40/2017. (VIII. 31.) EMMI utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Emberi Erőforrások Minisztériuma (a továbbiakban: EMMI) kormánytisztviselőire, ügykezelőire, munkavállalóira és minden munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló munkatársára (a továbbiakban együtt: munkatárs).

(2)² Az utasítás területi hatálya kiterjed az EMMI Szervezeti és Működési Szabályzatában (a továbbiakban: SZMSZ) rögzített székhelyére és telephelyeire.

2. § Értelmező rendelkezések:

3. § Bélyegzők használatára az utasítás személyi hatálya alá tartozó személyek az utasításban meghatározott feltételek szerint jogosultak.

4. § (1) Szigorú számadású bélyegzők:

(2) Rendszeresített, nem szigorú számadású bélyegző a fejbélyegző és az ügyviteli bélyegző.

(3) Az (1)–(2) bekezdésben felsorolt bélyegzők magyar nyelven készülnek, külön indoklással ellátott igénylés esetén idegen nyelven is elkészíttethetőek.

5. § (1) Az EMMI hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott magyar nyelvű körbélyegző.

(2) A minisztérium állami vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével és az „Emberi Erőforrások Minisztériuma” szöveggel ellátott körbélyegzőt használnak.

(3)³ A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül az „Emberi Erőforrások Minisztériuma”, alul a szervezeti egység hivatalos megnevezése vagy – a lenyomatában is megjelenő – egyéb egyedi jelzés szerepel.

(4) Körbélyegző az állami vezetőnek vagy a szervezeti egységnek a feladat- és hatáskörébe tartozó kiadmányán a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

(5)⁴ Az azonos feliratú körbélyegzőket az azonosíthatóság érdekében – a lenyomatában is megjelenő – egyedi jelzéssel kell ellátni és ennek megfelelően kell nyilvántartani.

6. § (1) Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegzők az EMMI iratain történő jogi vagy pénzügyi ellenjegyzés igazolására szolgálnak.

(2) Az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző csak aláírással együtt, az aláíró nevének és az ellenjegyzés dátumának feltüntetésével használható.

7. § (1) A személyi pecsétnyomókat a páncél- és lemezszekrények, valamint kulcsdobozok lezárására kell használni.

(2) A személyi pecsétnyomó lenyomata a lezárás után azok sértetlenségét bizonyítja.

(3) A személyi pecsétnyomó használatára az igénylő szervezeti egység vezetőjének felhatalmazásával kerülhet sor.

8. § (1) Speciális bélyegző a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy aláírását tartalmazó bélyegző (a továbbiakban: aláírás-bélyegző), illetve az egyedi célú felhasználásra – állami vezetői jóváhagyással – igényelt egyéb bélyegző.

(2) Speciális bélyegző használatát a közigazgatási államtitkár indoklással ellátott igénylés alapján engedélyezheti.

(3) Az aláírás-bélyegző csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. Az aláírás-bélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak.

(4) A speciális bélyegzőket a bélyegző-nyilvántartásért felelős szervezeti egység (a továbbiakban: Nyilvántartó) által rendszeresített nyomtatványon kell igényelni (a továbbiakban: igénylőlap).

9. § (1) A fejbélyegző az „Emberi Erőforrások Minisztériuma” felirattal ellátott téglalap alakú bélyegző, amely tartalmazhatja továbbá:

(2) A fejbélyegző akkor használható, ha a szervezeti egységnek nem áll rendelkezésére nyomdai úton előállított, a szervezeti egységet mint feladót megjelölő boríték.

(3) A fejbélyegző a kimenő küldemények borítékán a feladó jelölésére használható.

10. § (1) Az ügyviteli bélyegzők az iratkezeléssel összefüggő tevékenység hatékony és egységes ellátását szolgálják.

(2) Az ügyviteli bélyegzőket a hivatalos levelezésben, kiadmányokon, valamint az iratokról készített másolatok hitelesítésére lehet használni.

(3) Ügyviteli bélyegzőként használhatók:

11. § (1) Bélyegző megrendeléskor igénylőlapot kell kitölteni és megküldeni a Nyilvántartónak.

(2) Az igénylőlapot a Nyilvántartó nyilvántartásba veszi és ellenőrzi a megrendelés szabályszerűségét. Ha hibát vagy hiányosságot észlel, az igénylőlapot visszaküldi a megrendelőnek. Szabályszerű igénylés esetén a Nyilvántartó intézkedik a bélyegző megrendeléséről.

12. § (1)⁵ A Nyilvántartó a szigorú számadású bélyegzőket az iratkezelési segédletnek minősülő Bélyegző-nyilvántartó könyvben veszi nyilvántartásba.

(2) A nyilvántartásba vételt követően a szigorú számadású bélyegzőt átvevő személy aláírásával igazolja, hogy az igénylő szervezeti egység vezetőjének felhatalmazásával a bélyegző használatára jogosult.

(3) A szervezeti egység vezetője köteles intézkedni a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás Nyilvántartó felé történő írásbeli bejelentetéséről. A bejelentés alapján a Nyilvántartó intézkedik a változás rögzítéséről a nyilvántartásban.

13. § A nem szigorú számadású bélyegzők kiadása az igénylőlapon történik.

14. § Megbízási szerződéssel foglalkoztatott személy részére szigorú számadású bélyegző nem igényelhető.

15. § (1) Ha az a személy, aki részére a szigorú számadású bélyegző kiadásra került észleli, hogy a bélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, írásban köteles haladéktalanul értesíteni a Nyilvántartót, aki gondoskodik a körbélyegző, az ellenjegyzésre szolgáló bélyegző és a speciális bélyegző letiltásáról szóló közleménynek a Hivatalos Értesítőben való megjelentetéséről. A megjelentetéssel kapcsolatban felmerült költségek azt a személyt terhelik, akinél a felróhatóság megállapítható.

(2) A Nyilvántartó a bélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban rögzíti, és intézkedik a bélyegző pótlásáról.

(3) A leadott vagy megkerült bélyegzőt a Nyilvántartó visszaveszi, szükség esetén selejtezi. Elszámolási kötelezettség alá tartozó, személyre kiosztott szigorú számadású bélyegző esetén ennek tényét a nyilvántartó könyvben felvezeti.

16. § (1) Ha a bélyegző elhasználódott, megrongálódott vagy megsemmisült, illetve a szervezeti egység elnevezése változott a szervezeti egység vezetője a Nyilvántartónál írásban, indoklással ellátva köteles kezdeményezni a bélyegző cseréjét.

(2) Szigorú számadású bélyegző cseréje során az elhasználódott, megrongálódott bélyegzőt le kell adni a Nyilvántartónak.

17. § (1) Az áthelyezés, a tartós távollét, a jogviszony megszűnése, továbbá munkakör változás esetén a szigorú számadású bélyegzőt felvett munkatársat elszámolási kötelezettség terheli, a birtokában levő bélyegzőt a Nyilvántartónak le kell adnia.

(2) A szigorú számadású bélyegző használójának személyében történő változás esetén a 12. § (2) és (3) bekezdésében leírtakat kell alkalmazni.

(3) A nem szigorú számadású bélyegzőket a Nyilvántartó átveszi, ha a bélyegző:

(4) A leadott nem szigorú számadású bélyegzők megsemmisítéséről – darabszám szerinti elszámolással – a Nyilvántartó gondoskodik.

(5) A leadott szigorú számadású bélyegzők jegyzőkönyv alapján történő megsemmisítését, illetve Bélyegző-nyilvántartó könyvben történő rögzítését a Nyilvántartó végzi.

18. § A Nyilvántartó minden év március 31-ig ellenőrzi a szigorú számadású bélyegzők meglétét és sértetlenségét. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.

19. § (1) A lemez- és páncélszekrény, valamint széf a szervezeti egység vezetője által indokolt esetben, így különösen a minősített, a védendő iratok és adatok, az adathordozók és egyéb a munkavégzéshez kapcsolódó értékek tárolása céljából igényelhető.

(2) Lemez- és páncélszekrény, továbbá széf rendeléséhez az „Igénylőlap lemez- és páncélszekrény rendeléséhez, mozgatásához a Nyilvántartó felé” című igénylőlapot kell kitölteni és megküldeni a Nyilvántartónak.

(3) Széf vagy páncélszekrény (a továbbiakban együtt: páncélszekrény) megrendeléséhez az igénylőnek a (2) bekezdésben meghatározottakon túl a műszaki paramétereket is meg kell adnia.

(4)⁶ Ha a megrendelés szabályszerű, a Nyilvántartó engedélyezi a lemez- és páncélszekrény megrendelését és intézkedik az új igény érvényesítéséről.

20. § (1) Az igény teljesülésének, a lemez- és páncélszekrény használatba vételének tényét a szervezeti egység vezetője köteles a Nyilvántartó részére írásban jelezni.

(2) A Nyilvántartó a lemez- és páncélszekrény nyilvántartásba vétele érdekében:

(3) A kódzáras lemez- és páncélszekrények működéséhez használt kódokat lezárt, dátummal ellátott, lepecsételt, a lemez- és páncélszekrény azonosítószámával ellátott borítékban kell a Nyilvántartó részére leadni.

(4) A kizárólag kódzárral működő lemez- és páncélszekrényekhez kulcsdobozt a Nyilvántartó nem ad ki.

21. § (1) A pótkulcsot, tartalékkódot tartalmazó borítékot kizárólag a biztonsági vezető értesítése mellett, két tanú jelenlétében lehet felbontani.

(2) A lemez- és páncélszekrény pótkulccsal, tartalékkóddal történő kinyitásáról a biztonsági vezető vagy a Nyilvántartó jelenlétében jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyv tartalmazza:

22. § (1) A lemez- és páncélszekrények épületen belüli vagy épületek közötti mozgatása kizárólag a Nyilvántartó felé történt igénybejelentést követően történhet. Az igénybejelentést követően kerülhet sor a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság irányába a költöztetés megrendelésére.

(2) A költöztetés megtörténtét a szervezeti egység vezetője köteles jelezni a Nyilvántartónak.

23. § (1) A Nyilvántartó a lemez- és páncélszekrényről belső nyilvántartást vezet.

(2) A nyilvántartás tartalmazza a páncél- vagy lemezszekrény:

(3) Az elszállított, leselejtezett lemez- és páncélszekrényeket a nyilvántartásból a Nyilvántartó törli.

24. §⁷ A Nyilvántartó minden év október 31-ig ellenőrzi a lemez- és páncélszekrényeket. Az ellenőrzésről jegyzőkönyv készül.

25. § (1) A használatban lévő, nyilvántartott lemez- és páncélszekrények kulcsait a munkaidő végén az erre a célra szolgáló kulcsdobozban a személyi pecsétnyomó lenyomatával ellátva kell leadni a portaszolgálat részére, aki a kulcsdobozok felvételéről és leadásáról nyilvántartást vezet.

(2) A biztonsági vezető a kulcsok kötelező leadása alól írásbeli, indoklással ellátott kérelemre felmentést adhat.

(3) A kulcsdobozon a Nyilvántartó által adott azonosító jelen kívül más felirat, jelzés nem helyezhető el. Az azonosító jel folyamatos, egytől kezdődő sorszám, amelyet a Nyilvántartó telephelyenként ad ki.

(4) A Nyilvántartó adja át a portaszolgálat részére az egyes kulcsdobozok felvételére jogosultak és azok személyi pecsétnyomó jelét tartalmazó listát.

(5) A szervezeti egység vezetője azonnal köteles bejelenteni a Nyilvántartó felé a kulcsdobozok felvételére jogosultak körében bekövetkezett változásokat.

26. §⁸ A jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben az EMMI Iratkezelési Szabályzata az irányadó.

27. § Ez az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba.