26/2015. (XII. 17.) GVH utasítás

1. § (1) A Gazdasági Versenyhivatal (a továbbiakban: a Hivatal) árubeszerzésre, szolgáltatás megrendelésére vagy építési beruházásra vonatkozó beszerzéseinek (a továbbiakban együtt: beszerzés) lebonyolításával összefüggő tevékenységek során ezen utasítás szerint kell eljárni.

(2) Ezen utasítás alkalmazásában

2. § (1)² Valamennyi önálló szervezeti egység vezetője a Hivatal elemi költségvetésének összeállítása keretében a Költségvetési Iroda vezetője által meghatározott határnapig elkészíti és a Költségvetési Irodának megküldi az általa a tárgyévben igényelt beszerzések előzetes tervét.

(2) Az előzetes beszerzési tervben – beszerzésenként – rögzíteni kell a tervezett beszerzés

(3) A Költségvetési Iroda a beszerzési tervek alapján – az elemi költségvetésben jóváhagyott költségvetési előirányzatok figyelembevételével – a tárgyév március 15-éig elkészíti és jóváhagyásra előterjeszti a Kbt. 42. § (1) bekezdése szerinti éves összesített közbeszerzési tervet.

(4) Az éves összesített közbeszerzési terv tartalmazza – beszerzésenként – a tervezett közbeszerzés tekintetében

(5) Az éves összesített közbeszerzési tervben nem szereplő, utóbb felmerülő beszerzési igényről az érintett szervezeti egység vezetője – a (2) bekezdés szerinti adatok megadásával – a beszerzési igény felmerülését követően haladéktalanul tájékoztatja a Költségvetési Irodát. A Költségvetési Iroda az igényt megvizsgálja abból a szempontból, hogy a szükséges pénzügyi forrás rendelkezésre áll-e, továbbá hogy a beszerzés a Kbt. hatálya alá tartozik-e, s erről három napon belül értesíti a kezdeményező szervezeti egység vezetőjét.

(6) Ha az (5) bekezdés szerinti beszerzésre a pénzügyi források rendelkezésre állnak és a beszerzés a Kbt. hatálya alá tartozik, a Költségvetési Iroda gondoskodik az éves összesített közbeszerzési terv módosításáról és azt jóváhagyásra előterjeszti.

(7) Az éves összesített közbeszerzési tervet és annak módosítását a főtitkár hagyja jóvá.

(8) Az éves összesített közbeszerzési tervnek a Kbt. 42. § (1) bekezdésében előírt megőrzéséről a Költségvetési Iroda gondoskodik.

3. § (1) A Hivatal közbeszerzéseinek előkészítésére és a közbeszerzési eljárások lebonyolítására felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót (a továbbiakban: közbeszerzési szaktanácsadó) kell igénybe venni.

(2) A beszerzések tervezése során az éves összesített közbeszerzési tervben szereplő közbeszerzésekhez igazodóan a közbeszerzési szaktanácsadó igénybevételét is figyelembe kell venni.

(3) A közbeszerzési szaktanácsadó igénybevételére irányuló szerződés megkötéséről az éves összesített közbeszerzési terv figyelembevételével a beszerzés kezdeményezésekor a főtitkár gondoskodik.

4. § (1) A közbeszerzési szaktanácsadóval kötött szerződésben – a jelen utasításban foglaltakkal összhangban – pontosan meg kell határozni, hogy a közbeszerzési szaktanácsadó a közbeszerzési eljárás előkészítésével és lebonyolításával összefüggő mely feladatokat látja el, továbbá hogy ezzel összefüggésben mely közzétételi és egyéb díjakat viseli. A közbeszerzési szaktanácsadó feladatainak magában kell foglalnia a következőket:

(2) A Hivatal részéről a közbeszerzési eljárás előkészítésében és lefolytatásában részt vevő személyek kötelesek a közbeszerzési szaktanácsadóval együttműködni, és feladatai ellátásához a szükséges szakmai segítséget megadni.

5. § Az uniós értékhatárt el nem érő és egyben a nemzeti értékhatárt elérő értékű közbeszerzések megvalósításakor a Kbt. 112. § (1) bekezdés b) pontja szerint kell eljárni.

6. § (1) A közbeszerzési eljárás megindítását a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység vezetője – legkésőbb olyan időpontban, hogy a szerződés megkötésének a tervezett teljesítési határidő és a teljesítéshez ésszerűen szükséges időtartam alapján számított tervezett idejére, valamint a tervezett eljárásfajtája várható időigényére figyelemmel a közbeszerzési eljárás megindításához kellő idő álljon rendelkezésre – az 1. mellékletben meghatározott minta szerinti közbeszerzési adatlap megfelelő részét kitöltve, a Költségvetési Iroda vezetője útján feljegyzésben kezdeményezi a főtitkárnál.

(2) A közbeszerzési adatlapon a Költségvetési Iroda vezetője ellenjegyzésével igazolja, hogy az ajánlatkérés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll, vagy biztosíték van arra, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre fog állni.

(3) A Költségvetési Iroda vezetője által ellenjegyzett közbeszerzési adatlap alapján a főtitkár – a közbeszerzési szaktanácsadó és a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység bevonásával – gondoskodik a közbeszerzési eljárást megindító felhívás, valamint a dokumentáció vagy ismertetés tervezetének összeállításáról, vagy a központi beszerző szerv által kötött keretszerződés terhére történő megrendelés iránti igénybejelentés előkészítéséről.

(4) Az elnök a Hivatalvezetői Értekezlet által történt megtárgyalást követően dönt

(5) A központosított közbeszerzési rendszer szolgáltatásához történő csatlakozás iránti igénybejelentés megtétele a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység feladata.

(6) Ha a központosított közbeszerzési rendszer az igénybejelentést elutasítja, a (3) bekezdés és a (4) bekezdés a) pontja szerint kell eljárni.

7. § (1) A beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység vagy a Költségvetési Iroda indokolt kezdeményezése nyomán

(2) Az ajánlattételi és részvételi felhívás, továbbá a dokumentáció módosítására megfelelően alkalmazni kell az eljárás kezdeményezésére vonatkozó szabályokat.

8. § (1) A bírálóbizottság tagja lehet:

(2) A bírálóbizottság összetételét – a Kbt. 27. § (3) bekezdésére is figyelemmel – úgy kell megállapítani, hogy tagjainak száma páratlan legyen.

(3) A bírálóbizottság elnöke a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység képviselője.

(4) A bírálóbizottság ülését – az ülés helyének és időpontjának megjelölésével – a bírálóbizottság elnöke hívja össze.

(5) A beérkezett ajánlatok értékelése során a bírálóbizottság elnökét és tagjait észrevételezési, javaslattételi és szavazati jog illeti meg. A döntéshozatal során minden tagnak egy szavazata van. A bírálóbizottság döntését egyszerű szavazattöbbséggel hozza meg.

(6) A bírálóbizottság szabályszerű, törvényes működéséért a bírálóbizottság elnöke felel.

9. § (1) Az ajánlatok és részvételi jelentkezések elbírálása körében a bírálóbizottság dönt – a közbeszerzési szaktanácsadó véleményére is figyelemmel – a hiánypótlás, felvilágosítás vagy indokolás kérésének szükségességéről és tartalmáról.

(2) A bírálóbizottság – szükség esetén a hiánypótlás, felvilágosítás vagy indokolás (Kbt. 71. és 72. §) megadását követően – javaslatot tesz az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elbírálására vonatkozó döntésre. A döntési javaslat megalapozottságát illetően a bírálati jegyzőkönyvnek a bírálati lapok alapján készített részletes indokolást kell tartalmaznia.

(3) Az ajánlatok elbírálásáról a döntést a főtitkár hozza meg.

10. § (1) Az eredményesen lefolytatott közbeszerzési eljárást követően a nyertes ajánlattevővel a szerződés megkötésének előkészítése a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység feladata.

(2) A szerződést négy példányban kell elkészíteni, ebből két példányt a nyertes ajánlattevőnek, egy példányt a Költségvetési Irodának kell eljuttatni, egy példány a teljesítésigazolást végző szervezeti egységnél marad.

(3) A szerződést a Hivatal nevében a főtitkár írja alá, és a Költségvetési Iroda vezetője ellenjegyzi.

(4) A szerződés teljesítésével összefüggésben a Kbt. 138. § (4) bekezdése szerinti hozzájárulást – a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység véleményének kikérése után – a főtitkár adhatja meg.

(5) A szerződés alapján ellenszolgáltatás kifizetésére csak a szerződésben meghatározott szolgáltatás igazolt teljesítését követően, szabályszerűen kiállított számla benyújtása után kerülhet sor.

11. § Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 36/A. § (1) bekezdésében előírt együttes adóigazolásnak az alvállalkozótól történő beszerzéséről vagy a köztartozásmentes adózói adatbázisban való szereplés ellenőrzéséről a Költségvetési Iroda gondoskodik.

12. § (1) A közbeszerzési szerződés módosítását a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység vezetője a Költségvetési Iroda vezetője útján feljegyzésben kezdeményezheti a főtitkárnál. A feljegyzésben részletesen indokolni kell a szerződés módosításának a Kbt. 141. §-ában foglalt feltételeknek való megfelelőségét és a módosítást szükségessé tévő körülményeket.

(2) A Költségvetési Iroda vezetője a feljegyzésen igazolja, hogy a módosításhoz adott esetben szükséges anyagi fedezet rendelkezésre áll.

(3) A szerződés módosításáról – a főtitkárnak a Költségvetési Iroda vezetője által szignált feljegyzés nyomán, a közbeszerzési szaktanácsadó véleményének kikérésével tett javaslata alapján, a Hivatalvezetői Értekezlet által történt megtárgyalást követően – az elnök dönt.

13. § (1) A közbeszerzésre, a közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályokba ütköző magatartás vagy mulasztás miatti jogorvoslati eljárás, illetve a közbeszerzési eljárással, a megkötött közbeszerzési szerződéssel, annak módosításával vagy teljesítésével kapcsolatos polgári jogi igények bíróság előtti érvényesítése esetén a Hivatal jogi képviseletét ellátó személyről a főtitkár javaslata alapján az elnök dönt.

(2) A szerződésben a teljesítés igazolására jogosultként megjelölt személy, illetve a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység haladéktalanul értesíti a főtitkárt a jogi képviselet szükségességéről.

(3) A jogi képviselőként kijelölt vagy megbízott személy minden, a jogorvoslat, illetve jogvita szempontjából lényeges kérdésben köteles egyeztetni a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egységgel és – jogorvoslati eljárás esetén – a közbeszerzési szaktanácsadóval, továbbá a jogorvoslati, illetve jogvitás eljárás fejleményeiről és a Hivatal működésére vagy megítélésére vonatkozó várható kihatásáról a főtitkárt tájékoztatni.

14. § (1) A bírálóbizottság elnöke és tagjai, valamint az eljárás előkészítésében és lefolytatásában részt vevő egyéb személyek felkérésük, illetve kijelölésük után, a közbeszerzéssel összefüggő tevékenységük megkezdése előtt – eljárásonként – a Kbt. 25. § (6) bekezdése szerinti összeférhetetlenségi, továbbá titoktartási nyilatkozatot kötelesek tenni a 2. mellékletben foglalt minta szerint. Ha az összeférhetetlenségi ok utóbb merül fel, azt a bírálóbizottság tagja a bírálóbizottság elnökének, a bírálóbizottság elnöke, illetve az eljárás előkészítésébe és lefolytatásába bevont egyéb személyek a főtitkárnak kötelesek haladéktalanul bejelenteni.

(2) Ha az összeférhetetlenség az elnök, illetve a főtitkár tekintetében merül fel, az elnök helyett a főtitkár, a főtitkár helyett pedig az elnök jár el, az egyéb személyek vonatkozásában pedig az érintett helyett új megfelelő személy kijelöléséről, illetve bevonásáról kell gondoskodni.

15. § (1)⁴ A közbeszerzési eljárás dokumentálásáért és a közbeszerzés előkészítésével, lefolytatásával, valamint a szerződés teljesítésével kapcsolatos iratok teljességéért – a 4. § (1) bekezdés k) pontjára is figyelemmel – a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egység felel.

(2) A Hivatal részéről a közbeszerzési eljárás előkészítésében és lefolytatásában részt vevő, illetve a szerződés teljesítésével összefüggésben eljáró személyek az (1) bekezdés szerinti feladat teljesítése érdekében együttműködnek a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egységgel, és kötelesek a közbeszerzési eljárással, illetve a szerződés teljesítésével összefüggő, náluk keletkező vagy hozzájuk érkező iratokat – amint arra az adott feladat ellátása érdekében már nincs szükségük – haladéktalanul eljuttatni a beszerzés szakmai tartalmáért felelős szervezeti egységnek.

16. § A közbeszerzésekkel kapcsolatos belső ellenőrzési tevékenységet a belső ellenőr tervezi és végzi a rá vonatkozó szabályok szerint.

17. § (1) A Kbt. 26. § (1) bekezdése szerinti értesítés, valamint a 44/2015. (XI. 2.) MvM rendelet 40. §-a szerinti éves statisztikai összegezés elkészítése és a Közbeszerzési Hatóságnak határidőben való megküldése a Költségvetési Iroda feladata.

(2) A Kbt. 43. § (1) bekezdés a) és g) pontjában meghatározott dokumentumok közzétételéről a Költségvetési Iroda gondoskodik a Kbt. 43. §-ában meghatározottak szerint.

18. § (1) Ha a beszerzés nem tartozik a Kbt. hatálya alá, a kezdeményező szervezeti egység a szerződéskötés kezdeményezése előtt köteles meggyőződni arról, hogy a szolgáltatást nyújtó (szállító, kivitelező) jogosult a szerződés tárgyát képező tevékenység végzésére.

(2) Nettó 1 000 000 forintot meghaladó becsült értékű beszerzés esetén, ha a közbeszerzési értékhatár elérése esetén a beszerzésre egyébként alkalmazni kellene a Kbt. szabályait, a kezdeményező szervezeti egységnek három ajánlat bekérése és értékelése alapján kell javaslatot tennie az összességében legelőnyösebb ajánlatot tevővel történő szerződéskötésre.

(3) A (2) bekezdés alkalmazásától el lehet tekinteni, ha a beszerzés műszaki-technikai sajátosságai vagy kizárólagos jogok védelme miatt a szerződés kizárólag egy meghatározott szervezettel, személlyel köthető meg, vagy előre nem látható okból előállt rendkívüli sürgősség miatt az feltétlenül szükséges. A (2) bekezdés alkalmazásának mellőzését a szerződéskötést kezdeményező feljegyzésben részletesen indokolni kell.

(4) A szerződéskötés, a teljesítés ellenőrzése és a kifizetés során a 10. § (2), illetve (5) bekezdésében meghatározottak szerint kell eljárni.

19. § Ez az utasítás 2015. december 10-én lép hatályba.

20. §⁵

21. § (1) A Gazdasági Versenyhivatal honlapjai és az intranet működtetéséről, karbantartásáról, valamint az elektronikus közzététel rendjéről szóló 24/2015. (XI. 13.) GVH [24/2015. (XI. 30.) GVH] utasítás (a továbbiakban: honlap-utasítás) 1. melléklete II. KÜLÖNÖS KÖZZÉTÉTELI LISTA részében foglalt táblázat

(2) A honlap-utasítás 1. melléklete II. KÜLÖNÖS KÖZZÉTÉTELI LISTA részében foglalt táblázat D):4 mezőjében a „c) a szerződéskötést követően haladéktalanul,” szövegrész nem lép hatályba.

(3) A honlap-utasítás 1. melléklete III. EGYEDI KÖZZÉTÉTELI LISTA részében foglalt táblázat A):10 mezője az „A Gazdasági Versenyhivatal beszerzési szabályzata” szövegrész helyett az „A beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrendről szóló normatív utasítás” szöveggel lép hatályba.