17/2015. (XI. 12.) FM utasítás

1. § (1) Ezen utasítás alkalmazásában a Twinning ikerintézmény-fejlesztési projekt (a továbbiakban: projekt) az Európai Unió által támogatott olyan ikerintézményi projekt, amely a Twinning intézményfejlesztési eszközön keresztül valósul meg, és célja az intézmény- és jogrendszer fejlesztése, az uniós joganyag átültetése, a gazdasági és politikai kapcsolatok erősítése a tagjelölt, potenciális tagjelölt, valamint a szomszédsági partnerországokban.

(2) Ezen utasításban foglalt rendelkezéseket az ikerintézményi program fejlesztési tevékenységének ellátásáról és a projektjei lebonyolításának szabályairól, valamint a projektekben résztvevő szakértőkre vonatkozó szabályokról szóló 311/2012. (XI. 7.) Korm. rendelettel (a továbbiakban: Korm. rendelet) összhangban kell értelmezni.

2. § A projektek lebonyolítása

3. § (1) A pályázati szakaszban a projektek kapcsán az agrárgazdasági és környezetügyi szakértői adatbázis elkészítése és karbantartása az ikerintézményi felelős feladata. A Földművelésügyi Minisztérium (a továbbiakban: FM) ikerintézményi felelőse az EU és FAO Ügyek Főosztálya FAO Ügyek és Fejlesztési Projektek Osztályának vezetője.

(2) Az FM és háttérintézményei kompetenciájába tartozó valamennyi projekt esetében az összehangolt kommunikáció, valamint a magyar hatóságok egységes megjelenése és fellépése érdekében az ikerintézményi felelős tartja a kapcsolatot az egyéb hazai és EU-s intézményekkel.

(3)¹ A projektmenedzsmentet és a szakmai felügyeletet az ikerintézményi felelős, míg a pénzügyi lebonyolítást és az utazásszervezést a Herman Ottó Intézet Nonprofit Kft. (a továbbiakban: Intézet) végzi, az FM-mel kötött keretmegállapodás alapján.

(4) A Nemzeti Twinning Ikerintézményi Koordinátortól érkezett Twinning ikerintézményi pályázati felhívás alapján az ikerintézményi felelős a kiírás megküldésével megkeresi a szakmailag illetékes FM szervezeti egységeit és a földművelésügyi miniszter által irányított, felügyelt háttérintézményeket (a továbbiakban: háttérintézmény).

(5) Az ikerintézményi felelős az FM szakmailag érintett szervezeti egységeinek és háttérintézményeinek észrevételeit figyelembe véve elkészíti javaslatát a pályázattal kapcsolatban az alábbi tartalommal:

(6) Az (5) bekezdés szerinti javaslatot a nemzetközi kapcsolatokért felelős helyettes államtitkár hagyja jóvá.

(7) Amennyiben a pályázatot az FM önállóan vagy konzorciumi vezető partnerként nyújtja be, az ikerintézményi felelős mint felelős adminisztratív lebonyolító és összefogó a szakmai tartalomért felelős szervezeti egységgel és háttérintézménnyel elkészíti a pályázati anyagot, és benyújtja a Nemzeti Twinning Ikerintézményi Koordinátornak a kedvezményezett országban működő EU képviseletre történő továbbítás céljából.

(8) Amennyiben az FM junior partnerként vesz részt a pályázatban, annak elkészítését a vezető partner irányítja. Az ikerintézményi felelős a szakmai tartalomért felelős szervezeti egységgel és intézménnyel részt vesz a pályázat elkészítésében.

(9) A kedvezményezett országba történő személyes, szóbeli meghallgatásra való kiutazást az ikerintézményi felelős készíti elő és szervezi meg a pályázatban érintett szervezeti egységekkel és háttérintézményekkel együttműködve. A személyes, szóbeli meghallgatáson a projektvezető-jelölt és a hosszú távú ikerintézményi szakértő részvétele kötelező.

4. § (1)² Nyertes pályázat esetén az ikerintézményi felelős a szakfőosztályokkal és háttérintézményekkel, valamint az Intézettel közösen elkészíti a Korm. rendelet 4. § (2) bekezdésében foglaltak alapján a projekt megvalósításának megkezdéséhez szükséges következő szerződéseket:

(2) Az ikerintézményi felelős az ikerintézményi szerződés végleges változatának kialakításával kapcsolatban folyamatos kapcsolatot tart a kedvezményezett intézménnyel mint a másik szerződő féllel. Az ikerintézményi felelős a szerződéstervezetet felülvizsgálatra elküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére. Az ikerintézményi szerződés aláírója az FM részéről minden esetben a közigazgatási államtitkár.

(3) Amennyiben az FM egy másik tagországgal közösen (konzorciumban) kíván részt venni a programban, akkor az együttműködés technikai és pénzügyi feltételeit rögzítő konzorciumi egyezményt az ikerintézményi felelős készíti elő. Az ikerintézményi felelős a szerződéstervezetet felülvizsgálatra elküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére. A szerződés aláírója az FM részéről a közigazgatási államtitkár.

(4) Amennyiben a projekt megvalósításában háttérintézmények is részt vesznek, az ikerintézményi felelős előkészíti az együttműködés technikai és pénzügyi feltételeit rögzítő szerződést. Az ikerintézményi felelős a szerződéstervezetet felülvizsgálatra elküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére. A szerződés aláírója az FM részéről az ikerintézményi felelős főosztályvezetője.

5. § (1) A projektkivitelezési szakaszban a projekttevékenység kezdetekor az FM – amennyiben önállóan vagy vezető partnerként valósítja meg a projektet – elkészíti az előleg lehívásához szükséges bizonylatokat, amelyek címzettje a kedvezményezett ország EU képviselete.

(2)³ A projekt előlege, illetve a negyedéves konzorciumi elszámolások összege az Intézetnél erre a célra nyitott devizaszámlán, euróban jelenik meg.

(3)⁴ A számla forgalmához kapcsolódó, az ikerintézményi felelős által igazolt pénzügyi bizonylatokat és elszámolásokat az Intézet elkülönítetten kezeli.

(4) Az ikerintézményi felelős a szakértői kiküldetéseket megelőzően megköti a megbízási szerződést a projektben részt vevő rövid távú ikerintézményi szakértőkkel.

(5)⁵ A szakértői kiutazásokkal kapcsolatos utazásszervezési és pénzügyi feladatokat – napidíj kifizetését, repülőjegy-rendelést, szakértőidíj-kifizetést, dologi számlák kifizetését – az Intézet látja el, amely a napidíj-kifizetéseket készpénzben vagy átutalással euróban, a szakértői díj kifizetéseket pedig átutalással forintban teljesíti.

(6) A szakértő a kiküldetésre maga készül fel, a szakértői kiküldetésével kapcsolatos szakmai anyagokat maga készíti el.

(7) Amennyiben az FM vagy a háttérintézmények állományába tartozó munkatárs közvetlen megkeresés útján szakértői feladatot vállal más intézmény által megvalósított projektben, köteles erről az ikerintézményi felelőst tájékoztatni.

(8) A projekt végrehajtására vonatkozó hatályos Twinning Kézikönyvben foglaltak szerint külső cég végzi a projekt könyvvizsgálatát, megfelelőségi vizsgálatát és ellenőrzését. Ennek tárgyában az FM a céggel vállalkozási szerződést köt, a vállalkozási díjat az adott projekt költségvetése fedezi.

6. §⁶ (1) A projektzárási szakaszban az Európai Bizottság felé fennálló beszámolási kötelezettségeket önálló vagy konzorciumi projektvezetői megvalósítás esetén az ikerintézményi felelős a projektvezető, a hosszú távú ikerintézményi szakértő és az Intézet közreműködésével teljesíti.

(2) A záró beszámoló auditálását a könyvvizsgáló az Intézet székhelyén végzi el.

(3) Amennyiben az FM junior partnerként vesz részt a projekt megvalósításában, az (1)–(2) bekezdés szerinti feladatok ellátása a projektvezető tagállam feladata, ezért az FM a konzorciumi egyezménynek megfelelően számol el a vezető partner felé.

(4) A projektdokumentumok eredeti példányát a pénzügyi bizonylatok kivételével az ikerintézményi felelős gyűjti és a lezárást követően archiválja az FM irattárában. A pénzügyi bizonylatok archiválásáért az Intézet felelős.

(5) A záró beszámoló Európai Bizottság által történt elfogadása után az ikerintézményi felelős teljesíti a háttérintézményi szerződések, valamint az FM és az Intézet közötti Keretmegállapodás szerinti fennmaradó vagy még el nem számolt fizetési kötelezettségeit.

(6) Az Intézet a projekttel kapcsolatos költségekről negyedéves kimutatásokat készít, melyeket megküld az ikerintézményi felelős részére, aki annak elfogadását követően erről teljesítésigazolást állít ki az Intézet részére.

(7) Az Intézet – függetlenül attól, hogy az FM önállóan, konzorciumi vezető vagy junior partnerként valósítja meg a projektet – a projekttel kapcsolatos költségekről záró kimutatást készít, amelyet megküld az ikerintézményi felelős részére.

(8) A projektmanagement költség-maradvány a projekttel kapcsolatos kötelezettségek teljesítése után képződő, államháztartáson kívüli összeg, amelynek felhasználásakor a Twinning Kézikönyv alapján elsődleges szempont a további pályázatok benyújtásával kapcsolatosan várható költségek fedezete, amelyre az összeg 12%-a elkülönítésre kerül az úgynevezett Twinning Ügyviteli Alapba. Az ennek eredményeként még fennmaradó összeg felhasználásáról az ikerintézményi felelős feljegyzést készít, és jóváhagyásra felterjeszti a közigazgatási államtitkár részére. A feljegyzés jóváhagyását követően a maradványt és a Twinning Ügyviteli Alapot az Intézet az ikerintézményi felelős felügyeletével kezeli.

7. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)⁷