7/2018. (XII. 13.) GVH utasítás
7/2018. (XII. 13.) GVH utasítás
a Gazdasági Versenyhivatal adatvédelmi szabályzatáról
A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott jogkörömben eljárva, a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény 177. § (4) bekezdése alapján, a Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló 14/2014. (X. 15.) GVH [13/2014. (X. 22.) GVH] utasítás 80. § 15. és 16. pontjában foglalt tárgykörben – a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló, 2016. április 27-i (EU) 2016/679 európai parlamenti és tanácsi rendelet (általános adatvédelmi rendelet) és a közszolgálati tisztviselők személyi irataira, a közigazgatási szerveknél foglalkoztatott munkavállalók személyi irataira és a munkaügyi nyilvántartásra, a közszolgálati alapnyilvántartásra és közszolgálati statisztikai adatgyűjtésre, valamint a tartalékállományra vonatkozó egyes szabályokról szóló 45/2012. (III. 20.) Korm. rendelet rendelkezéseire figyelemmel – a Gazdasági Versenyhivatal közszolgálati adatvédelmi szabályzatát az alábbiak szerint állapítom meg:
Általános szabályok
1. A személyes adatok védelmével kapcsolatos szabályok rendszere
1. § (1) A Gazdasági Versenyhivatal (a továbbiakban: Hivatal) feladat- és hatáskörében végzett, természetes személyek személyes adatainak kezelésével járó tevékenységei (a továbbiakban: adatkezelési tevékenység) során a személyes adatok védelméhez való jog Hivatalon belüli érvényesülését biztosító, más normatív utasításokban foglalt szabályrendszert a jelen utasításban meghatározott részletszabályokkal együtt kell alkalmazni.
(2) A Hivatal adatkezelési tevékenységeihez kapcsolódó további szabályt más normatív utasítás, így különösen
a) a Hivatal szervezeti és működési szabályzata, többek között a vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos adatok, dokumentumok és a vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos eljárások tekintetében,
b) a Hivatal belső eljárásrendje,
c) az iratkezelési szabályzat,
d) az informatikai rendszerhasználati és informatikai biztonsági szabályzat, többek között az elektronikus levelezőrendszer és az internet használatával és annak ellenőrzésével összefüggő kérdések, illetve a tevékenység naplózása tekintetében,
e)1 a közszolgálati szabályzat, többek között a munkaidő ellenőrzése és nyilvántartása, a munkatársak be- és kilépésének rögzítése, a kiválasztási eljárás során a Hivatal kezelésébe kerülő személyes adatok kezelése, valamint az egyéni teljesítménykövetelmények meghatározásának és a munkatársak egyéni teljesítményértékelésének, illetve minősítésének rendje tekintetében,
f)2
g) a munkaidő-ráfordítást nyilvántartó program részletes szabályait megállapító utasítás,
h) az elektronikus ügyintézéssel, valamint a Hivatal által biztosított vagy használt elektronikus alkalmazásokkal kapcsolatos szabályokat megállapító utasítás
is meghatároz.
2. Adatvédelmi tisztviselő
2. §3 (1) Az adatvédelmi tisztviselő
a) az elnök által a Hivatal munkatársai közül határozatlan időre kijelölt köztisztviselő,
b) az adatvédelmi tisztviselői feladatok ellátásával szerződés alapján megbízott, a Hivatallal közszolgálati jogviszonyban nem álló személy vagy
c) az e feladatokat szerződés alapján ellátó vállalkozás.
(2) Az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben a Hivatal munkatársa az adatvédelmi tisztviselői tisztséget a közszolgálati munkaszerződése szerinti álláshelyen ellátandó egyéb feladatoktól függetlenül látja el, az adatvédelmi tisztviselői tisztségével összefüggő kötelezettségei és feladatai ellátása során nem utasítható, és e tisztségének ellátásával kapcsolatban közvetlenül az elnöknek felelős.
(3) Az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben az adatvédelmi tisztviselőt tartós akadályoztatása esetén a Jogi Támogató Iroda vezetője helyettesíti.
3. § (1) Az adatvédelmi tisztviselő jogszabályban vagy az Európai Unió kötelező jogi aktusában foglalt kötelező feladatain kívül
a) vezeti az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását,
b)4 vezeti az adatvédelmi incidensek nyilvántartását,
c) előkészíti a Hivatal adatkezelési tájékoztatóját,
d) szükség esetén adatvédelmi hatásvizsgálatot kezdeményez, részt vesz annak elvégzésében,
e) erre irányuló megkeresés esetén véleményezi az adatfeldolgozóval kötött megállapodást,
f) kezdeményezheti a Hivatal munkatársainak adatvédelmi képzését, részt vesz az ilyen képzéssel kapcsolatos feladatok ellátásában, kijelölés esetén képzést tart.
(1a)5 Az adatvédelmi tisztviselő kiadmányoz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósággal való kapcsolattartás keretében az adatvédelmi tisztviselő feladatainak ellátásával összefüggő ügyekben.
(2) A Hivatal adatkezelési tevékenységét alapvetően meghatározó, illetve – az érintettek számára, a személyes adatok mennyiségére vagy minőségére, az adatkezelés mértékére, jellegére, az alkalmazott technikai eszköz újdonságára vagy más szempontra tekintettel – jelentősen érintő döntés előkészítése esetén a döntésre felterjesztett tervezethez csatolni kell az adatvédelmi felelős véleményét.
(3) A Hivatal munkatársa a személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek egyedi ügyben való alkalmazásával kapcsolatos kérdésével közvetlenül az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat.
(4)6 Az adatvédelmi tisztviselő a személyes adatok kezelésével kapcsolatos problémákról, az adatvédelmi szempontok érvényesüléséről a Hivatal munkatársait segítő összefoglalót tehet közzé a Hivatal belső informatikai hálózatán.
3. Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartása
4. § (1) Az adatvédelmi tisztviselő vezeti a Hivatal adatkezelési tevékenységeinek nyilvántartását (a továbbiakban: adatkezelési nyilvántartás).
(2)7 Az adatkezelési nyilvántartás elektronikus formában elérhető a Hivatal belső informatikai hálózatán.
4. Incidensek kezelése
5. § (1) Az adatvédelmi incidensről annak észlelését követően késedelem nélkül tájékoztatni kell az adatvédelmi tisztviselőt. Az adatvédelmi incidens felmerülése szerint feladatkörrel rendelkező szervezeti egység az adatvédelmi tisztviselő bevonásával értékeli az incidens kockázatait, és az adatvédelmi tisztviselő véleményét is tartalmazó javaslatot tesz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság és az érintett tájékoztatására vagy a tájékoztatás mellőzésére.
(2)8 Az adatvédelmi tisztviselő javaslatát a főtitkár tájékoztatása mellett az elnök számára teszi meg.
5. Érintetti jogok gyakorlásának rendje
6. § (1) Az érintett személyes adatainak kezelésével kapcsolatos jogainak gyakorlására irányuló kérelem elintézésébe az adatvédelmi tisztviselőt be kell vonni.
(2) Az érintettet az (1) bekezdés szerinti kérelem teljesítéséhez szükséges mértékben azonosítani kell.
A Hivatal területén üzemeltetett kamerás megfigyeléssel kapcsolatos tájékoztatás
7. §9 (1) A Hivatal területén és annak közvetlen közelében biztonsági célú kamerás megfigyelőrendszer működik, amely lehetővé teszi a rögzítést, valamint a portaszolgálatra bekötött monitorok segítségével a valós idejű megfigyelést.
(2) A Hivatal által üzemeltetett kamerás megfigyelő, illetve képrögzítő rendszerről, a kamera működtetésének céljáról, valamint a személyes adatok védelme szempontjából jelentős további információkról szóló tájékoztatást
a) a Hivatal személyi állományába nem tartozó személyek számára a Hivatal székhelyén,
b) a munkatársak számára az intraneten
közzé kell tenni.
(3) A (2) bekezdés szerinti tájékoztatót a Jogi Támogató Iroda, valamint az Informatikai és Iratirányítási Iroda véleményének kikérésével a Főtitkárság készíti elő, és terjeszti az elnök elé jóváhagyásra. Az elnök által jóváhagyott tájékoztató (2) bekezdés szerinti közzétételéről, valamint a tájékoztató naprakészen tartásáról a Főtitkárság gondoskodik.
Közszolgálati adatvédelmi szabályok
6. A III. Fejezet hatálya
8. § (1)10 A jelen Fejezet hatálya a Hivatal köztisztviselőire, munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira, a pályázati eljárásban részt vevőkre, valamint a kiválasztási adatbázisban szereplő jelentkezőkre terjed ki.
(2) E Fejezetet a közszolgálati jogviszonnyal, munkaviszonnyal (beleértve az azok létesítésével összefüggő pályázati vagy egyéb kiválasztással) kapcsolatos személyes adatok, személyi iratok kezelésével összefüggő ügyviteli és informatikai folyamatokra kell alkalmazni (a továbbiakban: közszolgálati adatkezelés).
7. A közszolgálati adatkezelés érintettjének jogaira vonatkozó különös szabályok
9. § (1)11 A közszolgálati adatkezelés érintettje a személyes adatai kezelésével kapcsolatban őt megillető jogokat írásbeli kérelem alapján közvetlenül, a szolgálati út betartása nélkül gyakorolhatja annál a személynél, aki az adott személyes adatának kezeléséért felelős szervezeti egységen belül álláshelyen ellátandó feladatok alapján a személyes adatot kezeli. A kérelmet soron kívül teljesíteni kell, ha az egyértelmű megítélésű, és a soron kívüli teljesítés nem okoz az adatot kezelő személy rendes munkavégzésében számottevő fennakadást. Egyébként a kérelemről az adatot kezelő személy három munkanapon belül dönt, és a kérelem teljesíthetőségéről írásban tájékoztatja az érintettet. Ebben az esetben a kérelmet – teljesíthetősége esetén – észszerű időn belül, az érintett érdekeit és a kérelem teljesítésének időigényét figyelembe véve a lehető leghamarabb kell teljesíteni.
(2) A kérelem elintézésébe az adatvédelmi tisztviselőt be kell vonni.
(3) Az érintett a személyes adatainak kezelésével kapcsolatos jogainak sérelme esetén, vagy ha úgy véli, hogy az adatkezelés jogellenes, az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat.
10. § (1) Az érintett a saját személyi iratába, a közszolgálati alapnyilvántartás rá vonatkozó részébe, valamint a személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, iratokba – ha törvény nem zárja ki – jogszabályban és normatív utasításban meghatározottak szerint betekinthet, azokról másolatot vagy kivonatot készíthet vagy kérhet, illetve kérheti az adatai helyesbítését, és – a kötelezően nyilvántartott adatok kivételével – adatai törlését vagy zárolását.
(2) Az érintett a személyi iratba történt betekintésről, az abból történt adatszolgáltatásról, valamint a személyi anyagának más szervhez történt megküldéséről a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetőjétől vagy munkatársától kérhet tájékoztatást. A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa ebből a célból adattovábbítási és betekintési nyilvántartást vezet.
(3) Ha az érintett a személyi anyagában vagy a személyi anyagával együtt őrzött iratban szereplő adat helyesbítését vagy törlését kéri, és kérelmének a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője helyt ad, a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője az eredeti iratra kézzel rávezeti a változást, és azt szignóval látja el. Ha a változás mértéke indokolja, új változatot kell készíteni, amelyen fel kell tüntetni, hogy az az eredeti irat helyesbítéseként jött létre. Az új változatból az eredeti irattal azonos számú példányt kell kiadmányozni, és azt az eredeti irat címzettjeinek át kell adni, illetve az ügyiratban vagy a személyi anyagban el kell helyezni.
11. § (1) Az érintett felelős azért, hogy az általa szolgáltatott adatok pontosak, teljesek és időszerűek legyenek. Ha az adat hitelességét igazolni kell, az érintett a hitelesség követelményét előíró jogszabálynak megfelelően eredeti vagy másolati példányban köteles benyújtani vagy bemutatni az adat hitelességét igazoló okiratot.
(2)12 Ha az érintett a Hivatal által kért adat közlését megtagadja, a megtagadás tényéről és indokáról tájékoztatja az adatvédelmi tisztviselőt, aki megvizsgálja az adatkezelés jogalapját és állást foglal az adatközlés megtagadásának jogszerűségéről.
8. A közszolgálati adatkezelés jogszerűségéért való felelősség
12. § (1)13 A közszolgálati jogviszonnyal vagy munkaviszonnyal összefüggésben a Hivatal kezelésében lévő személyes adatok kezelésének jogszerűségéért az a személy felelős, aki álláshelyen ellátandó feladata alapján az adatot kezeli.
(2)14 A Hivatal által az érintett hozzájárulása alapján kezelt személyes adat esetében az adatot álláshelyen ellátandó feladata alapján kezelő személy felelős azért, hogy az érintett adatkezeléshez adott hozzájárulása megfelelő tájékoztatáson alapuljon, és egyébként alkalmas legyen a hozzájáruláson alapuló adatkezelés jogszerűségének megalapozására.
(3)15 Az álláshelyen ellátandó feladata alapján személyi iratot kezelő személy köteles a személyi iratot zárható helyen őrizni oly módon, hogy az jogosulatlan személy számára ne váljon hozzáférhetővé.
(4) A személyi anyag részét képező irathoz való hozzáférési szabályokat az irat tervezetére is alkalmazni kell, a tervezethez való hozzáférés jogszerűségét a tervezetet előkészítő személynek kell biztosítania.
9. A személyi anyag és a személyi anyaggal együtt őrzött személyi irat kezelésére vonatkozó adatvédelmi szabályok
13. § (1) A személyi anyagot és a személyi anyaggal együtt őrzött személyi iratot a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa kezeli.
(2)16 A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa összeállítja és az erre a célra rendszeresített személyi iratgyűjtőben rendezi a személyi anyagot, valamint vezeti a tartalomjegyzéket és a betekintési lapot.
(3) Az érintett személyi anyagával együtt, ugyanazon személyi iratgyűjtőben kell őrizni
a) a korábbi munkaviszony vagy szolgálati jogviszony megszűnésekor kiállított jogviszony igazolás másolatát,
b) a munkatárs nyilatkozatát a közszolgálati alapnyilvántartás tartalmát képező adatokról,
c) a közszolgálati szabályzatban meghatározott, a belső hálózaton közzétett adatlapot kitöltve,
d) a munkabér vagy illetmény folyószámlára utalásához szükséges nyilatkozatokat,
e) a cafetéria juttatások vagy egyéb, nem rendszeres juttatások nyújtásához vagy igénybevételéhez szükséges egyéb nyilatkozatokat,
f) a munkatárs hozzájáruló nyilatkozatát arról, hogy fényképét a Hivatal belső telefonkönyvében a Hivatal más munkatársai számára közzétegyék,
g) az érintett hozzájárulása alapján kezelt egyéb személyi iratot.
14. § (1) A személyi iratgyűjtőt a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője az irodájában lévő szekrényben elzárva tartja. A szekrény kulcsát a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője, távolléte esetén az általános helyettesítési rend szerint a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa őrzi.
(2) A személyi iratgyűjtőben tárolt személyi iratot csak a kezeléshez szükséges esetben és ideig lehet a tárolásra szolgáló helyről elvinni. Munkaidő végén a személyi iratot vissza kell vinni és el kell zárni a tárolására szolgáló szekrényekben.
15. § (1)17 Az álláshelyen ellátandó feladata alapján – a személyi anyag iratain és a személyi anyaggal együtt őrzött személyi iratokon kívül – személyi iratot kezelő köztisztviselőnek lehetőség szerint külön irodahelyiséget kell biztosítani. Ha nem biztosítható kizárólagos használatban álló irodahelyiség, közös irodában csak az álláshelyen ellátandó feladatok alapján azonos típusú személyi iratot kezelő köztisztviselők munkaállomását lehet elhelyezni.
(2) A személyi irat őrzési helye szerinti irodában csak a személyi iratot kezelő köztisztviselő jelenlétében lehet tartózkodni. Személyi irathoz való hozzáférés esetén a személyi iratot kezelő köztisztviselőn kívül csak az érintett és az irat megismerésére jogosult személy lehet jelen.
(3) A központi irattárból személyi iratot csak a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa kölcsönözhet.
16. § (1) A kiadmányozott személyi iratot az érintett részére postán kell kézbesíteni, vagy a Hivatalon belül – előzetes egyeztetés alapján – az érintett tevékenységét közvetlenül irányító vezető vagy a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa útján kell átadni.
(2) A személyi irat postai kézbesítése vagy Hivatalon belüli átadása kizárólag lezárt borítékban, a címzett saját kezű felbontásának megjelölésével történhet.
(3) Ha a személyi irat kézhezvételekor a címzett észleli, hogy a boríték, a csomag vagy az adathordozó oly módon sérült, hogy a személyi irat tartalmát arra nem jogosult személy megismerhette, vagy egyébként más erre utaló jelet észlel, ezt haladéktalanul jelzi a feladónak. Hivatalon belüli adattovábbítás esetén a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetőjét is tájékoztatni kell.
10. A közszolgálati alapnyilvántartás
17. § (1) A közszolgálati alapnyilvántartást a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa vezeti. E feladatkörében
a) biztosítja, hogy a közszolgálati alapnyilvántartás megbízható és naprakész legyen,
b) biztosítja a közszolgálati alapnyilvántartásban szereplő személyes adat kezelésének jogszerűségét,
c) gondoskodik a közszolgálati alapnyilvántartásban lévő adatok biztonságáról, azoknak a technikai, szervezési intézkedéseknek és eljárási szabályoknak az alkalmazásáról, amelyek az adatvédelmi és adatbiztonsági szabályok érvényre juttatásához szükségesek, különösen, amelyek védelmet biztosítanak a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, véletlen megsemmisülés és sérülés, az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen,
d) ellátja a közszolgálati alapnyilvántartásba való betekintési jog gyakorlásával kapcsolatos feladatokat,
e) nyolc napon belül átvezeti a közszolgálati alapnyilvántartásban az érintett által bejelentett adatváltozást,
f) módosítja a közszolgálati alapnyilvántartást, ha az az érintett közszolgálati adatkezeléssel összefüggő jogának gyakorlása nyomán szükséges.
(2)18 A közszolgálati alapnyilvántartásban nyilvántartott adatokról a különleges jogállású szervekről és az általuk foglalkoztatottak jogállásáról szóló 2019. évi CVII. törvény (a továbbiakban: Küt.) 89. § (8) bekezdése alapján betekintésre jogosult személyek betekintési joguk gyakorlása érdekében a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársától másolatot kérhetnek.
(3) A köztisztviselő köteles a közszolgálati alapnyilvántartás adatkörét érintő változást – a változás tényét igazoló irat másolatának becsatolásával egyidejűleg – 8 napon belül bejelenteni a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda részére.
(4)19
11. Az elektronikus személyügyi nyilvántartó program
18. § (1) A Hivatalban a közszolgálati alapnyilvántartás elektronikus vezetése és egyéb humánerőforrás gazdálkodási feladatok elektronikus kezelése érdekében egyedi hozzáférésű integrált személyügyi nyilvántartó szoftver (JDolBer integrált humánügyviteli rendszer; a továbbiakban: személyügyi nyilvántartó program) működik. A személyügyi nyilvántartó program dokumentációját meg kell őrizni.
(2)20 A személyügyi nyilvántartó programban a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője rendelkezik adminisztrátori jogosultsággal. E jogosultsági körben a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője ad hozzáférési jogosultságot annak, akinek az álláshelyen ellátandó feladata alapján a személyügyi nyilvántartó programot alkalmaznia kell (a továbbiakban: felhasználó). A felhasználói jogosultság terjedelmét a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője egyedileg határozza meg oly módon, hogy a felhasználó csak az álláshelyen ellátandó feladatából következő célból, az álláshelyen ellátandó feladatához szükséges mértékben férjen hozzá a rendszerben tárolt személyes adatokhoz.
(3) A személyügyi nyilvántartó programban
a) a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője és a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa ügyintézői jogosultsággal,
b)21 a Költségvetési, Vagyongazdálkodási és Kontrolling Iroda vezetője olvasási jogosultsággal
rendelkezik.
(4) A személyügyi nyilvántartó program által kezelt rendszer vagy annak bármely eleme csak az ügyintézői jogosultsággal rendelkező személy felhatalmazásával változtatható meg, amelyet ellenőrizni kell.
(5) A rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó dokumentumokat, ideértve az elektronikus dokumentumokat is, úgy kell kezelni, hogy elveszítésük, lecserélésük vagy meghibásodásuk elkerülhető, kiküszöbölhető legyen, olyan tervet kell kidolgozni, amely a számítástechnikai eszközök előre nem látható üzemzavarának hatását ellensúlyozni képes intézkedéseket tartalmaz.
(6) Az adatok feldolgozása során nyomtatással keletkezett hibás vagy feleslegessé vált, aktualitását vesztett listákat, táblázatokat, nyomtatványokat, képernyőkivonatokat és egyéb dokumentumokat meg kell semmisíteni, azokat kidobni vagy bezúzás nélkül elszállítani tilos.
(7) A személyügyi nyilvántartó programra, illetve a közszolgálati alapnyilvántartást tartalmazó számítógépes adatbázishoz való hozzáférésre egyebekben a Hivatal informatikai rendszerhasználati és biztonsági szabályzatának rendelkezéseit is alkalmazni kell.
12. Az állománytábla
19. § (1)22 A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa a Hivatal személyi állományára vonatkozó humánerőforrás adatok bemutatása érdekében havi rendszerességgel, a tárgyhónap utolsó napját követő öt munkanapon belül állománytáblát készít az elnök számára.
(2)23 Az állománytábla szervezeti egységenkénti bontásban tartalmazza a munkatársak közszolgálati munkaszerződése, munkaszerződése vagy a foglalkoztatás lényeges feltételeit megállapító egyéb dokumentum szerinti szervezeti egységét, álláshelyének megnevezését, álláshelyének besorolási kategóriáját, illetményét, valamint az elnök által meghatározott, a Hivatal személyi állományára vonatkozó egyéb adatot. Az állománytáblában fel kell tüntetni a tárgyhónap záró állapotának megfelelő létszámadatokat és az üres álláshelyek számát.
(3)24 Az állománytáblát a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa a tárgyhónap utolsó napján hatályos adatok alapján állítja össze, és elektronikus úton, közvetlenül küldi meg az elnök számára.
(4) Az állománytáblákat elektronikus formában, dátum szerint rendezve a Humánerőforrás és Koordinációs Irodához rendelt nem nyilvános hálózati mappában hat évig kell megőrizni.
(5)25 Az állománytáblát elektronikus úton a tárgyhót követő hónap ötödik napjáig a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője közvetlenül megküldi a Költségvetési, Vagyongazdálkodási és Kontrolling Iroda vezetője részére is a bérfelhasználás ellenőrzése céljából.
13. A közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony létesítését megelőző eljárásra vonatkozó közszolgálati adatkezelési szabályok
20. § (1) A Hivatalnál betöltendő álláshelyekre kiírt pályázatokra beérkezett, valamint a kiválasztási eljárás során keletkezett iratokat személyi iratként kell kezelni. Ha a kiválasztási eljárás során beérkező irat nem a Humánerőforrás és Koordinációs Irodára vagy a humaneroforras@gvh.hu e-mail-címre érkezik, azt érkeztetés után a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa részére kell átadni.
(2) Közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony létesítése esetén az addig elektronikusan kezelt iratokat ki kell nyomtatni, és az egyéb személyi iratokkal együtt a személyi anyagban kell elhelyezni.
(3) A közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony létesítésének elmaradása esetén a döntés meghozatalától számított tizenöt napon belül a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa – az érintett rendelkezése szerint – felveszi az érintett önéletrajzát a kiválasztási adatbázisba, a kiválasztási eljárás során az érintett által benyújtott iratokat visszaküldi vagy megsemmisíti, illetve a más szervtől kapott személyi anyagot az érintett szervhez visszaküldi. A felvételi interjú során a jelentkezőről kitöltött interjú adatlapot szintén meg kell semmisíteni, ha a jelölt felvételére nem kerül sor.
(4) Az elbírálás során keletkezett, személyazonosításra alkalmatlan összefoglaló adatokat a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa a pályázati eljárás dokumentációjában megőrzi.
(5) A kiválasztási eljárás során keletkezett személyes adatok kezelésére és a kiválasztási adatbázisra vonatkozó szabályokat a közszolgálati szabályzat határozza meg.
21. §26 A Küt. XVI. fejezete szerint foglalkoztatott közszolgálati munkavállaló személyi iratai kezeléséhez adott írásbeli hozzájárulását a munkaszerződés megkötése előtt szerzi be a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda.
14. A közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnésével összefüggő közszolgálati adatkezelési szabályok
22. § A közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnése esetén a személyi iratgyűjtő tartalomjegyzékét és a betekintési lapot a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa lezárja. A lezárt személyi anyagot a jogviszony megszűnését követő tizenöt nap eltelte után a központi irattárba adja. Az irattárba helyezés előtt az iratgyűjtő tartalomjegyzékén fel kell tüntetni az irattározás tényét, időpontját és az iratkezelő aláírását.
23. § (1) Végleges közigazgatási áthelyezés esetén a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa a lezárt tartalomjegyzéket és betekintési lapot, valamint a személyi anyagot és a munkatárs által önként átadott, a személyi anyaggal együtt tárolt személyi iratokat tartalmazó személyi iratgyűjtőt átadás-átvételi jegyzékkel együtt az áthelyezés időpontját követő munkanapon megküldi az áthelyezés helye szerinti közigazgatási szerv humánerőforrás-feladatokat ellátó szervezeti egységének vagy munkatársának.
(2) Áthelyezés esetén a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda a lezárt tartalomjegyzékről és a személyi anyagban tárolt iratokról egyszerű másolatot készít, amelyet a központi irattárba ad.
(3) A személyi anyag átadása során úgy kell eljárni, hogy az átadás és az átvétel időpontja, valamint az átadó és az átvevő személye bizonyítható legyen, ideértve a tértivevényes küldeményként való kézbesítést, illetve az átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vagy postakönyvvel való átadást is.
(4) A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa a kilépő munkatárs hozzájárulása esetén kilépő interjút készít és kitölti az interjú dokumentálására szolgáló kérdőívet. A kitöltött kilépő interjú kérdőíveket a személyi anyagra vonatkozó adatkezelési szabályok szerint a Humánerőforrás és Koordinációs Irodán külön iratgyűjtőben kell tárolni és kezelni.
15.27
24. §
16. A köztisztviselők nemzetbiztonsági vizsgálatával kapcsolatos közszolgálati adatkezelési szabályok
25. § (1) A nemzetbiztonsági ellenőrzés alá eső személy számára a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője megküldi a biztonsági kérdőívet, tájékoztatja a változásbejelentési kötelezettségről, az e kötelezettség alá eső lényeges adatokról, valamint arról, hogy az érintett írásbeli hozzájárulása esetén a személyügyi nyilvántartásban szereplő adatban bekövetkezett változásról az érintett helyett tájékoztatja a nemzetbiztonsági szolgálatot. A változás bejelentésre szolgáló adatlapot és a személyügyi nyilvántartásból változás esetén a nemzetbiztonsági szolgálatnak adott tájékoztatáshoz való írásbeli hozzájárulás mintáját a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda saját hálózati mappájában minden munkatárs számára hozzáférhetővé teszi.
(2) A biztonsági kérdőívet az érintettnek nyolc munkanapon belül ki kell töltenie. A kitöltött biztonsági kérdőívet és a változás bejelentési adatlapot lezárt borítékban kell a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője számára eljuttatni, aki azt a nemzetbiztonsági szolgálat számára haladéktalanul továbbítja.
(3) A nemzetbiztonsági vizsgálat eredményét tartalmazó biztonsági szakvélemény másolatát a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője eljuttatja az ellenőrzés alá vont köztisztviselő részére. A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője a biztonsági szakvéleményt az érintett személyi anyagával együtt őrzött személyi iratok között helyezi el. A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda vezetője a biztonsági szakvéleményekről – azok tartalmára való utalás nélkül – névsor szerinti elektronikus nyilvántartást vezet, amely tartalmazza a szakvélemény számát, dátumát és a változás bejelentési kötelezettség teljesítésének időpontját is.
17. 28 A álláshelyi orvosi alkalmassági véleményre vonatkozó adatkezelési szabályok
26. § (1)29 A munkatársak álláshelyi orvosi alkalmassági vizsgálatának érvényességéről és a soron következő vizsgálat esedékes időpontjáról a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa névsor szerinti nyilvántartást vezet. A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa az alkalmassági vizsgálat érvényességének lejárta előtt legalább tizenöt nappal tájékoztatja az érintettet az orvosi vizsgálat esedékességéről, előkészíti a beutalót, és azt kiadmányozást követően haladéktalanul eljuttatja az érintett részére.
(2)30 Az álláshelyi orvosi alkalmassági vizsgálat eredményét a személyi anyaggal együtt őrzött személyi iratok között kell elhelyezni, kezelésére a személyi anyag irataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.
18. A hivatali belső telefonkönyvben és a hálózati szervereken tárolt személyes adatok kezelése
27. § (1) A Hivatal belső hálózatán a munkatársak által hozzáférhető belső telefonkönyvet vezet a Hivatal állományába tartozó személyek alábbi adatairól:
a) név,
b) szervezeti egység,
c) a szoba száma,
d) telefonszám és mellék,
e) e-mail cím,
f)31 álláshely.
(2)32 A telefonkönyv tartalmazza az érintett személyi anyagában található, vagy a szolgálati igazolványhoz készített fényképet is, ha ahhoz a munkatárs előzetesen írásban hozzájárult.
(3) A telefonkönyvben szereplő adatokat az Informatikai és Iratirányítási Iroda munkatársa veszi fel, módosítja vagy törli a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársának írásbeli megkeresése alapján, a megkeresésben foglaltak szerint.
(4) A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa az érintett munkába lépését követő öt munkanapon belül továbbítja az Informatikai és Iratirányítási Iroda munkatársának a telefonkönyvbe feltöltendő adatokat és fényképet. Az érintett közszolgálati jogviszonyának vagy munkaviszonyának megszűnése esetén a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa a jogviszony megszűnése előtt megkeresi az Informatikai és Iratirányítási Iroda munkatársát a telefonkönyv érintettre vonatkozó adatainak törlése érdekében. Az adatok a jogviszony megszűnését követő naptól nem lehetnek hozzáférhetők.
(5) A Hivatal belső hálózatán tárolt egyéb személyes adatokkal kapcsolatban – ideértve az érintettről készített fényképet vagy egyéb, a munkavégzéssel nem közvetlenül összefüggő személyes adatot is – az érintett jogainak gyakorlására vonatkozó szabályokat megfelelően alkalmazni kell.
19. A Hivatalnál szakmai gyakorlatot teljesítő hallgatók személyes adatainak kezelése
28. § (1) A Hivatalnál szakmai gyakorlatot teljesítő főiskolai vagy egyetemi hallgatók személyazonosító adatait a szakmai gyakorlat kezdetekor a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda munkatársa rögzíti és tájékoztatja az érintettet az adatkezelés (2) bekezdésben foglalt céljáról és időtartamáról.
(2) A Hivatalnál szakmai gyakorlatot teljesítő hallgatók személyes adatai közül a szakmai gyakorlat kezdetekor a következő adatok felvételére kerül sor: neve, anyja neve, lakcíme és telefonszáma, valamint e-mail címe. Az adatok felvételére a beléptetéshez szükséges személyazonosítás miatt és a szakmai gyakorlat alatti kapcsolattartás érdekében kerül sor. A felvett adatokat a szakmai gyakorlat végén törölni kell.
(3) A szakmai gyakorlatot teljesítő hallgatók az erre rendszeresített formanyomtatvány segítségével titoktartási nyilatkozatot tesznek, amelyet a Humánerőforrás és Koordinációs Iroda a szakmai gyakorlat elteltét követően 5 évig őrzi.
Záró rendelkezések
19. Hatályba lépés
29. § Ez az utasítás 2019. január 1-jén lép hatályba.
20. 33 Átmeneti rendelkezések
30. §34
31. §35
Az 1. § (2) bekezdés e) pontja a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 41. §-ával megállapított szöveg.
Az 1. § (2) bekezdés f) pontját a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 51. § (1) bekezdés a) pontja hatályon kívül helyezte.
A 2. § a 6/2023. (V. 31.) GVH utasítás 24. §-ával megállapított szöveg.
A 3. § (1) bekezdés b) pontja a 6/2023. (V. 31.) GVH utasítás 27. § a) pontja szerint módosított szöveg.
A 3. § (1a) bekezdését a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 43. §-a iktatta be.
A 3. § (4) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § a) pontja szerint módosított szöveg.
A 4. § (2) bekezdése a 6/2023. (V. 31.) GVH utasítás 25. §-ával megállapított szöveg.
Az 5. § (2) bekezdése a 9/2021. (VII. 8.) GVH utasítás 2. §-ával megállapított szöveg.
A 7. § a 6/2023. (V. 31.) GVH utasítás 26. §-ával megállapított szöveg.
A 8. § (1) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 44. §-ával megállapított szöveg.
A 9. § (1) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § c) pontja szerint módosított szöveg.
A 11. § (2) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § d) pontja szerint módosított szöveg.
A 12. § (1) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § e) pontja szerint módosított szöveg.
A 12. § (2) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § e) pontja szerint módosított szöveg.
A 12. § (3) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § f) pontja szerint módosított szöveg.
A 13. § (2) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 51. § (2) bekezdés a) pontja szerint módosított szöveg.
A 15. § (1) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § f) és g) pontja szerint módosított szöveg.
A 17. § (2) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 45. §-ával megállapított szöveg.
A 17. § (4) bekezdését a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 51. § (1) bekezdés b) pontja hatályon kívül helyezte.
A 18. § (2) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 46. §-ával megállapított szöveg.
A 18. § (3) bekezdés b) pontja a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 51. § (2) bekezdés b) pontja, a 6/2023. (V. 31.) GVH utasítás 27. § b) pontja szerint módosított szöveg.
A 19. § (1) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § h) pontja szerint módosított szöveg.
A 19. § (2) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 47. §-ával megállapított szöveg.
A 19. § (3) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 47. §-ával megállapított szöveg.
A 19. § (5) bekezdése a 6/2023. (V. 31.) GVH utasítás 27. § b) pontja szerint módosított szöveg.
A 21. § a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 48. §-ával megállapított szöveg.
A 15. alcímet (24. §) a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 51. § (1) bekezdés c) pontja hatályon kívül helyezte.
A 17. alcím címe a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § i) pontja szerint módosított szöveg.
A 26. § (1) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § j) pontja szerint módosított szöveg.
A 26. § (2) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § k) pontja szerint módosított szöveg.
A 27. § (1) bekezdés f) pontja a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 49. §-ával megállapított szöveg.
A 27. § (2) bekezdése a 6/2020. (XII. 3.) GVH utasítás 50. § l) pontja szerint módosított szöveg.
A 20. alcím (30. §) a 9/2021. (VII. 8.) GVH utasítás 4. §-ával megállapított szöveg.
A 30. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette, a 9/2021. (VII. 8.) GVH utasítás 4. §-ával megállapított szöveg. A 30. §-t a 6/2023. (V. 31.) GVH utasítás 28. §-a hatályon kívül helyezte.
A 31. § a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás