1/2018. (I. 18.) MBFSZ utasítás

1. Jelen Szabályzat alkalmazásában:

2. Bejelentések típusai, minősítése:

2.1. Az integritás bejelentéseket (a továbbiakban: bejelentések) az utasítás hatálya alá tartozó személyek szóban vagy írásban tehetik meg.

2.2. A szóban tett bejelentések esetében a bejelentések fogadása az integritás-tanácsadó fogadó helyiségében történik. A szóban tett bejelentésekről – amennyiben indokolt – az 1. függelék szerinti jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt kell felvenni. A felvétel időpontjában a bejelentést érkeztetni, érdemi ügyintézés esetén iktatni kell.

2.3. Az írásban tett bejelentések esetén a bejelentés postai úton, telefax formájában, az integritás-tanácsadónak történő átadással, integritás bejelentés fogadására kialakított elektronikus címen (integritas@mbfsz.gov.hu), valamint az MBFSZ székhelyén (1145 Budapest, Columbus u. 17–23.) az elnök által kijelölt helyen elhelyezett írásbeli bejelentések fogadására kialakított zárt ládában tehetőek meg. A láda tartalmának begyűjtéséről hetente az integritás-tanácsadó gondoskodik. A beérkezett küldeményeket a beérkezés, illetve az átvétel időpontjában érkeztetni, érdemi ügyintézés esetén iktatni kell.

2.4. Azon bejelentést, amelyet az integritás-tanácsadónak létrehozott elektronikus levélcímre küldtek, akkor kell iktatni, ha annak tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az az integritás-tanácsadó hatáskörébe tartozó érdemi eljárás kezdeményezésére irányul.

2.5. Amennyiben az integritás-tanácsadónak címzett iratok iratkezelésére nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a bejelentést, úgy azt köteles haladéktalanul az integritás-tanácsadónak az ügyviteli rend szerinti kezelése céljából továbbítani.

2.6. Az integritás-tanácsadó a bejelentés beérkezését követően haladéktalanul megvizsgálja, hogy az integritási bejelentésnek minősül-e.

2.7. A bejelentések iktatásáról – azok beérkezését követően haladéktalanul – az integritás-tanácsadó gondoskodik.

2.8. Az integritás-tanácsadó az integritási bejelentésnek nem minősülő bejelentéseket, annak tartalmától függően:

3. A bejelentés értékelése:

3.1. Az integritás-tanácsadó az ügyintézés első fázisaként az integritási bejelentést az alábbi szempontok alapján értékeli:

3.2. Az integritás-tanácsadó sürgős intézkedést igénylő bejelentésről, a bejelentés rövid tartalmi összefoglalóját és az ügymenetre vonatkozó javaslatot tartalmazó feljegyzésben haladéktalanul tájékoztatja az elnököt.

4. Bejelentéssel kapcsolatos tényállás tisztázása, a meghallgatás, határidők:

4.1. Az integritás-tanácsadó a bejelentés értékelését követően megvizsgálja az eljárásához szükséges vagy a bejelentésben jelzett dokumentumok, valamint a bejelentés intézéséhez szükséges további egyéb információk rendelkezésre állását. Amennyiben szükséges, önállóan intézkedik a dokumentumok, információk (továbbiakban együtt: adat) beszerzése iránt.

4.2. Az adatok rendelkezésre bocsátása érdekében megkeresett szervezeti egység vezetője köteles azokat a megkeresésben, a bejelentésben foglaltakra figyelemmel meghatározott határidőben – amely sürgős intézkedést igénylő ügy esetén 3 munkanapnál, egyéb esetekben 15 napnál hosszabb nem lehet – az adatkezelésre vonatkozó szabályok betartása mellett az integritás-tanácsadó rendelkezésére bocsátani.

4.3. A megkeresett szervezeti egység vezetője az indokok megjelölése és a teljesítésre vonatkozó határidő – amely 8 napnál hosszabb nem lehet – megadása mellett köteles a megadott határidő lejárta előtt írásban vagy elektronikus úton jelezni, ha az adat szolgáltatásának határidőben nem tud eleget tenni.

4.4. Amennyiben a bejelentés jellege és eredményes intézése ezt indokolttá teszi, az integritás-tanácsadó az ügyben érintett vagy arról ismerettel rendelkező munkatársat meghallgatja.

4.5. Az integritás-tanácsadó a személyes meghallgatás kezdeményezéséről a munkatársat legalább a meghallgatás időpontja előtt 3 nappal értesíti. Az értesítésnek tartalmaznia kell a bejelentés tárgyát.

4.6. A személyes meghallgatásról jegyzőkönyvet kell felvenni, amely a következőket tartalmazza:

4.7. A bejelentések ügyintézési határideje hatvan nap, mely a 4.3. pontban írt esetben legfeljebb 8 nappal meghosszabbodik. Az ügyintézési határidő a bejelentés beérkezését követő napon kezdődik.

4.8. Az elnök az integritás-tanácsadó indokolt kérésére az ügyintézési határidőt a 4.7. pontban foglaltaktól eltérően is megállapíthatja.

4.9. Ügyintézés alatt álló bejelentéssel tartalmában megegyező újabb, eltérő személyektől érkező bejelentések az első bejelentés lezárásáig egyesíthetők. Ebben az esetben az 5. pont szerinti összegző feljegyzésben erre a tényre a bejelentések iktatószámának megjelölésével utalni kell.

5. Összegző feljegyzés:

5.1. Az integritás-tanácsadó a bejelentésről az ügyintézés lezárását követően összegző feljegyzést készít az elnök részére.

5.2. Az összegző feljegyzés tartalmazza:

5.3. Az integritás-tanácsadó az összegző feljegyzést a vizsgálat során keletkezett dokumentumokkal és az ügy lezárásához szükséges tervezetekkel, a bejelentő részére elkészített válaszlevél-tervezettel együtt terjeszti fel az elnöknek.

5.4. Korábbiakban már vizsgált és tartalmában megegyező bejelentések vizsgálata mellőzhető, amiről a bejelentőt tájékoztatni kell. Ebben az esetben az összegző feljegyzésben a korábbi vizsgálatra és annak eredményére utalni kell.

6. A bejelentő és más meghallgatott személyek adatainak kezelése, az iratbetekintés szabályai:

6.1. Az eljárás alatt keletkezett iratokba

6.2. A bejelentő a bejelentésében vagy meghallgatása során kérheti adatainak zártan történő kezelését. Ebben az esetben a bejelentő adatait az ügy iratai között az integritás-tanácsadó által aláírt zárt borítékban kell elhelyezni, amelynek tartalmáról csak az elnöknek lehet adatot szolgáltatni.

6.3. Amennyiben bejelentés jellege ezt indokolttá teszi, más meghallgatott is kérheti személyes adatainak zártan történő kezelését.

6.4. Az integritással kapcsolatos ügyek kezelése során úgy kell eljárni, hogy a bejelentő jogos érdeke ne sérüljön, az érdemi névtelen bejelentések esetében a bejelentő személyes, míg a névvel történő bejelentések esetén a bejelentő jogos érdeke védve legyen.

6.5. Az integritás-tanácsadó indokolt esetben etikai, fegyelmi, illetve büntetőeljárás megindítását javasolhatja az elnöknek.