10/2017. (IX. 29.) FM utasítás

1. § (1) A Földművelésügyi Minisztérium közbeszerzési és beszerzési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapelvei és rendelkezései, valamint a vonatkozó jogszabályok keretében, azok végrehajtása érdekében a Kbt. 27. § (1) bekezdésének megfelelően meghatározza

(2) A Szabályzat tárgyi hatálya alá tartoznak:

2. § E Szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni.

3. § (1) A Minisztérium a Kbt. és annak végrehajtási jogszabályaival kapcsolatos feladatait – a földművelésügyi miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányításával, a közigazgatási államtitkár felügyelete mellett – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály, valamint a szakfőosztályok útján látja el.

(2) A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót kell megbízni. A Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatásával elsősorban tartós megbízási jogviszonyban álló társaságot kell megbízni. A közigazgatási államtitkár jóváhagyásával, a beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály vezetőjének döntése alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásával más olyan személy vagy szervezet is megbízható, aki felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadónak minősül, vagy amely e feladatát felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadónak minősülő természetes személy tagja vagy munkavállalója útján látja el.

(3) A közbeszerzési eljárások szakmai előkészítését a Minisztérium beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztálya a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó közreműködésével végzi.

(4) A Közbeszerzési Döntőbizottság előtt zajló jogorvoslati eljárásokban, valamint a döntőbizottsági határozat bírósági felülvizsgálata iránti eljárásban a jogi képviseletet a Minisztérium kormányzati szolgálati jogviszonyban álló jogtanácsosa vagy – államtitkári, kabinetfőnöki vagy helyettes államtitkári döntés alapján – külső jogi képviselő látja el.

(5) Ha jogszabály valamely feladatot az ajánlatkérőre előír, akkor azt a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály vezetőjének előzetes beleegyezésével köteles ellátni.

4. § A Szabályzat alkalmazásában:

5. § (1) A szakfőosztály a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzéseit önállóan, saját hatáskörben, a vonatkozó jogszabályok és a Minisztérium utasításai alapján intézi.

(2) A szakfőosztály önállóan – szükség esetén a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, illetve az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály bevonásával – dönt arról, hogy a tervezett beszerzés a Kbt. hatálya alá tartozik-e.

(3) A szakfőosztály árajánlatokat kér be abban az esetben is, ha a beszerzés nem tartozik a Kbt. hatálya alá. Ha a beszerzés tárgya lehetővé teszi, a szerződést kötő másik fél kiválasztása három árajánlat bekérése alapján történik, kivéve ha a szerződés megkötésére a Kbt. 31–32. §-a szerinti központosított közbeszerzés keretében vagy a Kbt. 105. § (1) vagy (2) bekezdése szerinti keretmegállapodás alapján kerül sor, valamint ha európai uniós forrásból finanszírozott pályázat vagy projekt pályázati útmutatója a Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzésekre eltérő szabályokat állapít meg.

(4) Három árajánlat bekérése esetén a szakfőosztály szerződéskötésre jogosult vezetője saját hatáskörben dönt arról, hogy az előre meghatározott szempontok alapján mely ajánlattevővel köt szerződést. A lebonyolításért és a szerződéskötésért a szakfőosztály szerződéskötésre jogosult vezetője felelős.

(5) A szakfőosztály a nettó egymillió forintot elérő vagy azt meghaladó, de a nemzeti közbeszerzési értékhatárokat el nem érő értékű beszerzései során köteles figyelemmel lenni – a közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatos szabályokról szóló 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendeletnek [a továbbiakban: 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendelet] megfelelően – arra, hogy az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplőket lehetőség szerint az ajánlatkérő székhelye (telephelye) vagy a szerződés tárgyát képező szolgáltatás, árubeszerzés vagy építési beruházás teljesítésének helye szerinti mikro-, kis- vagy középvállalkozások közül válassza ki, illetve, hogy az egyes beszerzések esetében ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplők személyét lehetőség szerint változtassa.

(6) A Kbt. 19. § (2) és (3) bekezdése szerint számítva a nettó 50 millió forint értéket elérő azon szerződések esetében, amelyek megkötésére nem közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, a szerződés megkötését, illetve módosítását a szakfőosztály az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály útján kezdeményezi a Miniszterelnökségnél. A szakfőosztály a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet] 7. melléklete szerinti, a nem közbeszerzési eljárás keretében megkötendő vagy módosítandó, nettó 50 millió forintot elérő értékű szerződésekre vonatkozó előterjesztést, a szerződéstervezetet, a szerződéskötés szükségességének indokát, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot elektronikus úton megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbeszeljaras@fm.gov.hu e-mail-címre.

(7) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály további adatokat, illetve a nem egyértelmű adatok tisztázását kérheti, ezt követően a beérkezett dokumentumokat továbbítja a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részére, aki azt előterjeszti a Miniszterelnökség részére.

(8) A Miniszterelnökség hozzájárulása iránti eljárás során a Miniszterelnökséggel a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó tartja a kapcsolatot.

(9) A (6) bekezdés szerinti szerződés a Miniszterelnökség hozzájárulása hiányában nem köthető meg, illetve nem módosítható, kivéve a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 16. § (3) bekezdésében foglalt esetet.

(10) Minden szakfőosztály a nettó egymillió forintot elérő vagy meghaladó, de a Kbt. 15. § (1) bekezdés b) pontja szerinti nemzeti értékhatárokat el nem érő értékű beszerzéseiről negyedévente, a tárgyi negyedév utolsó napja szerinti állapotra vonatkozóan, a fordulónapot követő 5 munkanapon belül elektronikus úton adatszolgáltatást teljesít az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbeszeljaras@fm.gov.hu e-mail-címre a 10. melléklet szerinti adatlap megküldésével.

6. § (1) A közbeszerzési eljárások cselekményeinek dokumentálása és a keletkezett iratok eredeti példányainak őrzése a szakfőosztály feladata.

(2) A közbeszerzési eljárások során készült valamennyi irat dokumentálása a Minisztérium iratkezelési szabályzata szerint történik.

7. § (1) Az éves összesített közbeszerzési terv elkészítéséhez a beszerzésekben érintett szakfőosztály vezetője az adott évre tervezett és az adott évben megkezdett beszerzésekre – ideértve a központosított közbeszerzés útján beszerezni kívánt árukra, szolgáltatásokra, beruházásokra is – vonatkozó adatokat minden év február 28-ig elektronikus úton szolgáltatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbesze ljaras@fm.gov.hu e-mail-címre.

(2) A szakfőosztály vezetője az 1. melléklet szerinti adatlap kitöltésével és megküldésével teljesíti az adatszolgáltatási kötelezettségét.

(3) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a szakfőosztályok vezetőinek adatszolgáltatása alapján elkészíti az éves összesített közbeszerzési terv tervezetét, amelyet vezetőjének egyetértésével terjeszt fel a közigazgatási államtitkár részére. A közbeszerzési terv tervezetét felülvizsgálat előtt a Gazdálkodási Főosztály részére be kell mutatni. Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referense a tervben az annak elkészítése előtt indított közbeszerzési eljárásokat is megfelelően dokumentálja.

(4) A közigazgatási államtitkár az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály által felterjesztett terv alapján javaslatot tesz az összesített közbeszerzési terv elfogadására, és jóváhagyásra továbbítja azt a miniszter részére.

(5) A közbeszerzési terv nyilvános, melyet jóváhagyását követően – a Sajtóiroda közreműködésével – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közzétesz a Minisztérium honlapján.

(6) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály minden év március 31. napjáig köteles a Közbeszerzési Hatóságnak, a Miniszterelnökségnek, valamint – a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 4. §-ára tekintettel – az e-közigazgatásért felelős miniszternek is megküldeni a Minisztérium éves közbeszerzési tervét, továbbá – a közbeszerzési terv módosításáról hozott döntést követően legkésőbb 3 munkanapon belül – tájékoztatást adni annak módosításáról, valamint a módosítás indokairól.

(7) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervét a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet] alapján tárgyév május 15. napjáig a központi beszerző szervezet központosított közbeszerzési portálján is elektronikusan rögzíti.

(8) A Sajtóiroda – a Nemzeti Kommunikációs Hivatal által meghatározott útmutató alapján – a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet] 1. mellékletében meghatározott kommunikációs szolgáltatásokra vonatkozóan az éves összesített beszerzési tervet és szponzorációs költségkerettervet a tárgyévet megelőző év december 15. napjáig, a negyedéves beszerzési tervet a tárgyi negyedévet megelőző hónap 15. napjáig megküldi a Nemzeti Kommunikációs Hivatal Központosított Közbeszerzési Portálján keresztül a Nemzeti Kommunikációs Hivatal részére.

8. § (1) A közbeszerzési terv módosítását a szakfőosztály vezetője kezdeményezi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálynál, ha előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb, a tervben szükséges változtatás esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell.

(2) A közbeszerzési terv módosítására irányuló kezdeményezésben meg kell határozni a 2. mellékletben szereplő adatokat, és fel kell tüntetni a közbeszerzési terv módosításának indokát.

(3) A közbeszerzési terv módosítását a Minisztérium érintett szakfőosztályának vezetője az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályhoz benyújtott írásos indokolást tartalmazó 2. melléklet szerinti kérelemben kezdeményezheti.

(4) A közigazgatási államtitkár az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály által felterjesztett tervmódosítás alapján javaslatot tesz a módosított összesített közbeszerzési terv elfogadására, és jóváhagyásra továbbítja azt a miniszter részére. A módosításról hozott döntést a közbeszerzési referens vezeti át a Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervén.

9. § Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a Minisztérium éves beszerzéseiről – ideértve a központosított közbeszerzéseket is – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval közreműködve éves statisztikai összegezést készít, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküld a Közbeszerzési Hatóság részére.

10. § (1) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közbeszerzési tervet, illetve a módosított közbeszerzési tervet a miniszter hagyja jóvá.

(2) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közigazgatási államtitkár

(3) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a döntéshozó a következő feladatokat látja el:

11. § A szakfőosztály feladata:

12. § (1) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a közbeszerzési eljárásokat koordináló, ellenőrző szervezeti egység, amely felelős a Minisztérium közbeszerzési tevékenységének szabályozásáért, figyelemmel kíséréséért, a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos felmérések, jelentések elkészítéséért, az ágazat hatáskörében meghirdetett közbeszerzési eljárások általános felügyeletéért, az éves közbeszerzési terv elkészítéséért, a Minisztérium közbeszerzési eljárásainak koordinálásáért. A közbeszerzési terv elkészítése, annak módosítása, valamint a közbeszerzési eljárások indítása és lebonyolítása során belső koordinációs, ellenőrzési és dokumentálási feladatokat végez.

(2) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály feladata:

(3) Ha a közbeszerzés tárgya szerint az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály rendelkezik hatáskörrel a közbeszerzési eljárás lefolytatására, akkor ellátja az e Szabályzatban meghatározott szakfőosztályi feladatokat is.

(4) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referensének feladata:

(5) A Gazdálkodási Főosztály feladata:

13. § (1) A Sajtóiroda feladata:

(2) Az Ellenőrzési Főosztály feladata a lezárult közbeszerzési eljárások ellenőrzése a jóváhagyott kockázatelemzésen alapuló éves ellenőrzési terv alapján.

(3) A Minisztériumhoz benyújtott beadványokat érkeztető szervezeti egység feladata a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratok érkeztetése és címzettekhez való továbbítása.

(4) Az Irattár feladata az ajánlatkérő szervezeti egység által összeállított, a közbeszerzési eljárások során keletkezett iratok kezelése a Kbt. 46. § (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően.

(5) A közbeszerzési eljárásban nem érintett szervezeti egység vezetőjének feladata – megkeresés esetén – a Bírálóbizottság tagjának kijelölése.

14. § (1) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a Minisztériummal kötött megbízási szerződésben vagy egyéb megállapodásban foglaltak szerint a következő feladatokat látja el:

(2) A közbeszerzési eljárások teljes körű lebonyolítása – különösen – az alábbi feladatokat foglalja magában:

(3) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a közbeszerzési eljárás megindítása előtt a szakfőosztály vezetőjének utasítására ütemtervet készít.

(4) Ha e Szabályzat eltérően nem rendelkezik, az eljárásban bármilyen dokumentum megküldése előtt és eljárási cselekményt megelőzően a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó elektronikus úton köteles a szakfőosztály előzetes jóváhagyását kérni.

(5) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó felelősségének terjedelmét, az elvégzett eljárási cselekményeivel kapcsolatos helytállási követelményeket, valamint a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó ezen Szabályzat értelmében ellátandó feladatait a Minisztériummal kötött megbízási szerződés vagy egyéb megállapodás rendezi.

