6/2015. (IV. 10.) FM utasítás

a Földművelésügyi Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatának kiadásáról¹

2015.04.12.

A Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendeletben meghatározott feladat- és hatáskörömben eljárva, a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény 22. § (1) bekezdése alapján a Kbt., valamint a közbeszerzésekre vonatkozó egyéb jogszabályok végrehajtása érdekében az alábbiak szerint rendelkezem:

1. § A Földművelésügyi Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatát az utasítás Mellékleteként kiadom.

2. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Földművelésügyi Minisztérium hivatali szervezeti egységeire és a földművelésügyi miniszter irányítása alá tartozó költségvetési szervekre (a továbbiakban együtt: FM költségvetési szervek).

(2) Az utasítás hatálya alá tartozó FM költségvetési szervek a beszerzéseiket a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) és az ahhoz kapcsolódó jogszabályok, valamint a jelen utasítás mellékleteként kiadott Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzat előírásai szerint folytatják le.

3. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépés után megkezdett beszerzésekre kell alkalmazni.

(2)²

Melléklet a 6/2015. (IV. 10.) FM utasításhoz

A FÖLDMŰVELÉSÜGYI MINISZTÉRIUM
KÖZBESZERZÉSI ÉS BESZERZÉSI SZABÁLYZATA

A Földművelésügyi Minisztérium Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) a Kbt. alapelvei és rendelkezései, valamint a vonatkozó jogszabályok keretében, azok végrehajtása érdekében a Kbt. 22. § (1) bekezdésének megfelelően meghatározza

a) az árubeszerzések, az építési beruházások, építési koncessziók, a szolgáltatási koncessziók, szolgáltatások megrendelésének egységes eljárási és felelősségi rendjét;

b) a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét;

c) a Földművelésügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) és a földművelésügyi miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányítása alá tartozó szervezetek mint ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásaik dokumentálásának rendjét.

I. fejezet

Általános rendelkezések

1. A Szabályzat hatálya és értelmező rendelkezések

1. § (1) A Szabályzat személyi hatálya alá tartoznak:

a) a Minisztérium hivatali szervezeti egységei;

b) a miniszter irányítása alá tartozó költségvetési szervek.

(2) Az FM költségvetési szervekre a Szabályzat IV. fejezete alkalmazandó.

(3) A Szabályzat tárgyi hatálya alá tartoznak:

a) a Kbt. szerinti nemzeti értékhatárokat el nem érő beszerzések;

b) a Kbt. szerinti nemzeti értékhatárokat elérő vagy azt meghaladó értékű beszerzések;

c) a Kbt. szerinti uniós értékhatárokat elérő vagy azt meghaladó értékű beszerzések;

d) a Kbt. felhatalmazása alapján kiadott külön jogszabályokban meghatározott beszerzések.

2. § A hatályos közbeszerzési értékhatárokat a Közbeszerzési Hatóság elnökének minden év elején kiadott tájékoztatója tartalmazza.

3. § (1) A Minisztérium a Kbt. és annak végrehajtási jogszabályaival kapcsolatos feladatait – a miniszter irányításával, a közigazgatási államtitkár felügyelete mellett – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály, valamint a szakfőosztályok útján látja el.

(2) A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával külső közbeszerzési szakértőt kell megbízni. A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával elsősorban tartós megbízási jogviszonyban álló társaságot kell megbízni. A közigazgatási államtitkár jóváhagyásával, a beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály vezetőjének döntése alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásával más olyan személy vagy szervezet is megbízható, aki hivatalos közbeszerzési tanácsadónak minősül, vagy amely e feladatát hivatalos közbeszerzési tanácsadónak minősülő természetes személy tagja vagy munkavállalója útján látja el.

(3) A közbeszerzési eljárások szakmai előkészítését a Minisztérium beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztálya a külső közbeszerzési szakértő közreműködésével végzi.

(4) A Közbeszerzési Döntőbizottság előtt zajló jogorvoslati eljárásokban, valamint a döntőbizottsági határozat bírósági felülvizsgálata iránti eljárásban a jogi képviseletet a Minisztérium kormányzati szolgálati jogviszonyban álló jogtanácsosa vagy – államtitkári, kabinetfőnöki vagy helyettes államtitkári döntés alapján – külső jogi képviselő látja el.

(5) A Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni. Ha a jogszabályi kötelezően alkalmazandó rendelkezések és e Szabályzat rendelkezései között eltérés van, a jogszabályi rendelkezéseket kell alkalmazni.

(6) Ha jogszabály valamely feladatot az ajánlatkérőre előír, akkor azt – ezen Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – a külső közbeszerzési szakértő a szakfőosztály vezetőjének előzetes beleegyezésével köteles ellátni.

4. § (1) A Szabályzat alkalmazásában:

a) ajánlatkérő: a Minisztérium;

b) döntéshozó: a miniszter, a szakterületet irányító államtitkár vagy a szakterületet irányító helyettes államtitkár;

c) szakfőosztály: a beszerzés vagy közbeszerzés tárgya szerint, a Földművelésügyi Minisztérium mindenkor hatályos Szervezeti és Működési Szabályzata alapján hatáskörrel rendelkező minisztériumi főosztály;

d) Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály: a Minisztérium Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálya, a közbeszerzési eljárásokat koordináló, ellenőrző szervezeti egység, amely felelős a Minisztérium közbeszerzési tevékenységének szabályozásáért, figyelemmel kíséréséért, a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos felmérések, jelentések elkészítéséért, az ágazat hatáskörében meghirdetett közbeszerzési eljárások általános felügyeletéért, az éves közbeszerzési terv elkészítéséért, a Minisztérium közbeszerzési eljárásainak koordinálásáért;

e) külső közbeszerzési szakértő: az ajánlatkérő által megbízott – az ajánlatkérő nevében eljáró – olyan személy, aki hivatalos közbeszerzési tanácsadónak minősül, vagy olyan szervezet, amelynek a feladatot ellátó tagja vagy munkavállalója hivatalos közbeszerzési tanácsadónak minősül;

f) témafelelős: a szakfőosztály vezetője által a szakfőosztályon dolgozók közül kijelölt személy, akinek feladata a szakmai szempontok képviselete az eljárás során, kapcsolattartás az eljárás szereplőivel, valamint az e Szabályzatban meghatározott egyéb feladatok ellátása.

(2) A Szabályzatban használt további – beszerzéssel összefüggő – fogalmak, kifejezések tartalma azonos a Kbt.-ben alkalmazott és az értelmező rendelkezéseiben rögzített tartalommal.

2. A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések

5. § (1) A szakfőosztály a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzéseit önállóan, saját hatáskörben, a vonatkozó jogszabályok és a Minisztérium belső szabályzatai és utasításai alapján bonyolíthatja.

(2) A szakfőosztály önállóan – szükség esetén a külső közbeszerzési szakértő, illetve az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály bevonásával – dönt arról, hogy a tervezett beszerzés a Kbt. hatálya alá tartozik-e.

(3) A szakfőosztály árajánlatokat kér be abban az esetben is, ha a beszerzés nem tartozik a Kbt. hatálya alá. Ha a beszerzés tárgya lehetővé teszi, a szerződést kötő másik fél kiválasztása három árajánlat bekérése alapján történik, kivéve ha európai uniós forrásból finanszírozott pályázat vagy projekt pályázati útmutatója a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzésekre eltérő szabályokat állapít meg. Három árajánlat bekérése esetén a szakfőosztály szerződéskötésre jogosult vezetője az előre meghatározott szempontok alapján meghatározott legkedvezőbb ajánlattevővel saját hatáskörben dönthet, hogy mely ajánlattevővel köt szerződést. A lebonyolításért és a szerződéskötésért a szakfőosztály szerződéskötésre jogosult vezetője a felelős.

(4) A szakfőosztály a közbeszerzési eljárások megindítása előtt piaci felmérést készíthet annak érdekében, hogy az egyes közbeszerzések vagy beszerzések értékét a piaci viszonyok alapján reálisan tudja megbecsülni.

(5) A Kbt. 18. § (2) bekezdése szerint számítva nettó ötvenmillió forintot elérő értékű azon szerződések esetében, amelyek megkötésére nem közbeszerzési eljárás keretében kerül vagy került sor, a szerződés megkötését, illetve módosítását a szakfőosztály az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály útján kezdeményezi a Miniszterelnökségnél (a továbbiakban: ME). A szakfőosztály a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 5. melléklete szerinti előterjesztést, a szerződéstervezetet, a módosítás tervezetét, a szerződés vagy módosítás indokolását, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére.

(6) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály további adatokat, illetve a nem egyértelmű adatok tisztázását kérheti, ezt követően a beérkezett dokumentumokat továbbítja a külső közbeszerzési szakértő részére, aki azt előterjeszti a ME részére. A szakfőosztály az (5) bekezdés szerinti dokumentumok megküldésénél figyelembe veszi, hogy a szerződés megkötésére vagy módosítására leghamarabb a ME részére történő előterjesztést követő 15. munkanapon kerülhet sor.

(7) A ME hozzájárulása iránti eljárás során a ME-vel a külső közbeszerzési szakértő tartja a kapcsolatot.

(8) Az (5) bekezdés szerinti szerződés a ME hozzájárulása hiányában nem köthető meg, illetve nem módosítható.

(9) A szakfőosztály a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések esetében köteles e Szabályzat 6/b. függelékében foglalt adatlap kitöltésére és annak az ügyiratban való elhelyezésére.

3. A közbeszerzési eljárások során keletkezett iratok dokumentálása

6. § (1) A közbeszerzési eljárások cselekményeinek dokumentálása és a keletkezett iratok eredeti példányainak őrzése a szakfőosztály feladata.

(2) A közbeszerzési eljárások során készült valamennyi irat dokumentálása a Minisztérium iratkezelési szabályzata szerint történik.

4. Az éves összesített közbeszerzési terv, előzetes tájékoztatás, az éves statisztikai összegezés

7. § (1) Az éves összesített közbeszerzési terv elkészítéséhez a beszerzésekben érintett szakfőosztály vezetője az adott évre tervezett beszerzésekre – ideértve a központosított közbeszerzés útján beszerezni kívánt árukat, szolgáltatásokat, beruházásokat is – vonatkozó adatokat február 28-ig szolgáltatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére.

(2) A szakfőosztály vezetője az 1. függelék kitöltésével teljesíti az adatszolgáltatási kötelezettségét.

(3) A szakfőosztály vezetője az adatszolgáltatásban feltünteti a nemzeti értékhatárokat el nem érő értékű, tárgyévre tervezett beszerzéseiket is.

(4) A közbeszerzési referens a szakfőosztályok vezetőinek adatszolgáltatása alapján elkészíti az éves összesített közbeszerzési terv tervezetét, amelyet az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetőjének egyetértésével terjeszt fel a közigazgatási államtitkár részére. A közbeszerzési terv tervezetét felülvizsgálat előtt a Gazdálkodási Főosztály részére be kell mutatni. A közbeszerzési referens a tervben az annak elkészítése előtt indított közbeszerzési eljárásokat is megfelelően dokumentálja.

(5) A közigazgatási államtitkár az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály által felterjesztett terv alapján javaslatot tesz az összesített közbeszerzési terv elfogadására, és jóváhagyásra továbbítja azt a miniszter részére.

(6) A közbeszerzési terv nyilvános, melyet a jóváhagyást követően – a Sajtóiroda közreműködésével – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közzétesz a Minisztérium honlapján.

(7) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály minden év március 31. napjáig köteles a ME-nek megküldeni a Minisztérium éves közbeszerzési tervét, továbbá tájékoztatást adni a közbeszerzési terv módosításáról, valamint a módosítás indokairól az arról hozott döntést követően legfeljebb 3 munkanapon belül.

8. § (1) A közbeszerzési terv módosítását a szakfőosztály vezetője kezdeményezi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálynál, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb, a tervben szükséges változtatás esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell.

(2) A közbeszerzési terv módosítására irányuló kezdeményezésben meg kell határozni az 1. függelékben szereplő adatokat, és meg kell adni a közbeszerzési terv módosításának indokát.

(3) A közbeszerzési terv módosítását a Minisztérium érintett szakfőosztályának vezetője – a felügyeletét ellátó helyettes államtitkár vagy államtitkár jóváhagyásával – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályhoz benyújtott írásos indokolást tartalmazó kérelemben kezdeményezheti.

(4) A közigazgatási államtitkár az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály által felterjesztett tervmódosítás alapján javaslatot tesz a módosított összesített közbeszerzési terv elfogadására, és jóváhagyásra továbbítja azt a miniszter részére. A módosításról hozott döntést a közbeszerzési referens vezeti át a Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervén.

9. § Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a Minisztérium éves beszerzéseiről – ideértve a központosított közbeszerzéseket is – éves statisztikai összegezést készít, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküld a Közbeszerzési Hatóságnak.

II. fejezet

A minisztérium szervezeti egységeinek feladatai és a felelősségi szabályok

5. A minisztérium szervezeti egységeinek feladatai

10. § (1) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a miniszter feladata a közbeszerzési terv, illetve a módosított közbeszerzési terv jóváhagyása.

(2) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közigazgatási államtitkár

a) javaslatot tesz az összesített közbeszerzési terv elfogadására és a közbeszerzési terv módosítására;

b) jogorvoslati eljárásokban, valamint a döntőbizottsági határozat bírósági felülvizsgálata iránti eljárásban dönthet külső jogi szakértő igénybevételéről;

c) jóváhagyhatja a Minisztériummal szerződéses jogviszonyban álló külső közbeszerzési szakértőtől eltérő szakértő igénybevételét.

(3) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a döntéshozó feladata:

a) a Bírálóbizottság elnökének és tagjainak kijelölése [a Kbt. 22. § (3) bekezdésében foglalt előírásokat figyelembe véve], illetve felkérése;

b) meghozni a döntést

ba) a kizárásról,

bb) az ajánlat érvénytelenségéről,

bc) az eljárás eredményességéről, illetve eredménytelenségéről,

bd) az eljárás nyerteséről,

be) a nyertest követő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített személyről vagy szervezetről,

bf) arról, hogy jogorvoslati eljárás keretében ki biztosítja a Minisztérium jogi képviseletét,

bg) adott esetben a felhívás visszavonásáról vagy módosításáról;

c) a jogszabályokkal, belső utasításokkal és szabályzatokkal összhangban a közbeszerzési eljárás eredményeképpen a szakterületét érintő szerződések megkötése, a szerződések esetleges módosítása;

d) előzetes egyetértését adhatja külső szakmai szakértő felkéréséhez;

e) hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos, illetve a Kbt. 122/A. §-a szerinti közbeszerzési eljárás esetében a szakfőosztály által megjelölt, ajánlattételre felhívandó szervezetek jóváhagyása.

11. § A szakfőosztály feladata:

a) a közbeszerzési terv elkészítéséhez szükséges – a szervezeti egységek igényei alapján összesített – a szakterületét érintő adatok szolgáltatása, és azok megküldése legkésőbb tárgyév február 28. napjáig az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére;

b) a közbeszerzési terv módosításához szükséges – a szervezeti egységek javaslata alapján – a szakterületet érintő adatok szolgáltatása, módosítás kezdeményezése;

c) speciális ismereteket igénylő közbeszerzési eljárások esetén külső szakmai szakértő felkérése a döntéshozó előzetes egyetértésével, adott esetben műszaki ellenőr biztosítása;

d) a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések bonyolítása;

e) javaslattétel a Bizottság elnökének és tagjainak kijelölésére;

f) előzetes összesített tájékoztató elkészítéséhez szükséges adatok szolgáltatása adott esetben;

g) összesített közbeszerzési tervben szereplő eljárások előkészítése, ezen belül különösen:

ga) a 2. függelék szerinti kezdeményező irat és a 3. függelék szerinti pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló ív megküldése,

gb) a Kbt. 18. §-a szerinti egybeszámítási kötelezettség betartása,

gc) a becsült érték meghatározása, az eljárás fajtájának előzetes kiválasztása a külső közbeszerzési szakértővel együttműködve,

gd) a beszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározása,

ge) a beszerzés pontos megjelölése, környezetvédelmi, szakmai szempontból lényeges ajánlati, részvételi feltételek meghatározása,

gf) a közbeszerzési műszaki leírás és a szerződés megfogalmazása, szerződéstervezet egyeztetése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal;

h) aktív részvétel a közbeszerzési eljárás lefolytatása során

ha) a felhívások végleges szövegének jóváhagyása, különösen szakmai szempontok figyelembevételével,

hb) a felhívás és a dokumentáció elkészítésében, együttműködve a külső közbeszerzési szakértővel,

hc) hirdetmény nélküli tárgyalásos és a Kbt. 122/A. §-a szerinti eljárás esetében azon ajánlattevő vagy ajánlattevők megjelölése, amelyek számára a külső közbeszerzési szakértő az ajánlattételi felhívást közvetlenül megküldi,

hd) a kiegészítő tájékoztatások szakmai tartalmának megfogalmazása,

he) konzultációkon (amennyiben sor kerül ilyenre) való részvétel,

hf) konzultációk alkalmával felmerült szakmai kérdések megválaszolása,

hg) adott esetben az eljárás egyes cselekményeihez közjegyző jelenlétének biztosítása,

hh) a Bizottság üléseinek lefolytatásához helyiség biztosítása,

hi) tárgyalásos eljárás esetén aktív részvétel a tárgyaláson;

i) a Bírálóbizottság döntési javaslatának (írásbeli szakvélemény) felterjesztése a döntéshozó részére;

j) a közbeszerzési eljárás alapján megkötendő szerződés vagy szerződésmódosítás aláíratása:

ja) a szerződés véglegesítése az ajánlat és adott esetben a tárgyalás vagy tárgyalások tartalma szerint,

jb) a szerződés szövegének előterjesztése a pénzügyi ellenjegyző és a szerződés Minisztérium képviseletében történő aláírója részére, ezt követően a szerződés aláíratása a nyertes ajánlattevővel,

jc) közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés esetleges módosításának szakmai, valamint a Kbt. 132. §-a szerinti indokolása a külső közbeszerzési szakértővel együttműködve,

jd) adott esetben konzultáció kezdeményezése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal a szerződésmódosítás feltételeiről,

je) a szerződésmódosítás előkészítése, annak előterjesztése,

jf) a szerződés megkötésére, illetve a szerződésmódosításra vonatkozó azonnali adatszolgáltatás – hirdetmény közzététele érdekében – a külső közbeszerzési szakértő részére,

jg) a tudomásszerzést követően a Kbt. 31. § (1) bekezdés b)–e) pontja szerinti információk megküldése a Minisztérium Sajtóirodája részére, ezen adatoknak a Minisztérium honlapján való közzététele érdekében;

k) a szerződés teljesítésének ellenőrzése, a szerződő fél teljesítésének igazolása;

l) az eljárások során benyújtott és keletkezett iratok tárolása, illetve irattárazása a vonatkozó jogszabályok és az Iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint;

m) iratok összeállítása az illetékes ellenőrző szervek, valamint a Minisztérium belső ellenőrzését végzők részére;

n) aktív részvétel, illetve szakmai segítség nyújtása – az esetleges jogorvoslati eljárásokban – a Minisztérium jogi képviseletét ellátók részére;

o) a közbeszerzési eljárás során folyamatos együttműködés az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal és a külső közbeszerzési szakértővel;

p) a Korm. rendeletben előírt egyeztetések, előterjesztések kezdeményezése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálynál;

q) a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet szerinti beszerzések bonyolítása, adatszolgáltatás teljesítése;

r) a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet szerinti beszerzések bonyolítása, illetve az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály tájékoztatása a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó, tervezett közbeszerzésekről minden év január 10. napjáig;

s) a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó beszerzések és közbeszerzések kapcsán a Nemzeti Kommunikációs Hivatal felé benyújtandó igénybejelentéshez, adatszolgáltatáshoz, kérelemhez szükséges szakmai háttéranyag biztosítása a Sajtóiroda részére;

t) az energiahatékony beszerzésekről szóló 1849/2014. (XII. 30.) Korm. határozatban foglaltak betartása az Európai Unió joga által meghatározott közbeszerzési értékhatárt elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzések során; írásbeli dokumentálása az összeegyeztethetőség hiányának, a megvalósított beszerzés energiahatékonysági jellemzőinek, továbbá a beszerzéssel elérhető éves energiafelhasználás megtakarítás mértékének.

12. § (1) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály belső koordinációs, ellenőrzési és dokumentálási feladatokat végez a közbeszerzési terv elkészítése, annak módosítása és a közbeszerzési eljárások indítása és lebonyolítása során.

(2) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály feladata:

a) az összesített közbeszerzési terv előterjesztése a közigazgatási államtitkár részére legkésőbb a tárgyév március 10. napjáig, valamint a szakfőosztályok vezetőinek adatszolgáltatása alapján az összesített közbeszerzési terv esetleges módosításának előterjesztése a közigazgatási államtitkár részére; a jóváhagyott összesített közbeszerzési terv, valamint annak esetleges módosításának nyilvánossá tétele, illetve a ME részére történő megküldése a jóváhagyást követő öt munkanapon belül, de legkésőbb minden év március 31. napjáig;

b) a közbeszerzési terv Kbt. 33. § (1) bekezdése szerinti megőrzése;

c) éves statisztikai összegezés elkészítése és megküldése a Közbeszerzési Hatóság részére a tárgyévet követő május 31. napjáig;

d) a szakfőosztály igénye és adatszolgáltatása esetén előzetes összesített tájékoztató elkészítése és megküldése a külső közbeszerzési szakértő részére közzététel céljából;

e) közbeszerzési eljárások nyilvántartásba vétele a kezdeményező irat alapján;

f) közbeszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes irat egy másolati példányának megőrzése a Kbt. 34. § (2) bekezdésében foglaltak figyelembevételével;

g) szükség esetén az esetleges szerződésmódosítás szakmai indokolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból;

h) szükség szerinti kapcsolattartás a Közbeszerzési Döntőbizottsággal;

i) szükség szerinti segítségnyújtás az ajánlatkérő szervezeti egységeknek a közbeszerzési eljárások iratanyagainak összeállításában az illetékes ellenőrző szervek, valamint a Minisztérium belső ellenőrzését végzők igénye alapján;

j) szakmai segítségnyújtás – az esetleges jogorvoslati eljárásokban – a Minisztérium jogi képviseletét ellátók részére;

k) iratok másolati példányának összeállítása és megküldése a Közbeszerzési Hatóság, Közbeszerzési Döntőbizottság részére;

l) a földművelésügyi miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló FM utasításban meghatározott feladatainak ellátása;

m) adminisztratív közreműködés a Korm. rendelet szerinti előterjesztések előkészítésében és a ME részére történő megküldésében;

n) kapcsolattartás a ME-vel a Korm. rendelet szerinti feladatok teljesítésében a külső közbeszerzési szakértő közreműködésével;

o) a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó közbeszerzésekkel kapcsolatos ajánlatkérés megküldése minden év január 20. napjáig a Központi Ellátó Szerv részére;

p) a szakfőosztály megkeresése esetén a dokumentáció részét képező szerződéstervezet jogi felülvizsgálata, illetve tárgyalásos eljárás, valamint versenypárbeszéd esetén szükség szerint részt vesz az eljárás második szakaszában a jogi szakértelem biztosítása végett;

q) jogorvoslati eljárás vagy bírósági felülvizsgálat esetén a Minisztérium jogi képviseletének ellátása az ajánlatkérő szervezeti egység vezetőjének bevonásával, kivéve ha a jogi képviseletet államtitkári, kabinetfőnöki vagy helyettes államtitkári döntés alapján külső jogi képviselő látja el.

(3) Ha a közbeszerzés tárgya szerint az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály rendelkezik hatáskörrel, akkor ellátja az e Szabályzatban meghatározott szakfőosztályi feladatokat is.

(4) A közbeszerzési referens feladata:

a) a közbeszerzési terv elkészítésével, jóváhagyásával és módosításával kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása;

b) a közbeszerzési eljárások nyilvántartása;

c) a Minisztérium éves beszerzéseiről szóló éves statisztikai összegezés elkészítésével kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása;

d) a Kbt.-ben és a kapcsolódó jogszabályokban meghatározott további adatszolgáltatási feladatok ellátása a Közbeszerzési Hatóság, a Közbeszerzési Döntőbizottság, a ME, valamint a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság felé;

e) a földművelésügyi miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló FM utasítás szerinti, az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály feladatkörébe tartozó adminisztrációs feladatok;

f) a Korm. rendelet szerinti, – jelen Szabályzat szerint meghatározott – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály feladatkörébe tartozó adminisztrációs feladatok;

g) a kapcsolattartás a szakfőosztállyal és a külső közbeszerzési szakértővel a Minisztérium közbeszerzési eljárásaiban.

(5) A Gazdálkodási Főosztály feladata:

a) a pénzügyi fedezet meglétének igazolása;

b) az esetleges ajánlati biztosíték kezelése a Kbt. 59. § (1)–(7) bekezdése alapján;

c) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések ellenértékének – a teljesítésigazolás mellékletével benyújtott számla alapján – a Kbt. és a Minisztérium egyéb belső szabályzatai, utasításai szerinti teljesítése (kifizetése);

d) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések pénzügyi teljesítésének, részteljesítésének megtörténtéről értesítés megküldése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére;

e) a megkötendő szerződések pénzügyi ellenjegyzése.

13. § (1) A Sajtóiroda feladata

a) a jóváhagyott közbeszerzési terv közzététele az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály értesítése alapján a Minisztérium honlapján;

b) a Kbt. 31. §-ában foglalt adatok, információk, dokumentumok haladéktalan közzététele – a szakfőosztály, az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály adatszolgáltatása alapján – a Minisztérium honlapján és a Kbt. 31. § (1) bekezdés b) és d) pontjában foglalt szerződések folyamatos elérhetővé tétele a Kbt. 31. § (5) bekezdésében foglaltak szerint;

c) a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet szerinti, az érintett szervezet által teljesítendő valamennyi feladat ellátása, valamint kizárólagos kapcsolattartás a Nemzeti Kommunikációs Hivatallal.

(2) Az Ellenőrzési Főosztály feladata a lezárult (nem folyamatban lévő) közbeszerzési eljárások ellenőrzése a jóváhagyott kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján.

(3) A Minisztériumhoz benyújtott beadványokat érkeztető szervezeti egység feladata a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratok érkeztetése, címzettekhez való továbbítása.

(4) Az Irattár feladata a közbeszerzési eljárások során – az ajánlatkérő szervezeti egység által összeállított – keletkezett iratok kezelése a Kbt. 34. § (2) bekezdésének megfelelően.

(5) A közbeszerzési eljárásban nem érintett szervezeti egység vezetőjének feladata megkeresés esetén a bírálóbizottsági tag kijelölése.

14. § (1) A külső közbeszerzési szakértő feladata:

a) a hivatalos közbeszerzési tanácsadó Kbt.-ben és egyéb jogszabályban meghatározott feladatainak ellátása;

b) a beszerzési és közbeszerzési feladatokkal kapcsolatban folyamatos közbeszerzési jogi tanácsadás;

c) a közbeszerzési eljárások teljes körű lebonyolítása.

(2) Az (1) bekezdésben írt teljes körű lebonyolítás – különösen – az alábbi feladatokat foglalja magában:

a) a közbeszerzési eljárás során a jogszabályok által előírt iratok megszerkesztése, a szakfőosztállyal és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal történő folyamatos egyeztetés és ezek tájékoztatása mellett, ezen belül különösen:

aa) a felhívás és a dokumentáció elkészítése a jogszabályok és az e Szabályzatban meghatározott rendelkezések betartásával,

ab) kiegészítő tájékoztatás előzetes egyeztetést követő elkészítése és az ajánlattevők részére történő megküldése;

b) a Korm. rendelet szerinti engedélyezési eljárás lefolytatása, valamint a 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet 7. §-a szerinti megkeresés lebonyolítása;

c) ha a közbeszerzési eljárásban sor kerül konzultáció vagy helyszíni bejárás megtartására, az azokon való részvétel, azokról jegyzőkönyv elkészítése és egyeztetést követően megküldése;

d) beérkezett ajánlatok hiánypótlási felhívásának elkészítése és az ajánlattevők részére történő megküldése a szakfőosztállyal történt előzetes egyeztetést követően;

e) a dokumentáció átadásával kapcsolatos feladatok ellátása;

f) a dokumentáció ellenértékének visszafizetése a Kbt. 52. § (2) bekezdése alapján;

g) kötelezően közzétételre kerülő hirdetmények megküldése a Közbeszerzési Hatóság részére, ezen belül különösen:

ga) a Kbt. 30. § (1) bekezdésében meghatározottakat,

gb) ha a Minisztérium ilyet készített, az előzetes összesített tájékoztatót, illetve időszakos előzetes összesített tájékoztatót tartalmazó hirdetményt [Kbt. 32. § (7) bek.],

gc) egyéb hirdetményeket [így különösen: Kbt. 19. § (3) bekezdés, 42. § (2) bekezdés, 44. § (2) bekezdés, 109. § (6) bekezdés];

h) az ajánlattételi felhívás közvetlen megküldése, ha a Kbt. az eljárás megindítását ekképpen lehetővé teszi [Kbt. 94. §, 122. § (7) bekezdés, 122/A. §];

i) a közzétételre kerülő hirdetmények esetleges hiánypótlásának kezelése;

j) a Közbeszerzési Döntőbizottság felé a Kbt. szerint előírt dokumentumok megküldése (így különösen: Kbt. 100. §);

k) segítségnyújtás a szakfőosztály részére az eljárás fajtájának kiválasztása terén;

l) konzultáció, helyszíni bejárás alkalmával felmerült kérdések megválaszolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból;

m) a benyújtásra kerülő ajánlatok személyes átvétele, azokról átvételi elismervények kiadása, illetve postai úton beérkezett ajánlatok érkeztetése;

n) részvétel és tanácsadás az ajánlatok bontásakor, bontási jegyzőkönyv elkészítése és határidőn belüli megküldése az ajánlattevők, a szakfőosztály és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére;

o) tárgyalásos eljárások esetén a tárgyalások levezetése, jegyzőkönyv elkészítése és határidőn belüli megküldése a résztvevők, a szakfőosztály és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére;

p) javaslat elkészítése a Bírálóbizottság részére az ajánlatok elbírálására és értékelésére vonatkozóan;

q) részvétel az ajánlatok elbírálására összehívott bírálóbizottsági ülésen, a Bírálóbizottság adminisztratív feladatainak ellátása, így különösen a bírálati jegyzőkönyv elkészítése, a bírálóbizottsági ülésre szükséges dokumentumok (döntési javaslatot tartalmazó szakvélemény, egyéni bírálati lap) előkészítése;

r) részvétel és tanácsadás az eljárás eredményének kihirdetésén, a kapcsolódó iratok elkészítése, átadása, illetve kiküldése (összegezés) az ajánlattevők részére. Ha a Kbt. szerint nem kötelező eredményhirdetés tartása, és arra az adott eljárásban nem is kerül sor, akkor az összegezés elkészítése és megküldése;

s) az összegezés és a nyertesként kihirdetni tervezett ajánlattevőnek az eljárásban benyújtott összes iratának megküldése a ME részére, a Korm. rendeletben előírt határidőben;

sz) a szerződésmódosítás szakmai indokolásának vizsgálata közbeszerzési jogi szempontból;

t) egyéb tájékoztatások megadása, adott esetben tisztázó kérdések, indokolások elkészítése és megküldése a Kbt.-ben és a Szabályzatban foglaltak szerint;

u) keletkezett iratok tárolása, rendszerezése az eljárás időtartama alatt, az eljárás iratai másolati példányának megőrzése;

v) az eljárás során a jogszabályi előírások és e Szabályzat rá vonatkozó előírásainak betartása;

w) a jogszabályokban előírt közzétételi kötelezettség teljesítése;

x) folyamatos kapcsolattartás a közbeszerzési referenssel, valamint a témafelelőssel;

y) összeférhetetlenségi és távolmaradási nyilatkozat tétele minden közbeszerzési eljárásban;

z) jelen Szabályzat 6/a. függelékét képező ellenőrző lista kitöltése és annak megküldése az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére.

(3) A külső közbeszerzési szakértő a közbeszerzési eljárás megindítása előtt munkatervet készíthet.

(4) Ha e szabályzat eltérően nem rendelkezik, az eljárásban bármilyen dokumentum megküldése előtt és eljárási cselekményt megelőzően a külső közbeszerzési szakértő elektronikus úton köteles a szakfőosztály előzetes jóváhagyását kérni.

(5) A külső közbeszerzési szakértő felelősségének terjedelmét, az elvégzett eljárási cselekményeivel kapcsolatos helytállási követelményeket, valamint a külső közbeszerzési szakértő ezen utasítás értelmében ellátandó feladatait a Minisztérium és a külső közbeszerzési szakértő közötti jogviszonyt létrehozó megbízási szerződés vagy egyéb megállapodás rendezi.

15. § (1) A Bírálóbizottság feladata az írásbeli szakvélemény és döntési javaslat elkészítése a döntéshozó részére a külső közbeszerzési szakértő javaslata alapján, amely javaslat azonban a Bizottság tagjait nem köti.

(2) A Bírálóbizottság tagja és elnöke az ajánlatok elbírálása során, indokolással ellátott bírálati lapot készítenek, amely a bírálóbizottsági ülés jegyzőkönyvének mellékletét képezi.

(3) A Bírálóbizottság elnökének döntése esetén az eljárás megindítását megelőzően bírálóbizottsági ülés tartható, ahol a Bírálóbizottság dönt a felhívás, valamint dokumentáció szövegének jóváhagyásáról.

6. Felelősségi szabályok

16. § (1) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közbeszerzésben közreműködő a közreműködés mértékéig felelős.

(2) A Bírálóbizottság elnöke felel bizottsági ülések menetének és rendjének megtartásáért.

(3) A döntéshozót a közbeszerzési eljárások során döntéshozói minőségében, a meghozott döntés Kbt. szerinti megalapozottságáért akkor és annyiban terheli személyes felelősség, amennyiben a Bizottság javaslataitól eltér.

7. A Bírálóbizottság

17. § (1) A Minisztériumnál eseti, eljárásonként kialakított összetételű bírálóbizottságok működnek.

(2) A Bírálóbizottság páratlan számú és legalább öt tagból álló testület.

(3) A Bírálóbizottságot úgy kell összeállítani, hogy abban a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi ismeretekkel és megfelelő képzettséggel rendelkező személyek legyenek.

(4) A Bírálóbizottság elnöke a szakfőosztály vezetője vagy a beszerzés tárgyára tekintettel, hatáskörrel rendelkező osztály vezetője.

(5) A Bírálóbizottság tagjai:

a) a szakfőosztály vezetője által a szakfőosztály vagy a Minisztérium háttérintézményeiben dolgozó munkatársai közül javasolt, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező egy–három személy, akik között minden esetben ott van a témafelelős (közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelem);

b) a Gazdálkodási Főosztály kijelölt, pénzügyi képzettséggel rendelkező munkatársa (pénzügyi szakértelem);

c) az OKJ-s közbeszerzési tanfolyam oklevelével rendelkező közbeszerzési referens (közbeszerzési szakértelem);

d) az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály jogász végzettségű, kijelölt munkatársa (jogi szakértelem).

(6) Indokolt esetben további tagokra a Bírálóbizottság elnöke tehet javaslatot a döntéshozónak, vagy a döntéshozó saját hatáskörben jelölhet ki további tagot.

(7) A döntéshozó nem lehet egyben a Bírálóbizottság elnöke vagy tagja. A Bírálóbizottság elnöke és tagjai kijelölés alapján jogosultak és kötelesek a Bírálóbizottság munkájában – többek között annak ülésén – részt venni. Feladatukat legjobb tudásuk szerint és a kormányzati szolgálati jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan teljesítésével látják el.

(8) A Bírálóbizottság elnökét és tagjait a szakfőosztály vezetőjének javaslatára a döntéshozó jelöli ki, illetve kéri fel az eljárást megindító hirdetmény közzététele, illetve ajánlattételi felhívás kiküldése előtt a 4/a. és 4/b. függelék alapján.

(9) Bírálóbizottsági tagok delegálására kötelesek a közbeszerzési eljárásban nem érintett szakterületek abban az esetben, ha erre az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vagy a szakfőosztály vezetője részéről igény merül fel. A bírálóbizottsági tagok delegálásával kapcsolatos igény közlése írásban történik. A közbeszerzési eljárásban nem érintett szakterület írásban jelezheti az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály felé, hogy részéről bírálóbizottsági tag kijelölését tartja szükségesnek.

(10) A Bírálóbizottság elnökének és tagjainak megbízása a szerződés megkötésének időpontjáig, illetve ha a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, annak jogerős lezárulásáig tart.

18. § (1) A Bírálóbizottság elnöke és tagjai felkérésüket vagy kijelölésüket az erről szóló dokumentum átvételével tudomásul veszik. Az ajánlatkérő nevében eljáró valamennyi személy, így különösen a Bírálóbizottság elnöke és tagjai, valamint a döntéshozó összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tesz az 5/a. és 5/b. függelék szerint.

(2) Összeférhetetlenségi ok fennállása vagy keletkezése esetén azt az elnök a döntéshozónak, a tagok az elnöknek kötelesek jelenteni, aki erről értesíti a döntéshozót. Ez esetben a döntéshozó más személyt jelöl ki a Bírálóbizottságba, és az összeférhetetlenséggel érintett tag vagy elnök bírálóbizottsági tagsága, illetve elnöksége a bejelentés időpontjával megszűnik.

(3) A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségre az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.

19. § (1) A Bírálóbizottság tagjai és elnöke egy-egy szavazati joggal rendelkeznek.

(2) A Bírálóbizottság abban az esetben határozatképes, illetve döntési javaslattételre képes, ha ülésén legalább két bírálóbizottsági tag és az elnök is jelen van, valamint – a Kbt. 22. § (3) bekezdésében rögzítetteknek megfelelően – két bírálóbizottsági tag és az elnök együttesen rendelkezik a közbeszerzés tárgya szerinti, jogi, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel.

(3) A Bírálóbizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza.

20. § (1) A Bírálóbizottság munkájának segítése érdekében – speciális esetekben, speciális ismereteket igénylő közbeszerzési eljárások esetén – külső szakmai szakértő is felkérhető. A külső szakmai szakértőt a szakfőosztály vezetője kéri fel a Kbt. figyelembevételével, a döntéshozó előzetes egyetértésével. A külső szakmai szakértő szakmai anyagot készít a Bírálóbizottság részére, amelyben szakmai szempontok alapján összehasonlítja az ajánlatokat, azokról részletes szakmai összehasonlító és értékelő anyagot készít. A szakértő szavazati joggal nem rendelkezik.

(2) A külső szakmai szakértő megbízása indokolt esetben kiterjedhet az eljárás más szakaszaiban történő részvételre is, így különösen a felhívás és a dokumentáció előkészítése során való közreműködésre, kiegészítő tájékoztatás elkészítésében való közreműködésre, tárgyalásos eljárás esetében a tárgyalások lefolytatásában való közreműködésre és az ajánlatok elbírálásában való közreműködésre.

21. § (1) A Bírálóbizottság adminisztratív teendőit a külső közbeszerzési szakértő látja el.

(2) A Bírálóbizottság elnökének és tagjainak teljes egészében ismerniük kell az aktuális közbeszerzési eljárás felhívását, valamint a dokumentációt, ezért azt részükre a Bírálóbizottság ülését megelőzően egy-egy másolati példányban át kell adni, vagy elektronikusan meg kell küldeni. A beérkezett ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések egy példányát a Bírálóbizottság elnökének át kell adni, aki gondoskodik azok eljárás alatti megőrzéséről, valamint lehetővé teszi, hogy a bírálóbizottsági tagok abba betekintsenek.

22. § A Bírálóbizottság a közbeszerzési eljárás során a 15. § (3) bekezdés szerinti esetben a felhívás és dokumentáció előkészítését végezheti, valamint az ajánlatok bírálatát, értékelését végzi. A Bírálóbizottság elnöke és tagjai részt vehetnek valamennyi eljárási cselekményen, ezért azokra őket az időpont és helyszín közlésével meg kell hívni.

III. fejezet

A minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatása

8. Az eljárás indításának engedélyezése

23. § (1) A közbeszerzési eljárás megindításának előfeltétele, hogy az a miniszter által jóváhagyott éves összesített közbeszerzési tervben szerepeljen. A közbeszerzési terv elkészítése előtt az ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell.

(2) A hazai forrásból megvalósuló közbeszerzések pénzügyi forrásainak ütemezése a Minisztérium éves költségvetési előirányzata és a tárca rendelkezésére álló egyéb pénzeszközeinek figyelembevételével, azok alapján történik. A hazai forrásból megvalósuló közbeszerzési eljárás megindításának előfeltétele, hogy az anyagi fedezet az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) rendelkezései szerint rendelkezésre álljon.

(3) Az Ávr. 45. §-ában foglaltak szerint a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás kötelezettségvállalásnak minősül. Ezen intézkedések kiadására – ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is – a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják.

24. § (1) A Minisztérium közbeszerzési eljárásának megindítását megelőzően a szakfőosztály a 2. függelék szerinti, aláírt kezdeményező iratot és a 3. függelék szerinti, aláírt pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló dokumentumot megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére.

(2) A külső közbeszerzési szakértő nevét a kezdeményező iratban fel kell tüntetni. Ha közigazgatási államtitkár jóváhagyásával, a beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály vezetőjének döntése alapján – a Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatására tartós megbízási jogviszonyban álló társaság helyett – más személy került megbízásra a közbeszerzési eljárás lefolytatásával, akkor munkájának ellenértékét a feladat pénzügyi előirányzatának terhére kell előirányozni.

(3) A külső közbeszerzési szakértő, valamint az eljárás előkészítésébe, lefolytatásába bevonásra kerülő külső szakmai szakértő vonatkozásában a szakfőosztály összeférhetetlenségi és távolmaradási nyilatkozatot kér be.

(4) A szakfőosztály az egyes közbeszerzési eljárások esetén előzetesen megbecsüli a közbeszerzés értékét, függetlenül attól, hogy az, illetve a beszerzés előzetes pénzügyi előirányzata szerepel-e a közbeszerzési tervben. A becsült érték figyelembevételével – a külső közbeszerzési szakértő koordinációjában – a szakfőosztály kiválasztja, hogy a beszerzéssel kapcsolatban a Kbt. mely részének előírásai szerint kell eljárni.

(5) A kezdeményező iratban a szakfőosztály vezetője

a) a Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések esetén megjelöli a beszerzés tárgyát és annak a miniszter által jóváhagyott éves összesített közbeszerzési tervben elfoglalt helyét;

b) nyilatkozik, hogy a Kbt. 18. §-ában foglaltakat figyelembe vette-e a beszerzés előkészítése során.

(6) A kezdeményező iratot felülvizsgálat előtt a Gazdálkodási Főosztály és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére meg kell küldeni annak érdekében, hogy a Főosztályok vezetői kijelöljék azon munkatársakat, akik részt vesznek a Bírálóbizottság munkájában.

(7) A közbeszerzési referens a kezdeményező irat alapján a közbeszerzést nyilvántartásba veszi.

9. A felhívás és a dokumentáció

25. § (1) A kezdeményező irat alapján a felhívás szakmai tartalmát, valamint a dokumentáció szakmai tartalmát (ezen belül a közbeszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározását, a műszaki leírást és a szerződéstervezetet) a szakfőosztály készíti el. A felhívást, valamint a dokumentációt a szakfőosztály által rendelkezésre bocsátott szakmai anyag felhasználásával és – különösen a pénzügyi és gazdasági, valamint műszaki, illetőleg szakmai alkalmassági feltételek és a bírálati szempontok vonatkozásában – a szakfőosztállyal való folyamatos együttműködésben a külső közbeszerzési szakértő készíti el. A külső közbeszerzési szakértő a rendelkezésére bocsátott szakmai anyagot közbeszerzési jogi szempontból ellenőrzi.

(2) A Kbt. eltérő rendelkezése hiányában a dokumentáció elkészítése minden esetben kötelező. A dokumentáció minden olyan esetben tartalmazza – többek között – a szerződéstervezetet, ha azt jogszabályi rendelkezés kötelezővé teszi. Ha jogszabály megengedi azt, hogy a szerződéstervezet helyett a szerződéses feltételek csak a dokumentációban kerüljenek rögzítésre, ha az lehetséges, akkor is szerződéstervezetet kell készíteni.

(3) A közbeszerzési műszaki leírás és a szerződéstervezet (részletes szerződési feltételek) tartalmáért a szakfőosztály tartozik felelősséggel. A szerződéstervezetet az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal egyeztetni kell.

(4) A két szakaszból álló eljárás esetén a külső közbeszerzési szakértő – a megfelelő részvételi jelentkezés benyújtásának elősegítése érdekében – részvételi dokumentációt, a versenypárbeszédben pedig ismertetőt köteles készíteni.

(5) Ha a dokumentáció összeállítása speciális szakmai ismereteket igényel, vagy a beszerzés műszaki terv és hatósági engedély elkészítéséhez kötött, akkor a szakfőosztály – a döntéshozó előzetes egyetértésével – külső szakmai szakértőt is igénybe vehet.

26. § (1) A szakfőosztály – a külső közbeszerzési szakértővel történő koordinációja során – minden, a beszerzés megvalósulása tekintetében előforduló lehetőséget mérlegel, és a felhívás elkészítése érdekében pontosan és egyértelműen meghatározza azokat a környezetvédelmi, szakmai kritériumokat, amelyek a beszerzés szempontjából elengedhetetlenül fontosak, ideértve a beszerzésekhez közvetlenül kapcsolódó jogszabályok megjelölését [így pl. hogy a szolgáltatás teljesítése egy bizonyos foglalkozáshoz (képesítéshez) van-e kötve, mivel ez esetben a felhívásban meg kell határozni az ezzel összefüggésben álló alkalmassági, illetve alkalmatlansági szempontot, illetve szempontokat és az arra, azokra vonatkozó igazolási módot]. A szakfőosztály a Minisztérium által a beszerzés során érvényesíteni kívánt szakmapolitikai célkitűzéseknek megfelelően jár el.

(2) A közbeszerzési eljárásokban lehetőség szerint figyelemmel kell lenni a környezetvédelmi szempontokra [így például adott esetben EMAS regisztráció vagy ISO 14001 tanúsítás, EU ökocímke vagy a 29/1997. (VIII. 29.) KTM rendelet szerinti környezetbarát termék minősítés feltételére].

(3) Az ajánlati biztosíték követelményeiről, szükségességéről, kikötése esetén formájáról, mértékéről a szakfőosztály dönt. Az ajánlati biztosíték – a Kbt. által előírt módon való – kezeléséről, nyilvántartásáról, illetve visszafizetéséről a Gazdálkodási Főosztály gondoskodik.

27. § (1) A külső közbeszerzési szakértő az eljárás megindítását megelőzően – elektronikus úton – véleményezésre és jóváhagyásra megküldi a felhívást és a dokumentációt a szakfőosztály vezetője részére, valamint tájékoztatásul a közbeszerzési referens részére. A szakfőosztály a jóváhagyását módosító észrevételek átvezetéséhez kötheti.

(2) A szakfőosztály vezetője az általa jóváhagyott felhívást és dokumentációt elektronikus úton, word formátumban és szkennelve is megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály Vagyongazdálkodási Osztályának vezetője vagy a Vagyongazdálkodási Osztály vezetője által írásban meghatalmazott személy részére, aki azt – a (3) bekezdésben foglalt kivétellel – haladéktalanul, elektronikus úton továbbítja a külső közbeszerzési szakértő részére, egyben megbízza őt a közbeszerzési eljárás megindításával.

(3) Amennyiben a tervezett közbeszerzés a Korm. rendelet hatálya alá tartozik, a külső közbeszerzési szakértő a közbeszerzési eljárás megindítása előtt a Korm. rendelet szerinti előterjesztést és a Korm. rendeletben meghatározott mellékleteit – ideértve a szakfőosztály által jóváhagyott felhívást és dokumentációt – megküldi a ME részére.

(4) A külső közbeszerzési szakértő a közbeszerzési eljárást csak a Vagyongazdálkodási Osztály vezetője vagy írásban meghatalmazott személy (2) bekezdés szerinti, elektronikus úton megküldött értesítése alapján, és amennyiben a beszerzés a Korm. rendelet hatálya alá tartozik, úgy csak a Miniszterelnökséget vezető miniszter engedélye esetén indíthatja meg.

(5) Ha a Korm. rendelet rendelkezései szerint a ME a közbeszerzési eljárásba megfigyelőt delegál, a közbeszerzési eljárás lefolytatásában részt vevő személyek kötelesek vele együttműködni. A külső közbeszerzési szakértő – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály egyidejű tájékoztatása mellett – az eljárás során keletkezett iratokat folyamatosan – az eljárás későbbi szakaszában történő becsatlakozás esetén visszamenőlegesen is – megküldi a delegált megfigyelőnek; a megfigyelőt valamennyi eljárási cselekményről megfelelő időben, írásban tájékoztatja.

28. § (1) A külső közbeszerzési szakértő a szakfőosztály által jóváhagyott és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály Vagyongazdálkodási Osztályának vezetője vagy az általa írásban meghatalmazott személy által elektronikus úton megküldött felhívást

a) közzétételre megküldi a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőbizottsága részére;

b) hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos és a Kbt. 122/A. §-a szerinti eljárás esetén, az ajánlattevők részére megküldi, és ha a Kbt. 100. §-át alkalmazni kell, akkor a Közbeszerzési Döntőbizottságot tájékoztatja az eljárás megkezdéséről.

(2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben a külső közbeszerzési szakértő a szakfőosztály által a Kbt.-ben foglaltakkal összhangban megjelölt ajánlattevő, illetve ajánlattevők részére küldi meg az ajánlattételi felhívást.

(3) A közzétételre kerülő hirdetmény esetleges hiánypótlásáról – szükség esetén a szakfőosztállyal történő előzetes egyeztetést követően – a külső közbeszerzési szakértő gondoskodik.

29. § (1) A dokumentációt a külső közbeszerzési szakértő adja át az ajánlattevőknek, a felhívásban meghatározottak szerint térítés ellenében vagy térítésmentesen.

(2) A felhívásban rögzíteni kell, hogy

a) a dokumentáció és további iratok a külső közbeszerzési szakértő székhelyén vehetőek át az ajánlattevők részéről;

b) az ajánlatokat a külső közbeszerzési szakértő címére kell benyújtani;

c) az eljárással kapcsolatban további információ a külső közbeszerzési szakértő címén szerezhető be.

(3) A felhívással, a dokumentációval kapcsolatos kiegészítő tájékoztatást az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők részére – szakmai kérdések tekintetében a szakfőosztály adatszolgáltatásának figyelembevételével – a külső közbeszerzési szakértő adja meg, illetve küldi ki. A kiegészítő tájékoztatásban foglaltakat a közbeszerzési referenssel, valamint a szakfőosztály témafelelősével a kiküldést megelőzően egyeztetni kell.

(4) A szakfőosztály a megfelelő ajánlattétel elősegítése érdekében konzultációt vagy helyszíni bejárást tűzhet ki, amelynek helyét és időpontját a dokumentációban vagy az ajánlati, ajánlattételi felhívásban kell megadni. A konzultáción, illetve helyszíni bejáráson minden esetben részt vesz a szakfőosztály témafelelőse és a külső közbeszerzési szakértő munkatársa. A konzultáción, illetve helyszíni bejáráson felmerült szakmai kérdéseket a szakfőosztály válaszolja meg, a kérdések megválaszolását a külső közbeszerzési szakértő ellenőrzi közbeszerzési jogi szempontból. A felmerült közbeszerzési jogi kérdéseket a külső közbeszerzési szakértő válaszolja meg. A konzultáción elhangzottakról a külső közbeszerzési szakértő jegyzőkönyvet készít, amelyet a szakfőosztállyal történt egyeztetést követően, a jogszabályban meghatározott határidőn belül megküld az általa ismert összes ajánlattevőnek.

(5) Indokolt esetben a szakfőosztály vezetője az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő, illetve a részvételi felhívásban meghatározott részvételi határidő meghosszabbításáról dönthet, ha jogszabály azt lehetővé teszi. A szakfőosztály az erről szóló döntésről haladéktalanul tájékoztatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetőjét és a külső közbeszerzési szakértő személyt vagy szervezetet. Az ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatokat, ideértve – ha jogszabály azt előírja – a hirdetmény közzétételét is, a külső közbeszerzési szakértő látja el.

(6) A felhívás visszavonásáról és módosításáról szóló döntés meghozatalára, a Kbt.-ben meghatározott feltételekkel és előírások betartásával a döntéshozó jogosult, döntéséről haladéktalanul tájékoztatja a szakfőosztályt. A visszavonás indoka lehet különösen forrásbővítés, forrásmegvonás, illetve forráscsökkentés vagy forrászárolás. A szakfőosztály az erről szóló döntésről haladéktalanul tájékoztatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetőjét és a külső közbeszerzési szakértőt. Az ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatokat, ideértve – ha jogszabály azt előírja – a hirdetmény közzétételét is, a külső közbeszerzési szakértő látja el.

10. Az ajánlatok benyújtása és felbontása

30. § (1) Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések benyújtásakor azok átvételét a felhívásban meghatározottak szerint a külső közbeszerzési szakértő biztosítja.

(2) Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések felbontását a külső közbeszerzési szakértő végzi. Az ajánlatok felbontásakor a Bírálóbizottság tagjai jelen lehetnek.

(3) A külső közbeszerzési szakértő az ajánlatok felbontásáról jegyzőkönyvet készít, amelyet a Kbt.-ben előírtakon kívül a szakfőosztálynak és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálynak is megküld.

(4) Az ajánlatok bontását követően az ajánlatok egy eredeti példánya a külső közbeszerzési szakértő személynél vagy szervezetnél marad, egy másolati példánya a Bírálóbizottság elnökénél kerül elhelyezésre, aki gondoskodik azok megőrzéséről. Az ajánlatok bontását követően a külső közbeszerzési szakértő haladéktalanul megkezdi az ajánlatok tételes megvizsgálását. Ha a Bírálóbizottság tagja be kíván tekinteni az ajánlatba, a Bírálóbizottság elnöke biztosítja annak lehetőségét.

31. § Tárgyalásos eljárások esetén a külső közbeszerzési szakértő vezeti le a tárgyalást, illetve tárgyalásokat, azokról jegyzőkönyvet készít, és határidőn belül megküldi a résztvevők, a szakfőosztály és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére. A tárgyaláson a szakfőosztály minden esetben, az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály szükség szerint képviselteti magát.

11. Az ajánlatok elbírálása és értékelése

32. § (1) Ha szükséges, akkor az ajánlatra vagy részvételi jelentkezésre vonatkozó hiánypótlási felhívást, felvilágosítás kérését és a Kbt. 69. § (1) bekezdése, valamint 70. § (1) bekezdése szerinti indokolás kérését a külső közbeszerzési szakértő készíti el, amelyet a szakfőosztállyal való előzetes egyeztetést követően, az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály egyidejű tájékoztatása mellett az ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők részére megküld.

(2) Az esetleges hiánypótlást, kiegészítő tájékoztatást, illetve indokolást követően, az ajánlatok elbírálására és értékelésére összehívott bírálóbizottsági ülést megelőzően a külső közbeszerzési szakértő döntés-előkészítő javaslatot készít a Bírálóbizottság részére, amely tartalmazza azt, hogy a külső közbeszerzési szakértő vizsgálata alapján melyek az érvényes és érvénytelen ajánlatok, tartalmazza továbbá

a) az érvénytelenség indokának megjelölését;

b) az ajánlatok pontozását, ha az ajánlatok bírálati szempontja az összességében legelőnyösebb ajánlat szempontja volt;

c) javaslatot az eljárás nyertesére és – a bírálóbizottsági elnök kérelmének megfelelően – a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített személyre vagy szervezetre;

d) javaslatot az eljárás eredményességére vagy eredménytelenségére.

33. § (1) Az ajánlatok elbírálására és értékelésére a Bírálóbizottság elnöke vagy a közbeszerzési referens bírálóbizottsági ülést hív össze, amelyen szükség szerint a külső közbeszerzési szakértő is részt vesz. A bírálóbizottsági ülések megtartásához szükséges technikai feltételeket (beléptetés, helyszín, adott esetben közjegyző jelenléte) a szakfőosztály biztosítja.

(2) Az ajánlatok elbírálására és értékelésére összehívott bírálóbizottsági ülést megelőzően a külső közbeszerzési szakértő elektronikus úton, szkennelve megküldi, majd a bírálóbizottsági ülés kezdetén átadja a Bírálóbizottság elnöke és tagjai részére a 32. § (2) bekezdése szerinti döntés-előkészítő javaslatot.

(3) A Bírálóbizottság bírálatának alapját a 32. § (2) bekezdése szerinti döntés-előkészítő javaslat képezi, amelyhez azonban nincs kötve.

34. § Ha az ajánlattevő kizárására okot adó körülmény tisztázásához jogi szakvélemény is szükséges, a szakfőosztály vezetője jogi szakvélemény beszerzését kérheti az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálytól.

35. § (1) A külső közbeszerzési szakértő a Bírálóbizottság üléseiről eredeti aláírásokkal ellátott jegyzőkönyvet készít.

(2) Az ajánlatok bírálata és értékelése tárgyában tartott döntés-előkészítő ülésén a Bírálóbizottság vizsgálja, és jegyzőkönyvben rögzíti az ajánlattevőkkel, illetve azok ajánlatával kapcsolatban fennálló kizáró okokat, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságát, illetve alkalmatlanságát, az ajánlatok érvényességét, illetve érvénytelenségét, az alkalmatlanság és érvénytelenség indokait. A Bírálóbizottság a döntés-előkészítő ülésről jegyzőkönyvet készít (a továbbiakban: bírálati jegyzőkönyv).

(3) A bírálati jegyzőkönyv mellékletét képezi a tagok indokolással és aláírásukkal ellátott, egyéni bírálati lapjai.

(4) A bírálati jegyzőkönyvnek részletes indokolást kell tartalmaznia a javasolt döntés megalapozottságát illetően. A bírálati jegyzőkönyvben a Bírálóbizottság javaslatot tesz a döntéshozó részére arra vonatkozóan, hogy

a) mely ajánlattevőt zárja ki az eljárásból;

b) mely ajánlattevőnek érvényes és mely ajánlattevőnek érvénytelen az ajánlata;

c) az eljárást eredményesnek vagy eredménytelennek nyilvánítsa;

d) ki legyen az eljárás nyertese;

e) mely ajánlattevővel kössön szerződést.

A Bírálóbizottság kiválaszthatja a legkedvezőbb ajánlatot követő ajánlattevőt, és javasolhatja annak megnevezését is.

(5) A szakfőosztály a döntés-előkészítő ülést követően haladéktalanul felterjeszti döntésre a Bírálóbizottság közbeszerzési eljárás eredményére vonatkozó – indokolást is tartalmazó – írásos javaslatát (írásbeli szakvélemény) a döntéshozó részére.

(6) A bírálóbizottsági ülésen elkészítésre kerülő dokumentumok (írásbeli szakvélemény, egyéni bírálati lap, jegyzőkönyv) adminisztratív előkészítését és az ülésen történő véglegesítését a külső közbeszerzési szakértő végzi oly módon, hogy a dokumentumok az ülésen aláírásra kerülhessenek.

36. § (1) A Bírálóbizottság javaslata alapján a kizárásról, az ajánlattevő szerződés teljesítésére való alkalmatlanná minősítéséről, az ajánlat érvénytelenségéről, az eljárás eredményességéről, illetve annak eredménytelenségéről, az eljárás nyerteséről a döntéshozó dönt.

(2) Ha a döntéshozó nem fogadja el a Bírálóbizottság döntés-előkészítő javaslatát, akkor köteles írásban megindokolni, hogy milyen okból mellőzte azt, melyek voltak a döntését megalapozó körülmények és tények, továbbá írásbeli utasítást kell adnia a szakfőosztály vezetője, illetve az ajánlatkérő szervezeti egység vezetője részére az eljárás további folytatásával, illetve lezárásával kapcsolatban.

12. Tájékoztatás az ajánlatok elbírálásáról

37. § (1) Ha a közbeszerzési eljárás a Korm. rendelet hatálya alá tartozik, a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló írásbeli összegzés a ME állásfoglalását követően küldhető meg figyelemmel a Korm. rendelet 7. § (5) bekezdésében foglaltakra is.

(2) A külső közbeszerzési szakértő

a) teljesíti a Kbt. 77. § (1) bekezdésében foglalt tájékoztatást;

b) a Kbt. 77. § (2)–(3) bekezdése és (5)–(6) bekezdése szerint elkészíti és megküldi az összegezést.

38. § (1) A döntéshozó a Bírálóbizottság egyetértésével az összegezés megküldésétől számított huszadik napig egy alkalommal jogosult az összegezést módosítani, szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonni, továbbá a már megkötött szerződéstől elállni, ha az eredmény megküldését követően észleli, hogy az eredmény (eredménytelenség) törvénysértő volt, és a módosítás a törvénysértést orvosolja. A külső közbeszerzési szakértő az erről szóló döntés esetén haladéktalanul elkészíti a módosított írásbeli összegezést, amelyet köteles faxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldeni, a megküldésről a szakfőosztályt és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni.

(2) Az írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást (névcserét, hibás névírást, szám- vagy számítási hibát vagy más hasonló elírást) a szakfőosztály előzetes egyetértésével a külső közbeszerzési szakértő kérelemre vagy kérelem hiányában is kijavíthatja. A kijavított írásbeli összegezést a külső közbeszerzési szakértő az eredmény megküldését követő tíz napon belül köteles egyidejűleg megküldeni az összes ajánlattevőnek, a megküldésről a szakfőosztályt és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni.

(3) A külső közbeszerzési szakértő – a szakfőosztály előzetes egyetértésével – az érvényes ajánlatot tevők kérésére köteles tájékoztatást adni a nyertes ajánlat jellemzőiről és az általa tett ajánlathoz viszonyított előnyeiről a kérés kézhezvételétől számított öt munkanapon belül, figyelembe véve a nyertes ajánlattevő üzleti titokhoz fűződő érdekeit.

(4) A külső közbeszerzési szakértő – ha azt a Kbt. előírja, a Kbt.-hez kapcsolódó külön jogszabályban meghatározott minta szerint – az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót hirdetmény útján határidőben közzéteszi. A hirdetmény feladásáról az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni kell.

13. A szerződés megkötése, módosítása, teljesítése

39. § (1) A szerződéskötés előkészítéséről, annak a jogszabályban és az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott határidőn belüli megkötéséről a szakfőosztály vezetője gondoskodik.

(2) A kihirdetett eredmény alapján a szerződést a Minisztérium utasításaival és belső szabályzataival összhangban, legalább öt eredeti példányban, a szükséges aláírásokkal, a szerződés aláírására jogosult köti meg. A pénzügyi ellenjegyzésre ugyancsak a Minisztérium utasításai és belső szabályzatai alkalmazandóak.

(3) Ha a szerződés megkötéséig a nyertes ajánlatot tevő (így pl. gazdasági társaság) jogutódlással alakul át, és az átalakulást követőn mindenben megfelel a felhívásban és ajánlattételi dokumentációban foglalt előírásoknak – amelyet a külső közbeszerzési szakértő köteles dokumentáltan ellenőrizni –, továbbá az átalakulás a szerződés teljesítését nem teszi lehetetlenné, csak a nyertes ajánlattevő jogutódjával lehet a szerződést megkötni. Ez esetben a szerződéshez mellékletben csatolni kell a jogutódlás (átalakulás) bejegyzését elrendelő jogerős cégbírósági végzés másolatát. A jogutódlás és átalakulás kérdésének, az ajánlattevő jogi helyzetének vizsgálatára jogi állásfoglalást kell beszerezni.

(4) A szakfőosztály vezetője a szerződés aláírását követően haladéktalanul köteles értesíteni a külső közbeszerzési szakértőt a szerződés aláírásának tényéről, annak érdekében, hogy a külső közbeszerzési szakértő a Kbt. 30. § (2) bekezdésének megfelelően közzétehesse az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót.

40. § (1) A szerződés módosítása előtt a szakfőosztály vezetője egyeztet az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal a szerződésmódosítás eseti feltételeiről és a Kbt. 132. §-ában előírt feltételeknek való megfelelésről. Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály szükség esetén megkeresi a külső közbeszerzési szakértőt a tervezett módosítás Kbt. szerinti megfelelőségéről.

(2) A szerződésmódosítás indokait a szerződő feleknek – a Minisztérium részéről a szerződés aláírójának – az ügyiratban vagy a szerződésmódosítás szövegében részletesen ismertetni kell.

(3) A Korm. rendelet hatálya alá tartozó szerződésmódosítások esetében a módosítást megelőzően a szakfőosztály az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály útján kéri a ME-től a tervezett módosítás jóváhagyását. Ennek során a szakfőosztály a szerződést, a módosítás tervezetét, a módosítás indokolását, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére.

(4) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a beküldött dokumentumokat megvizsgálja, és szükség esetén további adatokat, illetve a nem egyértelmű adatok tisztázását kérheti a szakfőosztálytól. Ezt követően az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály továbbítja a beérkezett dokumentumokat a külső közbeszerzési szakértő részére, kérve a ME felé történő engedélyezési eljárás lefolytatását. A szakfőosztály a (3) bekezdése szerinti dokumentumok megküldésénél figyelembe veszi, hogy a szerződés megkötésére vagy módosítására a ME részére történő előterjesztést követően leghamarabb 15 munkanappal kerülhet sor.

(5) A ME hozzájárulása hiányában a szerződés nem módosítható, kivéve a Korm. rendelet 9. § (5) bekezdésében foglaltakat.

(6) A szerződés módosításáról a szakfőosztály a módosítást követően haladéktalanul tájékoztatja a külső közbeszerzési szakértőt, aki elkészíti, és a szakfőosztály előzetes egyetértését követően közzéteszi a módosításról szóló hirdetményt, a hirdetmény feladásáról egyidejűleg tájékoztatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt.

41. § (1) A Kbt. 128. § (3)–(5) bekezdése szerinti feltételek fennállása esetén, ha a szerződés vagy annak egy része nem lenne teljesíthető a megjelölt alvállalkozóval, a más megjelölt szervezet (személy) közreműködéséhez való hozzájárulást a szerződést a Minisztérium nevében aláíró, illetve aláírására jogosult személy adja meg.

(2) A Kbt. 130. § (1) és (2) bekezdése szerinti teljesítésigazolás kiadására jogosult személyét, figyelemmel a Minisztérium utasításaira és belső szabályzataira – legalább beosztása szerint megjelölve – a szerződésben kell meghatározni.

(3) A Minisztérium köteles az ajánlattevőnek a szerződésben és jogszabályokban meghatározott módon az ellenszolgáltatást megfizetni.

14. A közbeszerzések ellenőrzése

42. § (1) A minisztériumi közbeszerzési feladatok végrehajtásának belső ellenőrzéséért az Ellenőrzési Főosztály felelős. Az Ellenőrzési Főosztály a Minisztérium lezárt (nem folyamatban lévő) közbeszerzési eljárásait jóváhagyott kockázatelemzéssel megalapozott éves ellenőrzési terv alapján ellenőrzi.

(2) A közbeszerzésekkel kapcsolatos ellenőrzési feladatok különösen az alábbiakra terjednek ki:

a) a Kbt.-ben előírt szabályozási, tervezési, adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése;

b) a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos dokumentáltság és a jelen Szabályzat betartásának ellenőrzése.

IV. fejezet

15. A földművelésügyi miniszter irányítása alá tartozó költségvetési intézmények beszerzései

43. § (1) Az önálló ajánlatkérőnek minősülő FM költségvetési szervek beszerzéseiket és közbeszerzéseiket intézményenként önállóan, a vonatkozó jogszabályok betartásával bonyolítják, az éves közbeszerzési tervüket és éves statisztikai összegezésüket intézményenként – az alárendeltségükben működő szervezeti egységekre is kiterjedően – önállóan készítik el. A tervet az intézmény vezetője hagyja jóvá. A terv készítéséhez szükséges adatszolgáltatás tartalmát a költségvetési intézmény vezetője határozza meg.

(2) A földművelésügyi miniszter irányítása alá tartozó költségvetési szervek a központosított közbeszerzés körébe tartozó beszerzéseiket saját hatáskörben intézik.

44. § (1) A földművelésügyi miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá tulajdonosi joggyakorlásába tartozó gazdasági társaságok informatikai tárgyú beszerzéseinek egyes kérdéseiről szóló FM utasítás hatálya alá tartozó beszerzések esetében a Minisztérium Projektkoordinációs és IT Biztonságfelügyeleti Főosztályának előzetes egyetértését kell kezdeményezni az utasításban foglalt eljárás betartásával.

(2) A földművelésügyi miniszter irányítása alá tartozó központi költségvetési szervek, továbbá a tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságok által lefolytatott közbeszerzési eljárások előkészítésének egyes kérdéseiről szóló FM utasítás hatálya alá tartozó beszerzések esetében a közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően a közigazgatási államtitkár előzetes egyetértését kell kezdeményezni az utasításban foglalt eljárás betartásával.

(3) Az FM költségvetési szerv a közigazgatási államtitkár támogató állásfoglalása esetén a Korm. rendeletben előírtak szerint jár el, ha a tervezett közbeszerzési eljárás vagy a szerződés a Korm. rendelet hatálya alá tartozik. Az FM költségvetési intézmény a ME részére megküldésre kerülő előterjesztésben és mellékleteiben nem térhet el a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott adatlapon szereplő adatoktól.

V. fejezet

16. A központosított közbeszerzési eljárás alkalmazásának szabályai

45. § (1) A Minisztérium a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) hatálya alá tartozik.

(2) Az R.-ben meghatározott országosan kiemelt termékek beszerzését a központosított beszerző szervezeten keresztül a beszerzést kezdeményező szakfőosztály végzi. Az R.-ben foglalt szabályok teljes körű betartásáért a beszerzést kezdeményező szakfőosztály vezetője felelős.

(3) Az R.-ben meghatározott regisztrációs és adatszolgáltatási feladatok ellátása – ideértve az adatokban bekövetkezett változások bejelentését és a megrendelés teljesítéséről, adatairól és minősítéséről való tájékoztatást –, valamint az adatok központi beszerző szervezet részére való megküldése a szakfőosztály feladata.

17. Egyéb rendelkezések

46. § (1) A közbeszerzési eljárások során benyújtott ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket és az eljárás során keletkezett valamennyi eredeti iratot irattárazásra a szakfőosztály készíti össze, és a szerződés megkötését követő hatvan napon belül – az aláírt szerződés egy eredeti példányával – az iratkezelési szabályzatban foglaltak alapján, egy főszám alatt, a Központi Iratkezelő Iroda részére irattárazás céljából átadja.

(2) A közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi dokumentum egy másolati példánya az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályon kerül elhelyezésre.

(3) A közbeszerzési eljárások iratanyagát és ahhoz kapcsolódó egyéb iratokat a Közbeszerzési Döntőbizottság részére – amennyiben azt kéri – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály küldi meg.

(4) A (3) bekezdésben megjelölt szervezeten kívüli egyéb illetékes ellenőrző szerv részére – kérelem alapján – a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratokat a közbeszerzésben érintett szakfőosztály vezetője az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály koordinációjában iratjegyzéken adja át.

1. függelék

(minta)

Adatszolgáltatás a Földművelésügyi Minisztérium
20… ÉVI KÖZBESZERZÉSI TERVÉHEZ

Sorszám	A beszerzés tárgya*	A beszerzés tárgya szövegesen	CPV kód	Az eljárás fajtája	Az eljárás megindításának tervezett ideje	A szerződés teljesítésének véghatárideje	Az eljárás megindításáért felelős és szakmai tartalmát meghatározó szervezeti egységek	Előzetes összesített tájékoztató közzétételére sor kerül-e
I. Uniós eljárásrend
1.
II. Nemzeti eljárásrend
1.

* A beszerzés tárgya:

1. árubeszerzés

2. szolgáltatás

3. építési beruházás

4. szolgáltatási koncesszió

5. építési koncesszió

(Dátum, aláírás, szervezeti egység megjelölése)

2. függelék

(minta)

Kezdeményező irat

Szervezeti egység:

Iktatószám:

Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály

Tárgy: Közbeszerzési eljárás megindítása

Tisztelt Címzett!

