48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás
48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás
a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 13/2015. (VI. 8.) MvM utasítás módosításáról1
2017.11.10.
A fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításával és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló 2010. évi CXXVI. törvény 6. § (1) bekezdésében, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva, figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:
1. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 13/2015. (VI. 8.) MvM utasítás 1. melléklete (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. melléklet szerint módosul.
2. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasításhoz
1. § A Szabályzat 2. § (2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(2) Személyi hatály: A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a kormánymegbízottra, a főigazgatóra, az igazgatóra, a Kormányhivatallal állami szolgálati, valamint egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyre.”
2. § A Szabályzat 3. § f)–h) pontja helyébe a következő rendelkezés lép:
(A Szabályzatot az alábbi jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni:)
„f) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet),
g) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,
h) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet.”
3. § A Szabályzat 4. § 23. pontjának a helyébe a következő rendelkezés lép:
„23. önálló szervezeti egység: a főosztályok, a főosztály jogállású Kormánymegbízotti Kabinet, a kirendeltségként működő járási hivatalok, a megyeszékhelyen működő járási hivatalok és a kijelölt fővárosi kerületek főosztályai, valamint az önálló osztályok,”
4. § A Szabályzat 5. § (2) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(2) Az iratkezelés irányítását a kormánymegbízott által átruházott hatáskörben a közvetlenül vezetett szervezeti egységek vonatkozásában a főigazgató, a járási hivatal vonatkozásában a járási hivatalvezető útján látja el (a továbbiakban együtt: az iratkezelés irányításáért felelős vezető). A fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti és működési szabályzatáról szóló utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak alapján az iratkezelés felügyeletéért felelős önálló szervezeti egység vezetőjének közreműködésével (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető) az informatikai vezető – az iratkezelési szoftver vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet (vagy foglalkoztatottak csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről. A vonatkozó utasításokat a szakterületnek megfelelő belső szabályzatban szükséges meghatározni.”
5. § A Szabályzat 9. § (3) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(3) Az építésügyi hatóság az iratkezelési feladatait az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról szóló kormányrendelet szabályainak megfelelően elektronikus ügyintézés útján végzi. Az Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszerrel (a továbbiakban: ÉTDR) támogatott iratkezelési feladatokat a 4. függelékben meghatározottak szerint kell végrehajtani.”
6. § A Szabályzat 9. § (4) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(4) a Magyar Államkincstárról szóló kormányrendeletnek megfelelően a Magyar Államkincstár látja el:
a) a nyugdíjbiztosítási feladatok nyugdíj-megállapítási, nyugdíjfolyósítási és adategyeztetési eljárásaiban keletkezett küldeményeinek érkeztetésével és kézbesítésével, valamint a nyugdíjbiztosítási feladatok végrehajtása során keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével, digitalizálásával, iktatásával és kézbesítésével, valamint ezen ügyekben az elektronikus aláírással kiadmányozott döntések központilag történő nyomtatásával és postai úton történő közlésével,
b) a családtámogatási ellátásokkal, a fogyatékossági támogatással és a vakok személyi járadékával kapcsolatos eljárásokban keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével, digitalizálásával, valamint ezen ügyekben az elektronikus aláírással kiadmányozott döntések központilag történő nyomtatásával és postai úton történő közlésével,
c) a bányászati keresetkiegészítéssel és a nagycsaládos gázdíjkedvezménnyel kapcsolatos eljárásokban keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével
kapcsolatos feladatokat.”
7. § A Szabályzat 9. §-a a következő (5)–(7) bekezdéssel egészül ki:
„(5) Jelen Szabályzatot az Európai Mezőgazdasági Garancia Alapból finanszírozott támogatási és kifizetési kérelmekkel, az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapból finanszírozott, illetve a Nemzeti Vidékfejlesztési Terv alapján meghirdetett intézkedésekkel kapcsolatos egyes kérelemkezelési (beleértve a kedvezményezettek azonosításával kapcsolatos ügyfélnyilvántartási), valamint az intézkedésekkel összefüggő helyszíni vizsgálatokkal kapcsolatos egyes ellenőrzési feladatok ellátása tekintetében a Magyar Államkincstár hatályos iratkezelési szabályzatában foglalt rendelkezések alapján kiadott iratkezelési és irattározási utasításban meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.
(6) Az agrár- és vidékfejlesztés támogatási feladatok további speciális – akkreditációs eljárás által megkövetelt – iratkezelési szabályait az egyedi iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.
(7) Az úszólétesítmények lajstromozásával és az üzemképességük vizsgálatával és tanúsításával kapcsolatban keletkezett iratokat a hajózási hatóság az egyes úszólétesítmények egyedi iratgyűjtőiben őrzi. Az úszólétesítmények jóváhagyott terveit a hajózási hatóság lajstromozást és üzemképességet igazoló iratoktól elkülönítetten, tervtárban tárolja.”
8. § A Szabályzat 12. § (2) bekezdése a következő i) ponttal egészül ki:
(Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:)
„i) fogyatéki és gyarapodási napló (az irattári anyag kezelésének dokumentálására).”
9. § A Szabályzat 12. § (4) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(4) Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni – a (2) bekezdés e) és g) pontjában foglaltak kivételével – az iratkezelési segédleteket. A központi főnyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység, a szervezeti főnyilvántartó könyvet a szervezeti egység vezeti, amelyet 1-es sorszámmal kell megkezdeni, annak betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni. Valamennyi főnyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek kell hitelesítenie. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység a szervezeti főnyilvántartó könyvek szabályszerű használatát évente egy alkalommal dokumentáltan ellenőrzi.”
10. § A Szabályzat 21. § (4) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(4) Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolására és kezelésére vonatkozó részletszabályokat a Kormányhivatal belső szabályzatában kell meghatározni.”
11. § A Szabályzat 21. § (6) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(6) A beállítást végző a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését igazolja. Az igazolások nyilvántartásának helyét, formáját a Kormányhivatal belső szabályzatában kell rögzíteni.”
12. § A Szabályzat 21. § (7) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(7) Az önálló szervezeti egységek vezetői gondoskodnak a jogosultságok évenkénti, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról.”
13. § A Szabályzat 22. § (16) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(16) Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolására a Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak.”
14. § A Szabályzat 23. § (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(1) A Kormányhivatal – az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerében történő érkeztetés kivételével – az érkeztetést és felbontást
a) az e feladattal megbízott ügykezelő vagy ügyintéző útján vagy
b) a Korm. rendeletben meghatározott szolgáltatás igénybevételével
látja el.”
15. § A Szabályzat 23. §-a a következő (8) bekezdéssel egészül ki:
„(8) A közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok anyagainak téves felbontására a 23. § (7) bekezdésében foglaltakon túl a közbeszerzésekről szóló törvény és kapcsolódó végrehajtási rendeleteinek előírásait, valamint a pályázatok benyújtására vonatkozó külön jogszabályi rendelkezéseket is alkalmazni kell.”
16. § A Szabályzat 24. § (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(1) Minden (papíralapú vagy elektronikus) beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – a 22. § (2) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben legkésőbb a következő munkanapon – érkeztetni kell. Az elektronikusan beérkezett küldemény esetében ezzel egyidejűleg gondoskodni kell az érkezés visszaigazolásának megküldéséről. Ha iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztetést végző iratkezelési egységnek az egyedi Iratkezelési Szabályzat szerinti kezelése céljából átadni.”
17. § A Szabályzat 24. § (3) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(3) Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – érkeztetőkönyvben történik.
a) A Kormányhivatal által képzett érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő és folyamatosan eggyel növekvő egyedi sorszám per évszám adategyüttesből áll (pl. 1/2013). Ha az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az érkeztetési azonosító tetszőlegesen bővíthető – a sorszám per évszám adategyüttest megelőzően – a beérkezés helyére utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval. Az azonosítókat az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az azonosítók képzésére vonatkozó részletes szabályokat a Kormányhivatal egyedi Iratkezelési Szabályzata határozza meg.
b) Az a) pontban foglaltaktól eltérően az egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerben az érkeztetési azonosítót a következő szerkezetnek megfelelően kell képezni: „E” (az érkeztetési azonosító megkülönböztető betűjele), érkeztetési hely azonosító (betű, szám), érkeztetési azonosító/évszám (arab szám). Az érkeztetési hely azonosítókat a 2. függelék tartalmazza.”
18. § A Szabályzat 24. §-a a következő (9a) bekezdéssel egészül ki:
„(9a) Összevont érkeztető-iktató bélyegző alkalmazása esetén a bélyegző lenyomat tartalmazza:
a) az érkeztető és az iktató szerv megnevezésének,
b) a beérkezés időpontjának,
c) az érkeztetési azonosítónak,
d) az irat mellékletei számának,
e) az irat iktatószámának, valamint
f) az ügyintéző nevének és szervezeti egységének
feltüntetésére szolgáló rovatokat.”
19. § A Szabályzat 28. § (6) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(6) Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről, a biztonsági másolat őrzéséről a Kormányhivatal vonatkozó szabályzatában meghatározottak szerint kell gondoskodni.”
20. § A Szabályzat 31. § (6) bekezdése a következő e) ponttal egészül ki:
(Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:)
„e) az ügyintéző nevének és szervezeti egységének”
(feltüntetésére szolgáló rovatokat.)
21. § A Szabályzat 32. § (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(1) Az iratok kiadását, átadás-átvételét
a) az elektronikus átadás-átvétel mellett papír alapon átadókönyvben, valamint az iratkezelési szoftverből előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának, illetve egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében,
b) az állampolgársági és névváltoztatási ügyiratok esetében vonalkód alkalmazásával, az elektronikus átadókönyvben történő rögzítés mellett
szükséges dokumentálni.”
22. § A Szabályzat 33. § (13) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(13) A Kormányhivatal által készített hiteles kiadmányról a Korm. rendeletben szereplő jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles elektronikus másolatot készíteni. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.”
23. § A Szabályzat 37. § (6) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(6) A szervezeti egységek átmeneti irattárában a tárgyév és az azt megelőző kettő-öt év iratait évkörök, őrzési idő, irattári tételszámok, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében őrzik. Az irat átmeneti irattárban tartási idejét a Kormányhivatal egyedi Iratkezelési Szabályzatában kell meghatározni. A központi irattárba helyezést megelőzően szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell azokat az iratokat, amelyek őrzési ideje az átmeneti irattárban lejárt.”
24. § A Szabályzat 38. § (5) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(5) A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a más szervtől átvett vagy részére átadott és a selejtezett vagy a levéltár részére átadásra került iratokat.”
25. § A Szabályzat 40. § (1) bekezdése helyébe a következő rendelkezés lép:
„(1) Az irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű iratokat a Kormányhivatal valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, legalább két évente selejtezni kell. A selejtezési eljárások elrendeléséért az iratkezelés irányításáért felelős vezető a felelős.”
26. § A Szabályzat
1. 2. § (1) bekezdésében a „szóló 2009. évi CLV. törvény” szövegrész helyébe a „szóló törvény” szöveg,
2. 6. § (1) bekezdés e) pontjában az „irányításáért” szövegrész helyébe a „felügyeletéért” szöveg,
3. 20. § (8) bekezdésében a „3. § i) pontja szerinti jogszabálynak” szövegrész helyébe a „Korm. rendeletnek” szöveg,
4. 21. § (9) bekezdésében a „távozó hozzáférési” szövegrész helyébe a „távozó felhasználó hozzáférési” szöveg,
5. 22. § (2) bekezdés c) pontjában az „önálló szervezeti egységnek” szövegrész helyébe a „szervezeti egységnek” szöveg,
6. 24. § (9) bekezdés c) pontjában az „a központi érkeztetési” szövegrész helyébe az „az érkeztetési” szöveg,
7. 31. § (6) bekezdés b) pontjában az „az iktatás dátumának” szövegrész helyébe az „a beérkezés időpontjának” szöveg,
8. 34. § (6) bekezdésében, 46. § (2) bekezdésében az „önálló szervezeti egység” szövegrész helyébe a „szervezeti egység” szöveg,
9. 34. § (9) bekezdés b) pontjában a „szóló 335/2012. (XII. 4.) Korm. rendeletben” szövegrész helyébe a „szóló kormányrendeletben” szöveg,
10. 38. § (2) bekezdés b) pontjában a „gyarapodási és fogyatéki naplót” szövegrész helyébe a „nyilvántartást” szöveg,
11. 42. § (2) bekezdésében az „önálló szervezeti egységeinek” szövegrész helyébe a „szervezeti egységeinek” szöveg
lép.
27. § (1) A Szabályzat 1. függeléke helyébe az 1. függelék lép.
(2) A Szabályzat 2. függeléke helyébe a 2. függelék lép.
(3) A Szabályzat 3. függeléke helyébe a 3. függelék lép.
(4) A Szabályzat a 4. függelék szerinti 4. függelékkel egészül ki.
28. § Hatályát veszti a Szabályzat
a) 3. § i) pontja,
1. függelék a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. mellékletéhez
„1. függelék a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatához
IRATTÁRI TERV
1. Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a feladat- és hatáskörhöz igazodó rendszerezésben sorolja fel. Meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok körét vagy a levéltárba adás kötelezettségét és határidejét.
2. Az irattári terv általános és különös részre tagozódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek kerültek. A különös részbe a Kormányhivatal szakfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.
3. A Kormányhivatal ügyköreinek megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység az irattári tétel, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.
4. Az iratnak az irattári tervben tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását selejtezhetőség szempontjából meghatározó, több részből álló teljes kódja az irattári tételszám, melynek része: ágazati betűjel, a tétel sorszáma, továbbá számkód, mely kifejezi az irattári őrzési időt (ami tartalmazza a selejtezési idő és a levéltári átadás idejét).
5. Az irattári tételszám 6 karakterű. Az 1. karakter a betűjel, amely meghatározza az irat keletkezésének rendszerbeli elhelyezkedését:
Általános rész = A, B
Különös rész = C, D, E, F, G, H, I, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A |
Általános iratok |
B |
Általános igazgatási ügyek |
C |
Szociális és Gyámügyek |
D |
Építési ügyek |
E |
Igazságügyi ügyek |
F |
Növény- és Talajvédelmi ügyek |
G |
Erdészeti ügyek |
H |
Földművelésügyi ügyek |
I |
Élelmiszerlánc-biztonsági és Állat-egészségügyi ügyek |
K |
Egészségbiztosítási ügyek |
L |
Nyugdíjbiztosítási ügyek |
M |
Foglalkoztatási ügyek |
N |
Munkavédelmi és Munkaügyi ügyek |
O |
Fogyasztóvédelmi, piacfelügyeleti ügyek |
P |
Örökségvédelmi ügyek |
Q |
Kereskedelmi engedélyezési ügyek |
R |
Népegészségügyi ügyek |
S |
Mérésügyi és Műszaki Biztonsági ügyek |
T |
Közlekedési ügyek |
U |
Rehabilitációs ügyek |
V |
Bányafelügyeleti igazgatási ügyek |
W |
Agrár- és vidékfejlesztés támogatási ügyek |
X |
Lakástámogatási ügyek |
Y |
Családtámogatási ügyek |
Z |
Környezetvédelmi és Természetvédelmi ügyek |
A 2., 3., 4. karakter képezi a sorszámot: az irattári tételszám sorszámát (amely 001 – 999-ig adható).
Az 5., 6. karakter az őrzési időt mutatja, amely években határozza meg a selejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, illetve amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.
A nem selejtezhető tételek köre az iratképző szervnél határidő nélkül őrizendő tételek vagy a levéltárba adandó iratok köre.
Levéltári átadás ideje az irat lezárását követő tizenötödik év.
A táblázatban előforduló rövidítések:
NS |
nem selejtezhető, levéltárba adandó |
MV |
selejtezéskor levéltári értékelés szerinti mintavétel alapján átadandó |
HN |
nem selejtezhető, iratképző szervnél határidő nélkül őrzendő |
Szám |
selejtezési idő években |
00 |
az irat érvényességének lejártakor haladéktalanul selejtezendő |
Példák:
1
Az utasítás a 2010: CXXX. törvény 12. § (3) bekezdése alapján hatályát vesztette 2017. november 11. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás