1/2016. (I. 22.) FM utasítás
a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból pályázati úton vagy egyedi döntés alapján pénzeszköz- vagy előirányzat-átadással biztosított támogatások kapcsán elszámolható költségekről, a támogatások felhasználása ellenőrzésének és a beszámolók összeállításának szabályairól1
2016.01.24.
1. Általános rendelkezések
1. § Az utasítás hatálya kiterjed
a) minden eredeti tárgyévi támogatási előirányzattal rendelkező, év közben keletkezett bevételből, valamint maradványból működő fejezeti kezelésű előirányzatra, amelyből államháztartáson belüli és kívüli szervezetek törvény, kormányrendelet, a Kormány egyedi határozata vagy egyedi, illetve pályázati úton benyújtott támogatási igény alapján közigazgatási hatósági határozattal vagy hatósági szerződéssel, támogatói okirattal vagy támogatási szerződéssel költségvetési támogatáshoz juthatnak, továbbá
b) azon fejezeti kezelésű előirányzatra, amely esetében a forrásátadás kizárólag lebonyolító szerven keresztül történik, és a lebonyolító szerv nem rendelkezik saját eljárásrenddel vagy a beszámolók ellenőrzésére vonatkozó részletszabályokkal.
2. § Az utasítás alkalmazásában:
1. befogadó szervezet: olyan szervezet, amely a saját bankszámláját a támogatás fogadására rendelkezésre bocsátja azon kedvezményezett számára, amely önálló adószám hiányában bankszámlával nem rendelkezik, vagy határon túli szervezetként nem rendelkezik Magyarországon vezetett bankszámlával,
2. beszámoló: a kedvezményezett által a projekt megvalósításáról és a támogató által átadott forrás felhasználásáról készített szakmai beszámoló és pénzügyi elszámolás együtt,
3. érdekelt: olyan jogi személy vagy egyéb szervezet, amelyben a kedvezményezett vagy annak tagja, tulajdonosa, részvényese, képviselője, ügyvezetője vagy ügyvezető testületének tagja; képviselőjének, ügyvezetőjének, ügyvezető testülete tagjának a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.) 8:1. § (1) bekezdés 1. pontja szerinti közeli hozzátartozója; belső ellenőrzésért felelős tisztségviselője vagy az ellenőrző testület tagja, könyvvizsgálója, alapítvány alapítója, az alapítói jogok gyakorlója, az alapítványhoz csatlakozott személy, az alapítvány kuratóriumának vagy felügyelőbizottságának tagja vagy a jogi személlyel, egyéb szervezettel foglalkoztatásra irányuló jogviszonyban álló személy (pl. munkavállaló, megbízott) az előbb említett jogok vagy tisztségek bármelyikével – egyedül vagy együttesen, illetve testület tagjaként – rendelkezik, vagy a felsorolt tisztségek bármelyikét viseli,
4. jogosulatlanul igénybe vett támogatás: a jogszabálysértő módon, nem rendeltetésszerűen vagy szerződésellenes módon felhasznált költségvetési támogatás,
6. költségterv: a támogatott projekt megvalósításával összefüggő kiadások előzetes bemutatása a pályázati kiírásnak vagy az ellátandó feladatnak megfelelően, szükség szerint költség-haszon elemzéssel, megvalósíthatósági tanulmánnyal vagy az egyes tételek indokoltságát alátámasztó dokumentumokkal, illetve számításokkal együtt, amelyekhez a kedvezményezett egyenként megjelöli támogatási igényét; költségtervként értelmezendő a számszaki adatokat tartalmazó feladatterv is,
7. kötelezettségvállalás dokumentuma: támogatási szerződés, közigazgatási hatósági határozat, hatósági szerződés vagy támogatói okirat,
8. lebonyolító szerv: a támogató által nyújtott költségvetési támogatásokkal kapcsolatos előkészítő és döntésvégrehajtó feladatok ellátását végző szervezet, amely az átadott előirányzatot a földművelésügyi miniszterrel kötött megállapodásban foglaltak szerint a kedvezményezett részére rendelkezésre bocsátja,
9. módosított költségterv: a pályázati kiírás vagy az egyedi támogatási döntés alapján meghatározott szerződéskötési feltételek alapján módosított tartalommal összeállított költségterv vagy a projekt megvalósítási ideje alatt a kötelezettségvállalás dokumentumában foglaltaknak megfelelően módosított költségterv,
10. mozgó záradék: a támogatás terhére elszámolni kívánt számla, bizonylat másolatán szereplő olyan, a támogatás terhére történő elszámolásra utaló záradék, mely az adott számla vagy bizonylat egy későbbi másolatán már nem ugyanott található, mint a korábban készült másolaton,
12. projekt: tartalmilag és formailag részletesen kidolgozott, megfelelő pénzügyi háttérrel és végrehajtási ütemezéssel rendelkező feladat vagy célkitűzés,
13. szakmai ellenőrzés: támogatás nyújtására a támogató részéről kötelezettséget vállaló szervezeti egység (a továbbiakban: kötelezettségvállaló) által végzett, elsősorban a támogatott feladat, megrendelt szolgáltatás végrehajtásának szakmai szempontú értékelésére, valamint az elszámolásra benyújtott számlák tartalmának és a projekt megvalósításával való kapcsolatának vizsgálatára irányuló tevékenység,
14. szakmai kezelő: az egyes szakterületek irányításáért, felügyeletéért a Földművelésügyi Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata szerint felelős szervezeti egység,
15. támogatás: az Áht. 1. § 14. pontja alapján, a fejezeti kezelésű előirányzatokból a támogató által megvalósításra érdemesnek ítélt program megvalósításához egyedi miniszteri döntés alapján, illetve pályázati úton nyújtott költségvetési támogatás,
17. teljesítésigazoló: az előirányzatok felhasználásához kapcsolódó teljesítések igazolására kijelölt személy,
18. teljesítést elfogadó nyilatkozat: pályázati úton benyújtott vagy egyedi támogatási igény esetén a beszámoló elfogadását követően a kötelezettségvállaló vagy a megnevezett szakmai teljesítésigazoló írásbeli nyilatkozata a kötelezettségvállalás dokumentumában, illetve a támogatásra vonatkozó jogszabályokban foglaltak teljesüléséről, a támogatás jog-, szerződés- és rendeltetésszerű felhasználásáról.
2. Szerződéskötés, költségterv, szerződésmódosítás
3. § (1) Az 1. melléklet 1. függelékében szereplő előírásokat figyelembe kell venni a támogatandó projekt meghatározásakor, továbbá a pályázati kiírás, illetve a kötelezettségvállalás dokumentumának összeállításakor.
(2) Az 1. mellékletben szereplő beszámoló című nyomtatvány és az 1. függelék a kötelezettségvállalás dokumentumának kötelező mellékletét képezi, amelyeket a kötelezettségvállaló elektronikus úton megküld a kedvezményezettnek.
(3) A kötelezettségvállalás dokumentumában tételes elszámolási kötelezettséget kell előírni azon kedvezményezett számára, aki a költségvetési támogatást nem előirányzat-átcsoportosítással vagy a Kincstárnál vezetett számlára utalással kapja meg.
(4) A kötelezettségvállalás dokumentumában a támogatás segítségével létrehozott vagyon (tárgyi eszköz, immateriális jószág) elidegenítési tilalmát 5 évben kell meghatározni, azonban a létrehozott vagyon értéke vagy elévülési ideje alapján ennél hosszabb vagy rövidebb idő is kiköthető. Ezen időszak lejárta előtti elidegenítéshez a támogató írásbeli hozzájárulásának beszerzését, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) szerinti egyéb kötelezettségeket kell előírni. A kötelezettségvállalás dokumentumában rögzíteni szükséges azt, hogy amennyiben a támogatásból létrehozott vagyon az előírt megőrzési vagy fenntartási időszak letelte előtt megsemmisül, vagy azt eltulajdonítják, a kedvezményezett köteles azt saját forrásból pótolni, a pótlást megfelelő dokumentumokkal igazolni és az így keletkezett vagyont a támogatásból eredetileg beszerzett vagyon elidegenítési tilalmi idejének lejártáig megőrizni, ellenőrzés alkalmával azt bemutatni.
(5) Amennyiben a támogatás kedvezményezett részére történő rendelkezésre bocsátása befogadó szervezeten keresztül történik, a kötelezettségvállalás dokumentumát a támogatón és a kedvezményezetten kívül a befogadó szervezetnek is alá kell írnia.
(6) A kötelezettségvállalás dokumentumában rendelkezni kell a befogadó szervezet azon kötelezettségéről, hogy a számlájára érkező támogatást 5 munkanapon belül banki átutalással vagy különösen indokolt esetben készpénzben adja át a kedvezményezett részére. A támogatás átadásával kapcsolatos banki költségek a támogatás terhére elszámolhatóak banki bizonylatok alapján.
(7) Önálló adószámmal nem rendelkező kedvezményezett esetén a kötelezettségvállalás dokumentumában rendelkezni kell arról, hogy
a) a támogatás terhére elszámolandó számláknak a befogadó szervezet nevére kell szólniuk,
b) a beszámolón és a számlaösszesítőn mind a kedvezményezett, mind a befogadó szervezet hivatalos képviselője aláírásának szerepelnie kell, valamint
c) a felhatalmazói nyilatkozatot a befogadó szervezet mint a támogatást fogadó bankszámla tulajdonosa adja a támogató számára.
(8) Befogadó szervezet közreműködése esetén a kötelezettségvállalás dokumentuma tartalmazza mind a kedvezményezett, mind a befogadó szervezet nyilatkozatát arról, hogy a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény értelmében átlátható szervezetnek minősül. A kötelezettségvállalás dokumentumát előkészítő szakmai kezelő mind a két szervezet esetében vizsgálja az Ávr. 82. §-a szerinti rendezett munkaügyi kapcsolatoknak való megfelelőséget.
(9) A kötelezettségvállalás dokumentuma tartalmazza a befogadó szervezet nyilatkozatát arról, hogy amennyiben a köztartozás-vizsgálat során a számlájára utalt támogatásból a Magyar Államkincstár leemeli a köztartozás összegét, a támogató által az eredetileg utalt támogatás összegét adja át a kedvezményezett részére.
4. § (1) A megítélt támogatás felhasználása kapcsán keletkező és elszámolható költségek körét a kötelezettségvállalás dokumentumában vagy annak elválaszthatatlan mellékletét képező költségtervben kell meghatározni.
(2) A költségtervnek kellő részletességgel kell tartalmaznia a kötelezettségvállalás dokumentumában meghatározott feladat végrehajtása kapcsán felmerülő és a támogató által elfogadott költségelemeket. Amennyiben egy-egy jogcím esetében szükséges, kalkulációt is szerepeltetni kell (például: fő/nap/forint).
(3) A fedezetigazolásra vagy pénzügyi ellenjegyzésre megküldött kötelezettségvállalás dokumentumához minden esetben csatolni kell a kedvezményezett által összeállított költségtervet is, melyet a fedezetigazoló vagy pénzügyi ellenjegyző az egyedi támogatási igények esetében véleményez. Amennyiben a fedezetigazoló vagy pénzügyi ellenjegyző a költségterv módosítására tesz javaslatot, a kötelezettségvállaló ennek alapján megteszi a szükséges intézkedést.
(4) Speciális célú, egyedi döntés alapján nyújtott költségvetési támogatás esetében a kötelezettségvállalás dokumentuma kivételesen az 1. melléklet 1. függelékében foglaltaktól eltérően is meghatározhatja az elszámolás tartalmát és módját.
5. § (1) A költségtervben szereplő sorok közötti eltérés szerződésmódosítást nem igénylő mértéke legfeljebb —20%, mely eltérésről az elszámolás során indoklást kell kérni a kedvezményezettől. Arra az esetre, ha a +20%-nál nem nagyobb mértékű eltérés összege meghaladja az 500 000 forintot, vagy az eltérés mértéke meghaladja a 20%-ot, a kötelezettségvállalás dokumentumában a dokumentum módosítására vonatkozó kötelezettséget kell előírni azzal, hogy a módosítási kérelemnek a támogatott feladat megvalósítási határidejének lejárta előtt legalább 15 nappal be kell érkeznie a szakmai kezelőhöz.
(2) Amennyiben az (1) bekezdés alapján a költségterv módosítása szükséges, de a módosítás a kötelezettségvállalás dokumentumának a költségterven kívüli egyéb részeit nem érinti, a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezhet úgy is, hogy csak a költségterv módosul a szakmai kezelő arra vonatkozó elfogadó nyilatkozata alapján.
(3) A Földművelésügyi Minisztérium háttérintézményei esetében, amennyiben a költségterv módosítása a kiemelt előirányzatokat érinti, minden esetben, a változás mértékétől függetlenül, előzetesen meg kell kérni a támogató engedélyét.
(4) A szakmai kezelő által elfogadott és visszaigazolt módosított költségterv a továbbiakban a kötelezettségvállalás dokumentumának elválaszthatatlan mellékletét képezi. A beszámolót az utolsó érvényes költségterv alapján kell összeállítani.
3. A beszámoló benyújtása, hiánypótlás és a beszámoló elfogadása
6. § (1) A kötelezettségvállalás dokumentumában elő kell írni, hogy az abban rögzített feladat végrehajtásáról, a nyújtott támogatás felhasználásáról és elszámolásáról szóló beszámolót az 1. melléklet szerinti nyomtatványon legkésőbb a kötelezettségvállalás dokumentumában meghatározott teljesítési vagy felhasználási határidőt követő 30 napon belül kell a szakmai kezelőhöz benyújtani. A fel nem használt támogatásnak a beszámoló benyújtásával egyidejűleg történő visszafizetésének kötelezettségéről a kötelezettségvállalás dokumentumában rendelkezni kell. Az így teljesített önkéntes visszafizetés kamatmentes.
(2) A beszámoló várhatóan nagy terjedelmére tekintettel a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezhet arról, hogy a benyújtandó dokumentumok egy része színesben szkennelt és elektronikus adathordozóra írt, lehetőség szerint elektronikus aláírással ellátott változatban is benyújtható [például számlák pénzügyi teljesítését, továbbá személyi jellegű kifizetések, járulékok Nemzeti Adó- és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) számlákra történő utalásának teljesítését igazoló bankszámlakivonatok, számlákhoz tartozó szerződések, megrendelések, személyi jellegű kifizetésekhez tartozó jogviszony-igazolások]. A kötelezettségvállalás dokumentumában elő kell írni, hogy a számlákat a kedvezményezett által hitelesített másolatban, papír alapon szükséges benyújtani.
(3) A beszámoló benyújtási határidejének eredménytelen eltelte esetén a szakmai kezelő hiánypótlás keretében felszólítja a kedvezményezettet a beszámoló benyújtására 15 napos határidővel. A 15 napos határidő leteltével további hiánypótlásra nincs lehetőség. A hiánypótlásra való felszólítás megküldhető elektronikusan is, amennyiben arról a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezik.
7. § A beszámoló alapján, annak beérkezését követően, egyedi döntés alapján nyújtott költségvetési támogatás esetén 30, pályázati kiírás alapján nyújtott költségvetési támogatás esetén 60 napon belül a szakmai kezelő ellenőrzi a feladat szakmai teljesítését és az elszámolásban szereplő számlák tartalmát a támogatott feladathoz való illeszkedés tekintetében.
8. § (1) A pénzügyi ellenőrzéshez a szakmai kezelő a KF részére megküldi a beszámoló teljes anyagával együtt a kötelezettségvállalás dokumentumát és a költségtervet, egyúttal jelezve, hogy a szakmai beszámoló elfogadható, vagy hiánypótlás szükséges. A szakmai kezelő nyilatkozik arról is, hogy a pénzügyi elszámolásban szereplő számlák tartalma illeszkedik-e a támogatott feladathoz és az elfogadott költségtervhez.
(2) Az (1) bekezdés szerinti nyilatkozat hiányában a KF érdemi ellenőrzés nélkül visszaküldi a beszámolót a szakmai kezelő részére szakmai szempontú ellenőrzés céljából.
(3) A KF a beszámoló pénzügyi ellenőrzését az (1) bekezdésben foglalt iratok teljes körű kézhezvételétől számított 20 napon belül végzi el, amely a beszámoló ellenőrzésére a XII. Földművelésügyi Minisztérium költségvetési fejezethez tartozó fejezeti és központi kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos gazdálkodásról szóló utasításban meghatározott határidőbe beleszámít.
(4) A KF a pénzügyi szempontú vizsgálat befejezését követően az (1) bekezdés szerinti iratokat – ha azokat eredetben kapta meg – a szakmai kezelő részére visszaküldi, egyúttal nyilatkozik a beszámoló pénzügyi szempontú elfogadhatóságáról vagy a hiánypótlás szükségességéről.
9. § (1) A beszámoló ellenőrzését (az egyes költségtételek dokumentumokkal való alátámasztását) az 1. melléklet 1. függelékében foglaltak alapján kell elvégezni.
(2) A beszámolóval kapcsolatos szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlásra egy alkalommal van lehetőség, amennyiben a hiánypótlásra a kötelezettségvállalás dokumentuma lehetőséget biztosít. A hiánypótlási kötelezettséget a szakmai kezelő rendeli el. A hiánypótlás keretében a költségvetési támogatás céljához nem illeszkedő tartalmú számlák helyett lehetőséget kell biztosítani megfelelő számlák benyújtására.
(3) A szakmai és pénzügyi szempontú hiánypótlás határideje a felszólítás kézhezvételétől számított 15. nap.
10. § (1) Amennyiben azt a kötelezettségvállalás dokumentuma lehetővé teszi, és a szakmai kezelő 8. § (1) bekezdése alapján adott szakmai állásfoglalása szerint nem szükséges hiánypótlás, szükség esetén a KF közvetlenül is bekérheti a pénzügyi szempontú hiánypótlást a kedvezményezettől elektronikus úton, a szakmai kezelő egyidejű tájékoztatása mellett.
(2) A beérkezett hiánypótlást a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi a 7. § szerint. Amennyiben a hiánypótlással kiegészített beszámoló elfogadást nyer, a szakmai kezelő intézkedik a KF felé a még kifizetésre váró támogatás utalásával kapcsolatban a 12. § (1) bekezdése szerinti adatlapon.
(3) A teljesítés igazolására jogosult személy a szakmai kezelő útján indokolt esetben pénzügyi szempontú felülvizsgálatot kérhet a KF-től a hiánypótlással kapcsolatban. A KF 20 napon belül tájékoztatja a szakmai kezelőt a hiánypótlás pénzügyi szempontból történő elfogadásáról vagy arról, hogy a beszámoló továbbra is tartalmaz el nem fogadható tételeket, megjelölve ennek indokát és a javasolt további intézkedéseket.
(4) Amennyiben a hiánypótlást követően sem teljes körű a beszámoló, azt a tartalma alapján kell értékelni. Ha a teljesítés ez alapján nem 100%-os, és a beszámoló alapján az összköltség csökken, a költségvetési támogatás összegét az összköltség arányában csökkenteni kell, több forrás esetén az eredeti arányoknak megfelelően.
(5) Amennyiben a támogatás egy összegben előlegként került átadásra, és a (4) bekezdésben foglaltakra figyelemmel a költségvetési támogatás összegét csökkenteni kell, a visszafizetést az Áht. szerinti határidő kitűzésével és államháztartáson kívüli kedvezményezettek esetében kamattal növelten kell visszakövetelni. Amennyiben előleg nyújtására nem került sor, az elfogadott teljesítésnek megfelelően kell a csökkentett összegű kifizetés teljesítését előírni.
(6) Amennyiben előleg igénybevételére került sor, és a beszámoló ellenőrzése alapján csökkentett összeget a támogatás visszatartott része nem fedezi, akkor a fennmaradó részt az előleg terhére kell a kedvezményezettől – az Áht. szerinti határidővel és kamattal növelt mértékben – visszakövetelni.
(7) A támogatás ellenőrzése során megállapított jogosulatlan felhasználás vagy fel nem használt támogatás esetében meghatározott visszafizetési kötelezettséggel kapcsolatban a kötelezettségvállalás dokumentumát nem kell módosítani.
(8) A szakmai kezelő a KF beszámolóval és hiánypótlással kapcsolatos véleményét figyelembe veszi az elfogadott teljesítés százalékos arányának meghatározásában.
(9) Amennyiben a kedvezményezett a visszafizetési felszólításnak határidőre nem tesz eleget, a követelés érvényesítésével kapcsolatban a szakmai kezelő a kötelezettségvállalás dokumentumában, az Ávr.-ben és a Ptk.-ban meghatározott intézkedéseket teszi meg, az ügyiratot előzetesen bemutatva a KF részére a követelés nyilvántartásba vétele céljából. Amennyiben a biztosíték felhatalmazó levél, az alapján azonnali beszedési megbízás igénybevételével kell megkísérelni a követelés érvényesítését. Az azonnali beszedési megbízás Magyar Államkincstárhoz való benyújtásában a KF közreműködik. Amennyiben az azonnali beszedési megbízás nem vezet eredményre, az Áht. 53/A. § (3) bekezdése alapján a visszafizetési kötelezettség érvényesítésével kapcsolatban az állami adóhatóság intézkedik.
11. § Amennyiben a beszámoló mind szakmai, mind pénzügyi szempontból elfogadható, a beszámoló elfogadásáról, valamint a pályázat lezárásáról a szakmai kezelő írásban értesíti a kedvezményezettet, és egyúttal nyilatkozik a felhatalmazó levelek visszavonásáról is.
12. § (1) Előlegfinanszírozás esetén az előleggel való elszámolás elfogadásával egy időben a szakmai kezelő intézkedik a KF felé a XII. Földművelésügyi Minisztérium költségvetési fejezethez tartozó fejezeti és központi kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos gazdálkodásról szóló utasítás 1. mellékletében szereplő teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése adatlap megküldésével a kötelezettségvállalás dokumentuma szerinti következő támogatási előleg kifizetéséről.
(2) Amennyiben előleg nyújtására nem kerül sor, a projekt lezárásával vagy elfogadó nyilatkozat kiadásával egyidejűleg a szakmai kezelő az (1) bekezdés szerinti, megfelelően kitöltött adatlappal megkeresi a KF-et a kifizetéssel kapcsolatos intézkedés érdekében.
(3) Amennyiben a támogatás egyösszegű előlegként kerül biztosításra, a beszámoló elfogadásáról a szakmai kezelő értesíti a kedvezményezettet, és ezzel egy időben a KF-re megküldi a kitöltött adatlapot a teljesítés elfogadásának igazolásaként.
13. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
(2) Az utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni azon folyamatban lévő támogatási igények alapján létrejövő kötelezettségvállalási dokumentumok vonatkozásában, melyekben a költségvetési támogatás felhasználásának elszámolási határideje későbbi, mint az utasítás hatálybalépését követő 45. nap.
1. melléklet az 1/2016. (I. 22.) FM utasításhoz
BESZÁMOLÓ
1. A kötelezettségvállalás dokumentumának száma:
2. A projekt címe:
3. A kedvezményezett neve:
4. A kedvezményezett címe:
5. A kedvezményezett aláírásra jogosult képviselője, beosztása:
5.1. e-mail és telefonos elérhetősége:
6. A támogatás vagy az átadott előirányzat
6.1. kötelezettségvállalás dokumentuma szerinti összege (Ft):
6.2. folyósított összege (Ft):
6.3. elszámolt összege (Ft):
6.4. utó- vagy részletekben történő finanszírozás esetén a beszámoló benyújtásával egy időben lehívott összeg (Ft):
7. A projekthez felhasznált és elszámolt önerő (amennyiben azt a kötelezettségvállalás dokumentuma előírta):
7.1. ezen belül a saját forrás összege:
8. A projekt megvalósítási helyszínei:
9. A projekt megvalósításának kötelezettségvállalás dokumentuma szerinti és a megvalósítás tényleges időpontjai:
a kötelezettségvállalás dokumentuma szerinti kezdési időpont:
a megvalósítás tényleges kezdési időpontja:
a kötelezettségvállalás dokumentuma szerinti befejezési időpont:
a megvalósítás tényleges befejezési időpontja:
10. A projekt megvalósításának szakmai összefoglalása, az elért eredmények részletezése (a megvalósított tevékenységek ismertetése, az elért eredmények szöveges és számszerűsített bemutatása, az elszámolásban szereplő jelentősebb tételek szöveges indoklása – szükség szerint mellékletként csatolható).
11. Pályázat esetében a kötelezettségvállalás dokumentumában előírt általános és egyedi feltételek teljesítésének ismertetése (az egyes, a programra vonatkozó általános előírás, illetve a programmal kapcsolatban a kötelezettségvállalás dokumentumában meghatározott egyedi feltételek teljesítésének bemutatása, ismertetése, adott esetben mellékletekkel kiegészítve – szükség szerint mellékletként csatolható).
12. Az elszámolás:
bruttó* (áfát is tartalmazó) vagy
nettó* összegben történik.
___________________
* Kérjük aláhúzással megjelölni.
13. A projekt megvalósításának költségeit és forrásait tartalmazó számlaösszesítő jogcímek (elfogadott költségterv) szerinti bontásban (értékadatok forintban):
A kitöltési útmutató az 1. melléklet 1. függelék 3.8. pontjában található. A táblázat fejléce excel munkafüzetbe is illeszthető, a számlaösszesítő kitölthető és nyomtatható külön excel dokumentumként is. A „K” és „L” oszlopokat csak akkor kell kitölteni, illetve a táblázat részeként szerepeltetni, ha az önerőről és annak elszámolási kötelezettségéről a támogatói okirat rendelkezik. számlaösszesítő adatok forintban
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
J |
K |
L |
sor-
szám |
számlák, bizonylatok sorozatszáma |
számla, bizonylat kiállítója |
számla, bizonylat kiállítási/
teljesítési dátuma |
áru, szolgáltatás teljesítésének dátuma |
költségvetési tétel (jogcím) megnevezése |
számlán, bizonylaton szereplő bruttó/ nettó összeg
(a beszámoló nyomtatvány
15. pontjában tett nyilatkozat szerint) |
támogatás összege
(az eredeti vagy módosított költségterv alapján) |
számla, bizonylat összegéből a támogatás terhére elszámolt összeg |
eltérés
(H–I) |
önerő összege a szerződés szerint |
felhasznált önerő |
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|
|
|
|
A költségvetés tételeit érintő eltérések szöveges indoklása:
Kelt: ……………………………………………
________________________________
Kedvezményezett cégszerű aláírása
NYILATKOZAT1
Alulírott ……………………………………… mint a ……………………………………………… (kedvezményezett megnevezése) bejegyzett képviselője, felelősségem tudatában nyilatkozom, hogy a jelen elszámolásban felsorolt tételek pénzügyi és számviteli rendelkezések szerint kerültek felhasználásra, kifizetésre és könyvelésre, továbbá a kedvezményezett által a …………… sz. támogatási szerződés/hatósági szerződés/támogatói okirat2 elszámolásához benyújtott számlák és dokumentumok eredeti példányain – melyek hitelesített másolata a jelen Beszámoló mellékletét képezik – feltüntetésre került valamennyi támogatási forrás megnevezése3 (kötelezettségvállalás dokumentumának száma) és azok felhasználási aránya.
Nyilatkozom továbbá arról, hogy:
– a feltüntetett költségek kifizetése előtt azok jogosságáról és összegszerűségéről – ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes kifizetés előtt és ezen felül az ellenszolgáltatás teljesítéséről is – előzetesen meggyőződtem,
– bruttó összegű elszámolás esetén a támogatás terhére elszámolt számlák áfatartalmát a későbbiekben sem igénylem vissza.
Kelt: …………………………………………
________________________________
(cégszerű aláírás)
__________________________
1 A nyilatkozat aláírás, pecsét és dátum hiányában érvénytelen, és a Beszámoló nem fogadható el.
2 A megfelelő szöveget kérjük megjelölni.
3 Elszámolásra vonatkozó záradék: „elszámolva a …. sz. szerződés terhére … Ft”.
1. függelék az 1/2016. (I. 22.) FM utasítás 1. mellékletéhez
1.
ÁLTALÁNOS TÁJÉKOZTATÓ
A TÁMOGATÁSOK ELSZÁMOLÁSÁNAK ÖSSZEÁLLÍTÁSÁHOZ
1.1. A projekt megvalósításának, illetve a támogatás felhasználásának ellenőrzése a fejezeti kezelésű előirányzatok kezelésének és felhasználásának szabályairól szóló rendeletben, a XII. Földművelésügyi Minisztérium költségvetési fejezethez tartozó fejezeti kezelésű előirányzatokkal kapcsolatos gazdálkodás belső normáiról szóló utasításában, valamint a minisztérium fejezeti kezelésű előirányzataiból pályázati úton vagy egyedi döntés alapján pénzeszköz- vagy előirányzat-átadással biztosított támogatások kapcsán elszámolható költségekről a támogatások felhasználása ellenőrzésének és a beszámolók összeállításának szabályairól szóló FM utasításban foglaltak, illetve a vonatkozó jogszabályok szerint történik.
1.2. A kedvezményezettnek a kötelezettségvállalás dokumentuma szerinti projekt befejezését, illetve a támogatás felhasználásának határidejét követő 30 napon belül tételes pénzügyi és szakmai beszámolót kell készítenie a támogatás felhasználásáról, a támogatott cél, illetve feladat szerződésszerű megvalósításáról, az elért eredményekről, és azt a támogató nevében eljáró szakmai kezelőhöz a támogató címére (1055 Budapest, Kossuth Lajos tér 11.) ellenőrzés céljából, a kötelezettségvállalás dokumentumában meghatározott formátumban (papír alapon vagy elektronikusan) be kell nyújtania. A borítékon fel kell tüntetni a kötelezettségvállalás dokumentumának számát, a „Beszámoló” szöveget, valamint a címzésben az illetékes főosztály nevét.
1.3. A támogatással – pályázat esetén a pályázati anyagban szereplő, illetve a miniszteri döntés szerint jóváhagyott költségek alapján elkészített – a kötelezettségvállalás dokumentumának mellékletét képező költségtervnek megfelelően kell elszámolni úgy, hogy a számlaösszesítőben szereplő költségvetési tételek megnevezése, csoportosítása és sorrendje megegyezzen az elfogadott költségtervvel.
1.4. Ha több alkalommal kerül sor a költségterv módosítására, az elfogadott módosított költségterveket egymástól sorszámozással és dátumozással kell megkülönböztetni. A támogatás elszámolását az utolsó elfogadott, módosított költségterv alapján kell összeállítani.
1.5. A beszámoló szakmai és pénzügyi részből áll, melyet a bejegyzett képviselőnek cégszerűen vagy az arra jogosult, illetve szabályos meghatalmazással rendelkező személynek aláírnia és dátumoznia kell. Aláírás nélkül a szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás érvénytelen.
1.6. Az elszámolásban szereplő költségek bizonylatait, illetve költségtípustól függően a bizonylat mellékleteit a számviteli törvény, az áfatörvény, illetve a pályázó számviteli politikájának figyelembevételével kell kezelni és kiállítani.
1.7. Ha az elszámolás nem csak számla alapján történik, akkor a kedvezményezettnek be kell nyújtania a kötelezettségvállalás dokumentumában szereplő támogatás felhasználását igazoló bizonylatok, okiratok (például árajánlatok, megrendelés, teljesítésigazolás, adásvételi szerződés stb.) másolati példányát [azok eredetivel való egyezőségét igazoló – a kedvezményezett (képviselője) által aláírt – záradékkal ellátva], a szakmai teljesítés, illetve a támogatás felhasználásának igazolása céljából. A számviteli szabályok szerinti teljesítésigazolást nem szükséges külön dokumentumban rögzíteni, az a számla, illetve számlát helyettesítő bizonylat eredeti példányára is rávezethető.
1.8. Amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma előírja, az önerő (saját forrás és természetbeni hozzájárulás) programhoz való felhasználását szintén – a támogatásokhoz hasonlóan – dokumentálni szükséges.
1.9. A Földművelésügyi Minisztérium által nyújtott támogatást más nemzeti támogatások esetében önerőként nem lehet szerepeltetni. Az európai uniós forrásból nyújtott támogatások esetében csak akkor lehet önerőként szerepeltetni a Földművelésügyi Minisztérium által nyújtott támogatást, ha a projektek szakmailag és időben kapcsolódnak, valamint azt a kedvezményezett a Földművelésügyi Minisztériumhoz benyújtott támogatási igényében jelezte.
1.10. Amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma arról rendelkezik, a bruttó százezer forint összeghatárt el nem érő számlák és mellékleteik hitelesített másolatát a beszámolóhoz csatolni nem kell, viszont a számlákat, bizonylatokat a számlaösszesítőben „bruttó százezer forint összeget el nem érő számlák” megnevezés alatt az előírt módon szerepeltetni szükséges. A fentieknek megfelelő számlák eredeti példányait szintén záradékolni szükséges az elszámolás tényének rögzítésével, mely helyszíni ellenőrzés keretében ellenőrizendő. Amennyiben az ilyen számlán nem szerepel az elszámolásra vonatkozó záradék, annak összege jogosulatlanul igénybe vett támogatásnak minősül, és az Ávr., illetve a kötelezettségvállalás dokumentumának előírása szerint vissza kell fizetni. 1.11. Pályázat esetén különös figyelemmel kell lenni a kötelezettségvállalás dokumentumában szereplő kikötésekre, azok teljesítésének megfelelő igazolására és dokumentálására.
1.12. A kedvezményezettnek a támogatás felhasználását alátámasztó eredeti számviteli és egyéb dokumentumokat a támogató teljesítésigazolásának dátumától számított 10 évig elkülönítetten és olvasható, ellenőrzésre alkalmas állapotban kell megőriznie.
1.13. A határon túlra irányuló támogatások felhasználását a kedvezményezett országában szokásos számlákkal, bizonylatokkal és egyéb dokumentumokkal kell igazolni a kedvezményezett által készített magyar nyelvű fordítás csatolásával.
2.
A BESZÁMOLÓ SZAKMAI RÉSZE
2.1. A szakmai beszámoló olyan írásos anyag, melyben tényszerűen összegezni kell a projekt kötelezettségvállalás dokumentumában foglaltak szerinti végrehajtását, az elért eredményeket, tapasztalatokat. A szakmai résznek konkrét és ellenőrizhető adatokat és tényeket kell tartalmaznia (például időpontok, helyszínek, létszámok, szakértők, előadók, előadások tematikája), melyeket egyéb dokumentumokkal is alá kell támasztani (pályázatok esetében például jelenléti ív, vetélkedőkön az ajándékok átadását, illetve átvételét igazoló lista, fotók stb.). Az általános megfogalmazás nem elfogadott.
2.2. A szakmai beszámolónak alá kell támasztania azokat az elszámolásban szereplő számlákat, illetve a számlákon szereplő tételeket, amennyiben – elnevezése, a vámtarifaszáma (VTSZ), a szolgáltatási jegyzékszáma vagy a kódolása (cikkszáma) miatt – az ellenőrzést végző személy [a támogató munkatársa, Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ) ellenőre] számára nem azonosítható, illetve a támogatott tevékenységhez való kapcsolódása, relevanciája egyértelműen nem megállapítható.
2.3. A beszámolóhoz csatolni kell, amennyiben ez a projekt megvalósítása során a támogatás segítségével létrejött eredmény természetéből eredően lehetséges, az eredményt is az előírt, de legalább egy-egy példányban. A terjedelemtől függően az előállított eredmény elektronikusan is csatolható (CD vagy DVD lemezen). Amennyiben az az előállított eredmény természetéből eredően nem csatolható, akkor az annak meglétét igazoló iratot, dokumentumot kell a beszámolóval együtt benyújtani.
2.4. A Természetvédelmi Információs Rendszerhez (a továbbiakban: TIR) szolgáltatandó adatokat a TIR-nek megfelelő formában és tartalommal kell elektronikusan – elektronikus adathordozóra írva vagy e-mailen – megküldeni a Földművelésügyi Minisztérium feladatkörében érintett szervezeti egysége részére (Természetmegőrzési Főosztály, e-mail cím: tmf@fm.gov.hu).
2.5. A beszámoló szakmai részében kell bemutatni a kötelezettségvállalás dokumentumában szereplő, a megvalósításra vonatkozó előírások, illetve kikötések teljesítését is, szükség szerint mellékletekkel kiegészítve.
3.
A TÁMOGATÁS PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSA
3.1. A pénzügyi elszámolás a támogatás felhasználását igazoló számláknak, bizonylatoknak és egyéb dokumentumoknak a kedvezményezett részéről az arra jogosult személy aláírásával hitelesített, jól olvasható másolati példányait tartalmazza.
3.2. A pénzügyi elszámoláshoz tartozó dokumentumokat lefűzve, a számlaösszesítőnek megfelelő sorrendben, azon belül pedig számla, kifizetési, bizonylat, megrendelés, teljesítésigazolás, egyéb dokumentum sorrendben kell összeállítani és a számlát a számlaösszesítővel egyező sorszámmal ellátni.
3.3. A fentiek szerint nem rendezett, széteső pénzügyi elszámolás érdemi vizsgálat nélkül visszaküldésre kerül. Hiánypótlás keretében lehetőség van az előírásnak megfelelően összeállítani az elszámolást, ugyanakkor a beszámolóval kapcsolatban további hiánypótlási lehetőség már nem áll rendelkezésre.
3.4. A bruttó 300 000 forint összeghatárt meghaladó összegű számlák csak bankon keresztül történő kiegyenlítéssel számolhatók el a támogatás terhére. A banki átutalással teljesített kifizetések igazolásául minden esetben csatolni kell a megfelelő bankszámlakivonatot, megjelölve rajta az adott tételt. Amennyiben egy bankszámlakivonathoz több elszámolt számla is tartozik, a kivonatot elegendő egy másolati példányban csatolni, azonban a kivonaton meg kell jelölni az elszámolással érintett tételeket a számlaösszesítő szerinti sorszám feltüntetésével.
3.5. A kincstári körbe tartozó szervezetek esetében az elszámolással érintett tételekhez kapcsolódó banki átutalási megbízásokat lehetőleg egyedi utalási csomagban kell benyújtani a számlavezető pénzintézet részére. Amennyiben csoportos átutalási megbízás részeként kerülnek teljesítésre az elszámolással érintett tételek, a bankszámlakivonathoz csatolni kell a csoportos utalási állomány tételeit tartalmazó, a banki ügyfélterminálból kinyomtatható listát.
3.6. A számla csak a következő feltételek teljesülése esetén számolható el a támogatott projekt keretében:
3.6.1. A számla a kedvezményezett nevére és székhelyére szól.
3.6.2. A számla tartalmilag igazodik az elfogadott költségtervhez, annak tételeihez egyértelműen hozzárendelhető.
3.6.3. Megfelel az Áfa tv., valamint az Sztv., továbbá a pályázati kiírás vagy a kötelezettségvállalás dokumentuma előírásainak és feltételeinek. 3.6.4. A számlán a szolgáltatás teljesítésére vagy az áru átadására vonatkozó teljesítési dátum szerepel, ami nem egyezhet meg a számlán feltüntetett teljesítési, azaz fizetési határidővel. Folyamatos, rendszerint közüzemi szolgáltatások számláin, amennyiben a teljesítési időpont azonos a fizetési határidő időpontjával, akkor a számlán lévő szolgáltatási vagy elszámolt időszaknak kell a kötelezettségvállalás dokumentuma szerinti projektidőszakba esnie. Egyéb esetekben a számlákon megadott teljesítési időpontnak (ami az áru, szolgáltatás tényleges teljesítésének időpontja) kell a projekt megvalósítási időszakába esnie. Csak a pályázati kiírásban vagy a kötelezettségvállalás dokumentumában a projekt megvalósításának megkezdésére előírt napot követően keletkezett, fentieknek megfelelő számlák számolhatók el a támogatás terhére. Ezen időpontok előtt, illetve a teljesítési határidő után keletkezett számlák a támogatás terhére nem számolhatók el.
3.6.5. A számlához a bruttó 100 000 forint összeghatárt meghaladó áru vagy szolgáltatás esetében csatolni kell például a megrendelés, a vállalkozási szerződés, a kivitelezői szerződés, a szállítói szerződés, valamint a megbízási szerződés, illetve egyéb olyan dokumentum hitelesített másolatát, mely az elszámolni kívánt költség projekthez való kapcsolódását alátámasztja, azonban a pályázati kiírás, kötelezettségvállalás dokumentuma, megállapodás ettől eltérően is rendelkezhet.
3.6.6. A számla kiállítója az ahhoz mellékletként csatolt megrendelésben, vállalkozási szerződésben, kivitelezői szerződésben, szállítói szerződésben, valamint a megbízási szerződésben stb. feltüntetett kedvezményezett lehet. A kedvezményezett által csak olyan számla fogadható be, illetve számolható el a támogatás terhére, amelyen szereplő áru, szolgáltatás nyújtására a számlát kiállító a bejegyzett tevékenységi köre alapján jogosult, illetve megbízási vagy vállalkozási szerződés esetén azt az arra jogosult személy írta alá, vagy a kedvezményezett és a számlát kiállító között összeférhetetlenség vagy érdekeltség nem áll fenn. Amennyiben az ellenőrzés során arra derül fény, hogy a fenti feltételek valamelyikének a számla vagy a hozzá tartozó szerződés nem felel meg, az érintett tétel az elszámolásban nem fogadható el.
3.6.7. A számlához külön dokumentumként csatolni kell, vagy annak eredeti példányára kell felvezetni a teljesítésigazolást, továbbá a kifizetést igazoló bizonylatokat (bankszámlakivonat, időszaki pénztárjelentés a készpénzfizetésű számlák könyvelésben való szerepeltetésének ellenőrzéséhez). A teljesítést igazoló dokumentumnak minősül különösen a szállítólevél, az átadás-átvételi jegyzőkönyv, szolgáltatásra vonatkozóan a teljesítésigazolás, a kedvezményezett belső bizonylata, amennyiben arról ez egyértelműen kiderül, bérjellegű kifizetéseket terhelő járuléknál és a személyi jövedelemadó (a továbbiakban: SZJA) előleget illetően a NAV számlákra való utalás esetében a bankszámlakivonat.
3.6.8. Kizárólag kifizetett és az elszámolás tekintetében záradékolt (eredeti példányra rávezetett, szerződésszámot, és a szerződés, megállapodás terhére történő elszámolás arányát tartalmazó) számla másolata nyújtható be elszámolásra. Amennyiben nem a teljes, számlán szereplő összeg kerül elszámolásra, az elszámolni kívánt összeget a támogatás teljes összegéhez képest, az adott számlára elszámolt egyéb támogatási források megnevezésével, valamint a szerződés(ek) számával kell a számla eredeti példányára felvezetni.
3.7. Amennyiben az ellenőrzés mozgó záradék alkalmazását állapítja meg, az adott számla semmilyen körülmények között nem vehető figyelembe a támogatás terhére, és a támogató intézkedik az el nem fogadható számla támogatás terhére elszámolt összegének visszafizettetésére vonatkozóan, illetve az Ávr.-ben, kötelezettségvállalás dokumentumában meghatározott egyéb szankciót is alkalmazhat. 3.8. Az elszámolásba bekerülő számlákról és bizonylatokról – az alábbiakban feltüntetettek szerinti – számlaösszesítőt kell készíteni.
3.8.1. A számlaösszesítőt oly módon kell elkészíteni, hogy a tételes ellenőrzés során a kifizetések egyértelműen azonosíthatóak legyenek. A számlamásolatokra rá kell vezetni a számlaösszesítőben szereplő, azzal megegyező sorszámot.
3.8.2. A számlaösszesítő táblázat tartalmát csak további, a kedvezményezett elszámolását segítő kiegészítő oszlopokkal lehet módosítani.
3.8.3. A „K” és „L” oszlopokat csak akkor kell kitölteni, illetve a táblázat részeként szerepeltetni, ha az önerőről és annak elszámolási kötelezettségéről a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezik.
A program, illetve tevékenység megvalósításának költségei és forrásai (értékadatok forintban)
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
J |
K |
L |
sor-
szám |
számlák, bizonylatok sorozatszáma |
számla, bizonylat kiállítója |
számla, bizonylat kiállítási/
teljesítési dátuma |
áru, szolgáltatás teljesítésének dátuma |
költségvetési tétel (jogcím) megnevezése |
számlán, bizonylaton szereplő bruttó/ nettó összeg
(a beszámoló nyomtatvány 15. pontjában tett nyilatkozat szerint) |
támogatás összege
(az eredeti vagy módosított költségterv alapján) |
számla, bizonylat összegéből a támogatás terhére elszámolt összeg |
eltérés (H–I) |
önerő összege a szerződés szerint |
felhasznált önerő |
1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|
|
|
|
3.9. A számlaösszesítő táblázat fejlécének magyarázata:
3.9.1. A oszlop: Az elszámolásra kerülő számlák, bizonylatok sorrend szerinti sorszáma, melyet a hitelesített másolatokon fel kell tüntetni.
3.9.2. B oszlop: Az elszámolásra kerülő számlák, bizonylatok nyomdai sorozatszáma vagy számlázó program szerinti száma.
3.9.3. C oszlop: A számla kiállítójának neve.
3.9.4. D oszlop: Készpénzfizetésű számlákon a kiállítás és a teljesítés időpontja megegyezik. Az átutalással kiegyenlítendő számlákon a teljesítés időpontja általában az áru vagy szolgáltatás tényleges igénybevételének időpontja, azonban a számla kiállítója (a használt nyomtatványtól függően) itt adhatja meg a számla pénzügyi teljesítésének (kifizetésének) határidejét.
3.9.5. E oszlop: A számlán szereplő áru vagy szolgáltatás tényleges teljesítési dátuma, ami folyamatos szolgáltatás esetén lehet időszak, átutalással fizetendő számla esetében korábbi dátum, mint a számla kiállításának ideje.
3.9.6. F oszlop: A kötelezettségvállalás dokumentuma mellékletét képező költségtervben szereplő jogcímek, melyekre a támogatás igénylése, illetve megítélése történt (például munkabér, járulékok, adminisztrációs költségek, beszerzések, dologi kiadások, szükség szerint részletezve).
3.9.7. G oszlop: A számlán, illetve a bizonylaton szereplő fizetendő végösszeg. Amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma alapján a támogatás a vissza nem igényelhető áfatartalomra is vonatkozik, az összeget bruttó összegben, amennyiben a támogatás nettó – áfa nélkül – értendő, a nettó összeget kell feltüntetni.
3.9.8. H oszlop: A kötelezettségvállalás dokumentuma mellékletét képező költségvetésben az egyes költségvetési tétel (jogcím) esetében jóváhagyott összeg.
3.9.9. I oszlop: A számla, bizonylat végösszegéből a támogatás terhére elszámolt összeg. Az elszámolható maximum összeg a számla végösszegének 120%-a lehet. Az adott költségvetési tétel esetében az eredetileg elfogadott összegnél kisebb összeg elszámolása esetén a számla, bizonylat eredeti példányára a kötelezettségvállalás dokumentuma számával együtt az elszámolt részösszeget is fel kell vezetni.
3.9.10. J oszlop: A támogatás összege és az elszámolt összeg közötti különbség, ami lehet 0, negatív vagy pozitív előjelű szám is. Negatív előjelű szám esetén az elszámolt összeg nagyobb, mint az adott költségvetési tételre eredetileg elfogadott költség, pozitív előjelű szám esetén az elszámolt összeg kisebb, mint az eredetileg elfogadott költség.
3.9.11. K oszlop: Az önerő összegét csak akkor kell feltüntetni, ha arról a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezik.
3.9.12. L oszlop: Kizárólag, akkor kell kitölteni, ha arról a kötelezettségvállalás dokumentuma rendelkezik.
4.
KÖLTSÉGVETÉSI TÁMOGATÁSSAL KAPCSOLATBAN ELSZÁMOLHATÓ
ÉS NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK, ILLETVE A KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSÁRA VONATKOZÓ TUDNIVALÓK
4.1. A támogatással összefüggésben elszámolható költségek
4.1.1. Áfa:
4.1.1.1. Az áfakörbe tartozó kedvezményezettnek a beszámoló formanyomtatványához tartozó nyilatkozat kitöltésével és aláírásával nyilatkoznia kell arról, hogy a támogatás terhére elszámolt áfát a későbbiekben sem igényli vissza.
4.1.2. Bérek, bérjellegű költségek és járulékaik:
4.1.2.1. Bérjellegű kiadásnak számít a projekt megvalósításához, a tényleges lebonyolításhoz szükséges szakmai, illetve szakértői munkák díja, bérköltsége, illetve az alkalmazásban álló munkavállalók bérének támogatható része, továbbá a megbízási díj, valamint az egyszerűsített foglalkoztatás keretében foglalkoztatottak bére.
4.1.2.2. A bérhez, bérjellegű kiadáshoz kapcsolódó, a munkavállalót terhelő SZJA előleg, valamint levonásra kerülő járulékok, illetve a munkaadót terhelő járulékok akkor számolhatók el, ha azokat a kifizető (munkáltató) az állami adóhatóság felé bevallotta és megfizette.
4.1.2.3. Bérjellegű kifizetések és járulékaik csak a projekthez arányosítva (az adott időszakban a bérjellegű kifizetésből mekkora rész kapcsolódik a kedvezményezett által megvalósítani kívánt projekthez) számolhatók el. Ha a kedvezményezett szervezet főállású munkavállalója vagy megbízott munkatársa nem csak az adott programmal kapcsolatban dolgozik, úgy a munkabért, illetve a megbízási díjat is arányosítani kell az érintett munkavállaló munkaidejének, illetve a megbízott a megbízás ellátására fordított idejéből a projekt megvalósítására fordított idő arányában. Pályázat esetén mind a pályázatban, mind az elszámolásban nyilatkozni szükséges arról, hogy ki (név és beosztás szerint) hány órát foglalkozik a projekttel napi, illetve havi szinten.
4.1.2.4. Munkabérként csak a projekt megvalósításával bizonyíthatóan és közvetlenül összefüggő közreműködés díja számolható el. Bizonyítható a munkabérköltség szükségessége akkor, ha
4.1.2.4.1. határozott idejű (program időtartamára vonatkozó) munkaviszonnyal összefüggő okirat egyértelműen igazolja,
4.1.2.4.2. a cél megvalósításával összefüggő megbízási szerződés igazolja,
4.1.2.4.3. határozatlan idejű munkaviszony esetén csatolják a munkavállaló és munkáltató között létrejött szerződést és a munkaköri leírást, vagy
4.1.2.4.4. egyszerűsített foglalkoztatás esetén – a támogatás terhére való elszámolhatóság érdekében – a felek között létrejött írásos megállapodás igazolja.
4.1.2.5. Célfeladat, keresetkiegészítés a vonatkozó jogszabályok szerint a projekttel kapcsolatban csak olyan munkavállalónak, megbízottnak adható, akinek a munkaköri leírásában, megbízásában nem szerepelnek a projekttel kapcsolatban végzendő tevékenységek és feladatok.
4.1.2.6. A bérjellegű költségek elszámolásához szükséges dokumentumok:
4.1.2.6.1. munkaszerződés,
4.1.2.6.2. célfeladatra vagy keresetkiegészítésre vonatkozó megállapodás,
4.1.2.6.3. megbízási szerződés (a kedvezményezettel egyébként jogviszonyban nem álló külső szakértők, természetes személyek vagy egyéni vállalkozó esetében) vagy közérdekű önkéntes tevékenység ellátására irányuló szerződés (a továbbiakban: önkéntes szerződés); amennyiben ezek keretében a megbízott vagy az önkéntes a feladat ellátásához kapcsolódóan külön költségtérítésben részesül, akkor azt a szerződésben kifejezetten szerepeltetni kell jogcím, összeg, időtartam szerint részletezve,
4.1.2.6.4. amennyiben a kedvezményezettnél bérszámfejtő rendszer működik: bérszámfejtő lapok, amennyiben kézi számfejtés történik: bérjegyzék, illetve fizetési jegyzék,
4.1.2.6.5. a kedvezményezett nyilatkozata a munkáltatót terhelő járulékok megfizetéséről, illetve a vonatkozó átutalásokat tartalmazó bankszámlakivonatok másolata,
4.1.2.6.6. kifizetés bizonylata,
4.1.2.6.7. teljesítésigazolás a célfeladat, keresetkiegészítés, megbízási és önkéntes szerződés esetén,
4.1.2.6.8. a bérhez, bérjellegű kiadáshoz kapcsolódó adó és járulék állami adóhatóság részére történő megfizetését igazoló bankszámlakivonat,
4.1.2.6.9. összevont utalás esetén külön, az átutalás bizonylatán részletezni szükséges személyenként az átutalt munkavállalói és munkaadó járulékokat, valamint a levont SZJA előleget,
4.1.2.6.10. egyszerűsített foglalkoztatás esetén a bér kifizetését és a közteher megfizetését igazoló bizonylat csatolása szükséges.
4.1.3. Szolgáltatások és áruk:
4.1.3.1. A számláknak minden esetben részletesen kell tartalmazniuk a megvett áru vagy szolgáltatás leírását (nem elegendő a „megbízás szerint” vagy „megállapodás szerint” kifejezés feltüntetése vagy például szakkönyv esetében a „szakkönyv” kifejezés, hanem tételes felsorolás szükséges). A számlán szereplő tétel megnevezését a számla kiállításának időpontjában hatályos Sztv., valamint Áfa tv. vonatkozó rendelkezései szerint kell feltüntetni a számlán. 4.1.3.2. A projekt keretében megvalósított oktatások, rendezvények esetén a fentieken túl – amennyiben a kötelezettségvállalás dokumentuma másként nem rendelkezik – csatolni kell a támogató részére megküldött meghívót is.
4.1.4. Útiköltség:
4.1.4.1. Gépjárműhasználat esetén a benyújtandó dokumentumok:
4.1.4.1.1. A kedvezményezett szervezet tulajdonában lévő vagy kölcsönzött gépjármű használata esetén a forgalmi engedély hitelesített másolata, útnyilvántartás vagy menetlevél hitelesített másolata, a nyomtatvány rovatainak pontos kitöltésével, ideértve a kiindulási hely és a célállomás helyének cím szerinti, pontos megjelölését is, továbbá az utazás(ok)hoz kapcsolódó üzemanyagszámlák és bérelt, kölcsönbe kapott jármű esetén a kölcsönadási szerződés hitelesített másolata.
4.1.4.1.2. Kedvezményezett szervezet tagja, munkatársa, önkéntese tulajdonában lévő gépjármű használata esetén: útnyilvántartás a fentiek szerinti mellékletekkel ellátva akkor, ha a székhely településen belül történt a gépjárműhasználat, illetve kiküldetési rendelvény, ha a székhely településen kívül történt a gépjárműhasználat. A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell az utazás konkrét célját, időpontját, a célállomás pontos cím szerinti, illetve a felkeresett partner, helyszín megjelölését, a forgalmi engedély hitelesített másolatát, valamint az utazó jogviszonyának igazolását (munka- vagy önkéntes szerződés).
4.1.4.2. Magángépjármű hivatali célú használatának költségei csak akkor számolhatók el, ha az igénybe vett gépkocsi a kedvezményezett (kiküldő) szervezettel jogviszonyban álló személy vagy azzal egy háztartásban élő személy tulajdonában van.
4.1.4.3. Ha a kifizetett költségtérítés a jogszabályban meghatározottaktól eltér, úgy a kiküldöttet adófizetési kötelezettség terheli. Ez esetben az elszámolásban igazolni kell, hogy a kifizető az adóelőleg-levonási és adatszolgáltatási kötelezettségének eleget tett.
4.1.4.4. Tömegközlekedés költsége az utazáshoz vásárolt jegy és a kedvezményezett szervezet nevére szóló számla alapján számolható el, csatolva a kiküldetési rendelvény másolatát is. A MÁV Magyar Államvasutak Zártkörűen Működő Részvénytársaság által biztosított utazási kedvezmény igénybevételével bonyolított hivatalos utazások elszámolásához a kiküldetési rendelvényt és a vasúti menetjegyeket kell a kedvezményezett által hitelesített másolatban csatolni.
4.1.4.5. A parkolási díj és az úthasználati díj (autópályák, autóutak és főutak használatáért fizetendő díj) arányosított költsége a projekt megvalósítása során használt céges vagy kiküldetési rendelvény alapján magántulajdonú gépkocsira vonatkozóan a következők szerint számolható el:
4.1.4.5.1. parkolójegy (mely lehet önmagában is számla) vagy számla, mely lehet mobiltelefon-szolgáltatói számla is, egyéb esetben a kedvezményezett nevére szóló számla,
4.1.4.5.2. a parkolási és úthasználati díj alátámasztásául szolgáló kiküldetési rendelvény, menetlevél vagy útnyilvántartás hitelesített másolatával és
4.1.4.5.3. a számla kifizetését igazoló bizonylattal.
4.1.4.6. Megbízási vagy önkéntes szerződés esetében külön rögzíteni szükséges, hogy a megbízó vagy az önkéntest fogadó szervezet a projekt megvalósításával kapcsolatos hivatali utazás költségeit (kiküldetési rendelvény vagy számla alapján) megtéríti.
4.1.5. Adminisztrációs költség, illetve irodaköltség:
4.1.5.1. Adminisztrációs költségek (pl. irodaszerek beszerzése, könyvelés, bérszámfejtés, amennyiben más szolgáltató végzi) a szolgáltató által kiállított számla alapján számolhatóak el, amelyen meg kell jelölni azt az arányos összeget, amely a projektérték alapján a teljes ráfordítás arányában elszámolásra kerül.
4.1.5.2. Rezsiköltség (ideértve a telefonköltséget) a szolgáltató által kibocsátott számla hiteles másolatával számolható el, amelyet az előbbiek szerint arányosítani kell, és az elszámolásra kerülő összegről a másolaton nyilatkozni szükséges.
4.1.5.3. Bankköltség a projekthez kapcsolódó banki műveleteket és az annak kapcsán a pénzügyi szolgáltató által levont díjat, illetéket igazoló, a kedvezményezett által hitelesített bankszámlakivonattal igazolható.
4.1.6. Arányosítás elve a 4.1.2.–4.1.5. pont szerinti költségekhez:
4.1.6.1. Amennyiben az elszámolandó számlán szereplő szolgáltatás díja vagy beszerzett fogyóeszköz költsége, illetve a bérjellegű kiadás nem csak a projekttel kapcsolatban merült fel, a támogatási időszakra vonatkozóan a kedvezményezett összes költségén belül a projekt költségének arányát kell meghatározni.
4.1.6.2. Amennyiben a kedvezményezett az arányosítást a beszámoló benyújtásakor nem végzi el, és azt a támogató hiánypótlási felhívására sem pótolja, a támogató jogosult csökkentett összegben elfogadni azokat a költségeket, ahol az arányosítás indokolt lett volna.
4.1.7. Beszerzések:
4.1.7.1. Amennyiben a projekt megvalósítása keretében közbeszerzési eljárás lefolytatására került sor, a beszámolóhoz az ajánlattételi felhívást és a bontási jegyzőkönyvet, illetve szükség szerint egyéb dokumentumokat is csatolni kell. A közbeszerzési eljárás teljes és eredeti dokumentációját az ellenőrzésre jogosult szervezetek felszólítására, ellenőrzés céljára be kell mutatni.
4.1.7.2. Amennyiben a beszerzés nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, a beszerzést a kedvezményezett beszerzési szabályzatában foglaltak szerint kell lebonyolítani és kiegészítő dokumentumokkal ellátni (pl. árajánlatok). Ha a kedvezményezett nem rendelkezik saját beszerzési szabályzattal, és a beszerzett áruk és szolgáltatások bruttó egyedi értéke meghaladja a 300 000 forintot, a beszámolóhoz csatolni szükséges az adott beszerzéssel kapcsolatban előzetesen bekért 3 árajánlat hitelesített másolatát.
4.1.8. Hatósági engedély köteles tevékenységek:
4.1.8.1. Amennyiben a projekt hatósági engedély köteles tevékenységet foglal magában, a jogerős engedély kedvezményezett által hitelesített másolatát a beszámolóhoz kell csatolni.
4.1.9. Külföldről beszerzett termék árának elszámolása külföldi számla alapján:
A felmerült költségek elszámolása a külföldi számla hitelesített másolata, az áru ellenértékének kifizetését igazoló bizonylat, valamint az átutalást teljesítő bank vagy hivatalos pénzváltóhely árfolyam-igazolása alapján lehetséges. A számla tartalmának magyar fordítását a számlához csatolni szükséges. A bank által a tranzakcióval kapcsolatban felszámított költség – bankszámlakivonat alapján – elszámolható.
4.1.10. A tárgyi eszközökkel kapcsolatos kiadások elszámolása:
4.1.10.1. Tárgyi eszközökkel kapcsolatos kiadás csak akkor számolható el, ha a szervezet rendelkezik a beszerzést igazoló bizonylattal, az eszköz aktiválását – amennyiben azt a vonatkozó jogszabály előírja – állományba vételi (üzembe helyezési) bizonylattal dokumentálták, és rendelkeznek a számviteli szabályoknak megfelelő nyilvántartással (tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó lap). A jelzett bizonylatokat, igazolásokat az elszámoláshoz másolatban csatolni kell. A támogatott projekthez kapcsolódó kis értékű tárgyi eszközök (jutalmak, díjak) átadás-átvételét dokumentálni szükséges.
4.1.11. Élő állatok beszerzése:
4.1.11.1. Az állatok beszerzését a számlán kívül az úgynevezett „marhalevél”-lel vagy az állat egyedi azonosító számát tartalmazó dokumentummal (felvásárlási jegy) is igazolni szükséges.
4.1.12. Korábban beszerzett készlet:
4.1.12.1. Kizárólag költségvetési szervek vagy 100%-ban állami tulajdonú kedvezményezettek esetében számolható el a pénzmozgás nélküli anyagfelhasználás, belső bizonylat és kiadási raktárbizonylat alapján. A belső bizonylatnak tartalmaznia kell az elszámolt készlet mennyiségét és beszerzéskori egységárát.
4.1.13. Egyes juttatások esetén a kifizetőt terhelő adó:
4.1.13.1. Amennyiben azt az elfogadott költségterv tartalmazza, a támogatott projekthez kapcsolódóan a támogatás terhére beszerzett és elszámolt díjak, ajándéktárgyak, rendezvények esetében étkeztetéshez kapcsolódó, az Sztv. alapján a meghatározott juttatások után a kifizetőt terhelő (reprezentációs) adó elszámolható az arra vonatkozó, az állami adóhatósághoz történt benyújtást igazoló bevallás nyomtatvány csatolásával. 4.2. A támogatással összefüggésben nem elszámolható költségek, amennyiben arról a pályázati felhívás vagy a kötelezettségvállalás dokumentuma másképp nem rendelkezik
4.2.1. Vásárolt személygépjármű bekerülési értéke, kivéve ha azt a kötelezettségvállalás dokumentuma, illetve az elfogadott költségterv megengedi. Ez esetben a beszerzés csak a projekthez mérten arányosítva számolható el.
4.2.2. Korábban már használatba vett tárgyi eszköz, a 4.1.12. pontban foglaltak kivételével.
4.2.3. Eszközök amortizációja (mely költségként a könyvelésben elszámolható).
4.2.4. Olyan tárgyi eszköz bekerülési értéke, amelynek alapján a kedvezményezett vagy más gazdasági társaság vagy egyéni vállalkozó korábban támogatást igénybe vett.
4.2.5. Azok a költségek, melyekkel kapcsolatban akár a megvalósítás idején, akár utóellenőrzés során megállapítható, hogy a kedvezményezett olyan partnertől vásárolt terméket, szolgáltatást, amellyel érdekeltségi kapcsolatban áll.
4.2.5.1. Amennyiben a kedvezményezett a pályázatában vagy még a kötelezettségvállalás dokumentumának aláírása előtt jelzi a támogató számára, hogy a költségtervben szereplő adott tétel (jogcím) esetében szakmai vagy gazdasági (írásos) indokok miatt a vele érdekeltségi viszonyban álló szervezetet, illetve személyt kíván megbízni, vagy tőle árut, szolgáltatást vásárolni, a támogató előre mérlegelheti ezek alapján a majdani teljesítés elfogadását. Civil szervezetek esetében a pályázatban vagy legkésőbb a támogatási szerződés, támogatói okirat megkötése előtt írásban dokumentálni (vezetőségi határozattal) szükséges a támogató felé az érdekeltségi körbe tartozó személy, illetve szervezet projekttel kapcsolatos későbbi teljesítését.
4.2.6. Az alábbi, az együttműködő szervezet, illetve partner igénybevétele miatt felmerülő kiadások:
4.2.6.1. olyan együttműködési szerződéssel kapcsolatban felmerült költségek, amelyek növelik a tevékenység végrehajtásának költségeit, de ezzel arányosan nem adnak hozzá értéket (pl. projektvezetés és asszisztencia),
4.2.6.2. a közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött alvállalkozói szerződésben foglalt azon díjak, amelyek kifizetését a tevékenységek összköltségének a százalékos arányában határoztak meg.
4.2.7. Bírságok, kötbérek és perköltségek.
4.2.8. Pénzügyi díjak (például pénzforgalmi költségek általában, veszteségek, hiteltúllépés költsége, számlavezetéssel kapcsolatos költségek, kivéve a projekthez igazoltan kapcsolódó bankköltségek, biztosítási díjak).
4.2.9. Kamattartozás, késedelmi kamat.
4.2.10. Külföldi (roaming vagy külföldre irányuló) telefonköltség, kivéve ha ezt a kötelezettségvállalás dokumentumában rögzített feladat kifejezetten indokolja.
4.2.11. Pályázatírás költségei.
4.2.12. Jogi tanácsadási, ügyvédi megbízási díj.
4.2.13. Más támogatási keretből (hazai költségvetési forrás vagy nem hazai forrás) már finanszírozott tételek.
4.2.14. Pénzjutalmak.
4.2.15. Támogatott programokhoz kapcsolódó, készpénzben vagy vásárlási utalvány, esetleg étkezési jegy formájában kifizetett díjak, jutalmak vagy önkéntesek díjazásának költsége.
4.2.16. A támogatott projekt, feladat megvalósításában részt vevő személy számára a megvalósítás időszakára eső és kifizetett szabadság, betegszabadság vagy táppénz költsége.
4.3. A támogatás terhére nem számolhatók el a projekt elfogadott költségtervében nem szereplő tételek.
5.
A TÁMOGATÁS FELHASZNÁLÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE
5.1. A kedvezményezett által vállalt kötelezettségek teljesítésének ellenőrzése folyamatosan és utóellenőrzés keretében történik, szükség esetén helyszíni ellenőrzéssel. Az utóellenőrzés a szabályszerűség mellett kiterjed a projekt megvalósítására, a felhasználás rendeltetésszerűségének vizsgálatára, valamint az előírt jogszabályoknak való megfelelésre.
5.2. Minden szerződés esetében a kedvezményezettnek biztosítani kell valamennyi szükséges információt az audit és ellenőrző szervezetek számára az alvállalkozói tevékenységekkel összefüggésben.
5.3. A támogatás felhasználásának ellenőrzésekor alkalmazni kell az Ávr. vonatkozó szabályait, különös tekintettel az ÁSZ és a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: KEHI) ellenőrzési jogosultságára és az üzleti titkokra vonatkozó rendelkezésekre, továbbá a pályázati kiírásban és a kötelezettségvállalás dokumentumában szereplő előírásokat. A támogatással kapcsolatos dokumentumokat, számlákat, bizonylatokat a teljesítésigazolás kiadásától számított 10 évig olvasható formában kell megőrizni.
5.4. A kedvezményezett a projekt megvalósítása során a partnereivel kötendő szerződéseiben biztosítani köteles a támogató, az ÁSZ, a KEHI, valamint az egyéb jogszabályok alapján ellenőrzésre jogosult szervezetek számára az ellenőrzés lehetőségét.
5.5. A támogató vagy a lebonyolító szerv a megvalósítást és a támogatás felhasználását a projekt befejezését követő 5 éven belül bármikor, akár a helyszínen, eredeti dokumentumok alapján ellenőrizheti, a kedvezményezett előzetes értesítése mellett. A projekt megvalósulását haladéktalanul ellenőrizni kell, amennyiben azzal kapcsolatban jogszabálysértés, a kötelezettségvállalás dokumentumában foglalt rendelkezések megsértésének, illetve a támogatás nem rendeltetésszerű felhasználásának gyanúja merül fel. A kedvezményezett köteles tűrni és segíteni az ellenőrzést, ennek keretében köteles hozzájárulni a projekt megvalósításának, a támogatás felhasználásának a támogató vagy az általa megbízott szervezet által a nyilvántartás alapján történő vagy helyszíni ellenőrzéséhez, ha szükséges, teljes könyvvizsgálat lefolytatásához a könyvelési bizonylatok vagy bármilyen más, a projekt finanszírozására vonatkozó dokumentum alapján.
5.6. Visszafizetési kötelezettség vagy fel nem használt támogatás önkéntes visszafizetése esetén a visszafizetéseket a kötelezettségvállalás dokumentumában rögzített számlára kell teljesíteni, kivéve ha a visszafizetési kötelezettséget előíró okiratban a támogató más számlaszámot ad meg. A közlemény rovatban fel kell tüntetni a visszafizetéshez megadott szöveget és adatokat.
