39/2015. (XII. 17.) BM utasítás

1. § Ezen utasítás hatálya kiterjed:

2. § A Magyar Államkincstár központosított illetményszámfejtő rendszere (a továbbiakban: KIRA) útján kell biztosítani a BM-nél és belügyi szerveknél foglalkoztatott

3. § (1) Ezen utasítás kiadásakor a KIRA-rendszerbe rögzíthető modulok (kommunikációs felületek) a következők: munkaügyi adatok, távollét adatok, mozgóbér adatok, beosztás adatok, egyéb juttatás adatok, levonás adatok (intézményi levonások). A KIRA-ba történő adatközlés végrehajtható direkt módon a Magyar Államkincstár által üzemeltetett online felületen keresztül (interaktív adatközlés), illetve indirekt módon a KIRA-rendszerhez biztosított ún. interfész adatkapcsolattal (elektronikus adatközlés). Utóbbi tekintetében az adatközlést a KIRA mindenkori interfész specifikációjában foglalt szabályok és eljárások (struktúra leírás Excel formában *.xlsx, valamint xml séma definíciós állomány *.xsd) figyelembevételével kell végrehajtani.

(2) A BM személyi állományába tartozó állami vezetők munkaügyi adatai az illetmény számfejtése tekintetében, jelen utasítás alkalmazásakor, kizárólag interaktív adatközléssel rögzíthetők a KIRA-ban.

4. § A BM és a belügyi szervek vezetői a központi, illetve területi személyügyi és gazdasági szervek közötti kommunikáció elősegítése és a KIRA-rendszer alkalmazásával összefüggésben keletkező többletfeladatok elláthatósága, valamint a szakterületek közötti folyamatos, naprakész és gördülékeny munkavégzés érdekében kijelölnek szakterületenként legalább egy, legfeljebb három, azaz központi, területi, illetve szükség szerint helyi szervenként összesen legfeljebb hat főt (a továbbiakban: intézményi KIRA-koordinátor) a személyi állományból, akik kölcsönösen rendelkeznek betekintési jogosultsággal a személyügyi nyilvántartó rendszer személyes és munkaügyi adatokat tartalmazó moduljaiba, illetve a KIRA-rendszer munkaügyi interfész által feltölthető és adatellenőrzésre alkalmas felületeibe. Fentieken túl a személyügyi szervtől kijelölt intézményi KIRA-koordinátor (a továbbiakban: személyügyi KIRA-koordinátor) a személyügyi nyilvántartáshoz, a gazdasági szervtől kijelölt intézményi KIRA-koordinátor (a továbbiakban: gazdasági KIRA-koordinátor) pedig a KIRA-rendszerhez rendelt, szükséges mértékű adatrögzítési jogosultsággal is rendelkezik.

5. § (1) A BM, valamint a belügyi szervek központi és területi személyügyi szervei (a továbbiakban: személyügyi szerv) a kezelésükben lévő személyügyi nyilvántartó rendszerben naprakészen nyilvántartják a KIRA munkaügyi moduljával interfészen keresztül történő adatközléshez szükséges valamennyi – jogszabályban rögzített – adatot, amely magában foglalja a 4. §-ban körülírt, a munkaügyi modulra vonatkozó specifikációban meghatározott kötelező, illetve az illetményszámfejtés hibátlan elvégzéséhez szükséges, elvárt adatokat (a továbbiakban: munkaügyi adatok), különös tekintettel a munkáltatói intézkedéssel hatályba lépő valamennyi illetményadatra.

(2) Amennyiben valamely, az (1) bekezdésben meghatározott adat nem áll rendelkezésre a személyügyi nyilvántartásban, úgy a személyügyi szerv soron kívül intézkedik az adatnak személyes közlés útján, közokirat bemutatását követően vagy adatközlő lapon történő pótlásáról a személyi állomány vonatkozásában.

(3) A KIRA-rendszerbe történő munkaügyi adatközlés akkor válik szükségessé a személyi állomány tagja vonatkozásában, ha az (1) bekezdés szerinti munkaügyi adatok tekintetében adatváltozás következik be, illetve új munkaviszony létesítése esetén.

(4) A KIRA-ba interfészen történő adatközlés a személyügyi nyilvántartó rendszerből adatleválogatás útján kinyert *.xml adatfájl segítségével történik (a továbbiakban: munkaügyi adatfájl). A munkaügyi adatfájl csak az utolsó leválogatás után bekövetkezett adatváltozással érintett személyi állomány munkaügyi adatait tartalmazza. Az így előállított adathalmazt a KIRA-rendszerbe legfeljebb naponta egy alkalommal lehet, de legalább havonta, a tárgyhó utolsó napját megelőző munkanapon egy alkalommal kell feltölteni. Az adatfeltöltés időpontjainak megválasztásakor figyelemmel kell lenni arra, hogy a munkaügyi adatfájlba kerülő esetleges szerkezeti és tartalmi hibák, hiányosságok még a tárgyhó utolsó napját megelőzően ellenőrizhetők és javíthatók, illetve ismételt adatküldéssel a Magyar Államkincstár hónap végi pénzügyi zárását (a tárgyhó utolsó munkanapja) megelőzően a KIRA-ban véglegesíthetők legyenek. Új munkaviszony létesítése estén az adatokat, a biztosítotti bejelentési kötelezettségre is figyelemmel, legkésőbb a jogviszony-létesítő okmány hatálybalépését megelőző munkanapon kell adatközléssel továbbítani a KIRA-ba.

(5) A személyügyi nyilvántartásból a személyügyi KIRA-koordinátor a (4) bekezdésben meghatározott gyakorisággal elvégzi a munkaügyi adatfájl leválogatását, majd eljuttatja azt a gazdasági KIRA-koordinátor részére, aki rögzíti azt a KIRA-interfészen keresztül. A KIRA-ból kinyerhető jegyzék fájlt, amely tartalmazza az esetleges hibákat, illetve a betöltés sikerességére vonatkozó értesítést a gazdasági KIRA-koordinátor soron kívül eljuttatja a személyügyi KIRA-koordinátor részére. A személyügyi szerv az így birtokába kerülő jegyzékfájlt feldolgozza, és szükség szerint, figyelemmel a (4) bekezdésben foglaltakra, elvégzi a javításokat, hiánypótlásokat. A személyügyi KIRA-koordinátor ezt követően ismételten leválogatja a munkaügyi adatfájlt, majd eljuttatja a gazdasági KIRA-koordinátor részére az ismételt adatközlés érdekében.

(6) Adatellenőrzés céljából a személyi állományra vonatkozó munkáltatói intézkedések egy példányát annak jóváhagyását követően a személyügyi szerv megküldi a vele együttműködő gazdasági szerv részére. Amennyiben a munkáltatói intézkedésben foglaltak interfész adatkapcsolattal kerülnek rögzítésre a KIRA-ban, úgy az esetleges interaktív adatrögzítést elkerülendő, a munkáltatói intézkedés a gazdasági szerv részére küldendő példányán, jól látható módon fel kell tüntetni a „KIRA-interfész adategyeztetés céljából” megjegyzést. Amennyiben a munkáltatói intézkedés jellegéből vagy annak hatályából (pl. visszamenőleges hatály), illetve az interfész adatkapcsolattal összefüggő technikai hibából adódóan soron kívüli, interaktív adatrögzítést igényel a KIRA-rendszerben, úgy a „KIRA adatrögzítés céljából” megjegyzést kell elhelyezni a munkáltatói intézkedés gazdasági szervnek küldendő példányán.

(7) Az (1) bekezdésben meghatározott adatkörrel összefüggésben a személyügyi szerv ezen utasítás hatálybalépését követően, a személyügyi nyilvántartás és a KIRA-rendszer közötti adatszinkronizálhatóság érdekében, kizárólag a személyügyi nyilvántartó rendszerben rögzített adatokról készíthet munkáltatói intézkedést.

6. § (1) A BM, valamint a belügyi szervek központi és területi gazdasági szerveinek (a továbbiakban: gazdasági szerv) feladatai a személyi állomány vonatkozásában

(2) Amennyiben az adatellenőrzés hibákat, hiányosságokat tár fel, úgy a gazdasági szerv soron kívül tájékoztatja a gazdasági KIRA-koordinátort, aki feltárja a hiba valószínű okát, és erről szükség szerint értesíti a személyügyi KIRA-koordinátort, és alkalmazza az 5. § (5) bekezdésben körülírt eljárási rendet.

(3) A gazdasági szerv a személyi állomány tagjának személyes, illetve munkaügyi adataiban (különös tekintettel a bankszámla adatokra) bekövetkező változásokról nem fogadhat el a személyi állomány tagjától szóbeli bejelentést. Amennyiben a személyi állomány tagja írásban fordul a gazdasági szervhez adatainak megváltozását illetően, úgy az írásos megkeresést a személyügyi szerv részére késedelem nélkül továbbítani szükséges. A személyügyi szerv az adatváltozások jellegétől függően a személyügyi nyilvántartásban, a gazdasági szerv a KIRA-rendszerben rögzíti az adatváltozás tényét, valamint az intézményi KIRA-koordinátorok bevonásával együttműködnek abban, hogy a csak személyügyi nyilvántartásban rögzített adatváltozás legkésőbb a soron következő interfész adatközléssel a KIRA-rendszerben is megjelenjen. A személyügyi szervhez érkező, az illetményszámfejtést is befolyásoló adatváltozásokról a személyügyi szerv késedelem nélkül értesíti a vele együttműködő gazdasági szervet.

(4) A gazdasági szerv karbantartja a KIRA-rendszerben meghatározott intézményi azonosítók és adatok körét (témaszám, főkönyvi számlaszám, törzsszám, szervezeti egységkód, COFOG, KIRA-végpontazonosító stb.), amelyek változása esetén haladéktalanul értesítést küld a személyügyi szerv részére. Ezen adatok első alkalommal történő egyeztetését jelen utasítás hatálybalépését követően soron kívül kezdeményezi a személyügyi szervnél, a személyügyi nyilvántartásban lévő adatok felülvizsgálata céljából.

7. § (1) A rendelkezési állományban lévő hivatásos és kirendelt közalkalmazotti személyi állományra vonatkozóan ezen utasítás alkalmazása során figyelemmel kell lenni arra, hogy

(2) Abban az esetben, ha a rendelkezési állományban lévő személyi állomány tagjára vonatkozó munkáltatói intézkedést nem az (1) bekezdés b) pontjában meghatározott belügyi szerv készíti, úgy a munkáltatói intézkedés tartalmáról az (1) bekezdés b) pontjában meghatározott személyügyi szervet – a munkáltatói intézkedés megküldésével – tájékoztatni kell.

8. § A személyügyi szerv és a gazdasági szerv vezetői ezen utasítás végrehajtatása során kötelesek szorosan együttműködni.

9. § Ezen utasításban foglaltakat a személyi állománnyal ismertetni kell.

10. § (1) Ez az utasítás – a (2) bekezdés kivételével – a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) A 11. § 2016. január 1-én lép hatályba.

11. §²