4/2016. (III. 23.) KKM utasítás

1. § (1) Az utasítás célja, hogy szabályozza az állami vezetők és állami delegációk külföldi hivatalos kiküldetései alkalmával a külföldi ideiglenes kiküldetéssel (a továbbiakban: kiküldetés) összefüggésben felmerült hivatalos költségek pénzkímélő fizetési eszközzel történő gyors, költséghatékony kiegyenlítését az előzetesen benyújtott kötelezettségvállalás szerint.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: KKM) kincstári kártyafedezeti számlához kapcsolódó, az OTP Bank Nyrt. (a továbbiakban: Bank) által kiadott, hitelkártya funkcióval nem rendelkező kincstári VIP kártyákra (a továbbiakban: VIP kártya).

(3) Az utasítás személyi hatálya kiterjed:

2. § (1) A VIP kártya arany, valamint ezüst jogosultsági szinttel rendelkezik.

(2) Az arany jogosultsági szinttel rendelkező VIP kártya napi terhelési limit összege 1 000 000 (egymillió), ezüst VIP kártya esetében 500 000 (ötszázezer) forint.

(3) Arany VIP kártyára jogosultak az 1. § (3) bekezdés a) pontjában meghatározott állami vezetők és miniszteri biztosok, valamint az 1. § (3) bekezdés d) pontjában meghatározott kormánytisztviselők.

(4) Ezüst VIP kártyára jogosultak az 1. § (3) bekezdés b)–c), valamint e) pontjában meghatározott kormánytisztviselők.

(5) Az 1. § (3) bekezdés d)–e) pontjában meghatározott személyek kiküldetéssel összefüggő feladataik ellátása céljából biztosított VIP kártyával kizárólag a kiküldetési rendelvényben meghatározott kiadások (napidíj, repülőjegy kivételével) fedezetére a kötelezettségvállaló által jóváhagyott összeg keretéig, előlegként rendelkezhetnek.

(6) A VIP kártya (2) bekezdésben meghatározott jogosultsági szintjétől és a napi limitösszeg mértékétől indoklással ellátott feljegyzés – a (3) bekezdés d)–e) pontjában meghatározott személyi kör esetében kérelem – benyújtását követően a közigazgatási államtitkár, illetve akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyével lehet eltérni.

(7)³ A VIP kártyát az 1. § (3) bekezdés a) pontjában meghatározott jogosultak írásban kezdeményezik a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységénél.

(8)⁴ A VIP kártyát az 1. § (3) bekezdés b)–c) pontjában meghatározottak hivatalos feljegyzéssel, az 1. § (3) bekezdés d) pontja esetén a Miniszterelnökség állami vezetőjének jóváhagyásával ellátott kérelemben, az 1. § (3) bekezdés e) pontja esetén az igénylő önálló szervezeti egység vezetőjének kezdeményezésére az érintett személy munkáltatójának hozzájárulásával ellátott kérelemben, írásban igényli a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységénél. A KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége az 1. § (3) bekezdés b)–e) pontjában meghatározott személyek igénylését likviditási szempontból megvizsgálja. A kézhezvételt követő három munkanapon belül a javaslatával ellátott iratokat döntésre felterjeszti a közigazgatási államtitkár, illetve annak akadályoztatása esetén a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár részére.

(9)⁵ A VIP kártya kiállíttatása, nyilvántartása, továbbá a VIP kártyán rendelkezésre bocsátott megfelelő fedezet biztosítása és a kártya jogosult részére történő kiadása iránt a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége intézkedik.

3. § (1) A VIP kártya a KKM költségvetése terhére hivatalosan elszámolható kiadások, a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek – ide nem értve a napidíjat és a repülőjegyet – kiegyenlítésére használható. A VIP kártyát – a KKM Gazdálkodási Keretszabályzatáról szóló KÁT Ügyviteli Szabályzatában meghatározott kötelezettségvállalási szabályok szerint – kizárólag előzetes írásbeli kötelezettségvállalást követően lehet használni.

(2) Delegációs utazások esetében a delegáció tagjai részére az előzetes írásbeli kötelezettségvállalásban meghatározott kiadásokat a VIP kártyával rendelkező kártyabirtokos kiegyenlítheti.

(3) A VIP kártyát kizárólag a kártyán feltüntetett kártyabirtokos, az utasítás 1. § (1) bekezdésében meghatározott hivatali célból használhatja. A VIP kártyát harmadik személy nem használhatja, azzal magán célú kiadás nem teljesíthető.

(4) Az 1. § (3) bekezdés d)–e) pontjában meghatározott kártyabirtokos az adott kiküldetésre az előzetes kötelezettségvállalásban jóváhagyott összeg erejéig teljesíthet kifizetést, figyelemmel az adott VIP kártya napi terhelési limit összegére is.

(5) A VIP kártya kizárólag hivatalos külföldi út során, a hivatalosan elszámolható költségek kiegyenlítésére használható, kivéve szállodai számla kiállításakor keletkező azon magánjellegű szolgáltatások vonatkozásában, amelyekről a szálloda nem tud elkülönített számlát kiállítani. E tételek ellenértékét az útielszámolással egyidejűleg kell megtéríteni.

(6)⁶ A VIP kártya készpénz felvételére nem használható. E rendelkezés alól kivétel a közigazgatási államtitkár vagy a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár azonnali intézkedését igénylő katasztrófa- vagy rendkívüli helyzet, illetőleg tömegszerencsétlenség (a továbbiakban: rendkívüli helyzet). Rendkívüli helyzetben a közigazgatási államtitkár, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár, valamint a közigazgatási államtitkár által felhatalmazott személy a VIP kártyát készpénz felvételére is használhatja.

(7) Az előzetes írásbeli kötelezettségvállaló nyilatkozaton jóváhagyott összegen felüli VIP kártyával történő kifizetés rendkívül indokolt esetben, a kötelezettségvállaló előzetes jóváhagyását követően teljesíthető.

(8) A VIP kártyával lebonyolított tranzakció során a kártyabirtokos köteles a KKM nevére és címére számlát kérni. Amennyiben a kiküldetési ország jogszabályai alapján nincs lehetőség a hatályos magyar jogszabályoknak megfelelő, szabályos számla kiállítására, a termék vagy szolgáltatás vásárlásának tényét igazoló bizonylat, ennek hiányában a kártyabirtokos és a kötelezettségvállaló által aláírt esemény leírását tartalmazó 2. mellékletben foglalt feljegyzés fogadható el. A számla (ennek hiánya esetén bizonylat és feljegyzés) mellé a kártyabirtokos köteles csatolni a kártyával történt fizetés igazolásaként az elektronikus elfogadó terminál által nyomtatott (a továbbiakban: POS) bizonylatot, amelyen aláírásával igazolja a VIP kártyával történő fizetés megtörténtét. A POS-bizonylat összegének és dátumának egyeznie kell a vásárlás alkalmával kért számla, bizonylat végösszegével és dátumával.

(9) A kártyabirtokosnak kiküldetésenként kell elszámolnia a kiküldetési előlegként biztosított összeggel.

(10)⁷ A kártyabirtokosnak az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 20/2020. (IX. 10.) KKM utasításban meghatározott határidő szerint szükséges a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége részére az alábbi bizonylatokat és dokumentumokat megküldenie:

(11) Teljes elszámolásra valamennyi banki terhelés és jóváírás beérkezése után kerül sor. Amennyiben az elszámolás lezárását követően további terhelés vagy jóváírás érkezik, ezek tisztázására a kártyabirtokos köteles.

(12) Téves, illetve magáncélú használat során keletkező valamennyi további költséget – ideértve különösen a banki tranzakciós díjat, valutaváltás költségét – a kártyabirtokos köteles megtéríteni a KKM erre rendszeresített bankszámlaszámára a kiküldetés költségeinek teljes elszámolásakor.

4. § (1)⁸ A VIP kártya átvételekor a kártyabirtokos köteles teljes körű anyagi, kártérítési és megőrzési felelősségvállalási nyilatkozatot tenni az 1. mellékletben foglaltak szerint. Az utasítás 1. § (3) bekezdés d)–e) pontjában meghatározott személyek részére a VIP kártya kizárólag abban az esetben adható át, amennyiben munkáltatójuk az érintett személyek kártyahasználatával kapcsolatos valamennyi tranzakciójára kiterjedő készfizető kezességvállalási nyilatkozatot tesz, és azt átadja a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységének.

(2) A kártyabirtokos a használatába adott VIP kártyát köteles megőrizni és használatával kiküldetésenként elszámolni. A kártyabirtokos a VIP kártyával bonyolított, a névre szóló kártyához kötődő valamennyi terhelésért, továbbá jóváírásért felelősséggel tartozik.

(3)⁹ Amennyiben a VIP kártya birtokosa észleli, hogy a kártya használatához szükséges adat, PIN kód jogosulatlan harmadik személy tudomására jutott, és azokkal harmadik személy visszaélhet, köteles azonnal intézkedni a VIP kártya használatához biztosított PIN kód megváltoztatása érdekében és a megtett intézkedéséről írásban haladéktalanul tájékoztatni a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységét.

(4)¹⁰ Amennyiben a kártyabirtokos a VIP kártyáját elveszíti, azt ellopják, vagy az bármely más módon kikerül ellenőrzési köréből, köteles haladéktalanul gondoskodni a VIP kártya letiltásáról és a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége egyidejű tájékoztatásáról.

(5)¹¹ A kártyabirtokos a VIP kártya használatára vonatkozó jogosultságának megszűnése előtti utolsó napon köteles a VIP kártyát a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységénél leadni és a VIP kártyához kötődő terhelésekkel teljes körűen elszámolni. VIP kártya használatára vonatkozó jogosultság megszűnésének minősül különösen a kártyabirtokos jogosultságát megalapozó jogviszonyának, feladatkörének, munkakörének megszűnése, megváltozása, tartós külszolgálatra történő kihelyezés, szülési szabadság, 30 napon túli keresőképtelenség, fizetés nélküli szabadság.

(6)¹² Az utasítás 1. § (3) bekezdés a)–c) pontjában meghatározott kártyabirtokos az utasítás előírásainak be nem tartása esetén fegyelmi és kártérítési felelősséggel tartozik. A KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége a VIP kártyát – a kártyabirtokos munkáltatójának tájékoztatása mellett – azonnali hatállyal letiltatja, amennyiben a kártyabirtokos nem tesz eleget az utasításban meghatározott kötelezettségeinek. Az 1. § (3) bekezdés d)–e) pontjában meghatározott felhasználó teljes körű kártérítési felelősséggel tartozik a VIP kártya használatával kapcsolatos kifizetésekért.

(7)¹³ A kártyabirtokosok részére a KKM központi igazgatása pénzügyi és számviteli feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége biztosítja a kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagok megismerését és a dokumentumba való betekintés lehetőségét.

5. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)¹⁴

(3)¹⁵ Jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben a Külgazdasági és Külügyminisztérium tevékenységével kapcsolatos protokoll kiadásokról szóló 13/2019. (VII. 24.) KKM KÁT utasítás és az ideiglenes külföldi kiküldetés egyes kérdéseiről szóló 20/2020. (IX. 10.) KKM utasítás rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni.