2/2016. (II. 25.) NVI utasítás

1. § (1)¹ Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed a belföldi kiküldetést (a továbbiakban: kiküldetés), valamint az ideiglenes külföldi kiküldetést (a továbbiakban: külföldi kiküldetés) elrendelő, kezdeményező, a kiküldött, valamint a kiküldetésben részt vevő technikai – előkészítési, engedélyezési, elszámolási, beszámoltatási és nyilvántartási – feladatokat ellátó,

(2) A külföldi kiküldetésekre a II. Fejezetben foglalt rendelkezéseket a III. Fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

2. § (1)² A kiküldetést az önálló szervezeti egység vezetője (a továbbiakban: kezdeményező) kezdeményezi a kiküldetés megkezdése előtt legalább három munkanappal az 1. melléklet szerinti kiküldetési rendelvény (a továbbiakban: rendelvény) alkalmazásával.

(2) Az önálló szervezeti egység vezetőjének kiküldetését az irányítását ellátó elnökhelyettes kezdeményezi.

(3) Az elnök, az elnökhelyettes, valamint az elnök közvetlen irányítása alá tartozó önálló szervezeti egység vezetőjének kiküldetését az érintett kezdeményezi.

(4)³ A munkatárs kiküldetésének elrendeléséről az elnök (a továbbiakban: elrendelő vagy elnök) dönt.

(5) Az elnök nevére kiállított rendelvényt az általános elnökhelyettes kiadmányozza.

3. § (1) A kezdeményező a rendelvényt két példányban – a kiküldött munkatárssal egyeztetve – tölti ki és írja alá. A kitöltött rendelvényeket a kiküldött munkatárs is aláírja.

(2)⁴ Ha a kiküldetés tervezett költsége meghaladja a bruttó 200 000 Ft-ot, az elrendelést megelőzően a kitöltött rendelvényt a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére továbbítani kell előzetes pénzügyi ellenjegyzésre.

(3) A kiküldetési rendelvényhez – ha rendelkezésre áll – programtervet kell mellékelni.

(4)⁵ A kiküldött munkatársat – a rendelvény vonatkozó részének kitöltése esetén – dologi kiadásokra előleg illeti meg, amelynek kifizetését a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály a kiküldött munkatárs bankszámlájára történő átutalással biztosítja.

(5) A kitöltött és aláírt rendelvény egy példánya a kiküldött munkatársat illeti meg.

(6)⁶ Az engedélyezett kiküldetések dokumentációját a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály a pénzügyi-gazdálkodási rendszerben tartja nyilván.

(7) A kiküldetésnek a kiküldendő munkatárs személyes érdekkörében felmerült ok miatti elmaradása esetén a kiküldött munkatárs haladéktalanul köteles írásban értesíteni az elrendelőt és a kezdeményezőt. A kötelezettség felróható elmulasztása esetén az ebből eredő költség a kiküldött munkatársat terheli.

4. §⁷ A kiküldött munkatársat

5. § (1)⁸ A kiküldött köztisztviselő a különleges jogállású szervekről és az általuk foglalkoztatottak jogállásáról szóló törvényben meghatározott összegű napidíjra jogosult.

(2)⁹ Az 1. § (1) bekezdés b) és c) pontjában meghatározott munkatárs az (1) bekezdés szerint jogosult napidíjra.

6. § A kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszközt a kezdeményező határozza meg, aki az előzetesen kért utazási ajánlatok, illetve útiköltség-számítás alapján – a legcélszerűbb útvonal, időtartam és a költségtakarékosság figyelembevételével – dönt az igénybe vehető eszközről.

7. § (1) A kiküldetéshez saját vagy – az Üzemeltetés vezetőjével történt előzetes egyeztetést követően – hivatali gépkocsi igénybevételét is engedélyezheti az elrendelő. Hivatali gépkocsi engedélyezése esetén a kitöltött rendelvény másolatát meg kell küldeni az Üzemeltetés részére.

(2) Hivatali gépkocsi igénybevételével történő kiküldetés elmaradása esetén az elrendelő haladéktalanul írásban értesíti az Üzemeltetés vezetőjét.

(3) A hivatali vagy saját gépkocsi igénybevételére vonatkozó egyéb szabályokat az Iroda gépjárműszabályzatáról szóló NVI utasítás tartalmazza.

8. §¹⁰ (1) A kiküldött munkatársat – ha nem hivatali gépjárművet vett igénybe a kiküldetés során – utazási költségtérítés illeti meg.

(2) A kiküldött munkatárs részére az Iroda

9. § (1) A kiküldött munkatárs szállásköltség megtérítésére jogosult, ha a feladatát az érkezés napján nem tudja befejezni, illetve a feladata befejezése napján hazautazni nem tud, vagy a feladat ellátásának napján, annak kezdő időpontjára a helyszínre érkezése másként nem oldható meg. Ha a kiküldött munkatárs a tartózkodása során térítésmentes elszállásolásban részesül, szállásköltség-térítésre nem jogosult.

(2)¹¹ A szállásköltség-térítés mértéke

(3)¹² Ha az elszállásolás másként nem oldható meg vagy több, eltérő mértékű költségtérítésre jogosult kiküldött esetén az ugyanazon szálláshelyen való elszállásolás érdekében a (2) bekezdéstől eltérően az elnök engedélyezheti a szállásköltség értékhatárától való eltérést.

10. §¹³ (1) Az ezen utasítás hatálya alá tartozó költségtérítést – ezen utasítás eltérő rendelkezése hiányában – az Iroda nevére kiállított, az Iroda adószámát is tartalmazó számla – azon költségek esetén, amelyeknél számla kiállítására nincs mód, nyugta, illetve menetjegy vagy egyéb a költség összegének megállapításához szükséges valamennyi adatot tartalmazó számviteli bizonylat – alapján lehet elszámolni, amelyeket az elszámolási lapon szereplő minden tételhez mellékelni kell.

(2) Az (1) bekezdés szerinti számláknak, nyugtáknak, menetjegyeknek olvashatóan kell tartalmazniuk az igénybevétel pontos időpontját, amelynek meg kell felelnie a kiküldetés időtartamának.

11. §¹⁴ (1) A kiküldött munkatárs a visszaérkezésétől számított öt munkanapon belül kitölti a 2. melléklet szerinti költségelszámolást (a továbbiakban: költségelszámolás) és azt számlákkal és nyugtákkal, valamint kártyahasználati bizonylatokkal, menetjegyekkel és – az elrendelő előzetes utasítása alapján – úti jelentéssel együtt továbbítja a kezdeményezőnek, aki további öt munkanapon belül a költségelszámolás aláírásával igazolja a teljesítéseket, amelyeket ezt követően eljuttat a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére.

(2) Ha a kiküldött munkatárs két kiküldetése között öt munkanapnál kevesebb idő telik el, az első úthoz kapcsolódó költségelszámolást legkésőbb a második úthoz kapcsolódó költségelszámolással egy időben is továbbíthatja a kezdeményező a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére.

12. § (1)¹⁵ A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály ellenőrzi az elszámolást, szükség esetén a költségelszámolást dokumentációjával együtt megküldi javításra, illetve hiánypótlásra a kiküldött munkatársnak.

(2)¹⁶ A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály gondoskodik a napidíj és a napidíj után fizetendő adó számfejtéséről.

(3)¹⁷ A kiküldetési költségek esetében a napidíj bankszámlára történő átutalására az adott hónapban abban az esetben kerül sor, ha a szabályosan kitöltött, illetve javított és hiánypótolt költségelszámolás a hónap tizenötödik napjáig megküldésre kerül a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére. Az ezen időpontig megküldött elszámolások alapján a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály az adó- és járulékvonzattal járó költségek átutalása iránt intézkedik úgy, hogy azok legkésőbb az esedékes havi illetmény vagy munkabér számfejtése során érvényesítésre kerülhessenek.

(4)¹⁸ Ha a (3) bekezdés szerinti határidőig a szabályosan kitöltött, illetve javított és hiánypótolt költségelszámolás nem kerül megküldésre a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére, az elszámolások legkésőbb a következő havi illetmény vagy munkabér számfejtése során kerülnek érvényesítésre.

(5)¹⁹ Az elszámoláskor a dologi kiadásokra adott előleg és az elszámolható összeg közötti különbözetet a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály által készített bizonylat alapján, a költségelszámolás leadásától számított nyolc munkanapon belül kell visszautalni, illetve kifizetni.

(6) Ha a kiküldetés tényleges összköltsége meghaladja a kiküldetési rendelvényen vállalt kötelezettség összegét, a túllépés engedélyeztetésére az Iroda gazdálkodási szabályzatáról szóló NVI utasítás szabályait kell alkalmazni.

13. § (1) Ha a kiküldött munkatárs a felvett előleggel – önhibájából – határidőben nem számol el, és ebből az Irodának jogszabály szerinti adó- és járulékfizetési kötelezettsége keletkezik, a kiküldött munkatárs annak értékét köteles megtéríteni.

(2)²⁰ A Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály által ellenjegyzett rendelvénnyel elrendelt kiküldetés elmaradása esetén a kezdeményező köteles haladéktalanul írásban értesíteni a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály vezetőjét.

(3)²¹ Ha a kiküldetés elmarad, és az előleg felvételére sor került, a munkatárs köteles az előleg összegét az elmaradásról történő tudomásszerzést követő nyolc munkanapon belül átutalni az Iroda – Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály által megjelölt – bankszámlaszámára.

14. § A napidíj a további kiküldetési költségekkel együtt kerül átutalásra a kiküldött munkatárs bankszámlájára. Nem számolható el napidíj, ha az Iroda a kiküldött munkatárs élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja.

15. §²² (1) Saját gépkocsi igénybevételével történt utazási költségtérítést – amennyiben nem kapcsolódik külföldi vagy belföldi kiküldetéshez –, illetve a Nemzeti Választási Bizottság választott tagja a Nemzeti Választási Bizottság ülésén való megjelenése kapcsán felmerült saját tulajdonában lévő gépjárművel történő utazás költségtérítését a 3. melléklet szerinti nyomtatvány alkalmazásával kell elszámolni. A kitöltött nyomtatványt a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére kell továbbítani. Az elszámolást az Üzemeltetés vezetője ellenőrzi. Külföldi vagy belföldi kiküldetéshez kapcsolódó saját gépkocsi használat költségtérítésének elszámolása a 2. melléklet szerinti költségelszámolás 3.a pontja alapján történik.

(2) Az üzemanyagköltség a hivatalos célból megtett kilométer mennyiség, az üzemanyag-fogyasztási norma és a vonatkozó, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által kiadott üzemanyagár alkalmazásával számolható el.

(3) Saját tulajdonú gépkocsi igénybevétele esetében az üzemanyagköltségen kívül amortizáció címén a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazható.

(4) A saját tulajdonú gépkocsi igénybevétele esetén az elszámoláshoz csatolni kell

16. § (1) A kiküldetés során felmerülő szállásköltséget átutalással vagy bankkártyás fizetéssel kell teljesíteni.

(2) A szállásköltséggel kiszámlázott, a számlán önálló tételként feltüntetett reggeli és a szálláshoz kötődően alkalmazott, adójellegű tételek összege a kiküldetés költségeként számolható el.

17. § (1) Nem számolható el különösen

(2)²³ A hivatali bankkártyával történő magáncélú fogyasztás költségét a kiküldött munkatárs a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály értesítése alapján átutalással köteles megtéríteni.

18. §²⁴ (1) A kezdeményező a külföldi kiküldetést az elnöknek címzett indító feljegyzésben kezdeményezi, amely tartalmazza a külföldi kiküldetéssel kapcsolatban felmerülő, várható költségeket, így a repülőjeggyel, vonatjeggyel, belföldi- vagy külföldi transzferrel, biztosítással, taxi szolgáltatással, szállással, regisztrációs díjjal, illetve az esetleges, a fogadó fél üzleti ajándékával kapcsolatos költségeket.

(2) Amennyiben az elnök az (1) bekezdés szerinti feljegyzés alapján a külföldi kiküldetést jóváhagyja, akkor a külföldi kiküldetést a kezdeményező az 1. melléklet szerinti külföldi kiküldetési rendelvény alkalmazásával kezdeményezi.

(3) Az (1) bekezdés szerinti indító feljegyzéstől el lehet tekinteni abban az esetben, ha a külföldi kiküldetés becsült költsége nem éri el az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 53. § (1) bekezdésében rögzített értékhatárt.

19. § (1)²⁵ A kitöltött – 18. § (3) bekezdésében rögzített értékhatárt meghaladó tervezett összeget tartalmazó – külföldi kiküldetési rendelvényt a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére továbbítani kell előzetes pénzügyi ellenjegyzésre.

(2)²⁶

20. § (1)²⁷ A kiküldött munkatárs a tartós külszolgálatról és az ideiglenes külföldi kiküldetésről szóló 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendelet III. Fejezetében meghatározott napidíjra jogosult az e §-ban meghatározottak szerint.

(2) Repülőgép vagy hajó igénybevétele esetén a külföldi kiküldetés kezdő időpontja a menetrend szerinti indulási időpontnál egy órával korábbi, befejező időpontja a menetrend szerinti érkezési időpontnál egy órával későbbi időpont.

21. § (1)²⁸ Repülővel történő utazás során az elnököt az I. komfortosztálynak megfelelő jegy illeti meg, a kiküldött munkatárs legalacsonyabb komfortosztálynak megfelelő repülőjegy igénybevételére jogosult. Az elnökhelyettesek részére öt órát meghaladó menetrend szerinti repülési idő esetén magasabb komfortosztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható.

(2) Több, egyszerre kiküldött munkatárs esetén, ha közülük egy fő jogosult a magasabb komfortosztályú jegyre, további egy kiküldött munkatárs részére is biztosítható azonos komfortosztályú jegy.

22. §²⁹ A kiküldött munkatárs vasúton történő utazása esetén az elrendelő – az utazás időtartamára, illetve a vasúti szolgáltatás minőségére tekintettel – előzetesen engedélyezheti I. komfortosztályú, teljes árú menetjegy, illetve ehhez kapcsolódó pótjegy megtérítését.

23. § A külföldi kiküldetéshez saját gépkocsit abban az esetben lehet igénybe venni, ha a kiküldetéshez hivatali gépkocsi nem biztosítható, és az utazás tömegközlekedési eszközzel nem gazdaságosabb.

24. § (1)³⁰ Belföldi transzfer – az indulási hely és a repülőtér vagy pályaudvar közötti út – költségeként az igénybe vett busz- vagy taxiköltség számolható el.

(2) Külföldi transzfer – a célállomás és a repülőtér vagy pályaudvar közötti út – költségeként elszámolható a tömegközlekedési eszközön felhasznált menetjegy, illetve a külföldi kiküldetési rendelvényen kezdeményezett és engedélyezett taxiszolgáltatás. Előre nem látható ok felmerülése esetén az indokolt taxiszolgáltatás igénybevétele utólag is jóváhagyható.

25. §³¹ (1) A szállásköltség megterítésére az elnök esetében az állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendeletben foglaltak az irányadók.

(2) A szállásköltség-térítés mértéke

(3) Különös méltánylást érdemlő körülmények fennállása esetén az elnök a (2) bekezdés a) és b) pontjában meghatározott mértéktől eltérést engedélyezhet.

26. § (1) A külföldi kiküldetéssel kapcsolatban Magyarországon felmerülő egyéb költség – így különösen vízum, védőoltás és az ezek igénybevételéhez kapcsolódó utazási költségek – kifizetése átutalással vagy kincstári kártyával történik.

(2) Egyéb költségként elszámolható a legrövidebb érvényességi időszakra a kiküldött munkatárs nevére szóló útlevél kiállításának díja, ha a külföldi kiküldetés elrendelésének időpontjában nem rendelkezik – a vízum kiadására vonatkozó előírásokat is figyelembe véve – érvényes útlevéllel, és a külföldi kiküldetés célországa a belépést ennek meglétéhez köti. Az útlevéllel és vízummal kapcsolatban felmerülő egyéb költség – így különösen a sürgősségi díj – csak abban az esetben téríthető meg, ha a kezdeményező annak indokoltságát igazolja. Ebben az esetben a kezdeményezőnek az ezt alátámasztó dokumentumot csatolnia kell a külföldi kiküldetési rendelvényhez.

(3)³² Nemzetközi használatú kincstári VIP bankkártyával rendelkezők kivételével a kiküldött munkatárs részére utas- és balesetbiztosítás megkötéséről a Külkapcsolatok, Sajtó és Protokoll Főosztály gondoskodik.

27. § A külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben külföldön felmerült egyéb, indokolt, illetve előzetesen engedélyezett dologi költségek téríthetők meg, így különösen

28. § (1) Külföldi kiküldetés esetén a kiküldött a kiküldetést követő öt munkanapon belül úti jelentésben számol be a szakmai tapasztalatokról, az Iroda tevékenységével összefüggésben hasznosítható szabályozásokról, eljárásokról és egyéb lényeges információkról.

(2)³³ Az úti jelentést a kezdeményezőnek – kivéve, ha az maga a kiküldött –, az elrendelőnek, valamint a Külkapcsolatok, Sajtó és Protokoll Főosztálynak meg kell küldeni.

29. § (1)³⁴ A kiküldött munkatárs az elszámolást a kiküldetés befejező időpontját követő három munkanapon belül a 2. melléklet szerinti költségelszámolás kitöltésével kezdeményezi.

(2)³⁵ A külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő költség kifizetését alátámasztó idegen nyelvű bizonylat – az elszámolás szempontjából lényeges kifejezéseinek – magyar nyelvre történő lefordításáról – az angol nyelv kivételével – a kiküldött munkatárs – a Külkapcsolatok, Sajtó és Protokoll Főosztálynak közreműködésével – gondoskodik. Magyar nyelvű fordítás nélkül a dokumentáció nem vehető át elszámolásra.

30. § (1) Az egyéb költségek kizárólag a felmerülés helye szerinti ország számviteli és adójogszabályai alapján kiállított számlával, számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy a költség kifizetését alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt összegben számolhatók el, kizárólag a külföldi kiküldetés célja érdekében, annak időtartama alatt felmerült, indokolt és a kezdeményező személy által igazolt kiadásokra.

(2)³⁶ Ha a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó egyéb költség kifizetése az utazás megkezdése előtt merül fel, és a költség intézményi kártyával kerül kiegyenlítésre, a kiküldött munkatárs köteles a számlát a kiegyenlítését követő öt napon belül – a teljesítésigazolással együtt – a Költségvetési és Gazdálkodási Főosztály részére továbbítani.

(3) Üzemanyagköltségként az (1) bekezdés szerint igazolt teljes üzemanyagköltséget meg kell téríteni.

(4)³⁷ Az úti jelentést a költségelszámoláshoz csatolni kell.

31. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.