15. § (1) A Bírálóbizottság feladata az írásbeli szakvélemény és döntési javaslat elkészítése a döntéshozó részére a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó javaslata alapján, amely javaslat azonban a Bírálóbizottság tagjait nem köti.

(2) A Bírálóbizottság tagja és elnöke az ajánlatok elbírálása során, indokolással ellátott bírálati lapot készítenek, amely a bírálóbizottsági ülés jegyzőkönyvének mellékletét képezi.

(3) A Bírálóbizottság elnökének döntése esetén az eljárás megindítását megelőzően bírálóbizottsági ülés tartható, ahol a Bírálóbizottság dönt a közbeszerzési dokumentumok szövegének jóváhagyásáról.

16. § (1) A közbeszerzési eljárások előkészítése és lefolytatása során a közbeszerzésben közreműködő a közreműködés mértékéig felelős.

(2) A Bírálóbizottság elnöke felel a bizottsági ülések menetének és rendjének megtartásáért.

(3) A döntéshozót a közbeszerzési eljárások során döntéshozói minőségében, a meghozott döntés Kbt. szerinti megalapozottságáért akkor és annyiban terheli személyes felelősség, amennyiben a Bírálóbizottság javaslataitól eltér.

17. § (1) A Minisztériumnál eseti, eljárásonként kialakított összetételű bírálóbizottságok működnek.

(2) A Bírálóbizottság legalább három tagból álló testület.

(3) A Bírálóbizottságot úgy kell összeállítani, hogy abban a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi ismeretekkel és megfelelő képzettséggel rendelkező személyek legyenek.

(4) A Bírálóbizottság elnöke, illetve helyettese a szakfőosztály vezetője által javasolt, a beszerzés tárgyára tekintettel, hatáskörrel rendelkező osztály munkatársa. A Bírálóbizottság elnökének helyettese az elnök akadályoztatása esetén annak jogkörében jár el.

(5) A Bírálóbizottság tagjai:

(6) Amennyiben az (5) bekezdés b)–d) pontjaiban megjelölt valamely személy ezen pontokban meghatározott több szakértelemmel, illetve végzettséggel is rendelkezik, akkor csak a szükséges szakértelem mértékben kell az (5) bekezdés b)–d) pontjaiban megjelölt tagot delegálnia a szakfőosztályoknak.

(7) Indokolt esetben további tagokra a Bírálóbizottság elnöke tehet javaslatot a döntéshozónak, vagy a döntéshozó saját hatáskörben jelölhet ki további tagot.

(8) A döntéshozó nem lehet egyben a Bírálóbizottság elnöke, az elnök helyettese vagy tagja. A Bírálóbizottság elnöke és tagjai, továbbá az elnök akadályoztatása esetén annak helyettese kijelölés alapján jogosultak és kötelesek a Bírálóbizottság munkájában – többek között annak ülésén – részt venni. Feladatukat legjobb tudásuk szerint és a kormányzati szolgálati jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan teljesítésével látják el.

(9) A Bírálóbizottság elnökét, helyettesét és tagjait a szakfőosztály vezetőjének javaslatára a döntéshozó jelöli ki, illetve kéri fel az eljárást megindító hirdetmény közzététele, illetve ajánlattételi felhívás kiküldése előtt az 5. és 6. melléklet szerinti megbízólevél alapján.

(10) Bírálóbizottsági tagok delegálására kötelesek a közbeszerzési eljárásban nem érintett szakterületek abban az esetben, ha erre az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vagy a szakfőosztály vezetője részéről igény merül fel. A bírálóbizottsági tagok delegálásával kapcsolatos igény közlése írásban történik. A közbeszerzési eljárásban nem érintett szakterület írásban jelezheti az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály felé, hogy részéről bírálóbizottsági tag kijelölését tartja szükségesnek.

(11) A Bírálóbizottság elnökének, helyettesének és tagjainak megbízása a szerződés megkötésének időpontjáig, illetve ha a közbeszerzési eljárással kapcsolatban jogorvoslati eljárás indul, annak jogerős lezárulásáig tart.

18. § (1) A Bírálóbizottság elnöke, helyettese és tagjai felkérésüket vagy kijelölésüket az erről szóló dokumentum átvételével tudomásul veszik. Az ajánlatkérő nevében eljáró valamennyi személy, így különösen a Bírálóbizottság elnöke, helyettese és tagjai, valamint a döntéshozó összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tesz a 7. és 8. melléklet részét képező „Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat” szerint.

(2) Összeférhetetlenségi ok fennállása vagy keletkezése esetén azt az elnök a döntéshozónak, a tagok az elnöknek kötelesek jelenteni, aki erről haladéktalanul értesíti a döntéshozót. Ez esetben a döntéshozó más személyt jelöl ki a Bírálóbizottságba, és az összeférhetetlenséggel érintett tag vagy elnök bírálóbizottsági tagsága, illetve elnöksége a bejelentés időpontjával megszűnik.

(3) A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségre az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.

19. § (1) A Bírálóbizottság tagjai és elnöke egy-egy szavazati joggal rendelkeznek.

(2) A Bírálóbizottság abban az esetben határozatképes, illetve döntési javaslattételre képes, ha ülésén legalább két bírálóbizottsági tag és az elnök is jelen van, valamint – a Kbt. 27. § (3) bekezdésében rögzítetteknek megfelelően – két bírálóbizottsági tag és az elnök együttesen rendelkezik a közbeszerzés tárgya szerinti, jogi, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel.

(3) A Bírálóbizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza. Szavazategyenlőség esetén az elnök, illetve akadályoztatása esetén helyettese szavazata dönt.

20. § (1) A Bírálóbizottság munkájának segítése érdekében – speciális esetekben, speciális ismereteket igénylő közbeszerzési eljárások esetén – külső szakmai szakértő is felkérhető. A külső szakmai szakértőt a szakfőosztály vezetője kéri fel a Kbt. figyelembevételével, a döntéshozó döntése alapján. A külső szakmai szakértő szakmai anyagot készít a Bírálóbizottság részére, amelyben szakmai szempontok alapján összehasonlítja az ajánlatokat, azokról részletes szakmai összehasonlító és értékelő anyagot készít. A szakértő szavazati joggal nem rendelkezik.

(2) A külső szakmai szakértő megbízása indokolt esetben kiterjedhet az eljárás más szakaszaiban történő részvételre is, így különösen

21. § (1) A Bírálóbizottság adminisztratív teendőit a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó látja el.

(2) A Bírálóbizottság elnökének és tagjainak teljes egészében ismerniük kell az aktuális közbeszerzési eljárás közbeszerzési dokumentumait, ezért azt részükre a Bírálóbizottság ülését megelőzően másolati példányban át kell adni, vagy elektronikusan meg kell küldeni. A beérkezett ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések egy példányát a Bírálóbizottság elnökének át kell adni, aki gondoskodik azok eljárás alatti megőrzéséről, valamint lehetővé teszi, hogy a bírálóbizottsági tagok abba betekintsenek.

22. § A Bírálóbizottság a közbeszerzési eljárás során a 15. § (3) bekezdése szerinti esetben a közbeszerzési dokumentumok előkészítését, valamint az ajánlatok bírálatát, értékelését végzi. A Bírálóbizottság elnöke és tagjai részt vehetnek valamennyi eljárási cselekményen, ezért azokra őket az időpont és helyszín közlésével meg kell hívni.

23. § (1) A közbeszerzési eljárás megindításának előfeltétele, hogy az a miniszter által jóváhagyott éves összesített közbeszerzési tervben szerepeljen, amelyet a Minisztérium tárgyév március 31. napjáig készít el a Kbt. 42. § (1) bekezdése alapján. A közbeszerzési terv elkészítése előtt az ajánlatkérő indíthat közbeszerzési eljárást, amelyet a tervben szintén megfelelően szerepeltetni kell.

(2) A hazai forrásból megvalósuló közbeszerzések pénzügyi forrásainak ütemezése a Minisztérium éves költségvetési előirányzata és a Minisztérium rendelkezésére álló egyéb pénzeszközeinek figyelembevételével, azok alapján történik. A hazai forrásból megvalósuló közbeszerzési eljárás megindításának előfeltétele, hogy az anyagi fedezet rendelkezésre álljon az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) alapján.

(3) Az Ávr. 45. §-ában foglaltak szerint a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás kötelezettségvállalásnak minősül. Ezen intézkedések kiadására – ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is – a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják.

(4) A szakfőosztály és a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a közbeszerzési eljárás előkészítésétől annak lezárásáig írásban a kozbeszeljaras@fm.gov.hu e-mail-címen keresztül tájékoztatja – vagy elektronikus levelezésben másolatban csatolja – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt az egyes eljárási cselekmények megtételéről.

24. § (1) A Minisztérium közbeszerzési eljárásának megindítását megelőzően a szakfőosztály a 3. melléklet szerinti, aláírt kezdeményező iratot és a 4. melléklet szerinti, aláírt pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazoló dokumentumot elektronikus úton megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbes zeljaras@fm.gov.hu e-mail-címre.

(2) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó nevét a kezdeményező iratban fel kell tüntetni. Ha közigazgatási államtitkár jóváhagyásával, a beszerzés tárgya szerint illetékes szakfőosztály vezetőjének döntése alapján – a Minisztérium közbeszerzési eljárásainak lefolytatására tartós megbízási jogviszonyban álló társaság helyett – más személy került megbízásra a közbeszerzési eljárás lefolytatásával, akkor munkájának ellenértékét a feladat pénzügyi előirányzatának terhére kell előirányozni.

(3) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, valamint az eljárás előkészítésébe, lefolytatásába bevonásra kerülő külső szakmai szakértő vonatkozásában a szakfőosztály összeférhetetlenségi és távolmaradási nyilatkozatot kér be.

(4) A szakfőosztály az egyes közbeszerzési eljárások esetén előzetesen megbecsüli a közbeszerzés értékét, függetlenül attól, hogy az, illetve a beszerzés előzetes pénzügyi előirányzata szerepel-e a közbeszerzési tervben. A szakfőosztály a közbeszerzési eljárások megindítása előtt köteles a becsült érték meghatározása céljából a Kbt. 28. § (2) bekezdésében foglaltak szerint külön vizsgálatot végezni és annak eredményét dokumentálni. A becsült érték figyelembevételével – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó koordinációjában – a szakfőosztály kiválasztja, hogy a beszerzéssel kapcsolatban a Kbt. mely részének előírásai szerint kell eljárni.

(5) A kezdeményező iratban a szakfőosztály vezetője

(6) A kezdeményező iratot felülvizsgálat előtt a Gazdálkodási Főosztály és legvégül az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére meg kell küldeni annak érdekében, hogy a szakfőosztályok vezetői kijelöljék azon munkatársakat, akik részt vesznek a Bírálóbizottság munkájában.

(7) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referense a kezdeményező irat alapján a közbeszerzést nyilvántartásba veszi.

25. § (1) A kezdeményező irat alapján a közbeszerzési dokumentumok szakmai tartalmát – ennek keretében a közbeszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározását, a műszaki leírást és a szerződéstervezetet – a szakfőosztály készíti elő. A közbeszerzési dokumentumokat a szakfőosztály által rendelkezésre bocsátott szakmai anyag felhasználásával és – különösen a pénzügyi és gazdasági, valamint műszaki, illetőleg szakmai alkalmassági feltételek és a bírálati szempontok vonatkozásában – a szakfőosztállyal való folyamatos együttműködésben a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó készíti el. A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a rendelkezésére bocsátott szakmai anyagot közbeszerzési jogi szempontból ellenőrzi.

(2) A közbeszerzési műszaki leírás és a szerződéstervezet (részletes szerződési feltételek) tartalmáért a szakfőosztály tartozik felelősséggel. A szerződéstervezetet az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal egyeztetni kell.

(3) A két szakaszból álló eljárás esetén a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó – a megfelelő részvételi jelentkezés benyújtásának elősegítése érdekében – közbeszerzési dokumentumokat, a versenypárbeszédben pedig ismertetőt köteles készíteni.

(4) Ha a közbeszerzési dokumentumok összeállítása speciális szakmai ismereteket igényel, vagy a beszerzés műszaki terv és hatósági engedély elkészítéséhez kötött, akkor a szakfőosztály – a döntéshozó előzetes egyetértésével – külső szakmai szakértőt is igénybe vehet.

26. § (1) A szakfőosztály – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadóval történő koordinációja során – minden, a beszerzés megvalósulása tekintetében előforduló lehetőséget mérlegel, és a felhívás elkészítése érdekében pontosan és egyértelműen meghatározza azokat a szakmai kritériumokat, amelyek a beszerzés szempontjából elengedhetetlenül fontosak, ideértve a beszerzésekhez közvetlen kapcsolódó jogszabályok megjelölését [így például, hogy a szolgáltatás teljesítése egy bizonyos foglalkozáshoz (képesítéshez) van-e kötve, mivel ez esetben a felhívásban meg kell határozni az ezzel összefüggésben álló alkalmassági, illetve alkalmatlansági szempontot, illetve szempontokat és az arra, azokra vonatkozó igazolási módot]. A szakfőosztály a Minisztérium által a beszerzés során érvényesíteni kívánt szakmapolitikai célkitűzéseknek megfelelően jár el.

(2) A közbeszerzési eljárásokban lehetőség szerint figyelemmel kell lenni a környezetvédelmi szempontokra is, így például adott esetben az EMAS regisztrációra vagy az ISO 14001 tanúsításra, az EU ökocímke rendszerre vagy a környezetbarát, környezetkímélő megkülönböztető jelzés használatának feltételrendszeréről szóló 29/1997. (VIII. 29.) KTM rendelet szerinti környezetbarát termék minősítés feltételeire.

(3) Az ajánlati biztosíték követelményeiről, szükségességéről, kikötése esetén formájáról, mértékéről a szakfőosztály dönt. Az ajánlati biztosíték – Kbt.-ben foglaltaknak megfelelő – kezeléséről, nyilvántartásáról, illetve visszafizetéséről a Gazdálkodási Főosztály gondoskodik.

27. § (1) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó az eljárás megindítását megelőzően – elektronikus úton – szakmai szempontú véleményezésre és jóváhagyásra megküldi a közbeszerzési dokumentumokat a szakfőosztály vezetője részére, valamint tájékoztatásul az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referense részére. A szakfőosztály a jóváhagyását módosító észrevételek átvezetéséhez kötheti.

(2) A szakfőosztály vezetője egy kísérőlevél mellékleteként az általa jóváhagyott közbeszerzési dokumentumokat elektronikus úton a kozbeszeljaras@fm.gov.hu e-mail-címre, „Word” formátumban és szkennelve is megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetője vagy általa írásban meghatalmazott személy részére, kérve a közbeszerzési eljárás megindítását. Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referense a megküldött dokumentumokat haladéktalanul, elektronikus úton továbbítja a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részére, egyben megbízza őt a közbeszerzési eljárás megindításával, illetve amennyiben a tervezett közbeszerzés a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozik, felkéri az abban foglaltak szerinti előzetes engedélyeztetési eljárás lebonyolítására.

(3) Amennyiben a tervezett közbeszerzés a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozik, a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó, amennyiben szükséges a közbeszerzési eljárás megindítása előtt a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti előterjesztést és mellékleteit – ideértve a szakfőosztály által jóváhagyott felhívást és a közbeszerzési dokumentumokat – megküldi a Miniszterelnökség, a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 4. §-ára tekintettel pedig az e-közigazgatásért felelős miniszter részére.

(4) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a közbeszerzési eljárást csak az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetője vagy az általa írásban meghatalmazott személy (2) bekezdés szerinti, elektronikus úton megküldött értesítése alapján, és amennyiben a beszerzés a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozik, és az eljárás megindítását megelőzően az előterjesztés és mellékletei a Miniszterelnökség részére megküldésre kerültek, úgy csak a Miniszterelnökséget vezető miniszter, valamint az e-közigazgatásért felelős miniszter engedélye esetén indíthatja meg.

(5) Ha a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet rendelkezései szerint a Miniszterelnökség a közbeszerzési eljárásba szakértőt delegál, a közbeszerzési eljárás lefolytatásában részt vevő személyek kötelesek vele együttműködni. A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály egyidejű tájékoztatása mellett – az eljárás során keletkezett iratokat folyamatosan – az eljárás későbbi szakaszában történő becsatlakozás esetén visszamenőlegesen is – megküldi a delegált szakértőnek, akit valamennyi eljárási cselekményről megfelelő időben, írásban tájékoztat.

28. § (1) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály által jóváhagyott és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetője vagy az általa írásban meghatalmazott személy által elektronikus úton megküldött felhívást közzétételre megküldi a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőbizottsága részére.

(2) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály vezetőjének megbízása alapján a Kbt. 113. §-a szerinti eljárás esetén összefoglaló tájékoztatást küld a Közbeszerzési Hatóság részére.

(3) A hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos és a Kbt. 115. §-a szerinti eljárás esetén a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály által jóváhagyott és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetője vagy az általa írásban meghatalmazott személy által elektronikus úton megküldött ajánlattételi felhívást az ajánlattevők részére megküldi, és ha a Kbt. 103. §-át alkalmazni kell, akkor a Közbeszerzési Hatóságot tájékoztatja az eljárás megindításáról.

(4) A (3) bekezdés szerinti esetben a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály által a Kbt.-ben foglaltakkal összhangban megjelölt ajánlattevő, illetve ajánlattevők részére küldi meg az ajánlattételi felhívást, míg a (2) bekezdésben foglaltak alapján megindítani kívánt eljárás esetében a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a szakfőosztály által a Kbt.-ben foglaltakkal összhangban megjelölt ajánlattevő, illetve ajánlattevők részére, valamint minden olyan gazdasági szereplőnek, aki az összefoglaló tájékoztatás alapján az érdeklődését jelezte ajánlatkérőnél.

(5) A közzétételre kerülő hirdetmény esetleges hiánypótlásáról – szükség esetén a szakfőosztállyal történő előzetes egyeztetést követően – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó gondoskodik.

29. § (1) A közbeszerzési dokumentumokat a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó teszi hozzáférhetővé az ajánlattevőknek, a felhívásban meghatározottak szerint.

(2) A felhívásban rögzíteni kell, hogy

(3) A közbeszerzési dokumentumokkal kapcsolatos kiegészítő tájékoztatást, az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők részére – szakmai kérdések tekintetében a szakfőosztály adatszolgáltatásának figyelembevételével – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó adja meg, illetve teszi közzé. A közzétételről lehetőség szerint haladéktalanul értesíti azon gazdasági szereplőket, akik az ajánlatkérőnél az eljárás iránti érdeklődésüket jelezték. A kiegészítő tájékoztatásban foglaltakat az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály közbeszerzési referensével, valamint a szakfőosztály témafelelősével a közzétételt megelőzően egyeztetni kell.

(4) A szakfőosztály a megfelelő ajánlattétel elősegítése érdekében konzultációt vagy helyszíni bejárást tűzhet ki, amelynek helyét és időpontját a közbeszerzési dokumentumokban kell megadni. A konzultáción, illetve helyszíni bejáráson minden esetben részt vesz a szakfőosztály témafelelőse és a szakfőosztály által megbízott, a beszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező személy és a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó munkatársa. A konzultáción, illetve helyszíni bejáráson felmerült szakmai kérdéseket a szakfőosztály válaszolja meg, a kérdések megválaszolását a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó ellenőrzi közbeszerzési jogi szempontból. A felmerült közbeszerzési jogi kérdéseket a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó válaszolja meg. A konzultáción elhangzottakról a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó jegyzőkönyvet készít, amelyet a szakfőosztállyal történt egyeztetést követően, a jogszabályban meghatározott határidőn belül megküld az általa ismert összes ajánlattevőnek.

(5) Indokolt esetben a szakfőosztály vezetője az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott ajánlattételi határidő, illetve a részvételi felhívásban meghatározott részvételi határidő meghosszabbításáról dönthet, ha jogszabály azt lehetővé teszi. A szakfőosztály az erről szóló döntésről haladéktalanul tájékoztatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetőjét és a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót. Az ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatokat, ideértve – ha jogszabály azt előírja – a hirdetmény közzétételét is, a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó látja el.

(6) A felhívás visszavonásáról és módosításáról szóló döntés meghozatalára, a Kbt.-ben meghatározott feltételekkel és előírások betartásával, a döntéshozó jogosult, aki döntéséről haladéktalanul tájékoztatja a szakfőosztályt. A visszavonás indoka lehet különösen forrásbővítés, -megvonás, illetve -csökkentés vagy -zárolás. A szakfőosztály az erről szóló döntésről haladéktalanul tájékoztatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály vezetőjét és a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót. A felhívás visszavonásával és módosításával kapcsolatos adminisztratív feladatokat, ideértve – ha jogszabály azt előírja – a hirdetmény közzétételét is, a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó látja el.

30. § (1) Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések benyújtásakor azok átvételét a felhívásban meghatározottak szerint a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó biztosítja.

(2) Az ajánlatok, illetve részvételi jelentkezések felbontását a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó végzi. Az ajánlatok felbontásakor a Bírálóbizottság tagjai jelen lehetnek.

(3) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó az ajánlatok felbontásáról jegyzőkönyvet készít, amelyet a Kbt.-ben előírtakon kívül a szakfőosztálynak és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálynak is megküld.

(4) Az ajánlatok bontását követően az ajánlatok egy eredeti példánya a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó személynél vagy szervezetnél marad, egy másolati példánya a Bírálóbizottság elnökénél kerül elhelyezésre, aki gondoskodik azok megőrzéséről. Az ajánlatok bontását követően a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó haladéktalanul megkezdi az ajánlatok közbeszerzési jogi szempontú tételes vizsgálatát, és ezzel egyidejűleg az ajánlatok elektronikus példányát a Bírálóbizottság tagjai számára haladéktalanul megküldi. Az ajánlatok szakmai-műszaki szempontú tételes vizsgálatát a szakfőosztály végzi.

31. § Tárgyalásos eljárások esetén a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó vezeti le a tárgyalást, illetve tárgyalásokat, azokról jegyzőkönyvet készít, és határidőn belül megküldi a résztvevők, a szakfőosztály és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére. A tárgyaláson a szakfőosztály minden esetben, az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály szükség szerint képviselteti magát.

32. § (1) Amennyiben szükséges, a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó készíti el az ajánlatra vagy részvételi jelentkezésre vonatkozó hiánypótlási felhívást, felvilágosítás kérését, a Kbt. 72. §-a szerinti indokolás kérését, amelyet a szakfőosztállyal való előzetes egyeztetést követően, az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály egyidejű tájékoztatása mellett az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők részére megküld. A Bírálóbizottság összehívását az eljárás bármely szakaszában – különösen az egyes hiánypótlási felhívások kiküldése előtt – bármikor kezdeményezheti a Bírálóbizottság elnöke, valamint a Bírálóbizottságban tag közbeszerzési referens.

(2) Bírálóbizottság összehívását kezdeményezi a Bírálóbizottság elnöke vagy a Bírálóbizottságban tag közbeszerzési referens a Kbt. 69. § (2)–(4) bekezdésében foglalt eljárási cselekmények előtt (a továbbiakban: előzetes bírálat) is. A döntéshozó a Bírálóbizottság ülésén meghozott döntési javaslat alapján köteles megállapítani, hogy mely ajánlat vagy részvételi jelentkezés érvénytelen, és hogy van-e olyan gazdasági szereplő, akit az eljárásból ki kell zárni, továbbá a megfelelőnek talált ajánlatok az értékelési szempontok szerint értékelésre kerülnek. Mindezeket követően felhívásra kerül – a Kbt. 69. § (4) bekezdése alapján – az értékelési szempontok szerinti legkedvezőbbnek tekinthető ajánlattevő az alkalmassági követelmények, valamint a kizáró okok tekintetében az ajánlattételi felhívásban előírt igazolások benyújtására.

(3) Az esetleges hiánypótlást, kiegészítő tájékoztatást, illetve indokolást követően, az előzetes bírálatra, valamint az ajánlatok elbírálására és értékelésére összehívott bírálóbizottsági ülést megelőzően a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó döntés-előkészítő javaslatot készít a Bírálóbizottság részére, amely tartalmazza azt, hogy a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó vizsgálata alapján melyek az érvényes és érvénytelen ajánlatok, továbbá

33. § (1) Az előzetes bírálatra, valamint az ajánlatok elbírálására és értékelésére a Bírálóbizottság elnöke vagy a Bírálóbizottságban tag közbeszerzési referens bírálóbizottsági ülést hív össze, amelyen szükség szerint a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó is részt vesz. A bírálóbizottsági ülések megtartásához szükséges technikai feltételeket (beléptetés, helyszín, adott esetben közjegyző jelenléte) a szakfőosztály biztosítja.

(2) Az előzetes bírálatra, valamint az ajánlatok elbírálására és értékelésére összehívott bírálóbizottsági ülést megelőzően a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó elektronikus úton, aláírva, szkennelve megküldi, majd a bírálóbizottsági ülés kezdetén átadja a Bírálóbizottság elnöke és tagjai részére a 32. § (2) bekezdése szerinti döntés-előkészítő javaslatot.

(3) A Bírálóbizottság bírálatának alapját a 32. § (2) bekezdése szerinti döntés-előkészítő javaslat képezi, amelyhez azonban a Bírálóbizottság nincs kötve.

34. § Ha az ajánlattevő kizárására okot adó körülmény tisztázásához jogi szakvélemény is szükséges, a szakfőosztály vezetője jogi szakvélemény beszerzését kérheti az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztálytól.

35. § (1) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a Bírálóbizottság üléseiről eredeti aláírásokkal ellátott jegyzőkönyvet készít.

(2) Az előzetes bírálatra vonatkozó, valamint az ajánlatok bírálata és értékelése tárgyában tartott döntés-előkészítő ülésen a Bírálóbizottság vizsgálja és jegyzőkönyvben rögzíti az ajánlattevőkkel, illetve azok ajánlatával kapcsolatban fennálló kizáró okokat, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságát, illetve alkalmatlanságát, az ajánlatok érvényességét, illetve érvénytelenségét, az alkalmatlanság és érvénytelenség indokait. A Bírálóbizottság a döntés-előkészítő ülésről jegyzőkönyvet készít (a továbbiakban: bírálati jegyzőkönyv).

(3) A bírálati jegyzőkönyv mellékletének részét képezik a tagok indokolással és aláírással ellátott, egyéni bírálati lapjai.

(4) A bírálati jegyzőkönyvnek részletes indokolást kell tartalmaznia a javasolt döntés megalapozottságát illetően. A bírálati jegyzőkönyvben a Bírálóbizottság javaslatot tesz a döntéshozó részére arra vonatkozóan, hogy

(5) A Bírálóbizottság kiválaszthatja a legkedvezőbb ajánlatot követő ajánlattevőt, és javasolhatja azt a döntéshozónak.

(6) A szakfőosztály a döntés-előkészítő ülést követően felterjeszti döntésre a Bírálóbizottság előzetes bírálatra, valamint a közbeszerzési eljárás eredményére vonatkozó – indokolást is tartalmazó – írásos javaslatát a döntéshozó részére.

(7) A bírálóbizottsági ülésen elkészítésre kerülő dokumentumok – az írásbeli szakvélemény, az egyéni bírálati lap, valamint a bírálati jegyzőkönyv – adminisztratív előkészítését és az ülésen történő véglegesítését a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó végzi, oly módon, hogy a dokumentumok az ülésen aláírásra kerülhessenek.

36. § (1) A Bírálóbizottság javaslata alapján a kizárásról, az ajánlattevő szerződés teljesítésére való alkalmatlanná minősítéséről, az ajánlat érvénytelenségéről vagy arról, hogy az ajánlat nem minősül érvénytelennek, továbbá az eljárás eredményességéről, illetve annak eredménytelenségéről, az eljárás nyerteséről – adott esetben a második helyezettről – a döntéshozó dönt.

(2) Ha a döntéshozó nem fogadja el a Bírálóbizottság döntés-előkészítő javaslatát, akkor köteles írásban megindokolni, hogy milyen okból mellőzte azt, melyek voltak a döntését megalapozó körülmények és tények, továbbá írásbeli utasítást kell adnia a szakfőosztály vezetője részére az eljárás további folytatásával, illetve lezárásával kapcsolatban.

37. § (1) Ha a közbeszerzési eljárás a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozik, a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 12. és 13. §-ában foglaltakra tekintettel küldhető meg.

(2) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó

38. § (1) A döntéshozó a Bírálóbizottság egyetértésével az összegezés megküldésétől számított huszadik napig egy alkalommal jogosult az összegezést módosítani, szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonni, továbbá a már megkötött szerződéstől elállni, ha az eredmény megküldését követően észleli, hogy az eredmény vagy az eredménytelenség törvénysértő volt, és a módosítás a törvénysértést orvosolja. A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó az erről szóló döntés esetén haladéktalanul elkészíti a módosított írásbeli összegezést, amelyet köteles faxon vagy elektronikus úton haladéktalanul az összes ajánlattevőnek egyidejűleg megküldeni és erről a szakfőosztályt és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni.

(2) Az írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást – névcserét, hibás névírást, szám- vagy számítási hibát vagy más hasonló elírást – a szakfőosztály előzetes egyetértésével a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó kijavíthatja. A kijavított írásbeli összegezést a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó az eredmény megküldését követő tíz napon belül köteles egyidejűleg megküldeni az összes ajánlattevőnek és erről a szakfőosztályt és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni.

(3) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó – a szakfőosztály előzetes egyetértésével – az érvényes ajánlatot tevők kérésére köteles tájékoztatást adni a nyertes ajánlat jellemzőiről és az érvényes ajánlatot tevő által tett ajánlathoz viszonyított előnyeiről a kérés kézhezvételétől számított öt munkanapon belül, figyelembe véve a nyertes ajánlattevő üzleti titokhoz fűződő érdekeit.

(4) A felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó – ha azt a Kbt. előírja, a Kbt.-hez kapcsolódó külön jogszabályban meghatározott minta szerint – az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót hirdetmény útján határidőben közzéteszi. A hirdetmény feladásáról az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt egyidejűleg tájékoztatni kell.

39. § (1) A szerződéskötés előkészítéséről, annak a jogszabályban és az ajánlati, illetve ajánlattételi felhívásban meghatározott határidőn belüli megkötéséről a szakfőosztály vezetője gondoskodik.

(2) A kihirdetett eredmény alapján a szerződést a Minisztérium utasításaival és belső szabályzataival összhangban, legalább öt eredeti példányban, a szükséges aláírásokkal, a szerződés aláírására jogosult köti meg. A pénzügyi ellenjegyzésre ugyancsak a Minisztérium utasításai és belső szabályzatai alkalmazandóak.

(3) Ha a szerződés megkötéséig a nyertes ajánlatot tevő (így például gazdasági társaság) jogutódlással alakul át, és az átalakulást követőn – a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó által dokumentált ellenőrzés eredménye alapján – mindenben megfelel a közbeszerzési dokumentumokban foglalt előírásoknak, továbbá az átalakulás a szerződés teljesítését nem teszi lehetetlenné, csak a nyertes ajánlattevő jogutódjával lehet a szerződést megkötni. Ez esetben a szerződéshez mellékletben csatolni kell a jogutódlás (átalakulás) bejegyzését elrendelő jogerős cégbírósági végzés másolatát.

(4) A szakfőosztály vezetője a szerződés aláírását követően haladéktalanul köteles értesíteni a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót, valamint az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt a szerződés aláírásának tényéről, annak érdekében, hogy a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó a Kbt. 37. § (2) bekezdésének megfelelően közzétehesse az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót, valamint a Kbt. 43. § (1) bekezdés d) pontjának megfelelően a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződést a szerződéskötést követően haladéktalanul a Közbeszerzési Adatbázisban közzétehesse.

40. § (1) A szerződés módosítása előtt a szakfőosztály vezetője egyeztet az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztállyal a szerződésmódosítás eseti feltételeiről és a Kbt. 141. §-ában előírt feltételeknek való megfelelésről. Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály szükség esetén megkeresi a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót a tervezett módosítás Kbt. szerinti megfelelőségéről.

(2) A szerződésmódosítás indokait a szerződő feleknek – a Minisztérium részéről a szerződés aláírójának – az ügyiratban vagy a szerződésmódosítás szövegében részletesen ismertetni kell.

(3) A 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó szerződésmódosítások esetében a módosítást megelőzően a szakfőosztály az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály bevonásával, a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó útján kéri a Miniszterelnökségtől, valamint a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 20. §-ára tekintettel az e-közigazgatásért felelős minisztertől a tervezett módosítás jóváhagyását. Ennek során a szakfőosztály a szerződést, a módosítás tervezetét, a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet szerinti előterjesztést, a módosítás indokolását, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot elektronikus úton megküldi az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály részére a kozbeszeljaras@fm.gov.hu e-mail-címre.

(4) Az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály a beküldött dokumentumokat megvizsgálja, és szükség esetén további adatokat kérhet be, illetve a nem egyértelmű adatok tisztázását kérheti a szakfőosztálytól. Ezt követően az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály továbbítja a beérkezett dokumentumokat a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó részére, kérve a Miniszterelnökség, illetve az e-közigazgatásért felelős miniszter felé történő engedélyezési eljárás lefolytatását.

(5) A Miniszterelnökség, illetve az e-közigazgatásért felelős miniszter hozzájárulása hiányában a szerződés nem módosítható, kivéve a 320/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (4) bekezdésében foglaltakat.

(6) A szerződés módosításáról a szakfőosztály a módosítást követően haladéktalanul tájékoztatja a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót, aki elkészíti és a szakfőosztály előzetes egyetértését követően közzéteszi a módosításról szóló hirdetményt, a hirdetmény feladásáról egyidejűleg tájékoztatja az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályt.

41. § (1) A Kbt. 138. § (3) és (4) bekezdése szerinti feltételek fennállása esetén, más megjelölt szervezet vagy személy közreműködéséhez való hozzájárulást a szerződést a Minisztérium nevében aláíró, illetve aláírására jogosult személy adja meg.

(2) A teljesítésigazolás kiadására jogosult személyét a szerződésben kell meghatározni figyelemmel a Minisztérium utasításaira, legalább beosztása szerint megjelölve. Közbeszerzési eljárás esetén a Kbt. 135. § (1) és (2) bekezdései is irányadóak.

(3) A Minisztérium köteles az ajánlattevőnek a szerződésben és jogszabályokban meghatározott módon az ellenszolgáltatást megfizetni.

42. § (1) A minisztériumi közbeszerzési feladatok végrehajtásának belső ellenőrzéséért az Ellenőrzési Főosztály felelős. Az Ellenőrzési Főosztály a Minisztérium lezárt – nem folyamatban lévő – közbeszerzési eljárásait jóváhagyott kockázatelemzéssel megalapozott éves ellenőrzési terv alapján ellenőrzi.

(2) A közbeszerzésekkel kapcsolatos ellenőrzési feladatok különösen az alábbiakra terjednek ki:

43. § (1) A 168/2004. (V. 26.) Korm. rendeletben meghatározott országosan kiemelt termékek beszerzését a központosított beszerző szervezeten keresztül a beszerzést kezdeményező szakfőosztály kezdeményezi és a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó bonyolítja le. Az eljárások lebonyolítása során a beszerzést kezdeményező szakfőosztály, a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó és az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály köteles együttműködni. A 168/2004. (V. 26.) Korm. rendeletben foglalt szabályok teljes körű betartásáért a beszerzést kezdeményező szakfőosztály vezetője felelős.

(2) A 168/2004. (V. 26.) Korm. rendeletben meghatározott regisztrációs és adatszolgáltatási feladatok ellátása – ideértve az adatokban bekövetkezett változások bejelentését és a megrendelés teljesítéséről, adatairól és minősítéséről való tájékoztatást –, valamint az adatok központi beszerző szervezet részére való megküldése a szakfőosztály feladata.

44. § (1) A közbeszerzési eljárások során benyújtott ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket és az eljárás során keletkezett valamennyi eredeti iratot irattárazásra a szakfőosztály készíti elő, és a szerződés megkötését követő hatvan napon belül – kivéve az európai uniós forrásból megvalósuló beszerzések esetében – az iratkezelési szabályzatban foglaltak alapján, egy főszám alatt, a Központi Iratkezelő Iroda részére irattárazás céljából az aláírt szerződés egy eredeti példányát átadja.

(2) A közbeszerzési eljárás során keletkezett valamennyi dokumentum egy másolati példánya az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztályon kerül elhelyezésre.

(3) A közbeszerzési eljárások iratanyagát és ahhoz kapcsolódó egyéb iratokat a Közbeszerzési Döntőbizottság részére – amennyiben azt kéri – az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály küldi meg.

(4) A (3) bekezdésben megjelölt szervezeten kívüli egyéb illetékes ellenőrző szerv részére – kérelem alapján – a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratokat a közbeszerzésben érintett szakfőosztály vezetője az Intézményfelügyeleti és Perképviseleti Főosztály koordinációjában, iratjegyzéken adja át.

45. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépése előtt megkezdett közbeszerzési eljárásokra is alkalmazni kell.