6/2016. (IV. 25.) BM utasítás

1. § (1) A Belügyminisztérium Beszerzési Szabályzata (a továbbiakban: szabályzat) személyi hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: BM) – a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 15/2014. (IX. 5.) BM utasítás (a továbbiakban: SzMSz) szerinti – hivatali egységeire terjed ki.

(2) A szabályzat tárgyi hatálya a BM Igazgatás, a BM fejezeti kezelésű előirányzatai, valamint az európai uniós forrásból megvalósuló beszerzésekre terjed ki, amelyek esetében a szerződés jogosultjává a BM válik, ezeken belül:

(3) A szabályzatot a Kbt.-vel és a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó jogszabályokkal együtt kell alkalmazni, figyelemmel az Európai Unió intézményeinek közbeszerzési tárgyú rendeleteire, irányelveire, közleményeire, a Közbeszerzési Hatóság útmutatóira, ajánlásaira és tájékoztatóira, a Közbeszerzési Döntőbizottság összkollégiumi állásfoglalásaira, valamint európai uniós forrásból megvalósuló beszerzések esetén a támogatásra vonatkozó egyedi szabályokra, útmutatókra.

2. § A BM-ben nincs külön a közbeszerzéssel kapcsolatos feladatok ellátására állandó jelleggel működő, az SzMSz szerinti önálló szervezeti egység, a közbeszerzési eljárásokban részt vevők eseti jelleggel kapnak megbízást a feladatok ellátására.

3. § A szabályzat alkalmazásában:

4. § (1) A Kbt. 42. § (1) bekezdése szerinti éves összesített közbeszerzési terv (a továbbiakban: közbeszerzési terv) elkészítéséhez a Kezdeményező tárgyév március 15-ig

(2) A közbeszerzési tervet a PEF felterjesztése alapján, a gazdasági helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár az 1. melléklet szerinti formanyomtatványon hagyja jóvá.

(3) A közbeszerzési terv öt évig történő megőrzéséről a PEF gondoskodik.

5. § A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás is lefolytatható, ha a közbeszerzési igény előre nem látható okból vagy egyéb változás miatt merült fel. Ez esetben Kezdeményező írásbeli indokolással együtt kezdeményezi a közbeszerzési terv módosítását a 4. §-ban foglalt eljárásrendnek megfelelően.

6. § Kezdeményező a közbeszerzési terv elkészítése előtt is indíthat közbeszerzési eljárást. A közbeszerzési terv összeállítása során ezen eljárásokat is szerepeltetni kell.

7. § (1) A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kkr.) hatálya alá tartozó kiemelt termékeket érintő közbeszerzések és beszerzések (a továbbiakban együtt: Kkr. szerinti beszerzés) vonatkozásában az Informatikai Főosztály elkészíti, és a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által működtetett központosított közbeszerzési portálon (a továbbiakban: KEF portál) rögzíti a Kkr. 17. § (2) és (3) bekezdése szerinti – a (2) bekezdés szerinti adatszolgáltatás alapján összesített – éves közbeszerzési tervet az ott meghatározott formában és határidőig, továbbá gondoskodik az azt érintő módosítások bejelentéséről.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott feladat végrehajtása érdekében a Kkr. szerinti beszerzésekről az érintett hivatali egység tárgyév április 30-ig – a Kkr.-ben meghatározott és a KEF portálon közzétett formában – adatot szolgáltat az Informatikai Főosztály számára, valamint a szükséges módosításokat haladéktalanul jelzi.

(3) Az Informatikai Főosztály – a központi beszerzési rendszerhez történő kapcsolódás érdekében – a Kkr. 16. § (1) bekezdése szerint bejelentkezik a KEF portálon, valamint ha szükséges, a KEF portálon az intézményi és felhasználói adatokban bekövetkezett változásokat öt munkanapon belül átvezeti, továbbá gondoskodik a Kkr. 16. § (3) bekezdése szerinti éves felülvizsgálat elvégzéséről.

8. § (1) Kezdeményező feladata:

(2) A KEF portálra való bejelentkezési jogosultság biztosításáról a Kezdeményező igénylésére az Informatikai Főosztály gondoskodik.

9. § (1)² A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet (a továbbiakban: NKoH rendelet) hatálya alá tartozó közbeszerzések és beszerzések (a továbbiakban együtt: NKoH rendelet szerinti beszerzések) tekintetében a Támogatás-koordinációs Főosztály (a továbbiakban: TKFO) elkészíti az NKoH rendelet 8. § (1) bekezdés a) pontja szerinti éves összesített beszerzési tervet és szponzorációs költségkeret tervet, valamint az NKoH rendelet 9. §-a szerinti negyedéves beszerzési tervet, az ott meghatározott formában és határidőig.

(2)³ A TKFO gondoskodik a negyedéves beszerzési terv, valamint – a gazdasági helyettes államtitkár egyetértését követően felterjesztett és a közigazgatási államtitkár által jóváhagyott – éves összesített beszerzési terv és szponzorációs költségkeret terv rögzítéséről, illetve ha szükséges, a módosítások átvezetéséről a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: Hivatal) által működtetett központosított közbeszerzési portálon (a továbbiakban: NKoH portál).

(3)⁴ A TKFO számára – az általa megküldött formában és tartalommal – az NKoH rendelet szerinti beszerzésekben érintett hivatali egység az NKoH rendelet

(4) Az NKoH rendelet szerinti beszerzések érdekében az NKoH portálon való bejelentkezés, valamint a szervezet adataiban történő változás átvezetése – a változás bekövetkezéstől számított 30 napon belül – a TKFO feladata.

10. §⁵ (1) Az NKoH rendelet szerinti beszerzések tekintetében a Kezdeményező feladata

(2) Az (1) bekezdés a) pontja szerinti feladatok megvalósítása érdekében Kezdeményező gondoskodik a TKFO által meghatározott formában és tartalommal a minden naptári negyedév utolsó napját megelőző 20. napig, rendkívüli sürgősséget igénylő közbeszerzés esetén haladéktalanul a TKFO részére történő adatszolgáltatásról.

(3) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti feladatok megvalósítása érdekében Kezdeményező gondoskodik a TKFO által meghatározott formában és tartalommal a közbeszerzés megkezdése előtt legalább 13 munkanappal a TKFO részére történő adatszolgáltatásról.

(4) Az (1) bekezdés c) pontja szerinti feladatok megvalósítása érdekében Kezdeményező gondoskodik a TKFO által meghatározott formában és tartalommal a dokumentumok aláírását, illetve előkészítését követő 2 munkanapon belül a TKFO részére történő adatszolgáltatásról.

11. § A közbeszerzési terv, illetve annak módosításának

12. § (1) A PEF a BM közbeszerzéseiről az MvM rendelet előírásainak megfelelően a tárgyévet követő év május 31-ig éves statisztikai összegzést készít. Kezdeményező az éves statisztikai összegzés elkészítéséhez szükséges adatokat a PEF részére a tárgyévet követő év április 15-ig megküldi.

(2) A statisztikai összegzés Kbt. 43. § (1) bekezdés g) pontja szerinti közzétételére való megküldéséről – a PEF kezdeményezése alapján – a Kommunikációs Főosztály gondoskodik.

13. § Az egyes beszerzésekre vonatkozóan Kezdeményező feladata az előzetes engedélyek beszerzése, bejelentések megtétele különös tekintettel az alábbiakra:

14. § Alapvető eljárásrendi szabályként – kivéve, ha a Kbt. másként rendelkezik –:

15. § Nemzeti eljárásrendben Kezdeményezőnek két lehetősége van az eljárás lebonyolítására:

16. § (1) Az összeállított közbeszerzési dokumentumok jóváhagyásra való felterjesztéséről a Kezdeményező gondoskodik.

(2) A közbeszerzési dokumentumok tartalmáért az elkészítésben részt vevők – az egyes dokumentumokon aláírásukkal igazolt – közreműködésük arányában, valamint a képviselt szakterület tekintetében felelnek.

17. § A közbeszerzési eljárás során a Kezdeményező feladata a Kbt. 37. §-a és 43. § (1) bekezdés b)–f) pontja szerinti dokumentumok közzététele.

18. § A közbeszerzéseket Kezdeményező indítja meg és folytatja le. Kezdeményező közvetlenül a beszerzési igény felmerülését követően az előkészítő bizottság összehívásáig javaslattétel céljából bevonhatja különösen a PEF-et, illetve a Peres Képviseleti és Szerződés-előkészítő Főosztályt (a továbbiakban: PKSzF) a beszerzési eljárás előkészítésébe, különösen az egybeszámítási szabályok alkalmazásába, a becsült érték, az alkalmazandó eljárásrend és az eljárás fajtájának meghatározásába, valamint a közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó egyéb közbeszerzési szakkérdések rendezésébe.

18/A. §¹² (1) Építési beruházás esetén a kivitelezésre vonatkozó közbeszerzési eljárás indítását megelőzően a beruházásnak a tervező által három hónapnál régebben készített költségvetését a Kezdeményező a tervezővel egyezteti az aktuális piaci-kereskedelmi árviszonyoknak való megfelelés és a beruházás pénzügyi fedezetének biztosítása érdekében.

(2) Az építési beruházás tervezésére vonatkozó közbeszerzési kiírásban és a tervezési szerződésben rögzíteni kell, hogy a tervező a tervezési szerződés teljesítésének időpontját követő 24 hónapban a BM indokolt igénye esetén egy alkalommal térítésmentesen felülvizsgálja és – szükség szerinti változtatással – ismételten megállapítja a beruházásnak a tervezési szerződés teljesítésekor általa a BM részére már átadott árazott költségvetését.

19. § Kezdeményező a közbeszerzési eljárásba annak előkészítésétől felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót, Szakértőt vonhat be, ha erre a forrás biztosított. Továbbá felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót von be a Kbt. 27. § (3) bekezdésében meghatározott esetekben. A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval kötendő szerződéskötésnél Kezdeményező figyelembe veszi az alábbiakat:

20. § A közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelmet biztosító BM szervezeti egység a Kezdeményezővel együttműködve a közbeszerzési eljárások megindítása előtt a becsült érték meghatározása céljából – a Kbt. 28. § (2) bekezdése szerinti – külön vizsgálatot végez annak érdekében, hogy az egyes közbeszerzések értékét a piaci viszonyok alapján reálisan tudja megbecsülni, melyet dokumentál.

21. § A becsült érték alapján Kezdeményező elvégzi az egybeszámítási vizsgálatot. Ennek során Kezdeményező figyelembe veszi a tárgyévi közbeszerzési tervet, a BM belső honlapján (Intranet) közzétett közbeszerzési értékhatár alatti, valamint a Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzések tervét (a továbbiakban: beszerzési terv) a 2. melléklet szerint és a PEF-től megkért kötelezettségvállalási nyilvántartási adatokat.

22. § A becsült érték és az egybeszámítási vizsgálat után Kezdeményező meghatározza az alkalmazandó eljárásrendet.

23. § A közbeszerzési eljárás kezdeményezéséhez

24. § (1) Kezdeményező

(2) Az előkészítő bizottság eljárási cselekményeit a Kezdeményező koordinálja. Az előkészítő bizottság elnökét a Kezdeményező delegálja.

25. § Kezdeményező felterjesztése alapján a Döntéshozó hagyja jóvá

26. § (1) Az ajánlatok felbontását az előkészítő bizottság vagy a bírálóbizottság tagja végzi.

(2) Az ajánlatok felbontásának technikai feltételeiről, így különösen a beléptetésről, a helyszín biztosításáról, a jelenléti ív és a jegyzőkönyvek elkészítéséről, azok megküldéséről Kezdeményező gondoskodik.

27. § (1) Bírálóbizottság létrehozása kötelező a Kbt. 27. § (4) bekezdésében foglaltak szerint.

(2) A bírálóbizottság tagja:

(3) A bírálóbizottság legalább három tagból álló testület. A bírálóbizottság tagjainak a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkezniük. Ezen szabály figyelembevétele mellett a Kezdeményező a BM szervezeti egységei részére megkeresést küld, amely alapján a BM szervezeti egységei tagokat delegálnak. A Kezdeményező írásbeli javaslatára a Döntéshozó dönt a bírálóbizottság tagjainak személyéről és számáról.

(4) A bírálóbizottságban biztosítani kell a BM többségét. A bírálóbizottság elnöke kizárólag a BM hivatali egységeinek munkatársa lehet.

(5) A bírálóbizottság elnökét és tagjait a Döntéshozó a Kezdeményező javaslatára írásban bízza meg. A megbízásban rögzíteni kell a bírálóbizottság tagjának nevét, az általa képviselt szakértelmet és a feladatát. Az elnök és a tagok feladataikat legjobb tudásuk szerint és jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan betartásával látják el.

(6) A bírálóbizottság tagja egyben az előkészítő bizottság tagja is lehet.

(7) Az elnök és a tagok megbízásával egyidejűleg őket akadályoztatásuk esetén helyettesítő póttagok is megbízásra kerülhetnek. Az elnök és a tagok akadályoztatásuk esetén azt haladéktalanul bejelentik Kezdeményező felé, Kezdeményező intézkedik a póttag kijelöléséről.

(8) Összeférhetetlenségi ok fennállása esetén a kiesett tag vagy elnök helyére a Kezdeményező javaslatára a Döntéshozó új tagot vagy elnököt bíz meg.

28. § Kezdeményező felhívja a bírálóbizottsági tagként, Döntéshozóként vagy javaslattételre jogosult személyként közreműködők figyelmét az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló törvényben foglaltak szerinti vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség teljesítésére.

29. § A bírálóbizottság határozatképtelen, ha tagjainak száma három alá csökken. Határozatképtelenség fennállásakor a bírálóbizottság elnöke, annak akadályoztatása esetén a Kezdeményező újabb bírálóbizottsági ülést hív össze.

30. § (1) A bírálóbizottság ülését – az ülés helyének és időpontjának megjelölésével – a bírálóbizottság elnöke hívja össze.

(2) A bírálóbizottság elnöke és tagjai 1-1 szavazati joggal rendelkeznek. A bírálóbizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén a bírálóbizottság elnökének szavazata dönt.

31. § (1) A bírálóbizottság munkájáról egy eredeti, aláírásokkal ellátott, a Kbt. 27. § (4) bekezdése szerinti jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezhetik – ha a bírálóbizottság elnöke vagy a bírálóbizottság tagja ezt kifejezetten kéri – a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.

(2) Az ajánlatok értékelése során a jegyzőkönyvnek részletes indokolást kell tartalmaznia a döntés megalapozottságát illetően.

(3) A jegyzőkönyv végén a bírálóbizottság – jegyzőkönyvbe foglalt értékelésével – javaslatot tesz a Döntéshozó részére, hogy mely ajánlattevőt javasolja az eljárás nyertesének, akivel javasolja a szerződés megkötését. A bírálóbizottság javaslatot tehet a második helyezett megnevezésére is.

(4) A bírálóbizottság javaslata alapján az ajánlatok érvénytelenségéről, az ajánlattevők kizárásáról, az érvényes ajánlatokról, az eljárás eredményességéről vagy annak eredménytelenségéről, az eljárás nyerteséről a döntést a Döntéshozó hozza meg.

32. § Az eljárás eredményét csak a Döntéshozó döntését követően lehet kihirdetni. Köztes döntés esetén a köztes döntésről szóló tájékoztatást csak a Döntéshozó döntését követően lehet megadni.

33. § (1) Az eredményes közbeszerzési eljárást követően a nyertes ajánlattevővel a szerződés aláírásának előkészítése és lebonyolítása Kezdeményező feladata.

(2) A szerződéskötés során a szerződés tartalmát tekintve különösen a Kbt., a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény és az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény szerződéskötésre vonatkozó rendelkezéseit, valamint a (3) bekezdésben foglaltakat figyelembe véve kell eljárni.

(3) A BM Igazgatás költségvetése terhére, valamint európai uniós forrásból megvalósuló projektek keretében kötendő szerződés megkötésével kapcsolatos eljárások során a Belügyminisztérium hivatali szervezetei kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési, valamint érvényesítési rendjéről szóló BM utasítás, a fejezeti kezelésű előirányzatok terhére kötendő szerződés esetén a fejezeti és központi kezelésű előirányzatok felhasználásának rendjéről szóló BM rendelet és utasítás alapján kell eljárni.

34. § A szerződés szerinti ellenszolgáltatás kifizetését követő 10 munkanapon belül a PEF adatot szolgáltat a kifizetés időpontjáról, valamint a kifizetett ellenszolgáltatás összegéről a Kezdeményező részére.

35. § A BM közbeszerzéseinek cselekményeit azok előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig – ide értve azon szerződéses kötelezettségek teljesítését is, amelyek a közbeszerzési eljárásban az értékelés során figyelembevételre kerültek, valamint minden, a szerződésben foglaltaktól eltérő teljesítést, annak okait és adott esetben a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítését is – dokumentálni kell. A dokumentumok kezelése, az abból történő adatszolgáltatás a BM Iratkezelési Szabályzatában meghatározottak szerint a Kezdeményező feladata.

36. § A közbeszerzési eljárások előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától vagy a szerződés teljesítésétől számított öt évig, európai uniós forrásból megvalósuló projektek esetében a támogatási szerződésben meghatározott időpontig kell megőrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezésétől számított öt évig kell megőrizni. A megőrzés a Kezdeményező feladata.

37. § A nyertes ajánlattevőként szerződő fél szerződésszegéséről a Kbt. 142. § (5) és (6) bekezdése szerinti bejelentést Kezdeményező teljesíti a Közbeszerzési Hatóság felé.

38. § (1) A KKr. szerinti beszerzéseket a Kezdeményező az Informatikai Főosztály közreműködésével bonyolítja le.

(2) Az NKoH rendelet szerinti beszerzéseket a Kezdeményező a TKFO közreműködésével bonyolítja le.

(3) A Kbell. Korm. rendelet 6. § (5) bekezdés szerinti adatszolgáltatást a határidőt megelőző 5 nappal Kezdeményező megküldi a PEF részére.

39. § (1) Minősített beszerzési eljárások a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) és b) pontja hatálya alá tartozó beszerzések.

(2) A minősített eljárásra – a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) pontja szerinti beszerzések kivételével – alkalmazni kell a Kbell. Korm. rendelet szabályait.

(3) Ahol e szabályzat rendelkezéseiben közbeszerzési eljárás szerepel, azon a minősített beszerzési eljárások esetében beszerzési eljárást kell érteni.

40. § (1) Ha a beszerzés a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) vagy b) pont hatálya alá tartozik, a minősített beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet által meghatározott eljárásrend szerint a Kezdeményező a rendészeti államtitkár útján szerzi be az Országgyűlés illetékes bizottságának engedélyét.

(2) Kezdeményező az (1) bekezdés szerinti engedély megszerzése érdekében készített kérelmet – annak megküldését megelőzően – legalább 3 napos véleményezési határidővel szakmai egyeztetés céljából megküldi a gazdasági helyettes államtitkár és a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkár számára.

41. § A minősített beszerzési eljárásokról – a Kbt. 9. § (1) bekezdés a) pontja szerinti beszerzések kivételével – Kezdeményező adatot szolgáltat a PEF részére minden év szeptember 15. napjáig. Az adatokat a PEF összesíti, és minden év szeptember 30. napjáig megküldi a Közbeszerzési Hatóság részére.

42. § (1) A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzést, kivéve a minősített beszerzést (ezen alcím tekintetében: beszerzés) a Kezdeményező folytatja le.

(2) A beszerzési eljárás során előkészítő bizottsági tagok, valamint bírálóbizottsági tagok kijelölése nem kötelező.

43. § A beszerzésnél a Kezdeményező árajánlatokat kérhet be. Ebben az esetben a kötelezettségvállalásra jogosult az árajánlatok alapján saját hatáskörében dönthet, hogy mely ajánlattevővel köt szerződést. Kezdeményező az európai uniós forrásból megvalósuló projektek és egyéb támogatási konstrukciók esetén a támogatási konstrukció szerinti vonatkozó jogszabályok, illetve egyéb szabályozók szerint jár el.

44. § A szerződés megkötése során a 33. § (3) bekezdésében foglaltakat figyelembe véve kell eljárni.

45. § (1) A beszerzés tervezéséhez Kezdeményező tárgyév március 15-ig – a BM éves jóváhagyott költségvetésében szereplő, valamint európai uniós forrás esetében a tervezett és a támogatási szerződésben szereplő (pénzügyi fedezettel rendelkező) beszerzésekre vonatkozóan – adatot szolgáltat a PEF részére, mely alapján a beszerzési tervet a PEF készíti el.

(2) A beszerzési terv BM belső honlapján (Intranet) történő közzététel kezdeményezéséről a PEF gondoskodik.

(3) A Kezdeményező a beszerzési terv elkészítése előtt is indíthat beszerzési eljárást, amelyet a beszerzési tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell. Ez esetben Kezdeményező – legkésőbb a beszerzési eljárás megindításával egyidejűleg – írásbeli indokolással együtt kezdeményezi a beszerzési terv módosítását az (1) bekezdésben foglalt eljárásrendnek megfelelően.

46. § A közbeszerzési és beszerzési eljárás jogszerűségéért valamennyi közreműködő az e szabályzatban, a vonatkozó jogszabályokban és közjogi szervezetszabályozó eszközökben, valamint belső dokumentumokban meghatározott hatáskörének és feladatának megfelelően, a közreműködés mértékéig felelős. Így felelős különösen a

47. § Az előkészítő és a bírálóbizottság tagja mentesül a felelősség alól, ha a jogsértő döntés ellen szavazott, és írásban indokolással ellátott ellenvéleményt nyilvánított, vagy távollétében született a jogsértő döntés.

48. § A BM közbeszerzéseinek belső ellenőrzését az éves ellenőrzési terv vagy a miniszter külön utasítása alapján az Ellenőrzési Főosztály végzi.

49. § (1) Ha az eljárásba felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó

(2) Jogorvoslat esetén Kezdeményező haladéktalanul intézkedik az eljárás dokumentumainak PKSzF-re történő megküldéséről.

50. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

51. §¹³