5/2014. (XI. 28.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) székházában és a használatában lévő egyéb épületeiben (a továbbiakban: a Hivatal épületeiben) tartózkodó

(2) Az utasítás területi hatálya a Hivatal vagyonkezelésében, bérletében vagy más jogcímen használatában lévő, munkavégzésre szolgáló ingatlanokra terjed ki.

2. § (1) A Hivatal dolgozóira irányadó általános teljes munkaidő heti negyven óra.

(2) A napi hat órát meghaladó munkaidőben foglalkoztatott dolgozókat a munkaidőn belül naponta harminc perc munkaközi szünet (ebédidő) illeti meg.

(3) Az általános munkaidő-beosztás szerint a hivatali munkaidő hétfőtől csütörtökig 8 órától 16 óra 30 percig, pénteken 8 órától 14 óráig tart.

(4) Az Ügyfélszolgálaton és a Frecskay János Szakkönyvtárban a munkáltatói jogkört gyakorló vezető által kijelölt dolgozók munkaideje a nyitvatartási rendhez igazodva egyes napokon a (3) bekezdésben foglaltaktól eltérően határozható meg.

(5) A (4) bekezdésben foglaltaktól eltérő helyen dolgozókra, ha ezt a munkavégzés indokolja, a (3) bekezdésben foglaltaktól eltérő munkaidő-beosztást határozhat meg a munkáltatói jogkört gyakorló vezető.

3. § (1) A munkáltatói jogkört gyakorló vezető a dolgozó indokolt kérelmére tekintettel (pl. egészségi állapot, közlekedési okok, családi okok) az általánostól eltérő munkaidő-beosztást engedélyezhet.

(2) Eltérő munkaidő-beosztás a kérelemben szereplő körülmény által indokolt időtartamra, de legfeljebb az adott év végéig engedélyezhető, további indokoltság esetén az engedély – ismételten benyújtott kérelemre – újra megadható.

(3) Az eltérő munkaidő-beosztás engedélyezéséről, a feltételek módosításáról, illetve az engedély esetleges visszavonásáról a munkáltatói jogkört gyakorló vezető írásban értesíti a Humánpolitikai Önálló Osztályt (a továbbiakban: HÖO).

4. § (1) A dolgozó köteles az általános, illetve a részére engedélyezett (a továbbiakban együtt: rá irányadó) munkaidő-beosztást betartani.

(2) Amennyiben a dolgozó a rá irányadó munkaidő kezdetekor rendkívüli ok (pl. betegség, elháríthatatlan külső ok) miatt a Hivatalban megjelenni nem tud, köteles a távolmaradás tényét és okát telefonon vagy más alkalmas módon a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőnél vagy annak titkárságán haladéktalanul jelezni.

(3) A munkaidő alatti távolléthez vagy a munkaidő befejezését megelőző távozáshoz a közvetlen vezető vagy a munkáltatói jogkört gyakorló vezető előzetes engedélye szükséges.

(4) A munkaidőre vonatkozó szabályok megszegése – az eset súlyához és körülményeihez igazodóan – az eltérő munkaidő-beosztásra vonatkozó engedély visszavonásával, illetve a dolgozó felelősségre vonásával járhat.

5. § (1) A dolgozók be- és kilépésének, benntartózkodásának és munkaidő-nyilvántartásának dokumentálása a Hivatal elnökének döntése alapján, a hivatali kártyás beléptető rendszer (a továbbiakban: beléptető rendszer) és jelenléti ív segítségével történik.

(2) Az (1) bekezdés szerinti rendszer és dokumentálás hivatali részletszabályait külön utasítás tartalmazza.

6. § (1) A dolgozók és a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalói munkanapokon reggel 7 órától este 20 óráig tartózkodhatnak külön engedély nélkül a Hivatal épületeiben.

(2) Az (1) bekezdésben írt időponton kívül, illetve hétvégén vagy munkaszüneti napon a dolgozók csak a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjük, az Elnökségi Kabinet tagjai csak az Elnökségi Kabinet vezetője, a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalói a HIPAvilon Nonprofit Kft. ügyvezető igazgatója vagy iparjogvédelmi igazgatója előzetes, a Létesítménygazdálkodási Osztály (a továbbiakban: LGO) vezetője részére megküldött írásbeli engedélye alapján tartózkodhatnak a Hivatal épületeiben.

(3) Az engedélyt a benntartózkodást megelőzően, munkaidőben kell az LGO vezetője útján a portaszolgálat részére leadni.

(4) A (2) és a (3) bekezdésben foglaltaktól eltérően a Gazdálkodási és Informatikai Főosztály (a továbbiakban: GIF) vezetője által az LGO vezetőjének átadott listán feltüntetett munkakört betöltő személyek az (1) bekezdésben meghatározott időszakon kívül külön engedély nélkül is jogosultak a Hivatal irodahelyiségeiben tartózkodni, illetve a Hivatalba belépni.

7. § A Hivatal épületeibe történő belépésre jogosító kártyák a következők:

8. § (1) Állandó belépésre jogosító arcképes belépőkártyával a Hivatal dolgozói, valamint a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalói rendelkeznek.

(2) Az állandó belépésre jogosító kártya a védett, illetve az egyes főosztályok által külön funkcióra – pl. irattárolásra, nyomtatók, egyéb technikai eszközök elhelyezésére stb. – használt helyiségek (a továbbiakban: főosztály által felügyelt helyiségek) kivételével a Hivatal valamennyi épületébe és szintjére érvényes. A védett, illetve a főosztályok által felügyelt helyiségekről az LGO külön nyilvántartást vezet.

(3) A munkáltatói jogkört gyakorló vezető kérésére az adott terület felett felügyeletet ellátó főosztály vezetőjének az LGO vezetője részére írásban megküldött engedélyében foglaltaknak megfelelően az állandó belépésre jogosító kártya az érintett dolgozó számára a védett, illetve felügyelt belépési pontokon vagy azok meghatározott csoportján való belépést is lehetővé teszi.

(4) Amennyiben a Hivatal dolgozója vagy a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalója az állandó belépésre jogosító kártyáját bármely okból nem tudja használni, a 9. § szerinti belépőkártyát kap.

9. § (1) Ideiglenes belépésre jogosító arckép nélküli belépőkártya kerül kiadásra az 1. § (1) bekezdés b) pontja szerinti külsős személyeknek és az 1. § (1) bekezdés c) pontja szerinti portaszolgálat tagjainak.

(2) Az ideiglenes belépésre jogosító kártya többszöri belépésre szolgál, az a külsős személy által ellátott feladatokhoz igazítottan kerül megszemélyesítésre, amelynek megfelelően meghatározott szintre (szintekre) érvényes, illetve szükség esetén – a külön meghatározott védett, illetve felügyelt belépési pontok kivételével – a Hivatal valamennyi épületébe és szintjére érvényes.

(3) A külsős személlyel kapcsolatban álló főosztály vezetőjének írásbeli kérelmére az adott helyiség vagy terület felett felügyeletet ellátó főosztály vezetőjének az LGO vezetője részére írásban megküldött engedélyre tekintettel a külsős személynek olyan ideiglenes kártya is kiadható, amelyik meghatározott időre, de legfeljebb az adott naptári év utolsó napjáig lehetővé teszi a külsős személynek egyes védett, illetve felügyelt belépési pontokon vagy azok meghatározott csoportján való belépést is.

(4) Amennyiben a külsős személy az ideiglenes belépésre jogosító kártyáját bármely okból nem tudja használni, a 10. § szerinti belépőkártyát kap.

10. § (1) Napi belépésre jogosító fénykép nélküli kártya kerül kiadásra az 1. § (1) bekezdés d) pontja szerinti vendégeknek (a továbbiakban: vendégkártya).

(2) A vendégkártya a Hivatal épületeiben meghatározott szintre vagy szintekre érvényes.

11. § (1) A kártyák beszerzéséről az LGO vezetője gondoskodik.

(2) Az arcképes belépőkártyák kiadásához 1 db színes fénykép papír alapon vagy elektronikus formában az LGO részére történő megküldése és annak a szervezeti egységnek vagy a HIPAvilon Nonprofit Kft.-nek a megjelölése szükséges, ahol a dolgozó vagy a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalója foglalkoztatása történik.

(3) Az arcképes kártyákat a dolgozók és a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalói az LGO helyiségében – a nyilvántartás egyidejű aláírásával – veszik át, és azt a jogviszonyuk fennállásának időtartama alatt a Hivatal épületeiben való tartózkodásuk idején jogosultak és kötelesek maguknál tartani, illetve rendeltetésszerűen használni.

12. § (1) A kiadott állandó és ideiglenes belépést lehetővé tevő belépőkártyákról és érvényességi területükről, valamint az érvénytelenített kártyákról és az érvénytelenítés okáról az LGO ezzel megbízott dolgozója vezet nyilvántartást.

(2) A nyilvántartásban található adatok körére és kezelésükre jogszabályban és külön belső utasításban foglaltak az irányadók.

13. § A napi belépést lehetővé tevő vendégkártya kiadásához szükséges személyes adatok, illetve a kártya működéséhez köthető adatok számítógépes tárolása időleges, azok kezelésének szabályait a jogszabályok és külön belső utasítás tartalmazza.

14. § A 12. és a 13. §-ban írt adatok törlésére a rendszer által automatikusan kerül sor. A rendszer megfelelő működését, illetve a rögzített adatok megsemmisítésének megtörténtét a Hivatal információbiztonsági vezetője vagy az általa kijelölt személy rendszeresen ellenőrzi, az ellenőrzés tényét és annak megállapításait írásban rögzíti.

15. § (1) A Hivatal épületeinek és folyosóinak bejáratai a beléptető rendszer részét képező elektronikus érzékelőkkel vannak ellátva. A Hivatal épületeibe, illetőleg a folyosókra kizárólag ezek rendeltetésszerű használatával lehet bejutni. A benntartózkodók kötelesek a Hivatal épületeiben történő mozgásuk során a beléptető rendszert a belépőkártyákkal rendeltetésszerűen használni még abban az esetben is, amennyiben a belépő ponton egyszerre többen haladnak át.

(2) Tilos az elektronikus érzékelőkkel ellátott ajtókat kitámasztani vagy az automatikus záródásukat más módon akadályozni. Ha az ajtók kitámasztását vagy a rögzített szárnyuk kinyitását a munkavégzés jellege (pl. iratok, anyagok szállítása, nagy forgalmú rendezvény) vagy más körülmény ideiglenesen indokolttá teszi, az ajtókat a munkavégzés befejezése vagy az adott körülmény megszűnése után haladéktalanul be kell zárni.

(3) Ha az elektronikus érzékelőkkel ellátott ajtók nem záródnak, vagy bezárásuk bármilyen okból nem lehetséges, továbbá ha az elektronikus érzékelők nem működnek, a hibáról az LGO-t haladéktalanul értesíteni kell.

(4) Tilos a belépőkártyát kölcsönadni vagy más személy részére hozzáférhetővé tenni.

(5) A kártya megrongálódását vagy elvesztését az LGO-nak haladéktalanul írásban be kell jelenteni, megjelölve az elvesztés vagy megrongálódás időpontját, helyét és körülményeit. A megrongálódott vagy elvesztett kártyát az LGO érvényteleníti, majd gondoskodik új arcképes belépőkártya kiadásáról.

(6) A kormányzati szolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnésekor a dolgozó, illetve a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalója az utolsó munkában töltött napon köteles az arcképes belépőkártyát az LGO kijelölt munkatársának leadni.

16. § (1) Az irodák és egyéb helyiségek kulcsait a portaszolgálat a biztonsági szabályoknak megfelelően őrzi, és

(2) A kulcsok átadásával és visszavételével összefüggő adatok – beleértve az azokat felvevő, illetve visszaadó személy belépőkártyájának adatait is – rögzítése elektronikus úton történik.

(3) Amennyiben a (2) bekezdésben írt elektronikus adatrögzítés nem lehetséges, a portaszolgálat a kulcsok átadásának és visszavételének időpontját írásban rögzíti, amelyet az érintett személy aláírásával igazol.

(4) A kulcsok kiadásának, visszavételének, tárolásának a portaszolgálat tagjaira kötelező szabályait a hatályos őrutasítás tartalmazza.

17. § (1) A kettőnél több személy által használt helyiségek ajtajánál kártyaolvasók biztosítják, hogy kártyája használatával csak az arra jogosultak léphessenek be a helyiségbe. Más személy csak kopogást követően, a benn tartózkodók közreműködésével léphet az adott helyiségbe.

(2) A kártyaolvasóval felszerelt helyiségekbe való belépési jogosultsággal rendelkezők névsorát az adott helyiség felett felügyelettel rendelkező főosztályvezető határozza meg, amelyet írásban küld meg az LGO vezetőjének.

(3) Amennyiben a kártyaolvasóval felszerelt helyiségekbe belépési jogosultsággal rendelkező dolgozó vagy a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalója az állandó belépésre jogosító kártyáját bármely okból használni nem tudja, négy főnél több személy által használt helyiségnél átmeneti időre érvényes, ideiglenes belépésre jogosító kártyát kap az LGO vezetője által kijelölt dolgozótól, egyéb esetben a helyiség ideiglenesen kulccsal használható.

18. § (1) A portaszolgálat tagjai a Hivatalban történő munkavégzésük kezdetekor – a nyilvántartás egyidejű aláírásával – többszöri belépésre jogosító, arckép nélküli ideiglenes belépésre jogosító kártyát kapnak az LGO erre kijelölt munkatársától.

(2) A kártya a Hivatal valamennyi épületében és helyiségében érvényes.

(3) A portaszolgálat tagjainak kártyájára a 11. § (3) bekezdésében és a 15. §-ban foglaltak értelemszerűen alkalmazandók azzal, hogy a kártyát az utolsó, Hivatalban töltött munkanapon az LGO részére le kell adni.

19. § A külsős személyek ideiglenes belépésre jogosító kártyáira és azok használatára a 6. §-ban, a 11. § (3) bekezdésében, valamint a 15. §-ban foglaltakat kell értelemszerűen alkalmazni azzal, hogy az illetékes főosztályvezető eltérő rendelkezése hiányában a kártyát az utolsó, Hivatalban töltött munkanapon kell az LGO részére leadni.

20. § (1) A vendégek napi beléptetésre alkalmas vendégkártyát kapnak a portaszolgálattól a Hivatal épületeibe történő belépéskor.

(2) A vendégkártya kiadásakor a portaszolgálat számítógépes úton rögzíti a belépni szándékozó személy nevét az érintett nevét és fényképét is tartalmazó közokiratának felmutatását követően, valamint annak a dolgozónak a nevét, akihez érkezett.

(3) A székházba ügyfélfogadási időben érkező személy részére a portaszolgálat olyan vendégkártyát ad ki, amely az ügy tárgya szerint illetékes szervezeti egység területére történő belépést teszi lehetővé.

(4) Ügyfélfogadási időn kívül

(5) A belépés és a benntartózkodás időtartama alatt a vendégkártyát a portaszolgálat tájékoztatása alapján kell használni. Távozáskor a vendégkártyát a kilépőpontnál, a kártyaolvasó oszlopának tetején kialakított kártyanyelőbe kell dobni.

(6) Az Ügyfélszolgálatra és a Frecskay János Szakkönyvtárba érkező vendégek kivételével a dolgozók és a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalói kötelesek a hozzájuk érkező vendégek Hivatalon belüli állandó kísérésére.

21. § (1) A 20. §-ban foglaltakkal ellentétben az Elnökségi Titkárság, az Innovációs Főosztály vagy a Jogi és Nemzetközi Főosztály előzetes bejelentése alapján érkező vendégek belépését a portaszolgálat a személyazonosság vizsgálata nélkül biztosítja. Fogadásukat és a székházon belüli kísérésüket az arra kijelölt személyek látják el.

(2) A székházban tartandó rendezvényekről a rendezvény szervezéséért felelős szervezeti egységnek legkésőbb a rendezvény előtt öt nappal tájékoztatnia kell az LGO vezetőjét, megadva a rendezvény tervezett kezdő és befejező időpontját, színhelyét, a meghívott személyek számát – és amennyiben ez szükséges – a meghívott vendégek és a sajtó képviselőinek nevét (a továbbiakban: regisztrációs lista), továbbá a szervezésért felelős személyt és szervezeti egységet.

(3) Az olyan rendezvények esetében, amelyekre a meghívottakról előzetesen készül regisztrációs lista – a rendezvény szervezéséért felelős főosztályvezető erre irányuló döntése alapján – az érintett főosztály dolgozói, illetve a külön felkértek (e szakaszban a továbbiakban együtt: főosztály dolgozói) a Hivatal aulájában fogadják a meghívottakat, akiket a portaszolgálat a személyazonosság vizsgálata nélkül, az érintett főosztály dolgozói által végzett regisztráció alapján, illetve a rendezvényre szóló kitűző átadását követően léptet be. A meghívottak a kitűzőt a rendezvény ideje alatt kötelesek viselni, amely követelményre a főosztály dolgozói kötelesek a meghívottak figyelmét felhívni. A meghívottaknak a Hivatal épületeiben való kísérését a főosztály dolgozói végzik, azért a főosztály vezetője a felelős. Az érintett főosztályvezető kérésére az LGO a rendezvény idejére megemelt létszámú portaszolgálatot biztosít.

(4) Amennyiben az érintett főosztályvezető nem él a (3) bekezdésben írt lehetőséggel, az ötven főnél kisebb létszámú rendezvény esetében a portaszolgálat a (2) bekezdésben meghatározott regisztrációs listán feltüntetett vendégeket fényképes közokirat felmutatását követően vendégkártya biztosítása mellett lépteti be. A rendezvényre érkező vendégek fogadását és szükség esetén kísérését a rendezvényért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt személyek végzik.

(5) Amennyiben az érintett főosztályvezető nem él a (3) bekezdésben írt lehetőséggel, az ötven főnél nagyobb létszámú rendezvény esetében a portaszolgálat a (2) bekezdésben meghatározott regisztrációs listán feltüntetett vendégeket fényképes közokirat felmutatását követően vendégkártya biztosítása nélkül lépteti be. A rendezvény biztosításához az LGO a szervező által meghatározott, megemelt létszámú portaszolgálatot biztosít.

(6) Amennyiben a rendezvény jellege vagy más ok miatt az azon részt vevő személyekről nem készül előzetesen regisztrációs lista, a vendégek beléptetését az LGO a (4) és az (5) bekezdésben írtaknak megfelelően végzi.

22. § (1) A Hivatal épületeibe belépő és onnan távozó, valamint a biztonsági szempontból kiemelt fontosságú helyeken tartózkodó minden személyről – időpontot is tartalmazó – videofelvétel készül. A videofelvételek felhasználás hiányában történő megsemmisítésére jogszabályban és külön belső utasításban foglaltaknak megfelelő időpontban, a rendszer által automatikusan kerül sor.

(2) A rendszer megfelelő működését és a korábbi felvételek megsemmisítésének tényét a Hivatal információbiztonsági vezetője vagy az általa kijelölt személy rendszeresen ellenőrzi, az ellenőrzés megtörténtét és annak megállapításait írásban rögzíti.

(3) A felvétel készítésére vonatkozó figyelmeztető táblát jól látható helyen úgy kell elhelyezni, hogy az az adott területre történő belépést megelőzően is észlelhető legyen.

(4) Azokban a helyiségekben, amelyekben a jelen lévő személyekről felvételek készülnek, a figyelmeztető táblát és a kamerát jól látható helyen kell elhelyezni.

23. § (1) A Hivatal épületeiben csak az erre kijelölt dohányzóhelyeken szabad dohányozni. A dohányzóhelyeket a „dohányzásra kijelölt hely” feliratú táblák jelölik.

(2) A dohányzóhelyeken csak a tűzvédelmi előírások betartásával lehet dohányozni. A dohányzóhelyek kijelöléséről – a GIF javaslata alapján – a gazdasági főigazgató dönt. A dohányzóhelyeket jelölő táblák kihelyezése az LGO feladata.

24. § (1) A dohányzásra vonatkozó szabályok betartása minden, a Hivatal épületeiben tartózkodó személy részére kötelező.

(2) A dohányzásra vonatkozó szabályok betartásáról a dolgozók és a HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalói vonatkozásában a közvetlen vezető, illetve a munkáltatói jogkört gyakorló vezető egyaránt köteles gondoskodni.

(3) A dohányzásra vonatkozó szabályok betartásáról a vendégek tekintetében az a dolgozó, illetve HIPAvilon Nonprofit Kft. munkavállalója köteles gondoskodni, akihez a vendég ügyintézésre vagy más okból érkezik.

(4) A dohányzásra vonatkozó szabályok betartatásáról külsős személyek esetén azon szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni, amelyik a külsős személyekkel kapcsolatot tart.

(5) A dohányzásra vonatkozó szabályok betartására és betartatására – szabálytalanság észlelése esetén – a Hivatal minden dolgozója, illetve a HIPAvilon Nonprofit Kft. minden munkavállalója köteles felhívni a szabályok ellen vétő figyelmét. Amennyiben az LGO vezetője tudomására ismételt szabálysértés jut, köteles arról a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőt, külsős személy és vendég esetén a (3)–(4) bekezdésben írt szervezeti egység vezetőjét írásban tájékoztatni.

25. § (1) Az LGO vezetője

(2) Az oktatás megtörténtét és az abban foglaltak tudomásulvételét az oktatásban részesülőnek aláírással kell igazolnia.

(3) A tűz- és munkavédelem további szabályait külön elnöki utasítások szabályozzák.

26. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

(3) Az utasítás hatálybalépését követő hatvan napon belül az LGO vezetője köteles felülvizsgálni az 1. § (1) bekezdésének a)–d) pontjában meghatározott személyek nevén lévő kártyákat és az azokhoz kapcsolódó jogosultságokat, továbbá szükség esetén a jogosultságok módosítását kezdeményezni.

(4) Felhatalmazást kap a gazdasági főigazgató, hogy

(5) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról az LGO vezetője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább háromévente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.