A(z) ………………………………… Főosztály feladatai ellátásához kezdeményezem az alábbi közbeszerzési eljárás lefolytatását:

1. A közbeszerzés tárgyának meghatározása: ………………………………………………

2. A közbeszerzés tárgya: szolgáltatás*; árubeszerzés*; építési beruházás*;

szolgáltatási koncesszió*; építési koncesszió* megrendelése.

3. Közbeszerzési tervében szereplő sorszáma: ………………………

4. Témafelelős: ……………………………………………………………… (név/beosztás).

5. A beszerzés becsült értéke: …………………………………………………… (nettó) Ft,

melyből a külső, a közbeszerzési eljárás lefolytatásával megbízott szakértő munkadíjának becsült költsége ……………………… (nettó) Ft.

A beszerzés előkészítése során figyelembe vettük a Kbt. egybeszámítási szabályait, így különösen a Kbt. 18. § (2) bekezdésében foglaltak fennállását.

6. A beszerzés/közbeszerzés ajánlatkérő szervezeti egység által javasolt minősítése:

a) nemzeti értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű közbeszerzés*,

b) uniós értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű közbeszerzés*.

7. A lefolytatni tervezett közbeszerzési eljárás fajtája:

Nyílt*/meghívásos*/hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos*/hirdetmény nélküli tárgyalásos/keretmegállapodásos*/versenypárbeszéd*/a Kbt. 123. §-a szerinti szabadon kialakított eljárás*/a Kbt. 122/A. § szerinti eljárás*

Nyílt eljárástól eltérő eljárásfajta esetében az eljárásfajta választásának indokolása:

8. A Bírálóbizottság elnökének ……………………………………………………………… (név/beosztás), tagnak (tagoknak) ………………………………………………………… [név (nevek)/beosztás] javaslom.

9. Kérem a beszerzés nyilvántartásba vételét, minősítését a közbeszerzési eljárás tekintetében, továbbá az Intézményfelügyeleti és Perképviselet, valamint a Gazdálkodási Főosztály részéről bírálóbizottsági tag kijelölését.

10. A közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges pénzügyi fedezet forrása: ………………………, az eljárás pénzügyi előirányzata: bruttó ………………… Ft.

11. A közbeszerzési eljárás lefolytatására igénybe venni kívánt külső közbeszerzési szakértő neve, elérhetősége:

Budapest, 201… év …………… hó … nap

………………………………………
a kezdeményező szervezeti egység vezetője

Budapest, 201… év …………… hó … nap

……………………………………………
döntéshozó

_____________________

* A nem kívánt szövegrész törlendő vagy áthúzandó.

A Gazdálkodási Főosztály munkatársai közül a Bírálóbizottság tagjának ……………………………-t (név/beosztás) javaslom.

……………………………………………
főosztályvezető
Gazdálkodási Főosztály

A közbeszerzési igényt az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály az alábbi minősítés szerint nyilvántartásba vette:

A Kbt. … § …… bekezdés …… pontja alapján

a) nemzeti értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű közbeszerzés*;

b) uniós értékhatárt elérő, illetve meghaladó értékű közbeszerzés*.

A közbeszerzési eljárás lefolytatásához az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részéről bírálóbizottsági tagnak …………………….…………………………………… név/beosztás jelölöm ki.

Budapest, 201… év …………… hó … nap

…………………………………………
főosztályvezető

_______________

* A kívánt szövegrész aláhúzandó.

3. függelék

(minta)

Közbeszerzési eljárás megindítása előtti pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló ív

tárgyú közbeszerzés megindításához.

A közbeszerzési eljárást kezdeményező szervezeti egység: …………………………………

A szervezeti egység vezetője:

……………………………………………	dátum: ……………………………….
aláírás

Az ajánlati, részvételi felhívásában szereplő összeg:

Pénzügyi forrás megnevezése:

ebből hazai forrás:

ebből uniós forrás:

Kötelezettségvállaló:

……………………………………………	dátum: ……………………………….
aláírás

Észrevétel:

Gazdálkodási Főosztály:

A megadott pénzügyi forráson …………………… Ft összegű keret rendelkezésre áll*

nem áll rendelkezésre*

Fenti tárgyú közbeszerzési eljárás pénzügyi fedezete rögzítésre került.

……………………………………………	dátum: ……………………………….
aláírás

Észrevétel:

_______________

* A kívánt szövegrész aláhúzandó.

4/a. függelék

(minta)

Név

beosztás

részére

szervezeti egység

Iktatószám: /20…

Tárgy: „……………………” tárgyú közbeszerzési eljárás Bírálóbizottságának létrehozása

Tisztelt …………………………………………………. !

„………………………………………………………………………………………” tárgyú a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) … § (…) bekezdés …) pontja szerinti közbeszerzési eljárás keretében beérkezett ajánlatok bírálata és értékelése érdekében – a Kbt. 22. § (4) bekezdése alapján – létrehozott Bírálóbizottságba

elnöknek

jelölöm ki.

Kérem, hogy elnöki feladatainak ellátása során gondoskodjon a Bírálóbizottság munkájának megszervezéséről és a bírálat szabályos, szakszerű lefolytatásáról a Kbt. rendelkezései és a Földművelésügyi Minisztérium Közbeszerzési Szabályzata alapján.

Munkájának végzése során a jogszabályokban és a szakmai-etikai szabályokban foglaltaknak megfelelően felelős a kijelölés által feladatkörébe tartozó ügyekben.

Budapest, 20… ……………… hó …… nap

…………………………………
döntéshozó

4/b. függelék

(minta)

Név

beosztás

részére

szervezeti egység

Iktatószám: /20…

Tárgy: „……………………” tárgyú közbeszerzési eljárás Bírálóbizottságának létrehozása

Tisztelt …………………………………………………. !

„………………………………………………………………………………….……” tárgyú a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) … § (…) bekezdés …) pontja szerinti közbeszerzési eljárás keretében beérkezett ajánlatok bírálata és értékelése érdekében – a Kbt. 22. § (4) bekezdése alapján – létrehozott Bírálóbizottságba

tagnak

jelölöm ki.

A bizottság elnöki feladatainak ellátásával ……………………………………… (név) bíztam meg.

Kérem, hogy a Kbt. rendelkezése és a Földművelésügyi Minisztérium Közbeszerzési Szabályzata alapján, a bizottság elnökének irányításával aktívan végezze a bírálati munkát.

Munkájának végzése során a jogszabályokban és a szakmai-etikai szabályokban foglaltaknak megfelelően felelős a kijelölés által feladatkörébe tartozó ügyekben.

Budapest, 20… ……………… hó …… nap

…………………………………
döntéshozó

5/a. függelék

(minta)

Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat
(bírálóbizottsági tag)

„………………………………………” tárgyú közbeszerzési eljáráshoz.

Alulírott mint az ajánlatkérő nevében eljáró személy, illetve a Kbt. 22. § (4) bekezdése szerint alakított Bírálóbizottság tagja, ajánlatkérő által fenti tárgyú közbeszerzési eljárással kapcsolatban kijelentem, hogy velem szemben a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 24. §-ában foglalt kizáró körülmények, összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn.

Rendelkezem továbbá a Kbt. 22. § (3) bekezdése által megkövetelt megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti/közbeszerzési/jogi/pénzügyi – szakértelemmel.

Egyúttal kijelentem, hogy a fenti közbeszerzési eljárás során tudomásomra jutott, a Kbt. 80. § (1) bekezdésében és a Polgári Törvénykönyv 2:47. §-ában így meghatározott üzleti titkot megőrzöm.

Kötelezettséget vállalok továbbá arra, hogy a Bírálóbizottság munkáját és a döntéshozó döntésének előkészítését lelkiismeretesen, a szakmai tudásomnak megfelelően segítem, és tudomásul veszem, hogy a Kbt. 22. § (1) bekezdésében foglaltak alapján a Bírálóbizottság tagjaként a többi taggal együttesen a döntéshozó elé terjesztett javaslatok megalapozottságáért felelek.

Név

Aláírás

Kelt: Budapest, 20… …………………………………………………

5/b. függelék

(minta)

Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat
(döntéshozó)

„……………………………” tárgyú közbeszerzési eljáráshoz.

Alulírott mint az ajánlatkérő nevében eljáró személy, a fenti tárgyú közbeszerzési eljárással kapcsolatban kijelentem, hogy velem szemben a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 24. §-ában foglalt kizáró körülmények, összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn.

Kötelezettséget vállalok továbbá arra, hogy döntésemet szakmai tudásomnak megfelelően hozom meg, annak megalapozottságáért felelősséggel tartozom.

Név

Aláírás

Kelt: Budapest, 20… …………………………………………………

6/a. függelék

(minta)

Ellenőrző lista

Ajánlatkérő: ………………………………………………………

Közbeszerzés tárgya: ……………………………………………

	Igen	Nem	Megjegyzés
1. Kezdeményező irat, pénzügyi fedezetigazolás megléte
2. Felhívás szabályszerű megküldése
3. Ajánlatok érvényességének ellenőrzése
4. Bontási jegyzőkönyv szabályszerű megküldése
5. Bírálóbizottsági ülésre a szükséges dokumentumok (döntés-előkészítő javaslat, bírálati lap, bírálati jegyzőkönyv) előkészítése, illetve azok szabályszerű kitöltése
6. Bírálóbizottsági ülés szabályszerű megtartása
7. Döntés meghozatala
8. Egyes eljárástípusok speciális szabályainak betartása
9. Összegezés szabályszerű megküldése
10. Eljárás eredményéről hirdetmény közzététele
11. Szerződéskötési moratórium betartása

Kelt:	Kelt:	Kelt:
_____________________ ………………… Ellenőr 1	_____________________ ………………… Ellenőr 2	_____________________ ………………… Vezető

6/b. függelék

(minta)

Ellenőrző lista

Ajánlatkérő:
Beszerzés tárgya:
Beszerzés becsült nettó összege:
Közbeszerzési eljárás mellőzésének oka (pl. értékhatár alatti beszerzés; Kbt.-ben meghatározott kivételi kör):

Kelt:

…………………………………

főosztályvezető

Az utasítást a 8/2016. (V. 11.) FM utasítás 3. § (2) bekezdése hatályon kívül helyezte 2016. május 12. napjával, e hatályon kívül helyező utasítás 3. § (1) bekezdése alapján a hatálybalépése után megkezdett beszerzésekre kell alkalmazni.

A 3. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek