1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet

1. § (1) Ha törvény iratnak vagy okiratnak a megőrzését, illetve eredeti példány megőrzését írja elő, a megőrzési kötelezettséget elektronikus úton e rendelet szerint kell teljesíteni.

(2) E rendelet hatálya – a Magyar Közlöny és a Hivatalos Értesítő elektronikus dokumentumként kiadott lapszámainak digitális archiválása kivételével – nem terjed ki az állami vagy helyi önkormányzati feladatot vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra.

2. § E rendelet alkalmazásában:

3. § (1) A megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen.

(2) A megőrzésre kötelezett köteles biztosítani, hogy az őrzött elektronikus dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága – például a dokumentum megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával – a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon.

4. § (1) A megőrzésre kötelezett a megőrzésről a 3. §-ban szereplő követelmények folyamatos teljesítése mellett, a megőrzendő elektronikus dokumentum típusához és hitelességéhez igazodóan köteles gondoskodni.

(2) A megőrzésre kötelezett különösen az 5–8. §-ban meghatározott módon gondoskodhat a 3. §-ban meghatározott feltételek teljesítéséről.

5. § (1) Ha a megőrzésre szánt elektronikus dokumentumot legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással látták el, a megőrzésre kötelezett a megőrzéssel bizalmi szolgáltatót is megbízhat.

(2) Ha a legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megőrzéséről a megőrzésre kötelezett nem bizalmi szolgáltató útján gondoskodik, akkor a 3. § (1) bekezdése szerinti utólagos módosítás és sérülés elleni védelem érdekében köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt köteles gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról.

(3) Ha több elektronikus dokumentumon helyeztek el egyetlen, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást, akkor ezeket a dokumentumokat a megőrzés során együtt kell kezelni.

6. § (1) Az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan zárt rendszer is használható, amely a dokumentum keletkezésének vagy a megőrzésre kötelezetthez történő megérkezésének időpontjától biztosítja a 3. § (1) bekezdésében foglalt követelmények teljesítését.

(2) Ha jogszabály az adattartalom sértetlenségének biztosítását írja elő, az teljesíthető az eredeti dokumentum formátumának, struktúrájának megváltoztatása esetén is.

(3) A zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztőjének írásban kell nyilatkoznia arról, hogy az maradéktalanul megfelel a jogszabályi előírásoknak.

(4) A zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztője és a megőrzésre kötelezett egyetemlegesen felelnek azért, hogy az alkalmazott zárt rendszerű archiválási folyamat megfelel a 3. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek.

(5) A zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftvernek vagy informatikai megoldásnak olyan dokumentációval kell rendelkeznie, amely részletes tájékoztatást nyújt legalább az alábbiakról:

7. § A megőrzésre kötelezett az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 10. melléklet 6. és 13. pontja szerinti adatszolgáltatással érintett, számla, számlával egy tekintet alá eső okirat (a továbbiakban együtt: elektronikus számla dokumentum) elektronikus formában történő megőrzését teljesítheti olyan módon is, amely megfelel a következő követelményeknek:

8. § A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 14. §-a szerinti ajánlott tartalommal, előzetesen, írásban kötött szerződés alapján elektronikus adatcsere rendszer alkalmazásával létrehozott elektronikus dokumentum esetében a kötelezett a megőrzési kötelezettségnek olyan elektronikus adatcsere rendszer igénybevételével is eleget tehet, amely megfelel a 3. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek, valamint biztosítja az elektronikus dokumentum megőrzését mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalán.

9. § (1) Ez a rendelet 2018. július 1-jén lép hatályba.

(2) Azokat a dokumentumokat, amelyeknél a megőrzési kötelezettség e rendelet hatálybalépését megelőzően keletkezett, de archiválásukra a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet alapján nem került sor, a megőrzésre kötelezett köteles az e rendeletben foglaltaknak megfelelően archiválni.

(3) Azon dokumentumok esetében, amelyek archiválására a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet alapján sor került, a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettségének 2018. július 1-jétől az e rendeletben foglaltaknak megfelelően is eleget tehet.

10. § E rendelet a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2014. július 23-i 910/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet végrehajtásához szükséges rendelkezéseket állapít meg.

11. §¹