemek mennyiségére, illetve – ha az megállapítható volt – a pecsétcímkék sorszámára vonatkozó adatok helyességét;
f) az értéktáros a selejtezett biztonsági elemeket megjelöli olyan módon, hogy azok biztosan ne kerülhessenek felhasználásra: a biztonsági papíron és az átpántoló címkén piros színnel fel kell tüntetni, hogy „SELEJT!”, a pecsétcímkét a sorszám sérelme nélkül ki kell lyukasztani (a továbbiakban: együtt érvénytelenítés);
g) az érvénytelenítés megtörténtéről, illetve annak módjáról külön jegyzőkönyvet kell felvenni, melyben a sorszám szerint megjelölt megsemmisítési bizonylat c) pont szerint kitöltéséről és az adatok helyességéről, illetve azok ellenőrzéséről is nyilatkozni kell, és amelyet az értéktáros és az ügyfélszolgálati részleg vezetője (a továbbiakban együtt: megsemmisítési bizottság állandó tagjai), valamint a selejtet jelentő ügyintéző írnak alá;
h) az értéktáros az érvénytelenített biztonsági elemeket, azok megsemmisítéséig, a felhasználásra alkalmas biztonsági elemektől elkülönítve, a II. pontban meghatározott helyen és módon tárolja.

V.2. A biztonsági elemek megsemmisítésének folyamata:
a) az ügyfélszolgálati részleg vezetője az V.1. g) pont szerinti jegyzőkönyv felterjesztésével tájékoztatja a hivatalvezető az e) pont szerinti érvénytelenítés megtörténtéről és javaslatot tesz az érvénytelenített biztonsági elemek megsemmisítésére;
b) az érvénytelenített biztonsági elemek megsemmisítését a hivatalvezető rendeli el;
c) a megsemmisítést megelőzően a hivatalvezető a jegyzőkönyv és az V.1. g) pont szerint kitöltött megsemmisítési bizonylat, valamint az érvénytelenített biztonsági elemek összevetésével köteles meggyőződni az adatok helyességéről és az V.1. c)–f) pontok szerinti folyamatok szabályszerű megtörténtéről;
d) az értéktáros a biztonsági elemek b) pont szerint elrendelt megsemmisítését, a hivatalvezető és az ügyfélszolgálati részleg vezetője jelenlétében köteles végrehajtani;
e) a megsemmisítést biztonsági elemenként iratmegsemmisítővel kell elvégezni, ennek hiányában az érvénytelenített biztonsági elemeket 1 centiméter szélességűnél kisebb darabokra kell felaprítani;
f) a megsemmisítési bizonylatot a megsemmisítés megtörténtét követően az értéktáros kiegészíti a megsemmisítés módjával;
g) a megsemmisítési bizonylatot a megsemmisítési bizottság állandó tagjai, valamint a hivatalvezető írják alá, annak első példányát az ügyintéző, másodpéldányát az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a tömbpéldányt, valamint a bizonylattömböt pedig az értéktáros köteles megőrizni;
h) a tömbpéldányról három példányban másolatot kell készíteni, melyek közül egy-egy hitelesített példányt a hivatalvezető köteles az i) pont szerinti havi elszámolással együtt közvetlenül megküldeni a megyei földhivatalnak és a FÖMI-nek, a harmadik példányt pedig köteles megőrizni;
i) az ügyfélszolgálati részleg vezetője a megsemmisítést követő hónap 15. napjáig elkészíti a megsemmisített biztonsági elemek havi, minden év február 10. napjáig pedig az éves elszámolását és azt öt munkanapon belül továbbítja a FÖMI-nek, és másolatban a megyei földhivatalnak; saját másolati példányát köteles megőrizni.

VI. Hiány kezelése

A hiányjelentési jegyzőkönyv elkészítésének folyamata:
a) az ügyfélszolgálati részleg vezetője az érintett ügyintéző, az értéktáros és szükség esetén más munkatársak meghallgatása alapján kivizsgálja a hiány keletkezésének a körülményeit;
b) az ügyfélszolgálati részleg vezetője kitölti a hiányjelentési jegyzőkönyv nevű bizonylatot, melyen feltünteti a biztonsági elem típusát, pontos (ennek hiányában a valószínűsíthető) darabszámát és sorszámát, valamint a feltárt körülményeket és az ügy szempontjából lényeges információkat;
c) a hiányjelentési jegyzőkönyv bizonylatot az érintett ügyintéző, az ügyfélszolgálati részleg vezetője, valamint az értéktáros írja alá, és azt az ügyfélszolgálati részleg vezetője haladéktalanul eljuttatja aláírásra a hivatalvezető részére, továbbá a vizsgálat során feltárt esetleges szabálytalanságok megszüntetése érdekében megteszi a szükséges intézkedéseket;
d) a bizonylat első példányát az ügyintéző, másodpéldányát az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a tömbpéldányt, valamint a bizonylattömböt pedig a hivatalvezető köteles megőrizni. A harmadpéldányt („megyei földhivatal példánya”) a hivatalvezető köteles egy munkanapon belül megküldeni eredetben a megyei földhivatalnak, és egyidejűleg másolatban a FÖMI-nek.

VII. Eseti átadás a tartalékkészletből

A tartalékkészletből történő átadás folyamata:
a) az értéktáros a kormányablak eseti megrendelése szerinti biztonsági elemek mennyiségét összeveti a járási hivatal vezetője által megbízott, biztonsági szállításra szakosodott szállító (a továbbiakban: kormányablakos szállító) részére kiállított szállítólevélben foglaltakkal;
b) az ügyfélszolgálati részleg vezetője és a kormányablakos szállító közösen átszámolják a kormányablak által esetileg megrendelt mennyiségnek megfelelően, az értéktáros által kiadott biztonsági elemeket;
c) az értéktáros kitölti (pecsétcímke esetében az átadásra kerülő mennyiségen felül a sorszámokat, illetve a kötegazonosítókat is fel kell tüntetni!) a hivatali átadási bizonylatot, melyet mindannyian aláírnak, az ügyfélszolgálati részleg vezetője a biztonsági elemeket átadja a kormányablakos szállítónak;
d) a bizonylat első példányát a kormányablakos szállító, a másodpéldányt az ügyfélszolgálati részleg vezetője, a tömbpéldányt a járási földhivatal vezetője köteles megőrizni;
e) az ügyfélszolgálati részleg vezetője köteles rövid úton írásban (telefaxon vagy elektronikus levél útján) haladéktalanul értesíteni az érintett kormányablak ügyfélszolgálati részlegének vezetőjét az átadás megtörténtéről, valamint az átadott biztonsági elemek mennyiségről (pecsétcímkék esetén azok sorszámának, illetve kötegazonosítójának megjelölésével).
  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére