29/2017. (XII. 7.) NGM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Nemzetgazdasági Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) igazgatás költségvetése terhére elszámolható protokollhoz és protokollkonyhához kapcsolódó szolgáltatásokra, személyi reprezentációs keret megállapítására és elszámolására, hivatali célú ajándékozásra, valamint fordítási és tolmácsolási feladatok ellátására, a Minisztérium valamennyi foglalkoztatottjára.

(2) A Minisztérium protokollal kapcsolatos hatáskörrel rendelkező szervezeti egysége a Protokoll Titkárság.

2. § Az utasítás alkalmazásában reprezentációnak és protokollnak minősül

3. § (1) A protokoll- és reprezentációs szolgáltatás (például: gépkocsi bérlése, szállás, kulturális eseményre belépő, kormányváró, rendezvényszervezés) igénylése az 1. mellékletben meghatározott igénylőlap (a továbbiakban: protokoll igénylőlap) aláírt, papíralapú példányának a Protokoll Titkárság részére történő megküldésével, az igénybevételt legalább öt munkanappal megelőzően történhet.

(2) A protokollszolgáltatások igénybevételét az állami vezetők, a kabinetfőnök és a főosztályvezető jogosult kezdeményezni. Amennyiben a főosztályvezetői munkakör nincs betöltve, az igénylőlapot a főosztályvezetői jogkörben eljáró főosztályvezető-helyettes jogosult aláírni. Ebben az esetben ezt a tényt aláírása mellett köteles feltüntetni.

(3) A miniszter részvételével vagy kezdeményezésével rendezett protokoll rendezvények helyszínbiztosítása, vendéglátása elsőbbséget élvez a Minisztérium egyéb protokoll eseményeivel szemben.

4. § (1) A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) által üzemeltetett Protokollkonyha működik a Minisztérium József nádor téri, Honvéd utcai, Kálmán Imre utcai és Váci úti épületében. A Protokollkonyha szakmai felügyeletét a Protokoll Titkárság vezetője látja el. A Protokollkonyha működését jelen utasítás mellett a KEF ide vonatkozó utasítása szabályozza.

(2) A Protokollkonyha szolgáltatásait – ásványvíz, kávé, tea felszolgálása – a tárgyalótermekben tartott hivatalos tárgyalásaik alkalmával az állami vezetők, a kabinetfőnökök és a Miniszteri Titkárság vezetője létszámkorlátozás nélkül, a főosztályvezetők legalább 10 fő vendég részvétele esetén, kizárólag a tárgyalótermekben vehetik igénybe, a protokoll igénylőlap Protokoll Titkárság részére történő megküldésével.

(3) Főosztályvezetők esetében 10 fő vendéglétszám alatt a személyi reprezentációs keret terhére történik a vendéglátás.

(4) Pogácsa, édes-sós aprósütemény, szendvics, illetve ünnepélyes alkalmakkor pezsgő és gyümölcslé csak az állami vezetők, a kabinetfőnökök vagy a Miniszteri Titkárság vezetője által igényelhető.

5. § (1) Magyarországon a kormányvárót az állami vezetők, valamint a kíséretükben utazó delegáció tagjai vehetik igénybe.

(2) Külföldön kormány- vagy VIP-várót csak a miniszter, a miniszteri rangban utazó államtitkár, illetve külföldi hivatalos kiküldetésben a miniszterrel, a miniszteri rangban utazó államtitkárral együtt érkező magyar delegáció tagjai részére lehet igényelni.

(3) A kormány- vagy VIP-váróban igénybe vehető alapszolgáltatáson – kávé, tea, ásványvíz – felüli fogyasztás csak a külföldi vendégeknek számolható el a Minisztérium költségvetésének terhére.

(4) Kiemelt és szakmailag indokolt esetben a Protokoll Titkárság vezetőjének engedélyével a Minisztérium képviselőihez hivatalos látogatásra érkező delegációk fogadásakor és elutazásakor kormányváró vehető igénybe.

6. § (1) A Protokoll Titkárság bonyolítja a Minisztériumhoz hivatalos látogatásra érkező külföldi delegációk tagjainak gépkocsi igényeinek teljesítését. A Protokoll Titkárság a programokon részt vevő magyar delegációs tagok személygépkocsi-igényeit – a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egység előzetes, szakmailag indokolt kérése alapján – megrendeli a KEF Gépjármű Csoportjától.

(2) Külföldi vendégek magyarországi programjainak szervezésénél elsősorban a KEF rendelkezésére álló gépjárműveket szükséges igénybe venni. Ha gépjármű ilyen módon nem biztosítható, a Protokoll Titkárság vezetője javasolhatja bérelt gépjármű igénybevételét.

7. § A Minisztérium szállásköltséget elsősorban külföldi vendégei részére számolhat el. A szállásköltségen kívüli egyéb költségek – telefon, fax, internet használatával és más egyéb külön szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségek – elszámolását indokolt esetben a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár vagy az általa kijelölt személy engedélyezheti.

8. § (1) Az 1 millió forintot meghaladó keretösszegű protokollrendezvények szervezési munkálatainak megkezdése előtt a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egységnek előzetes jóváhagyás céljából feljegyzésben szükséges a 20. § (2) bekezdésében foglalt jóváhagyó engedélyét kérnie a rendezvény megtartásához, melynek kötelező melléklete a költségekre bontott protokoll igénylőlap. A feljegyzésnek tartalmaznia kell a rendezvény megszervezésének célját és előzményét, időpontját, helyszínét, a részletes szakmai programot, a tervezett létszámot és a meghívottak körét. A protokoll igénylőlapot a szakmai szervezeti egység állítja össze a Protokoll Titkárság, illetve az Intézményi Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IGF) bevonásával.

(2) A rendezvény előzetes jóváhagyását követően történhetnek a rendezvény szervezési munkálatai. A helyszín és a terem lefoglalása, a hivatalos megrendelés megküldése kizárólag a Protokoll Titkárság feladata a rendezvényt szakmailag gondozó minisztériumi szervezeti egység helyszínre vonatkozó igényeinek lehetőség szerinti figyelembevételével. Szükség esetén a Protokoll Titkárság protokoll forgatókönyv-tervezetet készít. Az elkészült forgatókönyv-tervezetet a Protokoll Titkárság az esemény előtt egyezteti a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egységgel.

9. § (1) Személyi reprezentációs keretre jogosultak az állami vezetők, a kabinetfőnökök, a főosztályvezetők, a főosztályvezető-helyettesek, az osztályvezetők, valamint az állami vezetők titkárságát vezető titkárságvezetők az irányításuk alá tartozó szervezeti egységek reprezentációs kiadásainak fedezetére.

(2) Amennyiben a személyi reprezentáció igénybevételére jogosult vezető kinevezésére hó közben kerül sor, úgy a személyi reprezentációs keretre a kinevezést követő teljes hónaptól időarányosan jogosult. Visszamenőlegesen személyi reprezentáció nem igényelhető.

(3) A Minisztérium vezetői részére havonta engedélyezett személyi reprezentációs keretösszeg:

(4) Amennyiben a szervezeti egységet (főosztály, titkárság) főosztályvezetőnél alacsonyabb beosztású vezető irányítja, jogosult a főosztályvezetőt megillető személyi reprezentációs keret igénybevételére.

10. § (1) A személyi reprezentációs keretet a jogosultak feladataik ellátásával összefüggő, szűkebb körű, hivatalos célú tárgyalások, értekezletek alkalmával felmerülő vendéglátási kiadásaik finanszírozására használhatják fel. E kiadások között ásványvíz, alkoholmentes üdítőital, kávé, tea, tej, tejszín, cukor és édesítőszer, pogácsa és sütemény megnevezésű cukrászipari termékek, szendvics, friss gyümölcs, papírszalvéta és virág vásárlása számolható el.

(2) A személyi reprezentáció terhére az IGF kizárólag olyan számlát fogadhat be, melyen a jelen utasításban felsorolt termékek szerepelnek.

(3) A kiadásokat minden esetben a Minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával kell igazolni. Számlaként csak az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. §-a szerinti adattartalommal kiállított bizonylat fogadható el, melyet az IGF köteles tartalmi és alaki szempontból ellenőrizni.

11. § Az állami vezetők részére a személyi reprezentációs kiadások fedezetére a Házipénztárban – pénztári időben – előleg felvételére van lehetőség a 9. § (3) bekezdésében meghatározott jogosult vagy az általa írásban meghatalmazott személy által. A keretösszeget negyedévente előre, egy összegben, utólagos elszámolás terhe mellett bocsátja rendelkezésre az IGF. Az előleg elszámolásának határideje 30 nap. Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén az előleget igénybe vevő a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. § (1) bekezdésében számított kamatkedvezmény összege után az ott meghatározott mértékű személyi jövedelemadót, illetve az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény 3. § (1) bekezdés b) pont bb) alpontja alapján egészségügyi hozzájárulást köteles fizetni. A személyi reprezentációs keret felvételének feltétele a megelőző negyedévi személyi reprezentációs kerettel való elszámolás és annak elfogadása.

12. § (1) A jogosult a 2. melléklet szerinti kitöltött negyedéves elszámolást és a számlákat az IGF Titkárságára köteles leadni legkésőbb az adott negyedévet követő hónap 10. napjáig. Az adott negyedéven belül megszűnt jogosultság időarányos része számolható el.

(2) A személyi reprezentációs keret fel nem használt része a következő negyedévre nem vihető át.

13. § (1) A 3. § (2) bekezdése értelmében a minisztériumi vezetőknek lehetőségük van külföldi és belföldi tárgyalópartnerüket – vendéglátóhelyen vagy a Minisztérium épületében külső catering cég által történő – hivatalos, tárgyalási célú vendégül látásra az alábbi keretösszeg mértékéig:

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott keretösszegek megnövelését a Protokoll Titkárság vezetője kezdeményezheti a közigazgatási államtitkárnál.

(3) Főosztályvezetői igényléshez minden esetben közigazgatási államtitkári engedély szükséges.

(4) Az (1) bekezdésben meghatározott keretösszegbe nem tartozik bele az étkezéshez szorosan kapcsolódó többletszolgáltatások (bútorbérlés, felszolgáló személyzet stb.) költsége.

14. § (1) A hivatalos, tárgyalási célú vendégül látásról a protokoll igénylőlapok alapján a Protokoll Titkárság köteles nyilvántartást vezetni.

(2) A hivatalos, tárgyalási célú vendéglátások alkalmával éttermi menüajánlat bekérését, illetve az éttermi ellátás megrendelését minden esetben kizárólag a Protokoll Titkárság végzi a kezdeményező szervezeti egység javaslatainak lehetőség szerinti figyelembevételével.

(3) A hivatalos vendéglátás keretében bonyolított rendezvényeken, fogadásokon, kulturális és egyéb programokon a minisztériumi résztvevők és kísérőik létszáma kizárólag a Protokoll Titkárság vezetőjének engedélyével haladhatja meg a vendégek létszámát. A létszám meghatározása során a tolmács nem sorolandó a vendégek közé.

15. § (1) A Minisztérium rendezvényeivel kapcsolatos protokoll igénylőlapok nyilvántartását az IGF vezeti.

(2) A protokollszolgáltatások számláinak teljesítés igazolására és a kifizetés engedélyezésére – bélyegző használatával – a Protokoll Titkárság vezetője, akadályoztatása, illetve távolléte esetében az általa írásban kijelölt személy jogosult.

(3) Bruttó 100 ezer forint feletti megrendelés esetén a Protokoll Titkárság köteles írásbeli árajánlatot, valamint a megrendelés vonatkozásában írásbeli visszaigazolást kérni a szállító partnertől.

(4) A Protokoll Titkárság vezetője egyéb folyó reprezentációs kiadásokra 100 ezer forint készpénzelőleg felvételére jogosult. A felvett előleggel a Protokoll Titkárság vezetője, akadályoztatása, illetve távolléte esetében az általa írásban kijelölt személy harminc napon belül köteles elszámolni az IGF felé, a 3. melléklet szerinti elszámoló nyomtatvány alkalmazásával. Amennyiben az előleggel történő elszámolás határidőben nem történik meg, az IGF köteles a 11. §-ban leírtak szerint eljárni.

(5) A nettó 5 ezer forint alatti, készpénzfizetéssel teljesített számlák esetében nem szükséges a protokoll igénylőlap csatolása, de a Protokoll Titkárság vezetője az IGF részére küldött feljegyzésben köteles indokolni a felhasználást és számlával igazolni a kifizetés jogosságát.

(6) A Protokoll Titkárság vezetője részére biztosított VIP bankkártya kivételes esetben, delegációk fogadása alkalmából felmerült költségek rendezésére a Minisztérium, vezető tisztségviselői részére biztosított VIP bankkártya pedig indokolt esetben, protokoll és reprezentációs kiadások finanszírozására használható.

(7) A VIP bankkártya használata esetén öt munkanapon belül szükséges a 4. melléklet szerinti elszámoló lapot a Protokoll Titkárság útján jóváhagyás céljából a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár részére megküldeni.

(8) A minisztériumi VIP bankkártya használata előlegfelvételnek minősül, amellyel szemben a 11. § szerinti elszámolási kötelezettség keletkezik.

16. § (1) Külföldi állami vezető, vendég vagy vendéglátó részére ajándék a szokásoknak, illetve a nemzetközi protokollgyakorlatnak megfelelően, a viszonosság figyelembevételével adható.

(2) Hivatalos, reprezentációs ajándékozásra kizárólag a Protokoll Titkárság vezetőjének jóváhagyását követően, alkalmanként és személyenként az alábbi keretösszegek figyelembevételével kerülhet sor:

(3) A (2) bekezdésben foglalt keretösszegek túllépésére kizárólag indokolt esetben, a Protokoll Titkárság vezetőjének engedélyével kerülhet sor.

(4) Ajándékozás igénylések esetén a Protokoll Titkárság vezetőjének jóváhagyását tartalmazó protokoll igénylőlapot pénzügyi ellenjegyzés céljából az IGF részére szükséges megküldeni. Amennyiben az eseményhez kapcsolódó ajándékozás összesített összege eléri vagy meghaladja a bruttó 100 ezer forintot, úgy azt jóváhagyás céljából a miniszteri kabinetfőnök vagy a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, utóbbi akadályoztatása vagy távolléte esetében az általa írásban kijelölt személy részére szükséges megküldeni.

(5) Ajándékozási igények benyújtásánál pontosan fel kell tüntetni az ajándékozott nevét, nemét és beosztását. Ajándékra a Protokoll Titkárság tehet javaslatot az igénylő minisztériumi egység kérésének figyelembevételével, tekintettel az ajándékozásra fordítható minisztériumi költségkeretre, valamint a vendég személyére és rangjára.

(6) Ajándékok – a nemzetközi szokásoknak, illetve a protokollgyakorlatnak megfelelő – kiválasztására és kiadására kizárólag a Protokoll Titkárság jogosult.

(7) A KEF Ajándékraktárból történő igénylésre a Protokoll Titkárság vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. Az ajándékozásról szóló nyilvántartást a Protokoll Titkárság vezeti.

17. § (1) A fordítási és tolmácsolási – konszekutív és szinkrontolmácsolási – tevékenységgel kapcsolatos ügyintézési és koordinációs feladatok ellátása, szolgáltatás megrendelése, előirányzatok tervezéséhez szükséges javaslat elkészítése, az előirányzattal való gazdálkodás a Protokoll Titkárság feladatkörébe tartozik.

(2) A Protokoll Titkárság feladata a fordítással és tolmácsolással kapcsolatos nyilvántartás vezetése, amely tartalmazza legalább

(3) Az IGF feladata a fordításokra és tolmácsolásokra vonatkozó eredeti igénylőlapok, szerződések, megrendelések, számlák és egyéb kapcsolódó dokumentumok megőrzése, valamint az azokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalások nyilvántartása.

(4) Amennyiben az igényelt fordítási és tolmácsolási szolgáltatás értéke várhatóan meghaladja a nettó 1 millió forintot, úgy az 5. mellékletben foglalt igénylőlap, valamint a protokoll igénylőlap kitöltésén túlmenően a Protokoll Titkárság részére feljegyzés csatolása szükséges, amelyben a fordítás, tolmácsolás előzménye, célja, valamint költsége és annak pénzügyi forrása szerepel.

18. § (1) A fordítási szolgáltatást a 3. § (2) bekezdése szerinti minisztériumi vezetők írásban igényelhetik a Protokoll Titkárságtól az 5. mellékletben meghatározott fordítási igénylőlap kitöltésével.

(2) Külső szervezetet, személyt, irodát fordítási feladatok ellátásával kizárólag a Protokoll Titkárság bízhat meg. A fordítási megbízás kiadását, a fordítandó dokumentum fordítóval vagy fordító irodával történő lefordíttatását, ezt követően az elkészült fordításnak az azt igénylő szervezeti egység részére történő átadását, megküldését a Protokoll Titkárság végzi.

(3) A fordítást igénylő szervezeti egység vezetőjének az aláírásával ellátott fordítási igénylőlapot, valamint ezzel egyidejűleg a fordítandó anyagot a Protokoll Titkárság részére kell megküldeni előzetesen elektronikus úton, a protokoll @ngm.gov.hu e-mail-címre, illetve a Protokoll Titkárságon kapcsolattartó munkatárs e-mail-címére, majd papíralapúan is a Protokoll Titkárság részére.

(4) A fordítási határidő megállapítása érdekében a fordítást igénylő szervezeti egység köteles előzetes egyeztetést kezdeményezni a Protokoll Titkársággal.

(5) A Protokoll Titkárság a beérkezett, kész fordítást elektronikus úton haladéktalanul megküldi az igénylő szervezeti egység vezetője részére. A fordítást igénylő szervezeti egység vezetője az átvett, lefordított dokumentumot szakmailag véleményezi. A fordítás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételeit 5 napon belül teheti meg a Protokoll Titkárság felé.

19. § (1) A tolmácsolási szolgáltatást a 3. § (2) bekezdése szerinti minisztériumi vezetők igényelhetik a Protokoll Titkárságtól írásban, a protokoll igénylőlap kitöltésével, legkésőbb a szolgáltatás napját 5 munkanappal megelőzően.

(2) Külső szervezetet, személyt, irodát tolmácsolási feladat ellátásával kizárólag a Protokoll Titkárság bízhat meg.

(3) A fél óránál rövidebb időtartamú és speciális szaknyelvi tudást nem igénylő, követő tolmácsolási feladatok esetén – a költséghatékonyság érdekében – a Protokoll Titkárság megvizsgálja, hogy a Minisztériumban van-e olyan munkatárs, aki a tolmácsolási feladattal megbízható.

(4) A hatékony, pontos tolmácsolás érdekében, az igénylő szervezeti egység a tolmácsolás témájával kapcsolatos szakmai háttéranyagot a tolmácsolás időpontja előtt legalább 2 munkanappal elektronikus formában köteles megküldeni a Protokoll Titkárság részére, a protokoll @ngm.gov.hu e-mail-címre, illetve a Protokoll Titkárságon kapcsolattartó munkatárs e-mail-címére. A háttéranyagot a Protokoll Titkárság továbbítja az érintett tolmács vagy tolmácsiroda részére.

(5) A Protokoll Titkárság a tolmácsolási tevékenység megkezdése előtt legalább 2 munkanappal értesíti az igénylő szervezeti egységet a megbízott tolmács személyéről, nevének, telefonszámának, elektronikus elérhetőségének egyidejű megjelölésével.

(6) Az elvégzett tolmácsolást követően annak megtörténtéről vagy esetleges elmaradásáról a szolgáltatást igénybe vevő szervezeti egység vezetője tájékoztatja a Protokoll Titkárság vezetőjét. Az elvégzett tolmácsolás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételek a szolgáltatást követő 2 munkanapon belül tehetők meg a Protokoll Titkárság felé.

20. § (1) A protokollszolgáltatási, fordítási és tolmácsolási feladatokhoz kapcsolódó igénylések esetén a szakmai szervezeti egység jóváhagyás céljából megküldi az igénylőlapot az IGF-en keresztül a Protokoll Titkárság részére.

(2) A bruttó 300 ezer forintot elérő vagy azt meghaladó összegű igénylések esetében – az (1) bekezdésben foglaltakon túl –

(3) A protokollszolgáltatási, fordítási és tolmácsolási feladatokhoz kapcsolódó beszerzések lebonyolítását – a (4) bekezdésben foglalt eltérésekkel – a Protokoll Titkárság végzi.

(4) Az európai uniós források terhére tervezett – protokollszolgáltatási, fordítási és tolmácsolási feladatokhoz kapcsolódó – beszerzés lebonyolításának előkészítése, ezáltal pedig az uniós elszámolási szabályoknak való megfelelőség biztosítása a szakmai kezelő szervezeti egység feladata.

(5) A protokollszolgáltatási, fordítási és tolmácsolási feladatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalásra

(6) A protokollszolgáltatási, fordítási és tolmácsolási feladatokhoz kapcsolódó teljesítés igazolás és a kifizetés engedélyezése a teljesítési igazolás aláírásával és annak bélyegzővel történő ellátásával a Protokoll Titkárság vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy által végezhető. Alaki, formai számlakorrekciós problémák esetén az IGF jogosult a számla kibocsátója felé eljárni.

(7) A reprezentációs és protokoll kiadásokhoz, valamint a fordításokhoz, tolmácsolásokhoz kapcsolódó előirányzatok lekötéséről az IGF negyedévente írásos kimutatást küld a Protokoll Titkárság vezetője részére.

21. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

22. §²