14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasítás

a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal által elrendelt ideiglenes külföldi és belföldi kiküldetések, valamint egyéb hivatalos utazások rendjéről¹

2018.01.02.

A tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-a és 8. § (1) bekezdése, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 13. § (2) bekezdés c) pontja és a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki:

I. Fejezet

Általános rendelkezések

1. A szabályzat hatálya

1. Jelen utasítás (a továbbiakban: szabályzat) alkalmazási köre kiterjed a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) által elrendelt:

a) belföldi és ideiglenes külföldi kiküldetések lebonyolítására és azok – NKFI Hivatal költségvetéséből és átvett pénzeszközeiből vagy harmadik fél által finanszírozott – költségeinek,

b) belföldi és külföldi illetékességű, nem az NKFI Hivatal állományába tartozó személyek egyéb utazásainak lebonyolítására és az utaztatásukkal kapcsolatos költségek

elszámolására.

2. A szabályozás hatálya az NKFI Hivatal kormánytisztviselőire, kormányzati ügykezelőire és munkajogviszonyban álló munkavállalóira terjed ki. Az NKFI Hivatal a szabályzat alkalmazási körébe tartozó, az 1. pont b) alpont szerinti személlyel jogviszonyt a szabályzatban foglalt rendelkezésekre figyelemmel létesíthet.

2. Értelmező rendelkezések

3. Ezen szabályzat alkalmazásában:

a) állományba tartozó személy: az NKFI Hivatallal kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban álló személy;

b) belföldi kiküldetés: az állományába tartozó személy részére a Személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 3. § 11. pontja szerint elrendelt munkavégzés;

c) egyéb utazások: az NKFI Hivatal állományába nem tartozó, külföldi illetékességű személyeknek egyéb jogviszony alapján, Magyarországra történő beutazása és az NKFI Hivatal állományába nem tartozó belföldi illetékességű személy Magyarországon belüli utazása;

d) ideiglenes külföldi kiküldetés: az NKFI Hivatal tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében az állományába tartozó személy által Magyarország területén kívüli munkavégzés (beleértve a képzést, továbbképzést, tapasztalatcserét is), amelynek tervezett időtartama nem haladja meg a 3 hónapot;

e) kiküldetési terv: a költségvetési évre vonatkozó ideiglenes külföldi kiküldetéseket a szabályzat szerint, táblázatos formában bemutató dokumentum;

f) kiküldött: az NKFI Hivatal elnöke – vagy az általa felhatalmazott személy – elrendelése alapján ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő, az NKFI Hivatal állományába tartozó személy;

g) külsős kiküldött: az NKFI Hivatallal kormányzati szolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban nem álló, az NKFI Hivatal elnöke vagy az általa felhatalmazott személy által e személlyel fennálló egyéb jogviszony alapján elrendelt, az NKFI Hivatal tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli eljárásra megbízott személy.

II. Fejezet

Az ideiglenes külföldi kiküldetésre vonatkozó szabályok

3. A kiküldetési terv

4. A Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának vezetője az NKFI Hivatal szervezeti egységei vezetőinek (főosztályvezetők) javaslatai alapján évente november 1-ig a következő évre vonatkozó kiküldetési tervet készít. A kiküldetési tervben az előre nem tervezhető utazásokra legalább az NKFI Hivatal költségvetésében kiküldetésekre rendelkezésre álló teljes évi keretösszeg 30%-ának megfelelő tartalékot kell képezni.

5. A kiküldetési tervnek kiküldetésenként tartalmaznia kell:

a) a kiküldött (ideértve a külsős kiküldöttet is) nevét, szervezeti egységét

b) a kiküldetés szerinti célállomás, illetve helyszín megjelölését;

c) a kiküldetés tervezett időpontját;

d) a kiküldetés tervezett időtartamát;

e) a kiküldetés célját;

f) a kiküldetés tervezett költségeit tételesen és összesen;

g) a fedezet 6. pont szerinti forrását;

h) amennyiben az várható, a visszatérítés összegét.

6. Az ideiglenes külföldi kiküldetések költségeinek fedezete lehet:

a) az NKFI Hivatal költségvetése;

b) az Európai Uniótól közvetlenül kapott pénzeszköz (EU projektek);

c) harmadik fél által történő finanszírozás.

7. A kiküldetési tervet a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának előterjesztése alapján – a Költségvetési Főosztály vezetőjének szakmai ellenjegyzését követően – az NKFI Hivatal elnöke hagyja jóvá. A jóváhagyott kiküldetési tervet az NKFI Hivatal belső intranetes hálózatán közzé kell tenni.

8. A Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya a Költségvetési Főosztály Gazdasági Osztálya (a továbbiakban: Gazdasági Osztály) által készített pénzügyi kimutatás felhasználásával minden negyedévet követő 15 napon belül értékeli a kiküldetési terv végrehajtását, valamint a rendelkezésre álló információk alapján felülvizsgálja és szükség esetén (így különösen, ha új vagy módosult feladatok, tervezéskor még nem ismert adatok merülnek fel) az év hátralevő részére vonatkozóan kezdeményezi annak módosítását. A módosított kiküldetési tervet a 7. pontban meghatározottak szerint kell jóváhagyni és közzétenni.

4. A külföldi utazási engedély

9. A kiküldetésért felelős szakmai főosztály a kiküldött közreműködésével az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdése előtt az 1. melléklet szerinti külföldi utazási engedély javaslatot készít elő 1 példányban, amelyen fel kell tüntetni a 9. alcím szerinti elszámolható költségeket, a kiküldetés indokát, a kiküldött feladatait, a tárgyalási irányelveket és
– amennyiben meghatározásra került – a tárgyalási mandátumot. A külföldi utazási engedélyhez 1 példányban csatolni kell a kiküldetéshez kapcsolódó esemény napirendjét, valamint – amennyiben az rendelkezésre áll –
a meghívólevelet.

10. Ha a kiküldött nem egyedül utazik, akkor a külföldi utazási engedélyen fel kell tüntetni a vele együtt utazó, a kiküldetés célja szerinti eseményen részt vevő további személy nevét is. A kiküldöttel együttutazót akkor is jelezni kell, ha az a kiküldöttel nem azonos időben indul vagy érkezik a kiküldetés céljául szolgáló eseményre.

11. A külföldi utazási engedélyen minden várható költséget fel kell tüntetni. Az elszámolható költségeket a szabályzat 9. alcíme tartalmazza. A várható költségek pontos meghatározására a jóváhagyott kiküldetési terv szolgál iránymutatásként, amennyiben a külföldi kiküldetés várható költsége ennél magasabb, azt az indoklásban engedélyeztetni kell. A kiküldetési tervben nem szereplő út esetén előzetes ajánlatkérés szükséges, amelyet az NKFI Hivatal Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának utazási szolgáltatások megrendeléséért felelős referense (a továbbiakban: utaztató) a kiküldetésért felelős szakmai főosztály vagy a kiküldött erre irányuló megkeresését követő 2 munkanapon belül lefolytat és annak eredményét megküldi a kiküldött részére. Ilyen esetben a várható költségeket a beérkező ajánlatok alapján kell meghatározni és az ajánlatokat csatolni kell a külföldi utazási engedélyhez. A határidőben történő útindításhoz az ajánlatkérés időigényét a kiküldött köteles figyelembe venni.

12. A külföldi utazási engedélyen fel kell tüntetni, hogy az összes tervezett kiadásból milyen összeg terheli az NKFI Hivatalt, a harmadik fél a költségekből mennyit térít meg, valamint azt, hogy a kiküldött a kiküldetés során díjtalan ebédben vagy vacsorában részesül-e.

13. Az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartamát úgy kell megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a kiutazásra a kiküldetési feladat kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor – amennyiben a közlekedési eszköz indulási ideje nem indokolja –, ennek indokoltságát a külföldi utazási engedélyen alá kell támasztani.

14. A külföldi utazási engedély iktatása során az NKFI Hivatal iratkezelési szabályzata szerint kell eljárni azzal, hogy iratkezelőként minden esetben hozzá kell adni az utaztatót és az utazás pénzügyi elszámolásának feladatait végző munkatársat is.

5. Szakmai ellenjegyzés

15. A kiküldetésért felelős szakmai főosztály vezetője a külföldi utazási engedély aláírásával igazolja a kiküldetés szakmai indokoltságát (a továbbiakban: szakmai ellenjegyzés). A külföldi utazási engedély szakmai ellenjegyzésének az NKFI Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában legalább a kiküldetés megkezdése előtt 15 munkanappal meg kell történnie.

16. Amennyiben a szakmai ellenjegyzésre a kiküldetés megkezdése előtti 15 munkanapon belül kerül sor (a továbbiakban: késedelmes útindítás), a külföldi utazási engedélyhez feljegyzést kell csatolni a késés okának részletezésére. Késedelmes útindításnak minősül az is, ha a kiküldetésért felelős szakmai főosztály a külföldi utazási engedélyt hiányos adattartalommal indítja és a hiánypótlás a kiküldetés megkezdése előtt legkésőbb 15 munkanapig nem történik meg.

17. A szakmai ellenjegyzés során ellenőrizni kell, hogy

a) a külföldi utazási engedélyen minden szükséges adatot feltüntettek;

b) a kiküldetési tervben nem szereplő kiküldetés esetén a 9. és 11. pontban leírt mellékleteket hiánytalanul csatolták;

c) a kiküldött az előző kiküldetéséről az utazási jelentést elkészítette.

18. Szakmai ellenjegyzésre csak akkor kerülhet sor, ha a külföldi utazási engedély a 17. pontban meghatározott feltételeknek megfelel, ellenkező esetben azt a szakmai ellenjegyzést végző vezető köteles visszaadni a kiküldöttnek javításra, aki legfeljebb 2 munkanapon belül pótolja a hiányosságokat.

19. A szakmai ellenjegyzéssel ellátott külföldi utazási engedélyt a kiküldetésért felelős szakmai főosztály vezetője 2 munkanapon belül továbbítja a Költségvetési Főosztály részére pénzügyi ellenjegyzésre.

6. Pénzügyi ellenjegyzés

20. A Gazdasági Osztály a külföldi utazási engedély alapján annak átvételét követő 2 munkanapon belül ellenőrzi a fedezet meglétét és előzetesen nyilvántartásba veszi a külföldi utazási engedély szerinti, tervezett kötelezettségvállalást.

21. A külföldi utazási engedély pénzügyi ellenjegyzésére az NKFI Hivatal hatályos gazdálkodási szabályzatában kijelölt személy jogosult. A pénzügyi ellenjegyzést követő 2 munkanapon belül a Költségvetési Főosztály továbbítja a külföldi utazási engedélyt kötelezettségvállalásra.

7. Engedélyezés, kötelezettségvállalás

22. Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket az NKFI Hivatal elnöke engedélyezi. Az NKFI Hivatal elnökének ideiglenes külföldi kiküldetése esetén a kötelezettségvállaló az innovációs és általános elnökhelyettes.

23. A 22. pont szerinti engedélyezést követő 2 munkanapon belül az Elnöki Titkárság gondoskodik a külföldi utazási engedély utaztató részére történő továbbításáról, aki azt továbbítja a Költségvetési Főosztály részére. A jóváhagyott külföldi utazási engedély a kötelezettségvállalás dokumentumának minősül.

24. Az ideiglenes külföldi kiküldetésnek az NKFI Hivatal elnöke általi elutasításának tényét a külföldi utazási engedélyen fel kell tüntetni, amely alapján az a 20. pont szerinti nyilvántartásból törlésre kerül.

8. Foglalás

25. Az utaztató a jóváhagyott külföldi utazási engedély alapján, az abban meghatározott útiköltség és szállásdíj figyelembevételével, a kiküldöttel egyeztetve intézi az engedélyezett ideiglenes külföldi kiküldetéssel összefüggő utazások és a szállás foglalását.

26. Indokolt esetben – így különösen, ha a külföldi utazási engedély jóváhagyásához szükséges idő alatt az előzetesen jelzett vagy egyébként a 11. pont szerinti ajánlatban meghatározott utazási mód vagy szállás már nem elérhető – az utaztató a külföldi utazási engedély kézhezvételét követően a kiküldöttel közvetlenül egyeztethet és a még foglalható repülő- és vonatjegy, valamint szállásajánlatokból megfelelő ár/érték arányt mérlegelve, a 14–15. alcím szerinti rendelkezésekre figyelemmel gondoskodik a foglalásról.

27. A 26. pont szerinti foglalást a felelős költségvetési gazdálkodás alapelveire tekintettel kell intézni, a repülő- és vonatjegy, valamint a szállás kiválasztása során újabb engedélyeztetés nélkül nem választható eltérő komfortfokozatú közlekedési mód, illetve szálláshely és nem módosulhat a kiküldetés időtartama. A külföldi utazási engedély szerint jóváhagyott összköltséget ilyen esetben sem lehet túllépni.

9. Az elszámolható költségek

28. A kiküldöttet az ideiglenes külföldi kiküldetése során felmerülő, 29. pont szerinti, indokolt mértékű költségeinek fedezésére költségtérítés, valamint a 10. alcím szerinti napidíj illeti meg.

29. A kiküldött a következő költségek megtérítésére jogosult:

a) szállásköltség;

b) a kiküldött lakóhelye (vagy az NKFI Hivatal székhelye, ha az indulás onnan történik) és a kiküldetés helye között történő ki- és visszautazás költsége (beleértve a minibusz, illetve indokolt esetben a taxi költségét);

c) az ideiglenes külföldi kiküldetés céljaként megjelölt rendezvény részvételi díja;

d) az ideiglenes külföldi kiküldetés teljes időtartamára kiterjedő utazási biztosítás (baleset-, betegség-, poggyászbiztosítás);

e) külföldi helyi és helyközi közlekedési eszköz költsége;

f) az NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettesei esetében – a Miniszterelnökséget vezető miniszter kormányváró használatára vonatkozó eseti engedélye alapján – repülőtéri kormányváró használati díja;

g) hordárköltség, amennyiben az engedélyező ilyen jellegű költséget jóváhagyott;

h) túlsúlyköltség, amennyiben az engedélyező ilyen jellegű költséget jóváhagyott;

i) vízumköltség;

j) hivatali reprezentáció, ajándék, amennyiben az engedélyező ilyen jellegű költséget jóváhagyott;

k) egyéb indokolt dologi költségek, amennyiben az engedélyező ilyen jellegű költséget jóváhagyott.

10. A napidíj

30. A napidíj mértéke naptári naponként 40 euró.

31. A kiküldetés időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. Az eltelt idő kiszámításának módja: a kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó tört rész – amennyiben az legalább 8 óra – egész napnak számít. Fél naptári napként kell figyelembe venni azt a napot, amelynek során a kiutazó 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb időt tölt külföldön.

32. A kiküldetés indulási, illetve érkezési ideje Magyarország államhatára átlépésének időpontja. Az államhatár átlépése időpontjának megállapítása szempontjából légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni. Vasúton és gépjárművel történő utazás esetén az államhatár átlépésének tényleges időpontja az irányadó.

33. Amennyiben a kiküldött az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben és/vagy vacsorában részesült, az adott naptári napra jutó napidíját étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell a külföldi kiküldetés befejezését követően leadott, 4. melléklet szerinti nyilatkozat alapján.

34. A kiküldött a külföldi utazási engedélyen és a kiküldetés befejezését követően egyaránt köteles nyilatkozni arról, hogy a kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben és/vagy vacsorában részesül(t)-e. A nyilatkozatot a kiküldetés befejezését követő 5 munkanapon belül a Költségvetési Főosztály részére kell leadni és amennyiben a kiküldöttnek visszafizetési kötelezettsége keletkezik, azt a kiküldetést követő 5 munkanapon belül köteles teljesíteni.

35. A napidíjat az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdése előtt az NKFI Hivatal pénzkezelési szabályzatában (a továbbiakban: pénzkezelési szabályzat) foglaltak szerint kell kifizetni. A kifizetéséről a Gazdasági Osztály a kiküldetés megkezdése előtt legalább 2 munkanappal gondoskodik.

36. A külföldi utazási engedélyen a kiküldött köteles nyilatkozni arról, hogy a 29. pont b), e), g), i) és k) alpontokban megjelölt elszámolható költségekre előleget igényel-e, vagy a felmerült kiadások utólagos elszámolást követő átutalással történő teljesítésére tart-e igényt. Az előleg kifizetéséről a Gazdasági Osztály a kiküldetés megkezdése előtt legalább 2 munkanappal, a pénzkezelési szabályzat szerint gondoskodik.

37. A napidíjat a Gazdasági Osztály számfejti a központi illetményszámfejtő rendszeren keresztül. Az állományba tartozó személyek részére a napidíj bruttó módon kerül kifizetésre, a személyi jövedelemadó előlege pedig a következő havi illetmény, illetve munkabér számfejtése során kerül levonásra. A napidíjakat terhelő járulékok befizetésére a központi illetményszámfejtő rendszerhez kapcsolódóan központilag kerül sor a nettó finanszírozás keretében.

11. Utazási költségek

38. A kiküldött turistaosztályra szóló repülőjegyre jogosult, magasabb komfortfokozatú jegyet abban az esetben lehet igénybe venni, ha a járatok telítettsége miatt az adott városba más módon nem lehet eljutni és a rendezvényen az NKFI Hivatal képviselete elengedhetetlen. Ezen alapelvtől kizárólag a külföldi utazási engedély indoklás részében feltüntetett, a kötelezettségvállaló által engedélyezett módon lehet eltérni.

39. Az NKFI Hivatal elnöke és elnökhelyettesei a négy órát meghaladó tengeren túli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál – a Miniszterelnökséget vezető miniszter egyetértésével – magasabb komfortosztálynak megfelelő repülőjegyre jogosultak.

40. Vonattal történő utazás esetén a kiküldöttek részére II. osztályú menetjegy, helyjegy vagy hálókocsipótjegy számolható el, kivéve, ha a kötelezettségvállaló a külföldi utazási engedélyen jelzett és indokolt magasabb osztály beszerzését jóváhagyja.

41. Amennyiben a kiküldetés helyszíne tömegközlekedéssel nem, vagy csak jelentős nehézségek árán közelíthető meg, a kiutazáshoz személygépjármű is igénybe vehető. Gépjármű igénybevétele esetén a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjéről szóló NKFIH utasítás (a továbbiakban: gépjármű szabályzat) rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell.

42. Hordárköltség, túlsúlyköltség csak hivatalos küldemények szállítása esetén számolható el a kötelezettségvállaló előzetes engedélye alapján.

43. Az ideiglenes külföldi kiküldetés teljesítésével kapcsolatos helyi közlekedés során elsősorban a tömegközlekedési járműveket (metró, busz, vonat, minibusz, egyéb transzfer) kell igénybe venni. Igazoltan indokolt esetben (így különösen, ha tömegközlekedéssel a helyszín nem, vagy csak nehézkesen közelíthető meg, a rendelkezésre álló idő túl rövid) taxi is igénybe vehető. Az Európai Unió szervei által finanszírozott utazások esetén tömegközlekedési járműveket kell igénybe venni, tekintettel arra, hogy kizárólag ilyen típusú helyi közlekedési költségek téríthetők meg.

44. A kiküldetéssel kapcsolatosan nem számolható el

a) az útlevél beszerzésével, meghosszabbításával kapcsolatos költség (kivéve diplomata- és szolgálati útlevelek);

b) a személyes szükséglet kielégítését szolgáló kiadás (pl. gyógyszer, ital, hotel minibár, ruházat stb.);

c) a helyi tömegközlekedés költségeit kivéve a számlával nem igazolt költség.

12. Külföldi kiküldetésekkel kapcsolatos napidíj, egyéb előlegek felvétele és a költségek elszámolása

45. A kiküldött a 3. melléklet szerinti formanyomtatványon a kiküldetés befejezését követő 5 munkanapon belül köteles – a helyi tömegközlekedés költségeit kivéve – számlákkal alátámasztva elszámolni a felmerült költségekkel. Amennyiben a kiküldött előleget vett fel és visszafizetési kötelezettsége keletkezik, a kiküldetés befejezését követő 5 munkanapon belül köteles teljesíteni azt a pénzkezelési szabályzat szerint.

46. Az elszámoláshoz csatolni kell a bizonylatokat, a menetjegyet, a szállodaszámlát és a dologi kiadásokra vonatkozó bizonylatokat, valamint a reptéri minibusz szelvényeit és az NKFI Hivatal nevére kiállított taxiszámlát.

47. Indokolt dologi költségeket (így különösen: részvételi díj, vásári belépő, telefon-, telefax-, internethasználat, 5 napnál hosszabb kiküldetés esetén mosatási és tisztítási szolgáltatás költségek) az utazás előtt a külföldi utazási engedélyen kell engedélyeztetni.

48. A külföldi kiküldetés költségelszámolásánál a kiküldetés teljesítését igazolni kell. Az igazoló személy a kiküldött közvetlen vezetője, aki a 3. melléklet megfelelő rovatának aláírásával a díjtalan étkezésről szóló nyilatkozat meglétét és az abban foglaltak, valamint a meghívóban és/vagy programban foglaltak összhangját is tanúsítja.

49. Az utazás esetleges elmaradása esetén a felvett előleget 5 munkanapon belül vissza kell fizetni a házipénztárba.

50. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 6. §. (4) bekezdés b) pontjában foglaltak szerint a magánszemély napidíjból származó bevételét a napidíj megszerzése napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamon kell forintra átszámítani és az átszámított összeg alapján megállapítani a fizetendő személyi jövedelemadót, valamint kifizetni, illetve elszámolni a napidíjat. A kiküldetés során felmerült egyéb dologi költségek elszámolása során a költség felmerülése napján (a bizonylaton, számlán szereplő teljesítés dátuma szerint) érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamot kell figyelembe venni, a VIP kártyával kiegyenlített költségek, elszámolása a banki terhelés napján érvényes árfolyamon történik.

13. Szakmai beszámoló

51. A kiküldött feladata ellátását a külföldi utazás befejezésétől számított 15 munkanapon belül kötelezően elkészített, a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya vezetőjéhez eljuttatott, a 2. melléklet szerinti utazási jelentéssel igazolja. Az utazási jelentés kiküldő általi jóváhagyatásáról és a jóváhagyott utazási jelentésnek az NKFI Hivatal belső intranetes hálózatán történő közzétételéről a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának vezetője által erre kijelölt személy gondoskodik.

52. Az utazási jelentésnek tartalmaznia kell a kiküldetés rövid szakmai összefoglalóját, ki kell térnie a kiküldött NKFI Hivatal nevében tett nyilatkozataira, illetve minden olyan, a kiküldetés során megtörtént eseményre, amely az NKFI Hivatal tevékenységére hatással lehet. Az utazási jelentéshez – amennyiben az utazási jelentés készítésekor rendelkezésre áll – mellékelni kell a vonatkozó jegyzőkönyveket.

14. Külföldi kiküldetéshez kapcsolódó szolgáltatások megrendelésének szabályai

53. Az NKFI Hivatal a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó központi költségvetési szerv. A nemzetközi utazás szervezéséhez kapcsolódó szolgáltatások beszerzése központosított közbeszerzés keretében, az erre a célra rendszeresített számítógépes program használatával történik. A beszerzések lebonyolítására az utaztató, illetve az NKFI Hivatal elnöke által e feladatra felhatalmazott más munkatársak jogosultak. A feladatkört az érintett munkatársak munkaköri leírásában rögzíteni kell.

54. A központosított közbeszerzést az alábbi utazáshoz kapcsolódó szolgáltatások beszerzése esetén kell alkalmazni:

a) repülőjegy;

b) VIP váró;

c) vonatjegy;

d) szállás;

e) utazási biztosítás;

f) túlsúlyjegy;

g) gépjárműbérlés.

55. Az 54. pontban meghatározott szolgáltatások megrendelését a jóváhagyott külföldi utazási engedély alapján és a kiküldetés ahhoz mellékelt programja ismeretében kell elvégezni.

56. A megrendelések során a központosított közbeszerzés keretében ajánlott legolcsóbb szolgáltatást kell választani azzal, hogy a szállásfoglalás során olyan ajánlatokat kell bekérni és figyelembe venni, amelyek alapján a 63. pontban foglaltak teljesíthetők.

57. A központosított közbeszerzés keretében történő ajánlatkérés során, amennyiben az aktív ajánlatok között a szükséges szolgáltatás nem elérhető, a számítógépes program úgynevezett passzív felületén a szállítóktól egyedi ajánlatot kell kérni.

58. A fentiektől csak akkor lehet eltérni, ha a központosított közbeszerzésen keresztül a szükséges szolgáltatás nem elérhető.

59. A központosított közbeszerzés keretében elérhető legolcsóbb ajánlattól való eltérés indokát a megrendeléskor a számítógépes programban rögzíteni kell.

15. A repülőjegy- és szállásrendelés során alkalmazandó szempontok

60. A repülőjegy és a szállás megrendelését a külföldi rendezvény programjának figyelembevételével kell elvégezni. A kiküldött számára biztosítani kell, hogy

a) a célországba érkezést követően elég idő álljon rendelkezésre a rendezvény helyszínére történő eljutáshoz;

b) a rendezvény befejezését követően elég idő álljon rendelkezésre a repülőtérre történő eljutáshoz.

61. Amennyiben a célállomáson több repülőtér is van, egynapos utazások esetén lehetőleg a rendezvény helyszínéhez közelebb eső repülőtérre érkező járatra kell jegyet rendelni.

62. Egynapos utazások során – amennyiben a menetrend szerinti járatok esetén arra lehetőség van – átszállás nélküli légi utazást kell biztosítani. Többnapos utazások esetén úgy kell repülőjegyet rendelni, hogy az átszállás időtartama lehetőleg ne haladja meg

a) Európán belüli utazások esetén a 2 óra;

b) Európán kívüli utazások esetén a 4 óra

időtartamot.

63. A kiküldöttek számára olyan 3* (indokolt esetben 4*) besorolású, legfeljebb 150 EUR/éj/szoba költségű szállodai elhelyezést kell biztosítani, amely a rendezvény helyszínétől legfeljebb 2,5 kilométeres távolságra helyezkedik el és ahonnan a rendezvény helyszíne a helyi tömegközlekedési eszközök igénybevételével 30 percet meg nem haladó idő alatt elérhető. Ettől eltérni az alábbi esetekben lehet:

a) az elnök és elnökhelyettesek magasabb költségű, magasabb csillagbesorolású elhelyezést is igénybe vehetnek a jóváhagyott külföldi utazási engedélyen szereplő maximális keretösszeg erejéig;

b) ha a rendezvénynek helyet adó városban csak 150 EUR/éj/szoba ár felett biztosítható a szállodai elhelyezés;

c) ha a rendezvénynek helyet adó városban csak magasabb kategóriájú szállással oldható meg a kulturált elhelyezés;

d) a kiküldött alacsonyabb kategóriájú szállást igényel;

e) ha a kiküldetés 150 EUR/éj/szobánál magasabb költségű szálloda igénybevételét teszi szükségessé (a külföldi utazási engedélyen ennek tényét fel kell tüntetni és indokolni kell), így különösen delegációval történő utazás vagy a rendezvény szervezői által biztosított szállás esetén, illetve 2 hetet meghaladó kiküldetés esetén, amely esetben a kiküldetés időtartamától, jellegétől függően az elhelyezés színvonala, költségének keretösszege egyedileg kerül megállapításra;

f) 5* besorolású szállodában történő elhelyezés iránti kérést a külföldi utazási engedélyen részletesen indokolni kell, ilyen esetben a külföldi utazási engedélyhez csatolni kell az előzetes ajánlatkérésre utaztatótól érkezett árajánlatokat.

64. Ha a kiküldött egy adott repülőjáratra igényel repülőjegyet, illetve egy meghatározott szállodában kéri elhelyezését, ennek tényét és indokát a külföldi utazási engedélyen jelezni kell.

16. A külsős kiküldöttekre vonatkozó szabályok

65. A külsős kiküldött Magyarország területén kívüli feladatellátása esetén a II. Fejezet rendelkezéseit a jelen alcímben meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.

66. Külsős kiküldött részére jelen szabályzat szerinti költségtérítés és napidíj abban az esetben jár, ha erről a külsős kiküldöttel fennálló jogviszonyt megalapozó megbízás, felkérés, meghatalmazás vagy egyéb dokumentum így rendelkezik.

67. A külföldi utazási engedéllyel kapcsolatos alábbi feladatokat – a külsős kiküldött e-mail útján történő adatszolgáltatása alapján – a külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személy végzi el:

a) külföldi utazási engedély előkészítésével és jóváhagyatásának intézésével kapcsolatos feladatok;

b) a 16. pont szerinti feljegyzés elkészítése;

c) 8. alcím szerinti egyeztetés.

68. Külsős kiküldött esetén a kiküldetésért felelős szakmai főosztályon a külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személy szervezeti egységét, kiküldött közvetlen vezetőjén a külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személy közvetlen vezetőjét kell érteni.

69. A külföldi utazási engedély szakmai ellenjegyzése során – a 17. pontban meghatározottak mellett – ellenőrizni kell azt is, hogy a külsős kiküldöttel fennálló jogviszonyt megalapozó megbízás, felkérés, meghatalmazás vagy egyéb dokumentum a vonatkozó belső szabályok szerinti rendelkezésre áll, továbbá azt, hogy a szabályzat 5. mellékletében foglaltaknak megfelelő nyilatkozat aláírásra került.

70. A külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személy köteles 34. pontban meghatározott határidőre tekintettel a külsős kiküldött által aláírt 4. melléklet szerinti nyilatkozatot beszerezni és gondoskodni annak a Költségvetési Főosztály részére történő leadásáról.

71. A külsős kiküldött a 2. melléklet szerinti utazási jelentést a külsős kiküldöttel való kapcsolattartásra kijelölt személyen keresztül juttatja el a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának vezetőjéhez.

72. A külsős kiküldöttek részére a napidíj személyi jövedelemadóval és járulékokkal csökkentett összege kerül kifizetésre.

17. Az ideiglenes külföldi kiküldetésre vonatkozó egyéb rendelkezések

73. Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket és a kiküldetés során felmerülő költségtérítéseket személyenkénti lebontásban kell nyilvántartani.

74. Amennyiben az utazást a külföldi fogadó szervezet megtéríti, részére az átutaláshoz az NKFI Hivatal következő adatait kell megadni:

Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal

Számlaszám: 10032000-00334820-00000000

IBAN szám: HU59 1003 2000 0033 4820 0000 0000

Swift kód: HUSTHUHB

75. Költségigazolás (Application for Reimbursement of expenses – Expert) kitöltése esetén kapcsolattartó személyként (contact person) a kiküldött személyt kell megjelölni. A kitöltött nyomtatványokat a kincstári igazolás beszerzése céljából a Gazdasági Osztály részére kell leadni.

III. Fejezet

A belföldi kiküldetésre vonatkozó szabályok

18. A belföldi kiküldetések engedélyezése és elszámolása

76. A 100 000 Ft értéket el nem érő belföldi kiküldetést a nem vezető beosztású belföldi kiküldetést teljesítő személy közvetlen vezetője, a vezető beosztású állományba tartozó személyek esetében a gazdasági vezető, a 100 000 Ft értéket meghaladó belföldi kiküldetést az NKFI Hivatal elnöke engedélyezi a Költségvetési Főosztály által erre rendszeresített formanyomtatványon, amely a kötelezettségvállalás dokumentumaként is szolgál.

77. A belföldi kiküldetés elszámolására a 76. pont szerinti formanyomtatvány megfelelő részét kell alkalmazni.

78. A belföldi kiküldetést teljesítő személy az engedély alapján a belföldi kiküldetést megelőzően előleget vehet fel utólagos elszámolási kötelezettséggel. A belföldi kiküldetés befejezését követő 5 munkanapon belül az előleggel el kell számolni.

19. Belföldi napidíj

79. A belföldi kiküldetésben lévő kormánytisztviselőnek az élelmezésével kapcsolatos többletköltségei fedezetére a belföldi kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés (a továbbiakban: belföldi napidíj) jár.

80. A belföldi napidíj mértéke a mindenkori költségvetési törvényben meghatározott illetményalap egy munkanapra eső összegének 25%-a. Kiszámításánál havonta 21 munkanapot kell figyelembe venni, és azt tíz forintra felkerekítve kell megállapítani. Munkavállalók esetén a belföldi napidíj mértéke 500 forint.

81. A belföldi napidíj fele jár, ha a belföldi kiküldetésben töltött idő a 8 órát nem éri el. Nem számolható el belföldi napidíj, ha a belföldi kiküldetésben töltött idő nem éri el a 4 órát. Munkavállalók nem jogosultak belföldi napidíjra, ha a belföldi kiküldetésben eltöltött idő a 6 órát nem éri el, egyéb esetben a munkavállaló részére a belföldi napidíj teljes egészében jár.

82. Munkavállalók részére nem számolható el napidíj, ha az NKFI Hivatal a belföldi kiküldetést teljesítő személy élelmezését a belföldi kiküldetés helyén biztosítja.

20. Szállásfoglalás

83. Többnapos rendezvény esetén, továbbá abban az esetben, ha a belföldi kiküldetést teljesítő személy a belföldi kiküldetés napján lakóhelyére nem tud visszatérni, a belföldi kiküldetést teljesítő személy részére az NKFI Hivatal szállást foglal. Belföldi szállásfoglalás során a gazdálkodásra vonatkozó szabályok szerint kell eljárni.

84. A szállásfoglalásra vonatkozóan a 63. pontban rögzített szempontokat kell alkalmazni.

21. A belföldi kiküldetések során igénybe vehető közlekedési eszközök

85. Az NKFI Hivatal elnökének egyedi eltérő rendelkezése hiányában belföldi kiküldetéshez elsősorban közforgalmú, menetrend szerint közlekedő tömegközlekedési eszközt kell igénybe venni. Az elnök és az elnökhelyettesek, az NKFI Hivatal képviseletében helyszíni ellenőrzést végző munkatársak a belföldi kiküldetéseiket elsősorban hivatali gépjármű igénybevételével teljesítik.

86. A belföldi kiküldetések során a helyközi hivatalos utazásokat lehetőleg vasúti vagy távolsági autóbuszjáratokkal kell lebonyolítani. Vasúton történő utazás esetében a II. osztályú teljes árú menetjegy, helyjegy, IC és más hasonló pótlék téríthető. A menetjegyek megvételekor az NKFI Hivatal nevére és címére kiállított készpénzfizetési számlát kell kérni.

87. Amennyiben a belföldi kiküldetés helyszínén helyi tömegközlekedési eszköz nem áll rendelkezésre, taxi is igénybe vehető.

88. A helyi közlekedés költségét taxi esetében a számla, egyéb esetben a menetjegy leadása ellenében lehet megtéríteni.

89. Gépjárművel történő utazás esetén a gépjármű szabályzat rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell. A 85. pontban meghatározott esetek mellett a belföldi kiküldetés hivatali gépjármű igénybevételével is teljesíthető, ha célszerűségi és gazdálkodási szempontok indokolják (így különösen, ha több belföldi kiküldetést teljesítő személy együtt utazik).

22. Szakmai beszámoló

90. A belföldi kiküldetést teljesítő személy a belföldi kiküldetés céljáról és a feladat ellátásáról írásban köteles beszámolni közvetlen vezetője részére a belföldi kiküldetés befejezését követő 15 munkanapon belül. A beszámolónak tartalmaznia kell a belföldi kiküldetés rövid szakmai összefoglalóját, ki kell térnie a képviseleti joggal felruházott munkatárs NKFI Hivatal nevében tett nyilatkozataira, illetve minden olyan, a belföldi kiküldetés során megtörtént eseményre, amely az NKFI Hivatal közfeladatellátása szempontjából releváns. A beszámolóhoz – amennyiben készült – mellékelni kell a vonatkozó jegyzőkönyveket.

23. Egyéb rendelkezések

91. A belföldi kiküldetésekre vonatkozóan az ellenjegyzési, érvényesítői és utalványozási jogköröket az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzata tartalmazza.

92. Az előleg felvételének és elszámolásának módját a pénzkezelési szabályzat szabályozza.

IV. Fejezet

Az NKFI Hivatal állományába nem tartozó, az NKFI Hivatallal jogviszonyban álló belföldi illetőségű magánszemélynek az NKFI Hivatal közfeladataival összefüggő utazásaival kapcsolatos költségtérítések

93. Az NKFI Hivatal állományába nem tartozó, az NKFI Hivatallal szakértői vagy testületi tagi feladatok ellátására irányuló jogviszonyban álló belföldi illetőségű magánszemély (a továbbiakban: szakértő megbízott) a jogviszony alapjául szolgáló megbízási szerződés alapján, a jelen utasítás szerint jogosult a feladatai ellátásához kapcsolódó utazási költségei megtérítésére, figyelemmel a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal által a Nemzeti Kutatási és Innovációs Alapból finanszírozott támogatások értékelésében részt vevő testületek és szakértők számáról, valamint díjazásáról szóló elnöki utasításban foglaltakra (a továbbiakban: elnöki utasítás).

94. A szakértő megbízott – a budapesti tartózkodási hellyel rendelkező szakértő megbízott kivételével – az utazási költségei megtérítésére, a tartózkodási helye és az NKFI Hivatal székhelye között – nem ideértve a helyi közlekedés költségeit –, függetlenül az utazás során igénybe vett közlekedési eszköztől, a 95–96. pontokban meghatározott feltételek teljesülése esetén a 6. mellékletben foglalt átalánydíjra jogosult.

95. Az utazási költségek folyósítása érdekében a szakértő megbízott a megbízási szerződés aláírásával egyidejűleg a 7. melléklet szerint nyilatkozik az utazási költség megtérítésére vonatkozó igényéről, valamint tartózkodási helyéről, amely nyilatkozatot a megbízási szerződéshez csatolni kell. Nyilatkozat hiányában a szakértő megbízott részére utazással összefüggő költség jelen szabályzat szerint nem téríthető meg.

96. A szakértő megbízott részére – a 95. pont szerinti nyilatkozat alapján – járó költségátalány a szakmailag illetékes szervezeti egység teljesítésigazolása alapján, a megbízási díjjal egyidejűleg, de külön gazdasági eseményként (utalványrendelet alapján) kerül számfejtésre személyi jövedelemadó és járulékköteles jövedelemként.

97. A szakértői és testületi tagi feladatokra irányuló megbízási szerződéseken alapuló, utazással összefüggő költségeknek az NKFI Hivatal által a 94–96. pontok szerinti, költségátalány formájában történő finanszírozása nem érinti a szakértő megbízottnak a megbízási szerződés keretében önálló tevékenysége körében megszerzett bevételével kapcsolatos, adó és járulék megfizetésével összefüggő nyilatkozattételi, bevallási kötelezettségeit, amelyre a jogviszonyra vonatkozó megbízási szerződésben utalni kell.

98. Az NKFI Hivatallal a 93. pontban meghatározottakon kívüli egyéb jogviszonyban (így különösen nem az elnöki utasításban meghatározott feladatokra létrejött megbízási jogviszony) álló belföldi illetőségű személy esetén a jogviszony létrejöttét megalapozó dokumentumban kell rendelkezni az utazási költségtérítésre való jogosultságról és annak mértékéről, amely meghatározható tételes költségelszámolással vagy a hatályos jogszabályok szerinti egyéb módon, illetve az NKFI Hivatal székhelyére történő Magyarországon belüli utazás esetén a jelen fejezet szerinti átalánydíj formájában. Az utazási költségtérítésre való jogosultság ki is zárható.

V. Fejezet

Az NKFI Hivatal állományába nem tartozó, az NKFI Hivatallal jogviszonyban álló külföldi illetőségű magánszemélynek a jogviszonyával összefüggő utazásaira vonatkozó rendelkezések

99. Az NKFI Hivatal állományába nem tartozó külföldi illetőségű személyek (a továbbiakban: beutazó) részére – a beutazó jogviszonya (így különösen megbízási szerződés, felkérés) alapján, az NKFI Hivatal által szervezett eseményen való részvétel érdekében – az NKFI Hivatal székhelyére történő utazással (a továbbiakban: beutazás) kapcsolatos költségek NKFI Hivatal általi biztosítása és elszámolása érdekében jelen fejezetben meghatározott rendelkezések szerint kell eljárni.

100. A beutazással kapcsolatos, elszámolható költségeket és az elszámolás módját a beutazó és az NKFI Hivatal közötti jogviszonyt megalapozó dokumentumban rögzíteni kell. Ennek során elsősorban azt kell előírni, hogy a beutazással kapcsolatos szolgáltatásokat az NKFI Hivatal rendeli meg és biztosítja természetben a beutazó részére.

101. A beutazó által vásárolt szállás és utazási szolgáltatások csak abban az esetben téríthetők meg, amennyiben a jogviszonyt megalapozó dokumentum így rendelkezik. Ebben az esetben ki kell kötni, hogy a felmerült költségek csak az NKFI Hivatal nevére kiállított számlák alapján számolhatók el.

102. Saját tulajdonú gépjármű igénybevétele esetén a beutazó költségei csak abban az esetben téríthetőek meg, amennyiben

a) a jogviszonyt megalapozó dokumentum erre lehetőséget biztosít;

b) az utazás megkezdése előtt a beutazó a gépjárművek igénybevételének és használatának rendjéről szóló NKFIH utasításban foglaltak szerinti engedéllyel rendelkezik és a kapcsolódó nyilatkozatot az engedéllyel együtt benyújtotta;

c) a költségek megtérítése érdekében a beutazással kapcsolatos útvonaltervet a Költségvetési Főosztály részére átadta és azt a beutazóval való kapcsolattartásért felelős szervezeti egység vezetője – kizárólag célszerűségi szempontokat mérlegelve – elfogadta.

103. A beutazással kapcsolatos kötelezettségvállalás dokumentuma a 8. számú melléklet szerinti „Beutazási engedély”. A költségek elszámolását a 9. melléklet szerint kell végrehajtani. A 8. és a 9. melléklet megfelelő kitöltéséről és jóváhagyatásáról a beutazóval való kapcsolattartásért felelős személy gondoskodik.

104. A beutazással kapcsolatos szolgáltatások NKFI Hivatal általi beszerzése során jelen utasítás 53–64. pontjaiban foglalt rendelkezéseket értelemszerűen alkalmazni kell.

105. A beutazó részére a jogviszonyt megalapozó dokumentumban rögzített díjon és költségtérítésen felül napidíj nem biztosítható, előleg nem adható. Természetbeni élelmezési ellátás csak az NKFI Hivatal által szervezett rendezvényhez kapcsolódóan, a rendezvényen való részvétellel összefüggésben biztosítható.

106. A magyar nyelvet nem ismerő külföldi illetőségű személy esetén az e személlyel való kapcsolattartásért felelős személy köteles gondoskodni arról, hogy a külföldi illetőségű személy által kitöltendő, illetve aláírandó jelen szabályzat szerinti melléklet az általa ismert nyelvre le legyen fordítva. Ha a magyar nyelvet nem ismerő külföldi illetőségű személy az angol nyelvet ismeri, akkor elsősorban arra kell e dokumentumokat lefordítani.

VI. Fejezet

Záró rendelkezések

107. Ez az utasítás 2018. január 1-jén lép hatályba.

108. Jelen utasítás rendelkezéseit csak a hatálybalépését követően elrendelt kiküldetések, egyéb utazások és utazási költségtérítések esetén kell alkalmazni.

109.²

1. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

		Kiküldetésért felelős szakmai főosztály
		Iktatószám: NKFIH-…../20..
		Készítő(k) neve:
	KÜLFÖLDI UTAZÁSI ENGEDÉLY (Kötelezettségvállalás dokumentuma)
A kiutazó neve:			Útlevélszám vagy személyi igazolvány száma:
Születési hely és dátum:			Útlevél vagy szig. érvényessége:
Munkahely, beosztás:			Útlevél vagy szig. kiállításának helye:
			Állampolgárság:
Lakcím:			Bankszámlaszám:
A kiutazóval együtt utazók:
Célország, város:			Utazás időpontja:
Utazás célja (jogalapja):
Fogadó intézmény neve:
Az elfogadott kiküldetési tervben az út sorszáma:
Utazás módja:

Költségszámítás:

Útiköltség	Ft	Térítésmentes élelmezési ellátás: □ 2 főétkezés/nap ……………… alkalom □ 1 főétkezés/nap ……………… alkalom
napidíj (nap × összeg):	Ft
szociális hozzájárulási adó:	Ft
szállás (éjszaka × összeg):	Ft
biztosítás:	Ft
Belföldön jelentkező pl. airport-, minibusz-, taxiktg.	Ft
Külföldön jelentkező egyéb dologi költség	Ft
Összesen:	Ft
Forrás megnevezése/visszatérítés:

Előlegkérelem: □ Napidíj ………………………… Ft

□ Egyéb dologi kiadások összege ………………………… Ft

□ Egyéb előleg ………………………… Ft

Utalandó előleg összesen ………………………… Ft

□ Nem kérek előleget, utólagos elszámolást kérek

	Neve	Aláírása
Kiküldött	……………………………………	………………………………………………..
Kiküldetésért felelős szakmai főosztály vezetője	……………………………………	………………………………………………..
Pénzügyi ellenjegyző	……………………………………	…………………………… kelte:
Kötelezettségvállaló	……………………………………	…………………………… kelte:
Útelszámolásért felelős munkatárs	……………………………………	………………………………………………..

Köt. váll. szám:

Ügyletkód/projektazonosító kód:

Pénzforráskód:

ÚT INDOKLÁSA RÉSZLETESEN: (max. 1 oldal, lehetőség szerint kétoldalasan nyomtatva)

Dátum:
…………………………………………………
Kiküldött aláírása

2. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

UTAZÁSI JELENTÉS

Iktatószám: NKFIH-……/20..

Kiküldött/Kiküldöttek: <NÉV>

Címzett:

<NÉV>

Utazás célja:

<Utazás célja>

Delegáció tagjai:

Helyszín(ek):

Időtartam:

Fogadó intézmény:

Tárgyalópartnerek:

Tárgyalási témák, tárgyalási mandátum (ha volt):

Tárgyalás eredményéből adódó feladatok (felelősök és határidők megjelölésével):

– Feladatok, fontos dátumok:

Hazahozott kiadványok, dokumentumok:

Budapest,

Tisztelettel:

<NÉV>

Az utazási jelentést elfogadom:

……………………….

kiküldő

3. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

KÜLFÖLDI UTAZÁS ÉS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS

A kiküldő szervezet:					Sorszám:
Köt. váll. nyilvántartási szám:	Pénztorrás/Projekt:	Költséghely:

I. KIKÜLDETÉSI UTASÍTÁSRA VONATKOZÓ ADATOK

1. A kiküldetésre vonatkozó rendelkezések:

A külföldi kiküldetési engedély iktatószáma:
A kiküldött	neve:		Az utazás módja	oda:
	beosztása:		Az utazás módja	vissza:
	szervezeti egysége:		A kiküldetés helye és időtartama	ország:
Napidíj jár:		Dologi kiadás ______	A kiküldetés helye és időtartama	nap:

2. Felvett előlegek:

A bizonylat			A felvét módja	A valuta			Forint
sorsz.	kelte	kiállításának helye	A felvét módja	neme	összege	árfolyama	Forint




Személyi jöv. adóelőlegre visszatartva vagy befizetve
A külképviseletektől bármilyen címen felvett összegeket, valamint utazási jegyek árát itt felvétként kell feltüntetni.						Összesen

3. Visszafizetések





Személyi jöv. adóelőlegre elszámolva (II. 6-tól)
						Összesen

II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS

4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok:

Indulás					Érkezés				A határátlépés időtartama
honnan	utazás módja	mikor			hova	mikor			A határátlépés időtartama
honnan	utazás módja	hó	nap	óra, perc	hova	hó	nap	óra, perc	nap	óra, perc

5. A napidíj-elszámolás:

Ország	Napok száma	Felszámítható napidíj valutában			Csökkenés v. pótlék		Elszámolható	A valuta árfolyama	Forint
Ország	Napok száma	a valuta neme	egy napra	összesen	%	összege	Elszámolható	A valuta árfolyama	Forint





								Összesen:

6. Adóelőleg-számítás

A valuta neme	Alap napidíj	Deviza-ellátmány	Napok száma	A devizaellátmány összege c × d	Szorzószám	Adómentes rész b × d × 0,3	A devizaellátmány adóköteles része e–g	Adóelőleg
A valuta neme	egy napra		Napok száma	A devizaellátmány összege c × d	Szorzószám	Adómentes rész b × d × 0,3	A devizaellátmány adóköteles része e–g	valutában	forintban
a	b	c	d	e	f	g	h	i	j

7. Szállásköltség

A bizonylat sorsz.	Ország	Szállásköltség a számla szerinti valutában				Levonandó _________	Elszámolható	A valuta árfolyama	Forint
A bizonylat sorsz.	Ország	napok száma	a valuta neme	egy napra	összesen	Levonandó _________	Elszámolható	A valuta árfolyama	Forint




								Összesen:

8. A dologi kiadások elszámolása valutában:

A bizonylat sorsz.	A felmerülés			A valuta			Forint
A bizonylat sorsz.	helye	ideje	jogcíme	neme	összege	árfolyama	Forint










A külképviseletektől kapott utazási jegyek árát költségként kell feltüntetni.						Összesen:

9. Forintban felmerült dologi kiadások:

A bizonyl. sorszáma	A felmerülés jogcíme	Forint	Egyéb feljegyzések:













	Összesen:

III. ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZESÍTÉSE ÉS ÉRVÉNYESÍTÉSE

10. Forintelszámolás 11. Valutaelszámolás

Sor- szám	Szöveg	Táblázat hivatk.	Forint		A valuta neme	Elszámolandó	Elszámolt	Vissza- fizetendő	Többlet-elszámolás
Sor- szám	Szöveg	Táblázat hivatk.	tételesen	összesen	A valuta neme	valuta		Vissza- fizetendő	Többlet-elszámolás
1.	Elszámolásra felvett előleg	I/2
2.	Előleg-visszafizetés	I/3
3.	Elszámolandó (1–2)	–
4.	Napidíj	II/5
5.	Szociális hozzájárulási adó	–
6.	Szállásköltség	II/7			A kiküldetésben eltöltött idő szükségességét és a feladat elvégzését igazolom: 20_____________________ hó _____-n. ________________________ aláírás
7.	Dologi kiadások	II/8 és 9	–
8.	Költs. össz. (4–7-ig)			–
9.	Különbözet (8–3)			–

Kelt: 20________________________________ A kiküldött aláírása:

________________________

12. Érvényesítés

Megvizsgáltuk, és __________________________________ Ft ___________________________________________________________________ forinttal érvényesítjük.
Elszámolandó összeg: _______________________ Ft Kifizetendő: _____________________Ft Visszafizetendő: _____________________ Ft Kelt: ___________________ 20___________ hó ___-n.	Levonás összesen: __________________ Ft
	Számfejtő:	Ellenőr:	Érvényesítő:	Utalványozó:

4. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

Iktatószám: NKFIH-……/20..

Készítette: <NÉV>

Nyilatkozat ideiglenes külföldi kiküldetés alatti díjtalan ebédről/vacsoráról

Alulírott ……………………………………………………………… a vonatkozó jogszabályok szerinti felelősségem tudatában nyilatkozom, hogy az NKFIH-………………/20…… iktatószámú külföldi kiküldetési engedély alapján töltött ideiglenes külföldi kiküldetésem alatt az alábbi napokon díjtalan ebédben és/vagy vacsorában részesültem:

dátum
díjtalan ebéd
díjtalan vacsora

Kelt: ………………………………………

………………………………

kiküldött aláírása

5. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

Nyilatkozat

Alulírott a ………………………………… kijelentem, hogy az alábbi, rendezvényen/eseményen való részvétellel és képviselettel kapcsolatos elvárásokat teljesítem:

– Az NKFI Hivatal külföldi és belföldi kiküldetések engedélyezésének, bonyolításának és költségtérítésének szabályzatát megismertem és az abban foglaltaknak megfelelően a hazaérkezésemet követően öt munkanapon belül a kiküldetéssel kapcsolatban felmerült költségekről számlákkal alátámasztva elszámolok.

– …………………………… rendezvényről/eseményről utazási jelentést készítek és azt 15 munkanapon belül megküldöm a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztály vezetője által kijelölt személynek (a továbbiakban: kapcsolattartó). Az utazási jelentésnek tartalmaznia kell az ülésen történt magyar felszólalást, a témával kapcsolatos legfontosabb információkat és a megvalósítandó feladatokat.

– A …………………………… rendezvényről/eseményről, utazási jelentést készítek, és azt legkésőbb az azonos célú út előtt megküldöm a kapcsolattartónak. Az utazási jelentésnek tartalmaznia kell az ülésen történt magyar felszólalást, a témával kapcsolatos legfontosabb információkat és a megvalósítandó feladatokat.

– Amennyiben a rendezvény/esemény előtt ismeretes, hogy magyar hozzászólás szükséges, a rendezvény/esemény előtt megküldöm annak szövegét a kapcsolattartónak.

– Amennyiben az rendezvényen/eseményen bármilyen adatot, információt kérnek a magyar kutatás-fejlesztés és innováció témakörében, az adatokat előzetesen egyeztetem a kapcsolattartóval. Tudomásul veszem, hogy az NKFI Hivatal elnökének vagy elnökhelyetteseinek jóváhagyása nélkül az információk nem bocsáthatók harmadik fél rendelkezésére.

Budapest, 20…………………………………

………………………………………
Aláírás

Név:

Intézmény megnevezése:

Intézmény címe:

Telefonszám:

E-mail:

6. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

Költségátalány összegek Távolság az állandó lakóhely vagy bejelentett tartózkodási hely és NKFI Hivatal telephelye között	Költségátalány (bruttó) összege Ft-ban
100 km-ig	7660
150 km-ig	8660
200 km-ig	11 465
250 km-ig	13 900

Budapesti állandó lakcímmel vagy tartózkodási hellyel rendelkező megbízottak utazási költségátalányra nem jogosultak.

7. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

Költségtérítés igénybejelentés/Nyilatkozat

Alulírott ……………………………….. (szülelett:……………………., születési hely, idő:………………, ……………év…….hó……nap.) nyilatkozom, hogy az NKFIH-…………/20.. iktatószámú megbízási szerződésben foglalt feladataim ellátásával összefüggésben felmerült utazásaimmal kapcsolatos költségek megtérítésére – az NKFI Hivatal ideiglenes külföldi és belföldi kiküldetések rendjéről, valamint az NKFI Hivatal költségvetése terhére biztosított egyéb utazásokról és utazási költségtérítésekről szóló szabályzata szerint – igényt tartok.

Egyidejűleg a vonatkozó jogszabályok szeirnti felelősségem tudatában kijelentem, hogy állandó lakcímem/bejelentett tartózkodási helyem: …………………………, amely ….. kilométer^* távolságra található az NKFI Hivatal székhelyétől.

Amennyiben állandó lakcímemben vagy tartózkodási helyemben a megbízási szerződés időbeni hatálya alatt változás áll be, arról 5 munkanapon belül az NKFI Hivatalt új nyilatkozat kiállításával értesítem.

Kelt:………………………….

Megbízott sajátkezű aláírása

* A távolság megállapítását az NKFI Hivatal által meghatározott módon igazolni kell.

8. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

		Fogadásért felelős főosztály
		Iktatószám: NKFIH-……../20..
		Készítő(k) neve:
	BEUTAZÁSI ENGEDÉLY (Kötelezettségvállalás dokumentuma)
A beutazó neve:			Útlevélszám vagy személyi igazolvány száma:
Születési hely és dátum:			Útlevél vagy szig. Érvényessége:
Jogviszonyt megalapozó dokumentum iktatószáma:			Útlevél vagy szig. kiállításának helye:
			Állampolgárság:
			Adóazonosító jel:
			Bankszámlaszám:
Lakcím:
			Beutazás időpontja:
Beutazás célja (jogalapja):
Beutazás módja:

Költségszámítás:

Útiköltség	Ft
szállás (éjszaka × összeg):	Ft
Biztosítás	Ft
Belföldön jelentkező költség pl. airport-, minibusz-, taxiktg.	Ft
Külföldön jelentkező egyéb dologi költség	Ft
Összesen:	Ft

	Neve olvashatóan	Aláírása
Beutazó	……………………………………
Fogadó főosztály vezetője	……………………………………	……………………
Pénzügyi ellenjegyző	……………………………………	………… kelte:
Kötelezettségvállaló	……………………………………	………… kelte:
Útelszámolásért felelős munkatárs	……………………………………	……………………

Köt. váll. Szám: ………………………………………………………………………………

Ügyletkód/projektazonosító kód: ……………………………………………………………

Pénzforráskód: ……………………………………………………………………………….

9. melléklet a 14/2017. (XII. 29.) NKFIH utasításhoz

BEUTAZÁS KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS

A fogadó szervezet:			Sorszám:
Köt. váll. nyilvántartási szám:	Pénztorrás/Projekt:	Költséghely:

I. BEUTAZÁSRA VONATKOZÓ ADATOK

1. Beutazásra vonatkozó rendelkezések:

A beutazási engedély iktatószáma:
A beutazó	neve:	Az utazás módja
	jogviszonyt megalapozó dokumentum iktatószáma:	Az utazás módja
	jogviszonyt megalapozó dokumentum iktatószáma:	A beutazás helye és időtartama
		A beutazás helye és időtartama

II. KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS

2. Érkezési, indulási határátlépési adatok:

Indulás					Érkezés
honnan	utazás módja *	mikor			hova	mikor
honnan	utazás módja *	hó	nap	óra, perc	hova	hó	nap	óra, perc

(*) Saját gépjárművel történő utazás esetén az elszámoláshoz csatolni kell az utasítás 92. pontjában meghatározott engedélyt és nyilatkozatot, valamint útvonaltervet.

3. Szállásköltség

A bizonylat sorsz.**	Szállásköltség a számla szerinti valutában				Elszámolható	A valuta árfolyama	Forint
A bizonylat sorsz.**	napok száma	a valuta neme	egy napra	összesen	Elszámolható	A valuta árfolyama	Forint



Összesen:

4. Valutában felmerült dologi kiadások elszámolása

A bizonylat sorsz.**	A felmerülés			A valuta			Forint
A bizonylat sorsz.**	helye	ideje	jogcíme	neme	összege	árfolyama	Forint



Összesen

5. Forintban felmerült dologi kiadások elszámolása:

A bizonyl. sorszáma**	A felmerülés jogcíme	Forint	Egyéb feljegyzések:


	Összesen:

(**) Az NKFI Hivatal nevére szóló eredeti bizonylatokat az elszámoláshoz csatolni kell. Saját gépjárművel történő utazás esetében az elszámolható költségeket az útvonal-terv alapján forintban kell megállapítani és azt a „Forintban felmerült dologi kiadások elszámolása” között kell szerepeltetni. A felhasznált üzemanyag költségét a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 82. § (2) bekezdése alapján a Nemzeti Adó- és Vámhivatalt, hogy havonta közzétett fogyasztási norma szerinti üzemanyagköltség-elszámolással kapcsolatosan alkalmazható üzemanyagárak alapján kell megállapítani.

III. ELSZÁMOLÁSOK ÖSSZESÍTÉSE, TELJESÍTÉSIGAZOLÁS, ÉRVÉNYESÍTÉS

6. Elszámolások összesítése

Forintelszámolás Valutaelszámolás

Sorszám	Szöveg	Táblázat hivatk.	Összesen Ft-ban	A valuta neme	Elszámolandó	Elszámolt	Elszámolt Ft-ban
Sorszám	Szöveg	Táblázat hivatk.	Összesen Ft-ban		valuta
1.	Szállásköltség
2.	Dologi kiadások


	Összesen:			Összesen

Kelt: 20________________________________ A Beutazó aláírása:

7. Teljesítésigazolás

A beutazással kapcsolatos (NKFIH-………/20… iktatószámú irat szerinti) feladat elvégzését, valamint a felmerült költségek szükségességét igazolom. ***:

20_____________________ hó _____-n.

________________________
aláírás

8. Érvényesítés

Megvizsgáltuk, és __________________________ Ft ____________________________________________________________ forinttal érvényesítjük.
Elszámolandó összeg: _______________________ Ft Kifizetendő: _____________________Ft Kelt: ___________________ 20___________ hó ___-n.
	Számfejtő:	Ellenőr:	Érvényesítő:

(***) Az NKFI Hivatal gazdálkodási szabályzatában meghatározott teljesítésigazolás

Az utasítást a 4/2020. (III. 31.) NKFIH utasítás 110. pontja hatályon kívül helyezte. Alkalmazására lásd e hatályon kívül helyező utasítás 109. pontját.

A 109. pont a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek