15/2019. (XII. 9.) MvM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Miniszterelnökségen

(2) Az utasítás hatálya a Magyarország központi költségvetéséről szóló törvény XI. Miniszterelnökség fejezet, 1. Miniszterelnökség igazgatása címe terhére történő kiküldetésekre terjed ki.

(3) Az utasításban nem szabályozott kérdésekben a hivatalos belföldi kiküldetés (a továbbiakban: belföldi kiküldetés) és az ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: külföldi kiküldetés) elrendelése, valamint a kiküldetésekkel kapcsolatos kiadások elszámolása során

(4) Az utasítást a Miniszterelnökség intézménygazdálkodási szabályzatáról szóló utasításban foglaltakkal összhangban kell alkalmazni.

2. § (1) A kiküldetés akkor teljesíthető, ha a kiküldetést

(2) A belföldi és külföldi kiküldetéssel kapcsolatos kiadások kizárólag – a kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre és teljesítésigazolásra vonatkozó szabályok betartásával – szabályszerűen elrendelt, teljesített kiküldetés esetén számolhatóak el az utasításban foglaltak szerint.

(3) A belföldi és külföldi kiküldetést a szakmai és gazdaságossági szempontok figyelembevételével kell megtervezni, elrendelni, és e szempontokat érvényesíteni kell a kiküldetések módosítása és visszavonása során is.

(4) A belföldi és külföldi kiküldetés magáncélú utazással nem kapcsolható össze. Költségek csak a hivatalos kiküldetés időtartamára számolhatóak el.

(5) Az utasításban foglaltak megszegése fegyelmi, büntetőjogi és kártérítési felelősségi eljárást vonhat maga után.

3. § (1) Belföldi kiküldetésnek minősül, amikor a Miniszterelnökségnél kormányzati szolgálati, politikai szolgálati, biztosi jogviszonyban, valamint munkaviszonyban álló személy a jogviszonyából adódó feladatait Budapest, Budapesten kívüli telephelyen dolgozó esetében a telephely, távmunka esetén a munkavégzés helye szerinti település közigazgatási határán kívül, valamint a munkavállaló esetében a 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendeletben foglaltak figyelembevételével látja el.

(2) A belföldi kiküldetést teljesítőt (a továbbiakban: belföldi kiküldött) a kiküldetés során az 5. §-ban foglaltak szerint napidíj és a 6. és 7. §-ban foglaltak szerint költségtérítés illeti meg.

(3) A költségtérítés magában foglalja

4. § (1) Belföldi kiküldetés a „Belföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás” elnevezésű űrlap (a továbbiakban: belföldi kiküldetési rendelvény) kitöltésével és a Pénzügyi és Számviteli Főosztályra (a továbbiakban: PSZF) való benyújtásával rendelhető el.

(2)¹ A PSZF a belföldi kiküldött részére a belföldi kiküldetés során felmerülő kiadásokra a belföldi kiküldetési rendelvényben foglaltak szerint utólagos elszámolási kötelezettséggel előleget biztosít.

5. § (1) A Miniszterelnökségnél munkaviszonyban álló belföldi kiküldött átalányként napi ötszáz forint napidíjra jogosult.

(2) A belföldi kiküldött munkavállaló részére nem számolható el napidíj, ha a távollét időtartama nem éri el a hat órát, vagy ha a Miniszterelnökség a munkavállaló élelmezését a belföldi kiküldetés helyén biztosítja.

6. § (1) Többnapos belföldi kiküldetés esetén – amennyiben szükséges – a Miniszterelnökség szállásköltséget biztosít a belföldi kiküldött részére.

(2) A miniszterelnök általános helyettese (a továbbiakban: miniszterelnök-helyettes) és a miniszter elszállásolás céljából ötcsillagos, minden további belföldi kiküldött a (4) bekezdésben meghatározott összeghatárig, legfeljebb négycsillagos szállodai elhelyezést vehet igénybe.

(3) Amennyiben a belföldi kiküldött küldöttség (delegáció) tagjaként teljesít belföldi kiküldetést, indokolt esetben részére a küldöttség vezetőjét megillető szállodában történő elhelyezés biztosítható. Ennek indokoltságáról a belföldi kiküldöttnek a belföldi kiküldetési rendelvényen nyilatkoznia kell.

(4) Belföldi kiküldetés esetén a miniszterelnök-helyettes és a miniszter kivételével a Miniszterelnökség legfeljebb 30 000 Ft/fő/éj összeghatárig téríti meg a szállásköltséget, az ezt meghaladó összeg a belföldi kiküldöttet terheli.

(5)² A (4) bekezdésben foglaltaktól eltérni a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy engedélye alapján lehet, ha azt a protokolláris előírások és az ellátandó feladatok indokolják.

7. § (1) A belföldi kiküldetés során a célállomás elérése történhet

(2) A belföldi kiküldetés teljesítéséhez igénybe vehető közlekedési eszközt a belföldi kiküldetést elrendelő határozza meg a belföldi kiküldetés elrendelésekor a belföldi kiküldetési rendelvényen.

(3) A miniszterelnök-helyettes, a miniszter, a közigazgatási államtitkár, az államtitkár, a helyettes államtitkár, a miniszterelnöki biztos, a miniszteri biztos, a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény 33. § (3) bekezdésében meghatározott személy és az a személy, akinek a 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet 4. § (7) bekezdése alapján a miniszterelnök, illetve a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy egyedileg írásban engedélyezi, vasúton történő utazása esetén I. osztályú menetjegyet igényelhet. Minden további belföldi kiküldött II. osztályú menetjegy – ideértve a helyjegyet és pótjegyet is – igénybevételére jogosult. A vasúton történő utazás esetén a belföldi kiküldetés teljesítéséhez a belföldi kiküldöttet megillető közforgalmú személyszállítási utazási kedvezmény nem vehető igénybe.

(4) Az (1) bekezdés a)–b) és e) pontja szerinti esetben a közlekedési költségek kizárólag a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított számla, a helyi közlekedési költségek a leadott menetjegyek alapján számolhatóak el.

(5) Belföldi kiküldetés céljára a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) gépkocsiparkjából hivatali gépkocsi a KEF számára benyújtandó „Gépjármű igénylése belföldi útra” elnevezésű űrlapon igényelhető.

(6) A KEF gépkocsiparkjából igényelt gépkocsival történő belföldi kiküldetés során felmerülő kiadások (például parkolási költség, autópályahasználati díj) a KEF előírásainak megfelelően a KEF költségvetése terhére számolandóak el.

(7) Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevételéhez a gazdálkodásért és személyügyért felelős helyettes államtitkár előzetes engedélye szükséges. Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevétele akkor engedélyezhető, ha a KEF gépkocsiparkjából hivatali gépkocsi a KEF írásos tájékoztatása szerint nem biztosítható, továbbá a saját tulajdonú gépkocsi megfelel az előírt forgalombantartási követelményeknek (érvényes a műszaki vizsga és zöldkártya, a kötelező felelősségbiztosítás, érvényes a jogosítvány, megfelelő a műszaki állapot) és a gépkocsi tulajdonosa a járműre érvényes teljes körű casco és baleset-biztosítással rendelkezik.

(8) Saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célra történő igénybevételéről a „Nyilatkozat” elnevezésű űrlapot kell kitölteni és a belföldi kiküldetési rendelvényhez csatolni.

(9) A saját tulajdonú személygépkocsival történő kiküldetés esetén a költségtérítés összegét a PSZF a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet által meghatározott alapnorma-átalány mértéke, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közzétett, adott hónapra érvényes üzemanyagár, az általános normaköltség és a megtett kilométer alapján állapítja meg. Saját tulajdonú személygépkocsi használata esetén kizárólag a belföldi kiküldetés időtartamához képest a leggazdaságosabb díjnak megfelelő összegű autópályahasználati díj téríthető meg a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított számla és a parkolás díja a leadott jegy alapján.

(10) Baleset, káresemény bekövetkezése esetén a káreseményhez kapcsolódó, a belföldi kiküldött önhibájából bekövetkezett valamennyi költség, a belföldi kiküldöttet terheli.

(11) A közlekedési szabályok megsértése miatt kiszabott bírság, a közlekedési szabálysértésből eredő költség a Miniszterelnökség felé nem számolható el.

8. § (1) A belföldi kiküldöttnek a belföldi kiküldetés teljesítését követően 7 napon belül – akadályoztatása esetén írásos indoklással 30 napon belül, szükség szerint meghatalmazott útján – „Úti jelentés belföldi kiküldetésről” elnevezésű űrlap szerint úti jelentést és a belföldi kiküldetési rendelvény szerint költségelszámolást kell készítenie és a (2) bekezdés szerinti mellékletekkel benyújtania a PSZF-re.

(2) A költségelszámoláshoz a belföldi kiküldöttnek csatolnia kell az elszámolást alátámasztó eredeti bizonylatokat. A felmerült szállásköltséget a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított szállodai számlával kell igazolni.

(3) A belföldi kiküldött által benyújtott úti jelentést és költségelszámolást a PSZF ellenőrzi, és az ellenőrzést követően haladéktalanul megküldi teljesítésigazolásra.

(4) A belföldi kiküldetés pénzügyi elszámolására és a belföldi kiküldött részére a költségtérítés kifizetésére a teljesítésigazolást követően kerül sor.

(5) A napidíj a teljesítésigazolást követően, havonta összesítve kerül számfejtésre és a számfejtett nettó összeg átutalásra a kiküldött részére.

9. § (1) Ideiglenes külföldi kiküldetést teljesít az a kiküldött, akinek Magyarország államhatárán kívül történő feladatellátása – esetenként – nem haladja meg a 90 napot.

(2) Az 1. § (1) bekezdés e) pontja szerint szerződés alapján közreműködő személyt, a külföldi kiküldetés elrendelése előtt, szükség szerint, a PSZF tájékoztatja a külföldi kiküldetés szabályairól.

(3) A KEF által foglalkoztatott gépkocsivezetők külföldi kiküldetésével kapcsolatos kiadásait a KEF biztosítja.

(4) A külföldi kiküldetést teljesítőt (a továbbiakban: külföldi kiküldött) – az 1. § (1) bekezdés e) pontja szerinti szerződés alapján közreműködő személy kivételével – hivatalos célból történő külföldi tartózkodása során a 12. § szerint napidíj és a 13–15. § szerint költségtérítés illeti meg.

(5) A költségtérítés magában foglalja

10. § (1) A Miniszterelnökség szervezeti egységeinek féléves időtartamra utazási tervet (a továbbiakban: utazási terv) kell készíteniük a tervezett külföldi hivatalos utakról.

(2) Az első félévi utazási tervet a tárgyévet megelőző év december 10. napjáig, a második félévi utazási tervet május 10. napjáig kell a PSZF részére megküldeni. Az utazási tervet a PSZF jóváhagyásra felterjeszti a közigazgatási államtitkárnak.

11. § (1) Az utazási tervben

(2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben az Útindító feljegyzést a PSZF pénzügyi ellenjegyzést követően kötelezettségvállalás céljából felterjeszti a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy részére.

(3) Az Útindító feljegyzéshez minden esetben csatolni kell a rendezvény meghívóját, valamint a programot.

(4) A külföldi kiküldetés előkészítése és a kiküldetéshez kapcsolódó megrendelések teljesítése érdekében az (1) bekezdés a) pontja szerinti külföldi kiküldetés esetén az Útindító feljegyzést lehetőség szerint a kiküldetés kezdő napját megelőző 15. napig meg kell küldeni a PSZF részére.

(5) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti Útindító feljegyzést legkésőbb a valutafelvétel napját megelőző 6. munkanapig kell megküldeni a PSZF részére.

(6) Az Útindító feljegyzés alapján a PSZF gondoskodik a megrendelések és foglalások haladéktalan teljesítéséről és a külföldi kiküldött részére az utazáshoz szükséges valuta kiadásáról a (7)–(10) bekezdésben foglaltak szerint.

(7) A kiküldetéshez szükséges külföldi fizetőeszköz (valuta) kifizetése és visszavételezése a valuta-pénzkezelő helyen (a továbbiakban: házipénztár) történik, a pénztári órák alatt.

(8)³ Az útielőleg tárgyév december 12. napjáig történő kiutazáshoz adható ki. A kiadott előleggel tárgyév december 20. napjáig el kell számolni.

(9)⁴ A külföldi kiküldött a házipénztárban a külföldi kiküldetéshez szükséges külföldi fizetőeszköz átvételekor átveszi a pénzügyi fedezetigazolással ellátott, „Külföldi kiküldetés utasítás és költségelszámolás” elnevezésű űrlapot, amely tartalmazza a részére átadott valuta összegét és pénznemét.

(10) Amennyiben az Útindító feljegyzés a kiküldetés megkezdése előtt, az (5) bekezdés szerinti határidő után kerül benyújtásra, valutafelvételre csak a külföldi kiküldetést követően, a tényleges, elszámolt költségek szerint van lehetőség.

(11) Amennyiben a külföldi kiküldetés annak megkezdése előtt meghiúsul, a külföldi kiküldöttnek e tény tudomására jutásakor haladéktalanul, írásban tájékoztatnia kell a PSZF-et, és a felvett előleg összegét, vissza kell fizetnie a házipénztárba.

(12) Amennyiben a külföldi kiküldetés annak megkezdését követően – különösen a kiutazás, a hazautazás és a szállással kapcsolatos okból – részben meghiúsul, e tényről haladéktalanul, lehetőség szerint írásban értesíteni kell a PSZF Kiküldetés és Utaztatási Osztályát.

(13) A külföldi kiküldetés meghiúsulásával kapcsolatban felmerült költségek kifizetéséhez – a felmerült költség figyelembevételével – a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár vagy a miniszter által írásban kijelölt személy engedélye szükséges.

12. § (1) A külföldi napidíj szempontjából a külföldi kiküldetés kezdő és befejező időpontja Magyarország államhatárának átlépése, amelynek megállapításánál légi és vízi út esetén a közlekedési eszköz tervezett indulási időpontját, valamint a tényleges érkezési időpontját kell alapul venni. Amennyiben a külföldi kiküldetésben eltöltött idő naptári naponként legalább nyolc óra, a külföldi kiküldetés egész napnak számít, amennyiben eléri vagy meghaladja a négy órát, de nyolc óránál kevesebb, fél napnak minősül.

(2) A külföldi kiküldött 9. § (4) bekezdésében foglaltak szerinti napidíja megkezdett naptári naponként bruttó 40 euró. A napidíj összege után a külföldi kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli.

(3)⁵

(4)⁶

13. § (1) A miniszterelnök-helyettes és a miniszter elszállásolás céljából ötcsillagos, minden további külföldi kiküldött legfeljebb négycsillagos vagy a helyi sajátosságoknak megfelelő, ezzel egyenértékű szállodát vehet igénybe.

(2) Amennyiben a külföldi kiküldött küldöttség (delegáció) tagjaként teljesít külföldi kiküldetést, indokolt esetben részére a küldöttség vezetőjét megillető szállodában történő elhelyezés biztosítható.

(3) A külföldi kiküldöttet díjtalan elszállásolás (például diplomáciai szálláslehetőség, külügyminisztériumi vendéglakás) esetén szállásköltség-térítés nem illeti meg, azonban az elszállásolás módját (meghívó fél fizeti, magánúton történik stb.) ebben az esetben is közölni kell az Útindító feljegyzésen.

(4) A „Külföldi kiküldetés utasítás és költségelszámolás” elnevezésű űrlap szerinti költségelszámolás keretében a külföldi kiküldöttnek nyilatkoznia kell az igénybe vett szálloda besorolásáról és a (2) bekezdés szerinti indokról.

(5)⁷ Többnapos külföldi kiküldetés teljesítéséhez a szállást a PSZF Kiküldetés és Utaztatási Osztályának – az észszerűség és a költséghatékonyság szempontjainak figyelembevételével – a központosított közbeszerzési rendszeren keresztül kell foglalnia.

(6) Amennyiben a helyi adottságok miatt az (5) bekezdésben foglaltak szerint a szállás nem foglalható le, a kiküldött valutaelőleget igényelhet a szállásköltségre.

(7)⁸ A szállásköltséget a külföldi kiküldöttnek a Miniszterelnökség nevére és címére kiállított szállodai számlával kell igazolnia. A külföldi kiküldöttnek kérnie kell, hogy a számlát angol, német vagy francia nyelven állítsa ki a szolgáltató. Amennyiben a számla kiállítására más nyelven kerül sor, a kiküldöttnek nyilatkoznia kell annak tartalmáról.

(8) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérni kizárólag a miniszter külön engedélye alapján lehet, ha azt a protokolláris előírások és az ellátandó feladatok indokolják.

14. § (1) Repülőgéppel történő utazás esetén a miniszterelnök-helyettes és a miniszter első osztálynak megfelelő árú repülőjegyet vehet igénybe. A 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó személy részére Európán belüli utazásnál turista osztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható. Az államtitkár és a közigazgatási államtitkár részére a négy óra repülési időt meghaladó tengerentúli utazás, valamint más hosszú távú repülőút esetén magasabb komfortosztálynak megfelelő árú repülőjegy vásárolható. Minden további külföldi kiküldött turistajegy igénybevételére jogosult. Amennyiben a magasabb osztályú repülőjegy olcsóbb a turistajegynél, akkor az is foglalható. Az online check-in elvégzése a külföldi kiküldött feladata. Amennyiben a diszkont légitársaságok járatai esetén a külföldi kiküldött ezt elmulasztja, a repülőtereken fizetett díjat a Miniszterelnökség nem téríti meg, az a külföldi kiküldöttet terheli.

(2)⁹ Vonattal történő utazás során a 275/2015. (IX. 21.) Korm. rendelet szerint jogosult személy – a miniszterelnöki biztos és a miniszterelnöki megbízott kivételével – első osztálynak megfelelő árú vonatjegyet vehet igénybe. Minden további kiküldött turistajegy igénybevételére jogosult.

(3) A miniszterelnök-helyettes, miniszter, közigazgatási államtitkár, államtitkár, helyettes államtitkár, kormánybiztos, miniszterelnöki biztos, a miniszterelnöki megbízott és a miniszteri biztos a külföldre utazás és a külföldről történő hazautazás, valamint hivatalos külföldi küldöttség fogadása és kísérése céljából jogosult a kormányváró helyiségek használatára. Magáncélú utazás esetén a kormányváró használata a miniszterelnök-helyettest és a minisztert illeti meg.

(4)¹⁰ Az (1) és (3) bekezdésben foglaltaktól eltérni a miniszter vagy az általa írásban kijelölt személy engedélye alapján lehet, ha azt a protokolláris előírások és az ellátandó feladatok indokolják.

(5) Légi, vasúti, vízi járművel vagy autóbusszal történő utazás esetén a kiküldetési helyre érkezéskor, visszainduláskor, valamint átszálláskor a szálláshelyre, illetve a repülőtérre, pályaudvarra történő utazás költségei (például reptéri busz, taxi) csak bizonylat alapján számolhatók el. A belföldi repülőtéri transzfer és engedély alapján a repülőtéri parkolás költsége a Miniszterelnökség nevére és címére szabályszerűen kiállított számla alapján számolható el. Külföldön elsősorban a helyi tömegközlekedési eszközöket kell igénybe venni, melynek költségei a (9) bekezdés szerint számolhatóak el.

(6) Hivatali személygépkocsival történő külföldi kiküldetés esetén a kiküldöttnek a „Gépjármű igénylése külföldi útra” elnevezésű űrlapot kell kitöltve benyújtani a KEF Gépjármű-fenntartási és Üzemeltetési Főosztályára. Gépjármű biztosítására a gépkocsipark rendelkezésre állásának függvényében és a gazdaságossági szempontok figyelembevételével kerül sor.

(7) A KEF tulajdonában levő gépkocsival történő kiküldetés során felmerülő kiadások (például parkolási költség, autópályahasználati díj) a KEF előírásainak megfelelően a KEF költségvetése terhére számolandóak el.

(8) Saját tulajdonú gépjárművel történő utazás esetén a gépkocsi használatának engedélyezésére és a megtett kilométer alapján járó költségtérítés megállapítására a 7. § (7)–(11) bekezdésében foglaltak az irányadóak, azzal, hogy a külföldi utazással kapcsolatban elszámolható bizonylat a blokk és a jegy, amennyiben azon beazonosítható módon feltüntetésre kerül a dátum és az összeg.

(9) Külföldi tartózkodás esetén a helyi közlekedés költségének elszámolása a leadott jegyek, bizonylatok (például buszjegy, villamosjegy, bérlet, taxi nyugta) alapján történik, amennyiben azon beazonosítható módon feltüntetésre kerül a dátum és az összeg. Amennyiben a jegyen nem beazonosítható a dátum és az összeg, akkor további bizonylat leadása is szükséges. Kizárólag a hivatalos programhoz kapcsolódó helyi utazási költség számolható el.

15. § (1) Egyéb dologi költségek (például részvételi díj, vízumdíj, telefon- és internethasználat díja, idegenforgalmi adó, szolgáltatási költség, csomagfeladási díj, oltási költség) csak számviteli bizonylatnak minősülő okmánnyal vagy költségkifizetést alátámasztó egyéb bizonylattal (elsősorban a Miniszterelnökség nevére és címére szóló számlával) számolhatóak el, amely tartalmazza a kiküldött nevét, a kiküldetés, igénybevétel helyét, időpontját és egyértelműen köthető a kiküldetéshez. A telefon- és az internethasználat díja kizárólag hivatalos célból történő használat esetén számolható el, bizonylat és nyilatkozat alapján.

(2) Az (1) bekezdésben felsorolt egyéb dologi költségeken kívüli további egyéb költségek a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár vagy a miniszter által írásban kijelölt személy írásbeli engedélye alapján számolhatóak el.

(3) A reprezentációs költségek csak a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár vagy a miniszter által írásban kijelölt személy írásbeli engedélye alapján számolhatóak el a Miniszterelnökség nevére és címére szóló számlával.

(4) A külföldi kiküldött a nem tervezhető dologi költségekre előleget igényelhet az Útindító feljegyzésen. A külföldi kiküldetés időtartamára dologi költségekre legfeljebb napi 50 euró értékű valutaelőleg igényelhető. Három napot meghaladó időtartamú külföldi kiküldetés esetén legfeljebb 150 euró értékű valutaelőleg adható. Kivételesen indokolt esetben az ezt meghaladó összegű előleg kifizetéséhez a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár vagy a PSZF főosztályvezetőjének külön engedélye szükséges.

(5) A (3) bekezdés szerinti előleg (valutaellátmány) eszközbeszerzésre (például könyv, térkép, szoftver) nem fordítható.

(6) Amennyiben a PSZF a külföldi kiküldött részére nem tud olyan szállást biztosítani, amelynek ára tartalmazza a reggeli költségét, abban az esetben a reggeli költsége egyéb dologi költségnek minősül, amelynek elszámolása az (1) bekezdésben foglaltak szerint történik.

(7) Az egyéb dologi költséget tartalmazó bizonylat benyújtása esetén, amennyiben a bizonylat kiállítására nem angol, német vagy francia nyelven került sor, a külföldi kiküldöttnek nyilatkoznia kell annak tartalmáról.

16. § (1) A külföldi kiküldöttnek – a kiküldetés teljesítését követően 7 napon belül (akadályoztatása esetén írásos indoklással 30 napon belül, szükség szerint meghatalmazott útján) – az „Úti jelentés külföldi kiküldetésről” elnevezésű űrlap szerint úti jelentést és a „Külföldi kiküldetés utasítás és költségelszámolás” elnevezésű űrlapon költségelszámolást kell készítenie, és az (5) bekezdés szerinti mellékletekkel együtt benyújtania a PSZF-re.

(2) Az (1) bekezdés szerinti úti jelentést és a költségelszámolást annak mellékleteivel a PSZF teljesítésigazolásra megküldi a miniszter vagy az általa írásban felhatalmazott személy részére. A teljesítésigazolás alapján a PSZF intézkedik a (3)–(9) bekezdésben foglaltak szerint a külföldi kiküldetés elszámolása iránt.

(3) Az elszámolás a külföldi kiküldött által felvett előleg pénznemében történik. A külföldi kiküldetés költségelszámolásának lezárásakor keletkező különbséget (az előleg és az elszámolt költségek különbözete) a felvett előleg pénznemében kell rendezni.

(4) Az elszámolás során a külföldi kiküldöttet az előlegen felül megillető napidíj összege és a nem tervezett dologi kiadás, utólagosan, külföldi fizetőeszközben kerül kifizetésre. A külföldi kiküldöttnek visszafizetési kötelezettségét az általa felvett előleg pénznemének, a Magyar Államkincstár által forgalmazott címleteiben kell teljesítenie.

(5) Az elszámoláshoz csatolni kell az elszámolt költségek indokoltságának elbírálásához szükséges bizonylatokat (például szállodaszámla, dologi kiadások számlái, bizonylatai, a kiküldetéshez a Miniszterelnökség vagy a meghívó fél által biztosított eredeti repülőjegy vagy elektronikus jegy és beszállókártya).

(6) Az MNB hivatalos napi devizaárfolyamán nem szereplő pénznemben kiállított számla esetén, az elszámoláshoz csatolni kell a hivatalos váltási árfolyamról szóló jegyzéket, amely alapján számolhatóak el a költségek.

(7) Amennyiben a (6) bekezdés szerinti váltási jegyzék nem áll rendelkezésre, és a számlák az MNB hivatalos napi devizaárfolyamán szereplő pénznemben kerültek kiállításra, a költségek megállapítása a felvett előleg MNB hivatalos napi deviza árfolyamán, illetve a nem jegyzett valuta esetében az MNB által hivatalosan, negyedévenként közzétett árfolyamon történik. Utólagos valutafelvétel esetén, amennyiben a számlákat az adott ország nemzeti valutájában adták ki, a külföldi kiküldött euróban vagy amerikai dollárban igényelheti a költségtérítést.

(8) Abban az esetben, ha a célország pénzneme eltér a felvett előleg pénznemétől, az előleg összegéig váltott helyi valuta pénzváltási költsége a Miniszterelnökséget terheli, amennyiben a váltási jegyzéken a váltási költség feltüntetésre került. Amennyiben a felvett előleg alacsonyabb, mint a ténylegesen valutában kifizetett, elszámolható költségek és a napidíj összege, akkor a váltási költség ezen összeghatárig számolható el.

(9)¹¹

17. § (1) Amennyiben a belföldi vagy külföldi kiküldött korábbi elszámolási kötelezettségének nem vagy nem teljeskörűen tett eleget, részére előleg nem fizethető ki, kivéve, ha a 16. § (1) bekezdésében foglalt 7 napos határidő még nem járt le.

(2) Az elszámolásra előírt, a 8. § (1) bekezdése és a 16. § (1) bekezdése szerinti határidő eredménytelen elteltét követően a PSZF 8 napos hiánypótlási határidővel elszámolási kötelezettsége teljesítésére hívja fel a kiküldöttet, az elmaradt elszámolás következményeiről szóló tájékoztatás mellett.

(3)¹² Amennyiben a kiküldött az elszámolást a hiánypótlásra előírt határidőn belül sem nyújtja be, vagy újból hiányosan nyújtja be, a PSZF erről írásban tájékoztatja a kiküldetést elrendelő szervezeti egység vezetőjét a további intézkedések megtétele érdekében.

18. § (1) Ez az utasítás 2020. január 1-jén lép hatályba.

(2)¹³

(3) Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban levő ügyekben is alkalmazni kell.

(4) Az utasításhoz kapcsolódó űrlapokat a gazdálkodásért és személyügyekért felelős helyettes államtitkár jóváhagyását követően a Miniszterelnökség intranet hálózatán kell közzétenni.

19. §¹⁴ Jelen utasításnak a Miniszterelnökség belföldi és ideiglenes külföldi kiküldetéseivel kapcsolatos kiadások elszámolásáról szóló 15/2019. (XII. 9.) MvM utasítás módosításáról szóló 18/2021. (XI. 25.) MvM utasítással (a továbbiakban: Mód. utasítás) megállapított 6. § (5) bekezdését, valamint módosított 14. § (4) bekezdését a Mód. utasítás hatálybalépésekor¹⁵ folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.