• Tartalom
Oldalmenü

2/2015. (III. 18.) SZTNH utasítás

a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről1

2015.03.19.

A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 6. § (4) bekezdésére figyelemmel, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja szerinti felhatalmazás alapján a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről az alábbi utasítást adom ki:

I. Általános rendelkezések

Az utasítás hatálya

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) határozatlan és határozott időre kinevezett kormánytisztviselőire és munkavállalóira (a jelen utasítás tekintetében kormánytisztviselő és munkavállaló, a továbbiakban együtt: dolgozó) terjed ki.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki a külön utasítás szerinti integritás bejelentésekben érintett esetleges szabálytalanságokra és a kormánytisztviselői etikai szabályok megsértésére.

A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje és annak célja

2. § (1) A Hivatalnál esetlegesen előforduló szabálytalanságok kezelésére – jogszabály vagy jelen szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – a jelen eljárásrend szabályait kell alkalmazni. A szabálytalanságok kezelése magában foglalja az eljárásrend kialakítását, a szükséges intézkedések meghozatalát, az intézkedések hatásának nyomon követését és a nyilvántartás vezetését.

(2) Az eljárásrend kiadásának célja, hogy a Hivatalban a szabálytalanságok kezelése egységes szempontok szerint, szabályozott módon történjen, a felelősség megállapítása, valamint a szükséges intézkedések meghozatala és végrehajtása a szabálytalanságok újbóli előfordulásának megelőzése érdekében megtörténjen.

(3) Amennyiben valamely jogszabály a szabálytalanságokkal kapcsolatban önálló eljárási szabályokat határoz meg, akkor az adott szabálytalanságra a jogszabályi előírásokat kell alkalmazni.

A szabálytalanság fogalma és alapesetei

3. § (1) Szabálytalanságnak minősül bármely hatályos jogszabály, belső utasítás vagy egyedi utasítás szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett olyan cselekmény vagy mulasztás, amely a Hivatal feladatainak ellátását vagy működését, az államháztartás működési rendjét, a költségvetési gazdálkodást vagy a vagyongazdálkodást sérti, illetve veszélyezteti.

(2) A szabálytalanságok körébe a fegyelmi, büntető-, szabálysértési, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények vagy mulasztások is beletartoznak.

(3) A szabálytalanság az elkövetés módja szerint lehet:

a) szándékosan okozott szabálytalanság (így különösen csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan végzett szabálytalan kifizetés),

b) nem szándékosan okozott szabálytalanság (így különösen a figyelmetlenségből, hanyag munkavégzésből, bármely nem tudatos, illetve nem kellően körültekintő dolgozói magatartásból származó vagy határidő elmulasztása miatt bekövetkező szabálytalanság).

(4) A szabálytalanság a gyakoriságát tekintve lehet:

a) egyszeri,

b) ismételt,

c) rendszeres.

(5) A szabálytalanság anyagi következményeit tekintve lehet:

a) a hivatal költségvetési gazdálkodására, vagyonkezelésére, pénzkezelésére közvetlenül kiható (a továbbiakban: gazdasági szabálytalanság),

b) egyéb

szabálytalanság.

Szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések célja

4. § A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések célja, hogy

a) hozzájáruljanak a különböző jogszabályokban, belső utasításokban és egyedi utasításokban meghatározott előírások megszegésének megakadályozásához, ezáltal a szabálytalanság kialakulásának megelőzéséhez,

b) megakadályozzák vagy csökkentsék a szabálytalanságok hátrányos anyagi és egyéb következményeit,

c) keretet biztosítsanak ahhoz, hogy a rendelkezések, előírások megsértése után ismét helyreálljon a megfelelő állapot,

d) megtörténjen a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az ezek érdekében szükséges intézkedések végrehajtása.

A szabálytalanságok megelőzése

5. § A szabálytalanságok megelőzése érdekében a Hivatal elnöke

a) az érintett vezetők javaslatai alapján biztosítja a jogszabályoknak megfelelő belső utasítások meglétét,

b) megköveteli a szabályok betartását, illetve azt, hogy a Hivatal szervezeti egységeinek vezetői a szabályozottság megfelelőségét folyamatosan kísérjék figyelemmel,

c) megköveteli továbbá, hogy a szabálytalanság bekövetkezése esetén hatékony intézkedés szülessen a szabálytalanság hátrányos következményeinek elhárítása és a felelősség megállapítása érdekében.

II. A szabálytalanságok kezelési rendje

A szabálytalanságok észlelése

6. § (1) A Hivatalban a szabálytalanságot észlelheti:

a) a Hivatal bármely dolgozója,

b) a Hivatal belső ellenőre,

c) külső ellenőrző szervezet (pl. ÁSZ, NAV, KEHI stb.) vagy

d) külső személy.

(2) Ha a Hivatal dolgozója észleli a szabálytalanságot, ezt írásban köteles jelenteni közvetlen vezetőjének vagy az érintett szervezeti egység vezetőjének, illetve ha ő is érintett a szabálytalanságban, akkor a gazdasági vezetőnek, szükség esetén a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjének egyidejű tájékoztatása mellett.

(3) Amennyiben a Hivatal dolgozója az ISO belső audit során észleli a szabálytalanságot, annak kezelésére a Hivatal ISO Kézikönyv rendelkezéseit kell alkalmazni. Amennyiben az ISO Kézikönyv nem tartalmaz rendelkezést a feltárt szabálytalanság kezelésére, a Hivatal ISO integrált irányítási rendszerének vezetője a (2) bekezdés szerint jár el.

(4) A szervezeti egység vezetője, a gazdasági vezető, az elnökhelyettes vagy az elnök szabálytalanság észlelése vagy a (2) bekezdésben írt jelentés kézhezvétele esetén megvizsgálja a szabálytalanságot, és gondoskodik a 7. §-nak megfelelő intézkedés meghozataláról.

(5) Ha a belső ellenőrzés szabálytalanságot tár fel, akkor a vonatkozó jogszabályok és a belső ellenőrzési kézikönyv rendelkezéseinek megfelelően kell eljárni.

(6) A 6. § (1) bekezdésének c) pontjában írt külső ellenőrző szervezet által tapasztalt szabálytalanságokat az általa készített ellenőrzési jelentés tartalmazza. Az ellenőrzési jelentés megállapításai alapján a Hivatalban az ellenőrzésben érintett szervezeti egység(ek) vezetője – az irányító elnökhelyettes, illetve gazdasági vezető jóváhagyásával – intézkedési tervet dolgoz ki, és gondoskodik az abban foglaltak végrehajtásáról.

(7) Amennyiben a Hivatal ISO tanúsítottságát igazoló szervezet által lefolytatott, külső audit szabálytalanságot állapít meg, annak kezelése érdekében a Hivatal ISO integrált irányítási rendszerének vezetője a (2) bekezdésben foglaltak szerint jár el.

(8) Ha külső személy bejelentése alapján történik a szabálytalanság észlelése, az érintett szervezeti egység vezetője – e személy esetleges érintettsége esetén a szakterület elnökhelyettese, illetve a gazdasági vezető – köteles intézkedni annak kivizsgálásáról és a bejelentő részére történő írásbeli visszajelzés adásáról a közérdekű bejelentésekre vonatkozó külön elnöki utasítás rendelkezései szerint.

(9) A Hivatal elnöke bármely szabálytalanság kivizsgálásának jogát magához vonhatja, illetve arra a jelen §-ban meghatározott vezető helyett más vezetőt jelölhet ki.

A szabálytalanság észlelését követően szükséges intézkedések megtétele és eljárások megindítása

7. § (1) A Hivatal vezetői felelősek a szükséges intézkedések meghozataláért, azok végrehajtásáért, illetve amennyiben szabálytalansági vizsgálat lefolytatása is szükséges, annak kezdeményezéséért.

(2) A Hivatal a szabálytalanságok észlelését követően az alábbi intézkedéseket teszi meg:

a) a tényállás – beleértve a szabálytalanság bekövetkezésének okát, valamint a felelős személyét is – tisztázása, szükség esetén szabálytalansági vizsgálat lefolytatásával vagy a vizsgálat lefolytatásának az arra jogosultnál történő kezdeményezésével,

b) amennyiben szabálytalansági vizsgálat lefolytatása szükséges, kijelöli ennek felelősét,

c) az a) pont szerinti, illetve az esetleges további vizsgálatok eredményeképpen a szükséges intézkedések meghatározása,

d) a megfelelő intézkedés(ek) megtétele, továbbá

e) az intézkedések végrehajtásának nyomon követése.

(3) Ha a szabálytalanság a 3. § (5) bekezdése szerinti gazdasági szabálytalanság, az érintett vezető erről már a szabálytalanság vizsgálatakor értesíti a Gazdálkodási Főosztály vezetőjét, és szükség esetén vele együttműködve jár el a továbbiakban.

(4) A külön vezetői intézkedést nem igénylő, azonnal meghozható intézkedés végrehajtásával megszüntethető szabálytalanság esetén a szükséges intézkedést haladéktalanul meg kell hozni, illetve azt végre kell hajtani, és arról az érintett szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni kell. Az ilyen szabálytalanságot, illetve az így meghozott és végrehajtott intézkedést nem kell szerepeltetni a szabálytalanságok nyilvántartásában.

(5) Amennyiben az a tényállás tisztázás érdekében szükséges, és jogszabály más eljárást nem ír elő, az illetékes vezető szabálytalansági vizsgálatot köteles elrendelni, amely során kijelöli a vizsgálat lefolytatásáért felelős személyt, és megállapítja a vizsgálat lefolytatásának határidejét. A Hivatal elnöke, elnökhelyettesei és a gazdasági vezető a vizsgálat lefolytatására szükség esetén bizottságot nevezhetnek ki, amelyben való részvételre indokolt esetben külső szakértőt is felkérhetnek.

(6) A szabálytalansági vizsgálat lefolytatását követően az (5) bekezdésben felsorolt vezetők további vizsgálatot is elrendelhetnek, ha a felelősség meghatározása vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések megtételéhez nem áll rendelkezésre elegendő információ.

(7) A vizsgálatok eredményét jegyzőkönyvbe kell foglalni, és szabálytalanság megállapítása esetén a szükséges intézkedéseket – dokumentált módon – meg kell tenni.

(8) Amennyiben a szabálytalansági vagy a további vizsgálat eredményeképpen fegyelmi vétség gyanúja merül fel, vagy a szabálytalanság következtében kár keletkezett, a munkáltatói jogkört gyakorló vezető fegyelmi vagy kártérítési eljárás lefolytatását rendeli el.

(9) Büntető- vagy szabálysértési eljárás megindítására okot adó cselekmények vagy mulasztások, illetve etikai vétség gyanúja esetén a Hivatal elnöke értesíti az eljárásra jogosultakat.

A gazdasági szabálytalansággal kapcsolatos intézkedések, eljárások nyomon követése

8. § (1) A hátrányos gazdálkodási következmények elhárítása, megelőzése és csökkentése érdekében a 3. § (5) bekezdése szerinti gazdasági szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések és eljárások nyomon követése a gazdasági vezető által erre kijelölt dolgozó feladata, aki ennek során:

a) figyelemmel kíséri az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárásokat,

b) ellenőrzi a vizsgálatok során készített javaslatok, intézkedési tervek megvalósítását,

c) beazonosítja és írásban rögzíti a feltárt gazdasági szabálytalanság(ok) alapján a további szabálytalansági lehetőségeket,

d) szükség esetén kezdeményezi a belső szabályzatok módosítását,

e) értékeli a megtett intézkedések eredményeit,

f) tájékoztatja a gazdasági vezetőt vagy a Hivatal más illetékes vezetőjét az általa tapasztaltakról.

(2) A gazdasági szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések, eljárások nyomon követésére kijelölt dolgozó munkaköri leírásában e feladatot szerepeltetni kell.

(3) Amennyiben a nyomon követés során megállapítható, hogy a meghozott intézkedések nem elég hatékonyak, az (1) bekezdés szerinti dolgozó jelzésére a gazdasági vezető – a szükséges intézkedések megtétele érdekében – értesíti erről a tényről a szabálytalansággal érintett terület vezetőjét és a Hivatal elnökét.

A gazdasági szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések nyilvántartása

9. § (1) A 8. § (1) bekezdése szerinti dolgozó gondoskodik a gazdasági szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések és eljárások nyilvántartásának kezeléséről, amelynek során:

a) a gazdasági szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagokról naprakész és pontos, más nyilvántartástól elkülönített nyilvántartást vezet,

b) az a) pont szerinti nyilvántartáshoz kapcsolódóan kezeli a keletkezett írásos dokumentumokat,

c) nyilvántartja a megteendő intézkedésekhez kapcsolódó végrehajtási határidőket és azok felelőseit,

d) nyomon követi a megtett intézkedéseket.

(2) A nyilvántartásban a 7. § (4) bekezdése szerinti szabálytalanság és az ahhoz kapcsolódó intézkedés kivételével minden gazdasági szabálytalanságot évenként újrakezdődő sorszámozással ellátva kell szerepeltetni.

III. Záró rendelkezések

10. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Hatályát veszti a belső kontrollrendszerről és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló, a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala gazdasági vezetőjének 4/2013. (IX. 9.) gazdasági vezetői utasítása.

(3) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról a Gazdálkodási Főosztály és az Elnökségi Kabinet vezetője közösen köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeképpen, szükség esetén kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.

1

Az utasítást a 3/2018. (XII. 21.) SZTNH utasítás 22. § (2) bekezdés b) pontja hatályon kívül helyezte 2018. december 22. napjával.