14/2019. (V. 28.) ITM utasítás

1. § Az utasítás hatálya a Nemzeti Klímavédelmi Hatóság (a továbbiakban: Hatóság) által végzett próbavásárlások elszámolására terjed ki.

2. § (1) A Hatóság által az internetes webáruházakban, online piactereken történő online próbavásárlások, illetve a fizetős applikációkon keresztül történő vásárlások ellenőrzéséhez és azok lebonyolításához az Innovációs és Technológiai Minisztérium (a továbbiakban: ITM) Gazdálkodási Főosztálya és a Hatóság vezetője, illetve az általa kijelölt személyek, akadályoztatásuk esetén a kijelölt helyettesük részére előzetes pénzügyi fedezetet (a továbbiakban: állandó előleg) biztosít.

(2) Az állandó előleg kifizetése

(3) Az állandó előleg összege a Hatóság által végzett próbavásárlások vonatkozásában 1 000 000 Ft/év.

(4) A kijelölt személyekről, a számlanyitásról szóló engedélyekről, továbbá a személyeket, engedélyeket érintően bekövetkezett változásokról a Gazdálkodási Főosztály köteles nyilvántartást vezetni.

(5) A kijelölt személyek bankkártya (WEB-kártya) kizárólagos használatával, a rendelkezésre álló összeg erejéig jogosultak elektronikus vásárlást kezdeményezni. A bankkártyát (WEB-kártyát) átruházni, kölcsönadni nem lehet, az azzal végzett bármilyen tranzakcióért a kártyahasználó felel.

(6) Ha az ellenőrzést végző a próbavásárlás során a megvásárolt terméktől eláll, az ellenőrzött vállalkozástól visszatérítést kezdeményez és bevétel várható az ITM Igazgatási keretszámlájára, erről az ellenőrzést végző szervezeti egység értesíti a Gazdálkodási Főosztályt az összeg, a partner, és az esetleges közlemény megjelölése mellett.

(7) A bankkártyával lefolytatott próbavásárlások esetében a vásárlások napjától számított 30. napig el kell számolni a tranzakciókat alátámasztó bizonylatok Gazdálkodási Főosztály részére történő közvetlen megküldésével.

(8) A lefolytatott próbavásárlások során a bankkártya használatára kijelölt személyek, valamint helyetteseik tartós távolléte, feladatköreinek megváltozása vagy kormányzati szolgálati jogviszonyának megszűnése esetén a szervezeti egység vezetője 5 napon belül az előleggel való teljes körű elszámolással egyidejűleg köteles gondoskodni új személyek kijelöléséről. A változásokról a szervezet egység vezetője legfeljebb 5 napon belül írásban tájékoztatja a Gazdálkodási Főosztályt a kapcsolódó dokumentumok másolati példányának megküldésével.

3. § Az állandó készpénzelőleg igénylése az 1. melléklet szerinti iratminta használatával történik, amely ügyiratnak tartalmaznia kell az igényelendő előleg összegét, az előleg felvételére jogosult nevét, az ügyirat egyedi iktatószámát, az igénylő és a jóváhagyó aláírását, amelyet a Gazdálkodási Főosztálynak kell címezni.

4. § (1) Az állandó előleget készpénzben kizárólag a Hatóság által végzett próbavásárlások során felmerült kötelező és szükséges költségek fedezésének céljára lehet felhasználni.

(2) Az ellenőrzés, próbavásárlás kapcsán felmerült szükséges költség (pl. csomagolási díj, kiszállítási költség) járulékos költségnek minősül, amelyre tekintettel az ellenőrzött vállalkozásnak nem kell feltétlenül megegyeznie a bizonylatot kibocsátó vállalkozással.

(3) A járulékos költség minden esetben az állandó készpénzelőleget terheli.

(4) A járulékos költség elszámolása a 2. melléklet szerinti iratminta felhasználásával történik. A kitöltött ügyiratot a költség elszámoló szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása után csatolni kell az elszámoláshoz.

(5) A felhasználandó állandó készpénzelőleg pénztárból történő kiadása a felvételre jogosult részére történik az előző előleggel való elszámolást követően.

(6) Az előlegfelhasználás célhoz kötöttségének ellenőrzése, a teljesítés igazolása, valamint a kifizetés engedélyezése az előleget felhasználó szervezeti egység vezetőjének, távolléte, illetve akadályoztatása esetén a mindenkori helyettesének feladata.

5. § (1) A bankszámlához kapcsolódó bankkártyákkal kizárólag internetes vásárlás bonyolítható le, az interneten zajló kereskedelem ellenőrzése céljából.

(2) A bankkártyával történő fizetést az ellenőrzést, próbavásárlást végző szervezeti egység vezetőjével előzetesen engedélyeztetni kell, az engedélyen legalább az alábbiakat fel kell tüntetni:

6. § (1) Az állandó előleget a 3. melléklet és a 4. melléklet szerinti iratminták felhasználásával kell elszámolni.

(2) A 3. melléklet szerinti elszámolást bankkártyával lefolytatott próbavásárlások esetében az elszámolást végző személy készíti el.

(3) A 4. melléklet szerinti elszámoláson állandó készpénzelőleg esetén az elszámoló szervezeti egység vezetője igazolja a felhasznált összeget, figyelembe véve az összeg felhasználásának jogszerűségét, jogcímét és mértékét. A költségek elszámolását a Gazdálkodási Főosztály hagyja jóvá.

(4) Ha az ellenőrzött vállalkozás a megvásárolt termékről, illetve az igénybe vett szolgáltatásról számlát, nyugtát nem bocsátott ki, akkor a megrendelésről készített képernyőképet, a csomag fotóját kell a pénzügyi elszámoláshoz mellékelni.

(5) Abban az esetben, ha az állandó előleg terhére felmerült költségeket nem lehet megfelelően igazolni (pl. az eladó nem adott számlát a termékhez), az elszámoláshoz az elszámoló szervezeti egység vezetője által készített és a szervezeti egységet felügyelő helyettes államtitkár által jóváhagyott feljegyzést kell csatolni, és azt az elszámolással egyidejűleg a Gazdálkodási Főosztály felé kell továbbítani.

(6) A 3. és a 4. melléklet szerinti elszámoláshoz az elszámolni kívánt összegek igazolása érdekében minden esetben csatolni kell az összegek jogszerű felhasználását alátámasztó bizonylatokat (a szolgáltatás igénybevételéről szóló számla, nyugta másolatát), a feljegyzés vagy feljegyzések másolatát, továbbá az összes egyéb, az elszámolás jogszerűségének bizonyítására alkalmas dokumentumot.

7. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.