5/2016. (II. 18.) IM utasítás
5/2016. (II. 18.) IM utasítás
az Igazságügyi Minisztérium Közbeszerzési Szabályzatáról
A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény 27. § (1) bekezdése, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 10. § (5) bekezdése, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés b) pontja alapján, figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára az Igazságügyi Minisztérium közbeszerzéseinek szabályairól az alábbiak szerint rendelkezem:
Általános rendelkezések
1. Az utasítás hatálya
1. § Jelen utasítás szabályozza az Igazságügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a Minisztérium nevében eljáró és a közbeszerzési eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási és adatszolgáltatási rendjét.
2. § (1) Az utasítás hatálya a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) szerinti közbeszerzésekre terjed ki.
(2) Amennyiben a tervezett közbeszerzés speciális jellege vagy egyéb lényeges körülmény indokolja, a közbeszerzési eljárás – a közigazgatási államtitkár döntése alapján – a Kbt. 27. § (2) bekezdésére tekintettel egyedi eljárásrendben is lefolytatható.
(3) Eltérő rendelkezés hiányában az utasítást az európai uniós források felhasználására is megfelelően alkalmazni kell.
(4) Az utasítás hatálya nem terjed ki a minősített adatot, illetve az alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdeket érintő, valamint a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzésekre.
(5) Az utasítás által nem szabályozott kérdésekben az Igazságügyi Minisztérium Gazdálkodási Keretszabályzatáról szóló 2/2015. (II. 27.) IM utasítást kell alkalmazni.
2. Fogalmak
3. § Az utasítás alkalmazásában
1. bírálóbizottság: az ajánlatoknak a Kbt. szerinti elbírálására és értékelésére, valamint a jelen utasításban előírt feladatok ellátására létrehozott, a Kbt. 27. § (3) bekezdésének megfelelően közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel együttesen rendelkező legalább háromtagú – lehetőség szerint páratlan létszámú – bizottság, amelynek egy pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagját a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály vezetője, egy jogi és közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagját a Jogi Szolgáltatási Főosztály (a továbbiakban: JSZF) vezetője, további tagjait a döntéshozó jelöli ki. A bírálóbizottság elnöke a bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelemmel rendelkező tagja vagy a döntéshozó által felhatalmazott személy;
2. döntéshozó: az eljárás előkészítésének kezdeményezését jóváhagyó, kötelezettségvállalásra jogosult vezető;
3. kezdeményező irat: a közbeszerzés szükségességét bemutató, a szakterület vezetője és a felettes vezető által aláírt feljegyzés, valamint a közbeszerzés kezdeményezésére rendszeresített, a kötelezettségvállaló által jóváhagyott, jelen utasításban meghatározott mellékleteket tartalmazó nyomtatvány együttese;
4. munkacsoport: a közbeszerzési eljárásban közreműködő személyek összessége, tagjai:
a) a szakterület vezetője;
b) a bírálóbizottság tagjai;
c) a JSZF vezetője és a JSZF vezetője által a munkacsoport titkárának kijelölt személy;
d) a döntéshozó által a munkacsoportba delegált egyéb személy(ek), szervezet(ek);
e) a Kbt. vagy külön jogszabály által meghatározott személy(ek), szervezet(ek), így különösen a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó.
A közbeszerzések tervezése, adatszolgáltatási és közzétételi kötelezettségek teljesítése, az elektronikus közbeszerzési rendszer alkalmazása1
4. § (1) A tárgyévre tervezhető, a Kbt. szerinti közbeszerzési értékhatárt várhatóan elérő vagy meghaladó értékű beszerzésekről a szakterület vezetőjének közbeszerzési tervet kell készítenie, amelyet legkésőbb a tárgyév március 15. napjáig meg kell küldenie a gazdasági vezető részére. A közbeszerzési tervben a központosított közbeszerzés keretében tervezett beszerzéseket is fel kell tüntetni.
(2) A közbeszerzés becsült értékének megállapításához szükséges piackutatás, költségfelmérés elvégzése a szakterület feladata. A szakterület megkeresésére a JSZF tájékoztatást nyújt arról, hogy a beszerzés a Kbt. hatálya alá tartozik-e.
(3)2 A Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervét a JSZF a Minisztérium szervezeti egységeinek adatszolgáltatása alapján állítja össze, és gondoskodik annak az Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (a továbbiakban: EKR) a tárgyév március 31. napjáig történő közzétételéről. Az éves összesített közbeszerzési terv év közben szükséges módosítása iránt a JSZF intézkedik.
5. § A Kbt. szerinti további közzétételi és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése – szükség szerint a Minisztérium más szervezeti egységeinek bevonásával, illetve adatszolgáltatása alapján – a JSZF feladata.
6. § A közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti előterjesztések benyújtása és az adatszolgáltatás, valamint az ellenőrzésre jogosult szervezettel történő kapcsolattartás a JSZF feladata.
6/A. §3 (1) Az EKR alkalmazására a JSZF vezetője, a Szerződés-előkészítő Osztály vezetője, a bírálóbizottságnak a JSZF vezetője által kijelölt tagja, továbbá a munkacsoport titkára, illetve helyetteseik jogosultak.
(2) Az EKR-ben a Minisztérium mint ajánlatkérő vonatkozásában az egyes jogosultságok biztosításáról a JSZF vezetője rendelkezik.
A közbeszerzések lefolytatása
3. A közbeszerzési eljárás kezdeményezése
7. § (1) A közbeszerzési eljárás a kezdeményező iratnak a gazdasági vezető részére történő megküldésével kezdeményezhető.
(2) A kezdeményezésre szolgáló nyomtatványban a szakterületnek meg kell határoznia különösen:
a) a beszerzés szükségességét és indokoltságát megalapozó adatokat, körülményeket;
b) a beszerzés tárgyát a Közös Közbeszerzési Szójegyzékre (CPV) történő hivatkozással, valamint annak mennyiségét;
c) a Kbt. 16–19. §-ában foglaltakra tekintettel megállapított becsült értéket;
d) az igényelt pénzügyi fedezet összegét és forrását;
e) amennyiben a közbeszerzési eljárás a Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervében nem szerepel, a módosításának indokát a Kbt. 42. § (3) bekezdésében foglaltakra figyelemmel;
f) amennyiben az adott beszerzés a Kbt. szerint többféle eljárás keretében is megvalósítható, a közbeszerzési eljárás típusának meghatározását;
g) a bírálóbizottság tagjaira vonatkozó javaslatot, megjelölve a tagok által biztosított – a Kbt. 27. § (3) bekezdése szerinti – szakértelmet, a munkacsoport további tagjaira vonatkozó javaslatot;
h) hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás, illetve a Kbt. 113. §-a, a 114. § (9) bekezdése, valamint a 115. § szerinti eljárások esetében az ajánlattételre felkérni kívánt megfelelő számú gazdasági szereplő megnevezését figyelemmel a Kbt.-ben, különösen a Kbt. 113. § (3) bekezdésében, 114. § (10) bekezdésében, valamint a 115. § (2) bekezdésében foglaltakra és az ajánlattételi felhívás megküldéséhez szükséges kapcsolattartási adataikat.
(3) A kezdeményező irathoz a szakterület csatolni köteles:
a) a szakterület vezetője, továbbá a kezdeményező iratban megjelölt, az eljárásba bevont személyek által megtett titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatokat, valamint a döntéshozó által aláírandó titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot;
b) a becsült érték meghatározása céljából végzett vizsgálat eredményére vonatkozó, a Kbt. 28. § (2) bekezdése szerinti dokumentációt;
c) a műszaki leírás tervezetét, amelyben megjelölésre kerülnek a teljesítés során irányadó jogszabályok, szakhatósági engedélyköteles tevékenység esetén a szükséges engedélyek;
d) amennyiben a beszerzéshez jogszabály vagy a Kormány döntése valamely szerv, hatóság, testület nyilatkozatának beszerzését írja elő, ennek a nyilatkozatnak a másolatát.
(4) A műszaki leírásban a teljesítés mennyiségi, minőségi, tartalmi és formai feltételeit akként kell meghatározni, hogy az a szerződésszerű teljesítés minimumfeltételeit tartalmazza, és a teljesítés ellenőrizhető legyen.
8. § (1) A Kbt. 53. § (6) bekezdése esetében támogatási szerződés hiányában akkor kezdeményezhető közbeszerzési eljárás, ha azt szakmai szempontok indokolják, és a szakterület a kezdeményező irathoz csatolja a támogatási döntésről vagy a benyújtott pályázat befogadásáról szóló dokumentumok másolatát.
(2) A szakterület köteles a támogatás igénybevételére irányuló pályázat elbírálására vonatkozó okiratot a JSZF részére haladéktalanul megküldeni.
9. § A szakterület vezetője és a felettes vezető által aláírt kezdeményező iratot és mellékleteit a kötelezettségvállalásra jogosult részére kell megküldeni jóváhagyásra. A kötelezettségvállaló egyetértése esetén a közbeszerzési eljárás előkészítését a kezdeményező irat aláírásával jóváhagyja, valamint döntéshozóként megteszi a titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot, és valamennyi iratot továbbítja a gazdasági vezető részére.
4. A közbeszerzési eljárás előkészítése
10. § (1) A közbeszerzési eljárás előkészítésébe és lefolytatásába bevont külső személy, szervezet, így különösen a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó feladatait, felelősségét és helytállási kötelezettségét a vele kötött szerződésben rögzíteni kell.
(2) A Kbt.-ben előírt esetekben a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval történő szerződéskötés kezdeményezéséről a gazdasági vezető gondoskodik.
11. § (1) A JSZF a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló nyilatkozat megtétele érdekében az erre rendszeresített nyomtatványt a pénzügyi fedezetet kezelő főosztályra megküldi.
(2) Amennyiben a pénzügyi fedezet tekintetében egyeztetés szükséges, azt a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály folytatja le, ezzel egyidejűleg az egyeztetésről a JSZF-et tájékoztatja. Amennyiben az egyeztetés eredményeként a pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló nyilatkozat megtételére szolgáló nyomtatvány tartalma változik, a módosítást a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály a fedezet igazolása során külön is jelzi.
(3) Amennyiben a pénzügyi fedezet igazolására nincs lehetőség, a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály haladéktalanul tájékoztatja a gazdasági vezetőt, a JSZF-et, valamint a szakterület kezdeményező iratban megjelölt kapcsolattartóját.
(4) Amennyiben a fedezet biztosított, a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály vezetője annak a tényét két munkanapon belül a nyomtatványon igazolja, és a közbeszerzési eljárás bírálóbizottságába kijelöl egy pénzügyi szakértelemmel rendelkező személyt, és a nyomtatványt visszaküldi a JSZF részére.
(5) A pénzügyi fedezet igazolásától számított három munkanapon belül a JSZF intézkedik a munkacsoport közbeszerzési eljárás indítását megelőző alakuló ülése időpontjának kitűzéséről és a munkacsoport tagjainak meghívásáról. Amennyiben akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó igénybevételére kerül sor, az alakuló ülés időpontját úgy kell kitűzni a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval történő szerződéskötésre is figyelemmel, hogy azon a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részvétele is biztosítható legyen.
12. § (1) Az alakuló ülésen a munkacsoport tagjai vesznek részt. A munkacsoport titkári feladatait a JSZF erre kijelölt tagja látja el.
(2) Az alakuló ülés célja, hogy tisztázza az eljárás indításához, így különösen az eljárást indító felhívás, valamint a dokumentáció elkészítéséhez szükséges információkat, továbbá valamennyi lényeges körülményt és adatot.
(3) Az alakuló ülésen meg kell határozni:
a) a beszerzés tárgyát képező árubeszerzést, építési beruházást, szolgáltatást, építési vagy szolgáltatási koncessziót, valamint azok mennyiségét;
b) az eljárást indító felhívás tartalmát;
c) amennyiben a megjelölt eljárástípust csak a Kbt. által meghatározott feltételek fennállása esetén lehet alkalmazni, a választott eljárástípus részletes, igazolható tényeken alapuló indoklását (a vonatkozó kormányhatározatra, kormányrendeletre, kizárólagos jogra történő hivatkozás stb.);
d) a Kbt. által megengedett esetben a felkérendő ajánlattevő(k) nevét, címét és elérhetőségét;
e) a műszaki-szakmai ajánlat tartalmi követelményeit, a pénzügyi ajánlatot, az árazott költségvetés részletezettségére vonatkozó elvárást;
f) egyéb, az eljárás lefolytatása szempontjából jelentőséggel bíró szakmai szempontokat, tényeket, információkat, így különösen: amennyiben az ajánlatkérő ajánlati, teljesítési biztosíték adását igényli, ennek tényét és összegét;
g) a közbeszerzési eljárás alapján megkötendő szerződéshez kapcsolódóan a szakterület által rendelkezésre bocsátott adatokat;
h) valamennyi egyéb adatot, amely a JSZF számára a közbeszerzési eljárás megindításához szükséges.
(4) Az alakuló ülésről a munkacsoport titkára jegyzőkönyvet készít. Amennyiben a jegyzőkönyv egyidejű elkészítésére nincs lehetőség, a munkacsoport titkára az alakuló ülésről két munkanapon belül emlékeztetőt készít, és megküldi az alakuló ülésen jelen levők részére egyeztetés, majd ennek alapján aláírás céljából.
13. § (1) Amennyiben az alakuló ülésen nem áll rendelkezésre valamennyi, a közbeszerzés megindításához szükséges adat, vagy a közbeszerzési eljárás körülményei nem tisztázottak, a munkacsoport tagjai elektronikus levelezés útján egyeztetnek.
(2) A tisztázandó kérdéseket és a szükséges információk rendelkezésre bocsátásáért felelős személyek megjelölését az alakuló ülés jegyzőkönyvében, illetve emlékeztetőjében kell írásba foglalni.
(3) Amennyiben az egyeztetés nem vezet eredményre, a munkacsoport újabb ülést tart, amelyről a 12. § (4) bekezdése szerinti jegyzőkönyv vagy emlékeztető készül.
5. A közbeszerzési eljárás megindítása
14. § (1) Amennyiben minden szükséges adat rendelkezésre áll, illetve minden körülmény tisztázásra került, a munkacsoport titkára az alakuló ülésről, illetve a 13. § szerinti további ülésekről készített jegyzőkönyvben vagy emlékeztetőben foglaltak alapján, annak aláírásokkal ellátott példánya kézhezvételétől számított öt munkanapon belül a kezdeményező iratban kijelölt kapcsolattartó közreműködésével elkészíti az eljárás megindításához szükséges iratokat (a továbbiakban: indító iratok).
(2) Az indító iratok különösen a felhívás és a dokumentáció.
(3) Az indító iratokat a JSZF megküldi a munkacsoport tagjai részére egyeztetés céljából. A munkacsoport tagjai esetleges észrevételeikről, egyetértésükről haladéktalanul, de legkésőbb két munkanapon belül tájékoztatják a JSZF-et. A JSZF az indító iratot a munkacsoport tagjaival történt egyeztetés alapján véglegesíti.
(4) Amennyiben a közbeszerzési eljárás megindításához jogszabály más szerv vagy személy egyetértését, nyilatkozatát vagy tanúsítvány meglétét írja elő, annak beszerzése iránt a JSZF intézkedik.
15. § (1) Az indító iratok véglegesítését, valamint a 14. § (4) bekezdése szerinti irat rendelkezésre állását követően a JSZF az indító iratokat jóváhagyásra a döntéshozónak felterjeszti. A döntéshozó jóváhagyása hiányában a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.
(2) Akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részvétele esetén az (1) bekezdés szerinti felterjesztést megelőző szaktanácsadói ellenjegyzés beszerzéséről a JSZF gondoskodik.
16. § A JSZF a jóváhagyott indító iratok kézhezvételét követően két munkanapon belül intézkedik a felhívás közzétételre történő továbbításáról, illetve – amennyiben hirdetmény közzétételére nem kerül sor – a felhívás megküldéséről.
17. § (1) Amennyiben a részvételi határidő vagy az ajánlattételi határidő lejárta előtt a felhívás, a dokumentáció, illetve a hirdetmény módosítása szükséges, a módosításról, illetve annak tartalmáról a bírálóbizottság dönt. Amennyiben a módosítás a becsült értéket érinti, illetve a közbeszerzés tárgyának nagymértékű változását okozza, a módosításról a döntéshozó dönt.
(2) A felhívás, illetve a hirdetmény visszavonásáról a döntéshozó jogosult dönteni.
18. § Amennyiben a közbeszerzési eljárásba az arra jogosult szervezet megfigyelőt delegál, a delegált személlyel a kapcsolatot a JSZF tartja, részére a szükséges iratokat a JSZF küldi meg.
6. Az ajánlatok bontása, elbírálása
19. § (1) A beérkezett ajánlatok bontása, az ajánlatok dokumentációban meghatározott formai és az alkalmassági igazolások mennyiségi (darabszám szerinti) szempontból történő előzetes vizsgálata a JSZF feladata.
(2) Az ajánlattevők pénzügyi-gazdasági és műszaki-szakmai alkalmasságának érdemi vizsgálata a bírálóbizottság kizárólagos feladatát képezi.
20. § (1) Az ajánlatok alaki követelményeknek való megfeleléséről, az ajánlattevők alkalmasságának formai és mennyiség szerinti vizsgálatáról, valamint a kizáró okok vizsgálatáról és az ezek során megállapított tényekről a JSZF közbeszerzési szakvéleményt készít.
(2) Az alkalmasságot a JSZF csak a hivatkozott körben, forma és mennyiség (darabszám) alapján vizsgálhatja. A mennyiségi vizsgálat részét képezi az alkalmassági igazolások, nyilatkozatok áttekintése.
21. § (1) A közbeszerzési szakvélemény javaslatot tartalmaz a vizsgálat eredménye alapján szükségessé váló eljárási cselekményekről (hiánypótlás, érvénytelenné nyilvánítás, kizárás, felvilágosítás kérése, indokolás kérése), amelyeket a JSZF a bírálóbizottság elnöke elé terjeszt.
(2) A JSZF közbeszerzési szakvéleménye alapján a bírálóbizottság dönt a közbeszerzési eljárás lefolytatása során az egyes eljárási cselekmények elrendeléséről.
22. § (1) A bírálóbizottság kizárólagos feladatkörét képezi a Kbt. 72. § (1) bekezdése szerinti – értékelés szempontjából lényeges ajánlati elemek tartalmát megalapozó – adatok vizsgálata és az ajánlat egyéb elemeinek a Kbt. 72. § (7) bekezdése szerinti vizsgálata.
(2) A bírálóbizottság a döntéseit többségi szavazással határozza meg, szavazategyenlőség esetén a bírálóbizottság elnöke dönt. A bírálóbizottság akkor határozatképes, ha az ülésén legalább a tagok kétharmada jelen van, és a Kbt. 27. § (3) bekezdése szerinti valamennyi szakértelem biztosított.
23. § (1) A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményét és döntési javaslatát a bírálóbizottság ülésének jegyzőkönyvébe kell foglalni.
(2) Az ajánlatok elbírálására vonatkozó végleges döntési javaslatról készült jegyzőkönyvhöz csatolni kell a bírálóbizottság tagjainak egyéni bírálati lapját.
(3) Az egyéni bírálati lapon rögzíteni kell az ajánlat vagy részvételi jelentkezés érvényességére vagy érvénytelenségére vonatkozó megállapítást, a részletes, egyedi, szakmai alapú indokolást, továbbá a döntéshozó részére a döntési javaslatot.
(4) Amennyiben az eljárást lezáró döntés meghozatala előtt más szerv vagy személy egyetértése, nyilatkozata, tanúsítvány beszerzése, illetve az összegezés akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó általi ellenjegyzése szükséges, arról a JSZF gondoskodik.
24. § (1) A JSZF az eljárási cselekményeket összefoglaló feljegyzéssel megküldi a döntéshozó részére a bírálóbizottság üléseiről készített jegyzőkönyveket és az eljárás eredményéről készített írásbeli összegezés tervezetét.
(2) A döntéshozó a döntési javaslat alapján, az arra jogosult szervezeteknek az eljárást lezáró döntés meghozatalához szükséges nyilatkozattételét követően, annak figyelembevételével hozza meg döntését.
(3) A döntéshozó az eljárást lezáró döntését az összegezés jóváhagyásával hozza meg.
7. Az eredményről szóló írásbeli összegezés megküldése
25. § A részvételi szakasz eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről, illetve a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről a JSZF gondoskodik.
26. § (1) Indokolt esetben a bírálóbizottság az ajánlati kötöttség lejártának időpontját megelőzően kezdeményezheti a JSZF vezetőjénél, hogy a JSZF kérje fel az ajánlattevőket ajánlataik meghatározott időpontig történő további fenntartására, illetve szükség szerint az ajánlati biztosíték fenntartására.
(2) Az ajánlati kötöttség kiterjesztése nem haladhatja meg az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontjától számított hatvan napot.
(3) Amennyiben az ajánlattevő az ajánlatkérő által megadott határidőben nem nyilatkozik, úgy kell tekinteni, hogy ajánlatát az ajánlatkérő által megjelölt időpontig fenntartja.
(4) Amennyiben valamelyik ajánlattevő ajánlatát nem tartja fenn, az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontját követően az eljárás további részében az értékelés során ajánlatát figyelmen kívül kell hagyni.
27. § Amennyiben a bírálóbizottságnak az ajánlati kötöttség fenntartására vonatkozó írásba foglalt kezdeményezése az ajánlati kötöttség lejártát megelőző munkanap délelőtt tíz óráig a JSZF részére nem érkezik meg, a JSZF vezetője jogosult az ajánlattevők ajánlataik meghatározott időpontig történő további fenntartása iránt a bírálóbizottság kezdeményezése hiányában is intézkedni.
8. A szerződés megkötése
28. § (1) A közbeszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződést a JSZF készíti el az eljárást indító felhívás, a dokumentáció, a dokumentáció részeként kiadott szerződéstervezet vagy szerződéses feltételek, szükség esetén a tárgyalási jegyzőkönyv, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően.
(2) A JSZF – amennyiben annak feltételei fennállnak – a szerződést jogi ellenjegyzéssel látja el. A szerződés összefűzött és jogi ellenjegyzéssel ellátott példányait az írásbeli összegezés megküldését követő öt munkanapon belül továbbítja pénzügyi ellenjegyzésre.
(3) Amennyiben a szerződésben kikötött felelősségbiztosítást, tanúsítványt, hatósági igazolást a nyertes ajánlattevő csak az írásbeli összegezés megküldését követően köteles rendelkezésre bocsátani, úgy csak ezt követően kerülhet sor a szerződés jogi és pénzügyi ellenjegyzésére.
29. § Amennyiben annak feltételei fennállnak, a pénzügyi ellenjegyző a szerződést két munkanapon belül ellenjegyzéssel látja el, majd szakmai ellenjegyzés céljából haladéktalanul továbbítja azt a szakterület részére.
30. § A szakmai ellenjegyző a szerződést szakmai ellenjegyzéssel látja el, majd az iratokat a kötelezettségvállaló részére haladéktalanul felterjeszti.
31. § (1) A kötelezettségvállaló az aláírását követően az iratokat a JSZF-nek visszaküldi.
(2) A szerződésnek a szerződő féllel történő aláíratásáról, illetve az aláírt szerződések egyes példányainak a szerződésben megjelölt személyeknek, illetve szervezeti egységeknek történő megküldéséről a JSZF gondoskodik.
(3) A JSZF a szerződés aláírt példányainak kézhezvételét követően gondoskodik a Kbt. 37. § (1) bekezdésének h) és i) pontja szerinti hirdetmény elkészítéséről és határidőben történő feladásáról.
A szerződések teljesítésével kapcsolatos feladatok, a szerződés módosítása
32. § (1) A szakterület vezetője köteles figyelemmel kísérni és ellenőrizni a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését, ennek keretében köteles gondoskodni a Minisztériumot terhelő szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséről, valamint köteles a szerződő féltől az általa történő szerződésszerű teljesítést követelni.
(2) A szakterület vezetője a teljesítésigazolásról, illetve a teljesítésigazolás kiállításának megtagadásáról – az erről szóló okirat másolatának megküldésével – négy munkanapon belül írásban értesíti a JSZF-et.
33. § A Kbt. 43. § (1) bekezdés f) pontjában meghatározott, a szerződés (rész)teljesítéséről szóló információk közzététele, valamint a 6. § szerinti, a szerződés teljesítésére vonatkozó tájékoztatás iránt – a szakterület vezetőjének és a pénzügyi kifizetést teljesítő főosztály vezetőjének tájékoztatása alapján – a JSZF intézkedik.
34. § (1) Amennyiben a szerződésben teljesítési biztosíték került kikötésre, a teljesítési biztosíték visszafizetési feltételeinek vizsgálata – a teljesítésigazolások alapján – a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály feladata.
(2) Amennyiben a teljesítésigazolások alapján nem állapítható meg kétséget kizáróan a teljesítési biztosíték visszafizethetősége, a pénzügyi fedezetet kezelő főosztály megkeresése alapján a JSZF beszerzi a teljesítésigazolásra jogosult személytől az arra vonatkozó tájékoztatást, hogy a szerződő féllel szemben a szerződés teljesítéséből eredően szükséges-e követelést érvényesíteni a teljesítési biztosíték terhére.
(3) A pénzügyi fedezetet kezelő főosztály a tájékoztatás figyelembevételével intézkedik a teljesítési biztosíték visszafizetése iránt.
35. § (1) A közbeszerzési eljárások keretében megkötött szerződések módosítására kizárólag a Kbt. 141. §-ában meghatározott feltételek figyelembevételével van lehetőség.
(2) A szerződés módosításának kezdeményezésére a 7. §-ban írtakat kell megfelelően alkalmazni azzal, hogy a feljegyzésben részletesen be kell mutatni a szerződésmódosítás indokait, és csatolni kell az indokok alátámasztását szolgáló dokumentumokat.
(3) A szerződésmódosítás elkészítésére egyebekben a 28–31. §-ban foglaltakat kell megfelelően alkalmazni.
(4) Amennyiben a szerződésmódosításhoz más szerv vagy személy egyetértése, nyilatkozata, tanúsítvány beszerzése szükséges, arról a JSZF gondoskodik.
(5) A JSZF a szerződésmódosítás aláírt példányainak kézhezvételét követően gondoskodik a Kbt. 37. § (1) bekezdésének j) pontjában meghatározott hirdetmény elkészítéséről és határidőben történő feladásáról.
36. § A szerződés megszüntetésére a 35. § (2)–(5) bekezdéseiben foglaltakat kell megfelelően alkalmazni.
A központosított közbeszerzési eljárások második részére vonatkozó rendelkezések
37. § A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 27/B. §-a szerinti keretmegállapodásos eljárás második részének (a továbbiakban: központosított közbeszerzési eljárás második része) lebonyolítása során a III. Fejezetben foglaltakat a Kbt. 104. §-a és 105. §-a, valamint a vonatkozó keretmegállapodás figyelembevételével, a jelen fejezetben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.
38. § (1) A beszerzési igény és a beszerzés tárgyának (a továbbiakban: termék) meghatározása, a termék kiválasztása, továbbá annak megítélése, hogy melyik termék felel meg a Minisztérium mint ajánlatkérő igényének, a szakterület feladata.
(2) A szakterület áttekinti a központosított közbeszerzési portál adatbázisából, hogy a termék hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodás terhére beszerezhető-e.
39. § Amennyiben a beszerzési igény kielégítése a központosított közbeszerzési eljárás alapján megkötött keretmegállapodás terhére nem történhet meg, a Minisztérium a beszerzést saját hatáskörben valósítja meg.
40. § Amennyiben a beszerzésnek közbeszerzési szempontból akadálya nincsen, a JSZF gondoskodik az igénybejelentésről a központosított közbeszerzési portálon. A központosított közbeszerzési eljárás második része a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság általi jóváhagyását és visszaigazolását követően indítható meg.
41. § (1) A nemzetközi utazásszervezések körébe tartozó szolgáltatások megrendelését a kezdeményező szervezeti egység – amennyiben az adott beszerzési igény a Minisztérium kiutazási és fogadási tervében szerepel – a Pénzügyi és Számviteli Főosztály részére közvetlenül megküldendő feljegyzéssel kezdeményezi.
(2) A tárgyi költségvetési évre vonatkozó kiutazási és fogadási terv elfogadását követően felmerülő igény esetén a kezdeményezéshez a közigazgatási államtitkár jóváhagyása szükséges.
(3) A verseny újraindítását és a megrendelést a Pénzügyi és Számviteli Főosztály a szolgáltatók vonatkozó ajánlatait tartalmazó online utazási foglalási rendszer útján valósítja meg.
Felelősség
42. § (1) A közbeszerzési eljárás előkészítésében és lebonyolításában részt vevő személyek különösen a jelen §-ban meghatározott felelősségi szabályok szerint kötelesek eljárni.
(2) A döntéshozó felelős
a) a közbeszerzési eljárás megindítására vonatkozó kezdeményezés jóváhagyására vonatkozó döntés meghozataláért;
b) az összeférhetetlenségre és titoktartásra vonatkozó szabályok betartásáért;
c) a szakterület javaslata alapján a bírálóbizottság tagjainak kijelöléséért;
d) az eljárást megindító felhívás és dokumentációjának jóváhagyására vonatkozó döntés meghozataláért, illetve annak módosítása jóváhagyására vonatkozó döntés meghozataláért, amennyiben az a becsült értéket érinti, illetve a közbeszerzés tárgyának nagymértékű változását okozza;
e) a hirdetmény, illetve az eljárást megindító felhívás visszavonására vonatkozó döntés meghozataláért;
f) a részvételi szakaszt, illetve a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozataláért;
g) a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés módosítására vonatkozó kezdeményezés jóváhagyására vonatkozó döntés meghozataláért.
(3) A munkacsoport tagjai felelősek
a) az összeférhetetlenségre és titoktartásra vonatkozó szabályok betartásáért;
b) a folyamatos együttműködésért, a felhívás és a dokumentáció tartalmának kialakításában történő közreműködésért;
c) a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-ában vagy az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101. cikkében foglaltak fennállásának (kartellezési tilalom megszegése) alapos gyanúja esetén az erre vonatkozó bejelentés megtételéért a bírálóbizottság elnöke részére a Kbt. 28. § (2) bekezdésének alkalmazása érdekében.
(4) A szakterület vezetője – a (3) bekezdésben írtakon túl – felelős
a) a közbeszerzési eljárás megindításának kezdeményezéséért, a bírálóbizottság tagjaira és az eljárásba bevonni kívánt közreműködő személyekre, szervezetekre vonatkozó javaslattételért;
b) a becsült érték meghatározásáért, ennek érdekében előzetes helyzet-, illetőleg piacfelmérés végezéséért a Kbt. 28. § (2) bekezdésére tekintettel, valamint – szükség esetén a pénzügyi fedezetet kezelő főosztállyal egyeztetve – az igényelt anyagi fedezet forrásának és mértékének meghatározásáért;
c) a közbeszerzési eljárás műszaki, szakmai leírásának elkészítéséért;
e) a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés teljesítésének figyelemmel kíséréséért és ellenőrzéséért, a teljesítésigazolásnak az arra jogosult által történő kiállításáért és a JSZF-nek a szerződés teljesítéséről való tájékoztatásáért;
f) a közbeszerzési szerződés módosításának kezdeményezéséért és a szerződésmódosítás indokainak meghatározásáért.
(5) A JSZF vezetője – a (3) bekezdésben írtakon túl – felelős
a) a szükséges jogi és közbeszerzési tárgyú kompetencia biztosításáért;
b) a bírálóbizottság jogi és közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagjának, valamint a munkacsoport titkárának a biztosításáért;
c) a közbeszerzési eljárás iratainak a döntéshozó részére történő felterjesztéséért;
d) a közbeszerzési hirdetmények megjelentetéséért;
e) a közbeszerzési eljárás során szükséges jegyzőkönyvek elkészítéséért, azok jogszabályban előírtak szerinti kézbesítéséért;
f) a közbeszerzési eljárás során keletkezett dokumentumokba történő iratbetekintés biztosításáért;
g) a beérkezett részvételi jelentkezések, ajánlatok értékelésének összeállításáért, a közbeszerzési szakvélemény készítéséért;
h) a bírálóbizottság döntéseinek végrehajtásáért;
i) az ajánlati kötöttség meghosszabbítására vonatkozó döntés meghozataláért, amennyiben ezt a bírálóbizottság nem kezdeményezi;
j) a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződés előkészítéséért, jogi ellenjegyzéséért, a szükséges ellenjegyzések és aláírások beszerzéséért;
k)4 a szükséges dokumentumoknak az EKR-ben történő közzétételéért;
l) az egyes eljárási cselekményekhez szükséges munkakörnyezet biztosításáért.
(6) A bírálóbizottság tagja – a (3) bekezdésben írtakon túl – felelős
a) a közbeszerzési eljárást megindító felhívás és dokumentáció tartalmának összeállításáért;
b) a felhívás és a dokumentáció módosítására (ideértve az eljárási határidő meghosszabbítását is) vonatkozó döntés meghozataláért, amennyiben az nem tartozik a döntéshozó hatáskörébe;
c) a kiegészítő tájékoztatás(ok)ra adandó válasz összeállításáért;
d) a részvételi jelentkezések, ajánlatok értékeléséért;
e) a hiánypótlási felhívásra, felvilágosítás kérésre, indokoláskérésre vonatkozó döntés meghozataláért, a benyújtott dokumentumok megfelelőségéről szóló döntés meghozataláért;
f) a JSZF vezetőjénél az ajánlati kötöttség meghosszabbításának kezdeményezéséért;
g) az eljárást, a részvételi szakaszt lezáró döntési javaslat megtételéért;
h) az előzetes vitarendezési eljárás során az ajánlatkérő írásbeli válasza tartalmának összeállításáért.
(7) A bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelemmel rendelkező tagja – a (6) bekezdésben írtakon túl – felelős
a) önálló bírálati lap készítéséért;
b) azon adatoknak az előkészítéséért, illetve rendelkezésre bocsátásáért, amelyek szükségesek ahhoz, hogy az eljárásban a gazdasági szereplők képesek legyenek műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlatot adni, továbbá felelős a magas minőségű teljesítés feltételeinek biztosításáért, a környezet – beszerzés tárgyára tekintettel biztosítható – védelmére és a fenntarthatósági szempontok figyelembevételéért;
c) a felhívás és dokumentáció műszaki-szakmai tartalmáért, a közbeszerzési eljárás műszaki leírás véglegesítéséért, az előírásra kerülő alkalmassági feltételek meghatározásáért;
d) az ajánlati biztosíték, illetve teljesítési, jólteljesítési biztosíték alkalmazásának szükségességéért;
e) a műszaki-szakmai jellegű kérdésekre adandó kiegészítő tájékoztatás tartalmáért;
f) az előírt műszaki-szakmai alkalmassági feltételeknek való megfelelés vizsgálatáért és a szakmai ajánlat vizsgálatáért, továbbá a bírálóbizottság többi tagja részére a szükséges tájékoztatás megadásáért;
g) az előzetes vitarendezési eljárás során az ajánlatkérő írásbeli válaszának tartalmáért, amennyiben az a felelősségi körébe tartozó kérdést érint.
(8) A bírálóbizottság jogi és közbeszerzés szakértelemmel rendelkező tagja (a JSZF vezetője által delegált tag) – a (6) bekezdésben írtakon túl – felelős
a) önálló bírálati lap készítéséért;
b) a közbeszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződés tervezetének előkészítéséért;
c) a JSZF kompetenciájába tartozó jogi kérdésekben történő állásfoglalásokért;
d) közbeszerzési kérdésekben történő állásfoglalásokért.
(9) A bírálóbizottság pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagja (pénzügyi fedezetet kezelő főosztály vezetője által delegált tag) – a (6) bekezdésben írtakon túl – felelős
a) a felhívás és a dokumentáció tartalmának a gazdálkodásra vonatkozó jogszabályoknak, valamint a pénzügyi forrásra vonatkozó elszámolási szabályoknak való megfelelőségéért;
b) annak vizsgálatáért, hogy a pénzügyi ajánlat összhangban van-e az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet vonatkozó rendelkezéseivel, illetve a rendelkezésre álló pénzügyi fedezettel;
c) az ajánlatok pénzügyi számadatai helyességének matematikai módszerrel történő vizsgálatáért.
(10) A szakterület által a munkacsoport tagjának javasolt személyek, a szakterületet képviselve kizárólagosan felelnek azért, hogy a beszerzés tárgyaként és mennyiségeként közölt adatok, a műszaki leírásban meghatározottak a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szempontból helytállóak, a valóságnak megfelelnek.
(11) A JSZF vezetője által kijelölt személyeknek a szakterület által, valamint a bírálóbizottságnak közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelemmel rendelkező tagja által meghatározott műszaki tartalom, bírálati szempontrendszer, általános joggyakorlat során alkalmazott szerződéses feltételek vonatkozásában a Kbt. és a közbeszerzési eljárásra vonatkozó egyéb jogszabályok betartása érdekében írásbeli figyelmeztetési kötelezettsége van a munkacsoport irányában, amennyiben ezen feltételek jogellenessége megállapítható, és arról tudomást szerez. A JSZF vezetője által kijelölt személyek szakmai kompetenciához képest speciális – különösen műszaki, gazdasági, jogi, piaci – szakértelmet, szaktudást igénylő kérdések tekintetében figyelmeztetési kötelezettséggel nem tartoznak, annak megítélése a bírálóbizottság, illetőleg a munkacsoport közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelemmel rendelkező tagjának a feladata.
(12) Egyéb, az ajánlatkérő személyi állományába nem tartozó, külső közreműködő felelős
a) az összeférhetetlenségre és titoktartásra vonatkozó szabályok betartásáért;
b) megbízásának, illetve felkérésének megfelelően, az abban foglalt felelősségi rendelkezések szerint a közbeszerzési eljárás előkészítésében és lefolytatásában történő részvételért.
A közbeszerzési eljárások belső ellenőrzési rendje
43. § A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos belső ellenőrzési feladatok végzése során a hatályos jogszabályokban meghatározott, a közbeszerzési eljárások ellenőrzésére vonatkozó előírások, valamint a Minisztérium vonatkozó belső normáiban foglaltak szerint kell eljárni.
A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje
44. § (1) A közbeszerzési eljárásokat azok megindításától a jogorvoslati eljárás jogerős lezárásáig, illetőleg a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítéséig terjedően írásban vagy a közbeszerzési eljárás elektronikus lefolytatása esetén külön jogszabály szerint elektronikusan dokumentálni kell.
(2) A közbeszerzési eljárással összefüggő valamennyi iratot és dokumentumot – a Kbt. előírásai alapján – a Minisztérium iratkelezési szabályzata szerint kell kezelni és őrizni.
(3) A közbeszerzési eljárás előkészítésének iratanyagát a közbeszerzési eljárás kezdeményezésével bezárólag a szakterület köteles megőrizni.
(4) A közbeszerzési eljárás előkészítésének és lebonyolításának iratanyagát – a közbeszerzési eljárás kezdeményezésétől az eljárás eredményéről szóló tájékoztató megjelenéséig, illetve a jogorvoslati eljárás jogerős lezárásáig – a JSZF köteles megőrizni.
(5) A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés szakmai teljesítésével összefüggő iratanyagot a szakterület, a pénzügyi teljesítéssel összefüggő iratanyagot a pénzügyi kifizetést teljesítő főosztály köteles megőrizni.
Záró rendelkezések
45. § Az utasítás végrehajtásához szükséges formanyomtatványokat és tájékoztatókat a gazdasági vezető a Minisztérium intranet hálózatán közzéteszi.
46. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő nyolcadik napon lép hatályba.
(2)5
A II. Fejezet címe a 9/2025. (XI. 6.) IM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.
A 4. § (3) bekezdése a 9/2025. (XI. 6.) IM utasítás 3. § a) pontja szerint módosított szöveg.
A 6/A. §-t a 9/2025. (XI. 6.) IM utasítás 2. §-a iktatta be.
A 42. § (5) bekezdés k) pontja a 9/2025. (XI. 6.) IM utasítás 3. § b) pontja szerint módosított szöveg.
A 46. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás