31/2018. (XII. 17.) MvM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Miniszterelnökségen

(2) Az utasítás tárgyi hatálya a Magyarország központi költségvetéséről szóló törvény XI. Miniszterelnökség fejezetének 1. Miniszterelnökség igazgatása cím (a továbbiakban: intézményi költségvetés) terhére történő reprezentációs kiadásokra terjed ki.

(3) Az utasításban nem szabályozott kérdésekben a reprezentációs kiadások felosztása, azok teljesítése és elszámolása során a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvényben (a továbbiakban: Szja tv.) foglaltak szerint kell eljárni.

(4) Az utasítást a Miniszterelnökség intézménygazdálkodási szabályzatáról szóló 5/2016. (III. 10.) MvM utasításban foglaltakkal összhangban kell alkalmazni.

2. § Az utasítás alkalmazásában:

3. § (1) Reprezentációs költségként számolható el a hivatali okból történő

(2) Éttermi fogyasztásként a szervezeti egységek által szervezett szakmai megbeszéléseken, tárgyalásokon, értekezleteken, egyeztetéseken, munkacsoport-üléseken, a miniszteri-, államtitkári értekezleteken, az állami és a nemzeti ünnepeken, a kitüntetések és elismerések átadásán, valamint a különböző évfordulók, jeles napok alkalmából történő megemlékezéseken, konzultációkon és továbbképzéseken, rendezvényeken, konferenciákon és sajtótájékoztatókon, munkareggeliken, -ebédeken és -vacsorákon felszolgált étel és ital költsége számolható el, ideértve a hivatali rendezvényeken a mértékletesség elvének betartása mellett a bor, sör, pezsgő, aperitif fogyasztást is.

(3) Programokon való részvétel költségének az egyes rendezvények alkalmából szervezett kulturális vagy más – nem szakmai – programokon való részvétel költsége minősül.

(4) Irodai vendéglátás, bekészítés címén kizárólag a vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlása, különösen kávé, capuccino, tej, tea, citromlé, cukor, édesítőszer, méz, tejszín, tejszínpor, gyümölcs, üdítőital, gyümölcslé, ásványvíz, édes és sós aprósütemény, cukrászsütemény, édes és sós kínálnivalók (például keksz, chips, mogyoró, ropi, perec), desszert, csokoládé, virág, bor, pezsgő; illetve szalvéta, betétdíj és a kiszállítás költsége számolható el.

(5) Vendégfogadás keretében a meghívott belföldi és külföldi vendégek, delegációk fogadásával kapcsolatos utazás, szállás, programokon való részvétel, illetve szükség szerint a vendég részére kormányváró biztosításának költsége számolható el.

4. § (1) A Miniszterelnökséget vezető miniszter (a továbbiakban: miniszter) a tárgyévi intézményi költségvetés terhére írásban, pénzügyi ellenjegyzést követően dönt a jogosultak részére tárgyévben rendelkezésre álló keretekről, azok tartalmáról, valamint a keretek felett kötelezettségvállalási és teljesítésigazolási jogkörrel rendelkező személyekről. A döntés kötelezettségvállalásnak minősül. A tárgyévi keretek meghatározásáig a miniszter előző évi döntése az irányadó.

(2) A miniszter döntéséről a Pénzügyi és Számviteli Főosztály (a továbbiakban: PSZF) levélben értesíti az érintetteket és bekéri az aláírás-mintájukat.

(3) A megállapított keretek közötti átcsoportosításhoz a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár (a továbbiakban: helyettes államtitkár) írásbeli engedélye szükséges.

(4) A 3. § (1) bekezdés c) pontja szerinti reprezentációs költségekre megállapított keret időarányosan használható fel. Az időarányost meghaladó felhasználáshoz a helyettes államtitkár írásbeli engedélye szükséges. A keret év közben fel nem használt összegének (a megállapított éves keret legfeljebb 2/12 része) elszámolására december 20. napjáig van lehetőség.

(5) Abban az esetben, ha az (1) bekezdésben foglaltak szerint megállapított keret nem nyújt fedezetet a szükséges kiadásokra – nagyobb rendezvény, ülés, konferencia szervezése, értekezlet, delegáció fogadása, illetve ajándékozás esetén – a kötelezettségvállalásról és a teljesítésigazolásról egyedileg kell dönteni.

5. § (1) Ajándékozásra a belföldi, illetve külföldi vendégek részére Magyarországon, illetve külföldön, hivatalos ideiglenes kiküldetés alkalmával kerülhet sor a megajándékozandó személy beosztásának feltüntetésével az 1. mellékletben meghatározott keretösszegek figyelembevételével.

(2) A magyar termékek népszerűsítése érdekében csak magyar italféleség ajándékozható.

(3) Az (1) és (2) bekezdésben foglaltaktól kizárólag az intézményi költségvetésre vonatkozóan kötelezettségvállalásra jogosult vezető írásos engedélyével lehet eltérni.

(4) Ajándék a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) protokoll- és ajándékraktárából (a továbbiakban: KEF ajándékraktár), vagy egyénileg – az (5) bekezdésben foglaltak szerint – szerezhető be.

(5) A KEF ajándékraktárból történő ajándék igénylését a 2. melléklet szerinti nyomtatványon szükséges engedélyeztetni. A PSZF ellenőrzi az ajándékozásra felhasználható keretösszeg betartását, valamint azt, hogy az ajándék összhangban van-e az utasítás rendelkezéseivel. Az aláírt engedélylapot a PSZF az igénylő részére visszajuttatja. Az egyénileg beszerzendő ajándék feljegyzés alapján engedélyezhető.

(6) Az engedélyezést követően az ajándék igénylése a KEF Portálon található Protokoll ajándék igény elnevezésű nyomtatvány kitöltésével kezdeményezhető.

(7) A KEF ajándékraktáron kívüli, egyéni ajándék beszerzése a helyettes államtitkár külön engedélyével történhet.

6. § (1) A reprezentációs kiadásokra a jóváhagyott keret erejéig a kötelezettségvállalásra jogosult vezető írásban előleget igényelhet, amelyet a PSZF vezetőjénél kell kezdeményeznie.

(2) A vendégek fogadásához kapcsolódó fogyasztási cikkek vásárlására meghatározott keret terhére igényelt előleg nem haladhatja meg a havi keret összegét. Az előleg elszámolásának határideje a felvételtől számított 30 nap. Az év végi zárási feladatokra való tekintettel vendéglátási előleg tárgyév december 10-ig adható ki, mellyel legkésőbb tárgyév december 20-ig kell elszámolni.

(3) Amennyiben az előleg felvételétől számított 30. napig a felvevő a felvett előleggel nem számol el, illetve nem fizeti vissza az el nem számolt előleg összegét, az a felvevő egyéb adóköteles jövedelmének minősül. A felvevő a határidőben vissza nem fizetett előleg összegéért kártérítési felelősséggel tartozik.

(4) Átutalással történő fizetés esetén a keret felett kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkező személynek a terméket vagy szolgáltatást írásban kell megrendelnie. A megrendelőnek minden esetben tartalmaznia kell a megrendelt termék vagy szolgáltatás megnevezését, mennyiségét, a megrendelés várható nettó és bruttó összegét, a megrendelés teljesítésének időpontját, a kötelezettségvállalásra jogosult vezető aláírását és a pénzügyi fedezetigazolást.

(5) A reprezentációs kiadásokról szóló számlákkal a teljesítés napját követő 30 napon belül el kell számolni a PSZF felé.

(6) Reprezentációs kiadásként borravaló nem számolható el.

(7) A reprezentációs kiadások kizárólag a Miniszterelnökség nevére és címére kiállított számla ellenében számolhatóak el. Számlaként csak az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény 169. §-a szerinti adattartalommal kiállított bizonylat fogadható el, melyet a PSZF köteles tartalmi és alaki szempontból ellenőrizni.

(8) A számlán szereplő összeg tételeit a kiállítónak ellenőrizhető formában (részletezve) kell megjelenítenie, ezt a számla kiállítása előtt a szolgáltatást igénybe vevőnek kell kérnie.

(9) A reprezentációs kiadások számláit a teljesítés igazolásával együtt a PSZF-nek kell továbbítani. A teljesítésigazolást a teljesítésigazolási jogkörrel rendelkező írja alá.

7. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

8. § Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

9. §¹