3/2017. (XI. 9.) SZTNH utasítás

1. § Ezen utasítás célja, hogy a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) elektronikus belső információs rendszeréhez (a továbbiakban: intranet) kapcsolódó egyes feladatok ellátása érdekében az ezekhez szükséges szervezeti, szervezési és eljárásrendi szabályokat biztosítson, és rendezze az ezekkel kapcsolatos tevékenység felelősségi szintjeit.

2. § (1) Ezen utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira (a kormánytisztviselő és a munkavállaló a továbbiakban együtt: munkatárs) terjed ki.

(2) Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed továbbá az egyéb szerződés keretében egyes feladatokat átmenetileg ellátó személyekre is [az (1) és a (2) bekezdésben meghatározottak a továbbiakban együtt: felhasználók].

(3) Ezen utasítás tárgyi hatálya a Hivatal által fenntartott és üzemeltetett intranetre, annak fejlesztése, illetve az aktuális adatokkal történő ellátása és feltöltése érdekében végzett tevékenységre terjed ki.

(4) Ezen utasítás tárgyi hatálya nem terjed ki az intraneten keresztül elérhető, de nem közvetlenül e rendszer részét képező dokumentumokra, rendszerekre, tevékenységekre.

3. § (1) A Hivatal elnöke jelen utasításban határozza meg az intranettel kapcsolatos tevékenység szervezeti és eljárásrendi kereteit, továbbá egyedi döntésében jelöli ki a Hivatal munkatársai közül a főszerkesztőt és a szerkesztőségi koordinátort.

(2) Az intranettel kapcsolatos egyéb kérdésekben az elnököt távollétében vagy akadályoztatása esetén az általa ezzel külön megbízott elnökhelyettes vagy a gazdasági főigazgató helyettesíti.

4. § (1) Az intranettel kapcsolatos tevékenység hatékony végzése érdekében a Hivatalban intranetszerkesztő-bizottság működik, amely szükség szerint, de évente legalább egyszer ülésezik.

(2) Az intranetszerkesztő-bizottság tagjai:

(3) Az intranetszerkesztő-bizottság egyszerű szótöbbséggel az ülésén szóban vagy az ülésen kívül elektronikus úton írásban jogosult dönteni az intranettel összefüggő valamennyi olyan kérdésben, amelyet jogszabály vagy belső utasítás, illetve a Hivatal elnökének döntése nem utal más testület vagy személy kizárólagos hatáskörébe. Ilyen kérdés különösen az intranet szerkezetének lényeges, a felépítésére és a tartalmára vagy megjelenésére is kiható, komplex átalakítása.

(4) Az intranetszerkesztő-bizottság bármely tagja írásban kezdeményezheti a főszerkesztőnél, hogy valamely kérdést az intranetszerkesztő-bizottság tárgyaljon meg. Ebben az esetben a főszerkesztő a kérdés megtárgyalása érdekében 15 napon belül intranetszerkesztő-bizottsági ülést hív össze, vagy írásban kéri az intranetszerkesztő-bizottság döntését.

(5) Az intranetszerkesztő-bizottság nem alkot elkülönülő szervezeti egységet a Hivatal szervezetében, tagjai eredeti beosztásuk mellett látják el az intranettel kapcsolatos tevékenységüket.

(6) Amennyiben a Hivatal elnökének döntése értelmében az intranettel összefüggő informatikai feladatokat esetlegesen külső vállalkozó látja el, az nem érinti a jelen utasításban meghatározott szervezeti kereteket.

5. § (1) A főszerkesztő az intranet tartalmának és megjelenésének operatív felelőse.

(2) A főszerkesztő

(3) A főszerkesztő gondoskodik a számára jóváhagyott költségvetési keret jogszabályi előírásoknak megfelelő, célszerű és hatékony felhasználásáról, amelynek során a kötelezettségvállalásra vonatkozó belső utasítás(ok) szerint gondoskodik a külső megrendelések és a szerződések aláírásáról, valamint a teljesítésigazolások kiadásáról és a számlák igazolásáról.

(4) Az intranetszerkesztő-bizottság munkájáról és az intranettel kapcsolatos egyéb tevékenységekről a főszerkesztő a tárgyévet követő év januárjában – a vezetői döntésnek megfelelő időpontig és módon – köteles írásban beszámolni a Hivatal felső vezetői számára.

6. § A főszerkesztő munkáját a szerkesztőségi koordinátor segíti, aki

7. § A főszerkesztő és a szerkesztőségi koordinátor (a továbbiakban együtt: intranetszerkesztőség) gondoskodik arról, hogy a rovatvezetők és az információszolgáltatók, valamint az esetlegesen a rovatvezetők helyetteseként kijelölt személyek a feladataik ellátásához elengedhetetlen ismereteket megszerezzék, a szükséges oktatást megkapják.

8. § Az intranet működéséhez szükséges, jelen utasítás szerinti főszerkesztői és szerkesztőségi koordinátori tevékenység a Hivatal erre kijelölt munkatársainak munkaköri kötelessége, a külön feladatokat – a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjük döntésétől függően – munkaköri feladatként vagy külön meghatározott többletfeladatként, célfeladatként látják el. Az esetlegesen ehhez szükséges feladatkitűzéseket a humánpolitikai terület bevonásával kell elkészíteni.

9. § (1) A rovatvezetők feladata az általuk gondozott intranetes rovatok aktuális tartalmának gondozása, rendszeres tartalmi frissítése, amelyekért személyükben felelősek, továbbá az intranetszerkesztő-bizottság tagjaiként részt vesznek annak munkájában.

(2) A rovatvezetőket a munkáltatói jogkört gyakorló személy jelöli ki. A kijelölésre, illetve a rovatvezető személyére az intranetszerkesztőség javaslatot tehet.

(3) A vezetői megbízással rendelkező rovatvezető szükség esetén beosztottjai közül időlegesen helyettest jelölhet ki írásban, akinek a személyét a rovatvezető írásban, elektronikus úton közli a főszerkesztővel.

(4) A rovatvezetőket feladataik rendszeres ellátásában más kijelölt munkatársak (a továbbiakban: információszolgáltatók) segíthetik. Amennyiben az információszolgáltató személyében bármely okból változtatás vagy új rovat információszolgáltatójának kijelölése szükséges, az érintett rovatvezető megkeresésére a felkérni kívánt munkatárs munkáltatói jogkört gyakorló vezetője – egyetértése esetén – kijelöli őt információszolgáltatónak.

(5) Az intranet tartalmának mindenkori aktualizálása és frissítése érdekében a rovatvezetők kötelesek az általuk kezelt rovatok tartalmának módosításáról gondoskodni, illetve kötelesek a szükséges előzetes egyeztetéseket lefolytatni, amelyek alapján a tartalom módosítását az adott rovat (4) bekezdés szerinti információszolgáltatói is elvégezhetik, illetve azt a rovatvezető jóváhagyásával maguk is kezdeményezhetik az intranetszerkesztőségnél.

(6) A rovatvezető vagy felhatalmazása alapján az információszolgáltató gondoskodik a már aktualitásukat vesztett anyagok archívumba helyezéséről vagy törléséről annak megfelelően, hogy utóbb szükség lehet-e az adott anyag elektronikusan vagy egyéb módon történő rendelkezésre állására.

(7) A rovatvezetők és az információszolgáltatók személyét a főszerkesztő rovatok szerint tartja nyilván a 11. § (1) bekezdésében írt módon.

10. § Az intranet működéséhez szükséges rovatvezetői és információszolgáltatói tevékenység a Hivatal erre kijelölt munkatársainak kötelessége, akik az utasításban megjelölt feladatokat – a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjük döntésétől függően – munkaköri feladatként vagy külön okiratban meghatározott többletfeladatként, célfeladatként látják el. Az ehhez szükséges munkakörileírás-módosításokat és célfeladat-kitűzéseket a humánpolitikai terület bevonásával kell elkészíteni.

11. § (1) A Hivatal intranet rendszerének rovatait és egyéb tartalmait (a továbbiakban együtt: rovat) az egyes rovatokért felelős rovatvezetők és információszolgáltatók megnevezésével együtt a főszerkesztő elektronikus formában tartja nyilván.

(2) Az intranet főszerkesztőjének feladata, hogy a rovatok körének bővülését, változását, továbbá a rovatvezetők vagy az információszolgáltatók személyében bekövetkező változásokat nyilvántartsa, és ezeknek megfelelően az (1) bekezdés szerinti nyilvántartás tartalmát folyamatosan aktualizálja.

(3) Az intraneten önálló rovatoknak minősülnek a közérdeklődésre számot tartó hirdetések elhelyezésére és az egyéni vélemények kifejtésére lehetőséget biztosító rovatok is, amely rovatokba beírni a Hivatal bármely munkatársa jogosult, és ezért tartalmi szempontból ezen rovatoknak kinevezett felelősük nincs. E rovatokban a bejegyzések az azokat író személyek neve alatt kerülnek a Hivatal belső nyilvánossága elé, ezért e személyek saját személyükben felelősek az általuk közzétett tartalomért.

(4) Ha az intranet egyes rovatai a Hivatal honlapjával teljesen azonosak, akkor az intranetes rovatra kattintva a Hivatal honlapjának megfelelő oldala érhető el. A honlap érintett oldalainak frissítésére, az azért felelős személyre és a vonatkozó eljárásrendre a honlapra vonatkozó elnöki utasítás szabályai az irányadók.

12. § (1) A 11. § (3)–(4) bekezdésében foglaltak kivételével az intranet egyes rovatainak tartalmáról és az anyagok feltöltéséről a rovatvezető vagy felhatalmazása alapján az információszolgáltató önállóan gondoskodik, illetve elektronikus úton írásban kérheti a szerkesztőségi koordinátor, távolléte vagy tartós akadályoztatása esetén a főszerkesztő segítségét az anyagok intranetre történő feltöltéséhez.

(2) A rovatvezető vagy az információszolgáltató köteles gondoskodni arról, hogy új anyagok tartalmi, nyelvhelyességi és formai szempontokból egyaránt alkalmasak legyenek az intranetre történő feltöltésre.

(3) Az intranetre a dokumentumokat PDF formátumban kell feltölteni az adott rovatba, kivéve a munkaanyagokat, a táblázatokat és a kitöltésre szánt nyomtatványokat.

(4) A (3) bekezdés szerinti előírás nem vonatkozik az utasítás 11. § (3)–(4) bekezdéseiben írt rovatokra.

13. § (1) Annak érdekében, hogy az intranet tájékoztató funkcióját képes legyen betölteni, a felhasználók rendszeresen – legalább naponta egyszer – kötelesek megnézni az intranet friss anyagait.

(2) Minden munkatárs közérdeklődésre számot tartó bejegyzést tehet közzé a 11. § (3) bekezdése szerinti rovatban.

14. § (1) A Hivatal munkatársai a munkába lépésükkel felhasználói jogosultságot kapnak az intranet minden munkatárs által megismerhető és igénybe vehető rovatainak megtekintésére.

(2) A nem mindenki által megismerhető vagy használható intranet rovatokhoz való hozzáférési jogosultságot, annak változását vagy megszüntetését az érintett munkatárs munkáltatói jogkört gyakorló vezetőjének kell a központi jogosultságokat kezelő rendszerben elektronikus úton kezdeményezni. Ha az adott rovathoz való hozzáférés ezt szükségessé teszi, a főszerkesztő az adott rovat rovatvezetőjével előzetesen egyezteti a kérés indokoltságát, teljesíthetőségét.

(3) Az (1) bekezdésben írt munkatársakon kívüli felhasználók részére az intranet minden munkatárs által hozzáférhető, indokolt esetben egyes más rovataihoz való hozzáférési jogosultságot a hivatali kapcsolattartója köteles a központi jogosultságokat kezelő rendszerben írásban, elektronikus úton kezdeményezni.

(4) A (3) bekezdésben írt kapcsolattartó a szerződés megszűnését vagy a rovathoz való hozzáférésre alapot adó ok megszűnését követően 2 munkanapon belül köteles a központi jogosultságokat kezelő rendszerben írásban, elektronikus úton kezdeményezni a hozzáférési jogosultság megszüntetését.

15. § (1) Bármely hivatali munkacsoport vagy szervezeti egység vezetője a főszerkesztőnél írásban, elektronikus formában kezdeményezheti azoknak a nem mindenki által megismerhető, közös munkavégzésre alkalmas intranetes felületeknek a kialakítását, amelyeket csak a közös munkában részt vevő személyek érhetnek el és használhatnak.

(2) A közösen használható intranetes munkafelületek jellemzője, hogy több személy számára teszi lehetővé ugyanazon munkaanyagban történő egyidejű munkavégzést.

(3) Az (1) bekezdés szerinti nem mindenki által megismerhető, közös munkavégzésre alkalmas intranetes felületekhez a hozzáférési jogosultságot, annak változását vagy megszüntetését az adott hivatali munkacsoport vagy szervezeti egység vezetője a 14. § (2) bekezdésében foglaltakkal összhangban a központi jogosultságokat kezelő rendszerben elektronikus úton kezdeményezi.

16. § Nagyobb volumenű fejlesztési igény esetén a főszerkesztő előterjesztésére eseti munkacsoport vagy projektszervezet alakítható, amelynek tagjait és felelősségét, valamint a feladatmeghatározást és feltételeit – a feladat elvégzésének határidejét, körülményeit, a feladatellátás esetleges díjazását stb. – a Hivatalban kialakított rendnek megfelelően kell az igény elfogadásakor meghatározni.

17. § (1) A Hivatal által működtetett, az intraneten keresztül elérhetővé tett, de az intranet rendszer részét nem képező adatbázisok és rendszerek üzemeltetéséért a Hivatal Infokommunikációs Szolgáltatási Osztályának vezetője a felelős.

(2) Külön utasításban kell meghatározni az intranet tartalmának védelme és archiválása érdekében szükséges teendőket és intézkedéseket, valamint az ezekért felelős személyeket.

(3) Az intranet üzemeltetése során a Hivatal információbiztonsági előírásait be kell tartani.

18. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

(3) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról, aktualizálásáról és karbantartásáról az intranet főszerkesztője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.