13/2018. (VI. 27.) MvM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Miniszterelnökségen

(2) Az utasítás hatálya nem terjed ki a Magyarország Európai Unió melletti Állandó Képviseletére, továbbá az oda kihelyezett kormánytisztviselőkre és kormányzati ügykezelőkre.

(3) Az utasítás tárgyi hatálya Magyarország központi költségvetéséről szóló törvény XI. Miniszterelnökség fejezet, 1. Miniszterelnökség igazgatása címe terhére történő kiküldetésekre terjed ki.

(4) Az utasításban nem szabályozott kérdésekben a hivatalos belföldi kiküldetés (a továbbiakban: belföldi kiküldetés) és az ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: külföldi kiküldetés) elrendelése, valamint a kiküldetésekkel kapcsolatos kiadások elszámolása során

(5) Az utasítást a Miniszterelnökség intézménygazdálkodási szabályzatáról szóló utasításban foglaltakkal összhangban kell alkalmazni.

2. § (1) Belföldi és külföldi kiküldetés akkor teljesíthető, ha a kiküldetést a szervezeti egység vezetője javaslatára

(2) A belföldi és külföldi kiküldetéssel kapcsolatos kiadások kizárólag – a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre és teljesítésigazolásra vonatkozó szabályok betartásával – szabályszerűen elrendelt, teljesített kiküldetés esetén számolhatóak el az utasításban foglaltak szerint.

(3) A belföldi és külföldi kiküldetést a szakmai és gazdaságossági szempontok figyelembevételével kell megtervezni, elrendelni, és e szempontokat érvényesíteni kell a kiküldetések módosítása és visszavonása során is.

(4) A belföldi és külföldi kiküldetés magáncélú utazással nem kapcsolható össze. Költségek csak a hivatalos kiküldetés időtartamára számolhatóak el.

(5) Az utasításban foglaltak megszegése fegyelmi, büntetőjogi és kártérítési felelősségi eljárást vonhat maga után.

3. § (1) Belföldi kiküldetésnek minősül, amikor a Miniszterelnökségnél állami vezetői szolgálati, kormánytisztviselői jogviszonyban, valamint munkaviszonyban álló személy a jogviszonyából adódó feladatait Budapest vagy Budapesten kívüli telephelyen dolgozó esetében a telephely közigazgatási határán kívül, valamint a munkavállaló esetében a 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével látja el.

(2) A belföldi kiküldetést teljesítőt (a továbbiakban: belföldi kiküldött) a kiküldetés során az 5. §-ban foglaltak szerint napidíj és a 6. és 7. §-ban foglaltak szerint költségtérítés illeti meg.

(3) A költségtérítés magában foglalja

4. § (1) Belföldi kiküldetés a Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás elnevezésű űrlap (a továbbiakban: belföldi kiküldetési rendelvény) kitöltésével és a Pénzügyi és Számviteli Főosztályra (a továbbiakban: PSZF) való benyújtásával rendelhető el.

(2) A PSZF a belföldi kiküldött részére a belföldi kiküldetés során felmerülő kiadásokra a belföldi kiküldetési rendelvényben foglaltak szerint utólagos elszámolási kötelezettséggel előleget biztosít. A belföldi kiküldöttnek A kiadott előleg elszámolására vonatkozó szabályok elnevezésű űrlapon nyilatkoznia kell az előleg elszámolására vonatkozó szabályok elfogadásáról.

5. § (1) A Miniszterelnökségnél állami vezetői szolgálati és kormányzati szolgálati jogviszonyban álló belföldi kiküldött a költségvetési törvényben meghatározott mindenkori illetményalap egy munkanapra eső összegének 25%-ával megegyező összegű napidíjra jogosult, amennyiben a belföldi kiküldetésben eltöltött idő naptári naponként legalább nyolc óra. A napidíj kiszámításánál havonta huszonegy munkanapot lehet figyelembe venni, és annak összegét tíz forintra felkerekítve kell megállapítani.

(2) Az (1) bekezdés szerinti belföldi kiküldött részére a napidíj fele számolható el, ha a távollét a négy órát eléri, de nyolc óránál kevesebb. Nem számolható el napidíj, ha a belföldi kiküldetésben töltött idő a négy órát nem éri el.

(3) A belföldi kiküldött munkavállaló átalányként napi ötszáz forint napidíjra jogosult.

(4) A belföldi kiküldött munkavállaló részére nem számolható el napidíj, ha a távollét időtartama nem éri el a hat órát vagy ha a Miniszterelnökség a munkavállaló élelmezését a belföldi kiküldetés helyén biztosítja.

(5) A belföldi kiküldött napidíját, amennyiben a belföldi kiküldetés időtartama alatt díjtalan élelmezésben részesül, az ellátás mértékétől függően

(6) Konferenciára, továbbképzésre történő belföldi kiküldetés esetén, ha a részvételi díj tartalmazza a reggeli, ebéd és vacsora költségeit is, amennyiben az étkezésre sor kerül, napidíj nem folyósítható.

(7) Amennyiben a belföldi kiküldött nem veszi igénybe a szállásköltségben foglalt étkezést, napidíját az (5) bekezdésben foglaltaknak megfelelően csökkenteni kell, kivéve, ha azt önhibáján kívül – esetleges korai indulás miatt – nem veszi igénybe, mely okról a belföldi kiküldetési rendelvényen nyilatkoznia kell.

6. § (1) Többnapos belföldi kiküldetés esetén – amennyiben szükséges – a Miniszterelnökség szállásköltséget biztosít a belföldi kiküldött részére.

(2) A miniszterelnök általános helyettese (a továbbiakban: miniszterelnök-helyettes) és a miniszter elszállásolás céljából ötcsillagos, minden további belföldi kiküldött a (4) bekezdésben meghatározott összeghatárig, legfeljebb négycsillagos szállodai elhelyezést vehet igénybe.

(3) Amennyiben a belföldi kiküldött küldöttség (delegáció) tagjaként teljesít belföldi kiküldetést, indokolt esetben részére a küldöttség vezetőjét megillető szállodában történő elhelyezés biztosítható. Ennek indokoltságáról a belföldi kiküldöttnek a belföldi kiküldetési rendelvényen nyilatkoznia kell.

(4) Belföldi kiküldetés esetén a miniszterelnök-helyettes és a miniszter kivételével a Miniszterelnökség legfeljebb 20 000 Ft/fő/éj összeghatárig téríti meg a szállásköltséget, az ezt meghaladó összeg a belföldi kiküldöttet terheli.

7. § (1) A belföldi kiküldetés során a célállomás elérése történhet

(2) A belföldi kiküldetés teljesítéséhez igénybe vehető közlekedési eszközt a belföldi kiküldetést elrendelő határozza meg a belföldi kiküldetés elrendelésekor a belföldi kiküldetési rendelvényen.

(3) A miniszterelnök-helyettes, a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a miniszterelnöki biztos, a miniszteri biztos, a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 33. § (3) bekezdésében meghatározott személy és az a személy, akinek a 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet 4. § (7) bekezdése alapján a miniszterelnök, illetve a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy egyedileg írásban engedélyezi, vasúton történő utazása esetén I. osztályú menetjegyet igényelhet. Minden további belföldi kiküldött II. osztályú menetjegy, ideértve a helyjegyet és pótjegyet is, igénybevételére jogosult. A vasúton történő utazás esetén a belföldi kiküldetés teljesítéséhez a belföldi kiküldöttet megillető közforgalmú személyszállítási utazási kedvezmény nem vehető igénybe.

(4) Az (1) bekezdés a)–b) és e) pontja szerinti esetben a közlekedési költségek kizárólag a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított számla, a helyi közlekedési költségek a leadott menetjegyek alapján számolhatóak el.

(5) Belföldi kiküldetés céljára a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) gépkocsiparkjából hivatali gépkocsi a KEF számára benyújtandó Gépjármű igénylése belföldi útra elnevezésű űrlapon igényelhető.

(6) A KEF gépkocsiparkjából igényelt gépkocsival történő belföldi kiküldetés során felmerülő kiadások (például parkolási költség, autópálya-használati díj) a KEF előírásainak megfelelően a KEF költségvetése terhére számolandóak el.

(7) Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevételéhez a gazdálkodásért és személyügyért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélye szükséges. Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevétele akkor engedélyezhető, ha a KEF gépkocsiparkjából hivatali gépkocsi a KEF írásos tájékoztatása szerint nem biztosítható, továbbá a saját tulajdonú gépkocsi megfelel az előírt forgalombantartási követelményeknek (érvényes: a műszaki vizsga és zöldkártya, a kötelező felelősségbiztosítás, érvényes a jogosítvány, megfelelő a műszaki állapot) és a gépkocsi tulajdonosa a járműre érvényes teljes körű casco és baleset-biztosítással rendelkezik.

(8) Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevétele esetén a belföldi kiküldetési rendelvényhez a Nyilatkozat elnevezésű kitöltött űrlapot is csatolni kell.

(9) A saját tulajdonú személygépkocsival történő kiküldetés esetén a költségtérítés összegét a PSZF a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet által meghatározott alapnorma-átalány mértéke, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közzétett, adott hónapra érvényes üzemanyagár, az általános normaköltség és a megtett kilométer alapján állapítja meg. Saját tulajdonú személygépkocsi használata esetén kizárólag a belföldi kiküldetés időtartamához képest a leggazdaságosabb díjnak megfelelő összegű autópálya-használati díj téríthető meg a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított számla, és a parkolás díja a leadott jegy alapján.

(10) Baleset, káresemény bekövetkezése esetén a káreseményhez kapcsolódó, a belföldi kiküldött önhibájából bekövetkezett valamennyi költség, a belföldi kiküldöttet terheli.

(11) A közlekedési szabályok megsértése miatt kiszabott bírság, a közlekedési szabálysértésből eredő költség a Miniszterelnökség felé nem számolható el.

8. § (1) A belföldi kiküldöttnek a belföldi kiküldetés teljesítését követően 7 napon belül – akadályoztatása esetén írásos indoklással 30 napon belül, szükség szerint meghatalmazott útján – Úti jelentés belföldi kiküldetésről elnevezésű űrlap szerint úti jelentést és a belföldi kiküldetési rendelvény szerint költségelszámolást kell készítenie és a (2) bekezdés szerinti mellékletekkel benyújtania a PSZF-re.

(2) A költségelszámoláshoz a belföldi kiküldöttnek csatolnia kell az elszámolást alátámasztó eredeti bizonylatokat. A felmerült szállásköltséget a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított szállodai számlával kell igazolni.

(3) A belföldi kiküldött által benyújtott úti jelentést és költségelszámolást a PSZF ellenőrzi és az ellenőrzést követően haladéktalanul megküldi teljesítésigazolásra.

(4) A belföldi kiküldetés pénzügyi elszámolására és a belföldi kiküldött részére a költségtérítés kifizetésére a teljesítésigazolást követően kerül sor.

(5) A napidíj a teljesítésigazolást követően az adó és járulék levonása után havonta összesítve kerül átutalásra a kiküldött részére.

9. § (1) Ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít az a kiküldött, akinek Magyarország államhatárán kívül történő feladatellátása – esetenként – nem haladja meg a 90 napot.

(2) Az 1. § g) pontja szerint szerződés alapján közreműködő személyt, a külföldi kiküldetés elrendelése előtt, szükség szerint, a PSZF tájékoztatja a külföldi kiküldetés szabályairól.

(3) A KEF által foglalkoztatott gépkocsivezetők külföldi kiküldetésével kapcsolatos kiadásait a KEF biztosítja.

(4) A külföldi kiküldetést teljesítőt (a továbbiakban: külföldi kiküldött) – az 1. § g) pontja szerinti szerződés alapján közreműködő személy kivételével – hivatalos célból történő külföldi tartózkodása során a 12. § szerint napidíj és a 13–15. § szerint költségtérítés illeti meg.

(5) A költségtérítés magában foglalja

10. § (1) A Miniszterelnökség szervezeti egységeinek féléves időtartamra utazási tervet (a továbbiakban: utazási terv) kell készíteniük a tervezett külföldi hivatalos utakról.

(2) Az első félévi utazási tervet a tárgyévet megelőző év december 10. napjáig, a második félévi utazási tervet május 10. napjáig kell a PSZF részére megküldeni. Az utazási tervet a PSZF jóváhagyásra felterjeszti a miniszternek.

11. § (1) Az utazási tervben

(2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben az Útindító feljegyzést a PSZF pénzügyi ellenjegyzést követően kötelezettségvállalás céljából felterjeszti a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy részére.

(3) Az Útindító feljegyzéshez minden esetben csatolni kell a rendezvény meghívóját, valamint a programot.

(4) A külföldi kiküldetés előkészítése és a kiküldetéshez kapcsolódó megrendelések teljesítése érdekében az (1) bekezdés a) pontja szerinti külföldi kiküldetés esetén az Útindító feljegyzést lehetőség szerint a kiküldetés kezdő napját megelőző 15. napig meg kell küldeni a PSZF részére.

(5) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti Útindító feljegyzést legkésőbb a valutafelvétel napját megelőző 6. munkanap 12 óráig kell megküldeni a PSZF részére.

(6) Az Útindító feljegyzés alapján a PSZF gondoskodik a megrendelések és foglalások haladéktalan teljesítéséről és a külföldi kiküldött részére az utazáshoz szükséges valuta kiadásáról a (7)–(10) bekezdésben foglaltak szerint.

(7) A kiküldetéshez szükséges külföldi fizetőeszköz (valuta) kifizetése és visszavételezése a valuta-pénzkezelő helyen (a továbbiakban: házipénztár) történik, a pénztári órák alatt.

(8) Az útielőleg tárgyév december 10. napjáig adható ki. A kiadott előleggel tárgyév december 20. napjáig el kell számolni.

(9) A külföldi kiküldött a házipénztárban a külföldi kiküldetéshez szükséges külföldi fizetőeszköz átvételekor átveszi a pénzügyi fedezetigazolással ellátott, Külföldi kiküldetés utasítás és költségelszámolás elnevezésű űrlapot, mely tartalmazza a részére átadott valuta összegét és pénznemét. A külföldi kiküldöttnek A kiadott előleg elszámolására vonatkozó szabályok elnevezésű űrlapon nyilatkoznia kell az előleg elszámolására vonatkozó szabályok elfogadásáról.

(10) Amennyiben az Útindító feljegyzés a kiküldetés megkezdése előtt, az (5) bekezdés szerinti határidő után kerül benyújtásra, valutafelvételre csak a külföldi kiküldetést követően, a tényleges, elszámolt költségek szerint van lehetőség.

(11) Amennyiben a külföldi kiküldetés annak megkezdése előtt meghiúsul, a külföldi kiküldöttnek e tény tudomására jutásakor haladéktalanul, írásban tájékoztatnia kell a PSZF-et, és a felvett előleg összegét ezzel egyidejűleg, vissza kell fizetnie a házipénztárba.

(12) Amennyiben a külföldi kiküldetés annak megkezdését követően – különösen a kiutazás, a hazautazás és a szállással kapcsolatos okból – részben meghiúsul, e tényről haladéktalanul, lehetőség szerint írásban értesíteni kell a PSZF Kiküldetési és Utazási Osztályát.

(13) A külföldi kiküldetés meghiúsulásával kapcsolatban felmerült költségek kifizetéséhez a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár engedélye szükséges.

12. § (1) A külföldi napidíj szempontjából a külföldi kiküldetés kezdő és befejező időpontja Magyarország államhatárának átlépése, amelynek megállapításánál légi és vízi út esetén a közlekedési eszköz tervezett indulási időpontját, valamint a tényleges érkezési időpontját kell alapul venni. Amennyiben a külföldi kiküldetésben eltöltött idő naptári naponként legalább nyolc óra, a külföldi kiküldetés egész napnak számít, amennyiben eléri vagy meghaladja a négy órát, de nyolc óránál kevesebb, fél napnak minősül.

(2) A külföldi kiküldött 9. § (4) bekezdésében foglaltak szerinti napidíja megkezdett naptári naponként a 172/2012. (VII. 26.) Korm. rendeletben meghatározott összeg. A napidíj összege után a külföldi kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli.

(3) A külföldi kiküldött étkezésenként 30%-kal csökkentett összegű napidíjra jogosult, amennyiben a külföldi kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben, valamint vacsorában részesül, abban az esetben is, ha azt nem veszi igénybe, de a rendezvény programja az étkezést tartalmazza.

(4) A meghívó vagy fogadó fél által biztosított ellátmány esetén a külföldi kiküldött ennek figyelembevételével jogosult a költségtérítésre. Amennyiben a meghívó vagy fogadó fél ellátmányt biztosít, e tényről a külföldi kiküldöttnek az Útindító feljegyzésen írásban tájékoztatnia kell a PSZF-et, melyet az elszámolás során érvényesíteni kell.

13. § (1) A miniszterelnök-helyettes és a miniszter elszállásolás céljából ötcsillagos, minden további külföldi kiküldött legfeljebb négycsillagos vagy a helyi sajátosságoknak megfelelő, ezzel egyenértékű szállodát vehet igénybe.

(2) Amennyiben a külföldi kiküldött küldöttség (delegáció) tagjaként teljesít külföldi kiküldetést, indokolt esetben részére a küldöttség vezetőjét megillető szállodában történő elhelyezés biztosítható.

(3) A külföldi kiküldöttet díjtalan elszállásolás (például diplomáciai szálláslehetőség, külügyminisztériumi vendéglakás) esetén szállásköltség-térítés nem illeti meg, azonban az elszállásolás módját (meghívó fél fizeti, magánúton történik stb.) ebben az esetben is közölni kell az Útindító feljegyzésen.

(4) A Külföldi kiküldetés utasítás és költségelszámolás elnevezésű űrlap szerinti költségelszámolás keretében a külföldi kiküldöttnek nyilatkoznia kell az igénybe vett szálloda besorolásáról és a (2) bekezdés szerinti indokról.

(5) Többnapos külföldi kiküldetés teljesítéséhez a szállást a PSZF Kiküldetési és Utazási Osztálya – az észszerűség és a költséghatékonyság szempontjainak figyelembevételével – a központosított közbeszerzési rendszeren keresztül kell foglalnia.

(6) Amennyiben a helyi adottságok miatt az (5) bekezdésben foglaltak szerint a szállás nem foglalható le, a kiküldött valutaelőleget igényelhet a szállásköltségre.

(7) A szállásköltség felhasználását a külföldi kiküldöttnek a Miniszterelnökség nevére és címére kiállított szállodai számlával kell igazolnia. A külföldi kiküldöttnek kérnie kell, hogy a számlát angol, német vagy francia nyelven állítsa ki a szolgáltató. Amennyiben a számla kiállítására más nyelven kerül sor, a kiküldöttnek nyilatkoznia kell annak tartalmáról.

14. § (1) Repülőgéppel történő utazás esetén a miniszterelnök-helyettes és a miniszter első osztálynak megfelelő árú repülőjegyet vehet igénybe. A 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó személy részére Európán belüli utazásnál turista osztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható. Az államtitkár és a közigazgatási államtitkár részére a négy óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazás, valamint más hosszú távú repülőút esetén magasabb komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható. Minden további külföldi kiküldött turistajegy igénybevételére jogosult. Amennyiben a magasabb osztályú repülőjegy olcsóbb a turistajegynél, akkor az is foglalható. Az online check-in elvégzése a külföldi kiküldött feladata. Amennyiben a diszkont légitársaságok járatai esetén a külföldi kiküldött ezt elmulasztja, a repülőtereken fizetett díjat a Miniszterelnökség nem téríti meg, az a külföldi kiküldöttet terheli.

(2) Vonattal történő utazás során a 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet szerint jogosult személy – a miniszterelnöki biztos és a miniszterelnöki megbízott kivételével – első osztálynak megfelelő árú vonatjegyet vehet igénybe. Minden további kiküldött turistajegy igénybevételére jogosult.

(3) A miniszterelnök-helyettes, miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár, kormánybiztos, miniszterelnöki biztos, miniszterelnök döntése alapján a miniszterelnöki megbízott és a miniszteri biztos a külföldre utazás és a külföldről történő hazautazás, valamint hivatalos külföldi küldöttség fogadása és kísérése céljából jogosult a kormányváró helyiségek használatára. Magáncélú utazás esetén a kormányváró használata a miniszterelnök-helyettest és a minisztert illeti meg.

(4) Az (1) és a (3) bekezdésben foglaltaktól eltérni kizárólag a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy engedélye alapján lehet, ha azt a protokolláris előírások és az ellátandó feladatok indokolják.

(5) Légi, vasúti, vízi járművel vagy autóbusszal történő utazás esetén a kiküldetési helyre érkezéskor, visszainduláskor, valamint átszálláskor a szálláshelyre, illetve a repülőtérre, pályaudvarra történő utazás költségei (például reptéri busz, taxi) csak bizonylat alapján számolhatók el. A belföldi repülőtéri transzfer a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított számla alapján számolható el. Külföldön elsősorban a helyi tömegközlekedési eszközöket kell igénybe venni, melynek költségei a (9) bekezdés szerint számolhatóak el.

(6) Hivatali személygépkocsival történő külföldi kiküldetés esetén a Gépjármű igénylése külföldi útra elnevezésű űrlapot kell kitöltve benyújtani a KEF Gépjármű-fenntartási és Üzemeltetési Főosztályára. Gépjármű biztosítására a gépkocsipark rendelkezésre állásának függvényében és a gazdaságossági szempontok figyelembevételével kerül sor.

(7) A KEF tulajdonában levő gépkocsival történő kiküldetés során felmerülő kiadások (például parkolási költség, autópálya-használati díj) a KEF előírásainak megfelelően a KEF költségvetése terhére számolandóak el.

(8) Saját tulajdonú gépjárművel történő utazás esetén a gépkocsi használatának engedélyezésére és a megtett kilométer alapján járó költségtérítés megállapítására a 7. § (7)–(11) bekezdésében foglaltak az irányadóak, azzal, hogy a külföldi utazással kapcsolatban elszámolható bizonylat a blokk és a jegy, amennyiben azon beazonosítható módon feltüntetésre kerül a dátum és az összeg.

(9) Külföldi tartózkodás esetén a helyi közlekedés költségének elszámolása a leadott jegyek (például buszjegy, villamosjegy, bérlet) alapján történik, amennyiben azon beazonosítható módon feltüntetésre kerül a dátum és az összeg. Amennyiben a jegyen nem beazonosítható a dátum és az összeg, akkor további bizonylat leadása is szükséges. Kizárólag a hivatalos programhoz kapcsolódó helyi utazási költség számolható el.

15. § (1) Egyéb dologi költségek (például részvételi díj, vízumdíj, telefon- és internethasználat díja, idegenforgalmi adó) csak eredeti számla alapján számolhatóak el. Részvételi díj elszámolásához eredeti számla, a számla fordítása, a program vagy a meghívó, valamint a regisztrációval és annak visszaigazolásával kapcsolatos dokumentumok benyújtása szükséges. A telefon- és az internethasználat díja kizárólag hivatalos célból történő használat esetén számolható el, számla és nyilatkozat alapján.

(2) Az (1) bekezdésben felsorolt egyéb dologi költségeken kívüli további költségek, így különösen a reprezentációs költségek, csak a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár írásbeli engedélye alapján számolhatóak el.

(3) A külföldi kiküldött a nem tervezhető dologi költségekre előleget igényelhet az Útindító feljegyzésen. A külföldi kiküldetés időtartamára dologi költségekre legfeljebb napi 50 euró értékű valutaelőleg igényelhető. Három napot meghaladó időtartamú külföldi kiküldetés esetén legfeljebb 150 euró értékű valutaelőleg adható. Kivételesen indokolt esetben az ezt meghaladó összegű előleg kifizetéséhez a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár külön engedélye szükséges.

(4) A (3) bekezdés szerinti előleg (valutaellátmány) eszközbeszerzésre (például könyv, térkép, szoftver) nem fordítható.

(5) Amennyiben a PSZF a külföldi kiküldött részére nem tud olyan szállást biztosítani, amelynek ára tartalmazza a reggeli költségét, az az adott szálláshely által a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított számla ellenében elszámolható.

(6) Az egyéb dologi költséget tartalmazó számla benyújtása esetén a külföldi kiküldöttnek a 13. § (7) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárnia.

16. § (1) A külföldi kiküldöttnek – a kiküldetés teljesítését követően 7 napon belül (akadályoztatása esetén írásos indoklással 30 napon belül, szükség szerint meghatalmazott útján) – az Úti jelentés külföldi kiküldetésről elnevezésű űrlap szerint úti jelentést és a felvett kiküldetési előleg felhasználásáról a Külföldi kiküldetés utasítás és költségelszámolás elnevezésű űrlapon költségelszámolást kell készítenie, és az (5) bekezdés szerinti mellékletekkel együtt benyújtania a PSZF-re.

(2) Az (1) bekezdés szerinti úti jelentést és a költségelszámolást annak mellékleteivel a PSZF teljesítésigazolásra megküldi a miniszter vagy az általa írásban felhatalmazott személy részére. A teljesítésigazolás alapján a PSZF intézkedik a (3)–(9) bekezdésben foglaltak szerint a külföldi kiküldetés elszámolása iránt.

(3) Az elszámolás a külföldi kiküldött által felvett valutában történik. A külföldi kiküldetés költségelszámolásának lezárásakor keletkező különbséget (az előleg és az elszámolt költségek különbözete) a felvett valutában kell rendezni.

(4) Az elszámolás során a külföldi kiküldöttet az előlegen felül megillető napidíj összege és a nem tervezett dologi kiadás, utólagosan, külföldi fizetőeszközben kerül kifizetésre. A külföldi kiküldöttnek visszafizetési kötelezettségét az általa felvett valuta Magyar Államkincstár által forgalmazott címleteiben kell teljesítenie.

(5) Az elszámoláshoz csatolni kell az elszámolt költségek indokoltságának elbírálásához szükséges bizonylatokat (például szállodaszámla, dologi kiadások számlái, bizonylatai, a kiküldetéshez a Miniszterelnökség vagy a meghívó fél által biztosított eredeti repülőjegy vagy elektronikus jegy és beszállókártya).

(6) Nem az MNB hivatalos napi devizaárfolyamán szereplő pénznemben kiállított számla esetén, az elszámoláshoz csatolni kell a hivatalos váltási árfolyamról szóló jegyzéket, amely alapján számolhatóak el a költségek.

(7) Amennyiben a (6) bekezdés szerinti váltási jegyzék nem áll rendelkezésre és a számlák az MNB hivatalos napi devizaárfolyamán szereplő pénznemben kerültek kiállításra, a költségek megállapítása a felvett előleg MNB hivatalos napi deviza árfolyamán, illetve a nem jegyzett valuta esetében az MNB által hivatalosan, negyedévenként közzétett árfolyamon történik. Utólagos valutafelvétel esetén, amennyiben a számlákat az adott ország nemzeti valutájában adták ki, a külföldi kiküldött csak euróban igényelheti a költségtérítést.

(8) Abban az esetben, ha a célország devizaneme eltér a felvett előleg devizanemétől, az előleg összegéig váltott helyi valuta pénzváltási költsége a Miniszterelnökséget terheli, amennyiben a váltási jegyzéken a váltási költség feltüntetésre került. Amennyiben a felvett előleg alacsonyabb, mint a ténylegesen valutában kifizetett, elszámolható költségek és a napidíj összege, akkor a váltási költség ezen összeghatárig számolható el.

17. § (1) Amennyiben a belföldi vagy külföldi kiküldött korábbi elszámolási kötelezettségének nem vagy nem teljeskörűen tett eleget, részére előleg nem fizethető ki.

(2) Az elszámolásra előírt a 8. § (1) bekezdése és a 16. § (1) bekezdése szerinti határidő eredménytelen elteltét követően a PSZF 8 napos hiánypótlási határidővel elszámolási kötelezettsége teljesítésére hívja fel a kiküldöttet, az elmaradt elszámolás következményeiről szóló tájékoztatás mellett.

(3) Amennyiben a kiküldött az elszámolást a hiánypótlásra előírt határidőn belül sem nyújtja be, vagy újból hiányosan nyújtja be, a PSZF erről írásban tájékoztatja a kiküldetést elrendelő szervezeti egység vezetőjét a további intézkedések megtétele érdekében. A PSZF ezzel egyidejűleg a rendelkezésre álló dokumentumok és bizonylatok alapján lezárja az elszámolást és a kiküldött A kiadott előleg elszámolására vonatkozó szabályok elnevezésű űrlap szerinti előzetes nyilatkozata alapján intézkedik a kiküldöttet terhelő esetleges visszafizetési kötelezettség munkabérből történő levonása iránt.

18. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

(3) Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban levő ügyekben is alkalmazni kell.

(4) Az utasításhoz kapcsolódó űrlapokat a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását követően a Miniszterelnökség intranet hálózatán kell közzétenni.