16/2019. (X. 24.) PM utasítás

1. § Az utasítás személyi hatálya kiterjed a Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) valamennyi foglalkoztatottjára.

2. § Az utasítás alkalmazásában protokoll- és reprezentációs szolgáltatásnak (a továbbiakban együtt: protokollszolgáltatás) minősül

3. § (1) A 2. § szerinti protokollszolgáltatás igénylése az 1. melléklet szerinti nyomtatvány (a továbbiakban: Protokoll igénylőlap) aláírt, papíralapú példányának a Protokoll Főosztály részére történő megküldésével, az igénybevételt legalább 5 munkanappal megelőzően történhet.

(2) A protokollszolgáltatások igénybevételét a politikai felsővezető, a szakmai felsővezető, a kabinetfőnök, a Miniszteri Titkárság vezetője és a főosztályvezető – a főosztályvezető akadályoztatása, valamint be nem töltött főosztályvezetői munkakör esetén a főosztály ügyrendje alapján a főosztályvezetőt helyettesítő osztályvezető – jogosult kezdeményezni.

(3) A Protokoll igénylőlapot a szakmai szervezeti egység készíti el és küldi meg a Protokoll Főosztály részére. A Protokoll Főosztály a Protokoll Főosztály vezetője vagy a Protokoll Főosztály ügyrendje alapján a főosztályvezetőt helyettesítő osztályvezető által engedélyezett Protokoll igénylőlapot pénzügyi ellenjegyzés céljából az Intézményi Gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: IGF) részére továbbítja. Az IGF a Protokoll igénylőlapot a 4. § (2) bekezdésében rögzített értékhatár szerinti jóváhagyó részére továbbítja.

(4) A Protokoll Főosztály által készpénzfizetéssel teljesítendő, bruttó 10 ezer forint alatti termék, illetve szolgáltatás beszerzések esetén nem szükséges Protokoll igénylőlap kiállítása.

4. § (1) A bruttó 300 ezer forintot el nem érő protokollszolgáltatás igénylése esetén a Protokoll Főosztály vezetőjének engedélye, valamint pénzügyi ellenjegyzés szükséges.

(2) A bruttó 300 ezer forintot elérő vagy azt meghaladó összegű igénylések esetében

5. § (1) Tolmácsolás igénylése esetén a hatékony, pontos tolmácsolás érdekében az igénylő szervezeti egység a tolmácsolás témájával kapcsolatos szakmai háttéranyagot a Protokoll igénylőlap elindításával egyidejűleg elektronikus formában köteles megküldeni a Protokoll Főosztály részére, a protokoll@pm.gov.hu e-mail-címre, illetve a Protokoll Főosztályon kapcsolattartó munkatárs e-mail-címére. A háttéranyagot a Protokoll Főosztály továbbítja az érintett tolmács vagy tolmácsiroda részére.

(2) A Protokoll Főosztály a tolmácsolási tevékenység megkezdése előtt legalább 2 munkanappal értesíti az igénylő szervezeti egységet a megbízott tolmács személyéről, nevének, telefonszámának, elektronikus elérhetőségének egyidejű megjelölésével.

6. § (1) A rendezvényekhez kapcsolódó szervezési munkálatok megkezdése kizárólag a Protokoll igénylőlap 4. § szerinti jóváhagyását követően történhet.

(2) A bruttó 1 millió forintot elérő vagy azt meghaladó keretösszegű protokollrendezvények esetében a tervezett költségeket tartalmazó Protokoll igénylőlap mellé a rendezvényt szakmailag gondozó szervezeti egységnek a közigazgatási államtitkárnak címzett feljegyzést is csatolnia szükséges, melynek tartalmaznia kell a rendezvény megszervezésének célját és előzményét, időpontját, helyszínét, a tervezett szakmai programot, a meghívottak körét és a várható létszámot.

(3) Amennyiben a rendezvényt a Nemzeti Kommunikációs Hivatalról és a kormányzati kommunikációs beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 247/2014. (X. 1.) Korm. rendelet alapján, a Nemzeti Kommunikációs Hivatal (a továbbiakban: NKOH) felé be kell jelenteni, a szervezési munkálatok megkezdéséhez, illetve a szerződés megkötéséhez, megrendelések megküldéséhez az NKOH jóváhagyása is szükséges.

(4) Az NKOH bejelentéshez kapcsolódó dokumentáció elkészítése és az egyedi igénybejelentés Jogi és Kodifikációs Főosztály részére történő megküldése a rendezvényt gondozó szakmai szervezeti egység feladata.

7. § (1) A protokollszolgáltatások igénybevételével kapcsolatos nyilvántartás vezetése a Protokoll Főosztály feladata, amely tartalmazza legalább

(2) A Protokoll igénylőlapok eredeti példányát az IGF-re kell megküldeni.

8. § (1) A politikai felsővezetőnek, a szakmai felsővezetőnek és a kabinetfőnöknek lehetősége van külföldi és belföldi tárgyalópartnere – vendéglátóhelyen vagy a minisztérium épületében külső catering cég által történő – hivatalos, tárgyalási célú vendégül látására

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott keretösszegbe nem tartozik bele az étkezéshez szorosan kapcsolódó többletszolgáltatások (például bútorbérlés, felszolgálás díja) költsége.

9. § (1) A hivatalos, tárgyalási célú vendéglátások alkalmával éttermi menüajánlat bekérését, illetve az éttermi ellátás megrendelését – a kezdeményező szervezeti egység javaslatainak lehetőség szerinti figyelembevételével – a Protokoll Főosztály végzi.

(2) A hivatalos, tárgyalási célú vendégül látásról a Protokoll Főosztály köteles nyilvántartást vezetni.

(3) Amennyiben a politikai felsővezető, szakmai felsővezető vagy a kabinetfőnök legfeljebb 2 fő vendéget szakmai célú megbeszélés során vendégül lát, a kiadás a Minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számla, illetve a kötelezettségvállalási szabályzat szerinti „Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése” nyomtatvány IGF részére történő megküldésével történhet.

(4) Pogácsa, édes-sós aprósütemény, szendvics, catering szolgáltatás, illetve ünnepélyes alkalmakkor pezsgő és gyümölcslé csak politikai felsővezető, szakmai felsővezető, kabinetfőnök vagy a Miniszteri Titkárság vezetője által igényelhető.

10. § (1) A minisztérium szervezeti egysége által szervezett rendezvények esetében vendéglátásra a 8. §-ban foglalt keretösszegek figyelembevételével van lehetőség.

(2) Magyarországon a kormányvárót politikai felsővezető és szakmai felsővezető, valamint a kíséretükben utazó delegáció tagja veheti igénybe.

(3) Kiemelt és szakmailag indokolt esetben a Protokoll Főosztály vezetőjének engedélyével a Minisztérium képviselőihez hivatalos látogatásra érkező delegációk fogadásakor és elutazásakor is igénybe vehető a kormányváró.

(4) Külföldön kormány- vagy VIP-várót csak a miniszter, a miniszteri rangban utazó államtitkár, illetve külföldi hivatalos kiküldetésben a miniszterrel, a miniszteri rangban utazó államtitkárral együtt utazó magyar delegáció tagjai részére lehet igényelni.

11. § (1) A Minisztériumhoz hivatalos látogatásra érkező külföldi delegációk tagjai szállásával, utaztatásával, programokon való részvételével, valamint gépkocsiigényeik teljesítésével összefüggő feladatokat a Protokoll Főosztály bonyolítja.

(2) A külföldi vendégek magyarországi programjainak szervezésénél elsősorban a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) rendelkezésére álló gépjárműveket szükséges igénybe venni, melyet a Protokoll Főosztály rendel meg a KEF ellátási portálján keresztül. Ha gépjármű ilyen módon nem biztosítható, a Protokoll Főosztály vezetője javasolhatja az igénylő szervezeti egységnek bérelt gépjármű igénybevételét.

(3) A Minisztérium szállásköltséget elsősorban külföldi vendégei részére számolhat el. A szállásköltségen kívüli egyéb költségek – telefon, fax, internet használatával és más egyéb külön szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségek – elszámolását indokolt esetben a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár engedélyezi.

12. § (1) A KEF által üzemeltetett Protokollkonyha működik a Minisztérium József nádor téri, Kálmán Imre utcai és Váci úti épületében. A Protokollkonyha szakmai felügyeletét a Protokoll Főosztály vezetője látja el. A Protokollkonyha működését jelen utasítás mellett a KEF utasítása szabályozza.

(2) A Protokollkonyha szolgáltatásait a tárgyalótermekben tartott hivatalos tárgyalásaik alkalmával politikai felsővezető, szakmai felsővezető, kabinetfőnök és a Miniszteri Titkárság vezetője létszámkorlátozás nélkül, főosztályvezető legalább 10 fő részvétele esetén, kizárólag a tárgyalótermekben veheti igénybe.

13. § (1) Hivatalos, reprezentációs ajándékozásra kizárólag a Protokoll Főosztály vezetőjének engedélyével, pénzügyi ellenjegyzést követően, alkalmanként és személyenként az alábbi keretösszegek figyelembevételével kerülhet sor:

(2) Az (1) bekezdésben foglalt keretösszegek túllépésére kizárólag indokolt esetben, a Protokoll Főosztály vezetőjének engedélyével kerülhet sor. A keretösszeg túllépését a Protokoll igénylőlap Megjegyzés rovatában indokolni szükséges.

(3) Külföldi állami vezető, vendég vagy vendéglátó részére ajándék a szokásoknak, illetve a nemzetközi protokollgyakorlatnak megfelelően, a viszonosság figyelembevételével adható. Ajándékozási igény esetén a kezdeményező szervezeti egységnek meg kell adnia az ajándékozott nevét és beosztását. Az ajándékok kiválasztását és kiadását – az igénylő szervezeti egység kérésének figyelembevételével – a Protokoll Főosztály végzi.

(4) Hivatalos, reprezentációs célú ajándékot elsősorban a KEF Ajándékraktárból kell biztosítani. A KEF Ajándékraktárból történő igénylésre a Protokoll Főosztály vezetője vagy az általa írásban kijelölt személy jogosult. Az ajándékozásról szóló nyilvántartást a Protokoll Főosztály vezeti.

14. § (1) A politikai felsővezető, a szakmai felsővezető, a kabinetfőnök, valamint a főosztályvezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységek reprezentációs kiadásainak megtérítésére jogosult a (2) bekezdésben meghatározott személyi reprezentációs keret összegéig.

(2) A Minisztérium vezetői részére havonta engedélyezett személyi reprezentációs keretösszeg:

(3) Ha a személyi reprezentáció igénybevételére jogosult vezető kinevezésére hó közben kerül sor, akkor a személyi reprezentációs keretre a kinevezést követő teljes hónaptól jogosult.

(4) Amennyiben a főosztályvezetői munkakör nincs betöltve, a szervezeti egység (főosztály, titkárság) irányítását ellátó osztályvezető jogosult a főosztályvezetőt megillető személyi reprezentációs keret igénybevételére.

15. § (1) A Minisztérium vezetői a személyi reprezentációs keretet feladataik ellátásával összefüggő, szűkebb körű, hivatalos célú tárgyalások, értekezletek alkalmával felmerülő vendéglátási kiadásaik finanszírozására használhatják fel. E kiadások között kizárólag ásványvíz, alkoholmentes üdítőital, kávé, tea, tej, tejszín, tejpor, cukor és édesítőszer, citromlé, méz, pogácsa és sütemény megnevezésű cukrászipari termékek, édes és sós kínálnivalók, gyümölcs, szendvics, papírszalvéta és virág vásárlása számolható el.

(2) A kiadásokat minden esetben a Minisztérium nevére és számlázási címére kiállított, az általános forgalmi adóról szóló törvényben meghatározott kötelező adattartalomnak megfelelő számlával kell igazolni.

16. § A személyi reprezentációs kiadások megtérítése a tárgyhónapot követő hónapban utólag, a 2. melléklet szerinti nyomtatvány kitöltését követően, a kiadásokat igazoló tárgyhavi teljesítésű számlák ellenében átutalással vagy a 18. § szerinti előleg felvétele esetén pénztári kifizetéssel történik.

17. § A személyi reprezentációként felmerült kiadásokról szóló elszámolást a tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig kell benyújtani. A személyi reprezentációs keret fel nem használt része a következő hónapra nem vihető át.

18. § (1) A politikai felsővezető és a szakmai felsővezető vagy az általa írásban meghatalmazott személy a személyi reprezentációs kiadások fedezetére a Házipénztárban – pénztári időben – előleg felvételére jogosult. A keretösszeget havonta előre, egy összegben, utólagos elszámolás terhe mellett bocsátja rendelkezésre az IGF. Az előleg felvételének feltétele az előző havi személyi reprezentációs kerettel való elszámolás és annak elfogadása.

(2) Az előleg elszámolásának határideje 30 nap. Az elszámolási kötelezettség elmulasztása esetén az előleget igénybe vevő a kamatkedvezmény után a jogszabályok szerinti adót köteles fizetni.

19. § (1) A fordítási szolgáltatást a 3. § (2) bekezdése szerinti vezetők a 3. melléklet szerinti nyomtatvány (a továbbiakban: Fordítás igénylőlap) aláírt, papíralapú példányának a Protokoll Főosztályra történő megküldésével, az igénybevételt legalább 5 munkanappal megelőzően igényelhetik.

(2) A Fordítás igénylőlap jóváhagyása a 4. § szerint történik.

20. § A fordítandó anyagot indikatív ajánlatkérés, valamint a fordítás határidejének meghatározása céljából elektronikus úton előzetesen meg kell küldeni a Protokoll Főosztály részére a protokoll@pm.gov.hu e-mail-címre, illetve a Protokoll Főosztály kapcsolattartó munkatársa e-mail-címére.

21. § (1) Fordítási feladatokat ellátó külső féllel való kapcsolattartás kizárólag a Protokoll Főosztályon keresztül történhet.

(2) A Protokoll Főosztály a beérkezett, kész fordítást elektronikus úton haladéktalanul megküldi az igénylő szervezeti egység vezetője részére. A fordítást igénylő szervezeti egység vezetője az átvett, lefordított dokumentumot szakmailag véleményezi. A fordítás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételeit 5 napon belül teheti meg a Protokoll Főosztály felé.

(3) A fordítási szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos nyilvántartás vezetése a Protokoll Főosztály feladata, amely tartalmazza legalább

22. § (1) A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó beszerzések előkészítése, a beszerzéseknek a Pénzügyminisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló PM utasítás szerinti kezdeményezése, európai uniós forrás felhasználása esetén az elszámolási szabályoknak való megfelelőség biztosítása – a (2) bekezdésben foglalt eltérésekkel – a szakmai kezelő szervezeti egység feladata.

(2) Ha a beszerzés megvalósítása során európai uniós forrás nem kerül felhasználásra, a beszerzéshez kapcsolódó megrendelések előkészítését és a Pénzügyminisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló PM utasítás szerinti kezdeményezését a Protokoll Főosztály végzi.

(3) A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó szerződések megkötése a Pénzügyminisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló PM utasítás szerint történik.

23. § A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalásra

24. § (1) A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó, a kötelezettségvállaló által aláírt megrendelések kiküldését a Protokoll Főosztály végzi.

(2) Bruttó 200 ezer forint feletti megrendelés esetén a Protokoll Főosztály köteles írásbeli vagy elektronikus úton küldött árajánlatot, valamint a megrendelés vonatkozásában írásbeli vagy elektronikus úton küldött visszaigazolást és átláthatósági nyilatkozatot kérni a szállító partnertől.

25. § (1) A protokollszolgáltatáshoz és fordítási feladatokhoz kapcsolódó teljesítés igazolása a Minisztérium kötelezettségvállalási szabályzata szerinti Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése nyomtatvány aláírásával, illetve megrendelések esetén a számlák teljesítést igazoló bélyegzőlenyomattal, valamint keltezéssel és aláírással való ellátásával történik. A teljesítés igazolására a Protokoll Főosztály vezetője vagy a Protokoll Főosztály ügyrendje alapján a főosztályvezetőt helyettesítő osztályvezető jogosult.

(2) Alaki, formai számlakorrekciós problémák esetén az IGF jogosult a számla kibocsátója felé eljárni.

(3) Az elvégzett tolmácsolást követően annak megtörténtéről vagy esetleges elmaradásáról a szolgáltatást igénybe vevő szervezeti egység vezetője tájékoztatja a Protokoll Főosztály vezetőjét. Az elvégzett tolmácsolás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételek a szolgáltatást követő 2 munkanapon belül tehetők meg a Protokoll Főosztály felé.

26. § A Protokoll Főosztály vezetője egyéb folyó reprezentációs kiadásokra 150 ezer forint készpénzelőleg felvételére jogosult. A felvett előleggel a Protokoll Főosztály vezetője, akadályoztatása, illetve távolléte esetében az általa írásban kijelölt személy 30 napon belül köteles elszámolni az IGF felé a 4. melléklet szerinti nyomtatvány alkalmazásával. Amennyiben az előleggel történő elszámolás határidőben nem történik meg, a 18. § (2) bekezdésében leírtak szerint kell eljárni.

27. § (1) A Protokoll Főosztály vezetője részére biztosított VIP-bankkártya kivételes esetben, delegációk fogadása alkalmából felmerült költségek rendezésére, a politikai felsővezető és a szakmai felsővezető részére biztosított VIP-bankkártya pedig indokolt esetben, protokollszolgáltatásokhoz kapcsolódó kiadások finanszírozására használható. A kiadásokat a Minisztérium nevére és számlázási címére kiállított számlával kell igazolni.

(2) A minisztériumi VIP-bankkártya használata előlegfelvételnek minősül, amellyel szemben a 18. § (2) bekezdése szerinti elszámolási kötelezettség keletkezik.

28. § A protokollszolgáltatásokhoz, valamint a fordításokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalásokról az IGF negyedévente írásos kimutatást küld a Protokoll Főosztály vezetője részére.

29. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.