12/2016. (XII. 23.) NVI utasítás

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Általános iratok

A

001

Az Iroda alapításával kapcsolatos iratok

NS

HN

A

002

Az Iroda működésével kapcsolatos alapszabályozás (SZMSZ)

NS

15

A

003

Az Iroda működésével kapcsolatos egyéb szabályzatok, utasítások, intézkedések, körlevelek, a szervezeti egységek jóváhagyott ügyrendje

15

MV

A

004

Hosszú távú munkatervek, munkaprogramok

NS

15

A

005

Időszaki jelentések, beszámolók (munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról)

5

-

A

006

Vezetői értekezlet emlékeztetői

NS

15

A

007

Szerződések, együttműködési megállapodások és azok előiratai az érvényesség lejártát követően

5

-

A

008

Közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos ügyek

NS

HN

A

009

Jogszabályalkotásra vonatkozó javaslattételi felelősségi körbe tartozó jogszabálytervezetek előiratai és koordinációs iratai

NS

15

A

010

Véleményezésre, javaslattételre érkezett jogszabályok iratai

1

-

A

011

Szakmai tájékoztatók, belső statisztikák, vélemények, konferenciák iratai

10

-

A

012

Nemzetközi elvi ügyek, megállapodások

NS

15

A

013

Statisztikai jelentések, elemzések

NS

15

A

014

ÁSZ, MÁK ellenőrzési dokumentációja, jelentései

NS

HN

A

015

Egyéb külső szervek ellenőrzési dokumentációja, jelentései

NS

15

A

016

Belső ellenőrzési dokumentációk, jelentések

15

-

A

017

Monitoring vizsgálat

10

-

A

018

Minőségirányítás

10

-

A

019

Adatvédelem

10

-

A

020

Közérdekű bejelentések, javaslatok iratai

3

-

A

021

Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem

3

-

A

022

Személyes adat megismerésére irányuló kérelem

3

-

A

023

Érdeklődő, tájékoztató levelek

1

-

A

024

Főnyilvántartó könyv

NS

HN

A

025

Iktatókönyvek (papíralapú, továbbá az elektronikus iktatás során az évente archivált adatállományok)

NS

15

A

026

Az irat átadására, továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (átadókönyv, jegyzék stb.)

3

-

A

027

Kiadmányozáshoz használt szigorú számadású bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása

NS

HN

A

028

Elektronikus aláírással összefüggő ügyek

15

-

A

029

Belső egyéb levelezés (igénylések, tájékoztatások stb.)

1

-

A

030

Sajtótevékenység - média kapcsolattartás, tájékoztatások

1

-

A

031

Vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyek

10

-

A

032

Riasztási, berendelési tervek

3

-

A

033

Épületbe történő beléptetési és benntartózkodási igények, engedélyek

1

-

A

034

Kisebb jelentőségű szervezési iratok

5

-

A

035

Bélyegzőnyilvántartás

NS

HN

A

036

Futárjegyzék

lezárás után 3 év

-

Minősített iratok

A

037

Minősített iratok, és az azokkal összefüggésben keletkezett iratok (futárjegyzék, felülvizsgálati iratok, adatszolgáltatás, selejtezési iratok, stb.)

NS

HN

Humánpolitika és munkaügy

A

100

Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő iratok, személyzeti nyilvántartás (a jogviszony keletkezésétől számítva)

50

-

A

101

Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok (pl. illetmény, munkaköri leírás, munkaviszony-igazolás stb.)

2

-

A

102

Foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérő

10

-

A

103

Jutalmak, kitüntetések, elismerések

5

-

A

104

Megbízási szerződések

10

-

A

105

Szociális és jóléti intézkedések

15

-

A

106

Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek

5

-

A

107

Létszám- és bérgazdálkodás tervei, statisztikai jelentései

3

-

A

108

Fegyelmi ügyek

5

-

A

109

Szabadság-nyilvántartás

5

-

A

110

Munkába járás költségeinek térítése

3

-

A

111

Munkáltatói lakáskölcsön ügyek

15

-

A

112

Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, meghívók, teljesítési igazolások)

5

-

A

113

Üdülési ügyek

3

-

A

114

Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok

5

-

A

115

Tanulmányi szerződések

5

-

A

116

Kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok

5

-

A

117

Ösztöndíjas foglalkoztatással kapcsolatos ügyek

1

-

A

118

Közszolgálati jogvita

5

-

A

119

Egyenlő bánásmód, esélyegyenlőség

5

-

Gazdálkodás

A

200

Magyar Államkincstárral kapcsolatos ügyek

15

-

A

201

Költségvetések és beszámolók

NS

15

A

202

Pénzügyi-számviteli jelentések, adóelszámolási ügyek

10

-

A

203

Kincstári pénzforgalom bizonylatai

10

-

A

204

Pénzügyi-számviteli jelentések, adóelszámolás iratai stb.

5

-

A

205

Házipénztári okmányok és bizonylatok

10

-

A

206

Könyvelési okmányok és bizonylatok

10

-

A

207

Pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványok, tőpéldányok

10

-

A

208

Rovancsolási jegyzőkönyvek

10

-

A

209

Pénzügyi-számviteli szakterület általános levelezései

3

-

A

210

Tárgyieszköz-nyilvántartási, leltározási és selejtezési ügyek

10

-

A

211

Fejezeti kezelésű előirányzatok, célelőirányzatok felhasználása és elszámolása

10

-

A

212

Társadalombiztosítási és nyugdíjpénztári ügyek

50

-

A

213

Éves bérstatisztikai adatszolgáltatás iratai

NS

15

A

214

Követelésekkel, kötelezettségekkel kapcsolatos pénzügyi levelezések

5

-

A

215

Számlarendek

10

-

A

216

Költségvetési támogatási ügyek

15

-

A

217

Főkönyvi kivonatok: naplók, számlalapok, évközi és év végi kivonatok

10

-

A

218

Hozzáférési jogosultságok, ügyintézéshez kötődő adatszolgáltatás Kincstárnak

NS

HN

A

219

GIRO utaláshoz kötődő levelezés

10

-

A

220

Kincstári útmutatók és utasítások

5

-

A

221

Az adó- és járulékbevallások, egyenlegközlők, folyószámla-kivonatok anyagai

10

-

A

222

Analitikus kivonatok: naplók, kartonok, évközi és év végi főkönyvvel egyező kivonatok

10

-

A

223

Egyéb gazdálkodási ügyek

5

-

Üzemeltetés

A

300

Beruházások, felújítások iratai

25

-

A

301

Beruházások, felújítások műszaki- és tervrajzai, tulajdoni igazolásai

NS

HN

A

302

Egyéb, ingatlanokkal kapcsolatos ügyek, ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, dokumentációk

15

-

A

303

Nagy értékű egyéb tárgyi eszközök beszerzése

10

-

A

304

Készletgazdálkodási ügyek

15

-

A

305

Üzemeltetési, karbantartási és biztosítási szerződések (szerződés lejártát, teljesítését követően)

5

-

A

306

Üzemeltetés általános levelezései

1

-

A

307

Gépjármű beszerzésével, üzemeltetésével, használatával és javításával kapcsolatos iratok

5

-

A

308

Megrendelés, beszerzés, anyag- eszközigénylésre vonatkozó iratok

5

-

A

309

Raktározás bizonylatai

10

-

A

310

Garanciális jogosultságok levelezései, anyagai

10

-

A

311

Épület, vagyon, elhelyezés biztonságával kapcsolatos ügyek

15

-

Jog

A

400

Munkajogi peres és nemperes eljárások

15

-

A

401

Büntető feljelentéssel kapcsolatos iratok

5

MV

A

402

Szerződések, jogi dokumentumok véleményezésével, készítésével és az Iroda működésével kapcsolatos egyéb jogi tevékenység iratai

5

-

A

403

Panaszok és az ezekkel összefüggésben keletkezett iratok

5

-

Informatika

A

500

Informatikai hosszú távú tervek, tanulmányok

NS

15

A

501

Informatikai szerződéskötések, megállapodások, beszerzések

15

A

502

Informatikai rendszerek üzemeltetésével, adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos ügyek

10

-

A

503

Számítógépes programokhoz és dokumentációkhoz kapcsolódó levelezések

5

-

A

504

Jogosultságok nyilvántartása, biztonsággal kapcsolatos ügyek

10

-

Kommunikáció

A

600

Sajtóval és médiával történő kommunikációval kapcsolatos ügyek

5

-

A

601

Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.)

NS

15

A

602

Adatszolgáltatás

5

-

A

603

PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok

5

-

A

604

Képviselet, részvétel bizottságokban, testületekben

5

-

A

605

Sajtótájékoztatók előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok

2

-

KÜLÖNÖS RÉSZ

V

700

Az elnök választásokkal kapcsolatos döntései, utasításai, intézkedései

NS

15

V

701

A választási informatikai rendszer kialakításával és biztonságos működtetésével kapcsolatos elvi ügyek iratai

NS

15

V

702

A választás lebonyolításához szükséges közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos elvi ügyek iratai

NS

15

V

703

A választás központi logisztikai feladatai teljesítésével kapcsolatban keletkezett elvi ügyek iratai

NS

15

V

704

A választás pénzügyi lebonyolítása központi feladatai ellátása során keletkezett elvi ügyek iratai

NS

15

V

705

A választások hivatalos honlapjának működtetésével kapcsolatban keletkezett iratok

15

-

V

706

Az igazgatási és informatikai próbákkal kapcsolatos iratok

5

-

V

707

A központi nyomtatványok előállításával és szállításával kapcsolatos iratok

5

-

V

708

A Ve. szerinti szavazóköri jegyzőkönyvek és a választások, országos népszavazások eredmény-jegyzőkönyvei

NS

90 nap

V

709

Választásokkal kapcsolatos levelezések iratai

5

-

V

710

A választási szervek választásokkal és helyi népszavazásokkal összefüggő tájékoztatásai, adatközlései

5

-

V

711

Az időközi választáshoz kapcsolódó pénzügyi elszámolások iratai

5

-

V

712

Választásszakmai képzések iratai

5

-

V

713

Központi névjegyzékkel kapcsolatos kérelmek elbírálása

a kérelmező elhalálozását követő 1 év után

-

V

714

Választásokhoz kapcsolódó nemzetközi feladatok iratai

10

-

V

715

Választási informatikai rendszer adatbázisai

NS

HN

V

716

Választási információs tájékoztatás állampolgárok, jelölőszervek, társadalmi szervezetek részére

3

-

V

717

Választási információs adatszolgáltatás

3

-

V

721

Az NVB tagjainak megválasztásával és megbízásával kapcsolatos iratok

NS

15

V

722

A választójoggal nem rendelkezők nyilvántartása (NESZA) és az ezzel összefüggésben keletkezett iratok

a NESZÁ-ból történt törlést követő 6. hónap után

-

V

723

Választásokkal kapcsolatos jogi ügyek

5

MV