17/2015. (VII. 21.) NGM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya – a (2) bekezdésben foglaltak kivételével – kiterjed minden olyan, a Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) állami vezetői és a minisztériumban kormányzati szolgálati jogviszonyban, valamint munkaviszonyban álló személyek ideiglenes külföldi kiküldetésére, amely teljesítésének anyagi fedezetét részben vagy egészben a Nemzetgazdasági Minisztérium Igazgatása költségvetése biztosítja.

(2) Az állami vezetőt, kabinetfőnököt külföldi tartózkodása idejére megillető juttatásokat az állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételeiről szóló 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendelet szabályozza.

(3) Ezen utasítás alkalmazásában

2. § (1) A nemzetközi feladatok összehangolása érdekében a miniszter, a közigazgatási államtitkár és az államtitkárok (a továbbiakban együtt: vezetők) az általuk irányított szervezeti egység éves szintű utazási programjairól – a Protokoll Osztály vezetője által meghatározott módon – január 15-ig részletes tervet készítenek, amelyet az Utaztatás részére az utaztatas@ngm.gov.hu címre elektronikus úton megküldenek.

(2) Az Utaztatás az éves előzetes utazási programterveket összegyűjti, és megküldi január 20-ig az Intézményi Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IGF) részére. Az IGF a megküldött összeállítás alapján február 10-ig jóváhagyásra felterjeszti az utazási programtervet a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a Közigazgatási Államtitkárságnak.

(3) Az ideiglenes külföldi kiküldetésekre fordítható összesített kiadási előirányzatokat az IGF az NGM Igazgatása elemi költségvetésének összeállítása során állapítja meg, figyelembe véve a (2) bekezdés szerinti javaslatot.

(4) A minisztérium egyes szervezeti egységeinek utazási kereteire vonatkozóan az IGF tesz javaslatot, amelyet a közigazgatási államtitkár hagy jóvá.

(5) A jóváhagyott utazási programterv alapján az IGF gondoskodik a felosztott kiküldetési kereteknek a pénzügyi és számviteli integrált rendszer „Külföldi kiküldetés” moduljában történő rögzítéséről és az egyes szervezeti egységek utaztatási kereteinek elkülönítéséről.

(6) Az IGF a következő elkülönített utaztatási költségkereteket koordinálja:

(7) A közigazgatási államtitkári költségkeret és az államtitkári költségkeretek tartalmazzák a Közigazgatási Államtitkárság, illetve az adott államtitkárság szakmai felügyelete alá tartozó helyettes államtitkárságok és szakmai főosztályok utaztatási költségeit is. A miniszteri keret tartalmazza a kabinetfőnök és a miniszteri kabinet munkatársainak utaztatási költségeit is.

(8) A felosztott kiküldetési keretek felhasználásáról az IGF nyilvántartást vezet, és minden negyedévet követő hónap 15-ig tájékoztatást ad a keretekkel rendelkező vezetők részére a felhasználás mértékéről.

(9) Az utazási keret biztonságosabb tervezhetősége érdekében minden év elején az NGM Igazgatása költségvetésében rendelkezésre álló teljes évi keretösszeg 80%-a osztható fel a minisztérium szervezeti egységei között, a fennmaradó 20%-os mértékű keret tartalékot képez. Az adott évi teljesítési adatok ismeretében minden év július 31-ig a tartalékkeret fele, míg a szeptember 30-i teljesítési adatok ismeretében a fennmaradó keret felosztására kerülhet sor.

(10) A vezetők az utazási programtervet kizárólag indokolt esetben módosíthatják a kiutazási programok változásának követése, illetve az utazási programterv aktualitásának biztosítása érdekében. A módosításra a közigazgatási államtitkár engedélyével a korábban jóváhagyott keretösszegen belül tervezett, de elmaradt kiutazások terhére kerülhet sor.

3. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése az 1. melléklet szerinti tartalmú útindító feljegyzés nyomtatvány és a 2. melléklet szerinti tartalmú ideiglenes külföldi kiküldetési engedély nyomtatvány (az 1. és a 2. melléklet a továbbiakban együtt: kiküldetési engedély) kitöltésével és aláírásával történik, amelyet minden esetben iktatószámmal kell ellátni.

(2) A kitöltött kiküldetési engedélyt elektronikusan meg kell küldeni az Utaztatás részére. Az útindító feljegyzésben szereplő adatok alapján kérésre az Utaztatás előkalkulációt végez az utazás tervezett költségeire vonatkozóan. A valutában felmerülő költségeket valutában és a nyomtatvány kitöltésekor érvényes MNB napi középárfolyammal számítva forintban is meg kell adni.

(3) A kitöltött a kiküldetési engedélyt az Utaztatás vezetője vagy akadályoztatása esetén az Utaztatás vezetője által felhatalmazott munkatárs láttamozza, és a költségkalkulációval módosított engedélyt megküldi az IGF részére pénzügyi ellenjegyzés céljából. Az IGF ellenőrzi, és szükség esetén módosítja az útindító feljegyzésben szereplő költségkalkulációt.

(4) Repülő-, illetve vonatjegyfoglalást kizárólag az Utaztatás végezhet, ez alól kivételek kizárólag a nemzetközi szervezetek, külföldi társminisztériumok meghívásával és finanszírozásával zajló utazások, valamint vis maior, illetve a közlekedési és egyéb havária események miatt időben vagy utazási útvonalban módosuló utazások lehetnek. Azon repülővel, illetve vonattal történő utazások esetében, ahol a repülő-, illetve vonatjegy megrendelése költségmentesen törölhető, vagy visszatérítésére van lehetőség, az Utaztatás előzetesen megrendeli a repülő-, illetve vonatjegyet.

(5) Az utazási programtervben szereplő ideiglenes külföldi kiküldetéseket a kiutazást elrendelő helyettes államtitkár kezdeményezésére, akadályoztatása esetén a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár, a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett – a (6) bekezdésben meghatározottak kivételével – a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár, akadályoztatása esetén a helyettesítését ellátó vezető engedélyezi. Egyetértő a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása esetén a Fejezeti Költségvetési Főosztály vezetője. Pénzügyi ellenjegyző az IGF vezetője, akadályoztatása esetén a minisztérium kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatában meghatározottak szerint a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére kijelöltek jogosultak. A kiutazás elrendelője az ideiglenes kiküldetési engedély aláírásával igazolja az adott külföldi kiküldetésnek az utazási programtervben való szereplését, továbbá szakmai célszerűségét és indokoltságát.

(6) Az ideiglenes külföldi kiküldetést

(7) Az éves utazási programterv jóváhagyásáig az elrendelt kiküldetéseket minden esetben a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével és az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett.

(8) Az éves utazási programtervben nem szereplő, az utazási költségvetésbe be nem tervezett kereten felüli utazást a kiküldetési engedély „Egyéb, indokolás” rovatában kötelező jelleggel fel kell tüntetni, és rövid indokolással alá kell támasztani annak szükségességét.

(9) Az utazási programtervben nem szereplő kiküldetéseket – a (6) bekezdésben, illetve az Európai Unió és intézményei által térített utazások, továbbá a meg nem valósuló kiküldetések terhére indított utak kivételével – minden esetben a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével és az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett.

(10) Konferenciára, workshopra, egyéb rendezvényre szóló – ide nem értve az Európai Unió, illetve OECD által kezdeményezett – külföldről érkező meghívások elfogadására, a résztvevő jelölésére a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár javaslatára kizárólag a közigazgatási államtitkár előzetes jóváhagyásával kerülhet sor, amely feltétele az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezésének.

(11) Az engedélyező által aláírt kiküldetési engedélyt – a (12) bekezdésben foglaltak kivételével – legkésőbb az indulás napját megelőző naptári hét első munkanapján 12 óráig kell megküldeni az Utaztatás részére.

(12) Vízumköteles országokba való kiküldetéskor a kiküldetés esedékessége előtt legalább 15 munkanappal a kiküldött köteles az Utaztatásra eljuttatni a kiküldetési engedélyt, valamint a vízum beszerzéséhez szükséges dokumentumokat, ellenkező esetben az Utaztatás nem vállal felelősséget az utazás teljesüléséért. A vízuminformációkat az Utaztatás szerzi be a Külgazdasági és Külügyminisztériumtól (a továbbiakban: KKM).

(13) A kiküldetési engedélynek az Utaztatás részére időben történő benyújtása – különös figyelemmel a vízumkötelezett országokra –, valamint a kiküldetési engedélyhez szükséges jóváhagyások megszerzése a kiküldött feladata és kötelezettsége.

(14) Az elrendelt és jóváhagyott hivatalos külföldi kiutazás megszervezését – a szolgálati és a diplomata-útlevél beszerzését, a szükséges vízum, illetve az utazási jegy beszerzését, az utazási biztosítás intézését és azok átadását – kizárólag az Utaztatás végezheti. Az utazási jegyet és az utazási biztosítást – kivételes esetekben, az utazó kérésére – az Utaztatás elektronikus úton küldi meg a kiküldött részére.

(15) Az Utaztatás a jóváhagyott kiküldetési engedély és kalkuláció alapján az utazóra vonatkozó kalkulált költségeket rögzíti az integrált pénzügyi-számviteli rendszer „Külföldi kiküldetési moduljában”. A rögzítést követően az Utaztatás kiállítja, majd az utazás megkezdése előtt legalább egy munkanappal a kiküldött részére átadja a valutafelvételi bizonylatot.

(16) Az ideiglenes külföldi kiküldetések adatainak rögzítését az Utaztatás és az IGF együttesen végzi. Az Utaztatás a kiküldetési engedélyek alapján gondoskodik a kiküldetési adatok számítógépes rögzítéséről. Az IGF biztosítja a kiküldetések elszámolási adatainak rögzítését, az ellátmányok biztosítását, valamint a számviteli feladatok ellátását.

(17) Amennyiben a külföldi kiküldetés esetén az NGM Igazgatása költségvetésén kívül más költségviselő is felmerül, azt a kiküldetési engedélyen, a konkrét költségtípus meghatározásával (utazás, szállás, napidíj, egyéb) és a költségviselő megjelölésével szükséges jelezni.

(18) Ha a minisztérium az NGM Igazgatása költségvetése terhére kiküldöttnek nem minősülő más személy utaztatásának finanszírozását átvállalja, akkor az útindító feljegyzés „Egyéb, indoklás” pontja alatt meg kell indokolni e személy kiküldetésének szükségességét, amelyet a vezetőnek az elbírálás során figyelembe kell vennie.

(19) A külsős utazónak (2. mellékletben megjelölve) a 7. § (6) bekezdés b) pontja szerinti repülőjegy, illetve a 8. § (3) bekezdése szerinti egyéb rangú és beosztású kiküldöttekre vonatkozó szállodai keretösszeg biztosítható. Amennyiben külsős utazóra nem vonatkozik a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 43. § (1) bekezdése, akkor nem jogosult napidíjra. Az ettől való eltérés azonban kivételesen indokolt esetben a hatályos jogszabályok, nemzetközi kötelezettségvállalás, illetve a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kiküldetés esetén lehetséges. Ebben az esetben a napidíjelőleg a hatályos jogszabályok szerinti adó- és járulékfizetési kötelezettséggel csökkentetten kerül kifizetésre.

(20) A Duna Transznacionális Program Végrehajtásáért Felelős Főosztály (a továbbiakban: DTPVFF) kezelésében levő Duna Program működési költségvetésében meghatározott, utazási célra felhasználható éves pénzügyi keretet és annak esetleges évközi módosítását az Irányító Hatóság javaslatára a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. A DTPVFF munkatársainak kiküldetéseit a szervezeti egységet vezető főosztályvezető, a főosztályvezető kiutazásait a felettes helyettes államtitkár rendeli el és engedélyezi. A külföldi kiküldetésekre vonatkozó szabályozás egyéb pontjaiban jelen utasítás az irányadó.

4. § (1) Az Európai Unió Tanácsa (a továbbiakban: Tanács) üléseire kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt, az ülések kezdetén kiosztott „Participants” fejléccel ellátott dokumentum megfelelő kitöltésével igazolják.

(2) A részvétel igazolására, illetve a hivatalos utazás elszámolására a Tanács által küldött meghívó és napirend, a Tanács ülésén közreadott delegációs jelenléti lista fénymásolata, repülőjegy és beszállókártya szükséges.

(3) A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven – Magyarország esetében a KKM-en – keresztül biztosítja az (1) bekezdésben meghatározott szakértők költségeinek finanszírozását.

(4) A pénzügyi elszámolást az IGF a következők szerint végzi:

(5) Az Európai Unió által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátását az IGF a KKM által biztosított táblázat felhasználásával végzi.

(6) Az Európai Unió intézményei által nyújtott költségtérítést annak a szervezeti egységnek az utazási keretéhez számolja el az IGF, amelyiknek a munkatársa az adott költségtérítéses kiküldetésben részt vett. Az Európai Unió intézménye által előírt és a visszatérítendő költség visszatérítéséhez szükséges „Expert Identification Sheet” nyomtatvány aláírt és lepecsételt példányát – amennyiben rendelkezésére áll – az IGF a kiutazás előtt, az úti ellátmány felvételével együtt átadja a kiutazó részére.

(7) Az IGF folyamatosan figyelemmel kíséri a kiküldetések költségtérítéseinek megtérülését. Amennyiben az adott költségtérítés megtérülése elmarad az IGF – leghamarabb az utazást követő 4. hónappal – megteszi a szükséges intézkedéseket.

(8) A kiküldetési engedélyen a Tanács ülésének megfelelő kategóriáját, valamint a költségtérítés státusát meg kell jelölni.

5. § (1) A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezetére költségtérítés illeti meg.

(2) A kiküldöttet megillető költségtérítések a napidíj, a kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége, utazási biztosítás, szállásköltség, valamint a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal, illetve számlával igazolt összege.

6. § (1) A Korm. rendelet 43. § (2) bekezdése alapján az ideiglenes külföldi kiküldetést végző személy napidíja megkezdett naptári naponként 40 euró. A napidíj összege után az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személyt a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli.

(2) A kiküldöttet illető napidíj mértéke:

(3) Nem számolható el napidíj, ha a külföldi kiküldetésben töltött idő a négy órát nem éri el.

(4) A kiküldöttet megillető napidíj összegét bruttó összegben kell az kiutazás előtt a kiküldött részére készpénzben átadni.

(5) Az állami vezetők a Korm. rendelet szerinti napidíj összegről lemondhatnak.

(6) Az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartamát a kiküldetést elrendelő vezető (a továbbiakban: elrendelő) köteles úgy megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a kiutazásra a kiküldetési feladat kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor – amennyiben a repülőjárat nem indokolja –, ennek indokoltságát az útindító feljegyzés „Egyéb, indoklás” pontjában kell alátámasztani.

(7) A kiküldött személy napidíját megalapozó nap meghatározásánál a külföldi kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni.

(8) Az ideiglenes külföldi kiküldetés elszámolásának része a kiküldött által kitöltött 3. melléklet szerinti „Nyilatkozat a hivatalos külföldi kiküldetés napidíj elszámolásához”.

(9) Ha az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell.

7. § (1) A kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszköz meghatározása az ideiglenes külföldi kiküldetés elrendelőjének hatásköre.

(2) A kiküldetés során a kiküldöttnek a célszerűségre és költséghatékonyságra tekintettel kell eljárnia.

(3) Azonos szervezeti egységtől, azonos programra egynél több fő ideiglenes külföldi kiküldetésére csak különösen indokolt esetben kerülhet sor, amelyet az ideiglenes külföldi kiküldetés elrendelője a kiküldetési engedély nyomtatvány „Egyéb, indoklás” rovatában köteles megindokolni.

(4) Amennyiben a minisztérium részéről több fő vesz részt azonos programon, akkor a delegáció vezetőjeként a legmagasabb beosztásban lévő kiküldöttet kell tekinteni, az ő kiküldetési engedélyén kell feltüntetni a többi kiküldöttre vonatkozó adatokat is. Azonos beosztású kiküldöttek esetén az utazást elrendelő államtitkár dönt a delegáció vezetőjének személyéről.

(5) A (3) bekezdés előírásaitól való eltérés abban az esetben lehetséges, ha a programra történő hivatalos kiutazás költségét a meghívó fél megtéríti.

(6) Repülőgéppel történő kiutazás esetén

(7) A kiküldött kérésére a részére a (6) bekezdés a) és c) pontja szerint megállapított utazási osztálynál alacsonyabb utazási osztályú repülőjegy is biztosítható. Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében lehetőség van a (6) bekezdés b) és c) pontjában foglaltaktól való eltérésre.

(8) A minisztert és az államtitkárokat kísérő delegáció utazása esetén, ha a delegációvezető egyedül jogosult magasabb osztályú jegyre, akkor a delegáció vezetőjének döntése alapján, a közigazgatási államtitkár engedélyével a delegáció további tagjai részére is biztosítható magasabb osztályú repülőjegy.

(9) Vonattal történő utazás esetén az állami vezetők, a kabinetfőnök és a miniszteri biztos első osztályt vehet igénybe.

(10) Hivatali vagy saját gépkocsi használata Európán belüli utazás esetén engedélyezhető.

(11) A hivatali gépkocsi a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által meghatározott szabályozás alapján igényelhető az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdésének időpontja előtt legkésőbb hét munkanappal.

(12) Saját személygépkocsival történő utazás esetén a tulajdonost a hatályos jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjármű-használati költségtérítés illeti meg.

(13) A gépkocsi használatával összefüggő, valutában felmerülő várható költségre vonatkozó ellátmányt kiküldetési engedély nyomtatványon kell engedélyeztetni.

(14) A kiküldetéshez kapcsolódó számlák teljesítésigazolását a Protokoll Osztály vezetője által felhatalmazott munkatárs végzi, és a Forrás SQL rendszerben rögzíti.

8. § (1) A szállásfoglalás az Utaztatás feladata a (2) és (3) bekezdésben meghatározottak figyelembevételével.

(2) A kiküldött csak abban az esetben foglalhat szállást a maga részére, amennyiben a kiküldetési engedélyben az adott utazás – benne a szállás várható költségével és az egyéni foglalás tényével – a kiküldetést jóváhagyó vezető által jóváhagyásra került, és amikor lehetőség van díjmentesen lemondható szállásfoglalásra. A kiküldött a szállásfoglalással kapcsolatos szállodai visszaigazolást az utazás előtt köteles elektronikus úton megküldeni az Utaztatás részére.

(3) A költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő miniszter esetében legfeljebb 550 euró/éj, államtitkárok esetében legfeljebb 450 euró/éj, helyettes államtitkárok, kabinetfőnök esetében legfeljebb 300 euró/éj, a főosztályvezetők esetében legfeljebb 250 euró/éj, a főosztályvezető-helyettesek és az osztályvezetők esetében legfeljebb 200 euró/éj, az egyéb rangú és beosztású ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők esetében pedig legfeljebb 150 euró/éj összeghatárig terjedő szállásfoglalás hagyható jóvá. A felsorolt összeghatárok feletti szállásdíjat – külön indokolás alapján – az adott elrendelő hagyhatja jóvá.

(4) Amennyiben a hivatalos látogatásra induló delegáció vezetője a nemzetgazdasági miniszter, a delegáció külföldi hivatalos programjának könnyebb koordinálása érdekében törekedni kell arra, hogy a minisztérium delegációjának többi tagja is abban a szállodába kerüljön elhelyezésre, amelyben a miniszter. Amennyiben a szállodában, ahol a miniszter és a minisztérium delegációja elhelyezésre kerül, nem áll rendelkezésre megfelelő számú vagy megfelelő árral rendelkező szoba ahhoz, hogy a delegáció tagjai a (3) bekezdésben meghatározottnak megfelelő maximális árfekvésű szobába kerüljenek elhelyezésre, abban az esetben az összeghatároktól a delegáció tagjai esetében el lehet térni, azonban a részükre lefoglalt szállás költsége ebben az esetben sem haladhatja meg a 450 euró/éj/fő összeget.

(5) Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében a (3) bekezdésében részletezett összeghatároktól indokolás nélkül el lehet térni.

(6) A 11. § szerinti elszámolás során szükséges a szálloda által a Nemzetgazdasági Minisztérium, 1051 Budapest, József nádor tér 2–4. névre és címre (a továbbiakban: a minisztérium nevére és számlázási címére) kiállított, számviteli bizonylatnak megfelelő okmány csatolása.

9. § (1) A kiküldött költségeiből a munkavégzésével, a kiküldetés lebonyolításával összefüggő, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal, illetve számlával igazolt és az elrendelő által is igazolt költségeit számolhatja el.

(2) A kiküldöttnek büntetőjogi felelőssége tudatában az elszámoláshoz csatolt idegen nyelvű számlákra, bizonylatokra a szolgáltatás tartalmát magyar nyelven kézzel fel kell vezetni.

(3) A kiküldetés ideje alatt felmerülő reprezentációs költség, úgymint étel- és italszolgáltatás csak a kiküldetést jóváhagyó vezető előzetes engedélye alapján, különösen indokolt esetben utólagosan, a közigazgatási államtitkár vagy a miniszter jóváhagyásával számolható el.

(4) A bizonylattal, illetve számlával igazolt szobaár mellett mosatási és vasalási költség címén szállodai éjszakánként az egynapi szállásköltség 10%-át meg nem haladó, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt kiadás költsége 7 napon túli kiküldetés esetén számolható el.

(5) A kiküldetés során felmerülő hivatalos telefon-, fax-, internet- és egyéb kommunikációs költség az elrendelő igazolása alapján számolható el.

(6) A kiküldöttet külföldön az érkezésnél és az indulásnál megilleti az állomástól vagy repülőtértől a hivatalos program helyszínéig vagy a szállásig, illetve a hivatalos program helyszínétől vagy a szállástól az állomásig vagy repülőtérig, tömegközlekedési eszközzel megtett út számlával vagy számla hiányában a megőrzött menetjeggyel igazolt költsége.

(7) A magyarországi repülőtéri oda- és visszautazás költségeként Budapest közigazgatási határán belül a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt repülőtéri minibusz-szolgáltatás, legfeljebb 25 000 forintig terjedő taxiszolgáltatás-díj, illetve közösségi közlekedés során igénybe vett számlával igazolt menetjegy összege számolható el utólagosan. Az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzatról szóló 32/2012. (X. 27.) NGM utasításban szabályozott taxikártya reptéri transzferre nem vehető igénybe.

(8) Budapest közigazgatási határán kívül a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közreadott gépjármű-fogyasztási norma és üzemanyagár szerint számolt üzemanyagköltség, valamint a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) szerint az általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg – amely jelenleg 9 Ft/km – számolható el saját gépkocsi használat jogán. Az elszámoláshoz a 4. melléklet szerinti, a „Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez” nyomtatványt szükséges csatolni, az ettől való eltérés csak kivételesen indokolt esetben, az elrendelő külön engedélyével lehetséges.

(9) Saját gépkocsi repülőtéri parkolási díjának elszámolására csak a Budapest közigazgatási határán kívül lakó kiküldött esetében van lehetőség, ebben az esetben is legfeljebb 72 óra parkolási költsége számolható el utólag, a minisztérium nevére és számlázási címére szóló számla ellenében.

(10) Külföldön indokolt esetben, a (6) bekezdésben foglaltakon túlmenően igénybe vett helyi közlekedési eszköz költségeinek számlával igazolt összege az elrendelő írásban adott előzetes vagy utólagos engedélyével számolható el. Számla hiányában a megőrzött menetjeggyel, bizonylattal, amennyiben az alapján az utazás egyértelműen beazonosítható.

(11) A külföldi utazás lebonyolításához kapcsolódó vízumdíjat, vízumfotót a szolgálati útlevél díját, az utazáshoz kapcsolódó kötelező oltásokat és a személyi, poggyászbiztosítás költségét a minisztérium fedezi az adott keret terhére.

(12) A minisztérium költségvetése terhére – a (4) bekezdésben foglalt esetekben a mosatási díj meghatározott része kivételével – kiadásként nem számolható el lopás vagy bármilyen más bűncselekmény következtében a kiküldöttet ért anyagi kár ellenértéke, a kiküldött felróható magatartásából eredő anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti bírság és az egyéb hatósági büntetés költségei, valamint a szállodai szoba szolgáltatásainak költsége.

10. § (1) A kiküldött útielőleget a jóváhagyott külföldi kiküldetési engedély esetén is csak abban az esetben igényelhet, amennyiben eleget tett korábbi kiküldetése 11. § szerinti elszámolási kötelezettségének.

(2) Az elszámolási kötelezettség alól kivételt képez az az eset, amikor az előző kiküldetés visszaérkezési időpontjától az elrendelt utazás megkezdésének napjáig öt munkanapnál kevesebb idő telik el, vagy egyéb indok alapján azt a kiküldetést jóváhagyó vezető külön engedélyezi. Ez esetben a kiküldöttnek a második kiküldetés befejezését követő nyolc munkanapon belül kell elszámolnia mindkét kiküldetéssel.

(3) A külföldi kiküldetések elszámolását a minisztérium által használt pénzügyi-számviteli integrált rendszer „Külföldi kiküldetés” modulja követi nyomon.

(4) Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén a kiküldött az Szja tv. 72. § (1) bekezdésében számított kamatkedvezmény összege után az ott meghatározott mértékű személyi jövedelemadót, illetve az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény 3. § (1) bekezdés b) pont bb) alpontja alapján egészségügyi hozzájárulást köteles fizetni.

(5) A napidíj előleg bruttó összegét az utazás előtt kell a kiküldött részére készpénzben átadni, kivéve a 3. § (19) bekezdése szerinti esetben.

(6) A dologi kiadásokra (szállásköltségre, a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg euróban, amerikai dollárban vagy svájci frankban igényelhető. Amennyiben a célországban a felsorolt valutanemet nem fogadják el, úgy a valutaváltási költség bizonylat ellenében elszámolható.

(7) A kiküldetéshez kötődő bármilyen előzetes kifizetés kizárólag számla – vagy annak hiányában kivételesen indokolt esetben az adott kiküldetést jóváhagyó vezető engedélyével ellátott díjbekérő – ellenében igényelhető.

(8) Egyéb indokolt dologiköltség-igénylés esetén egy napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg adható.

(9) Két napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg biztosítható, amennyiben az utazás időtartama meghaladja a hat napot. A vezetők engedélye szükséges az ezt meghaladó összegű előleg kifizetéséhez.

(10) A minisztériumi VIP-bankkártya használatára a vezetők és helyettes államtitkárok, valamint az utazás szervezését és elszámoltatását ellátó ügyintézők jogosultak.

(11) A minisztériumi utazások gyakoriságára tekintettel – egyedi kérelemre – további kormánytisztviselők, köztisztviselők részére a közigazgatási államtitkár állapíthat meg jogosultságot a minisztériumi VIP-bankkártya használatára. A minisztériumi bankkártyák ügyintézésével kapcsolatos feladatokat az IGF látja el. A VIP-bankkártya elsősorban az ideiglenes külföldi kiküldetéssel kapcsolatos költségek fizetésére vehető igénybe, különösen a külföldön felmerülő szállásköltség, közlekedési költség, valamint az utazást megelőzően engedélyezett reprezentációs kiadások kifizetésére.

(12) A napidíj és a jóváhagyott dologi útielőleg valutaösszegét az utazó vagy annak meghatalmazottja a valutapénztárban veheti fel a jóváhagyott valutafelvételi nyomtatvány alapján az utazás megkezdése előtt legalább egy munkanappal. Meghatalmazott eljárása esetén a valutapénztár részére az 5. melléklet szerinti – két tanú adataival és aláírásával ellátott – meghatalmazást szükséges csatolni.

11. § (1) A kiküldetés befejeztével a kiküldött köteles

(2) A kiküldöttnek az elszámolás mellékleteként csatolnia kell a költségek igazolására szolgáló, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított eredeti számlákat, illetve egyéb igazoló dokumentumokat, bizonylatokat úgymint menetjegy, biztosítási kötvény, felvett előleg dokumentációja, szállodai számla, helyi közlekedési eszköz esetleges költségeinek számlája, menetjegyei, taxiköltség számlája, bankkártyahasználat bizonylatai, egyéb felmerült költségek számlái, illetve tanácsi ülés esetén meghívó és aláírt jelenléti ív.

(3) Az utazás elmaradása vagy halasztása esetén a kiküldött köteles erről az Utaztatást haladéktalanul értesíteni, valamint a 10. §-ban foglaltak szerinti útielőleget a valutapénztárba öt munkanapon belül visszafizetni.

(4) Az elszámolásból adódó követelés vagy tartozás pénzügyi rendezése személyesen vagy meghatalmazott útján teljesíthető a minisztérium valutapénztárában. Meghatalmazott eljárása esetén a valutapénztári meghatalmazás nyomtatványt szükséges csatolni, kivéve ha az a 10. § (12) bekezdésében szabályozott eljárás során korábban már becsatolásra került.

(5) A költségekkel történő elszámolás – ideértve a kiküldött befizetési kötelezettség, illetve a minisztérium által történő kifizetés teljesítését – készpénzben, kizárólag a felvett valutaelőleg pénznemében történhet azzal, hogy a Magyarország területén felmerült költséget a minisztérium utólag, banki átutalás útján téríti meg forintban a kiküldött részére.

12. § (1) A kiküldött az elrendelő részére az ideiglenes kiküldetés során végzett munkáról, a tárgyalások eredményéről, a kapcsolódó további feladatokról a megérkezését követő nyolc munkanapon belül köteles a 6. melléklet szerinti tartalmú úti jelentést készíteni, amelyet az elrendelőnek igazolnia kell. A kiküldöttnek az aláírt úti jelentés egy példányát az elszámoláshoz kell csatolnia és azzal együtt eljuttatnia az IGF részére. Az iratokat az IGF tárolja.

(2) Az (1) bekezdésben foglaltaktól el lehet térni, amennyiben a miniszteri delegáció hivatalos programja során bizalmas, de nem minősített információk megtárgyalására kerül sor.

(3) Az Európai Unió döntéshozatali eljárásához kötődő kiküldetések esetében az ülést követő két munkanapon belül a kiküldött köteles elkészíteni és megküldeni az úti jelentést, az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló 1742/2014. (XII. 15.) Korm. határozat 52. pontjának megfelelően.

(4) Amennyiben a kiküldött szolgálati vagy diplomata-útlevéllel utazott – a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény, illetve a külügyminiszter által kiállított útlevelek kezelésének szabályairól szóló 1/1998. (X. 14.) KüM rendeletnek megfelelően –, köteles azt az utazás végén az Utaztatás munkatársa részére leadni a hivatalos okmányok biztonságos tárolása érdekében.

(5) A szolgálati vagy diplomata-útlevél – elmulasztott leadásukból eredő – elvesztéséért, illetve az utazások ebből következő esetleges meghiúsulásáért az Utaztatás felelősséggel nem tartozik.

13. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

14. §²