8/2015. (XI. 19.) SZTNH utasítás

1. § Az utasítás célja, hogy meghatározza a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) által kezelt közérdekű adatok és közérdekből nyilvános adatok (a továbbiakban együtt: közérdekű adatok) megismerésére vonatkozó igények teljesítésének rendjét.

2. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a továbbiakban együtt: dolgozó) terjed ki.

(2) Az utasítás személyi hatálya nem terjed ki azon személyekre, akik egyéb jogviszony alapján kezelnek a Hivatallal kapcsolatba hozható közérdekű adatot.

3. § (1) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed minden, a Hivatal által kezelt közérdekű adatra.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki a Hivatal által vezetett közhitelű nyilvántartásból történő adatigénylésekre.

(3) Az utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki a közadatok újrahasznosításáról szóló 2012. évi LXIII. törvény alapján benyújtott kérelmek teljesítésére.

(4) A sajtó számára a közérdekű adatokkal kapcsolatban adandó tájékoztatásra jelen utasítás rendelkezésein túl a sajtóról szóló külön elnöki utasításban foglalt rendelkezések is irányadók.

4. § Jelen utasítás alkalmazásában az adatkezeléssel kapcsolatos alábbi fogalmak tartalmát az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) rendelkezései határozzák meg:

5. § (1) A közérdekű adatok megismerése érdekében benyújtott igények teljesítését az erre a Hivatal elnöke által általánosan vagy egyedileg kijelölt személy, ennek hiányában az Elnökségi Kabinet vezetője (a továbbiakban együtt: válaszadást koordináló személy) fogja össze és teljesíti.

(2) Az igények teljesítését a Hivatal minden dolgozója köteles elősegíteni.

6. § A Hivatal dolgozói kötelesek a közérdekű adatok igénylésére vonatkozó, tudomásukra jutott igényt – a 7. § (3) bekezdésben foglalt igény kivételével – haladéktalanul továbbítani a Hivatal elnöke részére.

7. § (1) Közérdekű adat megismerése iránti igényt bárki előterjeszthet.

(2) Az igény szóbeli előterjesztése esetén a Hivatal kérheti annak írásba foglalását, amelynek elmaradása esetén annak a dolgozónak, akinek azt előterjesztették, az igényt írásba kell foglalnia.

(3) Nem kell írásba foglalni a szóban előterjesztett igényt, ha az igényelt adat a honlapon megtalálható, és a szóban rögtön megadott választ az igénylő elfogadta.

(4) A közérdekből nyilvános adatok megismerésére irányuló igények esetén a jelen utasítás közérdekű adatokra vonatkozó szabályai szerint kell eljárni.

8. § A Hivatal a www.sztnh.gov.hu honlapon közzéteszi az igénylés szabályairól szóló tájékoztatót.

9. § (1) A közérdekű adat igénylésére vonatkozó beadványt soron kívül, de legkésőbb a Hivatalhoz érkezését követő munkanapon a Hivatal elnökének kell továbbítani, aki gondoskodik a válaszadást koordináló személy kijelöléséről és az igénylés részére történő továbbításáról.

(2) A válaszadást koordináló személy az igényt haladéktalanul megvizsgálja. Amennyiben az igényelt adatot a Hivatal nem kezeli, az igényt 1 munkanapon belül megküldi a hatáskörrel rendelkező illetékes hatóság részére (a továbbiakban: áttétel), és erről az igény benyújtóját és a Hivatal elnökét tájékoztatja.

(3) Ha megállapítható, hogy az igényelt adatot a Hivatal nem kezeli, de az nem állapítható meg, hogy mely hatóság kezeli, a válaszadást koordináló személy erről a tényről tájékoztatja az igény benyújtóját és a Hivatal elnökét.

10. § (1) Amennyiben áttételnek nincs helye, a válaszadást koordináló személy dönt abban a kérdésben, hogy az igényből a kért közérdekű adat pontosan megállapítható-e.

(2) Ha az adatigénylés nem egyértelmű, a válaszadást koordináló személy haladéktalanul annak pontosítására hívja fel az igénylőt, egyben tájékoztatja a (3) bekezdésben foglaltakról.

(3) Amennyiben az adat igénylője a pontosításnak nem tesz eleget, a válaszadást koordináló személy a 11. § (11) bekezdésében foglaltaknak megfelelően tájékoztatja az igénylőt arról a tényről, hogy az adatok körének meghatározhatatlansága miatt a Hivatal az igénylésnek nem tud eleget tenni.

11. § (1) Az igényelt adat pontos meghatározását követően a válaszadást koordináló személy dönt abban a kérdésben, hogy az kiadható-e, vagy annak kiadását a Hivatal köteles megtagadni. Az adatigénylés kizárólag törvényben meghatározott okból tagadható meg.

(2) Szerzői jogi védelem alatt álló mű esetében az igény teljesíthetősége, illetve annak módja kérdésében való döntés során figyelemmel kell lenni a szerző jogai védelmének törvényi előírásaira is.

(3) Az igény teljesítése nem eredményezhet olyan adatokhoz való hozzáférést, amelyek megismerése a Hivatal üzleti titkai szempontjából aránytalan sérelmet jelentenének, amennyiben ez nem akadályozza meg a közérdekből nyilvános adat megismerésének lehetőségét.

(4) Ha az igény olyan adat megismerésére irányul, amelynek teljesítésére a törvény mérlegelési jogot biztosít a Hivatal részére, az kizárólag abban az esetben tagadható meg, amennyiben a megtagadás alapjául szolgáló közérdek súlya nagyobb a közérdekű adat megismerésére irányuló közérdeknél.

(5) Az átfogó, számlaszintű vagy tételes ellenőrzésre irányuló adatigénylést a Hivatal az igényelt irat másolata helyett annak leíró adatainak (jogviszony alanyai, típusa, tárgya, a szolgáltatás és az ellenszolgáltatás mértéke, a teljesítés időpontja) közlésével is teljesítheti.

(6) Az igény nem tagadható meg az Infotv. 30. § (2) és (4) bekezdéseiben szabályozott esetekben.

(7) A (6) bekezdésben foglalt, nem magyar nyelvű igénylés esetében a válaszadást koordináló személy haladéktalanul felveszi a kapcsolatot az igénylővel annak érdekében, hogy az igényt magyarul vagy a Hivatal dolgozói által értett más nyelven nyújtsa be.

(8) A döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat – amennyiben annak megismerését törvény nem zárja ki vagy nem korlátozza – az Infotv. szerinti határidőig nem nyilvános, ugyanakkor az ilyen adat megismerését a Hivatal elnöke a válaszadást koordináló személynek előterjesztésére engedélyezheti. A döntés meghozatalát követően az annak alapjául szolgáló adatra vonatkozó igény az Infotv. szabályai szerinti esetben utasítható el.

(9) Az adatigénylésnek vagy az azonos igénylő által az Infotv.-ben meghatározott határidőn (egy év) belül benyújtott, azonos adatkörre vonatkozó ismételt adatigénylésnek a Hivatal nem köteles eleget tenni, ha ennek Infotv.-ben meghatározott feltételei fennállnak.

(10) Az igény megtagadásáról az igénylőt a válaszadást koordináló személy az Infotv. 30. § (3) bekezdése szerint tájékoztatja.

(11) Az elutasított kérelmekről, valamint az elutasítások okairól a válaszadást koordináló – ha az adott évben több ilyen személy járt el, az erre külön kijelölt – személy minden év január 31. napjáig tájékoztatja a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot.

12. § (1) Amennyiben nincs helye áttételnek, a válaszadást koordináló személy a közérdekű adatigénylésről és az azzal összefüggő tényekről tájékoztatja a Hivatal elnökét, elnökhelyetteseit és gazdasági főigazgatóját, továbbá amennyiben nem állnak fenn a 10–11. §-ban írt körülmények, az igényt megküldi az érintett terület vezetőjének a válasz megadásához szükséges adatok, illetve a válasz tervezetének elkészítése érdekében, egyben tájékoztatja őt annak elkészítési határidejéről is.

(2) Amennyiben ugyanannak az adatnak a megismerése érdekében más igénylő később újabb igénylést nyújt be, a válaszadást koordináló személy az (1) bekezdésben foglaltakon túl a korábbi válasz végleges szövegét is elküldi az érintett vezető részére annak eldöntése érdekében, hogy annak érdemi módosítása szükségesnek látszik-e.

(3) Az érintett vezető a kérésnek megfelelően az adatokat, illetve a válasz tervezetét legkésőbb a megadott határidőig elkészíti, és megküldi a válaszadást koordináló személy részére.

(4) Amennyiben az igényelt adat korábban elektronikus formában már nyilvánosságra került, a választ aláíró személy dönt arról, hogy a válasz az igényelt adatokat tartalmazza, vagy a már megjelent közérdekű adatot tartalmazó nyilvános forrást jelölje meg.

(5) A válaszadást koordináló személy a tervezetet annak kézhezvételét követően a lehető legrövidebb időn belül áttekinti annak megállapítása érdekében, hogy az abban szereplő adatok közérdekű adatoknak minősülnek-e, illetve kiadhatók-e, amelynek során szükség esetén egyeztet a válasz készítőjével, illetve más személlyel.

(6) A közérdekű adatkérő megkeresésére elkészült választ a válaszadást koordináló személy legkésőbb a közérdekű adat megküldésére nyitva álló határidő utolsó napján megküldi az azt igénylőnek.

13. § Amennyiben a közérdekű adat megismerése iránti igényt a sajtó képviselője terjeszti elő, jelen utasítás rendelkezéseit azzal az eltéréssel kell alkalmazni, hogy a válaszadást koordináló személy a 12. § (1) bekezdésében írtakkal egyidejűleg tájékoztatja a Hivatal kommunikációs főtanácsadóját is, akivel a válasz elküldése előtt minden esetben egyeztet a 12. § (5) bekezdésben foglaltaknak megfelelő módon.

14. § (1) Amennyiben az igénylő az adatok megtekintését igényli, a válaszadást koordináló személy az igénylővel előre egyeztetett időpontban biztosítja ehhez a megfelelő feltételeket.

(2) Ha közérdekű adatot tartalmazó dokumentum olyan adatot is tartalmaz, amelyet az igénylő nem ismerhet meg, a dokumentum megtekintésének idejére ezt az adatot a Hivatal felismerhetetlenné teszi.

15. § (1) Az igénylő a közérdekű adatokat tartalmazó dokumentumról vagy annak általa megismerhető részletéről másolatot kaphat, amelynek elkészítéséért a Hivatal az Infotv. szerint költségtérítést állapíthat meg.

(2) A Hivatal a költségtérítés összegét a jogszabályok keretei között és a hatóság állásfoglalásaira figyelemmel határozza meg, és összegéről az igénylőt az igény teljesítését megelőzően tájékoztatja.

(3) Az adatigénylőnek a figyelmét fel kell hívni arra, hogy a tájékoztatás kézhezvételétől számított 30 napon belül kell nyilatkoznia arról, hogy a megállapított költségtérítés összegének megismerését követően is fenntartja-e az igényt. Amennyiben az igényét fenntartja, a költségtérítést az Infotv. által megállapított határidőben köteles megfizetni.

(4) Ha az adatigénylés a Hivatal alaptevékenysége ellátásához szükséges humánerőforrásainak aránytalan igénybevételével jár, vagy az igényelt dokumentum, dokumentumrész jelentős terjedelmű, illetve ha a költségtérítés mértéke meghaladja a jogszabályokban meghatározott összeget, az adatigénylést a költségtérítés megfizetését követő 15 napon belül teljesíti a Hivatal. A fenti körülmények fennállásáról a válaszadást koordináló személy az igény beérkezésétől számított 15 napon belül tájékoztatja az igénylőt.

(5) Ha a közérdekű adatot tartalmazó okirat olyan adatot is tartalmaz, amelyet az igénylő nem ismerhet meg, a másolaton ezt az Infotv. előírásai szerint a Hivatal felismerhetetlenné teszi.

16. § (1) A Hivatal az adatigénylésnek az Infotv.-ben meghatározott időn belül – 15 nap –, közérthető formában, továbbá amennyiben ennek a Hivatal aránytalan nehézség nélkül képes megfelelni, az igénylő által kívánt formában, illetve módon tesz eleget.

(2) Amennyiben az igénylő nem jelölte meg a teljesítés módját, a Hivatal elsősorban e-mailben elküldve teljesíti az igényt.

(3) Az Infotv.-ben meghatározott feltételek esetén az adatigénylés teljesítési határideje egy alkalommal 15 nappal meghosszabbítható. A válaszadás idejének meghosszabbításáról a válaszadást koordináló személy az igénylőt a jogszabályok által meghatározott időn belül – 15 nap – értesíti.

(4) Az igény teljesítésére nyitva álló határidőbe egyes, jogszabályban meghatározott időtartamok – pl. a költségtérítés összegéről szóló tájékoztatás elküldésétől az igénylő nyilatkozatának Hivatalhoz érkezéséig eltelt idő – nem számítanak bele.

(5) Abban az esetben, amennyiben a válaszadás elkészítése során vagy a válasz tervezetének a válaszadást koordináló személy általi ellenőrzése során derül ki, hogy az igény nem teljesíthető, a válaszadást koordináló személy a 11. §-ban foglaltak szerint jár el.

17. § (1) Az igény előterjesztéséről, továbbá annak teljesítéséről vagy megtagadásáról az erre külön kijelölt személy vagy szervezeti egység más nyilvántartásoktól elkülönült nyilvántartást vezet.

(2) A nyilvántartás nem tartalmazza a 7. § (3) bekezdése szerint adott tájékoztatás adatait.

(3) A nyilvántartásban fel kell tüntetni az igény érkezésének dátumát, az igényelt adatok körét, az igény benyújtójának nevét és elérhetőségét, a válasz tervezetét elkészítő személy nevét, az esetleges határidő-hosszabbítás tényét, az igénylés teljesítésének vagy elutasításának tényét és okát, a válasz elküldésének dátumát és módját, valamint esetlegesen a megjegyzéseket. Amennyiben a Hivatal költségtérítést határoz meg, a nyilvántartásnak tartalmaznia kell annak összegét és azt a tényt is, hogy az igénylő a költségtérítésre mikor kapott felhívást, továbbá hogy azt megfizette-e.

(4) A nyilvántartás adatainak teljeskörűsége érdekében, ha nem az (1) bekezdés szerinti személy a konkrét megkeresésre az 5. § (1) bekezdés szerinti válaszadást koordináló személy, akkor köteles a (3) bekezdés szerinti adatokat a nyilvántartásban történő rögzítés érdekében egy napon belül írásban megadni a nyilvántartást vezető részére.

(5) Törvény eltérő rendelkezése hiányában az adatigénylő személyes adatai csak az igény teljesítése, a 11. § (9) bekezdésében foglalt körülmények vizsgálata, illetve az igény teljesítéséért megállapított költségtérítés megfizetése érdekében kezelhetők.

(6) Az igénylő személyes adatait a 11. § (9) bekezdésében meghatározott idő elteltével, illetve a költségek megfizetését követően a Hivatal a nyilvántartásokból törli.

18. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) A jelen utasítás szabályait az utasítás hatálybalépését követően benyújtott közérdekű adatkérésekre kell alkalmazni.

(3) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról az Elnökségi Kabinet vezetője gondoskodik. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.

(4) Az utasítás hatálybalépésétől számított 30 napon belül kell a 2015. január 1-je után, de az utasítás hatálybalépéséig terjedő időben a Hivatalhoz benyújtott közérdekű adatkérések adatait a 17. § szerinti nyilvántartásba felvenni.