2/2015. (X. 21.) SZGYF utasítás

1. § Az utasítás hatálya a Szociális és Gyermekvédelmi Főigazgatóság (a továbbiakban: Főigazgatóság) szervezeti egységeire, valamint személyi állományára terjed ki.

2. § (1) Az utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni a Főigazgatóság kezelésében lévő közérdekű adatok megismerésére irányuló igények (a továbbiakban: adatigénylés vagy igény) teljesítésére irányuló eljárás során, függetlenül attól, hogy az adatigénylő az igényét a Főigazgatósághoz közvetlenül nyújtotta be, vagy más szerv a hozzá benyújtott igényt a Főigazgatósághoz továbbította.

(2) Az utasítás nem vonatkozik a közhitelű nyilvántartásból történő, törvényben szabályozott adatszolgáltatásra.

3. § Az utasítás alkalmazásában az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 3. §-ában meghatározott fogalmak az irányadók.

4. § A főigazgató felelős a Főigazgatóság adatvédelmi és adatbiztonsági rendszerének kiépítéséért és működtetéséért.

5. § A belső adatvédelmi felelős a főigazgató közvetlen irányítása alatt látja el belső adatvédelmi felelősi munkáját.

6. § (1) A közérdekű adat megismerésére irányuló Infotv. 28. § (1) bekezdése szerinti igényt a Társadalmi Kapcsolatok Osztálya részére kell benyújtani.

(2) A személyesen megjelent igénylő szóban előterjesztett igényét az erre a célra rendszeresített, az 1. melléklet szerinti igénylőlapnak a Társadalmi Kapcsolatok Osztálya munkatársa általi (a továbbiakban: igénylőlap) kitöltésével vagy azzal megegyező adattartalmú igénylés írásba foglalásával konkretizálja.

(3) A postai vagy elektronikus úton történő adatigénylésre a Főigazgatóság honlapjáról letölthető igénylőlap kitöltésével vagy azzal megegyező adattartalmú igénylés benyújtásával van mód. Az adatigényléseket a Főigazgatóság a honlapján megjelölt elektronikus postafiókcímen, illetve postacímen fogadja.

(4) A (2) és (3) bekezdéseken kívüli, más címzetthez érkező adatigényléseket az adott szervezeti egység – az igénylő egyidejű tájékoztatása mellett – haladéktalanul továbbítja a Társadalmi Kapcsolatok Osztálya részére.

(5) Az adatigénylés beérkezését követően a Társadalmi Kapcsolatok Osztálya az igényt nyilvántartásba veszi, és válaszadás céljából elektronikus úton haladéktalanul az adatkezelő szervezeti egységhez továbbítja.

(6) A Társadalmi Kapcsolatok Osztálya a beérkezett igényről haladéktalanul – az igény témáját, az igénylő nevét, a válaszadásra kijelölt szakterület megnevezését, az Infotv. szerinti válaszadási határidőket tartalmazó – tájékoztatást küld a főigazgató, a Jogi és Igazgatási Főosztály, valamint a belső adatvédelmi felelős részére.

7. § (1) Amennyiben az igényt nem magyar nyelven nyújtották be, a belső adatvédelmi felelős az adatigénylés, valamint az igény teljesítését tartalmazó válasz lefordítása iránt haladéktalanul intézkedik.

(2) A fordításhoz elsősorban a Főigazgatóság alkalmazásában álló kormánytisztviselők nyelvismeretét kell igénybe venni, ennek hiányában a feladattal külső szakembert kell megbízni.

8. § (1) A belső adatvédelmi felelős a beérkezett adatigénylést megvizsgálva haladéktalanul ellenőrzi, hogy

(2) Amennyiben az igény nem tartalmazza a teljesítéséhez szükséges adatokat, vagy az adatigénylő a megismerni kívánt adatot nem tudja pontosan megjelölni, a belső adatvédelmi felelős – szükség esetén az adatkezelő szervezeti egység bevonásával – segítséget nyújt az adatigénylőnek a tartalmilag megfelelő adatigénylés benyújtásában, illetve a megismerni kívánt adatok körének meghatározásában.

(3) Az igényt visszavontnak kell tekinteni, amennyiben az adatigénylő az igény pontosítására irányuló felhívásra határidőben nem válaszol, erről az adatigénylőt a felhívásban tájékoztatni kell. Arról, hogy az igénylés visszavontnak tekintendő, a belső adatvédelmi felelős a felhívásban foglalt határidő leteltét követő 3 napon belül tájékoztatja a főigazgatót, a Jogi és Igazgatási Főosztályt és a Társadalmi Kapcsolatok Osztályát.

(4) Az igény szóban történő módosítása esetén a szükséges kiegészítéseket a belső adatvédelmi felelős rávezeti az ügyirat borítójára, a postai úton vagy elektronikus levélben történő pontosítás esetén a kiegészítéseket az ügyirathoz csatolja.

(5) Az Infotv. szerint elektronikusan kötelezően közzéteendő adatokra irányuló igény esetében a belső adatvédelmi felelős tájékoztatja az igénylőt a közzétett adatok pontos fellelhetőségéről és arról, hogy a tájékoztatással egyidejűleg az igény teljesítettnek tekintendő.

(6) Amennyiben az adatigénylés alapján a belső adatvédelmi felelős megállapítja, hogy az igényelt adatokat vagy azok egy részét nem a Főigazgatóság kezeli – az igénylő egyidejű tájékoztatása mellett –, az adatigénylést vagy annak egy részét a Társadalmi Kapcsolatok Osztálya útján haladéktalanul megküldi az adatot kezelő illetékes szervhez. Amennyiben az illetékes szerv nem állapítható meg, úgy a Társadalmi Kapcsolatok Osztálya az igénylőt az igény teljesíthetetlenségéről tájékoztatja.

9. § (1) Az adatigénylést a Főigazgatóság az Infotv. 29. § (1) vagy (2) bekezdése szerinti határidőn belül teljesíti.

(2) Az adatigénylés teljesítésére nyitva álló határidő meghosszabbításáról – a belső adatvédelmi felelős kezdeményezésére – a Főigazgatói Iroda főosztályvezetője dönt. A határidő meghosszabbításáról a Társadalmi Kapcsolatok Osztálya az igény benyújtását követő 8 napon belül tájékoztatja az adatigénylőt.

10. § (1) A 6. § (5) bekezdése szerint megkapott adatigénylés alapján a szervezeti egység adatkezelője az igényelt adatokat összegyűjti, és az igénylést, valamint az igényelt adatokat tartalmazó dokumentumokat 8 napon belül megküldi a Jogi és Igazgatási Főosztály részére.

(2) Amennyiben az (1) bekezdés szerinti dokumentációkat tartalmazó anyag összeállítását megelőzően alaposan feltételezhető, hogy az igényelt adatok teljes köre az Infotv. 27. § (1), (2), (4) és (5) bekezdéseiben foglalt valamely ok miatt nem ismerhető meg, a szervezeti egység adatkezelője ezen tényről – az elutasítás indokolásával együtt – a (4) bekezdés szerinti eljárás lefolytatása céljából tájékoztatja a Jogi és Igazgatási Főosztályt.

(3) A (2) bekezdés szerinti dokumentumok teljes körű, hiánytalan összeállítása a szervezeti egység adatkezelőjének felelőssége, az adatok teljeskörűségét a Jogi és Igazgatási Főosztály közérdekű adatigényléssel kapcsolatos feladatokat ellátó munkatársa nem vizsgálja.

(4) A Jogi és Igazgatási Főosztály közérdekű adatigényléssel kapcsolatos feladatokat ellátó munkatársa megvizsgálja, hogy az igényelt adatok a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény 3. § 1. pontja szerinti minősített adatnak vagy az Infotv. 27. § (2), (4) és (5) bekezdése szerinti korlátozott nyilvánosságú adatnak minősülnek-e.

11. § (1) Amennyiben az igénylő az adatigénylés teljesítésének módját nem jelölte meg, az igényt a Főigazgatóság az általa választott módon és technikai eszközzel teljesíti.

(2) Amennyiben az igénylő az adatokat betekintés útján kívánja megismerni, vagy másolatokat kér, és azt személyesen kívánja átvenni, a Jogi és Igazgatási Főosztály közérdekű adatigényléssel kapcsolatos feladatokat ellátó munkatársa időpont egyeztetése céljából felveszi a kapcsolatot az igénylővel.

(3) Az igényelt dokumentumok tanulmányozásának feltétele – az ügyirat részét képező – a 2. mellékletben meghatározott nyilatkozat igénylő általi aláírása.

(4) Az adatok tanulmányozására – az erre a célra kijelölt helyiségben – megfelelő időt kell biztosítani. A bemutatott dokumentum tanulmányozása során az adatok biztonságát és változtatásmentességét felügyelni kell. A megfelelő feltételek biztosításáról a Jogi és Igazgatási Főosztály gondoskodik.

(5) Az igénylő jogosult a bemutatásra került dokumentumokról jegyzeteket készíteni.

12. § (1) Amennyiben az adatszolgáltatás a közérdekű adat előállítása vagy másolása miatt külön költséggel jár, e költséget a közérdekű adat igénylőjével kell megtéríttetni. Az adatigénylés teljesítésének a másolatkészítést nem igénylő lehetőségeiről, valamint arról, hogy a másolatként igényelt dokumentum vagy dokumentumrész jelentős terjedelmű, továbbá a költségtérítés mértékéről az igénylőt a Jogi és Igazgatási Főosztály közérdekű adatigényléssel kapcsolatos feladatokat ellátó munkatársa az igény kézhezvételét követő 8 napon belül tájékoztatja.

(2) A másolat készítéséért felmerült költség mértékét a Főigazgatóság – külön jogszabályban meghatározottak szerint, figyelembe véve a Főigazgatóság Számviteli politikájáról szóló szabályzatában meghatározottakat is – költségtérítésként állapítja meg.

(3) A költségtérítés összegét számla alapján, a Főigazgatóság által megadott számú bankszámlára történő átutalással vagy készpénzben, házipénztári befizetéssel kell megtéríteni.

13. § (1) Az igény megtagadásáról, részbeni megtagadásáról a Jogi és Igazgatási Főosztály javaslata alapján a főigazgató dönt.

(2) A jogorvoslati lehetőségekről szóló tájékoztatónak tartalmaznia kell, hogy

14. § (1) Az adatkezelő szervezeti egység vezetője az igényelt adat megismerésére szolgáló vagy annak kiadását megtagadó válaszlevél-tervezetet tartalmazó ügyiratot papír alapon és elektronikusan megküldi a Jogi és Igazgatási Főosztály részére. A válaszlevél-tervezetet a Jogi és Igazgatási Főosztály közérdekű adatigényléssel kapcsolatos feladatokat ellátó munkatársa – a Társadalmi Kapcsolatok Osztálya közérdekű adatigényléssel kapcsolatos feladatokat ellátó munkatársával egyeztetve – kiadmányozásra előkészíti a főigazgató részére.

(2) A főigazgató által jóváhagyott válaszlevél-tervezetet további ügyintézésre vissza kell küldeni a Jogi és Igazgatási Főosztályra. Az engedélyezés tényét a főigazgató – az Infotv.-ben meghatározott határidők betartása érdekében – elektronikus úton is visszaigazolja a Jogi és Igazgatási Főosztály e-mail címére, ez azonban nem helyettesíti a papír alapon történő jóváhagyást.

(3) Az igény teljesítését, az igény elutasítását, illetve a felmerülő költségek megfizetését követően az igénylő személyes adatait haladéktalanul törölni kell. A személyes adatok törlése a Társadalmi Kapcsolatok Osztályának feladata.

(4) Az Infotv. 30. § (5) bekezdése szerint nem nyilvános adat megismeréséről az Infotv. 26. és 27. §-ában foglaltak figyelembevételével – a Jogi és Igazgatási Főosztály javaslatára – az (1) bekezdésben meghatározottak szerint a főigazgató dönt.

15. § (1) Az elektronikus információszabadság elvének megfelelően a Főigazgatóság – külön erre irányuló kérelem nélkül – internetes honlapján „Közérdekű adatok” hivatkozás alatt közzéteszi

(2) A Főigazgatóság az (1) bekezdés szerinti közzétételi kötelezettségének a www.szgyf.gov.hu internetes portálon tesz eleget, az ide feltöltött adatok elérhetőségét pedig a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. Közadat programja keretében működtetett www.kozadattar.hu oldalra tölti fel.

(3) A közzétételi listában megjelölt adatok összegyűjtése, az adattovábbító részére történő továbbítása, valamint az adatok folyamatos karbantartása a következő személyek (a továbbiakban: adatfelelős) feladat- és hatásköre:

(4) A (3) bekezdés szerinti adatfelelős gondoskodik a kezelésében lévő közérdekű adatok, adatbázisok és nyilvántartások adatainak hitelességéről, a továbbított adatok rendszeres frissítéséről, valamint az egységes közadatkereső rendszerbe továbbítandó közérdekű adatok tartalmának előállításáról.

(5) A www.szgyf.gov.hu internetes portálra az adatfeltöltést és az egységes központi közadatkereső rendszerbe történő adattovábbítást a Főigazgatóság Informatikai Osztálya végzi.

16. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit a folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell.