6/2016. (VII. 5.) SZTNH utasítás

1. § (1) A leltározási és leltárkészítési szabályzat kiterjed:

(2) A szabályzat célja, hogy rögzítse a leltározásra vonatkozó, valamint a könyvviteli mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére, tartalmára, hitelességére vonatkozó szabályokat. A szabályzatban foglaltak alkalmazásával biztosítható, hogy a könyvviteli mérleg a tényleges helyzetnek megfelelő valós képet mutassa a vagyoni, pénzügyi helyzetről. Továbbá segíti a mérlegben értékkel nem szereplő eszközök védelmét.

(3) A leltározás fogalma: a leltározás a Magyar Állam tulajdonát képező és a Hivatal kezelésébe vagy használatába adott eszközök (a továbbiakban együtt: Hivatal eszközei) és a birtokában lévő idegen eszközök állományának megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a könyvszerinti és a tényleges állomány közötti különbözet (hiányok és többletek) megállapítása és azok rendezése (elszámolása).

(4) A leltár fogalma: a leltár egy olyan részletes kimutatás, amely a Hivatal eszközeinek és forrásainak a valóságban meglévő állománymennyiségét és értékét – meghatározott időpontra vonatkoztatva – tartalmazza.

(5) A könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források december 31-i értékét minden évben leltárral kell alátámasztani. A mérleg teljessége érdekében szükséges, hogy a leltár maga is teljes legyen, azaz tételesen tartalmazza a Hivatal eszközeit és kötelezettségeit mennyiségben, illetve értékben.

(6) A mérlegvalódiság elvéből következően a leltárba nem lehet a Hivatal eszközeiként felvenni:

(7) A leltározás célja egyrészt az állami tulajdon védelme, az anyagilag felelős személyek elszámoltatása, másrészt a mérleg valódiságának biztosítása a helyes eszköz- és forrásállomány megállapításán keresztül.

(8) A leltár tartalmi követelményei:

(9) A teljesség követelménye értelmében a leltárnak a Hivatal valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, függetlenül attól, hogy azok a leltározás időpontjában a Hivatal területén vannak-e, vagy idegen helyen tárolják.

(10) A valódiság biztosítása céljából a leltárnak a valóságos helyzetet (a Hivatal eszközeinek a leltározáskor felvett tényleges mennyiségét és helyes értékét) kell tartalmaznia. Ennek megfelelően mindazon eszközöket, amelyeket méréssel, számlálással lehet számba venni, tényleges mennyiségi felvétellel kell leltározni. A tényleges felvétellel számba nem vehető eszközöket és forrásokat a hitelt érdemlő okmányokkal (bankkivonat, egyenlegigazoló levél stb.) egyeztetett analitikus nyilvántartások és főkönyvi számlák alapján kell leltározni.

(11) Az áttekinthetőség céljából a leltárnak a Hivatal eszközeit leltározási helyek szerinti, ezen belül fajta, típus, minőség és esetenként méret szerinti részletességgel kell tartalmaznia, hogy a helyes számbavétel és értékelés lehetősége biztosítva legyen.

2. § (1) A leltározási munka zavartalan, határidőre történő lebonyolítása érdekében a gazdasági főigazgató minden év május 31-ig intézkedik az adott évre vonatkozó leltározási ütemterv elkészítéséről és kiadásáról. Amennyiben a leltározás nem december 31-ei fordulónappal történik, biztosítani kell a leltározás időpontja és a december 31-e közötti változások bizonylatokkal történő alátámasztását.

(2) Az előkészítés magában foglalja a tárgyi eszközök vonalkódszámmal történő ellátását vagy a vonalkódszámok pótlását, a kölcsönbe és javításba adott, valamint kölcsönbe vett idegen eszközök fordulónapi állományának megállapításához szükséges szerződések, megrendelések, levelezések biztosítását.

(3) A leltározás megkezdése előtt – a tárgyi eszközök és készletek felvételét megelőzően – intézkedni kell a selejtezésről.

(4) A leltározási ütemterv összeállításának a célja a leltározásra kerülő eszközök, illetve a közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása, a feldolgozás folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítása érdekében. A leltározási ütemtervet a leltározás kezdetét megelőző legalább 15 munkanappal el kell készíteni, amit jelen utasítás alapján a Hivatal gazdasági főigazgatója ad ki. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell:

(4a)² Az 1. § (6) bekezdés c) pontja szerinti idegen tulajdont képező eszközök leltározására csak akkor kerül sor, ha a tárgyévre vonatkozóan elkészített leltározási ütemterv azt kifejezetten előírja.

(5) A leltározási ütemtervet a leltározást megelőző 15 napon belül meg kell küldeni:

(6) A leltározási ütemterv mintáját külön gazdasági vezetői utasítás tartalmazza azzal, hogy a mintában szereplő határidőktől a gazdasági főigazgató indokolt esetben az (1) bekezdés szerinti adott évre vonatkozó leltározási ütemtervben eltérhet.

3. § (1) A költségvetési beszámolóban bemutatott és leltárban szereplő adatok valódiságáért és megbízhatóságáért felelős:

(2) A gazdasági főigazgató feladatai:

(3) A Gazdálkodási Főosztály főosztályvezetőjének, főosztályvezető-helyettesének feladatai:

(4) A leltározást irányító személy feladatai:

(5) A leltárellenőr feladatai:

(6) A leltárfelelős feladatai:

(7) A leltározó feladatai:

4. § (1) A leltározás során a Hivatal az SAP gazdálkodási és pénzügyi integrált rendszer moduljaiból előállított bizonylatokat használja. A befektetett eszközök leltározásához szükséges bizonylatok nyomtatása az SAP rendszerből történik.

(2) A leltározás megkezdése előtt a Létesítménygazdálkodási Osztály szobánként és leltárszámtípusonként (E, I, S) kinyomtatja a leltárfelvételi íveket, amelyek a leltározók munkáját segítik.

(3) A vonalkód-leolvasás után a vonalkód-leolvasó berendezésből áttöltésre kerülnek az adatok az SAP rendszerbe. A „Leltárbetöltés” riport a fellelt eszközöket és az eszközök tényleges állapot szerinti helyét tartalmazza. Ez a nyomtatott lista a leltárfelvételi ív.

(4) Az áttöltés után az adatok kiértékelése az SAP rendszerben történik. Az SAP rendszerből kell kinyomtatni a „Leltárkiértékelés” listát, amely tartalmazza a nyilvántartási helyet, a fellelt helyet, a leltári számot, az eszközszámot, az eszköz megnevezését, a fellelt darabot, a többletet, a hiányt, a bruttó és a nettó értéket az adott tárgyi eszközre vonatkozólag.

(5) A leltárfelvétel után körzetenként jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a leltárfelvevő és a leltárellenőr ír alá.

(6) A készletek leltározásához szükséges leltárfelvételi íveket is az SAP rendszerből kell kinyomtatni.

(7) A mennyiségi felvétellel történő leltározás során alkalmazott leltárfelvételi ívek minden esetben szigorú számadású bizonylatnak minősülnek. A bizonylatokon az adatokat csak elektronikusan szabad felvenni, és a kinyomtatott bizonylatokat kék vagy lila színű tintával vagy golyóstollal szabad aláírni. A leltárív minden lapját a leltárbizottság minden tagjának alá kell írni.

(8) A bizonylatokon csak szabályos javítások eszközölhetők, amely szerint az eredeti bejegyzést (szám vagy szöveg) egyszerű áthúzással szabad csak megsemmisíteni, hogy a rontott tétel továbbra is olvasható maradjon. A helyes szöveget vagy számot a rontott tétel fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell, feltüntetve a helyesbítés időpontját, valamint a helyesbítést végző dolgozó aláírását (kézjegyét).

(9) Amennyiben a leltározás során valamely leltári nyomtatvány eltűnik vagy megsemmisül, annak körülményeiről külön jegyzőkönyvet kell felvenni.

(10) A leltározást végzőknek a leltározás befejezése után az általuk végzett leltározásról – és annak észrevételeiről – „Leltározási záró jegyzőkönyvet” kell készíteniük. A jegyzőkönyveket a leltározást vezetők és a leltárellenőr írják alá.

5. § (1) A leltározás mennyiségi felvétellel és egyeztetéssel történhet. A mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást, mérést jelent, a nyilvántartásoktól függetlenül. A Hivatalnál a tárgyi eszközök leltározásának lebonyolítása a vonalkód-leolvasó berendezés használatával történik, és az eszközön lévő, leolvasott azonosítószám kerül a leltáríveken rögzítésre. A leolvasást körültekintően kell végezni, csak az E, I és S karakterekkel kezdődő vonalkódot szabad leolvasni.

(2) A leltározás ideje alatt az érintett vagyonrészekben az eszközök mozgatása szigorúan tilos!

(3) Amennyiben egy eszközt a nyilvántartásban szereplő helyiségtől eltérő helyiségben (szobában) lelt fel a leltározó, az eszközkönyvelő a valóságnak megfelelően átmozgatja az SAP rendszerben.

(4) Ha tévesen történt a felvétel, azt csak a leltárfelvevő javíthatja ki, a leltárellenőr jelenlétében. Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha pótlólag kell valamely eszközt felvenni, mert az kimaradt a leltárfelvételnél.

(5) Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy az analitikus nyilvántartásoknak előre kinyomtatott mennyiségét is tartalmazó leltárívekkel, a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal (bankkivonat, egyeztető levelek, számlák) való egybevetését, összehasonlítását jelenti.

(6) Az eszközcsoportok kezelőinek (leltárfelelős) év közbeni munkakörváltozása, Hivatalból való kilépése esetén mindenkor szabályszerű leltár mellett kell a munkakörátadásokat végrehajtani. A leltárfelvételhez az éves leltározáshoz alkalmazott nyomtatványokat kell használni, és a leltárt három példányban kell elkészíteni.

(7) Minden leltárfelvétel a kezelt eszközcsoport teljes körére, az átadásra kerülő munkakört betöltő dolgozó kezelésébe adott értékek egészére vonatkozik.

(8) Az anyagi értékek kezelésével együtt járó munkakörök átadását az illetékes vezető köteles 14 nappal korábban kezdeményezni a gazdasági főigazgatónál, egyben köteles megjelölni az új felelős dolgozót (átvevő). Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell felvenni.

(9) Soron kívül leltározást kell végezni abban az esetben is, ha a Hivatal eszközállományában elháríthatatlan esemény (tűz, víz stb.) vagy bűncselekmény kárt okozott. Ilyen esetekben a leltározást csak azokra a helyiségekre kell kiterjeszteni, ahol az eszközállományt károsodás érte.

6. § (1) Az immateriális javakat kétévente kell leltározni. A vagyoni értékű jogokat a vagyonnyilvántartás által vezetett nyilvántartás alapján és helyén kell ellenőrizni egyeztetéssel. A vagyoni értékű jogokat a Létesítménygazdálkodási Osztály leltározza. A szellemi termékek – szoftver – esetében a leltározást az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály végzi, a leltározott terméket a rendszerfelelősnél és az üzemeltetőnél kell tételesen ellenőrizni az erre a célra alkalmas számítógépes program támogatásával. A vagyoni értékű jogok, szellemi termékek leltári számát a vonalkód-leolvasó berendezésben rögzíteni kell.

(2) Az ingatlanokat és kapcsolódó vagyoni értékű jogokat, a beszerzésükkor annak minősített épülettartozékokat kétévenként kell leltározni, a leltárfelvételt a Létesítménygazdálkodási Osztály végzi. Az ingatlanok leltározása során kétévente gondoskodni kell a könyvviteli nyilvántartások adatainak a földhivatallal, valamint a kataszteri nyilvántartásokkal való egyeztetéséről, és ennek érdekében be kell szerezni a vagyonkezelt ingatlanok földhivatali tulajdoni lap másolatát (szemléjét), valamint az állami vagyonnyilvántartás kataszteri kivonatát.

(3) Az informatikai eszközök leltározását kétévente, mennyiségi felvétellel kell elvégezni. A leltárfelvételt az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály és a Létesítménygazdálkodási Osztály közösen végzi.

(4) Gépek, berendezések, felszerelések leltározását kétévente, mennyiségi felvétellel kell elvégezni. A leltárfelvételt a Létesítménygazdálkodási Osztály végzi.

(5) A közúti gépjárművek és tartozékaik tényleges állományát kétévente kell leltározni. A leltárfelvétel napján a gépjárművet használó nyilatkozni köteles, hogy a gépjármű sérülésmentes, és valamennyi, a KRESZ által előírt tartozékkal rendelkezik. A leltárfelvételt a Létesítménygazdálkodási Osztály végzi.

(6) A személyre szólóan átvett nagyértékű és kisértékű tárgyi eszközök leltározása az SAP rendszerben lévő személyenkénti nyilvántartás alapján történik oly módon, hogy a lapon a használó aláírással nyilatkozik az eszközök meglétéről. Legalább minden második évben a használó személy köteles bemutatni az általa használt eszközöket a tényleges leltározáshoz, amelynek tényét írásban is rögzíteni kell. A személyi használatra kiadott eszközök leltári számát a vonalkód-leolvasó berendezésben rögzíteni kell.

(7) Az üzemeltetésre átadott vagyoni értékű jogok, szellemi termékek, gépek, berendezések, felszerelések számbavétele minden évben, december 31-i fordulónappal történik a kihelyezés helyszínén. A számbavétel tényét az átvevővel igazoltatni kell. A leltárfelvételt számítástechnikai eszköz és szellemi termék – szoftver – esetében az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály végzi. Egyéb üzemeltetésre átadott eszközök leltárfelvételét a Létesítménygazdálkodási Osztály végzi.

(8) A javításra átadott eszközöket is szerepeltetni kell a leltárban, a javítást végző átvételi igazolása alapján. A leltárfelvételt számítástechnikai eszköz esetében az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály végzi. Egyéb javításra átadott eszközök leltárfelvételét a Létesítménygazdálkodási Osztály végzi.

(9) A raktárban tárolt készleteket évente – december 31-i fordulónappal – mennyiségi felvétellel kell leltározni. A leltározás során megállapított tényleges készletmennyiségeket az SAP rendszerből előnyomtatott leltáríven kell rögzíteni. Az egyéb szakmai anyagok (számítástechnikai segédanyagok stb.), sokszorosítási, nyomtatási és egyéb segédanyagok leltározását az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály, az irodaszer, irodai papír, nyomtatványok, érmék, leltározását a Létesítménygazdálkodási Osztály, a késztermékek leltározását az Ügyfélszolgálat végzi.

(10) A könyvviteli mérlegben értékkel nem szereplő eszközök és készletek: a csak mennyiségben nyilvántartott tárgyi eszközök és készletek leltározását kétévente mennyiségi felvétellel kell elvégeznie a Létesítménygazdálkodási Osztálynak. A leltározás a helyiségleltárak felvételével egy időben az SAP rendszerből előállított nyomtatványok használatával történik.

(11) Követelések: más szervekkel (költségvetési, gazdálkodó szervezetek, magánszemélyek) szembeni követelésekről december 31-i fordulónappal olyan egyeztetésen alapuló kimutatást kell készítenie a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak, mely a követeléseket tételesen szerepelteti. A munkatársaknak (kormánytisztviselőknek, munkavállalóknak) a munkáltatóval szembeni tartozásait (előlegek, kártérítések stb.) az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi számlák alapján kell egyeztetni, december 31-i fordulónappal. A tartozásokról jogcímenkénti, név szerinti tételes kimutatást kell készíteni.

(12) A házipénztár állományát az év utolsó munkanapján tényleges számlálással, címletenként kell számba vennie a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak. Ezzel egy időben leltározni kell az ott őrzött értékcikkeket is. A leltározásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A bankszámlákon levő pénzeszközök leltározását a december 31-i bankkivonatokkal való egyeztetéssel kell elvégezni.

(13) A Humánpolitikai Önálló Osztály leltározza fel minden év december 31-ei állapottal az addig ki nem osztott utalványokat (étkezési, iskolakezdési, egyéb utalványok) és a BKK bérleteket. A leltározott értékcikkeket sorszám szerint érték, illetve ilyen típusú nyilvántartás esetén címletek szerint kell leltározni.

7. § A könnyviteli mérlegben szereplő forrásokat – december 31-ei fordulónappal – a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, illetve a főkönyvi könyvelés okmányaival való egyeztetésével évente kell leltároznia a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak.

8. § (1) A leltározás a mérlegvalódiság biztosításának, a tulajdon védelmének fontos eszköze, ezért a leltározás ellenőrzése – az előkészítéstől a leltár kiértékeléséig – a kijelölt leltárellenőrök feladata.

(2) A leltározási körzetek meghatározásával egyidejűleg az egyes csoportok leltárellenőreinek és a leltár főellenőr felhatalmazása a gazdasági főigazgató által adott megbízással történik. Az ellenőrök megbízatásuk ideje alatt szakmailag a leltár főellenőr közvetlen irányítása szerint járnak el.

(3) Az ellenőrzést végzők feladatai:

(4) Az ellenőrzés megtörténtének tényét, időpontját – akár valamely részletre, akár összefoglaló ellenőrzési munkára vonatkozik – az ellenőrzést végzőnek olvasható aláírással kell igazolni a leltárbizonylatokon.

(5) Az ellenőrök a leltárfelvétel befejezése után felvett jegyzőkönyv szabályos elkészítését is ellenőrzik, és aláírásukkal látják el.

(6) Az ellenőrzésekről a leltárbizottság vezetője és ellenőre által készített jegyzőkönyvek alapján a leltár főellenőr összefoglaló jegyzőkönyvet köteles készíteni a gazdasági főigazgató részére.

9. § (1) A leltárkülönbözetek rendezése: a leltározott eszközök állományát össze kell hasonlítani az analitikus nyilvántartás és a főkönyv adataival. Az egybevetés után ki kell mutatni az esetleges leltáreltéréseket. A leltárkülönbözeteket értékelni, minősíteni kell, ki kell vizsgálni az eltérések okát. Amennyiben az eltérés oka adminisztrációs hiba, akkor vagy a könyvszerinti vagy a leltári adatot helyesbíteni kell. Ezek kiszűrése után maradnak az ismeretlen okból keletkezett leltárhiányok és -többletek.

(2) A leltárhiányokat a leltárfelvétel befejezését követő 30 napon belül írásban az érintettekkel közölni kell, és írásbeli igazoló jelentést kell kérni a közléstől – illetve annak kézhezvételétől – számított 10 napon belül.

(3) A leltárhiányért való felelősség: a Hivatal dolgozói az általuk kizárólagos használatra átvett eszközökért, a pénztáros az általa kezelt pénz- és egyéb értékcikkben, a HÖO értékcikkeket kezelő munkatársa az általa kezelt értékcikkekben bekövetkezett hiányért, illetve a raktáros az általa egyedül kezelt raktári készletben bekövetkezett hiányért teljes anyagi felelősséggel tartozik.

(4) Amennyiben a megőrzésre átadott tárgyakban a hiány többek együttes károkozásával következik be, az okozott kárért a hatályos munkajogi szabályok szerint felelnek.

(5) Személyi felelősség megállapítása után – a gazdasági főigazgató javaslata alapján – a felelősségre vonás módjáról a Hivatal elnöke dönt.

10. § A leltározás lezárását követően a leltárhoz kapcsolódó valamennyi bizonylatot irattározni kell, és azokat legalább a számviteli bizonylatok kötelező őrzési idejéig meg kell őrizni.

11. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit 2016. május 2-ától kezdődően kell alkalmazni.

(3)³

(4) Felhatalmazást kap a gazdasági főigazgató, hogy a leltározás során használt nyilatkozat és egyéb okiratok mintáit gazdasági vezetői utasításban tegye közzé.

(5) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról a Gazdálkodási Főosztály vezetője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább háromévente el kell végezni, annak eredményétől függően – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.