27/2017. (VII. 13.) KKM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya foglalkoztatási jogviszonytól függetlenül kiterjed

(2) Az utasítás hatálya kiterjed a KKM jogszabályokban, közjogi szervezetszabályozó eszközökben, belső irányítási eszközökben meghatározott célkitűzéseinek, értékeinek és elveinek megfelelő működésére, valamint a minisztérium vagy külképviselet működésével, feladatainak ellátásával összefüggésben benyújtott visszaélésekre és korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések (a továbbiakban: bejelentés) kivizsgálására és kezelésére.

(3) Az utasítás hatálya nem terjed ki a munkatársak azon magatartására, amellyel kapcsolatban más jogszabály szerint kijelölt szerv vagy személy illetékes eljárni, így különösen azokra az esetekre, amikor a bejelentések nyomán büntető- vagy szabálysértési eljárás megindításának van helye.

(4) Az utasítás hatálya nem terjed ki a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló jogszabályokban meghatározott szabálytalanságok vizsgálatára és kezelésére.

2. § (1) A bejelentéseket szóban vagy írásban lehet megtenni.

(2) A szóban tett bejelentések esetében a bejelentések fogadása az integritás tanácsadó fogadó helyiségében vagy a ww w.korm any.h u oldalon a KKM dokumentumai között közzétett telefonszámon történik. A szóban tett bejelentésekről jegyzőkönyvet kell felvenni.

(3) Az írásban tett bejelentések esetén a bejelentés postai úton, az integritás tanácsadónak történő átadással vagy az integritás bejelentés fogadására kialakított elektronikus levélcímen (integritas@mfa.gov.hu) tehető meg.

(4) A név nélkül vagy azonosíthatatlan bejelentő által tett bejelentés vizsgálata mellőzhető.

3. § (1) A papíralapú beérkezett bejelentéseket a beérkezés, illetőleg átvétel időpontjában érkeztetni, érdemi ügyintézés esetén iktatni kell.

(2) Amennyiben az integritás tanácsadónak címzett bejelentést annak kezelésére jogosultsággal nem rendelkező személy vagy szervezeti egység veszi át, köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb a bejelentés beérkezését követő első munkanap kezdetén az integritás tanácsadónak az iratkezelési rend szerinti kezelés céljából átadni.

(3) Azon beadványt, amelyet az integritás tanácsadónak létrehozott elektronikus levélcímre küldtek, akkor kell iktatni, ha annak tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az az integritás tanácsadó hatáskörébe tartozó érdemi eljárás kezdeményezésére irányul.

(4) A bejelentések érkeztetéséről, iktatásáról az integritás tanácsadó gondoskodik.

A bejelentéssel kapcsolatos dokumentumokat az integritás tanácsadó kezeli, tartja nyilván és őrzi. Az integritás tanácsadó köteles gondoskodni arról, hogy a személyes, illetve védett adatokhoz illetéktelen személy ne férjen hozzá.

(5) A bejelentésekkel kapcsolatos dokumentumok iratkezelése az ügyintézés teljes folyamata során az integritás tanácsadó felügyeletével történik. Az iktatórendszerben az integritási ügyekkel kapcsolatos iratokat úgy kell iktatni, hogy az irat adattartalmát kizárólag a közigazgatási államtitkár és az integritás tanácsadó ismerhesse meg. Az érkeztetés és iktatás folyamata során az adatokat a bejelentő védelmét szolgáló módon kell rögzíteni.

4. § (1) Az integritás tanácsadó a beadvány beérkezését követően haladéktalanul megvizsgálja, hogy integritási bejelentésnek minősül-e.

(2) Az integritás tanácsadó az integritási bejelentésnek nem minősülő bejelentéseket tartalmuktól függően:

5. § (1) Az integritás tanácsadó az ügyintézés megkezdésekor az integritási bejelentést az alábbi szempontok alapján értékeli:

(2) Az integritás tanácsadó sürgős intézkedést igénylő bejelentésről – a bejelentés rövid tartalmi összefoglalóját és az ügymenetre vonatkozó javaslatot tartalmazó feljegyzésben – haladéktalanul tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt.

6. § (1) Az integritás tanácsadó a bejelentés értékelését követően megvizsgálja az eljárásához szükséges vagy a beadványban jelzett dokumentumok, valamint a bejelentés intézéséhez szükséges további egyéb információk rendelkezésre állását. Amennyiben szükséges, intézkedik a dokumentumok, információk (a továbbiakban együtt: adatok) beszerzése iránt.

(2) Az adatok rendelkezésre bocsátása érdekében megkeresett szervezeti egység vezetője köteles azokat a megkeresésben, a bejelentésben foglaltakra figyelemmel meghatározott határidőben – amely sürgős intézkedést igénylő ügy esetén 3 munkanapnál, más esetekben 10 munkanapnál hosszabb nem lehet –, az adatkezelésre vonatkozó szabályok betartása mellett az integritás tanácsadó rendelkezésére bocsátani.

(3) A megkeresett szervezeti egység vezetője az indokok megjelölése és a teljesítésre vonatkozó határidő – amely 5 munkanapnál hosszabb nem lehet – megadása mellett köteles a megadott határidő lejárta előtt írásban vagy elektronikus úton jelezni, ha az adat szolgáltatásának határidőben nem tud eleget tenni.

(4) Az integritás tanácsadó nem köteles vizsgálni a nyilvánvalóan életszerűtlen tartalmú, illetőleg kizárólag magánvéleményt tartalmazó bejelentéseket.

7. § (1) Amennyiben a bejelentés jellege és eredményes intézése ezt indokolttá teszi, az integritás tanácsadó az ügyben érintett vagy arról ismerettel rendelkező munkatársat meghallgathatja.

(2) Az integritás tanácsadó a személyes meghallgatás kezdeményezéséről a munkatársat legalább a meghallgatás időpontja előtt 2 munkanappal értesíti. Az értesítésnek tartalmaznia kell a bejelentés tárgyát.

(3) A személyes meghallgatásról készült jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:

8. § A bejelentések ügyintézési határideje 20 munkanap, mely a 6. § (3) bekezdése esetén legfeljebb 10 munkanappal meghosszabbodik. Az ügyintézési határidő a bejelentés beérkezését követő munkanapon kezdődik.

9. § A közigazgatási államtitkár az integritás tanácsadó indokolt kérésére – különös tekintettel a külképviseletet érintő bejelentéseket – az ügyintézési határidőt a 8. §-ban foglaltaktól eltérően is megállapíthatja.

10. § Az ügyintézés alatt álló bejelentésekkel tartalmukban megegyező újabb, eltérő személyektől érkező bejelentések az első bejelentés lezárásáig egyesíthetők. Ebben az esetben a 11. § szerinti összegző feljegyzésben erre a tényre a bejelentések iktatószámainak megjelölésével utalni kell.

11. § (1) Az integritás tanácsadó a bejelentésről az ügyintézés lezárását követően összegző feljegyzést készít a közigazgatási államtitkár részére.

(2) Az összegző feljegyzés tartalmazza:

(3) Az integritás tanácsadó az összegző feljegyzést a vizsgálat során keletkezett dokumentumokkal és az ügy lezárásához szükséges tervezetekkel, valamint a bejelentő részére elkészített válaszlevél-tervezettel együtt terjeszti fel a közigazgatási államtitkárhoz.

(4) A közigazgatási államtitkár dönt a további szükséges intézkedések megtételéről, különösen:

(5) A vizsgálat eredményéről a bejelentőt – amennyiben személye és elérhetősége ismert – az integritás tanácsadó írásban értesíti.

12. § A korábbiakban már vizsgált és tartalmában megegyező bejelentések vizsgálata mellőzhető, melyről a bejelentőt tájékoztatni kell. Ebben az esetben az összegző feljegyzésben a korábbi vizsgálatra és annak eredményére kell utalni.

13. § Az eljárás alatt keletkezett iratokba:

14. § (1) A bejelentő a bejelentésében vagy meghallgatása során kérheti adatainak zártan történő kezelését. Ebben az esetben a bejelentő adatait az ügy iratai között az integritás tanácsadó által aláírt zárt borítékban kell elhelyezni, amelynek tartalmáról csak a közigazgatási államtitkárnak lehet adatot szolgáltatni.

(2) Amennyiben a bejelentés jellege ezt indokolttá teszi, más meghallgatott is kérheti személyes adatainak zártan történő kezelését. A szervezeti egység vezetője a saját személyes adatainak zártan kezelése érdekében kérelmet nem terjeszthet elő.

15. § (1) A bejelentő személyére vonatkozó adatok más szervnek történő átadásához vagy nyilvánosságra hozatalához a bejelentő előzetes és önkéntes írásbeli hozzájárulása szükséges.

(2) Az integritással kapcsolatos ügyek kezelése során úgy kell eljárni, hogy a bejelentő joga vagy jogos érdeke ne sérüljön. A bejelentőt bejelentése miatt hátrány nem érheti, kivéve ha megállapítást nyer, hogy rosszhiszeműen járt el, és alaposan feltételezhető, hogy bejelentésével összefüggésben bűncselekményt vagy szabálysértést követett el, illetve másnak kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott.

(3) Az integritás tanácsadó a vizsgálat során tudomására jutott információkat bizalmasan köteles kezelni.

(4) Az érdemi ügyintézést nem igénylő bejelentésekről az integritás tanácsadó rövid összefoglalóban tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt az éves integritásjelentés előkészítése során.

16. § (1) A Magyar Kormánytisztviselői Kar Országos Közgyűlésének határozatával kiadott, a Magyar Kormánytisztviselői Kar Hivatásetikai Kódexében (a továbbiakban: Kódex) az ajándékok tekintetében rögzített elvárásokat a KKM által ellátott diplomáciai, protokoll, külkapcsolati tevékenységére vonatkozó sajátosságok figyelembevételével kell alkalmazni. E körben

(2) Az (1) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben a szervezeti egység vezetője haladéktalanul elektronikus úton értesíti az integritás tanácsadót.

(3) Amennyiben az (1) bekezdés c) pontjában meghatározott érték nem állapítható meg, a szervezeti egység vezetője az integritás tanácsadó számára köteles elektronikus úton bejelentést tenni. A bejelentés adatai alapján az ajándék értékét a KKM állapítja meg, és dönt az azzal kapcsolatos további eljárásról.

(4) Az eljárás részletes szabályait a KKM belső szabályzatban határozza meg.

(5) Amennyiben az ajándékozás tényére nem az (1) bekezdésben meghatározottak szerint történik bejelentés, és egyébként az indokolt, az integritás tanácsadó az eset kivizsgálását kezdeményezheti.

(6) Olyan etikai, illetve fegyelmi eljárásban, ahol az eljárás alá vont személy esetében ajándék jogosulatlan elfogadása, hivatali helyzettel történő visszaélés, az érintett befolyásolása merül fel, eltérő kijelölés hiányában az integritás tanácsadó látja el a vizsgálóbiztosi feladatokat.

(7) Az integritás tanácsadó a Kódex és a KKM belső szabályzatában foglaltak figyelembevételével jár el.

(8) Az integritás tanácsadó látja el a Kódex III/1.1. pontjában, a III/4.6. pontjában, a III/4.8. pontjában, a III/5.1. e) pontjában és a VI/1. pontjában meghatározott feladatokat is.

17. § A KKM székhelyén, valamint telephelyein, továbbá a külképviseletek recepcióján, ügyfélfogadó helyiségében és honlapján az integritás tanácsadó elérhetőségeit, bejelentésre szolgáló e-mail, valamint levelezési címét magyarul és a fogadó állam hivatalos nyelvén közzé kell tenni.

18. § Ez az utasítás a közzétételét követő 5. munkanapon lép hatályba.