19/2018. (VI. 29.) KKM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed mindazon személyekre, akiket a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) Szervezeti és Működési Szabályzata felhatalmaz a Minisztérium képviseletére, feladatkörük alapján kiadmányozásra jogosultak, valamint akik munkakörükből adódóan hitelesítő körbélyegzőkkel (a továbbiakban: körbélyegző) kapcsolatos feladatokat látnak el.

(2) Az utasítás hatálya kiterjed a Minisztérium belföldi szervezeti egységeire, valamint a külképviseletekről és a tartós külszolgálatról szóló 2016. évi LXXIII. törvény 3. § (1) bekezdés a)–c) pontja szerinti külképviseletre (Magyarország diplomáciai képviselete, konzuli képviselete, nemzetközi szervezet mellett működő állandó képviselete).

(3)¹ Az utasítás hatálya kiterjed a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység által vezetett központi nyilvántartásban nyilvántartott, azon szigorú számadású körbélyegzőkre, amelyeket hivatalos levelezésben, kiadmányokon, másolatok hitelesítésekor a kiadmányozó aláírásával együtt kell használni.

2. § (1)² A körbélyegzőt a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységtől írásban, a mindenkor hatályos Egyedi Iratkezelési Szabályzat iratmintatárában meghatározott formanyomtatványon vagy feljegyzés formában a Scriptament Elektronikus Ügyiratkezelő rendszerben érkeztetőszámmal ellátva kell igényelni. A nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység a körbélyegzőigényt iktatva elektronikusan továbbítja az Ingatlan Üzemeltetés és Szolgáltatás Szervezés részére, ahol intézkednek a körbélyegzők legyártatásáról.

(2)³ Indokolt esetben a külképviseleteknek a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység vezetője engedélyezheti a körbélyegző állomáshelyen történő elkészíttetését. Az így elkészített körbélyegző lenyomatát ragasztható hátoldalú címkére elhelyezve fel kell terjeszteni a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységnek, ahol az erre kijelölt ügyintéző nyilvántartásba veszi.

(3) A körbélyegzők átmérője 40 mm, ha kis méretű körbélyegző használata szükséges (pl. számlák, szállítólevelek esetében), 20 mm átmérőjű méretben is rendelhető.

(4)⁴ A Minisztérium az általa felügyelt háttérintézményeknek az 1. § (3) bekezdésében meghatározott bélyegzőt adhat ki. A kiadott körbélyegzőkkel kapcsolatos összes eseményre a jelen utasítás szervezeti egységekre vonatkozó rendelkezései irányadók.

3. § (1) A Minisztérium hivatalos körbélyegzője Magyarország címerével ellátott sorszámozott körbélyegző.

(2) A körbélyegző nyilvántartási száma alszámos rendszerű, a szervezeti egység főszámán szerepelnek az igényelt darabszámú körbélyegzők.

(3) A körbélyegző kötelezően tartalmazza a felső köríven a Minisztérium nevét, középen Magyarország címerét, az alsó köríven a sorszámot.

(4) A miniszter, az államtitkárok és a miniszteri biztosok – tisztségüket és feladatkörüket feltüntető – Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak az alábbiak szerint:

(5) A helyettes államtitkárok esetében a felirat: „Külgazdasági és Külügyminisztérium – helyettes államtitkár – címer – sorszám”.

(6) Szervezeti egységek használatában lévő körbélyegzők felirata: „Külgazdasági és Külügyminisztérium – címer – sorszám”.

(7) Szervezeti egységhez nem kapcsolódó, önálló hatáskörben használt körbélyegző a feladatkör megnevezésével kiadható.

(8) A körbélyegzők magyar és idegen nyelvű felirattal készíthetők.

(9) Az idegen nyelvű feliratra az igénylő szervezeti egység tesz javaslatot.

4. § (1)⁵ A külképviseletek magyar és a fogadó államban hivatalos vagy a diplomáciai kapcsolatokban elfogadott nyelvű körbélyegzőt használhatnak „Magyarország Nagykövetsége (Főkonzulátusa, Konzulátusa, Konzuli Irodája, Alkonzulátusa) – címer – állomáshely (város) – sorszám” felirattal.

(2) A körbélyegző számozása főszámos: 1–19. között és 31-től a szükséges sorszámig tart. A 20–30. sorszám a konzuli körbélyegzők számára kiadott tartomány.

(3) A külképviseletek felügyelete alatt működő külföldi magyar intézetek a fogadó államban nemzetközi szerződés alapján bejegyzett önálló elnevezésüket használják a körbélyegzőkön.

(4) Nemzeti iratforgalomban magyar nyelvű vagy magyar–idegen nyelvű körbélyegzőket kell használni.

(5)⁶ Külképviselet megszűnése esetén a körbélyegzőt a Hitelesítő körbélyegzők és vízumbélyegzők nyilvántartó könyvével együtt a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységnek fel kell terjeszteni.

5. § (1)⁷ A körbélyegző használatára jogosultak kizárólag a központilag nyilvántartásba vett körbélyegzőket használhatják. A hitelesítő körbélyegzők központi nyilvántartó könyveit – külön kezelve a Központban és a külképviseleten használt körbélyegzőket –, a Minisztérium főnyilvántartó könyvében kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartó könyv az alábbi rovatokat tartalmazza:

(2)⁸ A hitelesítő körbélyegzők nyilvántartásába a felelős ügyintéző bevezeti a körbélyegző adatait és lenyomatát, aláírás ellenében kiadja az igénylő szervezeti egység képviselőjének, vagy futárküldeményként eljuttatja az igénylő külképviseletre. Hitelesítő körbélyegző postai szolgáltató útján nem továbbítható. A szervezeti egységek és a külképviseletek titkárságai a Hitelesítő körbélyegzők és vízumbélyegzők nyilvántartó könyvében nyilvántartásba veszik az átvett körbélyegzőt, és dokumentáltan kiadják a felhasználó munkatársnak.

6. § A szervezeti egységek vagy a külképviseletek által használt körbélyegzőket a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegző a vezető engedélyével épületen kívüli munkavégzés érdekében a hivatali helyiségből kivihető. A körbélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért és biztonságos őrzéséért.

7. § (1)⁹ A hitelesítő körbélyegző elvesztése esetén a szervezeti egység vezetője vagy a külképviselet-vezető megtesz minden szükséges intézkedést a körbélyegző felkutatása érdekében. Haladéktalanul jegyzőkönyvet vesz fel, amely tartalmazza az elvesztésért felelős személy, illetve a körbélyegző felhasználójának a nevét, az elvesztés körülményeit, valamint a megtett intézkedéseket. A jegyzőkönyvet a nyilvántartásért felelős szervezeti egységnek, a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységnek kell címezni.

(2)¹⁰ A nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység tájékoztatása alapján a minisztérium általános jogi feladatok ellátásáért felelős szervezeti egysége intézkedik a bélyegző letiltásáról szóló hirdetmény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben.

(3) A bélyegző elvesztését a hitelesítő körbélyegző nyilvántartó könyvében fel kell tüntetni.

(4) Az elveszett bélyegző új sorszámú körbélyegzővel pótolható.

(5) A letiltást követően előkerült bélyegzőt haladéktalanul meg kell semmisíteni.

(6)¹¹ A selejtezési jegyzőkönyvet a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységnek kell felterjeszteni.

8. § (1) A természetes elhasználódás miatt szükségessé vált bélyegzőcserét igénylőlap kitöltésével kell kezdeményezni, a használhatatlanná vált körbélyegzőt jegyzőkönyv felvétele mellett helyben kell megsemmisíteni.

(2)¹² A selejtezési jegyzőkönyvet a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységnek kell felterjeszteni.

(3) A megsemmisített körbélyegző új sorszámon pótolható.

9. § (1)¹³ Szervezeti egység megszűnése esetén a körbélyegzőt a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység erre kijelölt ügyintézője a szervezeti egység nyilvántartásában átveszi, a központi nyilvántartásból kivezeti. Újonnan alakuló szervezeti egység részére a körbélyegző ismét kiadható.

(2) Szervezeti egységek összevonása esetén a jogutód szervezeti egység dokumentáltan, a központi nyilvántartásban átvezetve megtartja az egyik szervezeti egység bélyegzőjét. Az összevonás következtében feleslegessé vált bélyegzőket az (1) bekezdésben foglaltak szerint le kell adni.

(3)¹⁴ Szervezeti egységek szétválása esetén a jogutód szervezeti egységek közül az egyik szervezeti egység jogosult használni a jogelőd szervezeti egység körbélyegzőit, a többi jogutód újat köteles igényelni. A nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység a változásokat bevezeti a központi nyilvántartásba.

10. § (1)¹⁵ Ha a körbélyegzőt a 7. és a 8. §-ban leírtak alapján selejtezni kell, a selejtezési jegyzőkönyvet a körbélyegzőt használó titkárság ügykezelője készíti el, a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységnek felterjeszti, a megsemmisítést pedig a gumipárna összevágásával helyben végrehajtja.

(2)¹⁶ A nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység felelős ügyintézője a központi nyilvántartó könyvben a selejtezési jegyzőkönyv iktatószámának bejegyzésével a leselejtezett körbélyegzőt kivezeti a nyilvántartásból.

(3)¹⁷ A nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egységnek a szervezeti egység jogutód nélküli megszűnése miatt átadott körbélyegzőket a nyílt iratkezelés irányításáért felelős szervezeti egység felelős ügyintézője átadás-átvételi jegyzőkönyv felvétele mellett megsemmisítésre átadja az Ingatlan Üzemeltetés és Szolgáltatás Szervezésnek.

11. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit 2018. január 1-jétől kell alkalmazni.

(2) A Minisztériumban használt speciális, nem központilag nyilvántartott körbélyegzők (vízumbélyegzők, anyakönyvvezetői bélyegzők, tiszteletbeli konzuli bélyegzők, rézbélyegzők, szárazbélyegzők, személyi pecsétnyomók) rendeléséről, nyilvántartásáról a feladatkörükben felelős szervezeti egységek gondoskodnak.

(3)¹⁸