14/2017. (IV. 6.) KKM utasítás

1. § A Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) beszerzési igényeinek megvalósításakor az utasításban foglalt szabályok szerint kell eljárni, ha a beszerzés becsült nettó értéke a beszerzés megkezdésekor – a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 15. §-ában foglaltakat is figyelembe véve – a jogszabályban meghatározott közbeszerzési értékhatárokat eléri vagy meghaladja.

2. § Amennyiben a tervezett közbeszerzés európai uniós forrásból valósul meg, az utasításban foglalt szabályokat a 2014–2020 programozási időszakban az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendeletben foglaltakra figyelemmel kell alkalmazni.

3. § Amennyiben a tervezett közbeszerzés jellege vagy egyéb lényeges körülmény indokolja, a közbeszerzési eljárás – közigazgatási államtitkár döntése alapján – egyedi eljárásrendben is lefolytatható. Az eljárásrend megváltozásáról és annak indokáról a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárt tájékoztatni kell.

4. § Az önálló szervezeti egységek kötelezettségvállalásra jogosult vezetői a tárgyévre tervezhető beszerzési igényeikről beszerzési tervet készítenek, melyet legkésőbb a jogi ügyekért felelős szervezeti egység felhívásában meghatározott határidő előtt, a felhívásban meghatározott adattartalommal meg kell küldeniük a közigazgatási államtitkár és a felhívásban meghatározott címzettek részére.

5. § A Minisztérium éves összesített közbeszerzési tervét (a továbbiakban: közbeszerzési terv) az önálló szervezeti egységek beszerzési igényei alapján a jogi ügyekért felelős szervezeti egység állítja össze. A jogi ügyekért felelős szervezeti egység a közbeszerzési tervet pénzügyileg a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárral egyezteti, majd gondoskodik annak közzétételéről.

6. § A közbeszerzési terv módosításával kapcsolatos igényről, valamint az azt megalapozó körülményről a beszerzés tárgya szerint illetékes önálló szervezeti egység kötelezettségvállalásra jogosult vezetője haladéktalanul, de legkésőbb a beszerzési igény felmerülésétől számított két munkanapon belül tájékoztatja a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárt és a közigazgatási államtitkárt.

7. § A közbeszerzési tervet, továbbá a közbeszerzési terv módosításáról, valamint a módosítás indokairól hozott döntést a jogi ügyekért felelős szervezeti egység a Miniszterelnökség közbeszerzésért felelős szervezeti egysége részére három munkanapon belül tájékoztatásul megküldi.

8. § A Miniszterelnökség részére esedékes – a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezése szerinti adatokra kiterjedő – statisztikai adatszolgáltatást a jogi ügyekért felelős szervezeti egység teljesíti.

9. § Az éves statisztikai összegezés elkészítése és a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldése a tárgyévet követő év május 31-ei határidővel a jogi ügyekért felelős szervezeti egység feladata.

10. § (1) A közbeszerzési eljárás előkészítésére, a felhívás és a közbeszerzési dokumentumok elkészítésére, valamint az ajánlatok elbírálására a döntéshozó a Kbt. 27. § (3)–(5) bekezdésében meghatározottak szerint legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni. A közbeszerzési eljárásban a döntéshozó a közigazgatási államtitkár, a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár vagy a közbeszerzési eljárás tárgyában kötelezettségvállalásra jogosult miniszteri biztos.

(2) A felelős szervezeti egységek delegálják a megfelelő szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagokat.

(3) A bírálóbizottság tagjai:

(4) Amennyiben a közbeszerzési eljárásba külön jogszabály alapján külső megfigyelő kerül kijelölésre, a delegált személlyel a jogi ügyekért felelős osztály vezetője által delegált tag tartja a kapcsolatot, és küldi meg számára a feladata ellátásához szükséges dokumentumokat.

(5) A (3) bekezdés a)–c) pontjában meghatározott személyek minden esetben tagjai a bírálóbizottságnak. A bírálóbizottság tagja a közbeszerzési eljárásban szükséges, több szakértelmet is biztosíthat egyidejűleg.

(6) Amennyiben a közbeszerzési eljárás tárgya több szakterületet érint, valamennyi érintett szakterületért felelős szervezeti egység vezetője köteles a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, műszaki szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tagot delegálni.

11. § (1) Valamennyi, a bírálóbizottságba delegáló szervezeti egység köteles a bizottsági tag helyettesíthetősége céljából póttagot jelölni és delegálni és a póttag személyéről a jogi ügyekért felelős szervezeti egységet értesíteni. A póttag köteles a titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot kitölteni és azt a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére eljuttatni.

(2) A póttag felelősségére a bírálóbizottsági tag felelősségére vonatkozó rendelkezések az irányadóak.

12. § A bírálóbizottság bármely tagjának személyében történt változás esetén a jogi ügyekért felelős szervezeti egység köteles a változás vonatkozásában a döntéshozó jóváhagyását beszerezni, valamint az érintett szervezeti egység köteles az új taggal titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot kitöltetni és azt a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére haladéktalanul megküldeni.

13. § Vagyonnyilatkozat-tételre köteles a bírálóbizottság tagja, a szerződő fél vagy annak közreműködője, amennyiben a szerződéssel összefüggésben az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3. § (3) bekezdésében foglalt feltételek valamelyike fennáll. Amennyiben a szerződő fél vagy közreműködő a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének nem tesz eleget, vagy azt megtagadja, vele szerződés nem köthető. A vagyonnyilatkozat tételére vonatkozó eljárást külön miniszteri utasítás szabályozza.

14. § A bírálóbizottság valamennyi tagja köteles az Európai Unió Működéséről szóló Szerződés 101. cikke szerinti kartellezési tilalom megszegésének, valamint a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvény 11. §-a szerinti tényállások fennállásnak alapos gyanúja esetén azt a bírálóbizottság elnökének írásban bejelenteni a Kbt. 36. § (2) bekezdésének alkalmazása érdekében.

15. § (1) A bírálóbizottság tagjai általánosan felelősek:

(2) A bírálóbizottság tagjai az utasításban foglalt feladataik ellátásért szakmai felelősséggel tartoznak.

16. § A bírálóbizottság tagjai kötelesek mind az eljárás előkészítése, mind pedig lefolytatása, valamint az ajánlatok elbírálása és értékelése során folyamatosan együttműködni, a felhívás és a dokumentáció tartalmát együttesen kialakítani.

17. § A bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagja a bírálóbizottság munkája során:

18. § A bírálóbizottság jogi szakértelemmel rendelkező tagja a bírálóbizottság munkája során:

19. § A bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, műszaki szakértelemmel rendelkező tagja a bírálóbizottság munkája során felelős:

20. § A bírálóbizottság pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagja a bírálóbizottság munkája során felelős:

21. § Elektronikus jóváhagyás, valamint véleményezés esetében, amennyiben a bírálóbizottság tagja az előzetesen megadott határidőn belül az ilyen jellegű megkeresésre vonatkozóan nem tesz érdemi, szakmai javaslatot, vagy azt nem hagyja jóvá, akkor a megkeresésben foglalt javaslat, illetve dokumentum szakmai szempontból elfogadottnak és érdemi javaslatnak minősül.

22. § A közbeszerzési eljárás kezdeményezése előtt a szakterület köteles megállapítani a közbeszerzési eljárás pontos tárgyát, mennyiségét és becsült értékét. A Közös Közbeszerzési Szójegyzékből a megfelelő kód kiválasztása szükség esetén a jogi ügyekért felelős szervezeti egység közreműködésével történik.

23. § (1) A közbeszerzési eljárás becsült értékének vizsgálata során a szakterület a Kbt. 28. § (2) bekezdését köteles figyelembe venni. A szakterület a becsült érték vizsgálata során objektív alapú módszereket alkalmazhat. Objektív alapú módszernek minősül különösen:

(2) A szakterület a Kbt. 28. §-a alapján meghatározott becsült érték vizsgálatát dokumentálni köteles.

24. § A közbeszerzési eljárás megindítását a szakterület a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárral pénzügyileg egyezteti, majd a szakterület kezdeményezi az e célra rendszeresített formanyomtatványnak (a továbbiakban: kezdeményező irat) a közigazgatási államtitkár részére történő megküldésével.

25. § A szakterület a kezdeményező iratban a beszerzés tárgyára vonatkozóan köteles nyilatkozni:

26. § A kezdeményező irathoz mellékelni kell:

27. § Amennyiben szükséges, a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt tag intézkedik a közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő ülés – szakterülettel egyeztetett – időpontjának kitűzéséről.

28. § A közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő ülésen a delegált bírálóbizottság tagjai vesznek részt. A bizottsági ülés esetlegesen felmerülő titkári feladatait a jogi ügyekért felelős szervezeti egység osztályvezetője által kijelölt tag látja el.

29. § A közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő ülés célja, hogy felmérje az eljárás indításához, így különösen az eljárást indító felhívás, valamint a dokumentáció elkészítéséhez szükséges információkat, továbbá valamennyi lényeges körülményt és adatot.

30. § A közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő ülésen meg kell határozni:

31. § A közbeszerzési eljárás indítását megelőző előkészítő ülésen megalkotott dokumentáció tervezetét a bírálóbizottság tagjai elektronikus levelezés útján kötelesek jóváhagyni, igazolva, hogy a dokumentáció tartamát megismerték, és az abban foglaltakkal kapcsolatos egyetértésüket kifejezték.

32. § Amennyiben minden szükséges adat rendelkezésre áll, illetve minden körülmény felmérésre került, a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt tag a kezdeményező iratban kijelölt kapcsolattartó közreműködésével elkészíti az eljárás megindításához szükséges iratokat (a továbbiakban: indító iratok).

33. § Indító iratoknak minősülnek:

34. § A felhívás és a dokumentáció tartalmazza:

35. § A dokumentáció ajánlattevők részére történő rendelkezésre bocsátásának módjáról, ellenértékéről a bírálóbizottság dönt.

36. § A bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, műszaki szakértelemmel rendelkező tagja felelős annak mérlegeléséért, hogy az ajánlati biztosíték, illetve teljesítési, jólteljesítési biztosíték alkalmazása szükséges-e. A bírálóbizottság felel továbbá – piaci ismereteik figyelembevételével – annak megítéléséért, hogy az ajánlati biztosíték, illetve teljesítési biztosíték alkalmazása az ajánlattevők árait milyen módon befolyásolhatja.

37. § Támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén támogatási szerződés hiányában akkor kezdeményezhető közbeszerzési eljárás, ha azt szakmai szempontok indokolják, és a szakterület a kezdeményező irathoz csatolja a támogatási döntésről vagy a benyújtott pályázat befogadásáról szóló dokumentumok másolatát.

38. § A szakterület köteles a támogatás igénybevételére irányuló pályázat elbírálására vonatkozó okiratot a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére haladéktalanul megküldeni.

39. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt személy gondoskodik a Miniszterelnökség és egyéb hatóságok részére történő adatszolgáltatásról, együttműködésről, valamint a jogszabályok által előírt tanúsítványok beszerzéséről.

40. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt személy az indító iratokat jóváhagyásra a döntéshozónak felterjeszti.

41. § A jóváhagyott iratoknak a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére történő megküldéséről a döntéshozó gondoskodik. A döntéshozó jóváhagyása hiányában a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.

42. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által kijelölt munkatárs az indító iratok kézhezvételét követően kettő munkanapon belül intézkedik a felhívás közzétételre történő továbbításáról, illetve – amennyiben hirdetmény közzétételére nem kerül sor – a felhívás megküldéséről.

43. § A beérkezett ajánlatokat tartalmazó iratokat legalább kéttagú bontóbizottság bontja fel az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában. A bontóbizottságnak minden esetben tagja a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által a bírálóbizottságba delegált tag, amennyiben az eljárás lebonyolításában nem működik közre külső közbeszerzési szakértő.

44. § A közbeszerzési szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag feladatát képezi a beérkezett ajánlatok bontása, az ajánlatok dokumentációban meghatározott formai és az alkalmassági igazolások mennyiségi (darabszám szerinti) szempontból történő előzetes vizsgálata, a Kbt. szerinti értesítések, tájékoztatások, jegyzőkönyvek, jelenléti ívek, az eljárás eredményéről szóló tájékoztató és összegezés elkészítése, megküldése és közzétételre történő továbbítása, valamint a bontás helyszínéül szolgáló tárgyalótermek biztosítása.

45. § A pénzügyi szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag feladatát képezi annak vizsgálata, hogy a pénzügyi ajánlat összhangban van-e a vonatkozó jogszabályok rendelkezéseivel, illetve a rendelkezésre álló pénzügyi fedezettel, továbbá az ajánlatok pénzügyi számadatai helyességének matematikai módszerrel történő vizsgálata.

46. § Az ajánlatok alaki követelményeknek való megfeleléséről, az ajánlattevők alkalmasságának formai és mennyiség szerinti vizsgálatáról, valamint a kizáró okok vizsgálatáról és az ezek során megállapított tényekről a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által a bírálóbizottságba delegált tag közbeszerzési szakvéleményt készít.

47. § Az alkalmasságot a jogi ügyekért felelős egység vezetője által delegált munkatárs csak a 44. §-ban meghatározottak szerint vizsgálhatja. A mennyiségi vizsgálat részét képezi az alkalmassági igazolások, nyilatkozatok áttekintése.

48. § A közbeszerzési szakvélemény javaslatot tartalmaz a vizsgálat eredménye alapján szükségessé váló eljárási cselekményekre vonatkozóan (hiánypótlás, érvénytelenné nyilvánítás, kizárás), amelyeket a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által delegált munkatárs a bírálóbizottság elé terjeszt.

49. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által delegált munkatárs közbeszerzési szakvéleménye alapján a bírálóbizottság dönt a közbeszerzési eljárás lefolytatása során az egyes eljárási cselekmények elrendeléséről, melyet bizottság tagjai előzetes egyeztetés során elektronikus levelezőrendszer útján hagynak jóvá.

50. § A bírálóbizottság kizárólagos feladatkörét képezi az értékelés szempontjából lényeges ajánlati elemek tartalmát megalapozó adatok vizsgálata és az ajánlatnak a bírálati szempontok szerinti tartalmi elemeinek vizsgálata.

51. § A bírálóbizottság a döntéseit többségi szavazással hozza meg, szavazategyenlőség esetén a bírálóbizottság elnöke dönt. A bírálóbizottság akkor határozatképes, ha az ülésén legalább a tagok kétharmada jelen van.

52. § Az ajánlatok elbírálásáról készült végleges döntési javaslatról készült jegyzőkönyvhöz a bírálóbizottsági tagok közötti véleményeltérés esetén csatolni kell a bírálóbizottság tagjainak aláírt egyéni bírálati lapjait. Az egyéni bírálati lapon rögzíteni kell az ajánlat vagy részvételi jelentkezés érvényességére vagy érvénytelenségére vonatkozó megállapításokat, a részletes, egyedi, szakmai alapú indokolást, továbbá a döntéshozó részére tett döntési javaslatot.

53. § A döntéshozó a döntési javaslat alapján – szükség esetén a Miniszterelnökség állásfoglalásának figyelembevételével – hozza meg döntését. A döntést írásba kell foglalni.

54. § A részvételi szakasz eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről, illetőleg a közbeszerzési eljárás eredményéről szóló írásbeli összegezés megküldéséről (a továbbiakban: összegezés megküldése) a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által delegált munkatárs gondoskodik.

55. § Indokolt esetben a bírálóbizottság döntése alapján az ajánlati kötöttség lejártának időpontját megelőzően a jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által delegált munkatárs kéri fel az ajánlattevőket ajánlataik meghatározott időpontig történő további fenntartására, az ajánlati kötöttség kiterjesztése azonban nem haladhatja meg az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontjától számított 60 napot. Amennyiben az ajánlattevő az ajánlatkérő által megadott határidőben nem nyilatkozik, úgy kell tekinteni, hogy ajánlatát az ajánlatkérő által megjelölt időpontig fenntartja. Amennyiben valamelyik ajánlattevő ajánlatát nem tartja fenn, az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontját követően az eljárás további részében az értékelés során ajánlatát figyelmen kívül kell hagyni.

56. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység vezetője által delegált munkatárs az ajánlati kötöttség idejének kiterjesztéséről, annak indokáról és az írásbeli összegzés megküldésének új időpontról írásban értesíti az ajánlattevőket.

57. § A közbeszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződést a jogi szakértelemmel rendelkező bírálóbizottsági tag készíti el az eljárást indító felhívás, a dokumentáció, a dokumentáció részeként kiadott szerződéstervezet vagy szerződéses feltételek, szükség esetén a tárgyalási jegyzőkönyv, valamint az ajánlat tartalmának megfelelően.

58. § A szerződés ellenjegyzésére és aláírására a gazdálkodási keretszabályzatban foglaltakat kell megfelelően alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy

59. § A megkötött szerződésnek az előírt honlapon történő közzétételét a jogi ügyekért felelős osztály vezetője által delegált munkatársa közérdekű adat közzétételéért felelős személynél kezdeményezi, valamint adott esetben gondoskodik az aláírt szerződés Miniszterelnökség részére történő megküldéséről.

60. § A közbeszerzési eljárások keretében megkötött szerződések módosítására kizárólag a Kbt. 141. §-ában meghatározott feltételek fennállása esetén van lehetőség.

61. § A szerződés módosítását a kötelezettségvállalásra jogosult vezető a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes jóváhagyását követően a közigazgatási államtitkárnak címzett feljegyzésében kezdeményezheti, amelyben be kell mutatni a szerződésmódosítás indokait, és mellékelni kell a szerződésmódosítás jogszerűségének igazolására szolgáló dokumentumokat.

62. § A szerződésmódosítás megkötéséhez szükséges jóváhagyás beszerzése érdekében az előterjesztést a jogi ügyekért felelős szervezeti egység készíti el és küldi meg soron kívül a közigazgatási államtitkár útján a Miniszterelnökség részére.

63. § A szerződésmódosítás elkészítésére egyebekben az I. Rész IV. fejezetében foglaltakat kell alkalmazni.

64. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység a szerződésmódosítás aláírt példányainak kézhezvételét követő két munkanapon belül gondoskodik a hirdetmény elkészítéséről és határidőben történő megjelentetéséről.

65. § Az eljárást kezdeményező szervezeti egység vezetője köteles figyelemmel kísérni a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítését és a szerződésszerű teljesítést ellenőrizni.

66. § A Kbt. 43. § (1) bekezdés f) pontjában meghatározott, a szerződés (rész) teljesítéséről szóló információk honlapon történő megjelentetéséről a jogi ügyekért felelős szervezeti egység gondoskodik.

67. § A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet 27/B. §-a szerinti keretmegállapodásos eljárás második részének (a továbbiakban: központosított közbeszerzési eljárás második része) lebonyolítása során az I. Rész III–VI. fejezetében foglaltaknak megfelelően kell eljárni, a Kbt. figyelembevételével, ezen fejezetben foglalt eltérésekkel.

68. § A központosított közbeszerzési eljárás második részét kezdeményező szervezeti egység feladata:

69. § A kezdeményező szervezeti egység a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes álláspontjának beszerzése mellett gondoskodik a közigazgatási államtitkár titkárságának közreműködésével a mindenkor hatályos eszközbeszerzési tilalom feloldásának kezdeményezéséről.

70. § A központosított közbeszerzési eljárás második részét kezdeményező szervezeti egység meghatározza a beszerzés tárgyát, és áttekinti a Közbeszerzési Portál adatbázisából, hogy a beszerzés tárgya (a továbbiakban: termék) hatályos központosított közbeszerzési eljárás keretében kötött keretmegállapodás (a továbbiakban: keretmegállapodás) terhére beszerezhető-e.

71. § Amennyiben a kiemelt termékek körébe tartozó beszerzési igény kielégítése a központosított közbeszerzési eljárás alapján megkötött keretmegállapodás terhére nem történhet meg, a Minisztérium a beszerzést saját hatáskörben valósítja meg.

72. § Amennyiben a beszerzésnek közbeszerzési szempontból akadálya nincsen, a jogi ügyekért felelős szervezeti egység gondoskodik az igénybejelentésről a Közbeszerzési Portálon. A központosított közbeszerzési eljárás második része a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság általi jóváhagyását és visszaigazolását követően indítható meg.

73. § A nemzetközi utazásszervezések körébe tartozó szolgáltatások megrendelését a kezdeményező szervezeti egység – amennyiben az adott beszerzési igény a Minisztérium kiutazási és fogadási tervében szerepel – a belföldi pénzügyi igazgatásért felelős egység részére közvetlenül megküldendő feljegyzéssel kezdeményezi. A tárgyévi költségvetésre vonatkozó kiutazási és fogadási terv elfogadását követően felmerülő igény esetén a kezdeményezéshez a közigazgatási államtitkár jóváhagyása szükséges. A verseny újraindítását és a megrendelést a belföldi pénzügyi igazgatásért felelős egység a szolgáltatók vonatkozó ajánlatait tartalmazó online utazási foglalási rendszeren keresztül is megvalósíthatja.

74. § A minősített beszerzések Országgyűlés általi mentesítésének kezdeményezésére vonatkozó feltételekről és eljárásról, valamint az ilyen beszerzések megvalósításakor az ajánlatkérő által érvényesítendő követelményekről szóló 492/2015. (XII. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: kormányrendelet) hatálya alá tartozó beszerzések az Országgyűlés illetékes bizottsága által kiadott, a Kbt. alkalmazása alól felmentő előzetes döntés alapján kezdeményezhetők. A kormányrendelet szerint minősített, valamint a védelmi és biztonsági célú beszerzésekről szóló 2016. évi XXX. törvény szerinti védelmi és biztonsági célú beszerzések során az ezen részben foglalt rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni.

75. § A beszerzési eljárás irataiba az eljárás lebonyolításában az utasítás alapján részt vevő személyek tekinthetnek be. A kötelezettségvállalásra jogosult az eljárás meghatározott iratainak megismerését egyéb személy részére írásban engedélyezheti. Az iratokba való betekintésre feljogosított személy köteles az iratok megismerését megelőzően titoktartási és összeférhetetlenségi nyilatkozatot aláírni.

76. § A beszerzési eljárás során keletkezett minősített adatokra, azok minősítésének rendjére, valamint a minősített adatok kezelésére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és a Minisztérium Biztonsági Szabályzatának és Iratkezelési Szabályzatának a rendelkezései irányadóak.

77. § A kötelezettségvállalásra jogosult a beszerzés előkészítése körében:

78. § A kötelezettségvállalásra jogosult az e rész szerinti beszerzést a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes álláspontjának beszerzését követően a közigazgatási államtitkárnál köteles kezdeményezni:

79. § A kötelezettségvállaló felelős:

80. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység a biztonsági ügyekért felelős szervezeti egységnél, illetve a biztonsági ügyekért felelős szervezeti egység saját hatáskörben kezdeményezi az illetékes nemzetbiztonsági szolgálatnak (Nemzetbiztonsági Szakszolgálat, Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat, Alkotmányvédelmi Hivatal vagy Információs Hivatal) a kormányrendelet 2. § (3) bekezdése szerint meghatározott tartalmú szakmai állásfoglalásnak beszerzését. Amennyiben a biztonsági ügyekért felelős szervezeti egység a jogi ügyekért felelős szervezeti egység kezdeményezését biztonsági, nemzetbiztonsági okból nem tartja indokoltnak, erről a jogi ügyekért felelős szervezeti egységet és a szakterületet tájékoztatja az indokok megjelölésével.

81. § A jogi ügyekért felelős szervezeti egység a mentesítési kérelmet a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár előzetes jóváhagyásával, a közigazgatási államtitkár útján megküldi a külgazdasági és külügyminiszternek (a továbbiakban: miniszter).

82. § (1) A miniszter a mentesítési kérelmet megvizsgálja, és ha az hiányos vagy nem egyértelmű, további kiegészítő információkat kérhet. Ha a beszerzés tárgya vagy az adott mentesítési kérelemben meghatározott szerződés más minisztert is érint, a miniszter a kérelemről tájékoztatja a többi érintett minisztert. A miniszter – a többi érintett miniszterrel együttműködve – a mentesítési kérelemben foglaltakat megvizsgálja abból a szempontból, hogy

(2) Az (1) bekezdés b) és c) pontja szerinti feltételek tekintetében a miniszter a közbeszerzésekért felelős miniszter véleményét kérheti.

(3) A miniszter egyetértése esetén a mentesítési kérelmet, a kormányrendelet 2. § (3) és (4) bekezdése szerinti szakmai állásfoglalást, illetve szakmai véleményt – a szükséges kiegészítő információk kézhezvételétől számítva – legkésőbb 15 napon belül a Nemzetbiztonsági Kabinet (a továbbiakban: Kabinet) elé terjeszti. A Kabinet kormányrendeletben meghatározott hatásköreit a Nemzetbiztonsági Kabinet Nemzetbiztonsági Munkacsoportja útján gyakorolja. A miniszter az előterjesztésében ismerteti, hogy a kérelmet megalapozottnak tartja, és milyen okból.

(4) A Kormány irányítása alatt nem álló szervezet által benyújtott mentesítési kérelmet a miniszter – egyet nem értése esetén – véleményével ellátva terjeszti a Kabinet elé.

(5) Ha a kormányrendelet 1. §-a szerinti közbeszerzési eljárás lefolytatása alól mentesíteni kívánt szerződést a Minisztérium kívánja megkötni, a mentesítési kérelmet annak indokolásával együtt a miniszter közvetlenül a Kabinet elé terjeszti, amelyhez csatolja a kormányrendelet 2. § (3) és (4) bekezdése szerinti szakmai állásfoglalást, illetve szakmai véleményt.

(6) A mentesítési kérelem jóváhagyását követően a jogi ügyekért felelős szervezeti egység megküldi a jóváhagyott mentesítési kérelmet az érintett szervezeti egység részére. Az érintett szervezeti egység lefolytatja az eljárást a gazdálkodási keretszabályzat szerint meghatározott beszerzési eljárás keretében.

83. § A megkötött szerződések adatairól a jogi ügyekért felelős szervezeti egység egységes központi nyilvántartást vezet. A nyilvántartás vezetésén kívül a jogi ügyekért felelős szervezeti egység őrzi a megkötött szerződések egy-egy eredeti példányát.

84. § A nyilvántartáshoz a szervezeti egységek kijelölt ügyintézői részére a jogi ügyekért felelős szervezeti egység hozzáférést biztosít az adott szervezeti egység szerződéskötésre irányuló igényeinek, megkötött szerződéseinek adatairól, valamint az azonos vagy hasonló tárgyú szolgáltatások tekintetében a közbeszerzési értékhatárokról történő tájékozódás érdekében.

85. § (1) A közbeszerzési, valamint beszerzési eljárás előkészítésétől annak lezárulásáig – ideértve az eljárás alapján kötött szerződés teljesítését is – az eljárással kapcsolatos valamennyi folyamatot írásban dokumentálni kell.

(2) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig kell megőrizni, amennyiben az eljárásra vonatkozó előírás (pl. projekt dokumentum) hosszabb megőrzési időt nem állapít meg. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább öt évig kell megőrizni.

86. § (1) A közbeszerzési és beszerzési eljárások dokumentumainak megőrzése a jogi ügyekért felelős szervezeti egység feladata.

(2) Az (1) bekezdésre figyelemmel valamennyi érintett szervezeti egység köteles a birtokában lévő, az adott eljáráshoz kapcsolódó valamennyi dokumentumot haladéktalanul a jogi ügyekért felelős szervezeti egység rendelkezésére bocsátani.

87. § Amennyiben a Minisztérium a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bízta meg az eljárás teljes körű lefolytatásával, a felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó az eljárás során keletkezett valamennyi iratot az eljárás lezárását követően haladéktalanul megküldi a jogi ügyekért felelős szervezeti egység részére.

88. § Az eljárás folyamán elkészítendő iratnak minősül:

89. § A közbeszerzési, valamint beszerzési eljárások során keletkezett iratanyagból (valamennyi irat) egy példánynak a jogi ügyekért felelős szervezeti egységen megtalálhatónak kell lennie. Az iratok kezelésével kapcsolatosan a hatályos iratkezelési szabályzat az irányadó.

90. § A beszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a keletkezett szerződés teljesítésével kapcsolatos valamennyi dokumentumot a minősítési idejük lejártáig, de legalább a szerződés teljesítését követő öt évig kell megőrizni. A dokumentumok tárolását az ügyiratkezelésre és minősített adatok kezelésére vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően kell ellátni.

91. § Az utasításban nem szabályozott kérdésekben a hatályos Kbt. és végrehajtási rendeletei, valamint a beszerzés tárgya szerinti jogszabályok az irányadók.

92. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

93. § Az utasítás hatálybalépését megelőzően megindított közbeszerzési eljárások lefolytatására a megindításkor hatályos szabályokat kell alkalmazni.

94. §²