2/2016. (XII. 29.) ÁSZ utasítás
2/2016. (XII. 29.) ÁSZ utasítás
az Állami Számvevőszék Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 1/2014. (VI. 6.) ÁSZ utasítás módosításáról1
2017.01.01.
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés h) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben foglaltakra figyelemmel – a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértésével, valamint elköteleződve a számvevőszéki munka minőségének elsődlegessége mellett, az ISSAI 40-ben foglalt alapelveket, továbbá a minőségirányított működés számvevőszéki elveit irányadónak tekintve – az Állami Számvevőszék Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 1/2014. (VI. 6.) ÁSZ utasítást az alábbiak szerint módosítom:
1. § Az Állami Számvevőszék Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról szóló 1/2014. (VI. 6.) ÁSZ utasítás (a továbbiakban: Utasítás) 3. §-ának helyébe a következő rendelkezés lép:
„3. § (1) Az ÁSZ hivatali egységei az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, egységesen használt elektronikus iktatórendszer támogatásával. Az egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik. A beérkező iratok érkeztetése, valamint a postázás centralizált folyamat, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása, továbbá a megszűnt egységek rendezett iratanyagának elhelyezése központilag, egységesen a Központi irattárban történik.
(2) Az ÁSZ egységeinél az iratkezelés – a minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – az e-Corvina Kft. adActa Net tanúsított iratkezelő rendszer (tanúsítvány száma: QM HU 1 33 508 15) használatával történik.”
2. § (1) Az Utasítás 7. § (5) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(5) Szervezeti egység megszűnése esetén, illetve feladatkör átadás-átvétel esetén a nyitott ügyeket le kell zárni. Amennyiben a megszűnő egység külön iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktató-számának feltüntetésével – be kell iktatni.”
(2) Az Utasítás 7. § (13) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(13) A papíralapú ügyirat fizikai együtt kezelése az erre a célra rendszeresített előadói ívben történik. Az előadói ívet az ügy nyitásakor az ügy nyitójának kell készítenie és az ügy elintézéséig ebben együtt tartani az ügyiratdarabokat (iratokat).”
3. § Az Utasítás 9. § (2)–(3) bekezdésének helyébe a következő rendelkezések lépnek:
„(2) Az ÁSZ központi telephelyén található ügyviteli pontokon dolgozó ügyviteli munkatársak a kijelölt egységek iratainak átvételét, továbbítását végzik, továbbá azok átmeneti irattárainak gondozásával kapcsolatos feladatokat látják el.
(3) Az ÁSZ egyéb budapesti telephelyein (1093 Budapest, Lónyay utca 44. és 1095 Budapest, Soroksári út 3/a.) található ügyviteli pontokon dolgozó ügyviteli munkatársak nem végeznek iktatási tevékenységet. Feladatuk az ellenőrzésvezetők ügyviteli munkájában támogatás nyújtása (pl. sablonok javítása), az ügyiratok továbbításának előkészítése, valamint az átmeneti irattárak kezelése.”
4. § (1) Az Utasítás 11. § (2) bekezdés e) pontjának helyébe a következő rendelkezés lép:
(A küldemény átvételére jogosult:)
„e) az iratkezelési rendszeren keresztül a funkcionális postafiókokra érkezett küldemények esetén az egység vezetője által kijelölt munkatárs(ak),”
(2) Az Utasítás 11. § (5) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(5) Elektronikus úton az elektronikus postafiókra érkező elektronikus fájl (Word vagy más formátumú dokumentum), küldemény érkeztetését az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolással egyidejűleg az iratkezelési rendszerben végre kell hajtani. Az asz.hu címről érkezett küldemények esetén elektronikus visszaigazolás nem történik. A személyes postafiók (név@asz.hu) kizárólag az ÁSZ hivatalos elektronikus levelezési címeire beérkezett, az egység vezetője által a feladatellátásra történő kijelölés során keletkezett elektronikus levél tárolására, az ÁSZ szervezetén belüli munkavégzésre, ügyintézői munkája során keletkezett elektronikus levelek tárolására használható. Személyes elektronikus levélcímen hivatalos küldemény kiadmányozása tilos. Az elektronikus kiadmányozási jog osztja a papíralapú kiadmányozás jogi sorsát.”
(3) Az Utasítás 11. § (10) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(10) A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt a kézbesítő köteles a címzettnek vagy a feladatellátásra történő kijelölésre jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.”
(4) Az Utasítás 11. § (12) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(12) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet (4. számú iratminta). Az adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellé-kelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, fájlnevét, fájltípusát és az adathordozó paramétereit, valamint azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.”
5. § (1) Az Utasítás 12. § (1) bekezdés b) pontjának helyébe a következő rendelkezés lép:
(A külső szervtől érkezett küldeményeket az Expediáló munkatársa bontja fel, az alábbi esetek kivételével:)
„b) Az ÁSZ Elnökének nevére címzett küldeményeket az Expediáló munkatársa nem bontja fel, azt az iratkezelési rendszerben történő érkeztetés után továbbítja a titkársági feladatok ellátására kijelölt egységen keresztül az Elnöknek. A megjelölés nélküli küldeményt az egység felbontja, a borítékon szereplő érkeztetési számot rávezeti az iratra és továbbítja az Elnöknek. Az Elnök az általa meghatározott egységek vezetőinek felhatalmazást adhat feladatellátásra történő előzetes kijelölésre.”
(2) Az Utasítás 12. § (2) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(2) Az ÁSZ vidéki telephelyeire érkezett küldeményt az átvevő bontja fel és érkezteti, kivéve az (1) bekezdésben leírt esetekben. Ezekben az esetekben az iratkezelési rendszerben a küldeményt érkeztetni kell, a küldemény borítékján a beérkezés dátumát és az érkeztetési számot fel kell tüntetni, majd bontás nélkül haladéktalanul gondoskodni kell a küldemény címzetthez történő továbbításáról. A bejelentésekkel kapcsolatos részletes eljárási szabályokat külön belső szabályzat tartalmazza.”
(3) Az Utasítás 12. §-a a következő (6a) bekezdéssel egészül ki:
„(6a) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni. A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – az ÁSZ Pénzkezelési Szabályzatában pénzkezeléssel megbízott munkatársa részére kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.”
(4) Az Utasítás 12. § (15) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(15) Az elektronikus postafiókra érkező elektronikus fájl (Word, vagy más formátumú dokumentum), küldemény érkeztetését az iratkezelési rendszer automatikusan végrehajtja a visszaigazolás küldésével egyidejűleg.”
(5) Az Utasítás 12. § (21) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(21) A mellékletet az irattal együtt kell kezelni, a mellékletek számát az iratkezelési rendszerben és az iktatóbélyegzőn is rögzíteni kell.”
6. § (1) Az Utasítás 14. §-át megelőző alcím cím helyébe a következő cím lép:
„Feladatellátásra történő kijelölés”
(2) Az Utasítás 14. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:
„14. § (1) Az egységekhez beérkezett küldeményeket, ha azokon az egység neve szerepel címzettként, akkor az egység vezetője kijelöli feladatellátásra az ügyintézőt. Ha a küldeményen nem szerepel az egység megjelölése, akkor a beérkezett küldeményt az Elnök által a titkársági feladatok irányítására kijelölt egység vezetője jelöli ki feladatellátásra a megfelelő egységet vagy közvetlenül az alkalmazottat annak felettese egyidejű tájékoztatásával.
(2) Az érkezett iratot iktatás előtt a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak kell eljuttatni az ügyintéző személy vagy az eljáró egység feladatellátásra történő kijelölése érdekében. Amennyiben a feladatellátásra történő kijelölésre jogosult másként nem rendelkezik, be kell mutatni azt az iratot is, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban kijelölésre került.
(3) Az irat feladatellátásra történő kijelölésére jogosult:
a) minden irat esetében az Elnök, az Alelnök,
b) az ÁSZ címére érkező iratok, valamint az Elnök által a titkársági feladatok ellátására kijelölt egység nevére beérkező iratok esetében a titkársági feladatok irányítására kijelölt egység vezetője,
c) az egység vezetője saját nevére, valamint az általa irányított egységhez címzett irat esetében.
(4) A feladatellátásra történő kijelölésre jogosult:
a) kijelöli, hogy mely egység vagy ügyintéző illetékes az ügyben,
b) az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok) a feladatellátásra történő kijelölés idejének megjelölésével fekete vagy kék színű tintájú tollal feljegyezi az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle szükséges, elengedhetetlen feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (így postit öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.
(5) A feladatellátásra történő kijelölés során a feladatellátásra történő kijelölési folyamatot a fölé- és alárendeltségi viszonylatban úgy kell rögzíteni, hogy az eljárás végén az mindig az ügyintéző személyéhez kötődjön, amit az iratkezelési rendszerben elektronikusan is rögzíteni kell, továbbá megállapítható kell legyen az is, hogy az ügyintéző a feladatellátásra kijelölt iratot elektronikusan és papír alapon is átvette.
(6) A feladatellátásra történő kijelölés adatait az iratkezelési rendszerben a feladatellátásra történő kijelölésre jogosult vagy az általa meghatalmazott munkatárs rögzíti.
(7) A funkcionális postafiókokra érkező iratok feladatellátásra történő kijelölésére a postafiókot használó egység vezetője vagy az általa kijelölt munkatárs(ak) jogosult(ak).”
7. § (1) Az Utasítás 15. § (2) bekezdés b) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:
(Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek:)
„b) elektronikus érkeztető könyv: a küldemények beérkezésének dokumentálására,”
(2) Az Utasítás 15. § (2) bekezdés i) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:
(Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek:)
„i) iratkölcsönzési napló: az átmeneti vagy Központi irattárból kikért iratok nyilvántartására.”
8. § (1) Az Utasítás 16. § (1) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(1) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Ez alól kivételt képeznek a (2) bekezdésben felsorolt típusú dokumentumok.”
(2) Az Utasítás 16. § (3) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(3) Amennyiben egy iratról megállapítható, hogy az már valamilyen módon korábban beérkezett (pl. elektronikusan) és beiktatásra került, érkeztetni kell, de nem kell újra beiktatni. A „kezelési feljegyzések” rovatba a következő megjegyzést kell beírni: „Az irat korábban már beérkezett, ......... iktatószámon iktatva”, majd az iratokat egyesíteni kell.”
9. § (1) Az Utasítás 17. §-a a következő (2a) bekezdéssel egészül ki:
„(2a) Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a „sürgős” vagy „azonnal” jelzésű iratokat.”
(2) Az Utasítás 17. § (20) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(20) Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – amennyiben az iktatószám nem került rá nyomtatva, az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.”
10. § Az Utasítás 18. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:
„18. § (1) Az irat átadásakor az Expediáló, az ügyviteli pont, továbbá az egység vezetője által kijelölt munkatárs átadókönyvvel vagy az elektronikus rendszerben dokumentált formában adja át az iratot.
(2) Az iratokat az ügyviteli pontokra kell átadni:
a) a másik egységnek történő továbbításra,
b) a vezetőhöz történő intézkedésre,
c) külső szervnek továbbításra,
d) az átmeneti irattárba helyezésre.
(3) Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, az átvétel időpontjának feljegyzésével és az átvevő aláírásának ellenében átadókönyvben, vagy az iratkezelési rendszerben dokumentáltan történik.
(4) Elektronikus úton történő átvétel esetén a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.
(5) Amennyiben az iratot más egységnek is át kell adni – tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, ügyintézésre –, a papíralapú iratok átadás-átvételét a kézbesítési jegyzéken vagy az átadókönyvben aláírással kell igazolni, és az elektronikus rendszerben is ezt a tényt rögzíteni kell.
(6) Az elektronikus iratkezelési rendszerben az iratátadást a megfelelő rovatban kell rögzíteni.
(7) Az iratanyagért az iratot keletkeztető szervezeti egység vezetője, illetve a dokumentált átadás-átvétel során utoljára megjelölt szervezeti egység vezetője felelős. Az elektronikus iktató rendszerben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat útját, hogy ezek az adatok bármikor visszakereshetőek legyenek.
(8) Lehetőség szerint a papíralapú átadókönyv helyett elektronikus kézbesítőkönyvet kell alkalmazni.”
11. § (1) Az Utasítás 20. § (2) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(2) A kimenő iktatott iratok adatait az iktatási rendszerben pontosan ki kell tölteni, ami az ügyintéző vagy az asszisztens feladata.”
(2) Az Utasítás 20. § (10) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(10) Az elektronikus tértivevényeket (érkeztetési nyugtákat) iktatás nélkül kell az iratkezelő rendszerben tárolni. Amennyiben az ügyiratkezelő rendszerbe külső címről elektronikus úton irat érkezik, a rendszer a feladónak automatikusan érkeztetési nyugtát küld.”
12. § (1) Az Utasítás 21. § (2)–(3) bekezdésének helyébe a következő rendelkezések lépnek:
„(2) Elektronikus úton kizárólag a belső kiadmányozásra jogosult vezető által jóváhagyott irat küldhető, az (5) bekezdésben jelöltek kivételével. Az irat készítője jóváhagyásra előzetesen megküldi a vezető részére, majd a jóváhagyást követően iktatja a számítógépes iktatási és iratkezelési rendszerben. Az iktatást követően az iratot elektronikus úton küldi meg a címzett egység vezetőjének és másolatban a kiadmányozó vezetőnek.
(3) Amennyiben a számítógépes iktatási és iratkezelési rendszerből kerül továbbításra az irat, az iktatószám kiosztása után az a levél tárgy mezőjében automatikusan rögzítésre kerül.”
(2) Az Utasítás 21. § (6) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(6) Belső irányítási eszköz az iratok papíralapú és elektronikus egyidejű megküldését is elrendelheti, amely esetben csak az egyik típusú iratot kell iktatni.”
13. § Az Utasítás 22. §-a helyébe a következő rendelkezés lép:
„22. § Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését az ügyirat feladatellátásra történő kijelölésre, kiadmányozásra jogosult egység vezetője vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek vagy az asszisztensnek kell az előadói íven feltüntetni.”
14. § Az Utasítás 23. § (4) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(4) Ha nem érkezik válasz, vagy ha határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az elektronikus iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.”
15. § (1) Az Utasítás 25. § (1) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(1) Az átmeneti irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni. Átmeneti és Központi irattárba helyezésnél – amennyiben ez papír alapon történik –„irat átadás-átvételi jegyzőkönyv”-et (6. számú iratminta), irat kölcsönzésekor „iratkölcsönzési napló”-t (11. számú iratminta) kell használni.”
(2) Az Utasítás 25. § (6) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(6) Az ügyintézőnek vagy az egység vezetője által kijelölt munkatársnak legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ívre a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie. Az előadói ívben el kell helyezni az iratjegyzéket.”
(3) Az Utasítás 25. § (9)–(10) bekezdésének helyébe a következő rendelkezések lépnek:
„(9) Amennyiben az iratjegyzék alapján az irattárért felelős ügyviteli munkatárs hiányosságot észlel, az iratokat irattárazásra nem veheti át, visszaadja az ügyintézőnek vagy az egység vezetője által kijelölt munkatársnak, aki gondoskodik a hiányosság pótlásáról.
(10) Az ügyiratjegyzéken jelezni kell azokat az iratokat, amelyek csak elektronikus formában találhatók (azokat nem kell kinyomtatni, ha az iratkezelési rendszerben visszakereshetők).”
(4) Az Utasítás 25. § (14) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(14) A Számvevői Iroda állományába tartozó munkatársak személyi anyagait, továbbá a vezetők és egyedi ügyek gazdái személyi anyagait az Elnök által a munkaügyi és erőforrás-tervezési feladatok ellátására kijelölt egység(ek) munkatársai kezelik. A jogviszony megszűnése után a lezárt személyi anyagokat a Központi irattár részére kell átadni megőrzésre. A Gazdasági igazgató irányítása alatt álló egységek iratanyagait az arra kijelölt munkatársak elkülönített átmeneti irattárban kezelik és őrzik az egység vezetője által meghatározott ideig, ezt követően leadják a Központi irattárba.”
16. § Az Utasítás 26. § (11) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(11) A Központi irattár irattárosa az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó egység vezetőjének engedélye alapján papíralapú iratot csak a készítő egység vagy a feladatait átvevő egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg biztosítja a betekintést a 2. számú iratminta (iratkikérő-iratpótló lap/őrjegy) kitöltésével. Ha más egység iratát kérik ki a Központi irattárból, illetőleg más egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó egység vagy a feladatait átvevő egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt hivatali egység esetén az engedélyt a Központi irattárat működtető egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iratkezelési rendszer megfelelő rovatában rögzíteni kell.”
17. § (1) Az Utasítás 27. § (1) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(1) A Központi irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. A nem maradandó értékű iratokat a megőrzési idő letelte után szabad csak leselejtezni.”
(2) Az Utasítás 27. § (3) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(3) Az iratselejtezés végrehajtására legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni.”
18. § Az Utasítás 30. § (1)–(2) bekezdésének helyébe a következő rendelkezések lépnek:
„(1) Hivatali egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi dokumentumot, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében a megszűnő egység vezetőjének át kell adni a megszűnő egység feladatkörét átvevő egység vezetőjének (a továbbiakban: átvevő egység). A folyamatban lévő ügyek felelőse az átvevő egység kijelölt munkatársa lesz, amelyet az iktató rendszerben is jelölni kell.
(2) A befejezett ügyeket, iratokat és az iktatókönyvet le kell zárni. Amennyiben a megszűnő egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell.”
19. § Az Utasítás 31. § (2) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(2) Az egységtől távozó munkatárs az iratkezelési rendszerben köteles lezárni azokat az iratokat és ügyeket, amelyeknek felelőse vagy ügyintézője volt. Amennyiben az ügy még nem lezárható, azt át kell vezetni a munkakört átvevő nevére.”
20. § Az Utasítás 37. § (1) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(1) Az ÁSZ-hoz a KR-n keresztül a HK-n beérkező elektronikus küldeményt az ÁSZ iratkezelési rendszere automatikusan letölti és az érkeztetésre váró iratok közé helyezi. A HK kezelő a küldeményt érkezteti, és a címzetthez továbbítja. A HK kezelő a dokumentum típus leírás mező tartalmából vagy a csatolt fájl (dokumentum) tartalma alapján dönti el, hogy mely egységhez kell továbbítani a küldeményt.”
21. § (1) Az Utasítás 38. § alcím címe helyébe a következő cím lép:
„Feladatátadás, ügyirat előkészítés, kiadmányozás, iktatás”
(2) Az Utasítás 38. § (1)–(2) bekezdésének helyébe a következő rendelkezések lépnek:
„(1) Az ügyirat átadása és a választervezet expediálásra való előkészítése tekintetében a jelen Szabályzat és az egyéb belső irányítási eszközök vonatkozó rendelkezései az irányadóak.
(2) Amennyiben az ügyiratkészítőnek nincs kiadmányozási joga, abban az esetben a kiadmányozásra jogosult egység vezetőjét az ügyirat elkészítéséről értesíti.”
22. § Az Utasítás 40. § (9) bekezdésének helyébe a következő rendelkezés lép:
„(9) Az utasítás függeléke az ÁSZ-nál használt azonosítók jegyzéke.”
23. § Az Utasítás
a) 1. mellékletének helyébe az 1. melléklet lép,
b) 2. melléklete a 2. melléklet szerint módosul.
24. § (1) Ez az utasítás 2017. január 1-jén lép hatályba.
(2) Hatályát veszti az Utasítás
a) 17. § (6) bekezdésének második mondata és
1. melléklet a 2/2016. (XII. 29.) ÁSZ utasításhoz
Értelmező rendelkezések
1. A Szabályzat alkalmazása során:
– adatgazda: annak az egységnek vezetője, aki saját egységének hatáskörében hoz létre bármilyen formában – iratot elektronikusan vagy papír alapon – adatot;
– aláíró: az a természetes személy, aki a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult;
– alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása;
– átadás-átvételi jegyzőkönyv: az iratok átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum;
– átadás-átvételi jegyzék: az irat átadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum;
– decentralizált iratkezelés: az iratok iktatása az egységeknél történik;
– elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is;
– elektronikus iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az elektronikus iktatókönyvben;
– elektronikus kézbesítőkönyv: az iratkezelési rendszerben található kézbesítőkönyv, amely az iktatószámmal ellátott papírformájú iratok, iratmellékletek fizikai nyomon követését biztosítja, továbbá amelyből az iratok fizikai átvételét igazoló kézbesítőjegyzéket elő lehet állítani;
– elektronikus levél: a számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes;
– elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról képileg vagy tartalmilag egyező és külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest;
– elektronikus tértivevény: az az elektronikus közokirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette (időpont, érkeztetési szám stb.);
– előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye;
– előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratként kell kezelni;
– érkeztetés: a beérkezett küldemény érkeztetési azonosítóval, valamint beérkezési dátummal történő ellátása és nyilvántartásba vétele;
– feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet az egység vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során;
– felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazottnak) joga és egyben feladata az ügyirat, irat vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani;
– funkcionális postafiók: a kijelölt egységek számára biztosított elektronikus tárhely;
– gyűjtő: az iratkezelési rendszerben egy ügyön belül az iratok rendezése/egyben tartása érdekében létrehozott „logikai mappa”;
– hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül az ÁSZ hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz;
– hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: az ÁSZ egységének kijelölt dolgozója, aki az ÁSZ hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik;
– hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja (idegen szám);
– hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel;
– időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett;
– iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az elektronikus iktatókönyvben (iratkezelési rendszerben), az iraton és az előadói íven;
– irat: az ÁSZ működése, tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron vagy elektronikus adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;
– iratkezelés: az irat nyilvántartását, rendszerezését, készítését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;
– iratkezelési szabályzat: az ÁSZ ügyiratkezelésére vonatkozó szabályok összessége, amely az ÁSZ Szervezeti és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az Irattári terv, valamint az ÁSZ iratmintáinak mindenki számára kötelezendően alkalmazandó gyűjteménye;
– iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;
– irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;
– irattári anyag: rendeltetésszerűen az ÁSZ-nál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;
– irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az ÁSZ feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, és meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;
– irattárazás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során az ÁSZ a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi;
– kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,
– kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos vezetői vagy ügyintézői utasítások;
– kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással, körpecséttel ellátott irat;
– kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről;
– kiadmányozó: a Szervezeti és Működési Szabályzatban kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;
– közlevéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény, az ÁSZ esetében az MNL;
– központi elektronikus szolgáltató rendszer (KR): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese;
– Központi irattár: az ÁSZ mint közfeladatot ellátó szerv irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a nem selejtezhető és levéltárba átadásra nem kerülő iratok őrzésére szolgáló irattár, ideértve az erre vonatkozó elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás útján történő biztosítást is;
– küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;
– levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az MNL-nek;
– megőrzési határidő: az Irattári tervben az Irattári tervben meghatározott őrzési idő;
– melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;
– naplózás: az iratkezelési rendszerben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása;
– papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett;
– raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és Központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet);
– személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetve egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet;
– Szervezeti és Működési Szabályzat: az ÁSZ tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti az ÁSZ, azon belül az egyes egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket;
– ügy: adott tárgy/téma, amellyel kapcsolatban irat/iratok keletkeznek;
– ügycsoport: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;
– ügyintézés: valamely egység működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;
– ügyiratdarab: olyan ügyiraton belüli egység, amelyhez az ügyintézés egy elkülönült fázisához tartozó iratok kerülnek;
– ügyszám: iktatási főszám;
– ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magába;
– ügyviteli munkatárs: az ügyviteli ponton dolgozó alkalmazott;
– ügyviteli pont: az ÁSZ egyes telephelyein kijelölt helyiség;
– vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.
2. Az 1. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése során
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény, valamint
b) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
rendelkezései az irányadóak.
2. melléklet a 2/2016. (XII. 29.) ÁSZ utasításhoz
Az Utasítás 2. mellékletében a 11. számú iratminta helyébe a következő iratminta lép:
„11. számú iratminta
Az Utasítás 2. mellékletében a 11. számú iratminta helyébe a következő iratminta lép:
„11. számú iratminta
IRATKÖLCSÖNZÉSI NAPLÓ (átmeneti/központi irattárból)
A kölcsönzött ügyirat/irat száma |
Ügyirat/irat |
|
|
|
|
|
Tárgya |
||||||
A kölcsönző |
Neve |
|
|
|
|
|
Aláírása |
|
|
|
|
|
|
A kölcsönzés célja |
Betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, |
|
|
|
|
|
Kölcsönzési határidő |
Év, hó, nap |
|
|
|
|
|
Visszavétel |
Év, hó, nap |
|
|
|
|
|
Visszavevő |
Aláírása |
|
|
|
|
|
Megjegyzés |
|
|
|
|
|
|
”
”
1
Az utasítás a 2010: CXXX. törvény 12. § (3) bekezdése alapján hatályát vesztette 2017. január 2. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás