8/2018. (XII. 21.) NVI utasítás
a Nemzeti Választási Iroda iratkezelési szabályzatáról szóló 1/2016. (I. 29.) NVI utasítás módosításáról1
2019.01.02.
„1. § A Nemzeti Választási Irodában (a továbbiakban: Iroda) az iratkezelés tanúsított elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerrel történik. Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer neve: Irka Irat- és dokumentumkezelő rendszer (tanúsítvány száma: I-02/2018/ZSZ-T; érvényességi ideje: 2021. 01. 30.) (a továbbiakban: iratkezelési szoftver). Az iratkezelési szoftver megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben foglalt követelményeknek.”
(Ezen utasítás alkalmazásában)
„22. e-papír: általános célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás, amely internetkapcsolaton keresztül, elektronikus úton összeköti az ügyfeleket a szolgáltatáshoz csatlakozott intézményekkel, szervekkel;
24. személyre szabott ügyintézési felület: a magyarorszag.hu weboldalon elérhető elektronikus felület, mely biztosítja az abban meghatározott elektronikus ügyintézési lehetőségeket;
25. elektronikus kapu: Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszeren keresztül igénybe vett szolgáltatás, amelynek támogatásával az Iroda hitelesen tudja fogadni a hitelesen azonosított ügyfelek elektronikus üzeneteit, illetve részükre tudja kézbesíteni az Iroda elektronikus üzeneteit;
26. hiteles elektronikus másolat: valamely nem elektronikus dokumentumról az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes; 27. képi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely biztosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét;
28. tartalmi megfelelés: az elektronikus másolat azon tulajdonsága, amely bitosítja a papíralapú dokumentum – joghatás kiváltása szempontjából lényeges – tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést.”
[Az ügyviteli (ügykezelő) munkatárs]
„d) kezeli az elektronikus kapun, így különösen az e-papír szolgáltatáson keresztül érkezett elektronikus ügyiratokat,
e) gondoskodik a rendelkezési nyilvántartás hozzáférési jogosultságainak beállításáról és karbantartásáról.”
„(2a) Ha az Irodához elektronikus kapun keresztül érkezik küldemény, annak érkeztetésére a kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult.”
„(1) A kiadmányozott iratokat kézbesíttetni kell az érintett címzetthez. Expediálásra az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. Ha az Irodához elektronikus kapun keresztül érkezett az ügyirat, annak expediálására a 45/A. § (3) szerint kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult. Az expediálásról az e célból történt átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell gondoskodni.”
(Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője az ügyiratok levéltári átadása során gondoskodik arról, hogy)
„d) az elektronikus formában tárolt maradandó értékű iratok levéltári átadása az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet által meghatározott műszaki követelmények, valamint eljárásrend alapján történjen.”
„36/A. Elektronikus kapun érkezett elektronikus küldemények kezelésének rendje
45/A. § (1) Az elektronikus kapu használatára kizárólag az ügyviteli munkatárs jogosult, aki gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. (2) Az Irodához elektronikus kapun érkezett elektronikus küldemények érkeztetésére, előzményezésére, szerelésére, csatolására az ügyviteli munkatárs jogosult. Elektronikus kapun keresztül érkezett elektronikus küldemények automatikusan nem szignálhatók, az elektronikus kapun érkezett elektronikus küldeményeket minden esetben be kell mutatni az elnök részére szignálás céljából.
(3) Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően az ügyviteli munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum expediálásáról. A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.
(4) A hiteles elektronikus másolatkészítés részletes szabályait a 4. melléklet tartalmazza. (5) Az ügyviteli munkatársnak gondoskodnia kell a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint az elektronikus dokumentumnak az elektronikus kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá a kézbesítést igazoló, esetlegesen a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó adatoknak az iratkezelési szoftverben való rögzítéséről.
(6) Az elektronikus kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell az elektronikusan kézbesített hivatalos irat kézbesítéssel kapcsolatos, a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó dokumentumok papíralapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.
(7) Az elektronikus kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell a papíralapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha
a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az elektronikus kapuja megszűnik,
b) a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,
c) ezt a címzett kéri,
d) jogszabály erről külön rendelkezik,
e) a rendelkezési nyilvántartásban az ügyfél így rendelkezett.
(8) Az (1)–(7) bekezdésben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papíralapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni. 45/B. § A rendelkezési nyilvántartáshoz való hozzáférési jogosultságok igénylését és módosítását az önálló szervezeti egység vezetője kezdeményezheti a 15/A. melléklet szerinti adatlap kitöltésével és az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes részére történő eljuttatásával.”
8. § (1) Az Iratkezelési szabályzat 13. § (8) bekezdésében az „ügyfélkapus azonosítás felhasználásával” szövegrész helyébe az „ügyfélkapus azonosítás felhasználásával honlapon (NVR) vagy a személyre szabott ügyintézési felületen (a továbbiakban: SZÜF) keresztül” szöveg lép.
11. § Ez az utasítás 2019. január 2. napján lép hatályba.
1. melléklet a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasításhoz
Hozzáférési jogosultság kérés
rendelkezési nyilvántartáshoz
Jogosult neve:
Munkaköre, beosztása:
Szervezeti egysége:
Feladat: új jogosultság létrehozása/jogosultság beállítása/jogosultság törlése/jogosultság megszüntetése
Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap
………………………………………
igénylő
Engedélyezem.
Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap
………………………………………
engedélyező
A mai napon a kért beállítások átvezetése iránt intézkedtünk.
Budapest, ……… év ………………………… hónap ……… nap
………………………………………
ügyviteli munkatárs
”
2. melléklet a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasításhoz
Elektronikus postafiókok
Postafiók |
Cél, tartalom |
regisztracio@nvi.hu |
Regisztrációs iratok |
fellebbezes@nvi.hu |
Regisztrációs fellebbezések |
visz@nvi.hu |
Általános, publikus postafiók |
jkv@nvi.hu |
Szavazóköri és eredményjegyzőkönyvek fogadás |
nvb@nvi.hu |
Az NVB tevékenységéhez kapcsolódó tevékenység |
szervezes@nvi.hu |
Központi elektronikus postafiók |
humanpolitika@nvi.hu |
Önéletrajzi iratok postafiókja |
vetelkedo@nvi.hu |
Az Iroda által szervezett vetélkedők postafiókja |
elszamolas@nvi.hu |
A választások pénzügyi elszámolása |
szamlazas@nvi.hu |
Elektronikus számlák befogadása |
gazdalkodasifoosztaly@nvi.hu |
Gazdálkodást érintő kérdések |
akkred@nvi.hu |
Nemzetközi megfigyelők, újságírók akkreditálása |
projekt@nvi.hu |
Projektszervezet működése körébe eső levelezés |
soc@nvi.hu |
Az elektronikus információs rendszer bármely felhasználói pontján jelentkező, adott rendszerelemmel kapcsolatban felmerülő rendellenes működés, jelenség, vírusjelzés vagy futási hiba jelentésével kapcsolatos levelezés |
”
3. melléklet a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasításhoz
Tisztelt Ügyfelünk!
Tájékoztatjuk, hogy központi elektronikus levélcímünkre küldött elektronikus levelét megkaptuk!
A megkeresésében foglaltak feldolgozása folyamatban van, munkatársaink a jogszabályi határidők betartása mellett, a lehető legrövidebb időn belül tájékoztatni fogják.
Tájékoztatjuk, hogy fenti levelében megadott személyes adatait a Nemzeti Választási Iroda hivatalos honlapján (http://www.valasztas.hu) közzétett Adatkezelési Tájékoztatóban részletesen leírt szabályok szerint kezeljük.
Üdvözlettel:
Nemzeti Választási Iroda”
4. melléklet a 8/2018. (XII. 21.) NVI utasításhoz
Másolatkészítési szabályzat
Az Irodának mint elektronikus ügyintézést biztosító szervnek az Eüsztv. és a Rendelet alapján előírt hiteles elektronikus másolatkészítés (a továbbiakban: másolatkészítés) eljárásának rendjét jelen szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) tartalmazza. 1. A Szabályzat hatálya
1.1. A Szabályzat hatálya kiterjed az Iroda azon tagjaira, akik bármilyen módon részt vesznek a Rendelet 55., 121. és a 122. §-a szerinti másolatkészítés folyamatában. 1.2. Másolatkészítés alatt egyaránt érteni kell a papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolatkészítést, valamint az irat hiteles papíralapú irattá alakítását.
2. Másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személyek köre
Másolatkészítésre az ügykezelők, illetve szervezeti egységenként a kijelölt osztályadminisztrátorok jogosultak.
3. A másolatkészítés műszaki feltételei és eljárási rendje
A papíralapú dokumentumról történő digitalizálás eljárási rendje
3.1. A papíralapú dokumentumról történő digitalizálás során biztosítani kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden – az aláírás vagy bélyegző elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett – módosítás érzékelhető legyen.
3.2. Papíralapú dokumentumról történő digitalizálás során a másolatkészítő:
a) elkészíti az elektronikus másolatot (szkenneli) a papíralapú dokumentumról;
b) megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését;
c) ellátja az elektronikus másolatot a Rendelet 55. § (4) bekezdése szerinti fokozott biztonságú aláírással, illetve elektronikus időbélyegzővel. 3.3. Ha a papíralapú dokumentum tulajdonságai miatt az elektronikus másolat nem tartalmazza a papíralapú dokumentum teljes tartalmát, úgy a másolaton – a fenti lépéseken túl – azt is fel kell tüntetni, hogy a másolat a digitalizálás alapjául szolgáló dokumentumot mely részében tartalmazza. Ebben az esetben a másolatkészítő elektronikus kivonatot is készíthet a papíralapú dokumentumról, a másolaton rögzítve azt, hogy a készített elektronikus kivonat a papíralapú dokumentumot mely részében, a dokumentumba foglalt információtartalmat milyen korlátozásokkal tartalmazza.
3.4. Több elektronikus dokumentumon is elhelyezhető egyszerre egy elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző. Ez esetben a dokumentumok csak együtt kezelhetők.
3.5. Az elektronikus aláírást úgy kell elhelyezni az elektronikus másolaton, hogy az aláírás érvényességének időtartamán belül – ha az érvényességi idő nem meghatározott, úgy korlátlan ideig történő – folyamatosan megállapítható legyen.
Az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakításának eljárási rendje
3.6. Az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása során biztosítani kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését.
3.7. Elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása során a másolatkészítő:
a) a másolat elkészítését megelőzően ellenőrzi, hogy az eredeti elektronikus irat az aláírás és másolatkészítés időpontja között megváltozott-e, továbbá, hogy az aláírás időpontjában az azt hitelessé tevő tanúsítvány érvényes volt-e;
b) amennyiben az a) pont szerinti ellenőrzés megerősíti a dokumentum változatlanságát és az aláírás érvényességét, úgy az elektronikus iratot kinyomtatja;
c) a nyomtatást követően meggyőződik arról, hogy a kinyomtatott papíron megtalálható a „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” szövegezésű hitelesítési záradék;
d) ha a nyomtatást követően a c) pont szerinti záradék nem szerepel a másolaton, akkor a másolatkészítő – képi vagy tartalmi megfelelés esetén – kézzel rögzíti azt a másolaton;
e) a fentiek szerint létrehozott papírlapú másolaton feltünteti a másolat készítés időpontját;
f) hitelesíti a másolatot, aminek során aláírja és bélyegzőlenyomattal látja el.
4. A másolatkészítéshez kapcsolódó felelősségi kérdések
A másolatkészítő köteles betartani a Szabályzatban foglaltakat. A másolatkészítő felelősséggel tartozik továbbá a másolatkészítéssel érintett irat biztonságáért, sértetlenségéért, továbbá a másolatkészítést követően mind az eredeti, mind a másolat visszajuttatása vagy továbbítása iránt.
