5/2015. (IX. 18.) SZTNH utasítás

1. § Az utasítás célja, hogy a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) által fenntartott és üzemeltetett honlap információs szolgáltató szerepével összefüggésben jelentkező feladatok elvégzéséhez szervezeti, szervezési és eljárásrendi szabályokat biztosítson, és rendezze az ezzel kapcsolatos tevékenység felelősségi szintjeit.

2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya kiterjed továbbá a HIPAvilon Nonprofit Kft. azon munkavállalóira is, akik részt vesznek valamely, a Hivatal honlapjával összefüggő feladat ellátásában.

(3) Az (1) és a (2) bekezdésben említett személyek a jelen utasítás szempontjából a továbbiakban együtt: dolgozók.

3. § (1) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett, a hivatali alaptevékenységekkel kapcsolatos elektronikus kommunikációra szolgáló, magyar és angol nyelven elérhető www.sztnh.gov.hu honlapra (a továbbiakban: honlap), valamint annak fejlesztése, aktuális adatokkal történő ellátása és feltöltése, továbbá a nem aktuális tartalmak archiválása érdekében végzett tevékenységre (a továbbiakban: honlaptevékenység) terjed ki.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya – a 6. § (2) bekezdés i) pontja kivételével – nem terjed ki az (1) bekezdésben hivatkozott honlapon kívüli, a Hivatal által megszerzett és fenntartott domain nevek közül, vezetői döntés alapján, információ- közvetítés érdekében átmenetileg fel nem használt vagy felhasznált (adatokkal, információkkal feltöltött) más honlapokra, amelyekkel kapcsolatosan az egyes honlapok működéséért, működtetéséért felelős személyek és eljárási szabályok külön kerülnek meghatározásra.

(3) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki továbbá az elektronikus ügyintézéssel, illetve a hatósági adatbázisokkal (e-szolgáltatásokkal) kapcsolatos hivatali hatósági tevékenységekre, valamint a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett, a belső tájékoztatást szolgáló intranetes szolgáltatásra sem.

4. § (1) A felelős kiadó, egyben a honlap felelős szerkesztője, a Hivatal elnöke.

(2) A felelős kiadó a honlaptevékenység irányítója. A felelős kiadó jelöli ki a Hivatal kormánytisztviselői közül a főszerkesztőt, a honlap-koordinátort, továbbá a dolgozók közül a rovatvezetőket, és felelős azért, illetve biztosítja azt, hogy a honlap tartalma a kormányzati informatikai és a hivatali stratégiával összhangban legyen.

(3) A felelős kiadót távollétében vagy akadályoztatása esetén az általa megbízott elnökhelyettes vagy a gazdasági főigazgató helyettesíti.

5. § (1) A honlaptevékenység hatékony végzése érdekében a Hivatalban Honlapszerkesztő-bizottság működik, amely szükség szerint, de évente legalább egyszer ülésezik.

(2) A Honlapszerkesztő-bizottság tagjai:

(3) A Honlapszerkesztő-bizottság az ülésén vagy az ülésen kívül írásban, egyszerű szótöbbséggel jogosult dönteni a honlappal összefüggő valamennyi olyan kérdésben, amelyet jogszabály vagy belső utasítás, illetve a Hivatal elnökének döntése nem utal más szerv vagy személy hatáskörébe. Ilyen kérdés különösen a honlap szerkezetének átalakítása, a lejárt aktualitású, hatályukat vesztett vagy módosított anyagok archiválási rendje és módja, visszakereshetősége, új vagy már meglévő rovat esetén a 10. §-ban előírt eljárási rendtől való eltérésről történő döntés.

(4) A Honlapszerkesztő-bizottság bármely tagja írásban kezdeményezheti a főszerkesztőnél, hogy valamely kérdést a Honlapszerkesztő-bizottság tárgyaljon meg. Ebben az esetben a főszerkesztő a kérdés megtárgyalása érdekében 15 napon belül honlapszerkesztő-bizottsági ülést hív össze, vagy írásban kéri a Honlapszerkesztő-bizottság döntését.

(5) A Honlapszerkesztő-bizottság nem alkot elkülönült szervezeti egységet, tagjai eredeti beosztásuk mellett látják el a honlappal kapcsolatos tevékenységüket.

(6) A főszerkesztő minden évben kétszer, július hónapban az I. félévben, a következő év január hónapban az adott év egészében végzett honlapszerkesztő-bizottsági munkáról és honlaptevékenységről köteles írásban beszámolni a Hivatal elnöke és felső vezetése számára. A féléves és éves beszámoló határideje igazodik a Hivatalon belül a főosztályi féléves és éves beszámolók határidejéhez, ha a Hivatal elnöke ebben a tekintetben mást nem határoz meg.

6. § (1) A főszerkesztő a honlap tartalmának és megjelenésének operatív felelőse, aki a (2) bekezdésben meghatározott feladatok ellátása során a hatósági szolgáltatások folyamatossága és a minőség biztosítása érdekében együttműködik

(2) A főszerkesztő

(3) A főszerkesztő a Hivatal honlapjának rovatait az egyes rovatokért felelős rovatvezetők és információszolgáltatók megnevezésével együtt tartja nyilván. A honlap rovatainak főbb csoportjait a 8. § (3) bekezdése tartalmazza.

(4) A honlap főszerkesztőjének feladata, hogy a rovatok bővülését, változását, továbbá a rovatvezetők vagy információszolgáltatók személyében bekövetkező változásokat nyilvántartsa, és ezeknek megfelelően a (3) bekezdés szerinti nyilvántartás tartalmát folyamatosan aktualizálja.

(5) A főszerkesztő gondoskodik a honlap fenntartására és fejlesztésére jóváhagyott költségvetési keret célszerű felhasználásáról, amelynek keretében

7. § (1) A honlap-koordinátor a főszerkesztő munkáját segíti.

(2) A honlap-koordinátor

8. § (1) A rovatvezetők személyükben felelősek az általuk gondozott rovatok aktuális tartalmáért és rendszeres tartalmi frissítéséért, amelynek keretei között elkészítik, és a III. fejezetben meghatározottak szerint a közzététel érdekében megküldik az egyes oldalak tartalmának módosított szövegét, továbbá javaslatot tesznek a közzétett, de már nem aktuális anyagok archiválására. Ha jogszabály az adatok közzétételére határidőt állapít meg, vagy meghatározza, hogy az adatoknak meddig kell a honlapon elérhetőnek lenni, ezek figyelemmel kíséréséért a rovatvezetők a felelősek. A honlap tartalmának mindenkori aktualizálása és frissítése érdekében a rovatvezetők kötelesek az általuk kezelt rovatok tartalmának módosítását kezdeményezni, illetve kötelesek a szükséges előzetes egyeztetéseket lefolytatni, amelyek alapján a tartalom módosítását az adott rovat (6) bekezdés szerinti, az információ szolgáltatásáért felelős munkatársa is kezdeményezheti. A rovatvezetők a Honlapszerkesztő-bizottság tagjaiként részt vesznek annak munkájában.

(2) A rovatvezető – akadályoztatása esetére – köteles helyettesről gondoskodni, aki mind a rovatvezetői, mind a honlapszerkesztő-bizottsági feladatok tekintetében eljárhat a rovatvezető helyett. A helyettes személyét a rovatvezető írásban közli a főszerkesztővel.

(3) A Hivatal honlaptevékenységgel összefüggő főbb területei (témái) többek között:

(4) A rovatvezetői felelősségi kör – a 8. § (3) bekezdés r) pontja szerinti feladat kivételével – magában foglalja az adott témához kapcsolódó adatbázisok tartalmáért való felelősséget is.

(5) A rovatvezetőket a Hivatal elnöke jelöli ki, személyüket a főszerkesztő rovatok szerint tartja nyilván a 6. § (3) bekezdésében említett módon.

9. § A rovatvezetőket feladataik rendszeres ellátásában kijelölt dolgozók segíthetik (a továbbiakban: információszolgáltató), akik a rovatvezetők akadályoztatása esetén helyettesítik őket. Amennyiben az információszolgáltató személyében bármely okból változtatás szükséges, a rovatvezetők kezdeményezhetik új dolgozó információszolgáltatóként történő bevonását, a dolgozó munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjének előzetes jóváhagyásával.

10. § (1) A rovatvezető vagy az információszolgáltató a 8. § (1) bekezdése szerint elsősorban a munkakiadó (feladatkiosztó) rendszeren keresztül közvetlenül, annak hibája esetén elektronikus levélben, írásban küldi meg a főszerkesztő és a honlap-koordinátor részére a tartalmi és formai szempontból is közzétételre szánt és arra alkalmas, kész szöveget, illetve az archiválási javaslatot.

(2) A rovatvezető vagy az információszolgáltató a javasolt anyagot munkaidőn belül, elsősorban az erre a célra szolgáló elektronikus rendszeren keresztül, olyan időben továbbítja a főszerkesztőnek és a honlap-koordinátornak, hogy a javasolt tartalom honlapra történő felhelyezésére, illetve az azt megelőző szöveggondozásra kellő idő álljon rendelkezésre. Az egyes témák tekintetében az anyagok továbbítása előtt az információszolgáltató köteles egyeztetni a rovatvezetővel, a rovatvezető pedig szükség esetén egyeztet a Hivatal téma szerinti szakterületének főosztályvezetőjével.

(3) Az angol nyelvű anyagokat – a jogszabályok angol nyelvű fordításainak kivételével – az érintett szervezeti egység készíti el, és juttatja el jóváhagyásra a Jogi és Nemzetközi Főosztály vezetőjéhez. Az angol nyelvű anyagok kizárólag a Jogi és Nemzetközi Főosztály jóváhagyása után továbbíthatók a honlapra. Amennyiben az angol nyelvű anyag vagy fordítás elkészítése az érintett szervezeti egységben nem lehetséges, azt az adott rovatvezető jelzésére a Jogi és Nemzetközi Főosztály – a vezetője erre irányuló döntését követően – készíti el. A jogszabályok angol nyelvű fordításait a Jogi és Nemzetközi Főosztály készíti el, és azokat a jogi elnökhelyettes jóváhagyását követően juttatja el a honlapra feltétel érdekében a főszerkesztőhöz és a honlap-koordinátorhoz.

(4) A főszerkesztő a honlap-koordinátor közreműködésével áttekinti a beérkező anyagokat, és gondoskodik azoknak a honlapra történő felhelyezéséről, szükség esetén a rovatvezetővel történt konzultációt követően.

(5) A Hivatal vezetése vagy az elnöki értekezlet döntése értelmében a honlapra soron kívül felhelyezendő információk tekintetében a téma szerinti rovatvezető haladéktalanul jelzi az igényt a főszerkesztőnek és a honlap-koordinátornak, közölve a tartalomra és a határidőre vonatkozó utasításokat, továbbá egyezteti velük a tartalom helyét és végleges verzióját. A rovatvezető által elkészített, a főszerkesztőnek és a honlap-koordinátornak megküldött sürgős anyagokat a döntésnek megfelelő időpontban, annak hiányában haladéktalanul fel kell a honlapra helyezni.

(6) A jelen §-ban foglalt eljárásrendet kell alkalmazni azon anyagok esetében is, amelyeknek honlapon történő közzétételét jogszabály írja elő. Ha jogszabály az adatok közzétételére határidőt határoz meg, a rovatvezetők vagy az információszolgáltatók kötelesek az anyagokat olyan határidőben megküldeni, hogy a honlapon a határidő lejárta előtt azok közzétehetők legyenek.

11. § A 10. §-ban foglalt eljárási rendet nem kell alkalmazni a honlapon keresztül elérhető „közlöny”, „fórum”, valamint „elégedettségmérés” tekintetében. Ezek vonatkozásában külön kijelölt dolgozók felelősek a honlapon keresztül elérhető adatok frissítéséért.

12. § A honlaptevékenységgel kapcsolatos költségeket a költségvetésben a beruházási, illetve a működési kiadások megfelelő előirányzatán belül elkülönítetten kell szerepeltetni.

13. § (1) A honlapon keresztül elérhető, a Hivatal által működtetett informatikai rendszerek rendelkezésre állásának menedzseléséért, az igénybe vett szolgáltatások esetében a külső partner felé történő kapcsolattartásért a Hivatal Ügyvitelfejlesztési és Informatikai Főosztályának vezetője, akadályoztatása esetén az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője felelős.

(2) A honlap és a honlapon keresztül elérhető informatikai rendszerek üzemeltetése keretében külön kell meghatározni a honlap tartalmának archiválása érdekében szükséges teendőket és intézkedéseket.

14. § A honlap üzemeltetése során az informatikai biztonsági, információbiztonsági és adatvédelmi előírásokat be kell tartani.

15. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

16. § (1)²

(2) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a honlap főszerkesztője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.