3/2018. (XII. 21.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) határozatlan vagy határozott időre kinevezett kormánytisztviselőire és munkavállalóira (a továbbiakban együtt: munkatárs) terjed ki.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal működésével kapcsolatos integritási bejelentésekre, valamint azok kezelésére és nyilvántartására terjed ki.

(3) Az utasítás hatálya nem terjed ki a közérdekű bejelentésekre és panaszokra, amelyek hivatali kezelésére külön utasítás szabályai az irányadók.

(4) Ha nem egyértelmű a bejelentés alapján, hogy azt közérdekű bejelentésnek, panasznak vagy jelen utasítás szerinti integritási bejelentésnek kell-e tekinteni, minden esetben meg kell keresni a Hivatal integritás tanácsadóját, aki dönt a bejelentés jellegéről.

2. § E szabályzat alkalmazásában

3. § (1) A Hivatalban csak olyan személy foglalkoztatható, aki a munkakör betöltéséhez szükséges végzettséggel és gyakorlattal rendelkezik, továbbá részt vesz a kötelező oktatásokon és képzéseken. A Hivatal elnöke, illetve a munkáltatói jogokat gyakorló más vezető által meghatározott esetekben a szükséges végzettség (pl. a szellemi tulajdonnal kapcsolatos képzések) a foglalkoztatás ideje alatt is megszerezhető.

(2) A Hivatal munkatársaival szemben támasztott követelményeket a belső utasításokban és a munkaköri leírásokban egyértelműen meg kell határozni, továbbá azokat a jogszabályi környezethez igazodóan folyamatosan aktualizálni kell.

(3) A Hivatal alapvető célkitűzéseiről, az alkalmazott értékekről és elvekről, valamint az aktuális integritási és a hivatásetikai kérdésekről a Hivatal integritás tanácsadója minden belépő vagy hosszabb távollétről visszatérő munkatárs részére tájékoztatást nyújt.

(4) A szervezeti integritást sértő események megelőzése érdekében a Hivatal munkatársainak kötelezettsége

4. § A szervezeti integritást sértő esemény megelőzése érdekében az integritási kockázatok észlelése esetén a Hivatal minden munkatársa köteles az integritás tanácsadót értesíteni.

5. § Az integritás tanácsadó minden év február 28-áig értékeli az előző év integritási bejelentések tapasztalatait annak érdekében, hogy a Hivatal belső és külső integritási kockázatai csökkenthetők legyenek. Az értékelés megállapításairól feljegyzésben tájékoztatja a Hivatal elnökét. A feljegyzés szükség esetén javaslatot is tartalmaz az integritási kockázatok csökkentésének módjára.

6. § (1) A bejelentőt a (3) bekezdésben foglaltak kivételével nem érheti hátrány az integritási bejelentés megtétele miatt.

(2) A bejelentő személyes adatai csak az integritási bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatóság vagy bíróság részére adhatók át, ha annak kezelésére e hatóság, bíróság jogosult, beleértve azt is, amennyiben az adatai továbbításához a bejelentő írásban hozzájárult. A bejelentő adatai írásbeli hozzájárulása nélkül csak abban az esetben hozhatók nyilvánosságra, amennyiben ennek jogszabályi feltételei fennállnak.

(3) Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen járt el, és alaposan feltehető, hogy az integritási bejelentéssel vagy azzal összefüggésben bűncselekményt vagy szabálysértést követett el, továbbá másnak kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, az (1) és a (2) bekezdésben írtaktól függetlenül az adatai az eljárás kezdeményezésére, illetőleg lefolytatására jogosult hatóság vagy bíróság részére átadhatók.

(4) Az integritási bejelentéssel kapcsolatos eljárás lefolytatása során alkalmazható védelmi intézkedéseket a 12. § (1)–(3) bekezdései tartalmazzák.

7. § (1) A bejelentő a Hivatal elnökének döntése alapján erkölcsi, illetve – a mindenkor hatályos jogszabályok keretei között – anyagi elismerésben részesíthető.

(2) Az (1) bekezdés szerinti elismerésre indokolt esetben a 10. § (1) bekezdésében meghatározott, vizsgálatot végző vezető tesz javaslatot az ügy jellege, jelentősége és körülményei alapján.

8. § (1) A Hivatal integritására vonatkozó írásbeli vagy szóbeli bejelentéssel bárki – ideértve a Hivatal munkatársait is – (a továbbiakban: bejelentő) fordulhat a Hivatalhoz. A 2. § e) pontjában írt jelentést és figyelemfelhívó levelet a Hivatal elnöke, illetve az érintett szervezeti egység vezetője küldi el az integritás tanácsadó részére.

(2) A Hivatalnál integritási bejelentés elektronikus vagy postai úton, faxon, illetve az integritás tanácsadónál szóban vagy írásban tehető meg. A más címzetthez érkező integritási bejelentést haladéktalanul meg kell küldeni az integritás tanácsadó részére.

(3) A bejelentés szóbeli előterjesztése esetén az integritás tanácsadó kérheti annak írásba foglalását. Ha a bejelentés írásba foglalása bármely okból elmarad, arról az integritás tanácsadó emlékeztetőt készít.

(4) Amennyiben a bejelentés elbírálása az integritás tanácsadó értékelése alapján más hatóság vagy bíróság hatáskörébe tartozik, az integritás tanácsadó azt az eljárás lefolytatására hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatóság vagy bíróság vezetőjének nyolc napon belül, a bejelentő egyidejű értesítésével megküldi.

(5) Az integritás tanácsadó ezt követően értékeli, hogy a bejelentés integritási bejelentésnek minősül-e. Amennyiben az előzetes értékelés alapján a bejelentés nem minősül integritási bejelentésnek, haladéktalanul megküldi azt a bejelentés elbírálására jogosult hivatali vezetőnek.

(6) Amennyiben a bejelentés integritási bejelentésnek minősül, az integritás tanácsadó intézkedik annak iktatásáról, majd megvizsgálja, hogy nincs-e akadálya a bejelentés kivizsgálásának, illetve azt valamely okból el kell-e utasítani [17. § (2)–(3) bekezdései].

(7) A bejelentés érdemi kivizsgálása esetén az integritás tanácsadó az integritási bejelentést külön értékeli abból a szempontból, hogy az igényli-e sürgős, halaszthatatlan intézkedés megtételét vagy vizsgálat lefolytatását.

(8) Amennyiben a bejelentés sürgős, halaszthatatlan intézkedés megtételét igényli, azt az integritás tanácsadó elvégzi, vagy annak érdekében arról értesíti a bejelentés vizsgálatának lefolytatására javasolt személyt.

9. § (1) A Hivatalra vonatkozó integritási bejelentés beérkezéséről az integritás tanácsadó annak 8. § szerinti értékelését követően írásban tájékoztatja a Hivatal elnökét. A tájékoztatás javaslatot is tartalmaz a bejelentés alapján vizsgálatot lefolytató személyre, továbbá az elvégzett vagy elvégezni tervezett sürgős, halaszthatatlan intézkedésre vonatkozóan.

(2) Amennyiben az integritási bejelentés az integritás tanácsadó megítélése szerint nem igényli vizsgálat lefolytatását, az (1) bekezdésben írt tájékoztatás mellőzhető.

(3) Amennyiben az integritási bejelentés nem igényli vizsgálat lefolytatását, integritás tanácsadó tájékoztatja a bejelentésről az érintett vezetőt a szükséges intézkedések megtétele érdekében.

(4) A (3) bekezdés alapján tájékoztatott vezető a szükséges intézkedéseket megteszi, és annak megtörténtéről értesíti az integritás tanácsadót, továbbá arról – a 17. § (4) bekezdésében írt kivétellel – írásban tájékoztatja a bejelentőt.

(5) Az integritás tanácsadó a megtett intézkedéseket bevezeti a 19. §-ban írt nyilvántartásba.

10. § (1) A Hivatal elnökének az integritási bejelentésre és a vizsgálatot végző személyre vonatkozó döntését követően a bejelentés vizsgálatának lefolytatására kijelölt személy (a továbbiakban: vizsgálatot végző vezető) indokolatlan késedelem nélkül megvizsgálja az integritási bejelentésben és annak mellékletében szereplő dokumentumokat, továbbá összegyűjti a releváns információkat tartalmazó dokumentumokat (pl. iratok, jegyzőkönyvek, tárgyi bizonyítékok).

(2) Amennyiben a vizsgálatot végző vezető nem a Hivatal integritás tanácsadója, kérésre az integritás tanácsadó – szükség esetén – tanácsaival segíti a vizsgálat lefolytatását.

(3) Az (1) bekezdés szerinti dokumentumokat a Hivatal valamennyi munkatársa köteles a vizsgálatot végző vezető kérésére rendelkezésre bocsátani a vonatkozó jogszabályok, továbbá az adatkezelésre, adatvédelemre és információbiztonságra irányadó külön utasításokban írt szabályok betartásával a vizsgálatot végző vezető által megadott határidő alatt. A határidőt az integritási bejelentés súlya és a kért dokumentumok mennyisége figyelembevételével kell meghatározni azzal, hogy a határidő tíz napnál hosszabb csak különösen indokolt esetben lehet.

(4) Amennyiben a (3) bekezdésben írt dokumentumokat a hivatali munkatárs nem vagy a megadott határidőn belül nem tudja a vizsgálatot végző vezető rendelkezésére bocsátani, írásban köteles erről őt a határidő lejártát megelőzően értesíteni.

11. § (1) A vizsgálatot végző vezető – amennyiben ez az integritási bejelentésben foglaltakra tekintettel a tényállás tisztázása érdekében szükséges – a bejelentőt és a bejelentésben érintett, továbbá az abban foglaltakról esetlegesen tudomással bíró munkatársa(ka)t meghallgathatja.

(2) Amennyiben a rendelkezésre álló adatok alapján a bejelentésben érintett munkatárs hátrányosan hathat az integritási bejelentés kivizsgálására, vagy egyértelműen megállapítható, hogy az érintett munkatárssal szemben fegyelmi vagy más eljárás megindításának van helye, az érintett hivatali munkatárs meghallgatása mellőzhető. E tényről a vizsgálatot végző vezető a 15. § szerinti feljegyzésben köteles a Hivatal elnökét tájékoztatni.

(3) A vizsgálatot végző vezető a meghallgatás tényéről, tárgyáról, idejéről és helyéről legalább két munkanappal korábban köteles az (1) bekezdésben írt hivatali munkatársat írásban, elektronikus levélben értesíteni. Az értesítéshez csatolni kell a bejelentés anonimizált szövegét is.

(4) A (3) bekezdésben írt időtartam kizárólag az érintett hivatali munkatárs írásbeli (beleértve a hivatali e-mail-címéről küldött elektronikus levelet is) kérésére lehet rövidebb.

12. § (1) A meghallgatáson

(2) Amennyiben az anonimizált bejelentés a vizsgálat lefolytatására nem alkalmas, vagy a meghallgatott személy az anonimizálás tényétől függetlenül be tudja azonosítani a bejelentőt, e tényről a bejelentőt – amennyiben ez lehetséges előzetesen – tájékoztatni kell.

(3) A személyes adatok zártan történő kezelése esetén az adatokat tartalmazó zárt borítékot csak a vizsgálatot végző személy és a Hivatal elnöke, illetve az elnök által egyedileg felhatalmazott személy bonthatja ki.

(4) A meghallgatáson lehetőséget kell adni arra, hogy a meghallgatott személy el tudja mondani, amit a bejelentésben foglaltakról tud, illetve szükség esetén kérdésekkel kell segíteni őt a releváns tények felderítése érdekében.

(5) A vizsgálat eredményessége érdekében a meghallgatáson felhasználhatók a 10. § (1) bekezdésében írt egyéb dokumentumok is.

13. § (1) A meghallgatásról jegyzőkönyvet kell felvenni, amely legalább az alábbiakat tartalmazza:

(2) A meghallgatás, illetve a vizsgálat során végig figyelemmel kell lenni a 6. §-ban és a 12. § (1) bekezdésének a) és b) pontjaiban foglaltakra.

(3) Az integritási bejelentéssel érintett személy esetében a vizsgálatot végző vezető kiemelt felelősséggel tartozik az adatvédelemre vonatkozó szabályok megtartásáért.

14. § (1) A vizsgálatot végző vezető az integritási bejelentés beérkeztetésétől számított harminc napon belül köteles a vizsgálatot lefolytatni, illetve az annak eredményét összefoglaló, 15. §-ban írt feljegyzést a Hivatal elnöke részére írásban megküldeni.

(2) Ha a vizsgálat előre láthatólag harminc napnál hosszabb ideig tart, erről a vizsgálatot végző vezető a Hivatal elnökét, az integritás tanácsadót (amennyiben a vizsgálatot nem ő végzi) és a bejelentőt az integritási bejelentés érkeztetésétől számított harminc napon belül írásban – az elintézés várható határidejének egyidejű közlésével – köteles tájékoztatni. A vizsgálat teljes időtartama a hatvan napot nem haladhatja meg.

15. § (1) A vizsgálat befejezését követően a vizsgálatot végző vezető összefoglaló feljegyzést készít, amelyben a vizsgálat során feltárt bizonyítékokat (dokumentumokat, nyilatkozatokat) egyenként és összességében értékeli.

(2) A vizsgálatot végző vezető a feljegyzést az abban foglaltakat alátámasztó dokumentumokkal és a bejelentőnek írt válaszlevél tervezetével együtt az integritás tanácsadó véleményének kikérését követően a Hivatal elnöke elé terjeszti.

(3) A feljegyzés tartalmazza

16. § (1) A Hivatal elnöke – indokolt esetben az integritás tanácsadó közreműködésével – gondoskodik a további szükséges intézkedések megtételéről, vagy ezek érdekében kijelöli a további intézkedésre jogosult vezetőt többek között

(2) Az (1) bekezdésben írtakkal egyidejűleg a vizsgálatot végző vezető a bejelentő részére – amennyiben elérhetősége rendelkezésre áll – postai vagy elektronikus úton elküldi a Hivatal elnöke vagy az általa felhatalmazott személy által aláírt, az integritási bejelentéssel kapcsolatos válaszlevelet. Az elektronikus tájékoztatás megtörténtét az e-mail elküldését igazoló elektronikus irat kinyomtatásával kell dokumentálni és irattározni.

(3) Mellőzendő a bejelentő írásbeli tájékoztatása, ha az eljárás során megállapítható volt, hogy a bejelentő neve vagy címe hiányos, vagy azok nem tekinthetők valósnak.

(4) A Hivatal elnökének az (1) bekezdésben írt döntését követően a vizsgálatot végző vezető átadja a Hivatal integritás tanácsadójának az eredeti iratokat azok további kezelése érdekében.

17. § (1) Az eljárás alapját képező integritási bejelentéssel azonos tartalmú vagy azzal egyéb módon összefüggő másik integritási bejelentés az eredeti bejelentésre indult eljárásba – a bejelentés vizsgálatának lezárulását megelőzően – bevonható. Indokolt esetben az eredeti ügyintézési határidő emiatt ismételten is meghosszabbítható, de a 14. § (2) bekezdése szerinti hatvannapos határidő ilyen esetben sem léphető túl.

(2) A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, továbbá a névtelen vagy valótlan néven tett (a továbbiakban együtt: névtelen) integritási bejelentés vizsgálata indokolás nélkül mellőzhető.

(3) Az integritási bejelentés kivizsgálását el lehet utasítani, amennyiben az abban foglalt tevékenység vagy mulasztás valósága esetén megvalósulni látszó bűncselekmény elévült.

(4) A (2) és (3) bekezdésekben írt esetekben – a névtelen bejelentés kivételével – a vizsgálat mellőzéséről, illetve elutasításáról a bejelentőt írásban tájékoztatni kell.

18. § Az integritási bejelentéssel kapcsolatos eredeti iratokat az integritás tanácsadó köteles nyilvántartani és kezelni, azokat a Hivatal egyedi iratkezelési szabályzata és irattári terve szerinti őrzési ideig kell irattárban tartani.

19. § (1) Az integritás tanácsadó a Hivatalhoz benyújtott integritási bejelentésekről évenkénti számozással egységes nyilvántartást vezet az alábbi tartalommal:

(2) Az integritás tanácsadó az integritási bejelentések (1) bekezdés szerinti adatait elektronikus könyvtárban rögzíti és kezeli.

(3) Az integritás tanácsadó a Hivatal elnökének általános vagy egyedi rendelkezése alapján határozza meg a tárolt iratokhoz és adatokhoz való hozzáférésre jogosult személyeket.

(4) Az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy az integritási bejelentésekkel kapcsolatos elektronikus könyvtárhoz csak a Hivatal elnöke által felhatalmazott személyek férjenek hozzá.

20. § (1) A 19. § (1) bekezdése szerinti nyilvántartásból és az ahhoz kapcsolódó dokumentációból a lezárt ügyek tekintetében – az adatvédelmi, adatkezelési szabályok betartásával, a 6. §-ban és a 12. § (1) bekezdés a) és b) pontjaiban foglaltak figyelembevételével – a Hivatal elnöke és elnökhelyettesei, továbbá a gazdasági főigazgató korlátozás nélkül, a belső ellenőr az elrendelt vizsgálatokhoz szükséges mértékben, az érintett szervezeti egységek vezetői pedig a saját szervezeti egységüket, feladatkörüket érintő ügyek tekintetében kérhetnek írásban adatokat az integritás tanácsadótól.

(2) Az integritási bejelentéssel kapcsolatban indult lezárt ügy dokumentációjában minden érintett hivatali munkatárs a rá vonatkozó részt tekintheti meg, figyelemmel a 6. §-ban és a 12. § (1)–(3) bekezdéseiben foglalt korlátozásra is.

(3) A nyilvántartásba, valamint a dokumentációba való betekintésre egyebekben a Hivatal elnökének írásbeli engedélyével kerülhet sor.

(4) A Hivatalon kívülről érkezett, az integritási bejelentésekre vonatkozó megkeresés vagy adatszolgáltatás teljesítésére – a Hivatal elnökének eltérő rendelkezése hiányában – az integritás tanácsadó jogosult és köteles.

21. § (1) Az integritás tanácsadó a vizsgálat eredményének, illetve a vizsgálat mellőzése esetén a megtett intézkedéseknek a 19. § alapján vezetett nyilvántartásba történt bejegyzését követően megvizsgálja, hogy az integritási bejelentésben [2. § e) pont], illetve a vizsgálatot lezáró feljegyzésben foglaltak milyen, a Hivatal működésére vonatkozó integritási vagy korrupciós kockázatot tartalmaznak.

(2) A kockázatok azonosítását követően az integritás tanácsadó a Hivatal integrált kockázatkezelési rendszerére vonatkozó külön utasítás szabálya szerint jár el.

22. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

(3) Az utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról az integritás tanácsadó köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább háromévente el kell végezni, annak eredményétől függően – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.