20/2018. (VII. 23.) KKM utasítás

1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Központ) felügyelete alatt működő, önálló reprezentációs pénzügyi előirányzattal (a továbbiakban: reprezentációs keret) rendelkező külképviseletek mint gazdálkodó egységek (a továbbiakban: külképviseletek) protokolláris költségvetési előirányzatának tervezésével, felhasználásával – ezen belül a vendéglátással, az ajándékozással és a reprezentációval – kapcsolatos tevékenységére.

2. § A reprezentációs program megtervezésénél, pénzügyi kihatásainak felmérésénél, a költségek elszámolásának és nyilvántartásának tekintetében kötelezően alkalmazni kell az utasításban foglaltakat.

3. § A külképviseletek reprezentációs költségét terheli minden olyan rendezvénnyel kapcsolatos kiadás – az 54. §-ban foglaltak kivételével –, amelynek kezdeményezője a külképviselet, illetve a kezdeményező és a házigazda a külképviselet vezetője vagy a külképviselet vezetője által felhatalmazott diplomata.

4. § A reprezentációs kiadás csak eredeti pénzügyi bizonylat (számla, nyugta), illetve a kiállító által az eredeti pénzügyi bizonylattal azonos formátummal megegyezően kiállított másolat ellenében számolható el a külképviselet bankszámlájáról vagy pénztárából. A gazdasági szakember a reprezentációs kiadás eredeti bizonylatát kizárólag áfa visszatérítés céljából tarthatja vissza a havi pénztárnaplóból.

5. § A reprezentációs kiadás elszámolásához minden esetben reprezentációs rendelvény kiállítása szükséges.

6. § A reprezentációs célú elszámolási előleg kiadására kizárólag a reprezentációs rendelvény jóváhagyását követően kerülhet sor. A reprezentációs célú elszámolási előleg elszámolására az elszámolási előlegre vonatkozó szabályok szerint kell eljárni.

7. § (1) A külképviselet állomáshelyén megszervezésre és lebonyolításra kerülő, a diplomáciai munkával kapcsolatos társadalmi érintkezések és fogadások közvetlen és közvetett költségei között dologi kiadásként kell elszámolni:

(2) A fellépő művész részére napidíj nem fizethető ki.

8. § A külképviselet állomáshelyén megszervezésre és lebonyolításra kerülő, a diplomáciai munkával kapcsolatos társadalmi érintkezések és fogadások közvetlen és közvetett költségei között reprezentációs kiadásként kell elszámolni:

9. § A meghívotti, megajándékozotti, résztvevői névsort a vonatkozó reprezentációs kiadás elszámolásakor – a folyamatos reprezentációra történő beszerzés kivételével – minden esetben mellékelni szükséges.

10. § A reprezentációs keret terhére a külképviselet vezetőjének engedélyével – feladataik függvényében – a külképviseleten szolgálatot teljesítő diplomaták, valamint az adminisztratív és technikai személyzet reprezentációval kapcsolatos kiadásai is elszámolhatók.

11. § A reprezentációs kereten meghatározott összegből elszámolható közvetlen napi külképviseleti felhasználás címen ásványvíz, üdítőital, kávé, tejpor, tejszín, tea, édesítőszer, citrom, citromlé, aprósütemény, csokoládé és cukorka beszerzése. A reprezentációs keret terhére elszámolhatók továbbá a külképviseleten tervezett külső vendégek részvételével megtartott értekezletek, megbeszélések, konferenciák, szakmai egyeztetések, egyéb tárgyalások, kulturális, oktatási, sport, rekreációs rendezvények alkalmával felszolgálásra kerülő frissítők, alkohol tartalmú italok, kávé, tea, sütemény stb. költségei is. Átalány elszámolás a jelen pontban meghatározott tételek esetében sem engedélyezett.

12. § A reprezentációra felhasználható keretösszeget a célszerűségi követelmények és takarékossági elvek szem előtt tartásával a külképviselet éves költségvetésében a várható kiadások alapulvételével kell megtervezni.

13. § A külképviselet rendezvényeinek ki kell fejeznie Magyarország méltóságát, társadalmi, gazdasági fejlettségét, biztosítva ezzel, hogy az oda szóló meghívás rangot, elismerést jelentsen a meghívottak számára. A kihelyezettek kötelesek a külképviselet reprezentációs munkájában – megszervezésében, lebonyolításában – részt vállalni.

14. § Magyarország nemzeti ünnepei közül a külképviselet legalább egy alkalommal széleskörű fogadást tart. Az időpont kiválasztása a külképviselet által, a fogadó ország szokásrendjéhez alkalmazkodva kerül meghatározásra.

15. § A magyarországi vásárlások esetében a külképviselet köteles törekedni az áfamentes vásárlásra. Ennek érdekében a magyar vámhatóságoknál szabályszerűen ki kell léptetni és az állomáshelyen be kell vételezni a Magyarországról beszerzett árukat.

16. § Az egyes állomáshelyek éves reprezentáció keretének véglegesítésekor a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály a külképviselet által felterjesztett költségvetési tervezet alapján figyelembe veszi a tárgyévi rendkívüli kiadások felmerülését (pl. EU, NATO, ENSZ konferenciák, kongresszusok, találkozók, nagyköveti váltás stb.). Az adott évben egyszeri jelleggel, adott rendezvény vagy program megvalósítása céljából a reprezentációs jogcímre biztosított pótelőirányzatok nem képeznek bázist a következő évi tervezés során.

17. § Azon a szomszédos államokban lévő külképviseleten, ahol a külhoni magyarság száma jelentős, a reprezentációs kiadások megállapításánál úgy kell eljárni, mintha az adott állomáshelyen további nemzeti ünnepi fogadást kellene megtartani. Az erre vonatkozó javaslatot az illetékes területi főosztály kezdeményezi és a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály a tervezés során köteles ezt figyelembe venni.

18. § A külképviselet a reprezentációs igényét éves költségvetési javaslatában terjeszti elő. Az előző évet indokoltan meghaladó igény esetén a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály a rendkívüli kiadások várható összegével növelt összegre tehet javaslatot. Az egyes külképviseletek éves reprezentációs keretét a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály javaslata alapján a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár határozza meg legkésőbb minden év január 31-ig. Eddig az időpontig az előző év költségvetésében engedélyezett keret időarányos része használható fel.

19. § A reprezentációs keretekre történő évközi átcsoportosítás, – más, fel nem használt előirányzat terhére – a külképviseletek gazdálkodási rendjéről szóló 21/2017. (XII. 20.) KKM KÁT utasítás 6. § (1)–(2) bekezdésében foglaltak szerint hajtható végre.

20. § A reprezentációra szolgáló éves keretösszeg nem léphető túl. A kereten történő megtakarítás az áthúzódó kötelezettségvállalásokra vonatkozó általános államháztartási szabályok szerint vihető át a következő évre. A fel nem használt és kötelezettségvállalással nem terhelt előirányzatok a következő évben nem használhatóak fel, nem képezik a következő évre jóváhagyott előirányzatok kiegészítésének alapját. A folyamatosan reprezentációra szolgáló keretet a nemzeti ünnepek és az esetleg előforduló külképviseletvezetői váltás tiszteletére adott fogadás kivételével időarányosan – rendszerint havi ütemezésben – kell felhasználni. Az ütemezett felhasználásáért a külképviseletvezető felelős.

21. § A különböző programok, rendezvények vonatkozásában szponzori vagy támogatási szerződés alapján kapott támogatásokat, adományokat a külképviselet a Központ javára köteles bevételezni. A Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály az így befolyt összegeket negyedévente – az utolsó negyedévben november 30-áig – a bevételezett összeg erejéig az adott külképviselet reprezentációs kiadásaira előirányzatosítja és visszaforgatja. A külképviselet a visszaforgatást a támogatás bevételezés hónapjának pénzügyi zárása után, távirati úton kérheti a Központtól. A kérelemnek tartalmaznia kell a bevételezés konkrét tételszámának megjelölését, valamint a visszaforgatni kért előirányzat jogcím szerinti megbontását a felhasználás figyelembevételével.

22. § A felhasználást a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály és az Ellenőrzési Főosztály ellenőrzi, és a nem előírásszerű felhasználás esetén soron kívüli ellenőrzést kezdeményez.

23. § A reprezentációs célból beszerzett felszerelések, eszközök, készletek csak hivatalos reprezentálás alkalmával használhatóak fel. A leltári nyilvántartásban szereplő tárgyak csak a rendeltetési helyükön használhatóak, tovább ajándékozásuk nem engedélyezett.

24. § Az egyéb – Magyarországról érkezett – delegációk külföldi partnereik részvételével tervezett vendéglátását – a külképviselet saját reprezentációs keretének terhére – a külképviseletvezető határozza meg.

25. § Az utasítás tekintetében vendéglátási kiadásnak minősül különösen a külképviselet vezetője, vagy annak engedélyével a diplomaták által a külképviseleten vagy azon kívüli vendéglátóhelyen az akkreditált országban adott munkareggeli, munkaebéd, vacsora, fogadás, sajtófogadás, koktélparti, valamint előadásokkal, tájékoztatókkal kapcsolatos vendéglátás költsége. Az elszámolhatóság feltétele külföldi diplomata részvétele az eseményen.

26. § A külképviselet vezetője által előzetesen engedélyezett külképviseleti vendéglátás költségei csak számla vagy egyéb pénzbekérő bizonylat ellenében – a gazdasági szakember előzetes pénzügyi ellenjegyzése, a képviseletvezető vagy ideiglenes ügyvivő előzetes kötelezettségvállalása és a képviseletvezető vagy ideiglenes ügyvivő utalványozása mellett – téríthetők meg a reprezentációs keret terhére.

27. § Rendkívüli esetben, olyan országban ahol megfelelő számla nem szerezhető be, belső bizonylat kiállítása szükséges, amelyet a gazdasági felelős állít elő, és a teljesítést az igénybevevő, illetve beszerző igazolja.

28. § Egyes kis összegű vendéglátás esetén a kiadás a külképviselet költségvetése terhére nem számolható el, azt a kihelyezettek vegyes költségtérítése tartalmazza. Ilyenek lehetnek többek között a vendéglátóhelyen elfogyasztott kávé, tea, sütemény, kisebb ebédek költségei, belépők díjai stb. 3000 forint/fő alatt, összesen 6 fő résztvevőig.

29. § A külképviselet vezetője által előzetesen engedélyezett éttermi vendéglátás költségei körében a fogadó ország szokásainak megfelelő – azonban a számla értékének 10%-át meg nem haladó mértékű – borravaló számolható el. Az elszámolható borravaló mértéke a külképviseletek gazdálkodásának részletes szabályairól szóló 223/2017. (VIII. 11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 39. § (3) bekezdése szerint növelhető. A borravaló összegéről – amennyiben azt a számla nem tartalmazza – a számlára történő megfelelő hivatkozással belső bizonylatot kell kiállítani, amelyet a külképviseletvezető aláírásával igazol.

30. § A külképviseletvezető által engedélyezett, külképviseleten kívüli vendéglátásnál a fizetett összeg ellenértékét – a külképviseletvezető utalványozását követően – legkésőbb a számla keletkezését követő hónapban lehet elszámolni a külképviselet nevére és címére kiállított számlával.

31. § A külképviselet nevére kiállított számla bankkártyával történő fizetése esetén, a reprezentációs célú kiadás felhasznált összegével – a bankkártya igénybevételét követően – a külképviselet pénz- és értékkezelésére vonatkozó szabályozásának megfelelően, az abban foglalt határidővel kell elszámolni.

32. § Az állomáshely reprezentációs kerete terhére megtartott rendezvényeken résztvevők körét a külképviseletvezető egyetértésével kell meghatározni. A rendezvények megtartásához szükséges közreműködők körét (tolmács, felszolgálók, orvos, biztonsági őrök stb.) alkalmazását a gazdálkodási szabályzat előírásai alapján a külképviseletvezető jogosult meghatározni.

33. § Ajándék lehet jellemzően

34. § A külképviselet reprezentációs készletéből külföldinek az adott állomáshelyen vagy az akkreditált országban ajándékot adhat saját jogon a külképviseletvezető és a külképviseletvezető engedélyével a diplomata és az adminisztratív-technikai személyzet tagjai.

35. § Az ajándékozás az állomáshelyen kialakult helyi, illetve viszonossági gyakorlat figyelembevételével történhet a külképviselet partnereinek, illetőleg a más külképviselet vezetőinek, diplomatáinak.

36. § A prospektusok, tájékoztató füzetek, ismertetők stb. nem minősülnek ajándéktárgyaknak, ezért a reprezentációs költségkeret terhére ezen kiadványok ellenértéke nem számolható el.

37. § A külképviselet annak a magyar állampolgárnak, akinek szokásos tartózkodási helye Magyarországon van, ajándéktárgyat csak a közigazgatási államtitkár eseti engedélye alapján adományozhat. Az ajándékozással kapcsolatos adó- és járulékfizetési kötelezettségekhez az adatszolgáltatásokat, igazolásokat ez esetben a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály készíti el az állomáshely előzetes adatszolgáltatása alapján.

38. § A miniszteri szintű születésnapi köszöntő levelekkel egyidőben a külképviselet ajándékot is köteles az érintett miniszter partner részére juttatni. A születésnapi ajándékot a külképviselet a helyben szokásos gyakorlatot és hagyományokat figyelembe véve választja ki és saját reprezentációs kerete terhére szerzi be, szükség szerint egyeztetve a külképviselet felügyeletét ellátó területi főosztállyal.

39. § A reprezentációs készletek nyilvántartása a Forrás rendszer Készletnyilvántartó moduljában történik. A készletváltozásokat folyamatosan kell rögzíteni a nyilvántartásban, a nyilvántartást a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály előzetes engedélye alapján havonta kell lezárni. A nyilvántartás alapján meglévő készletet évente legalább egyszer – költségvetési évzárás keretében – össze kell vetni a tényleges raktári készlettel. Az egyeztetések megtörténtét és eredményét a nyilvántartásban rögzíteni kell. A készletben keletkező hiányért a készletet kezelője leltárfelelősséggel tartozik.

40. § A reprezentációs készletet kezelő személyt a külképviseletvezető jelöli ki, és ennek tényét a munkaköri leírásban rögzíteni kell. Kis létszámú állomáshely esetén a reprezentációs készletet kezelő személy a gazdasági felelős. A készletet kezelő személynek leltárfelelősségi nyilatkozatot kell aláírnia.

41. § (1) A reprezentációs készleteket a külképviseletvezető bármikor jogosult soron kívül teljeskörűen vagy szúrópróbaszerűen ellenőrizni. A Korm. rendelet 21. § (6) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a külképviseletvezető által évente legalább kétszer elrendelt rendkívüli pénztárellenőrzés során a pénztárellenőr köteles szúrópróbaszerű mintavétellel ellenőrizni a készletek nyilvántartását.

(2) Az (1) bekezdésben foglalt ellenőrzésen túl a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály közvetlenül távirati úton vagy az állomáshelyre kiutazó futár munkatársak útján is elrendelheti a készletek szúrópróbaszerű vagy teljes körű ellenőrzését.

42. § A 39. § szerinti vezetett nyilvántartást a számviteli előírásokra vonatkozó szabályok szerint kell megőrizni. Az Ellenőrzési Főosztály, illetve a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály esetenként a nyilvántartásokat a helyszínen ellenőrzi.

43. § Az ital- és ajándékraktárból az anyag kiadást csak a külképviseletvezető vagy az őt helyettesítő személy engedélyezheti. A raktárban tárolt reprezentációs célú tárgyakat csak raktári kiadási bizonylat (igénylő mint átvevő, raktáros mint kiadó) kiállításával lehet kiadni.

44. § Az ajándéktárgy felhasználása során a kiadáskor rögzíteni kell a felhasználás dátumát, az ajándékozó és – protokoll célból – a megajándékozott nevét is.

45. § Az éves keretösszegen belül az előirányzat megnyitásakor a tárgyévi ajándéktárgyak, italok igény esetén központilag is megvásárolhatók. A beszerezni kívánt ajándéktárgyak listáját a gazdasági vezető, illetve gazdasági felelős állítja össze és a külképviseletvezető hagyja jóvá. A beszerzett árut tényleges beszerzési áron kell nyilvántartani, a tárgy eredeti értékének feltüntetésével.

46. § Magyarország borainak bemutatása, borvidékeinek népszerűsítése céljából a Központ kijelölt szervezeti egysége évente a külképviseletek által kötelező jelleggel megrendelendő borválogatást állít össze.

47. § A beszerzés során elsődleges szempont, hogy a külképviseletekre kiváló minőségű hazai borok kerüljenek.

48. § A beszerzések fedezetét a Külképviseleti Gazdálkodási Főosztály biztosítja a külképviseletek éves eredeti költségvetési előirányzatainak jóváhagyása során a Külképviseletek igazgatása cím éves összevont reprezentációs keretének terhére.

49. § A Magyarországon beszerzett borok kiszállítását a vonatkozó vámszabályok betartásával a külképviselet önállóan rendeli meg, és az ezzel kapcsolatos, az állomáshely–Budapest viszonylatban legmegfelelőbb és költséghatékony szállítási mód kiválasztásáért a külképviselet felelős.

50. § Az ital- és ajándéktárgyak beszerzéséhez kapcsolódó, a számlán szereplő járulékos kiadások (többek között szállítás, raktározás, kereskedelmi jutalék stb.), a beszerzés értékét növelik és reprezentációs kiadásként kell elszámolni.

51. § A magas szintű delegációk (miniszter vagy magasabb rangú állami vezető, illetve a Központ esetében államtitkár is) utazásával kapcsolatos minden lényeges információt, valamint a külképviselettel szembeni elvárásokat, a delegáció utazását szervező illetékes főosztály az utazás megkezdése előtt legalább három munkanappal, írásban a külképviselet tudomására hozza.

52. § A külképviseletre érkező magas szintű küldöttségekkel kapcsolatos vendéglátásról előzetes költségbecslést, illetve az 1 000 000 forint összegnek megfelelő költséget meghaladó rendezvényekről részletes költségkalkulációt (költségtervet) kell készíteni, a 7. és 8. §-ban feltüntetett kiadásoknak megfelelő bontásban, a kiadásokat a felmerülés pénznemében jelezve, valamint forintban összesítve. A költségkalkulációt amennyiben a költségviselő

53. § A magas szintű delegációkkal kapcsolatos reprezentációs költségeket az állami, illetve a Külgazdasági és Külügyminisztérium protokoll keretek terhére a Protokoll Főosztály vezetőjének előzetes engedélyével lehet a Központ terhére elszámolni. A vendéglátásra vonatkozó intézkedési terv tartalmazza a tárgyalási napok tervezett számát, a teljes programot és a természetbeni ellátás (szállás, közlekedés, étkezés, színházjegy stb.) mértékét. A vendéglátással kapcsolatos intézkedés végrehajtásának megszervezése és lebonyolítása a külképviseletvezető által esetileg kijelölt diplomata (protokollfelelős) hatáskörébe tartozik. A delegációk reprezentációs és dologi kiadás jellegű költségeinek elszámolását a külképviseletvezető igazolja.

54. § Azon külképviseleti rendezvényen, amelyen házigazdaként államfő, kormányfő, volt államfő, volt kormányfő vagy tárca nélküli miniszter van jelen, illetve, amelyet a részvételével, tiszteletére rendeznek, a költségeket – amennyiben a Protokoll Főosztály azt előzetesen engedélyezte – a Protokoll Főosztály költségvetése terhére számolja el a külképviselet.

55. § A Központból érkező delegáció esetében a külképviselet köteles közreműködni anyagi és vagyoni eszközeivel a delegáció programjának szervezésében és lebonyolításában.

56. § Az alacsonyabb rangú, de állami vezetői (nem a Központból érkező) delegáció esetén, az érkezést legalább öt munkanappal megelőzően megküldött értesítés alapján a külképviselet közreműködik a delegáció programjának szervezésében és lebonyolításában.

57. § Az 51–55. §-ba nem tartozó delegáció esetén – különösen indokolt esetben – a külképviselet vagy a felügyelő főosztály kezdeményezésére a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezheti – az érkezést legalább öt munkanappal megelőzően megküldött kérés alapján – a külképviselet anyagi, technikai közreműködését, azzal hogy a közreműködés nem korlátozhatja a külképviselet alaptevékenységéhez tartozó külpolitikai, külgazdasági szervezőmunkát.

58. § A reprezentációs kiadásokhoz kapcsolódó áruk, szolgáltatások (pl. nyomda, szállítás, csomagolás, papír, írószer, takarítás stb.) költségeinek elszámolási jogcímét a gazdasági felelős jogosult meghatározni – szükség esetén a Központtal történő egyeztetés alapján – és a Forrás program pénzügyi moduljában rögzíteni, illetve ezt a pénztárellenőr jogosult ellenőrizni.

59. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)¹