4/2018. (XII. 21.) SZTNH utasítás

1. § (1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) minden kormánytisztviselőjére és munkavállalójára (a továbbiakban együttesen: munkatárs), aki valamelyik beszerzés folyamatában, a szerződéskötésben vagy a szerződések teljesítésében, továbbá a szerződések adatainak nyilvántartásában részt vesz, függetlenül munkakörétől vagy beosztásától.

(2) Az utasítás tárgyi hatálya a Hivatal nevében lefolytatott árubeszerzésekre, szolgáltatások megrendelésére és építési beruházásokra (a továbbiakban együttesen: beszerzések) terjed ki.

(3) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed valamennyi, a Hivatal részéről szerződéses formában aláírt, az utasítás hatálybalépését követően megkötött szerződésre, valamint a megkötött szerződések egyes adatainak egységes nyilvántartása (a továbbiakban: Szerződéstár) tekintetében a 2009. január 1-jét követően megkötött valamennyi szerződésre.

(4) Az utasítás szerződésekre vonatkozó előírásait kell alkalmazni a szerződések módosítására még abban az esetben is, amennyiben a szerződés megkötésére jelen utasítás hatálybalépése előtt került sor.

(5) Az utasítás hatálya nem terjed ki a munkaszerződésekre.

(6) Az utasítás hatálya nem terjed ki továbbá az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 53. § (1) bekezdése szerinti azon beszerzésekre, amelyeknél az előzetes írásbeli kötelezettségvállalás nem szükséges.

(7) Nem kell alkalmazni jelen utasítás beszerzésekre vonatkozó előírásait (II. rész) és a 6. § (1)–(2) bekezdését, amennyiben a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) alapján közbeszerzési vagy központosított közbeszerzési eljárás lefolytatására kerül sor.

(8) Nem kell alkalmazni jelen utasítás szerződéskötésre, keretszerződésre és Szerződéstárra (IV. rész) vonatkozó rendelkezéseit a hivatali megrendelések és az ajánlatok hivatali elfogadása által megvalósult beszerzések esetében.

(9) A büntetés-végrehajtási szervezet részéről a központi államigazgatási szervek és a rendvédelmi szervek irányában fennálló egyes ellátási kötelezettségekről, a termékek és szolgáltatások átadás-átvételének és azok ellentételezésének rendjéről szóló 44/2011. (III. 23.) Korm. rendelet és a büntetés-végrehajtási szervezet részéről a büntetés-végrehajtásért felelős miniszter vezetése, irányítása vagy felügyelete alá tartozó szervek irányában fennálló ellátási kötelezettségről, a fogvatartottak kötelező foglalkoztatása keretében előállított termékekről és szolgáltatásokról, azok átadás-átvételéről és az ellentételezés rendjéről szóló 9/2011. (III. 23.) BM rendelet szerinti ellátási kötelezettség alá tartozó termékek jogszabályban meghatározott minimális értékét elérő beszerzések esetében jelen utasítás rendelkezéseit e jogszabályokban írtak figyelembevételével, a Hivatal gazdasági főigazgatója által kiadott iránymutatásnak megfelelően kell alkalmazni.

(10) A Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet szerinti beszerzések esetében jelen utasítás rendelkezéseit e jogszabályban írtak figyelembevételével kell alkalmazni.

(11) A nettó egymillió forintot elérő vagy meghaladó beszerzések esetén a jelen utasítás rendelkezéseit a közbeszerzési értékhatárok alatti értékű beszerzések megvalósításával és ellenőrzésével kapcsolatos szabályokról szóló 459/2016. (XII. 23.) Korm. rendeletben írtak figyelembevételével, a Hivatal gazdasági főigazgatója által kiadott iránymutatásnak megfelelően kell alkalmazni.

2. § Jelen utasítás alkalmazásában:

3. § (1) A Hivatal szerződés tárgya szerinti szervezeti egységének érintett tagja (a továbbiakban: szakmailag felelős szervezeti egység vagy szakmailag felelős szervezeti egység tagja) a kötelezettségvállalásról szóló hivatali szabályzatban foglaltaknak megfelelően, indoklással ellátva előterjeszti a szerződés tárgya szerint illetékes hivatali kötelezettségvállalásra jogosult (a továbbiakban: kötelezettségvállalásra jogosult) személynek a felmerült beszerzési igényt. Az indokolás a megalapozott döntés érdekében kitérhet a beszerzéshez szükséges más, egyedi körülményekre (pl. az ajánlatok bekérésének módjára és az ajánlattételre felkérni tervezett személyek vagy szervezetek megnevezésére, ha valamely okból nem indokolt és jogszerűen mellőzhető több ajánlat bekérése stb.).

(2) A szakmailag felelős szervezeti egység vezetője, vagy tagja, mint kötelezettségvállalásra jogosult személy, a rá vonatkozó értékhatárig saját hatáskörben dönthet a beszerzési eljárás lefolytatásáról az előterjesztés indoklása alapján, valamint arról, hogy – amennyiben azt jogszabály nem teszi kötelezővé – szükséges-e több ajánlat előzetes beszerzése. Ilyen esetben a kötelezettségvállalásra jogosultságának felső összeghatáráig nem szükséges feljegyzést készíteni.

(3) A szakmailag felelős szervezeti egység vezetője vagy tagja, a külön belső utasításban meghatározottak szerint rá irányadó értékhatárt meghaladó beszerzésekhez kapcsolódó előterjesztést – amennyiben azt nem maga készítette el – észrevételével, illetve javaslatával látja el, majd döntéshozatal céljából továbbítja a kötelezettségvállalásra jogosultnak.

(4) A kötelezettségvállalásra jogosult személynek a döntése meghozatala során figyelemmel kell lennie beszerzésre vonatkozó speciális jogszabályok (pl. közbeszerzések, Nemzeti Kommunikációs Hivatal beszerzései, a büntetés-végrehajtási szervezettől történő beszerzések stb.) rendelkezéseire, és azok ismeretében kell a beszerzés módjára vonatkozó döntést meghoznia.

(5) Ha jogszabály vagy a jelen utasítás eltérő rendelkezést nem tartalmaz, a beszerzés vonatkozásában döntésre jogosult személy döntésének megfelelő ajánlat megtételére történő felkérés elküldése, illetve az ajánlat fogadása postai úton, illetve e-mailes formában is történhet.

(6) Az ajánlat benyújtásának határidejét és módját, valamint a benyújtandó ajánlat tartalmát úgy kell meghatározni, hogy az esélyegyenlőség, az egyenlő bánásmód és a verseny tisztaságának elvei szerint biztosítsa mindegyik felkért ajánlattevő lehetőségét megfelelő ajánlat megtételére, továbbá biztosítsa, hogy az ajánlatok egymással összehasonlíthatók legyenek.

(7) Az ajánlatkérésnek tartalmaznia kell:

(8) Az ajánlatok értékelése során az ellenérték (ár, vagy díj) nagyságán kívül figyelembe vehető további szempontok lehetnek különösen az alábbiak:

(9) A beadott ajánlatokat a beadási határidő lejáratát követően a Hivatal illetékes munkatársa az e feladatra kijelölt más munkatársával (munkatársaival) együtt értékelik. A levélben benyújtott zárt borítékban beadott pályázatokat a határidő lejárta után együtt, egyidejűleg bontják fel. Az ajánlatok felbontásáról, illetve értékeléséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben szerepeltetni kell a jelenlévők nevét, az ajánlatok tárgyát, az ajánlattevők megnevezését és címét, az ajánlati árakat, továbbá az egyéb, értékelésbe vont tényezőket, az ajánlatok bontásáról felvett jegyzőkönyv ezen túlmenően tartalmazza a bontás időpontját és helyszínét is.

(10) Ha a beszerzéshez előzetesen több ajánlat bekéréséről döntött a Hivatal, a benyújtott ajánlatok (ajánlat) akkor értékelhetők, ha dokumentált, hogy legalább három különböző ajánlattevőtől kérte be őket a Hivatal, beleértve az interneten beszerzett ajánlatot is.

(11) A benyújtott ajánlatok értékelését írásban kell a döntésre jogosult elé terjeszteni. Amennyiben a döntés nem a szakmailag felelős szervezeti egység vezetőjének vagy tagjának hatáskörébe tartozik, és az értékelést nem maga végezte, az előterjesztést észrevételével és javaslatával látja el, majd döntéshozatal céljából a kötelezettségvállalásra jogosult személynek továbbítja.

(12) A döntésre jogosult döntése kiterjedhet a javasolt ajánlattevő elfogadására, a beszerzési eljárás megismétlésére vagy az értékelésnél az ajánlatkérés szerint figyelembe veendő további szempontokra és új értékelés lefolytatására.

(13) A beszerzési eljárás megismétlése vagy az értékelésnél figyelembe veendő további szempontok és új értékelés lefolytatása esetén a szakmailag felelős szervezeti egység a döntésre jogosult által adott útmutatásnak megfelelően jár el.

(14) A döntés meghozatalát követően a kötelezettségvállaló vagy az általa megbízott személy haladéktalanul értesíti az ajánlatokat beküldőket a döntés rájuk vonatkozó eredményéről.

(15) A beszerzések írásba foglalására a 7. § (1) bekezdésében írt értékhatár az irányadó.

(16) A (10) bekezdésben írtaktól eltérően, ha a beszerzéshez a Hivatal valamely szervezeti egysége olyan megrendelési igényt terjesztett elő, ami tartalmazza a másik fél (a továbbiakban: másik fél vagy partner) megnevezését is olyan módon, hogy az eljárás előkészítése során megállapítható, hogy az igényt belföldön csak egy partner tudja teljesíteni, e tényt az előterjesztésben dokumentálni kell, és a feltételek részletes tisztázása után (beszerzési részletek Hivatalon belüli egyeztetése, kizárólagosságra vonatkozó nyilatkozat dokumentált megléte stb.) sor kerülhet a megrendelésre, amely során nincs szükség három ajánlat bekérésére.

(17) A jelen szakaszban foglalt szabályokat kell értelemszerűen alkalmazni azon beszerzések előkészítésére is, amelyeknél a külön belső utasítás szerint a beszerzésre megrendelés elküldésével és nem két-, vagy többoldalú aláírással ellátott szerződéses dokumentum alapján kerül sor.

5. § (1) A kötelezettségvállaló által jóváhagyott előterjesztéseket külön iktatószámon kell nyilvántartani, és ezekből ügyenként önálló aktát kell összeállítani.

(2) Az aktákban az üggyel kapcsolatosan különösen az alábbi iratok egy-egy eredeti vagy másolati példányát kell elhelyezni:

(3) Másolati példány irattárba helyezése esetén hivatkozni kell az eredeti példány lefűzési helyére.

(4) A keretszerződéseket az annak terhére történt egyes megrendelésekkel együtt önálló aktákban kell elhelyezni.

(5) Az aktákat az érintett osztály irattárában vagy a központi irattárban évenként elkülönítetten kell elhelyezni úgy, hogy ahhoz a hozzáférés az erre jogosultak számára folyamatosan biztosított legyen.

(6) Az egyes aktákat a szerződés végteljesítésétől – jótállás vagy szavatosság esetén annak lejártától, bármilyen vita, igényérvényesítés esetén annak lezárásától – számított öt évig kell őrizni. Az ötéves határidő után az egyes akták a mindenkori iratkezelési szabályok szerint kezelendők.

(7) A beszerzésekre vonatkozó dokumentumok kezelésénél fokozottan kell figyelni az adatkezelésre vonatkozó, valamint az adott beszerzésre irányadó egyéb jogszabályi előírások betartására.

6. § (1) A szerződéseknek legalább az alábbi adatokat kell tartalmazniuk:

(2) A szerződéseknek az (1) bekezdésben írtakon túl tartalmazniuk kell a tárgyukra vonatkozó speciális rendelkezéseket is.

(3) Amennyiben az (1) bekezdés b) pontjában írt személy külföldi adóalany, a Hivatalt terhelő adófizetési kötelezettség miatt az e) pontban írt ellenértéket kizárólag áfa nélkül, nettó összegben lehet feltüntetni.

(4) Az (1) bekezdés i) pontjában írt titoktartási kötelezettségként a Hivatal intranet oldala „Titoktartási és átláthatósági nyilatkozatok” rovatának „Titoktartási nyilatkozat” menüpontjában szereplő, vagy azzal lényegében azonos tartalmú szöveget kell a szerződésekben szerepeltetni.

(5) Az (1) bekezdés i) pontjában írt átláthatóságra vonatkozó kötelezettségként a Hivatal intranet oldala „Titoktartási és átláthatósági nyilatkozatok” rovatának „Átláthatósági nyilatkozat” menüpontjában, az adott partner szervezeti típusának, jogállásának megfelelő, vagy azzal lényegében azonos tartalmú szöveget kell a szerződésekben szerepeltetni.

7. § (1) Kötelező írásban szerződést kötni a jogszabályban meghatározott értékhatár felett. A mindenkori kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás rendjéről szóló belső utasítás a jogszabályban foglaltaknál szigorúbb előírást is tartalmazhat.

(2) A Hivatal nevében történő szerződéskötések tartalmi előkészítése és a partnerrel való egyeztetése, továbbá az egyeztetett szövegű szerződésnek és mellékleteinek a kötelezettségvállaló részére történő megfelelő példányszámban történő felterjesztése a szakmailag felelős szervezeti egység feladata.

(3) A szerződés aláírása előtt a szakmailag felelős szervezeti egység gondoskodik a kötelezettségvállalás rögzítéséről az SAP rendszerben, és a kötelezettségvállalás számának szerződésen történő feltüntetéséről.

(4) A szerződések pénzügyi ellenjegyzése összhangban a jogszabályi előírásokkal minden a 2. § 5. pontja szerinti írásba foglalt szerződéshez kötelező, annak a kötelezettségvállalást megelőzően kell megtörténnie.

(5) A szerződés aláírására minden esetben a mindenkori kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás rendjéről szóló belső utasítás szerinti vagy a Hivatal elnöke által külön írásbeli felhatalmazásban kijelölt hivatali munkatárs jogosult a jogszabályok és a hivatkozott elnöki utasítás szabályainak betartásával. A szakmailag felelős szervezeti egység gondoskodik az aláírt szerződés szkennelt példányának a Hivatal gazdálkodását támogató SAP informatikai rendszerben történő rögzítéséről.

(6) A szerződéseket minden esetben annyi okirati példányban kell aláírni, hogy a szerződő partnernek átadásra kerülő, aláírt példányokon kívül a Hivatal részére legalább két, eredeti aláírásokkal ellátott példány álljon rendelkezésre.

(7) A szerződések hivatali példányaiból az egyik a szakmailag felelős szervezeti egység példánya. Ez a szerződési példány szolgál alapul a későbbiekben a szerződés szakmai teljesítésének vagy a partner általi teljesítés elfogadásának igazolására.

(8) A szerződés másik hivatali példányát az átláthatósági és a titoktartási nyilatkozatokkal együtt a szakmailag felelős szervezeti egység juttatja el a Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: GF) titkárságára a szerződés hivatali aláírását, illetve – abban az esetben, amennyiben a szerződést a Hivatal képviselője írja alá először – a partner részéről aláírt szerződés visszaérkezését követően haladéktalanul, de legfeljebb két munkanapon belül.

(9) Azon szerződések tekintetében, amelyek kizárólag idegen nyelven kerülnek megkötésre, a szakmailag felelős szervezeti egység adja meg a GF titkárságnak a szerződés eredeti példányának megküldésével együtt magyar nyelven a 9. § (2) bekezdésében szereplő adatokat.

(10) Amennyiben jogszabály vagy belső utasítás a szerződéskötéssel összefüggő közzétételi kötelezettséget határoz meg, akkor a GF a közzétételre vonatkozó határidőben megteszi az ehhez szükséges intézkedéseket.

8. § (1) Ha előreláthatóan az adott áru, szolgáltatás vagy építési beruházás beszerzésére egy adott naptári évben vagy egymással összefüggő beszerzések tekintetében több, egymás utáni naptári évben több alkalommal is szükség lesz, a szakmailag felelős szervezeti egység keretszerződés megkötéséhez szükséges beszerzési eljárás megindítását kezdeményezheti a 3–4. §-ban foglaltak szerint, a jelen §-ban szabályozott eltérésekkel.

(2) A keretszerződés megkötéséhez szükséges eljárás megindításáról a rá vonatkozó értékhatárig a szakmailag felelős szervezeti egység vezetője, azt meghaladó becsült ellenérték esetén a gazdasági főigazgató dönt a szakmailag felelős szervezeti egység előterjesztése alapján. A javaslatnak minden esetben ki kell térnie a beszerzési igényen túl az ajánlattételre felkérni tervezett személyek megnevezésére, a várható díjára és a keretszerződés javasolt időtartamára is.

(3) Keretszerződés megkötéséhez minden esetben szükséges három ajánlat bekérése és a benyújtott érvényes ajánlatok értékelése. Keretszerződésre irányuló eljárásban az internetről beszerzett ajánlat nem fogadható el.

(4) Az ajánlatok 3. § (9) bekezdése szerinti felbontása után a szakmailag felelős szervezeti egység értékeli a benyújtott ajánlatokat, és írásban javaslatot tesz a döntéshozatalra jogosult személy részére a keretszerződés megkötésére és a szerződéses partner személyére.

(5) A keretszerződés megkötése után a szerződés keretébe tartozó egyedi megrendelések elküldése a kötelezettségvállalóra vonatkozó értékhatárig a szakmailag felelős szervezeti egység hatáskörébe tartozik. Az ezen értékhatár feletti megrendelések a (2) bekezdés szerint döntésre jogosult személy előzetes jóváhagyása után küldhetők ki.

9. § (1) A GF titkárság évenkénti bontásban vezeti a 7. § (8) bekezdése szerint megkapott valamennyi szerződés (2) bekezdés szerinti alapvető adatait tartalmazó Szerződéstárat, amelybe az adatokat érkezési sorrendben, legfeljebb öt munkanapon belül rögzíti.

(2) A Szerződéstárban évente újra kezdődő folyamatos sorszámozással, szükség esetén megjegyzéssel ellátva a szerződések következő adatait kell szerepeltetni:

(3) Az egyes szerződések adatainak Szerződéstárba történő feltöltése és a szerződés képének elektronikus rögzítése (szkennelése) után a GF titkárság a szerződéseket ellátja a (2) bekezdés szerinti sorszámmal.

(4) A GF titkárság az egyes eredeti aláírt szerződéseket, azok tartalma alapján az alábbiak szerint csoportosítja:

(5) A GF titkárság a (4) bekezdés a) és c) alpontja szerinti eredeti szerződéseket, a (4) bekezdés b) alpontja szerinti szerződések másolati példányát évenként „abc”-rendben lefűzi az általa kezelt papíralapú szerződés-nyilvántartásba. A (4) bekezdés b) alpontja szerinti szerződések eredeti példányát a Pénzügyi és Számviteli Osztálynak továbbítja a bérszámfejtési feladatok ellátására és irattározásra. A határozott idejű lejárt szerződéseket évente archiválni kell.

(6) A GF titkárság a szerződések elektronikusan rögzített példányait a GF vezetője által meghatározott elektronikus könyvtárban rögzíti és tárolja. A GF vezetője határozza meg az elektronikusan tárolt szerződések állományához hozzáférésre jogosult személyek körét. Az Infokommunikációs Szolgáltatási Osztály vezetője gondoskodik arról, hogy a szerződéseket tartalmazó elektronikus könyvtárhoz csak a GF vezetője által felhatalmazott személyek férjenek hozzá.

10. § (1) A Szerződéstárból a Hivatal elnöke, elnökhelyettesei, a gazdasági főigazgató, a GF vezetője, a Hivatal jogtanácsosa a Hivatal gazdálkodásának egésze tekintetében, a belső ellenőr és az integritás tanácsadó az általuk lefolytatandó eljárásokhoz szükséges mértékben, a szakmailag felelős szervezeti egységek vezetői kizárólag a saját szerződéseik tekintetében, a Hivatal elnöke által külön felhatalmazott személy a felhatalmazás keretein belül kérhetnek adatokat a GF vezetőjétől.

(2) A Hivatalon kívülről érkező, a megkötött szerződésekre vonatkozó megkeresés vagy rendkívüli adatszolgáltatás a Szerződéstár adatainak felhasználásával csak gazdasági főigazgató, távollétében a helyettesítését ellátó személy előzetes jóváhagyását követően teljesíthető. Az adatszolgáltatás során a felhasználás céljának feltüntetésével a szakmailag felelős szervezeti egység saját adatai kiegészítése, ellenőrzése stb. érdekében, az adatszolgáltatás teljesítésére kijelölt személy az adatszolgáltatás egésze vonatkozásában kérhet adatot a GF vezetőjétől.

(3) Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 1. mellékletében meghatározott, a Hivatal honlapján közzéteendő, a Hivatal gazdálkodásával kapcsolatos adatokat – lehetőség szerint – a Szerződéstárból kell kinyerni, azok közzétételt megelőző megtekintésére az e feladat ellátásában közreműködő hivatali munkatársak jogosultak.

11. § (1) Ha a beszerzés anyagi fedezete részben, vagy egészben külföldi-, vagy belföldi támogatás, azt a beszerzés előkészítésekor külön kell feltüntetni a döntésre jogosult számára.

(2) A Hivatal gazdálkodását támogató SAP informatikai rendszerben a beszerzés támogatásból megvalósuló részét külön rögzíteni kell.

12. § (1) A Szerződéstár operatív működésével (felépítésével, adattartalmával stb.) összefüggésben felmerülő kérdés megoldásában a Hivatal jogtanácsosa szükség szerint kérésre együttműködik a GF vezetőjével és a GF titkárságával.

(2) A jelen utasítás a – 10. § (2) bekezdésében foglaltaktól eltekintve – nem érinti a Hivatal vagy valamely szervezeti egysége jogszabályból vagy belső utasításból fakadó adatszolgáltatási vagy közzétételi kötelezettségét.

(3) A GF vezetője köteles gondoskodni arról, hogy a Hivatal korábban hatályos belső utasításai alapján vezetett Szerződéstár adatai – a jogszabályok és a jelen utasítás keretei között – továbbra is rendelkezésre álljanak.

13. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

(3) Felhatalmazást kap a Hivatal gazdasági főigazgatója, hogy – az Ávr. 53. §-ában foglaltakkal összhangban – gazdasági vezetői utasításban határozza meg azon beszerzésekre vonatkozó külön szabályokat, amelyeknél előzetes írásbeli kötelezettségvállalás nem szükséges.

(4) A Hivatal gazdasági főigazgatója által kiadott írásbeli iránymutatásokat a Hivatal intranetjén kell közzétenni. A közzétételről a GF vezető által kijelölt munkatárs gondoskodik az iránymutatás kiadását követő 3 munkanapon belül. Az utasítás hatálybalépésekor aktuális iránymutatásokat, ha az intraneten nem elérhetőek, legkésőbb az utasítás hatálybalépésétől számított 30 napon belül az intraneten elérhetővé kell tenni.

(5) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról a GF vezetője köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot legalább 3 évente el kell végezni, amelynek eredményeként szükség esetén kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.