1/2016. (I. 29.) NVI utasítás

a Nemzeti Választási Iroda iratkezelési szabályzatáról¹

2019.01.02.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva a Magyar Nemzeti Levéltárral és a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 14. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel egyetértésben – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdése c) pontjára – a Nemzeti Választási Iroda iratkezelési szabályzatát az alábbiak szerint állapítom meg:

I. Fejezet

Alapvető rendelkezések

1. Az iratkezelés elektronikus rendszere

1. §² A Nemzeti Választási Irodában (a továbbiakban: Iroda) az iratkezelés tanúsított elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerrel történik. Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer neve: Irka Irat- és dokumentumkezelő rendszer (tanúsítvány száma: I-02/2018/ZSZ-T; érvényességi ideje: 2021. 01. 30.) (a továbbiakban: iratkezelési szoftver). Az iratkezelési szoftver megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben foglalt követelményeknek.

2. Az utasítás hatálya

2. § (1) Ezen utasítás tárgyi hatálya kiterjed az Irodához érkező, valamint szervezeti egységeinél keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi papíralapú és elektronikus iratra vagy dokumentumra.

(2) Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed az Iroda valamennyi munkatársára, foglalkoztatási jogviszonyától függetlenül, beleértve az Irodával megbízási jogviszonyban álló egyéni ügyvédeket és ügyvédi irodákat is (a továbbiakban együtt: munkatárs).

(3) Az ezen utasítással nem érintett kérdésekben

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.), valamint

b) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Rendelet) foglaltakat kell alkalmazni.

3. § Ezen utasítás hatálya nem terjed ki a minősített adatok kezelésére.

3. Értelmező rendelkezések

4. § Ezen utasítás alkalmazásában

1. alkalmazásgazda: az iratkezelési szoftverhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat ellátó személy,

2. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

3. átmeneti irattár: a Rendelet 2. § 3. pontjában meghatározott irattár,

4. átvevő: a küldemény átvételére jogosult személy,

5. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

6. elektronikus archiválás: a Rendelet 2. § 6. pontjában meghatározott tevékenység,

7. elektronikus iktatókönyv: a Rendelet 2. § 8. pontjában meghatározott nyilvántartás,

8. elektronikus levél: az iratkezelési szoftveren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között, levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

9. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni,

10. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

11. hozzáférési jogosultság: annak meghatározása, hogy a munkatárs az iratkezelési szoftver mely funkcióját használhatja,

12. iktatókönyv: nem selejtezhető hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

13. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

14. központi rendszer: az Irodában integráltan működő, az iratkezelés rendszerét érintő vagy azzal összefüggésben alkalmazott elektronikus információs rendszerek összessége,

15. megőrzési idő: az irattári tervben meghatározott, az adott ügyiraton elrendelt őrzési idő,

16. osztályadminisztrátor: a szervezeti egységnél az ezen utasításban foglalt iratkezelési feladatokat ellátó személy,

17. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

18. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

19. ügyintézés: az Iroda szervezeti egysége vagy munkatársa működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

20. ügyintéző: a Rendelet 2. § 50. pontjában meghatározott személy,

21. ügyviteli munkatárs: a Jogi és Ügyviteli Főosztály ügyviteli munkakörben foglalkoztatott munkatársa.

22.³ e-papír: általános célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás, amely internetkapcsolaton keresztül, elektronikus úton összeköti az ügyfeleket a szolgáltatáshoz csatlakozott intézményekkel, szervekkel;

23.⁴ rendelkezési nyilvántartás: az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: Eüsztv.) 39. § (1) bekezdése szerinti, az ügyfelek ügyintézési rendelkezéseinek adattartalmáról vezetett nyilvántartás;

24.⁵ személyre szabott ügyintézési felület: a magyarorszag.hu weboldalon elérhető elektronikus felület, mely biztosítja az abban meghatározott elektronikus ügyintézési lehetőségeket;

25.⁶ elektronikus kapu: Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszeren keresztül igénybe vett szolgáltatás, amelynek támogatásával az Iroda hitelesen tudja fogadni a hitelesen azonosított ügyfelek elektronikus üzeneteit, illetve részükre tudja kézbesíteni az Iroda elektronikus üzeneteit;

26.⁷ hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes;

27.⁸ képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;

28.⁹ tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely bitosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.

5. § Az ezen utasításban meg nem határozott fogalmakat az Ltv.-ben és a Rendeletben meghatározottak szerint kell értelmezni.

4. Az iratkezelés szervezete

6. § (1) Az Iroda iratkezelését ezen utasításban meghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendben látja el.

(2) Az egyes önálló szervezeti egységek iratkezeléssel összefüggő részletes feladatait és azok ellátásának rendjét az 1–8. mellékletek tartalmazzák.

(3) Az Üzemeltetés iratkezelési feladatait a Gazdasági Elnökhelyettesi Titkárság látja el.

(4) A (2) bekezdésben foglalt rendelkezések alkalmazása alól kivételt az Iroda elnöke (a továbbiakban: elnök) írásban engedélyezhet.

5. Az iratkezelés felügyelete, felelősségi szabályok

7. § (1) A Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője gondoskodik

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáról,

b) ezen utasításban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén ezen utasítás módosításának kezdeményezéséről, az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről, az iratok szakszerű és biztonságos kezeléséhez szükséges tárgyi, technikai feltételek biztosításáról, felügyeletéről,

c) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról, valamint az egyéb, jogszabályban meghatározott, iratkezelést érintő feladatokról,

d) arról, hogy az Iroda szervezeti egységei rendelkezzenek az iratkezelési szoftver adataihoz történő hozzáférési rend meghatározására, működtetésére vonatkozó utasításokkal, szabályzatokkal és előírásokkal, valamint

e) a hozzáférési jogosultságok folyamatos karbantartásáról, a Humánpolitikai Főosztály értesítése alapján a közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnéséből, valamint munkakör változásából eredő azonnali átvezetéséről.

(2) A Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője az Irodával – az iratkezelési feladatok informatikai végrehajtása érdekében – szerződéses jogviszonyban álló személlyel együttműködve gondoskodik az iratkezelési szoftver

a) biztonságos működtetéséről,

b) hozzáférési jogosultságainak beállításáról és karbantartásáról az általa kijelölt alkalmazásgazda útján, valamint

c) hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési, adatbiztonsági követelményekről és azok betartásáról, valamint az elektronikus dokumentumok fogadására kijelölt központi és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről.

(3) Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak a vezetésük alá tartozó szervezeti egység iratkezeléséért. E felelősségi körükben kötelesek

a) ellenőrizni ezen utasítás előírásainak végrehajtását, intézkedni a szabálytalanságok megszüntetéséről,

b) munkatársaik ügyiratkezeléssel kapcsolatos felkészültségét ellenőrizni és ez irányú továbbképzésükről gondoskodni,

c) szakszerűen működtetni a vezetésük alatt álló önálló szervezeti egység átmeneti irattárát,

d) közvetíteni ezen utasítás módosítására irányuló javaslataikat az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes felé,

e) ellátni a munkaköri leírásukban meghatározott, az iratkezeléssel összefüggő részfeladatokat, valamint

f) a vezetésük alatt álló munkatársak hozzáférési jogosultságának változását jelenteni a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetőjének.

(4) Az ügyintéző az iratkezeléssel összefüggésben

a) dönt a csatolt előzményiratok végleges szereléséről,

b) elvégzi az irat tisztázását,

c) meghatározza az irat irattári tételszámát,

d) vezeti az előadói ívet,

e) az ügykezelők részére megadja a szükséges iratkezelési utasításokat,

f) biztosítja az ügyiratok nyomonkövethetőségét,

g) gondoskodik a rábízott ügyiratok szakszerű kezeléséről, megfelelő tárolásáról,

h) köteles elszámolni a rábízott ügyiratokkal, valamint

i) ellátja az 1–8. mellékletben meghatározott feladatokat.

(5) Az osztályadminisztrátor

a) ellenőrzi a kiadmányozott iratok megküldését az iratkezelési szoftverben,

b) ellenőrzi az ügyintéző által ellátott ügy nyilvántartásának megfelelőségét az iratkezelési szoftverben,

c) lezárja az ügyiratot,

d) kezeli a határidő-nyilvántartást,

e) figyelemmel követi az ügyiratok ügyintézési határidejét,

f) ellenőrzi az ügyiratok elektronikus nyilvántartásának vezetését,

g) gondoskodik a bélyegzők biztonságos tárolásáról és vezetői utasítás szerinti használatukról,

h) az ügyiratokat átmeneti irattárba helyezi, kiadja és visszavételezi, valamint

i) ellátja az 1–8. mellékletben meghatározott feladatokat.

(6) Az ügyviteli (ügykezelő) munkatárs

a) ellátja az 1–8. mellékletben meghatározott feladatokat,

b) az ügyiratokat határidőbe helyezi, nyilvántartja és kiadja,

c) ezen utasításban foglaltak szerint az ügyiratokat központi irattárba helyezi, nyilvántartja; gondoskodik a kölcsönzés, őrzés, selejtezés, valamint a levéltárba adás biztosításáról,

d)¹⁰ kezeli az elektronikus kapun, így különösen az e-papír szolgáltatáson keresztül érkezett elektronikus ügyiratokat,

e)¹¹ gondoskodik a rendelkezési nyilvántartás hozzáférési jogosultságainak beállításáról és karbantartásáról.

6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

8. § (1) Az iratkezelési szoftverben, annak hozzáférési jogosultságairól az alkalmazásgazda nyilvántartást vezet.

(2) Az iratkezelési szoftvert úgy kell kialakítani, hogy a hozzáférési jogosultságok differenciáltan meghatározhatók legyenek az egyes iratkezelési feladatokra, illetve szerepkörökre. Az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes döntésének megfelelően az alkalmazásgazda a hozzáférési jogosultságokból csoportosított szerepköröket alakít ki, majd ezeket a kijelölt munkatársakhoz, illetve iktatókönyvekhez rendeli.

(3) A hozzáférési jogosultságok módosítását az önálló szervezeti egység vezetője kezdeményezheti a 15. melléklet szerinti adatlap kitöltésével és az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes részére történő eljuttatásával.

(4) A hozzáférési jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

(5) Az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes döntése alapján az alkalmazásgazda gondoskodik az iratkezelési szoftver paramétereinek beállításairól.

7. Az irattári tételek kialakítása

9. § Az Iroda irattári tervét a 9. melléklet tartalmazza.

II. Fejezet

Az iratkezelés folyamatára vonatkozó általános rendelkezések

8. Az iratok rendszerezése

10. § A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben az ügyintézés során a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmánytervezet a legfelső. Irattárba helyezés előtt az iratokat az alszámozásnak megfelelő, emelkedő sorrendbe kell elhelyezni. Az előadói ívben elhelyezett iratok rendjéről az ügyintéző köteles gondoskodni.

11. § (1) Az iktatással nyilvántartott iratokat legkésőbb irattárba helyezésük előtt az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

(2) Az ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Ha az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

(3) Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügyviteli munkatársnak az irattárban az irattári tételszám szerinti rendszeren belül, emelkedő iktatószám szerinti sorrendben kell elhelyeznie.

9. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

12. § (1) Az Irodához érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak iktatókönyvben rögzítésével, az iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.

(2) Az érkező, illetve keletkező iratokat, ha jogszabály vagy ezen utasítás másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

III. Fejezet

Az iratkezelés folyamata

10. Küldemények átvétele

13. § (1) Küldeményeket postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve természetes személy személyes benyújtása útján fogadja az Iroda.

(2) A Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló jogszabályban meghatározottak szerint történik. A postai küldemény átvételére jogosult személyek kötelesek tételesen átvizsgálni a Magyar Posta Zrt. által kézbesített küldemények teljes körét, meggyőződve ezáltal arról, hogy valamennyi irat kézbesítése hiánytalanul megtörtént.

(3) A futárszolgálat útján érkező küldemények átvétele a futárjegyzéken történik.

(4)¹² A személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén az átvételre jogosult a 11. melléklet szerinti vagy legalább ugyanazon adatokat tartalmazó egyéb átvételi elismervény kiadására jogosult.

(5) Az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi elektronikus postafiókokat kell a központi rendszerben üzemeltetni.

(6) A faxon érkezett küldemények átvételére központi fax fogadására alkalmas rendszereket kell üzemeltetni.

(7)¹³ A Választási Kommunikációs és Információs Rendszerben (a továbbiakban: VÁKIR) érkezett küldemények átvételére a VÁKIR-ban postafiókokat kell üzemeltetni.

(8)¹⁴ Az ügyfélkapus azonosítás felhasználásával honlapon (NVR) vagy a személyre szabott ügyintézési felületen (a továbbiakban: SZÜF) keresztül érkezett küldemények átvételét a központi rendszer biztosítja.

(9) A (2) és (4)–(8) bekezdésben foglalt küldemények átvételére az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult és köteles. A (3) bekezdésben foglalt küldemények átvételére a munkaköri leírásban erre kötelezett ügyviteli munkatársak jogosultak és kötelesek.

(10) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó típusát. Az elektronikus adathordozóra maradandó módon, arra alkalmas eszközzel (alkoholos tollal) az iktató- vagy érkeztetési számot rögzíteni kell. Átvételkor az átvevő ellenőrzi a kísérőlapon feltüntetett adatok valóságtartalmát. Egy elektronikus adathordozón csak egy ügyhöz tartozó iratokat lehet átvenni.

(11) Ha az átvételre nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles az átvétel napján, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az átvételre jogosult munkatárs részére átadni.

(12) Az érkező küldeményeket átadókönyvvel, az iratkezelési szoftverben rögzítve kell továbbítani a szignálásra jogosult személyhez. Az átvevő a küldeményeket naponta legalább két alkalommal, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja.

14. § A Nemzeti Választási Bizottság (a továbbiakban: NVB) részére érkező küldemények átvételének részletes szabályait a 19. melléklet tartalmazza.

11. Küldemények felbontása

15. § (1) Az Irodához beérkező küldemények felbontására az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult.

(2) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel vagy személlyel – soron kívül – tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

(3) A küldemény felbontására jogosult a sérült

a) papíralapú küldemények átvétele esetén a Rendelet 23. §-ában foglaltak szerint,

b) elektronikus küldemények átvétele esetén a Rendelet 31. §-ában foglaltak szerint

köteles eljárni.

(4) A mellékletek, mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

(5) A küldemények téves felbontásakor a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor az átadókönyvben, illetve az iratkezelési szoftverben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

(6) Ha a küldeményről csak felbontás után derül ki, hogy minősített adatot tartalmaz, a téves felbontásról két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, a borítékot vissza kell zárni, és az Iroda biztonsági szabályzatáról szóló normatív utasításnak megfelelően kell eljárni.

(7) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, valamint

e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

(8) Ha az elektronikusan érkezett küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küldőt a beérkezést követően soron kívül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az Iroda által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ilyen esetben az érkezés időpontjának az Iroda által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni.

(9)¹⁵ Ha az elektronikus iratot aláíró azonosítása kötelező, az ellenőrzés a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően nem lehet végrehajtani. Elektronikus aláírással érkezett irat megnyitása az erre kijelölt elektronikus információs rendszeren működő programmal lehetséges.

(10) Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében a központi rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

(11) A Rendelet 32. § (1) bekezdése szerinti feljegyzés mintáját a 12. melléklet tartalmazza.

12. Küldemények érkeztetése

16. § (1) Minden küldeményt érkeztető nyilvántartásban hitelesen érkeztetni kell. A küldemények érkeztetése az iratkezelési szoftverben történik.

(2) Az Irodához beérkező küldemények érkeztetésére az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. Ha az irat automatikusan szignálható, és a küldemény azonnali iktatására lehetőség van, az érkeztetést végző a küldeményt iktatja.

(2a)¹⁶ Ha az Irodához elektronikus kapun keresztül érkezik küldemény, annak érkeztetésére a kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult.

(3) Az érkeztetésre kerülő papíralapú iraton az érkeztető bélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az érkeztetés adatait az érkeztető bélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni.

(4) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza az „NVI” feliratot, valamint

a) az érkeztető számnak és

b) az érkezés dátumának

a feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(5) Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám.

(6) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni.

(7) Az önálló szervezeti egységekhez elektronikus úton érkező küldeményeket az osztályadminisztrátornak ki kell nyomtatni, és ezen utasítás szerint a feladatkörének megfelelően a küldeményt érkezteti vagy érkeztetésre – soron kívül – továbbítja.

(8)¹⁷ Az ügyfélkapus azonosítás felhasználásával honlapon (NVR) vagy a SZÜF-ön keresztül érkezett küldeményeket a központi rendszer érkezteti.

(9) Az elektronikus úton érkező küldemények fogadására kijelölt központi elektronikus postafiókok címét a 16. melléklet tartalmazza.

(10) Elektronikus úton érkezett küldemény esetében a Rendelet 21. § (2) bekezdése és 31. § (7) bekezdése szerint küldendő elektronikus visszaigazolás mintáját a 18. melléklet tartalmazza.

(11) Az elektronikus úton érkező küldeménynek a Rendelet 25. §-a szerinti ellenőrzéséről és a küldőnek a Rendelet 25. § (3) bekezdése szerinti értesítéséről a címzett önálló szervezeti egység gondoskodik.

13. Az iratok előzményezése, ügyiratok szerelése, csatolása

17. § (1) Az iratok előzményezésére, szerelésére és csatolására az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult.

(2) Az irat szignálása előtt meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzmény ügyirata, ha a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

(3) Ha a küldeménynek korábbi évben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, amelynek tényét az iratkezelési szoftverben és az előadói íven rögzíteni kell. A szerelést követően az előzmény ügyirat a tárgyévi ügyirat részeként értelmezhető.

(4) Az előzmény ügyiratnál a szerelésre vonatkozó jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az ügyirat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzmény ügyiratok szerelését az újabb ügyiraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Előzmény szerelve” szöveggel és az előzmény ügyirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Ha az előzményirat nem szerelhető, annak irattári helyét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

(5) Ha az előzmény ügyirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügyviteli munkatárs, ha pedig az előzmény ügyirat az ügyintézőnél van, az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs köteles azt az utóbb érkezett ügyirathoz szerelni és ennek tényét az iratkezelési szoftverben és az előadói íven is rögzíteni.

(6) Ha az előzményezés során megtalált ügyiratról megállapítható, hogy nem az új ügyirat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két ügyiratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt ügyiratot eredeti irattári helyére kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iratkezelési szoftverben és az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell.

14. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

18. § (1) Az érkeztető munkatárs az érkezett iratot az ügyintéző személy kijelölése érdekében köteles az elnöknek bemutatni. Az elnök az ügy elintézése céljából kijelöli a megfelelő szakmai kompetenciával rendelkező önálló szervezeti egység vezetőjét vagy az Iroda munkatársát.

(2) Az érkeztető munkatársnak az (1) bekezdéstől eltérően a 14. mellékletben meghatározott ügytípusban érkezett iratot – az elnöknek címzett, valamint a főosztályvezetőnél magasabb hivatali besorolású személytől érkező iratok kivételével – külön rendelkezés nélkül az ott meghatározott szervezeti egységhez kell ügyintézésre továbbítania (automatikus szignálás) a 14. mellékletben meghatározott esetekben az iratnak az elnök részére másolatban történő megküldése mellett.

(3) Ha az elnök az önálló szervezeti egység vezetőjére szignálja az iratot, vagy ha a (2) bekezdés szerint automatikusan kerül szignálásra a szervezeti egység vezetőjére az irat, – ellenkező rendelkezés hiányában – a szignálási joggal rendelkező vezető továbbszignálhatja a vezetése alá tartozó szervezeti egység vezetőjére vagy ügyintézőjére.

(4) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, érkeztető számon kell továbbítani azt.

(5) Téves szignálás felmerülése esetén haladéktalanul értesíteni kell a tévesen szignáló vezetőt, aki megvizsgálja a szignálás helyességét, és szükség esetén gondoskodik annak javításáról.

15. Az irat iktatása

19. § (1) Az Irodához érkező, illetve ott keletkező iratokat – ha jogszabály vagy ezen utasítás másként nem rendelkezik – iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat iktatására az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult.

(2) Az iktatás az iratkezelési szoftverben megnyitott hitelesített elektronikus iktatókönyv(ek) vezetésével főszám-alszámos iktatással történik.

(3) Iktatás céljára évente újonnan megnyitott elektronikus iktatókönyveket kell használni.

(3a)¹⁸ A (3) bekezdéstől eltérően a Rendelet 41. § (4) bekezdése alapján a regisztrációs ügyek iratai iktatókönyvben iktatott ügyek körében kell a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat egy iktatószámon nyilvántartani.

(4) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám, azaz korlátlan számú ügyiratdarab tartozhat.

(5) A Rendelet 47. §-ában meghatározott eseteken kívül nem kell iktatni, de a jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani, illetve a szignáló vezető külön kérése esetén iktatni kell azokat az elektronikus küldeményeket, amelyek

a) a választási információs szolgálat keretében választópolgári megkereséseket és azokra a szolgáltért felelős szervezeti egység által saját hatáskörben adott válaszokat tartalmaznak,

b) a választási igazgatás keretében rövid úton megválaszolható, technikai jellegű megkereséseket és azokra adott válaszokat tartalmaznak,

c) vezetői döntést nem igénylő, rövid úton megválaszolható, technikai jellegű megkereséseket és azokra adott válaszokat tartalmaznak.

(6) Az eredeti iratról készített másolatot tilos iktatni, azonban az iktatókönyvben jelezni kell a példányszámot és a címzetteket. A másolati példányokon fel kell tüntetni az erre vonatkozó megjelölést.

(7) Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon kell iktatni, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

(8) Ha a küldemények felbontása során az ügyiratból megállapítható, hogy az ügyben soron kívül kell döntést hozni, az iratot soron kívüli jelzéssel iktatni kell. A jelzést az iraton és az iratkezelési szoftverben is fel kell tüntetni. Vezetői döntés alapján soron kívül kell iktatni az érkezés napjával határidős iratokat.

20. § (1)¹⁹ Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni, kivéve ha a mellékletek száma meghaladja a tíz darabot.

(2) Az ügyirat tárgyát – illetve annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. Az iratkezelési szoftverben ki kell tölteni a vonatkozó tárgymutatókat is.

(3) Az év végén az iktatókönyveket és a segédleteket le kell zárni. Biztosítani kell, hogy zárás után az iratkezelési szoftverben az adott évre az adott iktatókönyvbe ne lehessen több ügyiratot iktatni. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.

(4) Az iktatás módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező munkatárs azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével az iratkezelési szoftvernek naplóznia kell. A naplóban rögzítésre kerülnek az eredeti és a módosított adatok.

(5) Az iktatásra kerülő papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.

(6) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a „Nemzeti Választási Iroda” feliratot, valamint

a) az érkeztető számnak,

b) az iktatószámnak,

c) az iktatás dátumának,

d) a mellékletek számának, valamint

e) az ügyintézőnek

a feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(7) Ha az iktatásra jogosult munkatársak nem rendelkeznek iktatóbélyegzővel, szükség esetén kézi feljegyzéssel is rávezethetik az iratra az iktatóbélyegző lenyomatának tartalmát.

(8) Ügyviteli segédeszközként az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, az ügyiratok összekapcsolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére, az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére, az iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az előadói ívet a hozzá tartozó iratokkal együtt kell kezelni.

(9) A főszám iktatása során az előadói ívet ki kell nyomtatni az iratkezelési szoftverből. A kinyomtatott előadói ív tartalmazza

a) a beérkezés vagy iktatás dátumát,

b) a beküldő vagy ügyfél nevét,

c) az iktatószámot,

d) az ügyirat tárgyát,

e) az elő- és utóirat iktatószámát,

f) az ügyintéző nevét,

g) a kezelési feljegyzéseket,

h) az irattári tételszámot,

i) az expediálás módját,

j) az elintézési határidőt,

k) az irattári jelet,

l) az irattárba helyezés dátumát, valamint

m) az irattárba helyezés engedélyezőjének nevét.

(10) Az előadói ívet annak az ügyintézőnek, osztályadminisztrátornak vagy ügyviteli munkatársnak kell vezetnie, akinél az ügyirat található.

(11) Az ügy zárásakor az ügyintéző ellenőrzi, hogy az előadói ív hiánytalanul kitöltésre került-e, és ha szükséges, pótolja a hiányosságokat.

16. Az iktatószám

21. § (1) Az irat iktatószáma tartalmazza az iktatókönyv jelét, a perjellel elválasztott főszámot, a kötőjellel elválasztott alszámot, valamint a főszám perjellel elválasztott iktatási évét mint adategyüttest. A főszám és alszám folyamatos sorszám, melyet az iratkezelési szoftver automatikusan képez, az évszám a tárgyév négy számjegye.

(2) Az iktatókönyvi jeleket a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője határozza meg és tartatja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.

(3) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja ki az iratkezelési szoftver.

(4) Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, a kezdőirat 1. alszámától folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja ki az iratkezelési szoftver.

(5) Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

17. Az iktatókönyv

22. § (1) Az egyes szervezeti egységekhez tartozó iktatókönyveket a 17. melléklet tartalmazza. Az iktatókönyvek listáját évente felül kell vizsgálni.

(2) Az iktatókönyv lezárását követő év januárjában a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője az Irodával – az iratkezelési feladatok informatikai végrehajtása érdekében – szerződéses jogviszonyban álló személlyel együttműködve gondoskodik

a) az elektronikus érkeztetőkönyv adatállományának,

b) az elektronikus iktatókönyvek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és

c) az elektronikus dokumentumoknak

az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározottak szerinti archiválásáról.

18. Az iratok továbbítása ügyintézésre

23. § (1) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat – az átvétel igazolása mellett – a szignálással kijelölt szervezeti egységhez kell továbbítani.

(2) Az átvétel igazolását papíralapú ügyirat esetében

a) az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának,

b) az átvétel időpontjának, valamint

c) az átvevő olvasható nevének

feltüntetésével; átadókönyvvel, az átvevő aláírásával kell biztosítani.

(3) A címzett szervezeti egységnél az erre kijelölt munkatárs veszi át a küldeményt.

(4) Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.

(5) Szervezeti egységek közötti iratátadáskor az iratátadás tényét az átadókönyvben és az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.

(6) A szervezeti egységen belüli irattovábbítás dokumentálásáról a szervezeti egység vezetője gondoskodik.

19. Hitelesítés

24. § (1) Az Irodában őrzött iratokról készített hiteles másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepeljen

a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat.” záradék,

b) az Iroda hivatalos bélyegzőjének lenyomata,

c) az iratot őrző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az aláírása és

d) a másolat készítésének dátuma.

(2) Ha a több oldalból álló hiteles másolat elkészítése megoldható az iratok egybefűzésével, akkor az irat mindegyik számozott oldalának tartalmaznia kell az iktatószámot is. Az összefűzött dokumentum első oldalán a fentieken kívül a másolatot készítőnek fel kell tüntetnie, hogy a dokumentum hány számozott oldalt tartalmaz.

20. Az iratok expediálása és kézbesítése

25. § (1)²⁰ A kiadmányozott iratokat kézbesíttetni kell az érintett címzetthez. Expediálásra az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. Ha az Irodához elektronikus kapun keresztül érkezett az ügyirat, annak expediálására a 45/A. § (3) szerint kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult. Az expediálásról az e célból történt átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell gondoskodni.

(2) Az ügyintéző köteles a kiadmányt az esetleges mellékletekkel együtt az iratok expediálására jogosult munkatárs részére előkészíteni.

(3) Az expediálást végző munkatársnak az expediálás tényét az iratkezelési szoftverben rögzítenie kell. A rögzítésnek tartalmaznia kell különösen

a) a címzett nevét és címét, valamint

b) a küldés módját és idejét.

(4) Az expediáló köteles

a) az iratot a címzettnek a kezelési utasításban meghatározottak szerint – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – kézbesíttetni,

b) az irat irattárban maradó példányán az expediálás időpontját feljegyezni és aláírni, valamint

c) ellenőrizni, hogy az iraton az expediálás megvalósításához szükséges adatok kitöltése megtörtént-e.

(5) Ha az expediáló megállapítja, hogy a (4) bekezdés c) pontja szerinti adatok kitöltése nem történt meg, erről haladéktalanul tájékoztatja az iratot készítő önálló szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik a mulasztásnak az osztályadminisztrátor vagy az ügyintéző útján történő pótlásáról.

(6) Továbbítás előtt az osztályadminisztrátornak kell ellenőriznie, hogy az aláírt, illetve hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

26. § (1) Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell kézbesíteni. Az azonos címzettnek szóló iratokat egy borítékba kell helyezni. Tértivevényes feladás esetén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött tértivevényt, amelyen rögzíteni kell az iktatószámot is.

(2) A boríték címoldalán fel kell tüntetni

a) az Iroda megnevezését és címét,

b) valamennyi irat iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,

c) a címzett megnevezését és címét, valamint

d) a kézbesítésre vonatkozó egyéb jelzéseket, különösen az „s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva” jelzéseket.

(3) Ha az expediálást az ügyviteli munkatárs végzi, a kimenő, postázandó iratokat az ügyviteli munkatárs veszi át az osztályadminisztrátoroktól.

(4) Az expediált iratokat – ha az expediálást az ügyviteli munkatárs végzi – az osztályadminisztrátornak kell átadni. Az osztályadminisztrátor csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással ellátott iratot vehet át.

(5) Az iratokat átadókönyvvel kell átadni. Az átadókönyvben az átvételt az átvevő aláírásával, nevének olvasható feltüntetésével és az átvétel dátumának bejegyzésével igazolja.

(6) A Jogi és Ügyviteli Főosztály ügyviteli munkatársai a papíralapú küldeményeket postakönyvben kötelesek nyilvántartani.

(7) A futárszolgálat útján küldött küldemények ügyviteli előkészítése után a lezárt zsákokból iratok cseréje, kivétele a futár megérkezéséig csak a Jogi és Ügyviteli Főosztály ügyviteli munkatársai hozzájárulásával lehetséges. A futárposta átvételével megbízott személy a címzetteknek személyesen kézbesíti az iratokat – azok érkeztetése után – átadókönyvvel.

(8) A küldemények kézbesítését

a) személyes átvétel esetén a kiadmány irattári példányán történő, a kézbesítési időpontnak és az átvételnek az aláírásával,

b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól szóló jogszabályban leírtaknak megfelelően,

c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a kézbesítésre vonatkozó szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén az elektronikus visszaigazolás biztosításával

kell igazolni.

(9) Elektronikus ügyintézés esetén oly módon kell a küldemények kézbesítését igazolni, hogy a központi rendszer automatikusan tájékoztassa a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést.

(10) Az ügyfelek részére küldött minden olyan iratot, amelynek az átvételéhez valamilyen jogkövetkezmény kapcsolódik, ajánlott és tértivevény többletszolgáltatás igénybevételével kell feladni.

(11) A kézbesített küldemények tértivevényeit – iktatás nélkül, az előadói íven dokumentáltan – az ügyirathoz kell szerelni, és maradandó módon a kiküldött küldemény irattári példányához kell rögzíteni.

(12) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, a küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. Téves címzés miatt visszaérkezett küldemény esetén egyeztetni kell a rendelkezésre álló adatok alapján a címzés pontosságát, a címzés elírása esetén a javított címzéssel meg kell ismételni a küldemény elküldését.

(13) A belső felhasználásra készült iratok a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelezőrendszeren keresztül is kézbesíthetők.

(14) A futárszolgálat útján kézbesített küldemények kézbesítését a futárjegyzék igazolja.

IV. Fejezet

Az ügyirat irattárba helyezése, a levéltári átadás, selejtezés és megsemmisítés

21. Irattár, irattározás

27. § (1) Az ügyiratokat az Iroda minden szervezeti egységének munkatársa köteles az elintézést követő negyedév utolsó napjáig irattárba helyezni.

(2) Az ügyiratok tárolása történhet az önálló szervezeti egységek átmeneti irattárában vagy a központi irattárban.

28. § (1) Az iratok elhelyezésére az Üzemeltetésnek nyitott, stabil rendszerben telepített, fémből készített állványokkal kell az irattári helyiséget berendeznie.

(2) Az irattári berendezés kialakításakor az Üzemeltetésnek a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetőjének együttműködésével a tűz- és balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell vennie.

(3) A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője gondoskodik az adathordozón található információk hiteles, biztonsági másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

(4) A 19. § (5) bekezdés c) pontja szerinti elektronikus küldeményeket az elektronikus levelezőrendszerben vagy elektronikus adathordozón 1 évig kell megőrizni.

(5) Az elektronikus adathordozóra felvitt azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat a központi rendszerben az alkalmazásgazda kezeli. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

(6) Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

29. § (1) Az elintézett ügyek iratait, amelyeknek kiadmányait, egyéb kimenő iratait továbbították, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni. Az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját be kell vezetni. Az irattárba helyezést az önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatársa engedélyezi. Azon ügyiratok vonatkozásában, amelyek ügyintézője az önálló szervezeti egység vezetője, az irattárba helyezést a szervezeti egység irányításáért felelős elnök, illetve elnökhelyettes engedélyezi.

(2) A központi vagy átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintéző

a) megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási szabályzatok teljesültek-e,

b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, illetőleg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja vagy felülbírálja,

c) a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat kiemeli, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a szükség szerinti előírások betartásával – megsemmisíti, valamint

d) az iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívébe helyezi.

22. Az ügyirat átmeneti irattárba helyezése

30. § (1) Az elintézett, lezárt, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat egy évig átmeneti irattárba lehet elhelyezni. Ha külső ellenőrzés vagy folyamatos feladatellátás indokolja, minden tárgyév végén további egy évvel meghosszabbítható az átmeneti irattározás időtartama a szakmai irányítói feladatot ellátó elnök vagy elnökhelyettesek engedélyével.

(2) Átmeneti irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet.

(3) Az alszámos iratok csak a főszámhoz tartozó összes irattal együtt irattárazhatók; egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok, iratok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.

(4) Az átmeneti irattárban az ügyiratokat keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám iktatókönyveinek és főszámainak emelkedő sorrendjében kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött ügyiratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni.

(5) Az iktatókönyv megfelelő rovatában az irattárba helyezés időpontját és az irattári tételszámot rögzíteni kell.

(6) Az átmeneti irattárban – a selejtezési szabályoknak megfelelő időben és módon végrehajtott selejtezéseket követően – visszamaradó ügyiratokat az átmeneti irattárban kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

23. Az ügyiratok átadása a központi irattár részére, a központi irattár működése

31. § (1) Az átmeneti irattárat kezelő munkatárs a még le nem járt őrzési idejű és a nem selejtezhető ügyiratokat az ügyirat átmeneti irattárba helyezését követően az önálló szervezeti egység vezetője által megállapított határidő letelte után a központi irattárnak köteles átadni.

(2) A központi irattár a lezárt évfolyamú ügyiratokat

a) eredeti alakjukban,

b) előadói ívben elhelyezve,

c) nyilvántartásaikkal együtt,

d) évek és – azon belül – az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva és

e) – ha azok nem selejtezhetők – irattároló dobozokban elhelyezve

veszi át.

(3) A központi irattár ügyviteli munkatársa

a) tárolja és nyilvántartja az Iroda önálló szervezeti egységei által leadott iratokat,

b) gondoskodik az ügyiratok átmeneti vagy végleges kiadásáról,

c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű ügyiratokat dokumentáltan selejtezi, valamint

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a levéltár részére történő átadásáról.

(4) A papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni. A nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni. Az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően.

(5) A központi irattárban elhelyezett ügyiratokról naprakész nyilvántartást kell vezetnie az ügyviteli munkatársaknak. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került ügyiratokat.

24. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

32. § (1) Az irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű ügyiratokat az Iroda valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében kell selejtezni. A selejtezési eljárások elrendeléséért a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője a felelős.

(2) Az átmeneti irattárakban a központi irattár ügyviteli munkatársainak felügyeletével és közreműködésével végezhető a selejtezés.

(3) Az irat selejtezését az ügyirat keletkezésekor hatályos irattári tervben rögzített megőrzési idő szerint kell végrehajtani.

(4) Az átmeneti irattárakban az iratselejtezést a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője, a központi irattári selejtezést az elnök által kijelölt, legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.

(5) Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek 2 példányát iktatás után a levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése érdekében. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a selejtezési iratjegyzék.

(6) A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza

a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét,

d) az ügyiratok évkörét,

e) a selejtezendő iratanyag általános megnevezését,

f) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét (iratfolyóméterben),

g) az önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

h) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát, valamint

i) a megsemmisítés tervezett időpontját, a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

(7) A selejtezési iratjegyzék tartalmazza

a) az irattári tételszámot,

b) a tétel megnevezését, valamint

c) az ügyiratok évkörét.

(8) A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

(9) A levéltár selejtezési engedélyének birtokában a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett ügyiratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.

(10) A megsemmisítésre váró papíralapú adathordozókat zsákokban kell elhelyezni. A zsákokban más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése tilos. A zsákokra a megsemmisítendő papíralapú adathordozót elhelyező felelős önálló szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

(11) A központi irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az Üzemeltetés végzi.

(12) Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése az Iroda informatikai biztonsági szabályzatáról szóló normatív utasításban meghatározott biztonsági törléssel történik. Az ilyen dokumentumokhoz kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „Nincs ügyirat” megjelöléssel tárolandók.

(13) A megsemmisítés tényét a selejtezési jegyzőkönyvben „A kiselejtezett iratok megsemmisítése megtörtént.” záradékkal kell ellátni.

25. Az ügyiratok levéltárba adása

33. § (1) Az Iroda a nem selejtezhető ügyiratait – a határidő nélkül őrizendők kivételével – előzetes egyeztetéssel a levéltárnak átadja. A levéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok rendezett ügyiratai adhatók át.

(2) Az ügyiratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben kell rögzíteni. A levéltárba adás feltételeinek biztosításáért a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője felel.

(3) A Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője az ügyiratok levéltári átadása során gondoskodik arról, hogy

a) a levéltár számára átadandó ügyiratok az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az Iroda költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kerüljenek átadásra,

b) a visszatartott ügyiratokról külön jegyzék készüljön,

c) az átadási jegyzék és a visszatartott iratokról készített jegyzék – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is átadásra kerüljön,

d)²¹ az elektronikus formában tárolt maradandó értékű iratok levéltári átadása az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet által meghatározott műszaki követelmények, valamint eljárásrend alapján történjen.

V. Fejezet

Az ügyirat határidő-nyilvántartásba helyezése, hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme,
iratkezelési segédletek

26. Az ügyirat határidő-nyilvántartásba helyezése

34. § (1) Határidő-nyilvántartást vezetni a Jogi és Ügyviteli Főosztály ügyviteli munkatársainál, valamint az önálló szervezeti egység vezetőjének döntése alapján az általa vezetett önálló szervezeti egység titkárságán lehet.

(2) Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az ügyiratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé, és ez az idő az ügyintézési határidőt nem érinti.

(3) Határidő-nyilvántartásba csak teljes ügyiratot lehet helyezni. Az esemény rögzítése az előadói íven – év, hónap és nap megjelöléssel – az ügyintéző, az iratkezelési szoftverben az osztályadminisztrátor feladata.

(4) A határidő-nyilvántartásba helyezni kívánt ügyiratokat az osztályadminisztrátor – kézbesítéskor – az átadókönyvbe jegyzett számsorrend szerint, rendezetten adja át az erre kijelölt ügyviteli munkatársnak, vagy – az önálló szervezeti egységénél működő határidő-nyilvántartás esetén – nyilvántartásába veszi.

(5) Határidő-nyilvántartásba nem tehető olyan ügyirat, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése miatt a leadás dátumától eltelt tíz napnál korábban válik lehetővé.

(6) Ügyiratot határidő-nyilvántartásba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy az erre kijelölt vezető engedélyével lehet.

(7) Az engedélyt az ügyiraton fel kell tüntetni. A határidőt az elektronikus iktatókönyv vonatkozó rovatában is fel kell tüntetni.

(8) A határidő-nyilvántartásra átvett ügyiratot az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében kell elhelyezni és nyilvántartani, majd a határidő napján kell – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadni.

27. Hozzáférés az iratokhoz

35. § (1) Iratot munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok figyelembevételével csak a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet.

(2) Az iratokba való betekintésre az önálló szervezeti egység vezetője ad felhatalmazást.

36. § (1) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell. A betekintés, a kölcsönzés, valamint az adatszolgáltatási célú másolat készítésének eljárása szóban vagy írásban kérelmezhető.

(2) Ügyiratok irattárból történő kölcsönzése esetén az ügyirat kiadását és visszaérkezését az ügyviteli munkatársaknak az iratkezelési szoftverben rögzíteniük kell.

(3) Az ügyirat kölcsönözése során az ügyviteli munkatárs a kikölcsönzött irat helyére az irattárba ügyiratpótló lapot helyez el. Az ügyiratpótló lap mintáját a 10. melléklet tartalmazza.

(4) A központi irattár ügyviteli munkatársa ügyiratot nem a készítő önálló szervezeti egység részére kizárólag a készítő önálló szervezeti egység, illetve jogutódja vezetőjének írásbeli engedélyével ad ki, valamint ugyanilyen módon készíthető másolat az iratról, vagy engedélyezhető a betekintés. Jogutód nélkül megszűnt önálló szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető önálló szervezeti egység vezetője adja meg.

(5) A központi irattár ügyviteli munkatársa – a levéltárnak, illetve jogszabály által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül – iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve ha azt a megkeresés szerint más ügyirathoz szerelik.

(6) Az ügyintézőnél lévő iratba történő betekintés, adatszolgáltatási célú másolat készítésének dokumentálása az ügyintéző feladata.

(7) A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítő biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését és azt, hogy minden, az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett módosítás felismerhető legyen.

28. Az iratok védelme

37. § (1) Az iratkezelés során használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. Az iktatóhelyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. Az iratkezelési szoftvert használók csak a jogosultságuknak megfelelő mértékben férhetnek hozzá a rendszerben tárolt adatokhoz.

(2) Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A biztonsági vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívül meghatározott helyen történő tárolását.

(3) Az iktatóhelyiség munkaidőn kívül történő kinyitásáról az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt értesíteni kell. A helyiség kinyitásáról, ha az oda beosztott ügyviteli munkatárs nincs jelen, jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott iratokat, illetve az iratkezeléshez szükséges technikai eszközöket tartalmazó helyiségeket a munkatársaknak munkaidő alatt is be kell zárni.

(4) Az elektronikus iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatos védelmi intézkedéseket az Iroda informatikai biztonsági szabályzatáról szóló normatív utasítás tartalmazza.

(5) Az iratok kezelése során mellőzni kell a ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

37/A. §²² (1) A személyi iratgyűjtőt a Humánpolitikai Főosztály az erre kijelölt irodahelyiségben lévő szekrényben elzárva tartja. A szekrény kulcsát a Humánpolitikai Főosztály vezetője őrzi.

(2) A személyi iratgyűjtőben tárolt személyi iratot csak a kezeléshez szükséges esetben és ideig lehet a tárolásra szolgáló helyről elvinni. Munkaidő végén a személyi iratot el kell zárni a tárolására szolgáló szekrényben.

37/B. §²³ (1) A személyi iratot kezelő munkatársnak külön irodahelyiséget kell biztosítani. Ha nem biztosítható külön irodahelyiség, közös irodában csak a munkakörük alapján azonos típusú személyi iratot kezelő munkatársak munkaállomását lehet elhelyezni.

(2) A személyi irat őrzési helye szerinti irodában csak a személyi iratot kezelő munkatárs jelenlétében lehet tartózkodni.

(3) A központi irattárból személyi iratot csak a személyi iratot kezelő munkatárs kölcsönözhet.

29. Iratkezelési segédletek

38. § (1) Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek célja, hogy az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjen.

(2) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek az alábbiak:

a) az elektronikus érkeztetőkönyv,

b) az elektronikus iktatókönyvek,

c) a papíralapú iktatókönyv,

d) az átadókönyv,

e) a kézbesítő ív,

f) a futárjegyzék, valamint

g) a bélyegző-nyilvántartási könyv.

(3) Az iratkezeléshez használt segédletek beszerzéséről az Üzemeltetés gondoskodik.

30. Ügyiratok iktatási szabályai a központi rendszer üzemzavara esetén

39. § (1) Papíralapú iktatókönyvet (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban: iktatókönyv) kell nyitni arra az esetre, ha bármely oknál fogva a központi rendszerhez való hozzáférés 24 órát meghaladóan nem biztosított.

(2) A „sürgős”, „azonnal” és „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső iratforgalom lebonyolítására szolgáló – iratokat az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra megnyitott, hitelesített „ÜZ” egyedi azonosítási jellel ellátott iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja.

(3) A (2) bekezdés szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószámban „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az „ÜZ” egyedi azonosítási jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ-iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az „ÜZ” egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik.

(4) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot át kell iktatni az iratkezelési szoftverbe. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell. Ha ismert az iratkezelési szoftverben rögzített iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

(5) Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell az év végi zárást elvégezni azzal, hogy a hitelesítést a keltezést követően aláírással és az önálló szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell elvégezni. A lap alját vízszintes vonallal le kell zárni. Ha a lapon fennmaradtak üres tartalmú, de felvezetett iktatószámok, a lezárás átlós vonallal történik. A lap aljára rá kell vezetni a zárás dátumát és az utolsó kiadott iktatószámot. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év ügyiratai mellett kell tartani.

(6) A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani vagy a bejegyzett adatokat bármely módon olvashatatlanná tenni tilos. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és a javító kézjegyével kell igazolni.

VI. Fejezet

Intézkedések az Iroda feladatkörének megváltozása, munkakör átadása esetén

31. Intézkedések az Iroda és szervezeti egysége feladatkörének megváltozása esetén

40. § Az Iroda és szervezeti egysége feladatkörének megváltozása esetén az Ltv.-ben és a Rendeletben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a kezelésébe tartozó valamennyi küldemény és ügy iratainak tételes elszámoltatásáról, átadás-átvételéről, további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. Az átadás során az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az ügyiratok utolsó iktatószámát, és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

32. Megszűnő szervezeti egység iratainak kezelése

41. § (1) A szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, tételes iratjegyzékkel együtt kell átadni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységeknek (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Ha a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az ügyirat korábbi iktatószámának és az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

(3) Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell, és az átvevő szervezeti egység számára hozzáférést kell biztosítani.

(4) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az átmeneti irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani. Ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, az iratanyagot a központi irattárba kell elhelyezni.

(5) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni lezárt iktatókönyvével együtt.

(6) A megszűnő szervezeti egység ügyiratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

33. Munkakör átadásával kapcsolatos rendelkezések

42. § (1) Az iratkezelési folyamat valamennyi szereplőjét megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – nyilvántartások alapján – az Iroda közszolgálati szabályzatáról szóló normatív utasításban rögzítettek szerint tételesen el kell számoltatni.

(2) Az átadás-átvétel tényéről az érintett önálló szervezeti egység vezetője az átadás-átvételi jegyzőkönyv másolatának megküldésével értesíti a Jogi és Ügyviteli Főosztályt, amely gondoskodik az átadott, folyamatban lévő ügyek átvevőre történő iktatásáról, amelyről a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője igazolást állít ki. Az elveszett ügyiratokról a 13. melléklet szerinti jegyzőkönyvet kell felvenni.

VII. Fejezet

Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb rendelkezések és az elektronikus rendszereken keresztül érkezett iratok kezelésének rendje

34. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

43. § (1) A másoló- és sokszorosítógépet az önálló szervezeti egység vezetője által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden munkatárs maga végzi.

(2) Sokszorosítani kizárólag az Iroda feladataival összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását az elnök engedélyezheti.

35. Hitelesítési eszközök nyilvántartása

44. § (1) Az Iroda hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott bélyegzőkről, valamint a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról a Jogi és Ügyviteli Főosztály erre kijelölt munkatársa (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást, bélyegző-nyilvántartó könyvet köteles vezetni. Az Iroda a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat.

(2) A bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:

a) a bélyegző-nyilvántartás sorszáma,

b) a bélyegző lenyomata és a lenyomat szöveges leírása, a használatra jogosultak aláírásmintája,

c) az átvevő neve, munkaköre, szervezeti egységének megnevezése,

d) az átadás és átvétel időpontja, valamint

e) az átadó és az átvevő aláírása.

(3) A bélyegző-nyilvántartó könyvet a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője aláírásával hitelesíti.

(4) A bélyegzők rendeltetésszerű használatáért a kiadmányozási jog gyakorlója a felelős. A bélyegzőkkel való esetlegesen felmerülő szabálytalanság, így különösen elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás esetén szabálytalansági eljárást kell lefolytatni, amelynek eredményéről a bélyegző-nyilvántartót és a bélyegző-nyilvántartó könyvet hitelesítő vezetőt tájékoztatni kell.

(5) A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.

(6) Ha a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt a munkaköri feladatainak átadása szükséges, és a munkakört átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.

(7) Az új bélyegzőt a Gazdasági Elnökhelyettesi Titkárság szerzi be. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. Az Üzemeltetés az elkészült bélyegzőt átveszi, és majd átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.

(8) Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó intézkedik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni.

(9) A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.

(10) A belső ellenőr évente legalább egy alkalommal ellenőrzi a hitelesítési eszközök használati rendjét.

36. Elektronikus rendszereken keresztül érkezett iratok kezelésének rendje

45. § (1) Az elektronikus rendszereken érkezett, illetve kézbesített iratok kezelését a vonatkozó jogszabályi előírások alapján, valamint ezen utasításban rögzített rendelkezések alkalmazásával kell végezni.

(2) Az elektronikus kapuk kezelésére felhatalmazott szervezeti egység vagy az Irodával szerződéses jogviszonyban álló személy nyilvántartást vezet az elektronikus kapuk igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Az adott szervezeti egység vezetője az elektronikus kapuk használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsíthatónak kell lennie, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. A nyilvántartás ezen utasítás irattári tervében, a jogosultságok nyilvántartásával kapcsolatos ügyekre meghatározott időtartamig őrzendő.

(3) Az elektronikus kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot elektronikusan archiválni kell.

(4) Az Irodának az elektronikus kapuk használatára feljogosított és kötelezett munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett küldemények minden munkanapon átvételre és érkeztetésre kerüljenek.

(5)²⁴ A honlapon vagy SZÜF-ön a választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvény (a továbbiakban: Ve.) szerinti, az Iroda feladat- és hatáskörébe tartozó névjegyzékkel kapcsolatos kérelmeket az iratkezelési szoftver automatikusan érkezteti és iktatja, valamint annak befogadásáról a központi elektronikus rendszer visszaigazolást küld a kérelmezőnek.

(6)²⁵

(7)²⁶

(8)²⁷

(9)²⁸

(10)²⁹

(11) Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papíralapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

36/A. ³⁰ Elektronikus kapun érkezett elektronikus küldemények kezelésének rendje

45/A. § (1) Az elektronikus kapu használatára kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult, aki gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról.

(2) Az Irodához elektronikus kapun érkezett elektronikus küldemények érkeztetésére, előzményezésére, szerelésére, csatolására az ügyviteli munkatárs jogosult. Elektronikus kapun keresztül érkezett elektronikus küldemények automatikusan nem szignálhatók, az elektronikus kapun érkezett elektronikus küldeményeket minden esetben be kell mutatni az elnök részére szignálás céljából.

(3) Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően az ügyviteli munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum expediálásáról. A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.

(4) A hiteles elektronikus másolatkészítés részletes szabályait a 4. melléklet tartalmazza.

(5) Az ügyviteli munkatársnak gondoskodnia kell a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint az elektronikus dokumentumnak az elektronikus kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá a kézbesítést igazoló, esetlegesen a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó adatoknak az iratkezelési szoftverben való rögzítéséről.

(6) Az elektronikus kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell az elektronikusan kézbesített hivatalos irat kézbesítéssel kapcsolatos, a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó dokumentumok papíralapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

(7) Az elektronikus kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell a papíralapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az elektronikus kapuja megszűnik,

b) a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,

c) ezt a címzett kéri,

d) jogszabály erről külön rendelkezik,

e) a rendelkezési nyilvántartásban az ügyfél így rendelkezett.

(8) Az (1)–(7) bekezdésben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papíralapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

45/B. § A rendelkezési nyilvántartáshoz való hozzáférési jogosultságok igénylését és módosítását az önálló szervezeti egység vezetője kezdeményezheti a 15/A. melléklet szerinti adatlap kitöltésével és az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes részére történő eljuttatásával.

VIII. Fejezet

Záró és vegyes rendelkezések

46. § (1) Ez az utasítás 2016. február 1-jén lép hatályba.

(2) Az iratkezelést végző munkatársak részére az ezen utasításban foglaltak megismerése érdekében oktatást kell tartani. Az oktatás tematikájának összeállításáért és az oktatás megszervezéséért a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője a felelős.

(3) Az oktatásra az utasítás közzétételétől számított 30 napon belül kerül sor, új belépők esetén az oktatás megtartására a belépéstől számított 30 nap áll rendelkezésre.

1. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³¹

2. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³²

3. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³³

4. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³⁴

5. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³⁵

6. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³⁶

7. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³⁷

8. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³⁸

9. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz³⁹

Irattári terv

Ágazat	Tétel- szám	Megnevezés	Selejtezés (év)	Levéltárba átadás (év)
ÁLTALÁNOS RÉSZ
Általános iratok
A	001	Az Iroda alapításával kapcsolatos iratok	NS	HN
A	002	Az Iroda működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ)	NS	15
A	003	Az Iroda működésével kapcsolatos egyéb szabályzatok, utasítások, intézkedések, körlevelek, a szervezeti egységek jóváhagyott ügyrendje	15	MV
A	004	Hosszú távú munkatervek, munkaprogramok	NS	15
A	005	Időszaki jelentések, beszámolók (munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról)	5	-
A	006	Vezetői értekezlet emlékeztetői	NS	15
A	007	Szerződések, együttműködési megállapodások és azok előiratai az érvényesség lejártát követően	5	-
A	008	Közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos ügyek	NS	HN
A	009	Jogszabályalkotásra vonatkozó javaslattételi felelősségi körbe tartozó jogszabálytervezetek előiratai és koordinációs iratai	NS	15
A	010	Véleményezésre, javaslattételre érkezett jogszabályok iratai	1	-
A	011	Szakmai tájékoztatók, belső statisztikák, vélemények, konferenciák iratai	10	-
A	012	Nemzetközi elvi ügyek, megállapodások	NS	15
A	013	Statisztikai jelentések, elemzések	NS	15
A	014	ÁSZ, MÁK ellenőrzési dokumentációja, jelentései	NS	HN
A	015	Egyéb külső szervek ellenőrzési dokumentációja, jelentései	NS	15
A	016	Belső ellenőrzési dokumentációk, jelentések	15	-
A	017	Monitoring vizsgálat	10	-
A	018	Minőségirányítás	10	-
A	019	Adatvédelem	10	-
A	020	Közérdekű bejelentések, javaslatok iratai	3	-
A	021	Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem	3	-
A	022	Személyes adat megismerésére irányuló kérelem	3	-
A	023	Érdeklődő, tájékoztató levelek	1	-
A	024	Főnyilvántartó könyv	NS	HN
A	025	Iktatókönyvek (papíralapú, továbbá az elektronikus iktatás során az évente archivált adatállományok)	NS	15
A	026	Az irat átadására, továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (átadókönyv, jegyzék stb.)	3	-
A	027	Kiadmányozáshoz használt szigorú számadású bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása	NS	HN
A	028	Elektronikus aláírással összefüggő ügyek	15	-
A	029	Belső egyéb levelezés (igénylések, tájékoztatások stb.)	1	-
A	030	Sajtótevékenység - média kapcsolattartás, tájékoztatások	1	-
A	031	Vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyek	10	-
A	032	Riasztási, berendelési tervek	3	-
A	033	Épületbe történő beléptetési és benntartózkodási igények, engedélyek	1	-
A	034	Kisebb jelentőségű szervezési iratok	5	-
A	035	Bélyegzőnyilvántartás	NS	HN
A	036	Futárjegyzék	lezárás után 3 év	-

Minősített iratok
A	037	Minősített iratok, és az azokkal összefüggésben keletkezett iratok (futárjegyzék, felülvizsgálati iratok, adatszolgáltatás, selejtezési iratok, stb.)	NS	HN

Humánpolitika és munkaügy
A	100	Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő iratok, személyzeti nyilvántartás (a jogviszony keletkezésétől számítva)	50	-
A	101	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok (pl. illetmény, munkaköri leírás, munkaviszony-igazolás stb.)	2	-
A	102	Foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérő	10	-
A	103	Jutalmak, kitüntetések, elismerések	5	-
A	104	Megbízási szerződések	10	-
A	105	Szociális és jóléti intézkedések	15	-
A	106	Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek	5	-
A	107	Létszám- és bérgazdálkodás tervei, statisztikai jelentései	3	-
A	108	Fegyelmi ügyek	5	-
A	109	Szabadság-nyilvántartás	5	-
A	110	Munkába járás költségeinek térítése	3	-
A	111	Munkáltatói lakáskölcsön ügyek	15	-
A	112	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, meghívók, teljesítési igazolások)	5	-
A	113	Üdülési ügyek	3	-
A	114	Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok	5	-
A	115	Tanulmányi szerződések	5	-
A	116	Kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	5	-
A	117	Ösztöndíjas foglalkoztatással kapcsolatos ügyek	1	-
A	118	Közszolgálati jogvita	5	-
A	119	Egyenlő bánásmód, esélyegyenlőség	5	-

Gazdálkodás
A	200	Magyar Államkincstárral kapcsolatos ügyek	15	-
A	201	Költségvetések és beszámolók	NS	15
A	202	Pénzügyi-számviteli jelentések, adóelszámolási ügyek	10	-
A	203	Kincstári pénzforgalom bizonylatai	10	-
A	204	Pénzügyi-számviteli jelentések, adóelszámolás iratai stb.	5	-
A	205	Házipénztári okmányok és bizonylatok	10	-
A	206	Könyvelési okmányok és bizonylatok	10	-
A	207	Pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványok, tőpéldányok	10	-
A	208	Rovancsolási jegyzőkönyvek	10	-
A	209	Pénzügyi-számviteli szakterület általános levelezései	3	-
A	210	Tárgyieszköz-nyilvántartási, leltározási és selejtezési ügyek	10	-
A	211	Fejezeti kezelésű előirányzatok, célelőirányzatok felhasználása és elszámolása	10	-
A	212	Társadalombiztosítási és nyugdíjpénztári ügyek	50	-
A	213	Éves bérstatisztikai adatszolgáltatás iratai	NS	15
A	214	Követelésekkel, kötelezettségekkel kapcsolatos pénzügyi levelezések	5	-
A	215	Számlarendek	10	-
A	216	Költségvetési támogatási ügyek	15	-
A	217	Főkönyvi kivonatok: naplók, számlalapok, évközi és év végi kivonatok	10	-
A	218	Hozzáférési jogosultságok, ügyintézéshez kötődő adatszolgáltatás Kincstárnak	NS	HN
A	219	GIRO utaláshoz kötődő levelezés	10	-
A	220	Kincstári útmutatók és utasítások	5	-
A	221	Az adó- és járulékbevallások, egyenlegközlők, folyószámla-kivonatok anyagai	10	-
A	222	Analitikus kivonatok: naplók, kartonok, évközi és év végi főkönyvvel egyező kivonatok	10	-
A	223	Egyéb gazdálkodási ügyek	5	-

Üzemeltetés
A	300	Beruházások, felújítások iratai	25	-
A	301	Beruházások, felújítások műszaki- és tervrajzai, tulajdoni igazolásai	NS	HN
A	302	Egyéb, ingatlanokkal kapcsolatos ügyek, ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, dokumentációk	15	-
A	303	Nagy értékű egyéb tárgyi eszközök beszerzése	10	-
A	304	Készletgazdálkodási ügyek	15	-
A	305	Üzemeltetési, karbantartási és biztosítási szerződések (szerződés lejártát, teljesítését követően)	5	-
A	306	Üzemeltetés általános levelezései	1	-
A	307	Gépjármű beszerzésével, üzemeltetésével, használatával és javításával kapcsolatos iratok	5	-
A	308	Megrendelés, beszerzés, anyag- eszközigénylésre vonatkozó iratok	5	-
A	309	Raktározás bizonylatai	10	-
A	310	Garanciális jogosultságok levelezései, anyagai	10	-
A	311	Épület, vagyon, elhelyezés biztonságával kapcsolatos ügyek	15	-

Jog
A	400	Munkajogi peres és nemperes eljárások	15	-
A	401	Büntető feljelentéssel kapcsolatos iratok	5	MV
A	402	Szerződések, jogi dokumentumok véleményezésével, készítésével és az Iroda működésével kapcsolatos egyéb jogi tevékenység iratai	5	-
A	403	Panaszok és az ezekkel összefüggésben keletkezett iratok	5	-

Informatika
A	500	Informatikai hosszú távú tervek, tanulmányok	NS	15
A	501	Informatikai szerződéskötések, megállapodások, beszerzések	15
A	502	Informatikai rendszerek üzemeltetésével, adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos ügyek	10	-
A	503	Számítógépes programokhoz és dokumentációkhoz kapcsolódó levelezések	5	-
A	504	Jogosultságok nyilvántartása, biztonsággal kapcsolatos ügyek	10	-

Kommunikáció
A	600	Sajtóval és médiával történő kommunikációval kapcsolatos ügyek	5	-
A	601	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)	NS	15
A	602	Adatszolgáltatás	5	-
A	603	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	5	-
A	604	Képviselet, részvétel bizottságokban, testületekben	5	-
A	605	Sajtótájékoztatók előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok	2	-

KÜLÖNÖS RÉSZ
V	700	Az elnök választásokkal kapcsolatos döntései, utasításai, intézkedései	NS	15
V	701	A választási informatikai rendszer kialakításával és biztonságos működtetésével kapcsolatos elvi ügyek iratai	NS	15
V	702	A választás lebonyolításához szükséges közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos elvi ügyek iratai	NS	15
V	703	A választás központi logisztikai feladatai teljesítésével kapcsolatban keletkezett elvi ügyek iratai	NS	15
V	704	A választás pénzügyi lebonyolítása központi feladatai ellátása során keletkezett elvi ügyek iratai	NS	15
V	705	A választások hivatalos honlapjának működtetésével kapcsolatban keletkezett iratok	15	-
V	706	Az igazgatási és informatikai próbákkal kapcsolatos iratok	5	-
V	707	A központi nyomtatványok előállításával és szállításával kapcsolatos iratok	5	-
V	708	A Ve. szerinti szavazóköri jegyzőkönyvek és a választások, országos népszavazások eredmény-jegyzőkönyvei	NS	90 nap
V	709	Választásokkal kapcsolatos levelezések iratai	5	-
V	710	A választási szervek választásokkal és helyi népszavazásokkal összefüggő tájékoztatásai, adatközlései	5	-
V	711	Az időközi választáshoz kapcsolódó pénzügyi elszámolások iratai	5	-
V	712	Választásszakmai képzések iratai	5	-
V	713	Központi névjegyzékkel kapcsolatos kérelmek elbírálása	a kérelmező elhalálozását követő 1 év után	-
V	714	Választásokhoz kapcsolódó nemzetközi feladatok iratai	10	-
V	715	Választási informatikai rendszer adatbázisai	NS	HN
V	716	Választási információs tájékoztatás állampolgárok, jelölőszervek, társadalmi szervezetek részére	3	-
V	717	Választási információs adatszolgáltatás	3	-
V	718	Az NVB feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek és ahhoz kapcsolódó iratok (NVB ülésjegyzőkönyvei és a hozzájuk kapcsolódó ügyiratok)	NS	15
V	719	Az NVB elnökének feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek és az ahhoz kapcsolódó iratok	NS	15
V	720	Az NVB nem szakmai feladatellátásához kötődő iratok (tagok költségtérítése, tiszteletdíj folyósítás, ülésszervezéssel kapcsolatos beszerzések stb.)	5	-
V	721	Az NVB tagjainak megválasztásával és megbízásával kapcsolatos iratok	NS	15
V	722	A választójoggal nem rendelkezők nyilvántartása (NESZA) és az ezzel összefüggésben keletkezett iratok	a NESZÁ-ból történt törlést követő 6. hónap után	-
V	723	Választásokkal kapcsolatos jogi ügyek	5	MV

NS - nem selejtezhető, HN - határidő nélkül őrzendő, MV - mintavétellel levéltárba adandó

10. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz

Nemzeti Választási Iroda

Ügyiratpótló lap

Készült:

Kölcsönzött ügyirat iktatószáma:
tárgya:
irattári tételszáma:
Kölcsönadó: (név, szervezeti egység)
Kölcsönző: (név, szervezeti egység)
Kölcsönzést engedélyező: (név, szervezeti egység)
Kölcsönzés időpontja:
Kölcsönzés határideje:

............................................................. engedélyező
............................................................. kölcsönadó	............................................................. kölcsönző

11. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz

Átvételi elismervény küldeményről

Átadó neve:

Címe:

Beadvány tárgya:

Címzett szervezeti egység:

Mellékletek száma, fajtája:

Budapest, év hónap nap óra perc

Átadó aláírása: Átvevő aláírása:

12. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz

FELJEGYZÉS ÉRTÉKKÜLDEMÉNYRŐL

A küldemény bontása alkalmával megállapítottam, hogy az pénzt, illetve egyéb értékküldeményt tartalmaz.

A pénz összege: ………………… Ft, azaz ………………………………………………… forint.

Az egyéb küldemény megnevezése: ………………………………………………………………..

értéke kb.: ………………… Ft, azaz ………………………………………………… forint.

Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap

…………………………………………………
a feljegyzés készítőjének aláírása

13. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz

Jegyzőkönyv

elveszett ügyiratról, -darabról és irat(ok)ról

amely készült ……… számú/alszámú ügyirat/ügyiratdarab/irat elvesztéséről ……… év …………………………… hónap …………………… napján a Nemzeti Választási Iroda (Budapest V. kerület, Alkotmány utca 3. sz. alatti) székhelyén ………………………………………… Főosztály ………… emelet ………… számú hivatalos helyiségében.

Jelen vannak:

1. Főosztályi osztályadminisztrátor: ………………………………………………

2. Ügyintéző: ………………………………………………

3. Önálló szervezeti egység vezetője: ………………………………………………

Az ügyintéző és a főosztályi osztályadminisztrátor előadása, valamint az áttekintett iratkezelési szoftverből kinyerhető adatok alapján a résztvevők kölcsönösen megállapítják, hogy – miután az ügyirat/ügyiratdarab/irat felkutatása nem vezetett eredményre – a(z) …………………… számú ügyirat, ügyiratdarab, irat elveszett.

k. m. f.

………………………………………

Láttam, ……… év ………………………… hónap ……… nap

………………………………………
főosztályvezető

14. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz

Szignálás

Automatikus szignálás alá tartozó ügytípusok

1. A Nemzeti Választási Bizottság Titkársága tekintetében:

1.1. népszavazási kezdeményezés,

1.2. európai polgári kezdeményezéssel kapcsolatos ügyiratok,

1.3. jogorvoslat (kifogás, fellebbezés, bírósági felülvizsgálat iránti kérelem),

1.4. külképviseleti megfigyelő, jelölő szervezet, lista bejelentése,

1.5. az NVB-nek vagy valamely tisztségviselőjének címzett megkeresés,

1.6. mandátumkiadással kapcsolatos dokumentumok,

1.7. mentelmi ügyekkel kapcsolatos dokumentumok,

1.8 Kúria végzése,

1.9. az NVB feladat- és hatáskörét érintő általános megkeresések.

2. A Kommunikációs és Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya tekintetében:

2.1. a sajtó tájékoztatásával kapcsolatos ügyek (pl. újságírói megkeresések, sajtótájékoztatók, közlemények),

2.2. egyéb, a közvélemény tájékoztatásával kapcsolatos ügyek (pl. tájékoztató anyagok összeállítása, PR akciók).

3. A Szervezési Főosztály tekintetében:

3.1. időközi önkormányzati választásokkal kapcsolatos ügyek,

3.2. helyi népszavazásokkal kapcsolatos ügyek,

3.3. mandátumváltozások bejelentése.

4. A Humánpolitikai Főosztály tekintetében:

4.1. foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő iratok (pl. önéletrajzok, jogviszony-igazolások, jogi szakvizsgához, jogtanácsosi bejegyzéshez szükséges igazolások kiadása iránti kérelmek, személyi anyagok, vagyonnyilatkozatok),

4.2. munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, igazolások),

4.3. kiírt álláspályázatokkal kapcsolatos iratok (benyújtott pályázati anyagok, a pályázat kiírásához kapcsolódó számlák),

4.4. ösztöndíjas foglalkoztatással kapcsolatos ügyek (pályázatok, igazolások),

4.5. létszám- és bérgazdálkodás témakörét érintő adatigénylések,

4.6. foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő jogorvoslati kezdeményezések, kérelmek,

4.7. közszolgálati képzéssel kapcsolatos dokumentumok (Nemzeti Közszolgálati Egyetem küldeményei, pl. tájékoztatók, felhívások, bizonyítványok).

5. A Gazdálkodási Főosztály tekintetében:

5.1. számlák,

5.2. befizetési bizonylatok.

6. Az Üzemeltetés tekintetében:

6.1. készletgazdálkodási ügyek,

6.2. üzemeltetési, karbantartási és biztosítási szerződések (szerződés lejártát, teljesítését követően),

6.3. raktározás bizonylatai,

6.4. garanciális jogosultságok levelezései, anyagai.

7. A Jogi és Ügyviteli Főosztály tekintetében:

7.1. elnöki utasítások, intézkedések, körlevelek, szabályzatok koordinációja,

7.2. szerződések ellenjegyzése.

8. A Jogi és Ügyviteli Főosztály Regisztrációs és Elbírálási Osztálya tekintetében:

8.1. magyarországi lakcímmel nem rendelkező polgárok névjegyzékkel kapcsolatos (regisztrációs) ügyei,

8.2. központi névjegyzékkel kapcsolatos egyéb ügyek, kivéve a közvetlenül főosztályra iktatandó jogorvoslati kérelmek,

8.3. a választójoggal nem rendelkező polgárok nyilvántartásából törlési ügyek és igazolás kiadása iránti kérelmek.

Az ügytípusok közül az érkezett irat iktatásával egyidejűleg az elnök részére másolatban meg kell küldeni az 1.1., 1.2., valamint a 3.1.–3.3. pontokba tartozó iratokat.

15. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz

Hozzáférési jogosultság kérés

az Irka Irat- és dokumentumkezelő rendszerre

Jogosult neve:

Munkaköre, beosztása:

Szervezeti egysége:

Iratkezelési feladat: vezető/ügyintéző/osztályadminisztrátor/ügykezelő/alkalmazásgazda

Feladat*:
új jogosultság létrehozása (L) / jogosultság beállítása (B) / jogosultság törlése (T) / jogosultság megszüntetése (M)

Ssz.	Feladat	Jogosultság
		Érkeztető-könyv	Iktatókönyv	Egyéb
		Érkeztető-könyv	mind
	L/B/T/M*	L/K/O**	L/K/Ü/O**

** L: lekérdező / K: kezelő / Ü: ügyintéző / O: osztályadminisztrátor

Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap

………………………………………
igénylő

Engedélyezem.

Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap

………………………………………
engedélyező

A mai napon a kért beállításokat elvégeztük.

Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap

………………………………………
igazoló

15/A. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz⁴⁰

Hozzáférési jogosultság kérés
rendelkezési nyilvántartáshoz

Jogosult neve:

Munkaköre, beosztása:

Szervezeti egysége:

Feladat: új jogosultság létrehozása/jogosultság beállítása/jogosultság törlése/jogosultság megszüntetése

Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap

………………………………………
igénylő

Engedélyezem.

Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap

………………………………………
engedélyező

A mai napon a kért beállítások átvezetése iránt intézkedtünk.

Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap

………………………………………
ügyviteli munkatárs

16. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz⁴¹

Elektronikus postafiókok

Postafiók	Cél, tartalom
regisztracio@nvi.hu	Regisztrációs iratok
fellebbezes@nvi.hu	Regisztrációs fellebbezések
visz@nvi.hu	Általános, publikus postafiók
jkv@nvi.hu	Szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek fogadás
nvb@nvi.hu	Az NVB tevékenységéhez kapcsolódó tevékenység
szervezes@nvi.hu	Központi elektronikus postafiók
humanpolitika@nvi.hu	Önéletrajzi iratok postafiókja
vetelkedo@nvi.hu	Az Iroda által szervezett vetélkedők postafiókja
elszamolas@nvi.hu	A választások pénzügyi elszámolása
szamlazas@nvi.hu	Elektronikus számlák befogadása
gazdalkodasifoosztaly@nvi.hu	Gazdálkodást érintő kérdések
akkred@nvi.hu	Nemzetközi megfigyelők, újságírók akkreditálása
projekt@nvi.hu	Projektszervezet működése körébe eső levelezés
soc@nvi.hu	Az elektronikus információs rendszer bármely felhasználói pontján jelentkező, adott rendszerelemmel kapcsolatban felmerülő rendellenes működés, jelenség, vírusjelzés vagy futási hiba jelentésével kapcsolatos levelezés

17. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz

Iktatókönyvek

Azonosító	Megnevezés
NVI	NVI főiktatókönyv
NVB	Nemzeti Választási Bizottság ügyiratai
HUM	Személyzeti ügyiratok
REG	Regisztrációs ügyek iratai
NSZ	NESZA ügyek iratai
PRB	Próba iktatókönyv
GF	Gazdálkodási Főosztály iratai

18. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz⁴²

Tisztelt Ügyfelünk!

Tájékoztatjuk, hogy központi elektronikus levélcímünkre küldött elektronikus levelét megkaptuk!

A megkeresésében foglaltak feldolgozása folyamatban van, munkatársaink a jogszabályi határidők betartása mellett, a lehető legrövidebb időn belül tájékoztatni fogják.

Tájékoztatjuk, hogy fenti levelében megadott személyes adatait a Nemzeti Választási Iroda hivatalos honlapján (http://www.valasztas.hu) közzétett Adatkezelési Tájékoztatóban részletesen leírt szabályok szerint kezeljük.

Üdvözlettel:

Nemzeti Választási Iroda

19. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz⁴³

A Nemzeti Választási Irodán keresztül, a Nemzeti Választási Bizottsághoz benyújtott

beadványok átvételére vonatkozó eljárásrend

1. Az eljárásrend hatálya

1.1. Az eljárásrend személyi hatálya az Iroda 1054 Budapest, Alkotmány u. 3. szám alatti székházába érkező és belépő beadványtevő vagy egyéb kézbesítő személyre terjed ki.

1.2. Az eljárásrend tárgyi hatálya az NVB-nek címzett, annak feladat- és hatáskörébe tartozó vagy az NVB-hez benyújtott beadvány, irat, küldemény vagy egyéb dokumentum – különösen országos népszavazási kezdeményezés, jogorvoslati kérelem – (a továbbiakban: irat) személyes benyújtására, illetve kézbesítésére terjed ki.

1.3. Az eljárásrend hatálya nem terjed ki a postai szolgáltató vagy futárszolgálat útján történő kézbesítésre.

2. Általános rendelkezések

Az eljárásrend alkalmazásában:

a) munkaidő: munkanapon hétfőtől-csütörtökig 8:00-16.30 óra, pénteken 8:00-14:00 óra.

b) Biztonsági Szolgálat: az Iroda minősített adatokra vonatkozó biztonsági szabályzatáról szóló 3/2016. (IV. 25.) NVI utasítás 6.§ (1) bekezdése szerint foglalkoztatott jogi személy tagjai, illetve alkalmazottai.

3. Az irat átvételének eljárásrendje

3.1. Munkaidőben az Iroda székházába érkező személyesen eljáró Beadványozó vagy iratot kézbesítő személy (a továbbiakban együtt: Beadványozó) érkezéséről a Biztonsági Szolgálat tagja vagy a recepciós munkatárs a Nemzeti Választási Bizottság Titkárságának munkatársát telefonon értesíti. Értesítés után az értesített munkatárs jelzi, hogy a beadványt a munkaállomásán, vagy az épület recepcióján kívánja átvenni. Ha az értesített munkatárs a Beadványozót a munkaállomásán fogadja, a beléptetésére kizárólag a személyazonosság hitelt érdemlő igazolása (személyi igazolvány, jogosítvány, útlevél stb.) és az azonosító adatok rögzítése után, ideiglenes belépőkártyával kerülhet sor.

3.2. A munkaidőben érkezett iratok átvétele az Iroda Iratkezelési Szabályzatának 13. §-a szerint történik.

3.3. Munkaidőn kívül érkezett iratot a Biztonsági Szolgálat tagja veszi át megőrzés céljából a Beadványozótól. Több Beadványozó esetén az érkezés sorrendjében történik a beadványok átvétele. Az átvett iratról a Biztonsági Szolgálat tagja egy másolati példányt készít, amelyen feltünteti az átvétel tényét év, hónap, nap, óra és perc megjelölésével, valamint aláírásával látja el. Ezt követően a másolati példányt átadja a Beadványozó részére. Munkaidőn kívül érkezett irat benyújtása esetén a másolaton kívül a megőrzésre történő átvétel tényét és annak kezdeti idejét igazoló egyéb dokumentum kiadására nincs mód.

3.4. A Biztonsági Szolgálat tagja az átvett beadvány eredeti példányát borítékba helyezi és a borítékra rávezeti az átadó nevét a személyazonosításra alkalmas igazolvány alapján, az átvétel időpontját év, hónap, nap, óra és perc megjelölésével, majd aláírásával látja el a borítékot.

3.5. A Biztonsági Szolgálat tagja az átvett iratot a következő munkanapon munkaidőben soron kívül átadja a Nemzeti Választási Bizottság Titkársága átvételre jogosult munkatársának (a továbbiakban: titkársági munkatárs) érkeztetés céljából.

3.6. A titkársági munkatárs több irat esetében az átvett iratokat időrendi sorrendben érkezteti.

20. melléklet az 1/2016. (I. 29.) NVI utasításhoz⁴⁴

Másolatkészítési szabályzat

Az Irodának mint elektronikus ügyintézést biztosító szervnek az Eüsztv. és a Rendelet alapján előírt hiteles elektronikus másolatkészítés (a továbbiakban: másolatkészítés) eljárásának rendjét jelen szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) tartalmazza.

1. A Szabályzat hatálya

1.1. A Szabályzat hatálya kiterjed az Iroda azon tagjaira, akik bármilyen módon részt vesznek a Rendelet 55., 121. és a 122. §-a szerinti másolatkészítés folyamatában.

1.2. Másolatkészítés alatt egyaránt érteni kell a papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolatkészítést, valamint az irat hiteles papíralapú irattá alakítását.

2. Másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek köre

Másolatkészítésre az ügykezelők, illetve szervezeti egységenként a kijelölt osztályadminisztrátorok jogosultak.

3. A másolatkészítés műszaki feltételei és eljárási rendje

A papíralapú dokumentumról történő digitalizálás eljárási rendje

3.1. A papíralapú dokumentumról történő digitalizálás során biztosítani kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden – az aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett – módosítás érzékelhető legyen.

3.2. Papíralapú dokumentumról történő digitalizálás során a másolatkészítő:

a) elkészíti az elektronikus másolatot (szkenneli) a papíralapú dokumentumról;

b) megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését;

c) ellátja az elektronikus másolatot a Rendelet 55. § (4) bekezdése szerinti fokozott biztonságú aláírással, illetve elektronikus időbélyegzővel.

3.3. Ha a papíralapú dokumentum tulajdonságai miatt az elektronikus másolat nem tartalmazza a papíralapú dokumentum teljes tartalmát, úgy a másolaton – a fenti lépéseken túl – azt is fel kell tüntetni, hogy a másolat a digitalizálás alapjául szolgáló dokumentumot mely részében tartalmazza. Ebben az esetben a másolatkészítő elektronikus kivonatot is készíthet a papíralapú dokumentumról, a másolaton rögzítve azt, hogy a készített elektronikus kivonat a papíralapú dokumentumot mely részében, a dokumentumba foglalt információtartalmat milyen korlátozásokkal tartalmazza.

3.4. Több elektronikus dokumentumon is elhelyezhető egyszerre egy elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző. Ez esetben a dokumentumok csak együtt kezelhetők.

3.5. Az elektronikus aláírást úgy kell elhelyezni az elektronikus másolaton, hogy az aláírás érvényességének időtartamán belül – ha az érvényességi idő nem meghatározott, úgy korlátlan ideig történő – folyamatosan megállapítható legyen.

Az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításának eljárási rendje

3.6. Az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása során biztosítani kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését.

3.7. Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása során a másolatkészítő:

a) a másolat elkészítését megelőzően ellenőrzi, hogy az eredeti elektronikus irat az aláírás és másolatkészítés időpontja között megváltozott-e, továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e;

b) amennyiben az a) pont szerinti ellenőrzés megerősíti a dokumentum változatlanságát és az aláírás érvényességét, úgy az elektronikus iratot kinyomtatja;

c) a nyomtatást követően meggyőződik arról, hogy a kinyomtatott papíron megtalálható a „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” szövegezésű hitelesítési záradék;

d) ha a nyomtatást követően a c) pont szerinti záradék nem szerepel a másolaton, akkor a másolatkészítő – képi vagy tartalmi megfelelés esetén – kézzel rögzíti azt a másolaton;

e) a fentiek szerint létrehozott papírlapú másolaton feltünteti a másolat készítés időpontját;

f) hitelesíti a másolatot, aminek során aláírja és bélyegzőlenyomattal látja el.

4. A másolatkészítéshez kapcsolódó felelősségi kérdések

A másolatkészítő köteles betartani a Szabályzatban foglaltakat. A másolatkészítő felelősséggel tartozik továbbá a másolatkészítéssel érintett irat biztonságáért, sértetlenségéért, továbbá a másolatkészítést követően mind az eredeti, mind a másolat visszajuttatása vagy továbbítása iránt.

Az utasítást a 4/2021. (V. 19.) NVI utasítás 51. § (2) bekezdése hatályon kívül helyezte 2021. május 20. napjával.

Az 1. § a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

A 4. § 22. pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

⁴

A 4. § 23. pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

⁵

A 4. § 24. pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

⁶

A 4. § 25. pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

⁷

A 4. § 26. pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

⁸

A 4. § 27. pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

⁹

A 4. § 28. pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

¹⁰

A 7. § (6) bekezdés d) pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 3. §-a iktatta be.

¹¹

A 7. § (6) bekezdés e) pontját a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 3. §-a iktatta be.

¹²

A 13. § (4) bekezdése a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 1. § (1) bekezdésével megállapított szöveg.

¹³

A 13. § (7) bekezdése a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 4. § a)–b) pontja szerint módosított szöveg.

¹⁴

A 13. § (8) bekezdése a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 8. § (1) bekezdése szerint módosított szöveg.

¹⁵

A 15. § (9) bekezdése a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 1. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

¹⁶

A 16. § (2a) bekezdését a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 4. §-a iktatta be.

¹⁷

A 16. § (8) bekezdése a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 8. § (2) bekezdése szerint módosított szöveg.

¹⁸

A 19. § (3a) bekezdését a 6/2017. (VI. 15.) NVI utasítás 1. §-a iktatta be, e módosító utasítás 3. §-a alapján rendelkezéseit a 2017. június 16-án folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

¹⁹

A 20. § (1) bekezdése a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 1. § (3) bekezdésével megállapított szöveg.

²⁰

A 25. § (1) bekezdése a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 5. §-ával megállapított szöveg.

²¹

A 33. § (3) bekezdés d) pontja a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 6. §-ával megállapított szöveg.

²²

A 37/A. §-t a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

²³

A 37/B. §-t a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 2. §-a iktatta be.

²⁴

A 45. § (5) bekezdése a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 8. § (3) bekezdése szerint módosított szöveg.

²⁵

A 45. § (6) bekezdését a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 10. §-a hatályon kívül helyezte.

²⁶

A 45. § (7) bekezdését a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 10. §-a hatályon kívül helyezte.

²⁷

A 45. § (8) bekezdését a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 10. §-a hatályon kívül helyezte.

²⁸

A 45. § (9) bekezdését a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 10. §-a hatályon kívül helyezte.

²⁹

A 45. § (10) bekezdését a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 10. §-a hatályon kívül helyezte.

³⁰

A 36/A. alcímet (45/A–45/B. §) a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 7. §-a iktatta be.

³¹

Az 1. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 3. § a) pontjával megállapított szöveg.

³²

A 2. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 4. § c) pontja szerint módosított szöveg.

³³

A 3. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 3. § b) pontjával megállapított szöveg.

³⁴

A 4. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 4. § c) pontja szerint módosított szöveg.

³⁵

Az 5. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 4. § c) pontja szerint módosított szöveg.

³⁶

A 6. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 4. § c) pontja szerint módosított szöveg.

³⁷

A 7. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 4. § c) pontja szerint módosított szöveg.

³⁸

A 8. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 4. § c) pontja szerint módosított szöveg.

³⁹

A 9. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 3. § c) pontjával megállapított szöveg.

⁴⁰

A 15/A. mellékletet a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 9. § (1) bekezdése iktatta be.

⁴¹

A 16. melléklet a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 9. § (2) bekezdésével megállapított szöveg.

⁴²

A 18. melléklet a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 9. § (3) bekezdésével megállapított szöveg.

⁴³

A 19. melléklet a 12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás 3. § d) pontjával megállapított szöveg.

⁴⁴

A 20. mellékletet a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás 9. § (4) bekezdése iktatta be.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek