25/2017. (VII. 13.) KKM utasítás

a Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról¹

2017.10.12.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja, továbbá a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet figyelembevételével a Külgazdasági és Külügyminisztérium iratkezelési rendjére vonatkozóan – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – az alábbi utasítást adom ki:

1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztérium központi hivatali szervezeti egységeire, valamint Magyarország diplomáciai, konzuli és nemzetközi szervezetek mellé rendelt állandó képviseleteire.

2. § A Külgazdasági és Külügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát az utasítás Melléklete tartalmazza.

3. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Az utasítás rendelkezéseit 2017. január 1. napjától kell alkalmazni.

(3)²

Melléklet a 25/2017. (VII. 13.) KKM utasításhoz

A Külgazdasági és Külügyminisztérium egyedi iratkezelési szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

1.1. Az Egyedi Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztériumnál (a továbbiakban: minisztérium) keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a minisztérium összes szervezeti egységére és ügyvitelben érintett dolgozójára.

1.2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

1.3. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és a minisztérium hatályos Biztonsági Szabályzata vonatkozik.

2. Értelmező rendelkezések

2.1. Az utasítás alkalmazásában:

2.1.1. aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

2.1.2. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

2.1.3. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

2.1.4. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

2.1.5. átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve Központi Irattárba adás előtti őrzése történik,

2.1.6. besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,

2.1.7. bordereau: a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi előírások szerinti kísérő okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenőrizhető igazolására,

2.1.8. diplomáciai jegyzék: az államok közötti nemzetközi kapcsolatok ápolásában a hivatalos diplomáciai érintkezés leggyakoribb írásbeli formája,

2.1.9. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

2.1.10. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

2.1.11. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

2.1.12. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak,

2.1.13. elektronikus levél (e-mail üzenet): a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

2.1.14. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező és a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes,

2.1.15. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

2.1.16. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, mely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

2.1.17. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

2.1.18. érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

2.1.19. faxüzenet: az üzenet telefonvonalon történő továbbítása, papíralapú kommunikációs forma,

2.1.20. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

2.1.21. futárindító: a futárokat úti, szállítmányozási és egyéb szükséges okmányokkal ellátó személy, a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF) munkatársa,

2.1.22. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

2.1.23. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

2.1.24. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

2.1.25. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

2.1.26. időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

2.1.27. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

2.1.28. irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

2.1.29. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

2.1.30. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

2.1.31. kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

2.1.32. kézbesítőív: az iratok átadását-átvételét igazoló ív. A kézbesítőívet évenként időrendi sorrendben kell tárolni és megőrizni,

2.1.33. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

2.1.34. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

2.1.35. kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

2.1.36. konszignáció: futárposta-összesítő jegyzék, a küldő, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására, a küldemény tételes átadására, átvételére alkalmas lista,

2.1.37. központ: a minisztérium belföldi szervezeti egységei,

2.1.38. Központi Irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

2.1.39. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

2.1.40. megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

2.1.41. mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,

2.1.42. nyílt irat: a minisztérium elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerén (a továbbiakban: Scriptament), meghatározott formában továbbított nem minősített irat,

2.1.43. nyílt P-irat, azaz politikai irat: a minisztériumban vagy a külképviseleteken keletkezett, a külképviseletek diplomáciai jelentőmunkája során a fogadó ország vagy a nemzetközi szervezet politikai, gazdasági, kulturális és társadalmi viszonyairól szóló, Magyarország két- és többoldalú külpolitikai érdekeit érintő, valamint a minisztérium külpolitikai döntés-előkészítő munkája és külpolitikai döntési folyamatai keretében keletkezett, a Scriptamenten továbbított és tárolt, nem minősített diplomáciai információ. A nyílt P-iratok nyilvántartásba vétele és elektronikus csatolása kizárólag a Scriptament rendszerben történik. Abban az esetben, ha a címzett nem rendelkezik Scriptament végponttal, úgy a Scriptament rendszerben rögzített nyílt P-irat más formában is továbbítható (e-mail, fax). Ebben az esetben az iratot az illetékes minisztérium szervezeti egységnek egyidejűleg meg kell küldeni a Scriptamenten,

2.1.44. önálló iktatás: a minisztérium központi iktatási rendszerén kívüli önálló iktatási rendszer, elektronikus vagy papíralapú módon vezetett iratnyilvántartás,

2.1.45. őrjegy: az irattárból kiadott iratok nyilvántartására szolgáló formanyomtatvány,

2.1.46. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

2.1.47. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és Központi Irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

2.1.48. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,

2.1.49. Scriptament: a minisztérium elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszere. A minisztérium szabályzatán alapuló elektronikus nyilvántartó rendszer, amely a nem minősített iratok azonosító adatait, illetve magukat az elektronikus formában létező iratokat (elektronikus irat) is tárolja,

2.1.50. sorszámos iktatás: az iratok nyilvántartásba vétele érkezési sorrend alapján, évenként újra kezdődő sorszámmal,

2.1.51. személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható jellemzők és az ezekből levonható következtetések összessége. A fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak,

2.1.52. szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,

2.1.53. szervezeti és működési szabályzat: a minisztérium tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

2.1.54. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

2.1.55. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

2.1.56. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,

2.1.57. ügyvitel: a minisztérium folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

2.1.58. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

2.2. Az Értelmező rendelkezések között nem szereplő fogalmak értelmezése során

2.2.1. a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

2.2.2. a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény,

2.2.3. az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény,

2.2.4. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,

2.2.5. a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.6. az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.7. egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

2.2.8. a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet], valamint

2.2.9. a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet

rendelkezései az irányadóak.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

3.1. A külgazdasági és külügyminiszter (a továbbiakban: miniszter) a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

3.2. A szervezeti egységek az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása központilag a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály (a továbbiakban: DOK) Központi Irattárában történik.

3.3. A minisztérium iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a minisztériumhoz érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat

a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető,

b) tartalma megismerhető csak az arra jogosult számára,

c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható,

d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, valamint védelmében megfelelő feltétel(ek) biztosítva,

e) megváltoztathatatlansága biztosítva,

f) rendszeres selejtezésének elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított

legyen.

3.4. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét a külképviseleteken a külképviselet vezetője, a központban minősített adat esetében a biztonsági vezető, nyílt iratok esetében a DOK vezetője látja el. E feladatkörükben felelősek:

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

b) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, a Szabályzat szükség szerinti módosításáért,

c) a szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért,

e) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért (nyilvántartó könyvek, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),

f) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

g) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

h) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

i) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért,

k) az Irattári Tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért.

3.5. Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető az informatikáért felelős vezetővel együttműködve – a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet, amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről.

3.6. Az államtitkárok, helyettes államtitkárok személyes felelősséggel tartoznak az alárendeltségükbe tartozó szervezeti egységek iratkezelésének szabályszerűségéért.

3.7. A szervezeti egységek iratkezelését a szervezeti egységek vezetői – a Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezik meg.

3.8. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

3.9. A Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály, az Ellenőrzési Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Személyügyi és Képzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Nemzetközi Jogi Főosztály, a Konzuli és Állampolgársági Főosztály önálló iktatási joggal és/vagy önálló irattárral rendelkezik. A felsorolt szervezeti egységek elkészítik saját iratkezelési eljárási rendjüket, amelyet a DOK szakmai egyetértésével a Közigazgatási államtitkár hagy jóvá.

3.10. A konzuli és vízumügyintézést megvalósító, a központ, a külképviseletek és az ezen ügyek intézésével foglalkozó magyar szervek együttes ügyintézését biztosító egységes elektronikus iratkezelő rendszer (KIR, angol rövidítésében CIS) működését a Konzuli és Állampolgársági Főosztály felügyelete mellett, a Konzuli Kézikönyv és a Vízumrendészeti Kézikönyv előírásai határozzák meg.

3.11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,

b) a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irattári tételszám meghatározása (irattáros),

d) egyéb ügykezelői utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) hatósági statisztikai adatok megadása.

3.12. Az ügykezelő iratkezeléssel összefüggő feladatai:

a) a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele,

aa) szükség esetén bontása,

ab) Scriptamenten történő nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás),

ac) továbbítása,

ad) postázása,

ae) őrzése, irattározása és önálló iktatási joggal rendelkező szervezeti egységek esetében selejtezése,

b) az iratok Központi Irattárba adása,

c) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,

d) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, selejtezése.

4. Az irattári terv szerkezete és rendszere

4.1. Az Irattári Terv (a Szabályzat 1. függeléke) általános és különös részből áll. Az általános részbe a minisztérium működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni.

4.2. Az Irattári Terv módosításához – az irattári tételek kialakítása, illetve a selejtezési idejük meghatározása szempontjából – be kell szerezni a Magyar Nemzeti Levéltár egyetértését.

5. Az irattári tételek kialakítása

5.1. Az ügyiratokat – a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) az irattári tételszámokat a minisztérium Központi Adminisztratív Irattára adja,

c) az önálló iktatási joggal és/vagy önálló irattárral rendelkező szervezeti egységek esetében a Központi Adminisztratív Irattárba nem kerülő iratanyag irattári tételszámait az irattárosi feladattal megbízott ügykezelő vagy ügyintéző állapítja meg.

5.2. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

c) a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

5.3. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

6. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

6.1. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A nem minősített papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése a keret nélküli előadói ívben történik. Szürke keretes előadói ívbe kerülnek a személyügyi iratok.

6.2. A központi igazgatás körébe tartozó maradandó értékű, iktatással nyilvántartott iratokat a Központi Irattár ügykezelői az Irattári Terv alapján irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el.

6.3. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az azonos ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

6.4. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat a szervezeti egységeknek évente felül kell vizsgálniuk, és az irattárban (átmeneti, központi) kell elhelyezniük.

6.5. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – az önálló iktatásúak kivételével a 3.9. pont szerint –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel (Scriptament) vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

7. Elektronikus iratkezelés Külgazdasági és Külügyminisztériumban alkalmazott rendszerei

7.1. Scriptament (SCR) akkreditált elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő rendszer. A Scriptament elektronikus adatkezelő rendszer a nem minősített – de védendő nyílt és nem nyilvános – ügyiratokat a hatályos jogszabályoknak megfelelően kezeli verzió- és változáskövetéssel, példány-nyomonkövetéssel. A Scriptament a szabályozott, hierarchikus zártpályás ügymenetet támogatja, hiteles végpontjait a hivatalos kiadmányozási végpontok (kibocsátó és fogadó szervezeti egységek, személyek) jelentik.

a) Minden szervezeti egységen (központ/külképviselet) készült és oda beérkező, adminisztratív (nyílt) adatot a Scriptament elektronikus dokumentumkezelő rendszerben kötelező érkeztetni és/vagy iktatni, továbbá minden megtett iratkezelési műveletet a rendszerben rögzíteni (pl. kiszignálás, ügyintéző neve, továbbítás, teljesítve).

b) Az érkeztetéssel/iktatással egyidejűleg, a főiratot és annak mellékleteit kötelező elektronikusan csatolni a rendszerbe („szerveren tárolni”).

7.2. Védett Külügyi Hálózat (VKH). A Védett Külügyi Hálózat a minősített és védett elektronikus dokumentumok kezelésére, feldolgozására, forgalmazására és iktatására alkalmas információ-kommunikációs rendszer. A VKH információs és iratkezelő-rendszer komplex biztonsági intézkedésekkel védett, benne a feldolgozható információ legmagasabb minősítési szintje a „Bizalmas”. A VKH-rendszer koordinációja a minisztérium hatályos Biztonsági Szabályzata alapján a biztonsági vezető feladatkörébe tartozik.

8. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

8.1. A Biztonsági vezető felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

8.2. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztető, iktató, irattározó, lekérdező stb.) rendelkezhet;

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(A harmadik jogosultság az objektum jogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)

8.3. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása a BITÁF feladata.

8.4. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

8.5. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.

8.6. A rendszergazda feladatai:

a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódó

ca) hozzáférési jogosultságoknak,

cb) egyedi azonosítóknak,

cc) helyettesítési jogoknak,

cd) külső és belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása,

d) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása,

e) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.

8.7. A rendszergazda a biztonsági vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. A biztonsági vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

9. Hozzáférés az iratokhoz

9.1. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot az iratkezelési szoftver működtetője folyamatosan nyilvántartja. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

9.2. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

9.3. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

9.4. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

9.5. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

9.6. Az iratkezelés szakmai irányítását és felügyeletét ellátó vezető koordinálja és intézi a minisztériumi iratok kutatásának engedélyezésével kapcsolatos ügyeket. Az engedély megadása vagy elutasítása előtt kikéri a területileg illetékes főosztály véleményét.

9.7. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem Nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5) bekezdésében foglaltak, míg iktatására vonatkozóan a Szabályzat IV. fejezetének rendelkezései az irányadók.

9.8. A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

9.9. A döntés-előkészítő,„Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a miniszter vagy általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem Nyilvános”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

9.10. A „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat is a többi nyílt irathoz hasonlóan a Scriptament rendszerben kell iktatni. Kinyomtatásuk esetén elkülönítetten kell tárolni és kezelni.

10. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

10.1. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a szervezeti egységek iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

10.2. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

10.3. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

10.4. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

10.5. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.

10.6. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

11. A küldemények átvétele

11.1. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai, telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a minisztériumba.

11.2. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a minisztérium postafiókcímére érkező küldemények átvételére a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetője jogosult,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

d) munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,

e) faxon érkezett iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni és gondoskodni az információkat tartósan megőrző másolat készítéséről, amennyiben a faxgép hőpapírral működik,

f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

g) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldeményeket a minisztérium Központi Érkeztető Csoport munkatársai továbbítják Scriptamentben a címzett szervezeti egységek részére, ahol az erre feljogosított személy veszi át.

11.3. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,

ac) a szervezeti egység ügykezelője,

b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén az azok kezelésével megbízott személy,

d) hivatali munkaidőn túl az erre kijelölt személy.

11.4. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

11.5. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

11.6. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

11.7. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

11.8. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

11.9. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

11.10. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az Irattári Tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

11.11. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőíven, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a gyorspostával érkező és elsőbbségi küldeményeket azonnal, a „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.

11.12. A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés).

11.13. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

11.14. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

11.15. A minisztérium szervezeti egységei részére a papíralapú küldemények elosztását DOK Postázó és Kézbesítő Csoportja végzi, amely az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, és – az arra kijelölt helyiségben – kézbesítőívben adja át az ügykezelők részére.

12. A küldemények felbontása

12.1. A minisztérium postafiókcímére érkező küldemények átvételére, felbontására és érkeztetésére a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetője jogosult.

12.2. A minisztériumba érkezett küldeményeket

a) a címzett,

b) az illetékes szervezeti egység ügykezelője vagy

c) a vezető által feljogosított személy

bonthatja fel.

12.3. A DOK hivatalból bontja és a hatáskörrel rendelkező szervezeti egységnek továbbítja az elégtelen címzéssel érkezett küldeményeket.

12.4. Felbontás nélkül, dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket, amelyek „s. k.” felbontásra szólnak. Ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel.

12.5. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez vagy gondoskodni a Szabályzat szerinti további kezeléséről.

12.6. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel – soron kívül – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

12.7. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

12.8. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez.

12.9. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni.

12.10. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a minisztérium Biztonsági Szabályzatában meghatározottak szerint kell eljárni.

12.11. A papír alapon kiküldött levelek visszaérkezett tértivevényeit az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetője elektronikus iratként továbbítja a minisztériumnak.

12.12. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

12.13. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell csatolni.

13. A küldemények érkeztetése

13.1. Minden beérkezett (papíralapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban (SCR) hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló érkeztetési adatokat az érkeztetési nyilvántartásban kötelezően ki kell tölteni.

13.2. A minisztérium postafiókcímére érkező küldemények érkeztetését és a papíralapú küldeményekből hitelesített elektronikus dokumentum előállítását az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetője végzi a KÉR rendszeren keresztül. Az itt rögzített érkeztetési adatok és az elektronikus dokumentumok automatikusan a minisztérium elektronikus ügyirat- és dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerébe kerülnek.

13.3. Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

13.4. Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetőszám (zsírószám) az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő zárt sorszám.

13.5. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

13.6. Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha az arra jogosult szervezeti egység vagy külképviselet papíralapú iktatást vezet, és valamennyi beérkező küldeményt az érkezés időpontjában a papíralapú iktatókönyvbe iktat.

13.7. Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztető bélyegző lenyomatának az iraton vagy borítékon való elhelyezésével, rovatainak (dátum, érkeztetési sorszám) kitöltésével történik.

13.8. A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Az iktatást végzőnek – ha a borítékot nem kell véglegesen az ügyirathoz csatolni – az érkeztetés adatait az iratra fel kell vezetnie.

13.9. Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

13.10. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

13.11. A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket a Scriptamentben kell érkeztetni, vezetői döntés szerint iktatni.

13.12. Az érkeztetési nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

a) a küldő neve,

b) a beérkezés időpontja,

c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosítószám,

e) a közfeladatot ellátó szerv által képzett folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító.

13.13. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

13.14. Az elektronikusan érkezett küldeményt – kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket – érkeztetés előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

13.15. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a megfelelő módon érkeztetett boríték csatolásával is biztosítható a benyújtás időpontjának megállapítása. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

13.16. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat tartalma a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

14. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

14.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye.

14.2. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

14.3. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

14.4. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

14.5. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

14.6. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.

14.7. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

14.8. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/az ......-.../...... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni.

15. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

15.1. Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott munkatársnak bemutatni az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

15.2. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.

15.3. Az irat szignálására jogosult

a) kijelöli, hogy mely szervezeti egység vagy ügyintéző rendelkezik hatáskörrel az ügyben,

b) kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (pl. feladatok, határidő, sürgősségi fok), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és azt aláírja.

15.4. Az előadóív kézjeggyel történő ellátásán túl az irat szignálására jogosult vezetőnek, illetve az ügyintéző munkatársnak minden, az aktában elhelyezett dokumentumot (pl. feljegyzés, levél) is szignóval kell ellátnia.

15.5. Ha több, a 15.4. pont szerinti dokumentum fordul elő az aktában, akkor minden dokumentumot szignózni kell, többoldalas dokumentumok esetében csak az első oldalt kell kézjeggyel ellátni.

15.6. Ha az aktában foglalt valamely dokumentumot a miniszternek kell aláírnia, ellenjegyeznie, az általa aláírandó, ellenjegyzendő dokumentumból egy másodlatot kell elhelyezni az aktában, amelyet ugyancsak szignóznia kell az arra jogosult vezetőknek, illetve ügyintéző munkatársaknak.

15.7. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például post-it öntapadós lap vagy grafitceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

15.8. Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

16. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások

16.1. Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

16.2. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt iratkezelési segédletek:

a) papíralapú vagy elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

b) papíralapú vagy elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,

c) a név- és tárgymutató (ezt az elektronikus iktatókönyv tartalmazza),

d) kézbesítőív (adminisztratív iratok átadása),

e) kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

f) főnyilvántartó könyv – minisztérium,

g) szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyvei,

h) diplomáciai jegyzékek nyilvántartókönyve,

i) bélyegző-nyilvántartó könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),

j) irattári (topográfiai) térkép,

k) kölcsönzési napló.

16.3. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni a szervezeti egységek iratkezelési segédleteinek nyilvántartó könyveit. A minisztérium főnyilvántartó könyvét a DOK vezeti.

16.4. A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.

16.5. A szervezeti egység vezetője a nyilvántartásba vett iratkezelési segédleteket hitelesíti. Amennyiben nincs lapszámozva, lapjait sorszámmal látja el, és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ....... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a körbélyegzőjének lenyomatával ellátja, továbbá a főnyilvántartó számot és a használó szervezeti egység megnevezését rávezeti.

17. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám

17.1. Az iratokat egyedi azonosítószámmal, iktatószámmal kell nyilvántartásba venni, iktatni. Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.

17.2. A minisztériumba érkező vagy ott keletkező iratokat – a jogszabályokban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

17.3. A pénzügyi-számviteli, személyügyi, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartások kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint a Szabályzat előírásainak figyelembevételével kell végezni.

17.4. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,

e) a küldés időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot (idegen szám),

i) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),

j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát,

m) a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),

n) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezést.

17.5. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

17.6. Soron kívül kell iktatni a rövid határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.

17.7. Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről az iratkezelési szoftvert működtető cég gondoskodik. A biztonsági másolatot a BITÁF tárolja.

17.8. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatás a kijelölt iktatóhelyeken történik. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

17.9. Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni.

17.10. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

17.11. Év végén az iktatókönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra.

17.12. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni. E feladatok elvégzése a rendszergazda feladata.

17.13. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – a rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a Központi Irattárnak. A rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét.

17.14. Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az iratot kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

17.15. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a minisztérium és a szervezeti egység nevét, továbbá

a) az iktatás évének, hónapjának, napjának,

b) az iktatókönyv sorszámának-alszámának,

c) az ügyintéző nevének és

d) a mellékletek számának

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

17.16. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre – „Melléklet a ...... iktatószámú irathoz” szövegezéssel – is fel kell jegyezni. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

17.17. Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

17.18. Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám – egy adategyüttesként kezelendő – adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. Az iratkezelési szoftver által generált központi iktatószám-struktúra felépítése: iktatókönyv azonosítója/főszám-alszám/évszám (pl. KKM/1/2017/Adm; KKM/1-1/2017/Adm.).

17.19. Az azonos ügyre vonatkozó iratok iktatása a főszám alszámaira történik. Az iktatást az év elejétől az év végéig folyamatos sorrendben kell végezni. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Egy sorszámon csak egy ügyet lehet iktatni.

17.20. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

17.21. A szervezeti egységek közötti belső levelezéssel összefüggő iktatás során a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes szervezeti egység ügykezelője iktatja főszámra, a választ adó szervezeti egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik meg.

18. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

18.1. Nem kell iktatni, de kell érkeztetni és kezelni:

a) a nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,

b) a munkaügyi nyilvántartásokat,

c) a bérszámfejtési iratokat,

d) a nem szigorú számadású bizonylatokat,

e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

f) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

18.2. Nem kell érkeztetni, iktatni, és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,

b) az üdvözlőlapokat,

c) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket,

d) a közlönyöket, sajtótermékeket,

e) a meghívókat,

f) a könyveket, tananyagokat.

19. Külképviseletekre beérkező és onnan elküldött diplomáciai jegyzékek (szóbeli jegyzékek)
papíralapú nyilvántartása

19.1. Mind a beérkező, mind pedig a kiküldésre kerülő diplomáciai jegyzékeket nyilvántartási számmal kell ellátni az erre a célra rendszeresített „Kimenő/Bejövő Diplomáciai Jegyzékek Nyilvántartási könyvé”-ből.

19.2. A nyilvántartó könyvet a külképviseletek önállóan készítik el az intraneten közzétett minta alapján: az új nyilvántartást fel kell venni az iratkezelési segédletek közé a Segédletek Nyilvántartó Könyvében, melyet év elején és végén hitelesen meg kell nyitni, illetve le kell zárni.

A nyilvántartási szám struktúrája:

a) kimenő jegyzékeknél: sorszám/év/HUEMB (vagy ennek a fogadó ország hivatalos diplomáciai nyelve szerinti megfelelője)/állomáskód,

b) beérkező jegyzékeknél: sorszám/év/fogadó ország külügyminisztériumának rövidítése, illetve más külképviseletről érkező jegyzéknél az országnév rövidítése.

19.3. Az ügyviteli szempontból maradandó értéket képező, érdemi információkat tartalmazó diplomáciai jegyzékeket (pl. agrément, nemzetközi szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások, szakattasék működési engedélyei) a jegyzékek nyilvántartási könyvében történő rögzítésen túl kötelező a Scriptament rendszerben is iktatni (ugyanazon témában érkezett ügyeket alszámra) és egyidejűleg beszkennelt formában főiratként vagy mellékletként csatolni a Scriptamenten.

19.4. A központi intézkedést igénylő, iktatott, a Központnak felterjesztett eredeti diplomáciai jegyzékek selejtezéséről/megőrzéséről a Központi Irattár intézkedik. A külképviselet a másodpéldányok selejtezéséről saját hatáskörben intézkedik.

20. Elektronikus dokumentumoknak az iktatószámokhoz történő rendelése

20.1. A papíralapú, közvetlenül a minisztériumhoz benyújtott iratokat és a saját keletkeztetésű iratokat dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell.

20.2. Az iratok digitalizáltan kerülnek tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.

21. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

21.1. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül más részlegnek átadásra,

b) másik szervezeti egységnek átadásra,

c) más külső szervnek továbbításra, valamint

d) irattárba helyezésre

kerülő iratokat.

21.2. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverbe való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

21.3. Az iratok kiadását, átadás-átvételét – az elektronikus átadás-átvétel mellett – papír alapon kézbesítőív aláírásával, valamint elektronikus iktatóprogramban előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának és/vagy egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében.

21.4. Elektronikus úton történő átadás-átvétel során az ügyintézői jogosultság megnyitásával az iratkezelési szoftver automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

21.5. Az iratkezelési szoftverben a továbbszignálást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

21.6. Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy ezek az adatok olvashatóak legyenek az iktatókönyv megfelelő rovatában.

22. Kiadmányozás

22.1. A minisztérium kiadmányozási rendjét a hatályos Szervezeti és Működési Szabályzat, valamint a szervezeti egység ügyrendje együttesen határozza meg.

22.2. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

22.3. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a hiteles kiadmányt sajátkezű aláírásával és a szerv hivatalos bélyegző lenyomatával, valamint keltezéssel látja el. Az „s. k.” jelzés esetén hitelesítésre felhatalmazott személy az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

22.4. A kiadmányozott irat egyik – külső szervnek továbbított irat esetén hiteles vagy hitelesített – példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

22.5. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

22.6. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

22.7. Másolat vagy hiteles másolat kiadása esetén az iktatókönyvben dokumentálni kell, hogy kinek, mikor adtak ki hiteles másolatot.

22.8. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján – a jogszabályokban meghatározott kezelési utasításokon kívül – egyéb (pl. „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény) kezelési utasítás is alkalmazható. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

23. A papíralapú irat továbbítása, expediálása

23.1. Az irattovábbítás céljára a minisztériumon belül kézbesítőíveket, külső szervekhez kézbesítőkönyvet kell alkalmazni.

23.2. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással, és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

23.3. Az iratokat a szervezeti egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító, külső kézbesítőkönyvvel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta legalább egyszer – a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelölésűeket haladéktalanul – a Postázó és Kézbesítő Csoport részére.

23.4. Az ügykezelő köteles:

a) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

b) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

23.5. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

23.6. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

23.7. Az átadás-átvételt dokumentáló folyamatosan vezetett külső kézbesítőkönyveket az utolsó bejegyzéstől számított 15 évig kell őrizni.

23.8. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell szerelni.

23.9. A boríték címoldalán fel kell tüntetni

a) a küldő (szervezeti egység) megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. „s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”).

23.10. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

24. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat

24.1. A minisztérium és a külképviseletek közötti papíralapú iratküldés diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján történik. A postaszolgálat feladata a diplomáciai és konzuli hivatalos küldemények biztonságos továbbítása a minisztérium, más állami szervek, diplomáciai, konzuli képviseletek és nemzetközi szervezetekhez akkreditált állandó vagy ideiglenes képviseletek között. A diplomáciai és konzuli postáról és annak szintjeiről részletesen miniszteri utasítás rendelkezik.

24.2. A diplomáciai és konzuli posta fajtái: Minősített I., Minősített II. és Adminisztratív. Gyorspostai küldeményként kizárólag nem minősített iratokat lehet továbbítani.

24.3. A diplomáciai és konzuli posta készítésénél, továbbításánál, fogadásánál, bontásánál, nyilvántartásba vételénél a Szabályzat érkeztetésre, postabontásra, valamint iktatásra, nyilvántartásra vonatkozó fejezetei az irányadóak.

24.4. A konzuli iratok és küldemények továbbításáról a konzuli futárküldemények összeállításának és az egyes ügyiratok csoportos felterjesztésének szabályairól szóló 2/2014 konzuli utasítás rendelkezik.

24.5. A területi főosztály közreműködése nélkül a funkcionális főosztályok küldenek és fogadnak diplomáciai és konzuli postát (a BITÁF, az Ellenőrzési Főosztály, a Költségvetési Főosztály, a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a Protokoll Főosztály, a Konzuli és Állampolgári Főosztály, Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály, illetve a Személyügyi és Képzési Főosztály). A konzuli futárpostát a konzuli részleg munkatársai készítik el és adják át lezárt borítékban a futárzárással megbízottnak.

24.6. Diplomáciai és konzuli postaszolgálat útján kizárólag a hatályos futárszabályzatban rögzített minősítési jelöléssel (Min I., Min II., Admin.) ellátott, a feladó és a címzett adatait tartalmazó, lezárt küldemények és csomagok továbbíthatóak. A küldeményeket olyan módon kell lezárni, hogy az esetleges felbontás egyértelműen megállapítható legyen.

24.7. Futárzárás során 3 példányos konszignáció készül, melynek 2 példányát az iratokkal együtt a címzettnek kell továbbítani. A konszignációra a küldeményeket iktatószámuk, illetve a címzettek alapján kell felvenni, megjelölve a küldemény darabszámát és jellegét is (boríték, csomag stb.).

24.8. Valamennyi diplomáciai és konzuli posta küldeményről 2 példányos csomagkísérő jegyzék, ún. bordereau készül. A bordereau eredeti példányát a futárküldeménnyel együtt kell továbbítani a címzettnek. A csomagok továbbításra történő átvételét a futár a bordereau másodpéldányán keltezett aláírással igazolja. A címzett az átvételkor a bordereau alapján ellenőrzi a küldemény sérülésmentes, hiánytalan meglétét. A futárposta átvételét követően a küldeményeket a központban a BITÁF illetékes részlege, a külképviseleteken a futárbontással megbízott munkatárs a címzetteknek bontatlanul továbbítja.

24.9. A papíralapú minősített adatok futárpostával történő továbbítását a minisztérium hatályos Biztonsági Szabályzata rögzíti.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, AZ IRAT IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

25. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

25.1. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az előadói íven – „Irattárba, dátum:” – feltüntetni.

25.2. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

25.3. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

25.4. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében helyezi el és tartja nyilván,

b) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezeti és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadja.

25.5. Ha a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezeli az ügyiratot.

25.6. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv „Megjegyzés” rovatába feljegyzi.

26. Irattár

26.1. Az iktatóhelyekkel rendelkező szervezeti egységek átmeneti irattárat működtethetnek.

26.2. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltárának (a továbbiakban: MNL OL) az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó DOK által működtetett Központi Irattár feladata.

26.3. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget vagy – ahol az irattározandó iratanyag mennyisége nem indokolja a külön irattári helyiség kialakítását – megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

26.4. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

26.5. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

26.6. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.

26.7. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

27. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

27.1. Átmeneti (kézi) irattárban (az a hely, ahol az ügyiratot a Központi Irattárba adás előtt, átmenetileg őrzik) kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő ügyiratokat. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye.

27.2. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

27.3. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi.

27.4. Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.

27.5. Az átmeneti irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek – ha eddig nem történt meg – meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

27.6. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot – lehet.

27.7. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattározásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró szervezeti egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységnél.

27.8. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.

27.9. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével – a vonatkozó előírások betartásával – meg kell semmisíteni.

27.10. A selejtezést követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

27.11. Az irattárból kiadott papíralapú iratokról külön nyilvántartást kell vezetni. Az irat kiadását és visszavételét az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen – a rögzített kivételekkel – csak a központi irattárnak adhat át.

27.12. Az átmeneti (kézi) irattár az iratokat kronológiai sorrendben őrzi, és folyamatosan adja át a minisztérium Központi Irattárának. A Központi Irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

27.13. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

27.14. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén, végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

28. Az iratok átadása a központi irattár részére

28.1. A központi irattárba

a) a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat,

b) a lezárt és archivált érkeztető nyilvántartás és iktatókönyv adatállományait, valamint az elektronikus dokumentumok elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat

előre egyeztetett időpontban kell leadni. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

28.2. Az átmeneti irattárat működtető szervezeti egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után 2 év elteltével kötelesek folyamatosan a központi irattárnak átadni. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő.

28.3. A szervezeti egységeken/külképviseleteken megnyitott iratkezelési segédleteket az Iratkezelési Szabályzat mellékletét képező Irattári Terv alapján kell selejtezni, illetve a nem selejtezhető iratkezelési segédleteket helyben őrizni.

28.4. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Személyügyi és Képzési Főosztály, a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a Költségvetési Főosztály és a Pénzügyi és Számviteli Főosztály, a konzuli anyagokat a Konzuli és Állampolgársági Főosztály, a belső ellenőrzéssel kapcsolatos iratanyagot az Ellenőrzési Főosztály, a nemzetközi szerződéseket a Nemzetközi Jogi Főosztály kezeli és őrzi.

28.5. Az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzési időt a központi irattár ügykezelőjének rá kell vezetnie az előadói ívre. A különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

28.6. A központi irattárba az ügyiratokat a Szabályzatban meghatározott rendben és határidőig kell leadni. Az átadást dokumentáltan kell végrehajtani.

28.7. A központi irattár az ügyiratokat

a) eredeti alakjukban,

b) előadói ívben elhelyezve,

c) szervezeti egységenként,

d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,

e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,

f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,

g) nyilvántartásaikkal együtt,

h) kézbesítőív kíséretében

veszi át.

28.8. Az ügyiratokat az ügykezelő az iratkezelési szoftverben az „irat lezárása” gomb megnyomásával átmeneti irattárba helyezi. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat – az elektronikus dokumentumok esetében is – az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell, a Scriptament automatikusan rögzíti az irattárba helyezés időpontját.

28.9. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.

29. A központi irattár működése

29.1. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, mely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát. A nyilvántartásba be kell vezetni a selejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

29.2. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani a tárolást.

29.3. A szervezeti egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát, valamint az általuk kiadott belső normák egy-egy hiteles vagy hitelesített példányát – a megjelenést követő 5 munkanapon belül – a központi irattárnak megküldeni.

29.4. A központi irattár

a) tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervezeti egységei által leadott iktatószámmal ellátott iratokat,

b) az irattárban őrzött iratanyagokról kölcsönzési naplót vezet,

c) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL OL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

30. Az irat átmeneti kiadása

30.1. A központi irattár papíralapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység ügyintézőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, vagy engedélyezi a betekintést, másolat készítését, valamint szerelés céljából való végleges kikérését. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a központi irattárból, vagy más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, vagy iratából kérnek másolatot, valamint szerelés céljából való végleges kikérést, akkor a kérés teljesítéséhez a leadó szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a központi irattárat működtető DOK vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

30.2. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról őrjegyet kell készíteni, amelyet a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Az átvevő a kölcsönzési naplót vagy a kézbesítőívet írja alá. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

30.3. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek vagy az elektronikus ügyiratkezelő rendszerért felelős munkatársnak (EUROTEL 21) kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

30.4. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

b) iktatószám,

c) átvevő szervezeti egység/név,

d) átvétel dátuma (év, hó, nap),

e) átvevő aláírása,

f) a visszavétel dátuma (év, hó, nap),

g) a visszavevő aláírása.

30.5. A központi irattár a levéltárak vagy törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki.

31. Az iratok selejtezése

31.1. A szervezeti egységek (belföldön és külföldön egyaránt) a Scriptamenten csak érkeztetett zsírószámmal ellátott adminisztratív iratokat saját hatáskörben selejtezik elektronikusan (Scriptament) és papír alapon, selejtezési jegyzőkönyv felvétele nélkül.

31.2. Külképviseleteken a papíralapú iktatott aláírt eredeti (másodpéldány) irat az ügy lezárta után selejtezhető, amennyiben annak első példánya már felterjesztésre került a Központnak. A selejtezési jegyzőkönyvet aláírva, szkennelt formában Scriptamenten kell csatolni, a papíralapú példányt pedig a DOK-nak felterjeszteni.

31.3. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében, évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak selejtezni. (Pl. a 2016-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2017. december 31. után, vagyis 2018-ban szabad selejtezni.)

31.4. A központi irattárban lévő iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor hatályos Irattári Terv szerint kell végrehajtani.

31.5. A központi irattár az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti egység vezetője jelöli ki. A selejtezést az adott szervezeti egység vezetőjének ellenőriznie kell, és az ellenőrzést a jegyzőkönyvön is fel kell tüntetni.

31.6. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

31.7. A nyilvántartásba vett iratok ügyintézést már nem igénylő többes példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni (pl. nem eredeti aláírt, fénymásolt, Scriptamentből kinyomtatott példányok).

31.8. A központi irattárban a selejtezés során ellenőrizni kell:

a) az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

31.9. A központi irattárban a selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet iktatni és pecsételni kell.

A jegyzőkönyv tartalmazza:

a) a jegyzőkönyv felvételének helyét, idejét,

b) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

c) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

d) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

e) az iratok évkörét,

f) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,

g) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

h) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

31.10. A központi irattárban a selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok irattári tételszámát, a tétel megnevezését, a tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratok évét, terjedelmét (ifm-ben), az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását. A selejtezési jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai és a selejtezést ellenőrző vezető aláírják és a selejtezést végző szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával látják el.

31.11. A központi irattárban az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 3 példányban, az iratjegyzékkel együtt az MNL OL-nak kell megküldeni a selejtezés engedélyeztetése végett. Az MNL OL az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

31.12. A központi irattárban a selejtezés tényét és időpontját – az MNL selejtezési engedélyének birtokában – az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

31.13. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

31.14. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése fizikai megsemmisítéssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

32. Megsemmisítés

32.1. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a Központi Irattárnak az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodni kell a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

32.2. A selejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat utólag ne lehessen megállapítani.

32.3. A selejtezett papíralapú iratokat papírzsákban kell elhelyezni a megsemmisítésre történő elszállításig. Az elszállítást a Központi Irattár hajtja végre az üzemeltetésért felelős főosztállyal együtt.

32.4. A papírzsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.

32.5. Megsemmisítés esetén az elektronikus dokumentumokat az adatbázisból visszaállíthatatlanul törölni kell.

32.6. Az ügyirat metaadataiban rögzíteni kell a megsemmisítés tényét.

33. Az iratok levéltárba adása

33.1. A levéltárnak átadandó iratok körét az irattári tervben kell meghatározni az illetékes MNL egyetértésével.

33.2. A nem selejtezhető iratokat – a határidő nélkül (HN) őrzendők kivételével – a Központi Irattár az Ltv. alapján 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel adja át az MNL OL-nek.

33.3. Az MNL OL számára átadandó ügyiratokat az Irattári Terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

33.4. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az MNL OL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

33.5. Az átadásra kerülő iratokról 4 példányban átadás-átvételi jegyzőkönyvet és átadás-átvételi jegyzéket kell készíteni, melyből 3 példányt a levéltárnak kell átadni, egy példányt az irattárban kell elhelyezni.

33.6. A levéltár az átadás-átvételi jegyzéket előzetesen véleményezi.

33.7. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

33.8. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA,
HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

34. A minisztériumot érintő intézkedések

34.1. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. A megszüntetést elrendelő szerv köteles gondoskodni az irattári anyagról. Beolvadásnál a jogutód szervhez kerülnek az iratok. Több jogutód esetén csak az illetékes közlevéltár engedélyével és csak irattári tételenként lehet megbontani az irattári anyagot. Ha jogutód nélkül szűnik meg a szerv, a maradandó értékű iratokat közlevéltárba kell adni.

34.2. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat), és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

34.3. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.

34.4. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

34.5. A szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő) vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. Ennek rendjét és módját a szervezeti egység iratanyagáért felelős vezető határozza meg. A szervezeti egységek a személyi változásokról a rendszergazdát értesítik, kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

34.6. A külképviseleten az iratkezelőnek szabadságra utazásakor, visszaérkezésekor, illetve váltásakor évekre bontott átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.

35. A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

35.1. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi iratanyagot, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

35.2. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

35.3. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell.

35.4. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

35.5. A megszűnő szervezeti egység papíralapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

35.6. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.

35.7. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

36. Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések

36.1. A bélyegzőkkel kapcsolatos eljárást, a bélyegzők és pecsétnyomók megrendeléséről, nyilvántartásáról, használatáról és selejtezéséről szóló 3/2012. (II. 24.) KüM utasítás szabályozza.

37. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

37.1. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).

37.2. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

38. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

38.1. A szervezeti egység vezetője a szervezeti egységénél köteles:

a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,

b) gondoskodni – az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az iratanyag évenkénti selejtezéséről,

c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,

d) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

e) gondoskodni évente az iratanyag Központi Irattárba adásáról,

f) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

38.2. A szervezeti egység vezetőjének az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe kell foglalnia, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálnia, a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek meg kell küldenie. A DOK rendszeresen ellenőrzi a Szabályzatban foglaltak betartását.

38.3. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,

b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.

38.4. A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által vezetett minisztérium képviselője a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben ellenőrzi a minisztérium irattári anyagát.

39. Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén

39.1. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról.

39.2. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott küldeményeket haladéktalanul, az adott évben 1-től kezdődő sorszámmal, a hitelesítés szabályai szerint erre a célra megnyitott, papíralapú iktatókönyvbe kell nyilvántartásba venni, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli küldeményeket is, ha az érkeztetés akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvet az első adat keletkezésekor kell megnyitni és az iratkezelési segédletek nyilvántartó könyvében nyilvántartásba venni.

39.3. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni (pl. KKM/233-1/2017/ÜZ). Az „ÜZ” egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek rendelkezésre állásáról a szervezeti egységek gondoskodnak.

39.4. Szervezeti egységenként papíralapú iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 24 órán keresztül nem biztosított.

39.5. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

39.6. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

39.7. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

39.8. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell.

39.9. Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírásával és a hivatalos körbélyegző lenyomatával kell hitelesíteni.

39.10. Az iktatókönyvet a lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni azt, hogy mely iktatószámmal zárul az iktatókönyv és a keltezést.

39.11. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

39.12. A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE

40. Kezelési rend

40.1. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

40.2. A KÉR rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailben jelezni kell.

40.3. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az iratkezelési szoftver alkalmazásával kell végrehajtani.

40.4. Amennyiben a KÉR rendszerből tévesen a minisztériumhoz érkezett küldemény, akkor a téves küldésről értesíteni kell a KÉR rendszert, és a küldeményt le kell zárni.

40.5. A hivatali kapun keresztül, a KÉR-be bevont szervezetektől tévesen vagy hibásan érkezett küldemények esetében a feladónak értesítést kell küldeni.

40.6. Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett és a minisztérium feladatkörébe tartozó érdemi ügyintézést igénylő küldeményeket át kell helyezni a Scriptament iratkezelési rendszerbe, és nyilvántartásba kell venni.

40.7. A továbbiakban a Scriptamentben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

40.8. A KÉR-en beérkezett küldemények a minisztérium Központi Érkeztető Csoport közreműködésével bekerülnek a Scriptament rendszerbe, ahol automatikusan érkeztetőszámot (zsírószámot) kapnak.

40.9. A KÉR-hez csatlakozott szervezetek részére elektronikusan, a Scriptament rendszeren keresztül a postázási felületen, a „KÉR címzett” listából kiválasztott címzett szervezetnek (szervezeti egységnek) a „Postázás” funkció végrehajtásával kell küldeni a dokumentumokat.

40.10. Vezetői kiadmányozás után a rendszer automatikusan elektronikus aláírással látja el az iratot. Az elektronikus aláíráshoz a rendszer szervezeti kulcsot használ, de ettől függetlenül az aláíró személye beazonosítható.

40.11. A KÉR rendszeren keresztül elektronikus küldeményt csak akkor lehet kiküldeni, ha a Scriptament rendszerben iktatószámmal rendelkezik, a kiadmányozás megtörtént, és az irat formátuma .pdf.

40.12. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.

40.13. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.

40.14. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére küldendő leveleket a Scriptament postázási felületen, a „Postai feladás”-i mód kiválasztásával kell megküldeni.

40.15. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére továbbítandó elektronikus dokumentum hiteles papíralapú irattá alakítását és kiküldését a Magyar Posta Zrt. végzi. Az elektronikus dokumentum átvételéről, a hiteles papíralapú irat kézbesítéséről elektronikus visszajelzést küld a minisztériumnak.

40.16. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem kézbesíthető küldemények kezelése hagyományos módon, papír alapon az iratkezelési szabályzatnak megfelelően történik.

40.17. A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett szervezeti egység részére történő dokumentált átadásáról a Dokumentumvédelmi és Iratkezelési Főosztály gondoskodik.

40.18. A szervezeti egységek feladata az átvett iratok ügyiratba történő elhelyezése és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezelése.

41. Záró rendelkezések

41.1. Az Irattári Terv a Szabályzat 1. függelékét képezi.

41.2. Az Iratmintatár a Szabályzat 2. függelékét képezi.

41.3. A Szabályzat rendelkezéseinek végrehajtásáról az iratkezelés szakmai irányításáért felelős vezető gondoskodik.

1. függelék³

A Külgazdasági és Külügyminisztérium Irattári Terve

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: minisztérium) feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Az irattári terv általános és különös részre tagozódik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári tételszám mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári jel összetevői:

1) Irattári tételszám: meghatározza az irat rendszerbeli elhelyezkedését,

„A” betűjel: Általános rész

„KKM” betűjel: Különös rész (a minisztérium betűjele)

A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez – a minisztériumra utaló és feladatköréhez igazodó rendszerezésben – sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, négy- vagy ötjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2) Selejtezési idő: az az időtartam, amely meghatározza a selejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „NS” jel, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket,

3) Levéltárba adás: a levéltári átadás határideje években (a tényleges átadás időpontjáról a minisztérium és az illetékes levéltár közösen állapodik meg).

Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő került meghatározásra (pl. „lejárat után 5 év”, „a végrehajtást követően 5 év”, „szerződés teljesítését követően 5 év”), az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg, a selejtezése az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.

Jelmagyarázat:

„NS” – nem selejtezhető

„HN” – határidő nélkül őrzendő, az ügyviteli érték megszűnéséig. A jel meghatározza a határidő nélkül, ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés
A101	A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A201	Szervezet és működés
A301	Ügyvitel
A401	Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
A501	Gazdasági ügyek
A701	Ellenőrzés
A801	Informatika
A901	Biztonság
A1001	Kommunikáció, sajtó, média

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés
KKM101	Futárszolgálattal kapcsolatos iratok
KKM201	Protokoll iratok
KKM301	Konzuli tevékenységgel kapcsolatos iratok
KKM401	Nemzetpolitikai ügyek iratai
KKM501	Külpolitika, diplomácia
KKM601	Belpolitika
KKM701	Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság
KKM801	Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem
KKM901	Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai
KKM1001	Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek, statisztika
KKM1101	Kultúra, tudomány, oktatás, sport
KKM1201	Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó
KKM1301	Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)
KKM1401	Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek
KKM1501	Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)
KKM1601	Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ)
KKM17000	Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete
KKM1800	Az ENSZ és szervei, Magyarország és az ENSZ
KKM1900	ENSZ-en kívüli államközi szervezetek
KKM2000	Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei
KKM2200	Külgazdaság
KKM2300	A minisztérium belső mechanizmusával kapcsolatos egyéb iratok
KKM2500	Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal
KKM2600	Rejtjelzés
KKM9100	A miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KKM9200	A miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KKM9300	A miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Megőrzési idő (év)	Levéltárba adás időpontja (év)
A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai
A101	A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályzó eszközök és ezek tervezetei, koordinációs iratai	NS	15
A102	Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, koordinációs iratai	5	–
A103	Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A104	Az alapvető jogok biztosa megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A105	Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok	5	–
A106	Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok	5	–
A107	A minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai	NS	15
A108	Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A109	Egyéb tárcaközi bizottságok iratai	5	–
A110	Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	5	–
A111	Tárcaközlöny kiadásának iratai	10	–
A112	Jogszabály értelmezéssel kapcsolatos iratok	5	–
Szervezet és működés
A201	A minisztérium alapításával kapcsolatos iratok	NS	15
A202	A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz és módosításai)	NS	15
A203	A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb.	NS	15
A204	Belső utasítások, körlevelek	NS	15
A205	A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések	NS	15
A206	A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, a parlamenti munkával kapcsolatos iratok	5	–
A207	Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok	NS	15
A208	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál	NS	15
A209	Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratok a kabinet munkájában részt vevő más tárcáknál	5	–
A210	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	NS	15
A211	Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten részt vevő tárcánál	5	–
A212	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál	NS	15
A213	Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál	5	–
A214	Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok	5	–
A215	A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	NS	15
A216	Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)	NS	15
A217	Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek	3	–
A218	Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok	NS	15
A219	Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően	5	–
A220	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok, javaslatok, tervek	NS	HN
A221	Időszaki (1 évnél rövidebb) jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A222	A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók, statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.), javaslatok	5	–
A223	Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások	NS	15
A224	Időszaki (1 évnél rövidebb) statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél	5	–
A225	Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások	NS	15
A226	A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A227	A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai	NS	15
A228	A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai	5	–
A229	A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek	NS	15
A230	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek	NS	15
A231	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők	NS	15
A232	Civil szférával [hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi (nemzetiségi) szervezetekkel, állampolgári szerveződésekkel, alapítványokkal] és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A233	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A234	Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai	5	–
A235	A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek	5	–
A236	A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai	2	–
A237	Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok	5	–
A238	Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb.	2	–
A239	Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok, (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.) tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.	1	–
A240	Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok	NS	15
A241	A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása	15	–
A242	Gazdasági társaságokban, Felügyelő Bizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók	NS	HN
A243	Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok	5	–
A244	Bizottságokkal és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok	10	–
A245	Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai	5	–
A246	Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés	5	–
Ügyvitel
A301	Miniszter – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	NS	15
A302	Államtitkár – munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok	NS	15
A303	Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén	5	–
A304	Kutatási engedély ügyek iratai	5	–
A305	Főnyilvántartó könyv	NS	HN
A306	Iktatókönyv	NS	15
A307	A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után	3	–
A308	Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.)	3	–
A309	Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék, átadókönyv stb.)	8	–
A310	Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés	NS	HN
A311	Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés	NS	–
A312	Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.)	10	–
A313	A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek	NS	–
A314	Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv	3	–
A315	A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, irat befogadási jegyzőkönyv stb.)	NS	–
A316	A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg)	2	–
A317	Ügyiratból adatszolgáltatás	5	–
A318	Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén	NS	HN
A319	Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés	5	–
A320	Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések	5	–
A321	Irattárolás megvalósításával kapcsolatos iratok, szerződések (lejáratát követően), egyéb levelezés	5	–
Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)
A401	Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok	5	–
A402	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél	2	–
A403	Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb.	2	–
A404	Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások	2	–
A405	A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok	5	–
A406	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai	5	–
A407	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok	2	–
A408	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok	5	–
A409	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők	10	–
A410	Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők	10	–
A411	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz	10	–
A412	Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek	10	–
A413	Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj-megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.)	5	–
A414	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag), a jogviszony megszüntetését követő	50	–
A415	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás	5	–
A416	Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok	*	–
A417	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások	5	–
A418	A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok	3	–
A419	A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai	10	–
A420	Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok	5	–
A421	Védnökségek, díjak	8	–
A422	Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok	5	–
A423	Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok	5	–
A424	Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok	10	–
A425	A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok	3	–
A426	Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai, a képzés befejezését követő vállalt idő után	3	–
A427	Oktatásigazgatási, képzési ügyek iratai, gyakornokprogram	5	–
A428	Szociális bizottsággal, esélyteremtéssel, esélyegyenlőséggel és egyenlő bánásmóddal kapcsolatos iratok	3	–
A429	Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A430	Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok	10	–
A431	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok	3	–
A432	Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv	5	–
A433	Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei	NS	15
A434	Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai	3	–
A435	Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés	3	–
A436	Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok	NS	15
A437	Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok kezelésével, megismerésével és közzétételével kapcsolatos iratok	5	–
A438	A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése	5	–
A439	Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése	10	–
A440	Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A441	Külszolgálat	50	–
A442	Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban részt vevők stb.)	60	–
* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek.
Gazdasági ügyek
A501	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok	5	–
A502	Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok	2	–
A503	Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél	5	–
A504	Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.)	5	–
A505	Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok	NS	HN
A506	Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok	NS	HN
A507	Szerződések iratai (lejárat után)	5	–
A508	Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok	10	–
A509	Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok	1	–
A510	Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok	8	–
A511	Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően)	5	–
A512	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés	NS	15
A513	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv	3	–
A514	A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás	3	–
A515	A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás	10	–
A516	Államkincstári pénzellátás	8	–
A517	Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján (pl. Rendkívüli Kormányzati Intézkedések, zárolás stb.)	8	–
A518	Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok	8	–
A519	A fejezet és költségvetési szervek általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai	8	–
A520	Központi beruházás iratai	8	–
A521	Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése	NS	15
A522	A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok	10	–
A523	A fejezet zárszámadásával kapcsolatos iratok	8	–
A524	Személyi juttatások	8	–
A525	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek	5	–
A526	Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés	2	–
A527	Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé	5	–
A528	Bérpolitikai intézkedések végrehajtása	8	–
A529	Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A530	Társadalombiztosítással összefüggő iratok	10	–
A531	Számviteli éves költségvetési beszámoló (Igazgatás)	NS	15
A532	Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat	10	–
A533	Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok	8	–
A534	Szigorú számadású bizonylatok	8	–
A535	Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek	8	–
A536	Évközi mérlegjelentés és anyagai	10	–
A537	Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok	8	–
A538	Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok	8	–
A539	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai	3	–
A540	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok	3	–
A541	Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok	3	–
A542	Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk	5	–
A543	Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok	5	–
A544	Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok	10	–
A545	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés	NS	HN
A546	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel	NS	HN
A547	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk	NS	HN
A548	Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések	15	–
A549	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések	5	–
A550	Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után	3	–
A551	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok	NS	HN
A552	Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok	NS	HN
A553	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai	NS	HN
A554	Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk	15	–
A555	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változás-jelentések	5	–
A556	Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok	5	–
A557	Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek	15	–
A558	Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok	15	–
A559	Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések	15	–
A560	Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások	15	–
A561	Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok	1	–
A562	Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után)	8	–
A563	Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok	NS	15
A564	Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A565	Elemi költségvetés (Igazgatás)	NS	15
A566	Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok	10	–
A567	Éves gazdasági program	NS	15
A568	Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga	10	–
A569	Középtávú gazdasági program	NS	15
A570	Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló	NS	15
A571	Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók, adatszolgáltatások más szervek részére	5	–
A572	Előirányzatok nyilvántartása, módosítása	8	–
A573	Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése)	8	–
A574	Kötelezettségvállalások nyilvántartása	10	–
A575	Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral	2	–
A576	Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal	2	–
A577	Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel	2	–
A578	Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.)	2	–
A579	Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások	5	–
A580	A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	NS	15
A581	A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei	NS	15
A582	A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás	10	–
A583	Bér dosszié anyagai személyenként: járulék nyilvántartás, magánnyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok	50	–
A584	Ellátások kifizetésének bizonylatai	8	–
A585	Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően)	8	–
A586	Baleseti rokkantsági ügyek	50	–
A587	Halálos munkahelyi balesetek ügyei	NS	HN
A588	Munkabalesetek és foglalkozási betegségek	8	–
A589	Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika	8	–
A590	Adóelszámolás évenként intézeti szinten	8	–
A591	Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.)	8	–
A592	Különjuttatás iratai	8	–
A593	Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően)	8	–
A594	Helyettesítések	8	–
A595	Kereseti igazolások	5	–
A596	Munkába járás költségeinek térítése	8	–
A597	KSH és egyéb munkaügyi statisztikák	NS	15
A598	Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően)	5	–
A599	Jelenléti ívek	8	–
A600	A költségvetési fejezetek (címek, alcímek és költségvetési szervek) éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai	NS	15
A601	Fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok	12	–
A602	Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai	12	–
A603	Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok	5	–
A604	Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	10	–
A605	Központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok	10	–
A606	Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai	5	–
A607	Miniszteri emléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok, (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A608	Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás)	5	–
A609	Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok)	5	–
A610	Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok	5	–
A611	Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések)	5	–
A 612	Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai	5	–
A 613	Fejezet irányítása alá tartozó költségvetési szervek gazdálkodásával kapcsolatos ügyek iratai	10	–
Ellenőrzés
A701	A minisztérium szervezeti egységeinél végzett belső ellenőrzések iratai	NS	15
A702	A belső ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai	10	–
A703	Tematikus belső ellenőrzések iratai	NS	–
A704	Az intézkedési tervekkel, beszámolókkal és ezek nyilvántartásával kapcsolatos iratok	NS	–
A705	A stratégiai, valamint az éves ellenőrzési tervezési, beszámolási iratok	NS	–
A706	A minisztérium és más szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel, tapasztalatcserével kapcsolatos ügyek iratai	10	–
A707	Tanácsadó tevékenységgel kapcsolatos iratok	15	–
A708	A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok	NS	15
A709	Az Állami Számvevőszék vizsgálatai és az ehhez kapcsolódó iratok	NS	15
A710	Más külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	NS	–
A711	Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével)	NS	–
A712	A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok minisztériumi ellenőrzésével kapcsolatos iratok	NS	–
A713	Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok	5	–
A714	Belső ellenőrzéssel kapcsolatos iratok	5	–
A715	A minisztérium felügyelete és irányítása alá tartozó szervek belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok	NS	15
Informatika
A801	Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei	NS	15
A802	Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai	NS	15
A803	Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gépbeszerzés), e-közbeszerzés iratai	5	–
A804	Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése	NS	15
A805	Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai	NS	15
A806	Informatikai biztonság iratai	NS	15
A807	Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok	NS	15
A808	Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai	15	–
A809	Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai	5	–
A810	Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok	10	–
A811	Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok	NS	15
A812	Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai	5	–
A813	Informatikai rendszerek bevezetésével, üzemeltetésével és továbbfejlesztésével összefüggő feladatok	5	–
Biztonság
A901	A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok	NS	HN
A902	Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek	10	–
A903	Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok	NS	HN
A904	Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok	5	–
A905	Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvéleménye	5	–
A906	Nemzeti és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány – a visszavonását követően	haladékta- lanul	–
A907	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek	10	–
A908	Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően)	8	–
A909	Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek	2	–
A910	Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai	2	–
A911	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai	5	–
A912	Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai	NS	15
A913	Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után	5	–
A914	Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások	5	–
A915	Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók	5	–
A916	A minisztérium tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített jelentések	5	–
A917	A minisztérium épületeinek őrzés-védelme	NS	HN
A918	A minisztérium ügyeleti rendszere. Az ügyelettel kapcsolatos ügyek	5	–
Kommunikáció, sajtó, média
A1001	Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (sajtónak adott tájékoztatók, közlemények)	2	–
A1002	A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal, műsorokkal, filmekkel kapcsolatos iratok	10	–
A1003	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok	NS	15
A1004	PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.)	5	–
A1005	Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok	5	–
A1006	Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos íratok	5	–
A1007	Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok	5	–

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám	Megnevezés	Megőrzési idő (év)	Levéltárba adás időpontja (év)
	Futárszolgálattal kapcsolatos iratok
KKM101	Diplomáciai és konzuli futárszolgálat Kapcsolódó jogszabályok, minisztériumi utasítások	NS	15
KKM102	Futárigazolványok nyilvántartó könyve konszignáció, bordereau	5	–
KKM103	Futárútvonalak meghatározása Futárindítási táblázatok Futárposta hiányosságairól felvett jegyzőkönyvek	5	–
KKM104	Futárposta zárása és bontása	5	–
KKM105	A minisztériumon kívüli szerveknek a diplomáciai futárposta igénybevételére vonatkozó kérelmei véleményezése	5	–
KKM106	A minisztérium szervezeti egységeinek javaslatai futárutak szervezésére, a futár személyére	5	–
KKM107	Diplomáciai futárok vízumkérelme	5	–
KKM108	Diplomáciai futárok elleni provokációk	NS	HN
KKM109	CD Diplomat Szállítmányozási és Kereskedelmi Kft. igénybevételével kapcsolatos ügyintézés	5	–
	Protokoll iratok
KKM201	A magyar állami és külügyi protokollt meghatározó utasítások Magyar diplomácia szertartásrend és eljárási szabályok, Diplomáciai Testület (DT) névjegyzék	NS	15
KKM202	Összefoglalók a nemzetközi diplomáciai szertartásrend szabályairól	NS	15
KKM203	A budapesti DT számára készített tájékoztatás a minisztérium és a Kormány nevében	5	–
KKM204	A budapesti diplomáciai rendezvényekről a minisztérium részére készített napi tájékoztató és heti előrejelzés	3 hónap	–
KKM205	Hölgyprogramokkal kapcsolatos ügyek	3	–
KKM206	A köztársasági elnök és a miniszterelnök, külügyminiszter védnöksége alatt megrendezett nemzetközi tanácskozások államfői és kormányfői fogadásainak szervezése, a minisztérium vezetői által adott fogadások, rendezvények	5	–
KKM207	A minisztérium ajándékraktára, megrendelések	1	–
KKM208	Diplomáciai látogatások, delegációk a központban	5	–
KKM209	A DT Lista alapanyaga	1	–
KKM210	Diplomáciai jegyzék – érdemi (pl. agrément, nemzetközi szerződések, ratifikációs eljárások, magas szintű látogatások, szakattasék működési engedélye)	NS	HN
KKM211	Diplomáciai jegyzék – technikai (pl. ünnepi munkarend, misszióvezető, ideiglenes ügyvivő távolléte)	1	–
KKM212	Külügyi igazolványok	3	–
KKM213	Külföldi képviseletek munkatársainak mentességi ügyei	10	–
	Konzuli tevékenységgel kapcsolatos iratok
KKM301	A konzuli szolgálat munkájára vonatkozó elvi, politikai vonatkozású ügyek	NS	15
KKM302	A KONZ a konzuli szolgálat munkáját irányító és ellenőrző tevékenysége, konzuli utasítások	NS	15
KKM303	KONZ munkájával kapcsolatos részanyagok	10	–
KKM304	Konzuli munkához szükséges eszközök kiküldése a külképviseleteknek	3	–
	Diplomata és külügyi szolgálati útlevél ügyek
KKM305	Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek kiállításának elvi iratai	NS	15
KKM306	Diplomata és külügyi szolgálati útlevelek nyilvántartó kartonjai	50	–
KKM307	Diplomata és szolgálati útlevelek [Megjegyzés: a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény végrehajtásáról szóló 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet 20. § (2) és a 13. § (3) bek. értelmében a lejárt útleveleket érvénytelenítve vissza kell adni a kérelmezőnek]	vissza– adandó	–
	Útlevél-, vízum- és tartózkodási engedély ügyek általános kérdései
KKM308	Vízumügyek	NS	HN
KKM309	Vízumügyek, útlevélügyek általános, elvi kérdései	NS	15
KKM310	A BM és a minisztérium együttműködése úti okmányokkal (pl. útlevél, határátlépési igazolvány) és az elektronikus személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatban	NS	HN
KKM311	Vízum- és útlevél-kiállítási szabályok	NS	15
KKM312	Vízum- és útlevél-megállapodások, egyezmények. Vízumkényszer	NS	15
KKM313	Vízum- és útlevél-kiállítási szabályok	NS	HN
KKM314	Tartózkodási engedély a fogadó ország állampolgárai részére Magyarországon	NS	15
	Egyéni vízumügyek
KKM315	Külpolitikáért felelős miniszter hatáskörébe tartozó (központi döntést igénylő) vízumügyek (Központ)	2	–
KKM316	Másodfokú vízumeljárás iratai (Központ)	5	–
KKM317	Felhasznált vízumbélyegek sorszámait tartalmazó igazoló szelvények nyilvántartása	5	–
KKM318	Rontott, megrongálódott vízumbélyegek	3 hónap	–
KKM319	Vízumkérelmek papíralapú dokumentációja teljes körű elektronikus adatrögzítés esetén	2	–
KKM320	Elutasított vízumkérelmek papíralapú dokumentációja (elutasító határozat jogerőre emelkedésétől) teljes körű elektronikus adatrögzítés esetén	2	–
KKM321	Az EGT/magyar állampolgár családtagja vízumkérelmének papíralapú dokumentációja teljes körű elektronikus adatrögzítés esetén	3	–
KKM322	Tartózkodási engedélyekkel kapcsolatos ügyek	5	–
KKM323	Nemzeti letelepedési engedélyekkel kapcsolatos ügyek	20	–
	A fogadó ország konzuli munkáját szabályozó jogszabályok, rendelkezések
KKM324	A konzulátusok kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériuma konzuli osztályával	5	–
KKM325	Állampolgársági egyezmények, megállapodások és előkészítésük	NS	15
KKM326	Konzuli egyezmények, előzetes tárgyalási anyagok, európai uniós konzuli együttműködések elvi iratai (pl. COCON, SITCEN, válságkezelés)	NS	15
KKM327	Konzuli konzultációk	5	–
KKM328	A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Központ)	NS	15
KKM329	A főkonzulok és konzulok évi és időszakos jelentései (Külképviselet), tiszteletbeli konzuli ügyek (jelentés, utasítás, iránymutatás)	5	–
	Konzuli cselekmények és egyedi konzuli ügyek Hazai hatóságok felé, közreműködő hatáskörben végzett ügyek
KKM330	Állampolgársági eskü jegyzőkönyve	NS	HN
KKM331	Állampolgársági ügyek	5	–
KKM332	Okiratbeszerzés (pl. anyakönyvi kivonat, Apostille)	5	–
KKM333	Hazai anyakönyvezési ügyek	5	–
KKM334	Elektronikus Anyakönyvi Rendszerben felterjesztett hazai anyakönyvvezetési ügyek (a kétévente felterjesztendő eredeti kérelem és eredeti anyakönyvi kivonat kivételével)	5	–
KKM335	Névváltoztatás és névviselés kérelem felterjesztése, házassági névmódosítási kérelem	5	–
KKM336	Útlevél ügyek (útlevéligénylés iratai, hamis útlevéllel kapcsolatos levelezés, szülői hozzájáruló nyilatkozat)	5	–
KKM337	Úti okmány elvesztése, ellopása stb. (okmányesemény)	2	–
KKM338	Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek	5	–
KKM339	Örökbefogadási kérelem továbbítása	5	–
KKM340	Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával (védelembe vétel, ideiglenes hatályú elhelyezés) kapcsolatos, illetve egyéb gyámsági, gondnoksági ügyek	25	–
	Közjegyzői cselekmények
KKM341	Végintézkedés, szóbeli végintézkedés tanújának nyilatkozata, konzuli okiratok	NS	HN
KKM342	Aláírás-hitelesítés	10	–
KKM343	Egyéb konzuli tanúsítványok (hiteles fordítás, másolathitelesítés, életbenlét igazolása, családi állapot igazolása, egyéb jegyzőkönyv formájában kiállított tanúsítvány)	5	–
	Saját hatáskörben végzett közigazgatási ügyek
KKM344	Hatósági igazolványok kiállítása (pl. ideiglenes magánútlevél, egyszeri utazásra jogosító úti okmány, ETD), ETD kiállításához engedély (a selejtezési időt az okmányok érvényességi idejének lejáratától kell számítani)	5	–
KKM345	Elektronikus személyazonosító igazolvány kiadásával kapcsolatos ügyek (a selejtezési időt az okmányok érvényességi idejének lejáratától, elutasítás esetén az elutasító határozat jogerőre emelkedésétől kell számítani)	10	–
KKM346	Elektronikus személyazonosító igazolvány kiadásával kapcsolatos fellebbezések elbírálása	NS	–
KKM347	Külképviseleten kiállított anyakönyvi okirat (anyakönyvi kivonat és hatósági bizonyítvány) ügyek	5	–
KKM348	Hatósági bizonyítványok kiállítása (pl. halottszállítási engedély)	5	–
KKM349	Hazatérési kölcsön	5	–
KKM350	Apai elismerő nyilatkozat, házasságkötési tanúsítvány	NS	–
KKM351	Ügyfélkapu-regisztráció iránti kérelem	5	–
	Érdekvédelmi ügyek
KKM352	Letartóztatott látogatása, őrizetbe vétel és letartóztatás, büntető ügyek: szabadságvesztés büntetés esetén annak letöltésétől számítva, határon visszafordítás, hagyatéki ügyek, baleseti ügyek, emberkereskedelmi ügyek, segítségnyújtás, tanácsadás, tájékoztatás érdekvédelmi ügyben, érdekvédelmi tevékenység az Európai Unió polgára részére, haláleset, felkutatás hozzátartozó/lakcím stb.	5	–
KKM353	Jogsegélyforgalom	5	–
KKM354	Irattovábbítás, kézbesítés	2	–
	Egyéb ügyek
KKM355	Konzuli pátens. Főkonzul bemutatkozó és búcsúlátogatásai	NS	15
KKM356	Tiszteletbeli konzulok kinevezésével, megbízásával és működésével kapcsolatos iratok, konzuli pátens	NS	HN
KKM357	Panaszok (konzuli tevékenység ellen, fogadó állam hatóságai ellen, magyar hatóság ellen)	5	–
KKM358	Jogi és más tájékoztatás, információ a fogadó ország gyakorlatáról, honlappal kapcsolatos tájékoztató anyagok, utazási tanácsok, országbesorolás	5	–
KKM359	Okiratbeszerzés külföldről	5	–
KKM360	Talált tárgyak, iratok stb.	2	–
KKM361	Hagyatéki eljárásban adatszolgáltatás, hagyatéki ügyek	5	–
KKM362	Letét kezelése (a letétkezelés megszűnésétől)	15	–
KKM363	Diplomáciai felülhitelesítés	NS	HN
KKM364	Relációs ügyek	15	–
KKM365	Államfők, kormányfők, miniszterek levelezése	NS	15
KKM366	Központban és a külképviseleten őrzött aláírás- és bélyegzőminták	NS	HN
KKM367	Miniszteri felülhitelesítés	NS	HN
KKM368	Hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek nyilvántartása (jogosultság megszűnésétől)	5	–
	Nemzetpolitikai ügyek iratai
KKM401	A minisztérium álláspontja kialakításához szükséges nemzetpolitikai ügyek koordinációs iratai	NS	15
KKM402	Összefoglaló elemzések a határon túli magyarság helyzetéről, a velük kapcsolatos politikáról	NS	15
KKM403	Együttműködés a nemzetközi szervezetekkel a kisebbségi kérdésekben	NS	15
KKM404	Pénzügyi és támogatási alapok	NS	15
	Külpolitika, diplomácia
KKM501	A külpolitikát meghatározó irányelvek	NS	15
KKM502	Az Országgyűlés külpolitikai tárgyú vitái. Plenáris ülések, törvényjavaslatok, interpellációk, azonnali kérdések és kérdések órái, erre adott válaszok	5	–
KKM503	Állami vezetők és pártok vezetőinek beszédei, nyilatkozatai Magyarország külpolitikájáról	NS	15
KKM504	Magyarország diplomáciai tevékenysége	NS	15
KKM505	A minisztérium külpolitikával kapcsolatos kezdeményezései, javaslatai, külpolitikai projektek előkészítése, szakmai támogatása	NS	15
KKM506	Konzuli és egyéb külügyi feladatokkal is megbízott külgazdasági iroda felállítása, tevékenységi köre, jogai, létszámhelyzete, megszüntetése	NS	15
KKM507	A minisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata	NS	15
KKM508	A minisztérium és a Köztársasági Elnöki Hivatal kapcsolata, operatív ügyek	5	–
KKM509	Magas szintű meghívások, látogatások, találkozók	NS	15
KKM510	Magas szintű meghívási, ki- és beutazási tervről szóló minisztériumi előterjesztések	5	–
KKM511	Magyar állami vezetők és családtagjaik üdülése, magánjellegű látogatásai	5	–
KKM512	Tolmácsok, fordítók kikérése	3	–
KKM513	Köszönőlevelek	3	–
KKM514	Külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok iratai	NS	15
KKM515	A minisztérium és a társszervek együttműködése külpolitikai kérdésekben	NS	15
KKM516	Eseménynaplók, külkapcsolatok fejlesztésére létrehozott tárcaközi bizottságok, társszervek operatív iratai	10	–
KKM517	A Kormánynak, az állami és társadalmi szerveknek a külföldön élő magyarokra vonatkozó elvi jellegű határozatai. Munkavállalás	NS	15
KKM518	Külföldön élő magyarokkal foglalkozó egyéb szervekkel kapcsolatos részanyagok, operatív feljegyzések	NS	15
KKM519	Magyar Állandó Értekezlet (MÁÉRT)	NS	15
KKM520	Magyarok Világszövetségével (MV) való együttműködés	NS	15
KKM521	Magyarok Világkongresszusa	NS	15
KKM522	Anyanyelvi konferenciák, nyári egyetemek	NS	15
KKM523	MÁÉRT, MV operatív iratai	10	–
KKM524	Együttműködés más magyar szervezetekkel a külföldön élő magyarok ügyében	NS	15
KKM525	Együttműködés más magyar szervezetekkel a külföldön élő magyarok ügyében kisebb jelentőségű iratok	6	–
	Belpolitika
KKM601	Magyarország belpolitikája általában. Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról, KKM értékeléssel	NS	15
KKM602	Összefoglaló jelentések, feljegyzések a magyar belpolitikáról érdemi megjegyzés nélkül	15	–
KKM603	Beszédek és nyilatkozatok a magyar belpolitikáról	NS	15
KKM604	Magyar állampolgárok kitüntetése, kitüntetések alapítása	20	–
KKM605	Magyarország államhatalmi szervei	NS	15
KKM606	Magyarország Alaptörvénye. Az Alkotmánybíróság határozatai Magyar felségjelek, címer, zászló	NS	HN
KKM607	Az Országgyűlés szervezete, működésének, határozatai Az Országgyűlés állandó és Különbizottságainak tevékenysége, kapcsolatuk a minisztériummal	5	–
KKM608	A minisztérium és a KEHI kapcsolata operatív ügyekben	6	–
KKM609	Helyi és területi önkormányzati szervek tevékenysége, politikai összetétele	6	–
KKM610	Köztársasági elnök, a köztársasági elnök és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM611	A minisztérium és a KEHI kapcsolata (külpolitika)	NS	15
KKM612	Önkormányzatok kapcsolata a minisztériummal	5	–
KKM613	Államhatalmi szervekkel kapcsolatos operatív iratok	5	–
KKM614	Ombudsman jogállása, tevékenysége, kapcsolata a minisztériummal	5	–
KKM615	Államigazgatási szervek	NS	15
KKM616	A kormány megalakulása, koalíciós tárgyalások, a kormány programja, munkaterve	6	–
KKM617	A kormányülések napirendjei A minisztérium javaslatai Átfogó kormányzati tervek	NS	15
KKM618	A központi államigazgatási szervek szervezete, tevékenysége Közigazgatási reform, közigazgatás helyzete, fejlesztése	5	–
KKM619	Kormányhatározatok (a határozatok számának sorrendjében lerakva)	hatályukig	–
KKM620	A minisztérium képviselete a tárcaközi és egyéb szakbizottságokban	NS	15
KKM621	A Miniszterelnökség és a minisztérium kapcsolata. Kormányülésre nem kerülő, Miniszterelnökségen készített emlékeztetők, összefoglalók	NS	15
KKM622	Államtitkári értekezletről a Miniszterelnökségen készített emlékeztetők. Közigazgatási államtitkári értekezletek (KÁÉ) napirendje és egyéb kapcsolódó operatív iratok	5	–
KKM623	KEHI és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM624	Választások, népszavazás Választási rendszer: választási törvény és eljárási szabályok, köztársasági elnök választása, országgyűlési választások, önkormányzati, nemzetiségi választások, népszavazás, külföldi megfigyelők	5	–
KKM625	A minisztérium elemzései, jelentései az Országgyűlés részére	NS	15
KKM626	A minisztérium részvétele az Országgyűlés plenáris ülésnek munkájában	NS	15
KKM627	A minisztérium és az Országgyűlés Külügyi Hivatalának kapcsolata	NS	15
KKM628	A minisztérium részvétele az Országgyűlés szakbizottságainak munkájában	NS	15
KKM629	Nagykövetjelöltek meghallgatása az Országgyűlés illetékes szakbizottságaiban	NS	15
KKM630	A minisztérium részvétele egyéb országgyűlési bizottságok munkájában	NS	15
KKM631	A minisztérium, valamint a magyar pártok és parlamenti képviselők kapcsolata külpolitikai kérdésekben	NS	15
KKM632	Az Interparlamentáris Unió és a minisztérium kapcsolata	6	–
KKM633	A Miniszterelnöki Kabinetiroda és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM634	Parlamenti pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű iratai	NS	15
KKM635	Parlamenten kívüli pártok tevékenysége, sajtó és tájékoztató jellegű iratai	NS	15
KKM636	Magyarország társadalmi szervezetei Jogszabályok a társadalmi szervezetekről, gazdasági tevékenységéről, az alapítványok gazdasági rendjéről	hatályukig	–
KKM637	Szakszervezetek kapcsolata a minisztériummal Nemzetközi tevékenységük segítése	NS	15
KKM638	Szakmai szervezetek, gazdasági szervezetek, kamarák kapcsolata a minisztériummal. Nemzetközi tevékenységük segítése	NS	15
KKM639	Ifjúsági- és gyermekszervezetek, nőszervezetek kapcsolata a minisztériummal. Nemzetközi tevékenységük segítés	NS	15
KKM640	Civil szerveződések, alapítványok, egyesületek, Non Governmental Organisation (NGO), magánszemélyek és a minisztérium kapcsolata. Nemzetközi tevékenységük segítése	NS	10
KKM641	Baráti társaságok és a minisztérium kapcsolata. Dunamenti Népek Baráti Társasága. Nemzetközi tevékenységük segítése, baráti társaságokkal kapcsolatos egyéb anyagok	NS	15
KKM642	Karitatív szervezetek kapcsolata a minisztériummal. Nemzetközi tevékenységük segítése a minisztériumban	NS	15
KKM643	Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanács (NGTT)	NS	15
KKM644	Emberjogi és kisebbségi kérdések. Magyarország nemzetiségi politikája, emberjogi és nemzetiségi, nemzetiségpolitikai ügyek általában	NS	15
KKM645	A Társadalmi Felzárkózási és Cigány ügyi Tárcaközi Bizottság és minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM646	Magyarországi nemzetiségek helyzete, szervezeteik	NS	15
KKM647	Nemzetiségi oktatás	NS	15
KKM648	Elvi, összefoglaló anyagok, INTERITIM	NS	15
KKM649	Határon túli magyarok szervezeteinek támogatása (ha a relációs anyagban nem helyezhető el)	NS	15
KKM650	A szomszédos államokban élő magyarok kedvezményeiről és támogatásáról szóló jogszabályok, kétoldalú megállapodások és ezek végrehajtásával kapcsolatos iratok	NS	15
KKM651	Magyarországi egyházak, egyházpolitika	NS	15
KKM652	A minisztérium és az Emberi Erőforrások Minisztériuma kapcsolata egyházügyi kérdésekben	NS	15
KKM653	Magyar egyházak és egyházi szervezetek helyzete, tevékenysége Magyarországon, nemzetközi tevékenysége, kapcsolatuk a minisztériummal	NS	15
KKM654	Egyházakkal kapcsolatos operatív iratok	5	–
	Rendészet, igazságszolgáltatás, nemzetbiztonság
KKM701	Elvi jelentőségű ügyek, Belügyminisztérium (BM) és a minisztérium kapcsolata, együttműködése, jogszabálytervezetek véleményezése	NS	15
KKM702	A minősített adatok védelmével kapcsolatos együttműködés más szervekkel (minősített adatok védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény – Mavtv.)	NS	15
KKM703	Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóság és a minisztérium kapcsolata és együttműködése	10	–
KKM704	Tűzoltóság, tűzvédelem	10	–
KKM705	BM tájékoztatói rendészeti és nemzetbiztonsági ügyekben. Igazságügyi Minisztérium (IM) tájékoztatói igazságszolgáltatási ügyekben	3	–
KKM706	Rendvédelmi és rendészeti ügyek, bűnügyek, konferenciák	NS	15
KKM707	Belügyminisztérium tájékoztatói Magyarország bűnügyi helyzetéről	5	–
KKM708	Magyar rendőri szervezet, ORFK és a BRFK kapcsolata a minisztériummal	NS	15
KKM709	Bűnügyek, bűnmegelőzés, büntetés-végrehajtás. Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága és a minisztérium kapcsolata, konferenciák	NS	15
KKM710	Interpol ügyek (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el), nemzetközi bűnözés elleni harcban való részvétel	NS	15
KKM711	Terrorizmus	NS	15
KKM712	Részvétel nemzetközi rendőri missziókban (ha a relációs anyagban nem helyezhető el)	NS	15
KKM713	A minisztérium alkalmazottainak szabálysértési és büntető ügyei	25	–
KKM714	Alkotmányvédelmi Hivatal és a minisztérium kapcsolata, Nemzeti Biztonsági Felügyelet, Nemzetbiztonsági Kabinet	NS	HN
KKM715	Információs Hivatal és a minisztérium kapcsolata	NS	HN
KKM716	Országhatár kijelölése. Határmegállapítás, határrendészet	NS	15
KKM717	A Belügyminisztérium és a minisztérium együttműködése határrendészeti ügyekben	NS	15
KKM718	A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság jegyzőkönyvei. A minisztérium részvételével kapcsolatos összefoglalók	NS	15
KKM719	Határátkelőhelyek megnyitásával kapcsolatos ügyek	NS	15
KKM720	Kishatárforgalommal kapcsolatos ügyek	NS	15
KKM721	Vámvizsgálati helyek felállítása	NS	15
KKM722	Határsértések, határprovokációk	NS	15
KKM723	Idegen repülőgépek átrepülésének engedélyezése	5	–
KKM724	Magyar kormánygépek be- és átrepülési engedélyének intézése	5	–
KKM725	Egyéb magyar gépek be- és átrepülési engedélyének intézése	5	–
KKM726	Idegenrendészet, menekültügy	NS	15
KKM727	A menekültügyért felelős országos szervezetek és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM728	Menekültügyi és migrációs jogszabályok	hatályukig	–
KKM729	Kitoloncolás	15	–
KKM730	Menekülttáborok Magyarországon	NS	15
KKM731	Igazságszolgáltatás, jogsegély	NS	15
KKM732	Az IM és a minisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése igazságszolgáltatási kérdésekben	NS	15
KKM733	Magyarország bírósági szervezetének tevékenysége. A Kúria és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM734	Munkaügyi bíróságok	10	–
KKM735	Az ügyészi szervezet tevékenysége. Legfőbb Ügyészség és a minisztérium kapcsolata	NS	HN
KKM736	Az Igazságügyi Hivatal és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM737	Rehabilitáció	15	–
KKM738	Jogsegély és jogsegélyegyezmények	NS	15
KKM739	Jogsegély nyújtásával kapcsolatos elvi, összefoglaló iratok, ha a relációs anyagoknál nem helyezhetők el	NS	15
KKM740	Egyedi igazságszolgáltatási ügyek, jogviták	15	–
KKM741	Polgári jogi jogviták	elévülésig	–
KKM742	Munkaügyi jogviták	elévülésig	–
KKM743	Egyéb jogviták	elévülésig	–
KKM744	Hatósági megkeresések	10	–
KKM745	Közérdekű bejelentések és panaszok intézése	5	–
	Biztonságpolitika, katonapolitika, polgári védelem
KKM801	Magyarország biztonságpolitikája, védelmi politikája	NS	15
KKM802	Biztonságpolitikai koncepció. Védelmi felkészítés, országmozgósítás. A minisztérium észrevételei az ország biztonságpolitikai koncepciójához	NS	15
KKM803	Tárcaközi Koordinációs Bizottság ülései, minisztérium részvétele	NS	15
KKM804	Minisztériumok honvédelmi felkészítése	NS	15
KKM805	A Honvédelmi Minisztérium (HM) és a minisztérium kapcsolata, együttműködése, HM tájékoztatók, úti jelentések	NS	15
KKM806	A Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat és a minisztérium kapcsolata	NS	HN
KKM807	Katonai attaséi hivatalok. Nagykövet és katonai attasé együttműködése	NS	15
KKM808	Katonai attaséi hivatal működtetése pénzügyi-gazdasági feltételei MNB átutalások	10	–
KKM809	Többoldalú katonai szerződések, megállapodások	NS	15
KKM810	Idegen katonai erők átvonulása, csapatmozgások, egyéb engedélyköteles tevékenységek	NS	15
KKM811	Hadgyakorlatok előrejelzése	Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint
KKM812	Katonai segélyszállítmányok (amennyiben a relációs anyagban nem helyezhető el)	Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint
KKM813	Magyar Honvédség, katonai ösztöndíjak	NS	15
KKM814	Magyar békefenntartó erők, Magyarország részvétele nemzetközi katonai erőkben, logisztika, utánpótlási ügyek Biztonságpolitikai-békeműveleti konferenciák	NS	15
KKM815	Hadiipar és haditechnika	NS	HN
KKM816	Külügyi álláspont hadiipari és haditechnikai kérdésekben	NS	15
KKM817	Hadiipari és Haditechnikai Fejlesztési Bizottsággal való minisztérium együttműködés	Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint
KKM818	Nemzetgazdasági Minisztérium és a minisztérium együttműködése hadiipari kérdésekben	Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint
KKM819	Hadfelszerelések vásárlása és eladása	Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint
KKM820	Hadiipari kutatás-fejlesztés	Honvédelmi Minisztérium rendelkezése szerint
KKM821	Rendkívüli állapotra, szükségállapotra és vészhelyzetre hozott jogszabályok	hatályukig	–
KKM822	A minisztérium feladatai a polgári védelemben	NS	15
	Gazdasági, pénzügyi, ipari, mezőgazdasági, közlekedési, kereskedelmi, műszaki-tudományos és környezetvédelmi ügyek iratai
KKM901	Magyarország gazdasági helyzete, gazdaságpolitikája, gazdaságpolitikai feladatok	NS	15
KKM902	Magyarország gazdasági helyzetének és gazdaságpolitikájának ismertetése a fogadó országban	NS	15
KKM903	Magyarországról a háború során elhurcolt javak visszaszerzése	NS	15
KKM904	Nemzetközi szervezetekben képviselendő magyar álláspont Határozatok és előkészítő anyagok	NS	15
KKM905	Magyar gazdaság bekapcsolódása a nemzetközi piacgazdaságba. A felzárkózás gazdasági problémái	NS	15
KKM906	Állami segítségnyújtás az Európai Unió együttműködési megállapodási szerződései alapján	NS	15
KKM907	A minisztérium Nemzetközi Fejlesztési és Humanitárius Főosztály (NEFEFO) iratai	NS	15
KKM908	Magyarország pénzügyei	NS	15
KKM909	Államháztartás Az ÁSZ és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM910	A Nemzetgazdasági Minisztérium és a minisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése. Gazdasági Kabinet	NS	15
KKM911	Bankok és biztosító intézetek. Bankalapítás, bankkonszolidáció, bankhálózat. Befektetési alapok. Magyar Nemzeti Bank	NS	15
KKM912	Állami hitelek. Hitelkonszolidáció. Államadósság, államkölcsönök	NS	15
KKM913	Adóügyek. Adóigazgatás korszerűsítése. Vagyonpolitikai irányelvek. Helyi adók. Áfavisszatérítés külföldieknek	NS	15
KKM914	Vámügyek. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM915	A Nemzetgazdasági Minisztérium és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM916	Energiagazdálkodás, energiahordozók	NS	15
KKM917	Ipari kiállítás	3	–
KKM918	A Földművelésügyi Minisztérium és a minisztérium együttműködése, kapcsolata	NS	15
KKM919	A nemzetközi műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés keretében hozott határozatok és ezek végrehajtása	NS	15
KKM920	Környezetvédelem	NS	15
KKM921	Területfejlesztés	NS	15
KKM922	Nemzeti Innovációs Hivatal és a minisztérium kapcsolata	NS	15
KKM923	Magyarország mezőgazdasága, agrár reorganizációs program, a mezőgazdaság állami támogatása	NS	15
KKM924	Állategészségügy, állattenyésztés. Állatok járványos megbetegedése, élelmiszer-higiénia	NS	15
KKM925	Közlekedés, vízgazdálkodás, hírközlés	15	–
KKM926	A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a minisztérium együttműködése közlekedési kérdésekben, Magyarország közlekedési politikája, a közlekedés általános helyzete	NS	15
KKM927	Állami gazdaságok	5	–
KKM928	Szállítás. Közúti tranzitdíjak. Vasúti tranzitszállítás, vízi és légi szállítás	3	–
KKM929	Vízgazdálkodás, árvizek	NS	15
KKM930	Hírközlés. Távközlés, űrtávközlés. Informatika. Nemzeti Fejlesztési Minisztérium és a minisztérium együttműködése	NS	15
KKM931	Magyarország általános hírközlési színvonala A Magyar Posta helyzete	5	–
KKM932	Magyarország belkereskedelme, turizmus, idegenforgalom	NS	15
KKM933	Általános, illetve operatív, tájékoztató anyagok a kereskedelem és belkereskedelem területén	5	–
KKM934	A szövetkezeti mozgalom Magyarországon	NS	15
Munkaügy, egészségügy, népjóléti és szociális ügyek statisztika iratai
KKM1001	Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a minisztérium együttműködése munkaügyi kérdésekben	NS	15
KKM1002	Általános foglalkoztatáspolitikai, munkaügyi és bérügyi kérdések	NS	15
KKM1003	Foglalkoztatáspolitika, munkanélküliség. Munkanélküliek átképzése, ellátása Szolidaritási Alap	10	–
KKM1004	Nemzetközi munkaügyi egyezmények Külföldiek magyarországi munkavállalása	NS	15
KKM1005	Közszolgálati jogviszonyban állókra, köztisztviselőkre vonatkozó foglalkoztatáspolitikai, képesítési és egyéb jogszabályok	hatályukig	–
KKM1006	Egészségügyi politika Egészségügyi kormányprogram, válságkezelési program, az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a minisztérium kapcsolata egészségügyi kérdésekben	NS	15
KKM1007	Vöröskereszt és egyéb jótékonysági szervezetek nemzetközi kapcsolatai	10	–
KKM1008	Társadalombiztosítási nyugdíjrendszer. Külföldön élők társadalombiztosítása általában	10	–
KKM1009	Népjóléti és szociálpolitika egyéb ügyek, család- és gyermekvédelem Népesedéspolitikai irányelvek	6	–
KKM1010	Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a minisztérium kapcsolata szociális, családügyi és gyermekvédelmi kérdésekben	NS	15
KKM1011	Népszámlálási adatok KSH éves jelentései, tájékoztatói Közvélemény-kutatási adatok	3	–
KKM1012	Magyarország statisztikai adatai, közvélemény-kutatás A KSH és a minisztérium kapcsolata	NS	15
	Kultúra, tudomány, oktatás, sport
KKM1101	Magyarország kultúrpolitikája A minisztérium részvétele az Országgyűlés és a bizottságai kultúrpolitikai, oktatási vitáiban	NS	15
KKM1102	Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a minisztérium együttműködése kultúrpolitikai kérdésekben A magyarországi kisebbségeket és a külföldön élő magyarokat érintő kultúrpolitikai kérdések	NS	15
KKM1103	Magyarország kulturális kapcsolatai általában A minisztérium kapcsolata a magyar kulturális és oktatási szervekkel	NS	15
KKM1104	Közoktatás. Magyarország oktatáspolitikája, közoktatási rendszere, az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a minisztérium kapcsolata, jogszabálytervezetek véleményezése oktatási kérdésekben Közoktatási intézmények, egyetemek és főiskolák nemzetközi kapcsolatainak minisztérium segítése	NS	15
KKM1105	Közoktatási intézmények működtetése, egyházi iskolák, magániskolák, alapítványok Magyarországon	15	–
KKM1106	Ösztöndíjak elvi ügyei, összesítő	NS	15
KKM1107	Tudomány- és technológiapolitika, tudományos élet. Nemzeti kutatásfejlesztési programok. A kormány kutatási és tudománypolitikai tanácsadó testülete. Tudományos és Technikai (TéT) ügyek, attaséi rendszer	10	–
KKM1108	Az Emberi Erőforrások Minisztériuma és a minisztérium együttműködése tudománypolitikai kérdésekben	NS	15
KKM1109	A minisztérium kapcsolata a Magyar Tudományos Akadémiával, felsőoktatási és tudományos intézményekkel, tudományos szakértőkkel, azok nemzetközi tevékenységének segítése	NS	15
KKM1110	Tudományos kitüntetések, címek adományozása Díszdoktorrá avatás	5	–
KKM1111	EU Kutatási és Fejlesztési (K+F) ügyek	NS	15
KKM1112	Magyarország népművelési politikája	NS	15
KKM1113	Világörökség Közgyűjtemények nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KKM1114	Irodalmi élet Magyarországon, kapcsolatok általános kérdései, összefoglalók Írószövetségek és nemzetközi kapcsolataik	NS	HN
KKM1115	Magyarország művészeti élete Színházak, színészek. Filmművészet	NS	HN
KKM1116	Zeneművészet, zeneszerzők, hanglemezkiadás	NS	HN
KKM1117	Képzőművészet, iparművészet, kiállítások, fotóművészet	5	–
KKM1118	Fesztiválok (pl. Tavaszi Fesztivál stb.)	5	–
KKM1119	Sport A magyar sport helyzete általában. A Magyar Olimpiai Bizottság Sporttámogatási alapok. Sportegyesületek támogatása stb.	NS	15
KKM1120	Kulturális Évadok	NS	15
KKM1121	Kulturális projektek	NS	15
KKM1122	Nemzetközi Könyvvásárok	NS	15
KKM1123	Publishing Hungary program	NS	15
KKM1124	Nemzeti Kulturális Alap pályázataival kapcsolatos iratok	NS	15
KKM1125	Kiállítások, rendezvények	5	–
KKM1126	Évfordulós kiadványok	10	–
KKM1127	Klebelsberg Kuno ösztöndíjjal kapcsolatos iratok	NS	15
KKM1128	Márton Áron ösztöndíjjal kapcsolatos iratok	NS	15
KKM1129	Stipendium Hungaricum ösztöndíjjal kapcsolatos iratok	NS	15
KKM1130	Vendégoktatói Hálózat	NS	15
KKM1131	A magyar mint idegen nyelv és hungarológia szakmódszertani tevékenységével kapcsolatos iratok	NS	15
	Sajtópolitika és propaganda, írott és elektronikus sajtó
KKM1201	Magyarország sajtópolitikája Kommunikációs stratégiai iratok	NS	15
KKM1202	A minisztérium álláspontja, sajtópolitikai kérdésekben részvétele az Országgyűlés és bizottságai sajtópolitikával összefüggő munkájában	NS	15
KKM1203	Nemzeti propagandát koordináló szervezetek és bizottságok kapcsolata a minisztériummal	NS	15
KKM1204	Magyarország-kép megjelenítése a magyar és külföldi írott és elektronikus sajtóban általában	NS	15
KKM1205	Az írott sajtó helyzete Magyarországon. Lapkiadás, nemzetiségi sajtó stb.	NS	15
KKM1206	Magyar sajtóirodák és sajtótudósítók külföldön	NS	15
KKM1207	Külföldi sajtótudósítók, rádiók és televíziók magyar adásai	10	–
KKM1208	Külföldi lapok magyarországi értékesítése	10	–
KKM1209	Elektronikus sajtó általános ügyei Frekvenciagazdálkodás	Hatályukig	–
KKM1210	Magyar rádiók és TV-k nemzetközi kapcsolatai és külföldre szóló adásai	NS	15
KKM1211	Magyar televíziók	NS	15
	Nemzetközi Fejlesztési Együttműködési Program (FEP)
KKM1301	Multilaterális szektor	NS	15
KKM1302	Bilaterális szektor, segélyek stb.	NS	15
KKM1303	Kapacitásépítés	10	–
	Általános és biztonságpolitikai, nemzetközi szerződésekre vonatkozó iratok, szerződések és a hozzájuk kapcsolódó nemzetközi szervezetek
KKM1401	Általános és biztonságpolitikai nemzetközi kérdésekre vonatkozó iratok	NS	15
KKM1402	Nagyhatalmak csúcstalálkozói	NS	15
KKM1403	Kelet-nyugati politikai kapcsolatok	NS	15
KKM1404	Észak-Dél politikai kapcsolatok	NS	15
KKM1405	A világgazdaság problémái (pl. energiaválság, olajválság, gazdasági válság)	NS	15
KKM1406	Nem hagyományos (tömegpusztító fegyverek) leszerelése és korlátozása	NS	15
KKM1407	A non-proliferáció általános kérdései	NS	15
KKM1408	Az Atomsorompó Szerződés (NPT)	NS	15
KKM1409	A Vegyifegyver Tilalmi Szerződés (CWC) és szervezete (OPCW)	NS	15
KKM1410	A Biológiai és Toxin Fegyvertilalmi Szerződés (BTWC)	NS	15
KKM1411	Az Átfogó Atomcsend Szerződés (CTBT) és szervezete (CTBTO), Atomfegyvermentes övezetek	NS	15
KKM1412	Űrfegyverkezés (SPI, PAROS)	NS	15
KKM1413	A ballisztikus rakéták elterjedése elleni Hágai Magatartási Kódex (HCOC)	NS	15
KKM1414	Az ENSZ BT 1540. sz. határozata	NS	15
KKM1415	A nukleáris terrorizmus elleni ENSZ egyezmény	NS	15
KKM1416	A hagyományos fegyverzetek leszerelése és korlátozása, katonai biztonság- és bizalomerősítő megállapodások	NS	15
KKM1417	Az európai hagyományos fegyverzetek korlátozásáról szóló megállapodás (CFE)	NS	15
KKM1418	A biztonság- és bizalomerősítő intézkedésekről szóló Bécsi Dokumentum (VD)	NS	15
KKM1419	Bizonyos hagyományos fegyverek tilalmáról és korlátozásáról szóló egyezmény (CCW) és ennek egyezményei	NS	15
KKM1420	A könnyű és kézifegyverekkel (SALW) kapcsolatos ENSZ, EBESZ és EU dokumentumok	NS	15
KKM1421	A vállról indítható légvédelmi rakétákkal (MANPADS) kapcsolatos dokumentumok	NS	15
KKM1422	A Daytoni Keretmegállapodáshoz kapcsolódó délkelet-európai egyezmények (+ RACIVIAC)	NS	15
KKM1423	Magyarország kétoldalú katonai bizalomerősítő megállapodásai	NS	15
KKM1424	Nemzetközi export ellenőrzési rezsimek	NS	15
KKM1425	Rakétatechnológiai ellenőrzési rendszer (MTCR)	NS	15
KKM1426	Wassenari Megállapodás (WA-hagyományos fegyverek és kettős rendeltetésű termékek)	NS	15
KKM1427	Ausztrália Csoport (AG-vegyi- és biológiai fegyverek)	NS	15
KKM1428	Nukleáris Szállítók Csoportja (NG)	NS	15
KKM1429	Zangger Bizottság (ZG)	NS	15
KKM1430	Csendes-óceáni Biztonsági Szerződés Ausztrália – Új-Zéland – USA Paktum: ANZUS	NS	15
KKM1431	Biztonságpolitikával kapcsolatos operatív iratok, tájékoztatók	10	15
KKM1432	Kazettás Lőszer Egyezmény (CCM)	NS	15
KKM1433	Fegyverkereskedelmi Szerződés (ATT)	NS	15
KKM1434	Az új típusú biztonsági kihívások, fenyegetések (cybertámadások, terrorizmus, migráció, környezeti katasztrófák)	NS	15
KKM1435	Daytoni Megállapodás	NS	15
	Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO)
KKM1501	NATO Nemzetközi Titkárság, Főtitkári Kabinet	NS	15
KKM1502	NATO Egyesített Katonai Szervezet, Katonai Bizottság (Military Committee)	NS	15
KKM1503	NATO Védelempolitikai és Védelmi Tervezési Bizottság (Defence Policy and Planning Committee)	NS	15
KKM1504	NATO Nukleáris Tervező Csoport (Nuclear Planning Group)	NS	15
KKM1505	NATO Parlamenti Közgyűlés (korábbi nevén: Észak-Atlanti Közgyűlés)	NS	15
KKM1506	Partnerség a Békéért Program (PfP)	NS	15
KKM1507	NATO-Oroszország Tanács – NRC (korábbi nevén Állandó Közös Tanács – PJC)	NS	15
KKM1508	Magyarország és a NATO Állandó Képviselet helyzete. Személyi és egyéb ügyek Magyarország NATO tagsága. Magyar Atlanti Tanács (NGO)	NS	15
KKM1509	Magyarország részvétele a NATO katonai programjaiban Delegációk, konferenciák, értekezletek, tanácskozások. Átrepülés Magyarország felett. IFOR, KFOR, ISAF	NS	15
KKM1510	Magyar diplomaták, tisztviselők, szakemberek tevékenysége, NATO ösztöndíjak	NS	15
KKM1511	NATO-val kapcsolatos operatív iratok, részanyagok NATO-reform	5	–
KKM1512	Észak-atlanti Partnerségi Tanács (EAPC) Miniszteri tanácsülés, csúcstalálkozók Együttműködési éves munkaterv. Partnerségi és együttműködési programok; a NATO „nyitott ajtók” politikája; a NATO kapcsolatai globális és nemzetközi szervezetekkel [ENSZ, EU, AU, EBESZ, EAPC, MeD, ICI, NATO-Georgia Bizottság (NGC), NATO-Ukrajna Bizottság (NUC)] Tanácskozások a NATO vezetőivel. Új Atlanti Kezdeményezés	NS	15
KKM1513	Rakétavédelem	NS	15
KKM1514	Kibervédelem	NS	15
KKM1515	NATO Reagáló Erők (NATO Response Force)	NS	15
	Európai Biztonsági és Együttműködési Szervezet (EBESZ)
KKM1601	EBESZ: Általános kérdések Konfliktusmegelőzés, válságkezelés, békefenntartás. EBESZ státusza. EBESZ költségvetése. EBESZ-reform. Korfui folyamat, Helsinki +40	NS	15
KKM1602	Az EBESZ döntéshozó szerveinek munkája Állandó Tanács, Biztonsági Együttműködési Fórum, Gazdasági és Környezetvédelmi Fórum, Csúcstalálkozók. Miniszteri Tanács	NS	15
KKM1603	Az EBESZ intézményeinek, választott tisztviselőinek munkája Soros elnök. Titkárság. EBESZ Főtitkár. Parlamenti Közgyűlés (OSCE PA). Demokratikus Intézmények és Emberi Jogok Irodája (ODIHR) Nemzeti Kisebbségi Főbiztos (HCNM) Médiaszabadság Képviselő (RFoM)	NS	15
KKM1604	EBESZ rendezvények, konferenciák, szemináriumok, tárgyalások. Csúcstalálkozók és miniszteri szintű tanácskozások	NS	15
KKM1605	EBESZ-hírhálózat, híradós munkacsoport – Communications Group	NS	15
KKM1606	EBESZ szakértők, alkalmazottak Magyar tisztviselők megválasztása, tevékenységük, szakértők munkája	NS	15
KKM1607	A Magyar EBESZ Képviselet helyzete, személyi és egyéb ügyek Felterjesztések, továbbítások	NS	15
KKM1608	EBESZ-szel kapcsolatos operatív jellegű iratok	10	–
KKM1609	EBESZ-hez kapcsolódó fegyverzetellenőrzési, bizalom- és biztonságerősítő fórumok Európai Hagyományos Fegyveres Erőkről szóló Szerződés Katonai bizalom- és biztonságerősítő intézmények Egyesített Konzultatív Csoport (JCG)	NS	15
KKM1610	A magyarországi helyzetet érintő kérdésekkel foglalkozó EBESZ dokumentumok	NS	15
	Magyarország és a külállamok kapcsolata. A külállamok társadalmi, gazdasági, politikai, katonai helyzete
KKM17001	Magyarország és a fogadó állam kapcsolata általában. A fogadó ország külpolitikájának általános iránya, stratégiája, e stratégia megvalósításának eszközei, módjai	NS	15
KKM17002	A fogadó ország függetlenné válása. Országegyesítés	NS	15
KKM17003	A fogadó ország parlamentjének, felsőházának külpolitikai vitája	NS	15
KKM17004	A fogadó ország és külállamok állami vezetőinek, pártjai vezetőinek beszédei, nyilatkozatai a fogadó ország külpolitikájáról	NS	15
KKM17005	Az ország nemzetközi helyzete, álláspontja nemzetközi ügyekben, nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KKM17006	A fogadó ország külügyminisztériumának és külügyi apparátusának szervezeti struktúrája. Értesülések a fogadó ország diplomatáiról és vezető állami tisztségviselőiről stb.	NS	15
KKM17007	Magyar misszió vezetőjének, diplomatájának látogatása a fogadó ország külügyminisztériumában, illetve más állami szerveknél és állami vezetőknél	NS	15
KKM17008	Budapesti külképviseletek vezetőinek, diplomatáinak látogatása a minisztériumban, illetve más állami szerveknél és állami vezetőknél	NS	15
KKM17009	A fogadó ország külpolitikájával kapcsolatos tájékoztatók, operatív anyagok	10	–
KKM17010	A fogadó ország és Magyarország diplomáciai kapcsolatainak szintje és formái	NS	15
KKM17011	Állam és kormány elismerése	NS	15
KKM17012	Emigrációs, illetve az ország területén kívül tevékenykedő kormány	NS	15
KKM17013	A diplomáciai kapcsolat felvétele, megszakítása, nagykövetség létesítése. Szintemelés	NS	15
KKM17014	Konzulátus, főkonzulátus, tiszteletbeli konzulok	NS	15
KKM17015	Kereskedelmi képviseletek	NS	15
KKM17016	Nagykövet, követ agrément ügye, megbízólevél átadása stb. Nagykövet bemutatkozó és búcsúlátogatásai	NS	5
KKM17017	Általános Vegyes Bizottság, Kormányközi Vegyes Bizottság	NS	15
KKM17018	Két- vagy többoldalú politikai szerződések elkészítésével, aláírásával, hatálybalépésével, megszűnésével előterjesztések, értesítések, tervezetek	NS	15
KKM17019	Közös politikai nyilatkozat	NS	15
KKM17020	Nemzetközi szerződésekkel kapcsolatos jogviták, nemzetközi bírósági eljárások	NS	15
KKM17021	Magas szintű tárgyalás, találkozók	NS	15
KKM17022	Államfői találkozók	NS	15
KKM17023	Kormányküldöttség	NS	15
KKM17024	Kormányfői találkozók	NS	15
KKM17025	Az Országgyűlés elnökének, alelnökeinek találkozói	NS	15
KKM17026	Parlamenti kapcsolatok: parlamenti bizottságok, frakciók, képviselők kapcsolatai	NS	15
KKM17027	Külügyminiszterek és a külügyminisztériumok magas szintű vezetőinek találkozói	NS	15
KKM17028	Magas szintű meghívási, ki- és beutazási tervek	NS	15
KKM17029	Állami és politikai vezetők és családtagjainak üdülése és magánjellegű látogatásai	10	–
KKM17030	Magas szintű egyházi vezetők találkozói	NS	15
KKM17031	A fogadó ország és Magyarország kapcsolata általában. Külpolitikai kapcsolatok	NS	15
KKM17032	Felsőszintű határozatok, irányelvek a fogadó ország irányában folytatandó külpolitikai tevékenységről	NS	15
KKM17033	Misszióvezető éves beszámoló jelentése	NS	15
KKM17034	Állami vezetők és a pártok vezetőinek nyilatkozatai, beszédei a fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és 3. ország kapcsolatairól	NS	15
KKM17035	A fogadó ország és Magyarország külügyminisztériumainak konzultációi	NS	15
KKM17036	A külképviselet időszakos jelentései a fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország kapcsolatairól általában	NS	15
KKM17037	A fogadó ország budapesti missziója és a minisztérium, valamint magyar külképviselet és a fogadó ország külügyminisztériumának kölcsönös tájékoztatói nemzetközi és kétoldalú kérdésekről. A külképviselet kapcsolatai a fogadó ország diplomáciai testületének tagjaival, állami szervekkel, pártokkal és társadalmi szervezetekkel, közéleti személyiségekkel	NS	15
KKM17038	A külképviseletek beosztottainak vidéki látogatásairól készített jelentések	NS	5
KKM17039	A fogadó ország és Magyarország kapcsolatának operatív és tájékoztató anyagai	10	–
KKM17040	Diplomáciai mentesség, előjogok, viszonosság	NS	15
KKM17041	A nagykövetség épületei elleni támadás. Tüntetések	NS	15
KKM17042	A diplomatákkal szembeni provokáció	NS	15
KKM17043	Diplomaták vízumkényszere, vízumkényszer megszüntetése, mozgásának korlátozása a fogadó országban. Vidéki utazásuk engedélyhez kötése stb.	NS	15
KKM17044	Diplomáciai mentességgel kapcsolatos operatív iratok	10	–
KKM17045	Diplomaták letartóztatása, diplomaták kiutasítása	NS	15
KKM17046	Vámügyek, vámmentességek, vámkedvezmények	NS	15
KKM17047	A Diplomáciai Testület vezetőinek, tagjainak összejövetelei Javaslataik stb. Diplomata lista	NS	15
KKM17048	Doyeni tisztség	NS	15
KKM17049	Diplomáciai szertartások, rendezvények, fogadások, ezek általános szabályai	NS	5
KKM17050	A fogadó ország szertartásrendje	NS	15
KKM17051	Javaslatok, diplomáciai rendezvényen való részvételre	5	–
KKM17052	Nemzeti ünnepek, évfordulók programja	10	–
KKM17053	Diplomáciai fogadások összetételéről, lefolyásáról szóló, nem politikai tartalmú feljegyzések, jelentések	10	–
KKM17054	Jegyrendelés, szobafoglalás diplomaták és külföldi vendégek részére kulturális, sport, egyéb rendezvényekre, rendőri biztosítás Belépők biztosítása diplomaták részére. Ajándékok küldése, átvétele	2	–
KKM17055	A DT részére szervezett fogadások, rendezvények, programok	10	–
KKM17056	Utcák, parkok elnevezése neves személyiségekről. Szoboravatás, koszorúzás, megemlékezés A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek és temetők gondozása és viszont	NS	15
KKM17057	Magyar állami kitüntetések külföldi állampolgároknak. Magyar állampolgárok külföldi állami kitüntetései	NS	15
KKM17058	Üdvözlő, gratuláló, köszönő, részvétnyilvánító táviratok, üzenetek	5	–
KKM17059	A budapesti külképviseletek személyi, ingatlan-, bérleti, közlekedési ügyei	NS	HN
KKM17060	A budapesti missziók és beosztottaik, külföldi alkalmazottjaik személyi ügyei Személyi kartonok	NS	HN
KKM17061	A budapesti misszió külföldi alkalmazottai orvosi ellátásának ügyei	NS	HN
KKM17062	A budapesti missziók külföldi alkalmazottainak bűnügyei, bűnjelek lefoglalása	NS	HN
KKM17063	DT címjegyzékének alapanyaga	NS	15
KKM17064	A budapesti külképviseletek magyar alkalmazottainak munkaviszonyával kapcsolatos ügyek (felvétel, elbocsátás, munkabér, munkaviszony igazolás stb.)	15	–
KKM17065	A külképviseletek beosztottainak egyéni kérelmei, panaszai. Velük szemben elkövetett bűncselekmények, jogsérelmek	25	–
KKM17066	A budapesti külképviseletek ingatlan-, telekkönyvi, adóügyei, Bérleti szerződés, lakásügyek	NS	HN
KKM17067	Balesettel kapcsolatos iratok Kórházi igazolványok	NS	HN
KKM17068	Személyi igazolványokkal kapcsolatos iratok, kérdőívek (Questionner), utazási igazolványok	2	–
KKM17069	Eseménynaplók, országismertetők Külpolitikai eseménynapló	NS	15
KKM17070	Emigráció A magyar emigráció, kapcsolat a külképviseletekkel	NS	15
KKM17071	A külföldön élő magyarok körében végzett külképviseleti munka	NS	15
KKM17072	Magyar származású kiemelkedő személyiségekkel (tudósok, művészek, közéleti személyiségek stb.) való kapcsolat, magyarországi látogatásaik	NS	15
KKM17073	Külföldi magyarok kulturális, üzleti, sajtó- és propaganda tevékenysége	NS	15
KKM17074	Külföldi magyarok ajándékai, felajánlásai Magyarországnak. Alapítványaik	NS	15
KKM17075	Magyarországon élő emigránsok és szervezeteik	NS	15
KKM17076	A fogadó országban élő nem magyar emigráció	NS	15
KKM17077	Az ország belpolitikájának általános kérdései. Összefoglaló jelentés a fogadó ország belpolitikájáról	NS	15
KKM17078	Magyar állami vezetők és vezető politikusok nyilatkozatai a fogadó ország belpolitikájáról	NS	15
KKM17079	Az ország legfelső államhatalmi szervei, törvényhozása	NS	15
KKM17080	Alkotmány, alkotmánymódosítás	NS	15
KKM17081	A törvényhozó testületek tevékenysége, politikai összetételük	NS	15
KKM17082	Az ország nevének, területének megváltozása, országhatár	NS	15
KKM17083	Államigazgatás, közigazgatás	NS	15
KKM17084	A közigazgatás szervezete. A kormány megalakulása, működése, politikai összetétele. Kormányválság. Kormánylisták. Országos hatáskörű szakigazgatási szervek és centrális irányítású helyi közigazgatási szervek hatásköre, ügyrendje	NS	15
KKM17085	Önkormányzatok, polgármesteri találkozók, városok, régiók, községek	NS	5
KKM17086	Városok, régiók, községek kapcsolata	NS	5
KKM17087	Rendszerváltozás. Forradalom	NS	15
KKM17088	Államcsíny, puccs, polgárháború, merényletek. Béketárgyalás, békemegállapodás	NS	15
KKM17089	Belpolitikával kapcsolatos operatív anyagok	10	–
KKM17090	Választások. Választási megfigyelés	NS	15
KKM17091	Államfő választása	NS	15
KKM17092	Országgyűlési választás	NS	15
KKM17093	Önkormányzati, helyhatósági választás, népszavazások	NS	15
KKM17094	Választásokkal kapcsolatos beszámolók, operatív anyagok	10	–
KKM17095	Az ország politikai mozgalmai Politikai tüntetés. Ellenállási mozgalom stb.	NS	15
KKM17096	Pártok, politikai szervezetek Az ország pártjainak, politikai szervezeteinek helyzete, egymáshoz való viszonya	NS	15
KKM17097	Társadalmi szervezetek, civil szervezetek, NGO-k a fogadó országban	NS	15
KKM17098	Szakszervezetek helyzete, kapcsolataik	NS	15
KKM17099	Testvérvárosi kapcsolatok	NS	5
KKM17100	A kisebbségek jogi helyzete. Önrendelkezési jog	NS	15
KKM17101	Autonómia (területi, kulturális, személyi elvű)	NS	15
KKM17102	Faji megkülönböztetés. Rasszizmus. Emberi jogok	NS	15
KKM17103	Lakosságcsere. Kitelepítés, betelepítés nemzetiségi alapon	NS	15
KKM17104	A fogadó ország határon túli kisebbségei és az anyaország kapcsolata	NS	15
KKM17105	Magyar szervezetek és a minisztérium kapcsolata, helyzete a fogadó országban	NS	15
KKM17106	A Magyarországon élő kisebbségek és szervezeteik. Kapcsolatuk a fogadó országgal	NS	15
KKM17107	Az ország kisebbségi, nemzetiségi politikájának kisebb jelentőségű, operatív jellegű iratok	10	–
KKM17108	Egyházak. Az ország egyházpolitikája Az állam és az egyház kapcsolata. Az egyházak külpolitikai tevékenysége. Az egyházak belső ügyei	NS	15
KKM17109	Magyarország és a fogadó ország egyházi vezető személyiségeinek, egyházi szervezeteinek kapcsolatai	NS	15
KKM17110	A fogadó ország belpolitikájához kapcsolódó, kisebb jelentőségű, operatív iratok	10	–
KKM17111	Az ország belső rendészeti szerveinek tevékenysége, általános értékelés	NS	15
KKM17112	Rendőrség, csendőrség, tűzoltóság szervezete, létszáma, technikai felszereltsége	10	–
KKM17113	Az ország közbiztonságának helyzete. Bűnüldözés	NS	15
KKM17114	INTERPOL ügyek	NS	15
KKM17115	Politikai bűncselekmények. Koncepciós perek. Terrorizmus. Háborús és népellenes bűncselekmények	NS	15
KKM17116	Közlekedés-rendészet	10	–
KKM17117	Embercsempészet, kábítószer csempészet, fegyvercsempészet, együttműködés	NS	15
KKM17118	Egyéb bűnügyek, élet elleni bűncselekmények, fiatalkorúak bűnelkövetése és bűnüldözés	NS	15
KKM17119	A fogadó ország Belügyminisztériuma és Magyarország kapcsolata	NS	15
KKM17120	Magyar rendőri szervek és a fogadó ország rendőri szervei közötti megállapodások, együttműködési okmányok	NS	15
KKM17121	Határrendészet	NS	15
KKM17122	A határőrizeti szervek együttműködése, határrendészeti egyezmény. Küldöttségeik, tárgyalások, konzultációk	NS	15
KKM17123	A Határeseményeket Kivizsgáló Bizottság. Határsértés, határprovokáció. Tiltott határátlépés	NS	15
KKM17124	Határátkelőhelyekről szóló egyezmények, azok kijelölése és építése, fenntartása	NS	15
KKM17125	Kishatárforgalom	NS	15
KKM17126	Közös útlevél- és vámvizsgálat	NS	15
KKM17127	Rendészet és határrendészettel kapcsolatos operatív és kisebb jelentőségű iratok	10	–
KKM17128	A fogadó ország idegenrendészete	NS	15
KKM17129	Az idegenrendészeti szervek kapcsolatai	NS	15
KKM17130	Túszügyek	NS	15
KKM17131	Kiutasítás, kiadatás. Migráció, menekültügy. Politikai menedékjog	NS	15
KKM17132	Az ország igazságszolgáltatása. Ügyészi, bírói szervezet, általános helyzetértékelés	NS	15
KKM17133	A fogadó ország jogszabályai	változásig	–
KKM17134	Toloncegyezmény, visszafogadási egyezmény	NS	15
KKM17135	A fogadó ország és a Magyarország igazságügyi szerveinek kapcsolatai. Jogászszervezetek kapcsolatai	NS	15
KKM17136	Kárpótlási ügyek	NS	15
KKM17137	Jogvita a fogadó ország és Magyarország között	NS	15
KKM17138	Politikai perek, amnesztia, rehabilitáció	NS	15
KKM17139	Jogsegély egyezmények. Polgári, családjogi, bűnügyi jogsegély	NS	15
KKM17140	Levéltovábbítás a BM, IM és más igazságszolgáltatási szervek felé	2	–
KKM17141	Igazságszolgáltatás operatív iratok	10	–
KKM17142	Általános katonai, védelempolitikai kérdések. A fogadó ország katonai stratégiája	NS	15
KKM17143	A fogadó ország hadserege, közös hadgyakorlatok	NS	15
KKM17144	Katonai hírszerzés	NS	15
KKM17145	A katonai attaséi hivatalok ügyei Attasé agrément. Attaséi jelentések	NS	15
KKM17146	Két- vagy többoldalú katonai szerződések, megállapodások. Katonai, biztonságpolitikai együttműködés	NS	15
KKM17147	Külállamok katonai szakértői	NS	15
KKM17148	Külállamok katonai támaszpontjai	NS	15
KKM17149	Honvédelmi minisztérium delegációi, katonai delegációk, tárgyalások, konzultációk	NS	15
KKM17150	Katonai segélyszállítmányok	NS	15
KKM17151	Hadfelszerelések vásárlása, eladása, átadása. Haditechnikai együttműködés, kiállítás	NS	15
KKM17152	Békefenntartó alakulatok, missziók	NS	15
KKM17153	Államok közötti háború Mozgósítás, hadüzenet. Külállam(ok) katonai beavatkozása Annektálás, megszállás stb.	NS	15
KKM17154	Katonasírok megjelölése és gondozása. Hősi emlékművek, megemlékezések. Hagyományőrző egyesületek	NS	15
KKM17155	Hadifogoly ügyek. Hadifogoly egyezmény, hadifogoly cserék	NS	15
KKM17156	Polgári védelem. Katasztrófavédelmi, polgári védelmi egyezmény	NS	15
KKM17157	Intézkedések vészhelyzet, rendkívüli állapot esetén	NS	15
KKM17158	Katonai ösztöndíjasok	NS	15
KKM17159	A fogadó ország gazdaságpolitikája, általános gazdasági helyzete	NS	15
KKM17160	A fogadó országban az állam szerepe a gazdasági életben, gazdasági irányítási rendszer	NS	15
KKM17161	A fogadó ország külgazdasági kapcsolatait meghatározó általános elveket, prioritásokat ismertető összefoglaló anyagok	NS	15
KKM17162	Nemzetközi gazdasági bojkott az ország ellen. Az ebből fakadó gazdasági kár más országok részére és ennek kompenzációja	NS	15
KKM17163	A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország általános gazdasági kapcsolatai. Kormányközi gazdasági bizottságok	NS	15
KKM17164	Több szakterületet érintő gazdasági szakdelegációk éves, féléves kiküldetési és fogadási terve. Látogatások, meghívások	10	–
KKM17165	A fogadó ország véleménye Magyarország gazdasági helyzetéről, gazdaságirányítási rendszeréről	NS	15
KKM17166	Gazdasági segítségnyújtás	NS	15
KKM17167	Közös vállalatok létesítése, működési szabályaik, felszámolásuk. Magyar vállalatok tevékenysége a fogadó országban	NS	15
KKM17168	Közös projektek harmadik országban	NS	15
KKM17169	Az ország pénzügyi politikája, pénzügyi helyzete	NS	15
KKM17170	A fogadó ország állami költségvetése, a fizetési mérleg alakulása, pénzügyi likviditása, beruházási politikája	NS	15
KKM17171	A fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország pénzügyi kapcsolatai: Bank kapcsolatok külföldön, külföldi tőkebefektetés. Valutaügyek, árfolyam	NS	15
KKM17172	Adópolitika, kettős adóztatás	NS	15
KKM17173	Vámügyek. Vám együttműködési megállapodás	NS	15
KKM17174	A pénzügyi és gazdaságpolitikával kapcsolatos operatív iratok	10	–
KKM17175	Az ország általános iparpolitikája, ipara	NS	15
KKM17176	Egyes iparágak helyzete, egyes iparágakban együttműködés Magyarországgal. Kiállítások, vásárok, árubemutatók	NS	15
KKM17177	Műszaki-tudományos és környezetvédelmi együttműködés A fogadó ország műszaki-tudományos fejlettsége, kutatásai	NS	15
KKM17178	A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország műszaki-tudományos együttműködése TéT VB. TéT attasék tevékenysége, jelentései Megállapodások alapján dolgozó szakértők ügyei	NS	15
KKM17179	EURÉKA program	NS	15
KKM17180	METESZ és más műszaki és természettudományos egyesületek és szövetségek kapcsolatai	NS	5
KKM17181	Műszaki és tudományos együttműködések operatív iratai	5	–
KKM17182	Az ország mezőgazdaságának helyzete, állami politika, földbirtokreform	NS	15
KKM17183	A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország mezőgazdasági kapcsolatai. Mezőgazdasági attasék jelentései	NS	15
KKM17184	Állatok járványos megbetegedése. Járványok megelőzésére vonatkozó nemzetközi kötelezettségek	NS	15
KKM17185	A mezőgazdaság egyes ágazatainak helyzete	NS	15
KKM17186	Mezőgazdasági szövetkezetek és ezek nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KKM17187	Közlekedés, hírközlés, posta általános helyzete, állami intézkedések	NS	15
KKM17188	A fogadó ország és Magyarország, ill. harmadik ország közlekedési, hírközlési kapcsolatai	NS	15
KKM17189	Ágazatok helyzete: Útépítés, közúti közlekedés. Fuvarozási egyezmények. Vasút, vasúti egyezmények. Közúti és vasúti hídépítés. Hajózás, hajózási egyezmények. Hajóipar, kikötők. Légi közlekedés, légi közlekedési egyezmények. Városi közlekedés. Vállalatok, irodanyitás	NS	15
KKM17190	Posta és hírközlés	NS	15
KKM17191	EXPO, nemzetközi kiállítások, gazdasági napok	NS	15
KKM17192	Belkereskedelem, idegenforgalom	NS	15
KKM17193	A fogadó ország belkereskedelmének összefoglaló értékelése, kereskedelmi hálózat, közellátás	NS	15
KKM17194	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország általános belkereskedelmi kapcsolatai	NS	15
KKM17195	Idegenforgalmi egyezmények, együttműködés, idegenforgalom konkrét ügyei	NS	15
KKM17196	A fogadó ország szövetkezeti mozgalma és szövetkezeteinek nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KKM17197	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország szociálpolitikai kapcsolatai. Szociálpolitikai egyezmények, társadalombiztosítási és kölcsönös betegellátási egyezmények	NS	15
KKM17198	A fogadó ország egészségügyi politikája	NS	15
KKM17199	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország egészségügyi kapcsolatai	NS	15
KKM17200	A népesedési politika elvi kérdései	NS	15
KKM17201	Környezetvédelem, környezetvédelmi együttműködési egyezmények	NS	15
KKM17202	A fogadó ország statisztikája, népszámlálás, közvélemény-kutatás	NS	15
KKM17203	Munkaügy, egészségügy, szociális ügyek, környezetvédelem, statisztika operatív iratai	10	–
KKM17204	A fogadó ország kultúrpolitikája, kultúrájának helyzete	NS	15
KKM17205	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kulturális kapcsolatai	NS	15
KKM17206	A fogadó ország oktatási politikája, oktatási rendszere és nemzetközi oktatási kapcsolatai	NS	15
KKM17207	A fogadó ország és Magyarország oktatási kapcsolatai. Oktatók tanulmányútjai	NS	15
KKM17208	A fogadó ország területén működő magyar nyelvű iskolák, magyar lektorátusok, (nem nemzetiségi oktatás), ill. a Magyarországon működő idegen nyelvű iskolák, lektorátusok	NS	15
KKM17209	Nemzetiségi oktatás	NS	15
KKM17210	Ösztöndíjas egyezmények. Ösztöndíjas ügyek, pályázatok. Oklevelek, képesítések elismerése (ekvivalencia)	NS	15
KKM17211	A fogadó ország tudomány- és technológiapolitikája A fogadó ország és Magyarország tudományos kapcsolatai A fogadó ország tudományos akadémiája és a Magyar Tudományos Akadémia kapcsolata. Szakbizottságok stb.	NS	15
KKM17212	A fogadó ország népművelési politikája. Könyvkiadás Közgyűjtemények, múzeumok A fogadó ország és a Magyarország, ill. harmadik ország népművelési és közművelődési kapcsolatai	NS	15
KKM17213	Könyvkiadás. Könyvkiadói és levéltári együttműködés Szerzői jogi egyezmények A fogadó ország területén található magyar történelmi emlékhelyek, emléktáblák és temetők gondozása és viszont	NS	15
KKM17214	Művészeti, irodalmi élet a fogadó országban és nemzetközi művészeti kapcsolatai Összefoglaló a fogadó ország művészeti életéről. A fogadó ország véleménye a magyar művészeti életről	NS	15
KKM17215	Irodalmi élet. Írószövetségek kapcsolatai. Irodalmi hagyatékok	NS	15
KKM17216	Képzőművészet általános helyzete	NS	15
KKM17217	Fotó és film helyzete és nemzetközi kapcsolatai	NS	15
KKM17218	Fesztivál, ünnepi játék, kiállítás, kulturális napok, filmhét. Egyéb művészeti rendezvények, ünnepségek	NS	15
KKM17219	Kiemelkedő kulturális személyiségekkel való foglalkozás, díjátadás	NS	15
KKM17220	A sport helyzete a fogadó országban, sportkapcsolatok	NS	15
KKM17221	Kulturális intézetek elvi ügyei (munkatervek, munkabeszámolók, általános tájékoztatók, éves statisztikák)	NS	15
KKM17222	A fogadó ország kulturális intézete Magyarországon	NS	15
KKM17223	Kulturális Intézetek adminisztratív ügyei	NS	15
KKM17224	Kulturális intézmények jelentései az egyedi, kiemelkedő jelentőségű eseményekről, feladatok elvégzéséről	NS	15
KKM17225	A fogadó ország sajtópolitikája, propagandájának elvi kérdései, sajtószabadság	NS	15
KKM17226	A fogadó ország és Magyarország, illetve harmadik ország kapcsolata, együttműködése a sajtó és a propaganda területén, ezzel kapcsolatos látogatások a minisztériumban. Direktívák a fogadó országgal kapcsolatos magyar sajtópolitikáról és propaganda tevékenységről	NS	15
KKM17227	A fogadó ország véleménye a magyar sajtóról, a magyar sajtópolitikáról és propagandáról	NS	15
KKM17228	A fogadó ország sajtótermékeinek magyarországi terjesztése	5	–
KKM17229	A fogadó országban megjelenő magyar lapok helyzete	5	–
KKM17230	A fogadó ország sajtója Magyarországról, magyar személyiségekről	NS	15
KKM17231	A külképviselet sajtó- és propaganda munkája. Jelentések a külképviselet sajtómunkájáról A külképviselet sajtómunkájának értékelése. Sajtóértekezlet a külképviseleten	NS	15
KKM17232	Sajtóügyek operatív iratai	5	–
KKM17233	Sajtóirodák (működés, nyitás stb.), akkreditált állandó sajtótudósítók. Magyar állandó tudósítók személyi ügyei	5	–
KKM17234	A sajtóiroda kapcsolata a fogadó ország külügyminisztériumának sajtóosztályával	NS	15
KKM17235	A magyar sajtóirodák kiadványai	2	–
KKM17236	A fogadó ország Budapestre akkreditált állandó sajtótudósítói	10	–
KKM17237	A fogadó ország és Magyarország sajtószerveinek és lapjainak kapcsolata Magas szintű delegációkat kísérő újságírók programja	NS	15
KKM17238	A fogadó ország elektronikus sajtója (rádió, televízió)	NS	15
KKM17239	Nemzetközi rádió és televízió egyezmények, megállapodások és azok értékelése	NS	15
KKM17240	Duna Médiaszolgáltató Nonprofit Zrt. tájékoztatók a nemzetközi kapcsolatokról Műsoranyag továbbítása, filmforgatási engedélyek Rádió- és televízió-műsorok értékelése	10	–
KKM17241	A fogadó ország és Magyarország hivatalos fellépése, kifogása a másik fél műsora ellen	NS	15
KKM17242	Magyar külképviselet filmbemutatói, budapesti külképviseletek filmbemutatói A minisztérium sajtó részlegének filmrendelései	5	–
KKM17243	Magyar televízió- és rádióadások a fogadó országban	NS	15
KKM17244	Cikkek, interjúk operatív ügyintézése, delegációk és hivatalos személyek látogatásáról megjelent közlemények. Segítségnyújtás magyar forgatócsoportnak külföldi forgatáshoz	2	–
	Az ENSZ általános ügyei és szervei, Magyarország és az ENSZ
KKM1801	Az ENSZ-szel kapcsolatos általános kérdések	NS	15
KKM1802	ENSZ főtitkár, Főtitkárság (Secretary-General)	NS	15
KKM1803	ENSZ Titkárság (Secretariat)	NS	15
KKM1804	ENSZ ösztöndíjasok és tisztviselők ügyei. Magyar ENSZ tisztviselők ügyei	NS	15
KKM1805	ENSZ szemináriumok és konferenciák	NS	15
KKM1806	ENSZ Tájékoztatási Hivatal anyagai (OPI)	NS	15
KKM1807	Magyarország ENSZ képviselete	NS	15
KKM1808	Magyarország részvétele az ENSZ szerveiben, szervezetében	NS	15
KKM1809	ENSZ általános ügyek operatív iratai	10	–
KKM1810	Az ENSZ Biztonsági Tanácsa (BT)	NS	15
KKM1811	BT határozatok, ülések	NS	15
KKM1812	A BT állandó és nem állandó tagjai BT Véleményezési Bizottság az új tagokra	NS	15
KKM1813	A BT bizottságai és különbizottságai	NS	15
KKM1814	BT szankciók. BT Szankció Bizottság tevékenysége	NS	15
KKM1815	A BT átalakítása, reformja	NS	15
KKM1816	ENSZ békefenntartó erők és szervezetek	NS	15
KKM1817	Magyarország és a Biztonsági Tanács	NS	15
KKM1818	Biztonsági Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok	10	–
	ENSZ Közgyűlés Magyarország és az ENSZ Közgyűlés
KKM1819	Magyarország felkészülése a Közgyűlésre Javaslatok, a kormány álláspontjáról szóló feljegyzések, kormányhatározatok	NS	15
KKM1820	A magyar delegáció és a magyar állandó ENSZ képviselet (New York, Genf, Bécs) ügyei. Delegációk, tárgyalások	NS	15
KKM1821	Az ENSZ közgyűlések folyamatos értékelése a magyar ENSZ képviseleten	NS	15
KKM1822	ENSZ közgyűlések értékelése: más ország véleménye	NS	15
KKM1823	ENSZ egyezmények, közgyűlési határozatok, jegyzőkönyvek	NS	15
KKM1824	Jelölések az ENSZ Közgyűlés tisztségviselőire	NS	15
KKM1825	Országok ENSZ tagsága: felvétel, kilépés	NS	15
KKM1826	Magyarország ENSZ tagsága	NS	15
KKM1827	ENSZ Közgyűléssel kapcsolatos részanyagok, tájékoztatók, operatív iratok	10	–
	Az ENSZ Közgyűlés főbizottságai, állandó és ad hoc bizottságai
KKM1828	1-es Leszerelési és Biztonsági Főbizottság	NS	15
KKM1829	2-es Gazdasági és Pénzügyi Főbizottság	NS	15
KKM1830	3-as Szociális, Humanitárius és Kulturális Főbizottság	NS	15
KKM1831	4-es Speciális Politikai és Dekolonizációs Főbizottság	NS	15
KKM1832	5-ös Adminisztratív és Költségvetési Főbizottság (UNIFU)	NS	15
KKM1833	6-os Jogi Főbizottság	NS	15
KKM1834	Tagdíj Bizottság	NS	15
KKM1835	Egyéb állandó, különleges és ad hoc bizottságok	NS	15
KKM1836	Nemzetközi Kereskedelmi Jogi Bizottság (UNCITRAL), UN Commission on International Trade Law, Bécs	NS	15
KKM1837	Faji Megkülönböztetés Kiküszöbölésével Foglalkozó Bizottság (CERD)	NS	15
	Az ENSZ Gazdasági és Szociális Tanácsa (ECOSOC) és szervei
KKM1838	Az ECOSOC általános ügyei Elnöki és alelnöki tisztség, reformok funkcionális és szakbizottságai Jelölés a szakbizottságok elnöki tisztségére	NS	15
KKM1839	Funkcionális bizottságok. Statisztikai Bizottság. Népesedési és Fejlesztési Bizottság (UNFPA)	NS	15
KKM1840	Gyermekek jogaival foglalkozó bizottság (CRC)	NS	15
KKM1841	Szociális Fejlesztési Bizottság (CSD, Bécs)	NS	15
KKM1842	Emberi Jogok Bizottsága (CHR, Genf)	NS	15
KKM1843	Nők helyzetével foglalkozó Bizottság, (CSW, CEDAW)	NS	15
KKM1844	Kábítószer Bizottság (CND, ODC)	NS	15
KKM1845	Kínzás Elleni Bizottság (IRCT, CAT)	NS	15
KKM1846	Emberi Települések Bizottsága (HABITAT, Nairobi)	NS	15
KKM1847	ECOSOC egyéb szakbizottságai	NS	15
KKM1848	ENSZ Európai Gazdasági Bizottság (EGB, UN/ECE). Economic Commission of Europe	NS	15
KKM1849	ENSZ Ázsiai és Csendes-óceáni Gazdasági és Szociális Bizottsága (ESCAP, ECAFE) (Economic and Social Commission for Asia the Pacific Bangkok)	NS	15
KKM1850	ENSZ Afrikai Gazdasági Bizottsága (ECA) (Economic Commission for Afrika, Addis Abeba)	NS	15
KKM1851	ENSZ Latin-amerikai Gazdasági Bizottsága (ECLAC) (Economic Commission for Latin America and the Caribbean, Santiago)	NS	15
KKM1852	ENSZ Nyugat-ázsiai Bizottsága (ECWA) (Economic and Social Commission for Western Asia, Amman)	NS	15
KKM1853	Környezetvédelmi Program (UNEP) Globális problémák. A legkevésbé fejlett országok problémái (Föld Konferencia), Éghajlatváltozási Keretegyezmény (Kioto) Montreáli Jegyzőkönyv	NS	15
KKM1854	ENSZ Bizottságok tájékoztató és operatív iratai	10	–
KKM1855	Gyámsági Tanács	NS	15
KKM1856	Nemzetközi Bíróság (ICJ)	NS	15
	Kulturális, műszaki, egészségügyi, élelmezési, pénzügyi és munkaügyi, egyéb szakosított szervek
KKM1857	Az ENSZ Nevelésügyi, Tudományos és Kulturális Szervezete (UNESCO) Az UNESCO alkotmánya, programja, költségvetése, segélyalapja Tagsági és tagdíj ügyek. Szakértők, ösztöndíjasok	NS	15
KKM1858	Magyar álláspont az UNESCO-ban. Magyar delegáció összeállítása Közgyűlés értékelése	NS	15
KKM1859	Világörökség Bizottság	NS	15
KKM1860	A magyar állandó UNESCO képviselet tevékenysége	NS	15
KKM1861	UNESCO Magyar Nemzeti Bizottsága	NS	15
KKM1862	ENSZ Élelmezési és Mezőgazdasági Szervezete (FAO) Food and Agricultural Organization, Róma	NS	15
KKM1863	Nemzetközi Atomenergia Ügynökség (NAÜ, IAEA), Bécs	NS	15
KKM1864	Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (NMSZ, ILO), Genf	NS	15
KKM1865	Egészségügyi Világszervezet (WHO), Genf	NS	15
KKM1866	Meteorológiai Világszervezet (WMO) World Meteorological Organization, Genf	NS	15
	Pénzügyi, gazdasági-kereskedelmi szervezetek
KKM1867	Nemzetközi Valuta Alap (IMF, IMFUND) International Monetary Fund, Washington A minisztérium által képviselt magyar álláspont	NS	15
KKM1868	Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bank (IBRD) International Bank for Reconstruction and Development, Washington	NS	15
KKM1869	Nemzetközi Pénzügyi Társulás (IFC) International Finance Corporation, Washington	NS	15
KKM1870	Nemzetközi Fejlesztési Egyesülés (IDA) International Development Association, Washington	NS	15
KKM1871	ENSZ Iparfejlesztési Szervezete (UNIDO) UN Industrial Development Organization, Bécs. Konferenciák UNIDO Tanácsa és Állandó Bizottsága	NS	15
KKM1872	Az UNIDO és Magyarország UNIDO Magyar Nemzeti Bizottság Magyar tisztviselők és szakértők részvétele	NS	15
KKM1873	Szellemi Tulajdon Világszervezete (WIPO) World Intellectual Property Organization WIPO közgyűlések és konferenciák Tagállamok, Párizsi Unió és Berni Unió tagállamai. Jelölés tisztségviselőkre, WIPO tisztviselők	NS	15
	Postai, közlekedési és szállítási szakosított szervek
KKM1874	Egyetemes Postai Unió (UPU) Universal Postal Union, Bern UPU közgyűlések. UPU Végrehajtó Tanácsa Magyarország és az UPU	NS	15
KKM1875	Nemzetközi Távközlési Unió (ITU) International Telecommunication Union, Genf Magyarország és az ITU	NS	15
KKM1876	Nemzetközi Tengerészeti Szervezet (IMO) International Maritime Organization, London Magyarország és az IMO kapcsolata	NS	15
KKM1877	Nemzetközi Polgári Repülési Szervezet (ICAO) International Civil Aviation Organization, Montreal Magyarország és az ICAO	NS	15
	Az ENSZ egyéb szervei
KKM1878	Kisebbségek nemzetközi szervezete	NS	15
KKM1879	Kereskedelmi és Fejlesztési Konferencia (UNCTAD) UN Conference on Trade and Development, Genf UNCTAD konferenciák, tanácsülések, bizottságok ülései. Jelölések tisztségekre	NS	15
KKM1880	ENSZ Fejlesztési Programja (UNDP) UN Development Programme, New York Kormányzótanács ülései ENSZ Népesedési Alap (UNDFPA). Speciális Alap projektek Világélelmezési Tanács. Szakértők és ösztöndíjasok. UNDP zsűri Magyar országprogram, magyar hozzájárulás	NS	15
KKM1881	ENSZ Gyermek Alap (UNICEF) UN Children’s Fund, New York	NS	15
KKM1882	Menekültügyi Főbiztosság (UNHCR), Genf Az UNHCR magyar vonatkozású ügyei	NS	15
KKM1883	Egyéb oktatási testületek: ENSZ Továbbképző és Kutatási Intézet (UNITAR), Genf ENSZ Egyetem (UNU) (UN University), Tokió	NS	15
KKM1884	Genfi Leszerelési Értekezlet Multilaterális szerződések	NS	15
KKM1885	Újonnan alakult vagy ideiglenes bizottságok	NS	15
KKM1886	ENSZ biztosságok és szervezetek operatív és tájékoztató anyagai	10	–
KKM1887	UNIDROIT	NS	15
	ENSZ-en kívüli államközi szervezetek
	Államközi politikai szervezetek
KKM1901	Délkelet-ázsiai Szerződés Szervezete (SEAT), Ázsiai és Csendes-óceáni Tanács (ASPAC), Ázsiai Együttműködési és Bizalomerősítési Értekezlet (CICA), East Asia Forum (EAS), Treaty of Amity an Cooperation (TAC)	NS	15
KKM1902	Egyéb Távol-keleti, Ázsiai és Csendes-óceáni államközi politikai szervezetek pl. Dél-ázsiai Regionális Együttműködési Szervezet (ASEAN), Ázsiai-Európai Országok Vezetőinek Találkozója ASEM ARF ASEAN Regional Forum, Pacific Islands Forum (PIF)	NS	15
KKM1903	Északi Tanács, Afrikai Egységszervezet: AESZ, OAU Kairói Afrikai Társaság, Afrikai Entente, Közös Afrikai és Malgas Szervezet: OCAM	NS	15
KKM1904	Egyéb afrikai államközi politikai szervezetek	NS	15
KKM1905	Arab Maghreb Unió	NS	15
KKM1906	Arab Liga, Iszlám Paktum, Iszlám Konferencia Szervezete: ICO, OIC	NS	15
KKM1907	Egyéb közel-keleti és arab országok államközi politikai szervezetei	NS	15
KKM1908	Latin-amerikai és karibi államközi és parlamenti szervezetek	NS	15
KKM1909	Amerikai Államok Szervezete (OAS, OE) és egyéb regionális politikai szervezetek	NS	15
	Európa Tanács (ET)Council of Europe
KKM1910	Tagfelvétel, megfigyelői státusz, költségvetés, egyezmények, határozatok, konvenciók, csúcstalálkozók, konferenciák, projektek, ösztöndíjak, tanfolyamok, tanulmányok. Szomszédságpolitika	NS	15
KKM1911	Miniszteri Bizottság, csúcstalálkozók, külügyminiszterek találkozói, Velencei Bizottság, főtitkári kezdeményezések	NS	15
KKM1912	ET Parlamenti Közgyűlés	NS	15
KKM1913	Emberi Jogok Európai Bírósága Emberi Jogok Európai Egyezménye	NS	15
KKM1914	Európai Helyi és Regionális Önkormányzatok Kongresszusa (CLRAE)	NS	15
KKM1915	Monitoring, Magyarország monitorálása	NS	15
KKM1916	Keretegyezmény a nemzeti kisebbségek védelméről. Regionális vagy kisebbségi nyelvek Európai Chartája. Európa Tanács emberi jogi biztos	NS	15
KKM1917	Európai Szociális Charta	NS	15
KKM1918	Európa Tanáccsal kapcsolatos operatív iratok	10	–
KKM1919	Velencei Bizottság	NS	15
Európai és regionális szervezetek
KKM1920	Interparlamentáris Unió: IPU, UIP Konferenciák, jelölések. IPU és Magyarország Delegációk, tárgyalások	NS	15
KKM1921	Alpok-Adria Munkaközösség. Vezető testületei. Regionális Iroda kapcsolata Magyarországgal, kapcsolat a magyar kormányszervekkel	NS	15
KKM1922	Duna Bizottság (Duna-menti Együttműködési Folyamat) Ülésszakok, munkatervek, szakértői értekezletek Tisztviselők és alkalmazottak ügyei, költségvetés, székház	NS	15
KKM1923	Közép-európai Kezdeményezés, CEI (korábban Quadragonale, Pentagonale, Hexagonale) Közép-Európa Év, Regionális Elnökségi Fórum tárcaközi munkacsoport	NS	15
KKM1924	Visegrádi Együttműködés, Visegrad Group, V-4, (V-3) Visegrádi Csoport. Nemzetközi Visegrádi Alap (International Visegrad Fund) Együttműködési elvei. Tagországok közötti együttműködés. Jogi Konzultációs Bizottság Társulási megállapodás az Európai Unióval, Együttműködés más szervezetekkel, országokkal	NS	15
KKM1925	Nyugat-Balkán Alap (Western Balkans Fund-WBF), Regionális Együttműködési Tanács (Regional Cooperation Council – RCC), Délkelet-európai Stabilitási Paktum (SP) (SEECP)	NS	15
KKM1926	Délkelet-európai Együttműködés (SECI), (Schiffer-terv)	NS	15
KKM1927	Balti Tengeri Tanács (CBSS)	NS	15
KKM1928	Európai és regionális államközi politikai szervezetek operatív iratai	10	–
KKM1929	Nyíregyházi Kezdeményezés	NS	15
KKM1930	INTERPOL	NS	15
Gazdasági, kereskedelmi, tudományos és kulturális államközi szervezetek
KKM1931	Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA) Tagországok csatlakozása, kilépése EFTA Tanácsa Megállapodások, államközi tárgyalások, kollokviumok Magyarország és az EFTA	NS	15
KKM1932	Európai Gazdasági Közösség (Európai Közösség, Közös Piac, CEE, EGW)	NS	15
KKM1933	Kereskedelmi Világszervezet (WTO) World Trade Organization	NS	15
KKM1934	Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet (OECD) OECD Tanácsa, a Tanács végrehajtó titkársága és bizottságai Tagországok képviselete Tanulmányok, előrejelzések	NS	15
KKM1935	Magyarország és az OECD	NS	15
KKM1936	Közép-Európai Szabadkereskedelmi Megállapodás (CEFTA)	NS	15
KKM1937	Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD)	NS	15
KKM1938	Egyéb európai gazdasági államközi szervezetek és bankok	NS	15
KKM1939	Európai gazdasági szervezetekhez és bankokhoz kapcsolódó operatív iratok	10	–
KKM1940	Kölcsönös Gazdasági Segítség Tanácsa (KGST) feloszlatása. Egyezmények felmondása. Kedvezmények felmondása. A közös vagyon felosztása	NS	15
KKM1941	Olajexportáló Országok Szervezete (OPEC)	NS	15
KKM1942	Nemzetközi Fizetések Bankja	NS	15
KKM1943	Észak-amerikai Szabadkereskedelmi Megállapodás (NAFTA)	NS	15
KKM1944	Amerika-közi Fejlesztési Bank (IDB, BID) Development Bank of Latin America (CAF)	NS	15
KKM1945	Amerikai Szabadkereskedelmi Övezet (FTAA ALCA) Sistema económico Latinoamericano y del Caribe (SELA) Asociación Latinoamericana de Integración (ALADI)	NS	15
KKM1946	Dél-amerikai integrációs szervezetek (CAN, MERCOSUR, UNASUR, CELAC)	NS	15
KKM1947	Közép-amerikai Integrációs Rendszer (SICA) Karibi Közösség (CARICOM)	NS	15
KKM1948	Egyéb észak- és dél-amerikai, valamint iberoamerikai együttműködési szervezetek	NS	15
KKM1949	Észak- és dél-amerikai gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok	NS	15
KKM1950	Dél-csendes-óceáni Bizottság (SPC)	NS	15
KKM1951	Ázsia-csendes-óceáni Gazdasági Együttműködés (APEC)	NS	15
KKM1952	Egyéb távol-keleti és csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetek	NS	15
KKM1953	Távol-keleti és csendes-óceáni gazdasági államközi szervezetekhez kapcsolódó operatív iratok	10	–
KKM1954	Arab Országok Közös Piaca	NS	15
KKM1955	Egyéb arab és közel-keleti gazdasági szervezetek	NS	15
KKM1956	Kelet-afrikai Közös Szolgáltatások Szervezete	NS	15
KKM1957	Közép-afrikai Gazdasági és Vámunió (UDGAC) és Nyugat-afrikai Valuta és Vámunió, Kelet- és Dél-afrikai Közös Piac (COMESA)	NS	15
KKM1958	Egyéb afrikai gazdasági államközi szervezetek	NS	15
KKM1959	Arab és afrikai gazdasági államközi szervezetek operatív iratai	10	–
KKM1960	Szakmai államközi szervezetek pl. Nemzetközi Légiforgalmi Társulás	NS	15
KKM1961	Tudományos nemzetközi államközi szervezetek, kutatóintézetek pl. Európai Űrkutatási Szervezet	NS	15
KKM1962	Kulturális és jogvédő államközi szervezetek pl. szerzői jogi szervezetek	NS	15
KKM1963	EUREKA program	NS	15
KKM1964	Világparlament	NS	15
KKM1965	Szakmai, tudományos, kulturális és jogvédő szervezetek operatív iratai	10	–
Magyarország és az Európai Unió. Az EU főbb szervei és egyéb intézményei
KKM2001	Európai Bizottság (European Commission)	NS	15
KKM2002	Európai Tanács (European Council)	NS	15
KKM2003	Európai Unió Tanácsa (Council of the European Union) Az Európai Unió Tanácsának Főtitkársága (Secretariat General)	NS	15
KKM2004	EU elnökségek	NS	15
KKM2005	Európai Parlament (European Parliament)	NS	15
KKM2006	Európai Unió Bírósága (Court of Justice of the European Union)	NS	15
KKM2007	Az EU Bíróság Törvényszéke (General Court)	NS	15
KKM2008	Európai Unió Katonai Törzse (EUMS)	NS	15
KKM2009	Külügyi és biztonságpolitikai főképviselő	NS	15
KKM2010	EU trió elnökség	NS	15
KKM2011	Európai Számvevőszék (European Court of Auditors)	NS	15
KKM2012	EUROPOL	NS	15
KKM2013	Régiók Bizottsága (Committee of Regions)	NS	15
KKM2014	Európai Ombudsman	NS	15
KKM2015	TAIEX (Technical Assistance and Information Exchange)	NS	15
KKM2016	Állandó képviselők bizottsága (COREPER)	NS	15
KKM2017	Politikai és Biztonsági Bizottság (PSC)	NS	15
KKM2018	Európai Unió Katonai Bizottsága (EUMC)	NS	15
KKM2019	36-os Bizottság Megjegyzés: volt K-4-es Bizottság	NS	15
KKM2020	Európai Gazdasági és Szociális Bizottság (EESC)	NS	15
KKM2021	Általános Ügyek Tanácsa	NS	15
KKM2022	Külügyek Tanácsa	NS	15
KKM2023	POLARM	NS	15
KKM2024	Közös kül- és biztonságpolitika	NS	15
KKM2025	Országgyűlés Konzultációs Bizottsága (EiT előtti többpárti egyeztető)	NS	15
KKM2026	Áruk szabad áramlása	NS	15
KKM2027	Személyek szabad áramlása	NS	15
KKM2028	Szolgáltatások szabad áramlása	NS	15
KKM2029	Tőke szabad áramlása	NS	15
KKM2030	Vállalati jog	NS	15
KKM2031	Kereskedelempolitika	NS	15
KKM2032	Versenyjog, állami támogatások	NS	15
KKM2033	Mezőgazdaság	NS	15
KKM2034	Halászat	NS	15
KKM2035	Közlekedéspolitika	NS	15
KKM2036	Adózás	NS	15
KKM2037	Gazdasági és Monetáris Unió	NS	15
KKM2038	Statisztika	NS	15
KKM2039	Szociálpolitika, foglalkoztatás	NS	15
KKM2040	Energia	NS	15
KKM2041	Iparpolitika	NS	15
KKM2042	Kis- és középvállalatok	NS	15
KKM2043	Tudomány és kutatás	NS	15
KKM2044	Oktatás és képzés, kultúra	NS	15
KKM2045	Távközlés és információs technológiák	NS	15
KKM2046	Kultúra és audiovizuális politika	NS	15
KKM2047	Regionális politika, strukturális eszközök koordinációja	NS	15
KKM2048	Környezetvédelem	NS	15
KKM2049	Fogyasztóvédelem	NS	15
KKM2050	Bel- és igazságügyi együttműködés (JHA)	NS	15
KKM2051	Vámunió, vámjog és vámeljárás, vámpolitikai ügyek	NS	15
KKM2052	Külgazdasági kapcsolatok Magyarország külgazdasági orientációja, külgazdasági koncepciók és ezek számításai Magyarország külgazdasága Magyarország külgazdasági politikája, a külkereskedelmi érdekek védelme; Magyarország külkereskedelme; Szabadkereskedelmi zónák létrehozása Magyarországon; Nemzetközi tárgyalások; A fogadó ország külgazdasági politikája. Embargós ügyek. Kereskedelmi mérlegének alakulása; A fogadó ország és Magyarország, illetve a fogadó ország és harmadik ország külkereskedelmi kapcsolatai; (A fogadó ország) Szabadkereskedelmi megállapodása(i), szabadkereskedelmi övezete(i)	NS	15
KKM2053	Közös biztonság- és védelempolitika (CSDP)	NS	15
KKM2054	Pénzügyi ellenőrzés	NS	15
KKM2055	Költségvetés	NS	15
KKM2056	Egyéb felmerülő egyeztetést kívánó kérdések	NS	15
KKM2057	Bizottság éves jelentése (Regular Report, Monitoring Report)	NS	15
KKM2058	Más országok EU csatlakozásával kapcsolatos iratok. EU bővítése	NS	15
KKM2059	College of Europe	5	–
KKM2060	Oktatás, tanulmányi központok programjai (CEPS, ETK, EIPA)	5	–
KKM2061	EU Integrációs és diplomáciai képzések	NS	15
KKM2062	Kutatási Projektek (COST)	NS	15
KKM2063	Továbbképzések, tanulmányok, ösztöndíjak	NS	15
KKM2064	Egyéb projektek	NS	15
KKM2065	Euro-mediterrán együttműködés	NS	15
KKM2066	A soros elnökségekkel kapcsolatos folyamatokban való részvétel (pl. Barcelonai Folyamat)	NS	15
KKM2067	EU gazdaságpolitikai koordináció	NS	15
KKM2068	EU segélykoordinációs ügyek	NS	15
KKM2069	EU harmonizációs ügyek	NS	15
KKM2070	Kormány-előterjesztések EU koordinációs ügyekben	NS	15
KKM2071	Magyarországi PHARE programok (még futó programok)	NS	15
KKM2072	Nemzeti Fejlesztési Ügynökség	NS	15
KKM2073	Mezőgazdasági fejlesztési segély (ISPA)	NS	15
KKM2074	Szerkezet átalakítási segély (SAPARD) Támogatott feltételű hitelkonstrukciók	NS	15
KKM2075	Kiadványokkal kapcsolatos ügyek	NS	15
KKM2076	Kisebbségpolitikai támogatások	NS	15
KKM2077	CSDP (Common Security and Defence Policy) Gyorsreagálású Európai Haderő Európai Békefenntartó Erők	NS	15
KKM2078	Egyéb projektek és támogatások	NS	15
KKM2079	Operatív iratok	10	–
KKM2080	Kommunikációs stratégia általános dokumentumai	NS	15
KKM2081	Közvélemény-felkészítő stratégia iratai	NS	15
KKM2082	Külső Kommunikációs Stratégia iratai	NS	15
KKM2083	Kommunikációs Programcsomag	NS	15
KKM2084	EU rendezvények	NS	15
KKM2085	Egyéb programok a közvélemény felkészítésére	NS	15
KKM2086	Egyedi támogatási szerződések, számlák	elévülésig	–
KKM2087	Konferenciák, tárgyalások	NS	15
KKM2088	Csúcstalálkozók, magas szintű tárgyalások	NS	15
KKM2089	Szakbizottságok, munkacsoportok tevékenysége	NS	15
KKM2090	Szemináriumok, rendezvények	NS	15
KKM2091	Kormányközi Konferenciák (IGC)	NS	15
KKM2092	EU éves költségvetése és az EU többéves pénzügyi kerete	NS	15
KKM2093	Pénzügyi intézmények	NS	15
KKM2094	Európai Beruházási Bank (EIB)	NS	15
KKM2095	Európai Központi Bank (ECB)	NS	15
KKM2096	Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsága	NS	15
KKM2097	Az EKTB-vel kapcsolatos ügyek iratai	NS	15
KKM2098	Javaslatok a Kormány külgazdasági stratégiájának külpolitikai megvalósítására	NS	15
KKM2099	Gazdasági tárgyú előterjesztések véleményezése. A minisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének koordinálása	NS	15
KKM2100	A minisztérium szervezeti egységei külgazdasági tevékenységgel összefüggő külpolitikai tevékenységének operatív iratai	10	–
KKM2101	A minisztérium Európai Igazgató	NS	15
KKM2102	Jogszabályok, rendeletek	NS	15
KKM2103	A minisztérium Európai igazgató alá tartozó egységek és a társtárcák kapcsolata	NS	15
KKM2104	Az Európai Igazgatóság tájékoztató anyagai a minisztérium vezetői és szervezeti egységei részére	NS	15
KKM2105	Levelek, kiadványok, iratok továbbítása, felterjesztése	5	–
KKM2106	EU témájú média anyagok	10	–
KKM2107	Országvélemények	NS	15
KKM2108	Magyarország – EU kétoldalú együttműködés iratai Magyarország részvétele a szervekben Magyar diplomaták, tisztviselők, szakértők tevékenysége Tisztviselők jelölése, megválasztása	NS	15
KKM2109	Az Állandó Képviselet helyzete, tevékenysége	NS	15
KKM2110	Tagállamként való működés szervezeti-személyi feltételei	NS	15
KKM2111	Az EU kapcsolata, együttműködése más nemzetközi szervezetekkel, az Európai Unión kívüli országokkal	NS	15
KKM2112	Magyarország felkészülése az EU elnökségre	NS	15
KKM2113	Szolgáltatási Notifikációs Központ	NS	15
KKM2114	SOLVIT	NS	15
KKM2115	Szerencsejátékokkal kapcsolatos szabályozás	NS	15
KKM2116	Diplomák és szakképesítések kölcsönös elismerése	NS	15
KKM2117	Társadalombiztosítási rendszerek koordinációja	NS	15
KKM2118	Társasági jog	NS	15
KKM2119	Közbeszerzés	NS	15
KKM2120	Jobb jogalkotás	NS	15
KKM2121	Szellemi alkotások, iparjogvédelem	NS	15
KKM2122	Kutatás-fejlesztés és innovációs politika	NS	15
KKM2123	Turizmus	NS	15
KKM2124	Népegészségügy	NS	15
KKM2125	Sport	NS	15
KKM2126	Válságkezelési és Tervezési Igazgatóság (CMPD)	NS	15
KKM2127	Polgári Tervezési és Végrehajtási Szolgálat (CPCC)	NS	15
KKM2128	EU Helyzetelemző Központ (INTCEN, SIAC)	NS	15
KKM2129	Politikai Katonai Munkacsoport (PMG)	NS	15
KKM2130	Polgári Válságkezelési Bizottság (CIVCOM)	NS	15
KKM2131	Európai Védelmi Ügynökség (EDA)	NS	15
KKM2132	Európai Unió Műholdközpontja (EUSC)	NS	15
KKM2133	Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF)	NS	15
KKM2134	Eurostat	NS	15
KKM2135	Gazdasági és Pénzügyi Bizottság (EFC)	NS	15
KKM2136	Gazdaságpolitikai Bizottság (EPC)	NS	15
KKM2137	Európai Rendszerkockázati Testület (ESRB)	NS	15
KKM2138	Európai Bankfelügyeleti Hatóság (EBA)	NS	15
KKM2139	Európai Értékpapír-piaci Felügyeleti Hatóság (ESMA)	NS	15
KKM2140	Európai Biztosítás- és Foglalkoztatói nyugdíj-felügyeleti Hatóság	NS	15
Külgazdaság
KKM2201	Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások (multinacionális cégek) iratai	NS	15
KKM2202	Beruházások támogatásának iratai	10	–
KKM2203	A kormány egyedi döntésein alapuló szerződések	NS	15
KKM2204	Egyedi kormánydöntés körébe tartozó ügyek iratai	10	–
KKM2205	Egyéb vállalatokkal kapcsolatos ügyek iratai	5	–
KKM2206	Külgazdasági stratégia – elvi jelentőségű ügyek	NS	15
KKM2207	Külgazdasági stratégia – egyeztetési anyagok, levelezés	5	–
KKM2208	Rendszeres és eseti külgazdasági elemzések, összefoglalók, tanulmányok	3	–
KKM2209	Külgazdasági statisztikák	3	–
KKM2210	A külgazdasági stratégiával összefüggésben más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai	15	–
KKM2211	Külgazdasági stratégiai feladatok végrehajtása – elvi jelentőségű ügyek	NS	15
KKM2212	Nemzeti Befektetési Ügynökséggel kapcsolatos iratok	10	–
KKM2213	Magyar Nemzeti Kereskedőház Zrt.-vel kapcsolatos iratok	10	–
KKM2214	Exim Bank Zrt.-vel kapcsolatos iratok	10	–
KKM2215	Határmenti Gazdaság-fejlesztéssel kapcsolatos iratok	10	–
KKM2216	Európai Területi Társulásokkal kapcsolatos hatósági iratok	NS	–
Külgazdasággal, Kárpát-medencei Gazdasági Övezet – gazdaságfejlesztéssel kapcsolatos iratok
KKM2217	Külgazdasági stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok	10	–
KKM2218	Kétoldalú gazdasági kapcsolatok intézményesített kereteivel (GVB munkacsoport) kapcsolatos iratok	NS	15
KKM2219	Gazdasági Vegyes Bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei	NS	15
KKM2220	Intézkedési tervek	NS	15
KKM2221	Társelnöki felkészítő anyagok	5	–
KKM2222	Társelnöki levelek	10	–
KKM2223	Regionális együttműködési fórumok iratai	NS	15
KKM2224	Kétoldalú külgazdasági együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
KKM2225	Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások iratai	10	–
KKM2226	Állami vezetők és társminisztériumok felső vezetőinek tárgyalásaihoz készített tájékoztató anyagok, valamint tárcaálláspont kialakításával kapcsolatos iratok	10	–
KKM2227	Kötött segélyhitelezéssel kapcsolatos ügyek iratai	NS	15
KKM2228	Kereskedelem-fejlesztéssel kapcsolatos ügyek iratai	10	–
KKM2229	Hazai és külföldi szakmai szervezetekkel (kamarák, vegyes kamarák, üzleti tanácsok) kapcsolatos ügyek iratai	10	–
KKM2230	Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatallal kapcsolatos iratok	10	–
KKM2231	Notifikációval kapcsolatos iratok	NS	20
KKM2232	EU Pilot, kötelezettségszegési és előzetes döntéshozatali eljárásokhoz kapcsolódó iratok	NS	20
KKM2233	A Nemzeti Ikerintézményi Program (Twinning) koordinációjával összefüggő iratok	10	–
KKM2234	Az Euro-mediterrán térséggel kapcsolatos iratok	10	–
KKM2235	Nemzeti Befektetési Ügynökség kereskedelemfejlesztési tevékenységével kapcsolatos iratok	10	–
KKM2236	Magyar Nemzeti Kereskedőház Zrt. kereskedelemfejlesztési tevékenységével kapcsolatos iratok	10	–
	A minisztérium belső mechanizmusával kapcsolatos egyéb iratok
KKM2301	Miniszteri utasítások, rendeletek, körlevelek	N	HN
KKM2302	Külképviselet-vezetői értekezlet és regionális, külképviselet-vezetői értekezletek	NS	15
KKM2303	Külképviselet munkaértekezlete	NS	15
KKM2304	A külképviseletek munkaterve	5	–
KKM2305	Külképviseletek ügyrendi beosztása, tagolódása. A külképviseletek közötti együttműködés	5	–
KKM2306	A magyar diplomáciai apparátus információgyűjtő tevékenységét meghatározó utasítások, javaslatok	NS	15
KKM2307	Diplomáciai kapcsolatrendszerünk hatékonyságának értékelése	NS	15
KKM2308	A külképviseletek diplomata beosztottjainak éves beszámolójelentései	NS	15
KKM2309	Betanulási tervek, felkészülés	5	–
KKM2310	Munkaátadás rendje a külképviseleten	4	–
KKM2311	Külképviselet általános helyzete Evakuálás	NS	15
KKM2312	A külképviselet tevékenységével kapcsolatos egyéb operatív ügyek	10	–
KKM2313	Egyes személyekkel, delegációkkal kapcsolatos dokumentumok a külképviseleteken	NS	HN
KKM2314	A szervezeti egységek, a külképviseletek, a háttérintézmények és a felügyelt és irányított intézmények ellenőrzése, vizsgálati programok	NS	HN
KKM2315	A minisztérium kormányváltáskor készített összefoglaló jelentései	NS	15
KKM2316	Külpolitikai stratégiák, koncepció	NS	15
KKM2317	A minisztérium humánpolitikai körlevelei, utasításai	NS	15
KKM2318	A minisztérium humánpolitikai mozgatási terve, javaslatok, elképzelések A Pályázati Bizottság iratai, pályaművek elbírálása	NS	HN
KKM2319	A külképviseletek személyügyi kérdései, problémái	50	–
KKM2320	Előterjesztések nagyköveti, főkonzuli kinevezésre	NS	HN
KKM2321	A külképviseletek magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak és hozzátartozóiknak anyagai	50	–
KKM2322	A külképviseletek nem magyar állampolgárságú szerződéses alkalmazottainak anyagai	50	–
KKM2323	Külképviseletek munkatársainak egyéb személyi ügyei	50	–
KKM2324	Külszolgálatosok orvosi ellenőrzése, egészségügyi ellátása	NS	HN
KKM2325	Tartós külszolgálatra utazó szülők gyermekeinek iskoláztatásával kapcsolatos ügyek Magyarországon és a fogadó országban	5	–
KKM2326	A minisztérium képviselete munkaügyi, munkajogi és társadalombiztosítási jogi tárcaközi megbeszéléseken	NS	15
KKM2327	A minisztérium szabadságolási terve	3	–
KKM2328	A kihelyezettek hozzátartozóinak munkaügyi kérdései, nyugdíj- és társadalombiztosítási ügyek	NS	HN
KKM2329	A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok	NS	HN
KKM2330	Külképviseletek biztonsági helyzete. Rendelkezések a külképviseletek biztonsági zónájáról Éves beszámolójelentés	NS	HN
KKM2331	Biztonsági zónával nem rendelkező külképviseletek speciális biztonsági ügyei	NS	HN
KKM2332	Külképviseleti biztonsági és biztonságtechnikai felelősök felkészítése Éves beszámoló jelentéseik	15	–
KKM2333	Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel és a minisztérium tulajdonában lévő épületek biztonságával kapcsolatos ügyek Széf- és páncélszekrénykulcs nyilvántartás	NS	HN
KKM2334	A külképviseletek ellen irányuló titkosszolgálati tevékenységgel szembeni védelem	NS	HN
KKM2335	A minisztérium épületeinek őrzés-védelme. Személyi védelem. Kapcsolat a biztonságért felelős illetékes országos szervezetekkel	NS	HN
KKM2336	A Válságkezelő Központ érdemi iratai	NS	15
KKM2337	Válságkezelő Központtal kapcsolatos egyéb operatív iratok	15	–
KKM2338	A minisztériumba belépésre jogosító állandó, ideiglenes és egyéb célú belépők	10	–
KKM2339	A minisztérium polgári védelmi terve	NS	15
KKM2340	A külképviseletek költségvetése, pénzgazdálkodása, pénzügyi tevékenységének ellenőrzése	NS	HN
KKM2341	A központ és a külképviseletek reprezentációs keretének elvi meghatározása	NS	HN
KKM2342	A külképviseletek Magyar Állam tulajdonában lévő ingatlanainak ügyei: adás-vételi szerződés, adóügyi iratok, tulajdonjogot igazoló iratok. Ingatlanok átépítéséhez kapcsolódó szerződések	NS	HN
KKM2342/1	A követségek felállításával kapcsolatos költségek, költségfelmérések, kivéve a vegyes operatív levelezést	felállítás után 10 év	–
KKM2343	A külképviseleteken dolgozók illetmény ügyei	NS	HN
KKM2344	A külképviseletek árdokumentációi	NS	15
KKM2345	Gépkocsi igénybevételének elvi meghatározása. A gépkocsivezetők ügyei Jelentések a központ és a külképviseletek gépkocsi ellátásáról	NS	HN
KKM2346	Napidíj táblázat. Napidíjak megállapítása. A napidíjakkal kapcsolatos észrevételek	NS	HN
KKM2347	A minisztérium szervezeti egységeinek elhelyezése	NS	HN
KKM2348	Letéti ügyek a külképviseleteken	NS	HN
KKM2349	Magyarország tagdíja a nemzetközi szervezetekben	NS	15
KKM2350	A minisztériumi Segélyezési Alap	NS	HN
KKM2351	Külképviseleteknél épületek, irodák, lakóépületek, lakások bérleti szerződése, valamint az átépítéshez kapcsolódó szerződések	felmondás után 10 év	–
KKM2352	A központ és a külképviseletek ingó vagyonának nyilvántartása	15	–
KKM2353	Gépjárműigénylés bel- és külföldi utazáshoz	3	–
KKM2354	Napidíjak elszámolása. Reklamációk	10	–
KKM2355	Házipénztári főkönyv, naplók, kartonok	10	–
KKM2356	Lakbér, fűtési és világítási térítmény	10	–
KKM2357	Pénz átutalás külföldi banktól	10	–
KKM2358	Pénztárnapló és mellékletei	10	–
KKM2359	Béralap nyilvántartás. Havi összesítő kimutatások	10	–
KKM2360	A külképviseleteken állóeszközök, berendezési tárgyak, felszerelések igénylése (számlák nélkül)	10	–
KKM2361	A minisztérium ingó vagyonának leltárai	10	–
KKM2362	Fogyóeszközök leltárlapjai	10	–
KKM2363	A Központ és a külképviseletek gépkocsijainak karambol ügyei Kárfelvételi és baleseti jegyzőkönyvek	10	–
KKM2364	A külképviseletek által felterjesztett valuták ügyei	5	–
KKM2365	Ellátmány átutalások, kiküldése a követségeknek. Visszaigazolások Ellátmány igénylése	5	–
KKM2366	Külképviseletek bevételeinek negyedéves elszámolása	5	–
KKM2367	Bankszámla és csekk ügyek	5	–
KKM2368	Pénztári elszámolás felülbírálata	5	–
KKM2369	Szállítási ügyek. Ingóságok hazaszállítási költsége, vámkezelés	5	–
KKM2370	Futárszállítási költségek behajtása	5	–
KKM2371	Reprezentációs anyagok igénylése és költségei	5
KKM2372	Számlakivonatok és mellékleteik	5	–
KKM2373	A külképviseletek pénztári bizonylatainak felterjesztése	5	–
KKM2374	Rovatfelhasználási jelentések	5	–
KKM2375	Kölcsönök, előlegek és segélyek kifizetése a külképviseleteken	5	–
KKM2376	Illetményfizetési jegyzékek, összesítők	5	–
KKM2377	Illetményszámfejtő lapok és mellékleteik	5	–
KKM2378	Jogszabály által előírt létszámmozgások dokumentációja Létszámváltozásról szóló időszakos jelentés	5	–
KKM2379	Gépjármű ügyek: Külképviseletek gépjárművei Gépjárművezetők túlóra átalánya	5	–
KKM2380	A minisztérium részére a külképviseleteken keresztül történt anyagbeszerzések kiegyenlítése	5	–
KKM2381	Külképviseleti gazdasági felelősök munkaköri leírása, munkakörök átadás-átvételi jegyzőkönyve	5	–
KKM2382	Külképviseleti szolgálati lakások átadás-átvételi jegyzőkönyve	5	–
KKM2383	Vegyes operatív jellegű pénzügyi és gazdasági levelezés	5	–
KKM2384	Úti elszámolások iratai	5	–
KKM2385	Fogyóeszközök, irodaszerek, nyomtatványok, takarítóeszközök, reprezentációs cikkek igénylése, kiküldése a külképviseletekre	2	–
KKM2386	Turista kölcsönök	8	–
KKM2387	Szakértői díjak, megbízási díjak, megbízási szerződések	NS	HN
KKM2388	Iratkezelési Szabályzat, az iratkezelés helyzete, irattározás, elektronikus iktatás és ügyiratkezelés (Scriptament, VKH, KIR dokumentáció stb.)	NS	HN
KKM2389	A minisztérium iratkezelésének, minősített adatai kezelésének ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyvek. A külképviseletek iratkezelésének ellenőrzése, titokvédelmi ellenőrzés	NS	HN
KKM2390	Külképviseleti titkos ügyiratkezelők betanítása Éves beszámoltatásuk TÜK kezelők ellenőrzése, éves jelentése	8	–
KKM2391	A minisztérium kézbesítési rendszere és rendje	15	–
KKM2392	A külképviseleteken végzett iratselejtezés jegyzőkönyve	NS	HN
KKM2393	Minősítői jogkör átruházása	NS	HN
KKM2394	Minősítési javaslat	érvényességi idő lejárta után 8 év	–
KKM2395	Iktatókönyv, iratkezelési segédletek nyilvántartó könyve	NS	HN
KKM2396	Egyéb iratkezelési segédletek	8	–
KKM2397	Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek. Központi és átmeneti irattár átadása, TÜK irattár átadása a külképviseleten, munkakör átadásakor felvett jegyzőkönyv	NS	–
KKM2398	Az irattár ügyei, átmeneti irattárak A minisztérium iratainak rendezése A központi irattár és az átmeneti irattárak helyzete, irattári nyilvántartások	NS	HN
KKM2399	Levéltárral kapcsolatos ügyek Átadás-átvételi jegyzőkönyvek	NS	HN
KKM2400	A személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó adatszolgáltatás, titokszakértői vélemények, titoksértési ügyek	8	–
KKM2401	Külügyi iratok más intézményekben végzett selejtezési jegyzőkönyvének a minisztériumnak megküldött példánya	5	–
KKM2402	Háttér- és gyors aktuális tájékoztatók Napi jelentések (1. számú példány), heti eseménynaptár a magyar vonatkozású nemzetközi eseményekről (1. számú példány) Napi és heti tájékoztatók	NS	15
KKM2403	A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló a szervezeti egységeknél (többes példány)	3 hónap	–
KKM2404	A külképviseletekről beérkezett sajtó- és tájékoztató anyagról készített összefoglaló (1. számú példány)	NS	15
KKM2405	A szakkönyvtárral és sajtó archívummal összefüggő ügyek Belföldi és külföldi sajtótermékek rendelése, fordításrendelés, médiafigyelés	5	–
KKM2406	A minisztérium távközlési infrastruktúrája (kiépítése, fejlesztése és fenntartása)	10	–
KKM2407	A Központ és külképviseletek számítógépes infrastruktúrájának fejlesztésével kapcsolatos iratok	10	–
KKM2408	Távközléssel kapcsolatos egyéb iratok	10	–
KKM2409	Internet alapú távközlés	10	–
KKM2410	Külképviseletek sajtótáviratai, sajtóközleményei	NS	15
KKM2411	A minisztérium honlapja	5	15
KKM2412	Állami vezetőknek és miniszteri biztosoknak küldött levelek intézése	NS	15
KKM2413	Külképviseletek más tételekbe be nem sorolható iratai	10	–
	Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal
KKM2500	Politikai, gazdasági és kulturális kapcsolatok tartományokkal, szövetségi államokkal	NS	15
	Rejtjelzés
KKM2601	Rejtjelző eszközök javításával, beszerzésével kapcsolatos iratok	1	–
KKM2602	Rejtjel kulcsigényléssel kapcsolatos iratok	1	–
KKM2603	Rejtjeleszközök törzskönyve, gépkönyve, rendszeresítésével kapcsolatos iratok (pl. kezelési utasítás)	Eszköz selejtezését követően	–
KKM2604	Rejtjel hozzáférési és kezelési engedélyek, a rejtjelző megbízatásának megszűnését követően	8	–
KKM2605	A minisztérium Központi Rejtjelszolgálat iktató könyvei, rejtjel eszköz nyilvántartása	NS	HN
KKM2606	Visszavont gammák, kulcsok	visszavonásig	–
KKM2607	Külképviseleti rejtjeleszközök és iratok nyilvántartó-könyvei (RJ eszközök nyilvántartó könyve, AR-KIT RF napló, távirati napló, eseménynapló), a hazaküldést (lezárást) követően	5	–
KKM2608	Eszközküldő/visszaküldő lapok	8	–
KKM2609	Rejtjel helyiségek, eszközök engedélyei, a visszavonásukat vagy megszűnésüket követően	1	–
KKM2610	Rejtjeleszközök megsemmisítési jegyzőkönyve	NS	HN
KKM2611	Rejtjelző képzés vizsga jegyzőkönyvek	5	–
KKM2612	Rejtjelző személyüggyel kapcsolatos iratok	1	–
KKM2613	Rejtjelző képzés egyéb iratai (külső képzés)	1	–
KKM2614	Rejtjelző eszközfejlesztéssel kapcsolatos iratok	5	–
KKM2615	Rejtjelhelyiségbe történő belépést engedélyező táviratok	1	–
KKM2616	Rejtjeleszközök kölcsönadásával kapcsolatos iratok, az eszköz visszaérkezését követően	5	–
KKM2617	Minősített szakiratok felülvizsgálati jegyzéke, értesítés a módosításokról	8	–
KKM2618	Ellenőrzési jegyzőkönyvek	NS	HN
KKM2619	Rejtjelzési terület jelentésköteles eseményei műszaki okból és kivizsgálásuk iratai	5	–
KKM2620	Rejtjelzési terület jelentésköteles eseményei nem műszaki okból, és kivizsgálásuk iratai	NS	HN
KKM2621	KKM Rejtjelszabályok	NS	HN
Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok
KKM9101	A Miniszter által irányított Nemzeti Befektetési Ügynökséggel kapcsolatos iratok	NS	15
KKM9201	Miniszter felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok (MEHIB, EXIMBANK)	NS	15
KKM9301	Miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok	NS	15

Relációs lista

1.	Afganisztán	46.	Dominika	91.	Kanada
2.	Afrika	47.	Dzsibuti	92.	Katar
3.	Albánia	48.	Egyesült Arab Emirátusok	93.	Kazahsztán
4.	Algéria	49.	Egyesült Arab Köztársaság	94.	Kelet-Ázsia
5.	Amerikai Egyesült Államok	50.	Ecuador	95.	Kelet-Timor
6.	Andorra	51.	Egyenlítői Guinea	96.	Kenya
7.	Angola	52.	Elefántcsontpart	97.	Kína
8.	Antarktisz	53.	Eritrea	98.	Kirgizisztán
9.	Arab országok	54.	Észak-Amerika	99.	Kolumbia
10.	Argentína	55.	Észtország	100.	Kongó
11.	Ausztrália	56.	Etiópia	101.	Koreai Köztársaság
12.	Ausztria	57.	Európa	102.	Koreai NDK
13.	Azerbajdzsán	58.	Független Államok Közössége	103.	Koszovó
14.	Ázsia	59.	Fekete Afrika	104.	Közel-Kelet
15.	Bahama	60.	Fidzsi-szigetek	105.	Közép-afrikai Köztársaság
16.	Bahrein	61.	Finnország	106.	Közép-Ázsia
17.	Balkán-félsziget	62.	Franciaország	107.	Kuba
18.	Balti államok	63.	Frankofon országok	108.	Kurdisztán
19.	Banglades	64.	Fülöp-szigetek	109.	Kuvait
20.	Barbados	65.	Gabon	110.	Laosz
21.	Belorusz	66.	Gambia	111.	Latin-Amerika
22.	Belgium	67.	Ghána	112.	Lengyelország
23.	Belize	68.	Görögország	113.	Lesotho
24.	Benelux államok	69.	Grúzia	114.	Lettország
25.	Benin	70.	Guatemala	115.	Libanon
26.	Bhután	71.	Guinea	116.	Libéria
27.	Bolívia	72.	Guyana	117.	Líbia
28.	Bosznia-Hercegovina	73.	Haiti	118.	Liechtenstein
29.	Botswana	74.	Hollandia	119.	Litvánia
30.	Brazília	75.	Honduras	120.	Luxemburg
31.	Brit Nemzetközösség	76.	Hongkong	121.	Makaó
32.	Brunei	77.	Horvátország	122.	Macedónia
33.	Bulgária	78.	India	123.	Madagaszkár
34.	Burkina Faso	79.	Indonézia	124.	Maghreb országok
35.	Burundi	80.	Irak	125.	Malawi
36.	Chile	81.	Irán	126.	Malaysia
37.	Ciprus	82.	Írország	127.	Maldív-szigetek
38.	Comore-szigetek	83.	Izland	128.	Mali
39.	Costa Rica	84.	Izrael	129.	Málta
40.	Csád	85.	Jamaica	130.	Marokkó
41.	Csehország	86.	Japán	131.	Mauritánia
42.	Dánia	87.	Jemen	132.	Mauritius
43.	Dél-afrikai Köztársaság	88.	Jordánia	133.	Mexikó
44.	Dél-Csendes-óceán	89.	Kambodzsa	134.	Mianmar
45.	Délkelet-Ázsia	90.	Kamerun	135.	Moldova

136.	Monaco	162.	Románia	188.	Szudán
137.	Mongólia	163.	Ruanda	189.	Tádzsikisztán
138.	Montenegró	164.	Saint Lucia	190.	Tajvan
139.	Mozambik	165.	Saint Vincent és Grenada	191.	Tanzánia
140.	Nagy-Britannia	166.	Salamon-szigetek	192.	Thaiföld
141.	Namíbia	167.	Salvador	193.	Togo
142.	Nauru	168.	San Marino	194.	Tonga
143.	Németország	169.	Sao Tomé és Principe	195.	Törökország
144.	Nepál	170.	Seychelle-szigetek	196.	Trinidad és Tobago
145.	Nicaragua	171.	Sierra Leone	197.	Tunézia
146.	Niger	172.	Spanyolország	198.	Tuvalu-szigetek
147.	Nigéria	173.	Srí Lanka	199.	Türkmenisztán
148.	Norvégia	174.	Suriname	200.	Uganda
149.	Olaszország	175.	Svájc	201.	Új-Zéland
150.	Omán	176.	Szváziföld	202.	Ukrajna
151.	Oroszország	177.	Svédország	203.	Uruguay
152.	Örményország	178.	Szaharai Arab Köztársaság	204.	Üzbegisztán
153.	Pakisztán	179.	Szamoa	205.	Vanuatu
154.	Palesztina	180.	Szaúd-Arábia	206.	Vatikán
155.	Panama	181.	Szenegál	207.	Venezuela
156.	Pápua Új Guinea	182.	Szerbia	208.	Vietnam
157.	Paraguay	183.	Szingapúr	209.	Világ
158.	Peru	184.	Szíria	210.	Zaire
159.	Perzsa-öböl	185.	Szlovákia	211.	Zambia
160.	Portugália	186.	Szlovénia	212.	Zimbabwe
161.	Puerto Rico	187.	Szomália	213.	Zöldfoki-szigetek”

2. függelék

Iratmintatár

Az Iratmintatár az alábbi formanyomtatványokat tartalmazza.

1) Levélpapír

2) Házon kívülre készített átirat formája

3) Csatolt irat továbbítása – adminisztratív

4) Fax fedőlap

5) Scriptament nyílt irat

6) Feljegyzés minta

7) „Nem nyilvános” jelölés alkalmazása

8) Tárgyalási dosszié tartalomjegyzéke

9) Tárgyalási dosszié átadólistája

10) Felhasználói engedéllyel rendelkezők nyilvántartása

11) Átadás-átvételi jegyzőkönyv – külképviselet

12) Átadás-átvételi jegyzőkönyv – munkakör – központ

13) Adminisztratív iratok selejtezési jegyzőkönyve – külképviselet

14) Kézbesítőív – csak adminisztratív iratok továbbításához

15) Kézbesítőív nyilvántartása

16) Kézbesítőívek listája 20….

17) Nyilvántartás a kézbesítőívekről

18) Jegyzőkönyv számítástechnikai adathordozó megsemmisítéséhez

19) Hitelesítő körbélyegző igénylő űrlap

20) Bélyegző/negatív pecsétnyomó igényléséhez űrlap

21) Átadás-átvételi jegyzőkönyv – admin. iratok – központ

22) Kimenő elektronikus levél minta

23) Emlékeztető minta

24) Jegyzőkönyv minta

25) Őrjegy minta

26) Ügyiratpótló lap minta

27) Jogosultság igénylése és változtatása az iratkezelési szoftverhez minta

28) Adatlap hivatali kapu hozzáférés igényléséhez/lemondásához minta

29) Kísérőlap gépi adathordozó nyilvántartásba vételéhez minta

30) Iratselejtezési jegyzőkönyv – központi irattár minta

31) Selejtezési iratjegyzék – központi irattár minta

32) Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv – központi irattár minta

33) Iratátadás-átvételi jegyzék – központi irattár minta

34) Kölcsönzési napló

Levélpapír

KÜLGAZDASÁGI ÉS KÜLÜGYMINISZTÉRIUM

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

KÜLGAZDASÁGI ÉS KÜLÜGYMINISZTÉRIUM

1027 Budapest, Bem rakpart 47.

E-mail: ……….

Tel: …………. Fax: …………..

Házon kívülre készített átirat formája

KÜLGAZDASÁGI ÉS KÜLÜGYMINISZTÉRIUM

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám: Ügyintéző:

Telefonszám:

E-mail:

Hivatkozási szám:

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Keltezés helye, ideje

Üdvözlettel / Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>

<<Aláíró beosztása>>

(P. H.)

Melléklet:

Készült: …. példányban

Kapják: személy vagy szerv megnevezése

személy vagy szerv megnevezése

Külgazdasági és Külügyminisztérium H-1027 Budapest, Bem rakpart 47.

e-mail: >>e-mail cím<<

tel.: >>telefonszám<<; fax: >>faxszám<<

Csatolt irat továbbítása - adminisztratív

KÜLGAZDASÁGI ÉS KÜLÜGYMINISZTÉRIUM

SZERVEZETI EGYSÉG NEVE

Iktatószám:	Tárgy:
	Melléklet: ……….. db Hiv.sz.:

Címzett:

név

beosztás

szervezet neve

cím

A csatolt iratot/iratokat (iktatószám, példánysorszám feltüntetése) ezúton

□ tájékoztatásul

□ jóváhagyásra

□ aláírásra

□ véleményezésre

□ illetékességből

□ intézkedésre

□ megbeszélés szerint

□ visszavárólag

□ a címzetthez történő továbbításra

□ az intézkedésről tájékoztatást kérve

megküldöm.

Dátum ………….., 20………………………….

…………………….………………

aláírás

név, beosztás nyomtatott betűkkel

Fax fedőlap

Az utasítást az 1/2020. (I. 9.) KKM utasítás 4. §-a hatályon kívül helyezte 2020. január 10. napjával.

A 3. § (3) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

A melléklet 1. függeléke a 37/2017. (X. 11.) KKM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁴

A felesleges részeket kérjük kihúzni

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek