10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasítás

a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról¹

2019.01.02.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (4) bekezdésében és 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltakra figyelemmel, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 3. §-ában foglalt kötelezettség teljesítése érdekében, valamint az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet rendelkezéseire tekintettel, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, valamint a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-a és 8. § (1) bekezdése alapján – a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 94/2018. (V. 22.) Korm. rendelet 40. § (1) bekezdés 12. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel és a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben – a következő utasítást adom ki:

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre

1. A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) jelen utasítással kiadott egyedi iratkezelési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazási köre, illetve hatálya kiterjed az NKFI Hivatal szervezeti egységeinél keletkező, oda érkező vagy onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, azok papíralapú és elektronikus kezelésére, illetve valamennyi ügyvitelben érintett alkalmazottjára.

2. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott biztonsági szabályzat vonatkozik.

2. Értelmező rendelkezések

3. E Szabályzat alkalmazásában:

3.1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

3.2. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón,

3.3. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

3.4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

3.5. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

3.6. egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer: az iratkezelés közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott egyes fázisainak elvégzésére irányuló szolgáltatások, informatikai, technológiai és személyi feltételek összessége, amelyben a Kormány által arra kijelölt működtető szerv és szolgáltató biztosítja,

3.7. elektronikus adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz,

3.8. elektronikus aláírás: olyan kriptográfiai eljárás, amelynek segítségével joghatás kiváltására alkalmas dokumentum hozható létre a hatályos jogszabályok szerint,

3.9. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

3.10. elektronikus érkeztető nyilvántartás: elektronikus iratkezelés esetén az iratkezelési szoftver azon szolgáltatás-együttese, amely az érkeztetési információk rögzítését, megőrzését és visszakereshetőségét biztosítja,

3.11. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak,

3.12. elektronikus irattár: az elektronikus iratok és iratképek informatikai adatbázisa, tárolási helye, illetve az a funkció, amellyel a lezárt ügyek elektronikus irataihoz, illetve iratképeihez a felhasználó szabályozottan hozzáférhet,

3.13. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

3.14. elektronikus ügyintézés: az NKFI Hivatal feladatkörébe tartozó ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége,

3.15. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

3.16. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

3.17. e-Papír szolgáltatás: olyan szolgáltatás, amelynek keretében a szolgáltató biztosítja, hogy az ügyfél az E-ügyintézési tv. 18. § (2) bekezdése szerinti azonosítását követően az elektronikus ügyintézést biztosító szervhez szabad szöveges beadványt terjesszen elő, ha a beadvány elektronikus úton történő előterjesztését a jogszabály nem zárja ki, és a beadvány elektronikus úton történő előterjesztésére jogszabály további formai követelményt nem állapít meg;

3.18. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

3.19. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlapok, küldemények átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül az NKFI Hivatal hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz. Kézi kapu esetében az erre kijelölt és jogosultsággal rendelkező személy az e célra szolgáló webes felületen keresztül tudja nyomon követni a beérkező-, illetve kiküldeni a Hivatal nevében expediálandó küldeményeket. Gépi kapu esetén a Hivatal kapujára érkező küldemény automatikusan letöltésre és érkeztetésre kerül az iktatórendszer megfelelő érkeztetőkönyvében,

3.20. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: az NKFI Hivatal kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és az NKFI Hivatal hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

3.21. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

3.22. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

3.23. irat: az NKFI Hivatal működése vagy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,

3.24. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit a szerv további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi,

3.25. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

3.26. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

3.27. kezelő: küldemények – különös tekintettel az egységes kormányzati ügykezelő rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemények – átvételére kijelölt munkatárs,

3.28. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

3.29. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány- (elintézés-) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

3.30. Központi Szolgáltató: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott államigazgatási szervek központi irattározásával kapcsolatos egyes feladatok ellátására kijelölt szolgáltató,

3.31. különös iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatókönyv,

3.32. megőrzési idő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

3.33. munkaanyag: valamely irat érdemi információt tartalmazó előkészítő része,

3.34. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

3.35. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

3.36. szervezeti postafiók: az NKFI Hivatal vagy szervezeti egysége számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

3.37. ügyfélkapu: a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

3.38. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

3.39. ügyintéző: az ügy elintézésre, a döntés előkészítésére jogosult,

3.40. ügyirat (akta): az azonos tárgykörbe tartozó, az ügy intézése során keletkezett valamennyi bejövő, kimenő és helyben maradó, papíralapú és elektronikus irat összessége,

3.41. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza,

3.42. ügykezelő: szervezeti egységenként legalább egy iratkezelési feladatokkal megbízott személy (főosztályi asszisztens),

3.43. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

3.44. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

4. A 3. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése során

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény,

c) az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.),

d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,

e) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet,

f) az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

g) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kr.) és

h) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet

rendelkezései az irányadók.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

5. Az NKFI Hivatalban az iratok kezelése vegyes iratkezelési rendszerben valósul meg. A 6. pontban meghatározott elektronikus dokumentumkezelő rendszer centralizáltan működik. Az NKFI Hivatal iratainak érkeztetése centralizáltan működik, azonban az NKFI Hivatal elnöke kivételesen indokolt esetben (például eltérő telephely, az általános igazgatási ügymenet szempontjából speciális ügyek meghatározott csoportja esetén) – az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője előzetes véleményének ismeretében – engedélyezheti a decentralizált érkeztetést az NKFI Hivatal szervezeti egysége számára. A decentralizált érkeztetésre vonatkozó elnöki engedélyekről az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység nyilvántartást vezet. A szervezeti egységek (ügykezelői, továbbá iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői) az iratkezelés – érkeztetést követő – egyes fázisait önállóan végzik.

6. A szervezeti egységeknél az elektronikus iratkezelés a dokNET Enterprise tanúsított dokumentumkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik, a papíralapú iratkezelés mellett. Az NKFI Hivatal által kezelt, közfinanszírozású támogatással megvalósuló kutatás-fejlesztési és innovációs projektekkel összefüggő eljárások során keletkezett és kezelt iratokra jelen Szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni, kivéve, ha az NKFI hivatal elnöke az elkülönült informatikai nyilvántartási rendszerek alkalmazására tekintettel eltérően rendelkezik.

7. Az NKFI Hivatal iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője látja el, aki e feladatkörében felelős

a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért és szükség szerinti módosításáért;

b) a szabálytalanságok megszüntetéséért;

c) a 9. pont b) alpontjába nem tartozó iratkezelési segédeszközök biztosításáért és nyilvántartásáért;

d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek – a 9. pont h) alpontjába nem tartozó – szakmai képzésének, továbbképzésének megszervezéséért;

e) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok megszervezéséért;

f) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételei kialakításának kezdeményezéséért;

g) az iratanyag központi irattárból történő szabályos selejtezéséért és Központi Szolgáltatónál a selejtezés iránti intézkedés megtételéért;

h) az irattári tervben meghatározott idő után, a központi irattár Központi Szolgáltató részére át nem adott iratanyagának levéltárba adásáért;

i) a központi irattár selejtezett iratanyagainak biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért;

j) a Központi Szolgáltató részére történő iratátadás előkészítéséért;

k) a Központi Szolgáltatóval való kapcsolattartásért, amelynek részletes szabályait (iratok átadása, kölcsönzése stb.) az NKFI Hivatal elnöke külön rendelkezésben határozhatja meg;

l) az NKFI Hivatal hivatali kapu-struktúrájának meghatározásáért, a központi hivatali kapuk adatgazdai feladataiért.

8. A szervezeti egység vezetője az irányítása alatt álló szervezeti egységénél köteles

a) megszervezni az irányított szervezeti egység iratkezelését, gondoskodni annak szabályszerűségéről, szükség esetén a szabálytalanságok megszüntetéséről,

b) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére, amennyiben ez a megállapított hiányosságok, szabálytalanságok miatt indokolt, az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni az ellenőrzés eredményéről,

c) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,

d) gondoskodni – a Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról,

e) kezdeményezni az iratkezelési szoftver-hozzáférési jogosultságok (szerepkörök) beállítását (regisztrálást, törlést, módosítást) a rendszeradminisztrátornál,

f) a szervezeti egységéhez érkező iratokat kiszignálni, dönteni az egyes iratok ügyintézőjének személyéről, kiadmányozni, jóváhagyni,

g) a szervezeti egységhez tartozó egyedi hivatali kapuk adatgazdai feladatait ellátni.

9. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység felelős

a) az iratkezelési szoftver üzemeltetéséért, működtetéséért;

b) az iratkezeléshez szükséges számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges informatikai eszközök biztosításáért vagy azok biztosításának a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. felé való intézkedéséért;

c) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények meghatározásáért és azok betartásáért;

d) a hivatali kapuk biztosításához szükséges ügyintézésért, a hivatali kapu jogosultságok nyilvántartásáért;

e) az elektronikus ügyintézés informatikai infrastruktúrájának működtetéséért;

f) az iratkezelési szoftver hibás működésének elhárításáért;

g) az iratkezelési szoftvert leíró felhasználói kézikönyv naprakész változatának beszerzéséért, az NKFI Hivatal intranetes oldalán való közzétételéért;

h) az iratkezelési szoftver rendszeradminisztrátori feladatainak ellátásáért;

i) az iratkezelési szoftver használatára vonatkozó képzésért és továbbképzésért;

j) az elektronikus aláírások biztosításához szükséges ügyintézésért, a kiadott elektronikus aláírások nyilvántartásáért.

10. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység munkakörében erre kijelölt munkatársa ellátja az iratkezelési szoftver informatikai rendszeradminisztrátori feladatait (a továbbiakban: rendszeradminisztrátor), ennek körében feladatai a következők:

a) az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek megnyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése;

b) az irattári terv alapján az irattári tételszámok elektronikus rendszerbe történő feltöltése;

c) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak (szerepkörök) és a helyettesítési jogoknak a beállítása, valamint a jogosultságok naprakész nyilvántartása;

d) iratkezelési szoftver törzsadatainak naprakészen tartása;

e) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján a helyettesítési jogok beállítása;

f) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása;

g) a felhasználók részére általános kezelési segítségnyújtás;

h) kapcsolattartás az iratkezelési szoftver támogatójával, fejlesztőjével.

11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

a) az irat iktatása, az iratok jóváhagyásra, illetve kiadmányozásra felterjesztése, a kiadmányozott iratok expediálásra történő előkészítése, a Szabályzatban meghatározott esetekben azok expediálása;

b) döntés az előzményiratok végleges szereléséről;

c) az irattári tételszám meghatározása;

d) egyéb ügykezelői utasítások megadása;

e) a rábízott iratok megfelelő tárolása;

f) az iratokkal való elszámolás, átmeneti irattárnak való átadás;

g) az iratok nyomonkövethetőségének biztosítása az iratkezelés eseményeinek iratkezelő rendszerben való rögzítésével.

12. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:

a) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó iratok átvétele, iratok csatolása, szerelése, szignálásra előkészítése és – amennyiben a főosztályvezető rendelkezése szerint arra nem az ügyintéző köteles – a főosztályi iratok érkeztetése, iktatása;

b) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó iratok postázásra, kézbesítésre történő előkészítése (expediálása),

c) a szervezeti egységnél lévő papíralapú iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált ki- és átadása, valamint visszavétele,

d) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok átmeneti irattárban történő átvétele és rendszerezett őrzése, központi irattár részére történő, rendszerezett átadása,

e) az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb technikai feladatok ellátása, a szervezeti egység ügyintézőinek és vezetőjének támogatása,

f) az papíralapú ügyiratok és iratok vezetői jóváhagyásának iratkezelési szoftverben való berögzítése.

13. Az ügykezelőnek és az ügyintézőnek a kinevezését követő 3 hónapon belül – az igazgatási és az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység által szervezett vagy koordinált – továbbképzés keretében a Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az iratkezelési szoftver használatával kapcsolatban tartott oktatáson részt kell vennie. Az oktatáson a részvételt az NKFI Hivatal más munkatársa számára is biztosítani kell.

4. Az irattári terv

14. Az 1. melléklet tartalmazza az NKFI Hivatal irattári tervét, amelynek szerkezetére, rendszerére a Kr. rendelkezései irányadók.

15. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe az NKFI Hivatal működtetésével kapcsolatos, több hivatali egységet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint irattári tételszámmal ellátni.

16. Amennyiben valamely irat nem rendelhető az 1. melléklet szerinti irattári tételszámok egyikéhez sem, az ügyintéző vagy ügykezelő tájékoztatja az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik új irattári tételszám rendelkezésre bocsátásáról – a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL), valamint a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) egyetértésének beszerzésével – ezt követően az aktualizált irattári terv, jelen szabályzat módosítása útján történő kiadásáról.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

17. Az ügyiratokat, valamint az NKFI Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb iratokat az irat ügyintézőjének – legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még az átmeneti irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell sorolni.

18. Az NKFI Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.

19. Az egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az azonos ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

20. A kizárólag elektronikus formában létező ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az iratkezelési szoftver biztosítja.

21. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az NKFI Hivatal elnöke által meghatározott és közzétett előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső.

22. Az iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével – a Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

23. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy az iratkezelési szoftveren keresztül a szignálási rend betartásával egyértelműen megállapítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja. Papíralapú iratot csak úgy lehet átvenni, ha az irat fizikai átvételével egy időben ennek ténye az iratkezelési szoftverben is rögzítésre kerül.

24. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott papíralapú ügyiratokat az átmeneti irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az elektronikus ügyiratok megőrzése az iratkezelési szoftveren keresztül történik.

6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

25. A munkatárs iratkezelési szoftverhez való hozzáférését biztosító jogosultságának beállítását, módosítását, – az ügyiratokkal történő maradéktalan elszámolást követő – törlését az érintett munkatárs szervezeti egységének vezetője írásban, jogosultság-igénylőlap kitöltésével kérelmezi a rendszeradminisztrátornál. A rendszeradminisztrátor a tájékoztatásnak megfelelően beállítja, módosítja vagy visszavonja az iratkezelési szoftverre vonatkozó, munkakörnek megfelelő hozzáférési jogosultságot.

26. A rendszeradminisztrátor a meglévő jogosultságokról – az NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatának megfelelően – naprakész nyilvántartást vezet.

27. A rendszeradminisztrátor minden esetben elektronikus üzenetben értesíti a jogosultságra vonatkozó kérés végrehajtását az azt kezdeményezőnél.

28. A munkatárs szabadsága, távolléte vagy akadályoztatása esetére a helyettesítésről – annak várható időtartamára – a szervezeti egység vezetője gondoskodik jogosultság-igénylőlap kitöltésével és a rendszeradminisztrátornak való megküldésével. A rendszeradminisztrátor az iratkezelési szoftver helyettesítés funkcióját használva rögzíti a helyettesítés tényét, ezáltal biztosítva a helyettes részére a megfelelő jogosultságokat. A közvetlen vezető által kijelölt helyettes a helyettesített ügyintézésében lévő iratok tekintetében a helyettesítésre vonatkozó szabályok szerint jár el.

29. A szervezeti egység vezetője az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjénél kérelmezheti különös iktatókönyv létrehozását, amennyiben személyiségi jogi vagy egyéb indok szükségessé teszi és előreláthatóan az adott témakörben nagyszámú irat iktatása válik szükségessé. A kérelemben meg kell jelölni annak indokát és azokat a munkatársakat vagy a szervezeti egységhez tartozó munkaköröket, akik számára hozzáférési jogosultságot kell biztosítani.

30. Az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője a kérelem jóváhagyásakor meghatározza azt a kört is, akik számára a különös iktatókönyvhöz hozzáférés biztosítható és döntését – a kezdeményező szervezeti egység vezetőjének egy idejű tájékoztatása mellett – a jogosultság-igénylőlappal megküldi a rendszeradminisztrátornak, aki gondoskodik a különös iktatókönyv megnyitásáról és a kapcsolódó jogosultságok beállításáról. Különös iktatókönyvhöz csak a meghatározott jogosultsági kör számára biztosítható hozzáférés, azzal, hogy az elnök különös iktatókönyvhöz való hozzáférési jogosultsága nem korlátozható.

31. A különös iktatókönyvhöz kapcsolódóan az érintett szervezeti egység az NKFI Hivatal elnökének engedélye alapján decentralizált érkeztetést is végezhet.

32. Amennyiben a 29. pont szerinti kérelmet az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője nem hagyja jóvá, a kezdeményező szervezeti egység vezetője az elnökhöz fordulhat, aki az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője véleményének kikérését követően dönt a 29. pont szerinti kérelemről.

7. Az iratok tárolása, munkahelyen kívüli kezelése, betekintés, másolatkészítés, kölcsönzés, megismerés

33. Az iratkezelés feladatait a feladatkör és az iratforgalom nagysága alapján az egyes szervezeti egységek ügykezelői vagy az iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői (a továbbiakban együtt: ügykezelő) végzik.

34. A papíralapú iratokat az ügyintézés során úgy kell kezelni és tárolni, hogy azokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. Ennek érdekében munkaidőn kívül az iratokat zárható irodai szekrényekben kell tárolni.

35. Munkaidőben a felügyelet nélkül hagyott olyan helyiséget, ahol – akár ideiglenes, akár rendszeres jelleggel – iratot tárolnak, munkaidő alatt is be kell zárni, az ott tárolt iratok és technikai eszközök védelme érdekében. Amennyiben az ilyen helyiséget úgy kell felnyitni, hogy nincs jelen olyan munkatárs, aki az adott helyiségért felelős, jegyzőkönyvet kell felvenni, megjelölve a felnyitás okát, a jelenlévők nevét, és amennyiben a helyiségből iratot vittek el, vagy abba betekintettek, akkor annak tényét. A jegyzőkönyvet a jelenlévőknek alá kell írni, és egy példányát meg kell küldeni az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének, aki szükség szerint további intézkedéseket tehet.

36. Ha szükséges, a papíralapú iratok kezelésére – ide nem értve a központi irattár helyiségét – a szervezeti egység vezetőjének kezdeményezésére az NKFI Hivatal elnöke vagy az általa erre felhatalmazott személy külön helyiséget jelöl ki. A helyiség kijelölésről az elnök az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője véleményének kikérésével dönt. Az iratok elhelyezésére rendszeresített helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni.

37. Az NKFI Hivatal munkatársai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyekre az illetékes szervezeti egység vezetője vagy az NKFI Hivatal elnöke felhatalmazást ad.

38. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, úgy, hogy annak tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg. A személyes adatok kezelése vonatkozásában az NKFI Hivatal a jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtása során köteles a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletét (2016. április 27.) (általános adatvédelmi rendelet) érvényesíteni.

39. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

40. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

41. Azon, nem selejtezhető iratok használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az NKFI Hivatal őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

42. A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló törvény rendelkezései irányadók.

43. A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló általános vagy különös iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben kell tárolni, és a továbbiakban a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.

44. Az NKFI Hivatal az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatos védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is, informatikai biztonsági szabályzatában rendelkezik, amely biztosítja az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.

8. A papír alapon és az elektronikus formában kezelt iratok, az iratok nyomtatása

45. Az NKFI Hivatalban az iratok kezelése elsődlegesen az erre rendszeresített iratkezelési szoftver használatával történik. Nem kötelező – az egységes kormányzati ügykezelő rendszer kötelező használata kivételével – a dokumentumok elektronikus kezelése akkor, ha azt jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz, belső szabályzat kizárja, vagy ha az irat papíralapú kezelése jog érvényesítése vagy kötelezettség teljesítése érdekében különösen indokolt.

46. A közvetlenül az NKFI Hivatalhoz benyújtott, valamint a saját készítésű papíralapú iratokat dokumentumszkenner segítségével kell digitalizálni és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni, figyelemmel a 45. pontra.

47. A papír alapon kiadmányozásra került iratokat – a 45. pontban foglalt kivételekkel – kiküldés előtt be kell szkennelni, majd a szkennelt dokumentumot fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe, az iktatószámnak megfelelő irathoz.

48. A papíralapú és az elektronikus irat, akkor minősül hiteles kiadmánynak, ha megfelel a Kr. 53. §-ában foglalt feltételeknek.

49. Amennyiben elektronikus aláírás-szolgáltatással lett kiadmányozva az irat, akkor az így aláírt elektronikus dokumentum lesz az irattári hiteles példány.

50. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült másolaton az alábbi tartalmú hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) „eredetivel mindenben megegyező másolat” szöveg;

b) a hitelesítés kelte;

c) a hitelesítést végző személy neve és beosztása;

d) a hitelesítést végző személy saját kezű aláírása;

e) a hitelesítést végző vezető szervezeti egységének hivatalos bélyegzőlenyomata.

51. Amennyiben elektronikus hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a papíralapú másolaton az alábbi tartalmú hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) az „Az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat!” szöveget,

b) a kiadmányozó nevét,

c) elektronikus ügyintézést biztosító szerv nevét,

d) a kiadmányozás időpontját,

e) másolatkészítő szervezet nevét,

f) másolat hitelesítésére jogosult személy nevét,

g) másolat hitelesítésére jogosult személy aláírását,

h) másolat keltezését, valamint

i) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

52. Amennyiben az irat több oldalból áll, csak az első oldalt kell ellátni hitelesítési záradékkal, a másolat további oldalainak fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

53. Az elektronikus iktatókönyvben dokumentálni kell a hiteles másolat kiadásának tényét és idejét és a másolatot kapó személy megnevezését.

54. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó iratok és azok mellékletei példányszámát a szerződéskötési és gazdálkodási szabályzatok határozzák meg. Nem kell kinyomtatni azokat a mellékleteket, amelyek csak tájékoztatás céljából, háttér-információként, munkaanyagként kerülnek feltöltésre az iratkezelési szoftverbe.

55. Az e pontban felsorolt irattípusok esetén legalább két (illetve az érintettek számának függvényében számított) példányt ki kell nyomtatni, amelynek rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról az alább megjelölt (és a további érintett) szervezeti egység vezetője gondoskodik:

a) elnöki utasítások – jogi feladatokért felelős szervezeti egység;

b) közbeszerzések iratai – közbeszerzésért felelős szervezeti egység;

c) együttműködési megállapodások és pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó egyéb szerződések – jogi feladatokért felelős szervezeti egység;

d) a b) alpontba és az 54. pontba nem tartozó egyéb, kötelezettségvállalást tartalmazó iratok – gazdálkodásért felelős szervezeti egység;

e) hatósági ügyben keletkezett iratok – hatósági feladatokért felelős szervezeti egység;

f) körlevelek, intézkedési tervek és egyéb belső szervezetszabályozó eszközök – a dokumentum szabályozási körébe tartozó feladatért felelős szervezeti egység.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELÉTŐL AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSÉIG

9. A küldemények átvétele

56. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása útján (együttesen: papíralapú küldemény) vagy informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, hivatali kapu útján (együttesen: elektronikus küldemény) kerül az NKFI Hivatal jelen szabályzatban meghatározott szervezeti egységéhez.

57. A küldemények átvételére – a jelen Szabályzatban meghatározott kivétellel – elsősorban a munkakörében erre kijelölt munkatárs (a továbbiakban: kezelő) jogosult.

58. A kezelőn, a címzetten és az általa meghatalmazott személyen kívül a küldemények átvételére jogosult:

a) az elnök valamennyi küldemény tekintetében;

b) az elnökhelyettes az irányítása alá tartozó szervezeti egységeknek vagy az oda beosztott munkatársnak címzett küldemény tekintetében;

c) a szervezeti egység vezetője és a szervezeti egység ügykezelője a szervezeti egységnek vagy az oda beosztott munkatársnak címzett küldemény tekintetében;

d) az ügyfélszolgálat munkatársa az ügyfélszolgálat részére címzett küldemény vagy bármely más küldemény tekintetében, amely címzéséből egyértelműen megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat feladatkörébe tartozó küldeményről van szó, továbbá azon küldemények tekintetében is, amelyek átvételére az NKFI Hivatal elnöke az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység véleményének ismeretében az ügyfélszolgálatot felhatalmazza (ez esetben az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egységet az átvételi jogosultság elnöki jóváhagyásáról egyidejűleg értesíteni kell);

e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy;

f) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a szervezeti egység hivatalos elektronikus postafiókja;

g) központi kézi hivatali kapura érkező küldeményt az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység munkatársa, egyedi (szervezeti egység által kezelt) kézi hivatali kapu esetén az azt kezelő szervezeti egységnek a főosztályvezető által kijelöl munkatársa, gépi kapu esetében az iratkezelési szoftver.

59. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak átvételére az 58. pont szerint nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie, és azt haladéktalanul továbbítani kell a kezelőnek vagy az 58. pont szerint az egyéb átvételre jogosultnak.

60. A küldeményt átvevő szükség esetén aláírásával, az átvétel dátumának és nevének olvasható feltüntetésével igazolja az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

61. A küldemény átvételekor ellenőrizni kell:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot;

b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét;

c) az iratot tartalmazó zárt boríték vagy csomagolás sértetlenségét.

62. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell rögzíteni az iratkezelési szoftverben, ahol a küldeményen található jelzést is jelezni kell. Az ilyen küldeményt a címzettnek vagy annak, akinek részére a küldeményt egyébként továbbítani kell, haladéktalanul át kell adni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

63. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

64. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell, értesítéséről az ügyintéző kijelölését követően az irat ügyintézője azonnal gondoskodik.

65. Az elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a címzett, központi e-mail-címre elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a központi e-mail-cím kezelésére kijelölt munkatárs végzi. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldeményeket a kezelő veszi át és továbbítja a címzett szervezeti egység ügykezelőjének.

66. Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét az NKFI Hivatal köteles megtagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a számítástechnikai rendszerére.

67. Az elektronikus úton érkezett küldemény az NKFI Hivatal számítástechnikai rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

a) az NKFI Hivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja;

b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul;

c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

68. Az NKFI Hivatal a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a feladót. Nem köteles az NKFI Hivatal értesíteni a feladót, ha a küldemény egyértelműen kéretlen reklámlevél (spam), nem hivatali tartalmú rosszindulatú küldemény, vagy ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező, 66. pont szerinti küldemény.

10. A küldemények felbontása

69. A küldeményeket, a Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában a kezelő bontja fel. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldemények bontását külön adatfeldolgozási szerződés alapján az e feladatokat ellátó adatfeldolgozó végzi.

70. Felbontás nélkül, az alábbiak szerint kell továbbítani a következő küldeményeket:

a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel,

b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte (pl. a szervezeti egység vezetője által meghatározott ügycsoport feldolgozására kijelölt személy nevére érkezett küldeményeket),

c) a humánpolitikai tárgyú, továbbá a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egységnek, annak vezetőjéhez vagy a humánpolitikai referensnek címzett küldeményt a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egység ügykezelőjének kell továbbítani.

71. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

72. Felbontás előtt a gyanús küldeményeket biztonsági vizsgálatnak kell alávetni, a szükséges vizsgálat módszeréről a küldemény felbontására jogosult dönt.

73. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzettnek, ha ez nem lehetséges

a) papíralapú küldemény esetén a küldeményt átvevő köteles gondoskodni a küldemény feladóhoz való visszajuttatásáról,

b) elektronikus küldemény esetén haladéktalanul értesíteni kell a feladót.

74. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

75. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren keresztül érkezett küldeményeket téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén – egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszert működtető szerv egyidejű tájékoztatása mellett – a kezelő továbbítja a címzettnek, amennyiben címzett az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bevont szervezet. Ha a címzett nem állapítható meg, vagy a címzett nem az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bevont szervezet, akkor erről a kezelő haladéktalanul értesíti az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszert működtető szervet, és törli a küldeményt az iratkezelési szoftverből.

76. A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a felbontásra a 70. pont szerinti munkatárs jogosult, a borítékot vagy küldeményt újból le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, a felbontás pontos időpontját, majd a küldeményt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez, aki a továbbiakban a Szabályzat szerint jár el.

77. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a biztonsági szabályzat szerint kell eljárni.

78. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve a borítékon jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya, olvashatatlansága nem befolyásolja a küldemény kezelését. Amennyiben az ügy intézését érdemben érinti a felmerült probléma, a kijelölt ügyintéző 3 napon belül tájékoztatja a küldőt a hiányosságokról.

79. Ha a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldemény felbontója az összeget vagy a küldemény értékét köteles a küldeményen feltüntetni és az iratkezelési szoftverben rögzíteni, ezt követően a pénzt vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott ügyintézőnek átadni. Az elismervényt a küldeményhez csatolni kell, és azt az iratkezelési szoftverbe is fel kell tölteni.

80. A küldemény borítékját be kell szkennelni, és a szkennelt fájlt az iratkezelési szoftverbe fel kell tölteni, valamint a borítékot a papíralapú ügyirathoz véglegesen szerelni kell, ha

a) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

b) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett.

11. A küldemények érkeztetése

81. A küldeményeket – jelen Szabályzat eltérő rendelkezésének hiányában – az átvételt követően azonnal a kezelő érkezteti az iratkezelési szoftverben. A munkaidő végét követően érkezett küldeményeket a következő munkanap elején kell bontani és érkeztetni. A kézi hivatali kapun keresztül érkezett küldeményeket a kezelő érkezteti az iratkezelési szoftverben, a gépi hivatali kapukra érkező küldemények automatikusan érkeztetőszámot kaptak. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldemények érkeztetését külön adatfeldolgozási szerződés alapján az e feladatokat ellátó adatfeldolgozó végzi, a KÉR azonosító mint kötelező érkeztetési adat rögzítésével.

82. A pályázati iratokat – az NKFI Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában – a kezelő átvételt követően felbontás nélkül bevezeti a pályázati nyilvántartókönyvbe, rögzítve a küldemény postai azonosítószámát és a beküldő nevét, majd a nyilvántartókönyvben dokumentáltan átadja azokat a pályázatkezelő főosztályok részére. Ezen iratok érkeztetésére a pályázatkezelő főosztályokon, a kijelölt munkatársak által kerül sor.

83. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren keresztül érkező iratok érkeztetése – az iratkezelési szoftveren keresztül – automatikusan történik.

84. Az elektronikus úton érkezett e-számlákat a gazdálkodásért felelős szervezeti egység kijelölt munkatársa érkezteti az iratkezelési szoftverben, az e-számlák kizárólag elektronikus formában kerülnek rögzítésre.

85. Az érkeztetés dokumentálása során a rendelkezésre álló alábbi érkeztetési adatokat az iratkezelési szoftverben kötelezően ki kell tölteni:

a) érkeztetés azonosítója,

b) érkeztető neve,

c) beérkezés időpontja,

d) küldemény adathordozója (papír, elektronikus),

e) ha releváns, a kézbesítés prioritása (pl. sürgős, azonnal),

f) ragszám (postai azonosító),

g) küldő neve, címe, azzal, hogy amennyiben a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni,

h) ha a küldemény felbontás nélkül továbbítandó, akkor ennek feltüntetését,

i) címzett neve és – amennyiben a címzésen szerepel – szervezeti egysége,

j) kezelési utasítások,

k) minősítés,

l) nem sértetlen küldemény esetén ennek jelzése,

m) megjegyzés.

86. Érkeztetés során – a kizárólag elektronikus formában kezelendő küldemény kivételével – a kezelő az iraton, jól látható helyen feltünteti az iratkezelési szoftver által automatikusan generált érkeztető számot (amely az érkeztetőkönyv azonosítójából, az érkeztetés sorszámából, valamint az érkeztetés évéből áll), és szkenneli az iratot, majd a szkennelt fájlt csatolja az érkeztetéshez. Az érkeztetés csak a csatolás után zárható le.

87. Az érkeztetést minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni, amely a naptári év végéig folyamatos, szigorúan emelkedő sorszámmal folytatódik. A küldeményeken az iratkezelési szoftver által generált sorszám mellett fel kell tüntetni az érkeztetőkönyvet azonosító betűt.

88. Ha az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

89. Az elektronikus leveleket és csatolmányaikat az érkeztetés során fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe, amennyiben azok automatikus feltöltésére nem került sor. Az érkeztetés csak a csatolás után zárható le.

90. Az elektronikusan érkezett küldeményt érkeztetés előtt megnyithatóság és olvashatóság szempontjából a címzettnek ellenőrizni kell.

91. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.

92. Amennyiben az elektronikusan érkezett küldemény az NKFI Hivatal informatikai eszközein használt szoftverekkel nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az NKFI Hivatal által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. A kiértesítés végrehajtása – a kiadmányozási jogkörök figyelembevételével – a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozik.

93. Amennyiben a küldemény tartalma feltöltésre került az iratkezelési szoftverben, az eredeti irat megőrzéséről – a kezelő átadását követően – az ügykezelő gondoskodik. Ha a feltöltés nem lehetséges, akkor az érkeztetést követően a kezelő a fizikai átadás szükségességét jelzi az iratkezelési szoftverben, és gondoskodik a küldemény címzettnek való átadásáról. A küldemény átvételével egy időben az átvétel tényét az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.

94. Az iratkezelés során folyamatosan gondoskodni kell arról, hogy a küldemény fellelhetősége – az iratkezelési szoftverben is rögzítetten – mindig beazonosítható legyen.

95. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldeményeket a kezelő veszi át, és továbbítja a címzett szervezeti egység ügykezelőjének. A Kr. 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján nem érkeztethető és nem kézbesíthető papíralapú iratok körét a 2. melléklet határozza meg.

96. A Kr. 47. §-a szerinti nem iktatásköteles küldeményeket a kezelő dátumbélyegzővel látja el, amelyeket átad a küldemény tárgya szerint érintett vezetőnek vagy megbízottjának, aki gondoskodik azok erre kijelölt helyen való elhelyezéséről, tárolásáról.

12. Az iratok csatolása, szerelése

97. Az iktatás előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben egy ügynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben az előzményirat a korábbi évben (években) keletkezett, akkor azt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iratkezelési szoftverben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést a papíralapú iratokon is jelölni kell és az ügyiratokat fizikailag is össze kell kapcsolni.

98. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Papíralapú irat esetén az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú irat előadó ívén a „Szerelve a/az ....... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni.

99. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő azt az utóbb érkezett irathoz szereli, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző gondoskodik ennek végrehajtásáról.

100. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két papíralapú iratot átmenetileg csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

101. A csatolást vagy annak megszüntetését az iratkezelési szoftverben és az előadóíven rögzíteni kell.

13. Határidő-nyilvántartás

102. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezését a szignáló vezető rendeli el. A határidőt év, hónap, nap megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében feltüntetni.

103. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése vagy selejtezése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

104. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében helyezi el és tartja nyilván,

b) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezeti és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadja.

105. Ha a határidő eredménytelenül telik el (pl. nem érkezik válasz), az ügyintéző – a szignáló vezető egyidejű tájékoztatása mellett – köteles az ügy elintézéséhez szükséges intézkedéseket megtenni (sürgetés).

106. A határidő-nyilvántartásból történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá az ügykezelő az iratkezelési szoftverben köteles feljegyezni, illetve rögzíteni.

14. Az ügyintéző kijelölése

107. Az elnök és az elnökhelyettesek a nekik címzett vagy az NKFI Hivatalhoz címzés nélkül érkezett iratokat az irat tárgya szerint hatáskörrel rendelkező szervezeti egységre szignálják papír alapon vagy az iratkezelési szoftverben.

108. A szervezeti egység vezetője megvizsgálja a részére, valamint az általa vezetett szervezeti egységre érkeztetett vagy a 107. pont szerint szignált iratot, és dönt annak sorsáról (továbbszignálás, intézkedéskérés, „nem kell iktatni”), amelyet rögzít az iraton, az előadóíven vagy az iratkezelési szoftverben.

109. Az elnök, az elnökhelyettesek és a szervezeti egységek vezetője nevében a szignálást az általuk erre kijelölt munkatárs(ak) végezheti(k).

110. Az ügyintéző a szignálást követően haladéktalanul ellenőrzi a szignáló esetleges utasításait, és gondoskodik az ügyirat iktatásáról.

111. Iktatáskor – amennyiben ez az érkeztetés során nem történt meg – fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe az adott irathoz tartozó dokumentumot. A későbbi ügyintézés során az egyes alszámokhoz is minden esetben kell, hogy legyen feltöltött dokumentum. Ha ez lehetséges, akkor a feltöltendő dokumentumon is fel kell tüntetni az irat iktatószámát.

112. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés – így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás – ideiglenes megoldással való elhelyezése nem megengedett, azokat minden esetben az előadóíven vagy az iratkezelési szoftver megfelelő rovatainak kitöltésével kell rögzíteni.

IV. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA AZ IKTATÁSTÓL AZ EXPEDIÁLÁSIG

15. Az iratkezelési segédletek

113. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy az NKFI Hivatal feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

114. Főnyilvántartási könyvben kell nyilvántartásba venni – az elektronikus iratkezelési segédletek kivételével – az iratkezelési segédleteket. Az NKFI Hivatal főnyilvántartó könyvét az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység erre kijelölt munkatársa vezeti. Az elektronikus iratkezelési segédleteket az iratkezelési szoftver kezeli.

115. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

a) elektronikus érkeztetőkönyv: a küldemények beérkezésének dokumentálására,

b) elektronikus iktatókönyv, amely magában foglalja az érkeztetőkönyvet, valamint a kapcsolódó törzsadatokat az iratok nyilvántartására,

c) iratkezelési szoftver üzemzavara esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyv,

d) átadókönyv: szervezeti egységek között történő átadás vagy az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok, illetve a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratok nyilvántartása esetén,

e) kézbesítőkönyv: hivatalon kívüli szervezetek részére,

f) főnyilvántartási könyv: az iratkezelési szoftver melletti segédkönyvek nyilvántartására,

g) kölcsönzési napló: a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására,

h) bélyegző-nyilvántartás: a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására.

116. Az iratkezeléshez használt papíralapú segédletek és az iratok elhelyezéséül szolgáló tároló egységek központi beszerzéséről az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egységgel történt egyeztetést követően a beszerzésért felelős szervezeti egység gondoskodik.

117. A szervezeti egységek által használt átadókönyvek és kézbesítőkönyvek központi irattárba adásáról a tárgyévet követő évben gondoskodni kell, azok megőrzése az irattári terv alapján történik.

16. Az iktatás

118. A hivatalba érkező vagy ott keletkező iratokat – a jogszabályokban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.

119. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon nyilván kell tartani a Kr. 47. §-ában rögzített küldeményeket.

120. Az iktatás során az iktatókönyvben kötelezően fel kell tüntetni:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), fajtáját,

e) a küldés időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot (idegen szám),

i) a mellékletek száma, típusa (papíralapú, elektronikus),

j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát,

m) a kezelési feljegyzéseket,

n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezést.

121. Az iktatott papíralapú iratok előadói ívén a 120. pont a)–c), valamint i)–o) alpontjai szerinti adatokat kell szerepeltetni.

122. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített – főszabály szerint – elektronikus iktatókönyvet kell használni.

123. Az iktatás a dokNET Enterprise tanúsított iratkezelési szoftver alkalmazásával történik. Az iratkezelési szoftverben az iktatott iratnak az iktatószámokon és a kezelési feljegyzéseken kívül az adott dokumentumot is tartalmaznia kell csatolt fájl formájában. A csatolás az ügyintéző vagy – a szervezeti egység vezetőjének rendelkezése szerint – az ügykezelő kötelezettsége. Érkeztetett küldemények esetén a csatolás a 11. alcím szerinti rendben történik.

124. Amennyiben egy papíralapú iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt. Az ilyen iratok átvételét az átvevő aláírásával az előadói íven is jelezni kell.

125. A szervezeti egység vezetője által meghatározott ügyintéző az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.

126. A szervezeti egységek közötti belső levelezéssel összefüggő iratokat csak akkor kell iktatni, ha a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes szervezeti egység vezetőjének utasítása alapján iktatni kell. Ebben az esetben a választ adó szervezeti egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik vissza az elektronikus iktatókönyvben való átvétel ellenében, valamint papíralapú irat esetén a belső átadókönyv aláírásával.

127. Az elektronikus úton érkezett irat esetén az ügyintéző az irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről – az érkeztetési számra hivatkozással – a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három munkanapon belül elektronikus úton értesíti. Az értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni.

128. Az iktatási adatbázis időszaki – az informatikai biztonsági szabályzatban meghatározottaknak megfelelő – biztonsági mentéséről, továbbá a féléves és a Kr. 43. §-a szerinti éves archiválásról és biztonsági mentésről a rendszeradminisztrátor gondoskodik. A biztonsági másolat tárolásáról az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik.

129. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszeradminisztrátor nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. A rendszeradminisztrátor az adathordozó felületén, végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszeradminisztrátor nevét.

17. Iktatókönyv, iktatószám

130. Iktatás céljára főszabály szerint évente megnyitott, hitelesített elektronikus iktatókönyveket kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

131. Az iktatókönyvek minden év január 1-jén 1-es iktatószámmal kezdődnek, amelyeket a naptári év végéig folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni. Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyveket kell nyitni. Az NKFI Hivatal elnökének külön rendelkezése alapján különösen indokolt esetben ügyek meghatározott csoportjára a Kr. szabályaival összhangban éven átnyúló főlajstromszámos iktatási rend is alkalmazható. Az NKFI Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában az NKFI Hivatal által kezelt közfinanszírozású támogatások pályázati iratainak iktatása éven átnyúló, folyamatos számozású iktatási rendben kell kezelni. Biztosítani kell, hogy zárás után az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára a szükséges ideig hozzáférhetővé kell tenni.

132. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. E feladatok elvégzése a rendszeradminisztrátor feladata.

133. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon, időbélyegzővel ellátva – a rendszeradminisztrátor archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszeradminisztrátor őrzi (a továbbiakban: biztonsági másolat), és egy példányát nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. A rendszeradminisztrátor az általa őrzött adathordozó felületén, végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszergazda nevét. A biztonsági példányt tűzbiztos helyen kell tárolni. A biztonsági példány az archiválást követő második évet követően semmisíthető meg.

134. Az iratokon az iratkezelési szoftver által generált iktatószám mellett fel kell tüntetni az NKFIH rövidítést is. Különös iktatókönyv használata esetén és a 131. pontban meghatározott esetben az NKFI Hivatal elnöke – az igazgatási feladatokat ellátó szervezeti egység véleményének ismeretében – egyedi iktatószám-jelzés használatát is engedélyezheti azzal, hogy annak használatára egyebekben a jelen Szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni (így különösen emelkedő, folyamatos sorszámozás). Az egyedi iktatószám használatát az érintett szervezeti egység köteles az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egységnek bejelenteni.

135. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik úgy, hogy az ügyben keletkezett első irat – azaz a kezdő irat – a soron következő főszám 1-es alszámát kapja, míg az ügyben keletkezett többi irat az adott főszám további alszámaira kerül, egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni.

136. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

137. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármely szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet.

138. A tévesen kiadott (sztornózott) iktatószám nem használható fel újra.

139. Az iktatószám formátuma az NKFI Hivatal nevének rövidítéséből – különös iktatókönyv esetén annak rövidítéséből –, az irat főszámából-alszámából, valamint az iktatószám kiadásának évéből áll (pl. NKFIH-1111-1/2018).

18. Az iratok átadása ügyintézésre, továbbítása

140. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézői átadásra,

b) másik szervezeti egységnek átadásra,

c) más külső szervnek továbbításra, valamint

d) a határidőbe és irattárba helyezésre

kerülő iratokat.

141. A szignált iratok ügyintézőhöz való átadását az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

142. Az iratok szervezeti egységek közötti átadás-átvételét papír alapon átadókönyvben, valamint az iratkezelési szoftverben előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási (érkeztető vagy iktató) számának, illetve egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében.

143. A külső szerv részére történő továbbítást az ügyintéző köteles az iratkezelési szoftverben rögzíteni, az átadást papíralapú átadókönyv vagy külső kézbesítőkönyv használatával is igazolni kell.

144. Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, továbbá az ügyintéző a felelős.

19. Kiadmányozás

145. Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban, elnöki utasításban vagy az elnök írásbeli meghatalmazásával kiadmányozási joggal felruházott személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

146. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő vagy ügyintéző az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

147. Az ügyintéző és annak közvetlen vezetője a papíralapú kiadmánytervezet irattári példányát szignójával látja el. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. A papíralapú, kiadmányozott irat irattári példányának minden esetben az ügyiratban kell maradnia.

148. A kiadmányozó neve mellett feltüntetett „s. k.” jelzés hitelesítésére a jogi feladatokért felelős szervezeti egység vezetője, távollétében, akadályoztatása esetén a helyettesítésére kinevezett vagy meghatalmazott munkatárs jogosult, aki „s. k.” jelzés esetén az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

149. A kiadmányozásra jogosult munkatársak érvényes aláírásmintáinak nyilvántartásáról az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység, a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartásának vezetéséről az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik.

150. A hivatali levelezés során az iratokat, a hivatali iratokon megjelenő azonos alaki elemek használata érdekében, a külön szabályozásban meghatározott iratminták adattartalma alapján – különös figyelemmel az irat záradékolására – kell elkészíteni.

151. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján a kezelésére vonatkozó utasítások iraton való feltüntetésével az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) „Saját kezű felbontásra!”,

b) „Más szervnek nem adható át!”,

c) „Nem másolható!”,

d) „Kivonat nem készíthető!”,

e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,

f) „Zárt borítékban tárolandó!”,

valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás.

152. A kiadmányozást követően az iratot dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell, és fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe.

153. Az NKFI Hivatal kizárólag elektronikus aláírással kiadmányozza a Közszolgálati Szabályzatban meghatározott munkáltatói intézkedéseket, így különösen:

a) közszolgálati jogviszony és munkaviszony létesítésének dokumentuma (kinevezés, munkaszerződés),

b) közszolgálati jogviszony módosítása (így különösen: az alapilletmény eltérítésének megállapítása, címadományozás vagy annak visszavonása, a munkatárs magasabb besorolási fokozatba sorolása, a képzettségi és idegennyelvtudási-pótlék megállapítása),

c) munkaviszony módosítása (így különösen: munkaszerződés módosítása),

d) közszolgálati jogviszony megszűnésével és megszüntetésével kapcsolatos jognyilatkozat (így különösen: jogviszony megszüntetése közös megegyezéssel, áthelyezéssel, felmentéssel, lemondással, azonnali hatállyal próbaidő alatt),

e) munkaviszony megszűnésével és megszüntetésével kapcsolatos jognyilatkozatok (így különösen: munkaviszony megszüntetése közös megegyezéssel, felmondással, azonnali hatállyal próbaidő alatt),

f) fegyelmi, kártérítési ügyben hozott határozat,

g) sérelemdíj megfizetése ügyében hozott határozat,

h) az összeférhetetlenség megszüntetésére irányuló felszólítás,

i) fizetési felszólítás.

154. A kiadmányozáshoz a jelen Szabályzatban meghatározott bélyegzőt, elektronikus irat esetén az erre biztosított elektronikus aláírást kell használni.

155. A kiadmányozás rendjéről a Szervezeti és Működési Szabályzat rendelkezik.

20. Az iratok továbbítása, postázása (expediálás)

156. Expediálni csak – az erre jogosult által, az iratkezelési szoftverben is dokumentált módon – kiadmányozott iratokat (a továbbiakban: kiadmány) szabad.

157. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit az ügykezelő részére. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott és, amennyiben van, valamennyi mellékletével ellátott ügyiratot vehet át. A kiadmányt a szervezeti egység ügykezelője átadókönyvvel továbbítja a kezelő részére.

158. A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú átadókönyvet visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

159. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

160. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

161. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

162. A postai úton továbbítandó iratok és egyéb küldemények feladásáról a kezelő gondoskodik az iratkezelési szoftverben megadott adatok alapján, majd rögzíti az expediálás tényét az iratkezelési szoftverben. Amennyiben az adatok alapján a címzés nem állapítható meg vagy hiányos, a kezelő felkéri az irat ügyintézőjét a pontosításra, a hiányosságok pótlására. Az ügyintéző a kezelő pontosításra vonatkozó kérését köteles haladéktalanul teljesíteni.

163. Az iratot, ha a Szabályzat másképp nem rendelkezik, borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani.

164. A boríték, illetve csomag címoldalán a mindenkor hatályos arculati szabályzat szerint fel kell tüntetni:

a) az NKFI Hivatal megnevezését és címét,

b) amennyiben az iratot nem az elnök kiadmányozta, akkor a kiadmányozó elnökhelyettest vagy szervezeti egységet,

c) az irat iktatószámát,

d) a címzett megnevezését és címét,

e) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva).

165. A futárszolgálattal küldendő és a személyes átvétellel kézbesítendő iratok és egyéb küldemények kezeléséről, nyomonkövethetőségét biztosító feladásáról vagy átadási jegyzékkel történő átadásáról az ügyintéző gondoskodik, majd rögzíti az expediálás tényét az iratkezelési szoftverben.

166. A kezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító kézbesítési okmánnyal, kezelési utasításoknak megfelelően küldi meg naponta legalább egyszer – a sürgős, azonnal jelzésűeket haladéktalanul – a címzett részére.

167. A papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus küldeményeket az E-ügyintézési tv. szerinti szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatónak kell átadni az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása és címzetthez történő kézbesítése érdekében.

168. A Kr. 57. §-ában meghatározott szervek részére szóló iratokat – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – elektronikus úton, az E-ügyintézési tv. szerinti szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón keresztül kell expediálni.

169. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

170. A kiadmányozást követően az elektronikus úton továbbítandó iratokat az irat ügyintézője megküldi az iratkezelési szoftverben megadott címzettnek, majd rögzíti az expediálás tényét. Amennyiben az expediálás e-mail útján történik és az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel (posta vagy futárszolgálat) kell megküldeni a címzettnek. Hivatali kapu útján expediálandó küldemények kezelése az iratkezelési rendszeren keresztül történik.

171. Általános Nyomtatványkitöltő (ÁNYK) vagy elektronikus űrlapkitöltés-támogatási (EÜT) szolgáltatáson keresztül küldendő iratok estében az irat ügyintézője a hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy közreműködésével végzi az expediálást.

V. FEJEZET

A KÖZPONTI IRATTÁR, SELEJTEZÉS, MEGSEMMISÍTÉS ÉS LEVÉLTÁRI ÁTADÁS

21. A központi irattár

172. Az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység működteti a központi irattárat.

173. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint az MNL-nek az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése a központi irattár feladata.

174. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas, jelen alcímben meghatározottak szerint kialakított helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

175. Az irattári helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az megfeleljen a következő követelményeknek:

a) száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható,

b) megfelelően megvilágítható,

c) levegője cserélhető,

d) benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető,

e) nem veszélyezteti közművezeték,

f) a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

176. A papíralapú iratanyag tárolására az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni.

177. A központi irattár

a) a szervezeti egységek átmeneti irattárából átveszi, őrzi és kezeli az iratokat,

b) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

c) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

178. Az NKFI Hivatal vonatkozásában a Kr.-ben meghatározott iratok tekintetében a központi irattározási feladatokat a Központi Szolgáltató látja el a miniszterrel kötött közszolgáltatási szerződés alapján. A tárgyévet követő évben a Központi Szolgáltató részére központi irattározásra átadni tervezett, 5 éven túl megőrzendő iratok mennyiségéről az NKFI Hivatal a jogszabályban meghatározott határidőre tájékoztatja a minisztert. Az NKFI Hivatal a Központi Szolgáltató számára kizárólag az előre tervezett és a miniszter által jóváhagyott mennyiségű iratot adhatja át.

22. Az iratok átmeneti és központi irattára, irattározás

179. A szervezeti egységeknél átmeneti irattár működik, amelynek vezetéséről az ügykezelő gondoskodik.

180. Az átmeneti irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget, megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani.

181. Az átmeneti és központi irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

182. A központi irattárban az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

183. Az irattározás annak az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egységnek a kötelezettsége, amely az ügy első iratát iktatta.

184. Az ügyintézőnek vagy az ügykezelőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratkezelési szoftverben (2014. január 1-je előtt iktatott iratok esetében az NKFI Hivatal jogelődjénél korábban működő Adminisztrátor szoftver kötelező használatával) – papíralapú irat esetén az előadói ív megfelelő rovatában is – rögzítenie kell az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

185. A szervezeti egységek tárgyévi befejezett ügyeinek, rendezett ügyiratainak elhelyezése az átmeneti irattárban történik.

186. Az átmeneti irattárba történő átadás-átvételt megelőzően az ügyintéző köteles az iratkezelési szabályok teljesülését ellenőrizni. Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az átmeneti irattárba helyezés céljából az ügykezelő nem vehet át. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattárazásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró szervezeti egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységeknél.

187. Az átmeneti irattárban az iratokat évenként, azon belül iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni.

188. Az átmeneti irattárból a tárgyévet megelőző év iratainak központi irattárba adását az iratkezelési szoftverben tételesen dokumentáltan és a 197. pont szerinti átadás-átvételi jegyzékkel ellátva, visszakereshetően kell végezni.

189. Az iratkezelési szoftverben feltöltött, kizárólag elektronikusan jóváhagyott iratok elektronikus módon kerülnek rögzítésre a központi irattárban is.

190. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

191. Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös rendszerben kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, adatállományok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a selejtezési időig, illetve a levéltárba adásig biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

192. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat csak a jogszabályban meghatározott adattartalommal rendelkező papíralapú kísérőlappal együtt lehet irattározni. Az adathordozó felületén végleges módon fel kell tüntetni a rögzítésre került irat iktatószámát.

193. Elektronikus módon őrzött iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

194. A központi irattár csak a lezárt, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit veszi át a szervezeti egységektől.

195. A központi irattár a papíralapú ügyiratokat:

a) eredeti alakjukban,

b) – iktatott irat esetén – előadói ívben elhelyezve,

c) szervezeti egységenként,

d) a keletkezés, az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,

e) az átadás-átvételi jegyzék kíséretében

veszi át, és évszámonként számozott irattároló dobozokban őrzi. A számozást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni, amely a naptári év végéig folyamatos, emelkedő sorszámmal folytatódik [....(év)/1].

196. Az irattárazás során ellenőrizni kell, hogy az ügyiratban, illetve – amennyiben van – az előadói íven szereplő adatok megegyeznek-e az elektronikus iktatókönyvben szereplő adatokkal. Irattárazásra történő továbbítás csak akkor lehetséges, ha az ügyiratban lévő iratok és az elektronikus iktatókönyvben iktatott iratok összhangban vannak egymással, és ha a kiadmányozott iratok, valamint azok a bejövő iratok, amelyek elektronikus formában történő csatolása szükséges, elektronikus formában csatolva lettek az elektronikus ügyirathoz.

197. Az iratok központi irattári átadásakor két példányban kell elkészíteni az átadó szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző vagy ügykezelő és az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt központi irattáros által aláírt, 3. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzéket. A nem selejtezhető iratjegyzék egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot átadó szervezeti egységé, amelynek megőrzéséről az iratot átadó szervezeti egység vezetője gondoskodik.

198. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell.

199. A központi irattárba helyezett, nem elektronikusan tárolt iratokról nyilvántartást kell vezetni oly módon, hogy abból az iratok fizikai fellelhetősége egyértelműen meghatározható legyen. Az iratkezelési szoftverben a központi irattár részére történő átadást ilyenkor is dokumentálni kell. A nyilvántartást raktári egység szintjén kell készíteni, amely tartalmazza:

a) a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát;

b) a raktári egység irattári helyének azonosítóját;

c) szükség esetén az egy raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát;

d) amennyiben van ilyen, akkor a kiselejtezett és a levéltárba átadásra került iratok iktatószámát és a kiselejtezés vagy a levéltárba adás jegyzőkönyvének adatait.

200. Az NKFI Hivatal dolgozói a szervezeti egység vezetőjének engedélyével a központi irattárból hivatalos használatra a 4. melléklet szerinti iratkikérő lappal bármikor kikérhetnek a szervezeti egységhez tartozó feladatok ellátásához szükséges papíralapú iratokat (a továbbiakban: iratkölcsönzés). A különös iktatókönyvekben iktatott irat csak az adott iratért felelős szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával kölcsönözhető. Az iratkölcsönzést utólag is ellenőrizhető módon, az iratkölcsönzési naplóban dokumentáltan kell végezni. Az átvételt igazoló 5. melléklet szerinti iratpótló lapokat az irattárban a visszaérkezésig az irat helyén kell tárolni.

201. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

b) a raktári egység irattári helyének azonosítója,

c) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,

d) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),

e) a kiemelés ideje (év, hó, nap),

f) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,

g) a kiemelést végző neve,

h) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

i) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

j) a visszahelyezést végző neve, valamint

k) az engedélyező neve.

202. Az irattárból iratot – a levéltárak vagy a törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül – véglegesen csak az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján szabad kiadni, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.

23. Selejtezés

203. A központi irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével kell selejtezni. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

204. Az irat selejtezését az adott ügyben legkésőbb keletkezett irat keletkezésének évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

205. Az MNL selejtezési engedélyének beszerzéséért az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik. Az iktatott, irattári tételszámmal rendelkező lejárt megőrzési idejű iratokat csak a központi irattár selejtezheti.

206. Az iratselejtezés elvégzésére az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője legalább háromtagú selejtezési bizottságot hoz létre. A selejtezési bizottság egyik tagja irattárazási feladatokat ellátó munkatárs kell, hogy legyen, másik két tagjára az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője tesz javaslatot.

207. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

208. A selejtezés során ellenőrizni kell az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását, valamint a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

209. Az iratselejtezésről 3 példányban a háromtagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője által jóváhagyott, valamint az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott, 6. melléklet szerinti selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyekből 2 példányt iktatás után a központi irattár megküld az MNL-nek selejtezési engedélyeztetés végett.

210. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok évkörét, tételszámát, az irattári tétel címét, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

211. Az MNL az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

212. A nyilvántartásba vett iratok ügyintézést már nem igénylő többes példányainak selejtezéséről, megsemmisítéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

213. A selejtezés tényét és időpontját az iratkezelési szoftver megfelelő rovatába be kell vezetni.

24. Megsemmisítés

214. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről. A Kr.-ben és az NKFI Hivatal által a Kr. alapján kötött megállapodás szerinti esetben az NKFI Hivatal intézkedik a Központi Szolgáltató felé az iratok megsemmisítése iránt.

215. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.

216. A kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység koordinálja.

217. A selejtezéshez biztosított eszközben kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A selejtezéshez biztosított eszközt úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.

25. Az iratok levéltárba adása

218. A központi irattár – a Kr.-ben meghatározott körben a Központi Szolgáltatón keresztül – gondoskodik a maradandó értékű, nem selejtezhető iratoknak – a határidő nélkül őrizendők kivételével – az MNL-nek történő átadásáról.

219. Az MNL számára átadandó papíralapú iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv alapján a 7. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egység szerint, tételjegyzékkel együtt kell átadni a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az MNL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

220. Ha levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szükség van, vagy ha az MNL az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.

221. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK AZ NKFI HIVATAL VAGY SZERVEZETI EGYSÉGE MEGSZŰNÉSE,
FELADAT-HATÁSKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA ESETÉN

222. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni az NKFI Hivatal megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

223. Ha jogszabály a feladatkört a szervezeten kívüli szervezetre ruházta, az iratokat az átvett feladatkör szerinti irattári tételenként szabad megosztani és az iratátadást az MNL egyetértésével elvégezni, a folyamatban lévő átadással érintett ügyeket a feladatkört átvevő szervezetnek, az átadott feladatkört nem érintő iratokat a központi irattárnak kell leadni.

224. Ha az NKFI Hivatal jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetve selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

225. Amennyiben a megszűnt szervezeti egység feladatait a szerven belül más szervezeti egység veszi át, és van olyan irat, amelynek leadására a központi irattár részére még nem került sor, ezeket a jogutód szervezeti egység veszi át.

226. Ha a szervezeti egység által ellátott feladatok több szervezeti egység között megosztásra kerülnek, az ügyiratokat a feladattal összefüggő irattári tételenként kell a feladatot átvevő szervezeti egységek között megosztani, amennyiben ez nem lehetséges, az iratokat az a szervezeti egység veszi át, amelyet a közös vezető kijelölt, ha pedig ilyen vezető nincs, a kijelölést az NKFI Hivatal elnöke végzi el.

227. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét másik szervezeti egység nem veszi át, a lezárt, de még le nem adott iratokat a hozzájuk tartozó iratkezelési segédletekkel együtt a központi irattárnak kell leadni. A le nem zárható iratokat az elnök által meghatározott szervezeti egységnek kell átadni.

228. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő stb.) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

229. A jelen alcímben szabályozott esetekben az átadás-átvételről jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, amelynek másolati példányát az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. Az ügyiratok átadás-átvételét az iratkezelési szoftverben is dokumentálni kell.

230. A munkatárs a kezelésében lévő iratanyag hiányossága esetén annak megszüntetéséig (felmentés esetén legfeljebb a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthető a munkavégzési kötelezettség alól.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

26. Az iratsablonok, az irattervezetek és az iratok javítása

231. Az NKFI Hivatal saját készítésű iratok tekintetében iratsablonokat használ. Az iratsablonok az NKFI Hivatal közös hálózati meghajtójáról közvetlenül elérhetőek.

232. Az iratok készítése során figyelemmel kell lenni a kommunikációs és a hivatali arculatra vonatkozó külön szabályozásokban, utasításokban foglaltakra.

233. Az iratsablonok kezeléséért és közzétételéért a kommunikációs feladatokért felelős szervezeti egység vezetője a felelős. A sablonok módosításához, illetve új sablonok létrehozásához az NKFI Hivatal elnökének jóváhagyása szükséges.

234. A papíralapú iratokon az irat elfogadását követően észlelt számítási hiba, név- vagy szóelírás esetében az irat készítője vékony vízszintes vonallal áthúzza a javításra szánt részt úgy, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon, majd fölé írja kézzel a helyes számot, szót, nevet stb., majd a javítást dátummal és saját szignójával látja el. A javítás tényét az iratkezelési szoftverben megjegyzéssel jelezni kell, pontosan leírva, hogy mi és mire került javításra, a bejegyzést kizárólag a javítást ténylegesen végző munkatárs teheti meg.

235. A jóváhagyásra felterjesztett, de el nem fogadott, valamint javításra visszaküldött papíralapú iratot az ügyintéző köteles áthúzni. A jóvá nem hagyott példányokat, illetve a munkaanyagokat az irat jóváhagyását követően iratmegsemmisítővel le kell darálni. Az elektronikus módon kezelt iratok esetén a vezetői utasításnak megfelelően kell eljárni. Az elutasítást az elutasító vezetőnek minden esetben iratkezelési szoftverben rögzítetten indokolni kell.

236. A munkavégzés során a szervezeti egységnél keletkezett papíralapú munkaanyagok és irattervezetek, amelyeket az irathoz nem csatolnak, iratmegsemmisítő géppel történő megsemmisítéséről az ügykezelő vagy ügyintéző gondoskodik.

27. A hivatalos bélyegzők

237. Az NKFI Hivatal hivatalos számozott körbélyegzőjének felső részén a „Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal”, közepén Magyarország címere szerepel.

238. Az elnök részére biztosított körbélyegzőn a 237. pontban meghatározottak mellett a körbélyegző alsó részén az „Elnök”, az elnökhelyettesek bélyegzőjén a körbélyegző alsó részén az „Elnökhelyettes” szövegrész szerepel.

239. Az elnök, az elnökhelyettesek és a nemzetközi feladatokat ellátó szervezeti egység angol nyelvű bélyegző használatára is jogosult, más szervezeti egység részére az elnök engedélye alapján angol nyelvű bélyegző is beszerezhető.

240. A körbélyegző a kiadmányok kiadmányozási rend szerinti hitelesítéséhez használható.

241. A szervezeti egységek részére sorszámmal ellátott bélyegzők megrendeléséről a gazdasági (beszerzési) feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik.

242. A kiadmányozáshoz szükséges körbélyegzők naprakész nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység, szükség szerint a gazdasági (beszerzési) feladatokért felelős szervezeti egységgel és az azokat használó szervezeti egységekkel együttműködve gondoskodik.

243. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó szervezeti egység megnevezését, valamint a bélyegző használatára jogosult személy nevét, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon a bélyegzőt átadó és az azt átvevő személy nevét, aláírását, a bélyegző őrzéséért felelős személy nevét és aláírását, valamint a visszavétel, továbbá a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

244. A szervezeti egység vezetője gondoskodik

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő haladéktalan átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

245. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért. A körbélyegzőt a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A nyilvántartásba vett bélyegzőket az NKFI Hivatal székhelyéről vagy hivatalos telephelyeiről (a továbbiakban együtt: hivatali épület) csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez a hivatali épületen kívüli munkavégzéshez elengedhetetlen. A beosztott munkatárs a bélyegzőt kizárólag a közvetlen felettese engedélyével vihet ki a hivatali épületből.

246. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett, vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében

a) a bélyegző használója írásban értesíti az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét,

b) az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

c) az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban feltünteti,

d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

247. A jelen alcímben meghatározottakon túl további bélyegzők is használhatóak. Ezek igénylésére, kiosztására és nyilvántartására a jelen alcímben meghatározottakat megfelelően alkalmazni kell.

248. A jogviszony megszűnése esetén az Elszámoló lapon rendelkezni kell a leadott bélyegzőkről.

28. Az iratkezelési szabályok az elektronikus iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

249. A rendszeradminisztrátor az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén soron kívül értesíti a munkatársakat az iratkezelési szoftver leállásáról és arról, hogy a Szabályzatban az iratkezelési szoftver üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

250. Üzemzavar esetére központi papíralapú érkeztetőkönyvet és iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 48 órán keresztül akadályba ütközik. Az érkeztető- és iktatókönyvvel kapcsolatos feladatokat a kezelők végzik.

251. A sürgős, azonnal, soron kívül jelölésű küldeményeket a 250. ponttól eltérően, haladéktalanul kell nyilvántartásba venni.

252. A papíralapú érkeztető- és iktatókönyv beszerzéséről, hitelesítéséről az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik.

253. Az érkeztetés során az „ÉRKÜZ”, iktatás során az „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést a 86. pontban rögzítetteken túl alkalmazni kell (pl. ÉRKÜZ-111/2015; NKFIH/233-1/2015/ÜZ). Amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

254. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszeradminisztrátor értesíti a munkatársakat az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelési szoftverben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

255. A helyreállt iratkezelési szoftverben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell. Az irat ügyintézője köteles az üzemzavar alatt érkeztetett, iktatott iratot az iratkezelési szoftverbe átvezetni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal jelezni kell.

256. Papíralapú érkeztető- és iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.

257. Téves iktatás esetén a papíralapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, a „Téves iktatás” rávezetésével, keltezéssel és aláírással oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.

258. Az üzemzavar esetén használt érkeztető- és iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

259. Az üzemzavar esetén használt érkeztető- és iktatókönyvben az év végén az érkeztetésre felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően a kezelő és az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének aláírásával és az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni.

29. A humánpolitikai tárgyú iratok kezelésére vonatkozó eltérő szabályok

260. A humánpolitikai feladatokkal kapcsolatban iratokat csak a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetője, a humánpolitikai referensek, valamint a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetője vagy az elnök által erre kijelölt munkatárs iktathat. Az ilyen iratok kezelésére minden évben különös iktatókönyvet kell létrehozni (a továbbiakban: HR iktatókönyv). Az ilyen tárgyú iratok iktatószámában az iktatókönyvre utalásnál az NKFIH rövidítést kiegészítve az NKFIH-HU rövidítést kell alkalmazni [NKFIH-HU-222-1/... (év)].

261. A HR iktatókönyvhöz hozzáférés csak az elnöknek, a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetőinek, valamint a humánpolitikai referenseknek biztosítható. A felsoroltakon kívül csak az elnök engedélyével, meghatározott célra és időtartamra biztosítható a HR iktatókönyvhöz való hozzáférés, a hozzáférési jogosultságot a jogosultság-igénylőlapon kell kérelmezni és engedélyezni.

30. Pályázati iratok kezelésére vonatkozó eltérő szabályok

262. Az NKFI Hivatal által kezelt, közfinanszírozású támogatás iránt benyújtott pályázatokkal és a támogatássokkal összefüggő iratok (jelen alcím alkalmazásában a továbbiakban: pályázati irat) kezelésére az általános szabályokat az e pontban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

263. A pályázati iratok kezelésére minden évben külön iktatókönyvet kell létrehozni (a továbbiakban: pályázati iktatókönyv). A pályázati iktatókönyvben iktatott iratok esetén az iktatószám a különös iktatókönyvre utaló megjelölést is tartalmazza.

264. A pályázati iratokat pályázati kérelmenként elkülönítetten kell nyilvántartani úgy, hogy a különböző évben, de ugyanazon kérelemmel, illetve támogatással összefüggésben keletkezett iratokat egy iktatószámon kell nyilvántartani.

265. Adott évben létrehozott pályázati iktatókönyvet abban az évben kell lezárni, amikor az abban iktatott valamennyi pályázati irat lezárásra került.

266. A pályázati iratokkal kapcsolatos dokumentumkezelés az erre a célra rendszeresített pályázatkezelő szakrendszerek alkalmazásával történik, így a pályázati iratok érkeztetési és iktatása során nem kell alkalmazni az NKFI Hivatalhoz érkező küldemények és az NKFI Hivatalnál iktatott iratok szkennelésére és feltöltésére vonatkozó szabályokat.

267. A pályázati iratokat abban az évben kell lezárni és a központi irattár részére átadni, amikor a benyújtott pályázattal, illetve támogatással összefüggésben, a továbbiakban irat keletkezése már nem várható.

268. A 266. pontra tekintettel a pályázati iratok irattárazása során nem szükséges az egyes ügyiratok elektronikus formában történő csatolásának ellenőrzése, ezen iratok irattárazásra történő továbbítása és irattárba helyezése akkor is lehetséges, ha az ügyiratban lévő iratok elektronikus formában nem kerültek csatolásra.

31. Az elektronikus iratok kezelésének különös szabályai

269. Az elektronikus iratok kezelésére az általános szabályokat az e pontban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

270. Az elektronikus irat abban az esetben tekinthető hitelesnek, ha megfelel az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben előírt dokumentumhitelességi követelményeknek.

271. Az elektronikus postafiókra, illetve hivatali kapura érkező küldemény érkeztetését az iratkezelési szoftverben végre kell hajtani.

272. Az elektronikus küldemények megnyithatóságának (olvashatóság) ellenőrzését az általános szabályok szerint kell elvégezni.

273. Az elektronikus úton, nem a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét minden esetben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

274. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés-szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

275. Téves címzéssel, sikertelen vagy helytelen kézbesítéssel érkezett küldeményekkel kapcsolatban a Kr. 26. §-a, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer által tévesen továbbított küldemény esetében a Kr. 38/D. § (1a) bekezdése szerint kell eljárni.

276. A levelezőrendszeren érkezett és az NKFI Hivatal feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mailt automatikusan áthelyezve kell az iratkezelési szoftver érkeztető nyilvántartásában megjeleníteni.

277. A gépi hivatali kapun érkezett küldemények az iratkezelési szoftver megfelelő érkeztető könyvébe automatikusan érkeztetésre kerülnek. Az érkeztető könyvet a kezelők figyelemmel kísérik, és a küldeményeket a címzett részére továbbítják. A címzettek kötelesek a küldemények Szabályzat szerinti további kezeléséről gondoskodni.

278. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni, és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

279. Az elektronikus iktatókönyvben tárolt elektronikus ügyiratok esetében a jogosult felhasználók a jogosultságuknak megfelelően betekinthetnek az ügyiratokba és azok irataiba, azokról elektronikus vagy papíralapú másolatot készíthetnek. Az iratkezelési szoftvert úgy kell kialakítani, hogy az biztosítsa, hogy a betekintés naplózása minden esetben megtörténjen.

280. Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azokat az iktatószámokat, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok kerültek iktatásra.

281. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

282. Elektronikus kapcsolattartást választó természetes személy, illetve az E-ügyintézési törvény szerint elektronikus ügyintézésre kötelezett szerv részére elektronikus ügyintézés keretében – az érintett személy, illetve szerv Rendelkezési Nyilvántartás szerinti elérhetőségére – elektronikus aláírással kiadmányozott válaszlevelet kell megküldeni a hivatali kapun keresztül.

283. Törekedni kell arra, hogy a Kr. 57. §-ában meghatározott szervek részére szóló iratok – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – elektronikus aláírással kiadmányozott elektronikus iratként készüljenek és kerüljenek megküldésre e szervek részére.

284. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén kell továbbítani a címzett részére.

285. Az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver kiadmányozási felületén a megfelelő „Hivatali kapu” vagy „Cégkapu” expediálási mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

286. Biztonságos kézbesítési szolgáltatással nem rendelkező címzettek részére a válaszlevelet a „Hivatali kapu postán keresztül” expediálási mód kiválasztásával kell megküldeni.

287. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

288. Ha kétség merül fel, hogy az ügyfél az elektronikus iratot megkapta, annak elküldését haladéktalanul meg kell újra kísérelni, illetve más módon (pl. telefonon keresztül) ellenőrizni kell a kézbesítést.

289. Elektronikus úton küldött irat továbbításának tényét, időpontját, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével rögzíteni kell az iratkezelési szoftverben.

290. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles példányát kell megküldeni a címzettnek.

291. A Kr. 2. mellékletében, valamint a 2. mellékletben felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

292. Elektronikus ügyiratok irattárazása az iratkezelési szoftver alkalmazásával történik.

293. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

294. Az elektronikus irattárazást végző munkatárs az irattárazást megelőzően ellenőrzi, hogy az elektronikus iktatókönyvbe a szükséges adatok és információk fel lettek-e jegyezve, szükség esetén a hiányzó feljegyzéseket pótolja.

295. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.

296. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

297. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését – így olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság – biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

298. Elektronikus dokumentumok esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik.

299. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszeradminisztrátor archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár – az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység közreműködésével – roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárással érintett iktatókönyvek és elektronikus iratok korábbi (legutolsó) archivált elektronikus adathordozóit, amiről jegyzőkönyvet vesz.

300. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát, visszakereshetőségét mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

301. Elektronikus iratokat, a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, visszakereshetőség, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.

32. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetőjétől átvett
papíralapú küldemények kezelése

302. A Kr. 38/D. § (3) bekezdésében meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett részére történő dokumentált átadásáról az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik.

303. A címzett szervezeti egység gondoskodik az átvett iratoknak – a már elektronikus úton beérkezett irat alapján nyilvántartásba vett – ügyiratban történő elhelyezéséről és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezeléséről.

33. Elektronikus aláírásokkal kapcsolatos rendelkezések

304. Az elektronikus iratkezeléshez biztosítani kell az elektronikus aláírások kezelését, a kiadmányozásra jogosultaknak igény esetén biztosítani kell, hogy elektronikus aláírási jogosultsággal rendelkezzenek.

305. Elektronikus aláírást az igénylő, valamint az igény jóváhagyására jogosult vezető aláírásával kell igényelni az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység közreműködésével.

306. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység az elektronikus aláírásokról – a jogosultságigénylő lapon szereplő adatok alapján – nyilvántartást vezet, és gondoskodik

a) a tanúsítványok megújításáról,

b) új tanúsítványok igényléséről,

c) a visszavonási kötelezettségek ellátásáról.

307. Az aláírásokat a szolgáltatótól közvetlenül a felhasználó veszi át. Az elektronikus aláírás használatáról az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység erre kijelölt munkatársa az átvételt követően tájékoztatja a felhasználót.

308. Amennyiben az elektronikus aláírás lejár, és annak meghosszabbítására nem kerül sor, az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik az elektronikus aláírás-tanúsítvány tanúsítványtárból való törléséről, minősített aláírás esetén az eszköz visszavételéről és a tanúsítvány érvényességének megszüntetéséről.

309. Elektronikus aláíráshoz tartozó jelszó zárt, biztonságos, mások által nem hozzáférhető helyen való tárolásáért a felhasználó felelős. Amennyiben a szolgáltatás lejárt, vagy rendkívüli esemény miatt végleg visszavonásra került, a jelszót tartalmazó irat megsemmisítéséről a felhasználónak kell gondoskodnia.

34. Egyéb rendelkezések

310. A jelen utasítás rendelkezéseit az NKFI Hivatal elnöke által kiadott iratkezelési szoftver felhasználói kézikönyvben foglaltakkal együttesen kell alkalmazni.

VIII. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

311. Ez az utasítás 2019. január 1-én lép hatályba.

312.²

1. melléklet a 10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasításhoz

A NEMZETI KUTATÁSI, FEJLESZTÉSI ÉS INNOVÁCIÓS HIVATAL IRATTÁRI TERVE

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

Sor- szám	A. Tétel- szám	B. A tétel tárgya	C. Selejtezési idő (az irat keletkezésétől számítva)	D. Levéltárba adás ideje
01. ÁLTALÁNOS ÉS JOGI ÜGYEK
1.	0101	A Hivatal Alapító Okirata és az ahhoz közvetlenül kapcsolódó iratok	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
2.	0102	A Hivatal tevékenységével kapcsolatos jogszabályok és azok előkészítő iratai	Nem selejtezhető	15 év
3.	0103	A Hivatal normatív utasításai (elnöki utasítás) és előkészítő iratai	Nem selejtezhető	15 év
4.	0104	Jogi iránymutatások, körlevelek, irányelvek, állásfoglalások (külső)	Nem selejtezhető	15 év
5.	0105	Országgyűlési beszámoló, Magyarország Kormánya részére előterjesztések, jelentések	Nem selejtezhető	15 év
6.	0106	A Hivatal éves munkaterve	Nem selejtezhető	15 év
7.	0107	A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata és az ahhoz közvetlenül kapcsolódó iratok	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
8.	0108	A Hivatal további belső irányításának eszközei (belső szabályzat, elnöki körlevél, tájékoztató és azok előkészítő iratai)	10 év	–
9.	0109	A Hivatal főosztályi ügyrendjei	Nem selejtezhető	15 év
10.	0110	A Kormány munkaterveihez javaslatok, valamint az ezekből adódó feladatok: lejáró határidejű feladatok	10 év	–
11.	0111	Más államigazgatási szervek által készített előterjesztések, jogi szabályozások, jogszabálytervezetek, jogi és szakmai iránymutatások	5 év	–
12.	0112	Peres és nemperes eljárások, képviselet ellátása, végrehajtási ügyek	40 év	–
13.	0113	Szerződésekkel kapcsolatos ügyek	5 év	–
14.	0114	Nemzetközi szerződések és nemzetközi együttműködési megállapodások és azok teljesítésével kapcsolatos ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
15.	0115	Egyéb jogi ügyek	15 év	–
16.	0116	Közérdekű adatszolgáltatással kapcsolatos megkeresések	10 év	–
17.	0117	Jogi állásfoglalások	5 év	–
18.	0118	Panaszokkal kapcsolatos jogi vonatkozású ügyek	5 év	–
19.	0119	A kutatószervezetek akkreditációs eljárásával, fogadási megállapodásokkal kapcsolatos ügyek	5 év	–
20.	0120	Adatvédelemmel kapcsolatos ügyek	5 év	–
21.	0121	Az NKFI Hivatal vezetője személyének változásával kapcsolatos átadás-átvételi jegyzőkönyv és kapcsolódó ügyek iratai	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
22.	0122	Szervezeti integritást sértő eseményekkel és kockázatkezeléssel kapcsolatos ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
23.	0123	Ellenőrzési nyomvonal és kapcsolódó ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
24.	0124	Mintaszerződések és egyéb iratminták	5 év	–
02. IGAZGATÁSI, ÜGYVITELI, SAJTÓ- ÉS STATISZTIKAI ÜGYEK
1.	0201	A Hivatal elnöki értekezleteinek dokumentumai (anyagai, jegyzőkönyvei stb.)	Nem selejtezhető	15 év
2.	0202	A Hivatal elnökhelyettesi értekezletek dokumentumai (anyagai, jegyzőkönyvei stb.)	Nem selejtezhető	15 év
3.	0203	Vezetői munkaértekezlet dokumentumai (anyagai, jegyzőkönyvei stb.)	Nem selejtezhető	15 év
4.	0204	Főosztályi értekezlet dokumentumai	15 év	–
5.	0205	Miniszterelnökséggel, Országgyűléssel, illetve bizottságaival, minisztériumokkal és más országos hatáskörű szervekkel való kapcsolattartás iratai	15 év	–
6.	0206	A Hivatal szervezeti egységeinek működésével kapcsolatos adminisztratív ügyek (tájékoztatók, közlemények, adatközlések stb.)	5 év	–
7.	0207	A Hivatal szervezeti egységeinek működésével kapcsolatos elvi és szakmai ügyek	Nem selejtezhető	15 év
8.	0208	Tanácsadó testületek, bizottságok működése, azokban képviselet ellátása, továbbá az ezzel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15 év
9.	0209	Kapcsolattartás a civil szférával	15 év	–
10.	0210	Alapokkal, alapítványokkal, közalapítványokkal kapcsolatos ügyek	15 év	–
11.	0211	Hivatali érdekegyeztetés	Nem selejtezhető	15 év
12.	0212	Statisztikai jelentések, adatszolgáltatások, éves összesítő jelentések, statisztikai összefoglalók, előkészítő anyagok	Nem selejtezhető	15 év
13.	0213	Közérdekű adatok kötelező közzétételével kapcsolatos ügyek	5 év	–
14.	0214	Tudományos rendezvények, szakmai kiállítások (hazai és nemzetközi) ügyei	10 év	–
15.	0215	Sajtótájékoztatók ügyei	10 év	–
16.	0216	Helyreigazítási nyilatkozatok, sajtószemle, hivatali tájékoztatók	5 év	–
17.	0217	Meghívók kiállításra, színházi bemutatóra, konferenciai részvételre stb.	2 év	–
18.	0218	Előadások tartására felkérés – az előadás anyaga	10 év	–
19.	0219	Előadások tartására felkérés – adminisztratív ügyek	3 év	–
20.	0220	Fővédnökségre felkérés	10 év	–
21.	0221	A Hivatal honlapjának kialakításával, szerkesztésével kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
22.	0222	A Hivatal kiadmányainak megjelentetése	5 év	–
23.	0223	A Hivatal PR-ügyei, arculati elemeinek megtervezése	5 év	–
24.	0224	A Hivatalhoz téves címzéssel vagy helytelen kézbesítéssel érkezett küldemények	3 év	–
25.	0225	A Hivatal nem jogi természetű, egyéb állásfoglalásai	5 év	–
26.	0226	Közérdekű bejelentésekkel kapcsolatos, nem jogi vonatkozású, egyéb ügyek	5 év	–
03. HUMÁNPOLITIKAI ÜGYEK
1.	0301	Személyi iratok: kinevezés, kinevezésmódosítás, munkaszerződés, megbízási szerződés, illetménymegállapítás, helyettesítési díj megállapítás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, átirányítás, kirendelés, tartós külszolgálatra rendelés, fizetés nélküli szabadság megállapítása, esküokmány, munkaköri leírás, összeférhetetlenségi nyilatkozat, engedély, bejelentés munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony létesítésével összefüggésben, jubileumi jutalom megállapítás, jogviszonymegszűnés, jogviszony-megszüntetés	50 év	–
2.	0302	Ügykezelői alapvizsga, közigazgatási alap- és szakvizsga kötelezettséggel kapcsolatos iratok	10 év	–
3.	0303	Továbbképzési, képzési, átképzési, közigazgatási vezetőképzési ügyek	5 év	–
4.	0304	Teljesítményértékelés, minősítés	50 év	–
5.	0305	Címzetes vezető-tanácsosi, címzetes főtanácsosi, címzetes vezető- főtanácsosi, címzetes főmunkatársi, szakmai és közigazgatási tanácsadói, szakmai és közigazgatási főtanácsadói címek adományozásával kapcsolatos ügyek	50 év	–
6.	0306	Kitüntetések, kitüntető címek, díjak adományozásával kapcsolatos iratok	50 év	–
7.	0307	Fegyelmi és kártérítési ügyek	50 év	–
8.	0308	Jutalmazási ügyek	50 év	–
9.	0309	Cafetéria-nyilatkozat	5 év	–
10.	0310	Tanulmányi szerződések	10 év	–
11.	0311	Szociális és egyéb juttatási ügyek	10 év	–
12.	0312	Munkakörátadás-átvétel során készült jegyzőkönyv	5 év	–
13.	0313	Illetményelőleg	2 év	–
14.	0314	Munkáltatói igazolás	2 év	–
15.	0315	Rendkívüli munkavégzés nyilvántartása	5 év	–
16.	0316	Jelenléti ívek és a szabadság nyilvántartása	5 év	–
17.	0317	Pályázati kiírások, beadott pályázatok	5 év	–
18.	0318	Munkabaleseti jegyzőkönyv	5 év	–
19.	0319	Vagyonnyilatkozat	*	–
20.	0320	Egyéb közszolgálati és munkajogi jogviták (kivéve peres és nemperes eljárások)	30 év	–
* Amennyiben a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnt, vagy a kötelezett új vagyonnyilatkozatot tett, az őrzésért felelős a vagyonnyilatkozat általa őrzött példányát 8 napon belül a kötelezettnek visszaadja.
04. ELLENŐRZÉSEKKEL, VIZSGÁLATOKKAL KAPCSOLATOS ÜGYEK
1.	0401	Az ellenőrzés szakmai, módszertani anyagai (Belső Ellenőrzési Kézikönyv)	10 év	–
2.	0402	Stratégiai és éves tervezési feladatok	Nem selejtezhető	15 év
3.	0403	A Hivatalban végzett belső ellenőrzések anyagai	Nem selejtezhető	15 év
4.	0404	A Hivatalban végzett belső ellenőrzések háttéranyagai	10 év	–
5.	0405	A belső ellenőrzés által nyújtott kiemelt és átfogó tanácsadói tevékenységről készült jelentések	15 év	–
6.	0406	Egyéb, a belső ellenőrzés működésével kapcsolatos ügyek iratai, általános levelezés	5 év	–
7.	0407	Külső szervtől (ÁSZ, KEHI, NAV stb.) induló vizsgálatok anyagai	Nem selejtezhető	15 év
8.	0408	Éves ellenőrzési jelentési, beszámolási feladatok	15 év	–
9.	0409	Intézkedési tervek és az intézkedések megvalósulásával kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	15 év
05. GAZDÁLKODÁSI ÜGYEK
1.	0501	Megbízási szerződések természetes személyekkel és azok teljesítésével kapcsolatos ügyek (bérszámfejtés útján)	50 év	–
2.	0502	Egyéb szerződések, együttműködési megállapodások természetes személyekkel és azok teljesítésével kapcsolatos ügyek iratai (adószámmal rendelkezők, vállalkozók, számlát kiállítók)	8 év	–
3.	0503	Szerződések, együttműködési megállapodások gazdálkodó szervezetekkel és azok teljesítésével kapcsolatos ügyek iratai	8 év	–
4.	0504	Szerződések, együttműködési megállapodások nemzetközi szervezetekkel és azok teljesítésével kapcsolatos ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
5.	0505	Szerződések, együttműködési megállapodások hazai szervezetekkel és azok teljesítésével kapcsolatos ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
6.	0506	Egyéb szerződések, megrendelések és azok teljesítésével kapcsolatos ügyek iratai	5 év	–
7.	0507	Bérnyilvántartás (bérkarton, foglalkoztatottak illetményügyei)	50 év	–
8.	0508	Társadalombiztosítási ügyek (pénzbeli ellátások, nyugdíj)	50 év	–
9.	0509	Bér- és munkaügyi kimutatások (bérjegyzék, jelentések)	10 év	–
10.	0510	Beszámoló a fejezeti kezelésű előirányzat, a fejezet (Hivatal) és az NKFI Alap gazdálkodásáról	Nem selejtezhető	15 év
11.	0511	Beszerzések (anyagellátás és készletgazdálkodás)	5 év	–
12.	0512	Közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratok	5 év	–
13.	0513	Ingatlanügyek (bérleti szerződés, vagyonkezelői jog, hasznosítás, tervrajzok)	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
14.	0514	Leltározás	8 év	–
15.	0515	Selejtezés	8 év	–
16.	0516	Üzemeltetéssel kapcsolatos ügyek	5 év	–
17.	0517	Reprezentációs költségek elszámolása	5 év	–
18.	0518	Adó-, illeték- és vámügyek	8 év	–
19.	0519	Könyvelési bizonylatok (bank-, pénztár-, vegyes bizonylatok, főkönyvi kivonatok, analitikus nyilvántartások stb.)	8 év	–
20.	0520	Kiadmányozási, kötelezettségvállalási, teljesítésigazolási, utalványozási, valamint egyéb képviseleti és aláírási jogosultsággal kapcsolatos ügyek nyilvántartása	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
21.	0521	Nyomtatványellátási iratok – szigorú számadású nyomtatványok	5 év	–
22.	0522	Tervezés fejezeti kezelésű előirányzat, a fejezet és az NKFI Alap Költségvetési tervezés (Hivatal)	Nem selejtezhető	15 év
23.	0523	Adatszolgáltatás – egyéb	10 év	–
24.	0524	Egyéb – költségvetési iratok, költségvetési intézmény, fejezeti kezelésű előirányzat, fejezet, NKFI Alap	8 év	–
25.	0525	Kiküldetések költségeinek elszámolása	5 év	–
26.	0526	Beruházás, felújítás	15 év	–
27.	0527	Beruházás, felújítás műszaki ellenőrzése	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
28.	0528	Egyedi (kizárólagos elnöki döntéssel megvalósuló) támogatással kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15 év
29.	0529	Az NKFI Hivatal tulajdonosi joggyakorlása alá tartozó gazdasági társaságokkal kapcsolatos ügyek iratai	10 év	–
30.	0530	Személyes használatra kiadott eszközökkel kapcsolatos ügyek iratai	8 év	–
31.	0531	Személyi jövedelemadó bevallás és bizonylatai (M30)	7 év	–
32.	0532	Egyéb gazdasági ügyek	8 év	–
06. BIZTONSÁGSZERVEZÉSI ÜGYEK
A vagyonvédelemmel, illetve a rendészeti feladatokkal kapcsolatos ügyek
1.	0601	Rendészeti, vagyonvédelmi, biztonságtechnikai szemlék, bejárások, ellenőrzések dokumentumai	15 év	–
2.	602	Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos intézkedések, jelentések, a biztonságot növelő szolgálat elrendelésével kapcsolatos ügyek	15 év	–
Az élet-, tűz- és vagyonvédelmet szolgáló biztonságtechnikai berendezések, eszközök stb. létesítésének és beszerzésének, valamint korszerűsítésének ügyei
3.	0603	Jogi szabályozás előkészítése, körlevelek, felhívások, ajánlások, képzések, szakmai rendezvények ügyei	10 év	–
4.	0604	Komplex, illetve célellenőrzések, témavizsgálatok	10 év	–
5.	0605	Biztonságtechnikai pályázatok ügyei, intézkedések, állásfoglalások intézményi technikai fejlesztés, korszerűsítés ügyben	10 év	–
A tűz elleni védekezés, a műszaki mentés, valamint az ezekhez szükséges feltételek kialakítása, fenntartása ügyei
6.	0606	Tűzvédelmi ügyek, intézkedések, tájékoztatók, jelentések, beszámolók	10 év	–
7.	0607	Tűzesemények	15 év	–
Az egészséges, biztonságos munkavégzés és oktatás szakmai feltételeinek megteremtését és fenntartását szolgáló ügyek
8.	0608	Munkavédelmi intézkedések, beszámoló jelentések, statisztikák, a munkavédelmi hatóságok, szakbizottságok anyagai	5 év	–
9.	0609	Munkavédelmi ellenőrzések, szemlék dokumentumai	5 év	–
10.	0610	Azonnali jelentésre kötelezett balesetek okmányai	6 év	–
Az üzem- és energiagazdálkodással kapcsolatos ügyek
11.	0611	Energiagazdálkodási, energiastatisztikai ügyek	10 év	–
12.	0612	Üzemeltetési költségcsökkentő energiaracionalizálási pályázatok, támogatások ügyei	10 év	–
07. INFORMATIKAI ÜGYEK
1.	0701	A Hivatal egységes informatikai rendszerének kiépítése, fejlesztése	Nem selejtezhető	15 év
2.	0702	A Hivatal informatikai stratégiai, elvi ügyei	Nem selejtezhető	15 év
3.	0703	Az informatikai eszközök beszerzése, karbantartása	5 év	–
4.	0704	A Hivatal honlapjának működtetésével kapcsolatos ügyek	2 év	–
5.	0705	Biztonságtechnikai (adatmentési, adatvédelmi) ügyek	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
6.	0706	A Kormány fejlesztési programjaival kapcsolatos informatikai ügyek	Nem selejtezhető	15 év
7.	0707	Fejlesztési projektekkel kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	15 év
8.	0708	Beléptetőrendszerrel kapcsolatos jogosultságok, telefonkódok nyilvántartása	6 év	–
9.	0709	Hivatal költözéssel, ill. informatikai átállással kapcsolatos IT ügyek	10 év	–
10.	0710	A Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-vel történő együttműködés iratai	10 év	–
11.	0711	Informatikai üzemeltetéssel kapcsolatos ügyek	5 év	–
12.	0712	Informatikai jogosultságokkal kapcsolatos ügyek iratai	5 év	–
08. IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS ÜGYEK
1.	0801	Iktatókönyvek, mutatókönyvek (név, hely, tárgy)	Nem selejtezhető	15 év
2.	0802	Kézbesítőkönyv, postakönyv	10 év	–
3.	0803	Selejtezési és iratátvételi jegyzőkönyv	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
4.	0804	Bélyegző-nyilvántartás	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
5.	0805	Iratkezelési szabályzat	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
6.	0806	Az iratkezelés ellenőrzése, felügyelete (belső, levéltári)	Nem selejtezhető	Határidő nélkül
7.	0807	A minősített iratkezeléssel kapcsolatos nyílt iratok, személyi dokumentumok, nyilvántartások	Nem selejtezhető	Határidő nélkül

II. KÜLÖNÖS RÉSZ

Sor- szám	A. Tétel- szám	B. A tétel tárgya	C. Selejtezési idő (az irat keletkezésétől számítva)	D. Levéltárba adás ideje (év)
09. TÁMOGATÁSKEZELÉSI ÉS INNOVÁCIÓS ÜGYEK
1.	0901	Innovációs pályázati és pályázaton kívüli támogatási kérelmekkel kapcsolatos pályázat- és szerződéskezelési iratok (támogatási kérelmek, támogatási szerződések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, állásfoglalások, döntések, felülvizsgálatok, szakmai és pénzügyi beszámolók, levelezések, helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvek)	A projekt zárását követő 10 év	Mintavétel*
2.	0902	Támogatásban nem részesülő innovációs pályázati és pályázaton kívüli támogatási kérelmekkel kapcsolatos iratok (támogatási kérelmek, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, állásfoglalások, döntések, felülvizsgálatok, levelezések)	A támogatási döntés meghozatalától számított 5 év	–
3.	0903	2014–2020 programozási időszak operatív programjai terhére meghirdetett pályázatokkal, programokkal kapcsolatos iratok (felhívások, útmutatók, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, állásfoglalások, döntések, felülvizsgálatok)	Programozási időszak zárását követő 10 év	Mintavétel*
4.	0904	Pályázati felhívások, útmutatók	A pályázati program zárását követő 10 év	–
5.	0905	Pályázatok döntési folyamatában a szakmai bírálatok, szakmai panelek üléseinek jegyzőkönyvei, emlékeztetők, Irányító Testület üléseinek jegyzőkönyvei, döntések előterjesztése, valamint pályázati döntési listák, pályázaton kívüli döntések	Nem selejtezhető	A pályázati program zárását követő 15 év
6.	0906	Feladatkezeléssel kapcsolatos szabályzatok, eljárásrendek	15 év	–
7.	0907	Követelés érvényesítésével kapcsolatos iratok	Eljárás lezárását követő 5 év	–
10. KUTATÁS-FEJLESZTÉSI ÜGYEK
1.	1001	Kutatás-fejlesztési pályázati programokkal, pályázati és pályázaton kívüli támogatási kérelmekkel kapcsolatos iratok (támogatási kérelmek, támogatási szerződések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, állásfoglalások, döntések, felülvizsgálatok, szakmai és pénzügyi beszámolók, levelezések, helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvek)	A projekt zárását követő 10 év	Mintavétel*
2.	1002	Támogatásban nem részesülő kutatás-fejlesztési pályázati programokkal, pályázati és pályázaton kívüli támogatási kérelmekkel kapcsolatos iratok (támogatási kérelmek, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, állásfoglalások, döntések, felülvizsgálatok, levelezések)	A támogatási döntés meghozatalától számított 5 év	–
3.	1003	Hazai és külföldi kutatást támogató alapokkal és szervezetekkel való kapcsolattartás	10 év	–
4.	1004	Bizottsági, kollégiumi tagokkal, testületekkel, szakértőkkel való levelezés	5 év	–
5.	1005	Norvég alapú pályázatokkal kapcsolatos levelezés	10 év	–
6.	1006	NET pályázatokkal kapcsolatos levelezés	10 év	–
7.	1007	Döntéslisták (valamennyi osztály)	Nem selejtezhető	15 év
8.	1008	Bölcsészet- és társadalomtudományi zsűri és kollégiumi ülések emlékeztetői, jegyzőkönyvei, rangsorok	Nem selejtezhető	15 év
9.	1009	Bölcsészet- és Társadalomtudományi Osztály levelezése, belső anyagok, munkaanyagok	5 év	–
10.	1010	Agrár, környezet, ökológia, földtudományi zsűri és kollégiumi ülések emlékeztetői, jegyzőkönyvei, rangsorok	Nem selejtezhető	15 év
11.	1011	Agrár, Környezet, Ökológia, Földtudományi Osztály levelezése, belső anyagok, munkaanyagok	5 év	–
12.	1012	Matematikai, fizikai, kémiai, mérnöki tudományok zsűri és kollégiumi ülések emlékeztetői, jegyzőkönyvei, rangsorok	Nem selejtezhető	15 év
13.	1013	Matematikai, Fizikai, Kémiai, Mérnöki Tudományok Osztálya levelezése, belső anyagok, munkaanyagok	5 év	–
14.	1014	Orvosi és biológiai kutatások zsűri és kollégiumi ülések emlékeztetői, jegyzőkönyvei, rangsorok	Nem selejtezhető	15 év
15.	1015	Orvosi és Biológiai Kutatások Osztálya levelezése, belső anyagok, munkaanyagok	5 év	–
16.	1016	Pályázati felhívások, útmutatók	A pályázati program zárását követő 10 év	–
17.	1017	Feladatkezeléssel kapcsolatos szabályzatok, eljárásrendek	15 év	–
11. KAPCSOLATI ÜGYEK
1.	1101	A Hivatal innovációs szolgáltatásaival, kapcsolatépítési struktúrájával és stratégiájával kapcsolatos iratok	10 év	–
2.	1102	Az innovációs szolgáltatási platformok struktúrájával kapcsolatos iratok	10 év	–
3.	1103	Regionális hálózattal rendelkező, innovációs feladatokat ellátó hazai szervezetekkel kapcsolatos ügyek iratai	10 év	–
4.	1104	A Hivatal pályázati stratégiájával kapcsolatos iratok	10 év	–
5.	1105	Duna-régió Stratégiával kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	15 év
6.	1106	Innovációs célú nemzetközi és hazai vállalati partnerkapcsolatok fejlesztésével kapcsolatos iratok	10 év	–
7.	1107	Szakterületek ügyeivel kapcsolatos iratok	10 év	–
8.	1108	Egyedi projektek iratai	10 év	–
9.	1109	Az NKFI Alapból nyújtott támogatások odaítélésével összefüggésben előterjesztett kifogásokkal kapcsolatos iratok	10 év	–
10.	1110	Az NKFI Hivatal általános ügyfélkapcsolati feladataival kapcsolatos iratok	5 év	–
11.	1111	NKFI Alap SZÉCHENYI 2020 arculattal kapcsolatos iratok	5 év	–
12.	1112	NKFI Alap pályázati információs weboldal adminisztrátori feladataival kapcsolatos iratok	5 év	–
13.	1113	Állam- és kormányközi, valamint tárcaközi kutatás-fejlesztési munkatervek	Nem selejtezhető	15 év
14.	1114	Hivatalos nemzetközi látogatások és tárgyalások iratai	Nem selejtezhető	15 év
15.	1115	Munkaterves és munkaterven kívüli tudományos rendezvények iratai	Nem selejtezhető	15 év
16.	1116	Intézményközi közvetlen együttműködés elvi ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
17.	1117	Intézményközi közvetlen együttműködés adminisztratív ügyek iratai	5 év	–
18.	1118	Nemzetközi kapcsolatok finanszírozásának iratai	15 év	–
19.	1119	Diplomáciai jelentések	5 év	–
20.	1120	Multilaterális együttműködések iratai	Nem selejtezhető	15 év
21.	1121	Az Európai Unióval kapcsolatos ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
22.	1122	Delegációk fogadásával kapcsolatos iratok	10 év	–
23.	1123	Rendezvények szervezésével, tudományos rendezvényeken, szakmai kiállításokon való részvétellel kapcsolatos (hazai és nemzetközi) iratok	Nem selejtezhető	15 év
24.	1124	Egyéb szervezetekkel való kapcsolattartás ügyei – regionális	15 év	–
25.	1125	Egyéb szervezetekkel való kapcsolattartás ügyei – nemzetközi	15 év	–
26.	1126	Az éves utaztatási terv és az utaztatással kapcsolatos iratok	10 év	–
27.	1127	Tudomány és Technológia (a továbbiakban: TéT) ügyek, TéT Koordinációs bizottsági anyagok	15 év	–
28.	1128	Bilaterális TéT együttműködési tárgyalásokkal kapcsolatos ügyek (meghatalmazások stb.)	15 év	–
29.	1129	Bilaterális TéT egyezmények iratai	Nem selejtezhető	15 év
30.	1130	Bilaterális TéT VB ülések jegyzőkönyvei	Nem selejtezhető	15 év
31.	1131	Bilaterális TéT pályázatok iratai	10 év	–
32.	1132	A Hivatal külföldi társintézményeivel kapcsolatos ügyek	10 év	–
33.	1133	Tárgyalásjelentések, beszámolók	10 év	–
34.	1134	TéT attaséi jelentések, kiadványok, operatív anyagok, futárposta, körutasítások	15 év	–
35.	1135	TéT attaséi hírlevelek, információs kiadványok	5 év	–
36.	1136	PC és NCP ügyek iratai	10 év	–
37.	1137	Nemzetközi szervezetekben való képviseletre vonatkozó kinevező iratok	10 év	–
38.	1138	Nemzetközi programokban való részvételhez kapcsolódó iratok	10 év	–
39.	1139	Nemzetközi együttműködésekben való részvételt támogató pályázatok anyagai	10 év	–
40.	1140	TéT attaséi váltásokkal kapcsolatos iratok	15 év	–
12. STRATÉGIA ÉS PROGRAMTERVEZÉS
1.	1201	Kutatás-fejlesztési és innovációs stratégiák, intézkedési tervek és azok koncepciói	Nem selejtezhető	15 év
2.	1202	Kutatási és fejlesztési infrastruktúra stratégiák, koncepciók	Nem selejtezhető	15 év
3.	1203	Regionális és ágazati stratégiai dokumentumok, tervek, fejlesztési programok, pályázati koncepciók	Nem selejtezhető	15 év
4.	1204	Pályázati tervek és felhívások	Nem selejtezhető	15 év
5.	1205	Pályázatkezelés és pályázati bíráltatás dokumentumai (ügyrend, eljárásrend, döntés-előkészítés stb.)	Nem selejtezhető	15 év
6.	1206	Monitoring és értékelési ügyek	10 év	–
7.	1207	KFI stratégiai értékeléssel kapcsolatos ügyek (értékelési tervek, módszertan, nemzetközi együttműködések, támogatási programok értékelése, jelentések, beszámolók készítése stb.)	10 év	–
8.	1208	A programok értékelésének módszerei	10 év	–
9.	1209	Teljesítések szakmai szempontból történő véleményezése	10 év	–
10.	1210	Egyéb programok, pályázatok ügyei	10 év	–
11.	1211	Egyedi elbírálású, kiemelt fejlesztésekkel és programokkal kapcsolatos ügyek	10 év	–
12.	1212	Az innováció és műszaki fejlesztéspolitika intézményi és szabályozási rendszerére vonatkozó javaslatok, elemzések, koncepciók	10 év	–
13.	1213	A kormányzati szervektől érkezett tanulmányok, koncepciók véleményezése, a részükre készített javaslatok	10 év	–
14.	1214	A tanulmánykészítéssel kapcsolatos iratok (tanulmányterv engedélyezése, témabizottsági megbízások, ülések jegyzőkönyvei, lektorálással kapcsolatos iratok, szakmai vita jegyzőkönyve, írásbeli vélemények, elfogadott tanulmányok stb.)	10 év	–
15.	1215	OECD tudomány- és technológiapolitikai ügyek	10 év	–
16.	1216	Egyéb nemzetközi kutatási szervezetekkel kapcsolatos ügyek	10 év	–
17.	1217	A kutatás-fejlesztési hálózatokkal (klaszterek, platformok stb.), innovációs szolgáltatással kapcsolatos hazai és nemzetközi ügyek	10 év	–
18.	1218	Kezdő vállalkozásokkal, finanszírozásukkal, valamint a technológiai inkubátorokkal kapcsolatos ügyek	10 év	–
19.	1219	A stratégiai tevékenységgel közvetlenül összefüggő konferenciák, szakkiállítások szervezésével, kiadványok készítésével kapcsolatos ügyek	5 év	–
20.	1220	Egyéb innovációpolitikai ügyek	5 év	–
13. ELEMZÉSI ÜGYEK
1.	1301	Elemzésekkel, riportokkal, kiadványokkal kapcsolatos ügyek	5 év	–
2.	1302	Adatforrásokkal, együttműködésekkel kapcsolatos iratok	5 év	–
3.	1303	A KFI adattár működtetésével kapcsolatos iratok	5 év	–
4.	1304	Adatkezeléssel, adatbiztonsággal kapcsolatos iratok	5 év	–
5.	1305	A KFI adattár fejlesztésével kapcsolatos iratok	10 év	–
6.	1306	Pénzügyi forrásokkal, pályázatokkal kapcsolatos iratok	10 év	–
7.	1307	A KFI adattárral kapcsolatos koncepciók és tanulmányok iratai	Nem selejtezhető	15 év
8.	1308	Kutatási Infrastruktúrákkal kapcsolatos ügyek	10 év	–

* Mintavétel – selejtezéskor levéltári értékelés szerinti mintavétel alapján átadandó iratok.

2. melléklet a 10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasításhoz

Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető és nem expediálható küldemények

1. A tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény alapján az NKFI Hivatal alaptevékenységébe tartozó, az NKFI Alap terhére finanszírozott kutatás-fejlesztési és innovációs pályázatok teljes iratanyaga, amely tartalmazza az elnöki Tanácsadó Testület, Tudományterületi Szakmai Kollégiumok Testülete, Innovációs Testület, szakmai kollégiumok, szakértői csoportok és anonim szakértők hivatalos levelezését.

2. Az NKFI Hivatal nemzetközi pályázatainak anyagai (Költségvetési Főosztály, Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya).

3. melléklet a 10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasításhoz

Átadás-átvételi jegyzék központi irattárba történő iratátadásról

Iratjegyzék
Leadó szervezeti egység:
Leadásért felelős:			Leadásért
Leadás dátuma:			felelős aláírása:	...........................................................
Központi irattári ügyintéző:			Központi irattári
Átvétel dátuma:			ügyintéző aláírása:	..........................................................

Iktatószám	Alszámok	Irattári tételszám	Megjegyzés

4. melléklet a 10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasításhoz

Iratkikérő lap

Az iratot kikölcsönző szervezeti egység neve:

Kikérő neve:

Az ügyirat iktatószáma vagy tárgya:

Tudomásul veszem, hogy a kikért ügyirat tekintetében visszaszolgáltatási kötelezettségem van.

Budapest, Dátum

..........................................................................
szervezeti egység vezetője

Jóváhagyom:

..........................................................................
illetékes szervezeti egység vezetője*

_________________________

* Különös iktatókönyvben iktatott irat esetén.

5. melléklet a 10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasításhoz

Iratpótló lap
az NKFI Hivatal központi irattárából kikölcsönzött iratokhoz

A kikért/kiemelt irat iktatószáma:

A kikért/kiemelt irat tárgya:

Az irat kiemelésének időpontja:

..........................................................................
irattáros
aláírása

6. melléklet a 10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasításhoz

... sz. példány
Iratselejtezési jegyzőkönyv

Tárgy:	a Nemzeti Kutatási Fejlesztési és Innovációs Hivatal ...... tárgyú iratainak selejtezése
Készült:	dátum, az NKFI Hivatal x. sz. hivatalos helyiségében (cím)
Jelen vannak:	– bizottság elnöke
	– bizottság tagja
	– bizottság tagja
A selejtezés alá vont iratok megnevezése: ... kezelésű iratok.
A kiselejtezett iratok évköre:		-tól, -ig.
A kiselejtezett iratok terjedelme:		ifm
A kiselejtezett iratok jegyzéke:		db/felsorolás
A selejtezés az 1995. évi LXVI. törvény 9. § (1) bekezdés f) pontja, valamint az NKFI Hivatal Iratkezelési szabályzatának 23. Selejtezés alcíme és az NKFI Hivatal irattári terve szerint zajlik. A selejtezésre előkészített iratok felsorolását a mellékelt jegyzék tartalmazza.
A bizottság megállapítja, hogy a selejtezés az NKFI Hivatal hatályos Iratkezelési szabályzatának megfelelően folyt le, ezért a selejtezési jegyzőkönyvet annak mellékleteivel együtt jóváhagyás céljából a Magyar Nemzeti Levéltárnak felterjeszti.

Kmf.
.......................................	.......................................	.......................................
aláírás	aláírás	aláírás

Jóváhagyta:

Magyar Nemzeti Levéltár

Készült: 3 példányban;

Melléklet: x lap selejtezési jegyzék;

Kapják:

1–2. sz. példányt Magyar Nemzeti Levéltár;

3. sz. példányt Központi irattár

Záradék:

A selejtezés dátum napján megtörtént.

.......................................	.......................................	.......................................
aláírás	aláírás	aláírás

7. melléklet a 10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasításhoz

A Magyar Nemzeti Levéltár részére történő iratátadás-átvételi jegyzőkönyv
... sz. példány

Tárgy:	az NKFI Hivatal .... tárgyú iratainak átadás-átvétele
Készült:	dátum, a Magyar Nemzeti Levéltár x. sz. hivatalos helyiségében (cím)
Jelen vannak:	– Átadó: az NKFI Hivatal képviseletében:
	(az átadásért felelős személy neve és beosztása).
	– Átvevő: a Magyar Nemzeti Levéltár képviseletében:
	(az átvételért felelős személy neve és beosztása).
Az átvétel tárgyát képező iratanyag:		...
Az átadandó iratok évköre:		-tól, -ig
Az átadandó iratok terjedelme:		doboz/ifm

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak alapján átadó átadja, átvevő átveszi jelen jegyzőkönyv elválaszthatatlan részét képező x oldalas x tételsort tartalmazó átadás-átvételi jegyzék szerint rögzített maradandó értékű iratokat, x dobozban. A tételek csoportosítása az irat Központi Irattárba adásakor hatályos irattári terv alapján történt.

Levéltári átadásra előkészítette: ...

....................................... .......................................
Átadó Átvevő
(P. H.) (P. H.)

Készült: 2 példányban

Melléklet: x lap iratátadás-átvételi jegyzék

Kapják: 1. sz. példányt Átadó;

2. sz. példányt Átvevő

Az utasítást az 1/2023. (I. 31.) NKFIH utasítás 297. pontja hatályon kívül helyezte 2023. február 1. napjával. Alkalmazására lásd e hatályon kívül helyező utasítás 296. pontját.

A 312. pont a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek