2/2017. (XI. 9.) SZTNH utasítás

1. § (1) A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) közbeszerzési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a közpénzek törvényes és észszerű módon történő felhasználásának, a közpénzből megvalósított beszerzések átláthatóságának és az esélyegyenlőségen alapuló verseny megvalósulásának elősegítése érdekében a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 27. §-a alapján rögzítse a Hivatal közbeszerzéseivel kapcsolatos feladatait, szabályozza a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, szakszerű, hatékony és egyben jogszerű lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal.

(2) A Szabályzatot a Kbt.-nek és egyéb kapcsolódó hatályos jogszabályoknak, valamint a Közbeszerzési Hatóság ajánlásaiban és a Közbeszerzési Hatóság elnökének tájékoztatóiban foglaltaknak megfelelően kell alkalmazni.

2. § (1) Ezen utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a kormánytisztviselő és a munkavállaló a továbbiakban együtt: munkatárs), továbbá a közbeszerzési eljárásban a Hivatal nevében esetleg külön szerződés alapján közreműködő személyekre terjed ki, különös tekintettel valamennyi, a Hivatal mint ajánlatkérő által elindított közbeszerzési eljárás előkészítésébe és lefolytatásába bevont személyre, megbízott szakértő(k)re.

(2) Ezen utasítás tárgyi hatálya kiterjed minden, a Hivatal által – jelen szabályzat hatálybalépését követően – indított közbeszerzésre.

3. § A Hivatal a Kbt. 5. § (1) bekezdés c) pontja alapján a törvény személyi hatálya alá tartozó ajánlatkérő, amely mint ilyen szervezet, a Kbt. tárgyi hatálya alá tartozó beszerzések során a közbeszerzési jogszabályok rendelkezéseinek maradéktalan betartására kötelezett.

4. § (1) A közbeszerzések előkészítése és végrehajtása során a Kbt. és a konkrét beszerzés tárgya szerinti speciális jogszabályok előírásai az irányadóak, valamint be kell tartani az azokkal kapcsolatos mindenkor hatályos belső utasításokat (pl. a kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás rendjéről szóló, az iratkezelésről, az egyedi iratkezelési szabályzat kiadásáról szóló stb. utasításokat).

(2) A Szabályzatban és a közbeszerzési eljárásokban alkalmazott valamennyi fogalmat a Kbt. értelmező rendelkezései és egyéb előírásai, definíciói szerint kell alkalmazni. Rendkívüli esetben, ha a Kbt. a közbeszerzési eljárásban alkalmazott fogalmakról nem tartalmaz definíciót, úgy az eljárást megindító felhívásban vagy a közbeszerzési dokumentumokban kell gondoskodni a fogalmak pontos, egyértelmű meghatározásáról.

5. § Minden közbeszerzési eljárásban és annak minden szakaszában – ideértve a szerződés megkötését is – a Hivatal mint ajánlatkérő köteles a Kbt.-ben meghatározott alapelveket szem előtt tartva eljárni, így

6. § (1) A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzésekre vonatkozóan az egyes beszerzéseket igénylő hivatali szakmai területeknek (a továbbiakban: beszerzői keretgazda) minden évben az adott naptári év március 1. napjáig kell leadni a beszerzési igényeiket a közbeszerzési eljárások koordinálására és dokumentálásának elvégzésére kijelölt munkatárs (a továbbiakban: közbeszerzési referens) részére, annak bekérése alapján.

(2) Az éves költségvetés alapján a költségvetési év elején minden év március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet kell készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről, amely összeállítása a közbeszerzési referens feladata. Az elkészített közbeszerzési tervet a közbeszerzési referens terjeszti elő jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak.

(3) A jóváhagyott közbeszerzési tervet a Hivatalnak legalább öt évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) a Hivatal honlapján – a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás jóváhagyásától számított öt munkanapon belül – közzé kell tennie.

(4) A közbeszerzési tervnek az elkészítése előtt az adott évben indított közbeszerzési eljárást is tartalmaznia kell.

(5) A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A Hivatal a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárást is lefolytathatja, ha az általa előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás merült fel. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás felmerülésekor, megadva a módosítás indokát is. A közbeszerzési terv módosítását a beszerzői keretgazda bejelentett igényei alapján a közbeszerzési referens készíti elő és terjeszti fel jóváhagyásra a gazdasági főigazgatónak.

7. § Az éves közbeszerzésekről – külön jogszabályban meghatározott minta szerint – éves statisztikai összegezést kell készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig kell megküldeni a Közbeszerzési Hatóságnak. Az éves statisztikai összegezést a közbeszerzési referens készíti el és küldi meg a gazdasági főigazgató jóváhagyását követően a Közbeszerzési Hatóságnak.

8. § (1) Közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a beszerzői keretgazdák jogosultak, a közbeszerzési referens részére történő bejelentéssel.

(2) A bejelentésnek vagy a bejelentés alapján összeállításra kerülő előterjesztésnek (a továbbiakban: felelősségi rend) tartalmaznia kell a beszerzés tárgyát, mennyiségét és műszaki leírását, valamint az értékelési szempontokra és az alkalmassági feltételekre tett javaslatot, továbbá a bírálóbizottság és szükség esetén a szakmai bizottság tagjainak megnevezésére és felelősségi körükre vonatkozó javaslatot.

(3) A gazdasági főigazgató a beszerzői keretgazda bejelentése és a közbeszerzési referens előterjesztése alapján dönt az eljárás előzetes megindításáról. Az előterjesztésnek részei a beszerzői keretgazdák által benyújtott dokumentumokon túl a mindenkor hatályos jogszabályok szerinti dokumentumok, különösen az eljárást megindító (ajánlati/ajánlattételi/részvételi) felhívás és dokumentáció, a bírálóbizottság és a szakmai bizottság tagjainak összeférhetetlenségi nyilatkozatai és az adott beszerzés fedezetének igazolására vonatkozó nyilatkozat, az annak alátámasztásául szolgáló dokumentumokkal együtt, amelyek elkészítéséért a beszerzői keretgazda és a közbeszerzési referens felelős.

(4) Összhangban a Kbt. 27. § (3)–(5) bekezdéseiben foglaltakkal a Hivatal a közbeszerzési eljárásban szükséges szakértelem (szakmai, jogi, pénzügyi, közbeszerzési) biztosítása céljából legalább háromfős bírálóbizottságot hoz létre. Ha jogszabály valamely beszerzés vonatkozásában más személy vagy szakértelem bevonását írja elő, a Hivatal a beszerzés előkészítése és az eljárás lefolytatása során köteles gondoskodni a jogszabályban meghatározott közreműködő részvételéről.

(5) Ha a beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretek képviselete céljából szükséges, erre legalább háromfős szakmai bizottság kerül kijelölésre. A szakmai bizottságban kizárólag a beszerzés tárgya szerinti szakmai ismeretekkel rendelkező tagok vesznek részt, amely bizottság vezetője képviseli a tagokat és a beszerzés tárgya szerinti szakértelmet a bírálóbizottságban, így egyben a bírálóbizottság tagja is.

9. § (1) A közbeszerzési eljárás Kbt. szerinti megindítása előtt a közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló mindenkor hatályos külön jogszabályban meghatározott esetekben előzetes engedélyeztetési eljárást kell lefolytatni.

(2) Közbeszerzési eljárás Kbt. szerinti megindítására a gazdasági főigazgató előterjesztése alapján, a hatályos jogszabályok szerint a Miniszterelnökség jóváhagyását követően kerülhet sor. A főigazgatói által aláírt és a közbeszerzési referens által elküldött előzetes engedélyeztetést kérő előterjesztésnek és mellékleteinek tartalmaznia kell a mindenkor hatályos jogszabályok szerinti dokumentumokat. Az engedélyezési előzetes eljárás megindítása során összhangban a 8. § (3) bekezdésével, különösen, de nem kizárólagosan a közbeszerzési eljárást megindító felhívást (ajánlati/ajánlattételi/részvételi) és dokumentációt, a bírálóbizottság és adott esetben a szakmai bizottság tagjainak megnevezésére és felelősségi körükre vonatkozó rendelkezéseket (a konkrét eljárásra szóló felelősségi rendet), a bírálóbizottság és a szakmai bizottság tagjainak összeférhetetlenségi nyilatkozatait és az adott beszerzés fedezetének igazolására vonatkozó nyilatkozatot az annak alátámasztásául szolgáló dokumentumokkal együtt kell megküldeni.

10. § (1) A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált – általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt. 16–20. §-aiban foglaltakra tekintettel megállapított – teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték).

(2) Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét a Kbt. megkerülése céljával megválasztani.

(3) Tilos a közbeszerzést oly módon részekre bontani, amely a Kbt. szerinti uniós értékhatár alatti, vagy az uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzésekre vonatkozó szabályok alkalmazásának megkerülésére vezet.

(4) Az irányadó értékhatárokat minden évben a tárgyévre vonatkozó költségvetési törvény alapján, a Közbeszerzési Hatóság elnökének tájékoztatója alapján kell alkalmazni.

(5) Az egyes közbeszerzési eljárások eljárásrendjét (uniós értékhatárokat elérő, vagy uniós értékhatár alatti) az eljárás értékére és a vonatkozó értékhatárokra tekintettel kell meghatározni.

11. § (1) Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre a Kbt. Második Részét, az ezek alatti és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzésekre a Harmadik Részét alkalmazva kell eljárni, kivéve ha a Kbt. másként rendelkezik.

(2) A közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos, tárgyalásos eljárás, versenypárbeszéd vagy hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás lehet. Az egyes közbeszerzési eljárások esetén az alkalmazandó eljárásfajtára a hatályos jogszabályok betartásával a beszerzés sajátosságaira figyelemmel a felelősségi rendben kell javaslatot tenni.

12. § (1) A közbeszerzési eljárás előzetes engedélyeztetésének megindítását megelőzően a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (adott esetben lebonyolító) tagja előkészíti az adott beszerzés ajánlati/részvételi felhívását és közbeszerzési dokumentumait a beszerzői keretgazda, szükség esetén a bírálóbizottság más szakértelmet képviselő tagjai által meghatározott további követelményeknek megfelelően. A Hivatal minden közbeszerzési eljárásban készít közbeszerzési dokumentumokat, a beszerzés tárgyától függetlenül.

(2) Az előkészített, és a bírálóbizottság, valamint amennyiben kijelölésre kerül akkor a szakmai bizottság tagjai által jóváhagyott ajánlati/részvételi felhívást és közbeszerzési dokumentumokat, továbbá a felelősségi rendet a beszerzői keretgazda felterjeszti jóváhagyásra gazdasági főigazgatónak. A jóváhagyó döntést követően a közbeszerzési referens vagy a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja a jelen utasítás 9. §-a szerint a hatályos jogszabályoknak megfelelően megküldi jóváhagyásra.

(3) A szükséges jóváhagyásokat követően a Kbt. szerinti közbeszerzési eljárás megindításra majd lefolytatásra kerül a mindenkor hatályos jogszabályok rendelkezései és jelen szabályzatban rögzítettek alapján. Az eljárás során a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja gondoskodik a közbeszerzési eljárás során szükséges feladatok elvégzéséről, segíti – ha kijelölésre került a szakmai bizottság és – a bírálóbizottság más tagjainak munkáját a bírálat során.

(4) Az eljárást lezáró döntést a bírálóbizottság szakvéleménye alapján, a bírálóbizottság felterjesztését követően a gazdasági főigazgató, a külön jogszabályban meghatározott engedélytől függően feltételesen hozza meg. A feltételes hivatali döntést a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező (lebonyolító) tagja vagy a közbeszerzési referens felterjeszti jóváhagyásra a hatályos jogszabályoknak megfelelően a jelen utasítás 9. §-ában meghatározottak szerint a Miniszterelnökségnek. A jogszabály szerint engedély kézhezvételét követően vagy meghatározott határidő leteltét követően kerül sor a Hivatal részéről az eljárás eredményének kihirdetésére, összhangban a gazdasági főigazgató döntésével.

13. § A Hivatal csak az eljárás nyertesével vagy – visszalépése esetén, ha azt a felhívásban előírta – az eljárás eredményének kihirdetésekor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel) kötheti meg a szerződést, írásban. A szerződés aláírására és ellenjegyzésére a Hivatal mindenkori belső utasításaiban foglaltak megfelelően irányadók.

14. § (1) A gazdasági főigazgató:

(2) A szakmai bizottság kijelölése esetén:

(3) A bírálóbizottság:

(4) A szakmai bizottság és a bírálóbizottság (a továbbiakban együtt: bizottságok) tagjait minden esetben a gazdasági főigazgató nevezi ki a felelősségi rend jóváhagyásával, a Kbt. 27. § (3) bekezdés szerinti, a szakértelemre vonatkozó követelmények betartásával. A bizottságok tagja az eljárás során azon szakértelem tekintetében nyilatkozattételi kötelezettséggel tartozik, amelyre vonatkozóan a kinevezését kapta. A bizottságok munkáját eseti megbízás alapján külső szakértő is segítheti. A bizottságok tagjai írásban kötelesek nyilatkozni a megbízatás elfogadásáról és arról, hogy velük szemben fennáll-e a Kbt. 25. § szerinti összeférhetetlenség. A szakmai bizottság abban az esetben határozatképes, ha a kijelölt számú tagja, akadályoztatás esetén annak helyetteseként utólag kijelölt személy jelen van. A bírálóbizottság abban az esetben határozatképes, ha az egyes szakértelem képviseletében legalább egy fő jelen van. A bizottságok határozatait a jelenlévő tagok szótöbbségi szavazatával hozzák. A bizottságok munkájáról jegyzőkönyvet kell készíteni.

(5) A gazdasági főigazgató közbeszerzésekkel kapcsolatos irányító munkáját az erre a feladatra munkaköri leírásában kijelölt közbeszerzési referens segíti.

15. § (1) A Kormány külön rendeletben szabályozta a központosított közbeszerzések rendszerét, valamint a központi beszerző szervezet feladat és hatáskörét.

(2) A Hivatal a rendelet személyi hatálya alá tartozik, így a Korm. rendelet tárgyi hatálya alá tartozó termékkörök esetében a Hivatal a központosított közbeszerzés keretében megkötött keretmegállapodások és keretszerződések (a továbbiakban együtt: keretmegállapodás) terhére köteles a beszerzéseit megvalósítani, a jogszabályi előírások, valamint az egyes keretmegállapodásokban foglaltak szerint.

(3) Amennyiben a Hivatal a keretmegállapodás alapján az eljárás második szakaszát közvetlen megrendelés útján valósítja meg, úgy az a szükséges adatlappal kezdeményezhető. Az adatlapot gazdasági főigazgató hagyja jóvá, amely egyben fedezetigazolás és döntés arról, hogy szakmai bizottság kinevezésére nem kerül sor.

(4) Amennyiben a keretmegállapodás alapján történő közvetlen megrendelések egyedi értéke a beszerzés tárgyából fakadóan jellemzően kisértékű (pl. irodaszer, utazásszervezés), úgy ezen igényeket a vonatkozó adatlap szerint meghatározott időszakra és keretösszegre vonatkozóan lehet kezdeményezni.

16. § (1) A közbeszerzési eljárást annak előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig írásban, a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően, a Hivatal mindenkori egyedi iratkezelési szabályzata szerint kell dokumentálni. A közbeszerzési eljárás dokumentálása teljes körű, az eljárás minden elemére és részfolyamatára kiterjed, beleértve az előzetes engedélyeztetést is. A dokumentálás a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a bírálóbizottság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagjának feladata a szerződés megkötéséig és az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény feladásáig, szükség esetén a közbeszerzési referens bevonásával.

(2) A szerződés teljesítésének dokumentálásáért a beszerzői keretgazda (igénylő szakterület) a felelős.

(3) Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezését követő 5 évig meg kell őrizni. Az iratok megőrzéséért a beszerzői keretgazda (igénylő szakterület) felelős.

17. § A közbeszerzési eljárások lefolytatásának belső ellenőrzését az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és a kapcsolódó jogszabályok előírásai alapján a Hivatal mindenkori Belső Ellenőrzési Kézikönyvében foglaltak figyelembevételével kell elvégezni.

18. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Ezen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépést követően megindítani kezdeményezett közbeszerzések esetében kell alkalmazni.

(3) Felhatalmazást kap a gazdasági főigazgató a hivatali közbeszerzési eljárások során alkalmazandó iratminták gazdasági vezetői utasításban történő kiadására.

(4) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról a közbeszerzési referens vagy a gazdasági főigazgató által kijelölt személy köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.