6/2015. (III. 18.) NGM utasítás

a Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról¹

2017.05.12.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában kapott felhatalmazás, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével – a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára figyelemmel – a Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:

1. § A Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az 1. melléklet szerint határozom meg.

2. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az Egyedi Iratkezelési Szabályzat 2. függelékében szereplő irattári tételszámokat 2015. január 1-jétől kell alkalmazni.

(3)² Az utasításnak a Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 6/2015. (III. 18.) NGM utasítás módosításáról szóló 13/2017. (V. 11.) NGM utasítással megállapított 1. melléklet 2. függelékét 2017. január 1-jétől kell alkalmazni.

3. §³

1. melléklet a 6/2015. (III. 18.) NGM utasításhoz

A Nemzetgazdasági Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Értelmező rendelkezések

1. § A Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) Egyedi Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazásában:

1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása, nyilvántartása,

2. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,

3. átadás-átvételi jegyzék: az átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete, az iratátadás-átvétel során átadásra kerülő iratok, adathordozók tételes rögzítésére szolgál,

4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

5. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

6. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

7. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

8. elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,

9. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

10. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

11. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

12. felelős: az a személy (vagy nevében az erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,

13. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

14. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium hivatali egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

15. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

16. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

17. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

18. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

19. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

20. irattári tételszámmal történő ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

21. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

22. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

23. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,

24. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával, vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

25. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

26. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

27. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,

28. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

29. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható,

30. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,

31. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

32. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

33. ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésére álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

34. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi, formai kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

35. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek,

36. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

37. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2. § Az értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során:

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.),

c) az elektronikus aláírásról szóló törvény,

d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény (a továbbiakban: Infotv.),

e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet,

f) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendelet,

g) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló kormányrendelet,

h) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet),

i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló KIM rendelet

rendelkezései az irányadóak.

2. A Szabályzat hatálya

3. § A Szabályzat hatálya kiterjed a Minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és valamennyi ügyvitelben érintett foglalkoztatottjára.

4. § Az Európai Unió programjai és a Minisztérium között közvetlenül megkötött Támogatási Szerződés alapján működő projektek keretében keletkezett iratok tekintetében a Támogatási Szerződésben meghatározott európai unós jogi aktusokat kell alkalmazni azzal, hogy a Támogatási Szerződésben meghatározott európai uniós jogi aktusok által nem szabályozott kérdésekben a Szabályzat az irányadó.

5. § A Szabályzatban nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokat kell alkalmazni.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

6. § A nemzetgazdasági miniszter (a továbbiakban: miniszter) a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, valamint kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

7. § A szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően a Minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el, mely szerint az iratkezelést központi szinten, az Iratkezelési Osztály útján, valamint az iratkezelés egyes fázisait megosztott rendben – az egyes szervezeti egységek hatáskörében, az iratkezelők útján – látja el.

8. § A gazdaságfejlesztési programokkal összefüggésben a 4. § alá tartozó projektekkel kapcsolatban keletkező iratok iratkezelési felügyeletéért a Gazdaságfejlesztés Programok Közreműködő Szervezete (a továbbiakban: GFP KSZ) Iratkezelési Főosztályának vezetője a felelős.

9. § Az iratkezelés felügyeletét a Koordinációs és Igazgatási Főosztály vezetője (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető) az iratkezelési osztályvezető útján irányítja és felügyeli. E feladatkörében felelős:

a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának munkafolyamatba épített rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,

b) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért,

e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,

f) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

g) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

h) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

i) az irattári tervben meghatározott idő után, az iratanyag levéltárba adásáért, valamint

j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.

10. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai biztonsági vezetővel együttműködve – a Minisztériumnál üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt, a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet (vagy munkavállalók egy csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.

11. § A központi iratkezelés feladatai:

a) küldemények átvétele, biztonsági ellenőrzése, bontása, érkeztetése, iktatása, előzményezése az elektronikus iktatóprogramban,

b) az azonosításra szolgáló adatok előadói ívre nyomtatása,

c) az irat előadói ívben történő elhelyezése,

d) felbontás nélkül továbbítandó küldemények érkeztetése, címzetthez továbbítása,

e) szervezeti egységektől átvett kiadmányok kézbesítése, postára adása,

f) az irattári terv alapján az iratok központi irattárban történő elhelyezése, iratkölcsönzéssel kapcsolatos feladatok ellátása, valamint

g) a központi irattárban őrzött iratok selejtezésével kapcsolatos feladatok ellátása, levéltári átadás előkészítése, lebonyolítása.

12. § Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) az előzményiratok végleges szereléséről döntés,

b) a Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irat irattári tételszámmal történő ellátása,

d) az egyéb ügykezelői utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, tárolása,

f) iratokkal való elszámolás, valamint

g) az iratok nyomon követhetőségének a biztosítása.

13. § A szervezeti egységek ügykezelőinek iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) a szervezeti egységnél készült és más szervtől, személytől érkezett küldemény átvétele, bontása, iktatása, nyilvántartása, továbbítása, postázása, átmeneti irattárba helyezése, központi irattárba adása,

b) az irat ügyintézőnek dokumentáltan történő átadása és visszavétele, valamint

c) bélyegzők, pecsétnyomók őrzése.

14. § Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

4. Az irattári terv szerkezete és rendszere

15. § Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében a Minisztérium iratait tárgyi csoportokra tagolva, a Minisztérium feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel. Az irattári terv meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

16. § A Szabályzat 2. függelékét képezi a Minisztérium irattári terve, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kerültek kialakításra.

17. § Az irattári terv általános, valamint különös részből áll. Az általános részbe a Minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket lehet besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszámmal) ellátni.

18. § Külön irattári tételek kerülnek kialakításra az iratfajta alapján:

a) a jogszabály vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a Minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból, továbbá belső utasításokból.

19. § A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

20. § A Minisztériumba érkező, ott keletkező, onnan kimenő valamennyi iratot – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverben vagy pályázatkezelő adatbázisban kell nyilvántartani.

21. § Az iktatást és az iratforgalom dokumentálását olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata, az iratok Minisztériumon belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető legyen.

22. § Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat („a/a”) az ügykezelőknek az átmeneti irattárba kell elhelyezniük.

23. § A Minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatott iratait, valamint egyéb iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, irattári tételszámmal ellátják.

24. § A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.

25. § Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az egy ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámon kell az iratot irattárazni.

6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

26. § Az elektronikus iratkezelési jogosultságok rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikai biztonsági vezető útján gondoskodik. A jogosultságok kiosztása a helyettesítés rendjére figyelemmel történik.

27. § Az iratkezelési szoftver használatához háromféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető, iktató, irattárazó, lekérdező stb.) rendelkezhet,

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység (egységek) tekintetében gyakorolhatja,

c) objektum jogosultság: dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.

28. § Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok beállítása, módosítása a hatáskörrel rendelkező vezetői engedélyezését követően a rendszergazda feladata.

29. § A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbe léptetését, a jogosultság beállításának megtörténtét az eredeti iraton az időpont feljegyzésével igazolja.

30. § A rendszergazda feladatai:

a) elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódóan:

ca) hozzáférési jogosultságok,

cb) egyedi azonosítók,

cc) helyettesítési jogok,

cd) külső és belső név- és címtárak

naprakészen tartása,

d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása, valamint

e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.

31. § A rendszergazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenszkeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

32. § Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének az elhárítása a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ) mint üzemeltető feladata.

33. § A rejtett iktatókönyv – az azt létrehozó szervezeti egység kivételével – az iratkezelés többi szereplője előtt rejtettként működik. A rejtett iktatókönyv nyitását a szervezeti egység vezetője akkor kérheti, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok teszik szükségessé a hozzáférés kizárását, és azt az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető engedélyezi.

7. Hozzáférés az iratokhoz

34. § A Minisztérium foglalkoztatottjai azokhoz az iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre a hatáskörrel rendelkező vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan, naprakészen kell nyilvántartani. A Minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

35. § Munkaköri feladatellátáshoz kapcsolódóan iratot, adathordozót munkahelyről kivinni, munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartása mellett, a közvetlen felettes vezető engedélyével szabad.

36. § Az iratokba való betekintést és másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

37. § A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően – az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

38. § A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

39. § Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a Minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

40. § Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Infotv.-ben foglaltak az irányadók.

41. § A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatot tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettese, valamint a felettes által meghatározott személy ismerheti meg.

42. § A döntés-előkészítő, „Nem nyilvános” kezelési jelzésű adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A Minisztériumon kívüli szerv által „Nem nyilvános” kezelési jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

43. § A „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló szoftverben kell iktatni, elkülönítetten kell tárolni, és a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.

8. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

44. § Az iratkezeléssel összefüggő ügykezelés feladatait a központi iktató, a szervezeti egységek ügykezelői, valamint ügyintézői végzik.

45. § Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

46. § Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen.

47. § Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását.

48. § A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és a tárolásra megbízott személynél tartani.

49. § A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

50. § A Minisztérium iratkezelésére használt szoftver valamennyi eseményét naplózni kell.

51. § A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

52. § Az iratkezelési szoftverben rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

53. § Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal védeni kell (például nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során – állaguk megóvása érdekében – mellőzni kell a ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

54. § Az iratok munkapéldányait erre kijelölt ún. „zúzdás zsákban” kell gyűjteni, annak zúzásáról a Minisztérium iratkezelés felügyeletéért felelős vezetője az Iratkezelési Osztályon keresztül gondoskodik.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

9. A küldemények átvétele

55. § A Minisztériumba a küldemény postai, hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása, informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, valamint hivatali kapu igénybevételével érkezhet.

56. § A küldemény átvételére jogosult:

a) a címzett vagy az általa megbízott személy,

b) az állami vezető, hivatali egység vezetője vagy az általuk megbízott személy,

c) a hivatali egység ügykezelője,

d) az ügyfélszolgálat munkatársa,

e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

f) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az egyes hivatali egységek hivatalos elektronikus postafiókja, valamint

g) a Ket. 169/A. § (3) bekezdés a) pontjában meghatározott szervezet.

57. § A Minisztérium részére a papíralapú küldemények elosztását a Minisztérium 1051 Budapest, József nádor tér 2–4. alatti épületében található központi iktató irodája, valamint a Minisztérium 1139 Budapest, Váci út 83. szám alatt található Center Point 2. irodaházban a GFP KSZ Iratkezelési Főosztálya végzi, amely az érkezett küldeményeket érkezteti, iktatja, hivatali egységek szerint csoportosítja, majd továbbítja a szervezeti egységeknek további ügyintézésre.

58. § Személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult.

59. § Munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni.

60. § Telefaxon érkezett iratot a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában postai úton megküldött iratként kell kezelni. A telefaxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről.

61. § Elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni.

62. § A Hivatali Kapun érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli.

63. § Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldemények átvételére a József nádor téren található központi iktató iroda jogosult.

64. § A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét, továbbá

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

65. § A gyors elintézést igénylő „azonnal”, „sürgős” jelzésű küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

66. § Az átvevő a tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladónak. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

67. § Ha olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel dátumát is fel kell tüntetnie.

68. § Ha érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén a hatáskörrel rendelkező érkeztető egységnek vagy személynek érkeztetésre átadni.

69. § Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy küldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat (iratok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

70. § Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal kézbesíteni vagy postázni kell a címzettnek, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

71. § Az átvevő az érkező küldeményeket – kivéve a központi érkeztető rendszeren keresztül érkezett küldeményeket – átadókönyvvel, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységhez.

72. § Központi érkeztető rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik.

73. § A küldemények átvételét követően az alapvető biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (például a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés).

10. A küldemények felbontása

74. § A Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a Szabályzat 1. függelékében található küldemények kivételével a Minisztérium postafiókjára érkezett postai papíralapú küldemények felbontását az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerét működtető szerv végzi.

75. § Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerét működtető szerv által átvett, a Korm. rendelet 2. mellékletében, a Szabályzat 1. függelékében meghatározott küldemények, valamint a Minisztériumba futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása során érkezett küldemények felbontására

a) a címzett,

b) a hatáskörrel rendelkező hivatali egység ügykezelője,

c) a vezető által feljogosított személy, valamint

d) az 56. §-ban meghatározott személy

jogosult.

76. § Felbontás nélkül, dokumentáltan kell a címzettnek továbbítani

a) az „s. k.” felbontásra jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel), valamint

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte a Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a Szabályzat 1. függelékében található küldemény esetén, amennyiben a kivételi körbe tartozás a küldemény bontása nélkül megállapítható.

77. § Ha iktatásra nem jogosult a felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, akkor az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés, iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezelésről.

78. § A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

79. § A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.

80. § Ha a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek első példányát a küldeménnyel egyidejűleg haladéktalanul a címzettnek kell továbbítani. A jegyzőkönyv második példányát a feladóhoz kell eljuttatni, a harmadik példány a felbontó szervezeti egységnél marad. A minősített iratot nyilvántartásba vétel céljából a TÜK-irodának kell átadni.

81. § A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

82. § Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetve a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

11. A küldemények érkeztetése

83. § Minden beérkezett küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen kell dokumentálni, érkeztetni.

84. § Az érkeztetés nyilvántartása az e célra szolgáló iratkezelési szoftver érkeztető könyvében történik. Az érkeztető szám az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

85. § Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben érkeztető azonosítóval ellátott, hiteles elektronikus irattá alakított küldemény nyilvántartásba vétele a beérkezés sorrendjében történik. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben kapott KÉR azonosító (nova_érkeztetőszám) az iratkezelési szoftverbe történő beérkezéssel egyidejű rögzítésre kerül.

86. § A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

87. § Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

88. § Ha valamely oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

89. § Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével történik.

90. § A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményeket beérkező iratként kell kezelni.

12. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

91. § Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

92. § Ha az iratnak a korábbi évben (években) van előzménye, az iratot kezdőiratként új főszámra kell iktatni, és az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, amivel párhuzamosan az iratkezelési szoftver az előiratnál rögzíti az utóirat iktatószámát. Papíralapú irat esetében a szerelést az iraton is jelölni kell.

93. § Ha az előzményezés során a megtalált iratról megállapítható, hogy az nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz vagy az ügy elintézéséhez, akkor a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat az eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

94. § A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

95. § Az iratot minden esetben az utoljára iktatott ügyirathoz kell szerelni.

96. § Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. Ha az előzményirat az ügyintézőnél van, akkor az ügyintézőnek gondoskodnia kell az irat szerelésének a végrehajtásáról.

13. Az iratok iktatása

97. § A Minisztériumba érkező, valamint az ott keletkező iratokat – jogszabályban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani.

98. § A szervezeti egység részére készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre a hatáskörrel rendelkező vezető utasítást ad.

99. § A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

100. § Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni azok rendelkezésre állása esetén:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítóját,

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), fajtáját,

e) a küldés időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot,

i) a mellékletek számát, típusát,

j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát,

m) a kezelési feljegyzéseket,

n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezésre vonatkozó utasítást.

101. § Az iktatás során az iratkezelésre használt szoftver által rögzített mezők kitöltését kell végrehajtani, amelyek lehetnek kötelezőek és ajánlottak.

102. § Az iratok iktatását és mutatózását az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az elektronikus szoftver egyben biztosítja mutatókönyvi funkciókat is.

103. § Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, valamint a „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.

104. § Az iktatási adatbázis biztonsági mentésének elvégzése és a biztonsági mentés másolatának tárolása a NISZ feladata.

105. § A Minisztérium iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyveket használ.

106. § Az iktatás során felvitt adatok az ügyintézés hiteles dokumentumaként szolgálhatnak, ezért az iktatást körültekintően kell végezni. Az iktatási adatbázist a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

107. § Az iktatásra kerülő iraton az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, akkor az iraton az iktatószámot kell feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap, csatolt lap nem iktatható.

108. § A Minisztérium iktatószámainak a felépítése az iktatókönyvek szerint az alábbiak

a) NGM/főszám-alszám/évszám, valamennyi szervezeti egység iratainak nyilvántartására,

b) NGM_SZERZ/főszám-alszám/évszám, valamennyi szervezeti egység szerződéseinek nyilvántartására,

c) NGM_HUM/főszám-alszám/évszám, a Személyügyi Főosztály iratainak nyilvántartására.

109. § Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, melyet melléklet esetén a mellékletre is fel kell vezetni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újraiktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet.

110. § Az ugyanazon ügyben, ugyanazon évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

111. § Az iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja az elektronikus iktatórendszer. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja az elektronikus iktatórendszer.

112. § Ha egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával kell végrehajtani, rögzítve az iratkezelési szoftverben az egyedi címzetteket.

113. § Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni, minden évben új, 1-es sorszámmal kezdődő iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy a zárást követően az iktatókönyvben további irat iktatása ne történhessen meg. A felvitt adatbázist – a vonatkozó jogszabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

114. § Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés stb.) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi, vagy amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik, a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell menteni. Ezen feladat elvégzése a rendszergazda feladata.

115. § A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

14. Az elektronikus dokumentumok iktatószámhoz történő rendelése

116. § A Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott iratok nem kezelhetők elektronikus dokumentumként, tekintettel azok speciális jellegére.

117. § A Szabályzat 1. függelékében található küldeményekre vonatkozóan – köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel történt jóváhagyást követően – elektronikus dokumentumkezelés nem valósítható meg.

118. § A papíralapú, közvetlenül a Minisztériumhoz benyújtott iratokat az iktatást, saját keletkeztetésű iratok vonatkozásában a kiadmányozást követően szkenner segítségével szükséges digitalizálni, ezzel egyidejűleg az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz rendezni.

119. § A szkennelt fájlok pdf formátumban tekinthetők meg az adott iktatószám mellett.

120. § Elektronikus úton (e-mail, telefax), valamint hivatali kapun érkezett küldeményeket az iratkezelési szoftverbe a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni és a továbbiakban kezelni.

121. § Az iratok digitalizált képe képformátumban kerül tárolásra, amelyet az iratkezelő rendszer automatikusan vagy manuálisan (az ügykezelő vagy az ügyintéző) rendel össze az iktatott irattal.

15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

122. § Az ügykezelő átadja az érkeztetett, valamint az iktatott iratot a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése céljából.

123. § Ha a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy vagy ügycsoport feldolgozására a hatáskörrel rendelkező ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

124. § A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási joggal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

125. § Az irat szignálására jogosult:

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység, valamint mely ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha a hatáskörrel rendelkező személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (például határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és aláírja.

126. § Az iratért a kijelölt szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős, továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt szervezeti egység vagy ügyintéző.

127. § Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (például vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése az iraton vagy az előadói íven nem megengedett.

16. Iratok továbbítása ügyintézésre

128. § A szignálást követően az iratot további intézés céljából az ügyintézőnek kell átadni, melyet dokumentált módon, átadás-átvétel ellenében kell végezni. A dokumentálást, ügyintézőre szignálást a nyilvántartásra szolgáló iratkezelési szoftverben is el kell végezni.

129. § Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

130. § Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

17. Az iratok kiadmányozása

131. § A Minisztérium kiadmányozási rendjét a hatályos SZMSZ, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.

132. § A kiadmányozott iratot eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma, tekintettel arra, hogy a kiadmány egy példányát az ügyiratban kell elhelyezni.

133. § A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (névbélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt indokolja. Névbélyegző használatát a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár vagy a helyettes államtitkár engedélyezi.

134. § Az ügyintéző az általa elkészített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával látja el. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

135. § Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

136. § Ha papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását, valamint

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

137. § Ha a papíralapú hiteles másolat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és az „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” szöveget kell feltüntetni.

138. § Másolat, valamint hiteles másolat kiadásakor az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

139. § Az irathoz a kiadmányozó döntése alapján számos kezelési utasítás alkalmazható (normál, ajánlott, tértivevényes, elsőbbségi stb.).

140. § A kiadmányozási joggal összefüggésben az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik a szervezetnél használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról történő nyilvántartás vezetéséről.

18. A kiadmányozott irat külalakja, valamint továbbítása

141. § A kiadmányozott iratnak a hatályos SZMSZ függelékében található mintának kell megfelelnie.

142. § Ha a kiadmánynak több nem közfeladatot ellátó személy címzettje is van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

143. § Az Európai Unió programjai és a Minisztérium között közvetlenül megkötésre került Támogatási Szerződés alapján működő projektek keretében keletkezett iratok külalakja eltérhet az SZMSZ-ben meghatározottaktól, tekintettel annak speciális jellegére.

144. § Az ügyintéző az irattovábbításhoz a kiadmányt és annak mellékletét az ügykezelőnek adja át expediálás céljából. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

145. § Az ügykezelőnek az átvételt követően ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a mellékleteket.

146. § A küldeményeket az átvétel napján lehetőség szerint továbbítani kell.

147. § Az iratokat a szervezeti egység ügykezelői továbbítják az alábbiak szerint:

a) az iratot a címzettnek az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül kell továbbítani,

b) az iktatókönyvbe az expediálás tényét rögzíteni kell a szükséges mezők kitöltésével, valamint

c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját fel kell jegyezni és alá kell írni.

148. § Elektronikus iktatás esetén a külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a „Kapják még” funkció segítségével a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

149. § Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell kézbesíteni. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át az Iratkezelési Osztálynak.

150. § Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

151. § Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

152. § A borítékon az alábbiakat szükséges feltüntetni:

a) a küldő szervezeti egység megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét, valamint

d) a kézbesítésre vonatkozó egyéb jelzéseket (például „s. k.” felbontásra, sürgős, ajánlva).

153. § Az iratot az Iratkezelési Osztályon keresztül postai továbbítással, saját (alkalmi) kézbesítővel vagy elektronikus úton lehet továbbítani.

154. § Ha a kézbesítésre átadott küldemény valamilyen okból visszaérkezik, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

155. § A Korm. rendelet 2. mellékletében, valamint a Szabályzat 1. függelékében meghatározott küldemények expediálása papír alapon történik.

156. § A papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus küldemények hiteles papíralapú irattá alakítása és címzetthez történő kézbesítése a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével történik.

IV. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE,
A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

19. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

157. § Az irat határidő-nyilvántartásba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

158. § Az ügykezelőnek határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

159. § A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

160. § Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani, valamint

b) a határidő napján az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek további ügyintézésre átadni.

161. § Ha a határidő eredménytelenül telik el (például nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles intézkedni a válasz soron kívüli megküldése iránt, majd a vezető döntése szerint tovább kezelni az ügyiratot.

162. § A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva – az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

20. Irattár kialakítása

163. § A szervezeti egységek iktatóhelyein átmeneti irattárak működhetnek, melyek létrehozásáról a szervezeti egység vezetője dönt.

164. § A Minisztérium az elintézett, átmeneti irattárral nem rendelkező szervezeti egységek iratainak, valamint az átmeneti irattárakból leadott iratok tárolására központi irattárakat működtet.

165. § Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani.

166. § A központi irattár berendezésénél a tűz- és balesetvédelmi előírásokat fokozottan be kell tartani.

167. § A központi irattározásra kijelölt helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívülről támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

168. § Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiségeket berendezni.

169. § A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozásáról gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

21. Átmeneti irattárba helyezés

170. § Az irattárba helyezést dokumentáltan, iratkezelési szoftverben is rögzített módon, visszakereshetően kell végezni.

171. § Átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

172. § Az átmeneti irattár a tárgyévben keletkezett iratait a keletkezést követő év december 31-éig őrzi, majd azt követően gondoskodik azok átadásáról a központi irattárnak.

173. § Az iratokat éves csoportosításban, az irattári tervnek megfelelő irattári tételszám alatt kell elhelyezni. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat iktatószámuk szerinti sorrendben szükséges lerakni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni.

174. § Az irattárba helyezést a kiadmányozási joggal rendelkező vezető vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezheti.

175. § Az irattározás az ügyben eljáró, feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egység kötelezettsége.

176. § Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak hiánytalan, valamennyi alszámmal és melléklettel ellátott teljes ügyiratot lehet. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységnek be kell gyűjtenie, ezt követően valósulhat meg az irattárba helyezés.

177. § Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy valamennyi kezelési és kiadási utasítás teljesült-e.

178. § Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni az ügyiratból. A felesleges példányokat ún. „zúzdás-zsákba” kell helyezni, majd gondoskodni kell annak helyben történő megsemmisítéséről az Iratkezelési Osztály bevonásával. Az ügyintéző a feleslegessé vált borítékokat, az ügy lezárását követően az ajánlott, valamint tértivevényes boríték kivételével megsemmisítheti.

179. § Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ívre az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.

180. § Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.

181. § Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

182. § Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hiteles papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

183. § Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattárazni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

184. § Átmeneti irattárat nem működtető szervezeti egységek az elintézett irataikat folyamatosan, iratjegyzék nélkül adhatják le a központi irattárnak.

22. Az iratok átadása a központi irattár részére

185. § Az átmeneti irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat iratjegyzékkel a központi irattárnak kötelesek átadni (3. függelék 1. iratminta).

186. § Minden szervezeti egység a tárgyévben keletkezett iratait a keletkezést követő év december 31-éig átmeneti irattárban tárolhatja. A szervezeti egység vezetője ezt követően köteles az iratok központi irattárba helyezéséről gondoskodni.

187. § A központ irattár

a) nyilvántartja a Minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iratokat,

b) az irattárban őrzött iratanyagról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi, valamint

d) gondoskodik az Ltv. alapján a levéltárba adandó dokumentumok közlevéltár részére történő átadásáról.

188. § A központi irattárba a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit kell leadni.

189. § Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

190. § A központi irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül iktatószám szerinti sorrendbe helyezve tárolja.

191. § A központi irattár gondoskodik az iratkezelési szoftverben a központi irattárba helyezés dátumának rögzítéséről.

192. § A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, valamint

d) a nem selejtezhető, levéltári átadása kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.

193. § A szervezeti egység köteles az általa kiadott időszaki kiadványok, rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általa kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát – a megjelenést követő 5 munkanapon belül – a központi irattárnak átadni.

23. Az iratok kölcsönzése, az azokba való betekintés

194. § A Minisztérium munkatársai az SZMSZ-ben rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra ügyiratkikérővel és ügyiratpótló lappal (3. függelék 2. iratminta alapján) kérhetnek ki iratokat.

195. § Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

196. § Az irattárból kiadott iratokról kölcsönzési naplót kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell.

197. § A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

198. § A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

b) irattári hely,

c) tárolási egység száma,

d) irat nyilvántartási száma, tételszáma,

e) irat tárgya,

f) kiemelés ideje (év, hó, nap),

g) kiemelést végző neve,

h) kiemelés alapjául szolgáló irat száma,

i) kölcsönző szervezeti egység,

j) kölcsönző neve,

k) kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

l) visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

m) visszahelyezést végző neve, valamint

n) engedélyező neve (amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadása).

199. § A központi irattár papíralapú iratot a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli kérésére ad ki, engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérést.

200. § Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását, visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

201. § A központi irattárból iratot véglegesen kiadni csak az Iratkezelési Osztály vezetőjének írásbeli engedélyével lehet, kivéve ha az irat végleges kiadását más irathoz történő szerelés indokolja.

202. § A központi irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve ha azt más irathoz történő szerelés céljából kérik ki.

24. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

203. § A központi irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente kell selejtezni. A megőrzési határidő lejártának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

204. § Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad selejtezni. (Például a 2013-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket 2014. december 31. után, vagyis 2015-ben szabad selejtezni.)

205. § Az iratselejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve a megőrzési idő alapján lehet végrehajtani.

206. § Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy a tagjait az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető jelöli ki.

207. § A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

208. § Az iratselejtezés során ellenőrizni kell

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását, valamint

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

209. § Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban (3. függelék 3. iratminta alapján).

210. § A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irat együttes keletkeztetőjét, megnevezését,

d) az iratok évkörét, terjedelmét iratfolyóméterben (ifm),

e) a selejtezésre kiválogatott iratok évkörét, irattári tételszámát, irattári tétel címét, tételszám szerinti terjedelmét (ifm),

f) az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

g) hivatalos bélyegző lenyomatát,

h) a megsemmisítés tervezett időpontját, valamint

i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

211. § A selejtezési jegyzőkönyvet iktatás után 3 példányban az iratjegyzékkel együtt a közlevéltárnak kell továbbítani a megsemmisítés engedélyezése céljából. A közlevéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés lefolytatását követően – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött 2 példányára írt záradékkal engedélyezi.

212. § A megsemmisítés időpontját a közlevéltár engedélyének a birtokában lehet kijelölni. A megsemmisítés tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

213. § A selejtezendő iratanyag elszállításáról az Iratkezelési Osztály gondoskodik. A selejtezendő iratokat zúzással szükséges megsemmisíteni úgy, hogy annak tartalma a későbbiekben ne legyen megállapítható.

25. Az iratok levéltárba adása

214. § A Minisztérium a nem selejtezhető iratait – határidő nélkül őrzendők kivételével „HN” – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel a közlevéltárnak adja át.

215. § Az átadandó iratokat az irattári terv szerint, az iratkezelési szoftverben rögzített metaadatokkal együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység (doboz, kötet) szerinti tételjegyzékkel (iratjegyzék), teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

216. § Az átadott iratokat nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas, savmentes dobozokban kell átadni. Az átadással kapcsolatban felmerült költségek a Minisztériumot terhelik.

217. § A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni (3. függelék 4. iratminta alapján). Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket elektronikus formában is át kell adni.

218. § Az elektronikus iratokat a külön jogszabályokban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

219. § Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveket is át kell vezetni.

V. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM VAGY SZERVEZETI EGYSÉG MEGSZŰNÉSE,
FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

220. § Az Ltv. előírásainak megfelelően intézkedni kell a Minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

221. § Hivatalátadás esetén az erről készült jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot, és tételesen fel kell sorolni az átadott iratokat.

222. § Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

223. § Az elszámoltatás lezárultáig a kiállított „kilépő lap” nem írható alá.

224. § Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettségük alól.

225. § Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.

226. § Ha a megszűnő szerv feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását az illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni.

227. § Ha a közfeladatot ellátó szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a hatáskörrel rendelkező közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

228. § Szervezeti egység megszűnése esetén a szervezeti egység kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek.

229. § Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

230. § Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani, vagy ha ez nem lehetséges, akkor a központi irattárban kell elhelyezni az iratokat.

231. § Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét más szervezeti egység nem veszi át, úgy az iratanyagot a központi irattárban kell elhelyezni.

VI. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA

26. Iratkezelési segédletek

232. § Az iratok nyilvántartására papíralapú, valamint elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek megnyitásának és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása megvalósuljon, valamint az irat fellelhetősége biztosított legyen, az iratok átadás-átvétele dokumentáltan történjen.

233. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.

234. § Az iratok nyilvántartására és dokumentálására a Minisztériumban az alábbi segédletek szolgálnak:

a) elektronikus érkeztetőkönyv,

b) elektronikus iktatókönyv,

c) iratkezelési szoftver üzemzavara esetén „ÜZ” érkeztető könyv, valamint „ÜZ” iktatókönyv,

d) átadókönyv: a Minisztérium hivatali egységei közötti iratok átadására,

e) kézbesítőkönyv: a Minisztériumon kívüli szervezetek, személyek részére történő átadás esetén,

f) futárjegyzék,

g) kölcsönzési napló,

h) gyarapodási napló,

i) fogyatéki napló,

j) bélyegző-nyilvántartó könyv, valamint

k) főnyilvántartó könyv.

235. § A főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani az iratkezelési segédleteket. A főnyilvántartó könyvet az Iratkezelési Osztály vezeti és tartja nyilván.

236. § A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, beteltét követően a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

237. § Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt személy a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket a megnyitás előtt hitelesíti. A hitelesítés során a kijelölt személy, ha a segédlet nincs lapszámozva, a segédlet lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ...... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20... év ............... hó .... nap. Lezárva: 20... év ............... hó ... nap.”, aláírja, körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

27. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

238. § A Minisztérium kiadmányozásához használt hivatalos körbélyegző Magyarország címerével, valamint sorszámmal ellátott.

239. § A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Nemzetgazdasági Minisztérium”, alul a bélyegző nyilvántartási sorszáma szerepel.

240. § A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni.

241. § A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és a bélyegző használójának nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá a bélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának dátumát.

242. § A körbélyegző a szervezeti egység ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható. A bélyegzőket a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni.

243. § Körbélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

244. § A szervezeti egység vezetője gondoskodik:

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartásban történő átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

245. § A kiadmányozáshoz használatos bélyegzők igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az iratkezelés felügyeletéért felelős szervezeti egység gondoskodik.

246. § A szervezeti egységek a bélyegzőket a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján letölthető „Bélyegző igénylési lap” kitöltésével, a Működéstámogató Osztály jóváhagyásával és az iratkezelés felügyeletéért felelős szervezeti egységtől igénylik, amely gondoskodik azok elkészíttetéséről, nyilvántartásba vételéről, a használó részére történő átadásáról és az átadás dokumentálásáról.

247. § A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

248. § A bélyegzőt használó, amennyiben észleli a bélyegző elvesztését, esetleg annak eltulajdonítását, abban az esetben haladéktalanul intézkedik arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében

a) írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,

b) az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Magyar Közlöny mellékleteként megjelenő Hivatalos Értesítőben,

c) a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt vissza kell vonni, selejtezni kell.

249. § A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomra vonatkozó igényt az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetőjének kell írásban bejelenteni, aki gondoskodik annak kiadásáról.

250. § A negatív pecsétnyomót az ezzel járó feladatkör megváltozása esetén vissza kell adni az azt kiadó szervezeti egységnek.

251. § A pecsétnyomó elvesztését a biztonsági vezetőnek haladéktalanul jelezni kell.

28. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

252. § A szervezeti egység vezetője az általa irányított szervezeti egységnél köteles:

a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelmet fordítani az ügyiratok irattárba helyezésére,

b) az ellenőrzés során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

c) szakszerűen működtetni a szervezeti egység átmeneti irattárát,

d) gondoskodni az elintézett iratok keletkezéstől számított egy éven túli központi irattárba adásáról, valamint

e) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek.

253. § A közlevéltár képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során:

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja, továbbá

b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

254. § A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a Minisztérium irattári anyagát.

29. Az iratok sokszorosítása és a nyomdai előállítás szabályai

255. § Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (például a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).

256. § A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

257. § Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata vagy

b) a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

30. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén

258. § Az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén a rendszergazda soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy az üzemzavar megszűnéséig a 259–271. §-ban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

259. § Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerűségének megkezdéséről.

260. § A helyreállt iratkezelési rendszerben ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, az esetleges adatvesztést pótolni kell.

261. § A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú érkeztető könyvben nyilvántartásba kell venni „ÜZ” egyedi azonosító jellel.

262. § A 24 órát meghaladó üzemzavar esetén a megkülönböztető jelzés nélküli küldeményeket is nyilvántartásba kell venni az erre a célra megnyitott érkeztető könyvben.

263. § A 262. § szerint érkeztetett küldeményeken az érkeztetési azonosító feltüntetésével az érkeztetőkönyv azonosítóját és az „ÉRKÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az adott hivatali egység érkeztetőkönyv azonosítója a központi főnyilvántartó könyv nyilvántartási száma (például érkeztetőkönyv azonosítója/sorszám/évszám/egyedi azonosító).

264. § A papíralapú érkeztetőkönyvek beszerzéséről, valamint főnyilvántartásba vételéről, hitelesítéséről az Iratkezelési Osztály gondoskodik.

265. § Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell megnyitni arra az esetre, ha az ügyiratkezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 2 órán keresztül nem biztosított.

266. § Az üzemzavar esetén használt érkeztetőkönyvben év végén az érkeztetésre felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

267. § Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban jelezni kell.

268. § Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

269. § Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

270. § Papíralapú iktató- és érkeztetőkönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.

271. § Téves érkeztetés és iktatás esetén a papíralapú érkeztető és iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, majd azt követően javítani. A javító személynek a keltezést és az aláírását is fel kell tüntetnie a javítást követően.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

272. § A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező további ügyintézést igénylő elektronikus küldeményeket beérkező iratként kell kezelni.

273. § Az elektronikus postafiókra érkező

a) elektronikus fájl (Word vagy más formátumú dokumentum),

b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül közvetlenül kitöltött küldemény

érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.

274. § A Minisztérium központi ügyfélszolgálati postafiókját a Koordinációs és Igazgatási Főosztály működteti.

275. § Az elektronikus úton érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság, olvashatóság szempontjából ellenőrizni kell.

276. § A levelezőrendszeren érkezett e-mailt, telefaxot akkor kell érkeztetni az iratkezelési szoftverben, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

277. § Az elektronikus iratokat az iratkezelési szoftverben kell kezelni, valamint az elektronikus irat ügyintézésével kapcsolatos folyamatokat az iratkezelési szoftverben is kell dokumentálni.

278. § Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont az irányadó.

279. § Amennyiben az elektronikus küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított legkésőbb 3 munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a közfeladatot ellátó szerv által használt formátumokról. Az olvashatatlan küldeményt nem kell iktatni.

280. § Ha az elektronikus küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg a 279. §-ban meghatározott tudástárban közzétett formátumokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemről (elemekről) és a hiánypótlás szükségességéről, valamint a közfeladatot ellátó szerv által használt formátumokról.

281. § Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

282. § Elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát kell a címzett részére megküldeni. Ezzel egyidejűleg – az elektronikus hitelesítés bevezetéséig – a válaszlevelek egy papíralapú hiteles példányát is meg kell küldeni a címzettnek.

283. § A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt a „Hivatali kapu” rádiógomb kiválasztásával, elektronikus állomány hozzáadásával lehet a címzett részére kézbesíteni.

284. § A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek, szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén a „Csoportos műveletek/Csoportos postázás” menüpont alatt a „Postai Hibrid küldés” rádiógomb kiválasztásával, elektronikus állomány hozzáadásával a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével lehet a címzett részére kézbesíteni.

285. § Elektronikus levélben válaszlevelet akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte, vagy azt – elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kérte.

286. § A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

287. § Elektronikus úton (például telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

288. § Ha a hitelesített elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a Magyar Posta Zrt.-n keresztül kell megküldeni a címzettnek.

289. § Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „Selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

290. § A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

291. § Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

292. § A központi irattárba helyezés módját az adathordozó jellege határozza meg az alábbiak szerint:

a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

c) vegyes ügyiratok esetében az iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani, valamint

d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.

293. § Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (például olvashatóvá tétel, selejtezés, feldolgozás stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

294. § A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az iratkezelés felügyeletét ellátó szervezeti egység vezet nyilvántartást, amelyekre a vonatkozó előírásokat a Minisztérium Informatikai Biztonsági Szabályzata tartalmazza.

295. § Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.

296. § Papíralapú és elektronikus iratokat is tartalmazó ügyiratok esetében az előadói íven jelölni kell azokat az iktatószámokat, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok iktatásra kerültek.

31. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetőjétől átvett
papíralapú küldemények kezelése

297. § A Korm. rendeletben meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett hivatali egységek részére történő dokumentált átadásáról az Iratkezelési Osztály gondoskodik.

298. § Az Iratkezelési Osztály gondoskodik az átvett iratok ügyiratban történő elhelyezéséről és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezeléséről.

1. függelék a Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatához

Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények jegyzéke a Minisztérium vonatkozásában

a) a 2007–2013, továbbá a 2014–2020 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználása során keletkező irat,

b) az Európai Bizottságtól érkező előfinanszírozási, időközi kifizetések és végső egyenlegkifizetések lebonyolításához kapcsolódó aláírás-bejelentő lap,

c) az egységes működési kézikönyvről szóló 547/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet 1. melléklet 257–259. pontjai alatt található dokumentum (kifizetés, visszafizetés, befizetési rendelvény, követelésrendezés, IH-IgH rendezés, forráslehívás-rendezés, közösségi hozzájárulás rendezés stb.),

d) biztosíték (bankgarancia igazolás, földhivatalból érkező irat, jelzálogjog-bejegyzés),

e) zárszámadással, költségvetéssel kapcsolatos irat,

f) az államháztartás központi alrendszerébe tartozó költségvetési szerv elemi aláírt, lepecsételt költségvetése, éves költségvetési beszámolója,

g) tulajdonosi hitel, kölcsönügylet, tőkeemelés, támogatás kapcsán érkező irat,

h) egyedi állami kezességvállalásakor keletkező irat,

i) kiállítási garancia, kiállítási viszontgarancia vállalásakor keletkező irat,

j) bank és a Magyar Állam közötti árfolyam-fedezeti megállapodás kötése során keletkező irat,

k) az Országos Betétbiztosítási Alap által kapott megbízás során a kártalanítandó állami kezességvállalással biztosított betétesek személyes adatait tartalmazó irat,

l) nemzetközi pénzügyi intézményekkel megkötendő hitelszerződés, előkészítő dokumentum, hozzájárulási nyilatkozat, megkeresés,

m) üzleti évről készített aláírt beszámoló, leltár, értékelés, főkönyvi kivonat, feljegyzés, belső naplófőkönyv, főkönyvi számla,

n) értékpapír számlavezetéssel, letétkezeléssel kapcsolatos számla, számlakivonat,

o) szerződés, nemzetközi szerződés.

2. függelék a Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatához⁴

IRATTÁRI TERV

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A100	A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek
A200	Szervezet és működés
A300	Ügyvitel
A400	Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
A500– A600	Gazdasági ügyek
A700	Ellenőrzés
A800	Informatika
A900	Biztonság
A1000	Kommunikáció, sajtó, média

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A101	A Minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai	NS	15
A102	Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai	5	–
A103	Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A104	Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A105	Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A106	Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok	5	–
A107	A Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai	NS	15
A108	Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A109	Egyéb tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A110	Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	5	–
A111	Tárcaközlöny kiadásának iratai	10	–
A112	Jogszabály-értelmezéssel kapcsolatos iratok	5	–

Szervezet és működés

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A201	Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok	NS	15
A202	A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ)	NS	15
A203	A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.	NS	15
A204	Belső utasítások, körlevelek	NS	15
A205	A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések	NS	15
A206	A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok	5	–
A207	Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok	NS	15
A208	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál	NS	15
A209	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál	5	–
A210	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	NS	15
A211	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál	5	–
A212	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	NS	15
A213	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál	5	–
A214	Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok	5	–
A215	A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	NS	15
A216	Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	NS	15
A217	Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek	3	–
A218	Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok	NS	15
A219	Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően	5	–
A220	A Minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok, javaslatok, tervek	NS	HN
A221	Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A222	A Minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók, statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok	5	–
A223	Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások	NS	15
A224	Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A225	Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások	NS	15
A226	A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A227	A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai	NS	15
A228	A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai	5	–
A229	A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek	NS	15
A230	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek	NS	15
A231	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők	NS	15
A232	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A233	Eseti döntés alapján a Minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A234	Eseti döntés alapján a Minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A235	A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek	5	–
A236	A Minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai	2	–
A237	Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok	5	–
A238	Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.	2	–
A239	Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.	1	–
A240	Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok	NS	15
A241	A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a Minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása	15	–
A242	Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók	NS	HN
A243	Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
A244	Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	10	–
A245	Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai	5	–
A246	Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés	5	–

Ügyvitel

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A301	Miniszter – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	NS	15
A302	Államtitkár – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	NS	15
A303	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén	5	–
A304	Kutatási engedély ügyek iratai	5	–
A305	Főnyilvántartó könyv	NS	HN
A306	Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papíralapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok)	NS	15
A307	A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után	3	–
A308	Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)	3	–
A309	Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.)	15	–
A310	Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés	NS	HN
A311	Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés	NS	HN
A312	Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)	10	–
A313	A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírásbélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek	NS	HN
A314	Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv	3	–
A315	A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyv stb.)	NS	HN
A316	A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)	2	–
A317	Ügyiratból adatszolgáltatás	5	–
A318	Iratmegismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén	NS	HN
A319	Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés	5	–
A320	Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések	5	–
A321	Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések (lejáratát követően), egyéb levelezés	5	–

Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A401	Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok	5	–
A402	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél	2	–
A403	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.	2	–
A404	Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások	2	–
A405	A Minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	5	–
A406	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai	5	–
A407	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok	2	–
A408	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok	5	–
A409	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők	10	–
A410	Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők	10	–
A411	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz	10	–
A412	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek	10	–
A413	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)	5	–
A414	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követően	50	–
A415	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás	5	–
A416	Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok	*	–
A417	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások	5	–
A418	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok	3	–
A419	A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai	10	–
A420	Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok	5	–
A421	Védnökségek, díjak	8	–
A422	Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok	5	–
A423	Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok	5	–
A424	Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok	10	–
A425	A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok	3	–
A426	Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai a képzés befejezését követő vállalt idő után	1	–
A427	Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai	5	–
A428	Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel és egyenlő bánásmóddal kapcsolatos iratok	3	–
A429	Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A430	Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A431	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok	3	–
A432	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv	5	–
A433	Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei	NS	15
A434	Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai	3	–
A435	Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés	3	–
A436	Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok	NS	15
A437	Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével, megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok	5	–
A438	A Minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése	5	–
A439	Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése	10	–
A440	Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A441	Külszolgálat, gyakornokprogram	NS	HN
A442	Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, európai uniós elnökségi státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban részt vevők) stb.	60	–
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.

Gazdasági ügyek

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A501	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok	5	–
A502	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok	2	–
A503	Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A504	Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)	5	–
A505	Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok	NS	HN
A506	Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok	NS	HN
A507	Szerződések iratai (lejárat után)	5	–
A508	Peres, illetve nemperes eljárással kapcsolatos iratok	10	–
A509	Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok	1	–
A510	Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok	8	–
A511	Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)	5	–
A512	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés	N	15
A513	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv	3	–
A514	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás	3	–
A515	A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás	10	–
A516	Államkincstári pénzellátás	8	–
A517	Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján (például RKI, zárolás stb.)	8	–
A518	Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok	8	–
A519	A fejezet és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodás-szabályozás iratai	8	–
A520	Központi beruházás iratai	8	–
A521	Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése	NS	15
A522	A Minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok	10	–
A523	A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok	8	–
A524	Személyi juttatás	8	–
A525	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek	5	–
A526	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás-bekérés, összesítés	2	–
A527	Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé	5	–
A528	Bérpolitikai intézkedések végrehajtása	8	–
A529	Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A530	Társadalombiztosítással összefüggő iratok	10	–
A531	Számviteli éves költségvetési beszámoló (Igazgatás)	NS	15
A532	Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat	10	–
A533	Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	8	–
A534	Szigorú számadású bizonylatok	8	–
A535	Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek	8	–
A536	Évközi mérlegjelentés és anyagai	10	–
A537	Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok	8	–
A538	Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok	8	–
A539	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai	3	–
A540	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok	3	–
A541	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok	3	–
A542	Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk	15	–
A543	Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok	5	–
A544	Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok	10	–
A545	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés	NS	HN
A546	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel	NS	HN
A547	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk	NS	HN
A548	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések	15	–
A549	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések	5	–
A550	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések a bérleti jogviszony lejárta után	3	–
A551	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok	NS	HN
A552	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok	NS	HN
A553	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításaik	NS	HN
A554	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk	15	–
A555	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések	5	–
A556	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok	5	–
A557	Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek	15	–
A558	Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok	15	–
A559	Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések	15	–
A560	Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások	15	–
A561	Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok	1	–
A562	Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)	8	–
A563	Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok	NS	15
A564	Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A565	Elemi költségvetés (Igazgatás)	N	15
A 566	Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A567	Éves gazdasági program	NS	15
A568	Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga	10	–
A569	Középtávú gazdasági program	NS	15
A570	Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló	NS	15
A571	Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók, adatszolgáltatások más szervek részére	5	–
A572	Előirányzatok nyilvántartása, módosítása	8	–
A573	Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)	8	–
A574	Kötelezettségvállalások nyilvántartása	10	–
A575	Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral	2	–
A576	Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal	2	–
A577	Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel	2	–
A578	Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)	2	–
A579	Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások	5	–
A580	A Minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	NS	15
A581	A Minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	NS	15
A582	A Minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás	10	–
A583	Bérdosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magánnyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok	50	–
A584	Ellátások kifizetésének bizonylatai	8	–
A585	Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)	8	–
A586	Baleseti rokkantsági ügyek	50	–
A587	Halálos munkahelyi balesetek ügyei	NS	HN
A588	Munkabalesetek és foglalkozási betegségek	8	–
A589	Összesítő elszámolás, járulékbevallás statisztika	8	–
A590	Adóelszámolás évenként intézeti szinten	8	–
A591	Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)	8	–
A592	Különjuttatás iratai	8	–
A593	Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)	8	–
A594	Helyettesítések	8	–
A595	Kereseti igazolások	5	–
A596	Munkába járás költségeinek térítése	8	–
A597	Központi Statisztikai Hivatal és egyéb munkaügyi statisztikák	NS	15
A598	Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)	5	–
A599	Jelenléti ívek	8	–
A600	A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai	NS	15
A601	Fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok	12	–
A602	Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai	12	–
A603	Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok	5	–
A604	Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
A605	Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A606	Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
A607	Miniszteri emléktárgyraktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A608	Nemzetközi protokollraktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A609	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)	5	–
A610	Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok	5	–
A611	Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)	5	–
A612	Ingóvagyon-értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai	5	–
A613	Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai	10	–

Ellenőrzés

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A701	A Minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai	NS	15
A702	Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai	10	–
A703	Ágazati programokra irányuló vizsgálatok	15	–
A704	A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések	15	–
A705	Éves tervezési, ellenőrzési, beszámolási feladatok	15	_
A706	A Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	_
A707	Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés	15	–
A708	A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok	NS	15
A709	Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok	NS	15
A710	Külső szerv által a Minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal és az Állami Számvevőszék kivételével)	10	–
A711	Külső szerv által a Minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal és az Állami Számvevőszék kivételével)	10	–
A712	A Minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok	5	–
A713	Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok	5	–
A714	Minősített adatvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai	5	–
A715	A Minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek szakmai ellenőrzésével kapcsolatos iratok	NS	15

Informatika

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A801	Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei	NS	15
A802	Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai	NS	15
A803	Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gép beszerzés), e-közbeszerzés iratai	10	–
A804	Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése	NS	15
A805	Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai	NS	15
A806	Informatikai biztonság iratai	NS	15
A807	Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok	NS	15
A808	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
A809	Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai	5	–
A810	Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok	10	–
A811	Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok	NS	15
A812	Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai	5	–
A813	Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok	5	–

Biztonság

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A901	A Minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok	NS	HN
A902	Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek	10	–
A903	Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok	NS	HN
A904	Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok	5	–
A905	Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvéleménye	5	–
A906	Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány a visszavonását követően	haladék- talanul	–
A907	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
A908	Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően)	15	–
A909	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek	2	–
A910	Engedélyezési ügyek (a Minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai	2	–
A911	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai	5	–
A912	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A913	Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után	5	–
A914	Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások	5	–
A915	Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók	5	–
A916	A Minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések	5	–
A917	A Minisztérium épületeinek őrzés-védelme	NS	HN
A918	A Minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek	5	–

Kommunikáció, sajtó, média

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
A1001	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak adott tájékoztatók, közlemények)	2	–
A1002	A Minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok	10	–
A1003	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok	NS	15
A1004	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)	5	–
A1005	Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok	5	–
A1006	Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos íratok	5	–
A1007	Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok	5	–

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM100	Államháztartás és költségvetés-politika iratai
NGM200	Adópolitika iratai
NGM300	Számviteli és könyvvizsgálati szabályozás iratai
NGM400	Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásának iratai
NGM500	Nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai
NGM600	Belgazdasággal, gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával kapcsolatos iratok
NGM700	Iparügyekkel kapcsolatos iratok
NGM800	Építésgazdaság, lakásgazdálkodás és lakáspolitika iratai
NGM900	Kereskedelemmel kapcsolatos iratok
NGM1000	Egészségiparral kapcsolatos ügyek
NGM1100	Területfejlesztés stratégiai tervezésének iratai
NGM1200	Társadalmi párbeszéd iratai
NGM1300 – NGM1400	Foglalkoztatáspolitika iratai
NGM1500	Szakképzés, felnőttképzés iratai
NGM1600	Nyugdíjjárulék- és nyugdíjbiztosítási járulékfizetés, egészségbiztosítási járulékfizetés szabályozásának iratai
NGM1700	Energiagazdálkodással, üvegházhatású gáz kibocsátás-kereskedelemmel (emissziókereskedelemmel), hulladékgazdálkodással kapcsolatos iratok

Államháztartás és költségvetés-politika iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM101	Költségvetési irányelvek	NS	15
NGM102	Költségvetési tervezés, beszámolás, elszámolás, végrehajtás és információs rendszer módszertani kérdései	NS	15
NGM103	Előirányzat-módosítások adatai (monitoring, prognózis, ágazati elemzések, utalványozás)	NS	15
NGM104	Államadóssággal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM105	Állami kezesség, garancia, viszontgarancia és kiállítási garancia ügyek	50	–
NGM106	Költségvetési, zárszámadási körirat	5	–
NGM107	Kormányzati pénzügyi statisztikai módszertani ügyek, adatszolgáltatások, a hozzájuk kapcsolódó adatgyűjtések, egyeztetések	NS	15
NGM108	Költségvetési szervek előirányzatai, elemi költségvetések	NS	15
NGM109	Költségvetési ágazati elemzések	10	–
NGM110	Fejezetek féléves, éves költségvetési beszámoló jelentései, vagyonmérlegek	10	–
NGM111	Fejezetek előirányzat-maradványai felülvizsgálata, elszámolásának jóváhagyása, szabályozásának felülvizsgálata	10	–
NGM112	Éves előirányzat-módosítás intézményenként	10	–
NGM113	Költségvetési előrejelzés	5	–
NGM114	Az államháztartásról szóló törvényben és az államháztartás működési rendjéről szóló kormányrendeletben meghatározott, miniszter egyetértéséhez kötött jogkörökkel kapcsolatos vezetői döntések előkészítése	5	–
NGM115	Az államháztartás és rendelet tervezeteinek előkészítése	5	–
NGM116	Számviteli rend körében az államháztartás szervezeteire vonatkozó ügyiratok	NS	15
NGM117	Államháztartással és költségvetéssel kapcsolatos belső és külső kontrollok és folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzések iratai	10	–
NGM118	Önkormányzati alrendszer külső ellenőrzésével kapcsolatos iratok	5	–
NGM119	Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzés Módszertani és Képzési Központ rendszerben részt vevők oktatása, képzése	10	–
NGM120	Az államháztartás központi és önkormányzati alrendszerének szabályozásával kapcsolatos iratok	5	–
NGM121	Rendkívüli önkormányzati támogatással és megyei önkormányzatok rendkívüli támogatásával kapcsolatos iratok	5	–
NGM122	Költségvetési szervek alapítói okiratainak véleményezésével kapcsolatos iratok	5	–
NGM123	Államháztartás és az államháztartás alrendszereivel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM124	Költségvetési felügyelők irányításával kapcsolatos iratok	5	–
NGM125	Államháztartási reform Kincstárat érintő stratégiai, szabályozási terveinek kidolgozása, kapcsolódó levelezések	NS	15
NGM126	Kincstár informatikai és uniós fejlesztésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM127	Kincstár operatív irányításával kapcsolatos dokumentumok	10	–
NGM128	Állami vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyek	10	–
NGM129	Külső és főosztályi kezdeményezésű megkeresésekhez kapcsolódó levelezések, egyeztetések	5	–
NGM130	Nem termelő infrastruktúra (közlekedés, posta, távközlés, vízgazdálkodás) államháztartási szabályozásával és költségvetésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM131	Ipar, energetika, agrárgazdaság államháztartási szabályozásával és költségvetésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM132	A tudomány-, technológia- és innovációpolitikával, illetve egyházpolitikával, médiapolitikával, valamint az országos nemzetiségi önkormányzatokkal közvetlenül összefüggő, a Minisztérium felelősségébe tartozó költségvetési és szabályozási feladatok	10	–
NGM133	Kétoldalú szociális biztonsági egyezmények előkészítésével, a hatályos egyezmények járulékszabályainak alkalmazásával összefüggő jogértelmezési feladatok	5	–
NGM134	A társadalombiztosítási pénzügyi alapjaihoz (alrendszerhez) kapcsolódó pénzügyi prognózisok, bevételek és kiadások alakulása, intézkedések, a társadalombiztosítás pénzügyi alapjainak évközi finanszírozásával kapcsolatos minisztériumi hatáskörbe rendelt feladatok	10	–
NGM135	Az állami költségvetés által finanszírozott és a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai által folyósított ellátásokra vonatkozó megállapodások, azok finanszírozása, elszámolások, az előirányzatok év közbeni alakulásával összefüggésben felmerülő intézkedések	10	–
NGM136	Prémiumévek programmal kapcsolatos iratok	10	–
NGM137	Bérpolitikai koncepciók	NS	15
NGM138	Személyi juttatási rendszer, életpályarendszer, illetményrendszer, teljesítményértékelés javaslatai, koncepciói	NS	15
NGM139	Megváltozott munkaképességű munkavállalók foglalkoztatásához nyújtható támogatásokkal kapcsolatos ügyiratok	5	–
NGM140	Szakmai feladatokhoz kapcsolódó koordinációs tevékenység iratai	5	–
NGM141	Közösségi költségvetéssel, költségvetés-módosításokkal, közösségi zárszámadásokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM142	Közösségi költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
NGM143	Európai uniós pénzügyi perspektíva ügyiratok	NS	15
NGM144	Európai uniós és EGT támogatásokkal kapcsolatos dokumentumok	10	–
NGM145	Európai uniós támogatásokhoz költségvetési tervezéséhez kapcsolódó feladatok dokumentumai (tervezési iratok, adatszolgáltatások stb.)	5	–
NGM146	EUTAF irányításával és működésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM147	Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) irányításával és felügyeletével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM148	Támogatási és finanszírozási szerződések pénzügyi és szakmai felügyelete	5	–
NGM149	„Törölve”	–	–
NGM150	Közösségi költségvetésbe befizetendő tételek forrásaival, kiszámításával, utalványozásával, nyilvántartásával, ellenőrzésével összefüggő ügyek	10	–
NGM151	Operatív programokkal, éves fejlesztési keretekkel kapcsolatos operatív feladatok, felkészítők, összefoglalók, jelentések, adatkérések	10	–
NGM152	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) szakértői munkacsoportokkal kapcsolatos ügyek	10	–
NGM153	Adatkérések, nyilvántartások iratai	5	–
NGM154	Költségvetési gazdálkodási rendszerrel kapcsolatos dokumentumok	5	–
NGM155	Közalapítványok, alapítványok, gazdasági társaságok ügyei	5	–
NGM156	Árképzési támogatásokkal és hatósági árügyekkel kapcsolatos iratok	10	–
NGM157	Kereskedelemmel, turizmussal, vendéglátással kapcsolatos iratok	10	–
NGM158	Csőd- és felszámolási eljárásokkal összefüggő ügyek	20	–
NGM159	Európai uniós agrár- és vidékfejlesztési támogatással összefüggő ügyek	10	–
NGM160	Államháztartással és költségvetési politikával kapcsolatos tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
NGM161	Európai uniós források allokációjával kapcsolatos iratok (forrásigények, felülről nyitások stb.)	10	–

Adópolitika iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM201	Államot illető befizetési kötelezettségek (adó-, vám- és illeték-, valamint járulékügyek) szabályozásával kapcsolatos iratok	5	–
NGM202	A fejlesztési adókedvezmény iránti bejelentés és kérelem	10	–
NGM203	Feltételes adómegállapítások iratai (benyújtást megelőző konzultációk jegyzőkönyvei, hiánypótlások stb.)	10	–
NGM204	Szerencsejáték-koncesszióval kapcsolatos iratok	30	–
NGM205	Nemzetközi vámügyi megállapodások előkészítése és végrehajtása	NS	15
NGM206	Vámegyüttműködési szakterülettel kapcsolatos ügyek	50	–
NGM207	Nemzeti Adó- és Vámhivatal rendészeti és bűnügyi szakterületét érintő ügyek	30	–
NGM208	Adóbeadványokkal, helyiadó-, gépjárműadó- és illetékbefizetésekre vonatkozó összesítések, jelentések	10	–
NGM209	Adóügyekben és járulékügyekkel, szerencsejáték-koncessziót nem érintő szerencsejáték üggyel kapcsolatos felügyeleti intézkedések	5	–
NGM210	Az adópolitikáért felelős miniszter, illetve a Nemzeti Adó- és Vámhivatal irányítására kijelölt miniszter kérelmére vagy hivatalból indított, illetve helyi- és gépjárműadó ügyben felügyeleti intézkedés	10	–
NGM211	Adókkal, szerencsejáték-koncessziót nem érintő szerencsejáték-szervezéssel kapcsolatos peres ügyek, bírósági, ügyészségi, alkotmánybírósági megkeresések, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások	10	–
NGM212	Vámjogszabályokkal kapcsolatos egyedi állásfoglalások	5	–
NGM213	Adómodellek	NS	15
NGM214	Adóelemzések, hatásvizsgálatok, szcenárióelemzések	10	–
NGM215	Adóbeadványokkal, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások	10	–
NGM216	Adópolitikai irányelvek	NS	15
NGM217	Adóreform, adóstruktúra-átalakítás előkészítése	NS	15
NGM218	Adópolitikai részanyagok, kommunikációs anyagok	5	–
NGM219	Nemzeti Adó- és Vámhivatal irányításával kapcsolatos iratok	10	–
NGM220	Hazai és nemzetközi szervezetekkel való kapcsolattartáshoz kapcsolódó iratok	10	–
NGM221	Nemzetközi megállapodások előkészítése és végrehajtása	NS	15
NGM222	A Minisztériumot érintő európai uniós tagsággal kapcsolatos dokumentumok	30	–
NGM223	A kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények előkészítésének, megkötésének, valamint alkalmazásának dokumentumai	50	–
NGM224	Európai uniós munkacsoportok (tanácsi, bizottsági) üléseire, egyéb uniós fórumokra készített TÁP-ok, írásbeli anyagok, jelentések	5	–
NGM225	Az információcsere-egyezmények előkészítésének, megkötésének, valamint alkalmazásának dokumentumai	50	–
NGM226	OECD adópolitikával, adózással foglalkozó fórumainak munkájához kapcsolódó iratok	10	–
NGM227	EKTB Vámunió szakértői csoport munkájával kapcsolatos iratok	5	–
NGM228	Nemzetközi vámmegállapodással (WTO), illetve a Vám Világszervezet (WCO) üléseivel kapcsolatos ügyek iratai	5	–
NGM229	Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–

Számviteli és könyvvizsgálati szabályozás iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM301	Az Országos Számviteli Bizottság, valamint a számviteli standard testületek működésével kapcsolatos elvi jelentőségű iratok	10	–
NGM302	Az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való részvétel	10	–
NGM303	Magyar Könyvvizsgálói Kamara törvényességi felügyeletével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM304	Könyvvizsgálói Közfelügyeleti Bizottság működésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM305	Az ágazati minisztérium felügyelete alá tartozó szakképesítések vizsgafeladatai, jegyzőkönyvei, vizsgabejelentései, dolgozatok átvételi elismervényei, megbízólevelek, megbízási szerződések, lektori vélemények	10	–
NGM306	Könyvviteli szolgáltatást végzők, adószakértők, adótanácsadók, okleveles adószakértők, belső ellenőrök regisztrációjával, továbbképzésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM307	Számviteli és könyvvizsgálati szabályozással kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM308	Szakmai szakértők és vizsgaelnökök, vizsgaszervezők (pályázati anyagok)	5	–
NGM309	Vizsgaelnöki és ellenőrzési jelentések, iskolák selejtezési jegyzőkönyvei	5	–
NGM310	Országos Szakmai Tanulmányi Versenyhez (OSZTV) kapcsolódó anyagok	3	–
NGM311	Számviteli és könyvvizsgálati szabályozáshoz kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–

Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásának iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM401	Befektetővédelmi, betétbiztosítási, valamint biztosítási garanciarendszerek felügyeletével és szabályozásával kapcsolatos iratok	30	–
NGM402	Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásával és felügyeletével kapcsolatos iratok	30	–
NGM403	A pénzügyi és biztosítási szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek	5	–
NGM404	A Pénzügyi Stabilitási Tanács és albizottságai üléseinek iratai	30	–
NGM405	Országos Betétbiztosítási Alap igazgatótanácsának üléseivel kapcsolatos iratok	30	–
NGM406	Szanálási Alap igazgatótanácsának üléseivel kapcsolatos iratok	30	–
NGM407	Szanálási Kollégiummal kapcsolatos iratok	30	–
NGM408	A pénzügyi és biztosítási szolgáltatásokkal kapcsolatos feladatok iratai	5	–
NGM409	Wesselényi Miklós Ár- és Belvízvédelmi Kártalanítási Alappal kapcsolatos ügyek	10	–
NGM410	A hallgatói hitelrendszer és a Diákhitel Központ Zrt. működésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM411	Az általános gyermek- és ifjúsági balesetbiztosítással kapcsolatos ügyek	10	–
NGM412	A kötelező gépjármű-felelősségbiztosítással kapcsolatos iratok	5	–
NGM413	Az államilag támogatott exportfinanszírozással kapcsolatos feladatok iratai	10	–
NGM414	Az európai uniós pénzügyi szabályozást érintő döntéshozatali tevékenységében való részvétellel kapcsolatos iratok	5	–
NGM415	Pénz-, tőke- és biztosítási piac szabályozásával kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–

Nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM501	Két- és többoldalú nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai	50	–
NGM502	Nemzetközi pénzügyi egyezmények előkészítésével kapcsolatos iratok	50	–
NGM503	Nemzetközi szerződések és egyezmények	NS	15
NGM504	OECD Beruházási Bizottság munkájával kapcsolatos iratok	50	–
NGM505	Az OECD Multinacionális vállalatokra vonatkozó irányelveivel kapcsolatos panaszos esetek dokumentumai	15	–
NGM506	Az OECD Globális Stratégiai Csoport munkájában való részvétellel összefüggő iratok	10	–
NGM507	Az OECD gazdaságpolitikai fórumainak munkájában való részvétellel összefüggő iratok	5	–
NGM508	Az OECD Nemzeti Tanáccsal kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM509	Az OECD Magyar Nemzeti Kapcsolattartó Pont tevékenységével kapcsolatos anyagok	5	–
NGM510	OECD melletti Magyar Állandó Képviselettel kapcsolatos iratok	10	–
NGM511	OECD-tagsággal kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
NGM512	A pénzmosás elleni küzdelem nemzetközi szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (FATF, Moneyval)	NS	15
NGM513	A pénzmosás elleni küzdelem európai uniós szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (Európai Bizottság, Tanács)	NS	15
NGM514	A pénzmosás elleni küzdelem hazai koordinációjával kapcsolatos iratok	5	–
NGM515	A terrorizmusfinanszírozás elleni küzdelemmel kapcsolatos (nemzetközi, európai uniós, kétoldalú és hazai) ügyek iratai	NS	15
NGM516	A pénzmosás és a terrorizmusfinanszírozás elleni jogszabályok előkészítésével kapcsolatos iratok	NS	15
NGM517	Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (Világbank) kapcsolatos iratok	50	–
NGM518	Nemzetközi Pénzügyi Társasággal (IFC) kapcsolatos iratok	50	–
NGM519	Nemzetközi Fejlesztési Társulással (IDA) kapcsolatos iratok	50	–
NGM520	Nemzetközi Beruházásbiztosítási Ügynökséggel (MIGA) kapcsolatos iratok	50	–
NGM521	Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bankkal (EBRD) kapcsolatos iratok	50	–
NGM522	Nemzetközi Valutaalappal (IMF) kapcsolatos iratok	50	–
NGM523	Európai Tanács Fejlesztési Bankkal (CEB) kapcsolatos iratok	50	–
NGM524	Európai Beruházási Bankkal (EIB) kapcsolatos iratok	50	–
NGM525	Északi Beruházási Bankkal (NIB) kapcsolatos iratok	50	–
NGM526	Globális Környezetvédelmi Alappal (GEF) kapcsolatos iratok	50	–
NGM527	Nemzetközi Fejlesztési Együttműködéssel (NEFE) kapcsolatos iratok	50	–
NGM528	Nemzetközi Beruházási Bankkal (NBB) kapcsolatos iratok	50	–
NGM529	Nemzetközi Gazdasági Együttműködési Bankkal (NGEB) kapcsolatos iratok	50	–
NGM530	Európai Unió gazdaságpolitikai koordinációjához (Ecofin, EFC, EPC előkészítés) köthető stratégiai dokumentumok	NS	15
NGM531	Európai Unió gazdaságpolitikai koordinációjához (Ecofin, EFC, EPC előkészítés) köthető operatív dokumentumok	50	–
NGM532	Konvergencia program és annak végrehajtásához kapcsolódó dokumentumok	NS	15
NGM533	Európai uniós jogharmonizációval kapcsolatos iratok	NS	15
NGM534	Notifikációval kapcsolatos iratok	NS	15
NGM535	Az Európai Unió Állandó Képviseleten szolgálatot teljesítő szakattasékkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM536	Az Európai Unió Állandó Képviseleten keresztül megvalósuló, európai uniós intézményeket érintő tárcabejelentések, megkeresések	10	–
NGM537	Európai Unió Pilot, kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárásokhoz kapcsolódó iratok	NS	15
NGM538	Európai Unió fizetési mérleg problémák áthidalását szolgáló hitelének (BoP) utókezelésével kapcsolatos dokumentumok	NS	15
NGM539	Az európai szemeszterrel, az országspecifikus ajánlásokkal kapcsolatos iratok	10	–
NGM540	A Nemzeti Ikerintézményi Program (Twinning) koordinációjával összefüggő iratok és EU-s képzések koordinációjával összefüggő ügyek (TAIEX együttműködés)	NS	15
NGM541	Európai uniós szakpolitikai kérdések megvitatására létrehozott hazai kormányzati egyeztető fórumok	10	–
NGM542	Nemzetközi pénzügyi intézményi és európai uniós tagságból fakadó rendszeres ország látogatásokhoz, valamint egyéb nemzetközi tárgyalásokhoz kapcsolódó feladatok iratai	10	–
NGM543	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) szakértői csoportok kijelölése és nyilvántartása, szervezeti, személyi kérdések	10	–
NGM544	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) ülésekre benyújtandó tárgyalási álláspontok, előterjesztések iratai	10	–
NGM545	Bővítés és szomszédságpolitikával (Keleti Partnerség, Euro-mediterrán partnerség) kapcsolatos ügyek	10	–
NGM546	Szakmai konferenciák rész- és felkészítő anyagai	10	–
NGM547	Állami vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok	10	–
NGM548	Kötött segélyhitelezéssel kapcsolatos minisztériumi állásponttal kapcsolatos iratok	15	–
NGM549	Európai uniós témával összefüggő tájékoztatók, felkészítők, összefoglalók, jelentések	10	–
NGM550	Szakmai feladatokhoz kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók	1	–
NGM551	Ázsiai Infrastrukturális Befektetési Bankkal (AIBB) kapcsolatos iratok	50	–

Belgazdasággal, gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával kapcsolatos iratok

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM601	Gazdaságpolitikával, makrogazdaság szabályozásával, versenyképesség megteremtésével kapcsolatos iratok	NS	15
NGM602	Kutatási és elemzési anyagok	NS	15
NGM603	Stratégiai tervezés módszertanával, szakmapolitikai stratégiákkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM604	Stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok	10	–
NGM605	Közgazdasági és versenyképességi elemzési tevékenységgel kapcsolatos iratok	5	–
NGM606	Iparági elemzéssel kapcsolatos iratok	5	–
NGM607	Nemzetközi stratégiai-tervezési intézetekhez kapcsolódó iratok	10	–
NGM608	Közgazdasági modellezéshez, hatásvizsgálathoz kapcsolódó iratok	10	–
NGM609	Pénzügyi szektorral kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM610	Makrogazdasági előrejelzések	15	–
NGM611	Makrogazdasági elemzések	NS	15
NGM612	Államadósság Kezelő Központ Zrt. irányításával és felügyeletével kapcsolatos iratok	10	–
NGM613	Magyar Nemzeti Bankkal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM614	Jövő- és trendkutatással, illetve nemzetközi think-tankekkel és jövőkutatási intézményekkel kapcsolatos iratok kapcsolódó iratok	NS	15
NGM615	Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM616	Minisztériumi vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok és tárgyalási téma javaslatok	10	–
NGM617	Nemzetgazdaság szempontjából kiemelt jelentőségű országokkal, kétoldalú gazdasági kapcsolatokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM618	Magyarországi beruházókkal kapcsolatok ügyek iratai	10	–
NGM619	BIE képviselettel és Világkiállításokkal, illetve hazai és nemzetközi kiállításokkal, rendezvényekkel és vásárokkal kapcsolatos iratok	10	–
NGM620	Regionális együttműködési fórumok iratai	10	–
NGM621	Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel (GVB, munkacsoport) kapcsolatos iratok	10	–
NGM622	Magyar külképviseletekkel és hazánkba akkreditált diplomáciai testületekkel, illetve nemzetközi koordinációs tevékenységgel kapcsolatos iratok	5	–
NGM623	Gazdaságpolitikával, gazdaságtervezéssel és vállalkozásfejlesztéssel foglalkozó európai uniós intézmények, illetve nemzetközi szerveztek munkájában történő részvételhez kapcsolódó iratok	NS	15
NGM624	Nemzetközi szervezetekkel és közösségi intézményekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
NGM625	Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokkal kapcsolatos elvi jelentőségű iratok	NS	15
NGM626	Nemzetközi és tárcaközi megállapodásokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek iratai	5	–
NGM627	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság (EKTB) és munkacsoportjával kapcsolatos iratok	10	–
NGM628	Hazai és közösségi cselekvési tervek, fejlesztési programokkal, intézményrendszerrel kapcsolatos iratok	NS	15
NGM629	Operatív programokhoz kapcsolódó értékelések, monitoring tevékenység, hatásvizsgálatok iratai	NS	15
NGM630	Operatív programokkal és cselevési tervekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM631	Európa2020 Stratégia végrehajtásával összefüggő iratok	NS	15
NGM632	EU források allokációjával kapcsolatos iratok	10	–
NGM633	Akkreditált Innovációs Klaszter (AIK) pályázatok	15	–
NGM634	Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (GVOP) pályázatok	**5	–
NGM635	Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP) pályázatok	**5	–
NGM636	Gazdaságfejlesztési és Innovációs Operatív Program (GINOP) pályázatok	**5	–
NGM637	Regionális Operatív Program (ROP) pályázatok iratai	**5	–
NGM638	Terület- és Településfejlesztési Operatív Program (TOP) pályázatok	**5	–
NGM639	Versenyképes Közép-Magyarország Operatív Program (VEKOP) pályázatok	**5	–
NGM640	Vállalkozásfejlesztési politikával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM641	A versenyképesség általános javítására, vállalkozások adminisztratív terheinek csökkentésére irányuló kezdeményezésekkel összefüggő iratok	NS	15
NGM642	Vállalkozásokkal, vállalkozásfejlesztési programokkal kapcsolatos jogi szabályozások előkészítése	5	–
NGM643	Piacfejlesztési ügyek	5	–
NGM644	Vállalkozásfejlesztési ügyekkel és támogatási programokkal kapcsolatos folyamatba épített, előzetes és utólagos ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok	10	–
NGM645	Vállalkozásfejlesztési Tanáccsal, hazai szervezetekkel és a nyilvánossággal való szakmai kapcsolatok iratai	5	–
NGM646	Vállalkozásfejlesztési folyamattal kapcsolatos adminisztratív ügyek, jelentések, beszámolók	5	–
NGM647	Hazai és külföldi szakmai szervezetekkel, érdekképviseletekkel, kapcsolatos ügyek	5	–
NGM648	Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok meghívók	1	–
** A program fenntartási időszakát követően

Iparügyekkel kapcsolatos iratok

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM701	Stratégiaalkotással, szakmapolitikai stratégiákkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM702	Kormányzati iparpolitikai programok végrehajtásához kapcsolódó iratok	10	–
NGM703	Monitoring, kutatási és elemzési anyagok	NS	15
NGM704	Ágazati szabályozás előkészítésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM705	Lánctartozások csökkentésével, a teljesítésigazolási Szakértő Szervvel kapcsolatos iratok	15	–
NGM706	Ipari Park Tanáccsal, illetve ipari parkokkal kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM707	Telepengedélyezéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM708	Bányászati iparág fejlesztésével kapcsolatos ügyek	15	–
NGM709	Fa- és bútoriparral kapcsolatos ügyek iratai	15	–
NGM710	Építőipart, építőanyag-ipart érintő találmányok, javaslatok, felajánlások, támogatások	NS	15
NGM711	Építőipart, építőanyag-ipart érintő állami támogatások, pályázatok kiírásával, lebonyolításával kapcsolatos feladatok	15	–
NGM712	Az építő- és építőanyag-ipar gazdasági folyamatainak elemzései, tanulmányok	10	–
NGM713	Autóbusz iparágat és a kötöttpályás járműipart érintő ügyek iratai	15	–
NGM714	„Törölve”	–	–
NGM715	„Törölve”	–	–
NGM716	Nemzeti akkreditálás és szabványosítás szakmai szabályozással kapcsolatos iratok	NS	15
NGM717	Kamarai, érdekképviseleti, illetve szakmai szervezetekkel kapcsolatos ügyek	5	–
NGM718	Haditechnikai és exportellenőrzési hatóság által végzett engedélyezési eljárások iratai	10	–
NGM719	Mérésügyi és műszaki biztonsági hatóságok szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok	5	–
NGM720	Budapest Főváros Kormányhivatala által lefolytatott hatósági eljárások fellebbezésével kapcsolatos ügyek iratai	5	–
NGM721	A nemzetközi és európai uniós ágazati szervekkel és fórumokkal kapcsolatos iratok	5	–
NGM722	A gazdaságmozgósítási informatikai rendszerrel kapcsolatos anyagok	10	–
NGM723	Gazdaságmozgósítási intézkedési tervek	NS	15
NGM724	A Befogadó Nemzeti Támogatás és a NATO Biztonsági Beruházási Program anyagai	10	–
NGM725	Védelmi, védelemigazgatási gyakorlatokkal, felkészítésekkel kapcsolatos anyagok	10	–
NGM726	Minősített időszak tervezése, katonai meghagyás anyagai	5	–
NGM727	Védelmi célú állami tartalékokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM728	Minősített időszaki termelés (haditechnikai, lakossági fogyasztási cikkek) ügyei	5	–
NGM729	Minősített időszaki lakossági ellátás tervezése	5	–
NGM730	Hadiipari kapacitások, rögzítések, szerződések, előszerződések	5	–
NGM731	Minősített időszaki rendkívüli intézkedések anyagai	10	–
NGM732	Védelmi célú terület-előkészítés anyagai	10	–
NGM733	Ipari katasztrófaelhárítás információs rendszerjelentések, feldolgozások, költségvetés	5	–
NGM734	Nukleárisbaleset-elhárítási anyagok, országos sugárfigyelő-, jelző- és ellenőrző rendszerrel kapcsolatos dokumentumok	10	–
NGM735	ENSZ EGB-egyezmény, határon túl nyúló ipari katasztrófák ügyei	NS	15
NGM736	Polgári védelmi költségvetés, beszerzések, készletek selejtezése, továbbképzés iratai	5	–
NGM737	Rendkívüli események bejelentése, intézkedések	5	–
NGM738	A gazdaságfelkészítési tervezés módszertani, jogszabályi és költségvetési kérdései	10	–
NGM739	Katasztrófavédelem ágazati ügyei	10	–
NGM740	Ipari katasztrófákkal, vészhelyzetekkel, rendkívüli eseményekkel kapcsolatos anyagok	NS	15
NGM741	Nemzeti válságkezelési rendszer kialakításának dokumentumai	NS	15
NGM742	Európai Védelmi Ügynökség (EDA) védelmi piac integrációs programjával kapcsolatos ügyek	5	–
NGM743	A NATO-tagságból adódó ágazati feladatok dokumentumai	10	–
NGM744	Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, kiadványok, meghívók	1	–

Építésgazdaság, lakásgazdálkodás és lakáspolitika iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM801	Építésgazdasági tevékenységgel kapcsolatos kutatás-fejlesztés	NS	15
NGM802	Az építésgazdaság körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek	15	–
NGM803	Az építésgazdasági tevékenység elismerésére alapított díjakkal kapcsolatos ügyek	5	–
NGM804	Épület-energiahatékonysági közép- és hosszú távú cselekvési terve	N	15
NGM805	Hazai és nemzetközi építőipari, építőanyag-ipari szakmai szervezetekkel, szövetségekkel és kutatóintézetekkel kapcsolatos iratok	10	–
NGM806	Otthonteremtési stratégia kidolgozásával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM807	Lakás célú állami támogatásokkal kapcsolatos, a pénzügyi elszámolásról szóló megbízási szerződések	NS	HN
NGM808	Lakástámogatások elszámolásával kapcsolatos iratok	5	–
NGM809	Egyéb lakástámogatásokra vonatkozó, a Magyar Államkincstár megkereséseivel kapcsolatos iratok	3	–
NGM810	Lakáspályázatokkal kapcsolatos iratok	NS	HN
NGM811	Ingatlanközvetítői, társasházkezelői, ingatlankezelői és ingatlanvagyon-értékelő és -közvetítői szakképesítéssel kapcsolatos iratok	5	–
NGM812	Ingatlan értékbecslő igazságügyi szakértői névjegyzékkel kapcsolatos iratok	5	–
NGM813	Lakásgazdálkodással, lakásüggyel kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM814	Szakmai feladatokkal kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, kiadványok, meghívók	1	–

Kereskedelemmel kapcsolatos iratok

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM901	Kereskedelemfejlesztés, stratégiai anyagok	NS	15
NGM902	„Törölve”	–	–
NGM903	„Törölve”	–	–
NGM904	Piacfejlesztési ügyek	5	–
NGM905	Hatósági eljárások fellebbezésével kapcsolatos ügyek iratai	5	–
NGM906	Kamarai, érdekképviseleti, szakmai szervezeti ügyek	5	–
NGM907	Tanácsok, testületek, bizottságok működtetése, titkársági feladatai	5	–
NGM908	Szakmai konferenciák rész- és felkészítő anyagai	3	–
NGM909	Az Európai Unió és nemzetközi ügyek	NS	15
NGM910	„Törölve”	–	–
NGM911	„Törölve”	–	–
NGM912	„Törölve”	–	–
NGM913	„Törölve”	–	–
NGM914	„Törölve”	–	–
NGM915	„Törölve”	–	–
NGM916	Szakmai feladatokhoz kapcsolódó tájékoztató anyagok, meghívók	1	–
NGM917	Digitális kereskedelemfejlesztés koordinációjával összefüggő ügyek	10	–
NGM918	Kereskedelmi szektor működésének koordinálásával kapcsolatos adminisztratív ügyek (jelentések, beszámolók stb.)	5	–

Egészségiparral kapcsolatos ügyek

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM1001	Ágazati (gyógyszer- és gyógynövényipari, orvostechnológiai, orvosi IKT, biotechnológia) fejlesztési stratégiák elvi jelentőségű ügyei	NS	15
NGM1002	Stratégiai feladatok végrehajtásával kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM1003	„Törölve”	–	–
NGM1004	Egészségiparral, egészséggazdálkodással kapcsolatos adminisztratív ügyek és statisztikák	5	–
NGM1005	„Törölve”	–	–
NGM1006	„Törölve”	–
NGM1007	Miniszteri keret terhére nyújtott támogatások ügyei	5	–
NGM1008	„Törölve”	–	–
NGM1009	„Törölve”	–	–
NGM1010	„Törölve”	–	–
NGM1011	Európai Unió és egyéb nemzetközi szervezetek szakmai fórumaival, illetve nemzetközi turisztikai kapcsolatokkal kapcsolatos iratok (V4, KEK, Európai Unió, OECD)	5	–
NGM1012	Új Széchenyi Terv ágazati programjaival kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek	NS	15
NGM1013	Új Széchenyi Terv ágazati programjaival kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM1014	„Törölve”	–	–
NGM1015	„Törölve”	–	–
NGM1016	Egyéb egészségipari programok iratai (fedett hajtású termesztés, geotermális energia hasznosítása, nanotechnológia, kispatikák megmentésének koncepciója, munkacsoportok anyagai)	5	–
NGM1017	Egészségipari tevékenység területének közigazgatási és jogi elvi jellegű ügyei	NS	15
NGM1018	Egészségiparral kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók	1	–
NGM1019	Európai uniós társfinanszírozású egészségipari programok, véglegesített anyagok	NS	15
NGM1020	Két- és többoldalú nemzetközi egészségipari-egészséggazdasági szerződések, egyezmények	NS	15
NGM1021	Kétoldalú egészségipari-egészséggazdasági kapcsolatok iratai	5	–

Területfejlesztés stratégiai tervezésének iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM1101	A területfejlesztés területi intézményelemeinek működésével, területfejlesztési szabályozással kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1102	A területfejlesztési intézményrendszer fejlesztésével összefüggő ügyek, az intézményrendszer alakításának szakmai megalapozásával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1103	Országos Területfejlesztési Érdekegyeztető Fórum (OTÉF) működtetésével és annak titkársága munkájával kapcsolatos iratok	15	–
NGM1104	Országos Fejlesztési és Területfejlesztési Koncepció kidolgozásával és módosításával összefüggő ügyek	NS	15
NGM1105	Területfejlesztési kutatások, tervek	NS	15
NGM1106	Fejlesztési tanácsok (térségi, regionális, megyei, térségi kistérségi tanácsok) döntéseivel, üléseivel kapcsolatos iratok	5	–
NGM1107	Területi (környezeti, társadalmi és gazdasági) hatásvizsgálattal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1108	Operatív programokkal, kiemelt (országos jelentőségű) területfejlesztési programok megvalósításával és támogatásával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1109	Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás	15	–
NGM1110	Az Országos Fejlesztési és Területfejlesztési Koncepció felülvizsgálatával, átdolgozásával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1111	Az ország területi fejlődési folyamatainak figyelemmel kísérésével és értékelésével kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1112	Vállalkozási övezetek kijelölésével kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1113	Vállalkozási övezetek működésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1114	Szakágazati ügyekkel (vízgazdálkodás, természetvédelem, környezetvédelem stb.) kapcsolatos iratok	5	–
NGM1115	A társadalmi, civil szervezetek, egyházak területfejlesztéssel összefüggő ügyei	5	–
NGM1116	Speciális adottságú térségek (tanyás, aprófalvas, nemzetiségi stb.) ügyei	10	–
NGM1117	Területfejlesztési szabályozási ügyek	15	–
NGM1118	Szakterülethez kapcsolódó háttérintézmény irányításával, felügyeletével kapcsolatos iratok	15	–
NGM1119	Területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival, a Lechner Lajos Tudásközpont Területi, Építésügyi, Örökségvédelmi Informatikai Nonprofit Kft. területfejlesztési információs rendszerének szakmai irányításával kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1120	Más tárcákkal közös pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1121	Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal, nemzetközi szakmai szervezetekkel kapcsolatos iratok	10	–
NGM1122	Az Európai Unió tanácsi és bizottsági ülésekkel, munkacsoportok tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok	NS	15
NGM1123	Európai uniós jogalkotás és iránymutatások, kohéziós rendeletek, Lisszaboni Agenda és területi kohézió (Területi Agenda, Lisszaboni Charta NUTS, EGTC, EU 2020)	15	–
NGM1124	Hazai és közösségi területfejlesztési programokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1125	Hazai és közösségi területfejlesztési programokhoz kapcsolódó adminisztratív ügyek	5	–
NGM1126	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság és munkacsoportjainak tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok	10	–
NGM1127	Közösségi kezdeményezések (NTCCP, EGTCUM, INTERREG EUROPE, INTERACT III, ESPON 2013, ESPON 2020, CENTRAL EUROPE 2020, DUNA) iratai	10	–
NGM1128	Duna Transznacionális Program programszintű iratai	15	–
NGM1129	Területfejlesztéssel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók	1	–

Társadalmi párbeszéd iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM1201	Kollektív szerződésekkel kapcsolatos ügyek	NS	HN
NGM1202	Közalkalmazotti szakszervezetek taglétszám-igazolásával kapcsolatos dokumentumok	N	15
NGM1203	Közalkalmazotti Tanácsi választásokkal kapcsolatos dokumentumok	5	–
NGM1204	Üzemi tanácsi választással, eredményekkel kapcsolatos dokumentumok	NS	HN
NGM1205	Ágazati párbeszéd ügyeinek iratai	NS	HN
NGM1206	A Kormány, a munkavállalói és munkaadói érdekképviseletek együttműködésére, a szociális partnerek jog- és hatáskörére vonatkozó iratok	NS	15
NGM1207	Makroszintű intézményes egyeztető fórumok fejlesztésével, működtetésével kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1208	Munkavállalók részvételi intézményrendszerével kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1209	A munkaügyi konfliktusok kezelésével kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1210	A Közalkalmazottak Országos Munkaügyi Tanácsával (KOMT) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1211	Országos Közszolgálati Érdekegyeztető Tanáccsal (OKÉT) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1212	Érdekegyeztetés, társadalmi párbeszéd, munkaügyi kapcsolatok folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	10	–
NGM1213	Társadalmi párbeszéddel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratok, meghívók	1	–

Foglalkoztatáspolitika iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM1301	Foglalkoztatási egyezmények	NS	15
NGM1302	Munkaerőpiaccal kapcsolatos hazai és nemzetközi konferenciák, tanácskozások jegyzőkönyvei	NS	15
NGM1303	Foglalkoztatáspolitikai koncepciók kialakításához kapcsolódó kutatási és elemzési anyagok	10	–
NGM1304	Foglalkoztatási folyamatok, munkanélküliség elemzésével kapcsolatos iratok, hatástanulmányok, kutatások	NS	15
NGM1305	Egyes atipikus foglalkoztatási formák támogatásával kapcsolatos javaslatok, koncepciók	NS	15
NGM1306	Foglalkoztatással kapcsolatos jogszabályok közösségi jogharmonizációjával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1307	A keresetalakulás (növekedés, szektorális, ágazati, szakmai relatív kereseti viszonyok változása) elemzése	NS	15
NGM1308	Javaslatok a közszféra kormányzati bérpolitikájának kidolgozásához, összehangolásához	NS	15
NGM1309	Javaslatok a versenyszféra keresetalakulását befolyásoló kormányzati bérpolitika kialakításához	NS	15
NGM1310	Bérmeghatározási rendszerek kidolgozásával kapcsolatos ügyek (országos minimálbér, garantált bérminimum, előmeneteli és illetményrendszerek a költségvetési szférában)	NS	15
NGM1311	Modellszámítások a közalkalmazotti illetményrendszerhez	NS	15
NGM1312	Javaslatok az európai uniós bérszintekhez való hosszabb távú bérpolitika kialakításához	NS	15
NGM1313	Bérszakmai szolgáltatások (adatközlés, felvilágosítás, tanácsadás, állásfoglalás megkeresésre)	NS	15
NGM1314	Nemzetközi szervezetek tájékoztatása a bérmeghatározási rendszerekről, a béralakulásról	NS	15
NGM1315	A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos rövid és középtávú előrejelzések	NS	15
NGM1316	A munkanélküliség alakulásával kapcsolatos hosszú távú előrejelzések	NS	15
NGM1317	Központi munkaerőpiac, foglalkoztatási, képzési programokkal összefüggő dokumentumok	15	–
NGM1318	Nemzeti Foglalkoztatási Alapból nyújtandó munkahelyteremtő támogatások iratai	20	–
NGM1319	Aktív foglalkoztatási célok támogatása fejezeti kezelésű előirányzatból (AFC) nyújtandó támogatásokkal kapcsolatos iratok	10	–
NGM1320	Hazai forrásból megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és operatív irányításával kapcsolatban keletkező iratok	20	–
NGM1321	Szakképzéssel kapcsolatos operatív programok előkészítésével tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos anyagok	20	–
NGM1322	Megyei munkaerőpiaci programokkal kapcsolatos iratok	10	–
NGM1323	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerőpiaci feladatot ellátó szervezeti egységgel kapcsolatos hatósági ügyek	NS	15
NGM1324	A fővárosi és megyei kormányhivatalok munkavédelmi, illetve munkaügyi hatáskörben eljáró járási hivatalaival kapcsolatos hatósági ügyek	NS	15
NGM1325	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerőpiaci feladatot ellátó szervezeti egységek nyilvántartásba vétellel kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok	10	–
NGM1326	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerőpiaci feladatot ellátó szervezeti egységek közérdekű munkával kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok	10	–
NGM1327	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerőpiaci feladatot ellátó szervezeti egység vezetői értekezlet szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
NGM1328	Csoportos létszámleépítés bejelentésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1329	Fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerőpiaci feladatot ellátó szervezeti egységek munkanélküli ellátásokkal, foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal, munkaerőpiaci szolgáltatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok	10	–
NGM1330	Foglalkoztatással összefüggő megbízási szerződések	15	–
NGM1331	Megváltozott munkaképességű személyek foglalkoztatásának támogatásával kapcsolatos iratok	15	–
NGM1332	Területi regionális foglalkoztatások ügyei	10	–
NGM1333	Munkaerőpiaci ajánlásokkal, illetve módszertani állásfoglalásokkal kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1334	Megegyezésen alapuló Vezetési Rendszer (MEV rendszer) fejlesztésével és működtetésével kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1335	Foglalkoztatási portálokkal (eures.munka.hu, munka.hu) kapcsolatos iratok	5	–
NGM1336	Informatikai programrendszerek módszertani támogatásával kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1337	Nemzetközi Szabványügyi Testülettel (ISO) kapcsolatos iratok	5	–
NGM1338	Munkaerőpiaccal és foglalkoztatással kapcsolatos társszervi megkeresések	5	–
NGM1339	Az EURES Nemzeti Koordinációs Iroda működtetésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1340	„Törölve”	–	–
NGM1341	„Törölve”	–	–
NGM1342	„Törölve”	–	–
NGM1343	„Törölve”	–	–
NGM1344	„Törölve”	–	–
NGM1345	„Törölve”	–	–
NGM1346	Külföldiek magyarországi munkavállalásával kapcsolatos iratok	15	–
NGM1347	Migráns munkavállalók szociális biztonságának ügyei	50	–
NGM1348	Foglalkoztatáspolitikai ügyek folyamatába épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzések dokumentumai (FEUVE)	10	–
NGM1349	Nemzeti Foglalkoztatási Alap szabályzatai, működtetésével kapcsolatos központi szabályozások, elvi állásfoglalások, iránymutatások, kérelmek, tervezések dokumentumai	NS	15
NGM1350	Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetési feladataival kapcsolatos iratok (működési tartalék, ingatlan beruházások, informatikai fejlesztés)	NS	HN
NGM1351	Nemzeti Foglalkoztatási Alappal kapcsolatos adatszolgáltatások	10	–
NGM1352	Nemzeti Foglalkoztatási Alap tervezésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM1353	Nemzeti Foglalkoztatási Alap éves költségvetésének előkészítésével kapcsolatos iratok	10	–
NGM1354	Nemzeti Foglalkoztatási Alap éves költségvetési dokumentumai (beszámolók, zárszámadások)	NS	15
NGM1355	Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésének adminisztratív ügyei: számviteli, leltározási dokumentumok, megállapodások havi és negyedéves jelentések, szerződések stb.	10	–
NGM1356	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerőpiaci feladatot ellátó szervezeti egysége általános felügyeleti irányításával kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1357	A fővárosi és megyei kormányhivatal munkavédelmi hatóságai, illetve munkaügyi hatóság hatáskörben eljáró járási hivatalainak általános felügyeleti irányításával kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1358	A fővárosi és megyei kormányhivatal foglalkoztatási, munkaerőpiaci feladatot ellátó szervezeti egységek foglalkoztatást elősegítő támogatásokkal kapcsolatos tevékenységének szakmai irányításával összefüggő iratok	10	–
NGM1359	„Törölve”	–	–
NGM1360	Éves foglalkoztatási jelentések, adatok	NS	15
NGM1361	Havi jelentések, adatszolgáltatások munkaügyekben	5	–
NGM1362	Hivatalvizsgálat	NS	15
NGM1363	Évzárási/évnyitási feladatokhoz kapcsolódó ügyek	5	–
NGM1364	Partnerközpontú minőségirányítási rendszer	5	–
NGM1365	NFSZ Partnerközpontú Minőségdíjjal kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1366	POSTING (Kiküldetés, kirendelés, munkaerő-kölcsönzés) ügyek	5	–
NGM1367	Munkaügyi célvizsgálatok, akció-ellenőrzések	NS	15
NGM1368	Foglalkoztatással kapcsolatos módszertani útmutatók iratai	5	–
NGM1369	Panaszügyek munkaügyben	5	–
NGM1370	Jogerős I. fokú határozatok	2	–
NGM1371	Ügyészségi törvényességi felügyelet közigazgatási ügyekben	10	–
NGM1372	Fellebbezés államigazgatási határozat ellen	10	–
NGM1373	Peres ügyek államigazgatási határozat ellen	10	–
NGM1374	Felügyeleti intézkedés államigazgatási határozatokkal kapcsolatban	10	–
NGM1375	Hatósági bizonyítványokkal kapcsolatos iratok	10	–
NGM1376	OFA Országos Foglalkoztatási Közhasznú Nonprofit Kft. által megvalósított programokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1377	Megfelelőségtanúsítással és megfelelőségértékeléssel kapcsolatos témák	10	–
NGM1378	MSZT (Magyar Szabványügyi Testület) tagsággal, szabványosítással, szabványok véleményezésével összefüggő ügyek	10	–
NGM1379	Egyéni védőeszközökkel kapcsolatos ügyek	15	–
NGM1380	Munkavédelmi ügyekkel kapcsolatos megkeresések	5	–
NGM1381	Fokozott expozíciók bejelentése	5	–
NGM1382	Foglalkozási megbetegedések bejelentése	5	–
NGM1383	Balesetvizsgálati anyagok	5	–
NGM1384	Halálos baleset bejelentőlapjai és jegyzőkönyvei	10	–
NGM1385	Munkavédelmi jelentések, adatszolgáltatások	NS	15
NGM1386	Munkavédelmi szakértői ügyek	10	–
NGM1387	Bejelentett szervekkel kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1388	Munkavédelmi ügyekkel kapcsolatos módszertani útmutatók iratai	5	–
NGM1389	Munkavédelmi és Munkaügyi szakigazgatási szerv szakmai irányításával kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM1390	Munkavédelmi tanácsadók tájékoztatásai	NS	15
NGM1391	Munkavédelmi célvizsgálatok, akció-ellenőrzések	5	–
NGM1392	Előzetes bejelentéssel folytatott munkavédelmi ellenőrzések	NS	15
NGM1393	Munkavédelmi felügyelőségek hivatalvizsgálatai	5	–
NGM1394	Piacfelügyeleti ügyek (KPIR – Központi Piacfelügyeleti Intézkedési Rendszer, RAPEX – veszélyes fogyasztási cikkekkel kapcsolatos bejelentések rendszere, ellenőrzések stb.)	15	–
NGM1395	Munkavédelmi Bizottsággal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1396	Nemzetgazdaság előző évi helyzetéről tájékoztató iratok	NS	15
NGM1397	Nemzeti Munkavédelmi Politikával kapcsolatos ügyek dokumentumai, jegyzőkönyvek, levelezések	NS	15
NGM1398	Munkabiztonsági szakértők működési engedélye	NS	15
NGM1399	Igazságügyi szakértői kérelmek véleményezése	15	–
NGM1400	Munkavédelmi jellegű bírságok felhasználásával kapcsolatos ügyek, pályázatok	15	–
NGM1401	Panaszügyek munkavédelmi ügyekben	5	–
NGM1402	Bejelentések munkavédelmi ügyekben	5	–
NGM1403	Fellebbezés I. fokú munkavédelmi közigazgatási határozat ellen	10	–
NGM1404	Peres ügyek munkavédelmi ügyekben	10	–
NGM1405	Európai Munkavédelmi Ügynökséggel kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1406	SLIC-kel (Munkafelügyeleti Vezetők Bizottságával) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1407	Az Európai Unió Szociálpolitikai és Foglalkoztatás Nemzeti Programjához kapcsolódó ügyek	NS	15
NGM1408	Külföldi szervekkel kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1409	Kormányközi Vegyes Bizottságokkal kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1410	Európai uniós intézmények és fórumok tevékenységével kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1411	Nemzetközi Munkaügyi Szervezettel (ILO), illetve egyéb nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos szakmai együttműködések és programok, illetve jelentések iratai	NS	15
NGM1412	Nemzetközi és európai uniós intézményekben való részvételhez kapcsolódó előkészítő, illetve háttéranyagok (tájékoztatók, rész- és felkészítő anyagok, összefoglalók)	10	–
NGM1413	Európai uniós, illetve nemzetközi szakmai fórumokon (ILO, ENSZ, OECD stb.) történő részvétel adminisztratív ügyei	10	–
NGM1414	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság, valamint szakértői munkacsoportjainak iratai	10	–
NGM1415	Foglalkoztatáshoz kapcsolódó pilot eljárások, illetve kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárások iratai	NS	15
NGM1416	Nemzeti ILO Tanács működésével kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1417	Foglalkoztatással és munkaerő szabad áramlásával kapcsolatos nemzetközi megállapodások előkészítése és végrehajtásával összefüggő iratok	NS	15
NGM1418	Kormányközi Vegyes Bizottságok	NS	15
NGM1419	Uniós stratégiákhoz kapcsolódó hazai stratégiák kidolgozásakor keletkezett iratok (EU 2020)	10	–
NGM1420	Kiemelt programok tervezésével és előkészítésével kapcsolatos ügyek	15	–
NGM1421	Strukturális Alapok keretében megvalósuló programok előkészítésével, tervezésével és nyomon követésével kapcsolatos iratok (például TÁMOP, TIOP, GINOP, VEKOP stb.)	20	–
NGM1422	„Törölve”	–	–
NGM1423	Közvetlen brüsszeli pályázatok iratai	15	–
NGM1424	Hazai társfinanszírozású, illetve egyéb nemzetközi pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM1425	Európai Globalizációs Alkalmazkodási Alap (EGAA) felhasználása	NS	15
NGM1426	Európai Szociális Alappal (ESZA) kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1427	Államreform Operatív Programmal kapcsolatos pályázatok	**10	–
NGM1428	Elektronikus Közigazgatás Operatív Programmal kapcsolatos pályázatok	**10	–
NGM1429	„Törölve”	–	–
NGM1430	HEFOP 1.2 projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
NGM1431	HEFOP 2.2.2 projekt dokumentációja	**10	–
NGM1432	HEFOP 3.5.3 Lépj előre projekt iratai	**10	–
NGM1433	KMROP 4.1.2 Az integrált foglalkoztatási és szociális szolgáltatási rendszer kialakítása projekt iratai	**10	–
NGM1434	TÁMOP 1.1.2 Decentralizált programok a hátrányos helyzetűek foglalkoztathatóságáért projekt iratai	**10	–
NGM1435	TÁMOP 1.3.1 projekttel kapcsolatos ügyek	**10	–
NGM1436	TÁMOP 1.3.1-12 A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat fejlesztése II. projekt iratai	**10	–
NGM1437	TÁMOP 2.1.1 Lépj egyet előre II. projekt iratai	**15	–
NGM1438	TÁMOP 2.1.6-12 Újra Tanulok projekt iratai	**10	–
NGM1439	TÁMOP 2.2.1 A képzés tartalmának és minőségének fejlesztése projekt iratai	**10	–
NGM1440	TÁMOP 2.2.1-12 A szakképzés és a felnőttképzés minőségének és tartalmának fejlesztése projekt iratai	**10	–
NGM1441	TÁMOP 2.2.2 Pályaorientáció rendszerének tartalmi és módszertani fejlesztése projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
NGM1442	TÁMOP 2.2.2-12 A pályaorientáció rendszerének tartalmi és módszertani fejlesztése projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
NGM1443	TÁMOP-2.2.7 A-13 Út a szakmaválasztáshoz projekt iratai	**10	–
NGM1444	TÁMOP 2.2.7 B 3-13 Modellprogram duális rendszerű szakképzési tartalmak projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
NGM1445	TÁMOP-2.4.3 D-3-13/1 Foglalkoztatási szövetkezet – Híd a munka világába projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
NGM1446	TÁMOP 2.4.8-12 A munkahelyi egészség és biztonság fejlesztése, a munkaügyi ellenőrzés fejlesztése kiemelt projekt iratai	**10	–
NGM1447	TÁMOP 2.5.2 A partnerség és a párbeszéd szakmai hátterének megerősítése, közös kezdeményezések támogatása projekt iratai	**10	–
NGM1448	TÁMOP 2.6.1 Az akkreditáció rendszerének kialakítása projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
NGM1449	TÁMOP 5.4.2 Központi szociális információs fejlesztések projekttel kapcsolatos iratok	**10	–
NGM1450	TÁMOP 5.6.3-12 A fogvatartottak többszakaszos, társadalmi és munkaerő-piaci integrációja és az intenzív utógondozás modellje projekt iratai	**10	–
NGM1451	TIOP 3.2.1-08 Az integrált rendszer kereteinek megteremtése az ÁFSZ infrastruktúrájának fejlesztésével projekt iratai	**10	–
NGM1452	TIOP 3.2.1-12 Az integrált rendszer kereteinek megteremtése a foglalkoztatási szolgálat infrastruktúrájának fejlesztésével projekt iratai	**10	–
NGM1453	Integrációs keret költségvetésével és feladatfinanszírozással összefüggő ügyek	NS	15
NGM1454	Európai uniós képzések koordinációjával összefüggő ügyek (például TAIEX együttműködés)	10	–
NGM1455	Foglalkoztatáspolitikához, illetve munkafelügyelethez kapcsolódó, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
NGM1456	Nemzeti Foglalkoztatási Alap működtetésével, felhasználásával kapcsolatos szakmai, pénzügyi ellenőrzések iratai	15	–
NGM1457	Közfoglalkoztatással kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1458	Közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó foglalkoztathatósági vizsgálat	10	–
NGM1459	Közfoglalkoztatásból a versenyszférába munkaerőpiaci program	10	–
NGM1460	Foglalkoztatáspolitikához kapcsolódó informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok	5	–
NGM1461	Együttműködési megállapodások, szerződések iratai	10	–
NGM1462	GINOP és VEKOP keretében a Minisztérium főkedvezményezettsége mellett megvalósuló kiemelt projektek végrehajtásával kapcsolatos iratok	**10	–
NGM1463	GINOP 6.2.1-VEKOP-15 Részvétel az OECD Felnőttek Képesség- és Kompetenciamérése programjában (PIAAC) projekt iratai	**10	–
NGM1464	GINOP 6.1.2. Digitális szakadék csökkentése projekt iratai	**10	–
** A program fenntartási időszakát követően

Szakképzés, felnőttképzés iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM1501	A felnőttképzéssel, szakképzéssel kapcsolatos stratégiai tervek, koncepciók	NS	15
NGM1502	Az egész életen át tartó tanulással kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1503	Felnőttképzési Szakértői Bizottság ügyei (FSZB), Felnőttképzési Akkreditáló Testület ügyei (FAT)	NS	15
NGM1504	Európai Bizottsággal történő együttműködéssel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1505	Fejlesztéspolitikai ügyek, CEDEFOP, OECD, ETF, ILO, UNESCO, UNDP, regionális bilaterális ügyek stb.	NS	15
NGM1506	Strukturális alapokkal kapcsolatos ügyek (2007–2013, 2014–2020, TÁMOP, TIOP, GINOP, VEKOP, EFOP)	**5	–
NGM1507	Nemzeti Foglalkoztatási Alap képzési alaprésszel (korábban: Munkaerőpiaci Alap képzési alaprésszel, MPA foglalkoztatási alaprész felnőttképzési kerettel) kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1508	Felügyelő tanácsok, szakmai tanácsadó testületekkel kapcsolatos ügyek (MFKB, NKB)	10	–
NGM1509	„Törölve”	–	–
NGM1510	Pályaorientációval, pályakövetéssel kapcsolatos ügyek	20	–
NGM1511	Pályakezdő munkanélküliekkel kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1512	Munkaerőpiaci képzés tananyagfejlesztés ügyei	NS	15
NGM1513	Munkaerőpiaci képzések hatékonyságának vizsgálatával kapcsolatos iratok	NS	15
NGM1514	Hátrányos helyzetű rétegekkel kapcsolatos ügyek (gyermek, ifjúsági, csökkent munkaképességűek, etnikai kisebbség)	NS	15
NGM1515	Távoktatással kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1516	Emberierőforrás-fejlesztési, felnőttképzési és az atipikus foglalkoztatások, szakképzés ügyeihez kapcsolódó, folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai	10	–
NGM1517	Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Tanáccsal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM1518	Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Tanáccsal kapcsolatos kiemelt ügyek	NS	15
NGM1519	Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatallal kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM1520	Nemzeti Szakképzési és Felnőttképzési Hivatallal kapcsolatos kiemelt ügyek	NS	15
NGM1521	A szakképzés szakmai és vizsgakövetelményeivel, szakképzési kerettanterveivel, vizsgatételeivel, szakmai követelménymodulokkal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1522	Szakmai tankönyvekkel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1523	A Szakiskolai Fejlesztési Programmal kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1524	Szakképző intézmények ellenőrzési ügyei	NS	15
NGM1525	Középfokú intézmények felvételi információs rendszerének (KIFIR) beiskolázási ügyei	5	–
NGM1526	A felsőfokú szakképzéssel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1527	Pedagógusminősítéssel kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1528	Tanulmányokat záró vizsgák ügyei és azok vizsgadokumentumaival kapcsolatos ügyek	20	–
NGM1529	Mestervizsga-követelményekkel kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1530	Tanulmányi versenyekkel kapcsolatos ügyek (SZKTV, OSZTV)	5	–
NGM1531	Felnőttképzés engedélyezésével, ellenőrzésével kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1532	Felnőttképzési programkövetelményekkel kapcsolatos ügyek	5	–
NGM1533	Az Országos Képzési Jegyzéken (OKJ) szereplő szakképesítések fejlesztésével, az Országos Képzési Jegyzékben szereplő szakképesítések és a korábban kiadott államilag elismert szakképesítések megfeleltetésével kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1534	Országos Képzési Jegyzékhez kapcsolódó adminisztratív ügyek	10	–
NGM1535	A felnőttképzési, szakképzési támogatásokkal, finanszírozással kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1536	A felnőttképzés, szakképzés rendszerére vonatkozó hatékonysági vizsgálatok, elemzések	NS	15
NGM1537	Felnőttképzéssel, szakképzéssel kapcsolatos tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–
** A program fenntartási időszakát követően

Nyugdíjjárulék- és nyugdíjbiztosítási járulékfizetés, egészségbiztosítási járulékfizetés
szabályozásának iratai

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM1601	Egészségbiztosítás, valamint a nyugdíjbiztosítás szabályozásának koncepciójával kapcsolatos iratok	10	–
NGM1602	Nyugdíjjárulék, szociális hozzájárulási adó, egészségbiztosítási járulék, hozzájárulás és egyéb bevételekkel kapcsolatos ügyek	20	–
NGM1603	Kiegészítő nyugdíjrendszerrel kapcsolatos iratok	20	–
NGM1604	Nyugdíjjárulék, szociális hozzájárulási adó-, egészségbiztosítási járulék és egészségügyi hozzájárulás fizetési kötelezettséggel kapcsolatos ügyek	10	–
NGM1605	Kincstár által folyósított járadékokkal kapcsolatos panaszügyek	10	–
NGM1606	Megváltozott munkaképességűek ellátásával, korhatár alatti ellátásokkal, valamint társadalombiztosítási nyugdíjjal kapcsolatos tárcaálláspont	20	–
NGM1607	Nyugdíj- és egészségbiztosítás hazai és nemzetközi szakmai fórumaival kapcsolatos kiemelt ügyek és végrehajtási feladatok	NS	15
NGM1608	Nyugdíj- és egészségbiztosítás hazai és nemzetközi szakmai fórumaival kapcsolatos adminisztratív ügyek	5	–
NGM1609	Nyugdíjbiztosítási és egészségbiztosítási rendszerrel kapcsolatos, tájékoztatásul megküldött iratanyagok, meghívók	1	–

Energiagazdálkodással, üvegházhatású gáz kibocsátás-kereskedelemmel (emissziókereskedelemmel), hulladékgazdálkodással kapcsolatos iratok

Tételszám	Megnevezés	Selejtezési idő (év)	Lt.
NGM1701	Klímapolitikával kapcsolatos ügyek iratai	10	–
NGM1702	Üvegházhatású gáz kibocsátás-kereskedelemmel kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1703	Üvegházhatású gázok kibocsátási egységeinek kiosztásával kapcsolatos ügyek	NS	15
NGM1704	Üvegházhatású gázok kibocsátási jogosultságainak értékesítéséből származó bevételek allokálásával és mitigációs célú felhasználásával, valamint energetikai célú támogatásokkal kapcsolatos iratok	N	15
NGM1705	Energiapolitika, energiahatékonyság és megújuló energiaforrások hasznosítása körébe tartozó stratégiai iratok	NS	–
NGM1706	Energiapolitika, energiahatékonyság és megújuló energiaforrások hasznosítása körébe tartozó általános iratok	10	–
NGM1707	Alternatív meghajtású járművekkel, elektromobilitás ösztönzésével (Jedlik Ányos Terv) kapcsolatos ügyek iratai	NS	15
NGM1708	Hulladékgazdálkodással, körkörös gazdasággal, környezetvédelmi termékdíjjal és betétdíjjal kapcsolatos iratok	15	–
NGM1709	Szakmai feladatokhoz kapcsolódó tájékoztató anyagok, meghívók	1	–

3. függelék a Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatához

A Minisztérium szervezeti egységei által rendszeresen használt irattípusok iratmintatára

Az iratmintatárban a hivatali egységek által az ügyintézés, ügyiratkezelés során leggyakrabban használt irattípusok szerepelnek. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb elemeit tartalmazzák. Az iratmintatár az alábbi irattípusokat tartalmazza.

1. Átadás-átvételi jegyzőkönyv (belső)

2. Ügyiratpótló lap

3. Iratselejtezési jegyzőkönyv

4. Átadás-átvételi jegyzőkönyv (levéltár)

1. iratminta

Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

Készült: ……………………………………………………………………………………………………………………

(dátum, szervezeti egység, hely megnevezése)

Átadó: ………………………………………………………………………………………….…………………………

(átadó szervezeti egység)

……………………………………………………………………………………………………………………………

(átadó személy neve és beosztása)

Átvevő: Nemzetgazdasági Minisztérium központi irattára.

Átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag:

………………………………………………………………………………………………………………………………….

(iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése)

Az átadás-átvétel indoklása:

………………………………………………………………………………………………………………………………….

k.m.f.

…………………………………	………………………………
átadó	átvevő

Melléklet: …… lap iratjegyzék

Készült: …… példányban

Kapja:

1. pld. Átadó

2. pld. Átvevő

Iratjegyzék

a Nemzetgazdasági Minisztérium központi irattárának

további megőrzésre átadott iratanyagról

(év, hónap, nap)

készült átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete

Év	Tételszám	Iktatószám	Megjegyzés

Budapest, (év, hónap, nap)

…………………………………………
(aláírás)

2. iratminta

Ügyiratpótló lap

A kiemelt irat
keletkeztetője:	azonosító száma:	irattári tételszáma:	tárgya/megnevezése:

Kölcsönzés célja: □ betekintés □ ügyintézés
A kiemelést kérő		A kölcsönző¹
neve:²	aláírása:	neve:³	aláírása:

Szervezeti egység megnevezése:
Az átvevő aláírásával igazolja, hogy átvette az NGM Központi irattárából kikért és fent megnevezett iratanyagot/iratanyagokat.
A kiemelést végző		Kölcsönzési határidő: a kölcsönzéstől számított 30 nap
neve:⁴	aláírása:

___________________

¹ Abban az esetben, ha az iratanyag kikölcsönzője és az irat kikérője nem azonos.

² Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

³ Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

⁴ Nyomtatott betűkkel kitöltendő!

3. iratminta

Szervezeti egység megnevezése

Iratselejtezési jegyzőkönyv

Iktatószám:

Készült a Nemzetgazdasági Minisztérium központi irattárában.

A selejtezési bizottság tagjai: …………………………………… (személynév, beosztás)

…………………………………… (személynév, beosztás)

A selejtezést ellenőrizte: …………………………………… (a vezető neve és beosztása)

Az alapul vett szabályzat, utasítás:

A selejtezés alá vont iratok keletkeztetője, évköre: ………

Eredeti terjedelem: ……… ifm.

A kiselejtezett iratok mennyisége: …… ifm.

A kiselejtezett iratok felsorolása:

A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el. A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.

k.m.f.

bizottsági tagok megnevezése, aláírása

ellenőrző elnök megnevezése, aláírása

Készült: 3 példányban

Kapják: 1. pld. Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára

2–3. pld. Nemzetgazdasági Minisztérium

Év	Tételszám	Irattári tétel címe	Terjedelem (ifm)

4. iratminta

Átadás-átvételi jegyzőkönyv

Készült a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának ……………………… épületében

Budapest, …… év ……………… hó …… napján.

Jelen vannak az átadó a részéről:

………………………………… (név) ……………………… (beosztás).

Az átvevő a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára részéről:

………………………………… (név) ……………………… (beosztás).

Az átadás alá vont iratok megnevezése: …………………………………

Az átadandó iratok évköre: ……………–……………

Az átadandó iratok terjedelme: ………. ifm, azaz …………. doboz, ……………kötet.

A mai napon a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 65. §-a, valamint a ………………………… (szerv neve) ………. számú Iratkezelési Szabályzata alapján a ……………………… (szerv neve) átadja a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára részére a fenti, maradandó értékű iratokat. Az átadás raktári egységek szintjén történik. Az iratok részletes jegyzékét a mellékelt iratjegyzék tartalmazza …… oldalon.

k.m.f.

P. H.

átadó és átvevő aláírása, beosztása

Iratjegyzék

Raktári egység száma	Tételszám	Iratok tárgya	Évkör

Az utasítást a 2/2019. (II. 27.) PM utasítás 3. §-a hatályon kívül helyezte 2019. máricus 1. napjával.

A 2. § (3) bekezdését a 13/2017. (V. 11.) NGM utasítás 1. §-a iktatta be.

A 3. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

⁴

Az 1. melléklet 2. függeléke a 13/2017. (V. 11.) NGM utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek