2/2015. (I. 30.) NGM utasítás
2/2015. (I. 30.) NGM utasítás
a protokoll, a reprezentáció, a fordítás és a tolmácsolás igénylésének rendjéről1
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltakra figyelemmel a következő utasítást adom ki:
1. Az utasítás hatálya
1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) protokollhoz kapcsolódó szolgáltatásaira és reprezentációs kiadásaira, valamint fordítási és tolmácsolási feladatainak ellátására, a minisztérium valamennyi foglalkoztatottjára.
(2) A minisztérium protokollal kapcsolatosan hatáskörrel rendelkező szervezeti egysége a Protokoll Osztály.
2. Értelmező rendelkezések
2. § Az utasítás alkalmazásában
1. felsővezető: a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a miniszter kabinetfőnöke, a parlamenti államtitkári kabinetfőnök és a miniszteri biztos;
2. középvezető: a főosztályvezető, a főosztályvezető-helyettes és az osztályvezető;
3. protokoll szolgáltatás: a reprezentációhoz kapcsolódó technikai feltételek megteremtése;
4. reprezentáció: a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény szerinti fogalom;
5. személyi reprezentáció: a hivatali, szakmai tárgyalásokon, értekezleteken, tanácskozásokon, rendezvényeken térítésmentesen biztosított étel- és italszolgáltatás, mely vezetői munkakörhöz és keretösszeghez kötötten használható fel.
3. Igénylés, engedélyezés
3. § (1) Protokoll szolgáltatást igényelni a Protokoll Osztály vezetőjénél lehet. A protokoll szolgáltatással kapcsolatos igények az 1. mellékletben meghatározott igénylőlap (a továbbiakban: protokoll igénylőlap) papíralapú példánya megküldésével, az esemény pontos leírásával igényelhetők az esemény kezdetét megelőzően legalább öt munkanappal. Sürgős esetben a Protokoll Osztály a protokoll@ngm.gov.hu e-mail címre küldött elektronikus példány alapján is eljár. E-mail útján történt igényléskor az igénylést követő kettő munkanapon belül a minisztériumi vezető által aláírt, eredeti papíralapú példányt a rendezvényt gondozó szakmai egység kijelölt munkatársa megküldi a Protokoll Osztály vezetője részére.
(2) A Protokoll Osztály a hivatalos munkaidőn túl és a hétvégén ügyeleti rendszert nem működtet, ezért a Protokoll Osztály munkatársainak csak munkaidőben (munkanapokon, hétfőtől csütörtökig 8 órától 16.30 óráig, pénteken 8 órától 14 óráig) áll módjukban protokoll szolgáltatások ellátásával kapcsolatos igényeket fogadni, illetve ezen igények kielégítése érdekében eljárni, intézkedéseket tenni. Kivételt képeznek ez alól a magas rangú külföldi delegációk fogadásával, búcsúztatásával és kíséretével, továbbá a felsorolt időpontokon túlnyúló hivatalos protokoll eseményeken történő részvétellel kapcsolatos feladatok. E feladatok ellátására – a Protokoll Osztály munkatársával előzetesen folytatott egyeztetést követően – a felsorolt időintervallumokon túl is van lehetőség.
(3) A protokoll szolgáltatások igénybevételét a miniszter, az államtitkár, a közigazgatási államtitkár, a helyettes államtitkár, a miniszter kabinetfőnöke, a parlamenti államtitkári kabinetfőnök, a miniszteri biztos és a főosztályvezető jogosult kezdeményezni.
(4) A protokoll igénylőlapon kezdeményezett reprezentációs és protokoll szolgáltatásokat egyetértése esetén a Protokoll Osztály vezetője aláírásával jóváhagyja.
(5) A protokoll eseményhez kapcsolódóan a bruttó 100 000 forintot elérő vagy azt meghaladó összegű igénylések esetén a Protokoll Osztály vezetőjének jóváhagyását tartalmazó protokoll igénylőlapot és a kötelezettségvállalás-tervezetet pénzügyi ellenjegyzés céljából a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: KGF) részére meg kell küldeni, ahol a fedezet rendelkezésre állása esetén megtörténik a pénzügyi ellenjegyzés. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 37. § (1) bekezdése értelmében kötelezettséget vállalni csak pénzügyi ellenjegyzést követően lehet.
(6) A protokoll eseményhez kapcsolódóan a bruttó 500 000 forintot meghaladó igénylések esetén a közigazgatási államtitkár jóváhagyása is szükséges. A jóváhagyás feltétele a pénzügyi ellenjegyzés. A protokoll igénylőlaphoz a rendezvény megszervezéséért szakmailag felelős szervezeti egységnek minden esetben feljegyzést kell csatolnia, amelyben a rendezvény helyszíne, időpontja, megszervezésének célja és előzménye, a résztvevők köre, valamint a rendezvény költsége is szerepel.
(7) A miniszter részvételével vagy kezdeményezésével rendezett protokollrendezvények helyszínbiztosítás, vendéglátás és minden más szempontból is elsőbbséget élveznek a minisztérium egyéb protokolleseményeivel szemben.
4. Protokollhoz és reprezentációhoz kapcsolódó szolgáltatások a minisztériumban
4. § (1) Külföldi vendégek magyarországi programjainak szervezésénél elsősorban a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) rendelkezésére álló személygépkocsikat kell igénybe venni. Ha személygépkocsi ilyen módon nem biztosítható, a Protokoll Osztály vezetője javasolhatja gépkocsi bérlését, amelyhez a KGF vezetőjének jóváhagyása szükséges.
(2) A Protokoll Osztály intézi a minisztériumhoz hivatalos látogatásra érkező külföldi delegáció tagjainak gépkocsiigényeit. A programokon részt vevő magyar delegációs tagok gépkocsiigényeit – a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egység előzetes, szakmailag indokolt kérése alapján – a Protokoll Osztály intézi a KEF Gépjármű Csoportjánál.
(3) A minisztérium szállásköltséget kizárólag külföldi vendégei részére számolhat el. A szállásköltségen kívül az elszámolás nem terjedhet ki a telefon, fax, internet használatával és más egyéb külön szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségekre. Ettől való eltérést különösen indokolt esetben a Protokoll Osztály vezetője engedélyezhet.
(4) Magyarországon a kormányvárót a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, valamint a kíséretükben utazó delegáció tagjai vehetik igénybe. Az ettől való eltérést a Protokoll Osztály vezetője engedélyezheti.
(5) Külföldön kormány- vagy VIP-várót csak a miniszter, a miniszteri rangban utazó államtitkár, illetve külföldi hivatalos kiküldetésben a miniszterrel, a miniszteri rangban utazó államtitkárral együtt érkező magyar delegáció tagjai részére lehet igényelni.
(6) A kormány- vagy VIP-váróban igénybe vehető alapszolgáltatáson (kávé, ásványvíz) felüli fogyasztás nem számolható el. Ha ilyen jellegű fogyasztás a minisztérium részére mégis kiszámlázásra kerül, úgy a megküldött számla alapján az alapszolgáltatáson felül történő fogyasztás továbbszámlázásra kerül az azt igénybe vevő részére. Az ettől való eltérést a Protokoll Osztály vezetője engedélyezheti.
(7) A minisztérium képviselőihez hivatalos látogatásra érkező delegációk fogadásakor kormányváró akkor vehető igénybe, ha az érkező küldöttséget miniszteri, közigazgatási államtitkári, államtitkári, helyettes államtitkári rangú személy vagy más magas rangú állami tisztségviselő vagy kormánytisztviselő vezeti, kiemelt és szakmailag indokolt esetben, a Protokoll Osztály vezetőjének engedélyével, az érkező küldöttség vezetésére jogosultak köre bővíthető. Külföldi vendégekre nem vonatkozik a kormányváróban az alapszolgáltatáson felül történő fogyasztás továbbszámlázása.
(8) A kormány-, illetve VIP-váró igénybevételének szándékát a Protokoll Osztály felé az igénybevétel napját legalább három munkanappal megelőzően kell bejelenteni.
5. § (1) A minisztériumon kívüli helyszínen rendezett protokoll rendezvények esetén a helyszín, terem lefoglalását, a hivatalos megrendelés megküldését kizárólag a Protokoll Osztály intézheti a rendezvényt szakmailag gondozó minisztériumi egység helyszínre vonatkozó igényeinek lehetőség szerinti figyelembevételével.
(2) A rendezvény protokoll forgatókönyv tervezetének szükség esetén történő elkészítése – a Protokoll Osztály rendelkezésére bocsátott szakmai program alapján – a Protokoll Osztály hatásköre. Az elkészült forgatókönyvet a Protokoll Osztály az esemény előtt egyezteti a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egységgel.
(3) Az Áht. 41. § (6) bekezdése alapján csak olyan jogi személlyel, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezettel köthető érvényesen visszterhes szerződés, illetve teljesíthető részére kifizetés, amely szervezet átlátható szervezetnek minősül. A Protokoll Osztály visszterhes szerződéskötés esetén köteles az átláthatóságot bizonyító dokumentumot bekérni, azt a szerződés, megrendelés mellékleteként a KGF részére megküldeni. A nyilatkozatok nyilvántartása, őrzése a KGF feladata.
(4) A protokoll szolgáltatások számláinak teljesítés igazolása és a kifizetés engedélyezése bélyegző használatával a Protokoll Osztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy által végezhető. Esetlegesen felmerülő számlakorrekciós problémák esetén a KGF jogosult eljárni. A szerződés, a kifizetett számlák és a szerződéshez kapcsolódó egyéb dokumentumok őrzése a KGF feladata.
(5) A rendezvény megszervezésére a szakmai gyakorlat és a gazdasági célszerűség érvényesülése érdekében – a rendezvény lebonyolítását illetően – a Protokoll Osztály ajánlásokat, javaslatokat fogalmazhat meg az érintett minisztériumi szervezeti egységek részére. Az utasításban nem rögzített kérdésekben a protokolláris szokások érvényesülése érdekében az adott esemény során a Protokoll Osztály ajánlásai alapján kell eljárni.
5. A KEF Protokollkonyha működése a minisztérium épületeiben
6. § (1) A KEF által üzemeltetett Protokollkonyha a minisztérium József nádor téri és Honvéd utcai épületében működik.
(2) A Protokollkonyha szakmai felügyeletét a Protokoll Osztály vezetője látja el. A Protokollkonyha készleteinek feltöltését a Protokollkonyha kijelölt vezetője a Protokoll Osztály vezetőjénél kezdeményezheti. A Protokoll Osztály vezetője a Protokollkonyha munkatársai által jelzett tételek beszerzését a KEF-nél írásban igényli.
(3) A Protokollkonyha szolgáltatása kávé, tea, ásványvíz bekészítése vagy felszolgálása. További igények teljesítése a Protokoll Osztály vezetője engedélyével lehetséges.
(4) A Protokollkonyha szolgáltatásai a Protokoll Osztály kezelésében lévő tárgyalókban elsősorban külsős partnerekkel tartott hivatalos tárgyalásokon vehetők igénybe. Az ettől való eltérést a Protokoll Osztály vezetője engedélyezi.
(5) Pogácsa, édes és sós aprósütemény vagy szendvics biztosítása minimum három órát igénybe vevő és legalább nyolc fő részvételével tartandó esemény esetén a Protokoll Osztály kezelésében lévő tárgyalókban lehetséges. Nyolc fő vendég létszám alatt a 6. alcím szerinti személyi reprezentációs keret terhére történik a vendéglátás. Az ettől való eltérést a Protokoll Osztály vezetője engedélyezheti.
(6) A Protokoll Osztály kezelésében lévő tárgyalók:
a) Szemere u. 6. fszt. 30-as számú terem (Könyvtárterem),
b) Szemere u. 6. fszt. 30-as számú terem (Könyvtárterem), Galéria,
c) Szemere u. 6. fszt. 29-es számú terem (Aláíróterem),
d) Szemere u. 6. I. emelet 127-es számú terem (Díszterem),
e) Honvéd u. 13–15. I. emelet 102-es számú terem (Sajtókonferencia-terem),
f) Honvéd u. 13–15. III. emelet 331-es számú terem (Erdészterem),
g) József nádor tér 2–4. földszint, Nagyterem,
h) József nádor tér 2–4. IV. emelet, Tacitus terem,
i) József nádor tér 2–4. I. emelet, Kossuth terem,
j) József nádor tér 2–4. II. emelet 275-ös számú terem,
k) József nádor tér 2–4. I. emelet 142-es számú terem (Miniszteri tárgyaló),
l) József nádor tér 2–4. alagsor, Nemzetközi tárgyaló,
m) József nádor tér 2–4. alagsor 007-es számú tárgyaló.
(7) A Protokollkonyhára vonatkozó igényt a Protokoll Osztály intézi. A Protokoll Osztálytól igényelt protokoll szolgáltatásokat a Protokoll Osztály vezetőjével szükséges egyeztetni.
(8) A Protokollkonyha működését jelen utasítás mellett a KEF ide vonatkozó utasítása szabályozza.
7. § A minisztérium Kálmán Imre utcai épületében a catering és protokollkonyhai szolgáltatásokat (az épületek tárgyalóiba ásványvíz, kávé, egyéb ellátás biztosítása) a 6. § (1)–(5) bekezdésének megfelelő módon a Protokoll Osztály látja el.
6. A reprezentációra fordítható kiadások
8. § (1) Személyi reprezentációs keretre jogosultak – a kinevezésüket követően – az állami vezetők, kabinetfőnökök, főosztályvezetők, főosztályvezető-helyettesek, osztályvezetők, az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek reprezentációs kiadásainak fedezetére.
(2) Ha a személyi reprezentáció igénybevételére jogosult vezető kinevezésére hó közben kerül sor, úgy a személyi reprezentációs keret a következő teljes hónaptól igényelhető. Visszamenőlegesen reprezentációs keret nem igényelhető.
(3) Az engedélyezett személyi reprezentációs keretösszeg havonta, a hivatalos célú tárgyalások alkalmával felmerülő, számlával igazolt kiadások finanszírozására szolgál az alábbiak szerint:
a) a miniszter esetében bruttó 15 000 forint,
b) a közigazgatási államtitkár és államtitkár esetében bruttó 12 000 forint,
c) a helyettes államtitkár és a kabinetfőnök esetében bruttó 10 000 forint,
d) a miniszteri biztos esetében bruttó 8000 forint,
e) a főosztályvezető esetében bruttó 6000 forint,
f) a főosztályvezető-helyettes esetében bruttó 4000 forint,
g) az osztályvezető esetében bruttó 3000 forint.
(4) Ha a főosztályt főosztályvezető helyett főosztályvezetői besorolásnál alacsonyabb besorolásban lévő vezető vezeti, abban az esetben őt a főosztályvezetőt megillető reprezentációs keret illeti meg.
(5) A felsővezető részére a személyi reprezentációs keretet előre, utólagos elszámolás terhe mellett bocsátja rendelkezésre a KGF. Az előlegek pénzügyi elszámolásához a szabályosan kiállított számlák leadása a 2. mellékletben meghatározott kísérőlappal történik a KGF részére. Elszámoláskor a személyi reprezentációs keret ténylegesen felmerült kiadásait számlákkal maradéktalanul igazolni kell. A számlák KGF részére történő leadási határideje a tárgyhó 25. napja.
(6) A középvezető részére a meghatározott keretösszeg utólag, a számlák és a 3. mellékletben meghatározott kísérőlap KGF részére a tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig történő leadását követően kerül kifizetésre.
(7) Az elszámolt összeg kifizetése a KGF részéről banki utalással is teljesíthető. Ha az adott hónapra vonatkozó költségelszámolás nem történik meg, úgy a következő időszakra járó keret nem adható ki. A személyi reprezentációs keret fel nem használt része a következő hónapra nem átvihető.
(8) Személyi reprezentációs költségként az alábbi, számlával igazolt termékek számolhatóak el:
a) ásványvíz,
b) alkoholmentes üdítőitalok,
c) kávé, tea,
d) tej, tejpor, sűrített tej, tejszín,
e) cukor, édesítőszer, méz,
f) édes és sós aprósütemény, pogácsa,
g) szendvics,
h) gyümölcs,
i) bonbon,
j) papírszalvéta, papír-, illetve műanyag tányér, pohár, evőeszköz és
k) virág.
9. § (1) A 3. § (3) bekezdése szerinti minisztériumi vezetőknek lehetőségük van külföldi és belföldi tárgyalópartnerük – étteremben, vendéglátóhelyen vagy a minisztérium épületében külső catering cég által történő – hivatalos, tárgyalási célú vendégül látására az alábbi keretösszegek terhére:
a) a miniszter esetében bruttó 15 000 forint/alkalom/fő,
b) a közigazgatási államtitkár és az államtitkár esetében bruttó 12 000 forint/alkalom/fő,
c) a helyettes államtitkár és a kabinetfőnök esetében bruttó 10 000 forint/alkalom/fő,
d) a miniszteri biztos esetében bruttó 8000 forint/alkalom/fő,
e) a főosztályvezető esetében bruttó 6000 forint/alkalom/fő.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott keretösszegek megnövelését egyedi jelleggel a Protokoll Osztály vezetője kezdeményezheti a közigazgatási államtitkárnál. Főosztályvezetői igényléshez minden esetben a közigazgatási államtitkár engedélye szükséges. A keretösszegekbe nem tartozik bele az étkezéshez szorosan kapcsolódó esetleges többletszolgáltatások (például könyöklő bérlés, felszolgáló személyzet stb.) költsége.
(3) Vendéglátásról szóló számla kizárólag a Protokoll Osztály által a vendéglátóhelyre, illetve a catering cégnek megküldött hivatalos megrendelővel és annak visszaigazolásával együtt fogadható el. A hivatalos, tárgyalási célú vendéglátások alkalmával éttermi menüajánlat bekérését, illetve az éttermi ellátás megrendelését minden esetben kizárólag a Protokoll Osztály végezheti a kezdeményező szervezeti egység javaslatainak lehetőség szerinti figyelembevételével.
(4) A reprezentációs szolgáltatások igénybevételénél a költségtakarékos megoldások alkalmazására kell törekedni.
(5) A hivatalos vendéglátás keretében bonyolított rendezvényeken, fogadásokon, kulturális és egyéb programokon a minisztériumi résztvevők és kísérőik létszáma általánosságban nem haladhatja meg a vendégek létszámát (a tolmács a vendégek közé nem sorolandó).
7. A protokoll- és reprezentációs kiadások pénzgazdálkodási előírásai
10. § (1) A minisztérium hivatalos rendezvényeinek, a 9. § (1) bekezdésében meghatározott vendéglátási kereteknek és a személyi reprezentációs költségeknek a fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó- és járulékfizetési kötelezettségeket a minisztérium igazgatásának a költségvetése tartalmazza. A Protokollkonyha, valamint az ajándékraktár feltöltésének költségeit a KEF éves költségvetése tartalmazza.
(2) A minisztérium rendezvényeivel kapcsolatos kötelezettségvállalások nyilvántartását a KGF vezeti. A KGF a protokollkeret lekötéséről negyedévente írásos kimutatást küld a Protokoll Osztály vezetője részére.
(3) A Protokoll Osztály egyéb folyó reprezentációs kiadásaira havonta 200 000 forint készpénzelőleg felvételére jogosult. A felvett előleggel a Protokoll Osztály a 4. melléklet szerint harminc napon belül köteles elszámolni a KGF felé. A Protokoll Osztály az elszámolásra kerülő számlák adatairól összesítést készít, és a számlákhoz csatolja a protokoll igénylőlapokat. Az 5000 forint alatti, készpénzzel rendezett számlákhoz a protokoll igénylőlap csatolása nem szükséges.
8. Hivatalos, protokolláris célú ajándékozás
11. § (1) Külföldi állami vezető részére ajándék a szokásoknak, illetve a nemzetközi protokoll gyakorlatnak megfelelően, a viszonosság figyelembevételével adható. Vállalatvezető részére az ajándékozás nem megengedett. Az ettől való eltérést a Protokoll Osztály vezetője engedélyezheti.
(2) Belföldi vendég részére történő ajándékozás nem megengedett. Az ettől való eltérést a Protokoll Osztály vezetője engedélyezheti.
(3) A hivatalos, reprezentációs ajándékozást kizárólag a Protokoll Osztály vezetője hagyhatja jóvá, melynek költségkerete:
a) a miniszter esetében bruttó 80 000 forint,
b) a közigazgatási államtitkár és államtitkár esetében bruttó 25 000 forint,
c) a helyettes államtitkár és a kabinetfőnök esetében bruttó 15 000 forint,
d) a miniszteri biztos esetében bruttó 10 000 forint
alkalmanként és fejenként.
(4) A 100 000 forintot meghaladó értékű ajándékozás esetén a közigazgatási államtitkár vagy a miniszter kabinetfőnökének jóváhagyása szükséges, amelyet az 1. melléklet szerinti igénylőlapon szükséges feltüntetni.
(5) A hivatalos jellegű ajándékozás költségkeretét túllépő kiadások elszámolását egyedi jelleggel a Protokoll Osztály vezetője kezdeményezheti.
(6) Az ajándékok – a nemzetközi szokásoknak, illetve a protokoll gyakorlatnak megfelelő – kiválasztására és kiadására kizárólag a Protokoll Osztály jogosult.
(7) Az ajándékozási igények benyújtásánál pontosan fel kell tüntetni az ajándékozott nevét, nemét és beosztását. Az ajándékokra – az ajándékozásra fordítható minisztériumi költségkeret, valamint a vendég személyének és rangjának figyelembevételével – a Protokoll Osztály tehet javaslatot az igénylő minisztériumi egység javaslatainak figyelembevételével.
(8) Az ajándék beszerzésének költségeit a KEF számolja el.
(9) A KEF által történő ajándékbeszerzést és a KEF ajándékraktár működését jelen utasítás mellett a KEF ide vonatkozó utasítása szabályozza.
9. A fordításokkal kapcsolatos feladatok eljárási rendje
12. § (1) A fordítási tevékenységgel kapcsolatos ügyintézési és koordinációs feladatok ellátása (nyersfordítás, lektorált fordítás, hitelesítés, korrektúra, kiadásra szánt fordítás, fordítás adaptáció, továbbá hiteles fordítás elkészíttetése és fordítás hitelesítés elvégeztetése) a Protokoll Osztály feladatkörébe tartozik.
(2) A Protokoll Osztály feladata, hogy vezesse a fordításokkal kapcsolatos nyilvántartásokat. A KGF feladata, hogy nyilvántartsa a fordításokra vonatkozó kötelezettségvállalásokat.
(3) Külső szervezetet, személyt, irodát fordítási feladatok ellátásával kizárólag a Protokoll Osztály bízhat meg. A fordítási megbízás kiadását, a fordítandó dokumentum fordítóval vagy fordító irodával történő lefordíttatását, ezt követően az elkészült fordításnak az azt igénylő szervezeti egység részére történő átadását, megküldését a Protokoll Osztály végzi.
(4) A fordítási feladatokhoz kapcsolódó teljesítés igazolása és a kifizetés engedélyezése bélyegző használatával a Protokoll Osztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy által végezhető. Esetlegesen felmerülő számlakorrekciós problémák esetén a KGF jogosult eljárni. A szerződés és mellékleteinek, valamint az azzal kapcsolatos dokumentumok őrzése a KGF feladata.
10. A fordítások igénylésének menete
13. § (1) A fordítási szolgáltatást a minisztérium 3. § (3) bekezdése szerinti minisztériumi vezetők írásban igényelhetik a Protokoll Osztálytól az 5. mellékletben meghatározott fordítási igénylőlap kitöltésével és aláírásával.
(2) A fordítást igénylő szervezeti egység vezetőjének az aláírásával ellátott fordítási igénylőlapot, valamint ezzel egyidejűleg a fordítandó anyagot a Protokoll Osztály részére kell megküldeni elektronikus úton, a protokoll@ngm.gov.hu e-mail címre.
(3) 22 500 karaktert meghaladó dokumentum fordítása esetén a Protokoll Osztállyal előzetes egyeztetést kell folytatni a fordítási határidő megállapításáról.
(4) A fordítási igényt a Protokoll Osztály vezetője az igénylőlap aláírásával engedélyezi, illetve annak megtagadásáról az igénylő szervezeti egységet mielőbb értesíti.
(5) Az együttesen bruttó 100 000 forintot elérő vagy azt meghaladó összegű, a Protokoll Osztály vezetőjének jóváhagyását tartalmazó fordítási igénylőlapokat a kötelezettségvállalás (például megrendelés) tervezetével együtt pénzügyi ellenjegyzés céljából a KGF-re kell megküldeni.
(6) Az együttesen bruttó 500 000 forintot meghaladó igénylések esetén a közigazgatási államtitkár jóváhagyása is szükséges. A jóváhagyás feltétele a pénzügyi ellenjegyzés.
(7) A Protokoll Osztály a beérkezett kész fordítást az igénylő szervezeti egység vezetője részére e-mailben megküldi. A fordítást igénylő szervezeti egység vezetője az átvett, lefordított dokumentumot szakmailag véleményezi, a fordítás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételeit 3 munkanapon belül teheti meg a Protokoll Osztály felé.
(8) A fordításokhoz kapcsolódó előirányzat lekötéséről a KGF negyedévente írásos kimutatást küld a Protokoll Osztály vezetője részére.
(9) Az Áht. 41. § (6) bekezdése alapján csak olyan jogi személlyel, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezettel köthető érvényesen visszterhes szerződés, illetve teljesíthető részére kifizetés, amely szervezet átlátható szervezetnek minősül.
(10) A Protokoll Osztály fordítási feladatok ellátásához kapcsolódó visszterhes szerződéskötés (megrendelés, szerződés) esetén köteles az átláthatóságot bizonyító dokumentumot bekérni, azt a szerződés, megrendelés mellékleteként a KGF részére megküldeni. A nyilatkozatok nyilvántartása, őrzése a KGF feladata.
11. A tolmácsolással kapcsolatos feladatok eljárási rendje
14. § (1) A tolmácsolási (konszekutív és szinkrontolmácsolási) tevékenység megrendelésével kapcsolatos koordinációs feladatok ellátása a Protokoll Osztály feladatkörébe tartozik.
(2) Külső szervezetet, személyt, irodát tolmácsolási feladatok ellátásával kizárólag a Protokoll Osztály bízhat meg.
(3) A fél óránál rövidebb időtartamú és speciális szaknyelvi tudást nem igénylő, követő tolmácsolási feladatok esetén – a költséghatékonyság érdekében – a Protokoll Osztály jogosult megvizsgálni, hogy a minisztérium szakmai munkatársai közül van-e olyan, aki a feladattal megbízható, feltéve hogy az adott munkatárs a feladat ellátását – tekintettel munkakörére és az ellátandó feladataira – vállalja.
(4) A tolmácsolási feladatokkal összefüggő kötelezettségvállalás csak az erre a célra jóváhagyott előirányzat összeghatáráig történhet.
(5) A tolmácsolási igény beérkezése után – ha a megrendelés szakmailag elfogadható és gazdaságilag megalapozott – a Protokoll Osztály vezetője jóváhagyja a megrendelést, majd azt a megbízott tolmács (tolmácsok) vagy tolmácsiroda felé továbbítja.
(6) A tolmácsolási feladattal megbízott tolmács (tolmácsok) vagy tolmácsiroda munkájának megkönnyítése és a pontosabb tolmácsolás érdekében az igénylő szervezeti egység a tolmácsolás témájával kapcsolatos szakmai háttéranyagot legalább két munkanappal a tolmácsolási feladat előtt elektronikus formában köteles megküldeni a Protokoll Osztály részére, a protokoll@ngm.gov.hu e-mail címre. A háttéranyagot a Protokoll Osztály továbbítja az érintett tolmács (tolmácsok) vagy tolmácsiroda részére.
(7) A Protokoll Osztály a megbízott tolmács személyét (név, telefonszám, e-mail cím) a tolmácsolási tevékenység megkezdése előtt legalább két munkanappal jelzi az igénylő szervezeti egység részére.
12. A tolmácsolások igénylésének menete
15. § (1) A tolmácsolási szolgáltatást a 3. § (3) bekezdése szerinti minisztériumi vezetők igényelhetik a Protokoll Osztálytól írásban, a 6. melléklet szerinti tolmácsolási igénylőlap pontos kitöltésével.
(2) A tolmácsolási igénylőlapot a tolmácsolást kezdeményező szervezeti egység vezetőjének aláírásával szükséges megküldeni a Protokoll Osztály részére.
(3) Angol, német, francia nyelvek esetén a tolmácsolási igénylőlapot legkésőbb a szolgáltatás napját megelőző 4 munkanappal kell megküldeni a Protokoll Osztályhoz.
(4) Egyéb nyelvek vonatkozásában a tolmácsolási igénylőlap leadásának határideje a szolgáltatást megelőző öt munkanap.
(5) A tolmácsolási igénylést a Protokoll Osztály vezetője aláírásával engedélyezi, illetve az engedélyezés megtagadásáról a megrendelő szervezeti egységet értesíti. A tolmácsolás megrendelését a Protokoll Osztály abban az esetben tagadhatja meg, ha az igényelt tolmácsolás költségének mértéke indokolatlanul nagy, vagy a rendelkezésre álló keret nem elegendő annak finanszírozására.
(6) Az együttesen bruttó 100 000 forintot elérő vagy meghaladó összegű tolmácsolási igénylőlapokat és a kötelezettségvállalás tervezetét (például megrendelés) pénzügyi ellenjegyzés céljából a KGF-re kell megküldeni. A pénzügyi ellenjegyzés feltétele a Protokoll Osztály vezetőjének előzetes írásbeli engedélye.
(7) Az együttesen bruttó 500 000 forintot meghaladó igénylések esetén a közigazgatási államtitkár jóváhagyása szükséges. A jóváhagyás feltétele a pénzügyi ellenjegyzés.
(8) Az elvégzett tolmácsolás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételek a szolgáltatást követő két munkanapon belül tehetők meg a Protokoll Osztály felé. Az elvégzett tolmácsolást követően annak megtörténtéről vagy esetleges elmaradásáról a szolgáltatást igénybe vevő szervezeti egység vezetője tájékoztatja a Protokoll Osztály vezetőjét.
(9) A tolmácsolási feladatokhoz kapcsolódó teljesítés igazolása és a kifizetés engedélyezése bélyegző használatával a Protokoll Osztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy által végezhető. Esetlegesen felmerülő számlakorrekciós problémák esetén a KGF jogosult eljárni. A kifizetett számlák és mellékleteinek (igénylőlap, megrendelés stb.) őrzése a KGF feladata.
(10) A tolmácsolásokhoz kapcsolódó előirányzat lekötéséről a KGF negyedévente írásos kimutatást küld a Protokoll Osztály vezetője részére.
(11) Az Áht. 41. § (6) bekezdése alapján csak olyan jogi személlyel, jogi személyiséggel nem rendelkező szervezettel köthető érvényesen visszterhes szerződés, illetve teljesíthető részére kifizetés, amely szervezet átlátható szervezetnek minősül.
(12) A Protokoll Osztály tolmácsolási feladatokhoz kapcsolódó visszterhes szerződéskötés (megrendelés, szerződés) esetén köteles az átláthatóságot bizonyító dokumentumot bekérni, azt a szerződés, megrendelés mellékleteként a KGF részére megküldeni. A nyilatkozatok nyilvántartása, őrzése a KGF feladata.
13. Záró rendelkezések
16. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
17. §2
1. melléklet a 2/2015. (I. 30.) NGM utasításhoz
A Protokoll Osztály által adott sorszám: |
|
…………………………… |
PROTOKOLL ÉS EGYÉB KAPCSOLÓDÓ SZOLGÁLTATÁSOK MEGRENDELÉSÉRE
Megnevezés* |
Alkalom |
Tervezett létszám (fő) |
Tervezett költség* |
Tény költség |
Megjegyzés |
|
1. |
Ásványvíz bekészítése |
|||||
2. |
Kávé bekészítése |
|||||
3. |
Tea bekészítése |
|||||
4. Édes/sós aprósütemény/ pogácsa |
||||||
5. |
Szendvics/finger food |
|||||
6. |
Reggeli |
|||||
7. |
Ebéd |
|||||
8. |
Vacsora |
|||||
9. Egyéb catering megrendelése: |
||||||
10. |
Terembérlés |
|||||
11. Dekoráció (virág, zászló stb.): |
|
|
|
|
|
|
12. |
Szállás/utazás költsége |
|
|
|
|
|
13. |
Autóbérlés |
|
|
|
|
|
14. |
Kormányváró használata |
|
|
|
|
|
15. Technika, hangosítás (laptop, projektor, |
|
|
|
|
|
|
16. Egyéb: |
|
|
|
|
|
|
17. |
Tartalék |
|
|
|
|
|
18. Ajándék |
|
|||||
19. |
Összesen |
|
||||
(kitöltése kötelező!)
BELSŐ (MINISZTÉRIUMI) RÉSZTVEVŐK |
KÜLSŐ (NEM MINISZTÉRIUMI) RÉSZTVEVŐK |
|---|---|
1. |
1. |
2. |
2. |
3. |
3. |
4. |
4. |
5. |
5. |
6. |
6. |
7. |
7. |
8. |
8. |
9. |
9. |
10. |
10. |
11. |
11. |
12. |
12. |
13. |
13. |
14. |
14. |
15. |
15. |
16. |
16. |
17. |
17. |
18. |
18. |
19. |
19. |
20. |
20. |
21. |
21. |
22. |
22. |
23. |
23. |
24. |
24. |
25. |
25. |
26. |
26. |
27. |
27. |
28. |
28. |
29. |
29. |
30. |
30. |
31. |
31. |
32. |
32. |
33. |
33. |
34. |
34. |
35. |
35. |
36. |
36. |
37. |
37. |
38. |
38. |
39. |
39. |
40. |
40. |
2. melléklet a 2/2015. (I. 30.) NGM utasításhoz
(FELSŐVEZETŐK RÉSZÉRE)
Sorszám |
Szállító |
Számla sorszáma |
Számla összege (bruttó Ft) |
Összesen |
|||
(Kerettel elszámoló aláírása)
3. melléklet a 2/2015. (I. 30.) NGM utasításhoz
(KÖZÉPVEZETŐK RÉSZÉRE)
Sorszám |
Szállító |
Számla sorszáma |
Számla összege (bruttó Ft) |
Összesen |
|||
(Kerettel elszámoló aláírása)
4. melléklet a 2/2015. (I. 30.) NGM utasításhoz
REPREZENTÁCIÓS KIADÁSAIRA FELVETT ELŐLEGRŐL
Sorszám |
Szállító |
Számla sorszáma |
Számla összege |
Hivatkozás |
|
|
|||
Összesen |
||||
5. melléklet a 2/2015. (I. 30.) NGM utasításhoz
Igénylőlap sorszáma: |
................................................................. |
FORDÍTÁSI FELADATOK ELLÁTÁSÁHOZ KAPCSOLÓDÓ SZOLGÁLTATÁSOK MEGRENDELÉSÉRE
Előzetes kalkuláció összege (bruttó Ft): |
Név |
Aláírás |
Dátum |
|
Igénylő szervezeti egység vezetője |
20… (év) …… (hó) …… (nap) |
||
Protokoll Osztály vezetőjének engedélye |
|
|
20… (év) …… (hó) …… (nap) |
Pénzügyi ellenjegyző (a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy – bruttó 100 000 Ft felett) |
20… (év) …… (hó) …… (nap) |
||
Jóváhagyó (közigazgatási államtitkár − bruttó 500 000 Ft felett) |
20… (év) …… (hó) …… (nap) |
Protokoll Osztály tölti ki: Végleges összeg (bruttó Ft): Ft Az elkészült fordítást 20........ (év).................... (hó) ......... (napon) továbbítottam az igénylő felé: ................................................... aláírás |
6. melléklet a 2/2015. (I. 30.) NGM utasításhoz
Igénylőlap sorszáma: |
................................................................. |
TOLMÁCSOLÁSI FELADATOK ELLÁTÁSÁHOZ KAPCSOLÓDÓ SZOLGÁLTATÁSOK MEGRENDELÉSÉRE
A Protokoll Osztály tölti ki: |
|
Név |
Aláírás |
Dátum |
Igénylő szervezeti egység vezetője |
|
|
20… (év) …… (hó) …… (nap) |
Engedélyező |
|
|
20… (év) …… (hó) …… (nap) |
Pénzügyi ellenjegyző |
|
|
20… (év) …… (hó) …… (nap) |
Jóváhagyó |
|
|
20… (év) …… (hó) …… (nap) |
A Protokoll Osztály tölti ki: |
|
Az utasítást a 29/2017. (XII. 7.) NGM utasítás 22. §-a hatályon kívül helyezte 2017. december 8. napjával.
A 17. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás