2/2018. (II. 6.) NGM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed

(2) Az állami vezetőt, kabinetfőnököt, miniszteri biztost külföldi tartózkodása idejére megillető juttatások körét és mértékét az állami vezetői juttatásokról szóló 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 275/2015. Korm. rendelet) szabályozza.

(3) Ezen utasítás alkalmazásában

2. § (1) A nemzetközi feladatok összehangolása érdekében a miniszter, a közigazgatási államtitkár és az államtitkárok (a továbbiakban együtt: vezetők) – a (3) bekezdésben foglalt kivétellel – az általuk irányított szervezeti egység éves szintű utazási programjairól – a Protokoll Titkárság vezetője által meghatározott módon – január 15-ig részletes tervet készítenek, amelyet az Utaztatás részére az utaztatas@ngm.gov.hu címre elektronikus úton megküldenek.

(2) Az Utaztatás az éves előzetes utazási terveket összegyűjti, és január 23-ig továbbítja a Nemzetközi Gazdasági Kapcsolatok Főosztály (a továbbiakban: NGKF) részére. Az NGKF a felülvizsgált és véleményével, javaslataival kiegészített utazási terveket január 28-ig megküldi az Intézményi Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IGF) részére. Az IGF vezetője a megküldött összeállítás alapján február 15-ig jóváhagyás céljából felterjeszti az éves utazási tervet (a továbbiakban: utazási terv) a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár részére.

(3) A parlamenti és adóügyekért felelős államtitkár irányítása alatt álló Adószakmai Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság, a Vámszakmai és Nemzetközi Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság, a Bűnüldözési és Nyomozóhatósági Feladatok Ellátásáért Felelős Helyettes Államtitkárság, valamint az Adó- és Vámszakmai Hatósági és Felügyeleti Ügyekért Felelős Helyettes Államtitkárság éves utazási terve a Nemzeti Adó és Vámhivatal (a továbbiakban: NAV) saját finanszírozású éves utazási tervének (a továbbiakban: NAV utazási terv) részét képezi, utazásaikat a NAV szervezi, és az érintettek a NAV ideiglenes külföldi kiküldetésekre vonatkozó szabályzata szerint járnak el. A NAV utazási tervét a NAV hatáskörrel rendelkező szervezete készíti el, és az elkészült NAV utazási tervet január 20-ig a parlamenti és adóügyekért felelős államtitkár elé terjeszti jóváhagyás céljából. A jóváhagyott NAV utazási tervet a NAV hatáskörrel rendelkező szervezete az IGF-en és a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkáron keresztül tájékoztatásul megküldi a közigazgatási államtitkárnak.

(4) A minisztérium egyes szervezeti egységeinek utazási kereteire vonatkozóan az IGF tesz javaslatot, amelyet a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár hagy jóvá.

(5) A felosztott kiküldetési keretek felhasználásáról az IGF nyilvántartást vezet, és minden negyedévet követő hónap 15-ig tájékoztatást ad a keretekkel rendelkező vezetők részére a felhasználás mértékéről.

(6) A szervezeti egységeknek az éves utazási tervet a féléves adatok ismeretében felül kell vizsgálni, és a módosításokat július 20-ig az IGF részére meg kell küldeni. Az IGF az NGKF által véleményezett módosított utazási tervet jóváhagyás céljából felterjeszti a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértésével a közigazgatási államtitkár részére.

(7) Az utazási keret biztonságosabb tervezhetősége érdekében minden év elején az NGM Igazgatása költségvetésében az ideiglenes külföldi kiküldetésekre rendelkezésre álló teljes évi keretösszeg 90%-a osztható fel a minisztérium szervezeti egységei között, a fennmaradó 10%-os mértékű keret tartalékot képez. Az adott évi teljesítési adatok ismeretében a módosított utazási terv jóváhagyásával egyidejűleg a tartalékkeret fele, míg a szeptember 30-i teljesítési adatok ismeretében a fennmaradó keret felosztására kerülhet sor.

(8) A háttérintézmény vezetője éves utazási tervét a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel történt előzetes egyeztetést követően tárgyév február 15-ig megküldi a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkárnak.

(9) A gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár a háttérintézmény vezetőjének utazási tervét a szakmai felügyeletet ellátó állami vezető és az NGKF útján február 28-ig jóváhagyásra felterjeszti a közigazgatási államtitkár részére.

(10) A háttérintézmény vezetője nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a minisztérium nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja, a szakmai felügyeletet ellátó állami vezetővel előzetesen köteles egyeztetni.

3. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése az 1. melléklet szerinti „Ideiglenes külföldi kiküldetési engedély” megnevezésű nyomtatvány (a továbbiakban: kiküldetési engedély) kitöltésével és aláírásával történik. Az aláírási jogkörök összefoglaló táblázatát a 2. melléklet tartalmazza.

(2) Az ideiglenes külföldi kiküldetés során a kiküldöttnek a célszerűségre és költséghatékonyságra tekintettel kell eljárnia.

(3) A kitöltött kiküldetési engedély tervezetét az ideiglenes külföldi kiküldetést elrendelő vezető (a továbbiakban: kiküldetés elrendelője) aláírása előtt az utazás előzetes költségkalkulációja érdekében meg kell küldeni az Utaztatás részére, az utaztatas@ngm.gov.hu e-mail-címre. A várható költségek számításánál a napidíj, a szállásköltség és az utazási költség mellett az egyéb ismert várható költségeket is figyelembe kell venni, ilyenek különösen a transzferköltség, az autópályadíj, a parkolási díj, az idegenforgalmi adó, a vízumdíj, a vízumfotó díja, a szolgálati útlevél díja, az utazáshoz kapcsolódó kötelező oltások díja, a regisztrációs díj, a személyi- és poggyászbiztosítás, a reprezentáció és a kormányváró díja. Szállás foglalásakor a 8. §-ban foglaltak az irányadók.

(4) Repülő-, illetve vonatjegyfoglalást kizárólag az Utaztatás végezhet, ez alól kivételek kizárólag a nemzetközi szervezetek, külföldi társminisztériumok meghívásával és finanszírozásával zajló utazások, valamint vis maior, illetve a közlekedési és egyéb havária események miatt időben vagy utazási útvonalban módosuló utazások.

(5) Az utazás tervezett költségeinek ismeretében a kiküldött a kiküldetési engedélyhez csatolja a meghívót és a programtervet, és a szakmai szervezeti egység vezetőjének feljegyzése kíséretében a kiküldetés elrendelője részére aláírásra megküldi.

(6) Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a (8) bekezdésben meghatározottak kivételével – a szakmai helyettes államtitkár, akadályoztatása esetén a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár rendelheti el. A kiküldetés elrendelője a kiküldetési engedély aláírásával igazolja az adott ideiglenes külföldi kiküldetésnek az utazási tervben való szereplését, továbbá szakmai célszerűségét és indokoltságát.

(7) A kiküldetés elrendelője által aláírt és mellékletekkel felszerelt kiküldetési engedélyt a költségtételek ellenőrzése és pénzügyi ellenjegyzés céljából az IGF részére szükséges megküldeni. Pénzügyi ellenjegyző az IGF vezetője, akadályoztatása esetén a minisztérium kötelezettségvállalási és utalványozási szabályzatában meghatározottak szerint a kötelezettségvállalás ellenjegyzésére kijelöltek jogosultak.

(8) Az ideiglenes külföldi kiküldetést

(9) Az utazási terv jóváhagyásáig az elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a (8) bekezdésben foglaltak kivételével – a közigazgatási államtitkár engedélyezi a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár hozzájárulása, a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértése, valamint az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett.

(10) A közigazgatási államtitkár által jóváhagyott, utazási tervben szereplő, elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetéseket az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár, akadályoztatása esetén a helyettesítésére kijelölt vezető engedélyezi.

(11) A teljes mértékben egyéb külső forrásból finanszírozott utazásokat, valamint az utazási tervben nem szereplő, meg nem valósult út terhére elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetéseket a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértése, valamint az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár engedélyezi.

(12) Az utazási tervben nem szereplő, elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetéseket – a (8) és (11) bekezdésben foglaltak kivételével – minden esetben a közigazgatási államtitkár engedélyezi a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár hozzájárulása, a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár egyetértése, valamint az IGF vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése mellett.

(13) Az utazási tervben nem szereplő, az utazási költségvetésbe be nem tervezett kereten felüli utazást a kiküldetési engedély „Egyéb, indokolás” rovatában kötelező jelleggel fel kell tüntetni, és rövid indokolással alá kell támasztani annak szükségességét.

(14) A meghiúsult utak terhére elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetések esetén a meghiúsult út meg nem valósulásának okát a kiküldetési engedély „Egyéb, indokolás” rovatában indokolni szükséges.

(15) Az utazási tervben nem szereplő részvételi díj fizetési kötelezettséggel járó konferenciára, workshopra, egyéb rendezvényre szóló – ide nem értve az Európai Unió, illetve az OECD által kezdeményezett – külföldről érkező meghívások elfogadására, a résztvevő jelölésére a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár javaslatára kizárólag a közigazgatási államtitkár előzetes jóváhagyásával kerülhet sor, amely feltétele az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezésének.

(16) Azonos szervezeti egységtől, azonos programra egynél több fő ideiglenes külföldi kiküldetésére csak különösen indokolt esetben kerülhet sor, amelyet a kiküldetés elrendelője a kiküldetési engedély „Egyéb, indokolás” rovatában köteles megindokolni. Ettől való eltérés abban az esetben lehetséges, ha a programra történő hivatalos kiutazás költségét a meghívó fél megtéríti.

(17) Az engedélyező által aláírt kiküldetési engedélyt – a (18) bekezdésben foglaltak kivételével – legkésőbb az indulás napját megelőző naptári hét első munkanapján 12 óráig kell megküldeni az Utaztatás részére.

(18) Vízumköteles országokba való ideiglenes külföldi kiküldetéskor az ideiglenes külföldi kiküldetés esedékessége előtt legalább 15 munkanappal a kiküldött köteles az Utaztatásra eljuttatni a kiküldetési engedélyt, valamint a vízum beszerzéséhez szükséges dokumentumokat. A vízuminformációkat az Utaztatás szerzi be a Külgazdasági és Külügyminisztériumtól.

(19) A kiküldetési engedélynek az Utaztatás részére időben történő benyújtása – különös figyelemmel a vízumkötelezett országokra –, valamint a kiküldetési engedélyhez szükséges jóváhagyások megszerzése a kiküldött feladata és kötelezettsége.

(20) Az elrendelt és jóváhagyott hivatalos külföldi kiutazás megszervezését – a szolgálati és a diplomata-útlevél beszerzését, a szükséges vízum, illetve az utazási jegy beszerzését, az utazási biztosítás intézését és azok átadását – kizárólag az Utaztatás végezheti. Az utazási jegyet és az utazási biztosítást az Utaztatás adja át a kiküldött részére.

(21) Ha az ideiglenes külföldi kiküldetés esetén az NGM Igazgatása költségvetésén kívül más költségviselő is felmerül, azt a kiküldetési engedélyen, a konkrét költségtípus meghatározásával (utazás, szállás, napidíj, egyéb) és a költségviselő megjelölésével szükséges jelezni.

(22) Ha a minisztérium az NGM Igazgatása költségvetése terhére kiküldöttnek nem minősülő más személy (a továbbiakban: külsős utazó) utaztatásának finanszírozását átvállalja, akkor a kiküldetési engedély „Egyéb, indokolás” pontja alatt meg kell indokolni e személy ideiglenes külföldi kiküldetésének szükségességét, amelyet az engedélyezőnek az elbírálás során figyelembe kell vennie.

(23) A külsős utazónak a 7. § (3) bekezdés b) pontja szerinti repülőjegy, illetve a 8. § (3) bekezdése szerinti egyéb rangú és beosztású kiküldöttekre vonatkozó szállodai keretösszeg biztosítható. Ha külsős utazóra nem vonatkozik a 172/2012. Korm. rendelet 43. § (1) bekezdése, akkor nem jogosult napidíjra. Az ettől való eltérés azonban kivételesen indokolt esetben a hatályos jogszabályok, nemzetközi kötelezettségvállalás, illetve a minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ideiglenes külföldi kiküldetés esetén lehetséges. Ebben az esetben a napidíjelőleg a hatályos jogszabályok szerinti adó- és járulékfizetési kötelezettséggel csökkentetten kerül kifizetésre.

(24) A Duna Transznacionális Program Végrehajtásáért Felelős Főosztály (a továbbiakban: DTPVFF) kezelésében levő Duna Program működési költségvetésében meghatározott, utazási célra felhasználható éves pénzügyi keretet és annak esetleges évközi módosítását az Irányító Hatóság javaslatára a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. A DTPVFF munkatársainak ideiglenes külföldi kiküldetéseit a szervezeti egységet vezető főosztályvezető, a főosztályvezető kiutazásait a felettes helyettes államtitkár rendeli el és engedélyezi. Az ideiglenes külföldi kiküldetésekre vonatkozó szabályozás egyéb pontjaiban jelen utasítás az irányadó.

(25) A jóváhagyott kiküldetési engedélyt az Utaztatás vezetőjének minden esetben alá kell írnia.

(26) A háttérintézmény vezetője utazási tervének jóváhagyását követően az utazási tervben feltüntetett ideiglenes külföldi kiküldetéseket a szakmai felügyeletet ellátó állami vezető engedélyezi.

(27) A háttérintézmény vezetője ideiglenes külföldi kiküldetését az utazási terv jóváhagyásáig, illetve az utazási tervben nem szereplő ideiglenes külföldi kiküldetések esetében a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár és a háttérintézmény szakmai felügyeletét ellátó állami vezető egyetértésével a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

4. § (1) Az Európai Unió Tanácsa (a továbbiakban: Tanács) üléseire kiküldött tagállami szakértők az üléseken való részvételt, az ülések kezdetén kiosztott „Participants” fejléccel ellátott dokumentum megfelelő kitöltésével igazolják.

(2) A részvétel igazolására, illetve a hivatalos utazás elszámolására a Tanács által küldött meghívó és napirend, a Tanács ülésén közreadott delegációs jelenléti lista fénymásolata, repülőjegy és beszállókártya szükséges.

(3) A Tanács a tagállamokban kijelölt központi kapcsolattartó szerven – Magyarország esetében a Miniszterelnökségen (a továbbiakban: ME) – keresztül biztosítja az (1) bekezdésben meghatározott szakértők költségeinek finanszírozását.

(4) A pénzügyi elszámolást az IGF a következők szerint végzi:

(5) Az Európai Unió által nyújtott támogatás felhasználásával összefüggő ügyviteli és adatszolgáltatási feladatok ellátását az IGF az ME által biztosított táblázat felhasználásával végzi.

(6) A kiküldetési engedélyen a Tanács ülésének megfelelő kategóriáját, valamint a költségtérítés státuszát meg kell jelölni.

5. § (1) A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során felmerülő, indokolt mértékű költségeinek fedezetére költségtérítés illeti meg.

(2) A kiküldöttet megillető költségtérítések a napidíj, az ideiglenes külföldi kiküldetés helyére történő kiutazás és hazautazás költsége, utazási biztosítás, szállásköltség, valamint az ideiglenes külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal, illetve számlával igazolt összege.

(3) A háttérintézmény vezetőjének kiküldetési költségei az adott háttérintézmény költségvetéséből kerülnek megtérítésre a háttérintézmény vonatkozó szabályzata szerint.

6. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetésben részt vevő személy a 172/2012. Korm. rendelet 43. §-ában meghatározott napidíjra jogosult az e §-ban meghatározottak szerint.

(2) A kiküldöttet megillető napidíj összegét bruttó összegben – a 3. § (23) bekezdésében foglalt kivétellel – a kiutazás előtt a kiküldött vagy a meghatalmazottja részére kell kifizetni. A felvett előleggel kapcsolatban a kiküldöttnek a 11. § szerinti elszámolási kötelezettsége keletkezik.

(3) A miniszter, az államtitkár és a közigazgatási államtitkár – a 275/2015. Korm. rendelet 11. § (5) bekezdése szerint – a napidíjról lemondhat.

(4) Az ideiglenes külföldi kiküldetés időtartamát a kiküldetés elrendelője köteles úgy megállapítani, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. Abban az esetben, ha a kiutazásra a kiküldetési feladat kezdetének napját megelőző napon, illetve a hazautazásra a kiküldetési feladat befejező napját követő napon kerül sor – amennyiben a repülőjárat nem indokolja –, ennek indokoltságát a kiküldetési engedély „Egyéb, indokolás” pontjában kell alátámasztani.

(5) A kiküldött személy napidíját megalapozó nap meghatározásánál az ideiglenes külföldi kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni.

(6) Az ideiglenes külföldi kiküldetés elszámolásának része a kiküldött által kitöltött 3. melléklet szerinti „Nyilatkozat a hivatalos külföldi kiküldetés napidíj elszámolásához” megnevezésű nyomtatvány.

7. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetéshez igénybe vehető közlekedési eszköz meghatározásánál a kiküldetés elrendelőjének a biztonságosságot és a gazdaságosságot szükséges figyelembe venni.

(2) Ha a minisztérium részéről több fő vesz részt azonos programon, akkor a delegáció vezetőjeként a legmagasabb beosztásban lévő kiküldöttet kell tekinteni, az ő kiküldetési engedélyén kell feltüntetni a többi kiküldöttre vonatkozó adatokat is. Azonos beosztású kiküldöttek esetén az utazást elrendelő államtitkár dönt a delegáció vezetőjének személyéről.

(3) Repülőgéppel történő kiutazás esetén

(4) A kiküldött részére – a kiküldött kérése alapján – a (3) bekezdés a) és c) pontja szerint megállapított utazási osztálynál alacsonyabb utazási osztályú repülőjegy is biztosítható. Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében lehetőség van a (3) bekezdés b) és c) pontjában foglaltaktól való eltérésre.

(5) Vonattal történő utazás esetén az állami vezető és a miniszteri biztos első osztályt vehet igénybe.

(6) A minisztert és az államtitkárokat kísérő delegáció utazása esetén, ha a delegációvezető egyedül jogosult magasabb osztályú jegyre, akkor a delegáció vezetőjének döntése alapján, a közigazgatási államtitkár engedélyével a delegáció további tagjai részére is biztosítható magasabb osztályú repülőjegy vagy vonatjegy.

(7) A kiküldöttet külföldön az érkezésnél és az indulásnál megilleti az állomástól vagy repülőtértől a hivatalos program helyszínéig vagy a szállásig, illetve a hivatalos program helyszínétől vagy a szállástól az állomásig vagy repülőtérig a megtett út helyi közlekedési (tömegközlekedés, taxi, parkolás, autópálya használat) költségeinek számlával vagy számla hiányában a megőrzött menetjeggyel, egyéb bizonylattal igazolt összege szerinti költségtérítés, amennyiben az tartalmazza az ellenértéket és a felhasználás pontos időpontját, helyét, amely alapján az utazás egyértelműen beazonosítható. A menetjegyen vagy a bizonylaton az elszámoláshoz dokumentálni kell, hogy az adott út mely pontok között, mely programra való eljutást szolgálta. A nem hivatalos programokhoz kötődő helyi közlekedési költségek a kiküldöttet terhelik.

(8) A magyarországi repülőtéri oda- és visszautazás költségeként Budapest közigazgatási határán belül a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt legfeljebb 25 000 forintig terjedő személyszállítási díj, illetve közösségi közlekedés során igénybe vett számlával igazolt menetjegy összege számolható el utólagosan. Az eseti személyszállítási feladatok igénybevételéről szóló szabályzatról szóló 32/2012. (X. 27.) NGM utasításban szabályozott taxikártya reptéri transzferre nem vehető igénybe.

(9) Hivatali, illetve saját vagy házastárs tulajdonában lévő gépkocsi használata Európán belüli utazás esetén engedélyezhető.

(10) A hivatali gépkocsi a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság által meghatározott szabályozás alapján igényelhető az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdésének időpontja előtt legkésőbb hét munkanappal.

(11) Saját vagy házastárs tulajdonában lévő gépkocsival történő utazás abban az esetben lehetséges, amennyiben az költségmegtakarítással jár, és a kiküldött rendelkezik érvényes casco és kötelező felelősségbiztosítással, és a biztosítási díjak befizetéséről szóló igazolást be tudja mutatni. Az engedélyezéshez a 4. melléklet szerinti „Nyilatkozat saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez” megnevezésű nyomtatványt, valamint a pontos címadatok f eltüntetésével a w ww.m aps.go ogle.c om honlapról kinyomtatott útvonalat szükséges csatolni. Saját vagy házastárs tulajdonában lévő személygépkocsival történő utazás esetén a kiküldöttet a hatályos jogszabályok szerinti üzemanyag- és általános gépjármű-használati költségtérítés illeti meg.

(12) Budapest közigazgatási határán kívül a NAV által közreadott gépjármű-fogyasztási norma és üzemanyagár szerint számolt üzemanyagköltség, valamint a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény
(a továbbiakban: Szja. tv.) szerint az általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével kifizetett összeg számolható el saját gépkocsihasználat jogán, amely a 15 000 forintot nem haladhatja meg.

(13) A gépkocsi használatával összefüggő, valutában felmerülő várható költségre vonatkozó ellátmányt a kiküldetési engedélyen kell engedélyeztetni.

(14) A Protokoll Titkárság vezetője által felhatalmazott munkatárs – bélyegző használatával – végzi az ideiglenes külföldi kiküldetéshez kapcsolódó számlák teljesítésigazolását, valamint a számlák Forrás ügyviteli rendszerben történő rögzítését.

8. § (1) A szállásfoglalást az Utaztatás végzi a (2) és (3) bekezdésben meghatározottak figyelembevételével.

(2) A kiküldött abban az esetben foglalhat szállást a maga részére, amennyiben a kiküldetési engedélyben az adott utazás – benne a szállás várható költségével és az egyéni foglalás tényével – a kiküldetést engedélyező vezető által jóváhagyásra került. A kiküldött a szállásfoglalással kapcsolatos szállodai visszaigazolást az utazás előtt köteles elektronikus úton megküldeni az Utaztatás részére.

(3) A költségvetési források hatékony és gazdaságos felhasználásának figyelembevételével az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő miniszter esetében legfeljebb 550 euró/éj, államtitkárok esetében legfeljebb 450 euró/éj, helyettes államtitkárok, miniszteri biztos, kabinetfőnök esetében legfeljebb 300 euró/éj, a főosztályvezetők esetében legfeljebb 250 euró/éj, a főosztályvezető-helyettesek és az osztályvezetők esetében legfeljebb 200 euró/éj, az egyéb rangú és beosztású ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők esetében pedig legfeljebb 150 euró/éj összeghatárig terjedő szállásfoglalás hagyható jóvá. A felsorolt összeghatárok feletti szállásdíjat – külön indokolás alapján – a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár hagyhatja jóvá.

(4) Ha a hivatalos látogatásra induló delegáció vezetője a miniszter, a delegáció külföldi hivatalos programjának könnyebb koordinálása érdekében törekedni kell arra, hogy a minisztérium delegációjának többi tagja is abban a szállodában kerüljön elhelyezésre, amelyben a miniszter. Ha a szállodában, ahol a miniszter és a minisztérium delegációja elhelyezésre kerül, nem áll rendelkezésre megfelelő számú vagy megfelelő árral rendelkező szoba ahhoz, hogy a delegáció tagjai a (3) bekezdésben meghatározottnak megfelelő maximális árfekvésű szobába kerüljenek elhelyezésre, abban az esetben az összeghatároktól a delegáció tagjai esetében el lehet térni, azonban a részükre lefoglalt szállás költsége ebben az esetben sem haladhatja meg a 450 euró/éj/fő összeget.

(5) Miniszterelnöki, valamint köztársasági elnöki delegációban való részvétel esetében a (3) bekezdésben részletezett összeghatároktól indokolás nélkül el lehet térni.

(6) A szállásköltség elszámolásának alapja a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított, eredeti szállodai számla. A szállodai számlán külön tételként megjelenő minden étkezés, egyéb fogyasztás (például minibár) és szolgáltatás költsége – a 9. § (3) bekezdésében foglaltak kivételével – teljes egészében a kiküldöttet terheli.

(7) Az ideiglenes külföldi kiküldetés elmaradása, elhalasztása vagy bármely egyéb módosulása esetén a kiküldött haladéktalanul köteles a változást jelezni az Utaztatás felé. Ha ezen kötelezettségét a kiküldött neki felróható okból elmulasztja, az ebből eredő költség a kiküldöttet terheli.

9. § (1) A kiküldött költségeiből a munkavégzésével, az ideiglenes külföldi kiküldetés lebonyolításával összefüggő, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával, számviteli bizonylatnak megfelelő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal igazolt, az elrendelő által is jóváhagyott költségeit számolhatja el.

(2) Az ideiglenes külföldi kiküldetés ideje alatt felmerülő reprezentációs költség, különösen étel- és italszolgáltatás igénybevétele, csak az ideiglenes külföldi kiküldetést jóváhagyó vezető előzetes engedélye alapján, különösen indokolt esetben utólagosan, a közigazgatási államtitkár jóváhagyásával számolható el.

(3) A 7 napot meghaladó ideiglenes külföldi kiküldetéseknél szálloda igénybevétele esetén számlával igazolt szobaár mellett mosatási és vasalási költség címén szállodai éjszakánként az egynapi szállásköltség 10%-át meg nem haladó, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával igazolt kiadás költsége számolható el.

(4) Az ideiglenes külföldi kiküldetés során felmerülő hivatalos vonalas telefon-, fax-, internet- és egyéb kommunikációs költség az elrendelő utólagos igazolása alapján számolható el a hívott fél nevének és telefonszámának feltüntetése mellett.

(5) A külföldi utazás lebonyolításához kapcsolódó vízumdíjat, vízumfotót a szolgálati útlevél díját, az utazáshoz kapcsolódó kötelező oltásokat, a poggyászdíjat és a személyi- illetve poggyászbiztosítás költségét a minisztérium fedezi az adott keret terhére.

(6) Pénzváltás költsége elszámolható abban az esetben, ha az ideiglenes külföldi kiküldetés helyén nem hivatalos fizetőeszköz az előlegként adott valuta. A pénzváltást minden esetben bizonylattal kell igazolni. Ha a kiküldött pénzváltási bizonylatot nem tud felmutatni, az elszámolás során az előleg kiadásának napjára érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által meghatározott középárfolyamot kell figyelembe venni.

(7) A minisztérium költségvetése terhére kiadásként nem számolható el lopás vagy bármilyen más bűncselekmény következtében a kiküldöttet ért anyagi kár ellenértéke, a kiküldött felróható magatartásából eredő anyagi kár ellenértéke, a közlekedésrendészeti bírság és az egyéb hatósági büntetés költségei, valamint – a (3) bekezdésben foglalt eset kivételével – a szállodai szoba szolgáltatásainak költsége.

10. § (1) A kiküldött útielőleget a jóváhagyott kiküldetési engedély esetén is csak abban az esetben igényelhet, amennyiben eleget tett korábbi ideiglenes külföldi kiküldetése 11. § szerinti elszámolási kötelezettségének.

(2) Az elszámolási kötelezettség alól kivételt képez az az eset, amikor az előző ideiglenes külföldi kiküldetés visszaérkezési időpontjától az elrendelt utazás megkezdésének napjáig öt munkanapnál kevesebb idő telik el, vagy egyéb indok alapján azt az ideiglenes külföldi kiküldetést jóváhagyó vezető külön engedélyezi. Ez esetben a kiküldöttnek a második ideiglenes külföldi kiküldetés befejezését követő nyolc munkanapon belül kell elszámolnia mindkét ideiglenes külföldi kiküldetéssel.

(3) A kamatkedvezményből származó jövedelem megállapításánál – az Szja. tv. 72. § (4) bekezdés n) pontja alapján – nem kell figyelembe venni az ideiglenes külföldi kiküldetésre, külszolgálatra tekintettel adott előleget, elszámolásra kiadott összeget, feltéve, hogy annak a kifizetővel való elszámolása a visszaérkezést követő 30 napon belül megtörténik. A kamatkedvezményből származó jövedelem szempontjából – az Szja. tv. 72. § (4) bekezdés e) pontja alapján – nem kell figyelembe venni az elszámolás szokásszerű rendjéből adódóan keletkezett követelést sem.

(4) A (3) bekezdésben foglaltak alapján az elrendelt ideiglenes külföldi kiküldetés során elszámolásra átvett összeggel kapcsolatban a munkavállalónak nem keletkezik kamatkedvezményből származó jövedelme 30 napot meghaladó elszámolás esetén sem, ha az elszámolásra annak szokásszerű rendjében kerül sor.

(5) Az útielőleg bruttó összegét az utazás előtt kell a kiküldött részére – választása szerint – készpénzben vagy bankszámlára való átutalással kifizetni, kivéve a 3. § (23) bekezdése szerinti esetben. Banki átutalás választása esetén a 6. § szerinti napidíjelőleg, valamint a 10. § (6) bekezdése szerinti dologi kiadásokra kért előleg az utalás napját megelőző napon érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által meghatározott középárfolyamon forintra átszámított összege kerül kifizetésre.

(6) A dologi kiadásokra (szállásköltségre, közlekedési költségre, az ideiglenes külföldi kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségre) útielőleg euróban, amerikai dollárban vagy svájci frankban igényelhető.

(7) Az ideiglenes külföldi kiküldetéshez kötődő bármilyen előzetes kifizetés kizárólag számla – vagy annak hiányában kivételesen indokolt esetben az adott kiküldetést jóváhagyó vezető engedélyével ellátott díjbekérő – ellenében igényelhető.

(8) Egyéb indokolt dologi költségre igénylés esetén egy napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg adható. A 6 napot meghaladó ideiglenes külföldi kiküldetések esetén két napra járó napidíjnak megfelelő összegű előleg biztosítható. Ezt meghaladó összegű előleg kifizetésére indokolt esetben kerülhet sor, amelyet a kiküldetés elrendelője a kiküldetési engedély „Egyéb, indokolás” rovatában köteles megindokolni.

(9) A minisztériumi VIP-bankkártya használatára az állami vezetők, valamint az utazás szervezését és elszámoltatását ellátó ügyintézők jogosultak.

(10) A minisztériumi utazások gyakoriságára tekintettel – egyedi kérelemre – további közszolgálati tisztviselők részére a közigazgatási államtitkár állapíthat meg jogosultságot a minisztériumi VIP-bankkártya használatára. A minisztériumi VIP-bankkártyák ügyintézésével kapcsolatos feladatokat az IGF látja el. A VIP-bankkártya elsősorban az ideiglenes külföldi kiküldetéssel kapcsolatos költségek fizetésére vehető igénybe, különösen a külföldön felmerülő szállásköltség, közlekedési költség, valamint az utazást megelőzően engedélyezett reprezentációs kiadások kifizetésére.

(11) A minisztériumi VIP-bankkártya használata előlegfelvételnek minősül, amellyel szemben a 11. § szerinti elszámolási kötelezettség keletkezik.

(12) A napidíj és a jóváhagyott dologi útielőleg valuta összegét az utazó vagy annak meghatalmazottja a valutapénztárban veheti fel az utazás megkezdése előtt legalább egy munkanappal. Meghatalmazott eljárása esetén a valutapénztár részére az 5. melléklet szerinti valutapénztári „Meghatalmazás” megnevezésű nyomtatványt szükséges csatolni.

11. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés befejeztével a kiküldött köteles

(2) A kiküldöttnek az elszámolás mellékleteként csatolnia kell a költségek igazolására szolgáló, a minisztérium nevére és számlázási címére kiállított eredeti számlákat, illetve egyéb igazoló dokumentumokat, bizonylatokat, úgymint menetjegy, biztosítási kötvény, felvett előleg dokumentációja, szállodai számla, helyi közlekedési eszköz esetleges költségeinek számlája, menetjegyei, taxiköltség számlája, bankkártyahasználat bizonylatai, egyéb felmerült költségek számlái, illetve tanácsi ülés esetén meghívó és aláírt jelenléti ív.

(3) A kiküldöttnek büntetőjogi felelőssége tudatában az elszámoláshoz csatolt idegen nyelvű számlákra, bizonylatokra a szolgáltatás tartalmát magyar nyelven kézzel fel kell vezetni.

(4) Az utazás elmaradása esetén a kiküldött köteles az útielőleget a valutapénztárba 5 munkanapon belül visszafizetni.

(5) Az elszámolásból adódó követelés vagy tartozás pénzügyi rendezését a kiküldött az elszámolás pénzügyi jóváhagyásáról szóló értesítés kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül köteles teljesíteni.

(6) Abban az esetben, ha a kiküldött az útielőleget banki átutalás útján igényelte, az előleg visszafizetése csak banki átutalással lehetséges a minisztérium Magyar Államkincstárnál vezetett 10032000-01460658-00000000 számú számlájára. Az átutalás költségei, a pénzforgalom tranzakciós díjai a kiküldöttet terhelik.

(7) Ha a kiküldött az útielőleget készpénzben vette fel, a költségekkel – ideértve a kiküldött befizetési kötelezettségét, illetve a minisztérium által történő kifizetés teljesítését – való elszámolás kizárólag a felvett valutaelőleg pénznemében készpénzben történhet azzal, hogy a Magyarország területén felmerült költséget a minisztérium utólag, banki átutalás útján téríti meg forintban a kiküldött részére. A minisztérium valutapénztárában való elszámolás személyesen vagy meghatalmazott útján történhet. Meghatalmazott eljárása esetén az 5. melléklet szerinti meghatalmazást szükséges csatolni, kivéve, ha az a 10. § (12) bekezdésében meghatározott eljárás során korábban már becsatolásra került.

12. § (1) A kiküldött a kiküldetés elrendelője részére az ideiglenes külföldi kiküldetés során végzett munkáról, a tárgyalások eredményéről, a kapcsolódó további feladatokról a megérkezését követő 8 munkanapon belül köteles – a 7. mellékletben meghatározott formanyomtatvány szerint – úti jelentést készíteni, amelyet a kiküldetés elrendelőjének igazolnia kell. A kiküldöttnek az aláírt úti jelentés egy példányát az elszámoláshoz kell csatolnia és azzal együtt eljuttatnia az IGF részére.

(2) Az IGF az úti jelentéseket másolatban hetente megküldi az NGKF részére.

(3) Ha a miniszteri delegáció hivatalos programja során bizalmas, de nem minősített adatok megtárgyalására kerül sor, akkor az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően nem kell úti jelentést leadni.

(4) Az Európai Unió döntéshozatali eljárásához kötődő ideiglenes külföldi kiküldetések esetében az ülést követő két munkanapon belül a kiküldött köteles elkészíteni és megküldeni az úti jelentést az Európai Unió döntéshozatali tevékenységében való kormányzati részvétel összehangolásáról és az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottságról szóló 1742/2014. (XII. 15.) Korm. határozat 52. pontjának megfelelően.

(5) Ha a kiküldött szolgálati vagy diplomata-útlevéllel utazott – a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény, illetve a külügyminiszter által kiállított útlevelek kezelésének szabályairól szóló 1/1998. (X. 14.) KüM rendeletnek megfelelően –, köteles azt az utazás végén az Utaztatás munkatársa részére leadni a hivatalos okmányok biztonságos tárolása érdekében.

(6) A nemzetközi együttműködésben szerzett tapasztalatokról és információkról azok hasznosítása céljából a háttérintézmény vezetőjének éves beszámolót kell készítenie, amelyet a tárgyévet követő év február 15-ig meg kell küldeni a nemzetközi gazdasági kapcsolatokért és fenntartható gazdaságfejlesztésért felelős helyettes államtitkárnak, valamint a háttérintézmény szakmai felügyeletét ellátó állami vezetőnek.

13. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

14. §²