21/2015. (X. 9.) IM utasítás
az Igazságügyi Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról1
2015.10.10.
1. § Az utasítás hatálya – a mellékletben meghatározott kivételek figyelembevételével – kiterjed
a) az Igazságügyi Minisztérium által kezelt iratokra,
b) az Igazságügyi Minisztérium valamennyi állami vezetőjére,
c) az Igazságügyi Minisztérium határozatlan és határozott időre kinevezett kormánytisztviselőjére és kormányzati ügykezelőjére, valamint a munka törvénykönyve hatálya alá tartozó munkavállalókra (a továbbiakban együtt: munkatárs).
2. § Az Igazságügyi Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás 1. melléklete tartalmazza.
3. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 21/2015. (X. 9.) IM utasításhoz
AZ IGAZSÁGÜGYI MINISZTÉRIUM
EGYEDI IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
1. Értelmező rendelkezések
1. Az Igazságügyi Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) Egyedi Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazása során:
1.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult;
1.2. adatgazda: az elektronikus iktatórendszerhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat ellátó személy;
1.3. aláírás-létrehozó eszköz: olyan hardver, illetve szoftver eszköz, amelynek segítségével az aláíró az aláírás-létrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza;
1.4. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;
1.5. ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatás szolgáltatás: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti szolgáltatás;
1.6. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus iratok, dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón;
1.7. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;
1.8. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;
1.9. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;
1.10. átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés és központi irattárba adás előtti őrzése történik;
1.11. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra;
1.12. biztonságos kézbesítési szolgáltatás: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti kézbesítési szolgáltatás;
1.13. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;
1.14. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ;
1.15. egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer: az iratkezelés e rendeletben meghatározott egyes fázisainak elvégzésére irányuló szolgáltatások, informatikai, technológiai és személyi feltételek összessége, amelyben a Kormány által arra kijelölt működtető szerv és szolgáltató biztosítja:
a) a postai úton érkező, papíralapú küldemények átvételét, felbontását, érkeztető azonosítóval történő ellátását, a küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítását, érkeztető nyilvántartásba való bevezetését, a címzett részére elektronikus úton történő megküldését,
b) elektronikus irat hiteles papíralapú irattá történő alakítására irányuló szolgáltatást;
1.16. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus irathoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat;
1.17. elektronikus archiválás: elektronikus adatállományok, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos és olvashatóságát biztosító megőrzése elektronikus adathordozón;
1.18. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;
1.19. elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az elektronikus iratkezelő program azon szolgáltatásegyüttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését visszakereshetőségét biztosítja;
1.20. elektronikus iktatókönyv: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési program azon szolgáltatásegyüttese, amely az iktatási információk rögzítését, végleges megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja;
1.21. elektronikus irattár: a minisztérium által használt elektronikus iratkezelési szoftver – ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is, amelyben az elektronikusan tárolt irattári anyag meghatározott időtartamú elektronikus őrzése történik;
1.22. elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes;
1.23. elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek;
1.24. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról képileg vagy tartalmilag egyező és a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest;
1.25. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át;
1.26. elektronikus űrlapok: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti elektronikus adatbeviteli felület;
1.27. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés azonosítójáról, valamint a külön jogszabályban meghatározott egyéb adatokról is értesíti annak küldőjét;
1.28. elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz;
1.29. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;
1.30. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni;
1.31. érkeztetés: a beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele;
1.32. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása;
1.33. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;
1.34. felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani;
1.35. fogyatéki napló: az az iratkezelési segédlet (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván;
1.36. gyarapodási napló: az az iratkezelési segédlet (központi irattári nyilvántartás), amely az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti;
1.37. hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz;
1.38. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt munkatársa, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik;
1.39. hivatalos irat: olyan irat (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a minisztérium az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére;
1.40. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja;
1.41. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;
1.42. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;
1.43. iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az irat beérkezésével vagy az érkeztetéssel egy időben vagy az érkeztetést követően;
1.44. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
1.45. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;
1.46. irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;
1.47. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;
1.48. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, és amelynek mellékletét képezi az irattári terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyűjteménye;
1.49. iratkölcsönzés: a papíralapú ügyirat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az átmeneti vagy a központi irattárból, elektronikus irattár alkalmazása esetén az elektronikusan tárolt irathoz történő hozzáférés biztosítása;
1.50. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el;
1.51. irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;
1.52. irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat átmeneti vagy központi irattárban történő dokumentált elhelyezése – elektronikus irat esetén archiválása – és kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;
1.53. irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;
1.54. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;
1.55. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;
1.56. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott, címmel ellátott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó, az iratári tervben elfoglalt helyének megfelelő azonosító;
1.57. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása;
1.58. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;
1.59. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez;
1.60. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;
1.61. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;
1.62. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;
1.63. kézbesítési szolgáltatás: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti kézbesítési szolgáltatás;
1.64. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat;
1.65. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány- (elintézés-) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;
1.66. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;
1.67. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;
1.68. központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese;
1.69. központi irattár: a közfeladatot ellátó irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is;
1.70. küldemény: papíralapú irat vagy tárgy, továbbá elektronikus irat – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán vagy egyéb, egyértelműen az irathoz vagy tárgyhoz rendelt felismerhető módon címzéssel láttak el;
1.71. küldemény bontása: az érkezett küldemény felnyitása, olvashatóvá tétele;
1.72. küldő: a küldemény tartalmából vagy a küldeményhez kapcsolódó azonosító adatokból a küldemény benyújtójaként azonosítható személy vagy szervezet;
1.73. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet;
1.74. levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;
1.75. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;
1.76. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;
1.77. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
1.78. másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;
1.79. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő;
1.80. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható;
1.81. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;
1.82. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;
1.83. mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése;
1.84. naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;
1.85. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
1.86. papíralapú érkeztetőkönyv: hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben a küldemények közfeladatot ellátó szervhez történő beérkezésének a nyilvántartása megtörténik;
1.87. papíralapú iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
1.88. raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet);
1.89. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis;
1.90. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;
1.91. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy e rendelet alapján selejtezési eljárás alá vonható iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;
1.92. szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti szolgáltatás;
1.93. személyes adat: a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak; 1.94. szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása, amelynek következtében az összekapcsolt ügyiratok a továbbiakban kizárólag együtt kezelhetőek;
1.95. szerv: jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;
1.96. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket;
1.97. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely;
1.98. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;
1.99. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;
1.100. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt;
1.101. ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet szerinti nyilvántartás;
1.102. ügyintézési rendelkezés: a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény szerinti ügyintézési rendelkezés;
1.103. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;
1.104. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;
1.105. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;
1.106. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek;
1.107. ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy;
1.108. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;
1.109. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;
1.110. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
2. Az értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során
c) az elektronikus aláírásról szóló törvény,
d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény,
e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet,
f) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendelet,
g) az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló kormányrendelet,
rendelkezései az irányadóak.
2. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
3. A Szabályzat hatálya kiterjed a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és valamennyi ügyvitelben érintett munkatársára.
5. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvényben és annak végrehajtására kiadott jogszabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete
a) az iratkezelés szervezetét,
b) az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és
c) kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
A szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően a minisztériumban az ügyiratkezelés vegyes rendszerben, az Egységes Kormányzati Ügyiratkezelő Rendszer (a továbbiakban: KÉR) által és a kivételként kezelt küldemények esetében központi érkeztetéssel és postázással, valamint a szervezeti egységek tagozódásának megfelelő osztott iktatással történik.
7. Ha a minisztérium az elektronikus iratok kezelését az elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás igénybevételével biztosítja, úgy az iratkezelési szoftverfunkciók közös informatikai rendszerben elkülönítés nélkül is kialakíthatóak, az irattározás – ha az ahhoz szükséges információk már rendelkezésre állnak – automatizálható.
8. Egyes iratkezelési feladatok szakrendszeri ügyintézést támogató informatikai rendszer alkalmazásával láthatóak el.
9. Az iratkezelés szakmai felügyeletét a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály látja el. E feladatkörében felelős:
a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,
b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,
c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,
d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,
e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő POSZEIDON (EKEIDR) elektronikus irat- és dokumentumkezelő alkalmazás (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,
f) az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,
g) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,
h) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,
i) az irattári tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért,
j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért.
10. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a rendszergazdai tevékenység ellátása a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatalának feladatkörébe tartozik.
11. Szignálási és/vagy kiadmányozási feladatokat ellátó munkatárs iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) az ügyintéző szervezeti egység és/vagy személy meghatározása az elektronikus iratkezelő rendszerben vagy az iraton,
b) a gyors és szakszerű ügyintézés érdekében egyéb vezetői utasítások meghatározása az elektronikus iratkezelő rendszerben vagy az iraton,
c) kiadmányozási hatáskörébe tartozó kiadmány aláírása folyóírással vagy elektronikusan,
d) munkaviszony megszűnésekor, illetve munkakör megváltozása esetén az érintett munkatárs kezelésében lévő iratok elszámolásának igazolása.
12. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:
a) a rászignált ügyek érdemi döntésre előkészítése,
b) az iratkezelési szoftverben az általa készített kiadmánytervezet nyilvántartásba vétele (alszámra iktatás),
c) ügyintézéshez szükséges információk keresése az iratkezelési szoftverben,
d) utasítás adása az ügykezelőnek az előzményiratok végleges szereléséről,
e) az iktatást megelőzően az irattári tételszám meghatározása az ügykezelő részére az elektronikus iratkezelő rendszerben való rögzítés céljából,
f) egyéb ügykezelői utasítások megadása,
g) a kezelésében lévő ügyiratokon belüli rend biztosítása,
h) az ügyintézést követően a papíralapú ügyiratoknak a szervezeti egység átmeneti irattárába történő haladéktalan leadása,
i) munkaviszony megszűnésekor, illetve munkakör megváltozása esetén a kezelésében lévő iratokkal való elszámolás,
j) az ügyviteli ismeretek bővítését célzó oktatásokon, konzultációkon való kötelező részvétel.
13. A szervezeti egységek ügykezelőjének feladatai az alábbiak:
a) a szignálásra jogosult által adott felhatalmazás alapján az ügyintéző szervezeti egység vagy személy rögzítése az elektronikus iratkezelő rendszerben,
b) a KÉR-ben kezelt iratok átvétele, nyilvántartása (előzményezés, iktatás), továbbítása, postázása, irattározása és selejtezése, központi irattárba adása,
c) a KÉR-ben nem kezelt iratok átvétele, bontása, nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás), továbbítása, postázása, irattározása és selejtezése, központi irattárba adása,
d) az (ügy)iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,
e) a bélyegzők, pecsétnyomók biztonságos tárolása, a vezető utasítása szerinti használata és tárolása,
f) az ügyviteli ismeretek bővítését célzó oktatásokon, konzultációkon való kötelező részvétel.
4. Az irattári terv szerkezete és rendszere
14. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni. AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
5. Az iratok rendszerezése
15. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az elektronikus ügyirat iratai az iktatási adatoktól elkülönülten, az iratkezelési szoftverben a feltüntetett hivatkozás megnyitása útján egy külön tárhelyről érhetőek el.
16. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott ügyiratokat irattári tételekbe kell sorolni, és a tételnek megfelelő irattári tételszámmal kell ellátni.
17. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, az ügyiratot mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni.
6. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása
18. Az érkeztető- és iktatókönyvben az iratok nyilvántartását olyan módon kell végezni, hogy az érkeztető- vagy iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
19. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az irattárban (átmeneti, központi) a Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.
20. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adataival az e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.
7. A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelési szoftverben
21. A jogosultságok engedélyezése, módosítása a szervezeti egység vezetőjének hatásköre, amelyet az Ellátási Portálról letölthető űrlapon kell kezdeményezni. A jogosultságok beállítása a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály feladata.
22. Az iratkezelési szoftver használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:
a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető, iktató, irattáros, lekérdező) rendelkezhet;
b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja;
c) objektumjogosultság: olyan dokumentum szintű jogosultság, mellyel az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz annak létrehozója ad hozzáférést.
23. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférésijogosultság-igénylést névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolása és kezelése az iktatóhely(ek) szerinti vezető(k) feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról.
24. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző adatgazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt az iktatóhely szerinti vezető őrzi.
25. Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.
26. Az adatgazda feladatai:
a) elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása,
c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó
ca) hozzáférési jogosultságoknak,
cb) egyedi azonosítóknak,
cc) helyettesítési jogoknak,
cd) külső és belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása,
d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,
e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.
27. Az adatgazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.
28. A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés korlátozását, és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető engedélyezi. A rejtett iktatókönyv nyitását a tulajdonos szervezeti egység vezetője írásban kezdeményezi.
29. Hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatárs munkaviszonyának megszűnése esetén a jogosultságokat érvényteleníteni kell.
30. A Biztonsági és Adatkezelési Főosztály mint adatgazda végzi:
a) a felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, hozzáférési jogosultságok, beállítását,
b) az elektronikus érkeztetőkönyv(ek), iktatókönyv(ek) nyitását, lezárását, iktatóhelyhez rendelését,
c) a szervezeti változások rendszerbeli átvezetését,
d) az irattári tételszámok karbantartását.
31. Az iratkezelési szoftver használatához a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály valamennyi felhasználói csoport számára oktatást biztosít. Az éles rendszer használatának feltétele az adatgazda előtt letett sikeres gyakorlati vizsga. Az újonnan belépő munkatársaknak az első munkanapot követő 30 napon belül az oktatáson az iratkezelési szoftverrel, illetve az ügyviteli folyamatokkal kapcsolatban elsajátított tudásukról gyakorlati vizsga formájában kell számot adniuk.
32. Az elektronikus iratkezelő szoftverben érkeztetőkönyvek, nyilvános és rejtett iktatókönyvek adatainak nyilvántartására van lehetőség.
8. Hozzáférés az iratokhoz
33. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
34. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad.
35. Adatot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni – a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával – a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott adatokért.
36. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.
37. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.
38. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek a levéltári törvény 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.
39. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5) bekezdésében foglaltak az irányadók.
40. A „Nem nyilvános” adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.
41. A „Nem nyilvános” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.
42. A tárca hivatali tevékenysége során keletkeztetett vagy kezelt adatok nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem nyilvános”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a készítő szerv engedélyezheti.
43. A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni, elzártan irodabútorban kell tárolni.
44. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.
45. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetve a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.
46. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívül azok meghatározott helyen történő tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételükre feljogosítottak nevével ellátott, személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.
47. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen, illetve a tárolással megbízott személynél tartani.
48. A helyiség munkaidőn kívül, illetve munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.
49. Az elektronikus iratkezelési szoftverben történt valamennyi ügyviteli mozzanatot a jogosultsággal rendelkező azonosítójával és a módosítás idejének megjelölésével naplózni kell.
50. Az adathordozókat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni. A papíralapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni (nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során – állaguk védelme érdekében – mellőzni kell a cellux ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.
10. A küldemények átvétele
51. A küldemények postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, természetes személy személyes benyújtása, valamint infokommunikációs eszköz útján kerülnek a minisztériumba, beleértve a KÉR, illetve hivatali kapu útján érkezett küldeményeket is.
52. A minisztérium állami vezetői, valamint szervezeti egységei részére szóló küldemények személyes leadása az 1055 Budapest, Balassi Bálint utca 1–3. szám alatti Országgyűlési Levélátvevőben történik.
53. Minden postai, hivatali kézbesítésű, illetve személyesen benyújtott küldeményt biztonsági vizsgálatnak kell alávetni. A biztonsági vizsgálatot az Országgyűlési Őrség, illetve a Készenléti Rendőrség saját belső utasítása alapján végzi, annak elvégzését a küldemény zárt borítékján jelöli.
54. A minisztérium hivatalos postafiókján keresztül magáncélú küldemények fogadása nem engedélyezett.
55. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:
a) a Magyar Posta Zrt. útján a minisztérium postafiók címére érkező küldemények átvétele a KÉR telephelyén, a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló rendeletben meghatározottak szerint történik,
b) hivatali kézbesítő, futárszolgálat vagy személyes benyújtás útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,
c) személyesen benyújtott küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,
d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,
e) telefaxon küldött iratot, jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni, elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi, illetve szervezeti egységeknél funkcionális postafiókot kell az elektronikus levelezőrendszerben üzemeltetni,
f) az elektronikus iratkezelő szoftver elektronikus iratkézbesítési szolgáltatása révén érkező iratokat a rendszeren belül kell kezelni,
g) a hivatali kapun érkezett küldeményeket a Szabályzatban a küldemény átvételére feljogosított személy veszi át.
56. Az iratkezelési szervezetnek és rendszernek megfelelően kell végrehajtani az elektronikus és a papíralapú iratok kezelését.
57. Valamennyi KÉR-ben kezelt, illetve kivételi ágon KÉR-ben fel nem dolgozott küldemény papíralapú változatát az SZMSZ-ben az intézményi, központi iratkezelési feladatokra kijelölt szervezeti egység (Biztonsági és Adatkezelési Főosztály) a küldemény KÉR-hez történő megérkezését követően legkésőbb 48 órával a KÉR telephelyén átveszi, és gondoskodik azok elszállításáról.
58. A szervezeti egység a KÉR-ben kezelt küldemények papíralapú változatainak – az elektronikus másolat iktatószámának megfelelő – előadói ívet nyomtat, a papíralapú küldeményt belehelyezi, és végül az ügyiratot az átmeneti irattárban elhelyezi.
59. KÉR-ből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát a KÉR működtetőjének telefonon vagy e-mailen a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.
60. A minisztérium honlapján közzétett elektronikus postafiókra érkező küldemények megnyitása kizárólag hivatali munkaidőben történik.
61. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):
a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:
aa) a címzett vagy az általa megbízott személy, beleértve a KÉR munkatársát is,
ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,
ac) a szervezeti egység ügykezelője;
b) hivatali kézbesítő, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy;
c) ügyfélfogadási időben az ügyfélszolgálati iroda munkatársa;
d) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium honlapján közzétett elektronikus postafiókjai vagy annak kezelésével megbízott személy;
e) hivatali munkaidőn túl az erre kijelölt személy.
62. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.
63. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell rögzíteni a kézbesítőkönyvben.
64. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz.
65. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
66. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.
67. Az elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével megküldött küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére.
A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha
a) a minisztérium informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy
b) az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, vagy
c) az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
68. Az átvett, de az átvételt követő ellenőrzés alapján biztonsági kockázatot jelentő elektronikus küldemények esetében a fogadó szerv a további feldolgozást megszakítja, és a küldőt a biztonsági kockázat miatti feldolgozás elutasításról értesíti. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.
69. Elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – ha azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást.
70. A biztonságos kézbesítési szolgáltatás, illetve az ÁNYK űrlapbenyújtás-támogatás szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények és az elektronikus űrlapok esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben, valamint a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint történik.
A küldőt a szerv az irat befogadásának elutasításáról:
a) ha a küldő az azonosításához szükséges adatait megadta, az ügyintézési rendelkezésében megadott elektronikus elérhetőségén, az ott előírt módon,
b) az előző pontban foglaltak hiányában, ha a küldő közölte a válaszadási elektronikus postafiók címét, úgy elektronikus levélben,
c) egyéb esetben papír alapon
71. Ha a küldő az elektronikus ügyintézési rendelkezésében igényli az időszaki értesítést, úgy a nevében történt elutasított benyújtás tényét az értesítésben szerepeltetni kell.
72. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.
73. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.
74. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
75. Az átvevő az érkező küldeményeket és elektronikus iratokat kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. Az átvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.
11. A küldemények felbontása
76. A szervhez érkezett küldeményt
c) a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy vagy
d) az SZMSZ-ben vagy iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint a szervezeti egység munkatársa vagy az arra feljogosított személy
77. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, fájlnevét, fájltípusát, hogy az irat rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.
78. A névre szóló küldemények bontására az általános szabályok az irányadóak.
79. A KÉR-ben nem kezelt küldemények esetében, ha a borítékon lévő adatokból a címzett szervezeti egység nem megállapítható, vagy ha az azon lévő információk az érkeztetési adatok rögzítéséhez elégtelenek, a központi postabontást végző szervezeti egység hivatali helyiségében a küldeményt bontani kell.
80. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:
a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel);
b) a pályázatokat, közbeszerzési dokumentációt, ha ez a borítékról megállapítható;
c) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult állami vezető elrendelte.
81. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés, illetve iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.
82. A mellékletek vagy a mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
83. Ha a bontást követően a küldemény tartalmáról kiderül, hogy az a minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozik, a küldeményt érkeztetni kell, majd új borítékba helyezve a feladat- és hatáskörrel rendelkező címzettnek soron kívül továbbítani kell.
84. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzetthez, a minősített iratokat – nyilvántartásba vétel céljából – a minősített adatkezeléssel megbízott ügykezelőhöz, a második példányt a feladóhoz kell eljuttatni. A harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad.
85. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy illetékbélyeget tartalmaz, a felbontónak az összeget érkeztetéskor a tárgy mezőben rögzítenie kell, és a pénzt a címzett szervezeti egységnek kell átadnia.
86. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, illetve az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.
87. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket és az elektronikus visszaigazolásokat a Szabályzatban meghatározott eljárás szerint kell kezelni.
88. A faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére is a Szabályzat rendelkezései az irányadóak.
12. A küldemények digitalizálása
89. A 335/2005. Korm. rendelet szerint a minisztériumhoz közvetlenül benyújtott papíralapú küldemények elektronikus irattá alakítását és a megfelelő érkeztetőszámhoz való rendelését a minisztérium központi küldeményérkeztetésért felelős szervezeti egysége végzi. A szkennelés előkészítéseként el kell távolítani a tűzőkapcsokat, gemkapcsokat az iratokból. Az érkeztetési adatok és a küldemény digitalizált képének helyes összerendelése érdekében a küldemény első oldalát – erre a célra készült – vonalkód matricával kell ellátni. Az egy küldemény iratainak digitalizálása során a C4 szabvány méretű borítéknál kisebb borítékot is a digitalizálandó iratkötegbe kell helyezni. A küldemény első oldalára felhelyezett vonalkód elválasztóként is funkcionál a digitalizálási kötegben lévő küldemények közt. A hitelesítési záradékkal, jegyzőkönyvvel összefűzött vagy más okból megbonthatatlan okiratokat (közjegyzői, hitelesített iratok, fordítással összefűzött iratok) szkennelésekor nem lehet szétbontani. A digitalizálás során ügyelni kell a papírlapok eredeti sorrendjének fenntartására.
13. A küldemények érkeztetése
90. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés napját követő munkanap végéig, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő munkanap végéig az elektronikus iratkezelő rendszerben érkeztetni kell.
91. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen (boríték) vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.
92. Az érkeztetés nyilvántartása elektronikus iratkezelési szoftverben történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám.
93. Felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie. Amennyiben a bontást követően a küldeményről kiderül, hogy az nem bontható, a bontó a borítékot visszaragasztja, és azon a következőket rögzíti: bontva, olvasható aláírás, dátum.
94. Az érkeztetőszám az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.
95. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a Beküldő neve adatmezőben az „Ismeretlen Feladó” nevű személyt kell a partnerlistából kiválasztani.
96. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.
97. Az érkeztetési nyilvántartásban a következő adatok rögzítése kötelező:
b) a beérkezés időpontja,
e) az eredeti címzett (a borítékon szereplő címzett),
f) a minisztériumon belül megjelölt szervezeti egység,
g) a küldő iktatószáma (amennyiben az az érkeztetést végző előtt ismert),
h) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (ragszám),
i) a rendszer által generált érkeztetési azonosító.
98. A küldemény borítékját véglegesen a küldeményhez kell csatolni, ha
a) az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,
b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.
99. Az elektronikusan érkezett küldeményeket iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
100. Az elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztült érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét hitelesítésszolgáltató útján ellenőrizni kell, ennek tényét és eredményét az elektronikus iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
101. Amennyiben az elektronikus küldemény vagy annak egyes elemei az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyithatóak meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény vagy annak egyes elemei értelmezhetetlenségéről és a minisztérium által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.
102. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell. A küldőt elektronikus úton értesíteni kell az elektronikus aláírás ellenőrzésének eredményéről, felhívva figyelmét hiteles irat küldésére.
103. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapíthatóságát a boríték csatolásával vagy egyéb átvételi okmánnyal kell biztosítani. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.
104. A minisztérium munkatársának elektronikus levélcímére érkezett küldeményt akkor kell érkeztetni, ha tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozik.
14. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
105. Az irat iktatása előtt kötelező megállapítani, hogy van-e előzménye az iratnak.
106. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
107. Amennyiben az iratnak a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, ennek tényét az elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíteni kell. A szerelést papíralapú ügyirat esetében az előadó íven is jelölni kell. Ettől kezdve a beszerelt ügyirat nem létezik önállóan, hanem a tárgyévi ügyirat része lesz.
108. Amennyiben az előzményezés során megtalált ügyiratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, akkor csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt ügyiratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven is jelölni kell.
109. Ha az ügyintézés befejezését követően a csatolt ügyiratok véglegesen együtt maradnak, azokat szerelni kell, és ezt az elektronikus iratkezelő rendszerben és az előadói íven jelölni kell.
110. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/az ...... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.
111. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles ennek végrehajtásáról gondoskodni.
15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
112. Az ügykezelő az érkeztetett küldeményt az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. Elektronikus szignálás esetén a vezető a küldeménynek az elektronikus iratkezelő szoftverben található digitalizált képe alapján dönt.
113. A vezető engedélyezheti az irat szignálás előtti iktatását.
114. Automatikus szignálás is történhet az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján. Ebben az esetben közvetlenül az előzmény tekintetében eljárt ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot.
115. Az irat szignálására jogosult:
a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző az illetékes az ügyben,
b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,
c) a szignálás idejének megjelölésével rendelkezik az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításokról (egyedi határidő, sürgősségi fok stb.), és azokat aláírja,
d) idegen nyelvű irat esetén gondoskodik – igény szerinti – magyar nyelvű fordítás elkészítéséről.
116. Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, érkeztetési azonosítón kell továbbítani azt. Az iktatás csak az érdemi ügyintézéssel foglalkozó szervezeti egységnél történhet.
117. Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.
118. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle lényeges feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például öntapadós jegyzettömb – post it – lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA
16. Iratkezelési segédletek
119. Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.
120. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:
a) elektronikus érkeztetőkönyv a küldemények beérkezésének dokumentálására,
b) elektronikus iktatókönyvek az iratok nyilvántartására,
c) kézbesítőkönyv/elektronikus iratkezelési szoftverből előállított kézbesítőlap (minisztériumon belül és a tárcán kívüli személyek, szervezetek részére történő kézbesítéshez),
e) főnyilvántartó könyv (a nyílt és a minősített iratkezeléshez használt papíralapú iktató-, illetve nyilvántartókönyvek nyilvántartására),
f) kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),
g) gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),
h) bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására).
121. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket. A minisztérium főnyilvántartó könyvét a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály vezeti.
122. A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.
123. A sorszámozott oldalú főnyilvántartó könyvet a miniszter hitelesíti (aláírja, körbélyegzőjének lenyomatával ellátja).
124. Amennyiben a főnyilvántartó könyv nincs lapszámozva, az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalára a következő záradékot vezeti fel: „Ez a könyv .... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20...... év ......... hó .. nap. Lezárva: 20.... év .......... hó .. nap”, és aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot rávezeti.
125. Papíralapú és vegyes ügyiratok esetén előadói ívet kell használni:
a) az ügyirathoz tartozó kezdő irat iktatásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a rögzítésére,
b) az ügyintézői munka adminisztrálására, utasítások rögzítésére,
c) az egy ügyirathoz tartozó iratok fizikai egységének biztosítására.
Az előadói ív elválaszthatatlan a benne őrzött iratoktól.
16.2. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
126. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:
a) a könyveket, tananyagokat,
c) a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,
d) a munkaügyi nyilvántartásokat,
e) a bérszámfejtési iratokat,
f) a nem szigorú számadású bizonylatokat,
g) a közzétételi díjak visszaigénylését,
h) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
i) a visszaérkezett papíralapú tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.
Az iktatást nem igénylő küldemények állapotát az elektronikus iratkezelési szoftverben „nem iktatandó”-ra kell állítani.
127. Nem kell érkeztetni, iktatni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
a) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,
c) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,
d) a közlönyöket, sajtótermékeket.
16.3. Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)
128. A minisztériumban az iktatás elektronikus iratkezelési szoftverben történik.
129. Iktatás céljára az elektronikus iratkezelési szoftverben évente megnyitott iktatókönyveket kell használni.
130. Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,
e) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), fajtáját,
f) a küldés időpontját, módját,
g) a küldő adatait (név, cím),
h) a címzett adatait (név, cím),
i) a hivatkozási számot (idegen szám),
j) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),
k) az ügyintézésért felelős szervezeti egységet,
l) az ügyintéző megnevezését,
n) az elő- és utóiratok iktatószámát,
o) a kezelési feljegyzéseket,
p) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,
q) az irattári tételszámot,
r) az irattárba helyezést.
131. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra ne lehessen több iratot iktatni.
A Biztonsági és Adatkezelési Főosztály az érkeztetőkönyvek, iktatókönyvek lezárását követő évben gondoskodik azok adatállományainak, illetve az elektronikus iratok időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatának megőrzéséről, amelyeket az Igazságügyi Minisztérium Nyilvántartójában kell tárolnia.
132. Az irat iktatószáma tartalmazza a szervezeti egység megkülönböztető jele/főszám–alszám/évszám/ – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és az alszám folyamatos, zárt, emelkedő sorszám, amit az elektronikus iratkezelő rendszer képez.
133. A fentiek szerint képzett megkülönböztető jeleket a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály adja ki és tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.
134. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.
135. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat – az e Szabályzatban meghatározottak kivételével – ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.
136. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.
137. Az iktatókönyvben az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.
138. Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat a soron következő főszám alszámát kapja pl. XX-17/1/2014.
139. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.
140. Az iktatásra kerülő – beérkező – papíralapú iraton az érkeztető-iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.
141. Átirat nélkül továbbítás céljából érkező okiratok (jogsegélykérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet stb.) esetén fénymásolatot kell készíteni, és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni.
142. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „Melléklet a ... iktatószámú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.
143. Az érkeztető-iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a következő adatokat:
c) az irat iktatószáma (főszám, alszám feltüntetése),
d) a szervezeti egység megnevezése,
144. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, úgy azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket.
145. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat.
Az ügyirat és az irat tárgyát – az irat tartalmának figyelembevételével – a lehető legpontosabban kell meghatározni. Az egyes iratok tárgyát, amely az ügyirat tárgyától eltérő lehet, az adott irat tartalma határozza meg, és ezt kell rögzíteni az elektronikus iratkezelő szoftverben.
146. Az elektronikus iratkezelő rendszer biztosítja az iktatás során rögzített adatok különböző keresését. Az iratok iktatása és mutatózása az elektronikus iratkezelési szoftverben valósul meg.
147. A minisztériumon belüli iratkezelésben az egyszerű iratváltásoknál, ha egy szervezeti egység egy irattal megkeres egy másik szervezeti egységet, iratpéldányt kell, hogy küldjön a megkeresendő szervezeti egységnek. A megkeresett szervezeti egység válaszát az ügyet elindító szervezeti egység saját iktatókönyvébe kell, hogy beiktassa az ügyirat következő alszámára.
148. Az előző pontban említett belső irányú irat, amelynek tárgya a minisztérium valamely szervezeti egységének megkeresése alapján adott vélemény – amelyet a véleményező szervezeti egység a megkereső szervezeti egység főszámának következő alszámára iktat – a megkeresés iránti intézkedés előadói ívében kerül irattározásra. A véleményező szervezeti egység átmeneti irattárában őrizhet a véleményből másodpéldányt, azonban ezt irattáraznia nem kell.
149. Amennyiben a szervezeti egység a véleményezést összefogóként végezte, és a többi szervezeti egységtől hozzá futottak be a vélemények, az előadói ív szolgál a beérkező összes vélemény tárolására.
150. Az iktatáskor ellenőrizni kell a tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.
151. Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről az elektronikus iratkezelő rendszer üzemeltetője gondoskodik.
152. Az iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.
153. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.
154. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.
18.1. Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése
155. A papíralapú, közvetlenül a minisztérium szervezeti egységéhez benyújtott iratokat az iktatást, a saját keletkeztetésű iratokat a kiadmányozást követően dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.
156. Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett küldeményeket automatikusan „áthelyezve” kell az elektronikus iratkezelési szoftverben megjeleníteni.
157. Az iratok digitalizált képe pdf formátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.
159. Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó vegyes ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azokat az alszámokat, amelyeken az elektronikus iratok kerültek iktatásra.
160. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.
18.2. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása
161. Az ügyirat vagy irat kiadásakor, átadásakor az ügykezelő az átadókönyvben, illetve kézbesítőkönyvben az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzésével és az átvevő aláírása ellenében adja át az ügyiratokat, iratokat.
162. Az elektronikus iratkezelő szoftverben az ügyirathoz kapcsolódó intézkedéseket, az ügyirat, irat minden ügykezelési mozzanatát rögzíteni kell. Ügyirat, irat továbbításakor szervezeti egységet kell kiválasztani, személyre nem lehet továbbítani.
163. Az ügyintéző a részére elektronikus úton, az iratkezelő szoftverben szignált irat tartalma és a vezetői utasítás alapján elektronikus kiadmánytervezetet készít, amelyet nyilvántartásba vesz (iktat), majd a szolgálati útnak megfelelően a jóváhagyó vagy kiadmányozó vezetőhöz elektronikus formában az iratkezelő szoftverben továbbít. Az elektronikusan szignált iratokat kinyomtatni nem szabad.
164. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezetet – papíralapú vagy vegyes ügyiratok esetén – szignójával köteles ellátni.
165. A kiadmányozási jog gyakorlásának a rendjét a szervezeti és működési szabályzat és az ügyrend határozza meg.
166. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha
a) azt a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, vagy
b) a kiadmányozási joggal rendelkező személy neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személy azt saját kezűleg aláírja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.
167. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy
b) a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.
168. Az elektronikus irat kiadmányozásához csak a minisztérium által erre a célra beszerzett, közigazgatási felhasználásra alkalmas elektronikus aláírás használható, amelyet a szervezeti és működési szabályzatban megjelölt szervezeti egység tart nyilván.
169. A személyes használatra kiadott aláírás-létrehozó eszköz biztonságos megőrzése a tanúsítvány birtokosának a kötelezettsége. Az elektronikus aláírást tartalmazó kártya sérülését vagy elvesztését haladéktalanul be kell jelenteni a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály vezetője részére, aki haladéktalanul intézkedik az érintett hitelesítésszolgáltatónál az aláíró tanúsítvány visszavonása érdekében.
170. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt
a) az SZMSZ-ben, illetve az ügyrendben meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy egyedi, a szervezet megnevezését tartalmazó elektronikus aláírásával vagy a szervezeti aláírás használatára feljogosított személy az ügyiratkezelő rendszerben rögzített szervezeti aláírás útján az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyegzővel látta el, b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják, vagy
c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.
171. Nem minősül kiadmánynak
a) az elektronikus visszaigazolás,
b) a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.
172. A kiadmányozásra jogosult személy a 2 példányban készülő tervezeteket saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el, „s. k.” jelzés esetén az ügyintéző vagy az ügykezelő „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, lebélyegzi és aláírja.
173. Idegen nyelven készített kiadmány esetén a kiadmánytervezet készítője – kiadmányozó vezető döntése alapján – gondoskodik annak magyar nyelvű tartalmi kivonata elkészítéséről (küldő neve, címzett neve, irat tárgya).
174. A takarékos papírfelhasználás érdekében a kiadmánytervezet nyomtatásakor a kétoldalas nyomtatást kell előnyben részesíteni.
175. Az „s. k.” jelzés alkalmazása esetén az ügyrendben meghatározott hitelesítésre felhatalmazott személynek saját kezűleg alá kell írnia, aláírása mellett pedig el kell helyezni a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatát (kézbesítőkönyvben aláírással kell átadni, faxon történő továbbítás esetén a visszaigazolást az irathoz kell kapcsolni).
176. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon nyilvántartott ügyet egyszerre, egy kiadmányban intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát.
177. A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.
178. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegzőlenyomatát.
179. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.
180. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.
181. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható.
182. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A minisztérium által használt valamennyi bélyegző kezeléséről és nyilvántartásáról a minisztérium belső utasításban rendelkezik.
183. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:
a) „Saját kezű felbontásra!”,
b) „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével).
184. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerhetőségét.
18.4. A kiadmányozott irat külalakja
185. A kiadmányozott iratokon az alábbiakat fel kell tüntetni:
a) az irat első lapjának fejrészén:
aa) a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár által kiadmányozott iratokon a lap felső részén középre helyezve Magyarország címerét, a minisztérium, illetve a szervezeti egység megnevezését,
ab) a szervezeti egységek által kiadmányozott iratokon a lap felső részén középre helyezve Magyarország címerét, a minisztérium és a szervezeti egység megnevezését,
ac) az első lap fejrésze alatt bal oldalon a címzésben a címzett nevét, beosztását, a szerv és a szervezeti egység megnevezését, székhelyét és címét és az irat tárgyát,
b) az irat első lapjának jobb felső sarkán
bb) az ügyintéző nevét és telefonszámát,
bc) válasz esetén a hivatkozási számot,
c) a szöveg alatt, bal oldalon
ca) a keltezést (helység, év, hó, nap),
cb) az „s. k.” jelzésű kiadmányokon a hitelesítési záradékot (ez alól kivétel a nyomdai úton készített kiadmány),
cc) a címzettek megnevezését, ha az irat 2–5 példányban készült, e fölött külön elosztó ívet kell készíteni;
d) a szöveg alatt, jobb oldalon a kiadmányozó nevét, beosztását, aláírását, a szerv körbélyegzőjének lenyomatát,
e) a mellékletek vagy mellékelt iratok számát (10 lapig lapszám szerint, azon felül csomag megjelöléssel),
f) az irat első lapjának alján, középen a szervezeti egység címét, telefonszámát, faxszámát és e-mail címét,
g) a kiadmányhoz készített mellékleten az irat első lapjának jobb felső sarkán a „Melléklet a ... számú irathoz” szöveget.
186. Amennyiben a kiadmánynak nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Címzettek:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.
19. Az irat továbbítása, expediálása
187. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt (kiadmányokat) és esetleges mellékleteit és mellékelt iratait (a továbbiakban együtt: melléklet) az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és, amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.
188. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles
a) az iratot a címzettnek továbbítani
aa) „azonnal”, illetve „sürgős” jelzés esetén soron kívül,
ab) lehetőség szerint még az átvétel napján,
b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.
189. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.
190. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.
191. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, dokumentáltan adja át a továbbítást végző szervezeti egység részére. Tértivevényes feladás esetén a tértivevényen rögzíteni kell az iktatószámot. A küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat (tértivevény, csomagkísérő) pontosan kitöltve kell átadni a postázásra kijelölt szervezeti egységnek.
192. A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú futár- és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.
193. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell rögzíteni.
194. Az irat személyes átadása esetén elegendő a kézbesítési időpont és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán vagy a kézbesítőkönyvben.
195. A boríték címoldalán a postai feladásra előkészítés esetén fel kell tüntetni:
a) a küldő személy vagy szervezeti egység megnevezését és címét,
b) az irat (iratok) iktatószámát, több példány esetén azok sorszámát,
c) a címzett megnevezését és pontos címét (elsődlegesen postafiókcím, ennek hiányában postai cím),
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”, „ÁFSZ” stb.).
196. Hivatalos iratként (tértivevényes) történő feladás előkészítésekor a kitöltött tértivevényt a boríték hátsó oldalára fel kell ragasztani.
197. A boríték címoldalán az Állami Futárszolgálat útján történő továbbítás előkészítése esetén fel kell tüntetni:
a) a küldő személy vagy szervezeti egység megnevezését és címét,
b) az irat (iratok) iktatószámát, több példány esetén azok sorszámát,
c) a címzett és szervezeti egységének pontos megnevezését,
d) a jobb felső sarokban – a nem minősített tartalomra való utalásként – egy „S” betűt jelölésként.
198. A boríték hátoldalán az Állami Futárszolgálat útján történő továbbítás előkészítése esetén a ragasztási élen, három különböző ponton átnyúlóan a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát el kell helyezni, amit cellux típusú ragasztószalaggal át kell ragasztani.
199. A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt eredeti példányt a készítő szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.
19.1. Az iratok postai feladásra előkészítése, központi továbbítása
200. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:
a) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló vonatkozó jogszabályban leírtaknak megfelelően,
b) hivatali kézbesítő, állami vagy egyéb futárszolgálat igénybevétele esetén a jogszabályban, illetve az általános szerződési feltételekben rögzített szabályoknak megfelelően.
201. A Biztonsági és Adatkezelési Főosztály a 12 óra 30 percig leadott küldeményeket az aznapi postával adja fel. A minisztérium postafiókját kezelő postahivatal nyitvatartási idején túl a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály vagy bármely szervezeti egység munkatársa részéről feladott, „sürgős” jelzésű küldemény feladásának díja, a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) nevére kiállított számla ellenében, utólagos elszámolással a KEF házipénztárában kerül kifizetésre.
202. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – így a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül dokumentáltan – az irathoz kell rögzíteni.
203. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.
204. Ha a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, a minisztérium a hivatalos iratot írásos formában, papír alapon, postai úton a felhasználó lakcímére küldi meg, ha az ismert.
205. Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át a küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. A kézbesítési vélelem beálltáról mind a minisztériumot, mind a címzettet automatikusan tájékoztatni kell az elektronikus tárhelyükön.
206. Elektronikus dokumentum kézbesítése esetén, amikor a címzett a hivatalos iratra mutató internetes hivatkozást megnyitotta, akkor az elektronikus tértivevény automatikusan létrejön, és a minisztérium tárhelyére megküldésre kerül.
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA (SKONTRÓBA) HELYEZÉSE,
AZ IRATTÁRI TÉTELEK KIALAKÍTÁSA, AZ IRATOK IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA,
SELEJTEZÉSE ÉS MEGSEMMISÍTÉSE
20. Az ügyirat határidő-nyilvántartásba helyezése
207. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.
208. Az ügykezelő az ügyintéző írásbeli utasítása alapján az átmeneti irattár részeként elkülönített határidő-nyilvántartásba helyezi az ügyiratot, és egyidejűleg az elektronikus iratkezelési szoftverben is rögzíti ezt. Azon ügyiratok helyezhetőek határidő-nyilvántartásba, amelyek végleges elintézése valamilyen közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.
209. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
210. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,
b) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.
211. Ha a határidő eredménytelenül telik el (pl. nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot.
212. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.
213. A határidő-nyilvántartásba helyezett ügyiratot az ügykezelő onnan kiveszi, és ezt az elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíti, ha:
a) a közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése megtörtént,
b) a határidő eltelt, annak utolsó napján, ha időközben másként nem intézkedtek.
21.1. Az irattári tételek kialakítása
214. Az ügyiratokat és a nyilvántartott egyéb iratokat – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:
a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,
b) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót, feladatkört illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.
215. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan
a) meghatározásra kerülnek, melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni,
b) a nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerülnek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni,
c) a nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerül az irattári őrzés időtartama.
A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni.
21.2. Az irattári terv szerkezete és rendszere
216. A Szabályzat függelékét képezi az irattári terv, amelynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.
217. Az irattári terv általános és különös részre oszlik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.
21.3. Irattárak kialakítása
218. Az iratkezelésért felelős vezető a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az irattározás rendszerét a szervezeti egységek átmeneti (kézi) irattárában, illetve a központi irattárban. A szervezeti egységek vezetői – a vonatkozó levéltári ajánlás figyelembevételével – önállóan döntenek az átmeneti irattárak elhelyezéséről figyelemmel az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésének követelményére.
219. Átmeneti irattárat kizárólag az iktatóhellyel rendelkező szervezeti egységek működtethetnek.
220. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárnak (a továbbiakban: MNL) a levéltári törvény alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység által működtetett központi irattár feladata.
221. A központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. A központi irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.
222. A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban télen, nyáron lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55–65%) és a 17–18°C-os hőmérsékletet.
223. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal kell a központi irattári helyiséget berendezni.
224. A központi irattárba helyezés előtt az átadó szervezeti egység ügykezelőjének az ügyiratból a munkapéldányokat, felesleges fénymásolatokat, jogszabályokat a műanyag irattartókat (genotherm), gemkapcsokat ki kell emelni.
225. Az iratanyag tárolására az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni.
226. Az elektronikus iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. Az adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.
21.4. Az iratok átmeneti irattárba helyezése
227. Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő vagy határidőbe tett, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.
Az átmeneti irattárban az iratokat rögzített ideig és módon kell őrizni, ezt követően azokat át kell adni a minisztérium központi irattárának.
228. Az ügyiratok átmeneti irattárba helyezése a szervezeti egység vezetőjének vagy az általa felhatalmazott munkatársnak tudtával történhet.
229. Az ügyirat átmeneti irattárba helyezése mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.
230. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.
231. Átmeneti irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet, hiányos vagy irattári tételszámmal nem ellátott ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek:
a) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e,
b) a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisítenie,
c) az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie,
d) az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.
232. Amennyiben az előző pontban felsoroltak teljesültek, az ügyintéző rávezeti az előadói ívre az átmeneti irattárba helyezésre vonatkozó utasítást (a/a), majd aláírja, és dátummal látja el.
233. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
234. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.
235. Az átmeneti irattárban a lejárt őrzési idejű ügyiratok selejtezése a központi irattár bevonásával történik.
236. Az ügykezelő az átmeneti irattárból iratot véglegesen csak a szervezeti egység vezetője írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Ezeken az eseteken kívül az ügykezelő iratot véglegesen csak a központi irattárnak adhat át.
22. A központi irattár működése
22.1. Az iratok átadása a központi irattár részére
237. Az átmeneti irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat a központi irattárnak kötelesek átadni, amely gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.
a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium és jogelődje által leadott iratokat,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet.
239. Központi irattárba átadni csak az adott ügyben keletkezett összes iratot, illetve teljes ügyiratot lehet.
240. A szervezeti egységek átmeneti (kézi) irattárban őrzik a folyó és az azt megelőző év iratait évek, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében. Ettől eltérni az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egységgel folytatott egyeztetést követően lehet.
241. A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, a műanyag irattartókból (genotherm) kiemelt, a fémkapcsoktól (gemkapocs, binder kapocs stb.) mentes papíralapú ügyiratokat, adathordozón tárolt elektronikus iratokat és azok segédkönyveit,
b) a folyamatos (éven túli) iktatást végzőknek az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyirataikat
242. Elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
243. Az ügyiratok átadásakor két példányban kell elkészíteni és a központi irattárnak átadni az – átadó szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet”, illetve annak mellékleteként az irattári tételszám szerint, az elektronikus iratkezelési szoftverből elkészített iratjegyzéket.
244. Azokról az ügyiratokról, amelyeket a szervezeti egység további ügyintézés céljából visszatart vagy szerelt, és az iktatókönyvből nincsenek kivezetve, önálló jegyzéket kell készíteni.
245. Azokról az ügyiratokról, amelyek a nyilvántartásban szerepelnek, de a szervezeti egységnél nem fellelhetőek, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni.
246. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzékek egyik példánya a Biztonsági és Adatkezelési Főosztályé, a másik az iratot leadó szervezeti egységé, amelyet az átmeneti irattárában kell megőrizni.
247. A hibásan, hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a központi irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.
248. A központi irattárba történő átadást az elektronikus iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.
22.2. A központi irattár működése
249. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek, a gazdasági, pénzügyi ügyek iratanyagát a kijelölt szervezeti egység a saját irattárában kezeli és őrzi.
250. Az átmeneti (kézi) irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyirataikat – az e Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – a központi irattárnak kötelesek átadni.
a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervei által leadott iratokat,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,
c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,
d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL vagy
e) egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv
részére történő átadásáról.
251. Az iratok központi irattárban való elhelyezése szervezeti egységek, évkörök, irattári tételszámok, ügyiratszámok alapján történik.
252. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét vagy jeleit és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját.
253. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,
aa) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
ab) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus iratokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
ac) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,
b) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).
22.3. Elektronikus irattár
254. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
255. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani a tárolást.
256. Az elektronikus iratok tárolása az irattárban az elektronikus iratkezelési szoftver sajátosságainak megfelelően a rendszer részeként vagy önálló fájltároló helyen történik.
257. Az elektronikus iratot nyilvántartásba vételével egyidejűleg az elektronikus iratkezelő rendszerben el kell helyezni. Ettől kezdődően az elektronikus irat az irattárban kerül megőrzésre.
258. Az elektronikus irathoz történő hozzáférés a jogosultsági rendszer szabályai szerint történik.
259. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
22.4. Az irat átmeneti vagy végleges kiadása
260. A minisztérium munkatársai saját szervezeti egységének ügyirataiból a szervezeti egység vezetőjének engedélyével, más vagy megszűnt szervezeti egységek ügyirataiból az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezet vezetőjének írásbeli engedélyével kérhetnek ki iratokat.
261. Az iratkölcsönzés másolatkészítéssel is teljesíthető, amennyiben azt a kölcsönző elfogadja. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról betekintés esetén őrjegyet, szerelés esetén ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzés utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan történik.
262. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni.
A kölcsönzési napló rovatai:
b) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),
c) iktatószám, irattári tételszám,
e) a kiemelés ideje (év, hó, nap),
f) a kiemelést végző neve,
g) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),
h) a visszahelyezést végző neve,
i) az engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az ügyirat kiadása.
263. Az irat kiadását és visszaérkezését az elektronikus iratkezelési szoftverben is jelezni kell. Az ügyiratok kölcsönzésének oka lehet betekintés – határideje maximum 3 hónap – vagy szerelés. Az irattáros a központi irattárból ügyiratot véglegesen csak akkor adhat ki, ha azt másik iktatott ügyirathoz szerelik.
264. A központi irattár papíralapú ügyiratot a tárgya szerint feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység vezetőjének vagy megbízottjának írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetve biztosítja a betekintést.
265. Ha a kölcsönzésre megjelölt ügyirat tárgya a szervezeti egység feladat- és hatáskörét nem érinti, akkor az illetékes szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges az ügyiratkölcsönzéshez.
266. Megszűnt szervezeti egység ügyiratai esetén az engedélyt a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály készíti elő, és a közigazgatási államtitkár adja meg. A központi irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki.
267. A Biztonsági és Adatkezelési Főosztály az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény, továbbá a köziratokról, a levéltári törvény alapján előkészíti közigazgatási államtitkári döntésre a minisztérium irattáraiban található iratokra vonatkozó megismerési és tudományos kutatási kérelmeket, valamint nyilvántartja a kiadott engedélyeket.
22.5. Az iratok selejtezése, megsemmisítése
268. Az irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat évente a minisztérium valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.
269. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.
270. A lejárt megőrzési határidejű iratokat selejtezni kell. A selejtezéshez az MNL selejtezési engedélyét be kell szerezni. Az iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani.
271. Az átmeneti irattárak a központi irattár felügyeletével végzik a selejtezést.
272. A központi irattárban az iratselejtezést a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály vezetője által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.
273. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám alapján kell végrehajtani.
274. A nyilvántartásba vett iratok többletpéldányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni.
275. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek egy példányát iktatás után az MNL-hez kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. Az MNL az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
276. A selejtezés során ellenőrizni kell:
a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,
b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
277. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét,
d) a selejtezési eljárás alá vont ügyiratok évkörét,
e) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, terjedelmét (iratfolyóméterben),
f) az irattári tétel címét,
g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
h) a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát,
i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.
278. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.
279. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai aláírják és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.
280. A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az elektronikus iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
281. A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.
282. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással kell megsemmisíteni úgy, hogy ne lehessen a tartalmukat megállapítani.
Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik.
283. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.
284. A központi irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az irattár munkatársai koordinálják. A szervezeti egységek kézi irattáraiból kiselejtezett iratanyag összegyűjtését az épületek gondnokai koordinálják.
285. A tárolóeszközökben (zsák, doboz) kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A szervezeti egységeknek a tárolóeszköz nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.
286. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi (legutolsó) archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.
23. Az iratok levéltárba adása
287. A minisztérium a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrzendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel az MNL-nek átadja.
288. Az MNL számára átadandó ügyiratokat az irattári terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
289. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az MNL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
290. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.
291. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az elektronikus iktatórendszerben rögzíteni kell, és az irattári segédletekben is át kell vezetni.
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,
HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
24. Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén
292. A levéltári törvényben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.
293. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, amelynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.
294. Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.
295. Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik. Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.
25. A megszűnő szervezeti egység iratainak kezelése
296. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait, illetve az átmeneti irattárban lévő ügyiratokat átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).
297. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és gondoskodni kell az átadott folyamatban lévő ügyek iratainak nyilvántartásáról, és az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.
298. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.
299. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.
300. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.
26. Munkakörátadással kapcsolatos rendelkezések
301. A szervezeti egységek a személyi változásokról a minisztériumban rendszeresített adatlapok kitöltésével intézkednek, amelynek során az adatgazda érvényteleníti az iratkezelési szoftverhez kapcsolódó jogosultságokat.
302. A hivatali szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján – jegyzőkönyv felvétele mellett – tételesen el kell számoltatni. A távozó kezelésében lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól. A hivatali szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, illetve kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.
IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
27. Bélyegzők és negatív pecsétnyomók
303. A minisztériumon belül használt bélyegzők típusai:
c) iratkezelés során használt bélyegzők,
d) személyi (negatív) fémpecsétnyomók,
304. A minisztérium hivatalos bélyegzője a Magyarország címerével ellátott körbélyegző.
305. A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használhatnak.
306. A szervezeti egységek körbélyegzőjén a minisztérium teljes vagy rövid megnevezésén túl a szervezeti egység hivatalos megnevezése is szerepelhet.
307. A körbélyegzőket – a lenyomatukban is megjelenő – sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.
308. A bélyegzők nyilvántartásáról a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály gondoskodik.
309. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.
310. Körbélyegző a szervezeti egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányon, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez, illetve az Állami Futárszolgálat útján továbbítandó küldemények lezárásához használható.
311. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt az épületből kivinni kizárólag épületen kívüli munkavégzés céljából lehet. A körbélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos tárolásáért.
312. Fejbélyegző kimenő küldemények borítékján a feladó jelölésére használható.
313. Az iratkezeléshez kapcsolódóan a minisztériumban a következő bélyegzők használhatóak: érkeztetőbélyegző, érkeztető- és iktatóbélyegző, dátumbélyegző, díjhitelesítő bélyegző, aláírás-bélyegző, hitelesítő bélyegző, minősített küldeményen a minősítési jelölés és kezelési utasítások jelölésére szolgáló bélyegzők, tértivevények feladásánál használt bélyegzők.
314. Személyi (negatív) (fém) pecsétnyomók minősített adathordozók tárolására szolgáló páncél- és lemezszekrények lezárására használhatóak.
315. A speciális bélyegzők a fenti felsorolásban nem szereplő, egyedi célra felhasználható bélyegzők.
316. A hivatali egységek a bélyegzőket – a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján (Kezdőoldal » On-line ügyfélszolgálat » Formanyomtatványok menüben a Műszak és ellátás igénylőlapjai közül) letölthető Bélyegző igénylés elnevezésű nyomtatványt kitöltve és a szervezeti egység vezetője által aláírva a Biztonsági és Adatvédelmi Főosztálytól igényelhetik, amely a Gazdasági Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság jóváhagyását követően gondoskodik azok elkészíttetéséről, nyilvántartásba vételéről, a használó részére történő átadásáról és az átadás dokumentálásáról.
317. A Biztonsági és Adatvédelmi Főosztály az egyes bélyegzőtípusokat könyv formájában összefűzött bélyegző-nyilvántartó lapon veszi nyilvántartásba. A nyilvántartásba vételt követően a bélyegzőt az igénylő szervezeti egység illetékes munkatársának aláírás ellenében adja ki.
318. A szervezeti egység vezetője gondoskodik:
a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő átvezettetéséről,
b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.
319. A minisztériumon belüli áthelyezés vagy feladatkör megváltozása esetén a bélyegzőket a bélyegzők nyilvántartását ellátó szervezeti egységnek vissza kell adni.
320. A munkavégzésre irányuló jogviszony megszüntetése esetén a bélyegzők nyilvántartását ellátó szervezeti egység a leszerelő lapon aláírásával igazolja a bélyegzők leadását.
321. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett, vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:
a) írásban értesíti a bélyegzők nyilvántartását ellátó szervezeti egység vezetőjét,
b) a bélyegzők nyilvántartását ellátó szervezeti egység vezetője gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,
c) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,
d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző kizárólag új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt haladéktalanul selejtezni kell.
322. A leadott bélyegzők jegyzőkönyv alapján történő megsemmisítését a bélyegzők nyilvántartását ellátó szervezeti egység kezdeményezi a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóságnál, és a megsemmisítés dátumát rögzíti a bélyegző-nyilvántartó lapokon.
323. A bélyegzőhasználattal kapcsolatos előírások betartását az iratkezelésért felelős szervezeti egység az éves ügyviteli ellenőrzés során ellenőrzi.
28. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
324. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).
325. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
29. Iratbetekintések nyilvántartása
326. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott ügyintéző jogosult a külön jogszabályban meghatározottak szerint
a) hiteles papíralapú, illetve
327. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, elektronikus iratkezelő rendszerben dokumentálni kell.
328. Az iratokról készített hiteles papíralapú másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepeljen:
a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” záradék,
b) körbélyegző lenyomata,
c) az iratot őrző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa megbízott ügyintéző aláírása.
329. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról, a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló, valamint a polgári perrendtartásról szóló jogszabályokban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.
330. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.
30. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
331. A hatályos Iratkezelési Szabályzat betartásának ellenőrzéséért felelős az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység vezetője.
332. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője a szervezeti egységénél köteles:
a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,
b) gondoskodni – az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az iratanyag évenkénti selejtezéséről,
c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,
d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
e) gondoskodni – a Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról,
f) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.
333. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie.
334. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során
a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,
b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.
335. A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrizheti a minisztérium irattári anyagát.
31. Iratkezelési feladatok az elektronikus iratkezelési szoftver üzemzavara esetén
336. Ha az elektronikus iratkezelési szoftver használata ellehetetlenül, az alábbi intézkedések szükségesek:
A rendszer leállása esetén – 4 óra várakozás után – a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály kézbesítőkönyvek segítségével továbbítja a küldeményeket a címzetteknek. Ettől kezdve a rendszer helyreállásáig a Biztonsági és Adatkezelési Főosztály csak postairányítást végez, a KÉR-ben kivételként kezelt küldemények esetében érkeztetést nem. Az iratokat a címzett (továbbított) helyeken kell érkeztetni (akár az iktatással együtt, egy menetben), ha újraindul az elektronikus iratkezelési szoftver.
337. Az informatikai rendszert üzemeltetők, illetve az alkalmazásgazdák a rendszer váratlan üzemzavara esetén azonnal, telefonon vagy egyéb módon, előre meghatározott szöveggel értesítik az iktatóhelyeket, amelyben bejelentik, hogy a számítógépes rendszer leállt. Ebben az üzenetben tájékoztatást adnak a kialakult helyzetről és a szükséges teendőkről.
338. Az egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység gondoskodik.
339. Amennyiben három órán belül nem áll helyre az iratkezelési szoftver üzemszerű működése, meg kell kezdeni a 336. pontban foglalt intézkedés végrehajtását.
340. Speciális iktatókönyvenként 1-től induló, folyamatosan növekvő iktatószámokat kell képezni: az iktatókönyv megkülönböztető jelzése után, ÜZ előtaggal kell ellátni minden iktatószámot (üzemzavar szám). Az iktatószám felépítése: szervezeti egység, illetve iktatókönyv megkülönböztető jele -ÜZ/főszám/alszám/évszám. A papíralapú iktatást a számítógépes iratkezelő rendszer működésének helyreállásáig kell végezni.
341. Az üzemzavar megszüntetése után az alkalmazásgazda újabb értesítést küld a kézi iktatás befejezésére és az elektronikusan történő iktatás elrendelésére. A helyreállt rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára géppel iktatott tételt.
342. Papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell használni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az elektronikus iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 4 órán keresztül nem biztosított.
343. Az üzemzavar megszűnését követően minden iratot az elektronikus iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – és az iraton is jelezni kell.
344. Papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
345. Üzemzavar esetén előfordulhat, hogy a programban adatvesztés történik, és az üzemeltetők az előző éjjeli mentésből állítják helyre az adatokat. Ebben az esetben az adott munkanapon a rendszer leállásáig rögzített iktatási adatok elveszhetnek. Amennyiben az ügykezelő ezt észleli, csak akkor folytathatja a programban az iktatási tevékenységet, ha a korábban (reggeltől a hiba keletkezéséig) géppel rögzített, de elveszett iktatási adatokat pótolja. A nyilvántartási szám folyamatosságának megőrzése érdekében hiányosan vagy akár átmenetileg hibásan, de azokat az iratokat is be kell iktatni, amelyeket az iktatóhely nem tudott „helyreállítani”.
346. A rendszer helyreállítása után (amennyiben adatvesztés miatt a napi adatok pótlására szükség volt, akkor az után) az iktató megkezdi a munkáját a számítógépes rendszerrel. Ennek keretében folytatja a napi munkáját a programban, illetve elvégzi a kézzel a papíralapú iktatókönyvbe rögzített adatok pótlólagos bevitelét. Az iktatólapok adatait öt munkanapon belül rögzíteni kell a rendszerben.
347. A papíralapú iktatókönyvbe rögzített ügyiratoknak a program új iktatószámot generál, a „kézzel kiadott”, papírra rávezetett iktatószámot (Üzemzavar számot) az „irat tárgya” rovatban kell feltüntetni.
348. Kiemelt, nagy iratforgalmú helyszínek esetén, egyedi, előre egyeztetett döntés alapján a hibakiértesítéstől számított négy óra letelte előtt is megkezdhető a kézi iktatás.
349. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.
350. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet – évenkénti hitelesítéssel történt megnyitással és lezárással – annak beteltéig kell használni.
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE
351. Az elektronikus postafiókra érkező
a) elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum),
b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény
érkeztetését az elektronikus iratkezelési szoftverben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg. A minisztérium elektronikus postafiókját a lakossági kapcsolattartásért felelős szervezeti egysége működteti.
352. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
353. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzésével összefüggő részletszabályokat a Szabályzatban megfogalmazott előírások szerint kell végrehajtani.
354. A levelezőrendszeren keresztül érkezett és a minisztérium feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mailt, faxot automatikusan áthelyezve kell az iratkezelési szoftver érkeztető nyilvántartásában megjeleníteni. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.
355. A KÉR-ben érkeztetett papíralapú küldemények a 335/2005. Korm. rendeletben, továbbá a Szabályzat 2. függelékében felsorolt kivételekre figyelemmel, a beérkezést követően elektronikus dokumentumként az érkeztetési adataikkal egyidejűleg kerülnek továbbításra a minisztérium elektronikus iratkezelési szoftverébe a hivatali kapun keresztül.
356. Amennyiben a feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység a címzésből pontosan megállapítható, úgy az elektronikus iratkezelési szoftverben a KÉR küldemény a szervezeti egység részére közvetlenül hozzáférhetővé válik. Minden más esetben a KÉR küldemény a postai küldemények szétosztásért és továbbításért felelős szervezeti egység által kerül megküldésre az illetékes szervezeti egység részére.
357. Az elektronikus iratkezelési szoftver szignálási felületén a szignálásra jogosult vezető ügyintézésre – elektronikus úton – kijelöli az illetékes szervezeti egységet vagy ügyintézőt.
358. A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az elektronikus iratkezelési szoftver iktatási felületén a megfelelő expediálási mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére. A 335/2005. Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a Szabályzat 2. függelékében meghatározott kivételeken kívül a papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus iratok hiteles papíralapú irattá történő alakítása, majd továbbítása az elektronikus iratkezelési szoftverből a Postai Hibrid rendszer alkalmazásával a hivatali kapun keresztül történik az ügyfelek részére.
359. Az elektronikus iratkezelési szoftverből kimenő elektronikus iratok hitelesítése minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú (szervezeti) elektronikus aláírás és időbélyegző, illetve rendelkezésre állás esetén a kiadmányozó vezető részére biztosított egyedi minősített elektronikus aláíró tanúsítványon alapuló elektronikus aláírás és minősített időbélyegző használatával történik.
360. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.
361. Egyéb elektronikus úton (pl. telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.
362. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.
364. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
365. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, valamint a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.
366. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
367. A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokra vonatkozó előírásokat a minisztérium Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.
368. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.
369. A Szabályzat rendelkezéseit évente felül kell vizsgálni, és szükség esetén módosítani kell azokat.
1. függelék az Iratkezelési Szabályzathoz
Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a feladat- és hatáskörhöz igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.
Az irattári jel összetevői:
a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést: b) A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez – a minisztériumra utaló és annak feladatköréhez igazodó rendszerezésben – sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három- vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört. a) szám/S, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években.
A „HNŐ” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza az ügyviteli érdekből határidő nélkül a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról;
b) szám/L, amely meghatározza a levéltári átadás határidejét években, a tényleges átadás időpontjáról a minisztérium és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.
Tételszám |
Megnevezés |
Selejtezési idő
(év) |
Levéltárba adás ideje
(év) |
A100 |
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek |
|
|
A200 |
Szervezet és működés |
|
|
A300 |
Ügyvitel |
|
|
A400 |
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek) |
|
|
A500 |
Gazdasági ügyek |
|
|
A700 |
Ellenőrzés |
|
|
A800 |
Informatika |
|
|
A900 |
Biztonság |
|
|
A1000 |
Kommunikáció, sajtó, média |
|
|
Tételszám |
Megnevezés |
Selejtezési idő
(év) |
Levéltárba adás ideje
(év) |
IM 100 |
Igazságügyi szakpolitikai ügyek iratai |
|
|
IM 200 |
Nemzetközi ügyek |
|
|
IM 300 |
A minisztérium speciális feladataihoz kapcsolódó iratok |
|
|
Tételszám |
Megnevezés |
Selejtezési idő
(év) |
Levéltárba adás ideje
(év) |
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai |
A101.15L |
A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközei és ezek tervezetei, koordinációs iratai |
N |
15 |
A102.05S |
Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és közjogi szervezetszabályozó eszközei tervezetei, koordinációs iratai |
5 |
– |
A103.05S |
Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A104.05S |
Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A105.05S |
Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A106.05S |
Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal, kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A107.15L |
Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai |
N |
15 |
A108.05S |
Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai |
5 |
– |
A109.05S |
Egyéb tárcaközi bizottságok iratai |
5 |
– |
A110.05S |
Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai |
5 |
– |
Szervezet és működés |
A201.HNŐ |
Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok |
N |
HŐ |
A202.15L |
A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ) |
N |
15 |
A203.15L |
A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb. |
N |
15 |
A204.HNŐ |
Belső utasítások, körlevelek |
N |
HŐ |
A205.15L |
A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések |
N |
15 |
A206.05S |
A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, parlamenti munkával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A207.15L |
Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A208.15L |
Kormánykabinet, egyéb kabinet, üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál |
N |
15 |
A209.05S |
Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál |
5 |
– |
A210.15L |
Közigazgatási államtitkári értekezletre bejövő előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezlet összehívásáért felelős tárcánál |
N |
15 |
A211.15L |
Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál |
N |
15 |
A212.05S |
Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten résztvevő tárcánál |
5 |
– |
A213.15L |
Kormányülésre bejövő előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a Kormányülés összehívásáért felelős tárcánál |
N |
15 |
A214.15L |
Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál |
N |
15 |
A215.05S |
Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a részt vevő tárcánál |
5 |
– |
A216.15L |
Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok |
N |
15 |
A217.15L |
A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) |
N |
15 |
A218.15L |
Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) |
N |
15 |
A219.03S |
Országos Érdekegyeztető Tanáccsal kapcsolatos ügyek |
3 |
– |
A220.15L |
Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok, |
N |
15 |
A221.05S |
Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően |
5 |
– |
A222.15L |
A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok javaslatok, tervek |
N |
15 |
A223.05S |
Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél |
5 |
– |
A224.05S |
A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok |
5 |
– |
A225.15L |
Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások |
N |
15 |
A226.05S |
Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél |
5 |
– |
A227.15L |
Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások |
N |
15 |
A228.15L |
Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
A229.15L |
Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködéssel kapcsolatos iratai |
N |
15 |
A230.05S |
Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai |
5 |
– |
A231.15L |
Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek |
N |
15 |
A232.15L |
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek |
N |
15 |
A233.15L |
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők |
N |
15 |
A234.05S |
Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai |
5 |
– |
A235.15L |
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
A236.05S |
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai |
5 |
– |
A237.05S |
A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek |
5 |
– |
A238.02S |
A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai |
2 |
– |
A239.05S |
Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok |
5 |
– |
A240.02S |
Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb. |
2 |
– |
A241.01S |
Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.), tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb. |
1 |
– |
A242.15S |
Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok |
15 |
– |
A243.15S |
A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása |
15 |
– |
A244.HNŐ |
Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók |
N |
HŐ |
A245.05S |
Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A246.10S |
Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok |
10 |
– |
A247.05S |
Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai |
5 |
– |
Ügyvitel |
A301.15L |
Miniszter, államtitkár munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok |
N |
15 |
A302.10S |
Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok miniszter esetén |
10 |
– |
A303.05S |
Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén |
5 |
– |
A304.05S |
Kutatási engedély ügyek iratai |
5 |
– |
A305.NHŐ |
Főnyilvántartó könyv |
N |
HŐ |
A306.15L |
Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok) |
N |
15 |
A307.03S |
A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék lezárás után |
3 |
– |
A308.03S |
Az irat átadására, továbbításra vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.) |
3 |
– |
A309.15S |
Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső vagy más belső átadóokmány, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.) |
15 |
– |
A310.HNŐ |
Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés |
N |
HŐ |
A311.HNŐ |
Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés |
N |
HŐ |
A312.10S |
Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.) |
10 |
– |
A313.HNŐ |
A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek |
N |
HŐ |
A314.03S |
Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv |
3 |
– |
A315HNŐ |
A központi irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyv stb.) |
N |
HŐ |
A316.02S |
A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg) |
2 |
– |
A317.HNŐ |
Ügyiratból adatszolgáltatás |
N |
HŐ |
A318.HNŐ |
Iratmegismerési engedélyek iratai minősített adathordozók, illetve nyílt iratok esetén |
N |
HŐ |
A319.05S |
Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel, belső szervezeti egységekkel folytatott levelezés |
5 |
– |
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek) |
A401.05S |
Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok |
5 |
– |
A402.02S |
Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél |
2 |
– |
A403.02S |
Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb. |
2 |
– |
A404.02S |
Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások |
2 |
– |
A405.05S |
A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A406.05S |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai |
5 |
– |
A407.02S |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok |
2 |
– |
A408.05S |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A409.10S |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők |
10 |
– |
A410.10S |
Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők |
10 |
– |
A411.10S |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz |
10 |
– |
A412.10S |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek |
10 |
– |
A413.05S |
Különböző foglalkoztatási jogviszonyú munkatársak igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj-megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.) |
5 |
– |
A414.HNŐ |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok
(személyi anyag) |
A jogviszony megszűnésétől számított
60 év |
HŐ |
A415.05S |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás |
5 |
– |
A416.--S |
Személyi vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok |
1* |
– |
A417.05S |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások |
5 |
– |
A418.03S |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
A419.10S |
A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai |
10 |
– |
A420.05S |
Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok |
5 |
– |
A421.08S |
Védnökségek, díjak |
8 |
– |
A422.05S |
Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok |
5 |
– |
A423.05S |
Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok |
5 |
– |
A424.10S |
Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok |
10 |
– |
A425.03S |
A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései,
a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
A426.--S |
Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai |
A képzés befejezését követő vállalt idő után
1 év |
– |
A427.05S |
Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai |
5 |
– |
A428.03S |
Szociális bizottsági és esélyegyenlőségi bizottsági iratok |
3 |
– |
A429.10S |
Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A430.10S |
Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A431.03S |
Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok |
3 |
– |
A432.05S |
Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv |
5 |
– |
A433.15L |
Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei |
N |
15 |
A434.03S |
Ágazati érdek-képviseleti szervekkel történő levelezések iratai |
3 |
– |
A435.03S |
Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés |
3 |
– |
A436.15L |
Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A437.05S |
Közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A438.05S |
A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése |
5 |
– |
A439.10S |
Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése |
10 |
– |
A440.05S |
Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél |
5 |
– |
A441.15L |
Külszolgálat, gyakornokprogram |
N |
15 |
A442.60S |
Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak,
EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban részt vevők stb.) |
60 |
– |
Gazdasági ügyek |
A501.05S |
Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok |
5 |
– |
A502.02S |
Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésére
vonatkozó (kisebb értékű) iratok |
2 |
– |
A503.05S |
Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél |
5 |
– |
A504.05S |
Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg-kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.) |
5 |
– |
A505.HNŐ |
Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok |
N |
HŐ |
A506.HNŐ |
Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
N |
HŐ |
A507.05S |
Szerződések iratai (lejárat után) |
5 |
– |
A508.10S |
Peres, illetve nemperes eljárással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A509.01S |
Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok |
1 |
– |
A510.08S |
Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok |
8 |
– |
A511.05S |
Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően) |
5 |
– |
A512.15L |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés |
N |
15 |
A513.03S |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv |
3 |
– |
A514.03S |
A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás |
3 |
– |
A515.08S |
A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása |
8 |
– |
A516.08S |
Államkincstári pénzellátás |
8 |
– |
A517.08S |
Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján |
8 |
– |
A518.08S |
Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok |
8 |
– |
A519.08S |
A fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai |
8 |
– |
A520.08S |
Központi beruházás iratai |
8 |
– |
A521.15L |
Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése |
N |
15 |
A522.10S |
A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok |
10 |
– |
A523.08S |
A fejezeti zárszámadásával kapcsolatos iratok |
8 |
– |
A524.08S |
Személyi juttatás |
8 |
– |
A525.05S |
Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek |
5 |
– |
A526.02S |
Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés |
2 |
– |
A527.05S |
Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.) |
5 |
– |
A528.08S |
Bérpolitikai intézkedések végrehajtása |
8 |
– |
A529.10S |
Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A530.10S |
Társadalombiztosítással összefüggő iratok |
10 |
– |
A531.15L |
Számviteli éves költségvetési beszámoló |
N |
15 |
A532.10S |
Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat |
10 |
– |
A533.08S |
Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok |
8 |
– |
A534.08S |
Szigorú számadású bizonylatok |
8 |
– |
A535.08S |
Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások körlevelek |
8 |
– |
A536.10S |
Évközi költségvetési beszámoló |
10 |
– |
A537.08S |
Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok |
8 |
– |
A538.08S |
Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok |
8 |
– |
A539.03S |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai |
3 |
– |
A540.03S |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
A541.03S |
Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok |
3 |
– |
A542.15S |
Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk |
15 |
– |
A543.05S |
Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A544.10S |
Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok |
10 |
– |
A545.HNŐ |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés |
N |
HŐ |
A546.HNŐ |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel |
N |
HŐ |
A547.HNŐ |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk |
N |
HŐ |
A548.15S |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések |
15 |
– |
A549.05S |
Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések |
5 |
– |
A550.03S |
Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után |
3 |
– |
A551.HNŐ |
Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok |
N |
HŐ |
A552.HNŐ |
Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok |
N |
HŐ |
A553.HNŐ |
Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai |
N |
HŐ |
A554.15S |
Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk |
15 |
– |
A555.05S |
Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések |
5 |
– |
A556.05S |
Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok |
5 |
– |
A557.15S |
Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek |
15 |
– |
A558.15S |
Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok |
15 |
– |
A559.15S |
Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések |
15 |
– |
A560.15S |
Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások |
15 |
– |
A561.01S |
Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok |
1 |
– |
A562.08S |
Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után) |
8 |
– |
A563.15L |
Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok |
N |
15 |
A564.10S |
Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok |
10 |
– |
A565.15L |
Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok |
N |
15 |
A566.10S |
Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok |
10 |
– |
A567.15L |
Éves gazdasági program |
N |
15 |
A568.10S |
Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga |
10 |
– |
A569.HNŐ |
Középtávú gazdasági program |
N |
HŐ |
A570.15L |
Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló |
N |
15 |
A571.05S |
Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók |
5 |
– |
A572.08S |
Előirányzatok nyilvántartása, módosítása |
8 |
– |
A573.08S |
Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése) |
8 |
– |
A574.10S |
Kötelezettségvállalások nyilvántartása |
10 |
– |
A575.02S |
Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral |
2 |
– |
A576.02S |
Működéshez kapcsolódó ügyek a Központi Szolgáltatási Főigazgatósággal |
2 |
– |
A577.02S |
Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel |
2 |
– |
A578.02S |
Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.) |
2 |
– |
A579.05S |
Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások |
5 |
– |
A580.15L |
A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei |
N |
15 |
A581.15L |
A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei |
N |
15 |
A582.10S |
A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz, hitel és készlet-gazdálkodás, jövedelemszabályozás |
10 |
– |
A583.50S |
Bér dosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék-nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok |
50 |
– |
A584.08S |
Ellátások kifizetésének bizonylatai |
8 |
– |
A585.08S |
Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően) |
8 |
– |
A586.50S |
Baleseti rokkantsági ügyek |
50 |
– |
A587.15L |
Halálos munkahelyi balesetek ügyei |
N |
15 |
A588.08S |
Munkabalesetek és foglalkozási betegségek |
8 |
– |
A589.08S |
Összesítő elszámolás, járulékbevallás statisztika |
8 |
– |
A590.08S |
Adóelszámolás évenként intézeti szinten |
8 |
– |
A591.08S |
Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.) |
8 |
– |
A592.08S |
Különjuttatás iratai |
8 |
– |
A593.08S |
Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően) |
8 |
– |
A594.08S |
Helyettesítések |
8 |
– |
A595.08S |
Kereseti igazolások |
5 |
– |
A596.08S |
Munkába járás költségeinek térítése |
8 |
– |
A597.15L |
KSH és egyéb munkaügyi statisztikák |
N |
15 |
A598.05S |
Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően) |
5 |
– |
A599.08S |
Jelenléti ívek |
8 |
– |
A600.15L |
A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai |
N |
15 |
A601.12S |
Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok |
12 |
– |
A602.12S |
Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai |
12 |
– |
A603.05S |
Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A604.10S |
Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai |
10 |
– |
A605.10S |
Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A606.05S |
Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai |
5 |
– |
A607.05S |
Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) |
5 |
– |
A608.05S |
Nemzetközi protokollraktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) |
5 |
– |
A609.05S |
Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok) |
5 |
– |
A610.05S |
Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A611.05S |
Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések) |
5 |
– |
A 612.05S |
Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai |
5 |
– |
Ellenőrzés |
A701.15L |
A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma-
és célvizsgálatok) iratai |
N |
15 |
A702.10S |
Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
A703.15S |
Ágazati programokra irányuló vizsgálatok |
15 |
– |
A704.15S |
A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések |
15 |
– |
A705.15S |
Ellenőrzési éves tervezési, beszámolási feladatok |
15 |
– |
A706.10S |
A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
A707.15S |
Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés |
15 |
– |
A708.15S |
A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok |
15 |
– |
A709.15S |
Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok |
15 |
– |
A710.10S
|
Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) |
10 |
– |
A711.10S
|
Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) |
10
|
– |
A712.05S |
A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A713.05S |
Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A714.05S |
Titokvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai |
5 |
– |
Informatika |
A801.15L |
Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei |
N |
15 |
A802.15L |
Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai |
N |
15 |
A803.10S |
Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai |
10 |
– |
A804.15L |
Ágazati informatikai stratégiák, tervek ellenőrzése, egyeztetése |
N |
15 |
A805.15L |
Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai |
N |
15 |
A806.15L |
Informatikai biztonság iratai |
N |
15 |
A807.15L |
Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A808.15S |
Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai |
15 |
– |
A809.05S |
Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai |
5 |
– |
A810.10S |
Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A811.15L |
Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A812.05S |
Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai |
5 |
– |
Biztonság |
A901.HNŐ |
A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok. |
N |
HŐ |
A902.10S |
Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek |
10 |
– |
A903.HNŐ |
Nyilvántartó működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok |
N |
HŐ |
A904.05S |
Nyilvántartó működésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A905.05S |
Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvéleménye |
5 |
– |
A906.--S |
Nemzeti minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány |
Visszavonását követően haladéktalanul |
– |
A907.10S |
Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek |
10 |
– |
A908.08S |
Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően) |
8 |
– |
A909.02S |
Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek |
2 |
– |
A910.02S |
Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai |
2 |
– |
A911.05S |
Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai |
5 |
– |
A912.15L |
Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai |
N |
15 |
A913.05S |
Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után |
5 |
– |
A914.05S |
Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások |
5 |
– |
A915.05S |
Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók |
5 |
– |
A916.05S |
A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések |
5 |
– |
A917.HNŐ |
A minisztérium épületeinek őrzés-védelme |
N |
HŐ |
A918.05S |
A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek |
5 |
– |
A919.05S |
Minősített adathordozók továbbításával, futárszolgálat igénybevételével kapcsolatos iratok |
5 |
S |
A920.10S |
Minősített adatok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
10 |
S |
A921.10S |
Elektronikus információvédelemmel kapcsolatos levelezés, információcsere iratai |
10 |
S |
Kommunikáció, sajtó, média |
A1001.02S |
Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.) |
2 |
– |
A1002.10S |
A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok |
10 |
– |
A1003.15L |
PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek,
a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
A1004.05S |
PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.) |
5 |
– |
A1005.03S |
Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok |
3 |
– |
A1006.05S |
Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
A1007.05S |
Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.
IM 100 |
Igazságügyi szakpolitikai ügyek iratai |
Selejtezési idő
(év) |
Levéltárba adás ideje
(év) |
IM 101.50S |
Jogi szakvizsga letételét tanúsító jegyzőkönyvek |
50 |
– |
IM 102.10S |
Jogi szakvizsgára vonatkozó felülvizsgálati kérelmek |
10 |
– |
IM 103.10S |
Jogi Szakvizsga Bizottság tagjainak kinevezése és felmentése |
10 |
– |
IM 104.05S |
Jogi szakvizsgával kapcsolatos megbízási és tiszteletdíjak kifizetése |
5 |
– |
IM 105.15L |
A szakvizsga követelményrendszerével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 106.15L |
Országos Cégnyilvántartási és Céginformációs Rendszerrel kapcsolatos iratok (szerződések, rendszerterv, felhasználói követelményrendszer) |
N |
15 |
IM 107.05S |
Csoportos adatkérések, kapcsolódó szerződések |
5 |
– |
IM 108.05S |
Céginformációval és az Ügyfélszolgálattal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
IM 109.05S |
Az e-cégeljárással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
IM 110.15L |
Cégbíróságok mindennemű levelezése, gépek beszerzése |
N |
15 |
IM 111.05S |
Az OGY, az AB, az OIT és egyéb szervezetek információs rendszereivel való kapcsolattartás iratai |
5 |
– |
IM 112.10S |
Az OCCSZ üzemeltetésével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
IM 113.03S |
Éves mérlegbeszámolókkal kapcsolatos ügyek intézése (számítógépes feldolgozás, közzététel) |
3 |
– |
IM 114.15L |
A Ptk. felülvizsgálata |
N |
15 |
IM 115.15L |
Egyéb jogszabályok felülvizsgálata |
N |
15 |
IM 116.05S |
Más szervek által előkészített nemzetközi szerződések véleményezése |
5 |
– |
IM 117.10S |
Közjegyzői megkeresések, hagyatéki ügyekben felhasználható külföldi okiratokról állásfoglalások |
10 |
– |
IM 118.15L |
Névviselési, származási, örökbefogadási, gyámsági iratok, házasság, születés anyakönyvezése, külföldi bontóítéletek véleményezése |
N |
15 |
IM 119.10S |
Tartási igények érvényesítése |
10 |
– |
IM 120.10S |
Törvénybizonyítványok, külföldi felhasználásra szánt okiratok |
10 |
– |
IM 121.10S |
Jogsegélykérelmek iratai |
10 |
– |
IM 122.15L |
Gyermek jogellenes külföldre vitelével, illetve gyermek jogellenes Magyarországra hozatalával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 123.15L |
Magánjogi kodifikáció körébe tartozó jogszabályok előkészítése |
N |
15 |
IM 124.15L |
Gazdasági jogi kodifikáció körébe tartozó jogszabályok előkészítése és felülvizsgálata |
N |
15 |
IM 125.15L |
Pénzügyi jogi kodifikáció körébe tartozó jogszabályok előkészítése és felülvizsgálata |
N |
15 |
IM 126.15L |
Igazságügyi kodifikáció körébe tartozó jogszabályok előkészítése és felülvizsgálata |
N |
15 |
IM 127.15L |
A miniszter OIT tagságából adódó feladatok |
N |
15 |
IM 128.15L |
Általános képviseleti iratok |
N |
15 |
IM 129.15L |
Büntető kártalanítással kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 130.15L |
Szovjet csapatok károkozásával kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 131.15L |
Igazságügyi szervek perbeli képviseletével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 132.50S |
Igazságügyi szakértőkkel kapcsolatos igazgatási és személyi iratok |
50 |
– |
IM 133.50S |
Igazságügyi szakértők jogi vizsgája letételét tanúsító jegyzőkönyvek |
50 |
– |
IM 134.50S |
Közjegyzőkkel kapcsolatos igazgatási és személyi iratok |
50 |
– |
IM 135.50S |
Bírósági végrehajtókkal kapcsolatos igazgatási és személyi, továbbá a felügyelettel kapcsolatos iratok |
50 |
– |
IM 136.50S |
Ügyvédek feletti felügyelettel kapcsolatos iratok |
50 |
– |
IM 137.50S |
Jogtanácsosokkal kapcsolatos igazgatási iratok |
50 |
– |
IM 138.50S |
A bírósági végrehajtói szakvizsga és a bírósági végrehajtási ügyintézői vizsga letételét tanúsító jegyzőkönyvek |
50 |
– |
IM 139.50S |
Közvetítőkkel kapcsolatos igazgatási és személyi iratok |
50 |
– |
IM 140.50S |
Lobbi tevékenységgel kapcsolatos igazgatási és személyi iratok |
50 |
– |
IM 141.15S |
Szakfordító és tolmács tevékenységgel kapcsolatos igazgatási iratok |
15 |
– |
IM 144.10S |
A Bírósági Végrehajtói Szakvizsga Bizottság tagjainak kinevezése és felmentése |
10 |
– |
IM 145.15L |
A jogi segítségnyújtás szabályozásával összefüggő állásfoglalások, iránymutatások |
N |
15 |
IM 146.15L |
Kárpótlással kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 147.15L |
Igazságügyi Hivatal felügyeletével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 148.15L |
Büntető anyagi jogi jogszabályok előkészítésével (módosításával) és értelmezésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 149.15L |
Büntető-eljárási jogi (ideértve a bűnjelkezelést is) jogszabályok előkészítésével (módosításával) és értelmezésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 150.15L |
Büntetés-végrehajtási jogszabályok előkészítésével (módosításával) és értelmezésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 151.15L |
Új Btk. előkészítésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 152.15L |
Nemzetközi bűnügyi jogsegélyről szóló jogszabályok előkészítésével (módosításával) és értelmezésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 154.15L |
Nemzetközi büntetőjogi ügyekkel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 155.10S |
Belföldi iratok külföldre kézbesítése |
10 |
– |
IM 156.10S |
Külföldi iratok belföldi kézbesítése |
10 |
– |
IM 157.15L |
Európai Bizottság által indított kötelezettségszegési eljárásokkal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 158.15L |
Európai Bíróság előtti képviselettel összefüggő eljárási iratok |
N |
15 |
IM 159.10S |
Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) munkájában való részvétellel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
IM 160.15L |
EU döntéshozatalában való részvétellel kapcsolatos egyéb iratok |
N |
15 |
IM 161.10S |
Nemzetközi szervezetekkel, más európai uniós tagállami szervekkel való kapcsolattartás, és az euro-atlanti integrációval kapcsolatos egyéb teendők ellátása, ehhez kapcsolódó háttéranyagok |
10 |
– |
IM 162.05S |
Európai uniós joganyag fordításával, magyar nyelvű szövegeivel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
IM 163.05S |
Jogharmonizáció-koordinációval kapcsolatos iratok |
5 |
– |
IM 164.05S |
EU-val összefüggő vezetői, szakértői kiutazások szakmai anyagai |
5 |
– |
IM 165.05S |
EU intézményeitől és az EU mellett működő Állandó Képviselettől kapott iratok |
5 |
– |
IM 166.15L |
Alkotmánybírósági indítványok |
N |
15 |
IM 167.10S |
Jogszabályok hatásvizsgálatával kapcsolatos iratok |
10 |
– |
IM 168.10S |
Jogszabályok nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
10 |
– |
IM 170.15L |
Európai Unió joga alapján szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személyekkel kapcsolatos, Schengent érintő jogharmonizációs, valamint Európai Bírósági iratok |
N |
15 |
IM 174.15L |
Köztársasági elnök kegyelmi ügyekben hozott és a miniszter
a büntetés végrehajtásának félbeszakítására vagy elhalasztására vonatkozó döntéseinek előkészítésével kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 175.15S |
A miniszter a bűnügyi költség és a rendbírság elengedésére irányuló kérelmek tárgyában hozott döntéseinek előkészítésével kapcsolatos iratok |
15 |
– |
IM 176.05S |
Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő, a Miniszteri Kabinet feladatkörét érintő iratok (emlékeztetők, beszámolók, háttéranyagok) |
5 |
– |
IM 177.05S |
A belső egyeztetésre megküldött, a tárca szervezeti egységei által előkészített jogszabálytervezetek véleményezése |
5 |
– |
IM 178.05S |
A miniszteri biztosok tevékenységével, feladatkörével összefüggő iratok |
5 |
– |
IM 179.15L |
A közérdekű bejelentők védelmével és a korrupció-megelőzéssel kapcsolatos kormányzati feladatokban való közreműködéssel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 200 |
Nemzetközi ügyek |
Selejtezési idő
(év) |
Levéltárba adás ideje (év) |
IM 201.15L |
Kül-, illetve biztonságpolitikai tárgyú elvi iratok
(két- és többoldalú együttműködés, EU, NATO) |
N |
15 |
IM 202.15L |
A kül- és biztonságpolitikai feladatok ellátásával kapcsolatos iratok (intézményi feladatok és tárcaközi koordináció) |
N |
15 |
IM 203.15L |
Két- és többoldalú nemzetközi szerződésekkel kapcsolatos ügyek (szerződés megkötése, a szerződésből fakadó kötelezettségek teljesítése) |
N |
15 |
IM 204.15L |
Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos ügyek (belépés, kilépés, kötelezettségvállalás) |
N |
15 |
IM 205.05S |
A miniszterelnöknek és az igazságügyi miniszternek készített tárgyalási anyagok, tematikák |
5 |
– |
IM 206.15L |
A minisztérium állami vezetőinek és szervezeti egységeinek nemzetközi kapcsolataira vonatkozó iratok, jelentések |
N |
15 |
IM 207.05S |
Diplomáciai protokollal összefüggő feladatok (külföldi delegációk, vendégek magyarországi programjának előkészítése és lebonyolítása) |
5 |
– |
IM 208.05S |
A külképviseletekkel való kapcsolattartás iratai (iratbekérők, háttéranyagok) |
5 |
– |
IM 209.15L |
Emberi Jogok Európai Bírósága előtti kormányképviselet ellátása |
N |
15 |
IM 210.15L |
Európai Unión belüli igazságügyi együttműködéssel kapcsolatos iratok |
N |
15 |
IM 211.15L |
Európa Tanács munkájában való részvétellel kapcsolatos dokumentumok |
N |
15 |
IM 300 |
A minisztérium speciális feladatai |
Selejtezési idő
(év) |
Levéltárba adás ideje
(év) |
IM 301.15L |
Hivatalos lapok (Magyar Közlöny, Hivatalos Értesítő) eredeti példányai |
N |
15 |
2. függelék az Iratkezelési Szabályzathoz
Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények:
1. a nemzetközi igazságügyi együttműködési szakterületen a magyar és külföldi bíróságoktól, hatóságoktól, továbbá magánszemélyektől érkező olyan küldemények, amelyekhez közokiratokat és magánokiratokat csatolnak, mivel ezek felülhitelesítése és továbbítása eredetben történik;
2. az európai uniós projektekre vonatkozó dokumentációt (szerződések, számlák, feljegyzések stb. eredeti példányait) tartalmazó küldemények, mivel ezeket a projekt végleges elszámolását követő 5 évig meg kell őrizni;
3. a Magyar Állam tulajdoni részesedésével működő gazdasági társaságok kapcsán a tulajdonosi joggyakorlás körébe tartozó döntések dokumentumai.
3. függelék az Iratkezelési Szabályzathoz
A minisztérium hivatali szervezetei (hivatali egységek) által rendszeresen használt
irattípusok iratmintatára
Az iratmintatárban a minisztérium szervezeti egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák. Idegen nyelvű levelezésben az iratmintáknak megfelelő formát kell használni.
Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:
2. kimenő elektronikus levél,
7. adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához,
8. kísérőlap gépi adathordozó nyilvántartásba vételéhez,
9. iratselejtezési jegyzőkönyv,
10. selejtezési iratjegyzék,
11. iratátadás-átvételi jegyzőkönyv,
12. iratátadás-átvételi jegyzék.
1. iratminta: Kimenő levél
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
<<Címzett neve>> úr/asszony
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang/beosztás/cím>> Asszony/Úr!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan, térköz: 0 pt–0 pt, sorköz: szimpla, betűtípus: Times New Roman, betűméret: 12, bekezdések között egy-egy sor kimarad>>
<<Aláíró neve>>
<<Aláíró beosztása>>
Készítette: (ügyintéző neve, aláírása, dátum)
Látta: (osztályvezető/főosztályvezető-helyettes, főosztályvezető neve, aláírása, dátum)
Jóváhagyta: helyettes államtitkár neve, aláírása, dátum)]
2. iratminta: Kimenő elektronikus levél
Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>
Tisztelt <<Rang/beosztás/cím>>!
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>
<<Szervezeti egység neve>>
<<Szervezeti egység címe>>
Mobil: +36 <<XX XXX XXXX>>
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
<<Címzett neve és beosztása>> részére
Tárgy: <<Feljegyzés tárgya>>
<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan, térköz: 0 pt–0 pt, sorköz: szimpla, betűtípus: Times New Roman, betűméret: 12, bekezdések között egy-egy sor kimarad>>
<<Kísérő feljegyzés esetén a kísért dokumentum lényegi elemeinek összefoglalása jól tagoltan>>
<<Az esetleges javaslat leírása>>
<<Aláíró neve>>
<<Aláíró beosztása>>
Készítette: (ügyintéző neve, aláírása, dátum)
Látta: (osztályvezető/főosztályvezető-helyettes, főosztályvezető neve, aláírása, dátum)
Jóváhagyta: helyettes államtitkár neve, aláírása, dátum)]
4. iratminta: Emlékeztető
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
<<Aláíró neve>>
<<Aláíró beosztása>>
5. iratminta: Jegyzőkönyv
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
Készült: dátum, szerv és helyiség megnevezése
Tárgy: a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés, eljárás stb. megnevezése
Jelenlevők: a jelenlévő, részt vevő, eljáró stb. személyek neve és beosztásuk felsorolása
vagy utalás a külön jelenléti ívre
Jegyzőkönyvvezető: a jegyzőkönyvvezető megnevezése
Aláírás aláírás
………………………………………… …………………………………………
Aláírás aláírás
………………………………………… …………………………………………
Kapják: személy vagy szerv megnevezése
személy vagy szerv megnevezése
6. iratminta: Ügyiratpótló lap
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
iktatószáma (év megadásával):
irattári jele/tételszáma:
szervezeti egység megnevezése:
Ügyiratpótló lapon ügyirat szerelve:
Őrjegyen az ügyirat betekintésre kikölcsönözve határidőig:
…………………………………………… ……………………………………………
átvevő aláírása kiadó irattáros aláírása
7. iratminta: Adatlap hivatali kapu
hozzáférés igényléséhez/lemondásához
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
ADATLAP
hivatali kapu hozzáférés igényléséhez, lemondásához
Hivatali kapu rövid neve
(a megfelelőt, kérjük, jelölje meg): |
|
|
|
|
|
Igénylés |
Lemondás |
Személy neve (meg kell egyeznie
az ügyfélkapu adatbázisban szereplő
azonosítóval): |
|
E-mail címe (meg kell egyeznie az ügyfélkapu adatbázisában szereplővel, ami az igénylő
hivatali e-mail címe): |
|
Keltezés helye, ideje
|
|
…………………………………………. |
…………………………………………. |
Igénylő neve, aláírása |
Szervezeti egység megnevezése |
|
…………………………………………. |
|
Szervezeti egység vezetőjének neve, aláírása |
8. iratminta: Kísérőlap gépi adathordozó
nyilvántartásba vételéhez
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
KÍSÉRŐLAP
elektronikus adathordozó nyilvántartásba vételéhez
Adathordozó típusa (DVD, CD stb.):
Nyilvántartási szám |
Adatállomány azonosítója (neve),
típusa (fájl neve, típusa) |
Tárgy |
Rendelkezik-e
elektronikus aláírással |
Megjegyzés |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
aláírás
kiadmányozó neve, beosztása
(P. H.)
9. iratminta: Iratselejtezési jegyzőkönyv
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV
Készült: (dátum, hivatali egység és helyiség megnevezése)
A selejtezési bizottság tagjai: ………………………………………………
A selejtezést ellenőrizte: ……………………………………………… (a vezető neve és beosztása)
Az alapul vett szabályzat, utasítás:
az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok felsorolása
A selejtezés alá vont iratok: (hivatali egység), (évköre)
A kiselejtezett iratok mennyisége: ……………………… ifm
A kiselejtezett iratok felsorolása:
Év |
Tételszám |
Irattári tétel címe |
Terjedelem
(ifm) |
|
|
|
|
|
|
|
|
A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
……………………………………… ………………………………………
aláírás aláírás
…………………………………….
ellenőrző vezető aláírása
(P. H.)
Kapják: 1 példány: Magyar Nemzeti Levéltár
1 példány: Biztonsági és Adatkezelési Főosztály
1 példány: központi irattár
10. iratminta: Selejtezési iratjegyzék
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
Év |
Tételszám |
Iktatószám(ok) |
|
|
|
|
|
|
Jegyzéket készítette: ………………………………………
aláírás
11. iratminta: Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv
<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE (FEJLÉCBEN)>>
IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV
Készült: dátum, szerv, helyiség megnevezése
Átadó: az átadó szerv/személy megnevezése, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának
megnevezése
Átvevő: az átvevő szerv/személy megnevezése, illetve az átvételért felelős vezető
és beosztásának megnevezése
Az átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag, iratkezelési segédlet:
az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének (dobozszám/ifm) megnevezése
Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások stb. felsorolása.
Utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás-átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.
……………………………………… ………………………………………
átadó átvevő
(P. H.) (P. H.)
…………………………………….
szervezeti egység vezetője
Melléklet: … lap iratátadás-átvételi iratjegyzék
Kapják: átadó megnevezése
